Protokoll. Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 1

2 2 Plats och tid Arena elva, Rektorsgatan 11 Paragrafer 4-10 kl. 17:00-18:45 Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Janine Alm Ericson (MP) (vice ordförande) Jan-Erik Gustavsson (S) Camilla Stensson (S) Albin Dahlin (S) Jan Gustafsson (V) Inger Carlborg (M) Rolf Hedberg (L) Zandra Pettersson (SD) Greger Sandberg (S) ersätter Philip Perdin (M) Dimitrios Diamantopolos (S) ersätter Marianne Wikström (M) Martin Lindberg (V) ersätter Johanna Lövgren (KD) Katarina Ekenger (MP) ersätter Vidar Melkevik (MP) Hanna Källberg (L) ersätter Staffan Albinsson (C) (ordförande) Anneli Schwartz (Tf förvaltningschef) Julia Mårtensson (Tf avdelningschef) 4 Martin Larsson (Controller) Pernilla Melin (Kvalitets- och nämndcontroller) Rolf Hedberg (L) Kultur- och fritidsförvaltningen, :15 Sekreterare... Pernilla Melin Ordförande Justerande.... Janine Alm Ericson (MP).... Rolf Hedberg (L) ANSLAG/BEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Kultur- och fritidsförvaltningen protokollet Underskrift... Pernilla Melin

3 3 4 Information och överläggningar 5 s årsbokslut Synpunktshantering Kultur- och fritidsförvaltningens organisation 8 Översyn föreningsbidrag 9 Återrapportering av delegationsbeslut 10 Meddelanden till

4 4 4 Information och överläggningar A/ Information om öppen och riktad verksamhet vid fritidsgårdar, Julia Mårtensson tf avdelningschef B/ Förvaltningschefens information - Fritidsbanken, aktuellt läge - Tilldelade medel från Västra Götalandsregionen avseende Palladium - Turist- och evenemangsverksamhet, aktuellt läge - Nya tjänster i verksamheten - Gräfsnäsparken - Nolhaga Parkbad - Potatisfestivalen - Meröppet, skollovsvärdar under sportlov - Konsthallens nuvarande utställning - Statyn: "Damen med handväskan", aktuellt läge

5 KFN s årsbokslut 2017 Ärendebeskrivning genomför årligen ett årsbokslut för sin verksamhet. Årsbokslutet innehåller utöver uppföljning av ekonomi även måluppfyllelse, uppföljning av internkontrollplan och personalredovisning. Den sänds vidare till kommunstyrelsen och ingår som ett avsnitt i kommunens totala årsredovisning. Denna följer en gemensam mall för att vara jämförbar med övriga nämnder. Beredning Förvaltningen har skrivelse den 7 februari angett: Kultur- och fritidsförvaltningen har upprättat ett årsbokslut enligt kommunens anvisningar. redovisar för 2017 ett överskott på tkr gentemot budget. Arbetsutskottet har behandlat ärenden den 12 februari 2 och beslutade då att föreslå att skulle anta förvaltningens förslag till årsbokslut för 2017 och översända det till kommunstyrelsen. Beslut antar förvaltningens förslag till årsbokslut för 2017 och översänder det till kommunstyrelsen. Expedieras till KS

6 KFN Synpunktshantering 2017 Ärendebeskrivning Genom att systematiskt tillvarata förslag och synpunkter från kommuninvånarna och olika intressenter gällande de verksamheter som finns inom kultur- och fritidsnämnden utgör detta grunden för att utveckla och förbättra verksamheterna. Genom detta kvalitetsarbete kan förvaltningen fånga upp och åtgärda inkomna synpunkter och fokusera på förbättringsåtgärder och åtgärda dem. På sikt kan nämnden genom detta arbetssätt nå nöjdare brukare. Kultur- och fritidsförvaltningen redogör nu för inkomna synpunkter under Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 7 februari angett följande: Alingsås invånare har olika sätt att göra sin röst hörd om den verksamhet förvaltningen erbjuder. Alingsås kommun har den kommunövergripande synpunkten, men de flesta av synpunkterna och frågorna kommer förvaltningen till känna genom telefonsamtal till tjänstepersoner, mail och brev samt personliga besök i och eller i samband med direkt kontakt med verksamheterna. Förvaltningens tjänstepersoner åläggs att nedteckna muntliga synpunkter och tillhörande eventuella muntliga svar och överlämna dem till förvaltningen för registrering. Enligt förvaltningslagen ska varje myndighet hantera inkomna synpunkter skyndsamt och avge svar. En synpunkt är all form av tyckande om verksamheten. Det kan till exempel vara beröm, klagomål, frågor eller förslag. Synpunktshantering inom Kultur- och fritidsförvaltningen är uppdelad per avdelning Konst kultur och museum (KKM), Fritid, förening och folkhälsa (FFF), Anläggning och service, Kulturskolan och Biblioteket. Under 2017 har förvaltningen sammanlagt mottagit 65 stycken synpunkter fördelade på följande avdelningar: Avdelning Antal Biblioteket 16 Kulturskolan 10 Anläggning och service 28 FFF 4 KKM 7

7 7 Totalt 65 Den avdelning som mottagit flest synpunkter är Anläggning och service. Dessa synpunkter handlar till stor del om att allmänheten informerar om olika förslag till förbättringsåtgärder. Exempel på detta är att fotbollsmål saknar nät, att det saknas sittplatser eller att man önskar få ett funktionshinderanpassat friluftsbad. Bibliotekets synpunkter rör också till största del olika förbättringsförslag i biblioteket så som ökad läsbelysning, tillgång till barnstolar i caféet eller möjlighet till att boka datorer. Fyra av de sexton synpunkterna rör det meröppna biblioteket. Vid genomgång av inkomna synpunkter framkommer det att avdelningarna hanterar och besvarar brukarnas synpunkter skyndsamt i största möjliga mån. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 12 februari 3. Beslut noterar informationen.

8 KFN Kultur- och fritidsförvaltningens organisation Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsförvaltningen har på uppdrag tagit fram ett förslag till en ny organisation för kultur- och fritidsförvaltningen. I detta förslag ingår en ny roll kallad kulturutvecklare. Syftet med att skapa en ny organisation är bland annat att synliggöra kulturens angelägenhet inom förvaltningens verksamhetsområde, att säkra en effektiv och funktionell användning av chefsresurser samt att spegla benämningar utifrån verksamheternas innehåll och funktioner. I och med denna förändring har förvaltningen hörsammat kravet på en effektivisering gällande administration och resurser. Förslaget till ny organisation har diskuterats vid nämndens presidiemöten, förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens stab samt samverkats. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 7 februari angett följande: Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till ny organisation innebär följande (nuvarande organisationsstruktur samt nytt förslag till ny organisation biläggs tjänsteskrivelsen): Kultur- och fritidsförvaltningen organiseras i fyra verksamheter Kulturhus, Anläggning och fritid, Ungdoms- och fritidsverksamheten och Kulturskola. En administrationsenhet skapas under förvaltningschefen där projektledare, administratör och ekonomisekreterare ingår. I Staben, som ligger direkt under förvaltningschefen, ingår funktionerna controller, HR-ansvarig, kulturutvecklare, kvalitets- och nämndcontroller, föreningssamordnare samt turist- och evenemangsverksamheten. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till ny organisation har presenterats för personalorganisationerna och en risk- och konsekvensanalys har genomförts enligt MBL 11 den 30 januari Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 12 februari 4. Beslut antar förvaltningens förslag till ny organisation. Expedieras till Samtliga avdelningschefer

9 KFN Översyn föreningsbidrag Ärendebeskrivning I december 2016 beslutade nämnden om förändring avseende bidragsreglerna för föreningsbidragen vilka implementerades under En förändring innebar bland annat att investeringsbidraget togs bort och två tredjedelar av detta bidrag flyttades till anläggningsbidraget och en tredjedel flyttades till verksamhetsbidraget. En annan förändring var att verksamhetsbidraget anpassades till att följa Riksidrottsförbundets riktlinjer för åldrarna 7-25 år (nuvarande bidragsregler bifogas tjänsteskrivelsen). Förvaltningen har i samband med årsbokslutet genomfört en genomlysning av föreningsbidragen och uppmärksammat några förslag till förändringar för ett effektivare nyttjande av bidragsbudgeten. Dessutom har förvaltningen uppmärksammat att det idag inkommer kvalitativa ansökningar med goda idéer som avslås då de inte ryms inom nuvarande bidragsregelverk. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 13 februari angett följande: Historiskt sett har inte verksamhetsbidraget utnyttjats fullt ut utan medel har funnits kvar vid årets slut. För att förändra detta föreslås att ersättningen till föreningar inom verksamhetsbidraget höjs från 2 kr till 3 kr per deltagare och från 22 kr till 33 kr per sammankomst. Efter prognos av de senaste tre årens utfall ligger höjningen av dessa ersättningar inom ramen för verksamhetsbidragets budget. Projektbidragets budget har inte heller det använts fullt ut. Mot bakgrund av detta föreslår förvaltningen att flytta 200 tkr från projektbidraget till utökat stöd till folkbildningsförbunden. I flerårsstrategin har nämnden som mål att utveckla samverkan med folkbildningsförbunden och historiskt har bidraget betalats fullt ut varje år. Förvaltningen föreslår införandet av ett nytt bidrag för folkhälsa och miljö för att stärka de föreningar som missgynnas av nuvarande regelverk. Ett exempel är anpassning till Riksidrottsförbundets regler som exkluderat bidrag till verksamheter som bedrivs för barn under 7 år. Detta bidrag skulle medföra en ökad flexibilitet för förvaltningen i att stödja föreningar som bidrar till förbättrad folkhälsa inom kommunen. Budget föreslås vara 350 tkr och för detta flyttas medel från anläggningsbidrag. Detta är tillräckligt för att täcka 50 % av de driftskostander som bidraget är riktat till.

10 10 Beslut antar förvaltningens förslag till förändringar av föreningsbidragsreglerna samt anpassning av bidragsbudgeten. Förvaltningen får i uppdrag att utarbeta kriterier för tillämpning av de nya bidragsreglerna. Expedieras till Föreningssamordnare och controller

11 KFN Återrapportering av delegationsbeslut Ärendebeskrivning har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordföranden och tjänstemän enligt den av nämnden antagna delegationsordningen. Dessa beslut skall redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Beviljade projektbidragsansökningar: Gräfsnäs slottspark ideell förening KFN, Velox Freerun KFN, Sörhaga Alingsås Hockey Klubb KFN och KFN, Adrenaline Fighters IF KFN, Volleybollklubben Bjärke KFN, Sollebrunns ridklubb KFN, Bjärke Slot Car Club KFN, Sollebrunn AIK , Studiefrämjandet KFN och KFN, Medborgarskolan KFN, Studieförbundet vuxenskolan KFN, Alingsås IF och Alingsås sim- och livräddningssällskap KFN Ingångna avtal: KFN, KFN, KFN, h KFN Reviderad attestlista: h003 KFN, h KFN Arbetsmiljöansvar avdelningschefer: h KFN Beslut Delegationsbesluten förklaras återrapporterade och läggs till handlingarna. Expedieras till Akten

12 KFN Meddelanden till Ärendebeskrivning Följande meddelanden finns att redovisa för. Godkänd redovisning av bidrag från Kulturrådet avseende musik- och kulturskolorbidrag, h005 KFN Slutrapport Projekt Hälsonav h KFN FSG-protokoll från Beslut lägger meddelanden till handlingarna Expedieras till Akten