IT-strategi 2020 Luleå tekniska universitet

Transkript

1 IT-strategi 2020 LTU ver. B IT-strategi 2020 Luleå tekniska universitet Sammanfattning Baserat på Luleå tekniska universitets vision, målbild och övergripande mål, Färdriktning 2020, beslutades en ny IT-strategi för LTU Under slutet av 2015 har denna reviderats för att vara aktuell fram till dess att en ny strategi tas fram samtidigt som LTU ser över sin vision nästa gång. Strategin är på övergripande nivå och är uppdelad i avsnitten behov, styrning och leverans. Till strategin skall en IT-strategisk handlingsplan kopplas som beskriver vilka aktiviteter som skall genomföras för att nå de mål som beskrivs i strategin. Handlingsplanen revideras och kvalitetssäkras årligen och IT-strategin revideras vartannat år samtidigt som LTU reviderar sin övergripande strategi. Behov En nulägesanalys har genomförts som baseras på workshops och en IT-enkät där verksamheten och studenterna deltagit. Den lyfter i huvudsak fram förbättringsområden inom IT-styrning, information, användarstöd, projektgenomförande och support. Även tillgång till kvalitetssäkrad verksamhetsinformation i samband med beslutsfattande måste bli bättre. Ett antal kompletterande workshops har genomförts med institutionsledningar, VSS och förvaltingsgrupper som underlag för en revidering av inriktningsmål och IT-riktlinjer (se bilaga 3). Baserat på nulägesanalysen och LTUs målbild Färdriktning 2020 har en IT-vision formulerats som sammanfattas i meningen: Lyhörd och ledande IT på LTU - som förnyar och skapar en attraktiv framtidsmiljö. För att stödja den har 11 st. inriktningsmål formulerats som är indelade i områdena generellt, utbildning och forskning. Inriktningsmålen syftar sammanfattningsvis till att: - IT-styrningen skall vara verksamhetsnära och fungera bättre - Kvalitetssäkrad information skall tillgängliggöras för medarbetare - Användarstöd och drift av den vardagliga IT-miljön skall fungera mycket bra - IT-miljön utvecklas löpande - Forskningen får ett bättre stöd - Utbildningen skall stödjas med moderna hjälpmedel Styrning För att styra mot målen finns 17 ST IT-riktlinjer formulerade som skall stödja medarbetare då beslut inom IT-området fattas.

2 IT-styrningen skall vara tydlig och ske nära verksamheten enligt LTUs IT-styrningsmodell. Alla resultatenheter inom LTU deltar så att rätt prioriteringar görs som säkrar maximal verksamhetsnytta. Den ekonomiska modellen skall baseras på öppenhet och tydliga kostnader för de tjänster som levereras. Indirekta kostnader skall minimeras så att uppföljning och prioritering underlättas samt att kostnadseffektiviteten blir så stor som möjlig. För att kunna följa att IT-verksamheten arbetar mot den målbild som beskrivs i strategin definieras ett antal övergripande mätetal som löpande skall följas upp i ett balanserat styrkort. Dessa grupperas inom områden IT-styrning, drift och leverans, utveckling, användarstöd och kostnadseffektivitet. Leverans IT-verksamhetens leveranser delas in i tre delar; projektportfölj för utveckling, tjänsteportfölj för löpande leveranser och tjänstekomponenter som beskriver hur tjänsterna byggs upp. Utvecklingsprojekt skall bedrivas enligt LTUs projektmodell och införda tjänster (baserade på olika IT-system) förvaltas och utvecklas vidare via LTUs systemförvaltningsmodell. Prioritering av fokusområden I den första versionen av LTUs IT-strategi 2020 finns 8 fokusområden definierade. Efter revidering har följande fyra identifierats som prioriterade för de kommande 2 åren, utan inbördes ordning: Digital studiemiljö - Lärplattform Stöd för samverkan i forskningsprojekt Beslutsstöd Information och användarstöd Övriga 4 kvarstår med lägre prioritet: LTU-arbetsplats Stöd för distansundervisning Informationsförsörjning Samverkan LTU skall i största möjliga mån köpa in färdiga, beprövade tjänster eller system i samband med utveckling förutsatt att inte stora avkall på behovsuppfyllnaden måste göras. IT-verksamheten på LTU skall vara organiserad i en beställarsida under ledning av IT-kontoret och en utförarsida som organiseras via IT-service (ITS). Chief Information Officer (CIO) skall ha ett funktionsansvar för IT-frågor med tillhörande budget, strategier och IT-styrningsmodell. Den gamla IT-strategin med tillhörande bilagor finns som bilaga 1 och övriga bilagor är nya som tagits fram i samband med revideringen. 2 (17)

3 Innehåll IT-strategi 2020 Luleå tekniska universitet... 1 Sammanfattning... 1 Prioritering av fokusområden Inledning Behov LTUs affärsmodell, vision och verksamhetsmål Omvärldsfaktorer Nulägesbeskrivning IT vision och inriktningsmål Styrning IT riktlinjer IT Styrning Ekonomisk modell Mätetal Leverans Tjänsteportfölj Fokusområden Resurser och organisation Sourcing Riskanalys Bilagor (17)

4 1. Inledning LTUs IT-strategi beskriver behov inklusive övergripande vision och mål, styrning och leverans av IT inom LTU. En IT-strategisk handlingsplan, som ska säkra att strategin följs, kommer att beskrivas utanför detta dokument. Handlingsplanen kommer att innehålla aktivitetsplaneringar för de fokusområden som pekas ut i avsnitt 4.2 samt aktivitetsplaneringar inom LTUs systemförvaltningsobjekt. Delarna i den IT-strategiska handlingsplanen uppdateras minst årsvis medan IT-strategin revideras vartannat år i samband med att LTU reviderar överordnad strategi. Dokumentet består av tre huvuddelar; behov, styrning och leverans. 2. Behov 2.1 LTUs affärsmodell, vision och verksamhetsmål Ett universitet ska bedriva utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund och på beprövad erfarenhet. Därutöver ska universitetet bedriva forskning, konstnärligt utvecklingsarbete och annat utvecklingsarbete. Universitetet ska också samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet. LTUs intäkter kommer från ersättning för utbildning och forskning. Utbildningen får intäkter baserat på antal helårsprestationer som presterats (i efterhand) och de helårsstudenter som varit registrerade under respektive år. Intäkterna för forskningen kommer huvudsakligen från offentliga finansieringskällor, EU och näringslivet. Intäkterna fördelas med ca 60 % från forskning och 40 % från utbildning. LTU verkar på en marknad med både nationella och internationella konkurrenter. I Sverige finns drygt 50 högskolor, universitet och enskilda utbildningsanordnare med rätt att utfärda examen. 14 av dem klassas som universitet. LTU har formulerat en vision samt övergripande strategiska mål och strategier som är väsentliga för att universitetet ska kunna uppfylla de krav och förväntningar som finns men också för att utveckla och utnyttja universitetets egna förutsättningar. Dessa fastställdes av universitetsstyrelsen LTUs vision Färdriktning 2020 är: Luleå tekniska universitet ett ledande tekniskt universitet för attraktiv och hållbar förnyelse LTU utvecklar det attraktiva hållbara samhället genom forskningsresultat som förändrar, utbildningar som utmanar och individer som samverkar. Vi är ett ledande tekniskt universitet som tillsammans med omvärlden bygger ett attraktivt hållbart samhälle. Genom vår forskning och utbildning som präglas av kreativitet, nytänkande, initiativförmåga och ansvar formar vi den värld vi lever i med kommande generationer i åtanke. 4 (17)

5 LTU har även övergripande inriktningsmål som indelas i följande områden: Forskning som förändrar Utbildning som utmanar Kultur och miljö som inspirerar Ovanstående finns beskrivet i mer detalj i LTUs vision Färdriktning 2020 (Se Bilaga 1). 2.2 Omvärldsfaktorer IT blir en allt mer integrerat del i all verksamhet och en möjliggörare för att nå universitetets mål. Gränsen mellan vad som kallas IT och verksamhet suddas hela tiden ut. IT både effektiviserar verksamhet och skapar nya utvecklingsmöjligheter. IT-verksamheten måste vara en naturlig del av kärnverksamheten och inte en separat intern leverantör. Det är viktigt att verksamhetens behov styr IT-utvecklingen, inte tekniken. I detta sammanhang har begreppet Digitalisering blivit allt mer vanligt. Grunden för digitaliseringen är att all information som vi hanterar blir digital och med detta följer allt mer avancerade IT-system och IT-redskap som vi använder för att jobba med informationen. För att få ut maximal nytta av digitaliseringen och vinna konkurrensfördelar krävs att digitaliseringen inte blir en teknikfråga utan utvecklas ihop med universitetets verksamhet, både inom forskning och utbildning. Det handlar om hur vi samlar, bygger och delar kunskap. En stark trend är att IT-tjänster blir enklare och mer tillgängliga tack vare allt billigare och kraftfullare mobila redskap som ständigt är uppkopplade mot internet, eller som det ofta populärt kallas, molnet. Detta skapar en större valfrihet runt vilka tjänster som används ända ned på medarbetarnivå. Det ökar nyttan med IT men också komplexiteten för en organisation att behålla kontrollen över hur information används och säkras. Hur universitetet jobbar med informationssäkerhetsfrågor kommer därmed att öka i betydelse. En annan viktig utmaning är att hela tiden öka kunskapen bland universitetets anställda runt hur de använder IT-verktyg i sitt arbete så att nyttan som uppstår av digitaliseringen kan hämtas hem. Utbildningsområdet kommer fortsätta att förändras den närmaste tiden med hjälp av digitala hjälpmedel. Nya pedagogiska metoder baserade på IT-verktyg utvecklas hela tiden och det blir enklare för studenter att tillgodogöra sig utbildning från vilket universitet som helst i världen tack vare distansöverbryggande teknik. Forskningen kommer också att bli effektivare och än mer global tack vare digitaliseringen och tillgång till stora mängder data. Nedan följer några viktiga trender som starkt påverkar utvecklingen av vår kärnverksamhet. Speciellt stor påverkan förväntas ske på modeller och metoder för utbildning Kraftfullare redskap och påverkan från konsument-it Gränsen mellan vilka redskap som medarbetare använder privat och i jobbet suddas ut allt mer. Medarbetarna kräver i allt större utsträckning att själv få välja sina redskap och om inte arbetsgivaren förser dem med vad de vill ha använder de egna redskap som de införskaffat 5 (17)

6 privat. Redskapen blir också allt mer användarvänliga och anpassade efter oss som användare, inte som tekniker, samtidigt som de blir mer kraftfulla Molnet Molnet är en teknik baserad på användning av datorer över internet. Det är en teknik där stora skalbara resurser, exempelvis processorkraft, lagring och funktioner, tillhandahålls som tjänster på Internet till användare som inte behöver ha den tekniska kunskapen eller kontrollen över infrastrukturen. Detta gör det möjligt att enklare använda avancerade IT-tjänster utan stor kunskap och stora investeringar. Påverkan är redan stor på hur IT används i verksamheten och det kommer att öka, speciellt i kombination med föregående trend som ger alla användare tillgång till avancerade redskap att använda molntjänster med Mobilitet Denna trend har pågått under en längre tid och får allt större betydelse. Vi blir allt mer mobila och kapaciteten i trådlösa nät ökar hela tiden som möjliggör allt med avancerad användning av mobila tjänster Socialt nätverkande Redskapen för social interaktion utvecklas snabbt. Sociala medier, nya kommunikationsverktyg och mobila tillämpningar är några exempel som gör att socialt nätverkande till en stark kraft i sättet vi kommunicerar och utbyter information Omvärlden blir uppkopplad Allt fler maskiner, fordon, gods, hushållsapparater, kläder och andra saker samt varelser (inklusive människor), förses med små inbyggda sensorer och datorer. Dessa kan uppfatta sin omvärld, kommunicera med den och på så sätt skapa ett situationsanpassat beteende och medverka till att skapa smarta, attraktiva och hjälpsamma miljöer, varor och tjänster. Detta ger tillgång till stora mängder data som ger oss förutsättningar för effektiviseringar och innovationer Tillgång till information Tack vare internets utbredning upplever vi en explosion av lättillgänglig information. Detta leder till snabbare informationsspridning, beslutsfattande, kompetensutveckling m.m Automatisering och artificiell intelligens Robotar och automatiska processer baserade på artificiell intelligens kommer att effektivisera många processer och ta över arbetsuppgifter från människor. Detta är en snabb utveckling just nu som kommer att påverka alla typer av verksamheter mer eller mindre. 2.3 Nulägesbeskrivning Inom LTU finns idag en stark centraliserad samlad leveransorganisation för IT i form av ITservice (ITS) och en liten beställarfunktion i form av IT-kontoret. IT-kontoret genomförde en nulägeskartläggning av hur IT-verksamheten upplevs på LTU genom nulägesworkshops med samtliga resultatenheter (Se bilaga 1) och en IT-enkät för personal och studenter (Se bilaga 1). Under 2015 har nya workshops genomförts (Se bilaga 3) Det är i dagsläget för få som vet hur IT-styrningen fungerar, var och hur beslut fattas samt hur 6 (17)

7 de kan påverka, även om det blivit bättre under de senaste åren. Detta är en grundpelare för en fungerande IT-styrning som maximerar verksamhetsnytta och att rätt beslut fattas gällande ITinvesteringar. Informationen om i huvudsak IT-styrning, pågående projekt och användarstöd (hur ITlösningarna används) måste också förbättras. Det måste bli enklare att använda LTUs IT-system för de som inte jobbar varje dag med dem. Även verksamhetsinformation t.ex. på LTUs web samt kvalitetssäkrad information i samband med beslutsfattande upplevs svår att hitta. IT-supporten upplevs ha bra kompetens och öppettider men åtgärdstider och kommunikationen kan bli bättre. Många upplever det komplicerat att lägga ärenden och känner att dialogen och återkopplingen runt hur ärendet hanteras inte är bra nog. Leveranser av hårdvara till användare bör också gå snabbare och med bättre kvalitet gällande vad som installeras på hårdvaran. En högre servicenivå önskas när det gäller ersättningshårdvara när någon har fått problem med sin befintliga lösning. Tjänsterna upplevs fungera bra då de är lanserade men införandeprojekten måste bli bättre. Specifika förbättringsområden som lyfts fram är trådlösa nätet, utrustning i lärosalar, stödet för distansundervisning samt samverkan mellan studenter och lärare. 7 (17)

8 2.4 IT vision och inriktningsmål IT-vision LTU Lyhörd och ledande IT på LTU - som förnyar och skapar en attraktiv framtidsmiljö IT skapar nytta genom IT-verksamhetens engagemang, lyhördhet och förtroende hos medarbetare och studenter. Studenter, medarbetare och samarbetspartners har möjlighet att utforska nya vägar inom sina specifika områden via en lättanvänd, flexibel och modern ITmiljö. Information, kommunikation och nära samarbete är tillgängligt för alla oberoende av tid och rum. IT främjar kreativitet och samarbete genom ett innovativt, framtidsanpassat IT-stöd som inspirerar och frigör tid till mer forskning och ökar förutsättningarna för framgångsrika resultat. IT möjliggör självständigt och aktivt lärande genom att öka möjligheterna till nära samverkan mellan studenter, lärare och forskare tillsammans med vår omvärld i Sveriges bästa studentmiljö. Utbildningen kännetecknas av modern teknik och hög mognad inom IT hos medarbetare och studenter Inriktningsmål för IT-verksamheten IT stödjer LTUs IT-vision genom att: Generellt 1. Medarbetare och studenter kan påverka utvecklingen av IT på LTU och det är lätt att kommunicera med IT-verksamheten. 2. Styrningen av IT är tydlig och säkrar att kombinationen av kostnadseffektivitet och verksamhetsnytta maximeras. 3. Verksamheten har via IT tillgång till kvalitetssäkrad information i rätt tid, oberoende av plats, för att möjliggöra ett effektivt beslutsfattande. 4. Alla medarbetare och studenter erbjuds ett behovsanpassat användarstöd inom ramen för LTUs IT-tjänster. 5. Den vardagliga IT-miljön för medarbetare och studenter är lättanvänd och fungerar mycket bra. Alla IT-relaterade leveranser sker enligt förväntan. 6. LTU har en ändamålsenlig IT-miljö som utvecklas löpande enligt uppsatta planer baserat på tydliga behovskartläggningar och mål. 7. IT-verksamheten verkar för ett hållbart samhälle genom att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln för de IT-produkter som används så långt det är rimligt. 8 (17)

9 Forskning 8. Forskare erbjuds IT-tjänster som underlättar samverkan med samarbetspartners och kommunikation av forskningsresultat. 9. LTU:s forsknings- och innovationsområden får vid behov ett anpassat IT-stöd vid utveckling av högteknologisk infrastruktur. Utbildning 10. LTU:s digitala och fysiska lärandemiljö utvecklas kontinuerligt i nära samarbete mellan studenter, lärare och IT-verksamhet så att den flexibelt stödjer studenters lärande baserat på LTU:s pedagogiska idé. 11. Fysiska testmiljöer erbjuds för att prova nya pedagogiska arbetsmetoder och digitala verktyg. 3. Styrning 3.1 IT riktlinjer IT-riktlinjerna är ett stöd i vardagligt beslutsfattande inom IT och skall spegla inriktningsmålen och visionen. Alla universitetsgemensamma IT-system skall förvaltas enligt LTUs systemförvaltningsmodell. Varje utvecklingsprojekt skall lämnas över till ett förvaltningsobjekt enligt LTUs projektmodell. Syftet med systemförvaltning är att följa verksamhetens behov och krav och tillgodose dessa genom att underhålla befintliga funktioner och tjänster men även implementera nya funktioner. För att skapa så stora förutsättningar som möjligt för IT-miljön att uppfylla verksamhetens behov skall alla universitetsgemensamma IT-system och lokala IT-system vid behov förvaltas. Detta kräver ett engagemang från verksamheten som måste planeras för inom ramen för respektive ansvarsområde. Stödjer inriktningsmål 1 och 2. IT-system skall utvecklas, upphandlas och införas enligt LTUs IT-styrningsmodell, ha en uppdragsgivare som godkänt funktionalitet, kunna nås oberoende av tid och rum och kunna integreras i IT-arkitekturen. Detta för att säkra att verksamhetens behov uppfylls, kostnadseffektivitet och att syftet med ITstyrning som beskrivs i avsnitt 3.2 nedan uppfylls. IT-system skall kunna integreras i ITarkitekturen för att bl.a. möjliggöra gemensam användarhantering, effektivare support, elektroniskt bevarande av informationen och ökad funktionalitet. Stödjer inriktningsmål 1, 2, 3, 5, 6, 10 och 11. Verksamhetens behov och synpunkter skall alltid vara vägledande för styrningen av IT. Genom IT-beredningen säkras att rätt satsningar prioriteras. 9 (17)

10 Nyttovärdering och hemtagning redovisas för alla IT-projekt. Utvecklingen av vår IT-miljö skall genomföras genom löpande dialog och behovskartläggningar. För att i största möjligaste mån säkra syftet med IT-styrningsmodellen enligt avsnitt 3.2 nedan. Stödjer inriktningsmål 1, 2, 8, 9, 10 och 11. Representanter från intern uppdragsgivare och användare skall finnas i varje projektstyrgrupp. Utvecklingsprojekt och införandet av nya tjänster måste ske nära verksamheten. Detta uppnås genom aktiva styrgrupper med rätt sammansättning från de som äger resurser i projektet och de största intressenterna som skall ta emot resultatet. Stödjer inriktningsmål 1, 2, 5 och 6. LTU skall i största möjliga mån köpa in färdiga, beprövade tjänster eller system i samband med utveckling och drift. Undantag från detta skall godkännas på rekommendation av ITberedningen. När nya system och tjänster utvecklas skall alltid färdiga system och externa tjänster övervägas som första alternativ för ökad kostnadseffektivitet och minimerad miljöpåverkan. Dessa skall vara beprövade och anpassas för att möta våra behov som kartlagts i förstudiefasen av projektet. Se mer i stycke 4.3 nedan. Stödjer inriktningsmål 2 och 7. All information i LTUs IT-system skall hanteras enligt LTUs informationssäkerhetspolicy med hänsyn till riktighet, tillgänglighet och konfidentialitet. Grunden för att ge medarbetare effektiv tillgång till information är att den är strukturerad rätt och att den hanteras på ett korrekt sätt enligt informationssäkerhetspolicyn. Stödjer inriktningsmål 3. Åtkomst till information i LTUs IT-system skall styras av en behovs- och rollanpassad behörighetspolicy. LTUs behörighetspolicy skall kontinuerligt anpassas för att styra hur access till IT-systemen hanteras och vem som har behörighet till vilka IT-system. Användare ska identifieras med hjälp av sina LTU-identiteter. Stödjer inriktningsmål 3. Alla IT-system skall ha en enhetlig användardokumentation på svenska. Om målgruppen är alla studenter eller alla anställda ska dokumentationen översättas till engelska. Behovsanpassad utbildning skall erbjudas löpande. För att få ut mer verksamhetsnytta så skall fokus på stöd till användarna ökas än mer. Det skall vara enkelt att få tillgång till information och utbildning oberoende av kunskapsnivå. Stödjer inriktningsmål 4 och (17)

11 Utveckling får inte under en längre period påverka drift av vardagliga IT-miljön negativt. Det är mycket viktigt att LTUs medarbetare känner att den grundläggande IT-miljön fungerar bra och det skall prioriteras framför ny utveckling. Stödjer inriktningsmål 5. LTU skall standardisera hård- och programvaror i den utsträckning verksamheten tillåter och samtidigt ha en tydlig supportmodell för lösningar utanför standard. Det är viktigt att det finns tydliga rekommendationer gällande vilka hård- och programvaror som täcker behoven för den normala LTU-medarbetaren med bra tillhörande support. För de medarbetare som av olika anledningar inte väljer den rekommenderade utrustningen skall det vara tydligt vilken support som kan ges. Grundläggande stöd skall alltid ges. Stödjer inriktningsmål 2, 4 och 5. Alla inköp inom IT-området skall ske via en central funktion. Nyanställda och gäster skall prioriteras. För att uppfylla de externa krav LTU har på inköpshantering och inventarieföring samt öka kostnadseffektiviteten skall inköp ske på ett standardiserat sätt från godkända leverantörer och LTUs upphandlingsenhet används vid så väl förnyelser av avtal som upphandling. Stödjer inriktningsmål 2, 4, 5 och 7. I samband med inköp skall utrustning med miljömärkning och låg klimatpåverkan väljas i första hand så långt som möjligt. Vid avveckling av utrustning skall återvinning och skrotning göras med låg miljöpåverkan. Så långt som det är möjligt ur kostnads- och funktionsperspektiv. Stödjer inriktningsmål 7. LTUs fysiska studiemiljöer (formella, lärosalar så väl som informella, grupprum och övriga studieytor) skall löpande utvecklas enligt en standardiserad konceptmodell styrd genom förvaltningsobjekten Stöd för lärande och Lokaler och säkerhet. För att skapa en miljö som möter studenter och lärares behov och blir kostnadseffektiv att förvalta måste det ske så standardiserat som möjligt över samtliga lokaler på samtliga LTUs campus. Stödjer inriktningsmål 10. LTUs digitala studiemiljöer (lärplattform så väl som andra digitala resurser) ska löpande utvecklas med aktivt och nära stöd från IT-verksamheten baserat på vår konceptmodell. Som ett av de förvaltningsområden som ligger närmast kärnverksamheten är det viktigt att den digitala studiemiljön prioriteras och att IT-verksamheten är aktiva i arbetet med att löpande utveckla den. Stödjer inriktningsmål (17)

12 Samtliga IT-lösningar skall upphandlas och kvalitetssäkras enligt LTUs upphandlings- och ITstyrningsprocess. Detta för att säkra att verksamhetens behov uppfylls, att miljökraven värderas och att upphandlingen görs enligt de lagar och regler som gäller för statliga myndigheter Stödjer inriktningsmål 2 och 7. LTU skall som ett led i att kvalitetssäkra sin IT-verksamhet regelbundet genomföra benchmarking med organisationer som har likartad verksamhet. Stödjer inriktningsmål IT Styrning LTU har via rektorsbeslut fastställt en IT-styrningsmodell. Detta stycke ersätter i och med denna revidering detta beslut. LTU skall ha en styrmodell för IT som syftar till att: Säkra att rätt prioriteringar görs för LTUs IT-miljö utifrån ett LTU perspektiv Säkra maximal verksamhetsnytta Skapa tydlighet, förståelse i hela organisationen för hur stödprocessen Leverera IT styrs och vilka prioriteringar som görs Säkra att uppföljning sker på rätt sätt inom stödprocessen Leverera IT Skapa rätt förutsättningar för leveransorganisationen (ITS) att göra en bra leverans IT-beredningen IT-beredningen är det centrala forumet i IT-styrningsmodellen. IT-beredningen ansvarar under ledning av CIO för att bereda beslut som sedan fastställs av rektor, universitetsdirektör eller CIO beroende på typ av beslut. Den skall ha en helhetssyn på IT-frågor och vilka projekt och aktiviteter som pågår inom LTU. Dessa måste vara förankrade i den överordnade ITstrategin. Ordförande i IT-beredningen är CIO och övriga medlemmar är 1 representant per institution och studentkår samt 2 representanter från verksamhetsstödet. IT-service deltar med en representant som adjungerad. Administrativt ansvarig för arbetet i IT-beredningen och ständigt adjungerad är en IT-strateg från IT-kontoret. Representanterna utses av respektive prefekt och chefen för verksamhetsstödet. Styrningen sker på två nivåer: Förvaltningsnivå där förvaltningsarbete och uppföljning av tjänster och IT-system sker Strategisk nivå där övergripande styrning av helheten baserat på IT-strategin sker 12 (17)

13 3.2.2 Förvaltningsnivå Samtliga IT-system är grupperade i förvaltningsobjekt och skall förvaltas enligt LTUs systemförvaltningsmodell. Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete inom den IT-miljö som är driftsatt. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd. Arbete med systemförvaltning handlar om att följa verksamhetens behov och krav och tillgodose dessa genom att underhålla befintliga funktioner och tjänster men även implementera nya funktioner. Förvaltningsobjekten har en styrgrupp och en förvaltningsgrupp och det är i styrgruppen som uppföljning av aktiviteter och tjänster sker. Styrgrupperna ansvarar för att: Fastställa aktiviteter i förvaltningsplaner som går till den totala prioriteringen i ITberedningen. Följa upp leverans och kvalitet på befintliga IT-tjänster och aktiviteter inom objektet. Ge förslag på/utreda utvecklingsområden till IT-kontoret via förvaltningsplaner eller projektförslag och övergripande styrning av helheten baserat på IT-strategin (sker av CIO med hjälp av IT-beredningen) Strategisk nivå Typiska beslut som bereds/förankras av CIO på denna nivå med hjälp av IT-beredningen är: Övergripande IT-strategi Vilka utvecklingsprojekt som skall startas och hur de finansieras Prioritering av samtliga aktiviteter inom IT-verksamheten på LTU Policys och riktlinjer Förändringar av kartan över förvaltningsobjekt Samtliga större aktiviteter och projekt skall finnas samlade i en prioriterad aktivitetslista som kallas för LTUs projektportfölj eller i förvaltningsobjektens handlingsplaner. Projekten skall följa LTUs projektmodell som grovt består av faserna förstudie, planering och genomförande. IT-beredningens roll när det gäller projektportföljen är att stödja CIO med att: Prioritera samtliga projektförslag och pågående projekt Rekommendera hur finansiering av projekt sker från IT-budgeten Enligt LTUs projektmodell rekommendera vilka projektförslag som går till förstudie Enligt LTUs projektmodell rekommendera vilket alternativ i förstudierapporter som skall väljas och rekommendera att projekt startas Beslut i ovanstående frågor fattas av CIO eller rektor beroende på beslutets storlek enligt LTUs delegationsordning. Rektors chefsgrupp används också som förankringsforum vid behov. 3.3 Ekonomisk modell IT-budgeten inom LTU kommer i huvudsak från tre källor: 1. Centrala medel från verksamhetsstödets budget. Består främst av en systemförvaltningsdel 13 (17)

14 och en projektdel. 2. Medel som används för VSS och institutioner att köpa tjänster och produkter från ITS. Storleken på dessa medel styrs genom prissättning av ITS tjänster som fastställs av rektor. 3. Medel som används av institutionerna för att köpa tjänster och produkter direkt från extern leverantör. Inom dessa medel görs omprioriteringar under pågående budgetår. Medlen som används för köp direkt från institutionerna till externa leverantörer (punkt 3) hanterar institutionerna själva men om de används till aktiviteter som påverkar LTUs gemensamma IT-miljö eller kräver resurser från ITS skall aktiviteten skickas in till IT-kontoret för beredning följt av prioritering i IT-beredningen. Grunden för den ekonomiska modellen utgörs av de tjänster som finns i LTUs tjänsteportfölj för IT (se avsnitt 4.1). Modellen skall präglas av öppenhet gentemot resultatenheterna inom LTU. Tjänsterna skall vara enkla, tydligt prissatta och självfinansierade. Debitering av tjänsterna skall ske på rätt nivå och inte vara för detaljerad så att onödig intern administration skapas. Samtidigt skall det finnas ett tydligt samband mellan tjänstens produktionskostnader och prissättningen. ITS leveranser till systemförvaltningsobjekten skall delas upp i en bastjänst för löpande drift och en utvecklingstjänst för planerad utveckling Indirekta kostnader som inte direkt kan kopplas till en tjänst eller ett projekt skall undvikas så långt som möjligt så att uppföljning förenklas. De får bara finnas i VSS övergripande budget eller hos ITS inom förvaltningsobjektet Plattform eller ITS avdelningsgemensamma kostnader. ITS indirekta kostnader fördelas ut på övriga förvaltningsobjekt och projekt enligt en modell som fastställs i samband med varje års budgetarbete. CIO har i uppdrag att följa upp LTUs totala IT-kostnader. 3.4 Mätetal För att kunna följa att IT-verksamheten arbetar mot den målbild som beskrivs i strategin definieras ett antal övergripande mätetal som löpande skall följas upp i ett balanserat styrkort. Mätetalen och eventuella förändringar av dem skall godkännas av IT-beredningen. De perspektiv som skall mätas och finnas med i det balanserade styrkortet på övergripande nivå är: Perspektiv Vad Varför IT-styrning Mäter hur IT-styrningen fungerar utifrån verksamhetens möjligheter att påverka IT och vilken verksamhetsnytta som skapas. Drift och leverans Mäter hur den vardagliga IT-miljön fungerar utifrån kvalitet och leveransprecision. En fungerande IT-styrning säkrar att IT stöttar LTUs övergripande mål och vision. En effektiv vardagsmiljö för IT skapar effektivitet inom LTU och ger medarbetare möjlighet 14 (17)

15 Utveckling Användarstöd Kostnadseffektivitet Mäter hur utvecklingen av ITmiljön går utifrån utvecklingsandel samt kvaliteten och precisionen (tid och kostnad) i utvecklingsprojekten och planerad utveckling i förvaltningsobjekten. Mäter hur effektivt användarstöd som medarbetare och studenter får inom varje förvaltningsobjekt. Mäter hur kostnadseffektiviteten utvecklas inom förvaltning och utveckling. att fokusera på sina huvuduppdrag och få stöd att nå sina mål. För att LTU skall kunna nå målen i den övergripande visionen krävs en väl fungerande löpande utveckling av IT-miljön så att verksamheten kan utvecklas som beskrivet i Färdriktning För att få ut maximal verksamhetsnytta ur vår IT-miljö krävs att användarna får ett löpande behovsanpassat användarstöd så att de kan använda lösningarna rätt. Kostnadseffektivitet innebär att vi kan få ut mer verksamhetsnytta för de medel som finns i IT-budgeten vilket ger LTU bättre förutsättningar att nå sina mål. 4. Leverans 4.1 Tjänsteportfölj IT-verksamhetens leveranser delas in i tre delar; projektportfölj, tjänsteportfölj och tjänstekomponenter Projektportfölj Samtliga större aktiviteter och projekt skall finnas samlade i LTUs projektportfölj för ITområdet. Portföljen består av en aktivitetslista som prioriteras och underhålls av ITberedningen. Se avsnitt Tjänsteportfölj Leveranserna till verksamheten av verksamhetsnytta sker genom tjänster i en så kallad tjänsteportfölj. Tjänsterna byggs upp av de IT-system som förvaltas inom ramen för LTUs förvaltningsobjekt. Tjänsterna utvecklas i utvecklingsprojekt som ingår i LTUs projektportfölj. Tjänsterna förvaltas och utvecklas sedan vidare via LTUs systemförvaltningsmodell (se avsnitt och 4.3.6). Tjänsterna och tillhörande system beskrivs inte i detalj i detta strategidokument utan bara de övergripande områden som de grupperas inom. Dessa är: Administrativt stöd för utbildning Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja arbetet med antagning och registrering, studieadministration, utbildningsplanering samt studentrekrytering. 15 (17)

16 De huvudsakliga IT-stöden är utbildningsdatabasen, utbildningswebben, studiedokumentationssystemet, nationella antagningssystemet, schemaläggningssystemet och studentutbyte. Lärande- och forskningsstöd Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja lärande och forskning, säkra god informationsförsörjning och stödja effektiv publicering av de resultat verksamheten producerar. De huvudsakliga IT-stöden är lärplattformen, realtidsmöten via Internet, videokonferens, enkätverktyg, verktyg för plagieringskontroll, publiceringsverktyg samt bibliotekssystem. Stödverksamhet Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja verksamheten inom HR-området, arkiv- och informationsredovisning, diarieföring och ekonomistyrning, De huvudsakliga IT-stöden är dokument- och ärendehanteringssystemet, ekonomisystemet, Löne- och PA-systemet, reseräkningssystemet samt rekryteringsstödet. Stöd för kommunikation och tjänster Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja hela verksamheten som via webben har behov av att informera och interagera med omgivningen internt och externt samt ge verksamheten samlad tillgång till IT-tjänster. De huvudsakliga IT-stöden är universitetets webb samt tjänsteportalen. Serviceverksamhet Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja serviceinriktad verksamhet som bl.a. hantering av serviceärenden och IT-resurser, tillgång till lokaler, fastighetsförvaltning och information om kemikalier. De huvudsakliga IT-stöden är ärendehanteringsstödet för servicedesk, fastighetssystemet, kemikalieregistret samt tekniklösningar i lärosalar. Infrastruktur Tjänster som i huvudsak syftar till att stödja medarbetare och studenter med en grundläggande infrastruktur, personligt IT-stöd samt hantering och administration av de programvaror som de har behov av. Här ingår även datorsalar för studenter Tjänstekomponenter Tjänsteportföljen byggs upp i sin tur upp av underliggande tjänstekomponenter som levereras av IT-Service, externa leverantörer eller en kombination av dem. Dessa tjänstekomponenter används och hanteras främst inom IT-verksamheten. De är grundkomponenter som verksamheten inte skall behöva förstå eftersom verksamhetsnyttan tydliggörs på en högre nivå via tjänsteportföljen. Dock skall de vara tydliga och öppna för de som vill ha djupare insyn. Tjänstekomponenterna beskrivs inte i detalj i detta strategidokument utan bara de övergripande områden som de grupperas inom. Dessa är: Systemutveckling 16 (17)

17 Utveckling eller anpassning av nya applikationer för LTUs verksamhet. Utvecklade applikationer lämnas över till systemförvalting. Löpande drift till förvaltningsobjekt Innehåller drift och användarstöd av de IT-system som används inom ett förvaltningsobjekt. Planerad utveckling till förvaltningsobjekt Kontinuerlig och planerad vidareutveckling av funktionaliteten inom ett förvaltningsobjekt inklusive planering. Övrigt Diverse leveranser som genomförs för specifika enstaka behov och som inte tillhör något förvaltingsobjekt. 4.2 Fokusområden Utifrån LTUs målbild Färdriktning 2020 samt workshops med rektors chefsgrupp och förvaltningsorganisationen (Se bilaga 1) identifierades 2012 ett antal områden som extra viktiga att utveckla tjänster inom de närmaste åren. Under 2015 genomfördes en ny prioritering som lyfte fram följande fyra områden: Beslutsstöd Det är idag svårt för medarbetare på LTU att enkelt sammanställa kvalitetssäkrad information från olika IT-system i LTUs IT-miljö i samband med analyser och beslutsfattande. Det gäller information som finns i samtliga förvaltningsobjekt. För att underlätta detta skall LTU se över behovsbilden för ett så kallat beslutsstödsystem. Information och användarstöd Gemensamt för alla tjänster är att användarna av dem klarar av att använda dem. För att nå visionen om hög mognad inom IT bland medarbetare och studenter skall information och användarstöd prioriteras högt. Digital studiemiljö - Lärplattform Verktygen för samverkan mellan medarbetare och studenter utvecklas snabbt och LTU behöver ta nästa steg mot en Social lärplattform som byggs upp av egna LTU funktioner och tjänster på internet i kombination. Stöd för samverkan i forskningsprojekt LTUs vision säger att forskningen skall använda sig av Högteknologisk infrastruktur. En del av denna infrastruktur utgörs av IT-stöd av olika slag och det finns potential i att stödja forskningen mer inom IT-området än vad som görs idag. I samband med revideringen av IT-strategin tydliggörs att vi fokuserar på att utveckla stöd för samverkan i forskningsprojekt. Övriga områden som identifierades under det ursprungliga framtagandet av ITstrategin kvarstår fast med lägre prioritet: LTU-arbetsplats (Inom ramen för Infrastruktur ) 17 (17)

18 Grunden för ett effektivt IT-stöd är att bastjänster som alla användare använder varje dag fungerar mycket bra och är rätt anpassade för verksamheten. Därför måste stödet inom ramen för LTU-arbetsplats alltid prioriteras högt. Stöd för distansundervisning (Inom ramen för Lärande och forskningsstöd ) Fortsatt utveckling av stödet för distansutbildning är ett av de viktigaste områdena för att uppfylla målbilden i LTUs vision. Informationsförsörjning (Inom ramen för Lärande och forskningsstöd ) Sättet vi söker efter och använder information förändras snabbt och det är centralt att LTU följer den utvecklingen då detta är en del av vår kärnverksamhet. Det är även viktigt att vi utvecklar LTUs stöd för elektronisk arkivering och långtidsbevarande av information. Samverkan Ett av de viktigaste områdena i Färdriktning 2020 är samverkan internt inom LTU, mellan studenter och lärare, mellan forskare och omvärld samt mellan studenter och näringsliv. Därför skall LTU utveckla bättre IT-stöd för denna samverkan. 4.3 Resurser och organisation IT-verksamheten på LTU är organiserad i en beställarsida under ledning av IT-kontoret och en utförarsida som organiseras via IT-service (ITS) CIO Chief Information Officer (CIO) har ett funktionsansvar för IT-frågor med tillhörande budget, strategier och IT-styrningsmodell. CIO rapporterar till universitetsledningen vid LTU i strategiska frågor och informationssäkerhet. CIO är chef över IT-kontoret IT-Kontoret CIO har till sin hjälp en stab som benämns IT-kontoret. IT-kontoret har ett övergripande ansvar för LTUs IT-verksamhet. I uppgifterna ingår bland annat ansvar för IT-strategi, ledning av LTUs beställarorganisation inom IT, utveckling och uppföljning av LTUs systemförvaltnings- och projektmodell samt uppföljning av IT-verksamheten Chef IT-Service Chefen för IT-Service (ITS) har ansvaret för verksamheten inom ITS och har det operativa ansvaret för leveransorganisationen, dess ekonomiska resultat samt att rätt leveranskvalitet på tjänster och uppdrag uppnås IT-Service ITS är LTUs leverantör av IT med ansvar för samtliga IT-system och tjänster samt inköp av gemensam mjuk- och hårdvara. ITS producerar och levererar IT-tjänster samt utför IT-nära förvaltning av IT-system och utvecklingsarbete i utvecklingsprojekt. ITS skall utifrån det uppdrag som definieras i förvaltningsplaner och utvecklingsprojekt ha en rätt dimensionerad resurspool av tillsvidareanställd personal, visstidsanställda skall undvikas. Tillfälliga toppar och tillfälliga behov av specialistkompetens skall i första hand hanteras med externa konsulter. Det är viktigt att ha ett starkt samarbete och tydliga ramavtal med ITkonsultleverantörer för att kunna hantera detta. 18 (17)

19 Samtliga tekniska resurser, inklusive externa konsulter, som jobbar inom LTU med ovanstående uppdrag skall samordnas av IT-service. ITS skall använda processramverket ITIL (IT Infrastructure Library) som en grund för verksamheten. ITIL är ett ramverk för att identifiera, planera, leverera och följa upp ITtjänster IT-samordnare Grunden för att ha en väl fungerande IT-verksamhet inom LTU är att det finns god förankring i verksamhetens behov. För att uppnå detta krävs en samverkan mellan institutionens verksamhet och IT-verksamheten. IT-samordnaren är en viktig länk för denna samverkan. De skall vara väl insatta i institutionsledningens beslut och prioriteringar och både kunna representera behov inom forskning och utbildning samt delta i möten, förstudier och projekt inom LTUs IT-verksamhet. De skall även vara institutionens dialogpartner för CIO och ITS i IT-frågor. I samband med översynen av IT-strategin har även IT-samordnarrollen setts över. ITsamordnaren på våra institutioner har idag mellan 20% och 95% avsatt för sin roll. Deras uppgifter består i huvudsak av ett eller flera av följande: att delta i LTU-gemensamma forum, stödja och utföra IT-relaterade beställningar, introducera nyanställda, ge närsupport och inventera. Behov har framförts att definiera rollen tydligare men Rektors chefsgrupp har baserat på den översyn som genomförts rekommenderat att LTU ska behålla dagens upplägg som innebär att varje institution väljer hur mycket som utförs av IT-samordnaren och vad som hanteras av IT-service. Se bilaga 4 för en nulägesbeskrivning Förvaltningsorganisation LTU skall använda systemförvaltningsmodellen PM3 som grund för förvaltningsarbetet så att verksamhetens inflytande på IT-verksamheten möjliggöras. I modellen finns en förvaltningsgrupp och en styrgrupp med representanter från ITS och berörd verksamhet. 4.4 Sourcing Med sourcing menas en den mest lämpliga leverantörsstrategin för en särskild varugrupp eller produktkategori som bl.a. svara på om vi skall utföra ett uppdrag med egna resurser eller köpa in en extern tjänst eller externt system. LTU skall i största möjliga mån köpa in färdiga, beprövade tjänster eller system i samband med utveckling förutsatt att inte stora avkall på behovsuppfyllnaden måste göras. När nya system och tjänster utvecklas skall alltid färdiga system och externa tjänster övervägas som första alternativ för ökad kostnadseffektivitet och minimerad miljöpåverkan. Dessa skall vara beprövade och anpassas för att möta våra behov som kartlagts i förstudiefasen av projektet. Befintliga system och tjänster i drift som utvecklats själv eller drivs i egen regi behöver inte ses över för att möta detta innan ett nytt verksamhetsbehov så kräver. Mogna infrastrukturnära tjänster (t.ex. utskrifter, nätverk och telefoni) skall i större utsträckning följa detta än verksamhetsnära tjänster inom kärnverksamheten där det ibland saknas färdiga system som möter våra behov. 19 (17)

20 LTU skall ha ett nära samarbete med sina större leverantörer och regelbundet genomföra uppföljningsmöten för att följa upp leveranser och utveckla samarbetet. 5. Riskanalys För att skaffa en bild av var de största riskerna i IT-strategin har en ny riskanalys genomförts inom IT-beredningen av de reviderade inriktningsmål som tagits fram genom att målen formulerades som risker. Riskanalysen genomfördes enligt LTUs modell med värdering av sannolikhet och påverkan av respektive risk. Följande risker rankades högst: 1. Risk för att forskare inte erbjuds forskningsnära IT-tjänster som underlättar samverkan med samarbetspartners och att kommunicera forskningsresultat (inriktningsmål nr 8). 2. Risk för att verksamheten inte har (via IT) tillgång till kvalitetssäkrad information i rätt tid, oberoende av plats att möjliggöra ett effektivt beslutsfattande (inriktningsmål nr 3). 3. Risk för att alla IT-relaterade leveranser inte sker enligt förväntan (inriktningsmål nr 5). 4. Risk för att LTU:s forsknings- och innovationsområden inte (vid behov) får ett anpassat IT-stöd vid utveckling av högteknologisk infrastruktur (inriktningsmål nr 9). De utvalda fokusområden som beskrivs i avsnitt 4.2 syftar till att angripa ovanstående områden och minimera riskerna som rankats högst i riskanalysen. Fullständig beskrivning av resultatet av riskanalysen finns i bilaga Bilagor Följande bilagor finns till det reviderade strategidokumentet: 1. LTU-IT-strategi 2020 ver A med tillhörande bilagor, se Dnr Nya bilagor: 2. Riskanalys LTU IT-strategi 2020, version Sammanställning workshops revidering av IT-strategi Nulägeskartläggning IT-samordnarrollen 20 (17)