Finans- och ledningsutskottet

Transkript

1 Kallelse till Finans- och Kl. 08:30 Frösörummet, Rådhuset

2 KALLELSE Datum (3) Finans- och Ledamöter Ersättare Bo Bosse Svensson, C, ordförande Pär Jönsson, M Magnus Rönnerfjäll, C Niklas Daoson, S, vice ordförande Jean Luc Kabisa, S Pär Löfstrand, L Stig Andersson, KD Lise Hjemgaard Svensson, M Lotta Blomberg, V Vakant, S

3 KALLELSE 3(3) Datum Ärende Föredragande Tid 1. Finansrapporter 2019 Dnr Revidering - Sammanträdestider 2020 för finans- och Dnr Ante Strängby Erik Sundberg Överläggnings - och informationsärenden - finans - och Dnr Omvärldsanalys inför budget Redovisning fram till att balansräkningsenhet - fastighet bildas Maria Werner Bosse Svensson Ordförande Sofie Pedersen Kommunsekreterare

4 KALLELSE Finans- och Datum (1) Diarienummer KS Kallelse - Finansrapporter 2019 Handlingar lämnas på sammanträdet.

5 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1(2) Datum Diarienummer KS Revidering av sammanträdestider 2020 för finans- och Sammanfattning av ärendet Finansutskottet behöver ändra tid för sitt sammanträde 18 februari 2020 då det kolliderar med annat möte. Förvaltningens förslag till beslut Finans- och ändrar sammanträdestid från tisdag 18 februari till fredag 21 februari. Sammanträdet börjar kl Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Finans- och s beslut , 27 Beslutet skickas till Ledamöter och ersättare i finans- och Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen (för kännedom) Samtliga nämnder och styrelser (för kännedom) Jämtkraft AB (för kännedom) Östersundshem AB (för kännedom) Östersunds Sport och eventarena AB (för kännedom) Östersunds Rådhus AB (för kännedom) Region Jämtland-Härjedalen (för kännedom) Jämtlands gymnasieförbund (för kännedom) Räddningstjänstförbundet i Jämtlands län (för kännedom) Samtliga områdeschefer inom kommunledningsförvaltningen (för kännedom) Monica Bäck, kommunledningsförvaltningen (för kännedom) Ingela Lundström, kommunledningsförvaltningen

6 Datum (2) Karin Ulestam, kommunledningsförvaltningen (för kännedom) Underskrifter Anders Wennerberg Kommundirektör Anna Backlund Områdeschef, kommunkansli

7 Protokoll från Finans- och Sammanträdesdatum (2) 27 Dnr Sammanträdestider 2020 för finans- och Förslag till sammanträdestider för finans- och har upprättats. Hänsyn har tagits till kommunens budget- och budgetuppföljningsprocesser, kommunövergripande månadsrapporter, finansrapporter samt sammanträdestider för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Hänsyn har även tagits till lovdagar inom grundskolan. Hänsyn har i möjlig mån tagits till sammanträdesdagar i regionfullmäktige och Sveriges Kommuner och Landsting. Finans- och s beslut Följande sammanträdestider fastställs för finans- och för 2020: 21 januari (tisdag) 18 februari (tisdag) Planeringsförutsättningar 25 mars (onsdag) 28 april (tisdag) Preliminär budget inför remissrunda till nämndsordföranden 26 maj (tisdag) Förslag till budget efter remissrunda, beredande inför kommunstyrelsen 9 juni 16 juni (tisdag) 25 augusti (tisdag) 22 september(tisdag) 21 oktober (onsdag) 24 november(tisdag) 22 december(tisdag) Samtliga sammanträden börjar kl Östersunds kommun, ÖSTERSUND Telefonnummer

8 Protokoll från Finans- och Sammanträdesdatum (2) Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Kommunstyrelsens beslut , 157 Stopptider för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och finans- och Tidplan för mål och budget 2021 Beslutet skickas till Ledamöter och ersättare i finans- och Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen (för kännedom) Samtliga nämnder och styrelser (för kännedom) Jämtkraft AB (för kännedom) Östersundshem AB (för kännedom) Östersunds Sport och eventarena AB (för kännedom) Östersunds Rådhus AB (för kännedom) Region Jämtland-Härjedalen (för kännedom) Jämtlands gymnasieförbund (för kännedom) Räddningstjänstförbundet i Jämtlands län (för kännedom) Samtliga områdeschefer inom kommunledningsförvaltningen (för kännedom) Östersunds kommun, ÖSTERSUND Telefonnummer

9 KALLELSE Finans och Datum (1) Diarienummer KS Överläggnings - och informationsärenden

10 Digitalisering som hävstång för innovation, effektivisering och medborgarnytta i Östersunds kommun. Bakgrund Det är väl beskrivet i forskning och samhällsjournalistik att digitaliseringen av den offentliga sektorn på ett generellt plan ligger långt efter den privata sektorn. Det betyder att omvandlingstrycket är högt och i stigande, och detta gäller också Östersunds kommun. Den digitala mognaden hos Sveriges offentliga sektor brukar beskrivas i ett index, DiMios, där 100 procent är fullgod mognad. Snittet för svenska kommuner är 43 procent. I följd av den digitala mognaden kommer sedan förmågan att använda digitaliseringen som en resurs för ett finna nya sätt att arbeta med kommunens uppdrag, för att förbättra medborgarnytta, inflytande och skapa möjligheter att effektivisera verksamheten. Låg digital mognad är lika med låg förmåga till innovation och effektivisering. Processkartläggning, organisationsanalys och medborgardialog med sikte på att skapa formerna för framtidens offentliga välfärd är kärnan i digitaliseringsprocessen. Forskning visar att de flesta satsningarna på digitalisering i den offentliga sektorn är teknikdrivna. Detta trots att digitalisering egentligen bara är en möjliggörare för innovation inom organisation och tjänsteutveckling. Östersunds kommun måste på allvar digitaliseras de närmaste åren. Framförallt för att medborgarna förväntar sig det, men också för att vi av ekonomiska skäl måste förnya och förbättra våra processer. Detta kommer att kräva investeringar, innovation och kulturförändring. Därför ska digitaliseringsprojektet drivas av kommunens yttersta ledning som ett led i det ständiga förbättrings och utvecklingsarbetet. När den s k DiMiOs-modellen togs fram, vilket alltså är det enda vedertagna måttet på digital mognad i offentlig sektor, fastlades också ett antal generella rekommendationer för att förbättra den digitala mognaden i offentlig sektor. De beskrivs som en utgångspunkt för ledningsdialog snarare än direkta ingångar för handling. De bygger på det framkomna snittet av organisationernas digitala mognad, och är därmed inte verksamhetsspecifika. Organisationer inom offentlig sektor bör enligt forskarna : Inventera och analysera brister i existerande styrning för att föreslå och implementera reviderad styrning som ej motverkar digitalisering. Fokusera på att identifiera brister i existerande digitalt arv som begränsar hemtagningen av nyttan av nya digitala initiativ. Säkerställ en ändamålsenlig balans mellan initiativ riktade mot digital förmåga kontra digitalt arv. Skapa en tydlig översikt av aktuella initiativ avseende om dessa är inriktade mot effektivitet eller innovation, samt om de är av operativ- eller strategisk art. Säkerställ en ändamålsenlig balans mellan initiativ riktade mot innovation och effektivitet och följ upp framsteg. Komplettera existerande internt orienterade initiativ med externt orienterade, där användare i ett tidigt skede bjuds in att vara delaktiga i design.

11 Genomför riktad utbildning kring de förutsättningar som krävs för att säkerställa accelererad digitalisering. Mät och följ upp digital mognad samt lär av andra genom att både dela och ta del av andras lärdomar. Dessa rekommendationer är en lämplig utgångspunkt för kommundirektörens arbete med att under hösten 2019 ta fram en projektplan för beslut i kommunstyrelsen. Uppdraget. Alliansen har genom kommunstyrelsens ordförande givit kommundirektören uppdraget att under hösten 2019 inleda arbetet med att digitalisera Östersunds kommun i ett fyraårigt projekt. Alliansen kommer, inom ramen för det fortsatta budgetarbetet 2020, i verksamhetsplaneringen för kommunstyrelsen att yrka på att 50 miljoner kronor avsätts åren för att genomföra projektet. Detta finns en finansiering för, men investeringen bedöms som lönsam och beläggs därför med ett resultatkrav att investeringen i strukturell kostnadssänkning ska generera två kronor på varje satsad krona. Alliansen utgår från att det finns en politisk samsyn i frågan och kommer att föra en diskussion för att säkra detta i gruppledarkretsen. Arbetet leds av kommundirektören och politisk styrgrupp är initialt kommunens finans och ledningsutskott. Kommundirektören eller FLU får återkomma med förslag till kontinuerlig styrgrupp. Inom ramen för projektet har kommundirektören självklart rätt att avropa resurser över hela organisationen oavsett nämnds/förvaltningstillhörighet. Projektets mål Projektets övergripande mål är att Östersunds kommun genom ett strategiskt arbete med digitalisering ska. - Mätbart förbättra medborgarnyttan och medborgarinflytandet i Östersunds kommun. - Mätbart öka kommunens förmåga att som organisation snabbt tillgodogöra sig best practice och innovation som utvecklar verksamheten. - Mätbart öka effektiviteten i den kommunala förvaltningen. - Mätbart och kontinuerligt öka den digitala kompetensen och mognaden hos personalen i organisationen. Uppföljningen mot dessa mål ska ske i kvantitativa delmål som bör kopplas till DiMiOs, som alltså är det enda måttet som idag vetenskapligt tagits fram för att mäta den digitala mognaden i vår offentliga sektor. Organisatoriska konsekvenser. Kommundirektören får senast till kommunstyrelsen i oktober återkomma med en plan för hur han vill att projektet konkret ska organiseras och bedrivas, men med utgångspunkten att kommundirektören själv driver projektet under de fyra åren, förutsätter uppdraget att staben runt

12 kommunikationsdirektören förstärks för att frigöra tid för uppdraget. Eftersom uppdraget i grunden är helt integrerat med kommundirektörens övergripande uppgift att utveckla och effektivisera organisationen är det sannolikt i operativ avlastning som förstärkning kommer att behövas. Samarbeten/finansiering Budgetmässigt har Alliansen säkrat 50 miljoner kronor i finansiering under åren t om Det överskott i pensionsfonden som tidigare föreslogs användas till löpande drift 2019, används istället till denna investering under åren Men i kommundirektörens uppdrag ligger också att förmera denna finansiering på sätt som är möjliga. Östersunds kommun ska sträva efter att vara en aktiv del i de kommungemensamma satsningar på digitalisering som diskuteras på länsnivå, och också gärna engagera sig i de nationella initiativ som bland annat tas genom SKL och det gemensamt ägda bolaget Inera, som formulerat en gemensam strategi för att på nationell nivå påskynda digitalisering av den offentliga sektorn. Till projektplanen ska fogas en ROI-kalkyl där grundkravet är att varje nedlagd kommunal krona över tid ska betalas tillbaka med två kronor i uthållig kostnadssänkning. Projektet ska löpande avrapporteras till styrgrupp, Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige. Projektet ska också ekonomiskt följas upp i delårsrapporter och årsbokslut.