Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg

Transkript

1 Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg

2 1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 19 januari 2016 Plats: Skagerrak, Norra Hamngatan 14, Göteborg Obs platsen Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar mm/johnny Magnusson B. Aktuella rapporter från regiondirektör/ann-sofi Lodin C. Riskminimering, räntesnurra Västtrafik/Joakim Björck, Lars Hillerström D. Muntlig information angående långsiktig inriktning för botaniska trädgården/fredrik Adolfsson, Helena Nilsson E. Information om förlängning av avtal om laboratorium-verksamhet vid Skaraborgs Sjukhus/Eva Arrdal, Eva Sundström F. Långsiktig bedömning Västra Götalandsregionenens ekonomi/joakim Björck, Anders Östlund G. Trafikförsörjningsprogram, målbild för stomnätet i Göteborgsområdet och dess kopplingar till Sverigeförhandlingen/Ulrika Frick, Daniel Andersson, Lena Malm, Ulrika Bokeberg Beslutsärenden 1. Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Diarienummer RS Tillägg: MBL-förhandling med de fackliga organisationerna avslutades i oenighet Riktlinjer vid användning av e-post Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista från Ägarutskottet, (2) 3. Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS Anmälningsärenden Diarienummer Övriga frågor Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4

5 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar Handläggare: Mattias Olsson Ruppel Telefon: Epost mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Till Ägarutskottet Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande: 1. Godkänna förslag till 2016 års taxor för parkeringsavgifter för besök och tillstånd samt hyra för verksamhetsplatser kring Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Parkeringstaxor för 2016 enligt bilaga 1 föreslås med syfte att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar Västra Götalandsregionens budget. Marknadsvärden för parkeringar har under senare år stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och erbjuder parkering. Skatteverket är väl medvetna om denna utveckling och har i dagsläget större anledning att kontrollera förekomsten av parkeringserbjudande som kräver förmånsbeskattning. Risken att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas ökar om inte prisbilden för parkering justeras enligt detta förslag. Fördjupad beskrivning av ärendet Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober 2012 fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor inom VGR från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som utvecklat en parkeringsenhet som ska vara självfinansierad. Bakom förslaget ligger en kartläggning av marknadspriser för områden runt alla sjukhus inom VGR. Intervjuer har genomförts med parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden och avstämningar har gjorts med juridiska rådgivare kring förslaget. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

6 Datum (2) Diarienummer RS Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för personal som köper parkeringstillstånd. Förslaget innebär att målgruppen för parkeringserbjudandet utökas till att allmänheten ges möjlighet att köpa tillstånd att parkera vid sjukhusen. Motivet till denna förändring är att möjliggöra en något friare prissättningsstrategi inom VGR. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från övriga sjukhusinterna aktiviteter, exempelvis genom att sjukhuspersonalen inte längre i samma utsträckning behöver hantera parkeringstillstånd för anhöriga eller inneliggande patienter. Olika tillståndstyper har tagits fram för att skapa en valfrihet kring olika parkeringsalternativ. Dagtillstånd och natt och helgtillstånd är billigare alternativ, då de endast är giltiga under specifika tider. Denna prisjustering bedöms kunna minska risken för förmånsbeskattning. För att minska risken för att parkeringsplatser utnyttjas till biluppställning, har dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar. Koncernkontorets har, efter MBL-förhandling 21 december 2015, gjort följande två förändringar av Fastighetsnämndens förslag: Införa zon-indelning i Göteborgsområdet. Tillstånd med högre taxa gäller på parkering med lägre taxa, exempelvis ger ett tillstånd för SU Sahlgrenska möjlighet att även parkera på SU Östra tomten. Införa samma pris för ett dygnstillstånd som ett dagtillstånd under 2016, på tomter med en stor prishöjning motsvarande över 100 kr/månad. Detta förslag mildrar prishöjningen på tomter där marknadspriset skiljer sig stort från tidigare pris. Beredning Ärendet har diskuterats i kundrådet. Koncernkontoret har berett ärendet med rådgivning av parkeringskunnig konsult. Ärendet har förhandlats med regionens MBL-grupp som resulterade i justeringar av Fastighetsnämndens förslag. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Förslag parkeringstaxor Västra Götalandsregionens 2016, daterat Fastighetsnämndens protokoll ( 61), inklusive Västfastigheters tjänsteutlåtande och förslag på prisförändringar Beslutet skickas till Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar, mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

7 Förslag prisförändringar 2016 Bakgrund Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober , fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor vid Västra Götalandsregionens (VGR:s) fastigheter från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Detta beslut innebär att uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som valt att lägga huvuddelen av verksamheten i en egen enhet, Parkeringsenheten. Parkeringsverksamheten ska vara självfinansierad och personalen ska i största möjliga mån undvika att förmånsbeskattas. För att förmånsbeskattning ska vara en reell risk för den enskilde och för VGR måste marknadsvärdet för en parkeringsplats av samma beskaffenhet vara högre än det pris som Parkeringsenheten har. Under de senaste åren har marknadsvärdena för parkeringar stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och därmed erbjuder parkering. Samtidigt är Skatteverket medvetna om att denna marknadsförändring har skett och har även större anledningar att kontrollera detta. Risken för att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas har alltså blivit större och kan inte förändras om inte priserna förändras. Prisförslag För att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar VGR:s budget rekommenderas att beslut fattas för 2016-års förestående priser. Rekommendationen är dock att en undersökning av gällande och framtida marknadsvärden bör genomföras inför varje års beslut om tillståndspriser för att risken för förmånsbeskattning av VGR:s personal ska vara fortsatt minimerad. För att det ska vara enkelt för bilisterna att välja vilket tillstånd de vill/behöver köpa har även zoner skapats inom sjukhusgrupperna SU, SÄS, Fyrbodal och SkaS. Detta för att det ska vara en så enhetlig månadstaxa som möjligt samt för att det ska förenkla för bilisterna som arbetar på flera olika sjukhus inom samma sjukhusgrupp. Det finns maximalt fyra zoner per grupp: A-tillståndet är dyrast och gäller alltid överallt inom sjukhusgruppen B-tillståndet gäller i B-, C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet C-tillståndet gäller i både C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet D-tillståndet är det billigaste tillståndet och gäller endast i D-zonen Tillståndspriser För att minimera risken för förmånsbeskattning, öka möjligheterna till ett effektivt utnyttjande av sjukhusens parkeringsytor, samt ge bilisterna större möjligheter att köpa en produkt som motsvarar deras behov, föreslås ett nytt produktupplägg med tre olika tillståndstyper (dygn, dag och natt & helg se sidan 6) samt följande prisbild för Tabellen visar en sammanställning förslag på kommande taxor 2016, samt en budgetplan för åren , kronor per månad inklusive moms.

8 Tillståndspriser Sjukhus Zon Göteborgsområdet Sahlgrenska Sjukhuset A 240 Östra Sjukhuset B * Mölndals Sjukhus A * Högsbo Sjukhus B Rågården Botaniska Trädgården B Nordhemspolikliniken A 0 400* Kungälvs Sjukhus C * Angereds Närsjukhus B Södra Älvsborg Borås A Solhem A Skene B Alingsås Lasarett B Fyrbodal Skaraborg Uddevalla Sjukhus A * NÄL B Strömstads Sjukhus C Brinkåsen D Dalslands Sjukhus D Kärnsjukhuset i Skövde B Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus A Mariestads Sjukhus B Övriga Vita Huset Vitlycke museum Niklasberg Samtliga folkhögskolor Samtliga Naturbruksskolor Opaltorget * 2016 års prissättning för dygnstillstånd kommer att vara samma pris som för ett dagtillstånd på sjukhuset (75% av priset för dygnstillstånd)

9 Besökstaxor Sammanställning gällande taxor 2016 med förslag på taxor för 2016 samt en budgetplan för åren Priserna anges i kronor per timme inklusive moms. Timpriser Sjukhus Storgöteborg Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Sahlgrenska Sjukhuset Östra Sjukhuset Mölndals Sjukhus Högsbo Sjukhus Rågården Botaniska Trädgården Nordhemspolikliniken Kungälvs Sjukhus Angereds Närsjukhus Borås Solhem Skene Alingsås Lasarett Uddevalla Sjukhus NÄL Strömstads Sjukhus Brinkåsen Dalslands Sjukhus Kärnsjukhuset i Skövde Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus Mariestads Sjukhus Övriga Vita Huset Vitlycke museum Niklasberg Samtliga folkhögskolor Samtliga Naturbruksskolor Opaltorget

10 Verksamhetsplatser Med verksamhetsplatser menas platser som är reserverade för ett specifikt ändamål, så som ambulansplatser, jourplatser etc. När verksamheter vill ha nyttjanderätt till den här typen av platser ska hyra betalas. Prissättningen avser parkeringsplats på mark, och utgår från självkostnadsprincipen. I självkostnaden ingår även drift och underhåll, skylt och märkning av verksamhetsplatsen. I priset ingår ej elanslutning. Priset på verksamhetsplatserna varierar. Dessa variationer grundas på marknadspriset som skiftar över regionen. Om verksamhetsplats tillhandahålls i parkeringshus är hyran parkeringsplatsens andel av totala hyreskostnaden för parkeringshuset kompletterad med kostnaden för skylt. Tabellen visar en sammanställning med förslag på hyror för 2016, samt en budgetplan för åren Priserna anges i kronor per parkeringsplats per år exklusive moms. Verksamhetsplatser Sjukhus Sahlgrenska Sjukhuset Östra Sjukhuset Mölndals Sjukhus Högsbo Sjukhus Rågården Botaniska Nordhemspolikliniken Kungälvs Sjukhus Angereds Närsjukhus SÄS Borås SÄS Solhem SÄS Skene Alingsås Lasarett Uddevalla Sjukhus NÄL Fyrbodal Strömstads Sjukhus Brinkåsen Dalslands Sjukhus Kärnsjukhuset i Skövde Falköping Sjukhus Lidköpings Sjukhus Mariestads Sjukhus Övriga Vita Huset Storgöteborg Södra Älvsborg Skaraborg

11 Bakgrund till föreslagna priser Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för de bilister som väljer att köpa parkeringstillstånd. För att minska risken för detta har en stor kartläggning av marknadspriser för områdena runt alla sjukhus genomförs. Marknadspriserna har kartlagts genom desk research och kompletterats med intervjusamtal med andra parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden. Marknadsvärdena som tagits fram baseras på att platserna i största möjliga mån följer dessa kriterier: Parkeringen är av liknande beskaffenhet Parkeringen ligger på gångbart avstånd från sjukhuset (0-1,5km) Tillstånd erbjuds på jämförelseytan (här räknas även boendeparkering in som en typ av tillstånd) Jämförelsen har utmynnat i att marknadsvärdet har kunnat anges i ett intervall. Hur brett intervallet är baseras på hur parkeringarna runt omkring den aktuella ytan ser ut. Både kommunala och privata aktörers prissättning har legat till grund för marknadsvärdena. Att bestämma ett marknadsvärde är komplext och olika tolkningar av samma yta kan göras. Vidare, föreslås att istället för att erbjuda personalparkering, utöka målgruppen och erbjuda allmänheten möjlighet att köpa tillstånd att parkera på områdena kring sjukhusen. Motivet till denna förändring har varit att Regionen på så vis kan ha en något friare prissättningsstrategi. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från de övriga sjukhusinterna aktiviteterna som kostar pengar att administrera för sjukvården, exempelvis genom att sjukhuspersonalen i samma utsträckning inte längre behöver hantera tillstånd för anhörigas eller inneliggandes parkeringar. Med ett allmänt tillstånd förenklas även förutsättningarna för att ett digitalt tillståndssystem ska kunna skapas och implementeras i VGR, då tillstånden inte är knutna till en anställning i regionen. Vidare, blir det med ett allmänt tillstånd enklare att förklara att parkeringen är en privat angelägenhet som ska hanteras av den enskilde privatpersonen. Projektet har genomfört en riskanalys för att påvisa vilka typer av risker som kan komma att uppstå vid övergång till ett allmänt tillstånd. Slutsatsen är att den största risken vid införandet av denna typ av tillstånd är att det blir ett externt inflöde av bilister till parkeringarna som tidigare inte fanns. Sannolikheten för att den ska inträffa bedöms som relativt låg om prissättningen följer marknadens prissättning, vilket är den i enlighet med den riktning som Västfastigheter behöver utvecklas. Dock finns områden där risken för externt inflöde av bilister är större än andra, vilket oftast är kopplat till större städer och närheten till bostadsområden där det är svårt att få boendeparkering. Mölndal är ett område där tillståndspriserna kan behöva ses över under det kommande året. Det beror på osäkerhet kring hur marknadsvärdena påverkar Västfastigheters priser samt stort behov av parkeringsplatser.

12 Utöver den egna riskanalysen har Mannheimer Swartling Advokatbyrå (MSA) kontaktats för att genomföra en juridisk analys av konsekvenser och risker med att övergå från att endast erbjuda personalen tillståndsparkering till att erbjuda allmän tillståndsparkering. MSA:s analys har genomförts i fyra olika dimensioner: 1. Arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekter 2. Den nya policyn i relation till VGR:s kommunala kompetens 3. Den nya policyn i relation till konkurrensrättsliga regler 4. Skatterättsliga frågor risken för förmånsbeskattning Slutsatserna MSA kommit fram till är att det inte föreligger några stora risker vare sig inom de arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekterna, den kommunala kompetensen eller relationen till de konkurrensrättsliga reglerna. Däremot ser de en risk för förmånsbeskattning om Regionen väljer att lägga sin prissättning under marknadsvärdet. Om Regionen väljer att sätta priser som ligger under marknadsvärdet finns även en risk för att andra aktörer på marknaden anmäler Regionen på grund av att de snedvrider konkurrensen. Även om tillstånden säljs öppet på marknaden till alla som vill köpa finns en liten risk för förmånsbeskattning Utöver dessa två analyser har även en konkretisering av produkter skapats och förslag på tre olika tillståndstyper har tagits fram: Tillstånd Villkor Pris Vem får köpa? Dygnstillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller hela dygnet Maxtid: 5 dygn 100% av dygnspriset Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Dagtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl alla dagar 75% av dygnspriset (pga hög beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Natt & helgtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl Gäller hela dygnet under helg 60% av dygnspriset (pga låg beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Orsaken till att dessa olika tillståndstyper har tagits fram är för att skapa en valfrihet för bilisten att välja hur denne ska ha möjlighet att använda sin parkering. Dagtillstånd och natt & helgtillstånd är billigare alternativ för bilisterna, då de endast är giltiga under specifika tider. Därmed bör även risken för förmånsbeskattning minska. För att minska risken för att Västfastigheters parkeringar blir en biluppställningsplats har även dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar för att tvinga bilisterna att flytta sina bilar då och då.

13

14

15

16

17 Inkommen skrivelse (med bilagor) till regionstyrelsen från Nordvästra Götalands Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Sarah Jevrém Skickat: den 7 januari :10 Till: Regionstyrelsen <regionstyrelsen@vgregion.se> Kopia: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se> Ämne: Parkeringstaxa 2016 Regionstyrelsen, Vad undertecknad förstår ska beslut om parkeringstaxa 2016 tas av regionstyrelsen 12 januari. Nordvästra Götalands Läkarförening vill härmed lämna sin syn på saken och önskar att ni beaktar våra synpunkter inför beslut. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening Sarah Jevrém, Specialistläkare AnOpIVA NU-sjukvården Sektionsansvarig Barnanestesi- och Intensivvård Ordförande NVGL Medicinskt forum studierådet Ledamot Sveriges Läkarförbund Förhandlingsdelegationen Sveriges Läkarförbund Telefon internt: Telefon externt: Mobil:

18 Nordvästra Götalands Läkarförenings (NVGL) synpunkter på förlag till nya P-avgifter för regionens sjukhus i allmänhet och NU-sjukvården i synnerhet. För en organisation som tvingas anlita bemanningsföretag och begränsa sin verksamhet på grund av att man inte lyckas göra sig tillräckligt attraktiv som arbetsgivare kan det vara nyttigt att fundera på vilka signaler man skickar till nuvarande och eventuell framtida personal. Det handlar dels om man vill visa personalen att man ser den som en kassako eller en värdefull resurs, men i ännu högre grad om de skäl man anför uppfattas som ärliga och korrekta eller som dåligt utformade svepskäl. VG- region har härom året kraftigt höjt avgifterna i personalmatsalarna med hänvisning till att skattemyndigheten och konkurrensverket annars skulle haft synpunkter på prissättningen. Då skattemyndigheten tillfrågats av NVGL framgår att man inte ser att prissättningen utgjort någon förmån oavsett nivå då samma pris erbjudits allmänheten. Servicedirektör Sten Axelsson har heller inte på förfrågan kunnat ta fram hårddata som styrker att någon myndighet haft synpunkter. En liknande strategi tillämpas nu av Västfastigheter. Man har fått i uppdrag att göra parkeringsverksamheten självfinansierande, d.v.s. undersköterskor i Uddevalla genom en avgiftshöjning på 230% skall hjälpa till att bekosta byggnation av parkeringshus i Göteborg. Om detta må ju var och en tycka vad den vill, men det blir klart problematiskt när arbetsgivaren (liksom i personalmatsfrågan) uttrycker en rörande oro för att personalen annars skulle riskera förmånsbeskattas. Detta har man åtminstone i de fall parkeringarna närmast sjukhusen är gratis ingen grund till. Skattemyndigheten uttrycker med all önskvärd tydlighet: Om arbetsgivaren kan visa att det i nära anslutning till arbetsplatsen finns parkeringsplatser av liknande beskaffenhet till ett lägre pris kan detta pris istället användas vid värderingen av förmånen. (bil 1). Som framgår av bifogade kartor (bil 2) så är det i fallen Uddevalla och NÄL avsevärt närmare till gratisplatser (grön pil) än betalplatser (röd pil). Därmed torde arbetsgivaren tveklöst kunna hävda att gratis personalparkering inte skulle utgöra skattepliktig förmån. Regionen beslutar naturligtvis själv vilka priser man vill ta ut, men man bör nog betänka att man inte sitter inne med något good will- överskott gentemot vårdpersonalen, som redan i dagsläget är obenägen att till andra rekommendera sin arbetsgivare. Att på detta sätt utmärka sig jämfört med andra lokala arbetsgivare kan komma att kosta mer än det smakar. Framförallt bör man dock akta sig för att motivera det hela med hänvisningar till förmånsbeskattning, så länge detta inte är uppenbart relevant sjukhus för sjukhus. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening

19 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket På skatteverket.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor? Jag förstår Skatteverkets skrivelser Information om beskattning av parkeringsförmån Datum: Dnr/målnr/löpnr: - 1 Bakgrund Skatteverket har under den senaste tiden fått en mängd frågor angående beskattning av parkeringsförmåner. I Skatteverkets broschyrer och på verkets hemsida finns en del information angående beskattning av parkeringsförmåner. Informationen återfinns på Skatteverkets webbplats under rubriken broschyrer SKV 304 och Bilaga skattedeklaration Eftersom alla frågor inte kunnat lösas enbart med ledning av den redan publicerade informationen har Rättsavdelningen sammanställt en del råd om tillämpning av gällande regler. Dessutom innehåller dokumentet ett antal svar avseende en del vanliga frågor som ställts i samband med beskattning av parkeringsförmåner. 2 Regler vid beskattning av parkeringsförmån Av innehållet i 11 kap. 1 inkomstskattelagen (1999:1229), IL, följer att om en arbetsgivare tillhandahåller en anställd fri parkering vid arbetsplatsen utgör detta i princip en skattepliktig förmån. Av innehållet i Handledning för beskattning av inkomst och förmögenhet vid 2004 års taxering (HL) del 1 sid. 251 framgår att förmån av fri parkering vid arbetsplatsen är skattefri för förmånsbilar. Förmånen kan också vara helt eller delvis skattefri om den skattskyldige använder den egna bilen i tjänsten i betydande omfattning. Vid bedömningen av om bilen använts i betydande omfattning i tjänsten bör ledning kunna hämtas från reglerna om avdrag för resor till och från arbetet när kravet på tidsvinst inte är uppfyllt (12 kap. 27 IL). Reglerna innebär att avdrag medges för alla arbetsresor när den egna bilen använts i tjänsten mer än 160 dagar och vid minst 300 mils årlig körning i tjänsten. Om bilen använts mer än 300 mil i tjänsten och mellan 1/7

20 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket dagar medges avdrag för bil med det antal dagar bilen använts i tjänsten. 3 Värdering av parkeringsförmån Förmån som utgår i annan form än pengar värderas enligt bestämmelserna i 61 kap. 2 IL till det pris som den skattskyldige skulle ha fått betala på orten om han själv skaffat sig varan eller tjänsten. Utgångspunkten vid värderingen av parkeringsförmånen är således priset för jämförbar parkeringsplats belägen i närheten av arbetsplatsen. Med jämförbar i detta sammanhang menas att parkeringen ska vara av likvärdig beskaffenhet. En parkering i exempelvis varmgarage kan inte anses jämförbar med parkeringsplats belägen utomhus. Vidare får en parkeringsplats utrustad med motorvärmare anses ha ett högre marknadsvärde än en parkeringsplats utan tillgång till motorvärmare. 4 Arbetsgivarens redovisningsskyldighet för parkeringsförmåner Enligt 2 kap. 10 socialavgiftslagen (2000:980), SAL, är löner, arvoden, förmåner och andra ersättningar för arbete avgiftspliktiga. Av innehållet i 8 kap. 14 skattebetalningslagen (1997:483), SBL framgår att arbetsgivaren också måste ta hänsyn till skattepliktiga förmåner när han beräknar skatteavdraget. Arbetsgivaren måste alltså varje månad göra skatteavdrag på parkeringsförmånen om den är skattepliktig. Om arbetsgivaren tillhandahåller fri eller subventionerad parkeringsplats i anslutning till arbetsplatsen är han redovisningsskyldig för denna förmån. Redovisningsskyldigheten innebär att han måste ha sådana rutiner beträffande hur de anställda rapporterar om när de utnyttjar parkeringen så att arbetsgivaren får ett tillförligt underlag för sin redovisning. Detta gäller framförallt för de fall de anställda inte har särskilt anvisade platser utan utnyttjar dem i mån av tillgång. Frågor och svar 5 Parkeringsförmån för personer med handikapp och sjukdomar 5.1 Parkeringsförmån för anställd med parkeringstillstånd Fråga Frågan gäller en arbetsgivare som tillhandahåller parkeringsplats i ett garage åt en anställd som har parkeringstillstånd. I garaget finns inga särskilda handikapplatser. Är parkeringsförmånen skattepliktig för den anställde? Svar Kommunerna tilldelar efter ansökan parkeringstillstånd. Sådant tillstånd tilldelas rörelsehindrade personer. Parkeringstillståndet innebär att den som har detta tillstånd har rätt att utan kostnad parkera sin bil på de särskilda platser som anvisats för handikappfordon. Tillståndet innebär också en rätt att parkera fordonet varhelst det finns en ledig plats. Eftersom parkeringstillståndet innebär en rätt att parkera fordonet gratis saknar den av arbetsgivaren utgivna förmånen marknadsvärde. Någon skattepliktig förmån har således inte uppkommit för den anställde även om garaget saknar särskilt arrangerade platser för handikappfordon. 2/7

21 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket 5.2 Parkeringsförmån i varmgarage för anställd med sjukdom Fråga Frågan gäller en av arbetsgivaren tillhandahållen parkeringsplats i ett garage för anställd som lider av sjukdom. Av den anställde företett läkarintyg framgår att denne på grund av sin sjukdom måste ha tillgång till varmgarage i närheten av arbetsplatsen. Svar Av vad som sagts i avsnitt 2 framgår att fri parkering tillhandahållen av arbetsgivaren i princip utgör en skatte- och avgiftspliktig förmån för den anställde. En förutsättning för en sådan beskattning är att förmånen har ett marknadsvärde. I det här fallet saknar den anställde ett sådant parkeringstillstånd som berättigar till fri parkering. Med hänsyn härtill bör parkeringsförmånen värderas till vad det skulle ha kostat den anställde att själv betala parkeringsplatsen i garaget (se avsnitt 3). Av innehållet i 12 kap. 30 IL framgår att skattskyldig som på grund av sjukdom tvingas använda egen bil för arbetsresorna är berättigad till avdrag med belopp motsvarande de verkliga bilkostnader som belöper på resorna mellan bostaden arbetsplatsen. I det här fallet har den anställde företett ett läkarintyg som visar att han är berättigad till avdrag för resor med bil. Eftersom den anställde blir beskattad för parkeringsförmån får detta värde anses ingå i de totala bilkostnaderna som ligger till grund för beräkningen av avdrag för arbetsresor. 5.3 Parkeringsförmån för anställd som inte kan åka med allmänna färdmedel till arbetet Fråga Frågan gäller en parkeringsplats som arbetsgivaren upplåtit gratis till anställd som lider av en tarmsjukdom som innebär att denne inte kan åka med allmänna färdmedel till arbetet. En annan fråga i detta sammanhang är hur man skattemässigt ska hantera ett bidrag som Försäkringskassan lämnar till den anställde för parkeringskostnader vid arbetet. Svar Även i det här fallet uppkommer en skatte- och avgiftspliktig förmån för den anställde som bör värderas på samma sätt som anges under avsnitt 3. Om den anställde kan förete ett läkarintyg som visar att han är berättigad till avdrag för verkliga bilkostnader bör parkeringsförmånen även i det här fallet anses ingå i de totala bilkostnaderna som ska ligga till grund för beräkningen av avdraget för arbetsresorna. I HL del 1 sid anges följande: Vid beräkning av de verkliga bilkostnaderna ska hänsyn tas till ev. bidrag, t.ex. bilstöd till handikappade. Bidraget från försäkringskassan ska följaktligen även det beaktas vid beräkningen av de verkliga bilkostnader som ska ligga till grund för avdraget för resor till och från arbetet. 3/7

22 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket 6 Parkeringsförmån när bilen används regelmässigt i tjänsten 6.1 Bilen i beredskap för tjänsteresor Fråga Frågan gäller en arbetsgivare som tillhandahåller parkeringsplatser till anställda som använder sina bilar i viss utsträckning i tjänsten. I anställningsavtalet finns inskrivet att de anställda ska ha bilen med sig till arbetet varje dag ifall det blir någon utryckning i tjänsten. I flera fall kommer dessa anställda inte upp till 300 mils tjänstekörning eller 160 dagars körning i tjänsten. Kan de anställda undgå beskattning för parkeringsförmån på grund av skyldigheten att ha den egna bilen disponibel för tjänstekörning? Svar Som framgår av avsnitt 2 ska bedömningen av om den egna bilen använts regelmässigt i tjänsten göras enligt samma regler som gäller vid beräkning av avdrag för resor till och från arbetet. I HL del 1 sid. 342 anges följande när det gäller bilens användning i jourberedskap och liknande fall: Ofta åberopas som skäl för bilreseavdrag att arbetsgivaren uppställt krav på att den anställde har bil, att han har biltillstånd eller att han inte i förväg kan veta om han kommer att använda bilen i tjänsten under dagen. Dessa omständigheter utgör emellertid inte självständiga skäl för avdrag, utan måste sammanvägas med vad som ovan sagts om den faktiska regelmässiga användningen. I det här fallet måste bedömningen av om parkeringsförmån ska anses ha uppkommit göras med beaktande av dels den faktiska användningen i tjänsten dels innehållet i anställningsavtalet. 6.2 Bilen används även för transport till flygplats i samband med tjänsteresor Fråga Frågan gäller en arbetsgivare som tillhandahåller parkeringsplats åt en anställd som använder den egna bilen i tjänsten i viss utsträckning. Bilen används för en årlig tjänstekörning som överstiger 300 mil. Förutom ren tjänstekörning används bilen även för färd till och från flygplatsen vid tjänsteresor som företas med flyg. Sammanlagt har den anställde befunnit sig på tjänsteresa mer än 160 dagar under året. Frågan i detta sammanhang är om även de dagar som den egna bilen står parkerad vid flygplatsen ska räknas med vid beräkningen av om bilen använts regelmässigt i tjänsten. Svar I det här fallet har den anställde befunnit sig på tjänsteresa under sammanlagt mer än 160 dagar under året. Under dessa dagar har han inte kunnat utnyttja förmånen av fri parkering vid arbetsplatsen. Med hänsyn härtill och då uttrycket bilen använts i tjänsten i betydande omfattning även får anses innefatta de dagar bilen stått parkerad vid flygplatsen i samband med tjänsteresor med flyg bör någon parkeringsförmån inte påföras om körsträckan uppgår till minst 300 mil och det sammanlagda antalet tjänsteresedagar överstiger Parkeringsförmånens marknadsvärde 4/7

23 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket 7.1 Parkering med motorvärmare Fråga Frågan gäller en arbetsgivare som tillhandahållit sina anställda tillgång till fri parkering med motorvärmare. I närheten av arbetsplatsen finns avgiftsfri parkering utan tillgång till motorvärmare. Frågan gäller om de anställda som utnyttjar arbetsgivarens parkering ska förmånsbeskattas. Om så är fallet hur ska förmånen i så fall beräknas. Svar Kammarrätten (KR) i Sundsvall har i en nyligen avkunnad dom ( mål nr ) prövat frågan om beskattning av parkeringsförmån. I det aktuella målet hade arbetsgivaren tillhandahållit de anställda 12 parkeringsplatser med motorvärmare i anslutning till arbetsplatsen. Parkeringsplatserna var inte personliga och erbjöds de anställda i mån av plats. I närheten av arbetsplatsen fanns en avgiftsfri parkering dock utan tillgång till motorvärmare. Eftersom den av arbetsgivaren tillhandahållna parkeringsplatsen med motorvärmare inte kan jämföras med den avgiftsfria parkeringen fann KR att de anställda som utnyttjat parkeringsplatserna erhållit skattepliktiga förmåner. Värdet av parkeringsförmånen ska enligt 61 kap. 2 IL bestämmas till belopp motsvarande det pris som den skattskyldige skulle fått betala om denne själv skaffat sig tjänsten på den aktuella orten. I första hand bör marknadsvärdet beräknas till priset för jämförbar parkeringsplats i närheten av arbetsplatsen. Om sådan jämförbar parkering saknas kan förmånen alternativt beräknas till belopp motsvarande arbetsgivarens egen kostnad för parkeringsplatsen. Arbetsgivarens kostnad kan därvid beräknas antingen till faktisk erlagd hyra eller till belopp motsvarande de kostnader i form av el och andra merkostnader som belöper på parkeringsplatserna. 7.2 Marknadsvärdet på orten Fråga Är det alltid arbetsgivarens kostnad som ska ligga till grund för värdering av parkeringsförmån? Svar Utgångspunkten vid förmånsvärdering är det pris som den skattskyldige skulle fått betala om han själv skaffat sig tjänsten. Om arbetsgivaren kan visa att det i nära anslutning till arbetsplatsen finns parkeringsplatser av liknande beskaffenhet till ett lägre pris kan detta pris istället användas vid värderingen av förmånen. För att ett sådant lägre värde ska kunna tillämpas krävs emellertid att det verkligen är fråga om en likvärdig parkeringsplats. Som framgår av den ovannämnda KR-domen kan en vanlig parkeringsplats inte jämföras med en parkeringsplats utrustad med motorvärmare. Motsvarande gäller för parkeringsplatser i garage eller parkeringshus jämfört med parkering utomhus. På vissa mindre orter finns fri tillgång till avgiftsfria platser vid parkering utomhus. I sådana fall bör parkeringsförmånen anses sakna värde även om arbetsgivaren haft en kostnad för densamma. I sådana fall där arbetsgivarens kostnad understiger priset på jämförbara parkeringsplatser i anslutning till arbetsplatsen 5/7

24 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket bör förmånsvärdet beräknas till det sistnämnda värdet. 7.3 Parkeringsförmåner för s.k. miljöbilar Fråga Ska förmånsvärde beräknas även för s.k. miljöbilar elbilar m.fl. I en del kommuner får dessa fordon parkeras gratis eller till reducerat pris på kommunala parkeringsplatser. Svar Även i det här fallet föreligger i princip en skatte- och avgiftspliktig förmån. Avgörande vid bedömningen om skatteplikt föreligger är om förmånen har ett marknadsvärde. Av 61 kap. 2 IL framgår att förmånen ska värderas till det pris som den skattskyldige själv skulle fått betala om han skaffat sig tjänsten på orten. Vid värderingen av parkeringsförmånen för miljöbilar måste således hänsyn tas till de möjligheter till fri parkering eller parkering till reducerat pris som finns för jämförbara parkeringar inom den aktuella kommunen. Något generellt undantag för förmånsbeskattning för parkering för miljöbilar kan inte medges eftersom förhållandena varierar inom landet. 7.4 Kommunala parkeringslösningar Fråga I vissa kommuner finns möjligheter till gratis parkering eller parkering till starkt reducerade priser. Exempel på sådana subventionerade parkeringsmöjligheter är parkering med s.k. P-skivor och P-pass. P-skivorna och p-passen är avsedda att användas vid parkering på parkeringsplatser som annars är avgiftsbelagda. Har dessa parkeringssubventioner någon betydelse vid beräkning av marknadsvärdet för parkeringsförmåner? Svar Gemensamt för ovannämnda parkeringsalternativ är att de är avsedda att användas vid parkeringar under en begränsad tid (exempelvis 2-3 timmar). När parkeringstiden som markerats på p-skivan eller p-passet gått ut gäller vanlig parkeringsavgift. I samband med parkering vid arbetsplatser bör en jämförbar parkering omfatta heldag. På grund härav kan de alternativa parkeringslösningarna som beskrivits ovan i normalfallet inte användas vid bedömningen av om det föreligger parkeringsförmån. Värderingen av förmånen bör istället göras med hänsyn till de avgifter som normalt gäller i området. 7.5 Värdering av parkeringsförmån när arbetsgivaren äger fastigheten Fråga Hur ska förmån av fri parkering värderas när arbetsgivaren själv äger den fastighet där parkeringen är belägen? Svar Värderingen ska även i sådana fall göras med utgångspunkt från marknadsvärdet på orten. Jämförelse får 6/7

25 Skatteverkets skrivelse, Information om beskattning av parkeringsförmån Skatteverket därför i första hand ske med priset för motsvarande parkeringar i närheten av arbetsplatsen. Speciellt i storstadsregionerna kan en sådan jämförelse vara svår att genomföra i praktiken. Den omständigheten att det inte finns lämpliga jämförelseobjekt i närområdet innebär emellertid inte att förmånen saknar värde. Om jämförelseobjekt saknas i arbetsplatsens omedelbara närhet får ledning sökas i prisnivån för parkeringar av liknande beskaffenhet i andra områden på samma ort. 7/7

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 Inkommen skrivelse till regionstyrelsen från Skaraborgs Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Lars Olén Skickat: den 11 januari :25 Till: Ann-Sofi Lodin Regionstyrelsen Ämne: VB: Parkeringstaxa 2016 Regiondirektören och Regionstyrelsen! Inför att frågan om parkeringsavgifter vid våra sjukhus införande och höjning vill vi ( Skarborgs Läkaförening) framföra att vi ansluter oss till bifogade skrivning till Eder i frågan från Nordvästra Götalands Läkarförening. Inom parkeringar på SkaS finns ingen betalparkering att konkurrera med intill sjukhusen i Skövde Mariestad och Falköping. I Lidköping finns betalparkering endast som ligger centralt om sjukhuset. Utifrån förfrågning till skattemyndigheten blir förmånsvärdet då 0:-. Varför lägga så mycket energi på att dra in litet pengar från de anställda ledande till namnlisteinsamlingar osv. Bakrunden finns ju också att vi har de lägsta lönerna i Sverige. Med vänliga hälsningar Lars Olén överläkare ÖNH-kliniken SkaS Skaraborgs sjukhus ordförande Skaraborgs läkarförening

41

42 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret / Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson & Elisabet Ericson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion.se Till Ägarutskottet Riktlinjer vid användning av e-post Arkivnämnden har lämnat förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente, offentligrättsliga regler för e-post och hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor. Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige överlämnar förslag till riktlinjer vid användning av e- post i Västra Götalandsregionens verksamheter som svar på arkivnämndens förslag. Regionstyrelsen beslutar, under förutsättningen att regionfullmäktige överlämnar förslag på riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter till arkivnämnden, följande för egen del: 1. Regionstyrelsen antar riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 2. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 3. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att ta fram och besluta om rutiner som kan kopplas till användning av e-post. Sammanfattning av ärendet Utgångspunkter till förslaget är arkivnämndens förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente d.v.s. om regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK och offentligrättsliga regler för e-post d.v.s. vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS samt hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor, skrivelse , dnr RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

43 Datum (3) Diarienummer RS Ambitionen från början var att utifrån arkivnämndens förslag sammanställa en text med riktlinjer och rutiner i samma dokument. Det visade sig att nackdelarna med ett enda dokument var betydande. Förslaget till riktlinjer och svar till arkivmyndigheten har landat i en kort och översiktlig beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen bland annat vad gäller myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda, bevarande och gallring av e-post, användares och chefs ansvar vid användning av e-post och regionens e-postsystem. Riktlinjer för myndighetsbrevlådor och funktionsbrevlådor har under hösten 2015 tagits fram för Koncernkontoret. Förslaget är att riktlinjer vid hantering av e-post förvaltas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser samt revideras vart 4-5 år och beslutas av regiondirektör. Förslaget innebär att ett dokument med e-postrutiner vid användning av e-post måste färdigställas d.v.s. ett dokument som i detalj beskriver hur e-postsystemet ska användas och hur frågor ska hanteras. Förslaget är att tillhörande e-postrutiner revideras löpande, minst en gång per år, och beslutas av regiondirektör, eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektiv framtida hantering av revideringar av rutiner kopplat till användning av e-post och e-postsystemet. Fördjupad beskrivning Förslaget till riktlinjer har som utgångspunkt att det för användare ska vara lätt att göra rätt. Förslaget har utformats som fristående riktlinjer med fokus på innehåll och ändamålsenlighet som beaktar och tar hänsyn till flera olika perspektiv som bland annat teknik, kommunikation, säkerhet, ekonomi, HR-frågor, ledningssystem m.m. Förslaget till riktlinjer ska bidra till att regler, skyldigheter och ansvar är tydligt för alla användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem. Målet är också att bidra till en ökad medvetenhet hos alla användare kring möjligheter och risker vid användning av e-postsystemet. Andra utgångspunkter vid utformning av förslag till riktlinjer har varit beslut kring utformning och illustration av styrande dokument i Västra Götalandsregionen, regionstyrelsen , dnr RS Synpunkter och tekniska önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och enheter inom Koncernkontoret har också beaktats. Beredning En särskild arbetsgrupp, med representanter från verksamheter, VGR IT, objektorganisationen och Koncernkontoret har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram riktlinjer och rutiner vid hantering av e-post utifrån arkivnämndens förslag och synpunkter.

44 Datum (3) Diarienummer RS Våren 2015 skickades ett remissförslag ut till alla nämnder, styrelser och bolagsstyrelser med utgångspunkt från arkivnämndens förslag, synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt och enheter inom Koncernkontoret. Remissynpunkter har inarbetats i det bifogade förslaget till riktlinjer. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Sändlista beslut: Arkivnämnden Samtliga andra nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Avdelnings- och koncernstabschefer på Koncernkontoret IS/IT direktör Göran Ejbyfeldt Objektägare verksamhet Objektägare IT

45 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Avdelningschef för ärendeordning och kansli Regiondirektör Gäller tom: Regionstyrelsens beslutsdatum + 5 år Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinjer Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

46 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp och syfte Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter vid användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Bevarande och gallring av e-post Hantering av e-post i avslutad individuell e-postbrevlåda Ansvar och skyldighet att besvara och lämna ut e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information om användning av e-post Chefs ansvar vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Rutiner vid användning av e-post Exempel på rutiner och principer vid användning av e-post... 9

47 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Utgångspunkter för dessa riktlinjer och tillhörande rutiner är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. Säkerhetspolicy 1, tillhörande riktlinjer och regler om integritetsskydd är också viktiga utgångspunkter Målgrupp och syfte Målgrupp för dessa riktlinjer är användare (medarbetare, politiker och förtroendevalda) av Västra Götalandsregionens e-postbrevlådor det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda. Syftet med riktlinjerna är att vara en samlad beskrivning av vad som gäller vid användning av e-postsystemet i alla Västra Götalandsregionens verksamheter. Till dessa riktlinjer finns rutiner som i detalj beskriver processer, ansvar och principer vid användning av e-post Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan komma med förslag på förändringar av dessa riktlinjer Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan förvalta och besluta om rutiner vid användning av e-post Giltighet Dessa riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller för alla förvaltningar och bolag efter beslut i regionstyrelsen Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer, anger förutsättningarna för hur ett övergripande mål ska uppnås och hur uppdrag ska genomföras, beslutas av regionstyrelse eller av regiondirektör. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen vart 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner, anger detaljerade instruktioner för hur något ska utföras, och av vem, beslutas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Målbild är revidering vid behov dock minst en gång per år. 1 Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RS

48 4(9) Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen. 2. Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter vid användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-postsystemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i mycket begränsad omfattning och får c.1. inte inkräkta på ordinarie arbetsuppgifter eller c.2. påverka regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller c.3. innebära en ökad risk för spam eller c.4. i övrigt påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. d) Det ska tydligt framgå när e-post skickas privat. e) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda.