Kommunikationspolicy för Sveriges Biodlares Riksförbund, Biodlarna

Transkript

1 FS Kommunikationspolicy för Sveriges Biodlares Riksförbund, Biodlarna Denna version är omarbetad under 2019 av förbundets kommunikationsråd, samt antagen av förbundsstyrelsen Sammanfattande förhållningssätt när vi blir kontaktade för att exempelvis delta i en intervju. Som företrädare (förtroendevalda oavsett nivå, samt personal), för förbundet, skall vår grundinställning vara att tacka ja till om vi blir tillfrågade att kommentera/uttala oss. Svara på det som du känner att du kan och ska uttala dig om. Ge dig inte in på gissningar. Är du osäker på något, be att få återkomma eller hänvisa till någon annan. Har du tid innan en intervju, förbered dig på ämnet som kommer att tas upp. Förklara för vem du uttalar dig och för vilken del av förbundet som uttalandet gäller. 1. Inledning Sveriges Biodlares Riksförbund, Biodlarna, är en politiskt, religiöst och etniskt obunden ideell organisation som bygger på principen om frivilligt, individuellt medlemskap. Biodlarna ska arbeta för att utveckla svensk biodling som näring och meningsfull fritidssysselsättning, sprida kunskap om biodling, honungens egenskaper och pollineringens betydelse. 1

2 Organisationen är strukturerad i förbund, distrikt och lokala föreningar. Kommunikationspolicyn är grundläggande för att ge medlemmar, förtroendevalda och personal underlag/stöd för uttalanden i media, samt i övrig extern kommunikation. Även intern kommunikation och informationsutbyte sker med utgångspunkt i kommunikationspolicyn, där den utgör ett stöd i arbetet mellan medlemmar, förtroendevalda och personal. 2. Syfte, mål och strategi Syfte Mottagarna av Biodlarnas budskap ska få god kännedom om binas betydelse för flora, fauna, miljö och livsmedelsproduktionen. Biodlarna ska sprida information om bin och biodlingens funktion i samhället, samt fånga upp företeelser i samhället som kan påverka förbundets verksamhet, både positivt som negativt. Mål Friska och produktiva bin utgör grunden för verksamheten, varför arbetet med bihälsa i samarbete med myndigheter och forskare är betydelsefullt. Biodlarna ska också arbeta för att bibehålla och förbättra kvalitén på svensk honung, samt verka för att förbundets medlemmar skall ges förutsättningar att saluföra sin honung, och andra biprodukter. Binas arbete som pollinatörer är den mest värdefulla delen av biodlingen, där pollineringen har stor betydelse för hela landets flora och fauna. För produktionen av svensk mat, är det viktigt att denna ekosystemtjänst lyfts fram, så att den är känd av såväl biodlare, allmänhet, konsumenter och beslutsfattare. I samband med detta bör vi uppmärksamma de vilda binas och andra insekters betydelse när det gäller pollineringen. Alla Biodlarnas kommunikationskanaler ska vara effektiva och uppdaterade med relevant information. Biodlarna ska kontinuerligt synas i medier. Biodlarna ska vara det naturliga valet, för massmedia och andra intressenter, när det gäller bifrågor, samt verka som en tydlig och trovärdig aktör. 2

3 Strategi Biodlarna ska ha en tillåtande, samt öppen attityd, vilket ger förutsättningar för att många kan vara aktiva, delaktiga i debatt och i annat arbete inom biodlingen. Arbetet skall präglas av nytänkande, syftande till att optimera medlemsnyttan. Biodlarna ska aktivt publicera nyheter och information. Biodlarna ska vara en transparent organisation, där budskap/ställningstaganden, innehåll i olika projekt och betydelsefulla beslut kommuniceras till medlemmarna, via etablerade kanaler. Biodlarna ska aktivt delta i och leda debatten gällande det komplexa ämnesområdet, som biodlingen representerar. 3. Intern och extern kommunikation 3.1 Intern kommunikation Medlemmarna Nyheter och aktuell information tillförs medlemmarna kontinuerligt genom våra olika kanaler. Medlemmarnas åsikter och synpunkter är avgörande för organisationens fortsatta utveckling. Förtroendevalda Alla förtroendevalda får fortlöpande information och kan användas som remissinstans. Förbundsstyrelsen Kommunikationen sker huvudsakligen via e-post, men även andra kanaler förekommer. Kansliet/personal Kommunikation sker företrädelsevis via e-post. Svar på officiella ställningstaganden samt organisatoriska och principiella frågor kommuniceras genom förbundschefen. 3

4 3.2 Extern kommunikation Intressenter/Konsumenter Presumtiva biodlare och köpare av svensk honung, samt andra biprodukter. Här finns också ett växande intresse för binas miljö och levnadsbetingelser. Media Viktig kanal för att öka intresset för och sprida kunskap om bin och biodling. Här finns möjlighet att kunna skapa opinion och en positiv bild av pollineringens betydelse. Barn och ungdom Framtidens biodlare och viktiga opinionsbildare, inte minst inom miljöområdet. Forskare Inom flera områden och sektorer har forskningen ökat sitt intresse och kunskapen om bin och biodling. Dessa forskningsresultat kan ge synergieffekter för biodlingen i Sverige och ett gott samarbete bör därför eftersträvas. Endast metoder, medel och preparat som är beprövade och som visat sig ha en positiv effekt, ska presenteras av Biodlarna. Politiker och myndigheter Att informera och upplysa beslutfattare och tjänstemän på olika nivåer utifrån förbundets bästa är värdefullt. Att påverka agendan och processen och ge tillfälle att visa vår syn på frågor breddar och förbättrar andra aktörers handläggning och beslutsfattandet. Förbundsstyrelsen utser kontaktperson på rätt nivå mot nationella organisationer. Det ger legitimitet och skapar gemensam målbild för arbetet på alla nivåer, mot exempelvis Jordbruksverket, Naturvårdsverket, Livsmedelsverket, Departement, Riksdagspolitiker, etc. 4

5 Lokalföreningar påverkar inom sitt område kommuner, landsting, med flera att fatta beslut, som gynnar biodling, genom skötsel av grönytor, användning av gifter, mm. Gröna intresseorganisationer Flera andra organisationer har liknande agenda som oss. Att samarbeta och vara flera som förmedlar samma eller liknande budskap förstärker effekten. Pålitliga samarbetspartners är viktiga. Förbundsstyrelsen utser kontaktperson på rätt nivå mot nationella organisationer. Sådant samarbete kan också ske på distrikts och lokala nivåer med exempelvis Biodlingsföretagarna, Naturskyddsföreningen, LRF, etc. 3.3 Kommunikationskanaler Bitidningen Biodlarnas medlemstidning där redaktören, är redaktionellt ansvarig och anställd av Biodlarna. Biodlarna förbundsordförande är ansvarig utgivare. Hemsidan En informations- och nyhetsportal som är navet för förbundets olika kommunikationskanaler. Hemsidan innehåller den samlade kunskapsbanken med grundläggande information om Biodlarna och biodling. Dessutom är hemsidan också ett viktigt administrativt verktyg för förbundet. Webbansvarig utses av FS och och administrationen av hemsidan utförs av kansliet. Ansvarig utgivare är förbundschefen och/eller annan person som FS utser. Forumet En öppen diskussionsplats främst för Biodlarnas medlemmar för allt som rör biodling. Forumansvarig utses av FS, som administrerar forumet 5

6 själv eller i samarbete med annan utsedd person. Den som är forumansvarig har att övervaka så att det inte förekommer det som nämns längre fram i detta dokument under rubriken Kommentarer och inlägg får inte innehålla. Ansvarig utgivare är förbundschefen och/eller annan person som FS utser. Facebook, instagram och andra sociala medier Snabba kommunikationskanaler för förbundsinformation, men kan även förmedla mer lättsam och intresseväckande information som rör och tangerar bin och biodling. Den virala spridningen i sociala medier möjliggör kontakter med individer och organisationer utanför den traditionella målgruppen. Ansvarig för sociala medier är förbundets kommunikatör. Det operativa arbetet leds av kommunikatören och fördelas på några aktiva administratörer utsedda av förbundets styrelse. Här är det viktigt att komma ihåg att grunden för sociala medier är att den utgörs av en tvåvägskommunikation. Därför är det viktigt att förbundet, innan ett konto startas, diskuterar syftet med att öppna ett nytt konto via sociala medier, samt vilken beredskap det sedan skall finnas för att upprätthålla en dialog, och att hålla uppsikt över kontot. Sociala medier ger oss många möjligheter till att samverka och kommunicera och ska användas som ett komplement till vår egen hemsida. Syftet med exempelvis facebook är framförallt att skapa trafik, till vår egna hemsida biodlarna.se. Vad är anledningen / vårt mål med att använda sociala medier? Öka dialogen med våra medlemmar och blivande medlemmar. Öka insynen och deltagandet för våra medlemmar. Stärka Biodlarnas varumärke Vem/Vilka ska administrera sociala medier i Biodlarna? Beslut om vilka som ska representera Biodlarna på sociala medier tas i förbundsstyrelsen. På Biodlarnas facebooksida ska flera vara redaktörer. En av dem är kommunikatören, anställd av Biodlarna. Det är dock de förtroendevalda som ska vara ansiktet utåt och föra dialogen. 6

7 Vad och med vilken frekvens ska vi publicera på sociala medier? Sådant som är relevant för Biodlarna och dess medlemmar. Den största anledningen till att använda sociala medier, är att skapa ett intresse för vår organisation. Att föra en dialog med våra medlemmar och våra kommande medlemmar. Viktigt är att man för dialogen på sociala medier i Biodlarnas anda, som förtroendevald och inte utifrån egna intressen. Det är också viktigt att hålla en bra balans i antal inlägg, så att de som följer oss inte tröttnar. Inte för många inlägg och ej heller för få. Hur ska man hantera eventuella synpunkter, svar och kommentarer? Förtroendevalda som har fått i uppdrag att för Biodlarnas räkning närvara i sociala medier, ansvarar för hantering av inkommande synpunkter, svar och kommentarer. När den eller de som har ansvaret är frånvarande ska ersättare utses. Om man är rådvill är det viktigt att frågan skickas vidare till de/dem som kan svara. På sociala medier förväntar man sig ett skyndsamt svar. Därmed är det bra om man lägger upp ett schema för vem och vilka som bär ansvaret under aktuell tid. Det är också bra att sinsemellan och tillsammans med kommunikatören rådgöra om det dyker upp svåra eller kontroversiella frågor. Kontakt skall tas med kommunikatören om man har frågor kring publiceringen som rör relevans och etik. Vad ska tas bort? Material som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Innan man gör detta kan det vara bra att skriva ut inlägget på papper. Kommentarer och inlägg får inte innehålla: Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar. Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier. Olovliga våldsskildringar eller pornografi. Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet. Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material. Svordomar eller obscena ord 7

8 Partipolitiskt budskap Youtubekanalen Under rubriken BiodlingSWE finns Biodlarnas egen Youtubekanal med intressanta och informativa egenproducerade filmer för att informera biodlare, blivande biodlare och andra intresserade som vill lära sig mer om bin. Redaktionellt ansvarig är förbundets kommunikatör med oftast hjälp från utbildningsansvarig, då många ämnen berör utbildningsområdet. Ansvarig utgivare är förbundsordföranden. Nya kanaler Innan nya kanaler tillkommer eller avslutas ska beslut fattas i FS. Informationsbroschyrer Informationsbroschyrer till allmänhet, blivande biodlare och konsumenter. Tas fram i ett samarbete mellan kansliet och kommunikationsrådet. Pressmeddelanden Huvudansvarig är förbundets kommunikatör. Alla pressmeddelanden ska godkännas av förbundschefen eller förbundsordförande. Vid planerade pressmeddelande skall samtliga tre vara delaktiga i arbetet. 4. Relation till media Vid förfrågan från media om en intervju eller en kommentar bör grundinställningen vara att acceptera. Detta gäller alla medlemmar, förtroendevalda och personal. Det bör dock alltid påpekas vilken del av organisationen den som uttalar sig verkar inom och vilken nivå inom organisationen uttalandet representerar. Efterfrågas synpunkter från lokal-, distrikts- eller riksförbund hänvisas till styrelsemedlemmar på respektive nivå. Biodlarna bör på samtliga organisationsnivåer även eftersträva att förse media med nyheter, information och tips om aktiviteter och evenemang rörande bin och biodling i ökad omfattning. 8

9 För utförligare redogörelse, se bilagan Värt att tänka på som bifogas detta dokument. Se vidare under punkt 7 om Stöd och hjälp inför kontakter med journalister och massmedia. 5. Grafisk identitet/profil Biodlarnas grafiska profil finns på hemsidan som länk. Den ska användas för officiella dokument. Grafisk profil/sociala medier Biodlarnas platser i sociala medier ska så långt det är möjligt följa förbundets grafiska profil. Förtroendevalda bör om möjligt inte använda sina privata konton. I annat fall är det viktigt att det tydligt framgår vid vilka tillfällen de företräder, sig själva, biodlarföreningen, distriktet, eller förbundet. Ett tips, om man vill företräda sig själv, är att man skapar ytterligare ett konto, på Facebook, som då skulle kunna heta ex. Biodlare Förnamn Efternamn. 6. Bildpolicy På hemsidan finns bilder som kan användas fritt. I vissa fall ska fotografens namn anges. Det finns högupplösta bilder över länk. Personer på bilder som finns på hemsidan och som Biodlarna använder och publicerar ska ha godkänt publiceringen. På alla bilder som publiceras i foldrar och utbildningsmaterial i Biodlarnas namn ska personer som hanterar bin ha full skyddsutrustning (jacka och byxor eller overall, slöja samt handskar). Anledningen till detta är att bigift är ett mycket starkt gift och att allergiska reaktioner kan vara allvarliga. 9

10 7. Stöd och hjälp inför kontakter med journalister och massmedia Ta hjälp av andra i din närhet som tidigare blivit intervjuade, dessa kan finnas både inom den egna föreningen eller inom distriktet. Förbundets kommunikatör kan också användas som stöd inför en kommande intervju, med material/innehåll/fakta. Försök att förbereda dig om det aktuella ämnet, kanske finns det beskrivet i förbundets ställningstaganden, som finns under medlemsservice på förbundets hemsida. Ta del av informationen som finns i bilagan till detta dokument Värt att tänka på. Var modig och tro på dig själv, det kommer att gå bra! Lycka till! 10

11 Bilaga: Kommunikationspolicy Värt att tänka på. I den här bilagan finns hänvisningar till hemsidor, med tips om vad du behöver tänka på när du möter massmedia. Spelregler för press, radio och TV 20 tips inför mötet med en journalist 11