Datum Sid 1 (3) Beslut Rektor. Inriktningsbeslut lokaler Bakgrund

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Datum Sid 1 (3) Beslut Rektor. Inriktningsbeslut lokaler Bakgrund"

Jan-Erik Magnusson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Sid 1 (3) Inriktningsbeslut lokaler : FS Inriktningsbeslut lokaler Bakgrund I det ständig pågående behovsanalysarbetet har 5 större lokalbehov identifierats för de närmaste åren. Projekten som benämnts klotsarna och avser Umeå Science center på Konstnärligt campus, Tanken i Beteendevetarhuset, Universum, Universitetsbiblioteket, samlokalisering av ITS har under våren diskuterats i universitetsledning och ledningsråd. Vi kommer till 2020 att ha minskat Umeå universitets lokalyta motsvarande 3 stycken Samverkanshus i yta jämfört med Trenden är en rörelse mot huvudcampus. Internvakansen som närmar sig 2 % gör att vi inte kan möta evakueringar och omflyttningsbehov större än ett fåtal personer flyttar ca 1000 studenter in på huvudcampus. Arbetssätt och lärarresurser kräver nya typer av lokaler. Undervisningsformerna blir mer studentaktiva och till exempel breakoutsessions är svåra i många av dagens lösningar. Bibliotekets lokaler är inte anpassade till dagens och framtidens arbetssätt, där vi går från bokförvaring till kunskapscentrum. Magasinsutrymmet för pliktfunktionen är på upphällningen. Universum som servicebyggnad är underutnyttjad utan riktigt bärkraftiga funktioner inom utbildning och forskning. Det finns en kritik mot tillgången på tentamenslokaler. ITS är Umeås största IT verksamhet, de sitter idag i flera hus. Följden blir också blockeringar för expansion av andra i flera hus. Det sker ständiga utvecklingar och ökat samnyttjande i hela beståndet Lokalförsörjningsenheten får i uppdrag att ta fram en fördjupad lokalförsörjningsplan för åren Planen delrapporternas för diskussion , slutrapporteras och beslutas av senast i december Planen skall tjäna som ett strategiskt inriktningsdokument som är grundat på fördjupad översiktsplan och campusplan för huvudcampus. Planen skall innehålla förutsättningar av ekonomisk och fysisk karaktär samt en analys av större behov på 3 5 års sikt. Fortsatt kommer investeringsplaner att uppdateras två gånger per år för att styra utvecklingen mer kortsiktigt. Analys I prognosen för internhyra som är lagd för 2019 är internhyresökningen 5,5 % och för att sedan fortsätta öka. Förutom interna förändringar på Universitet med sammantaget cirka 130 pågående om och tillbyggnader, där central finansiering på något sätt är inblandad, sker en relativt snabb kostnadsutveckling med anledning av stigande KPI(konsumentprisindex) som påverkar tecknade kontrakt. Umeå universitet kan därför inte finansiera alla 5 projekt inom en 3 års period varför en prioritering måste ske. Under hösten har ett förslag till prioritering arbetats fram. Förslag Konsekvens Riskmoment Umeå Science center Ökade ytor på konstnärligt Besöksparkering olöst genomförs campus Organisation under utveckling Universumprojekt minimeras Vi löser en skrivsal i Rotundan Inväntar eventuellt delade behov med VLL Regionhus från 2021 o framåt Står kvar med viss tentamensproblematik Östra paviljongen blir kvar

2 Sid 2 (3) Inriktningsbeslut lokaler : FS Förslag Konsekvens Riskmoment Arbeta om Tanken Nuvarande bedömning på dryga 90 MSEK faller. Effekterna av en flytt Sociologi behöver utredas och möjligen ge utrymme för ett tankenprojekt i mindre skala. Universitetsbiblioteket. Analys fördjupas. Genomförande i etapper när och om ekonomin tillåter Nuvarande bedömning på 400 MSEK måste ned i ambitionsnivå. Endast magasin och behov i mindre steg Svårfinansierat då det slår mot central nivå. Lokaltillskott/ITS Is i magen. Invänta Internuppsägningar i hela beståndet och planera för 2021 o framåt Evakueringsmöjligheterna blir nära noll. Med större internuppsägningar kan kanske strukturella rockader identifieras. Evakueringsmöjligheterna blir nära noll. Beredskap för ökade ytor bör finnas senast från 2021 beslutar att: Lokalförsörjningsenheten får i uppdrag att: 1. Ta fram en fördjupad lokalförsörjningsplan för åren Planen delrapporternas för diskussion , slutrapporteras och beslutas av i december Planen skall tjäna som ett strategiskt inriktningsdokument som är grundat på fördjupad översiktsplan och campusplan huvudcampus. Planen skall innehålla förutsättningar av ekonomisk och fysisk karaktär samt en analys av behov på 3 5 års sikt. 2. Prioritera större lokalprojekt med följande inriktning a. Prioriteras i sin helhet i. Umeå Science center på konstnärligt campus

3 Sid 3 (3) Inriktningsbeslut lokaler : FS b. Prioriteras med bearbetning i. Universum genomförs med mycket begränsad insats i form av anpassningar för tentamen i Rotundan ii. Projekt Tanken i beteendevetarhuset undersöks på nytt i reducerat utförande mot bakgrund av rockader inom norra campus. iii. Universitetsbibliotekets magasinsbehov c. Prioriteras ned för vidare bearbetning i fördjupad lokalförsörjningsplan i. Universitetsbibliotekets större stegvisa utveckling ii. ITS samlokalisering och eventuella lokaltillskott för Umeå universitet som helhet 3. Analysera och ge förslag på en dämpning och utjämning av internhyresutvecklingen för 2019 och framåt där inriktningen är max 4 % med en återhämtning under närmast efterföljande år

1-2103-17 Starttillstånd lokalförändring Bakgrund Rutiner vad det gäller investeringar i lokaler och

Främst för att resurshushålla med universitetsresurser på lång sikt men också för att kunna kraftsamla

4 Sid 1 (3) Starttillstånd lokalförändring: FS Starttillstånd lokalförändring Bakgrund Rutiner vad det gäller investeringar i lokaler och lokalanknuten utrustning har ett behov att klarläggas. Främst för att resurshushålla med universitetsresurser på lång sikt men också för att kunna kraftsamla utvecklingsarbetet. För att få en klarare beslutsordning vad det avser universitetsmedel i lokalprojekt införs ett nytt beslutssteg benämnt starttillstånd. Som tidigare kommer visst utredningarbete att behöva genomföras för att få underlag till prövningen. En ny beslutspunkt i flödesschemat. Figur 1. För processen i sin helhet se bilaga 1

5 Sid 2 (3) Starttillstånd lokalförändring: FS beslutar att 1. Fastställa ny process för lokalförändringsprojekt med datering (se bilaga 1) 2. Införa kriterier för när beslutsprövning av rektor skall ske. Kriterier för när starttillstånd krävs I. Investeringskostnaden bedöms överstiga 10 MSEK II. III. Åtgärden kräver flytt av verksamhet. Behovet är av särskilt tekniskt, sambandsmässigt eller organisatoriskt komplex art. 3. Införa ny rutin för redovisning av investeringsplaner rörande lokalprojekt Rutin A. Ordinarie investeringsplan redovisas i januari och september. B. Vid ordinarie rektorsmöte fattas beslut om starttillstånd enligt ovanstående kriterier en gång per månad. Vid efterföljande möten redovisas projektens utveckling vid beslutspunkterna inför projektering och utförande. 4. Handläggningsordning med dnr: daterad utgår. 5. Lokalförsörjningsenheten får i uppdrag att utreda och om så är möjligt införa en digital process för behovsframställan.

6 Sid 3 (3) Starttillstånd lokalförändring: FS Lokalförsörjning Umeå Universitet Process lokalförändring Skapad: /Reviderad: Orsaker,källor Ärendeinitiering/Utredning Programarbete Projektering Utförande Slut Bilaga 1 Institution, Enhet Enstaka problem Förändrade behov Åter för omtag eller nedläggning Deltagande Åter för omtag eller nedläggning Deltagande Omtag eller nedläggning Deltagande Flyttplanering Flyttning enligt delagationsordning Lokalplanerare Felanmälan Återkoppling Lagar o förordningar ändras Förändrade långsiktiga behov Lokalärende uppstår kontakt med lokalplanerare Startillstånd Projektet definieras Vilket övergripande mål skall stödjas med lokalförändringen? Ytor, volymer, samband och speciella behov Inpassningstest konsekvenser andra lokaler Finansiering Programarbete Detaljerade verksamhetsbeskrivnin gar Rumsfunktionsprogram Affären med preciseras. Hyresavtal, direktbetalning etc enligt delagationsordning Upphandlingsunderlag Projektet ritas och beskrivs för att upphandlas Projekt ritas och beskrivs i detalj för att kunna upphandlas Tekniklösningar samordnas Affären med preciseras ytterligare Förnyad ekonomisk bedömning enligt delagationsordning Nu bygger vi Planerad isolering av de som skall göra jobbet Förutsättningar låsta Flyttplanering Installationsstädning Klart med kontaktvägar till Utbildning av personal vid behov Rutiner för felanmälan Uppföljande möte Åtgärder Lärande Fastighetsägare Åtgärd Planerat underhåll Statistik Teknik Driftaspekter Kostnadsbedömning Arbetet leds ofta av Arbetet leds av Daglig drift Uppföljning lärande HMS, annan infrastruktur Arbetsmiljöproblem Skyddronder Krav och förutsättningar Deltager med ansvar för område Uppföljning Avrop Uppföljning lärande Fackliga organisationer Skyddsorganisation deltager Formell samverkan

Relevanta dokument

GÖTEBORGS UNIVERSITET - VI BYGGER FÖR FRAMTIDEN UNIVERSITETSSTYRELSEN

GÖTEBORGS UNIVERSITET - VI BYGGER FÖR FRAMTIDEN UNIVERSITETSSTYRELSEN 2018-04-27 Lokalförsörjning - Nuläge c:a 390.000 kvm c:a 30 hyresvärdar, Akademiska Hus 57%, Higab 20% c:a 10 % av GUs omsättning (c:a