paspro Entré SMART BESÖKSHANTERING

Transkript

1 paspro Entré SMART BESÖKSHANTERING

2 2

3 paspro Entré Besökssystemet för alla behov paspro Entré är ett smidigt program som erbjuder en helhetslösning för alla delar i besökshanteringen. Programmet är uppbyggt genom moduler och kan anpassas efter alla typer av företag och organisationer. Besökssystem underlättar hanteringen av besökare till företaget, vilket inte bara ger ett professionellt intryck, utan även ökar säkerheten då man har större koll på vilka besökare som vistas i lokalerna. Ett besökssystem kan också ta fram statstik kring besök till företaget som kan ligga till grund för till exempel bemanning i en reception. paspro Entré klarar av allt från själva besöksregistreringen till utskrifter av besökskort, parkeringstillstånd och evakueringslistor. Receptionistens arbete effektiviseras och består av att söka upp besöksuppgifterna i besökslistan, kontrollera dem och checka in besökaren med en knapp tryck ning. När besök et har avslutats återlämnas besökskortet i receptionen för utcheckning. paspro Entré finns i tre paket; Grund, Plus och Total. Läs mer om respektive paket i denna folder. 3

4 paspro Entré Så här går det till paspro Entré Grund Receptionisten registrerar besökaren vid ankomst Efter att besöket är registrerat i systemet via någon av de tre alternativen blir all besöksinformation tillgänglig för receptionisten. När ett besök har registrerats i systemet visas uppgifterna i en förhandsgranskning av det färdiga besökskortet. Vid besökarens ankomst skapas sedan besökskort och eventuellt parkeringstillstånd utifrån givna mallar. 2 1a Intranet paspro Entré Plus Intranet Två sätt att registrera besök: Receptionisten registrerar besöket Besökaren registrerar sig själv Intranet 1b Intranet paspro Entré Total Tre olika sätt för besöksregistrering: Receptionisten registrerar besöket Besökaren registrerar sig själv Besöksmottagaren registrerar besöket, meddelande via sms eller e-post möjlig Intranet 1c Intranet 4

5 Besöksmottagare Lisa Andersson Besökare Kalle Svensson Giltigt t o m Besökskortet skrivs ut och placeras i en plastficka eller förses med ett clips så att det lätt kan bäras av besökaren. 3 Besöksmottagare Lisa Andersson Besökare Kalle Svensson Giltigt t o m När besöket har avslutats återlämnas besökskortet i receptionen för utcheckning. Utcheckningen hanteras enklast med en streckkodsläsare. 5

6 paspro Entré Grund paspro Entré Grund innehåller registrering av besökare, utskrift av besökskort och lagring av all historik kring besöken. paspro Entré Grund ger dig möjligheten att enkelt registrera och administrera besökare till ert företag eller er organisation. paspro Entré Grund ersätter besöksloggen - genom snabba sökfunktioner och enkla handgrepp reduceras arbetet till några få ögonblick vid datorn. Grundpaketet innehåller registrering av besökare, utskrift av besökskort och lagring av historiken. paspro Entré Grund är den enklaste formen av besöksregistrering, en bekväm och pålitlig ersättare till besöksloggen, som många företag har i form av en bok. Du kan själv välja betalningsmetod för paspro Entré, och antingen köpa eller hyra ditt besökssystem. FUNKTIONER In- och utloggning av besökare Utskrift av besökskort Lagring av besökshistoriken DET HÄR INGÅR Mjukvaran paspro Entré Grund Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra 6

7 paspro Entré Plus paspro Entré Plus innehåller registrering av besökare, möjlighet för besökare att själv registrera sig, utskrift av besökskort och lagring av all historik kring besöken. paspro Entré Plus inkluderar en modul som gör det möjligt för besökaren att själv registrera sig. paspro Entré Plus ersätter besöksloggen - genom snabba sökfunktioner och enkla handgrepp reduceras arbetet till några få ögonblick vid datorn. Pluspaketet innehåller registrering av besökare, utskrift av besökskort, lagring av historiken samt möjligheten att genom en besöksterminal låta besökaren själv registrera sig i entrén. paspro Entré Plus är en lätthanterlig form av besöksregistrering som ersätter besöksloggen och förhöjer besökarens första möte med er som företag. Du kan själv välja betalningsmetod för paspro Entré, och antingen köpa eller hyra ditt besökssystem. FUNKTIONER In- och utloggning av besökare Utskrift av besökskort Lagring av besökshistoriken Självregistrering DET HÄR INGÅR Mjukvaran paspro Entré Plus Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra Självregistreringsmodul Plus Streckkodsläsare 7

8

9 paspro Entré Total paspro Entré Total erbjuder alla de funktioner som de mer grundläggande paketen innehåller och ännu fler. Bland annat finns i detta paket tre möjliga sätt för registrering av besökare, som att besöksmottagaren själv registrerar besöket i förväg. paspro Entré Total inkluderar en modul som gör det möjligt för besökaren att själv registrera sig, möjligheten finns också för besöksmottagaren att registrera besöket i förväg via webbmodulen. Ett besökssystem ger ett professionellt intryck och en ökad säkerhet för alla i fastigheten. paspro Entré lämpar sig för alla företag och organisationer där man behöver ett pålitligt system för att ha kontroll över vilka som vistas i företagets lokaler. paspro Entré Total ersätter besöksloggen - genom snabba sökfunktioner och enkla handgrepp reduceras arbetet till några få ögonblick vid datorn. Paketet Total innehåller grundläggande funktioner som registrering av besökare, utskrift av besökskort, lagring av historik och möjlighet att genom en besöksterminal låta besökaren själv registrera sig i entrén. Utöver dessa funktioner erbjuder alternativet Total även möjligheten att skräddarsy informationsfälten vid registrering och att mottagaren av besöket kan registrera besöket i förväg. Besöksmottagaren kan då få ett meddelande via sms eller e-post när besöket väntar. paspro Entré Total har allt vad besökshantering innebär men är samtidigt en lätthanterlig och smidig lösning. Du kan själv välja betalningsmetod för paspro Entré, och antingen köpa eller hyra ditt besökssystem. FUNKTIONER In- och utloggning av besökare Utskrift av besökskort Lagring av besökshistoriken Självregistrering Meddelandefunktion till mottagaren DET HÄR INGÅR Mjukvaran paspro Entré Total Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra Självregistreringsmodul Total Streckkodsläsare Webbmodul Total 50 st plastfickor 50 st krokodilclip 500 st thermoetiketter (58x86 mm stående) TILLVAL Plug-in I/O-enhet Plug-in Godkännandefunktion Plug-in Wi-Fi-koder Receptions- och administrationsmodul för en till enhet 9

10 paspro Entré Moduler paspro Entré är uppbyggt genom moduler vilket gör det lätt att anpassa efter en organisations utveckling. Systemet utgörs av receptions- och administrationsmodulen, självregistreringsmodulen samt webbmodulen. Receptions- och administrationsmodulen Receptions- och administrationsmodulen ingår i alla paket av paspro Entré. Modulen innehåller programvara för en reception där receptionisten skriver in besökaren och hanterar utskrift av besökskort. Receptionisten har genom modulen tillgång till all information, eventuella kommentarer och noteringar som registreras kring besöket, besökaren och mottagaren. Har mottagaren registrerat besöket i förväg kan till exempel en notering ha gjorts om vilket konferensrum besöket ska hänvisas till. Inställningar Från receptions- och administrationsmodulen kan många andra funktioner och moduler anpassas. Utseendet på de olika utskrifterna hanteras från denna modul. Funktioner Funktionaliteten i modulen utökas i paketen och paspro Entré Total erbjuder många fler funktioner än Grundpaketet. Självregistreringsmodulen Med hjälp av denna modul kan besökaren själv registrera sina uppgifter i den gemensamma databasen. Ett besökskort kan automatiskt skrivas ut när be sökaren har registrerat sig. Självregistreringsmodulen ingår i paketen paspro Entré Plus och paspro Entré Total. Modulen som ingår i paspro Entré Total är en utökad version som erbjuder fler funktioner. Gränssnitt Programfönstret som hälsar besökaren välkommen kan utformas utifrån egna önskemål vad gäller inne håll, utseende och språkval. Inmatningsfälten an passas enkelt utifrån de uppgifter man vill att besök aren skall lämna. Ledtexterna visas automatiskt på det språk som besökaren har valt. Funktioner I vissa organisationer väljer man att lämna ut färdiga besökskort, medan andra vill producera ett per son ligt besökskort. Receptionisten kan komplettera besökarens inskrivna upp gifter med exempelvis besöksmottagare och ev ent uell giltighetstid. Säkerhet En dator där användaren själv registrerar sig riskerar att bli utsatt för missbruk eller sabotage. Därför är programmet gjort så att alla övriga funktioner i datorn blockeras när programmet startas. Programmet kan stängas genom att rätt lösenord anges. Webbmodulen Webbmodulen till paspro Entré är en webb-/ intranätbaserad lösning som underlättar arbetet i receptionen genom att besöksmottagaren registrerar sina förväntade besök i det interna nätverket. Modulen är en tjänst som kommunicerar direkt med data basen i paspro Entré. Tjänsten har en inbyggd webb service som användaren ansluter till när ett besök ska registreras. Via modulen får besöksmottagaren tillgång till be söks systemets databaser och kan exempelvis enkelt hämta uppgifter från tidigare besök. 10 Registrera besök i förväg För att registrera ett besök öppnar besöksmottagaren registreringssidan i sin webbläsare. I ett speciellt formulär registreras uppgifter om besökaren och mottagaren samt datum, tid och anledning till besöket. Registreringen visas omgående i besökslistan hos receptionisten. Lösenordsskydd Mottagarregistreringen kan förses med ett lösenord för att endast behöriga personer skall kunna registrera ett besök. Obehöriga kan på så sett inte se andra mottagares registrerade besök.

11 paspro Entré Funktioner paspro Entré har många funktioner som underlättar och effektiviserar hanteringen av besökare. Ett besökssystem ökar säkerheten, effektiviserar arbetet och ger besökaren ett bra första intryck av företaget. Administration av besökare Skapa egna layouter Besökskortens utseende utformas och sparas i en mall (kortlayout). Kort med olika layouter kan tillverkas beroende på besökarens ärende. Vid re gistrering av ett besök väljer receptionisten en av mallarna beroende på besökets karaktär, till exempel besökare, entrepre nör, transportör eller konsult. När ett besök registreras i programmet visas uppgifterna direkt som de kommer att se ut på det färdiga be sökskortet, allt hamnar automatiskt på rätt plats enligt vald kortmall. Utskrift av besökskort Vid besökarens ankomst skrivs ett besökskort med valfri design ut på ett par sekunder med hjälp av en thermo-etikettskrivare. Etiketten kan sedan placeras i en plastficka försedd med clips eller band för att besökaren lätt ska kunna bära besökskortet. Besöksregistret Uppgifterna lagras i en databas och innehåller bland annat uppgifter om besökarens namn, vilket företag/organisation personen kommer från, besökarens ärende, vem som är besöks mottagare samt datum och tid för in- och utcheck ning. Inte bara besökskort Andra typer av tillstånd skapas enkelt i paspro Entré. Exempelvis kan ett bilpass skrivas ut om besökaren ska köra in bilen på anläggningen eller ett parkeringstillstånd för besöksparkeringen. Det kan också finnas behov av att till exempel utfärda bevis för entrepren örer som får utföra vissa arbeten. Utökad funktionalitet Foto på besökskorten När kraven på säkerhet är extra höga kan en bild på besökaren läsas in och skrivas ut på besökskortet. En digitalkamera, till exempel en webbkamera, placeras på re cep tionsdisken, ett foto tas när besökaren registrerar sig och bilden läses in i syste met på ett ögonblick. Kamera ingår inte i paspro Entré utan kan köpas till. Besöksmottagarens bild kan även finnas lagrad i systemet. Vid behov kan den då skrivas ut för att visa besökaren hur besöksmottagaren ser ut. SMS-tjänst Systemet medger en funktionalitet där receptionisten vid besökarens ankomst enkelt kan avisera besöksmottagaren via SMS. Denna tjänst finns tillgänglig i paketet paspro Entré Total. Observera att trafikavgift för sms tillkommer när tjänsten används. Plug-in I/O-enhet Enheten ansluts mot externa system som passerkontroll eller brandlarm. Möjliga funktioner är upplåsning av dörr i samband med utcheckning via streckkodsläsare samt automatisk utskrift av evakueringslista vid utlöst brandlarm. Plug-in Godkännandefunktion Detta tillval ger möjligheten för en eller flera personer att godkänna föranmälda besök. Plug-in Wi-Fi-koder För de besökare som behöver tillgång till Internet under besöket kan man med denna funktion tilldela internet-access i form av tillfälliga koder. Koderna blir då endast giltiga under besökstiden. Denna funktion måste integreras med särskild hårdvara. Funktionen för Wi-Fi-koder finns tillgänglig som tillval till paketet paspro Entré Total. YOUR LOGO Besöksmottagare Lisa Andersson Besökare Kalle Svensson Giltigt t o m PAS PAS Bilpass FRONT :32 COLORS: Black CARDINFO: Magstripe: No CHIP: No YOUR LOGO Parkeringstillstånd Registreringsnummer RXV-387 Giltighetstid , kl

12 paspro Entré Översikt paspro Entré kan anpassas efter era önskemål. Moduler och tillvalsfunktioner gör det möjligt att utforma systemet så att det följer ert sätt att arbeta inom organisationen. Paketering - innehåll Funktion Grund Plus Total Receptions- och administrationsmodul Självregistreringsmodul Webbmodul Etikettskrivare Zebra Streckkodsläsare Plastfickor º º Krokodilclip º º Thermoetiketter º º Ingår i paketet º Finns som tillval Tillval Funktion Grund Plus Total Plug-in I/O-enhet º Plug-in Godkännandefunktion º Plug-in Wi-Fi-koder º Receptions- och administrationsmodul för en till enhet º º Finns som tillval 12

13 paspro Entré Service & Support nexus erbjuder både service och support efter att en installation av ett besökssystem har genomförts. Supportavtal rekommenderar vi alla våra kunder för att inte missa uppdateringar av programvaran. Service nexus har tekniker som är utbildade för att kunna ta hand om alla våra produkter. När du behöver en servicetekniker på plats ringer du och bokar service genom nexus Service Center. Debitering utgår enligt gällande prislista. Support Genom att teckna ett supportavtal med nexus försäkrar du dig om att alltid få de senaste uppdateringarna av programvaran och tillhörande manualer. Du har genom ett supportavtal även tillgång till telefonsupport av utbildad personal. paspro Entré Systemkrav paspro Entré har vissa systemkrav som måste uppfyllas vad det gäller operativsystem, minne, hårddisk och antal USB-anslutningar för att systemet ska fungera optimalt. Använd befintlig utrustning eller komplettera med något av våra datorpaket. Systemkrav Operativsystem Windows XP 32/64 bitar Windows Vista 32/64 bitar Windows 7 32/64 bitar Windows 8 32/64 bitar Minneskapacitet 2GB Utrymme på hårddisk Programmet kräver 10MB plus utrymme för databas som utökas beroende på antal personer som finns i den. USB 2.0-anslutning Upp till fyra stycken beroende på tillvald hårdvara. 13

14 paspro Entré Paket paspro Entré kommer i tre olika paketeringar och du som kund väljer vilken omfattning som passar just er organisation. Paketen är lätta att utöka och anpassa med moduler och tillval. paspro Entré Grund Paket Art.nr (köpa) Art.nr (hyra) paspro Entré Grund PV1330 PV1335 Innehåll paspro Entré Grund mjukvara Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra paspro Entré Plus Paket Art.nr (köpa) Art.nr (hyra) paspro Entré Plus PV1340 PV1345 Innehåll paspro Entré Plus mjukvara Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra Självregistreringsmodul Plus Streckkodsläsare paspro Entré Total Paket Art.nr (köpa) Art.nr (hyra) paspro Entré Total PV1350 PV1355 Innehåll paspro Entré Total mjukvara Receptions- och administrationsmodul Etikettskrivaren Zebra Självregistreringsmodul Total Streckkodsläsare Webbmodul Total 50 plastfickor 50 krokodilclip 500 thermoetiketter (58x86 mm, stående) Tillval Service och support paspro Entré Tillval Plug-in I/O-enhet Plug-in Godkännandefunktion Plug-in Wi-Fi-koder Receptions- och administrationsmodul för en till enhet (endast för paspro Entré Total) Streckkodsläsare Etikettskrivare Zebra Thermoetikett 58x86 mm, stående Plastfickor (stående) Krokodilclip Krokodilclip miniatyr paspro Entré service och support Installation och utbildning Supportavtal 12 mån Supportavtal 36 mån Art. nr PV1392 PV1391 PV1395 PV1325 SC11208 ZE2824 PK699 CH3200-T CH34201 CH34204-V Art. nr TJ3004 TJ3013 TJ

15 Terminal Terminal finns i olika utformningar och kan vara ett mycket passande komplement till besökssystemet. Datorterminalen används av besökarna själva för att skriva in de uppgifter som krävs vid ett besök. Datorpulpetbord Art. nr Pulpet med låsbart datorskåp, antracit PT4010-A Pulpet med låsbart datorskåp, blå PT4010-B Pulpet med låsbart datorskåp, vinröd PT4010-VR Terminal Mini väggmodell Art. nr 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, vit/silver PT4040-VS-1 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, svart/silver PT4040-SS-1 19 touchskärm, vit/silver PT4040-VS-2 19 touchskärm, svart/silver PT4040-SS-2 19 touchskärm, tangentbord med trackball, vit/silver PT4040-VS-3 19 touchskärm, tangentbord med trackball, svart/silver PT4040-SS-3 Terminal golvmodell reglerbar Art. nr 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, vit/silver PT4030-VS-1 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, svart/silver PT4030-SS-1 19 touchskärm, vit/silver PT4030-VS-2 19 touchskärm, svart/silver PT4030-SS-2 19 touchskärm, tangentbord med trackball, vit/silver PT4030-VS-3 19 touchskärm, tangentbord med trackball, svart/silver PT4030-SS-3 Terminal golvmodell Art. nr 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, vit/silver, dekor glasskiva PT4020-VS-1 20 TFT-skärm, tangentbord med trackball, svart/silver, dekor glasskiva PT4020-SS-1 19 touchskärm, vit/silver, dekor glasskiva PT4020-VS-2 19 touchskärm, svart/silver, dekor glasskiva PT4020-SS-2 19 touchskärm, tangentbord med trackball, vit/silver, dekor glasskiva PT4020-VS-3 19 touchskärm, tangentbord med trackball, svart/silver, dekor glasskiva PT4020-SS-3 paspro Datorpaket för besökssystem Art. nr Datorpaket 1 (med tangentbord, mus och bildskärm) PV1133 Datorpaket 2 (med tangentbord, mus och touchskärm) PV1134 Utbudet av tillval och tillbehör är omfattande, tveka inte att kontakta din säljare för mer information. 15

16 Återförsäljare: nexus ver nexus är en ledande och snabbt växande internationell leverantör av säkerhetslösningar inom IT-branschen. Vår viktigaste kunskap och kompetens finns inom Identity and Access Management, IAM (identitets- och behörighetshantering), vi erbjuder lösningar, produkter och tjänster för att säkra identiteten för personer, objekt och transaktioner både i den fysiska och den digitala världen. nexus har idag kontor i Sverige, Norden, Europa, Indien och USA. nexusgroup.com/se contact.se@nexusgroup.com, , Telefonvägen 26, Hägersten, Sverige 16