Fastställd Reviderad LERUMS KOMMUN REVISORERNA

Transkript

1 Fastställd Reviderad LERUMS KOMMUN REVISORERNA Revisionsplan 2018 E 1

2 Revisionsplan för Lerums kommun 2018 Förslag till revisionsplan baseras på årets riskoch väsentlighetsanalys, genomförda granskningar, de förtroendevaldas protokollsgranskningar, kommunanalys samt kompletterande information i databaser, verksamhetsplaner och andra dokument relevanta för uppdraget. Revisionens arbete med risk och väsentlighet Som grund för revisorernas revisionsplan utgör riskoch väsentlighetsanalysen en viktig del. Revisionen inhämtar information och kunskap om myndighetsnämnder, valnämnd, styrelse, bolag och beredningars arbete. Dialogen med myndighetsnämnder, kommunstyrelse, beredningar och valnämnden som en del i den grundläggande granskningen är en viktig del i detta arbete. Revisorerna träffar även kommunfullmäktiges presidium vid några tillfällen under året för att utbyta information av betydelse för uppdraget. Analysen av risk och väsentlighet utgår från revisionens syfte. I riskoch väsentlighetsanalysen tas följande områden upp: Lagstiftning och andra regelverk som styr verksamheten. Omvärldsanalys och jämförande nyckeltal per verksamhet. Fullmäktiges mål, riktlinjer och uppdrag till styrelse, myndighetsnämnder, beredningar och valnämnd. Hur stora resurser som verksamhetsområdet/sektorn tar i anspråk. Föreskrifter för verksamheten. Tidigare års granskningar. Revisorernas kunskap om verksamheten och dess omvärld. Styrelsens/myndighetsnämndernas/beredningarnas/valnämndens egen analys, värdering och hantering av risker samt intern kontroll Revisorerna dokumenterar riskoch väsentlighetsanalysen i ett samlat dokument. De identifierade riskerna utifrån analysen bedöms baserat på sannolikhet och konsekvens. En av revisionens uppgifter är att bedöma om revisionsobjekten har tillräcklig intern kontroll. En väl fungerande intern styrning och kontroll bidrar till att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt och att resurserna används effektivt. Verksamhetsrevision Grundläggande granskning 2018 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen 12 kap. 1 ska revisorerna årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser enligt god revisionssed den verksamhet som bedrivs inom styrelsens, nämndernas samt fullmäktigeberedningarnas respektive ansvarsområden. 2

3 Den årliga granskningen består av två delar, den grundläggande granskningen och fördjupad granskning. Innehållet i den grundläggande granskningen har under 2016 utvecklats av Sveriges kommuner och Landsting (SKL) i skriften Grundläggande granskning - kärnan i revisionsprocessen. I skriften framgår bland annat att: 1. Revisorerna och de sakkunniga följer verksamheten under året genom att bland annat ta del av grundläggande dokument och flödet av ärenden. 2. Dialogen med revisionsobjektet är en del i revisionsprocessen. 3. Revisionens iakttagelser ska sammanläggas och bedömas. Revisorernas granskning ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt. Med samtliga revisionsobjekt avses i Lerums kommun kommunstyrelsen, myndighetsnämnderna, kommunfullmäktiges beredningar och valnämnden. Syftet med den grundläggande granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed 1. Granskningen genomförs genom löpande insamling av fakta och iakttagelser. Insamling sker genom att revisorerna: Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomioch verksamhetsrapporter, delårsrapporter bokslut och protokoll. Löpande för en dialog med styrelse, myndighetsnämnder, beredningar, valnämnden och representanter från förvaltningen. Fördjupade granskningar samt övriga granskningsinsatser Fördjupade projekt avser granskningar inom specifika områden som berör kommunen centralt alternativt en eller flera myndighetsnämnder. Valet av fördjupningar bestäms utifrån den riskoch väsentlighetsanalys som genomförts enligt ovan. Utifrån genomförd analys har områdena nedan prioriterats. Utöver dessa granskningar kommer det löpande att ske prioriteringar utifrån risk och väsentlighetsanalys samt inträffade händelser. Eventuella beslut om ytterligare granskningsinsatser kan tillkomma mot bakgrund av detta. Granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av beredningarnas roll i styrkedjan Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta i ärenden av principiell beskaffenhet och ärenden av större vikt för kommunen. Detta kan till exempel avse mål och riktlinjer för verksamheten. Kommunfullmäktige antar planer, program och strategier som beskriver hur den kommunala verksamheten ska genomföras och utvecklas. De senaste åren har kommunfullmäktige till exempel antagit en reviderad näringslivstrategi, bostadsförsörjningsprogram, biblioteksplan, strategi för integrerat samhälle, dagvattenstrategi, klimatanpassningsplan och markpolicy. 1 Kommunrevisionen kommer under 2018 genomföra flera revisionsinsatser inom redovisnings- och verksamhetsrevision som även ligger till grund för ansvarsprövningen. 3

4 För att säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program genomförs är det av stor vikt att besluten verkställs samt att det sker en återkommande uppföljning av besluten. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen särskilt ska följa upp visionen, kommunfullmäktiges framtidsbilder, beredningsrapporter, kommunfullmäktiges kvalitetskrav samt mål för verksamheten, god ekonomisk hushållning och ekonomin i övrigt. I kommunstyrelsens kontrollplan 2017 identifieras risken att politiska beslut och andra uppdrag inte verkställs på grund av avsaknad av och brister i rutiner och ansvarsfördelning. I delårsuppföljningen av kontrollplanen framgår att förvaltningen identifierat att en av anledningarna till att politiska beslut inte verkställs är att berörda tjänstepersoner inte får kännedom om besluten. Med anledning av risken framgår i delårsuppföljningen att det utarbetats en rutin som innebär att det i tjänsteskrivelsen ska framgå vilka personer som ska få ta del av beslutet. Inom ramen för en av kommunrevisionens dialoger under 2017 framkom att kommunfullmäktiges beslutade naturvårdsprogram inte följts upp då det inte anses vara en prioriterad fråga. Vidare framkom i kommunrevisionens dialoger med beredningarna under 2017 att det inte är tydligt vad som sker med beredningsrapporterna när dessa avlämnats till kommunfullmäktige. Kommunrevisionen genomförde under 2015 en granskning av beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt arbetsformer för att genomföra, följa upp och återrapportera kommunfullmäktiges beslut utifrån beredningarnas förslag. Granskningen visade att de uppdrag som kommunfullmäktige riktade till kommunstyrelsen mot bakgrund av beredningarnas förslag sällan beaktades vid verksamhetsplaneringen. Detta innebar att uppdragen hamnade utanför den ordinarie styrkedjan och inte prioriterades av förvaltningen. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående samt sin riskoch väsentlighetsanalys beslutat att det är väsentligt att bedöma om det finns tillfredställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Kommunrevisionen har även bedömt det som angeläget att genomföra en uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan. I God revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och åtgärder mot sjukfrånvaro Av 3 kap. 2 arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Lerums kommun har de senaste åren haft en hög sjukfrånvaro bland de anställda. Under uppgick den totala sjukfrånvaron till 9,2 procent, vilket är högst bland Göteborgsregionens medlemskommuner. Sjukfrånvaron är särskilt hög inom sektor stöd och omsorg, där sjukfrån- 2 Vid projektplanens framtagande i februari 2018 fanns slutgiltig frånvarostatistik för 2017 ännu inte att tillgå. 4

5 varon bland undersköterskor och vårdbiträden uppgått till runt 14 procent under de senaste tre åren. Arbetsmiljöverket har fastställt föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. I föreskrifterna anges krav som alla arbetsgivare med minst tio anställda ska följa. Bland annat finns krav på arbetsmiljöpolicy, övergripande rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet och en dokumenterad uppgiftsfördelning. Föreskrifterna ställer också krav på att riskanalyser genomförs och att handlingsplaner för att bemöta risker i arbetsmiljön tas fram. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp kontinuerligt. Sedan 2015 finns särskilda föreskrifter som gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Föreskrifterna anger att arbetsgivaren ska fastställa särskilda mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljöansvaret ligger i juridisk mening alltid på arbetsgivaren. I Lerums kommun ansvarar kommunstyrelsen för att tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs enligt lagar och föreskrifter. I kommunens budget och verksamhetsplan för 2018 anges att arbetsmiljö och minskad sjukfrånvaro är ett prioriterat område. I budgeten finns ett mål om att minska sjukfrånvaron. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående samt sin riskoch väsentlighetsanalys beslutat att det är väsentligt att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt arbetsmiljöarbete. I God revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter samt bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Redovisningsrevision För granskning av räkenskaperna av nämnder och styrelse kommer granskningen att utgå ifrån en separat riskoch väsentlighetsanalys. Därefter väljs en optimal granskningsansats med inriktning på finansiella flöden och/eller substansgranskning av enskilda poster. År 2014 reviderade Rådet för kommunal redovisning rekommendationen om materiella anläggningstillgångar, vilket innebar ett tydligare krav på komponentavskrivningar. Revisionen har för avsikt att under året följa hur detta arbete fortskrider. Granskning av delårsbokslut Delårsbokslutet ska granskas och rapport skall lämnas inför behandlingen i fullmäktige. Granskningen skall svara på frågan om resultaten i rapporten är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten. Syftet med vår granskning är även att identifiera och kommunicera eventuella risker, budgetavvikelser och andra problemområden på ett tidigt stadium. Utgångspunkten för vår granskning är kommunallagen och de rekommendationer som tagits fram av SKYREV (Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer) och SKL (Sveriges kommuner och 5

6 landsting). Dessutom kommer vi att följa de särskilda riktlinjer för delårsrapporter som fastställts i överenskommelse med kommunen. Vi kommer att lämna en redogörelse i de fall vi identifierar risker och problemområden i god tid så att eventuella åtgärder kan vidtas före bokslutsarbetet. Löpande redovisningsrevision I huvudsak kommer vår inriktning att omfatta följande moment: En genomgång av väsentliga rutiner: Löneprocessen inkluderande pensionsredovisning Bokslutsprocessen Anläggningstillgångar - årets investeringar och avskrivningsprinciper m.m. Inköp/utbetalningar Exploateringsredovisning Övriga granskningspunkter kommer bland annat att omfatta: Kontoanalyser av känsliga konton Kostnadsföring/aktivering Representation/gåvor/utbildning etc. Läsning av leverantörsfakturor Korrekt attestering Moms etc. Rörelsegiltighet Bokslutsgranskning Bokslutet kommer att granskas med utgångspunkt ifrån de risker vi bedömer kvarstår i verksamheten med beaktande av våra iakttagelser från granskning av intern kontroll. Vi kommer att granska kommunkoncernens årsredovisning med däri ingående verksamhetsredovisning, balans- och resultaträkningar, finansieringsanalys samt noter. Lekmannarevision av kommunens bolag Lekmannarevisionen av kommunens bolag omfattar en årlig granskning av de kommunala bolagen Lerum Energi AB, Lerum Fjärrvärme AB och Lerum Elhandel AB. Utgångspunkt för granskningen är det kommunala ändamålet, bolagsordning, ägardirektiv och andra styrdokument. En viktig utgångspunkt är också Lerums kommuns riktlinjer för ägarstyrning. Lekmannarevisorerna ska förhålla sig till och bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. 6

7 Lekmannarevisorernas granskning består av en grundläggande granskning av hur bolagens verksamhet förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt deras system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Den grundläggande granskningen omfattar bl.a. följande moment: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning Lekmannarevisorerna beslutar också vid behov utifrån sitt riskoch väsentlighetsarbete om genomförande av fördjupade granskningar avseende bolagen. Resultatet av granskningarna sammanställs i en granskningsredogörelse som ligger till grund för lekmannarevisorernas uttalande i granskningsrapporten. Övriga revisionsuppdrag KB Hedehem Aspenäs Villastad AB Stiftelsen Sociala samfonden Stiftelsen Skolstyrelsens samfond Stiftelsen Kulturfonden Stiftelsen Bröderna Anderssons donationsfond Stiftelsen J T Bergs minne Lerums tennisklubb 7