Möt personerna bakom Visma Spcs prisbelönta support

Transkript

1 tidningen för dig som vill förenkla ditt företagande Nr Möt personerna bakom Visma Spcs prisbelönta support Läs mer om Visma Spcs nya program och tjänster, hur du skyddar dig mot bluffakturor och hur nya Skatteförfarandelagen berör dig

2 SMALL Limited Edition Otroligt! från 890:- per månad Kassasystemet alla har råd med Minska din administrativa börda varje dag. Cash IT Retail ger dig snabb betalkorts- och kassahantering, programmet körs i ett låst system, vilket innebär att du inte behöver oroa dig för datavirus eller andra skadliga program. Med ett par knapptryckningar bokför du smidigt dagsavslutet. Dessutom ändrar du lätt text på knapparna och du har ett flertal färguppsättningar att välja bland för en kassa som passar just dig. Retail Small Vår fullgoda baslösning är det perfekta systemet att växa med. Här fylls alla behov för små och medelstora verksamheter inom kontanthandeln, i ett startpaket som rymmer alla grundläggande kassafunktioner. När nya behov uppstår är det enkelt att uppgradera till Retail Medium eller Large. Kassasystemet Cash IT Retail Small har alla funktioner du är van vid från traditionella kassaregister och du får även möjlighet att spara tid varje dag genom att skicka en fil (SIE4) med dagens siffror direkt till bokföringen. Självklart ingår support under dagtid, på kvällar och helger finns vår joursupport redo att hjälpa dig. Dessutom ingår ett år på-platsen-service om olyckan skulle vara framme. En annan fördel med Retail Small är att du enkelt kan läsa in dina leverantörers prislistor direkt till kassan. Du slipper allt letande av information i pärmar eller manuell inmatning av priserna. Retail Small kan dessutom kompletteras med en streckkodsläsare för en snabbare registrering av varor och förses med en integrerad betalkortsterminal. Ständigt uppdaterat Tiden då en kassaapparat bara var en kassaapparat är förbi. Med Cash IT Retail kan du alltid vara säker på att din kassalösning hänger med i den tekniska utvecklingen systemet uppdaterar sig självt, helt automatiskt. När Skatteverket gör förändringar i lagens föreskrifter, kommer ditt kassasystem anpassas efter dem utan att du behöver lyfta ett finger. Samtliga priser exklusive mervärdesskatt. Sedvanlig kreditprövning krävs. Cash IT Karlstad Stockholm Halmstad Telefon info@cash-it.se

3 Vi tar ditt företagande personligt Jag tror att jag har rätt om jag påstår att du någon gång rekommenderat ett program eller en tjänst från Visma till en vän eller en bekant. Du är i så fall inte ensam. I en mycket stor del av vår försäljning är ett positivt ord från en redan nöjd kund avgörande. Jag brukar ofta säga till mina medarbetare att nöjda kunder är våra bästa säljare. Höstens nyheter från Visma Spcs 4 Nr 75, 2012 Så är det för många företag med ett gott anseende och bra kundrelationer. Det skulle förvåna mig om du inte känner igen det från din egen verksamhet också. För oss är det en självklarhet att både behålla och stärka viljan att rekommendera bland våra kunder. Det ger oss inte bara nya kunder utan också längre kundrelationer. En bra kundrelation precis som alla andra goda relationer byggs aldrig ensidigt. För oss innebär det att vi i någon utsträckning måste fungera både som ekonomiavdelning och it-avdelning åt våra kunder. Små företag har helt enkelt inte så många administrativa specialister. Därför är det inte så konstigt att supporten är vår största avdelning. Det är där vi utvecklar relationerna med kunderna. När vi gör det är vårt mål att vara ödmjuka, personliga och förstås kunniga. Eftersom fler än nio av tio kunder som använder vår support är mer än nöjda tycker jag att vi för det mesta når det målet. I vår strävan att förenkla för dig och ge dig de bästa förutsättningarna för ditt företagande är självfallet våra utvecklare och säljare också viktiga. Det är bara i samspel mellan kunder, supporttekniker, utvecklare och säljare som produkter och tjänster kan bli så bra att de är den bästa lösningen och det tryggaste alternativet för alla småföretagare. Kort sagt så vet vi att vår framgång bygger på att vi lyckas ge dig framgång. Vi tar nämligen ditt företagande personligt. Utbilda dig och jobba mer effektivt Följ med in bakom kulisserna på Visma Spcs support alltid i Du&Datorn Framtidens arbetssätt är här: Visma.net Kunskap för bättre företagande 12 Så berör den nya Skatteförfarandelagen ditt företag 18 Löneskolan: Förenkla lönearbetet låt de anställda göra jobbet 20 Företagsskolan: Så skyddar du dig mot bluffakturor 24 Tips, frågor och svar om våra program och tjänster 30 Vinterns kursschema 31 Knäck kluriga Krysset 8 17 Omslaget: Ida Nicklasson och Johanna Karlsson är några av de som bemannar Visma Spcs kundtjänst och supportväxel. De tar emot alla besökare och samtal innan de går vidare till olika Visma-bolag, Visma Spcs eller Visma Spcs support. Läs mer på sidan 14. Foto: Petter Hammarbäck. Rolf Dahlberg, vd, Visma Spcs Du&Datorn ges ut av Visma Spcs AB, Växjö. Utgivare: Rolf Dahlberg. Redaktion: Petter Hammarbäck, Filip Lendahls, Alexander Rehnborg och Therese Palm. Grafisk produktion: Giv Akt Skåne, Malmö. Tryck: V-TAB, Vimmerby. Tidningen trycks på 80 gram Grapho Cote. Adress: Du&Datorn, Visma Spcs AB, Växjö. Annonsbokning: Adressändring: ISSN Prenumerationer: Nu kan du själv teckna dig för eller avbeställa din egen prenumeration av Du&Datorn på: Eftertryck av text och bilder förbjuds. Redaktionen svarar inte för insänt icke beställt material. Allt redaktionellt material producerat för Du&Datorns räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering. E-post: duochdatorn@visma.se. Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

4 Nytt från Visma Spcs Fakturera i molnet med Visma Administration Webbfakturering Visma Administration Webbfakturering är en helt ny tjänst för dig som vill kunna skapa fakturor på nätet. Med Visma Administration Webbfakturering kan du fakturera redan när du befinner dig hos kund. Om inte datorn är med går det precis lika bra att använda en smart mobil eller surfplatta. Du kan skicka fakturorna direkt från Vismas webbtjänst med ett personligt följebrev, skriva ut dem eller spara dem i pdf-format. Oavsett val finns samtliga fakturor alltid tillgängliga på webben. De företagare som fakturerar själva och låter redovisningsbyrån sköta bokföringen får fakturorna automatiskt överförda till byråns bokföringsprogram. Hur fungerar det? Programmet som skapar fakturorna är en webbtjänst som nås med en webbläsare i dator, telefon eller surfplatta. Fakturorna lagras i Vismas säkra lagringstjänst i molnet där även byråns bokföringsprogram kan nå dem. Det innebär att du och din byrå kan se dina fakturor så fort de är utskrivna eller e-postade till kund. Du kan även skapa fakturaunderlag för senare fakturering och är ni fler som ska fakturera på företaget går det också bra att samarbeta i programmet. Vad krävs? Visma Administration Webbfakturering finns att köpa nu och kostar 79 kr/månad. Redovisningsbyrån som sköter din administration har redan tillgång till Visma Administration Webbfakturering via Visma Byråstöd. Visma Mobil Scanner fotar dina kvitton Nu lanserar Visma Spcs en ny app som kan hjälpa dig hantera kvitton och underlätta din bokföring stort. Med Visma Mobil Scanner i din telefon fotograferar du bara kvittona så får du in dem som bokföringsunderlag direkt i ditt ekonomiprogram. I ditt bokföringsprogram visas underlagen som bilder tills de bokförs och knyts till en verifikation. Visma Mobil Scanner fungerar lika bra för dig som tar hjälp av en redovisningsbyrå, då skickas underlagen till byråns ekonomiprogram i stället. I det lite större företaget med fler aktörer och mer material som ska bokföras är nyttan ännu större då alla kvitton hamnar på rätt plats med korrekt avsändare, på direkten. Så här enkelt är det Starta appen Visma Mobil Scanner i din smarta mobil och fotografera kvittot. Du ser direkt om bilden är tillräckligt bra för att kunna läsas. När du godkänt bilden och lagt till eventuella kommentarer förs den över till Vismas säkra lagringstjänst i molnet och där ifrån uppdateras även ditt ekonomiprogram med text och bild. Det innebär att både du och den som jobbar med ekonomiprogrammet kan se och utbyta information om underlaget. Vad krävs? Du behöver en smart mobil en Iphone eller en Android-telefon och ett Visma Online-konto. Bokföringsunderlagen kan användas i ekonomiprogram som Visma eekonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering. För dig som samarbetar med en redovisningsbyrå räcker det med att byrån har ett ekonomiprogram från Visma. Visma Mobil Scanner är en gratistjänst från Visma som kan hämtas från olika distributionskanaler som Google Play Butik och Apples App Store. Vismas Online-konto är också gratis. Tänk på att bilden inte tolkas och att Bokföringsnämnden kräver att originalkvittot sparas. 4 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

5 Visma Advisor byråns bästa rådgivare Visma Advisor är ett nytt, webbaserat kund- och uppdragshanteringssystem för redovisnings- och revisionsbyråer. Med Visma Advisor kan en redovisningsbyrås konsulter samarbeta kring uppdragen, sköta sina kundkontakter och bevaka sina kunduppdrag oavsett om det gäller redovisning, löner, bokslut eller årsredovisning. Byråerna kan även samarbeta mellan kontor på olika platser och delegera uppgifter till medarbetare oavsett var de befinner sig. Bevakar, mäter och jämför Bevakningshanteringen i Visma Advisor ger överblick och visar vad som har gjorts, vem som gjort vad och vad som återstår att göra i varje uppdrag. En annan väsentlig del i programmet är tidsredovisningen som både registrerar konsultens arbetstid per uppdrag och tar hänsyn till olika prissättningsmetoder som fastpris, timpris och pris per transaktion. Det går därmed att följa upp och jämföra uppdrag med olika prismodeller, se hur lönsamma de är och se om det skulle vara mer lönsamt att använda andra prismodeller. Samarbetet byrå kund I samband med Visma Advisor lanserar Visma en kundportal som är en webbaserad plattform där byråerna kan samarbeta och dela information med sina kunder på ett tryggt och säkert sätt. Kundportalen öppnar även för nya framtida möjligheter till samarbeten mellan byråer och deras kunder i Visma.net som du kan läsa mer om på sidan 12. Visma Advisor är redo för samarbeten med webbaserade ekonomiprogram som Visma Avendo eekonomi, Visma Mobil Scanner, Visma Stämpla, Visma Resa & Utlägg, Visma Administration Webbfakturering. Fler produktnyheter och förbättringar Stödet för att hantera, visa och spara bilder av kvitton och leverantörsfakturor från Visma Mobil Scanner som bokföringsunderlag finns i de nya versionerna av Visma Avendo eekonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering. Visma Avendo eekonomi har även fått stöd för olika behörighetsnivåer vilket är användbart när man är flera användare eller samarbetar med en redovisningsbyrå. Visma Administration har fått möjlighet att markera kunder, artiklar och leverantörer som inaktiva och det har blivit enklare att synliggöra kommentarer på offerter, order, fakturor och av - tal. Det har dessutom blivit ännu enklare att skapa kreditfakturor och periodisera verifikat där du fördelar kostnader över tiden. Visma Tid har fått en mängd små förbättringar och ett nytt fräscht gränssnitt som anpassar sig efter dina inställningar. I nya Visma Lön 100 kan man nu ta ut en SIE-fil för lönekörningens bokföringsunderlag medan Visma Lön 600 får stöd för IF Metall och möjlighet att betala ut en kombination av komptid och översättningsersättning. Visma Reseräkning blir Visma Resa & Utlägg där det blir lättare att registrera utlägg utan att behöva göra en hel reseräkning. Mitt lönebesked är en ny funktion i Visma Stämpla som gör det möjligt att ta del av aktuella och historiska lönebesked i molnet. Du ser alltid det senaste lönebeskedet först, men kan även gå tillbaka och se eller skriva ut lönebesked upp till 24 månader bakåt i tiden. Visma Spcs butik i Malmö har flyttat. Numera finns vi tillsammans med övriga Visma-bolag i nya fräscha lokaler på Neptuniplan 9. Välkommen in på ett besök! Foto: Boo Gunnarson Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

6 Fler mervärden i helheten På de föregående sidorna kunde du läsa om Vismas nya produkter och tjänster som kan underlätta olika moment inom ekonomi och löneområdet för företag och redovisningsbyråer. Men det finns också en större helhet, en tanke och en vision bakom de olika delarna. Pernilla Möcander, som är utvecklingschef för byråprodukter på Visma Spcs i Växjö, berättar mer: En stor del av Sveriges företag använder i dag traditionella ekonomiprogram från Visma Spcs som Visma Administration. Många av företagen tar även hjälp av en redovisningseller revisionsbyrå och de flesta byråer använder i dag byråpaket med Visma Byråstöd för att ta hand om sina kunder. Därför är det en självklarhet för oss att fortsätta utveckla våra traditionella program och system. Men vi utvecklar även för framtiden. Det är Visma Avendo eekonomi, Visma Advisor och Visma. net goda exempel på. Går de att kombinera? Med våra nya webbaserade tjänster Visma Administration Webbfakturering och Visma Mobil Scanner gör vi det lättare att samarbeta i molnet, även med traditionella program och system. Dessa två i sig självständiga program gör även att du kan låta en redovisningsbyrå sköta bokföringen och själv sköta din fakturering och föra över leverantörsfakturor och kvitton digitalt till byråns ekonomiprogram. Lägg till detta webbtjänsten Visma Ekonomiöversikt så kan du direkt se resultatet i tydliga och lättförståeliga rapporter och diagram. Visma Ekonomiöversikt är en suverän molntjänst där du som företagare får en snabb och aktuell överblick över företagets ekonomiska ställning. Hur underlättar ni samarbete i molnet? För att göra samarbetet med din byrå ännu enklare har vi även skapat en digital mötesplats där byrån och byråns kunder själva kan välja vilka samarbetstjänster de ska använda Kundportalen. Kundportalen är redovisningsbyråns inloggningsskyddade plats Pernilla Möcander är utvecklingschef för byråprodukter på Visma Spcs i Växjö. där man kan samarbeta kring program och tjänster som Visma Stämpla, Visma Resa & Utlägg, Mitt lönebesked och Visma Avendo eekonomi. För det lilla företaget som vill samarbeta med en byrå men ta ett större ansvar för den egna redovisningen är Visma Avendo eekonomi en bra molntjänst att växa med. I den nya versionen har vi infört olika behörighetsnivåer där byrån kan styra vem som ska kunna göra vad. Sammantaget betyder detta att företag som anlitar en redovisningsbyrå nu har nya möjlig - heter att utvecklas och välja vilka delar de vill samarbeta kring, vilka delar de vill göra själva och vilka delar de vill ha hjälp med. Det går alldeles utmärkt att låta byrån sköta lönehanteringen och samarbeta så att dina anställda rapporterar tider, reseräkningar och utlägg direkt till byråns löneprogram och samtidigt kan följa sina ackumulerade arbetstider och lönebesked i molnet. Det är detta som är vår styrka och vision att ta fram så smarta lösningar att samarbetet förenklas och blir en naturlig del av företagandet och där redovisningskonsulten även ska kunna vara en ekonomisk rådgivare till företaget. Och det finns gott om duktiga redovisningskonsulter. Du vet väl att du kan söka lokalt bland Sveriges alla redovisningsbyråer med program från Visma Spcs på vår hemsida? Text: Petter Hammarbäck Foto: Jonas Ljungdahl 6 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

7 Vill du byta upp dig? Förr eller senare inser vi alla att det finns dem som har skaffat sig det bästa. Och att det lönar sig. Vill du också ligga i gräddfilen istället för i bakvattnet? Då är det dags att byta upp sig till moderna grejer! Öka din försäljning med E-butik Flex E-butik Flex är en e-handelsplattform där du kan få all funktionalitet du önskar. Kunniga medarbetare hjälper dig att utforma din webbshop så att du kan sälja mer och mer för varje år. Optimerad för Google och med avancerade designmöjligheter står du väl rustad för framtidens konkurrens. Några av fördelerna med E-butik Flex: Komplett koppling till Visma Administration Olika prislistor och rabattavtal för inloggade kunder Flera språk och valutor Frakt- och momshantering för internationell handel Möjlighet till specialanpassningar exakt efter dina behov Och mycket mer! HÖR GÄRNA AV DIG! TELEFON: E-POST: FLEX@E-BUTIK.SE WEBB: E-butik i Norden AB, Nygatan 2, Södertälje

8 Så hjälper Visma Spcs dig med företagandet Visste du att Visma Spcs kan hjälpa dig med ditt företag? Genom att nyhetsbevaka företagandet i Sverige, erbjuda kostnadsfri expertrådgivning och coacha unga entreprenörer, vill vi ge dig de bästa förutsättningarna att lyckas som företagare. Egentligen har vi på Visma Spcs alltid jobbat med kunskap. Kunder som följt oss ända från början känner till att vår första produkt var ett ordbehandlingsprogram. Programmet levererades med en rejäl handbok, som med tiden kom att bli en viktig del av vårt varumärke. Det är ingen slump att vi i dag har 150 anställda som bara jobbar med att ge support i våra program och tjänster. Vi tror att du som företagare blir mest effektiv och framgångsrik när du har den rätta kunskapen att använda våra verktyg så smart som möjligt. Vi har stor företagarexpertis både inom Visma Spcs och genom oberoende experter, berättar Alexander Rehnborg, till höger om Anette Citron och Pauline Eriksson. Så föddes Visma Infoline Vår berömda support är mycket uppskattad och en stor anledning till varför mer än vartannat företag i Sverige väljer att bokföra i våra program. Det leder oss till nästa fråga: Om kunskap om våra program gör administrationen mer effektiv, kan då ökad kunskap om ekonomi och företagande göra företagandet mer framgångsrikt? Vi tror det. För snart tio år sedan spånade vi på hur vi skulle kunna erbjuda omvärldsnyheter för småföretagare, ekonomiska basfakta och nyttiga programtips till våra kunder. Då var det fortfarande ovanligt att koppla upp sitt ekonomiprogram mot internet, men vi såg trenden vända och växa. Det var ett projekt som utmynnade i det vi i dag kallar Visma Infoline, som ger alla våra kunder dagsfärska nyheter direkt på Min Sida i ekonomiprogrammet, berättar Chris Jangelöv, affärsutvecklare på Visma Spcs. Bakom våra satsningar på kunskap ligger inte bara våra kunders behov att lära sig mer om ekonomi och företagande. Visma Spcs har ända sedan starten brunnit för företagandet i Sverige. När landet gick in i finanskrisen valde vi därför att vända den negativa debatten om förlorade jobb. Kunskap i våra företagsgener Resultatet blev vår uppmärksammade kampanj Nu startar vi om Sverige, som gick ut på att jobben och ekonomin skulle stärkas av ett bättre klimat för företagande i landet. Vi gav oss in i heta debatter i massmedia och startade en kampanjsajt på webben för att föra ut vårt budskap om ett kreativt Sverige som belönar entreprenörskap och nytänk. Denna sajt växte till vår kunskaps- och inspirationsportal Startanu.se. Sajten besöks varje månad av tusentals företagare, både nystartare och erfarna entreprenörer, och erbjuder bland annat inspirationstips från framgångsrika företagare, uppstartsguide för nyföretagare och möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor till experter om allt som rör företagande. Startanu.se är både en kunskapsportal och vårt bidrag till en levande debatt om situationen för företagare i Sverige. Vi på Visma Spcs har över 28 års erfarenhet av företagande att dela med oss av. Många av Visma Spcs egna anställda driver samtidigt företag eller har tidigare varit företagare kort sagt, kunskap om entreprenörskap ligger i våra företagsgener. Coachar nyföretagare Men för att vi ska kunna förstå företagarnas situation måste vi också föra en ständig dialog 8 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

9 Vi älskar att träffa företagare ute på mässor, för då kan vi lyssna in vilka behov de har och vilken kunskap de behöver för att bli mer framgångsrika, berättar Boo Gunnarson, som håller i Visma Spcs mässverksamhet. med våra kunder. Därför lägger vi mycket tid på att åka ut och träffa företagare i hela landet på reportage, kunskapsträffar och mässor. En sådan mötespunkt var årets Eget företag-mässa i Stockholm, där vi under tre dagar träffade nyföretagare från hela landet och diskuterade entreprenörskap. Vi älskar att träffa företagare ute på mässor, där vi har stor chans att lyssna in vilka behov de har och vilken kunskap de behöver för att bli mer framgångsrika. Under årets Eget företag-mässa coachade vi nyföretagare tillsammans med Pauline Eriksson, ung entreprenör och debuterande författare till boken Ta steget till eget. Vi gav praktiska råd, tips och inspiration till morgondagens entreprenörer på plats, berättar Boo Gunnarson, som håller i Visma Spcs mässverksamhet. Stöttar unga entreprenörer Pauline Eriksson är också en av experterna på Startanu.se, där hon hjälper unga entreprenörer att hitta motivationen till att driva företag och utveckla sitt personliga varumärke. Som företagare är hon peppad att dela med sig av sina erfarenheter till nystartare på mässor som Eget företag-mässan: Jag har drivit företag i fem år, bland annat en reklambyrå, och vet vad det innebär att vara ung tjej och trotsa strömmen för att förverkliga drömmen. I dag är jag frilansjournalist och utbildar unga i företagande. Det gör Visma Spcs också och därför vill vi tillsammans sprida vår kunskap. Eget företag-mässan var en utmärkt marknadsplats för mig att nätverka och berätta om mina erfarenheter som ung entreprenör. Stor ungdomssatsning Visma Spcs är stolt guldpartner till Ung Företagsamhet, som förra året gav över gymnasieelever möjligheten att prova på att driva eget företag. Vi jobbar extra hårt för att nå ut till unga människor med vår kunskap, för vi är övertygade om att det är dagens ungdomar som kommer att stå för morgondagens succéföretag. För att de ska lyckas vill vi ge dem verktygen och kunskapen som krävs för att driva företag, berättar skol- och utbildningsansvarig Anette Citron. Vi vill satsa på ungdomarna och få dem att våga tro på sig själva och sin framtid. Ung Företagsamhet ger många unga chansen att göra just detta genom sitt företagande på gymnasiet. Det vill vi stödja och därför får Sveriges UF-företagare gratis tillgång till marknadsledande ekonomiprogram och nätbutiksverktyg hos oss. Dessutom coachar vi dem med kunskap och expertis under hela deras UF-år. Det är bland det roligaste och viktigaste vi gör under året, fortsätter Anette Citron. Fortfarande ett småföretag Visma Spcs engagemang grundar sig i en passion för entreprenörskap, socialt engagemang och framtidstro. Optimism är kärnan i det dagliga arbetet med att ständigt förenkla företagarens vardag och ge företagaren goda förutsättningar att driva sin verksamhet framgångsrikt. Visma Spcs löfte till dig som kund är att erbjuda den bästa lösningen som passar just dig och din verksamhet. En lösning som både ska vara en ekonomilösning som förenklar och effektiviserar din vardag och ett kunskapspaket som stöttar dig under hela din resa som företagare. Detta är Visma Spcs kvitto på att vi inte har glömt hur det är att vara småföretagare! Text: Alexander Rehnborg Foto: Petter Hammarbäck, Boo Gunnarson Startanu.se erbjuder dig dagsfärska nyheter om ekonomi och företagande, tips från framgångsrika entreprenörer och kostnadsfria expertråd inom allt som rör din ekonomi och ditt företagande. Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

10 Deltagare om kursen Det var en väldigt duktig lärare. Nu vet jag hur vi ska jobba med lagerhanteringen i Visma Administration, säger Rikard Andersparr som jobbar på Hallströms Verkstäder och ville lära sig mer om order och lagerhantering. Kursledaren Axel Dicander får ofta frågan om man ska gå grundkurs eller uppföljningskurs. Tvekar du är det grundkursen du ska gå. Uppföljningskurserna går mer på djupet inom olika delar och är inte lika heltäckande, tipsar han. Bli mer effektiv gå på kurs Klockan är 9:00 och vi har samlats på ett konferenscenter i Jönköping. Här sitter vi nu, vid ett dukat bord med var sin körklar, bärbar dator. Vi, det är nio förväntansfulla småföretagare och administratörer, som ska gå på djupet i Visma Administration. Vår lärare heter Axel Dicander och är en av Vismas certifierade lärare med specialistkunskaper i Vismas program. Men han är även egen företagare och jobbar som konsult och föreläsare. Praktisk erfarenhet av småföretagande är en av de saker som krävs för att bli certifierad lärare. Och det visar sig snabbt vara en lyckad kombination. Axel bjuder på en mångfald av egna och andras erfarenheter, specialistkunskaper och mängder med exempel ur verkligheten. Men vi får också jobba praktiskt. Det första vi får göra är att ställa in vilken version av Visma Administration vi ska jobba i. Axel guidar oss rätt trots att vi alla har lite olika förkunskaper och mål med kursen. Grund i Visma Administration Vi är på en grundkurs i Visma Administration 500/1000/2000 där vi börjar med det som är gemensamt för att senare beta av de högre versionernas extra möjligheter. Det innebär även att deltagarna stannar olika länge. En del kursare går i två dagar, andra stannar en tredje dag och får lära sig mer om order och lagerhantering. Själv trodde jag att jag kunde en del om Visma Administration och att jag skulle kunna ta det lugnt under första dagen, men ack vad fel jag hade. Axel växlar mellan olika genvägar och förklarar olika samband så att ahaupplevelserna kommer på rad: Kunde man göra så? Att jag inte tänkt på det tidigare. Jaså, ja det förklarar ju saken Lär er vad som är möjligt, inte exakt hur man gör. Ni kan alltid ringa supporten och fråga hur, tipsar Axel och går raskt vidare till att lära oss ta systemsäkerhetskopior. Och serverar oss nästa visdomsord med glimten i ögat: Det är tjänstefel att inte ta en systemsäkerhetskopia innan du uppdaterar programmet! Där lagras allt sådant som inte följer med när du säkerhetskopierar företaget. Sedan lär han oss att göra en tvilling. Intensivt och mer effektivt Efter en intensiv kursdag står det klart att Visma Administration är ett mycket mångsidigt program. Det finns flera sätt att göra samma sak och det som inte går att göra är ofta möjligt att göra ändå, med lite kreativt tänkande. Och det kanske är det som är grejen? Den som lär sig bemästra och använda möjligheterna i programmet kan bli så mycket mer effektiv. Redan på väg hem från kursen börjar idéerna formas till mer konkreta lösningar. Om jag använder den funktionen i stället och gör en sådan rapport går det ju helt plötsligt att göra det där jag tidigare inte kunde göra Lär mer du också Förra året utbildade Visma Spcs personer inom allt från bokföring och löneadministration till skattefrågor, bokslutsarbete och programspecifika kurser och påbyggnadskurser. Lärarledda utbildningar finns på orter som Skellefteå, Falun, Karlstad, Örebro, Linköping, Jönköping, Växjö, Malmö, Göteborg och Stockholm. För dig som har svårt att delta på plats finns även kurser i form av webbinarier, det vill säga webbsända kurstillfällen där man kan delta på distans via dator och internet. Under webbinariet har du möjlighet att ställa frågor via chatt. Vill du veta mer om Visma Spcs kurser? Ring eller läs mer på utbildning Text och foto: Petter Hammarbäck Kursen var mycket bra och läraren otroligt kunnig. Vi ska gå över till Visma Administration så jag gick kursen för att lära mig grunderna i programmet. Om man skulle få önska något mer vore det ännu en kursdag med fler praktiska övningar, säger Cecilia Pettersson som jobbar som ekonomiassistent på Säkra Småland AB. Jag är mycket nöjd, kursen var jättebra. Jag fick mycket bra tips om hur man ska göra för att jobba snabbare och mer effektivt i programmet, säger Jannice Bergqvist Gustavsson som jobbar på Lagergrens Handelsträdgård AB i Lenhovda. Jag har jobbat en del i Visma Administration tidigare, men ville lära mig mer om vad som är möjligt och hur man gör. Och jag har absolut fått se många nya möjligheter, vad man kan göra och hur man gör, berättar Mari Karlsson som jobbar på däckgrossisten Ängs Maskincentral i Nässjö. fakta Grundkurs i Visma Administration 500/1000/2000 Målgrupp: Kursen riktar sig till nya användare av Visma Administration. Förkunskaper: Datorvana, kännedom om redovisning och kunskaper om hur det egna företaget hanterar sin administration. 10 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

11 SKATTEVERKET Denna sida är en annons Är du trött PÅ allt ditt Se vår informationsvideo på PaPPersarbete? Låt det inte ta mer tid än nödvändigt. Fakturera direkt när arbetet är avslutat med AddMobile Toolbox får du ett snabbt och lätt verktyg som hjälper dig att ta vara på din tid. KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Med fältpersonal kommer pappersarbete, jagande av tidsedlar och slarvigt ifyllda arbetsordrar. Låt AddMobiles mobila system Toolbox för montörer, servicetekniker eller fordon underlätta för dig! Skapa och planera arbetsordern på kontoret i din dator med Toolbox kraftfulla planeringsmodul. Skicka ut ordern till fältpersonalens telefon och spara onödig körning. Eftersom systemet är helt webbaserat krävs ingen lokal installation det kan nås från vilken dator som helst. Personalen rapporterar löpande i sin telefon om utfört arbete, nedlagd tid, använt material och fyller i sin kontrollblankett. De ser sina arbeten, det är mindre risk för missuppfattningar och att några jobb ska glömmas bort. På kontoret följer man statusen på uppdragen löpande, beläggningen på de olika montörerna och får överblick över alla tider som man enkelt attesterar. Bättre kontroll över både pågående och utförda uppdrag sparar tid och pengar, samtidigt som man kan fakturera mycket snabbare. AddMobile Toolbox är integrerat med Visma Administration, vilket gör att man direkt kan skicka en faktura när ordern är klar. färdiga branschlösningar Vi har färdiga lösningar för de flesta branscher; hantverksföretag (som elektriker, VVS, golv läggare, målare etc.) bygg-och entreprenad, serviceföretag, transport, FAKTURA vinterväg hållning med mera. JOURNAL ATT BETALA: Vad addmobile kan göra för just ditt företag: FAKTURA ATT BETALA: INFORMATION JOURNAL INFORMATION KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Med AddMobile Toolbox som arbetar direkt med Visma Administration slipper du en massa onödigt pappersarbete. en ny generation av toolbox Är HÄr Använd appen på iphone, Android, ipad eller PC. Välj själv en hårdvara som passar din verksamhet och din personal! Viktigast för oss är precis som tidigare: programmet ska vara lätt att använda, ha lokal data för att kunna arbeta i miljöer utan mobiltäckning och spara pengar för företaget. kontakta addmobile info@addmobile.se Med elektroniska körjournaler är Skatteverket inga problem. Inget missas eller glöms bort och framför allt slipp pappersarbetet! Bättre planering och kontroll över pågående arbeten, samt full uppsikt över var fordonen befinner sig. SKATTEVERKET

12 Steget in i framtiden med Visma.net I början av september lanserade Vismakoncernen sin största satsning någonsin. Visma.net ger användarna en komplett affärslösning där alla tjänsterna levereras över internet. Med Visma.net fortsätter Visma utvecklingsprocessen, men nu på nätet, genom att erbjuda nordiska och europeiska verksamheter en komplett affärslösning i molnet med tillgång till allt de behöver av funktionalitet. Vi tar steget in i framtiden tillsammans med våra kunder, som får större flexibilitet och tillgänglighet utan att behöva göra stora investeringar i IT-infrastruktur, säger Vismas koncernchef Øystein Moan. Webbens alla fördelar I och med att Visma.net är webbaserat kan användarna lämna dyra servrar, säkerhetskopiering och krångliga installationer bakom sig. All data lagras i molnet och finns tillgänglig närsomhelst, varsomhelst. Dessutom fungerar lösningen lika bra på datorn som på mobilen eller surfplattan. En målsättning med Visma.net är att det ska gå att skräddarsy helt efter kundens behov. Därför är alla delar skalbara, så att det enkelt går att anpassa efter antalet användare och vilken funktionalitet företaget behöver. Kostnaderna blir förutsägbara, eftersom man bara betalar för de delar som används. Allting samlat För många användare kommer en av de största fördelarna vara att få all affärsfunktionalitet serverad i en och samma lösning. För oss är det spännande eftersom en integrerad koppling mellan program och tjänster från Visma troligen kommer att öppna intressanta möjligheter i relation både till existerande och nya kundgrupper, säger Øystein Moan. En snabbväxande affärslösning Kärnan i Visma.net är finansmodulen som innehåller allt företaget behöver för att sköta redovisningen. Till den finns i dag sömlösa integrationer med flera tjänster, bland annat elektronisk fakturering, elektronisk bankintegration och ett kraftfullt kundhanteringssystem. Men i takt med att kundernas behov växer kommer även Visma.net att växa. Lösningen utökas fortlöpande med nya moduler och tjänster. De kommande versionerna kommer bland annat att inkludera utläggshantering, lager- och logistiktjänst, projektredovisning och ett flexibelt rapportverktyg. All information om Visma.net och dess innehåll hittar du på Text: Filip Lendahls Allt lagras i molnet. Det är säkert och effektivt. Visma.net har samma snabbhet och användarvänlighet som lokala system, men inget behov av egna servrar, backuprutiner eller kostsamma installationer. Allt lagras i molnet. Det är säkert och effektivt, säger Vismas koncernchef Øystein Moan. 12 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

13 Ordning och reda, pengar på fredag. (Eller någon annan dag i veckan.) Med PayEx Fakturaservice kan du i lugn och ro fokusera på din kärnverksamhet. Vi skapar underlag, skickar fakturan, hanterar kundens inbetalning och följer upp om de inte betalar i tid. Just nu erbjuder vi dessutom nansiering med förmånliga villkor till dig som behöver öka ditt företags likviditet. Du kan ha pengarna tillhanda imorgon för att direkt kunna investera på nytt. Frigör ditt kapital idag. Ring Per på

14 Tobias Runesson och Charlotta Krondahl gör allt de kan för att supporta Visma Spcs kunder. Vad gör de på Vismas support? Vilka är de egentligen, de där som svarar när du ringer? Varför får jag inte prata med Lotta direkt och varför måste jag uppge mitt kundnummer? Häng med på ett besök bakom kulisserna hos Visma Spcs support. Om du någon gång har frågor om ditt ekonomiprogram eller undrar hur du ska köra lönerna, vad gör du då? Ring supporten! På Visma Spcs supportavdelning arbetar ungefär 150 personer med att hjälpa just dig, för att din vardag ska bli så smidig som möjligt. Det första du möter när du ringer till Visma Spcs support är supportväxeln. Supportväxeln är Visma Spcs ansikte utåt och förbereder supportärendena med rätt kundnummer som du kan läsa mer om här intill. Sedan går ärendet vidare till någon med kunskaper om just ditt program. Hej och välkommen till supporten. Jag heter Lotta. Vilken version har du av programmet? Lotta heter egentligen Charlotte Krondahl och är supporttekniker på Visma Spcs. Efter hennes kontrollfråga är det ditt ärende som gäller. Vad kan man förvänta sig av supporten? Vårt mål är att du ska få svar direkt. Om jag inte kan det ber jag att få pausa samtalet för att kontrollera fakta. Vi försöker även säkerställa att det fungerar efteråt också. Ibland vet jag av erfarenhet att det kommer fler frågor som kunden inte tänkt på ännu. Då kan jag hjälpa till med detta också, eller tipsa om hur de går vidare eller hittar mer hjälp. Det är ett misslyckande om du måste återkomma med samma problem igen och jag försöker alltid ge den support jag själv förväntar mig. Det vill säga kunniga svar på frågorna och ett trevligt bemötande. Jag kanske är yrkesskadad, men för mig är viljan att hjälpa viktig. Löser ni alla problem? Vi löser nio av tio inkommande frågor direkt vid första samtalet. Skulle det ändå vara så att vi måste undersöka eller testa själva ber vi alltid att få återkomma och ringer upp så snart vi har besked att ge, säger Lotta. Ibland ber vi om säkerhetskopior för att kunna gå igenom och hitta bakomliggande orsaker till felen. Det händer även att vi använder fjärrskrivbordet för att leta efter problem direkt i kundernas datorer. När vi fått tillåtelse kan vi både leta fel och visa hur något kan lösas. Kunden kan nämligen själv följa precis vad vi gör på sin bildskärm, berättar Tobias Runesson, som jobbar med supportfrågor av lite mer teknisk karaktär. Hur ser ni på sekretess och kundens säkerhet? Jag trodde nog att vi skulle möta ett större motstånd när vi började med fjärrstyrning, men de flesta har inga problem alls utan tycker tvärt om att det är jättesmidigt att få luta sig tillbaka och följa på skärmen vad vi gör, säger Tobias. Tystnadsplikt ingår i vårt jobb, det står även i våra anställningsavtal. Som kund kan du vara förvissad om att det vi kan se eller höra stannar mellan oss. Och vi går aldrig in och tittar i något mer än det som rör våra program, förklarar Lotta. Kan man ringa till er och få hjälp med bokföringen? Vi erbjuder programsupport, inte bokföringssupport, men gränserna kan ju vara svåra att dra. Har du specifika frågor om hur du ska bokföra i våra program hjälper vi dig med programmets delar och förklarar alltid varför. Men de rena bokföringstekniska frågorna måste vi hänvisa till redovisningskonsulterna, eller våra experter. Det är både en fråga om kunskap och om ansvar. Vad är det för experter? På vårt forum, där du kan ställa frågor till oss och diskutera med andra användare, har vi även en expertpanel som kan svara på frågor. Här kan du få mer specifika svar inom ämnen som bokföring, löner och skatter, säger Lotta. Finns det fler sätt att få support på? Ja då, på Visma Spcs supportwebb kan du hämta de senaste versionerna av våra program, se instruktionsfilmer, läsa instruktioner och hitta steg för stegguider. Vi besvarar även många supportfrågor via mejl och chatt. 14 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

15 Chatten är faktiskt överlägsen när det gäller snabba frågor och svar. Men det är inte alltid lika enkelt att ge ingående svar via chatt. Ibland ringer vi upp för att kunna svara på mer ingående frågor, förklarar Tobias. Visma Spcs kunder är alltid välkomna att kontakta oss, med stort och smått, säger Johanna Karlsson i supportväxeln. Vad får ni för utbildning för att klara supporten? Vi utbildas kontinuerligt. Alla får en grundutbildning i samtalsteknik, bokföring, fakturering och Visma Administration. Därefter kompletterar man med fler program och kan även fördjupa sig inom olika ansvarsområden. Vi fräschar alltid upp våra kunskaper inför bokslut, deklarationer, lönekörningar och semesterårsavslut. Sedan har vi nya lagar och regelverk, som till exempel byggmoms, rot- och rutavdrag. Det är sådant som vi alla måste kunna. Vilket är ditt bästa supportminne? Oj, jag har så många! Alla möten med olika människor. Ibland blir samtalen mer personliga och det händer även att vi får lyssna på fler problem än vad som rör Visma Spcs. Det kan utbytas en hel del erfarenheter beroende på vad kunden bjuder in till, men man måste förbli professionell. Sammantaget gör detta att man aldrig vet vilka spännande möten en ny dag ska bjuda på, säger Lotta. Vilket är ditt värsta supportminne? Jag hade ett ärende där jag fjärrstyrde en kunds dator som hade problem och som behövde startas om efter en installation. Men datorn vägrade starta. Det är inte lätt att fjärrstyra eller ge telefonsupport med en dator som inte startar. Det här var dessutom långt bort så vi fick ringa en partner i närheten som körde ut och hjälpte till med att få igång datorn. Det var svettigt ett tag, berättar Tobias och ryser vid tanken. Text: Petter Hammarbäck & Therese Palm fakta Foto: Petter Hammarbäck Visma Spcs support tar emot ärenden eller ärenden per dag i snitt Den 19/1 hjälpte vi kunder via telefon och hade totalt ärenden den dagen Nio av tio ärenden löses direkt Snittsamtalstiden är 8 minuter Välkommen till supportväxeln, det är Johanna. Vilket program vill du ha hjälp med? Johanna Karlsson är en av 14 personer som jobbar med inkommande samtal i supportväxeln och förbereder supportärendena innan supporten tar vid. Hur förbereder du ett supportärende? Det första vi tar reda på är personens kundnummer. Sedan säkerställer vi att de företagsuppgifter vi har stämmer överrens med kundens, samt vilket program de vill ha hjälp med. På så sätt får de prata med rätt supporttekniker. Vi förvarnar även om eventuella väntetider om det är kö till den supportgruppen. Därefter tar supporten vid. Ger ni någon support direkt? Ja, vi arbetar även med vissa av Visma Spcs tjänster som exempelvis Visma Backup. Vi aktiverar program, hjälper kunder att logga in på vår hemsida, sköter mejl, hanterar postgången och tar emot besökare. Det är oss du träffar om du besöker, eller ringer till, Visma Spcs kundtjänst eller huvudväxeln för alla bolag inom Vismakoncernen. Vad gör du för att på bästa sätt möta den som kontaktar er? Personen ska först och främst känna sig välkommen och väl mottagen. Vi strävar efter att ge den hjälp som behövs och lite till så att de känner sig nöjda när de lämnar oss. Vi säkerställer också att personen har förstått det vi har sagt och att allt fungerar som det ska. Vi lämnar aldrig någon i sticket utan hjälper fullt ut. Vad är bra kundvård för dig? Att vara lyhörd. Det är viktigt att vi inte bara hjälper till med det aktuella problemet utan faktiskt tänker ett steg längre. Kan vi förutse kommande situationer och följder? Det handlar om mervärde. Vi kan berätta att det finns ett forum och en chatt, och hur de fungerar att vi har supportdokument eller att det finns utbildningar. Det tycker jag är bra personlig service och bra kundvård. Vad skiljer dig från ett knappval? När man talar med en människa kan man ställa frågor. Dessutom är det trevligare att prata med någon. Men det personliga mötet förvånar en del har vi förstått. Vi få ibland höra Hallå! Är du en riktig människa? Vad vill du säga till Visma Spcs kunder? Du är alltid välkommen att kontakta oss, med både stort och smått. Och tänk på att alltid ha ditt kundnummer till hands. Då får du snabbare hjälp. Text: Petter Hammarbäck & Therese Palm Foto: Petter Hammarbäck Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

16 Support i världsklass I dag har vi en support att vara stolta över. En support som vunnit priser och som får spontana kommentarer och tack från våra användare. Det har inte alltid varit så, berättar Anna Erngård som är supportansvarig på Visma Spcs i Växjö, och syftar på när supporten levde sitt eget liv. Då trodde vi att vi kunde hjälpa våra kunder genom att utreda, testa, dokumentera och gå till botten med alla problem. Så här i efterhand är det inte så svårt att förstå att våra kunder såg annorlunda på saken. De ville ju ha hjälp med sin bokföring, inte lösa brister i våra program. En annorlunda kundsyn För Annas del stod det snabbt klart att saker och ting behövde förändras. Idéerna till hur supporten skulle utvecklas fick Anna under ett företagsbesök i USA där man hade ett annorlunda sätt att se på sina kunder och deras situation. Första åtgärd blev en omorganisation där vi delade upp supporten i mindre grupper. På så sätt blev varje grupp ansvarig för sin egen kö med kundärenden. Uppdelningen gjorde det även lättare att prioritera och fördela arbetet inom varje grupp. Nästa åtgärd blev att förändra kundsynen till att sätta kundens problem främst. Vi hamnade ibland i situationer där vi försvarade våra programs egenskaper samtidigt som kunden upplevde dem som brister. Här krävdes ett nytt synsätt och en inlevelseförmåga i kundernas situation för att förstå att ett program som är rätt för en del kan vara fel för andra. Tredje åtgärden blev en följd av detta att anta ett mer generöst sätt att förstå kundernas vardag. För oss på supporten innebär det att vi ska hjälpa en kund till den lösning som är bäst för kunden, och det oavsett om det skulle innebära ett byte till ett annat eller ett mindre och ett billigare program. Vår förhoppning är ju att kunden ska vara så nöjd med oss och våra program att han vill fortsätta vara kund och allra helst rekommendera oss till sina vänner och bekanta. Och detta är nu ett synsätt som genomsyrar hela företaget, berättar Anna. 150 personer till din hjälp I dag jobbar 150 personer på Visma Spcs supportavdelning i olika grupper med olika specialiteter. Hur många specialister som behövs styrs av behoven och varierar med säsongerna. Detta gör det dessvärre svårare att få prata med samma Kalle eller Eva som du pratade med förra gången. Men tack vare att ärendet loggfördes i ett ärendehanteringssystem kan även Niklas och Helene se vad du tidigare hade för problem och hur det löstes. Detta ärendehanteringssystem är i dag en omfattande kunskapsdatabas där man även kan söka efter liknande frågeställningar och hitta tidigare lösningar på Utdrag ur Visma Spcs vägg med kommentarer från nöjda supportkunder. samma problem. Kunskaper som alla på supporten har tillgång till. En stor plåsterorganisation Man kan säga att vi är en stor plåsterorganisation som försöker hitta lösningar till olika problem. Vi har buggar, och saker kan gå snett i våra program. Men supportens jobb är inte att rätta programfelen, utan att lösa våra kunders problem på bästa möjliga sätt, fortsätter Anna. Sedan utesluter naturligtvis inte det ena det andra. När supporten märker att flera kunder frågar efter samma eller liknande saker 16 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

17 Ta det lugnt med Skatteförfarandelagen ställer man sig snabbt frågan om det är en informationsbrist eller en brist i programmet. Informationsbrister kureras snabbast med hjälptexter, instruktionsfilmer och guider medan programbrister remitteras till utvecklingsavdelningen som får gå till botten med problemet eller den bakomliggande orsaken. Kontakt med utvecklarna Vi har självklart en nära kontakt med utvecklarna av programmen, både så att vi kan fråga varför det är på ett visst sätt och för att påpeka när det är något många har problem med som vi borde ändra på. Det är också ett ständigt pågående arbete att försöka göra produkterna enklare, mer intuitiva och ännu mer användarvänliga utifrån användarnas villkor och erfarenheter. Men det får aldrig gå före att hjälpa kunden, sammanfattar Anna. Text: Petter Hammarbäck & Therese Palm Foto: Petter Hammarbäck Förra hösten beslutade riksdagen om en ny och mycket omfattande lag Skatteförfarandelagen som ska ersätta flera äldre lagar som Skattebetalningslagen, Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter samt Taxeringslagen. Nu införs förändringarna och de kommer att beröra alla företagare i sinom tid. Skatteförfarandelagen gäller i princip från 1 januari 2012, men har en mängd så kallade övergångsbestämmelser som kommer att införas gradvis under åren Vi får en hel del frågor om hur deklarationsinlämningen påverkas och om den nya årsvisa momsredovisningen. Och de kommer att påverka de flesta företag, men det är få som berörs redan nu, lugnar Peter Samuelsson, som varit med och utvecklat och anpassat Vismas skatteprogram med alla nya regler sedan Hur påverkar den nya Skatteförfarandelagen deklarationsinlämningen denna vår? Den påverkar i princip inte alls de räkenskapsår som avslutas under Men för de räkenskapsår som avslutas under 2013 påverkas alla och det är framförallt de med brutna räkenskapsår som kommer att behöva lämna in deklarationen tidigare. Generellt kan man säga att deklarationen för juridiska personer (aktiebolag med flera) ska lämnas in sex månader efter bokslutsdatum. Lämnar man in elektroniskt får man ytterligare en månad på sig. Från och med 2013 delar nämligen Skatteverket in året i fyra inlämningsperioder i stället för en period. De företag som har kalenderår får också sex månaders anstånd och ska lämna sina deklarationer senast den 1 juli i stället för 2 maj. Inlämning av inkomstdeklaration för fysiska personer (enskild firma och delägare i handelsbolag) påverkas dock inte. De ska även fortsättningsvis lämna in deklarationen senast den 2 maj. Vad händer med den årsvis redovisade momsen? Du som tidigare deklarerat momsen i din inkomstdeklaration ska redovisa momsen i en skattedeklaration (momsdeklaration) från Och den ska lämnas tidigare än inkomstdeklarationen den 26 februari. Men även detta sker först 2014 för de flesta. De som har brutet räkenskapsår påverkas dock lite tidigare. Den som avslutar sitt räkenskapsår den 31 januari 2013 kommer att behöva redovisa momsen senast två månader efter den 26 mars Vad händer med räntan på kvarskatt? Den som har kvarskatt på över kronor har tidigare behövt betala in den överskjutande delen efter den 12 februari för att undvika kostnadsränta. Från 2013 höjs beloppsgränsen till kronor samtidigt som kostnadsräntan beräknas enligt färre räntesatser. Och det är förstås både en förenkling och en förbättring för dig som företagare. Då ska deklarationen vara inlämnad Hur hanterar Vismas program förändringarna? Dessa förändringar påverkar flera av våra program som Visma Skatt, Visma Bokslut, Visma Byråstöd och i viss mån även Visma Enskild Firma och Visma Eget AB. Men det är förändringar som får större påverkan längre fram i vår och under nästa höst. De flesta förändringar berör ju räkenskapsåret 2013 och redovisas först under 2014, tillägger Peter och lovar samtidigt att även fortsättningsvis uppdatera programmen med nya lagar och regler i den takt de införs. Vill du veta mer om Skatteförfarandelagen och de olika förändringarna kan du läsa mer på skatteforfarandelagen När du läser detta finns Visma Skatt version redo att hämtas på I versionen finns Skatteverkets fastställda deklarationsblanketter för taxeringen 2013 redan med. Text och foto: Petter Hammarbäck Peter Samuelsson jobbar som produktchef för Vismas skatteprogram och har varit med och anpassat Vismas program efter alla nya regler och bestämmelser sedan Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

18 Löneskolan: Låt de anställda göra grovjobbet! Skilj på användare och anställd. Genom att ta vara på arbetet som redan görs och se till att det görs rätt från början kan man tjäna mycket tid och undvika besvär i lönearbetet. I detta nummers löneskola lär Ulla Lindblad ut hur man knyter samman löneprogram med lönetjänster och får ett integrerat lönesystem där de anställda själva registrerar sina arbetstider, reseräkningar och utlägg. Företag som använder Visma Lön 300/600 kan aktivera en eller flera lönetjänster som kan användas av alla eller några anställda. En stor del av den rapportering som ligger på löneadministratören flyttas över till personalen. Det finns fördelar med att anställda måste klarmarkera sina tidrapporter innan de kan synkroniseras till löneprogrammet. Om tidrapporten inte är klarmarkerad blir det ingen lön. Samma gäller för reseräkningar. Är de inte klara när lönen körs får man vänta tills nästa löneutbetalning med att få ut traktamente och reseersättningar. För detta finns i dagsläget de två tjänsterna Visma Resa & Utlägg och Visma Stämpla. Mitt lönebesked är en ny funktion som kommer med på köpet när man aktiverar Visma Stämpla. Kommunikationen mellan tjänsterna och löneprogrammet sker med manuell eller automatisk synkronisering. Vid synkroniseringen förs uppgifter som ändrats i löneprogrammet över till tjänsterna. Registreringar och ändringar som gjorts i tjänsterna förs samtidigt över till löneprogrammen. Du aktiverar tjänsterna på och Min sida. Därefter ansluter du dig till tjänsterna i ditt löneprogram. Ett fåtal inställningar ska göras i löneprogrammet och ytterligare en del i tjänsterna för att det ska fungera efter ditt företags behov. En Användare i löneprogrammet är den som gör lönerna och administrerar inställningar både i löneprogrammet och i tjänsterna. En Anställd arbetar inte i löneprogrammet utan använder bara tjänsterna för att registrera arbetstid, frånvaro, resor med mera. I de flesta företag är användaren även Anställd. Både Användare och Anställda måste ha egna e-postadresser. Det finns två typer av hjälptexter i tjänsterna. Om du klickar på den informationsbubbla som finns i direkt anslutning till det du arbetar med i ett fönster får du detaljerad hjälp om den aktuella funktionen. När du klickar på frågetecknet uppe till höger i fönstret får du mer övergripande information. Visma Resa & Utlägg Visma Resa & Utlägg, som tidigare hette Visma Reseräkning, kan användas av alla företag som har personal som reser i tjänsten eller vill registrera utlägg. Eftersom man inte betalar en fast avgift per år kan även ett litet företag som har få resor eller utlägg per år ansluta sig. Man betalar för precis så mycket som man använder tjänsten. I stället för att anställda fyller i blanketter som de lämnar till den som sköter lönerna och som sedan i sin tur registrerar uppgifterna i löneprogrammet gör de anställda själva registreringen via Min sida på Visma Spcs hemsida. Det finns två alternativ att registrera tjänsteresor. En anställd som ska ha ersättning för traktamente och eventuellt också ersättning för olika typer av utlägg med mera väljer Reseräkning. En anställd som bara ska ha ersättning för utlägg och milersättning väljer i stället Utlägg/Milersättning. I det senare alternativet krävs inte uppgifter om resans mål, syfte, tider med mera vilket gör att registreringen går snabbt. Alternativet Reseräkning är komplett med Skatteverkets alla regler för skattefria ersättningar både för inrikes och utrikes tjänsteresor. Eftersom tjänsten är internetbaserad är det lätt för Visma att införa ändringar direkt när Skatteverket kommer med nya värden för till exempel utrikes traktamente. Komplettera med egna värden Som löneadministratör kan du komplettera med egna värden för skattepliktiga ersättningar om det är aktuellt för ert företag. Jag rekommenderar att du gör första synkroniseringen innan du markerar de anställda som ska använda tjänsten så att du i lugn och ro kan förbereda genom att göra egna kompletteringar och inställningar. Alla anställda måste ju också informeras. När allt är klart markerar du de anställda som ska använda tjänsten och gör en ny synkronisering. Anställda som lagts upp får ett e-postmeddelande som informerar dem om att de kan börja använda Visma Resa & Utlägg. Efter första synkroniseringen kan du inte ändra förnamn, efternamn och e-postadress på anställda i löneprogrammet. Dessa uppgifter måste därefter ändras på vismaspcs.se under Mitt konto Användare som du finner uppe till höger på Min sida. Visma Stämpla I Visma Lön 300 förs de anställda över till Tjänstemannaavtalet i Visma Stämpla utan att du väljer kollektivavtal. I Visma Lön 600 finns kollektivavtalen Ej specificerad, Detaljhandeln och Teknikavtalet IF Metall. För företag som använder Visma Lön 600 finns också möjlighet att välja kollektivavtalet Hotell och Restaurang i Visma Stämpla. Reglerna för kollektivavtalet Ej specificerad motsvaras av standard för tjänstemannaavtal när det till exempel gäller regler för övertid. Övriga kollektivavtal följer respektive avtals regler. Det krävs lite planering när anställda ska börja registrera i Visma Stämpla. Om ni har avvikelseperiod föregående månad kommer stämplingar gjorda i november med på lönekörningen i december månad. Från vilket datum anställda ska ha tillgång till tjänsten anger du i anställningsregistret. Precis som när det gäller Visma Resa & Utlägg rekommenderar jag att du gör första synkroniseringen innan du markerar anställda. Arbetsschema förs nu över från löneprogrammet och dessa måste sedan kompletteras med starttid, sluttid och lunchregler. I inställningarna för tjänsten ska du också bland annat ange vad företaget har för övriga tidsregler, generellt och individuellt. Inställningarna varierar beroende på kollektivavtal. När du markerat anställda för tjänsten och på nytt synkroniserar är det klart för anställda att börja använda Visma Stämpla. Förutom att du därefter inte kan ändra förnamn, efternamn och e-postadress kan du inte heller 18 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012

19 Du aktiverar tjänsterna under Arkiv Företags underhåll Import/Export. arbeta med arbetsschema i löneprogrammet för de anställda som är anslutna till tjänsten. Löneadministratören kommer inte att registrera avvikelser i Kalendariet för anställda som använder Visma Stämpla. Det sköter de anställda själva i tjänsten. En anställd som är ansluten till Visma Stämpla kan logga in via Min sida på www. vismaspcs.se men kan också ladda ner en gadget från Visma Spcs supportsidor. Via gadgeten kan man stämpla in och ut. Man kan också öppna kalendern för att registrera frånvaro och andra avvikelser. Med appen Visma Stämpla kan anställda stämpla via sin telefon. Appen finns både för Android och för Iphone. Mitt lönebesked Företag som är anslutna till Visma Stämpla får alltså Mitt lönebesked på köpet. Anställda som är markerade för att lönespecifikationen ska skickas som Mitt lönebesked kan läsa och även skriva ut sina lönebesked direkt på nätet i Visma Stämpla. Även anställda som inte är anslutna till tjänsten Visma Stämpla kan använda Mitt lönebesked utan kostnad om de använder Visma Lön 300/600. Lönespecifikationerna lagras i två år. Lönekörningen När du skapar månadens lönekörning förs alla uppgifter från tjänsterna över till lönespecifikationerna via synkroniseringen. Händelser i Visma Resa & Utlägg kopplas till lönearter och händelser i Visma Stämpla kopplas till olika Snabbval. Som löneadministratör ser du Snabbvalen i Kalendariet i löneprogrammet precis som tidigare. Om du raderar en lönekörning som innehåller synkroniserade tidrapporter och reseräkningar ligger snabbvalen kvar i kalendariet. I anställnings registret på flik 1 Grunduppgifter markerar du de tjänster en anställd ska använda. På startsidan för Visma Resa & Utlägg väljer man antingen Reseräkning eller Utlägg/Milersättning. I kalendern kan anställda bland annat registrera frånvaro och ändra arbetstid. Här visas också flexsaldo, kompsaldo och semesterdagar. Välj Mitt konto på Min sida när du ska ändra företagsoch användaruppgifter. Fler fördelar med detta arbetssätt: Arbeta med attest Personalliggare Säsongsarbetsschema Korrekta reseräkningar enligt Skatteverkets regler Automatisk beräkning av övertid och Ob löneskolan Ulla Lindblad Visma Spcs Du&Datorn nr 75,

20 Företagsskolan: Så skyddar Falska fakturor, så kallade bluffakturor, är nu vanligare än någonsin och har blivit en av Sveriges mest lönsamma branscher. Men det kan du ändra på. Här är Dick Malmlunds och Varningsinfos bästa knep för att slippa drabbas av bedragarna som försöker sko sig på luddiga regler och företagens rädsla för betalningsanmärkningar. Bluffakturor är inget nytt. Redan på 1990-talet publicerade tidningen Resumé en lista kallad Skojartoppen över företag som skickade ut tveksamma fakturor. Då handlade det om annonser och adressuppgifter i kataloger som aldrig trycktes eller skickades ut. Efter de påhittade kataloguppgifterna varnade bluffbolagen företagare för att någon höll på att stjäla deras domännamn. Sekretessreglerna hindrade att man kunde berätta vem det var. Men ibland kunde bedragarna avslöja att de rörde sig om ett estniskt porrföretag. Och bluffbolaget erbjöd sig att stoppa namnstölden mot en kostnad på kronor. Få företagare vill ju hamna på porrsidor på nätet så många accepterade. När fakturan kom var det inte ovanligt att den var tio gånger högre! Blufföretaget tog nämligen betalt för alla vanliga toppdomäner. De här bedrägerierna har nu nästan upphört. Vanligast nu I dag är det vanligaste bedrägeriet att ringa och påstå att du som företagare tidigare tackat ja till ett gratiserbjudande. Då avtalet inte sagts upp förlängs det automatiskt med 24 månader. Och det kostar nästan kronor per månad. Företagaren som inte kommer ihåg någon beställning, blir orolig över den höga kostnaden och vill se något som styrker beställningen. Bluffbolaget säger nej men erbjuder en kortare period, ofta på ett år. Plötsligt har företagaren gått med på en uppsägning av ett avtal som aldrig funnits och för det kan företaget få betala kronor. Bluffbolag erbjuder hjälp Det senaste är att bluffbolagen även börjat erbjuda hjälp mot blufföretag. Det går i regel till så här: Först ringer bluffbolaget upp och lurar på företagaren ett gratiserbjudande. Senare ringer bluffbolaget upp samma företagare igen. Då berättar de att han blivit lurad av det tidigare bluffbolaget men att de kan hjälpa honom komma ur problemet. Ett annat sätt är att bluffbolaget ringer företagaren och säger att hans företagsnamn finns på ett flertal sidor på nätet och att det kommer att bli dyrt. Bluffbolaget erbjuder sig att hjälpa företagaren ta bort namnet från sidorna. Allt är dock gratispubliceringar som inte kostar en krona. Dessutom går det inte att ta bort en adressuppgift som är officiell. Bluffbolagen lägger också ut gratisuppgifter för att få företagare att tro att alla andra har betalat. Privata kostnader på företaget Telefonabonnemang, rengöringsmedel, toner och lysrör är också produkter som ofta förekommer i bluffsammanhang. Toner och lysrör påstås ofta ha tre gånger längre livslängd än vanligt. Metoderna varierar men det är inte ovanligt att man kan få gratistelefoner eller att man kan få en räkning till företaget där både företagets och ett privat abonnemang ingår. Checklista Så här gör du för att inte drabbas: 1. När någon ringer och vill sälja något, be att få ringa upp. Bedragarna accepterar inte det. De har ett säljmanus som bygger på att de inleder samtalet. Och de vill kunna spela in lämpliga delar av samtalet och inte riskera att du spelar in vad som sägs under hela. 2. Om någon hänvisar till ett tidigare avtal, kräv att detta skickas innan ni för ytterligare diskussioner med företaget. 3. När någon ringer och vill sälja en tjänst mot bluffakturor, tacka nej. Det finns ingen anledning att köpa någon hjälp innan du har drabbats av en bluffaktura. Det är bättre att du väljer vem som ska hjälpa er när du drabbas. 4. Vill du vara på den säkra sidan kan du göra det extra enkelt för dig och helt enkelt aldrig köpa något via telefon, om det inte är du själv som ringt upp förstås. Så gör du om du ändå drabbas Om ditt företag får en misstänkt bluffaktura skall du i första hand kontakta företaget som skickat fakturan. Kontrollera först så att det inte bara är ett erbjudande, då behöver du inte kontakta företaget utan kan kasta erbjudandet direkt. Tänk dock på att ett erbjudande som utformats som en faktura är ett brott mot Marknadsföringslagen. Om du vill göra en anmälan skall den skickas till Konsumentverket, Stockholm. Polisanmälan behöver inte göras. Om du får en faktura utan att det förekommit någon tidigare kontakt med företaget bör du i första hand kontakta företaget och försöka få rättelse. Om det inte går kan du skriva följande direkt på underlaget och skicka en kopia till företaget: Motsätter oss betalningsansvar då vi ej haft kontakt med er och någon beställning av dessa varor/tjänster aldrig har gjorts Gör också en polisanmälan om misstänkt Bedrägeri med hjälp av bluffaktura brottskod Om du får en faktura där du har haft kontakt med företaget men fakturan inte överensstämmer med den överenskommelse ni gjort bör du i första kontakta företaget och försöka få rättelse. Om det inte går och du anser att någon beställning aldrig har skett kan du skriva följande direkt på underlaget och skicka en kopia till företaget: Motsätter oss betalningsansvar då någon beställning av dessa varor/tjänster ej har skett. Gör också en polisanmälan om misstänkt Bedrägeri med hjälp av bluffaktura brottskod Om beställning faktiskt skett, men du anser att fakturan inte överensstämmer med beställningen, kan du skriva följande direkt på underlaget och skicka en kopia till företaget: Motsätter oss betalningsansvar då fakturan ej överensstämmer med beställningen. Om du vill bestrida utländska bluffakturor kan du använda följande text: Reject payment due misleading information. Complaint will be filed to the police. Rättigheter och skyldigheter En fordran preskriberas efter tio år, vilket gör att du under den tiden måste bestrida eventuella krav. Om du bestrider fakturor, påminnelser, inkassokrav eller en ansökan om betalningsföreläggande till Kronofogden måste företaget som kräver dig på pengar ansöka om stämning i tingsrätten för att få gehör för sina krav. I tingsrätten görs en trovärdighetsbedömning och det blir den som rätten litar mest på som kommer att vinna processen. Värsta scenariot för dig är att du döms till att betala fakturan, räntekostnad och tingsrättens administrativa kostnader som 20 Visma Spcs Du&Datorn nr 75, 2012