Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Torsdagen den 29 oktober 2015 kl Plats: Svea Hund Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Val av justerare samt tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan Dialoger 2015/2 3 Information från vård och omsorg 4 Ekonomisk uppföljning 2015/5 4 5 Personalstatistik 7 6 Synpunkter på socialtjänsten 2015/4 7 Rapporter/anmälningar enligt Lex Sarah 8 Frösunda Assistans - lägesrapport 9 Utförande av personlig assistans i Tomelilla kommun Beslutsärenden 10 Mål för vård och omsorgsnämnden 11 Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen (dnr /2015) 2015/ Avgifter vård och omsorg /

2 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 13 Kvalitetsuppföljning för Valkyrian samt hemtjänstområde söder avseende Vardaga 14 Kvalitetsredovisning personlig assistans Tomelilla kvartal 1 och 2 - Frösunda 2015/ / Revisionsrapport - Granskning av internkontroll 2015/ Redovisning av delegeringsbeslut 2015/ Redovisning av anmälningsärenden 2015/1 33 Gunnel Andersson (M) Ordförande Kerstin Andersson Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Kerstin Andersson E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Carola Lindgren M 2 Gunnel Andersson M 3 Gunvor Olsson C 4 Ann Harrysson SPI 5 Ida Bornlykke S 6 Figge Bergquist V 7 Tommy Falk SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 M 2 Elizabet Nilsson M 3 Eva Gustavsson C 4 Helene Nilsson KD 5 Sejdi Karaliti S 6 Lena Bottner S 7 Eva Olsson SD Ja Nej Avstår 3

4 EKONOMISK UPPFÖLJNING VÅRD OCH OMSORG 2015 VÅRD OCH OMSORG Redovisat Budget Avvikelse Årsbudget Prognos (tkr) (tkr) (tkr) avvikelse tom sept tom sept 3 Intäkter , ,0-424, ,0 0,0 4 Kostnader/Utgifter 5 791, ,0-8, ,0 0,0 5 Kostnader för arbetskraft , , , , ,0 6 Övriga verksamhetskostn , ,4-672, ,6-800,0 7 Övriga verksamhetskostn 8 156, ,0-471, ,0-600,0 8 Rr:s övriga kostn/intäkt 61,6 58,0-3,6 74,0 Totaler , , , , ,0 RESURSFINANSIERAD BUDGET 7210 Byavången resurs 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Valkyrian resurs -20,0 0,0 20,0 0,0 0, Norrevång resurs 958,1 82,0-876,1 1,0-200, Brinkehem resurs -1,9 51,0 52,9 1,0 250, Hemtjänst resurs 1 617,8 52, ,8 0, , Personlig assistans 646,5 12,0-634,5 15,0-850, ,5 197, ,5 17, ,0 ANSLAGSFINANSIERAD BUDGET 7010 Handläggar adminstration 3 338, ,0 504, ,0 350, VO gemensamt 3 046, ,0 755, ,0 500, Äldreomsorg egen regi , ,0-469, ,0-300, Byavången anslag 1 189, ,0 300, ,0 300, Valkyrian anslag 60,1 120,0 59,9 158,0 0,0 7231* Norrevång anslag 1 089, ,4 62, ,6 0,0 7241* Brinkehem anslag 1 963, ,0 290, ,0 200, Hemtjänst anslag 99,2 79,0-20,2 104,0 0, Ros-enheten 9 695, ,0-382, ,0-500, HSL , ,0-692, ,0-550, LSS gemensamt 230,7 42,0-188,7 52,0-200, LSS Externt 815,4 820,0 4, ,0 0, LSS övrig verksamhet , , , , , , ,4-958, , ,0 KS OMSORGSPENG Redovisat Budget Avvikelse Årsbudget Prognos (tkr) (tkr) (tkr) avvikelse tom sept tom sept 7000 Omsorgspeng , , , , ,0 *tilläggsanslag ansvar ,6 tkr *tilläggsanslag ansvar ,0 tkr 4

5 UPPFÖLJNING OMSORGSPENG 2015 ANSVAR 700 VOLYMER KOSTNADER A B C D E F G H I Volymbudget Volymbudget Utfall Avvikelse Budget Budget Utfall Avvikelse 2015 tom sept tom sept volymer A-pris 2015 tom sept tom sept kostnader Antal dygn särskilt boende Brinkehem Norrevång Valkyrian momsbidrag Byavången inkl Lintegen momsbidrag Antal timmar hemtjänst Egen regi Förenade Care momsbidrag Vardaga momsbidrag Antal dygn korttidsboende Korttidsboende inkl växelvård LSS-verksamhet Antal ärende personlig ass* sjuklön LSS Skolinternat extern korttidsvistelse/tillsyn extern placering (Aleris+Finja) momsbidrag Hsl-timmar Frösunda momsbidrag Total summa * förändring som innebär att viss kostnad flyttats till driftbudget 5

6 Kommentarer till ekonomisk uppföljning tom sept 2015 Lönekostnaderna fortsätter överskrida budget och för perioden 2,4 mnkr eller med 3 %. En förklaring är kostnader till följd av medvetet ökad bemanning, tex på gruppboenden och på Norrevång. Dessutom har en del lönekostnader bantats bort för att få budgetramen att gå ihop 2015, bl a är budgeten för timlöner sänkt med 855 tkr jämfört med föregående år. Dessa har ett underskott med 2,5 mnkr. Mertid och övertidsbudget är helt borttagen. Budget för ob-kostnader är höjd men har ändå underskott. Kostnaderna för sjuklöner är högre än förra året då sjuktalen ökar. Resursfinansierad budget Äldreboendena i egen regi har underskott med 823 tkr med anledning av förstärkt personalbemanning på Norrevång. Hemtjänstens underskott fortsätter men här pågår nu en översyn och kartläggning av verksamheten som leds av nya verksamhetschefen och nya enhetschefen. Personlig assistans har ett underskott på 635 tkr med anledning av att inga kostnader budgeterats här utan i omsorgspengen. Anslagsfinansierad budget Gemensam administration har överskott med tillsammans 800 tkr för bl a löner och delar av prestationsersättningen. Här finns också poster som överskridit budget, betalningsansvar och handledning till enhetschefer som tillsammans är en kostnad på 180 tkr samt införandet av arbetskläder som nu kostat 237 tkr att jämföra med budgetanslaget på 100 tkr. Kostnaderna för matdistributionen ligger fortfarande ca 200 tkr över budget pga en missuppfattning vid budgeteringen mellan oss och kostenheten. Fastighetskostnaderna fortsätter ha ett överskott som tillsammans är ca 600 tkr. Solgläntan har ett underskott med 160 tkr som visat sig bero på felbudgeterade po-kostnader. Resurspoolen har för perioden ett underskott med 150. Här finns vissa lönekostnader som inte är säljbara vilket ska diskuteras med personalavdelningen inför budget Nattpatrullen har pga sin tillfälliga utökning av personal ett underskott på 90 tkr men denna har nu upphört. Bostadsanpassning och tekniska hjälpmedel har överskridit budget med 500 tkr för perioden. Lönekostnaderna för hsl-verksamheter har ett underskott med anledning av ett avgångsvederlag på 200 tkr samt att budgeten för tillfälligt inhyrd personal är överskriden. En del renoveringskostnader har tagits på centrala LSS-budgeten vilket medfört ett underskott med 170 tkr. Egenregiverksamhetens underskott pga ökad bemanning och är nu uppe i 1,2 mnkr. I prognosen för resten av året finns medräknat stimulansmedel med 1,6 mnkr fördelat på 300 tkr för demensplatser på Valkyrian, 800 tkr för ökad bemanning Norrevång, 400 tkr för ökad bemanning HSL och 100 tkr till lss-verksamheten för en tjänst som övergått till äldreomsorgen men lönekostnaden ligger kvar på lss resten av året. Omsorgspeng För perioden råder ett underskott med ca 2,3 miljoner. En prognos för resten av året visar på ett underskott med drygt 3,9 mnkr som presenteras vid genomgång av omsorgspengen. 6

7 Sjukfrånvaro Vård och omsorg tom augusti

8 Statistik sjukdagar Urval: Tomelilla kommun / Tjänstemannaorganisation / Vård och Omsorg Datumintervall: <-> Åldersgrupper Antal sjukdagar Totalt m k < 30 år m k år m k > 49 år m k år > 1år Sida 1 av 1 8

9 Sjukfrånvaro Vård och omsorg tom september

10 Statistik sjukdagar Urval: Tomelilla kommun / Tjänstemannaorganisation / Vård och Omsorg Datumintervall: <-> Åldersgrupper Antal sjukdagar Totalt m k < 30 år m k år m k > 49 år m k år > 1år Sida 1 av 1 10

11 Tomelilla den 7 september 2015 Dnr VON 2015/43 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård-och omsorgsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Underlag till stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår nämnden att föreslå Kommunstyrelsen att rekvirera stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen med 1,6 m kr för andra halvåret Ärendebeskrivning Regeringen anser att äldre kvinnor och män ska ha tillgång till en likvärdig och jämlik äldreomsorg av hög kvalitet. Kommunen har ett ansvar att se till att alla äldre får sina behov tillgodosedda, oavsett vem som utför vården och omsorgen. Äldreomsorgen är en personalintensiv verksamhet där lönekostnaderna uppgår till 80 procent av den totala kostnaden. Med en ökad bemanning skapas utrymme för personalen att tillbringa mer tid med den enskilde och möjligheter för personalen att gemensamt utveckla verksamheten. Socialstyrelsen har därför fått i uppdrag att fördela medel för en tillfällig satsning på ökad bemanning inom äldreomsorgen och löpande följa upp detta. Fördelningen baseras på standardkostnaden för äldreomsorgen. Satsningen förväntas fortsätta fram till Bidragets storlek: 1,613912,14 kr från och med Vad kan medlen användas till: alla *personalkostnader som uppstått under andra halvåret 2015 för att öka bemanningen hos de äldre. Det ska ha skett genom att t.e.x nyanställa på hel- eller deltid eller utökade tjänstgöringsgrader. Syftet är att ha en stabil personalförsörjning som i sin tur bidrar till en ökad kontinuitet för den äldre. Mer detaljer finns i regeringsbeslutet. *gäller personal som arbetar nära den äldre (omvårdnadspersonal, legitimerad personal, arbetsledare) Rekvireras senast: Återrapportering: senast I uppföljningen ska det framgå hur många årsarbetstidskrafter, heltids- eller deltidstjänster som satsningen finansierat samt vilka effekter det fått för de äldre. 1 (2) 11

12 Beslutsunderlag Specifikation Stimulansmedel ökad bemanning äldreomsorgen Utökad bemanning med: Kostn/mån Kostn , 85 åa nattpersonal på Valkyrian från 15 okt åa nattpersonal på Norrevång, från juli , 34 åa dag Norrevång från juli , 5 åa dag omplacering från LSS till Norrevång från juli , 0 åa sjuksköterska från augusti , 0 åa arbetsterapeut från juli Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 12

13 13

14 14

15 Avgifter inom vård och omsorgsverksamhet SÖSK-kommuner Bilaga till förslag om avgifter Avgifter som räknas ihop, Max 1780 kr 2015 Tomelilla Sjöbo Simrishamn Ystad Skurup Hemtjänstavgift Olika innehåll i nivåerna ,99 tim 75% av avgiftsutrymme 11 tim 100% av avgiftsutrymme Hemsjukvård Lika ovan Lika ovan Lika ovan 1 besök besök 200 osv 6 besök el fler 590 Trygghetslarm - Installationsavgift Matdistribution, avgift för hemkörning Tekniska hjälpmedel - hämtning - tillfälligt behov - utprovn mm 200/mån 200 kr >15 dgr 125/mån < 15 dgr 250/mån Lika ovan 228/mån 225/mån 200/mån /mån 1669/mån hel 270/mån 10/portion 200/mån 835/mån halv *Inkl maten kr eller se hemsjukvård /mån max 6 mån Korttids/växelboende 57/dag 59/dag 59/dag 59/dag 59/dag? 15

16 96/mat (155/dygn) 94 mat/dag (155/dygn) 96 mat/dag (157/dygn) 89 mat/dag (148/dygn) 97 mat/dag (158/dygn) Dagverksamhet 40/dag demens?? 40/dag om ej hemtjänst Ledsagning eller avlösning, 25 kr/tim ej hemtjänst Fritt Matpriser ( ej maxtaxa) Måltider -Middag -frukost -kaffe (59) 52 Särskilt boende helkost Särskilt boende ev ny avgift - tillhandahållen utrustn, förbr?? 100/mån utr 100/mån förbr Vissa boenden 150/mån 77/mån 16

17 Tomelilla den 6 oktober 2015 Dnr VON DiaNr Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Förslag till avgifter 2016 Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår nämnden att föreslå kommunfullmäktige att besluta om avgifter för år Ärendebeskrivning Vård och omsorg måste inför budget 2016 se över både kostnader och möjligheter till intäkter i form av avgifter. En jämförelse med grannkommunerna bifogas. Förvaltningen föreslår en höjning av 1. hemtjänst och hemsjukvårdsavgiften, med maxtak på 1991 kr/månad, om lagförslaget antas av regeringen 2. Månadsavgiften för trygghetslarm höjs från 200 kr till 250 kr 3. Installationsavgift för trygghetslarm höjs från 200 kr till 250 kr 4. Ny avgift för samtalskostnader för trygghetslarm 50 kr/månad Beslutsunderlag Avgifter för hemsjukvård och kommunal hälso-och sjukvård är myndighetsutövning och socialtjänstlagen reglererar både avgiftstak och beräkning av avgiftsutrymme. (SoL 8 kap 5). Nu finns ett lagförslag i promemoria 2015:23 om en ändring av lagen. Avgiftstaket uttrycks i socialtjänstlagen som en andel av prisbasbeloppet. Andelen ska enligt lagförslaget beräknas på en tolftedel av 0,5392 gånger prisbasbeloppet istället för som nu 0,48. Lagändringen ger kommunen möjlighet att öka sina intäkter och föreslås träda i kraft den 1 januari Avgiftstaket höjs från 1780 till 1991 kronor per månad. Det innebär inte med automatik att inkomsterna ökar då den enskildes avgiftsutrymme måste räknas fram individuellt med ett förbehållsbelopp. 1 (3) 17

18 Brukare som idag har ett avgiftsutrymme som är högre än avgiften får en höjning. Nivå 0 är kommunens självkostnadspris. Nivå 1 och 2 beräknas procentuellt i förhållande till nivå 3. En viss justering har gjorts av nivå 1 så att enbart hjälp med städning (var tredje vecka) kostar mer i förhållande till omsorgsinsatser Nivå 0 1-1,49 timmar 370 kr/mån 380 kr/mån Nivå 1 1,50-3,99 timmar 474 kr/mån 664 kr/mån Nivå 2 4-9,99 timmar kr/mån 1328 kr/mån Nivå 3 10 timmar eller mer kr/mån 1991 kr/mån Om lagändringen inte träder i kraft räknar förvaltningen om avgifterna enligt tidigare fullmäktigebeslut med prisbasbeloppet för Avgiftstaket sänks då till 1772 kr/månad. Trygghetslarm Kommunerna ska ha infört digitala trygghetslarm med frekvent övervakning och ansvar för teleabonnemangen senast Förvaltningen har tecknat ett tilläggsavtal med Tunstall och i samarbete med IT avdelningen installeras digitala trygghetslarm hos nya brukare. Målet var att byta ut befintliga larm, hälften i år och hälften 2016 men på grund av budgetunderskottet har detta inte genomförts. Av totalt 360 larm är nu ett 50 tal digitala. Ett digitalt larm kostar 1980 kronor mot 625 kronor för analogt. Kommunen ansvarar för abonnemanget genom att leasa simkort av Tunstall för 50 kr/mån/larm. Den enskilde behöver inte längre teckna eget abonnemang eller betala egna samtalskostnader. Avgift 2015: Förslag 2016 Trygghetslarm 200 kr/mån. 250 kr/mån. Ingår i maxtaxan. Installationsavgift 200 kr 250 kr Ingår ej i maxtaxan. Ny; Samtalsavgift 50:- kr/mån för samtalskostnader på digitala larm. Vårt självkostnadspris för leasing. Ingår ej i maxtaxa Vi avvaktar förslag på höjning av matpriser till kostenhetens förslaget om efterrätter har beslutats. Övriga avgifter föreslås bli oförändrade för Stöd och omsorg Christel Nilsson 2 (3) 18

19 avdelningschef 3 (3) 19

20 1 Kvalitetsredovisning för Valkyrian samt hemtjänst söder avseende Datum och ansvarig för innehållet Helen Frennemark Hållö 20 Reviderad Kvalitetsavdelningen/LF

21 Verksamhetsbeskrivning Vardaga driver på entreprenad för Tomelilla kommun Valkyrians särskilda boende med tillhörande hemtjänstområde. Entreprenaden påbörjades och avtalet går ut Verksamhetsplaner för 2015 har upprättats för såväl Valkyrian och hemtjänst söder. Dessa överlämnades till kommunen i mars. Detta är en kvalitetsredovisning som avser första halvåret 2015 Ledningssytem Qualimax är Vardagas ledningssystem och baseras på Socialstyrelsens författning SOFS 2011: 9 samt den internationella standarden för kvalitetsledningssystem ISO 9001 God kvalitet enligt Qualimax innebär att - krav och mål uppfylls enligt gällande lag och föreskrifter - krav och mål uppfylls enligt företagets mål och koncept Ledningssystemet reglerar och stödjer vårt arbete bl.a. när det gäller dokumentation, avvikelsehantering och ständiga förbättringar. All personal arbetar med dessa frågor men en person/avdelning bildar tillsammans med ledningen ett kvalitetsråd där frågorna bevakas specifikt. Värdegrundsarbete Företagets värdegrund kring människosyn, bemötande och ledningsfilosofi genomsyrar vårt arbete Tomelilla kommuns värdegarantier för Vård och omsorg ligger också till grund för vårt arbete och för de kvalitetshöjande åtgärder vi arbetar med under året. Socialstyrelsens brukarenkät Resultatet från Socialstyrelsens brukarenkät är en annan viktig grundpelare i vårt kvalitetsarbete som påverkar våra utvecklingsinsatser. De senaste resultaten för Valkyrian och hemtjänst söder redovisade vi i verksamhetsberättelserna för 2014 Utvecklingsarbete Trygghet för våra kunder är viktigt och i detta är kontinuiteten en av de viktigaste delarna Under februari månad organiserade vi därför hemtjänstpersonalen i tydliga team där alla kunder har kontaktperson samt vice kontaktperson inom samma team. Runt varje kund finns det nu en mindre grupp/teamet som har kännedom om den enskilde och som hen har möjlighet att lära känna bättre I maj gjorde vi en kontinuitetsmätning med samma metod och urval som kommunen gör och uppnådde då resultatet Kommunens mål är 12 personer under en 14-dagarsperiod 2/6 21

22 I resultatet från brukarundersökningen kunde vi se att både kring aktiviteter och måltider fanns utvecklingsbehov på Valkyrian. Detta är två betydande delar för att våra boende ska uppleva att vardagen är meningsfull. Personalen har därför formulerat personliga handlingsplaner kring utvecklingen inom dessa områden. För att få likartat arbetssätt på hela boendet har vi under våren planerat för mindre förändringar i personalgrupperna. Dessa förändringar genomförs under hösten. Den enskildes önskemål ska ligga till grund för genomförandeplanen. På så sätt ska inflytandet stärkas. Utbildningsinsatser och stöd från arbetsledningen ska göra att kvaliteten på genomförandeplaner förbättras ytterligare både inom hemtjänsten och boendet. På Valkyrian deltager gruppcheferna vid upprättande eller uppföljning av en genomförandeplan/år och boende. Insatsen syftar både till att följa upp kvaliteten och som en handledning. Kundrådet på Valkyrian genomförs fyra ggr/år och har till syfte att stärka de boende och anhörigas inflytande på verksamheten. Vid dessa möten framförs många tankar och idéer, speciellt kring aktiviteterna och måltiderna Avvikelser SOL-avvikelser registreras i systemet Qmaxit medan HSL-avvikelser i såväl Magna Cura som Qmaxit. Följande antal och kategorier gäller för Valkyrian första halvåret 2015: Fall 72 Läkemedelshantering 38 Synpunkter och klagomål 11 Omvårdnad 9 Ej utförd insats 7 Brandskydd 3 Medicintekniska produkter 2 Stödfunktioner 1 Vårdkedjeproblematik 1 Trycksår 1 Arbetsmiljö 1 Lex Sarautredningar 0 Följande antal och kategorier gäller för hemtjänst söder första halvåret 2015: Fall 91 Läkemedelshantering 42 Omvårdnad 10 Arbetsmiljö 7 Ej utförd insats 3 3/6 22

23 Synpunkter och klagomål 3 Vårdkedjeproblematik 3 Lex Sarautredningar 0 I antalet läkemedelsavvikelser finns också avvikelser som gäller iordningställandet av läkemedel och är då en avvikelse som riktas mot kommunens HSL-organisation. Analys av avvikelser Merparten av avvikelserna beror på den mänskliga faktorn, ex glömska. Uppföljningen blir då viktig i förhållandet till den enskilde medarbetaren för att säkra att händelsen inte ska upprepas När det gäller läkemedelsavvikelserna har vi fortsatt att stärka rutinen med efterkontroll (något som påbörjades redan hösten 2014). Tydlighet och fokus på rutinen ger färre avvikelser. Och i en jämförelse mellan hösten 2014 och våren 2015 ser vi att avvikelserna för Valkyrian som handlar om efterkontroll av medicingivning har halverats För hemtjänsten har sju arbetsmiljötillbud registrerats första halvåret. Samtliga tillbud har uppkommit hos samma kund. Riskbedömning har gjorts tillsammans med den fackliga organisationen och handlingsplan är upprättad Egenkontroll Två gånger per år genomförs egenkontrollen. Senast i april Egenkontrollen, som består av ett stort antal frågor, genomförs av verksamhetschefen tillsammans med medarbetarna. Resultat för Valkyrian: 1,80 (Max värde: 2,0) Resultat för hemtjänsten: 1,73 (Max värde:2,0) Förbättringsområdena finns inom de delar som vi i verksamhetsplanen har prioriterat för året; genomförandeplaner och social dokumentation Förbättringslogg Utvecklingsområden som definieras genom avvikelser eller egenkontroller arbetar vi med i en Förbättringslogg Förbättringsloggen ger oss ett strukturerat och transparant arbetssätt när det gäller ständiga förbättringar 4/6 23

24 Temaområden Vardaga arbetar regelbundet med temaområden. Dessa kan syfta till att lansera nytt arbetssätt/nytt koncept men också sätta extra fokus på redan införda rutiner. Det senare gäller för området Risk/Preventionsbedömning. Detta temaområde startades upp och avslutades För Valkyrian innebar detta framför allt att vi uppdaterade samtliga medarbetare på gällande styrdokument inom området. Samtidigt säkrade vi rutinerna för att alla boende ska ha aktuella risk- och preventionsbedömningar Ett pågående område är Den goda natten. I detta arbete ökar vi samarbetet mellan dag och nattpersonal, tittar över schemaplaneringen samt ökar kunskapen hos personalen om äldres sömn. Senior Alert I arbetet med kvalitetsregistret Senior Alert har vi under året utökat med riskbedömning kring munhälsa Vid teamkonferenserna inom hemtjänsten har vi tagit initiativ till diskussionen att införa Senior alert även här. Något som vi har för avsikt att starta under hösten. Anhöriga 17 mars inbjöd vi till gemensam anhörigträff för Valkyrian och hemtjänsten. Den var välbesökt och temat var demenssjukdom Därefter har det varit ytterligare en anhörigträff för Valkyrian. Till boende och anhöriga har vi också distribuerat vårt Månadsblad en gång/månad Personal Vi har fortfarande en mycket stabil personalgrupp med låg omsättning. Inför sommaren anställdes en grupp semestervikarier som introducerades via utbildning och bredvidgång. Vikariegruppen har fungerat mycket bra Sjuktal Korttidssjukfrånvaron för de sex första månaderna: Valkyrian 4,1 % Hemtjänsten 3,9 % Efter tre frånvarotillfällen under sex månader så påbörjas en rehabiliteringsutredning. Första frånvarodagen har medarbetaren kontakt med gruppchefen. Om medarbetaren inte är åter på tredje arbetsdagen ringer verksamhetschefen upp hen. 5/6 24

25 Medarbetarenkät Senaste medarbetarundersökningen gjordes under våren 2014 och resultatet av denna redovisades i verksamhetsberättelserna för Ny enkät är inplanerad till hösten 2015 Kvalitetssamtal Vid sidan av utvecklingssamtal och lönesamtal har vi genomfört kvalitetssamtal med samtlig tillsvidareanställd personal under första halvåret. Dessa syftar till att skapa engagemang. I samtalen fokuserar vi på förbättringar och utveckling av verksamheten samt fångar personalens idéer. Tomelilla Helen Frennemark Hållö Verksamhetschef 6/6 25

26 Kvartalsredovisning för Q1 och Q2, 2015 Sammanfattning Vid årets ingång hade Frösunda 16 kunder i entreprenaden i Tomelilla kommun. Den 30/6 hade Frösunda 9 kunder då 5 valt andra utförare, en har valt att bedriva sin egen assistans samt en har valt Frösunda som leverantör i egen regi. Sedan årsskiftet har det kommit in en ny regionchef för entreprenaden. Vidare har det skett en kompetenskartläggning av verksamhetscheferna och de befintliga har ersatts med en ny VC som tillträdde i början av Maj. Den nya regionchefen gjorde en genomlysning av verksamheten och I början av mars inkom Frösunda med en handlingsplan till Tomelilla kommun. Nedan presenteras punkterna samt hur de hanterats: Samarbete med beställaren; Månadsvisa möten hålls med kommunens representanter Transparent redovisning av synpunkter och klagomål; Frösunda skickar in en sammanfattning med inkomna synpunkter och klagomål, den 5 varje månad och informerar kommunen inom 24 timmar vid allvarlig händelse. Ökad avtalskännedom hos nyckelpersoner; Egenkontroll genomfördes med befintlig VC som ej längre är kvar i verksamheten. En ny egenkontroll kommer att genomföras med den nya verksamhetschefen under hösten. Kompetenskartläggning av verksamhetschefer En kompetenskartläggning gjordes vilket resulterade i att de två befintliga verksamhetscheferna ersattes med en ny som tillträdde i början av Maj. Öka kundfokus bland Frösundas verksamhetschefer; Den nya verksamhetschefen kommer att gå Frösundas kundfokuserade chefsprogram som består av fyra moduler, med start under hösten. Social dokumentation; Alla genomförandeplaner uppdaterades under våren. Transparent kostnadsredovisning Frösunda levererar kostnadsredovisning månadsvis till kommunen och kunder, gällande hur assistansersättningen fördelas. Kompetens att mottaga delegering; Frösunda har gjort en kartläggning av kompetensprofil hos befintliga medarbetare utifrån kundernas behov av delegerade insatser. Vidare tillsågs att tillräckligt många sommarvikarier fick delegeringar 26

27 Säkerställa bemanning inför sommaren Det var en utmaning att rekrytera tillräckligt med personal inför sommaren, men det fungerade bra. Förutom att verksamhetschefen rekryterade, tog vi även hjälp av en intern rekryteringsspecialist. Vi erbjöd även en tipspeng till medarbetare som kunde rekommendera en bra assistent som sedan godkändes av kunden och denne fullföljde sitt sommarschema. Kundundersökning I början av juni genomförde Frösunda en kundundersökning, vilket sammanfattas i nedanstående punkter. De områden där kunderna lyft att det går att göra förbättringar var tidigare kända och arbete hade påbörjats. Detta gör Frösunda bra i Tomelilla Trevlig personal Kunderna anser att assistenterna och verksamhetschefen är trevliga Upplevelsen av en god assistans Kunderna anser att den assistans Frösunda erbjuder är kundorienterad Kunden får möjlighet att leva ett självständigt liv Kunderna upplever att den assistans Frösunda erbjuder ger möjlighet för kunderna att leva ett självständigt liv Detta ska Frösunda förbättra i Tomelilla Verksamhetschefens tillgänglighet Kunderna anser att det ibland är svårt att nå verksamhetschefen Mer information om Frösundas assistans Kunderna vill ha mer information om den assistans Frösunda erbjuder exempelvis aktiviteter och personalomsättningen hos assistenter. Följa upp åtgärder Kunderna efterfrågar att Frösunda i större utsträckning ska följa upp åtgärder som har genomförts 27

28 Medarbetarstatistik Hos våra nio kunder har vi sammanlagt 76 medarbetare varav 28 tillsvidareanställda, 21 visstidsanställda så länge assistansuppdraget varar, samt 27 timvikarier. Korttidsjukfrånvaron har under årets två första kvartal haft ett genomsnitt av 3,91% fördelat per månad enligt nedanstående tabell. Vidare har vi under samma period haft en sjukskrivning längre än 90 dagar. Sjukfrånvaro dag 1-90 Tomelilla Januari 3,74% Februari 3,75% Mars 3,92% April 3,84% Maj 5,18% Juni 3,08% Regionchef Salla Koistinen 28

29 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/44 Revisionsrapport - Granskning av internkontroll Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden har från revisionen mottagit granskningsrapport Granskning av intern kontroll. Revisionen önskar svar från vård och omsorgsnämnden på de bedömningar som görs i rapporten. Revisionens analys har gjorts utifrån COSO-modellens fem komponenter: Kontrollmiljö, Riskbedömning, Kontrollmoment, Information och kommunikation samt Uppföljning och utvärdering. Bedömningen avseende vård och omsorgsnämnden har avseende komponenten kontrollmiljö blivit tillräcklig. Komponenterna kontrollmoment, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering har bedömts som delvis tillräcklig medan komponenten riskbedömning fått omdömet otillräcklig. För komponenten riskbedömning (otillräcklig) anmärker revisionen att nämnden bör säkerställa att verksamheterna hädanefter genomför de riskbedömningar och att de används som underlag när de interna kontrollplanerna tas fram Riskbedömningarna bör vara dokumenterade och heltäckande. För komponenten kontrollmoment (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att några av de framtagna kontrollmomenten är till sin karaktär mer aktiviteter än kontrollmoment och att vård och omsorgsnämnden bör säkerställa att samtliga kontrollmoment utformas som aktiviteter och att de har en tydlig koppling till genomförd riskbedömning. Justerandes sign 29

30 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts För komponenten information och kommunikation (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att arbetet med att ta fram de interna kontrollplanerna är för närvarande främst en ledningsfråga. Verksamheternas medarbetare är endast i begränsad utsträckning involverade i själva framtagandet av planerna eller i utförandet av kontrollmomenten. Likaså är politikernas medverkan begränsad. Revisionen rekommenderar vård och omsorgsnämnden att vara mer involverad i det interna kontrollarbetet samt säkerställa att medarbetarna i högre grad involveras i det interna kontrollarbetet. För komponenten uppföljning och utvärdering (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att vård och omsorgsnämnden bör i sina uppföljningar av den interna kontrollen i större utsträckning redogöra för resultatet av sina kontroller och analysera resultatet samt göra en samlad utvärdering av kontrollsystemet. Vård och omsorgsnämnden instämmer i ovan anmärkningar och avser att, inför den interna kontrollen 2016, beakta dessa. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Granskningsrapport Granskning av intern kontroll, ankomststämplad Tidigare behandling Hit hämtas text från tidigare beslutsinstanser. Du behöver dock fylla i den senaste instansen manuellt. Förslag till beslut under sammanträdet Beslutet skickas till: Revisionen Justerandes sign 30

31 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/3 Redovisning av delegeringsbesluten Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegeringsbeslut för perioden 1 september 30 september Genomförandeplan ny 2 Genomförandeplan uppföljning 39 Genomförandeplan justerad 3 Hemtjänst 4 kap 1 SoL bifall 53 Hemtjänst 4 kap 1 SoL delavslag 1 Tillfällig insats 1 Avlösarservice 4 kap 1 SoL bifall 2 Trygghetslarm 4 kap 1 SoL bifall 20 Matdistribution 4 kap 1 SoL bifall 11 Ledsagare 4 kap 1 SoL bifall 11 Ledsagare 4 kap 1 SoL avslag 1 Boendestöd 4 kap 1 SoL bifall 3 Särskilt boende 4 kap 1 SoL bifall 6 Särskilt boende 4 kap 1 SoL delavslag 1 Korttidsboende 4 kap 1 SoL bifall 13 Växelvård 4 kap 1 SoL bifall 1 Personlig assistans 9 2 LSS delavslag 1 Personlig assistans Försäkringskassan 3 Ledsagarservice 9 3 LSS bifall 6 Kontaktperson 9 4 LSS bifall 4 Korttidsvistelse 9 6 LSS avslag 1 Korttidstillsyn 9 7 LSS bifall 1 Daglig verksamhet 9 10 LSS bifall 4 Kostnad sjuklön 17 Justerandes sign 31

32 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts Betalningsansvar september 2015 Vårddygn 0 Bostadsanpassningsbeslut för perioden 1 september 30 september Bifall 9 Delvis bifall 0 Avslag 0 Avskrivet 0 Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 32

33 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/1 Redovisning av anmälningsärenden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Redovisning av anmälningsärendena. Ärendebeskrivning 1. Enkät från Socialstyrelsen avseende sammanboende äldre den 2 september Svar på enkät från Socialstyrelsen avseende sammanboende äldre den 2 september Protokoll från Brukar- anhörigrådet den 1 september Anvisningar för rekvisition av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorg Ystad-Österlenregionens miljöförbunds kontrollrapport gällande Skogsdungens serviceboende den 24 september Utjämning av LSS-kostnader mellan kommuner, utjämningsåret 2016, preliminärt utfall den 1 oktober Innevarande protokoll. Justerandes sign 33

34 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts Förvaltningens förslag till beslut Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 34