Fastighetskontorets arbetsmiljöledningssystem

Transkript

1 MASTER S THESIS 2006:21 PB Fastighetskontorets arbetsmiljöledningssystem En fallstudie av en kommunal förvaltnings systematiska arbetsmiljöarbete ANN JOHANSSON PÅBYGGNADSUTBILDNINGAR Arbetsmiljöledning Luleå tekniska universitet Institutionen för Arbetsvetenskap Avdelningen för Industriell produktionsmiljö 2006:21 PB ISSN: ISRN: LTU - PB - EX / SE

2 Fastighetskontorets arbetsmiljöledningssystem En fallstudie av en kommunal förvaltnings systematiska arbetsmiljöarbete Författare: ANN JOHANSSON Luleå tekniska universitet Examensarbete, påbyggnadsutbildningar Arbetsmiljöledning Institutionen för Arbetsvetenskap Avdelningen för Industriell Produktionsmiljö Handledare: Bo Johansson, Universitetslektor, LTU

3 2

4 Förord Inledningsvis vill jag rikta ett stort tack till berörda inom Piteå kommun och på Fastighetskontoret som tagit sig tid för mig och gjort denna undersökning möjlig. Jag vill även tacka min handledare Bo Johansson, universitetslektor på Institutionen för Arbetsvetenskap vid Luleå tekniska universitet, som stöttat och bidragit med många goda råd under arbetets gång. Ann Johansson Piteå, mars

5 Sammanfattning Enligt svensk arbetsmiljölagstiftning finns krav på att arbetsmiljöarbetet ska organiseras på ett systematiskt sätt inom alla verksamheter som sysselsätter arbetstagare. Vanliga förekommande problem som uppmärksammats i detta arbete är att det oftast fokuseras på åtgärdandet av problem istället för att arbeta förebyggande, att det finns en otillräcklig integrering av arbetsmiljöfrågor i den övriga verksamhetsplaneringen samt att det finns bristande insikter i vad en dålig arbetsmiljö egentligen kostar verksamheten. Objektiva krav och praktiska råd på hur arbetsmiljöarbetet kan organiseras finns att hitta i föreskriften (2001:1) Systematiskt arbetsmiljöarbete. Föreskriften kan underlätta planeringen, ledningen och kontrollen av arbetsmiljön i en verksamhet. Syftet med studien var att kartlägga och analysera hur en kommunal förvaltning organiserat sitt systematiska arbetsmiljöarbete samt utarbeta konstruktiva förslag på eventuella förbättringar. Innan undersökningen påbörjades utformades en teoretisk referensram baserad på lagkrav samt praktiska och tillämpbara råd. En fallstudie som bygger på intervjuer med berörda inom den kommunala verksamheten genomfördes sedan. Analysen av insamlad data visade på vissa brister i organiseringen av förvaltningens arbetsmiljöarbete vad avser planering, ledning och kontroll. De främsta problemen kunde spåras till uppgiftsfördelningen av arbetsmiljöuppgifter, arbetsmiljöpolicyn och vissa rutiner i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Åtgärdsförslag och rekommendationer på de problem som kartlades utarbetades med beaktande av de målsättningar som finns inom kommunen och förvaltningen. Förbättringsförslag och rekommendationer utarbetades för: delegeringar av arbetsmiljöuppgifter, hantering av aktuella lagar och regler, hantering av dokument och skriftliga rutiner, arbetsmiljöpolicyns utformning, kartläggning av arbetsmiljön och rutiner vid arbetsmiljöundersökningar, rutiner vid riskbedömning, riskhantering samt uppföljningar, inventering av arbetsmiljökunskaper samt rutiner för att tillgodose kunskapsbehoven, utformning av handlingsplaner, rutiner vid revisionen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 4

6 Abstract According to Swedish legislation requirements exists on that work environmental work shall be organized in a systematic way within all activities that employs employees. Usual occurring problems that have been noticed in this work is that in most cases focus lies on the measuring of problems instead of working preventative, that there is an insufficient integration of work environmental questions in the remaining activity planning and bursting insight in what a bad work environment really costs the workplace. Objective requirements and practical advice how to organize the work environmental work exists in the regulation (2001:1) Systematiskt arbetsmiljöarbete. The regulation can facilitate the planning, management and control of the work environment in an activity. The intention of this study was to survey and analyze how a municipal administration has organized its systematic work environmental work and prepare constructive proposals on possible improvements. Before the study began a theoretical frame of reference was worked out based on laws, practical and useful advice. A case study, which builds on interviews with involved staff within the municipal administration, implemented afterwards. The analysis of the collected data revealed certain deficiencies in the organization of the administration s work environment what intends planning, management and control. The most problems could be trace to the allotment of work environmental tasks, the work environment policy and certain routines in the systematic work environmental work. The suggested improvements and the recommendations, of surveyed problems, worked out with considerations taken to those objectives that exist within the municipality and the administration. Suggested improvements and recommendations worked out for: the allotment of work environmental tasks, management of current laws and rules, management of document and written routines, the design of the work environment policy, the survey of the work environment and routines at work environmental examinations, routines at the risk-assessment, risk-management and the follow-up, inventory of the knowledge in work environment and routines to meet the needs of knowledge, design of the action-plans, routines at the audit of the systematic work environment management. 5

7 6

8 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING Bakgrund Syfte Avgränsningar METOD Urval och tillvägagångssätt Validitet och reliabilitet TEORETISK REFERENSRAM Arbetsmiljöbegreppet Lagstiftning och avtal Arbetsmiljöns beskaffenhet Arbetsmiljöansvar Arbetsgivaransvar Samordningsansvar samt in- och uthyrning av personal Delegering av arbetsmiljöuppgifter Arbetstagaransvar Organiserad samverkan Systematiskt arbetsmiljöarbete Policy och rutiner Arbetsmiljöundersökningar Riskbedömning Riskhantering Utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud Årlig arbetsmiljösammanställning Undersökning av arbetsmiljökunskaper Handlingsplaner Revision av SAM Företagshälsovård Arbetsanpassning och rehabilitering Brandskydd, Första hjälpen och Krisstöd VERKSAMHETSBESKRIVNING Fastighetskontorets verksamhet och organisation Arbetsmiljöorganisation NULÄGESBESKRIVNING Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning Organiserad samverkan Hantering av aktuella lagar och regler Systematiskt arbetsmiljöarbete Dokumentation och skriftliga rutiner Policy och mål för arbetsmiljön Arbetsmiljöundersökningar Riskbedömning, åtgärder och uppföljning Utredning och sammanställning av arbetsskador och tillbud

9 5.3.6 Arbetsmiljökunskaper Handlingsplaner Revision av SAM Arbetsanpassning och rehabilitering Brandskydd, Första hjälpen och Krisstöd Sammanfattning av nulägesbeskrivningen ANALYS Arbetsmiljöorganisationen Delegeringar av arbetsmiljöuppgifter Hantering av aktuella lagar och regler Systematiskt arbetsmiljöarbete Dokumentation och skriftliga rutiner Arbetsmiljöpolicy och mål Arbetsmiljöundersökningar Riskbedömning, åtgärder och uppföljning Utredning och sammanställning av arbetsskador och tillbud Arbetsmiljökunskaper Handlingsplaner Revision av SAM Arbetsanpassning och rehabilitering Brandskydd, Första hjälpen och Krisstöd Övergripande slutsatser ÅTGÄRDSFÖRSLAG Arbetsmiljöorganisationen Delegeringar av arbetsmiljöuppgifter Hantering av aktuella lagar och regler Dokumentation och skriftliga rutiner Arbetsmiljöpolicy och mål Arbetsmiljöundersökningar Riskbedömning, åtgärder och uppföljning Arbetsmiljökunskaper Handlingsplaner Revision av SAM Brandskydd, Första hjälpen och Krisstöd Sammanfattning av åtgärdsförslag och rekommendationer DISKUSSION Metoddiskussion REFERENSER Bilagor

10 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Arbetet med arbetsmiljöfrågor förknippas ofta med problemhantering. 1 Det innebär att det på många arbetsplatser ofta fokuserats på problem som redan uppstått till följd av gårdagens arbetsmiljö istället för att arbeta förebyggande. Detta är inte förenligt med Arbetsmiljölagens krav vars syfte är att förmå arbetsgivarna att arbeta preventivt. 2 En bra arbetsmiljö är inte bara till gagn för arbetstagarna utan utgör även en ekonomisk vinst för företaget. Tyvärr finns det idag hos många berörda en bristande insikt i vad en dålig arbetsmiljö faktiskt kostar många verksamheter. 3 Alla nivåer och funktioner inom ett företag påverkar arbetsmiljön mer eller mindre. Arbetsmiljöarbetet måste därför hanteras som en naturlig del i hela verksamheten. Arbetsmiljöarbetet bör hanteras systematiskt med en gemensam målsättning och i samverkan med samtliga berörda inom företaget. 4 Ett vanligt förekommande problem i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) brukar benämnas sidovagnseffekten. Denna karakteriseras av att arbetsmiljöarbetet inte integreras i verksamheten som övriga ledningssystem (se bilaga 2) utan sköts i en organisation för sig av arbetsmiljöfolket. 5 I en undersökning, gjord av Statistiska centralbyrån 2004, framkom det att större verksamheter med fler än femtio stycken anställda har kommit längst med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Minst utvecklat, med hänsyn taget till arbetsplatsens storlek, är SAM inom partihandel, detaljhandel, fastighets- och uthyrningsverksamhet samt olika företagstjänster. 6 Objektiva krav och praktiska råd för hur arbetsmiljöarbetet ska organiseras finns att hitta i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) Systematiskt arbetsmiljöarbete som ersatt AFS Internkontroll av arbetsmiljön. Föreskriften utgör ett styrsystem eller en metod som kan hjälpa arbetsgivaren att planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbetet på ett systematiskt sätt. Den nya föreskriften lägger bl.a. större vikt vid den psykosociala arbetsmiljön, på arbetsmiljökunskaperna och på uppföljning av arbetsmiljöarbetet i en verksamhet. Den betonar också starkt vikten av samverkan mellan arbetsgivaren och medarbetarna Syfte Syftet med denna studie är att undersöka hur Fastighetskontoret, en kommunal förvaltning inom Piteå kommun, har organiserat sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Det innebär att frågor angående deras systematiska arbetsmiljöarbete ska studeras och analyseras utifrån lagkrav, avtal samt praktiska och tillämpbara råd. Utifrån resultatet ämnar jag att utveckla konstruktiva förslag på förbättringar som kan vidtas. För att uppnå syftet ska följande områden undersökas: 1. Organisationens uppbyggnad samt tillämpade ledningssystem 2. Arbetsgivaransvaret och fördelningen av arbetsmiljöuppgifter 3. Organiserad samverkan 4. Planering, ledning och kontroll av förvaltningens arbetsmiljöarbete 1 Prevent (2004). 2 Iseskog T. (1998), (2001). 3 Arbetsliv nr. 2/ Prevent (2004). 5 Iseskog T. (1998), (2001). 6 Arbetsmiljöverket (2004): Ju större arbetsställe desto vanligare med systematiskt arbetsmiljöarbete. 7 Härngren G. (2004). Prevent (2005). 9

11 1.2.1 Avgränsningar Undersökningen avser inte att kartlägga om det systematiska arbetsmiljöarbetet verkligen fungerar i praktiken genom att undersöka och bedöma effekterna av förvaltningens arbetsmiljöarbete. Min avsikt är istället att undersöka om och hur förvaltningen tagit del av och organiserat de olika elementen som enligt lag och föreskrifter ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär närmare att undersöka hur arbetsmiljöledningssystemet är uppbyggt i teorin genom att kartlägga dessa element samt analysera hur man planerat och avser att arbetar med arbetsmiljön. Fastighetskontoret är en förvaltning med flera olika verksamhetsområden. Arbetsmiljöarbetet inom varje verksamhet styrs både av övergripande beslut som fattas på förvaltningsnivå och av specifika beslut som fattas av berörda inom de enskilda verksamheterna. Denna studie kommer inte att undersöka en enskild verksamhets arbetsmiljöarbete utan fokus ligger istället på att undersöka de övergripande besluten angående arbetsmiljöarbetets organisering som fastställts på förvaltningsnivå. För att kunna exemplifiera och åskådliggöra vissa delar av arbetsmiljöarbetet, som inte framgår av de övergripande rutinerna, kommer undersökningen att i viss mån även belysa ett av förvaltningens verksamhetsområden. 10

12 2. METOD Denna studie är inte något forskningsprojekt som syftar till att utpröva trovärdighet och tillförlitlighet i teorier för att sedan utveckla ny kunskap. Avsikten är istället att utnyttja redan existerande kunskap i syfte att utveckla en befintlig verksamhets arbetsmiljöledningssystem. I princip används samma metoder som i vetenskapliga forskningsstudier men metod- och datainsamlingsansats är inte lika starkt förankrade i vetenskapliga teorier vilka i vanliga fall styr hur resultatet ska analyseras och tolkas. En fallstudie används lämpligen när enskilda fall ska analyseras mer djupgående. 8 Eftersom undersökningen syftade till en mer ingående beskrivning av hur en kommunal verksamhet organiserat sitt systematiska arbetsmiljöarbete kan den beskrivas i termer av en fallstudie. Det finns två sätt att samla data där valet av metod främst är beroende av undersökningens syfte. Kvantitativa metoder är lämpligast där undersökningars syfte är att ge en representativ översikt över generella förhållanden. Kvalitativa metoder är mer lämpade för undersökningar där syftet är att analysera och beskriva ett specifikt förhållande i större detalj. 9 På grund av undersökningens syfte blev därför den kvalitativa metodansatsen ett naturligt val. 2.1 Urval och tillvägagångssätt Under sommaren 2005 kontaktade jag olika arbetsplatser, däribland Piteå kommun, i sökandet efter en intressant arbetsplats att förlägga mitt examensarbete till. Av arbetsmiljökonsulenten på Piteå kommuns Personalenhet fick jag värdefulla tips på olika kommunala verksamheter som var av intresse. Tipsen byggde på resultatet från en central arbetsmiljöuppföljning som hade genomförts i kommunen under våren Efter ett grundligt övervägande av de föreslagna alternativen kontaktade jag förvaltningschefen på Fastighetskontoret och presenterade mig samt syftet med studien. I samband med det hänvisades jag vidare till en arbetsmiljöhandläggare som bl.a. deltar i arbetet med att organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. Efter samtalet med denne stod det klart att jag ville förlägga mitt examensarbete till Fastighetskontoret. Det slutgiltiga beslutet fattades i augusti, en tid före jag påbörjade undersökningen. Examensarbetet fortsatte med utformandet av en teoretisk referensram. Denna bygger på en studie av litteratur, statistik, forskningsrapporter, broschyrer, lagar, föreskrifter och föreläsningsanteckningar som är kopplat till arbetsmiljö och ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Vid litteratursökningen användes bibliotekskatalogen Libris och Lucia vid universitetsbiblioteket i Luleå. Jag valde även att köpa litteratur från Prevents bokhandel samt använda egen litteratur som införskaffats sedan tidigare. Vidare gav källförteckningar i litteraturen god vägledning om användbart material. En del data hämtades från nätet. Till min hjälp använde jag mig av olika myndigheters och föreningars hemsidor och sökverktyg. Främst besökte jag Arbetsmiljöverkets, Arbetsmiljöupplysningens, Suntlivs samt Prevents hemsidor. Sökmotorer som MSN Sverige Search, Google Scholar, Google, AltaVista, Evreka användes också för att hitta användbar fakta. När jag sökte material på nätet användes nyckelord som rör arbetsmiljö. Eftersom stora delar av datamaterialet bestod av lagtext och föreskrifter var det nödvändigt att försäkra sig om att dessa var aktuella. Det bör påpekas att viss litteratur som användes är utgiven på 90-talet. Jag hade dock som mål att använda så nya källor som möjligt för att innehållet skulle vara förenligt med aktuella lagar, regler och forskning. Ett annat krav var att använda mig av ursprungskällor i så stor utsträckning som möjligt. Av den anledningen studerades en stor mängd lagtext. För att kunna uppfylla syftet med studien krävdes även insamling av primärdata. Insamling av data kan ske på många olika sätt. Jag beslutade mig emellertid för att använda intervjuer som datainsamlingsmetod. Detta val grundade sig främst på avsikten med studien och på metodansatsen. 8 Brante T. (1998). 9 Ibid. 11

13 Intervjuer ger möjlighet att förtydliga och följa upp frågor vid oklarhet samt möjlighet att utveckla frågor. 10 Denna möjlighet ansåg jag nödvändig att kunna nyttja. Jag utformade en intervjumall med halvstrukturerade frågor vilket innebar att frågorna var formulerade på förhand men av en mer öppen karaktär. Endast några få frågor var av det slaget att de inte lämnade utrymme för andra än ja- eller nejsvar. Frågorna utgick ifrån den teoretiska referensramen, naturligt indelade efter de rubricerade områdena där (se bilaga 1). Inga intervjuer bandades för att undvika obehag eller osäkerhet hos respondenterna. 11 Vidare ansåg jag inte bandning vara nödvändigt eftersom jag inte hade för avsikt att undersöka respondenternas attityder och upplevelser vilket i sin tur oftast kräver en tolkning av latenta uttryck som skapas i t.ex. tonfall, upprepningar m.m. 12 Jag inledde fallstudien med att åter kontakta arbetsmiljöhandläggaren på Fastighetskontoret. I samband med detta bokades tid för två intervjuer där urvalet av lämpliga respondenter sköttes av arbetsmiljöhandläggaren baserat på studiens syfte. En intervju gjordes med arbetsmiljöhandläggaren för att få en uppfattning om hur förvaltningen har organiserat sitt arbetsmiljöarbete och den andra intervjun gjordes med verksamhetsutvecklaren som kunde svara på frågor om verksamhetens organisation och funktion. Efter de planerade intervjuerna fick jag även samtala med förvaltningschefen och personalansvarig för den centrala administrationen. På grund av tidsbrist hos respondenterna var jag tvungen att boka ny tid för fortsatta intervjuer. Efter de första intervjuerna på Fastighetskontoret tog jag kontakt med kommunens arbetsmiljökonsult som arbetar på Personalenheten. Jag bokade tid för intervju med denne för att få en bättre uppfattning om det kommunövergripande arbetsmiljöarbetet och om de avtal som kommunen upprättat tillsammans med de fackliga organisationerna. Samtliga av de planerade intervjuerna gjordes på respondenternas arbetsplats. Efter att de planerade intervjuerna var avklarade fanns det fortfarande vissa frågor som inte hade besvarats tillfredställande. Av den anledningen tog jag kontakt med andra berörda som hänvisats till i de avklarade intervjuerna. Tre av dessa fyra intervjuer gjordes per telefon. I samband med datainsamlingen erhöll jag även fakta i form av intern data och broschyrer som rör kommunens samt förvaltningens arbetsmiljöarbete. Efter varje intervju sorterades insamlad data direkt för att sedan renskrivas i nulägesrapporten. I nulägesrapporten markerades sådant som visade på brister med färg för att underlätta den kommande analysen. När nulägesbeskrivningen var klar påbörjades analysen som kopplades till den teoretiska referensramen. Eftersom nulägesbeskrivningen var indelad och rubricerad efter de områden som den teoretiska referensramen behandlat blev det lättare att analysera materialet. All data analyserades kvalitativt utan påverkan från någon teori som styrt hur de insamlade uppgifterna skulle analyseras. I analysen jämfördes innehållet i den teoretiska referensramen med nulägesbeskrivningen. Både förhållanden som visade på brister och förtjänster i förvaltningens arbetsmiljöarbete analyserades. En medvetenhet fanns om att den teoretiska referensramen inte täcker för alla tillämpbara tekniker och förfaringssätt som kan användas för att organisera arbetsmiljöarbetet i en verksamhet. Av den anledningen var det i analysen nödvändigt att efter eget omdöme kunna värdera om förvaltningen tillämpar likvärdiga alternativ till de teoretiskt föreslagna. När analysen var klar var det dags att fokusera på de åtgärder som bör vidta. Här utgicks ifrån de mest uppenbara problemen som upptäcktes i analysen. Den teoretiska referensramen låg till grund för åtgärdsförslagen som formulerades men även kommunens och förvaltningens målsättningar beaktades. Målsättningarna som finns kunde utläsas i nulägesbeskrivningen, främst utifrån de policys, riktlinjer och konkreta mål som finns upprättade. Dessa är: kostnadseffektiva inköp tydlig ansvarsfördelning kompetensutveckling förebygga ohälsa genom identifiering av risker och vidtagande av rätta åtgärder 10 Hellevik O. (1984). 11 Ejvegård R. (2003). 12 Hellevik O. (1984). 12

14 Av naturliga skäl saknar jag full kännedom om hela den kommunala organisationens uppbyggnad och de rättsregler och specifika risker som berör Fastighetskontorets olika verksamheter. Därav kunde jag inte utforma konstruktiva åtgärdsförslag på alla brister som upptäcktes. I dessa fall utarbetades istället allmänna rekommendationer för de områden där åtgärder bör vidtas. Någon kravspecifikation för de åtgärdsförslag som utarbetades upprättades aldrig vilket försvårar valideringen av förslagen. De egna kraven var dock att åtgärdsförslagen skulle vara praktiskt möjliga att genomföra, av vikt för ett effektivt arbetsmiljöarbete samt ha en viss förankring i de målsättningar som finns inom kommunen och förvaltningen. Många olika begrepp används i rapporten och för att öka läsförståelsen upprättades en begreppsordlista som bilaga. Vissa begrepp i texten förkortades av utrymmesskäl men första gången de nämns står förkortningen i direkt anslutning till ordet. 2.2 Validitet och reliabilitet Reliabilitet kan definieras som tillförlitligheten och noggrannheten i själva mätproceduren. Hög reliabilitet existerar om oberoende mätningar av samma fenomen ger i det närmaste samma resultat. Eftersom kvalitativa studier inte har för avsikt att generalisera resultatet är reliabilitet inte lika utslagsgivande som i kvantitativa undersökningar. Validitet kan definieras som datas relevans för problemställningen d.v.s. att insamlad data mäter det som avses att mätas. 13 Det finns olika typer av validitet och i kvalitativa studier bör den inre validiteten granskas vid bedömning av datas relevans. 14 För att säkra en god reliabilitet vid datainsamlingen användes halvstrukturerade frågor. För varje undersökningsområde utarbetades flera frågor för att få en mer detaljerad beskrivning. Datainsamlingsmetoden gjorde det möjligt att vid intervjuerna förtydliga begrepp som användes i intervjumallen vilket bidrog till att öka tillförlitligheten. För att säkra en god inre validitet i studien var det viktigt att ständigt relatera till syfte, mål och avgränsningar för att undvika insamling av data som inte tjänade undersökningens syfte. Viktigt i detta sammanhang var valet av datainsamlingsmetod samt utformningen av intervjufrågor. Metodansatsen gjorde det möjligt att i efterhand samla data som saknades eller upplevdes vara ofullständig. Validiteten kunde även stärkas genom att låta respondenterna granska verksamhets- och nulägesbeskrivningen. 13 Ibid. 14 Göteborgs Universitet, Infovoice, ( ). 13

15 3. TEORETISK REFERENSRAM 3.1 Arbetsmiljöbegreppet Enligt Iseskog (2001) är det nödvändigt att definiera arbetsmiljöbegreppet i en verksamhet för att kunna hantera det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är ingen lätt uppgift och han menar att varje försök till en definition kan kritiseras och invändas emot. Lagstiftaren anger att arbetsmiljön påverkas av teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation. Utifrån dessa faktorer kan sedan fysiska, psykiska och sociala aspekter läggas till och summeras till en definition. Med teknikbegreppet avses lokaler, maskiner, verktyg, hjälpmedel, ämnen etc. Arbetsinnehållbegreppet avser innehållet och sammansättningen av den enskildes arbetsuppgifter t.ex. variation, sociala kontakter, fysiskbelastning. Arbetsorganisationsbegreppet åsyftar hur arbetets genomförande styrs utifrån den enskildes förutsättning d.v.s. vilka möjligheter det finns att påverka vad som ska göras, när det ska göras samt hur uppgifter ska göras. Iseskog (2001) menar att varje arbetsplats måste undersöka och kartlägga dessa faktorer och sedan ställa frågan hur de påverkar de fysiska, psykiska och sociala aspekterna. Utifrån denna kartläggning kan sedan mål, policy, riktlinjer och organiseringen av arbetsmiljöarbetet utformas. 3.2 Lagstiftning och avtal Arbetsmiljölagen (AML) är grundläggande för allt arbetsmiljöarbete. Lagen är en ramlag vilket innebär att den innehåller allmänna minimikrav på arbetsmiljön med få precisa regler. 15 Arbetsmiljölagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen (AMF) där bestämmelser angående skyddsombud, skyddskommittéer, skyldighet att anmäla arbetsskador och tillbud m.m. finns. Mer detaljerade regler om arbetsmiljö finns att hitta i arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS) med allmänna råd. Även innehållet i arbetsmiljöförordningen och i föreskrifter utgör minimikrav som åligger olika aktörer på en arbetsplats. Utöver den direkta arbetsmiljölagstiftningen finns oftast regler och avtal mellan arbetsgivare och fackliga organisationer eller inom branschen som också måste tas hänsyn till. Enligt bestämmelser i AMF ska arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och allmänna samt verksamhetsspecifika föreskrifter, som publicerats med stöd av lagen, finnas lättillgängliga för samtliga på en arbetsplats. Detta kräver en fortlöpande inventering av aktuella lagar och regler. Att upprättas en förteckning av den lagstiftning som är relevant ger en god referens vid undersökningar, uppföljningar och revision av arbetsmiljön samt klargör vilka arbetsmiljöfaktorer som ska ingå i verksamhetskraven. 16 Enligt Iseskog (1998) bör det finnas en enhetlig tolkning och tillämpning av främst allmänna föreskrifter i en verksamhet. Därför bör inventering, tolkning och sammanfattning av föreskrifterna göras av en utvald person. På så sätt underlättas översättning av föreskrifter till konkreta krav, instruktioner, rutiner etc. och merarbete kan undvikas. 3.3 Arbetsmiljöns beskaffenhet I AML:s andra kapitel beskrivs närmare hur arbetsmiljön ska vara för att leva upp till lagens krav. En god arbetsmiljö innebär att fysiska risker är undanröjda och att arbetslokaler är lämpligt utformade ur både fysiskt och psykosocialt hänseende. Vidare ska anställda kunna påverka den egna arbetssituationen och medverka i förändringar som rör det egna arbetet. Arbetsförhållandena ska möjliggöra sociala kontakter, samarbete, omväxling, sammanhang mellan olika arbetsuppgifter, yrkesmässigt ansvar samt personlig och yrkesmässig utveckling (se bilaga 2). Även betydelsen av 15 Prevent (2002). 16 Prevent (2004). 14

16 arbetstidens förläggning, längd och fördelning samt löneformens betydelse för riskbeteende ska beaktas. 17 Lagen uttrycker vidare att arbetsmiljön ska vara tillfredställande med hänsyn till arbetets natur. Det innebär att arbetet ibland måste vägas mot andra viktiga intressen, t.ex. arbetet inom räddningstjänst eller sjukvård, där arbetsmiljökraven inte alltid kan uppfyllas fullt ut till förmån för att kunna rädda liv och egendom. Arbetsmiljön ska också vara tillfredställande med hänsyn till den sociala och tekniska utvecklingen vilket medför att den allmänna utvecklingen i samhället och arbetslivet ska utgöra normer för de arbetsmiljöförbättringarna som ska vidtas. Det framgår även att arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar. Arbetsgivaren måste därmed ta hänsyn till ett flertal faktorer som exempelvis ålder, kön, handikapp, etnicitet, teoretiska och praktiska kunskaper etc. 18 De psykosociala faktorerna har inte alltid fått samma uppmärksamhet i arbetsmiljöarbetet som de fysiska faktorerna. Psykosociala arbetsmiljöfaktorer är inte lika enkla att vare sig definiera eller hitta generella lösningar på. 19 Forskning gjord av Karasek och Theorell har dock funnit generella faktorer som mer eller mindre påverkar den psykosociala arbetsmiljön. Dessa är: Kontroll; innefattar den enskildes kännedom om arbetet och inflytande över arbetsuppgiften, kunskapsanvändandet och delaktighet i de beslut som fattas. Krav; innefattar både kvantitativa och kvalitativa krav. Kvantitativa krav innebär t.ex. krav på antal saker som ska produceras eller antal kunder som ska hinna betjänas under en viss tid. Kvalitativa krav innebär t.ex. krav på viss koncentration, uppmärksamhet och kunskap. Socialt stöd; innefattar det stöd som ges från överordnade, arbetskamrater, familj, vänner o.s.v. i form av feedback, information, tillit, uppmuntran, ömsesidigt ansvarstagande etc. Socialt stöd utgör en buffert mot stress. Enligt Karaseks och Theorells Krav-kontroll-stödmodell är höga eller låga krav i kombination med dålig kontroll över arbetet och brist på socialt stöd den vanligaste orsaken till stress (se bilaga 2) och psykosociala påfrestningar i arbetslivet Arbetsmiljöansvar Arbetsgivaransvar AML: s tredje kapitel beskriver de allmänna skyldigheter som åligger olika aktörer på en arbetsplats samt hur dessa ska gå tillväga för att leva upp till sitt ansvar och uppfylla kraven enligt lagens andra kapitel. Det yttersta ansvaret för arbetsmiljön vilar alltid på arbetsgivaren. Arbetsgivare kan vara en fysisk eller en juridisk person som har en eller flera arbetstagare anställda. Juridiska personer är det samma som exempelvis kommuner, aktiebolag, landsting, handelsbolag där verksamhetens eller myndighetens högste chef bär huvudansvaret för arbetsmiljön. 21 Enligt Kommunallagen är det förtroendevalda i fullmäktige som ger förutsättningarna för arbetsmiljöarbetet eftersom de svarar för den grundläggande organisationen och uppgiftsfördelningen i kommunen. Fullmäktige saknar dock rätten att besluta i ärenden som rör den löpande verksamheten. Därför är det den nämnd/styrelse som utsetts av fullmäktige som är kommuners yttersta arbetsgivarrepresentant. Det är nämnder/styrelser som ansvarar för den löpande verksamheten och att hänsyn till samtliga lagar och föreskrifter tas Prevent (2002). 18 Ibid. 19 Härngren, m.fl. (2004). 20 Ekman R. & Arnetz B. (2002). 21 Prevent (2002). 22 Arbetsmiljöverket (2003). Arbetsmiljöverket (2003), ADI

17 Huvudansvaret för arbetsmiljön innebär att alla åtgärder som behövs ska vidta för att förebygga att arbetstagarna utsätts för ohälsa eller olycksfall. Med alla åtgärder menas bl.a. att: allt som kan leda till ohälsa eller olycksfall ska ändras eller ersättas, vara uppmärksam på den särskilda risken som ensamarbete kan medföra, underhålla lokaler och olika tekniska anordningar väl, fortlöpande se till att arbetstagarna får god kännedom om arbetsmiljöförhållandena och upplysa, genom instruktion/introduktion/information, om de risker som finns samt tillhandahålla skriftliga instruktioner vid allvarliga risker, försäkra sig om att arbetstagarna har tillräcklig utbildning och yrkesvana för att kunna undvika risker, ta hänsyn till individuella olikheter och förutsättningar. 23 För att straff ska kunna utdömas enligt AML och Brottsbalken (BrB) krävs det att arbetsgivaren har agerat oaktsamt eller medvetet. Enligt BrB måste dessutom en olycka eller ett allvarligt tillbud ha inträffat. Exempel på straffsanktionerat agerande är; -brott mot regler t.ex. lagar, föreskrifter, förelägganden och förbud från Arbetsmiljöverket, -bristande interna instruktioner och bruksanvisningar, -avvikelser från brukligt förfarande där erkända skyddsstandarder inte har följts, - brister i organisationen t.ex. arbetskraft med fel kvalifikationer, bristande instruktioner, utbildning, planering etc Samordningsansvar samt in- och uthyrning av personal När flera arbetsgivare bedriver verksamhet på samma arbetsplats ska de samarbeta för att säkra arbetsförhållanden. Enligt AML, 3:7, ska det utses en samordningsansvarig med särskilda uppgifter. Normalt ligger samordningsansvaret på den arbetsgivare som råder över ett fast arbetsställe eller på byggherren vid byggnads- och anläggningsarbete. Ansvaret kan överlåtas till annan som bedriver arbete på arbetsplatsen. Arbetsgivare utan samordningsansvar har dock alltid kvar ansvaret över de egna arbetstagarna. 25 Den arbetsgivare som hyr in personal bär ansvaret över att dessa kan arbeta i en säker arbetsmiljö. Arbetsgivaren behöver dock inte stå för utbildning, rehabilitering och annat som inte hör ihop med det aktuella arbetet. Den arbetsgivare som hyr ut personal måste förvissa sig om att arbetsförhållandena på arbetsplatsen är godtagbara Delegering av arbetsmiljöuppgifter Det är inte alltid möjligt för arbetsgivare att personligen övervaka hela verksamheten. Enligt AFS (2001:1), 6:e, krävs det då att arbetsgivaren delegerar vissa arbetsmiljöuppgifter. 27 Uppgifterna ska läggas på dem som har bästa förutsättningarna att utföra dessa i den löpande verksamheten, vanligtvis chefer och arbetsledare med personalansvar. Delegeringen görs uppifrån och nedåt i organisationen och den bör följa organisationsschemat utan att hoppa över något led. 28 Att lägga in samtliga aktörer på ett separat instruktionsdokument, som klargör för alla arbetsmiljöuppgifter i hela organisationen och på vilka nivåer dessa ligger, ger en god översikt för hur uppgifter fördelats och hänger ihop. Det förhindrar även att någon uppgift glöms bort eller hamnar på flera personer. 29 I kommuner är det fullmäktiges uppgift att fördela arbetsmiljöuppgifter till styrelse/nämnder och ta in uppgifterna i reglementen för deras verksamhet och arbetsformer. 30 Fullmäktige ska ge styrelsen/nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budgetbeslut. Dessa ska i sin tur delegera arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefer som vidare ska fördela 23 Prevent (2002). 24 Prevent (2004). 25 Arbetsmiljöverket (2004), ADI Prevent (2002). 27 AFS (2001:1). 28 Arbetsmiljöverket (2004). 29 Iseskog T. (2001). Johansson B. (050919). 30 Arbetsmiljöverket (2004). 16

18 uppgifter så långt ut i organisationen att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas på ett naturligt sätt i den dagliga verksamheten. 31 Arbetsgivaren kan endast delegera arbetsmiljöuppgifter till personer eller särskilda funktioner som tillhör arbetsgivarens egen verksamhet. Det går inte att delegera arbetsmiljöuppgifter på en grupp eller på skyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Det är viktigt att delegeringen inte bara blir en fördelning av uppgifter utan det måste även försäkras om att det är möjligt att genomföra uppgifterna. Lämpligt är därför att i första hand delegera befogenheter och resurser eller att fördela uppgifter på dem som redan har tillräckliga befogenheter och resurser i sin befattning. 32 Den som delegerat uppgifter ansvarar för att uppgiftsfördelningen fungerar bra. 33 Delegeringen måste uppfylla vissa krav enligt lag och rättspraxis. Uppfylls inte kraven ligger ansvaret kvar på högre nivå. Kraven är följande; 1. Behovet av en delegering ska vara klart och otvetydigt. 2. Den som delegerats arbetsmiljöuppgifter ska ha en relativt självständig ställning gentemot ledningen både i sin yrkesroll och sin personlighet. 3. Med delegeringen ska följa tillräckliga beslutsbefogenheter d.v.s. rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. 4. Den som tilldelats uppgifter måste ha tillräcklig utbildning och kompetens för dessa. 5. Med delegeringen ska följa tillräckliga resurser i form av tid, pengar, personal, utrustning, lokaler. 6. Det ska finnas praktiska möjligheter att utöva tillsyn. 7. Arbetsuppgifterna och deras omfattning ska vara klart och tydligt beskrivna och det ska framgå vem som ansvarar för vad. 34 Delegeringen ska vara skriftlig i verksamheter med minst tio arbetstagare men bör för tydlighetens skull alltid vara skriftlig. Tilldelade uppgifter bör kompletteras med en muntlig genomgång för att undvika missförstånd. De som tilldelats arbetsmiljöuppgifter bör i sin tur få veta om de kan delegera uppgifter vidare samt hur denne ska gå tillväga vid returnering av uppgifter. 35 I verksamheter som bedrivs på olika arbetsställen bör någon med delegerade uppgifter alltid finnas tillgänglig eller åtkomlig på annat sätt. Det bör även fastsällas hur uppgiftsfördelningen ska hanteras utanför fast arbetstid. Ersättare ska utses när ansvariga är borta av någon anledning. Slutligen ska det informeras till övriga berörda arbetstagare om innehållet i uppgiftsfördelningen Arbetstagaransvar Enligt AML har arbetstagarna också ett ansvar för arbetsmiljön. Dessa ska delta i det dagliga arbetsmiljöarbetet bl.a. genom att underrätta arbetsgivaren eller skyddsombud om risker, brister och andra missförhållanden samt visa sina arbetskamrater respekt. Vidare ska arbetstagarna delta i genomförandet av åtgärder, följa föreskrifter, använda skyddsanordningar och följa den försiktighet som i övrigt behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Trots arbetstagarnas ansvar är arbetsgivaren alltid skyldig att ingripa om arbetstagare inte följer föreskrifter eller använder föreskriven skyddsutrustning. 37 Arbetstagare som inte följer arbetsgivarens skyddsföreskrifter eller föreskriven skyddsutrustning trots upprepade uppmaningar kan avskedas enligt Lagen om anställningsskydd. Om arbetstagare utan giltigt skäl tar bort eller sätter en skyddsanordning ur bruk, som i sin tur inneburit stor fara för annan, kan dömas till böter eller fängelse Arbetsmiljöverket (2003). Arbetsmiljöverket (2003), ADI Johansson B. ( ). 33 Arbetsmiljöverket (2004). 34 Prevent (2004). Johansson B. (050909). 35 Iseskog T. (2001). 36 Arbetsmiljöverket (2003). 37 Prevent (2002). 38 Prevent (2004). 17

19 3.4.5 Organiserad samverkan Den mer organiserade samverkan mellan arbetstagarna och arbetsgivaren ska ske genom ombud vilket regleras i AML:s 6:e kapitel samt arbetsmiljöförordningen. På arbetsplatser där minst fem arbetstagare regelbundet sysselsätts ska skyddsombud utses efter vissa bestämmelser i lag och avtal. För att skyddsombudet ska ha möjlighet att utföra sina uppgifter ska arbetsgivaren informera om allt som rör arbetsmiljön inom dennes område samt bekosta nödvändig utbildning. 39 Skyddsombudet har i sin egenskap av skyddsombud inget straffrättsligt ansvar. Skyddskommittéer eller liknande samverkansorgan ska finnas på arbetsplatser med minst femtio arbetstagare eller om arbetstagarna så begär. Ledamöterna i en skyddskommitté bör representera olika verksamhetsområden och minst en av dessa ska vara skyddsombud. I skyddskommittéer behandlas i första hand övergripande frågor om planering och övervakning av arbetsmiljön. 40 I kommunala verksamheter är det vanligt att skyddskommittén har avskaffats och att samverkan hanteras i en annan form av samverkansorgan. I det organiserade arbetet bör arbetsgivare och fackliga organisationer med kollektivavtal närmare fastställa hur kommittén ska arbeta, hur ofta den ska sammanträda och hur arbetet ska dokumenteras Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att kvalitetssäkra arbetsmiljöarbetet genom att utöva tillsyn över verksamheten på ett formaliserat och organiserat sätt. 42 Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras enligt AFS (2001:1), 2:a, som det praktiska arbetet arbetsgivaren ska lägga ned på att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall kan förebyggas och en i övrigt tillfredställande arbetsmiljö kan uppnås. Systematiskt arbetsmiljöarbete omfattar hela verksamheten oavsett om den är fast, spridd eller rörlig. Systematiskt arbetsmiljöarbete berör inte endast det som uppfattas som direkta arbetsmiljöfrågor. De flesta beslut som görs i en verksamhet rör i första hand annat, t.ex. kostnadseffektiva inköp, omorganisationer, anbud, yttre miljö, vilket ofta har en indirekt påverkan på arbetsmiljön. 43 Dokumentationskraven som finns eller i vissa fall rekommenderas syftar till att utgöra ett underlag och hjälpmedel i det löpande arbetsmiljöarbetet. Skriftlig dokumentation bör lätt kunna spåras och bör finnas tillgänglig antingen i pappers- eller elektronisk form. 44 Arbetstagarnas medverkan i det dagliga arbetsmiljöarbetet samt i upprättandet av en arbetsmiljöpolicy och rutiner är ytterst viktig för att kunna uppnå en väl fungerande arbetsmiljö. Arbetstagare i denna mening omfattar även arbetsledande personal, praktikanter, lärlingar, vikarier, prov- och projektanställda. Det systematiska arbetsmiljöarbetet kan, där det är lämpligt, samordnas med redan fungerande system för t.ex. kvalitetssäkring eller miljöledning Policy och rutiner Policy kan definieras som en övergripande avsiktsförklaring, vilje- och målbeskrivning. 46 Enligt AFS (2001:1), 5:e, ska det upprättas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur verksamhetens arbetsmiljö ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall och hur en tillfredställande arbetsmiljö i övrigt ska uppnås. Arbetsmiljöpolicyn ska dokumenteras skriftligt om det i verksamheten finns minst tio arbetstagare. 47 Policyn ska bygga på resultatet av de interna undersökningarna av arbetsmiljön som 39 Prevent (2002). 40 Prevent (2004). 41 Iseskog T. (2001). 42 Iseskog T. (2001). 43 Prevent (2002). 44 Iseskog T. (1998). 45 AFS (2001:1). 46 Johansson B. ( ). 47 AFS (2001:1). 18

20 arbetsgivaren måste göra. En praktiskt fungerande policy ska innehålla mätbara långsiktiga och kortsiktiga mål, riktlinjer och en beskrivning av arbetsmiljöarbetets organisation. Mätbara mål innebär inte nödvändigtvis matematisk mätbarhet. De långsiktiga och övergripande målen bör markera arbetsmiljöbegreppets omfattning t.ex. det förebyggande arbetsmiljöarbetet, samverkan, delaktighet, rehabiliteringsverksamhet och god arbetslivskvalitet. De kortsiktiga målen bör formuleras mer konkret med hänsyn till tekniken, arbetsinnehållet och arbetsorganisationen t.ex. att olyckor/tillbud ska sänkas med X %, att en specifik insats ska användas för att undanröja tendensen till social utstötning. Riktlinjerna i policyn ska ange vilka principer och medel som ska användas för att uppnå målen. Med principer avses exempelvis rättsregler, avtal, etiska värden, delegationskrav, kunskapsöverföring, kompetensutveckling och expertresurser. Medel som ska användas avser exempelvis de ekonomiska resurserna, utvecklings- och utbildningsinsatserna, handlingsplaner. Vad avser arbetsmiljöarbetets organisation bör en kort beskrivning besvara frågor om hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i olika specialfunktioner, i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare samt hur arbetsgivarens företrädare ska hantera arbetsmiljöarbetet. 48 Minimikrav som ställs på en arbetsmiljöpolicy är att den ska: 1. Ange område, d.v.s. organisatoriskt/geografiskt. 5. Poängtera vikten av participation/medverkan. 2. Utgå ifrån verksamhetens karaktär och problem. 6. Vara tydlig, begriplig och kommunicerad. 3. Ange att den följer lagstiftning och avtal. 7. Vara levande, uppdaterad och tillämpad. 4. Ange att förbättringar eftersträvas. 8. Vara undertecknad av högste chefen. 49 I kommuner är det fullmäktiges uppgift att fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy i samband med att långsiktiga mål och riktlinjer tas fram för kommunen. Styrelsen/nämnder ansvarar i sin tur att se till att konkreta mål tas fram i verksamheterna. 50 Rutiner, som beskriver hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i praktiken, ska också upprättas. Dessa ska dokumenteras skriftligt om det i verksamheten finns minst tio arbetstagare. Syftet med rutiner är att klargöra hur, i vissa fall när, SAM ska genomföras samt vem som bär ansvar och vilka som ska medverka för att garantera att brister upptäcks och åtgärdas. 51 Förutom rutiner som beskriver hur de olika elementen i SAM ska genomföras behövs oftast även rutiner för speciella områden som påverkar arbetsmiljön. Exempelvis bör det finnas rutiner för inköp, underhåll/besiktning, brandskydd, krisstöd etc Arbetsmiljöundersökningar Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka verksamheten så att brister och risker kan upptäckas, bedömas och undanröjas. 53 Arbetsgivaren måste vara uppmärksam både i vardagen, vid verksamhetsförändringar och vid mer ovanliga situationer som t.ex. vid haverier och reparationer. 54 Vid planerade verksamhetsförändringar av olika slag ska konsekvenserna alltid riskbedömas innan så att risker inte byggs in i systemet. 55 Minst en gång per år bör en mer övergripande kartläggning och analys av arbetsmiljön göras. Denna typ av undersökning ligger till grund för det systematiska arbetsmiljöarbetet och syftar till att ge en god helhetsbild av verksamheten och en mer djupgående och detaljerad kunskap om riskerna. Det handlar således om att systematiskt identifiera samtliga arbetsmiljöfaktorer och deras riskkällor samt orsakerna till varför riskerna finns. 56 Oavsett vilken typ av arbetsmiljöundersökning som genomförs bör det innan preciseras för syfte, vad som ska undersökas, när det ska ske, vem som ska delta och hur undersökningen ska gå till, d.v.s. det underlag 48 Iseskog T. (2001). 49 Johansson B. ( ). 50 Arbetsmiljöverket (2003), ADI AFS (2001:1). Prevent (2002). 52 Prevent (2004). 53 Iseskog T. (2001). 54 AFS (2001:1). 55 AFS (2001:1). Arbetsmiljöverket (2004), ADI Arbetsmiljöverket (2004), H375. Prevent (2005). 19

21 och den metod som ska användas. 57 Undersökningar bör utföras i grupp med arbetsledare, arbetstagare, skyddsombud och i vissa fall utomstående expert. Underlaget i undersökningen kan bygga på en kombination av arbetstagarnas erfarenhet, interna sammanställningar, tidigare gjorda kartläggningar, rättsregler, checklistor, forskning, branschfakta, extern statistik etc. Lämpliga undersökningsmetoder kan vara skyddsronder, personalträffar, medarbetarsamtal, intervjuer, enkäter, mätningar, medicinska kontroller etc Riskbedömning När riskkällor har identifierats ska en skriftlig riskbedömning alltid göras vars syfte är att bedöma om åtgärder måste vidtas, hur snart, och i vilken ordning. 59 Risk kan definieras som en kombination av sannolikheten att något ska inträffa och konsekvensen om något inträffar. Både kortsiktiga och långsiktiga risker måste uppmärksammas och bedömas. Den sociala riskbedömningen där personal och ledning tillsammans bedömer riskerna är oftast viktigast. Vid riskbedömning kan en s.k. riskbedömningsmatris användas för att koda riskens allvarlighetsgrad (se bilaga 3). Vid bedömningen kan dessa specifika frågor underlätta: Hur stor är sannolikheten att något ska hända? Vilken typ av ohälsa eller olycksfall kan inträffa? Hur allvarlig kan skadan/konsekvensen bli? Hur många kan utsättas? Vid vilka arbetsmoment är riskerna större? Hur ofta och hur länge utsätts arbetstagarna för risken? Finns det arbetstagare som är särskilt utsatta, t.ex. gravida kvinnor, minderåriga etc.? Hur utförs liknande arbete inom företaget eller andra företag? 60 För att besvara dessa frågor kan samma underlag som används vid arbetsmiljöundersökningar användas Riskhantering När det ska fastställas för vilka åtgärder som ska vidtas finns det en rekommenderad åtgärdsordning att följa som tar hänsyn till lagkrav. Åtgärdsordningen kan tillämpas på såväl fysiska, psykosociala som organisatoriska problem: 1. Förebygg redan i planeringsfasen om det går eller ersätt riskkällan i efterhand. 2. Isolera riskkällan eller riskprocessen. 3. Ändra produktionsprocessen, teknik och beteende. 4. Begränsa riskkällan genom inbyggnader eller fysiskt skydd. 5. Isolera arbetstagarna från riskkälla eller riskområde. 6. Utforma särskilda instruktioner och rutiner, tillhandahåll utbildning etc. 7. Använd personlig skyddsutrustning. 62 En del åtgärdsförslag bör först utvärderas med hjälp av en kravspecifikation. En kravspecifikation gör det möjligt för arbetsgivaren att ta hänsyn till andra krav som finns i verksamheten, t.ex. kostnad, kvalité, miljö o.s.v. Åtgärdsförslagen bör upprättas i samarbete med berörda arbetstagare och deras företrädare i arbetsmiljöfrågor. Alla åtgärder som vidtagits i en verksamhet ska i efterhand kontrolleras av utsedd person så att avsedd effekt verkligen uppnåtts. Kontrollen görs lämpligast med samma mätmetod som använts för att upptäcka riskerna. Vid behov kan fördjupning eller anlitande av 57 Iseskog T. (2001). 58 Arbetsmiljöverket (2005), H347. Arbetsmiljöverket (2004), H Arbetsmiljöverket (2004), H Ibid. 61 Johansson B. ( ) 62 Ibid. 20

22 experthjälp bli aktuellt. Samtliga berörda arbetstagare bör informeras om vad som gjorts eller ska göras Utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud Arbetsgivaren är skyldig att utreda ohälsa, olycksfall och allvarligare tillbud som inträffat i samband med arbetet. Mindre allvarliga tillbud kan också vara värdefulla att utreda men det finns dock inget lagkrav på detta. Utredningen ska beskriva vad som hänt och samtliga orsaker till det inträffade. 64 En utredning kan t.ex. innefatta iakttagelser av olycksplatsen, granskning av ritningar, instruktioner och rutiner samt intervjuer med berörda. 65 Det bör på förhand upprättas någon form av blankett som finns att tillgå vid dessa utredningar. Allvarligare olyckor eller tillbud ska alltid rapporteras till Arbetsmiljöverket. Olycksfall med personskada som lett till minst en dags sjukfrånvaro, behov av sjukvård eller bestående men ska följas upp med en arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan Årlig arbetsmiljösammanställning Arbetsgivaren ska upprätta en statistisk sammanställning över den ohälsa, olycksfall och allvarligare tillbud som inträffat under året. Det kan även vara lämpligt att i statistiken beakta återkommande sjukfrånvaro och personalomsättning som kan indikera på brister. Syftet med den årliga sammanställningen är att tydliggöra och underlätta bedömningen av riskerna i arbetet så att de sedan kan förebyggas. 67 Arbetsgivaren bör utveckla ett system med rutiner så att samtliga uppgifter tas med och kan jämföras t.ex. mellan olika delar av verksamheten, olika arbetsuppgifter, personalkategorier, åldersgrupper. Jämställdhetslagen kräver dock att jämförelser mellan kön görs. Företagshälsovården kan med fördel delta vid utformandet av sammanställningen Undersökning av arbetsmiljökunskaper Alla arbetstagares arbetsmiljökunskaper ska regelbundet undersökas. Undersökningen ska pröva det teoretiska kunnandet, praktiska färdigheterna och den personliga kompetensen för bedömning av vilka behov som finns och insatser som bör vidtas t.ex. utbildning, instruktioner, introduktion, skyddsanvisningar. Denna undersökning bör ingå som en del i den övriga kartläggningen som beskrivits ovan. 69 Enligt AFS (2001:1), 7:e, och de allmänna råden ska arbetstagarna ha kunskaper om tekniska hjälpmedel och nödvändig skyddsutrustning. Vid verksamhetsförändringar ska de i god tid informeras och ges de kompletterande kunskaper som behövs. Vidare ska arbetstagarna kunna skaffa sig kunskaper om arbetsmiljön genom anpassad utbildning och genom aktivt deltagande i det dagliga arbetsmiljöarbetet. De ska upplysas om de risker som finns i arbetet för att kunna undvika ohälsa och olycksfall. I speciellt riskfyllda arbeten och situationer krävs även skriftliga instruktioner, t.ex. vid haverier, reparationer, driftsstörningar, tillbud och olyckor. Det ska även ges introduktion till nyanställda och omplacerade. 70 Introduktion är extra viktigt eftersom olycksfallsstatistiken visar att nyanställda utgör den största riskgruppen för olycksfall. Det är arbetsgivarens skyldighet att utforma lämpliga introduktionsprogram Handlingsplaner Enligt AFS (2001:1), 10:e, ska handlingsplaner upprättas för de åtgärder som arbetsgivaren inte kan och inte är skyldig att vidta omedelbart. Handlingsplanen ska vara skriftlig och ange typ av åtgärd, när åtgärden ska vara genomförd och vem som ska se till att åtgärder genomförs. 72 I övrigt kan utformningen variera (se bilaga 4). Lösningsförslagen ska följa samma åtgärdsordning som beskrivits 63 Johansson B. (2004). Johansson B. ( ). 64 AFS (2001:1). Iseskog T. (2001). 65 Iseskog T. (1998). 66 Iseskog T. (2001), Prevent (2005). 67 AFS (2001:1). Iseskog T. (2001). 68 Iseskog T. (2001). 69 Ibid. 70 AFS (2001:1). 71 Prevent (2004). 72 AFS (2001:1). Arbetsmiljöverket (2004), H