Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg

Transkript

1 Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg

2 1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 19 januari 2016 Plats: Skagerrak, Norra Hamngatan 14, Göteborg Obs platsen Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar mm/johnny Magnusson B. Aktuella rapporter från regiondirektör/ann-sofi Lodin C. Riskminimering, räntesnurra Västtrafik/Joakim Björck, Lars Hillerström D. Muntlig information angående långsiktig inriktning för botaniska trädgården/fredrik Adolfsson, Helena Nilsson E. Information om förlängning av avtal om laboratorium-verksamhet vid Skaraborgs Sjukhus/Eva Arrdal, Eva Sundström F. Långsiktig bedömning Västra Götalandsregionenens ekonomi/joakim Björck, Anders Östlund G. Trafikförsörjningsprogram, målbild för stomnätet i Göteborgsområdet och dess kopplingar till Sverigeförhandlingen/Ulrika Frick, Daniel Andersson, Lena Malm, Ulrika Bokeberg Beslutsärenden 1. Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Diarienummer RS Tillägg: MBL-förhandling med de fackliga organisationerna avslutades i oenighet Riktlinjer vid användning av e-post Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista från Ägarutskottet, (2) 3. Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS Anmälningsärenden Diarienummer Övriga frågor Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4

5 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar Handläggare: Mattias Olsson Ruppel Telefon: Epost mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Till Ägarutskottet Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande: 1. Godkänna förslag till 2016 års taxor för parkeringsavgifter för besök och tillstånd samt hyra för verksamhetsplatser kring Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Parkeringstaxor för 2016 enligt bilaga 1 föreslås med syfte att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar Västra Götalandsregionens budget. Marknadsvärden för parkeringar har under senare år stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och erbjuder parkering. Skatteverket är väl medvetna om denna utveckling och har i dagsläget större anledning att kontrollera förekomsten av parkeringserbjudande som kräver förmånsbeskattning. Risken att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas ökar om inte prisbilden för parkering justeras enligt detta förslag. Fördjupad beskrivning av ärendet Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober 2012 fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor inom VGR från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som utvecklat en parkeringsenhet som ska vara självfinansierad. Bakom förslaget ligger en kartläggning av marknadspriser för områden runt alla sjukhus inom VGR. Intervjuer har genomförts med parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden och avstämningar har gjorts med juridiska rådgivare kring förslaget. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

6 Datum (2) Diarienummer RS Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för personal som köper parkeringstillstånd. Förslaget innebär att målgruppen för parkeringserbjudandet utökas till att allmänheten ges möjlighet att köpa tillstånd att parkera vid sjukhusen. Motivet till denna förändring är att möjliggöra en något friare prissättningsstrategi inom VGR. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från övriga sjukhusinterna aktiviteter, exempelvis genom att sjukhuspersonalen inte längre i samma utsträckning behöver hantera parkeringstillstånd för anhöriga eller inneliggande patienter. Olika tillståndstyper har tagits fram för att skapa en valfrihet kring olika parkeringsalternativ. Dagtillstånd och natt och helgtillstånd är billigare alternativ, då de endast är giltiga under specifika tider. Denna prisjustering bedöms kunna minska risken för förmånsbeskattning. För att minska risken för att parkeringsplatser utnyttjas till biluppställning, har dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar. Koncernkontorets har, efter MBL-förhandling 21 december 2015, gjort följande två förändringar av Fastighetsnämndens förslag: Införa zon-indelning i Göteborgsområdet. Tillstånd med högre taxa gäller på parkering med lägre taxa, exempelvis ger ett tillstånd för SU Sahlgrenska möjlighet att även parkera på SU Östra tomten. Införa samma pris för ett dygnstillstånd som ett dagtillstånd under 2016, på tomter med en stor prishöjning motsvarande över 100 kr/månad. Detta förslag mildrar prishöjningen på tomter där marknadspriset skiljer sig stort från tidigare pris. Beredning Ärendet har diskuterats i kundrådet. Koncernkontoret har berett ärendet med rådgivning av parkeringskunnig konsult. Ärendet har förhandlats med regionens MBL-grupp som resulterade i justeringar av Fastighetsnämndens förslag. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Förslag parkeringstaxor Västra Götalandsregionens 2016, daterat Fastighetsnämndens protokoll ( 61), inklusive Västfastigheters tjänsteutlåtande och förslag på prisförändringar Beslutet skickas till Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar, mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

7 Förslag prisförändringar 2016 Bakgrund Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober , fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor vid Västra Götalandsregionens (VGR:s) fastigheter från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Detta beslut innebär att uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som valt att lägga huvuddelen av verksamheten i en egen enhet, Parkeringsenheten. Parkeringsverksamheten ska vara självfinansierad och personalen ska i största möjliga mån undvika att förmånsbeskattas. För att förmånsbeskattning ska vara en reell risk för den enskilde och för VGR måste marknadsvärdet för en parkeringsplats av samma beskaffenhet vara högre än det pris som Parkeringsenheten har. Under de senaste åren har marknadsvärdena för parkeringar stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och därmed erbjuder parkering. Samtidigt är Skatteverket medvetna om att denna marknadsförändring har skett och har även större anledningar att kontrollera detta. Risken för att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas har alltså blivit större och kan inte förändras om inte priserna förändras. Prisförslag För att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar VGR:s budget rekommenderas att beslut fattas för 2016-års förestående priser. Rekommendationen är dock att en undersökning av gällande och framtida marknadsvärden bör genomföras inför varje års beslut om tillståndspriser för att risken för förmånsbeskattning av VGR:s personal ska vara fortsatt minimerad. För att det ska vara enkelt för bilisterna att välja vilket tillstånd de vill/behöver köpa har även zoner skapats inom sjukhusgrupperna SU, SÄS, Fyrbodal och SkaS. Detta för att det ska vara en så enhetlig månadstaxa som möjligt samt för att det ska förenkla för bilisterna som arbetar på flera olika sjukhus inom samma sjukhusgrupp. Det finns maximalt fyra zoner per grupp: A-tillståndet är dyrast och gäller alltid överallt inom sjukhusgruppen B-tillståndet gäller i B-, C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet C-tillståndet gäller i både C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet D-tillståndet är det billigaste tillståndet och gäller endast i D-zonen Tillståndspriser För att minimera risken för förmånsbeskattning, öka möjligheterna till ett effektivt utnyttjande av sjukhusens parkeringsytor, samt ge bilisterna större möjligheter att köpa en produkt som motsvarar deras behov, föreslås ett nytt produktupplägg med tre olika tillståndstyper (dygn, dag och natt & helg se sidan 6) samt följande prisbild för Tabellen visar en sammanställning förslag på kommande taxor 2016, samt en budgetplan för åren , kronor per månad inklusive moms.

8 Tillståndspriser Sjukhus Zon Göteborgsområdet Sahlgrenska Sjukhuset A 240 Östra Sjukhuset B * Mölndals Sjukhus A * Högsbo Sjukhus B Rågården Botaniska Trädgården B Nordhemspolikliniken A 0 400* Kungälvs Sjukhus C * Angereds Närsjukhus B Södra Älvsborg Borås A Solhem A Skene B Alingsås Lasarett B Fyrbodal Skaraborg Uddevalla Sjukhus A * NÄL B Strömstads Sjukhus C Brinkåsen D Dalslands Sjukhus D Kärnsjukhuset i Skövde B Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus A Mariestads Sjukhus B Övriga Vita Huset Vitlycke museum Niklasberg Samtliga folkhögskolor Samtliga Naturbruksskolor Opaltorget * 2016 års prissättning för dygnstillstånd kommer att vara samma pris som för ett dagtillstånd på sjukhuset (75% av priset för dygnstillstånd)

9 Besökstaxor Sammanställning gällande taxor 2016 med förslag på taxor för 2016 samt en budgetplan för åren Priserna anges i kronor per timme inklusive moms. Timpriser Sjukhus Storgöteborg Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Sahlgrenska Sjukhuset Östra Sjukhuset Mölndals Sjukhus Högsbo Sjukhus Rågården Botaniska Trädgården Nordhemspolikliniken Kungälvs Sjukhus Angereds Närsjukhus Borås Solhem Skene Alingsås Lasarett Uddevalla Sjukhus NÄL Strömstads Sjukhus Brinkåsen Dalslands Sjukhus Kärnsjukhuset i Skövde Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus Mariestads Sjukhus Övriga Vita Huset Vitlycke museum Niklasberg Samtliga folkhögskolor Samtliga Naturbruksskolor Opaltorget

10 Verksamhetsplatser Med verksamhetsplatser menas platser som är reserverade för ett specifikt ändamål, så som ambulansplatser, jourplatser etc. När verksamheter vill ha nyttjanderätt till den här typen av platser ska hyra betalas. Prissättningen avser parkeringsplats på mark, och utgår från självkostnadsprincipen. I självkostnaden ingår även drift och underhåll, skylt och märkning av verksamhetsplatsen. I priset ingår ej elanslutning. Priset på verksamhetsplatserna varierar. Dessa variationer grundas på marknadspriset som skiftar över regionen. Om verksamhetsplats tillhandahålls i parkeringshus är hyran parkeringsplatsens andel av totala hyreskostnaden för parkeringshuset kompletterad med kostnaden för skylt. Tabellen visar en sammanställning med förslag på hyror för 2016, samt en budgetplan för åren Priserna anges i kronor per parkeringsplats per år exklusive moms. Verksamhetsplatser Sjukhus Sahlgrenska Sjukhuset Östra Sjukhuset Mölndals Sjukhus Högsbo Sjukhus Rågården Botaniska Nordhemspolikliniken Kungälvs Sjukhus Angereds Närsjukhus SÄS Borås SÄS Solhem SÄS Skene Alingsås Lasarett Uddevalla Sjukhus NÄL Fyrbodal Strömstads Sjukhus Brinkåsen Dalslands Sjukhus Kärnsjukhuset i Skövde Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus Mariestads Sjukhus Övriga Vita Huset Storgöteborg Södra Älvsborg Skaraborg

11 Bakgrund till föreslagna priser Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för de bilister som väljer att köpa parkeringstillstånd. För att minska risken för detta har en stor kartläggning av marknadspriser för områdena runt alla sjukhus genomförs. Marknadspriserna har kartlagts genom desk research och kompletterats med intervjusamtal med andra parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden. Marknadsvärdena som tagits fram baseras på att platserna i största möjliga mån följer dessa kriterier: Parkeringen är av liknande beskaffenhet Parkeringen ligger på gångbart avstånd från sjukhuset (0-1,5km) Tillstånd erbjuds på jämförelseytan (här räknas även boendeparkering in som en typ av tillstånd) Jämförelsen har utmynnat i att marknadsvärdet har kunnat anges i ett intervall. Hur brett intervallet är baseras på hur parkeringarna runt omkring den aktuella ytan ser ut. Både kommunala och privata aktörers prissättning har legat till grund för marknadsvärdena. Att bestämma ett marknadsvärde är komplext och olika tolkningar av samma yta kan göras. Vidare, föreslås att istället för att erbjuda personalparkering, utöka målgruppen och erbjuda allmänheten möjlighet att köpa tillstånd att parkera på områdena kring sjukhusen. Motivet till denna förändring har varit att Regionen på så vis kan ha en något friare prissättningsstrategi. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från de övriga sjukhusinterna aktiviteterna som kostar pengar att administrera för sjukvården, exempelvis genom att sjukhuspersonalen i samma utsträckning inte längre behöver hantera tillstånd för anhörigas eller inneliggandes parkeringar. Med ett allmänt tillstånd förenklas även förutsättningarna för att ett digitalt tillståndssystem ska kunna skapas och implementeras i VGR, då tillstånden inte är knutna till en anställning i regionen. Vidare, blir det med ett allmänt tillstånd enklare att förklara att parkeringen är en privat angelägenhet som ska hanteras av den enskilde privatpersonen. Projektet har genomfört en riskanalys för att påvisa vilka typer av risker som kan komma att uppstå vid övergång till ett allmänt tillstånd. Slutsatsen är att den största risken vid införandet av denna typ av tillstånd är att det blir ett externt inflöde av bilister till parkeringarna som tidigare inte fanns. Sannolikheten för att den ska inträffa bedöms som relativt låg om prissättningen följer marknadens prissättning, vilket är den i enlighet med den riktning som Västfastigheter behöver utvecklas. Dock finns områden där risken för externt inflöde av bilister är större än andra, vilket oftast är kopplat till större städer och närheten till bostadsområden där det är svårt att få boendeparkering. Mölndal är ett område där tillståndspriserna kan behöva ses över under det kommande året. Det beror på osäkerhet kring hur marknadsvärdena påverkar Västfastigheters priser samt stort behov av parkeringsplatser.

12 Utöver den egna riskanalysen har Mannheimer Swartling Advokatbyrå (MSA) kontaktats för att genomföra en juridisk analys av konsekvenser och risker med att övergå från att endast erbjuda personalen tillståndsparkering till att erbjuda allmän tillståndsparkering. MSA:s analys har genomförts i fyra olika dimensioner: 1. Arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekter 2. Den nya policyn i relation till VGR:s kommunala kompetens 3. Den nya policyn i relation till konkurrensrättsliga regler 4. Skatterättsliga frågor risken för förmånsbeskattning Slutsatserna MSA kommit fram till är att det inte föreligger några stora risker vare sig inom de arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekterna, den kommunala kompetensen eller relationen till de konkurrensrättsliga reglerna. Däremot ser de en risk för förmånsbeskattning om Regionen väljer att lägga sin prissättning under marknadsvärdet. Om Regionen väljer att sätta priser som ligger under marknadsvärdet finns även en risk för att andra aktörer på marknaden anmäler Regionen på grund av att de snedvrider konkurrensen. Även om tillstånden säljs öppet på marknaden till alla som vill köpa finns en liten risk för förmånsbeskattning Utöver dessa två analyser har även en konkretisering av produkter skapats och förslag på tre olika tillståndstyper har tagits fram: Tillstånd Villkor Pris Vem får köpa? Dygnstillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller hela dygnet Maxtid: 5 dygn 100% av dygnspriset Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Dagtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl alla dagar 75% av dygnspriset (pga hög beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Natt & helgtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl Gäller hela dygnet under helg 60% av dygnspriset (pga låg beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Orsaken till att dessa olika tillståndstyper har tagits fram är för att skapa en valfrihet för bilisten att välja hur denne ska ha möjlighet att använda sin parkering. Dagtillstånd och natt & helgtillstånd är billigare alternativ för bilisterna, då de endast är giltiga under specifika tider. Därmed bör även risken för förmånsbeskattning minska. För att minska risken för att Västfastigheters parkeringar blir en biluppställningsplats har även dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar för att tvinga bilisterna att flytta sina bilar då och då.

13

14

15

16

17 Inkommen skrivelse (med bilagor) till regionstyrelsen från Nordvästra Götalands Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Sarah Jevrém Skickat: den 7 januari :10 Till: Regionstyrelsen <regionstyrelsen@vgregion.se> Kopia: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se> Ämne: Parkeringstaxa 2016 Regionstyrelsen, Vad undertecknad förstår ska beslut om parkeringstaxa 2016 tas av regionstyrelsen 12 januari. Nordvästra Götalands Läkarförening vill härmed lämna sin syn på saken och önskar att ni beaktar våra synpunkter inför beslut. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening Sarah Jevrém, Specialistläkare AnOpIVA NU-sjukvården Sektionsansvarig Barnanestesi- och Intensivvård Ordförande NVGL Medicinskt forum studierådet Ledamot Sveriges Läkarförbund Förhandlingsdelegationen Sveriges Läkarförbund Telefon internt: Telefon externt: Mobil:

18 Nordvästra Götalands Läkarförenings (NVGL) synpunkter på förlag till nya P-avgifter för regionens sjukhus i allmänhet och NU-sjukvården i synnerhet. För en organisation som tvingas anlita bemanningsföretag och begränsa sin verksamhet på grund av att man inte lyckas göra sig tillräckligt attraktiv som arbetsgivare kan det vara nyttigt att fundera på vilka signaler man skickar till nuvarande och eventuell framtida personal. Det handlar dels om man vill visa personalen att man ser den som en kassako eller en värdefull resurs, men i ännu högre grad om de skäl man anför uppfattas som ärliga och korrekta eller som dåligt utformade svepskäl. VG- region har härom året kraftigt höjt avgifterna i personalmatsalarna med hänvisning till att skattemyndigheten och konkurrensverket annars skulle haft synpunkter på prissättningen. Då skattemyndigheten tillfrågats av NVGL framgår att man inte ser att prissättningen utgjort någon förmån oavsett nivå då samma pris erbjudits allmänheten. Servicedirektör Sten Axelsson har heller inte på förfrågan kunnat ta fram hårddata som styrker att någon myndighet haft synpunkter. En liknande strategi tillämpas nu av Västfastigheter. Man har fått i uppdrag att göra parkeringsverksamheten självfinansierande, d.v.s. undersköterskor i Uddevalla genom en avgiftshöjning på 230% skall hjälpa till att bekosta byggnation av parkeringshus i Göteborg. Om detta må ju var och en tycka vad den vill, men det blir klart problematiskt när arbetsgivaren (liksom i personalmatsfrågan) uttrycker en rörande oro för att personalen annars skulle riskera förmånsbeskattas. Detta har man åtminstone i de fall parkeringarna närmast sjukhusen är gratis ingen grund till. Skattemyndigheten uttrycker med all önskvärd tydlighet: Om arbetsgivaren kan visa att det i nära anslutning till arbetsplatsen finns parkeringsplatser av liknande beskaffenhet till ett lägre pris kan detta pris istället användas vid värderingen av förmånen. (bil 1). Som framgår av bifogade kartor (bil 2) så är det i fallen Uddevalla och NÄL avsevärt närmare till gratisplatser (grön pil) än betalplatser (röd pil). Därmed torde arbetsgivaren tveklöst kunna hävda att gratis personalparkering inte skulle utgöra skattepliktig förmån. Regionen beslutar naturligtvis själv vilka priser man vill ta ut, men man bör nog betänka att man inte sitter inne med något good will- överskott gentemot vårdpersonalen, som redan i dagsläget är obenägen att till andra rekommendera sin arbetsgivare. Att på detta sätt utmärka sig jämfört med andra lokala arbetsgivare kan komma att kosta mer än det smakar. Framförallt bör man dock akta sig för att motivera det hela med hänvisningar till förmånsbeskattning, så länge detta inte är uppenbart relevant sjukhus för sjukhus. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 Inkommen skrivelse till regionstyrelsen från Skaraborgs Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Lars Olén Skickat: den 11 januari :25 Till: Ann-Sofi Lodin Regionstyrelsen Ämne: VB: Parkeringstaxa 2016 Regiondirektören och Regionstyrelsen! Inför att frågan om parkeringsavgifter vid våra sjukhus införande och höjning vill vi ( Skarborgs Läkaförening) framföra att vi ansluter oss till bifogade skrivning till Eder i frågan från Nordvästra Götalands Läkarförening. Inom parkeringar på SkaS finns ingen betalparkering att konkurrera med intill sjukhusen i Skövde Mariestad och Falköping. I Lidköping finns betalparkering endast som ligger centralt om sjukhuset. Utifrån förfrågning till skattemyndigheten blir förmånsvärdet då 0:-. Varför lägga så mycket energi på att dra in litet pengar från de anställda ledande till namnlisteinsamlingar osv. Bakrunden finns ju också att vi har de lägsta lönerna i Sverige. Med vänliga hälsningar Lars Olén överläkare ÖNH-kliniken SkaS Skaraborgs sjukhus ordförande Skaraborgs läkarförening

41

42 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret / Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson & Elisabet Ericson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion.se Till Ägarutskottet Riktlinjer vid användning av e-post Arkivnämnden har lämnat förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente, offentligrättsliga regler för e-post och hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor. Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige överlämnar förslag till riktlinjer vid användning av e- post i Västra Götalandsregionens verksamheter som svar på arkivnämndens förslag. Regionstyrelsen beslutar, under förutsättningen att regionfullmäktige överlämnar förslag på riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter till arkivnämnden, följande för egen del: 1. Regionstyrelsen antar riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 2. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 3. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att ta fram och besluta om rutiner som kan kopplas till användning av e-post. Sammanfattning av ärendet Utgångspunkter till förslaget är arkivnämndens förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente d.v.s. om regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK och offentligrättsliga regler för e-post d.v.s. vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS samt hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor, skrivelse , dnr RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

43 Datum (3) Diarienummer RS Ambitionen från början var att utifrån arkivnämndens förslag sammanställa en text med riktlinjer och rutiner i samma dokument. Det visade sig att nackdelarna med ett enda dokument var betydande. Förslaget till riktlinjer och svar till arkivmyndigheten har landat i en kort och översiktlig beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen bland annat vad gäller myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda, bevarande och gallring av e-post, användares och chefs ansvar vid användning av e-post och regionens e-postsystem. Riktlinjer för myndighetsbrevlådor och funktionsbrevlådor har under hösten 2015 tagits fram för Koncernkontoret. Förslaget är att riktlinjer vid hantering av e-post förvaltas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser samt revideras vart 4-5 år och beslutas av regiondirektör. Förslaget innebär att ett dokument med e-postrutiner vid användning av e-post måste färdigställas d.v.s. ett dokument som i detalj beskriver hur e-postsystemet ska användas och hur frågor ska hanteras. Förslaget är att tillhörande e-postrutiner revideras löpande, minst en gång per år, och beslutas av regiondirektör, eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektiv framtida hantering av revideringar av rutiner kopplat till användning av e-post och e-postsystemet. Fördjupad beskrivning Förslaget till riktlinjer har som utgångspunkt att det för användare ska vara lätt att göra rätt. Förslaget har utformats som fristående riktlinjer med fokus på innehåll och ändamålsenlighet som beaktar och tar hänsyn till flera olika perspektiv som bland annat teknik, kommunikation, säkerhet, ekonomi, HR-frågor, ledningssystem m.m. Förslaget till riktlinjer ska bidra till att regler, skyldigheter och ansvar är tydligt för alla användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem. Målet är också att bidra till en ökad medvetenhet hos alla användare kring möjligheter och risker vid användning av e-postsystemet. Andra utgångspunkter vid utformning av förslag till riktlinjer har varit beslut kring utformning och illustration av styrande dokument i Västra Götalandsregionen, regionstyrelsen , dnr RS Synpunkter och tekniska önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och enheter inom Koncernkontoret har också beaktats. Beredning En särskild arbetsgrupp, med representanter från verksamheter, VGR IT, objektorganisationen och Koncernkontoret har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram riktlinjer och rutiner vid hantering av e-post utifrån arkivnämndens förslag och synpunkter.

44 Datum (3) Diarienummer RS Våren 2015 skickades ett remissförslag ut till alla nämnder, styrelser och bolagsstyrelser med utgångspunkt från arkivnämndens förslag, synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt och enheter inom Koncernkontoret. Remissynpunkter har inarbetats i det bifogade förslaget till riktlinjer. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Sändlista beslut: Arkivnämnden Samtliga andra nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Avdelnings- och koncernstabschefer på Koncernkontoret IS/IT direktör Göran Ejbyfeldt Objektägare verksamhet Objektägare IT

45 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Avdelningschef för ärendeordning och kansli Regiondirektör Gäller tom: Regionstyrelsens beslutsdatum + 5 år Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinjer Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

46 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp och syfte Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter vid användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Bevarande och gallring av e-post Hantering av e-post i avslutad individuell e-postbrevlåda Ansvar och skyldighet att besvara och lämna ut e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information om användning av e-post Chefs ansvar vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Rutiner vid användning av e-post Exempel på rutiner och principer vid användning av e-post... 9

47 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Utgångspunkter för dessa riktlinjer och tillhörande rutiner är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. Säkerhetspolicy 1, tillhörande riktlinjer och regler om integritetsskydd är också viktiga utgångspunkter Målgrupp och syfte Målgrupp för dessa riktlinjer är användare (medarbetare, politiker och förtroendevalda) av Västra Götalandsregionens e-postbrevlådor det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda. Syftet med riktlinjerna är att vara en samlad beskrivning av vad som gäller vid användning av e-postsystemet i alla Västra Götalandsregionens verksamheter. Till dessa riktlinjer finns rutiner som i detalj beskriver processer, ansvar och principer vid användning av e-post Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan komma med förslag på förändringar av dessa riktlinjer Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan förvalta och besluta om rutiner vid användning av e-post Giltighet Dessa riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller för alla förvaltningar och bolag efter beslut i regionstyrelsen Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer, anger förutsättningarna för hur ett övergripande mål ska uppnås och hur uppdrag ska genomföras, beslutas av regionstyrelse eller av regiondirektör. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen vart 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner, anger detaljerade instruktioner för hur något ska utföras, och av vem, beslutas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Målbild är revidering vid behov dock minst en gång per år. 1 Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RS

48 4(9) Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen. 2. Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter vid användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-postsystemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i mycket begränsad omfattning och får c.1. inte inkräkta på ordinarie arbetsuppgifter eller c.2. påverka regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller c.3. innebära en ökad risk för spam eller c.4. i övrigt påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. d) Det ska tydligt framgå när e-post skickas privat. e) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda.

49 5(9) 2.2. Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål enligt rutin i respektive förvaltning och bolag. c) Ska säkerställa att inkommen e-post inklusive bilagor och som utgör allmänna handlingar, handläggs med av beaktande regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av allmän handling som kommit in till myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller i individuell e-postbrevlåda ska begäran, om utlämning av handling som har kommit in via e-post, överlämnas till diariefunktionen. e) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för individuell e-postbrevlåda när ärendet i e-posten inte är personberoende. f) E-post från ledningskansli eller motsvarande får undertecknas med På uppdrag av och därefter namn på förvaltningschef eller tjänsteman som förvaltningschef har utsett Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar Bevarande och gallring av e-post Användning av e-post innebär att samma regler ska tillämpas som för pappershandlingar vad gäller bevarande och gallring. Bevarande och gallring av handlingar som skickas med e-post styrs av bestämmelserna i arkivlagen och i arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. a) För att få gallra en allmän handling krävs stöd av ett gallringsbeslut. b) E-postmeddelanden och bifogade filer ska bevaras eller gallras med den gallringsfrist som anges för aktuell handlingstyp i dokumenthanteringsplan eller gallringsbeslut Hantering av e-post i avslutad individuell e-postbrevlåda Alla medarbetare med individuell e-postbrevlåda är ansvariga för att löpande skilja ut och utan dröjsmål hantera allmänna handlingar. Om det finns handlingar kvar i individuell e-postbrevlåda, när medarbetare

50 6(9) lämnat eller slutat sin anställning, är utgångspunkten att dessa handlingar är av tillfällig eller ringa betydelse Ansvar och skyldighet att besvara och lämna ut e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e- postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag men inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Medborgare och invånare ska kunna få svar på frågor som är skickade till en e-postbrevlåda så snart som möjligt. d) Utlämning av e-post. E-postmeddelande utan ärendeanknytning som skickats mellan tjänstemän inom en myndighet (d.v.s. inom en förvaltning eller bolag) är inte en allmän handling. Detta innebär att intern e-post som inte är del av ett formellt ärende ska ses som ett arbetsmaterial och inte betraktas som en allmän och offentlig handling Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, chattfunktion och motsvarande funktioner Automatisk vidarebefordran av e-post Automatisk vidarebefordran av e-post får inte ske. Detta innebär att e-post i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare till e-postsystem som finns utanför Västra Götalandsregionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner. Se vidare punkten 2.1 b) Individuell e-postbrevlåda får inte användas för privata ändamål mer än i undantagsfall och tjänstesignatur får aldrig användas när e-postmeddelanden skickas i privata ärenden. c) E-postanvändare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. 2 Högsta förvaltningsdomstolen HDF 2013 ref 86 i januari Lagrum 2 kap. 7 första stycket tryckfrihetsförordningen

51 7(9) d) Det är tillåtet att skicka sekretesskyddad information med e-post under förutsättning att e-posten är krypterad med en krypteringstjänst som godkänts av VGR IT och är i enlighet med rutin för krypterad e-post som utfärdats av koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats. e) E-postanvändare ska använda Mina vårdkontakter (1177 vårdguiden), om patient så önskar, när patientuppgifter skickas till patienter eller hantera kundsynpunkter i system som verksamhet tillhandahåller. Papperspost ska användas och korrespondensen ska diarieföras på sedvanligt vis när kontakt via internet inte är möjlig eller önskvärd. f) E-postanvändare har skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev och förfrågningar som kommer till individuell e-postbrevlåda. Vilka allmänna handlingar som ska diarieföras och vilka handlingar som ska sorteras och förvaras på annat sätt ska framgå av förvaltnings- och bolagsspecifika rutiner eller av dokumenthanteringsplan. g) E-postanvändare ska skydda lösenord och pinkoder för nätverksinloggning och åtkomst till individuell e-postbrevlåda. h) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. i) E-postanvändare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner vid användning av e-post. j) Om e-postanvändare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska lösenordet bytas omgående. k) E-postanvändare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till individuell e-postbrevlåda är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid semester, föräldraledighet, sjukskrivning eller annan frånvaro. l) E-postanvändare ska på eget initiativ tömma individuell e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida inte e-postmeddelanden och tillhörande bilagor kan betraktas som allmän handling och ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till linjechef eller medarbetare som linjechef utser. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer individuell e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida inte e-postmeddelanden och tillhörande bilagor kan betraktas som allmän handling och ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare. b) Om e-post finns kvar i individuell e-postbrevlåda ska chef säkerställa att det finns gallringsbeslut innan e-postmeddelanden, och tillhörande bilagor som är allmän handling, förändras eller raderas.

52 8(9) c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till individuell e-postbrevlåda omgående inaktiveras 3 eller tas bort när anställning eller uppdrag har upphört i Västra Götalandsregionen Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det är tillåtet att skicka sekretesskyddad information med e-post under förutsättning att e-posten är krypterad med en krypteringstjänst som godkänts av VGR IT och är i enlighet med rutin för krypterad e-post som utfärdats av Koncernkontorets säkerhetsenhet och objektägare för objekt IT-arbetsplats. b) Chef ska informera medarbetare att Mina vårdkontakter (1177 vårdguiden) eller papperspost ska användas när patientuppgifter skickas till patienter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Regler för sekretess vad gäller e-post är samma som för all annan information. Chef har ansvar för att medarbetare är informerad om de allmänna sekretessbestämmelser som gäller vid hantering av bland annat e-post Chefs ansvar för utbildning och information om användning av e-post Chef ansvarar för att medarbetare i verksamheten får ändamålsenlig utbildning och att riktlinjer och tillhörande rutiner vid användning av e-post är kända av alla medarbetare Chefs ansvar vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott a) Vid misstanke om brott eller om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-postsystem ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef, lokalt säkerhetsansvarig och till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT. Se vidare riktlinjer för informationssäkerhet punkt b) IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT ska genomföra en teknisk utredning vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott. c) Chef och dennes chef har ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas Chefs ansvar i övrigt a) Förvaltningschef eller bolagschef ansvarar för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner. 3 Innebär kontakt med VGR IT för inaktivering av HSA ID i Active Directory (AD) vilket säkerställer att medarbetare inte längre kommer åt e-post eller VGR Net. 4 Riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen, regionstyrelsen , dnr RS

53 9(9) a) Linjechefer ska se till att schema skapas för vem som täcker för vem och uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till individuell e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, föräldraledighet, sjukskrivning m.m. Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering i Outlook. 5. Rutiner vid användning av e-post I dokumentet rutiner vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter 5 kommer det att finnas detaljerade regionala rutiner för hur e-postsystemet ska användas i Västra Götalandsregionens verksamheter. Dessa rutiner uppdateras löpande och vid behov dock minst en gång per år Exempel på rutiner och principer vid användning av e-post Den som vill fördjupa sig i regionalt regelverk kring användning av e-post post hänvisas till rutindokument som förvaltas och beslutas av objektägare för IT-arbetsplats. Exempel på frågor som hanteras i rutindokumentet är: Allmänna utgångspunkter kring e-post och innebörden av begreppet allmän handling, vad som kan begäras ut i en e-postbrevlåda, m.m. Politiker och förtroendevaldas användning av e-post och när politiska frågor och fackliga uppgifter inte betraktas som allmän handling utan som enskilt meddelande. Tekniska utgångspunkter och regler för exempelvis kryptering av e-post, utlämning av e-post och postlogga, byte av lösenord m.m. Om att inte behöva lämna ut eget namn och egen e-postadress utan istället kunna besvara e-post med På uppdrag av. Hantering av individuell e-postbrevlåda när man inte är i tjänst (på grund av sjukdom, semester, annan frånvaro etc), innebörden av att kunna pausa en individuell e-postbrevlåda, delegering av e-postbrevlåda, hantering av annans e-postbrevlåda, vidaresändning av e-post, radering av e-postbrevlåda m.m. E-post kultur, det vill säga hur man uttrycker sig i e-postmeddelanden, vilka tidpunkter det är lämpligt och olämpligt att skicka e-post, att skicka kopia av e-post i onödan, att e-post måste vara tydlig och lätt att förstå, hur vi bjuder in och sprider information via e-post, om att använda kalenderfunktionen m.m. 5 Rutiner, vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter, förvaltas och beslutas av koncernavdelning ärendesamordning och kansli och av objektägare för objekt IT-arbetsplats i samverkan på regiondirektörens uppdrag.

54

55 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Eva Arrdal, Christina Karlsson Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen godkänner ledningssystem för hälso- och sjukvård för vårdgivaren Västra Götalandsregionen i enlighet med Socialstyrelsens författning (SOSFS) 2011:9. 2. Respektive utförarstyrelse inom hälso- och sjukvård ansvarar för att anpassa sitt system för ledning till det koncernövergripande ledningssystemet för hälso- och sjukvård. Sammanfattning av ärendet I Socialstyrelsens författning, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) regleras att varje vårdgivare ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Regionstyrelsen är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs i egen regi i Västra Götalandsregionen och har tagit fram förslag på en samlad, övergripande dokumentation kring ledningen av hälsooch sjukvården. Fördjupad beskrivning av ärendet Övergripande krav på ledningssystem I Socialstyrelsens författning, SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, regleras att varje vårdgivare ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. I reglemente för regionstyrelsen regleras att regionstyrelsen är vårdgivare för hälso- och sjukvårdsverksamheter i egen regi i Västra Götalandsregionen. Arbetet med ledningssystem Koncernledning hälso- och sjukvård beslutade i december 2013 om ett utvecklingsarbete för att få en samlad dokumentation av ledningssystemet inom hälso- och sjukvård. Arbetet har bedrivits i projektform med representation av flera kompetenser och förankring till utförarna inom hälso- och sjukvård Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

56 Datum Diarienummer RS (3) (projektdirektiv ). Projektägare har varit hälso- och sjukvårdsdirektören. Projektet slutredovisades till koncernledning hälso- och sjukvård i augusti Under 2015 startade arbetet med ett ledningssystem för hela Västra Götalandsregionen. Det innebär att den dokumentation som tagits fram gällande ledning av hälso- och sjukvård på sikt kommer att arbetas in i det heltäckande ledningssystemet. I avvaktan på det heltäckande ledningssystemet är det angeläget att regionstyrelsen godkänner framtaget förslag gällande hälso- och sjukvård. Det möter Socialstyrelsens krav på en samlad dokumentation samtidigt som det ger stöd för den koncernövergripande ledningen av hälso- och sjukvård. Förslaget till ledningssystem för hälso- och sjukvård Det material som arbetats fram inom projektet omfattar flera delar. Huvuddokumentet, Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen, beslutas av regionstyrelsen. Innehåller dokumentation av hur Västra Götalandsregionen som vårdgivare tillgodoser kravet på ledningssystem enligt SOFS 2011:9. Projektets bilagor har tagits om hand inom den ordinarie arbetsordningen för utarbetande av riktlinjer. Regiondirektören respektive hälso- och sjukvårdsdirektören beslutar om revidering och komplettering av styrande dokument som ingår i ledningssystem hälso- och sjukvård enligt delegeringsordning eller beslutsmandat i tjänsten. Genomförande av beslut Samtliga utförare av hälso- och sjukvård inom Västra Götalandsregionen (egen regi) ansvarar för att anpassa sina egna system för ledning till det beslutade ledningssystemet inom hälso- och sjukvård. Koncernkontoret ansvarar för att ledningssystemet inom hälso- och sjukvård förs in i och anpassas till det heltäckande ledningssystemet för Västra Götalandsregionen så snart det är möjligt. Beredning Projektredovisningen har godkänts av koncernledning hälso- och sjukvård Ärendet bereds inför regionstyrelsen på följande sätt: Koncernstabsledning Regionstyrelsens MBL-grupp Ägarutskottet