DIAMOND RESORTS EUROPEAN COLLECTION LIMITED

Transkript

1 Protokoll från det tjugofemte årsmötet för DIAMOND RESORTS EUROPEAN COLLECTION LIMITED Hölls tisdagen den 25 juni 2019 kl i Morecambe Football Club, The Globe Arena, Morecambe Närvarande: Suzana Gomercic (SG) Direktör för DREC Ltd; vice verkställande direktör för drift av europeiska anläggningar, DR (Director of DREC Ltd; Senior Vice President, European Resort Operations, DR) Simon Lee (SL) Direktör för DREC Ltd; vice vd för ekonomi och redovisning, Europa, DR (Director of DREC Ltd; Vice President of Finance and Accounting, Europe, DR) Ruth Thomas (RT) Direktör för DREC Ltd; HOA europeisk chef, DF (Director of DREC Ltd; HOA European Manager, DR Sue Barnett (SB) Icke verkställande medlemsledamot för DREC Ltd (Non Executive Member Director of DREC Ltd) Jill Bush (JB) Icke verkställande medlemsledamot för DREC Ltd (Non Executive Member Director of DREC Ltd) Philip Broomhead (PB) First National Trustee Company Ltd Närvarande: Susan Crook (SC) Vice vd för juridiska tjänster och europeisk chefsjurist, DR (Vice President of Legal Services & European General Counsel, DR) Maria Kalber (MK) Vice verkställande direktör för kundtjänst och klubbverksamhet, DR (Senior Vice President of Customer Service and Club Operations, DR) Nicola Dow (ND) Direktör för EU:s callcenterverksamhet och kundtjänst, DR (Director of EU Call Centre Operations and Customer Service, DR) 98 medlemmar SG välkomnade alla till årsmötet och presenterade både sig själv och presidiet för mötesdeltagarna. SG beskrev kortfattat mötets ordning och struktur. Hon förklarade att mötet skulle avslutas efter att presentationerna var avklarade, men att medlemmar som ville stanna kvar för en informell frågestund var varmt välkomna att stanna kvar. Liksom tidigare år hade medlemmarna inbjudits att lämna in skriftliga frågor före årsmötet och dessa, tillsammans med svaren, hade delats ut till medlemmarna vid registreringen. En kopia finns tillgänglig att läsa eller ladda ner här.

2 1. Läsning och bekräftelse av protokollet från det sista årsmötet Förslaget att bekräfta protokollet från det 24:e årsmötet som presenterades, och som tidigare hade delats ut, föreslogs och understöddes och godkändes som ett korrekt protokoll av en majoritet av mötesdeltagarna vid handuppräckning. 2. Rapport från styrelsens ordförande Verksamhetsberättelsen hade skickats ut i kallelsen till årsmötet och SG sa att hon var villig att svara på alla frågor i samband med den efter den formella delen av mötet. 3. Redovisning och rapporter från styrelsen och revisorerna för året som slutade den 31 december 2018 Förslaget om redovisning och rapporter lades fram av och understöddes och godkändes av en majoritet av mötesdeltagarna vid handuppräckning. 4. Val av RSM UK Revit LLP som revisorer och ge styrelseledamöterna rätt att fastställa deras ersättning Förslaget att välja RSM UK Audit LLP och ge styrelseledamöterna rätt att fastställa deras ersättning lades fram och understöddes och godkändes av en majoritet av mötesdeltagarna vid handuppräckning. 5. Val av medlemsledamot till styrelsen Efter att ha tjänstgjort som medlemsledamot (Member Director) i två treårsperioder, avgick Jill Bush vid dagens möte. Åtta medlemmar hade föreslagit sig själva för positionen. Kandidaterna inbjöds i att tala inför mötesdeltagarna och de närvarande medlemmarna uppmanades sedan att rösta med hjälp av de omröstningsformulär som delats ut vid ankomsten. Dessa samlades in tillsammans med de röster som tagits emot före mötet via post eller via webbplatsen för att räknas av PB. 6. Uppdatering om THE Club MK och ND levererade en uppdatering om THE Club, en kopia kan hittas här. ND gav en översikt över kontaktcentrets verksamhet, däribland antalet mottagna samtal, svarshastighet och antal språk som antingen talas eller som finns tillgängliga via tolkar. Hon rapporterade om medlemmarnas utnyttjande av sina poäng, däribland Diamond Preference-förmånen, Diamond Luxury Hotels, Reservation Protection Plan, Diamond Flexibilitet och Value-fördelar, Member Escorted Journeys och upplevelsekuponger. ND belyste medlemsförmånerna som fanns tillgängliga för medlemmar (en fullständig förteckning finns på webbplatsen). Medlemmarna uppmanades att kontakta callcenter-teamet med specifika krav eller tillgänglighetskrav innan de anländer till en anläggning. Ett forum för medlemstillgänglighet planerades senare samma vecka.

3 Medlemsutbildningsseminarier hade skapats och hållits baserat på återkoppling från medlemmar. Seminarierna förklarade hur man använder medlemskapet och vad som var tillgängligt. Man hoppades att fler skulle hållas i slutet av året. Alla som var intresserade av att delta i ett seminarium ombads hålla utkik efter ett e-postmeddelande som ska skickas ut eller prata med en teammedlem. MK tackade medlemmarna för deras lojalitet och långvariga medlemskap hos The Club. Hon visade de närvarande medlemmarna hur rumsnätter utnyttjades under året i The Club med maximalt utnyttjande på sommaren men underutnyttjande mellan januari till början av juni. The Club introducerar en testkörning för Lokala evenemang, endast tillgänglig i Europa, där medlemmarna kan boka med poäng för att täcka en del av boendet. Evenemangen för 2020 kommer att omfatta Wimbledon och Goodwood. Från hösten 2019 kommer The Club att erbjuda ett reseförsäkringsprogram. MK redogjorde för förmånerna för medlemmarna i The Club, däribland Diamond Luxury Cruise and Stay, Diamond Luxury Guided Tours, Diamond Luxury Hotels, Diamond Luxury Cruises och Diamond Luxury Sports. Diamond-teamet arbetade på en ny medlemswebbplats med förbättrade planeringsverktyg, strömlinjeformad navigering och enkla steg i det grundläggande sökområdet för när du vet vart och när du vill resa. Diamond Resorts-appen har förbättrats och medlemmar kan nu förregistrera och lägga till speciella förfrågningar till en kommande bokning upp till 28 dagar före ankomst. 7. Uppdatering om drift av de europeiska anläggningarna SG tackade de medlemsföreträdare som gått i pension under verksamhetsåret för deras tjänstgöring på anläggningen och i medlemsrepresentanternas kommitté. SG levererade sin uppdatering om drift av de europeiska anläggningarna, en kopia finns här. Champions Awards 2018 har ägt rum i Orlando där, bland andra utdelade priser, Sunset View Club och Los Amigos Beach Club fick sina priser som Årets anläggning. Statistik från undersökningen efter avresa visade en positiv trend, särskilt för hotell/restaurang som hade ökat från 92,7 % 2017 till 93,2 % Mer än medlemmar använde nu Diamond-appen och tillsammans med förregistreringsfunktionen kunde medlemmar nu också checka ut via appen så länge de inte hade några utestående avgifter på sitt konto. Ett nytt mobilsystem för hushållning har införts vilket minskar mängden papper som används men också ökar effektiviteten och kommunikationen mellan avdelningarna. Andra förbättringar inkluderade ett nytt lokalvårdssystem, trappuppgångar i duplexlägenheter, USB-uttag, gratis säker användning på anläggningar utanför Storbritannien och gratis Wi-Fi.

4 Medlemmarna informerades om att fliken Anläggningsinformation på webbplatsen inom funktionen Vad är nytt kommer att användas mer framöver och uppmanades att besöka sidan för att leta efter uppdateringar. De europeiska anläggningarnas miljömål för 2019 inkluderade minskning av engångsplast med 50 % från förbrukningen 2017 och ytterligare minskning av el, vatten, CO 2 och avfall. Vattenfilter installeras i alla lägenheter i Europa (förutom Storbritannien och Österrike) så medlemmarna kan dricka vatten direkt från kranarna och minska användningen av plastflaskor. Nya #DiamondGoGreen-artiklar finns tillgängliga på anläggningarna, som bambutandborstar, återanvändbara vattenflaskor och snart kommer det att finnas shopping/strandväskor i kanvas. Diamond hade ingått partnerskap med stiftelsen We Are Water för att stödja projekt runt om i världen att föra färskt vatten till områden där detta saknas. Detaljer kommer att finnas tillgängliga på anläggningarna och medlemmarna får möjlighet att lägga till 1 pund eller 1 euro på sin faktura vid utcheckning. Förbättringarna på anläggningarna hade fortsatt och inkluderar: - Santa Barbara ny poolrenovering - Sunset Harbour poolrenovering - Nya balkonger på Kenmore Club - Ett nöjesområde med beach retreat på Cromer Country Club - Ny hiss på Cala Blanca - Renoveringar av lägenheter på bland annat Alpine Club, Los Amigos Beach Club och Royal Regency - Nytt staket och räcke på Royal Sunset Beach Club - Slutförandet av badrumsprojektet på Sunset View Club Att se till att anläggningarna är tillgängliga för ägare, medlemmar och gäster fortsätter att vara viktigt och ytterligare förbättringar inkluderade lägre receptionsdiskar vid Sunset Bay, Pueblo Quinta och Alpine Club, anpassningar av badrum på olika anläggningar, nya poolhissar i Thurnham Hall och Los Amigos Beach Club och en ny ramp vid White Sands Beach Club. Under de kommande tre åren ska nya smarta LG-TV-apparater installeras i alla lounger. De kommer att ha en kanal som visar anläggningsinformation som ersätter pappersversionerna. Ett klubbord var tillgängligt på de flesta anläggningar för att sammanföra medlemmarna i en social och avslappnad miljö. SG betonade att Diamond bryr sig om sina medlemmar och visar dem stor uppmärksamhet. Det är inte möjligt att tillgodose varje begäran men Diamond och dess team vill att medlemmarna ska ha den bästa semestern. Från och med den 4 juli delas en ny liten present ut vid utcheckning. Presenterna kommer att vara antingen en magnet, spegel eller flasköppnare och det kommer att finnas en tävling som medlemmarna kan delta i genom att skicka in ett fotografi med presenten. En ny familjeaktivitet för sommaren kommer att introduceras med namnet AQUANAUTS: Water keepers och det kommer att finnas pedagogiska och roliga workshops för att öka medvetenheten om vikten av vatten. Medlemmarna uppmanades att följa anläggningarna på Twitter, Facebook och via appen för att hålla sig ajour med uppdateringar, aktiviteter, upplevelser, nya teammedlemmar, tävlingar och mycket mer.

5 8. Övriga frågor SB och John Davey (JD) talade till mötesdeltagarna för att berätta för de närvarande EUROCmedlemmarna, European Resort Owners Coalition, att det efter att TATOC upphört fortfarande är ett krav att en organisation drivs av medlemmar/ägare för att representera medlemmar/ägare. SB och JD var medlemmar i interimsstyrelsen. JD förklarade hur och varför organisationen hade bildats, t.ex. för att stoppa bedragare och påverka beslut/lagstiftning om andelsägande. SG hänvisade ledamöter till informationen från Diamonds europeiska juridiska team på de tre sista sidorna av kallelsen till årsmötet och meddelade dem att Susan Crook deltog i mötet och skulle vara tillgänglig för att besvara frågor efter årsmötet. Val av medlemsledamot till styrelsen PB meddelade resultatet av valet av tjänstemän; Julia McNaney hade fått flest röster och hade därför valts till medlemsledamot (Member Director) för en period av tre år. Då det inte fanns några övriga frågorförklarades mötet avslutat kl

6 ICKE VERKSTÄLLANDE STYRELSELEDAMÖTER Sue Barnett +44 (0) Julia McNaney +44 (0) MEDLEMSREPRESENTANTER ALPINE CLUB Darius Mirza +44 (0) CLUB DEL CARMEN Peter Scott +44 (0) CROMER COUNTRY CLUB Mark Harris +44 (0) KENMORE CLUB David White +44 (0) LOS AMIGOS BEACH CLUB Keith Thomas +44 (0) PINE LAKE Anthony Knipe +44 (0) PUEBLO QUINTA Liz Spencer +44 (0) ROYAL TENERIFE CC Trevor Holman ROYAL SUNSET BEACH CLUB Jill Bush +44 (0) SAHARA SUNSET Ajman Ali +44 (0) SANTA BARBARA Ian Clements +44 (0) SUNSET BAY Sue Barnett +44 (0) SUNSET HARBOUR Barry Stephenson +44 (0) SUNSET VIEW Jerry Newson +44 (0) THURNHAM HALL Tony Cook +44 (0) WHITE SANDS BC John Davey +44 (0) WOODFORD BRIDGE David Hodgetts +44 (0) DiamondResorts.com