Instruktion för kostnadsfördelning

Transkript

1 Instruktion för kostnadsfördelning i HYLO V 1,1

2 Innehåll Logga in i Hylo... 3 Söka... 4 Märka lokaler... 6 Ändra direkt i Hylo (ändra ett objekt i taget direkt i Hylo)... 7 Spara en Excelfil i tab separerad format... 9 Ändra genom att ladda upp en fil (ändra fler objekt) Lägg till behörighet till andra användare Se vilka som har behörighet på en viss enhet... 13

3 Logga in i HYLO 1. Ange följande adress: : i din webbläsare för HYLO. (Du kan även klicka på länken ovan.) 2. Klicka på länken Publika att komma till 3. Ange ditt [LiU-id] (exempel erias89) samt ditt [lösenord]* 4. Klicka på OK * Om du inte har eller har glömt ditt lösenord till ditt LiU-id ber vi dig ta kontakt med din kontoansvarige vid din institution.

4 Söka 1. Vid rubriken Kostnadsfördelning väljer du 1. Sök i tabellen RUMSDEL R och KSTFORD efter delhyresytorr. 2. Om du vill kan du begränsa din sökning genom att välja olikaa värden i rullgardinslisterna Kvartal, Byggnad samt Kundid. Kvartal väljer man när man vill se hur det såg ut ett visst kvartal. Man kann alltså göra en utsökning för kvartal 1 förra året ochh jämföra med kvartal 1 i år. Vid första tillfället, när ni ska märka upp lokalerna för första gången, bör man välja kvartal 2, eftersomm det är den version som utgör underlag för kostnadsförd delningen i juni. Byggnad väljer man om man vill se lokalerna i en viss byggnad, vilket t.ex. kan underlätta märkningen av lokaler per kostnadsställe om en viss avdelning (=kostnadsställe) enbart har lokaler i en viss byggnad. Kundid väljer man om man enbart vill se sina egna lokaler. Kund = den bokslutsenhett som betalar kostnaden för lokalen. Man kan se allas lokaler, men enbart märka och ändra de lokaler som har den egna bokslutsenhetens kundid. 3. Välj sedan hur du vill att informationen ska presenteras. Excel format skapar en Excel fil direkt på din dator som du kan direktöppna. Tab separerat format möjliggör nedladdning till sin egen dator genom att i webbläsaren göra "SAVE AS / SPARA SOM" och sedan vidare förädla filen med EXCEL, QlikView, Filemaker etc. Använder du Excel "starta" Excel först och sedan "öppna" den tab separerade filen, tryck t "Nästa", "Nästa", markera samtliga fält som "Text" utom "ytfält" och "koeffi fält" som markeras som "Allmänt". Tryck sedan på "Slutför". Tabell format presenteras resultat på skärmen i html format.

5 4. Klicka på Sök Siffrorna i bilden ovan syftar på de avsnitt ovan där respektive ruta beskrivs. T.ex. under punkt 2 där kvartal, byggnad och kundid beskrivs. Nedan finns ett exempel från IKKK där vi sökt på en viss byggnad för att se total yta i den byggnaden. Som ni kan se, finns ett antal kolumner nedan. Kundid = den bokslutsenhet som betalar för lokalen. Nyttjare = den avdelning/motsvarande som använder lokalen. Detta begrepp är inte alltid använt på alla institutioner, och i en del fall är uppgiften inaktuell. Det är kst och kstbär somm ska användas för att ange vem som använder lokalen. Kst= här presenterass det kostnadsställe inom bokslutsenheten som använder a lokalen. Om hela bokslutsenheten använder lokalen, behöver inget kostnadsställe anges. Kostbär = här presenteras den kostnadsbärare inom bokslutsenhetenn som använder lokalen.. Om hela bokslutsenheten använder lokalen, l behöver ingen kostnadsbära are anges. SpecL = här presenteras om lokalen är en speciallokal eller ej. 1 betyder att det är en speciallokal medan 0 betyder attt det inte är det. Med speciallokal menas att lokalen endast används av en eller ett fåtal kostnadsbärare, och inte av hela bokslutsenheten. Det är enbart själva användningen som avgör om lokalen är speciallokal eller ej, typen av lokal (kontor, labb, etc.) har ingen betydelse. Campusid = det campus där lokalen finns Byggnamn= det hus där lokalen finns Debtyp= = en term som LFA använder när de räknar ut internhyran, den är inte relevant för kostnadsfördelning på bokslutsenheterna Hyresyta = ytan för de rum bokslutsenheten hyr direkt av LFA, och som finns angivna på de kartor och ritningar som bokslutsenheten använderr vid sin årliga inventering av lokalerna

6 Del av gem hyresyta = ytan för de korridorerr och andra utrymmen som är gemensamma för huset. Dessa ytor fördelas på de bokslutsenheter som har lokaler i huset. Den som har störst yta i huset, får störst andel gemensam yta och vice versa. Yta total= den yta som bokslutsenheten betalar för, dvs. summan av de lokaler bokslutsenheten hyr direkt, och den andel gemensamma ytor som bokslutsenheten ska betala. Det ärr kostnaden för f denna totalyta som ska fördelas.. Märka lokaler 1. Vid rubriken Kostnadsfördelning väljer du 2. Märkning av speciallokaler r och övriga lokaler. l 2. Sök efter rum för att sedan uppdatera informationen på dessa. Kvartal = Välj kvartal i rullgardinsmenyn Byggnad = De som börjar med Hus är oftast byggnader på HU Rumsid = Är ett fritextfält, använd % eller * för att ersätta tecken ( exempelvis % 345 ger sökträff på alla rum som slutar med tecknen 345.) Kundid = De som först är märkta med * visar att du har behörighet att ändra objekt tillhörande denna enhet. Knappen Begränsa nedanstående rullgardinsmenyer utifrån kundid = Klickar du på denna får du en begränsning i din sökning på vald enhet. Vill du ta bort b denna begränsning, klickar du återigen på knappen som nu heter Ta bort begränsning för ENHET på nedanstående rullgardinsmenyer. Det här är användbart eftersom alla kan se s allt, men bara ändra uppgifter för sitt eget kundid. Vill man se och jämföra med andra institutioner, kann man välja att se allt, men ska man ändra, är det mer bekvämt att begränsa sökningen så att man bara får upp sina egna uppgifter. Kostnadsställe = Välj kostnadsställe i rullgardinsmenyn. De som kommerr upp, är de som s lagts in manuellt. Det finns för närvarandee ingen koppling till Agresso som kollar av att kostnadsställena är aktuella och korrekta. Kostnadsbärare = Välj kostnadsbärare (projektnummer 8 10 siffror) i rullgardinsmenyn. De som kommer upp, är de som lagts in manuellt. Det finns för närvarande n ingen koppling till Agresso som kollar av att kostnadsbärarna/projektnumren är aktuella och korrekta. Speciallokal = Välj 0 = nej 1= Ja i rullgardinsmenyn. Det som kommer upp, är det som lagts in manuellt. Man kan välja att uppdatera varje lokal separat genom att klicka på den i tabellen man får upp när man sökt ut sina lokaler i tabellform enligt ovan, o eller såå kan man uppdatera många på en gång genom att söka utt lokalerna i Excelformat och sedan läsa in filen igen (se rubrikerna Spara en Excelfil i Tab separerat format och Ändra genom att ladda upp en fil (ändra fler objekt). Anmärkning = Detta är ett fritext fältt med 48 tecken, som kan användas till en närmare beskrivning av den lokal man märker, t.ex. textilförråd, kemilabb, mörkrum.

7 InstKat = Välj kategori i rullgardinsmr enyn De kategorier som kan väljas, är följande; ALLM = korridor, entré, förråd, f pausrum, vilrum, lunchrum, postrum, p arkiv, expedition, konferensrum, kapprum, godsrum, städskrubb/motsv BIBL =bibliotekslokal DATA = serverrum, datorhall, apparatrum KLIN = sängrum, väntrum, sluss, kliniskt utrymme, mörkrum, demo rum, undersökningsrum KONT = kontor LABB = labb, studio, verkstad, ateljé STUD = lärosal, datorsal,, grupprum, läsplatser VATT = dusch, toalett, omklädningsrum, diskrum, sköljrum, kylrum, k frysrum, autoklav 3. I Välj sedan hur du vill att informationen ska presenteras. 4. Använd Excel om du vill sortera ellerr distribuera informationen, eller märka många lokaler på en gång. Använd Tab separeraatt ladda upp till HYLO igen. Använd Tabell om du vill göra ändringar direkt i HYLO, en lokal i taget. text t om du vill läsa in i FileMaker eller något annat program, eller för Klicka på Sök knappen när du gjort dina val. Ändra direkt i HYLO (ändra ett objekt i taget direkt i HYLO) 1. Sök fram en tabell Se runder rubriken Märka lokaler 2. Klicka på det objektet du vill ändra, i första kolumnen Ändra (det unika numret består av Byggid, Rumsid samt Rumsdel) 3. Fyll i/ändra information under respektive del Kst = Fältet är numerisktt och får intee lämnas tomt, du kan skriva siffran 0 om du inte har något annat värde. Kostnadsställe 4 siffror (Denna information kontrolleras inte mot Agresso.) KostBär = = Fältet är numeriskt och får inte lämnas tomt, du kan skriva siffran 0 om du inte

8 har något annat värde. Kan vara helaa projektnumret på tio siffror eller dee första åtta siffrorna som är kostnadsbärar begreppet. (Denna information kontrolleras inte mot Agresso.) SpecL = Om det är en speciallokal bockar du för rutan. InstKat = Typ av kategori av lokal, duu kan välja mellan: ALLM = korridor, entré, förråd, pausrum, vilrum, lunchrum, postrum, arkiv, expedition, konferensrum, kapprum, godsrum, städskrubb/motsv BIBL =bibliotekslokal DATA = serverrum, datorhall, apparatrum KLIN = sängrum, väntrum, sluss, kliniskt utrymme, mörkrum, demo rum, undersökningsrum KONT = kontor LABB = labb, studio, verkstad, ateljé STUD = lärosal, datorsal,, grupprum, läsplatser VATT = dusch, toalett, omklädningsrum, diskrum, sköljrum, kylrum, k frysrum, autoklav Anmärkning = Detta är ett fritext fältt som du kan skriva upp till 48 teckenn i Klicka på Lägg till/ändra Klicka på Stäng (finns högst uppe till höger i fönstret) OBS! Du måste uppdatera (ladda om) dinn webbläsaree innan du ser den nyss tillagda/ändrade informationen. Ett tips är attt trycka på F5 tangenten.

9 Spara en Excelfil i Tab separerat format 1. Sök fram och välja att presentera detta via Excel Se runder rubriken Märka lokaler (valet( görs i punkt 3) 2. Spara filen på din dator 3. Öppna filen 4. Gör dina ändringar. (I tidigare version av HYLO behövde första rubrikraden tas bort. Det behöver du inte göra nu.) KOM IHÅG! Kst (kostnadsställe) = Ärr ett fritext fält och denna information kontrolleras inte mot Agresso. KostBär (projektnummer) = Denna information kontrolleras inte mot Agresso SpecL = Om det är en inte är en speciallokal sätt siffran 0. Omm det är en speciallokal sätt s siffran 1. InstKat = Måste märkas med fyra VERSALA bokstäver (se kombinationer nedan) ALLM = korridor, entré, förråd, f pausrum, vilrum, lunchrum, postrum, p arkiv, expedition, konferensrum, kapprum, godsrum, städskrubb/motsv BIBL =bibliotekslokal DATA = serverrum, datorhall, apparatrum KLIN = sängrum, väntrum, sluss, kliniskt utrymme, mörkrum, demo rum, undersökningsrum KONT = kontor LABB = labb, studio, verkstad, ateljé STUD = lärosal, datorsal,, grupprum, läsplatser VATT = dusch, toalett, omklädningsrum, diskrum, sköljrum, kylrum, k frysrum, autoklav Anmärkning = Detta är ett fritext fältt som du kan skriv upp till 48 tecken i. 5. Välj Spara som (F12 tangenten) 6. Välj vart du vill spara filen, skriv ett filnamn och välj Filformatet Text (tabbavgränsad) (*.txt)

10 Ändra genom att laddaa upp en fil (ändra fler objekt) 1. Skapa en tab separerad (tab avgränsad) fil. Lämplig fil tas ifrån HYLO. Se rubriken Spara en Excelfil i tab separerat format. 2. Vid rubriken Kostnadsfördelning väljer du 4. Läs in en fil med rum för att massuppdatera uppgifterna 3. Bläddra och välj din fil.. Klicka sedan på Hämta filen. 4. Klicka på knappen Första raden är rubriker, försök matcha OBS! att vissa fält måste matchas: byggid, rumsid samt rumsdel

11 5. Ange tidsintervall som ska uppdateras 6. Läs in filen direkt eller välj att testa filen först. 7. Om du testat filen och du är nöjd med rapporten av resultatet. Klicka på Vill du läsa in i filen på riktigt? 8. Klicka på Läs in filen och uppdatera 9. Klart. Du får nu en rapport vad som lästs in i HYLO. Här kan du d enkelt se om det är rimligt många ändringar som stämmer med din uppfattning om hur många ändringar du gjort, eller om något blivit fel i filen och behöver kollas.

12 Lägg till behörighet tilll andra användare Du kan tilldela behörighet på de enheter du har redigeringsmöjlighett på. 1. Vid rubriken Kostnadsfördelning väljer du 3. Lägg till andra användare a som 2. Klicka på knappen Tilldela/Ta bort vid enhet du vill ge användaren behörighet. 3. Skriv in delar eller hela LiU id L (Dessa kan du hitta på Sök en anställd Klicka på Visa alla detaljer till höger om namnet du sökt fram.) Klicka på knappen Tilldela behörighet till 4. Du ser resultatet på följande sätt.

13 Se vilka som har behörighet på en viss enhet 1. Vid rubriken Kostnadsfördelning väljer du 3. Lägg till andra användare a som 2. Välj enhet i rullisten. Klicka på knappen Sök användare för ovanstående kundid 3. Nu visas kontaktuppgifter till de personer som har behörighet på den enhet du valt.