Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Plats och tid Lessebo kommunkontor, tisdagen den 11 september kl. 13:30-18:15 ande Övriga deltagare Utses att justera Monica Widnemark (S), ordf. Anders Jonsäng (C), 1:e vice ordf. Lars Altgård (S), 2:e vice ordf. Göran Borg (S) Charlotta Book (S) Roger Hultenius (S) Emil Wetterling (S) Margareta Löfström (M) Marcus Dackling (M) Ingmar Aronsson (-) Patrik Nyquist (V) Kommunchef Christina Nyquist Kanslichef Sara Nilsson Jessica Cedervall och Per Gunnarsson, Södra Smålands Avfall och Miljö AB 151 Revisorer Örjan Davoust (M), Per Anders Johansson (S), Staffan Bergström (C), Rolf Svensson (S), Per-Erik Falk (MP) och Helen Johansson-Leek (S) 152 Måltidschef Cecilia Blidö 153 Ingegerd Widerström 159 Samhällsbyggnadschef Conny Axelsson 151, 159 Anders Jonsäng Justeringens plats och tid Lessebo kommunkontor Underskrifter Sekreterare Paragrafer Sara Nilsson Ordförande Monica Widnemark Justerande Anders Jonsäng Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Lessebo kommunkontor Underskrift Sara Nilsson 1

2 Förteckning över ärenden Val av justerare 151 Information om Södra Smålands avfall och miljö Dialog med Revisionen Information om införande av två måltidsalternativ inom skolan Resultatuppföljning / Svar på motion om att införa musik på skolans toaletter 2017/ Införande av digital möteshantering 2018/ om samverkan i gemensam nämnd för överförmyndarfrågor i Alvesta, Lessebo, Tingsryd 2017/ och Växjö kommuner 158 Antagande av riktlinje för styrande dokument 2018/ Antagande av ny översiktsplan för Lessebo kommun 2016/ Antagande av sammanträdesplan / Förbättringsbehov för attester, leverantörsfakturor och utbetalningar 2018/ Redovisning av delegationsbeslut 2018/ Delgivningar/rapporter 2018/1 17 Bilaga 18 2

3 151 Dnr Information om Södra Smålands avfall och miljö AB noterar informationen till protokollet. Jessica Cedervall redogör för bolagets verksamhet och utvecklingsmöjligheter. Införande av fastighetsnära insamling ska ske 2019, avtal är tecknat för Lessebo. Per Gunnarsson redogör för underlag och förslag till renhållningstaxa 2019 för Lessebo kommun. 3

4 152 Dnr Dialog med Revisionen noterar ärendet till protokollet. Vid dagens sammanträde deltar Örjan Davoust (M), Per Anders Johansson (S), Staffan Bergström (C), Rolf Svensson (S), Per-Erik Falk (MP) och Helen Johansson-Leek (S) från revisionen för årlig dialog med kommunstyrelsen. Vid sammanträdet diskuteras frågeställningar om bl.a. investeringsbudgeten, kommunstyrelsens uppsiktsplikt, redovisning av protokoll, säkerhet och räddningstjänst. 4

5 153 Dnr Information om införande av två måltidsalternativ inom skolan noterar informationen till protokollet. Kommunens nytillträdda måltidschef Cecilia Blidö presenterar sig och redogör för införande av två måltidsalternativ, varav ett vegetariskt, i grundskolan. Införandet ligger i linje med målen i det energi- och klimatstrategiska programmet. 5

6 154 Dnr 2018/46-10 Resultatuppföljning 2018 noterar informationen till protokollet. Resultatuppföljning från nämnderna, januari-juni 2018 föreligger. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Resultatuppföljning totalt januari-juni 2018 sexpediering Ekonomikontoret 6

7 155 Dnr 2017/99-10 Svar på motion om att införa musik på skolans toaletter föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med Barn-och utbildningsnämndens yttrande. Anders Jonsäng och Angelica Karlsson, Centerpartiet, föreslår i motion att utreda frågan om att införa musik på skolans toaletter. har lämnat motionen på remiss till Barnoch utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsförvaltningen har fått i uppdrag av Barn- och Utbildningsnämnden att i samråd med rektorerna bereda ärendet genom att utreda förutsättningarna, inklusive kostnader, för att införa musik på skolornas toaletter. I första hand utreds möjlighet till införande för högstadiet. Införande av musik på högstadieskolans toaletter innefattar följande kostnader: Initieringskostnad: Fysiskt material samt arbete för att kunna spela musik, det vill säga installation, högtalare och förstärkare, 92000kr plus moms (enligt inkommen offert). Löpande kostnader: Avtal STIM 1375kr/år (enligt hemsida) Avtal SAMI/IFPI 432kr/år (enligt hemsida) Abonnemang Spotify Businesses 4188kr/år (enligt hemsida) Barn- och utbildningsnämnden beslutade att utreda ärendet ytterligare utifrån elevsynpunkt för att höra vad eleverna tycker i frågan. Intervju har genomförts med elevrådet på Bikupan. Elevrådet upplever att det finns toaletter som är mycket bra, rena, fräscha och ljudisolerade. Men det finns även toaletter som är ofräscha och går att låsa upp utifrån vilket känns otryggt. Generellt upplever inte elevrådet att musik på toaletterna vore den bästa lösningen för att eleverna ska våga gå på toaletterna i högre utsträckning. De önskar istället att städningen ses över och att det sätts säkrare lås på toalettdörrarna så att de inte kan öppnas utifrån. Moa Stark Zekic, ordförande i elevrådet på Bikupan, deltog på sammanträde med Barn- och utbildningsnämnden och förde fram elevernas synpunkter i frågan om musik på skolans toaletter. 7

8 sunderlag Arbetsutskottets protokoll Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts protokoll Motion om att införa musik på skolans toaletter

9 156 Dnr 2018/ Införande av digital möteshantering föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. Införa digital möteshantering fr.o.m. januari 2019, omfattande samtliga ordinarie ledamöter i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder samt revision. 2. Avsätta medel för uppstartskostnader omfattande 170 tkr, tas ur medel till fullmäktiges förfogande Uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta fram riktlinjer för distribution av digitala handlingar. Redovisas vid kommunfullmäktige i november Uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta i beaktande digital distribution av möteshandlingar vid framtagande av nya reglementen och arbetsordningar. 5. Uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta fram förslag på fördelning av kostnader. 6. Den läsplatta som erbjuds i grunden ska endast ha Wifiuppkoppling. Den som ej har tillgång till trådlös uppkoppling ska kunna ansöka om läsplatta med mobilsurf-abonnemang. För att effektivisera nämndsadministrationen, föreslås digital möteshantering införas i Lessebo kommun. Detta innebär att kallelser, handlingar och protokoll distribueras elektroniskt till de förtroendevalda. De förtroendevalda får tillgång till handlingarna genom en läsplatta samt en applikation som möjliggör att se och arbeta med möteshandlingarna. I ett första skede bör ordinarie ledamöter i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och revision omfattas. Kostnadsbedömningen visar att införandet är förknippat med uppstartskostnader, men fr.o.m. år 2 är kostnaden densamma som med dagens hantering. Riktlinjer för användandet behöver tas fram, likaså en modell för kostnadsfördelning mellan nämnderna. I samband med uppdatering av arbetsordningar för den nya mandatperioden, bör detta arbetssätt tas i beaktande. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Tjänsteskrivelse Kostnadsbilaga Yrkanden Lars Altgård (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag, samt att den läsplatta som erbjuds i grunden endast ska ha Wifi-uppkoppling, och 9

10 att den som ej har tillgång till trådlös uppkoppling ska kunna ansöka om läsplatta med mobilsurf-abonnemang. Marcus Dackling (M) och Margareta Löfström (M) yrkar bifall till Lars Altgårds yrkande. 10

11 157 Dnr 2017/65-10 om samverkan i gemensam nämnd för överförmyndarfrågor i Alvesta, Lessebo, Tingsryd och Växjö kommuner föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. samverka i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamhet. 2. anta reglemente för Överförmyndarnämnden östra Kronoberg. 3. godkänna avtal gällande Överförmyndarnämnden östra Kronoberg. För att klara kompetensförsörjning, rättssäkerheten och en kostnadseffektiv handläggning togs under 2017 initiativ till att genomföra en utredning gällande samarbete i en gemensam överförmyndarnämnd. Utredningen genomfördes av kanslicheferna i Alvesta och Växjö kommun i samråd med kanslicheferna i Lessebo och Tingsryds kommuner. Den första delen av utredningen, Delrapport 1 förutsättningar, överlämnades till respektive kommun under december I februari 2018 överlämnades den andra delen av rapporten, Delrapport 2 detaljorganisation. i Lessebo fattade ett inriktningsbeslut om att bilda en gemensam nämnd och uppdrog samtidigt åt utredarna att upprätta förslag till avtal och reglemente för beslut i kommunfullmäktige senast den 30 september Förslag till avtal och reglemente överlämnas nu till respektive kommun för beslut om samverkan samt antagande av reglemente och avtal. För att den gemensamma nämnden ska kunna starta krävs likalydande beslut i samtliga fullmäktige. En ny möjlighet att bilda gemensam nämnd ges annars först 2023 då organisationen inte får förändras under mandatperioden. sunderlag Arbetsutskottets protokoll s protokoll Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd Reglemente för Överförmyndarnämnden östra Kronoberg 11

12 158 Dnr 2018/ Antagande av riktlinje för styrande dokument beslutar att anta riktlinje för styrande dokument i Lessebo kommun, med mindre ändringar. Lessebo kommun har ett stort antal styrande dokument. En genomgång av de gällande styrande dokument som beslutats av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige visar på ett stort antal dokument med varierande namn, form och innehåll. Frekvensen för uppdatering och översyn skiljer också dem emellan. För att få en tydligare hantering av styrande dokument, har ett förslag på riktlinje tagits fram. Riktlinjen slår fast dokumenttyper och dess innehåll, hur ofta de ska uppdateras och hur de ska hanteras i diariesystemet. Dessutom föreslås framtagande av en särskild mall som ytterligare underlättar arbetet enligt riktlinjen. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Tjänsteskrivelse Förslag Riktlinje för styrande dokument sexpediering Samtliga nämnder 12

13 159 Dnr 2016/25-21 Antagande av ny översiktsplan för Lessebo kommun föreslår kommunfullmäktige besluta att anta ny översiktsplan för Lessebo kommun. beslutade att uppdra till Plan- och miljönämnden att ta fram ny översiktsplan för Lessebo kommun. Syftet med en översiktsplan är att visualisera hur kommunens utveckling kan se ut under de närmsta åren. Översiktsplanen syftar också till att ge grunden för en långsiktig och hållbar utveckling i hela kommunen. Förslaget till ny översiktsplan för Lessebo kommun har varit ute för samråd till samt för granskning en första gång till Med hänvisning till Länsstyrelsens yttrande under granskningen, beslöts att bearbeta förslaget och göra en förnyad utställning av översiktsplanen, vilket skett under perioden till Översiktsplanen är nu klar för antagande. Ingegerd Widerström redogör för förslaget. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Översiktsplan antagandehandling Länsstyrelsens granskning Särskild sammanställning enligt 6 kap. 16 MB Särskilt utlåtande enligt 3 kap. 17 PBL Yrkanden Göran Borg (S) yrkar på att planen återremitteras (se bilaga till protokollet). Propositionsordning Ordförande ställer proposition på Borgs yrkande om återremiss mot att ärendet ska avgöras idag, och finner att ärendet ska avgöras idag. 13

14 160 Dnr 2018/ Antagande av sammanträdesplan 2019 föreslår kommunfullmäktige besluta att anta sammanträdesplan för Lessebo kommuns politiska organisation, med varje nämnd som enskild myndighet, kräver ofta samordning av ärenden. Det kan exempelvis handla om ärenden som berör flera nämnder, men framförallt ärenden som ska beredas av nämnder och kommunstyrelsen, för slutlig behandling i kommunfullmäktige. Varje nämnd har sin egen beredningsprocess, och det är viktigt att dessa processer kan samordnas så att hanteringen av ett ärende inte tar längre tid än nödvändigt. Under innevarande mandatperiod har varje nämnd själv beslutat om sina sammanträdestider, vilket fått till följd att ärenden ofta kommit in mitt i beredningsprocessen inför ett kommunfullmäktige. Detta har inneburit ett stort antal extra ärenden som lyfts utan beredning, eller att ärenden fått vänta till nästa sammanträde, vilket i värsta fall kan innebära månader av fördröjning. För att effektivisera processen, föreslås inför den nya mandatperioden en gemensam sammanträdesplan. Planen tar hänsyn till den tid som krävs för beredning inför kommunfullmäktige, och placerar nämndssammanträdena i god tid (minst en vecka innan beredning inför KSAU) för att dessa ska kunna behandlas utan fördröjning. Planen har tagit hänsyn till de dagar då nämnderna sammanträtt under innevarande mandatperiod. Planen föreslås antas av kommunfullmäktige, och vara bindande för samtliga nämnder som ingår i planen. Eftersom det inte är bestämt hur ofta nämnderna ska sammanträda, innehåller planen möten i stort sett varje månad för samtliga nämnder utom myndighetsnämnden. Varje nämnd kan sedan välja det antal tillfällen som passar, utifrån planen. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Tjänsteskrivelse Förslag till sammanträdesplan

15 161 Dnr 2018/ Förbättringsbehov för attester, leverantörsfakturor och utbetalningar beslutar att uppdra till kommunchefen att lämna förslag på åtgärder för att tillgodose revisorernas rekommendation. Revisionen har inkommit med skrivelse till kommunstyrelsen angående förbättringsbehov för attester, leverantörsfakturor och utbetalningar. I skrivelsen rekommenderar revisorerna styrelsen att vidta åtgärder för att klarlägga eventuellt behov av förstärkningar av kontroller och rutiner. sunderlag Skrivelse från revisorerna Yrkanden Lars Altgård (S) yrkar på att uppdra till kommunchefen att lämna förslag på åtgärder för att tillgodose revisorernas rekommendation. sexpediering Kommunchef Revisorerna 15

16 162 Dnr 2018/16 Redovisning av delegationsbeslut godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Delegationsbeslut gällande upplåning har tagits av ekonomichef och redovisas för kommunstyrelsen. sunderlag Delegationsbeslut nr sexpediering Ekonomichef 16

17 163 Dnr 2018/1 Delgivningar/rapporter noterar informationen till protokollet. Kommunledningskontoret lämnar en redovisning av inkomna skrivelser, protokoll mm enligt nedan. Migrationsverket Skrivelse

18 BILAGA 159 Synpunkter på ÖPL, KS Förslag till ny ÖPL har behandlats i KsAu och påföljande Ks Vid dessa tillfällen har jag lämnat synpunkter enligt skrivelse daterad Arbetsutskottet och senare kommunstyrelsen har sedan enhälligt bifallet dessa synpunkter och de är därmed Ks synpunkter till arbetsgruppen. Efter remisser och viss omarbetning hamnar förslaget till ny ÖPL hos KsAu den 6 feb i år. Merparten av de synpunkter som Ks ställt sig bakom är dock inte beaktade. Jag sammanställer dessa synpunkter (dat ) och KsAu beslutar enhälligt att lämna dessa synpunkter. Tll KsAu s sammanträde föreligger ett förslag till antagandehandling av ÖPL. Några beaktanden av de synpunkter som KsAu enades om hade dock inte vidtagits. Detta innebär att jag yrkar att förslaget till ÖPL återremitteras för beaktande av KsAu s synpunkter enligt min skrivning Några ytterligare funderingar som reser frågetecken är följande: 1. Områden med risk för översvämningar är redovisade med kartor över lågpunkter. Detta är naturligtvis en riskindikering men översvämningar som faktiskt skett i Skruv och Hovmantorp och det riktigt allvarliga läge som inträffat i Lessebo har inte skett i dessa lägen. 2. Kartmaterialet över jordarter har helt missat den lerförekomst som förekommer i olika lägen i Hovmantorp i anslutning till sjön. Ur byggplaneringssynpunkt är detta missvisande. 3. Förekomst av markradon är redovisad. Vanligen är markradon kopplat till porösa markförhållanden vilket gör att man funderar över om kartan över Skruv bara indikerar att inga undersökningar är gjorda? Under avsnitt 1:3 Nulägesblick står att läsa kulturmiljön är starkt kopplad till glas, järn och papper som har funnits i kommunen sedan sent Järnbruket startade 1658 och den industriella verksamheten har pågått obrutet på samma plats sen dess Göran Borg (s) 18