Projektmodell för systemleveranser hos Kamstrup A/S

Transkript

1 Projektgenomförande Projektmodell för systemleveranser hos Kamstrup A/S Kamstrup A/S Tumstocksvägen 11 B S Täby TEL: FAX: info@kamstrup.se

2 2

3 Innehåll Förord 5 Hur man använder Fasmodellen 5 sfas 6 Beskrivning 6 Resultat som ska uppnås under försäljningsfasen 7 sfasen 8 Resultat som ska uppnås under projektplaneringsfasen 9 sfas 10 Beskrivning 10 Resultat som ska uppnås under produktionsfasen 11 sfas 12 Beskrivning 12 Resultat som ska uppnås under installationsfasen 13 sättningsfas 14 Beskrivning 14 Resultat som ska uppnås under driftsättningsfasen 15 fas 16 Beskrivning 16 Resultat som ska uppnås under driftfasen 17 Service- och eftermarknadsfas 18 Beskrivning 18 Resultat som ska uppnås under service- och eftermarknadsfasen 19 3

4 4

5 Förord Eftersom projekt för systemlösningar blir en allt större del av vår verksamhet och marknaden efterfrågar nyckelfärdiga leveranser fån leverantörerna, är det viktigt att leverera projekten i tid. Och eftersom kunderna kräver att allt mer komplexa lösningar ska levereras på kortare tid, blir det av avgörande betydelse för oss att ha en gemensam och exakt modell för att genomföra och leverera projekt på marknaden. Kamstrup använder därför en modell med faser som ett ledningsverktyg för att säkerställa att systemprojekt genomförs på ett strukturerat sätt under ett projekts hela livscykel. Fasmodellen är inte någon checklista och inte heller en tidsplan för att genomföra projekt, utan ger en rad allmänna riktlinjer för hur ett projekt ska ledas och kontrolleras, med fokus på hur man steg för steg uppnår resultat och mål och säkerställer att allt görs i rätt ordning. Genom att dela upp projekt i underprojekt, med särskilda mål och resultat som ska uppnås, begränsas projektriskerna, vilket gynnar både kunderna och Kamstrup Hur man använder Fasmodellen Modellen kan i allmänhet användas för alla kundprojekt hos Kamstrup, oavsett storlek, produkter, kund och land. Modellen ska uppfattas som en generisk modell, där vissa åtgärder kanske inte är relevanta för mindre projekt. Detta måste bedömas av projektledaren när projektet startas. Ett antal av mallarna och checklistorna finns lätt tillgängliga i Kamstrups CRM-system mallar är riktlinjer som ska användas och anpassas efter de specifika behoven, medan checklistor däremot är fasta listor som är klara att användas. 5

6 sfas Beskrivning Under försäljningsfasen kontaktas potentiella kunder och presentationer görs för dem, marknadsföringsmaterial tas fram, upphandlingsmaterial som skickas ut av kunder utvärderas, förkvalificeringar tillhandahålls, förhandlingar förs med kunder och slutligen undertecknas avtal och beställningar. Under denna fas får ansvarig säljare stöd av hela organisationen och i synnerhet av Systemavdelningen, där projekt- och produktledning för att bedöma och räkna på systemlösningen och stöd rent allmänt för säljorganisationen finns. I slutet av denna fas överlämnas projektet från ansvarig säljchef till projektchefen vid ett internt kick off-möte. Ansvarig person är därefter den som utsetts till projektchef. sättning 6

7 Resultat som ska uppnås under försäljningsfasen Avtal undertecknas med kunden Serviceavtal undertecknas med kunden avtal undertecknas med kunden Projektet förs in i Kamstrups CRM-system En klar överblick över och beskrivning av den tekniska lösningen En säkrad övergripande tidsplan Förprojektering utförs i förekommande fall Övriga överenskommelser som ingås med kunden under förhandlingsfasen dokumenteras Projektbudget Val av eventuella underleverantörer Internt kick off-möte hålls med försäljningschefen som ansvarig och protokoll förs vid mötet. Projektchef utses Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Avtalsmall Priskalkylmall Mall till dagordning för internt kick off-möte Mall för bekräftelse av systembeställning Checklista för internt kick off-möte sättning 7

8 sfasen Beskrivning Under denna fas hålls ett projektstartmöte med kunden, där man kommer överens i detalj om arbetets omfattning. Projektet planeras och sätts samman, en detaljerad tidsplan utarbetas och alla erforderliga åtgärder för att genomföra projektet identifiseras, analyseras och inplaneras. I slutet av planeringsfasen slutförs all produktion och alla inköp, avtal ingås med underleverantörer och installationen kan påbörjas. sättning 8

9 Resultat som ska uppnås under projektplaneringsfasen Detaljerad tidsplan utarbetas Resurs- och organisationsplan överenskoms Systemspecifikation godkänns av kunden Alla gränssnitt med kundens IT-system identifieras och specificeras sinnehållet klargörs Data förs in i Kamstrups CRM-system Avtal undertecknas med underleverantörer Organisationsplan utarbetas och läggs fram för kunden Eventuella utvecklingsuppgifter inplaneras och säkras internt Uppdaterad budget Kommunikationsplan utarbetas och överenskoms med kunden Externt kick off-möte hålls med kunden Dokumentationsöversikt utarbetas Dokumentation som krävs från kunden erhålls FAT-dokumentation utarbetas (vid behov) FAT-tidsplan överenskoms med kunden (vid behov) Översikt över utbildningsverksamhet fastställs Åtgärd efter slutligt godkännande görs klar och överenskoms med kunden chef utses om driften administreras av Kamstrup Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Mall för underleverantörsavtal Mall för tidsplan Mall för systemspecifikation Mall för projektstatus och lista över åtgärdsposter Checklista för konstruktionsplanering Checklista för centralsystem Checklista för produktionsplanering sättning 9

10 sfas Beskrivning Under denna fas tillverkas systemkomponenterna i vår fabrik och levereras till installationsstället, inköp av OEM-maskinvara och programvara genomförs och installation, däribland utbildning av installationspersonal, planeras i detalj. Krävs utveckling av program- eller maskinvara genomförs utveckling, inklusive tester, under denna fas. Har ett godkännandetest på fabrik (Factory Acceptance Test, FAT) överenskommits med kunden utarbetas erforderlig dokumentation för FAT och detta genomförs med kunden. I slutet av produktionsfasen är installationen klar att ta sin början. sättning 10

11 Resultat som ska uppnås under produktionsfasen Överenskommelse om projektplan Avtal om installation undertecknas med underleverantör Utrustningsleveranser från fabrik kontrolleras för expediering en planeras och tidsplaneras i detalj Godkännandetest på fabrik (FAT) genomförs (i förekommande fall) sdokumentation utarbetas Installatörer utbildas Komponenter tillverkas och tas emot på installationsstället Maskin- och programvara för huvudstationen anskaffas och levereras på plats Programvaruutveckling, inklusive tester, slutförs Systemdrift överenskoms med och inplaneras med kunden Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Checklista för produktionsfas Checklista för FAT Checklista för centralsystemproduktion sättning 11

12 sfas Beskrivning Under denna fas utförs installationen under överinseende av Kamstrup. Dessutom förbereds driftsättningsfasen och inplaneras i detalj, utbildningsdokomentation utarbetas, godkännandetester på plats (Site Acceptance Tests, SAT), inklusive överenskommelse med kunden om SAT-testförfaranden, utarbetas och inplaneras. Under installationsfasen övervakas och kontrolleras installationsverksamheten av Kamstrup. I slutet av planeringsfasen slutförs all produktion och alla inköp och installationen kan påbörjas. sättning 12

13 Resultat som ska uppnås under installationsfasen SAT planeras och tidsplaneras i detalj SAT-testförfaranden utarbetas och överenskoms med kunden Utbildningsmaterial och -dokumentation utarbetas Användardokumentation utarbetas sverksamhet övervakas av Kamstrup Därefter utförs driftsättning slutförd Testdrift planerad Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Mall för SAT-förfaranden Mall för utbildningsdokumentation Checklista för installation Checklista för utbildningsverksamhet sättning 13

14 sättningsfas Beskrivning Under denna fas driftsätts projektet och sluttestas och godkänns tillsammans med kunden. Utbildning genomförs av kunden och dokumentation överlämnas till kunden. Under SAT testas systemets prestanda och slutligen överlämnas systemet till kunden. Om det kvarstår utestående frågor efter SAT dokumenteras dessa och en handlingsplan för att åtgärda dem överenskoms med kunden. Ett försöksdrifttest genomförs innan systemet överlämnas. När systemet till slut överlämnas till kunden börjar garantin löpa och kunden informeras om framtida kontakter med Kamstrup Systemdrifts- eller Serviceavdelningen. För att optimera projektledningen hos Kamstrup generellt hålls i slutet av fasen ett projektutvärderingsmöte för att sammanfatta och fånga upp de bästa positiva och negativa erfarenheterna från projektfasen. Projektutvärderingen kan utöver internt återflöde av information omfatta externa bidrag från kunder och underleverantörer. sättning 14

15 Resultat som ska uppnås under driftsättningsfasen SAT slutfört och godkänt av kunden Kundutbildning slutförd och godkänd av kunden Slutlig dokumentation levererad och godkänd av kunden Lista över öppna frågor dokumenterad och överenskommen med kunden plan klar, inklusive driftdokumentation Kunden har informerats om framtida kontaktpersoner hos Kamstrup Detaljerad tidsplan för driften godkänd av kunden Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Mall för lista över utestående punkter Mall för projektutvärdering Checklista för SAT Checklista för slutligt godkännande och överlämnande till drift sättning 15

16 fas Beskrivning Systemet är under denna fas i drift och administreras av Kamstrup eller kunden. Om det administreras av Kamstrup sker driften enligt de specifikationer som angivits i driftavtalet med kunden. fasen inleds med att de avtal om telefonstöd och service som undertecknats med kunden aktiveras. Under denna fas hanteras även garantin, genom att åtgärda eventuella garantifel som rör installerade system. sättning 16

17 Resultat som ska uppnås under driftfasen chef utses Säkerställa att alla utestående punkter på listan är avslutade Prestanda för systemdriften Fullgörande av serviceavtal Fullgörande av avtal om telefonstöd Hantering av garantikrav Garantiåtaganden upphör vid garantitidens slut Följande mallar och checklistor finns i Kamstrups CRM-system och på intranätet: Checklista för drift sättning 17

18 Service- och eftermarknadsfas Beskrivning Denna fas löper parallellt med driftfasen. Under denna fas hanteras serviceavtal som ingåtts med kunder, däribland garantikrav och frågor. Kamstrups serviceavdelning erbjuder ett komplett utbud av tjänster, däribland reparation och kalibrering av mätare och utrustning, kundutbildning och allmänt kundstöd i anslutning till ytterligare installationer och tjänster. sättning 18

19 Resultat som ska uppnås under service- och eftermarknadsfasen Fullgörande av serviceavtal Hantering av garantikrav sättning 19

20 Kamstrup A/S SE/ /Rev. A1 Spara tid, spara energi Kamstrup mätarlösningar för el-, vatten- och värmebolag I dagens högteknologiska och rationella hushålls- och företagsmiljö är en energimätare inte längre bara en påminnelse för konsumenter om att det snart kommer en energiräkning. Kamstrups ultraljudbaserade mätare för termisk energi och elektroniska elmätare är ofta delar av topp-moderna automatiska system för mätaravläsning (automatic meter reading systems, AMR), som skapats av Kamstrup för en viss tillämpning. För att garantera att kvaliteten upprätthålls har alla produkter som anänds i Kamstrups mätarsystem utvecklats och tillverkats av företaget självt eller av auktoriserade underleverantörer. Kamstrupkoncernen har omkring 390 anställda, som årligen tillverkar omkring mätare för termisk energi och el och har en omsättning 2003 på 68,5 MEUR. Företaget betraktas som marknadsledande, med installationer av värmemätare över hela världen, och är en av de viktigaste leverantörerna till elmätarbranschen. Kamstrup tog 2002 hem en order på mätare för termisk energi och varmvatten till den kommunala förvaltningen i Bukarest i Rumänien. Ordern erhölls i hård konkurrens med bl.a. ledande tyska företag och är den största ordern någonsin inom fjärrvärmebranschen. Mätarna kommer att fjärravläsas via ett radiosystem som utvecklats av Kamstrup. Enligt lagstiftningen i många länder krävs avläsning av energimätare varje månad. Det är en uppgift som kan visa sig mycket dyrbar och utgör ett starkt argument för att tillämpa AMR. För att kunna trygga ekonomin måste det vara möjligt att bygga ut och uppgradera ett system så att det svarar mot framtida krav och alltid ger optimalt resultat. Fjärravläsningsnätverk för elmätare håller för närvarande på att installeras i flera städer i Sverige. Andra länder börjar följa samma trend. På Mallorca använder en högteknologisk företagsby solenergi för att driva fjärrkylning och läser av den enskilda förbrukningen med hjälp av ett radionätverk som utformats av Kamstrup. Oavsett geografisk placering, avstånd, topografi och mix av förbrukare, måste de lösningar Kamstrup utformar alltid ge kunderna ett mervärde. Våra produkter säljs via egna kontor och auktoriserade återförsäljare runt om i Europa och i många länder utanför Europa. Mer information hittar du på 20