VÄLKOMMEN TILL DATA GOVERNANCE BEST PRACTICE FÖR INFORMATIONSHANTERING Anna Strid Arvidsson, vice VD Enfo Pointer

Transkript

1 VÄLKOMMEN TILL DATA GOVERNANCE BEST PRACTICE FÖR INFORMATIONSHANTERING Anna Strid Arvidsson, vice VD Enfo Pointer

2 INTRODUKTION Business Intelligence Compentency Center Ett forum för styrning av Business Intelligence inom en organisation 2003: Gartner, SAS Institute, Cognos lanserar begreppet och ramen för tänkandet Mål för ett BICC Maximera effektivitet, användning och kvalitet Leda till BI-lösningar som levererar mer värde till lägre kostnad och på kortare tid Driva på användningen av BI Överbrygga gapet mellan verksamhet och IT Möjliggöra snabba verksamhetsförändringar och förbättra teknikstyrning vilket driver affärsnytta Ingen One-size-fits-all!

3 INTRODUKTION VAD BRUKAR DRIVA FRAM BICC? (1/2) Nytt affärssystem Ökad komplexitet i verksamheten Kraftigt ökade behov av att få fram rätt information i rätt tid Affärsområden, dotterbolag med inkonsekvens i affärsnomenklaturen Få BI-resurser inom IT

4 INTRODUKTION VAD BRUKAR DRIVA FRAM BICC? (2/2) Ingen sammanhållande BI-strategi För lite engagemang av C-Level Lågt användande av befintliga BI-lösningar Dålig datakvalitet och hantering av masterdata Ineffektiv förvaltning och utveckling

5 INTRODUKTION ATT FÖRA SAMMAN RÄTT KOMPETENSER Business Skills Business needs Organization and processes Define BI vision Control funding Source: Gartner Manage programs Develop user skills Business needs Statistical & process skills Analytic Skills Organize methodology leadership Establish standards Build technology blueprint Tools and applications Tools, apps, Data management IT Skills

6 INTRODUKTION HUVUDUPPGIFTER FÖR ETT BICC BICC Time spent per process BI Program Management Data Stewardship Education and Support Advanced Analytics Data Management 5% Advanced Techniques 10% Program Marketing 10% Intake and Prioritization Business Metadata Training, Development and Implementation Data Preparation User Skills and Support 15% Ad Hoc and Prototyping Quality Assurance Ad Hoc End-User Support Data Mining Data Stewardship and Architecture 35% Requirements Data Governance Communication, Newsletters and User Groups Statistical Modeling Program Management 25% Source: Gartner

7 INTRODUKTION ÖVERSIKT ANSVARSOMRÅDEN FÖR BICC (1/2) Åtaganden i prioritetsordning: Business Intelligence Program Leverans BI-projekt Drift av BI-lösning (DB, BI-mjukvara,...) Integrationsfrågor Support

8 INTRODUKTION ÖVERSIKT ANSVARSOMRÅDEN FÖR BICC (2/2) Stöd för avancerad analys Utbildning Hantera leverantörer (licensfrågor mm) Datakvalitet, datadefinitioner Best practise, knowledge management Missionera BI (marknadsför!)

9 HUR UPPNÅS EN EFFEKTIV PROCESS? SEPARERA STRATEGI OCH TAKTIK Sponsor - CEO Strategic BICC Chair: BICC Director Business Tactical BICC Chair: BICC Director IT BI organization

10 PRAKTIKFALL 1 - BAT Klassisk BI är toppen av ett isberg Strategisk Finansiellt fokus Koncernrapportering Supply Chain Managment Aggregerad information Corporate Performance Managment Customer Intelligence Taktisk Operativ Kundfokus Processfokus Konsumentfokus Detaljerad inform Analys Operativ BI Ekonomi SC Sälj Marknad KA

11 PRAKTIKFALL 1 - BAT UTMANINGARNA Samordning av källor (ERP, CRM, externa källor) Datakvalitet Informationsägarskap Konsolidering av teknik BI Governance CRM-data är lättflyktigt Stort scope

12 PRAKTIKFALL 1 - BAT BICC BICC är ett virtuellt team med specialister, IT och BI BICC ansvarar för all BI Förankring högt i organisationen Tätt knutet till förändringsprocesserna

13 PRAKTIKFALL 1 - BAT NÅGRA ORD PÅ VÄGEN Samordning av källor (ERP, CRM, externa källor) Lyft upp frågan på bordet i organisationen, att BI behöver governance Säkerställ att det inte är IT/BI-teamet som äger hela frågan (och sitter med svarte Petter ) Få med senior management Få balansen rätt glöm inte fokusera på användarutbildning och evangelism Börja med att skapa en gemensam BI-strategi och vision och få management buy-in Ha en BICC-coach under den första tiden

14 PRAKTIKFALL 2 V&S (numera Pernod Ricard) UTMANINGEN - BAKGRUND Ett av Sveriges 100 största företag Koncern med 10-tal dotterbolag Omsättning 10+ miljarder SEK Global verksamhet anställda

15 PRAKTIKFALL 2 V&S (numera Pernod Ricard) SITUATIONEN FÖR 10 ÅR SEDAN Uppköp, integration med stor konkurrent (Den Danske Spritfabrikk) Nytt affärssystem Krav på integration med 10+ dotterbolag Ny outsourcingpartner för IT-miljö, helpdesk Kraftigt ökade behov av BI-lösningar för att få fram rätt information Affärsområden, dotterbolag med samarbetsproblem Otåliga, viljestarka affärsområdeschefer Få BI-resurser inom IT

16 PRAKTIKFALL 2 V&S (numera Pernod Ricard) LÖSNINGEN Helhetsgrepp om BI Kombination av resurser från IT och verksamheten Verksamhet Centraliserad BI-funktion Initialt kunsultintensivt för att hantera stor BIsatsning IT (ERP mm.) BICC IT-Drift Kärnkompetens in-house

17 PRAKTIKFALL 2 V&S (numera Pernod Ricard) BICC-ORGANISATION Virtuellt team med fast kärna som del av IT BI-Manager Virtuella medlemmar VIRTUELL POSITION Samordning BI-Support BICC Finans/Försäljning BICC Logistik/ Produktion BICC Marknad/ Inköp från affärsområden och IT-outsourcingpartner BI-Support Utveckling (Konsulter) Affärsområde A IT-Outsourcing partner Affärsområde B Graden av konsulter har minskat över tiden

18 PRAKTIKFALL 2 V&S (numera Pernod Ricard) VEM? Vem ser till att det inte sker några produktionssättningar, patchningar på för verksamheten viktiga dagar? Vem ansvarar för datakvalitet? Vem prioriterar mellan BI-initiativ? Vem ansvarar för utformning av en enhetlig kostnadseffektiv BI-platform? Vem ser till att genomförda BI-satsningar utnyttjas till sin fulla potential? Vem ansvarar för integrationen mellan BI (datalager) och andra applikationer? Vem kan ge avancerad support på BI-problem? Vem har hand om kontakter mot externa BI-leverantörer? Vem ansvarar för att informera om de möjligheter som BI-lösningar ger? Stor fördel att kunna ge ett och samma svar: BICC!

19 PRAKTIKFALL 3 FÖRSÄKRINGSKASSAN BÖRJA FRÅN RÄTT HÅLL Bakgrund Omvandling från statistikavdelning till BI-organisation med BICC-ansvar Kravfångst Avsaknad av kontakt med slutanvändarna Ingen koppling till strategisk nivå Kort planeringshorisont Upprättande av normerande process för kravfångst med verksamhetsfokus Super user-nätverk Dedikerade kontaktpersoner och första linjens support för BI Minska gapet mellan IT och verksamhet Snabbare fånga upp förändringar

20 ETT FÖRSTA STEG FRÅN 0 TILL BICC PÅ 100 DAGAR GAP-analys Sponsorship & Buy-in Implementation BICClansering 2 veckor 2 veckor 10 veckor

21 Score GAP-analys Sponsorship och Buy-in Implementation ETT FÖRSTA STEG KVANTIFIERA GLAPP MELLAN NULÄGE & ÖNSKAT LÄGE Weight Score Program Management 100% 56 BI Program Management 35% 50 17,5 Intake and Prioritization 15% 50 7,5 Ad-Hoc and Prototyping 15% 20 3 Requirements 35% Data Stewardship and Architecture 100% Data Stewardship 40% 10 4 Business Metadata 30% 20 6 Quality Assurance 10% 10 1 Data Governance 15% 10 1,5 Advanced Analytics 5% 10 0,5 User Skills and Support 100% Education and Support 40% 20 8 Training, Development and Implementation 50% Ad-Hoc End User Support 10% 80 8 Program Marketing 100% Communication, Newsletters and User Groups 100% Advances Techniques 100% Data Mining 50% Statistical Modeling 50% Data Management 100% Data Preparation 100%

22 GAP-analys Sponsorship och Buy-in Implementation ETT FÖRSTA STEG SPONSORSHIP & BUY-IN Budget Var ligger BI-budgeten i dag? Förädlingsbudget kontra förvaltningsbudget? Resurser Hur många personer behövs? Virtuellt (forum) eller låda i organisationsschemat? Prioritering Skapa tydlig förankring av BI inom ledningen Kommunicera förankringen

23 GAP-analys Sponsorship och Buy-in Implementation ETT FÖRSTA STEG IMPLEMENTATION WORKSHOP 1 Rollbeskrivningar Vad behöver göras? och uppdelat på vilka roller? Definiera team Vem har respektive roll? LEVEL OF BENEFIT SUSTAINABLE SOLUTIONS RECONSIDER QUICK WINS! TIME EATERS Plotta GAP-analys i komplexitetsmatris LEVEL OF COMPLEXITY

24 GAP-analys Sponsorship och Buy-in Implementation ETT FÖRSTA STEG IMPLEMENTATION WORKSHOP 2 OCH 3 Workshop 2 Agendor Målgrupper och prioritering Mötesordning Workshop 3 Kommunikation Genomlysning av befintliga projekt Master Data

25 FRÅN 0 TILL BICC PÅ 100 DAGAR! GAP-analys Sponsorship & Buy-in Implementation BICClansering 2 veckor 2 veckor 10 veckor Enfo Pointer är övertygade om att väl fungerande BI bidrar till att göra våra kunder mer framgångsrika. Därför är BICC viktigt för oss!

26