Användarmanual. Visma TendSign Pro. Uppdaterad VISMA COMMERCE AB

Transkript

1 Användarmanual Visma TendSign Pro Uppdaterad VISMA COMMERCE AB

2 Innehållsförteckning Visma TendSign Pro 1. Visma TendSign Upphandling Inloggning till Visma TendSign Allmänt om navigeringen i Visma TendSign Menyval: Min startsida Menyval: Upphandlingar Undermeny: Upphandlingar Menyval: Aktiviteter Menyval Leverantörer Menyval: Avtal Menyval: Annonser Menyval: Profil Menyval: Hjälp Visma TendSign Upphandlingsprocess Allmänt om upphandlingsprocessen Skapa upphandling Så hittar du funktionen Processteg Planera Lägg upp upphandling Skapa grupper Lokala grupper Upphandlingstyp Tidsplan Aktivitetsplan Lägg till aktivitet Processteg: Inbjuda (tvåstegsförfarande) Strukturerad inbjudan Processteg: Urval (tvåstegsförfarande) Inkomna ansökningar Utvärdera ansökningar Processteg: Underlag

3 9.1. Delar och kriterier Strukturerat förfrågningsunderlag Viktning Hantera delar i upphandling Simulering av anbud Bifoga dokument Processteg: Annonsera Skapa annons Publicera Direktinformera Processteg: Skicka (tvåstegsförfarande) Publicera förfrågningsunderlag Skicka förfrågningsunderlag Frågor och svar Processteg: Öppna Tid och plats Inkomna anbud Skriv ut anbudsöppningsprotokoll Processteg: Utvärdera Utvärdera anbud Skapa beslutsunderlag Processteg: Avtala Skapa avtal Meddela beslut Avtalsspärr Skriva avtal Processteg Avsluta Efterannonsera Avtalspublicera Processen klar Signering av anbud Använda elektronisk signatur för anbudsgivning

4 1. Visma TendSign Upphandling Full flexibilitet med elektronisk upphandling. Du genomför hela upphandlingsprocessen i Visma TendSign. Du skapar ditt förfrågningsunderlag och din annons och utvärderar sen alla inkomna anbud direkt i systemet. Du avslutar processen med att skicka ut beslut och gå vidare till avtalshantering. Verktyget är uppbyggt kring ett antal fristående moduler. Det kan utvecklas och uppgraderas efter dina behov och kan integreras med flera ledande affärssystem. Elektronisk upphandling Visma TendSign är helt webbaserat. Det är anpassat för att hantera elektronisk anbudsgivning; alla leverantörer kan enkelt hämta och svara på en förfrågan direkt i verktyget. Enkel överblick Du navigerar dig enkelt genom hela processen. Kvalitet och samarbete Alla upphandlingar följer samma process och blir väldokumenterade och enkelt sökbara. Verktyget underlättar samarbete genom att du via ett gästkonto kan bjuda in kollegor att delta i en specifik upphandling. Få koll på alla avtal Säkerställ att upphandlade avtal följs av alla i organisationen. I systemet kan du sätta upp påminnelser som exempelvis talar om när avtal skall förlängas eller löper ut. Systemet mejlar dig med automatik i god tid innan. Slutligen kan du lägga ut alla dina avtal i en strukturerad och sökbar avtalskatalog som går utmärkt att publicera på ert intranät så att alla beställare enkelt kan nå rätt avtal. 3

5 2. Inloggning till Visma TendSign Starta webbläsaren och ange i adressfältet. Därefter klickar du på Logga in uppe till höger på sidan. Du hamnar då på TendSigns inloggningssida. För att komma direkt till denna sida kan du istället ange direkt i din webbläsare. Skriv in ditt Användarnamn och Lösenord. Klicka därefter på Logga in. 4

6 3. Allmänt om navigeringen i Visma TendSign I Visma TendSign kan du navigera dig till önskad del i systemet genom menystrukturen som finns längst upp på sidan. De funktioner som just du och din organisation har tillgång till kommer du åt från denna startsida. Du kan komma åt de olika funktionerna som finns i Visma TendSign via menystrukturen längst upp på sidan. Genom att föra muspekaren över respektive rubrik så kommer de möjliga val som finns därunder att synliggöras genom en meny som fälls ned. Uppe till höger på Min startsida finns profilmenyn (visar ditt namn), hjälpmenyn och en logga ut-knapp. 5

7 Går du in på en upphandling genom att klicka på länken till upphandlingen kommer du till Upphandlingens startsida. Där finns en meny till vänster med relevanta val för upphandlingen. Denna meny kan du alltid nå när du arbetar med din upphandling. Tycker du att menyn tar för stor plats kan du tillfälligt dölja denna genom att klicka på << till höger om ordet Meny. Upphandlingsprocessen kommer du till genom att klicka på Till upphandlingsprocessen mitt på sidan eller på menyvalet Process till vänster i menyn Menyval: Min startsida Detta är din egen startsida som du alltid kommer till när du loggar in i systemet. Den information som visas är anpassad till dig. Under Personliga anteckningar kan du skriva interna anteckningar som gäller för alla upphandlingar eller avtal du arbetar med. Du sparar anteckningarna genom att klicka på knappen Spara anteckningar. Nyheter från Visma TendSign visas här på din startsida. När du klickar på nyhetens rubrik öppnas ett nytt fönster där du kan läsa hela nyhetstexten och välja om du vill behålla den på startsidan eller inte. Om inga nyheter finns att visa för tillfället så döljs hela listan över nyheter. Via menyn Profil och meny-alternativet Nyheter kan du alltid läsa tidigare publicerade nyheter. Via menyerna överst på sidan kan du också gå in och arbeta med exempelvis dina Upphandlingar, Aktiviteter, Leverantörer och Avtal. 6

8 Under rubriken Senast använda upphandlingar visas en lista över de upphandlingar som du arbetat med den närmaste tiden, med den senast använda överst i listan. Klickar du på en upphandlings namn så kommer du till upphandlingens startsida. Klickar du på Fas/Steg för upphandlingen kommer du direkt till det steg som du arbetade med senast. Du registrerar en ny upphandling genom att klicka på knappen Ny upphandling. Då visas första sidan i processen som skapar en ny upphandling. Det finns två olika vyer för att visa senast använda upphandlingar. Dels en vy som listar upphandlingar på ett enkelt sätt (översta bilden) och dels en vy som visar lite mer information (nedre bilden ovan). Du väljer själv vilken av vyerna du vill använda genom att klicka på Systemet kommer också ihåg detta val till nästa gång du loggar in. Den utökade vyn ger information om tider till nästa aktivitet. Exempelvis hur lång tid det är kvar till sista anbudsdag. Dessutom visas länkar till Strukturerade dokument, bifogade dokument mm med uppgift om hur många dokument som finns. För en publicerad upphandling visas exempelvis hur många som har hämtat underlag, lämnat anbud eller hur många obesvarade frågor som finns. Längst ner till höger på sidan visas en lista över länkar. Dessa kan ha lagts upp av dig men också av en systemadministratör. På detta sätt kan du snabbt hitta till dina favoritplatser på Internet. Klickar du på en av dessa länkar öppnas den i ett nytt fönster. Uppe till höger finns också en ruta som visar viktiga aktiviteter att hantera. Här visas antal och länkar till obesvarade frågor eller nya kompletteringar mm. 7

9 3.2. Menyval: Upphandlingar Härifrån når du direkt in till de moduler du/din organisation har valt att använda i systemet, såsom, Upphandlingsbibliotek, Rättsfallsbibliotek, Pärmen med flera. Du når också alla upphandlingar från denna meny. Klicka på undermenyn Upphandlingar för att se alla dina upphandlingsprojekt Undermeny: Upphandlingar Här ligger alla pågående och avslutade upphandlingar. Härifrån kan du bryta ner alla upphandlingsprojekt och söka på ett flertal olika sätt. Du kan börja med att välja inom vilket tidsintervall du vill söka på upphandlingsprojekt. Vidare kan du söka fram upphandlingsprojekt utifrån ansvarig handläggare, vilken fas upphandlingen befinner sig inom, fritextsökning med mera. Den statistik du vill få ut kan du sen välja att skriva ut i Excel-format eller PDF-format. 8

10 3.4. Menyval: Aktiviteter Här kan du söka på alla aktiviteter som sker i systemet. Du kan söka inom specifika tidsintervall, typ av upphandling, avtal, handläggare, fas med mera. Alla uppgifter du väljer att strukturera kan du sedan spara som en Excel-fil. Om du vill se de förändringar som görs och de händelser som skapas, kan du se detta via Journal Menyval Leverantörer Via den här vyn kan du söka upp alla leverantörer som du är ansvarig för i er organisations leverantörsregister, eller alla de leverantörer som din organisation har avtal med. 9

11 3.6. Menyval: Avtal Via avtalsmenyn kan du söka efter organisationens alla avtal på ett antal olika sätt. Du kan välja att se alla organisationens avtal, specifik upphandlares avtal, avtal under specificerat tidsintervall, leverantör, publik avtalskatalog, avtalsområde mm. Utifrån de urval du gör kan du sedan välja att skapa rapporter i Excel-format, eller PDF-format Menyval: Annonser Via menyvalet Annonser kan du se dina upphandlingar och de annonser som du och övriga inom din organisation har publicerat. 10

12 3.8. Menyval: Profil Under Profil (menyn som visar ditt namn) kan du via valen Min profil och Mina inställningar styra utseendet på ditt eget konto utifrån tillgång till moduler med mera. Om du exempelvis vill ha automatiska påminnelser från systemet, välja hur sidorna ska se ut, ändra lösenord, så redigerar du allt det härifrån. Du kan också tillåta att supportpersonal ser ditt konto för att lättare kunna hjälpa dig. All supportåtkomst är förbundet med ett sekretessåtagande för vår personal och loggas. 11

13 Via fliken Profil kan du även se Journalanteckningar. Där loggas de händelser som sker i upphandlingen Menyval: Hjälp Från denna vy så kan du nå vår support direkt on-line. Här kan du också läsa vanliga frågor och svar och se symbolförklaringar med mera. 12

14 4. Visma TendSign Upphandlingsprocess 4.1. Allmänt om upphandlingsprocessen En ny upphandling skapas genom att ta sig igenom ett antal steg i upphandlingsprocessen. Du måste ta dig igenom dessa steg i den ordning som de kommer i processen för att komma vidare. Det går inte att hoppa över några steg, du är styrd att följa denna process varje gång en upphandling genomförs. Du har alltid möjlighet att gå tillbaka till de steg du har passerat. De övergripande stegen du tar dig igenom är: Planera I detta steg gör du de grundläggande valen för upphandlingen. Du namnger upphandlingen och lägger upp de grupper och eventuella behörigheter som du vill att de deltagande personerna i denna upphandling skall ha. Val av upphandlingstyp görs också i detta steg och du kommer således att styras rätt i den process som du kommer att genomföra upphandlingen i. Efter de val som görs här så kommer det att skapas en tids- och aktivitetsplan för den aktuella upphandlingen. Underlag Här skapas de dokument som du kommer att synliggöra för de leverantörer som visar intresse för den aktuella upphandlingen. Du bygger ditt elektroniska förfrågningsunderlag och väljer den utvärderingsmodell som är aktuell för upphandlingen. Ett underlag kan vara uppbyggt enbart av bifogade dokument, av enbart elektroniska dokument eller av en kombination av dessa. Annonsera När all grundläggande fakta i upphandlingen är klar är det dags för annonseringsfasen. Du gör genom ett par enkla knapptryckningar annonsen publik via Visma Opics databas. Öppna När anbudstiden är till ända är det dags för att öppna de anbud som inkommit via systemet och skriva ut ett anbudsöppningsprotokoll. Utvärdera Utvärderingen sker efter de kriterier som du på förhand har bestämt och det bästa anbudet kommer att tydliggöras för er. Här kan du se de inkomna anbuden, se sammanställningar av svar och göra de noteringar du önskar för att få till en bra utvärdering. Avtala I denna fas kommer du att meddela beslut och teckna avtal med den/de leverantörer som blir valda. Avsluta Processen avslutas med att avtal tecknas och att det även publiceras i avtalskatalogen. En eventuell efterannonsering sker i denna fas. Upphandlingsprojektet kan ses som avslutat! 13

15 För tvåstegsförfarande tillkommer: Inbjuda På detta steg skapar du inbjudan för upphandlingen i form av strukturerade dokument eller bilagor eller med en kombination av dessa. Urval På detta steg hanterar du inkomna ansökningar. Du ser vilka som har lämnat ansökan och kan göra ett urval av dessa till deltagande i nästa steg. Skicka På detta steg publicerar du upphandlingens förfrågningsunderlag för de utvalda tänkbara anbudslämnarna. 5. Skapa upphandling 5.1. Så hittar du funktionen För markören över menyn Upphandlingar och välj Ny upphandling, alternativt klicka på knappen [Ny upphandling] på Min startsida.. 14

16 6. Processteg Planera 6.1. Lägg upp upphandling Du kommer nu in i upphandlingsprocessen. Första fliken i processen heter Planera och steget Lägg upp upphandling. I detta steg ger du upphandlingen ett namn, anger referensnummer, exempelvis diarienummer och anger en beskrivningen av projektet. Dessa uppgifter är redigerbara fram tills dess att du annonserar upphandlingen. Du kan på det här steget också välja vilket avtalsområde som det kommande avtalet ska hamna i. Detta kan annars väljas vid steget Skapa avtal. Om din organisation valt att visa Planerade och Utgångna upphandlingar på till exempel ert intranät måste du klicka i respektive ruta för att de ska bli synliga. Klicka på [Nästa steg]. Vid varje tillfälle du klickar på [Nästa steg] i systemet sparas allt du fyllt i på sidan. 15

17 6.2. Skapa grupper På detta steg lägger du upp de personer/grupper som du vill delge information kring upphandlingen. Grupphanteringen sker i form av Lokala grupper (de kan du själv lägga upp) eller Mallgrupper (generella grupper som gäller för hela organisationen). Här hanteras exempelvis referensgrupper, arbetsgrupper etc. Du väljer själv vilken/vilka grupper som skall ha tillgång till informationen och du sätter också de behörigheter som deltagarna ska ha, exempelvis läs- eller skrivrättigheter. För att lägga till en ny grupp klickar du på [Lägg till grupp] under lokala grupper. Den grupp du skapar under lokala grupper gäller endast för den aktuella upphandlingen. Mallgrupper och medlemmar i grupperna läggs upp via systemets administratörsvy. Vanligtvis skapas till exempel en mallgrupp med övriga medlemmar inom en upphandlingsavdelning. Alla medlemmar i gruppen kommer då automatiskt ha behörighet, varje gång en upphandling eller ett avtal skapas. Det är även möjligt att koppla in andra fördefinierade grupper genom att välja [Koppla in mallgrupp]. 16

18 6.3. Lokala grupper Så här gör du för att lägga upp en lokal grupp och lägga till medlemmar i gruppen: 1. Ange ett namn på gruppen. 2. Ange, om du vill, en beskrivning av gruppen. 3. Välj vilken typ av grupp du vill klassificera den som. 4. Tilldela gruppen rättigheter. De rättigheter som är möjliga att ange är Inga rättigheter, Tidsbegränsade läs- och skrivrättigheter och Läs- och skrivrättigheter. Bekräfta valet genom att klicka på den gröna bocken under Ändra. När gruppen är skapad är det dags att koppla in de medlemmar som skall finnas med i gruppen. Du klickar då på gruppens namn. 17

19 Du kan söka efter medlemmar till grupper på fyra olika sätt och kombinera dessa som du vill. 1. Organisationsnummer på företaget 2. Namnet på företaget 3. Personens för och/eller efternamn 4. Använd ett av ovanstående fält eller en kombination dessa. Du måste ange minst två tecken i ett fält för att kunna söka. Skriv i det sökfält som du vill använda dig av och klicka på [Starta sökning]. I exemplet ovan gjordes en sökning på företagsnamnet och förnamn. Då visas alla personer som har det förnamnet på angiven organisation. 18

20 Om du bara söker på Namn på organisation, visas en lista med alla organisationer som har det namnet. Klicka på organisationsnamnet för att se de individer som är kopplade till organisationen. Individerna i organisationen listas och du väljer den du vill ha genom att klicka i rutan till höger. Därefter klicka på [Lägg till ikryssade individer i gruppen]. 19

21 Om gruppmedlemmen inte är systemanvändare sedan tidigare finns en möjlighet att Skapa gästkonto direkt i denna vy. Klicka på Skapa gästkonto och individen får ett e-postmeddelande med användarnamn och lösenord. I exemplet är Anna Andersson vald. Klicka på [Tillbaka] och sedan [Nästa steg] för att gå vidare till steget Upphandlingstyp Upphandlingstyp Det val du gör av upphandlingstyp kommer att leda dig på rätt spår i resten av processen. De val av upphandlingstyper du kan göra är styrda av din organisations beslutade upphandlingsbelopp och är angivna i organisationsinställningarna i Visma TendSign. 20

22 Varukontrakt 21

23 Tjänstekontrakt typ A Tjänstekontrakt typ B 22

24 Byggentreprenadkontrakt och Byggkoncession Förnyad konkurrensutsättning Efter val av upphandlingstyp fyller du i uppskattat Upphandlingsvärde. Denna summa kommer inte att synliggöras för leverantörerna. Eventuellt ändras Valuta om du inte vill ha grundinställningen som är din organisations valuta. 23

25 Klicka på knappen [Hämta upphandlingsförfarande]. Nästa val är Upphandlingsförfarande. De val av upphandlingsförfaranden du kan göra beror på vilka direktupphandlingsgränser eller tröskelvärden som din organisation har och som är angivna i organisationsinställningarna i Visma TendSign. Valen över tröskelvärde Valen under tröskelvärde Valen för direktupphandling 24

26 Välj sedan Typ av avtal. Det sista valet du gör är att välja Tidsfaktor för upphandlingen, välj mellan Normal eller Påskyndat. När detta val är gjort klickar du på [Nästa steg] för att gå vidare till tidsplanen. 25

27 6.5. Tidsplan I detta steg gör du de val som sedan ligger till grund för när upphandlingen annonseras och avslutas. Du kan redan här fylla i uppgifter om avtalstider och eventuella förlängningar. Välj att beräkna från Startdatum eller Slutdatum, det vill säga när du räknar med att sätta igång med upphandlingen och/eller när den skall vara avslutad. I kolumnen för Dagar kan du själv redigera för att skapa en tidsplan som känns relevant för den aktuella upphandlingen. 26

28 Du kan också öppna upp alla fält genom att klicka på [Redigera datum] då du får möjlighet att skriva in datum manuellt. När du redigerat färdigt kräver systemet att du klickar på [Räkna om]. Ovan visas ett exempel på när istället ett tvåstegsförfarande är valt. Fältet Sista datum för frågor innebär att inga frågor längre kan ställas i systemet, efter det datum du anger. Det är fullt möjligt för dig som upphandlare att besvara frågorna efter detta datum. Anbudens giltighetstid beräknas till tre månader efter sista anbudsdag. Detta värde kan ändras om annat värde önskas. Anbudets giltighetstid är ett obligatoriskt fält och måste vara ifyllt. 27

29 När du angivit alla datum, klicka på [Nästa steg] för att komma till sista steget i planeringsfasen, Aktivitetsplanen Aktivitetsplan Här hanterar du alla aktiviteter som är aktuella för upphandlingsprojektet. De aktiviteter som redan finns upplagda i detta steg är skapade efter de val du har gjort fram tills nu i processen. Till samtliga aktiviteter är det du som är handläggare. Denna lista kan dock kompletteras med olika typer av aktiviteter som andra personer än du ansvarar för. I Aktivitetsplanen visas aktuella aktiviteter i upphandlingsprojektet. För att ändra något som rör aktiviteten, klicka på aktivitetens namn. Det finns en påminnelsefunktion/datumfunktion knuten till varje aktivitet och när datumet inträffar visas påminnelsen i ett egen fönster. För att utöka aktivitetslistan så kan du lägga till egna aktiviteter genom att klicka på [Lägg till aktivitet]. Du kan skapa en sammanställning över projektets aktivitetsplan i form av en PDF-fil genom att klicka på Aktivitetsplan. 28

30 6.7. Lägg till aktivitet Om du väljer att lägga till en ny aktivitet kan du i nästa steg fylla i den information som du vill synliggöra som en aktivitet. Här kan du också byta handläggare om det är någon annan som skall ansvara för aktiviteten. När du är klar klickar du på [Lägg till aktivitet] och aktivitetslistan uppdateras. 29

31 7. Processteg: Inbjuda (tvåstegsförfarande) 7.1. Strukturerad inbjudan Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument]. Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade dokumentet en beskrivning och välja om den automatiska rubriknumreringen skall användas. När det är klart klickar du på den gröna bocken under Ändra. 30

32 Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det. Detta dokument har ännu inte några rubriker. För att lägga till rubriker klickar du på dokumentets namn ovan. I detta exempel har dokumentet namnet Inbjudan. För att lägga till din första rubrik skriver du in namnet på rubriken Inledning och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken. För att lägga till ytterligare en rubrik klicka Lägg till rubrik. Ett fält öppnas där det är möjligt att ange rubriknamn. 31

33 För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan Lägg till dokumentdel. Det är också möjligt att skapa underrubriker genom att klicka på Lägg till rubrik. Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text. Fältet Egenskaper har en viktig funktion för skapandet av varje dokumentdel. Här anger du de egenskaper som är viktiga för den dokumentdelen du arbetar med. Du kan till exempel ange att delen innehåller krav och/eller delar som skall finnas med i avtalet. Det du väljer här kommer att synas för leverantören när denne läser handlingarna och sedan lämnar anbud. 32

34 Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd kortkommando Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in. Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på Lägg till fråga. 33

35 8. Processteg: Urval (tvåstegsförfarande) 8.1. Inkomna ansökningar På detta steg hanterar du inkomna ansökningar. Här visas hela gruppen med inbjudanshämtare. De inbjudanshämtarna som lämnat en ansökan om att få inkomma med anbud har en bock i rutan bredvid namnet. För att lägga till en ansökanslämnare manuellt, klicka på knappen: [Lägg till ansökanslämnare]. Då visas en ny sida där du kan söka fram eller lägga till den ansökanslämnare som saknas. För att spara uppgifterna du angivit klickar du på knappen [Spara]. Uppgifterna sparas också när du går vidare till nästa steg i processen. 34

36 För att skapa ett öppningsprotokoll, klicka på 35

37 8.2. Utvärdera ansökningar På detta steg utvärderar du de ansökningar som inkommit från leverantörerna i en lista. Om du vill kan du sortera om ansökningarna i listan genom att klicka på listans olika kolumnrubriker. Det är här du väljer vilka ansökande som skall få lämna anbud i steg 2. Det gör du genom att klicka i kryssrutan Välj som tänkbar anbudslämnare vid ansökan i kolumnen Tänkbara anbudsgivare. Se vidare avsnittet om utvärdering av anbud. 36

38 9. Processteg: Underlag 9.1. Delar och kriterier Under detta processteg har du möjlighet att välja på tre olika sätt med att skapa er förfrågan. Du kan: Utgå från mall Här hämtar du upp en organisationsmall eller en tidigare genomförd upphandling som används som mall. Skapa nytt elektroniskt underlag Detta val ger dig möjlighet att välja en lämplig utvärderingsmodell för er upphandling. Endast bifoga dokument Här laddar du upp färdiga underlag i form av en Word-, Excel- eller PDF-fil. Din process kommer att justeras beroende av vilket val du gör. 37

39 I detta steg väljer du Grunder för tilldelning av kontrakt. Välj mellan Ekonomiskt mest fördelaktiga eller Lägsta pris. Om du väljer Ekonomiskt mest fördelaktiga, öppnas en möjlighet att välja utvärderingsmodell. Där kan du välja mellan: Fast pris Linjärskalemodell Mervärdesmodell Relativ viktning Uppräkningstal % Uppräkningstal poäng Uppräkningstal SEK Jämförelsetalsmodell 38

40 Vid val av modell visas en beskrivning av modellen och en länk till en PDF med mer information. I det här exemplet är valet av utvärderingsmodell Relativ Viktning. Här kan du ange kriterier och hantera delar i upphandlingen. Tre exempelkriterier, Utvärderingskriterium 1, 2 och 3, finns angivna och kan enkelt ändras genom att markeras och ges en ny benämning. Föreslagna kriterier tas bort genom att klicka på soptunnan längst ut till höger. Kriterier läggs till genom att klicka på [Lägg till utvärderingskriterium]. Du kan välja [Lägg till del av upphandling], exempelvis om anbudsgivaren skall ges möjlighet att enbart besvara en eller flera delar av upphandlingen. Det är möjligt att kopiera den aktuella delen. Vid kopiering följer alla kriterier från ursprungsdelen med till den nya delen. 39

41 Genom att välja Redigera del kan bland annat byte av utvärderingsmodell ske. Valet bekräftas genom att klicka på den gröna bocken under rubriken Ändra längst ut till höger. Klicka på [Nästa steg] för att påbörja skapandet av ditt elektroniska underlag Strukturerat förfrågningsunderlag Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument]. Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade dokumentet en beskrivning och välja om den automatiska rubriknumreringen skall användas. När det är klart klickar du på den gröna bocken under Ändra. 40

42 Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det. I detta exempel har dokumentet namnet Upphandlingsföreskrifter. För att lägga till din första rubrik, klicka på Upphandlingsföreskrifter så visas en textrad där du skriver in namnet på rubriken, i det här fallet Inledning, och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken. 41

43 För att lägga till ytterligare en rubrik klicka på Lägg till rubrik. Ett fält öppnas där det är möjligt att ange ytterligare rubriknamn. För att flytta om ordningen på dina rubriker kan du använda drag-and-drop antingen i trädet eller i rubriklistan till höger. Markera den rubrik du vill flytta och dra den till det ställe du vill ha den. Du ser tydligt var rubriken kommer att landa genom att en streckad rektangel framträder. För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan Lägg till dokumentdel. 42

44 Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text. Fältet Egenskaper har en viktig funktion för skapandet av varje dokumentdel. Här anger du de egenskaper som är viktiga för den dokumentdelen du arbetar med. Du kan till exempel ange att delen innehåller krav och/eller delar som skall finnas med i avtalet. Det du väljer här kommer att synas för leverantören när denne läser handlingarna och sedan lämnar anbud. 43

45 Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd kortkommandona Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in. Datafält är en funktion som du kan använda för att hämta uppgifter som finns inmatat på andra ställen i systemet. När du klickar i Datafält så öppnas en lista för de val du har att hämta information ifrån. Exempel: Du skriver i din dokumentdel att anbud ska skickas in senast: Istället för att skriva in ett datum så hämtar du data från Sista dag för anbud och då hämtas datumet automatiskt från ditt inmatade datum i tidplanen. Om du ändrar tiden i tidplanen så ändras den också automatiskt i ditt dokument när du klickar på [Uppdatera dokument]. 44

46 Använd kryssar du i om du vill använda denna text i ditt dokument. De dokumentdelar där Använd inte kryssas i kommer att rensas bort från dokumentet när det är klart. Observera att denna egenskap även är tillgängligt som en kryssruta till vänster om dokumentdelens rubrik (på listan över dokumentdelar när du klickat på en rubrik i trädstrukturen). Annonsering använder du för att markera om texten ska ingå i förslaget till text i annonseringen. Krav använder du för att markera när texten innehåller obligatoriska krav (skallkrav). Dessa delar måste då accepteras av leverantören för att de ska kunna godkännas. Avtal använder du för att markera att texten ska ingå i avtalsförslaget. Kvalificering använder du för att filtrera ut de krav som är ställda på anbudsgivaren i en första bedömning av leverantörens förmåga. Publicering använder du för att markera att texten ska finnas med vid publicering av avtalet mot beställarna i organisationen. Om du särskilt vill lyfta fram denna avtalstext för beställarna, markera egenskapen. På så sätt skapas ett utdrag från avtalstexten i avtalskatalogen. Sekretess använder du för att sekretessbelägga en viss dokumentdel. När du är klar med rubrik, text och egenskaper klickar du på Lägg till dokumentdel. Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du lägga till den här. Tryck på [Ladda upp bild] och leta upp din bild. Bilden måste vara i filformat.jpg eller.jpeg 45

47 För att få en överblick över dina dokumentdelar finns en möjlighet att välja Fäll ut alla/ Fäll ihop alla. Enskilda dokumentdelar kan öppnas eller stängas med pilen längst till vänster om dokumentdelsrubriken. Du kan använda drag-and-drop för att ändra ordning på dokumentdelar, oavsett om dessa är öppna eller stängda. Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på Lägg till fråga. Om du har flera frågor kan du ändra ordning på dessa genom drag-and-drop. 46

48 I denna vy ser du nu de utvärderingskriterier som du har lagt upp tidigare. Det finns även en möjlighet att lägga till nya utvärderingskriterier. Dessutom finns två fasta valmöjligheter Pris och Obligatoriska krav (skallkrav). I fältet vid rubriken Fråga skriver du din fråga eller ditt krav. Exempelvis Uppfylls kravet ovan? När du har valt obligatoriska krav får du två svarsalternativ; Ja/Nej svar och Fritextsvar. 47

49 Om du väljer att kryssa i Besvaras av upphandlaren innebär det att frågan är låst och inte blir tillgänglig för anbudsgivaren att svara på. I exemplet ovan är Ja/Nej svar valet för Typ av svarsalternativ. Ja är önskat svar, är förvalt och Önskat svar är krav går inte att välja bort i och med att det är ett obligatoriskt krav. I och med denna markering kommer hela dokumentdelen automatiskt markeras med symbolen för krav. Leverantören får automatiskt ett kommentarsfält vid varje fråga (förutom då du vält att frågan ska besvaras i fritext). Du kan välja att ta bort leverantörens kommentarsfält genom att kryssa i Dölj leverantörens kommentarsfält. Klicka sedan på [Lägg till fråga]. 48

50 Om Pris väljs i fältet utvärderingskriterium ges följande valmöjligheter: Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt tecken). Prisruta innebär att anbudsgivaren får ett numeriskt prisfält att ange ett pris i. Prismatris ger upphandlaren en möjlighet att ange en specifikation, volym och enhet för flera tjänster/varor i samma matris. Anbudsgivaren ges då en möjlighet att svara med specifikation och pris/enhet för varje rad i matrisen. Om du exempelvis anger kvalitetskriteriet Utvärderingskriterium 1, ges följande typ av svarsalternativ: Ja/Nej svar, där du talar om ifall Ja eller Nej är önskat svar och om det önskade svaret ska vara ett krav som måste vara uppfyllt för att svaret ska kunna godtas. Viktad betyder att svaret frågan kommer att bedömas vid utvärdering och ges poäng efter den skala du som upphandlare har valt. Visa skalans värde för leverantören för ett transparent underlag kan du kryssa i denna ruta som då visar bedömningsskalans värde för leverantören. 49

51 Fasta svarsalternativ, där du antingen väljer en mallskala eller lägger till en ny skala som du vill ska användas i urvalslistan över skalor. 50

52 Lägger du till en ny skala (via sista alternativet i urvalslistan) får du ange antal svarsalternativ leverantören ska kunna välja mellan och sedan skriva in de olika svarsalternativen. Ange värde på vart och ett av dem. På ett av de fasta svarsalternativen kan du också sätta en kravgräns som måste vara uppfylld för att svaret ska kunna godtas. Linjär skala, där du väljer vilken enhet svaret ska anges i och anger den linjära skalans bästa och sämsta värde. Även kravgräns kan anges. Vill du ange en enhet som inte finns i urvalslistan för enheter välj alternativet Ospecificerad, som ligger överst i urvalslistan och ange istället enheten i frågan. Med kryssrutan Expanderad skala kan du ange om du vill ta hänsyn till svar utanför skalans bästa eller sämsta värde. Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt tecken). När du är klar med dina texter och frågor klickar du på [Tillbaka] uppe i vänstra hörnet för att återgå till dokumentöversikten. 51

53 Klicka på [Hämta malldokument]. Välj den typ av mall du vill hämta. Du kan välja mellan organisationsmallar (mallar för din/er egen organisation) eller lokala mallar (tidigare genomförda upphandlingar). Klicka på den mall som du vill använda. 52

54 I varje mall kan det ligga ett antal strukturerade dokument. Här väljer du vilka som ska kopieras till din aktuella upphandling genom att bocka i respektive ruta och sedan klicka på [Kopiera valda mallar]. Vill du sedan redigera den text i mallen som du har kopierat, klicka på dokumentnamnet för att komma in i dokumentet. För att flytta om ordningen på dokumenten använder du drag-and-drop. Markera genom att vänsterklicka med musen och släpp där du vill ha dokumentet. 53

55 Markera den rubrik du vill redigera genom att klicka på huvudrubriken till vänster. Gå sedan till textavsnittet eller frågan som du vill ändra och dubbelklicka på dokumentdelstext eller dokumentdelsrubrik för att kunna redigera dokumentdelen. När du kommit in i dokumentdelen klicka på Redigera för att kunna ändra, komplettera eller ta bort text. När du är klar klicka på [Spara dokumentdel]. Klicka på [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan över strukturerade dokument. Klicka på [Uppdatera dokument] för att uppdatera eventuella datafält. 54

56 När inbjudan är klar klicka på det gula kugghjulet i kolumnen Status för att klarmarkera dokumentet om inte detta redan är gjort inne i själva dokumentet Viktning Du kommer till funktionen via Upphandlingens startsida, menyval Dokument och valet Viktat förfrågningsunderlag. (Det är även möjligt att komma hit via nästa steg i processen). Den här vyn visar steget viktning i processen. Du kan här få en överblick över din upphandlings olika delar, vilka krav, kriterier, frågor och dess värde/vikt som är kopplade till utvärderingen och den modell du valt. 55

57 Vill du byta utvärderingsmodell går du upp till Del av upphandling och där klickar du på Redigera del. Du kan här redigera namn på del, lägga till/ändra beskrivning och byta utvärderingsmodell. Du kan också välja om delen är obligatorisk eller ej att besvara för anbudsgivaren. För att spara dina ändringar klicka på den gröna bocken. Relativ viktning Kryssa i Visa frågor längst upp till höger och alla frågor kopplade till samtliga utvärderingskriterier visas. För att redigera frågan, klicka på symbolen för Ändra höger. längst till 56

58 Jämförelsetalsmodell I rullisterna ovan kan priskriterier visas genom val i rullisten Visa prisviktning. I rullisten Filtrera på vikt finns Alla respektive Viktade. Priskriterierna har en symbol med mynt som kännetecknar att det är ett priskriterium. Det är bara ett riktigt priskriterium som får möjlighet att använda svarsalternativ Prisruta och Prismatris. 57

59 Fast pris Då utvärderingsmodell Fastpris används finns inget priskriterium utan endast utvärderingskriterium. Under varje kriterium finns det möjlighet att ställa flera frågor och ge dessa inbördes viktning. Linjärskalemodell Om du valt utvärderingsmodell Linjärskala så skiljer denna modell sig genom att priset här anges som ett vanligt utvärderingskriterium i TendSign och ges poäng efter en skala som du som upphandlare angett. Bästa värde är det pris som tilldelas den högsta poängen, 100 poäng, medan sämsta värde är det värde som tilldelas 0 poäng. Priser som lämnas mellan dessa värden får poäng beroende på var de hamnar i denna skala. 58

60 Det går att lägga flera frågor under ett kriterium. Frågorna kan då viktas inom kriteriet. Till vänster ses viktningen för upphandlingen och till höger ses viktningen för respektive fråga. Lägsta pris Om du använder modellen Lägsta pris finns det ingen möjlighet att, vid sidan av priskriterium, lägga till utvärderingskriterium utan endast obligatoriska krav. 59

61 Mervärdesmodell När du använder Mervärdesmodellen i din upphandling lägger du in värdet på varje utvärderingskrav samtidigt som du skapar din fråga. Alternativt direkt i viktningsvyn vid varje fråga. I Mervärdesmodellen anger mervärde på varje utvärderingskrav (varje viktad fråga). Det samlade värdet på alla utvärderingskrav under ett kriterium summeras sedan till ett samlat värde på kriteriet. 60

62 Modellen bygger på att priskriterier och övriga utvärderingskriterier hanteras var för sig. Ett priskriterium skapas automatiskt av systemet. För att se priskriteriet väljs Viktning av priskriterium under filtreringen Visa prisviktning. Uppräkningstal i poäng och % För varje modell i systemet finns en kortfattad beskrivning som ovan. Det finns också en mer utförlig beskrivning som visas om du klickar på Mer information om utvärderingsmodell. Uppräkningstalsmodellen bygger på att anbuden som inte uppfyller ett utvärderingskriterium till fullo får ett kvalitetsbristtillägg. Hur mycket tillägg som läggs på bestäms av uppräkningstalet. Uppräkningstal 1 ger pris och utvärderingskriterier samma vikt medan ett uppräkningstal som i ovan exempel ger högre vikt för utvärderingskriteriet. Uppräkningstalet 1,5 ger en 50 procentig uppräkning av kvalitetsbristtillägget. Om utvärderingsmodellen Uppräkningstal i % används utgår systemet från att utvärderingskriterier viktas mot varandra. Finns flera utvärderingskrav (viktade frågor) under ett kriterium så är det möjligt att vikta dessa genom att ange viktning i fältet till vänster om frågan. 61

63 Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet väljs Viktning av priskriterium under filtreringen Visa prisviktning. Uppräkningstal i SEK Vid uppräkningstal i SEK så anges ett uppräkningstal i kronor i fältet som visas ovan. Varje procent kvalitetsavvikelse kommer att räknas upp med det tal som anges här. 62

64 Om utvärderingsmodellen Uppräkningstal i SEK används utgår systemet från att utvärderingskriterier viktas mot varandra. Finns flera utvärderingskrav (viktade frågor) under ett kriterium så är det möjligt att vikta dessa genom att ange viktning i fältet till vänster om frågan. Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet väljs Viktning av priskriterium under filtreringen Visa prisviktning Hantera delar i upphandling Om du vill göra din upphandling i delar så är det möjligt att hantera detta på olika sätt i systemet. Dessa sätt beskrivs nedan. Lägg till del av upphandling När du skapar en upphandling så skapas det automatiskt en Generell del. Vill du skapa fler delar så klickar du på knappen [Lägg till del av upphandling]. 63

65 Du ger delen ett namn, lägger eventuellt till den beskrivning och väljer utvärderingsmodell för delen. De olika delarna kan ha olika utvärderingsmodeller. Du kan också välja om anbudsgivarna måste besvara delen eller ej. Spara genom att klicka på den gröna bocken. Här ser du en vy över de olika delarna i upphandlingen. Du kan ändra dina val genom att klicka på symbolen ändra. Kopiera delen Om du vill göra din upphandling i flera delar kan du kopiera delarna. Ställ dig i den del du vill kopiera. Tryck på knappen [Kopiera delen]. 64

66 Du har nu en kopia av din del och du kan döpa om den genom att trycka på symbolen Ändra. Kopiera del genom att kopiera ett strukturerat dokument Om du vill göra en delad upphandling där delarna och det strukturerade dokumentet ska vara likadana så kan du kopiera både dokument och del. Du får då samma kriterier och frågor och behöver då inte skapa nytt. Du vill skapa ytterligare en del och ytterligare ett strukturerat dokument. Börja med att döpa om ditt befintliga strukturerade dokument. När detta är gjort vill du skapa ytterligare ett strukturerat dokument med namn Kravspecifikation Tjänst B. Detta gör du genom att använda funktionen för att hämta malldokument. Klicka på knappen [Hämta malldokument]. Väj Lokal (tidigare upphandlingar) för att kunna hitta din upphandling i listan. 65

67 Ett tips är att använda sökfunktionen för att enkelt hitta din upphandling. Du ser referensnummer och namn längst upp till höger i den svarta listen. Markera det strukturerade dokument du vill kopiera. Klicka sedan på [Kopiera valda mallar]. Det finns nu två exakt likadana strukturerade dokument. Välj Ändra ändra namn på det strukturerade dokumentet. ute till höger för att När du är klar ser det ut som ovan. Två identiska kopior men nu med olika namn. Ordningen har ändrats genom att använda drag-and-drop. 66

68 I viktningsvyn har det nu skapats ytterligare en del automatiskt. En del som anbudsgivaren kommer att kunna välja om denne skall besvara eller ej. Den nya delen har samma uppsättning av kriterier och samma viktning som den ursprungliga. i me- Skillnaden mot att bara kopiera delen är att alla frågor också följer med. Välj Ändra nyn för att ändra namn på den sista delen. Om du vill kan du kontrollera att frågan i det strukturerade dokumentet verkligen är knuten till rätt del. I exemplet ovan ser du att i det strukturerade dokumentet Kravspecifikation Tjänst B är den aktuella frågan knuten till delen Tjänst B, vilket är helt rätt. 67

69 9.5. Simulering av anbud För att kontrollera den utvärderingsmodell och viktning du valt kan du simulera anbud. Välj Simulera anbud från upphandlingens startsida. Klicka på knappen [Skapa manuellt anbud]. Klicka på länken till företagsnamnet. 68

70 Om det finns flera delar som här måste du välja vilka delar du vill simulera och klicka på knappen [Välj]. Klicka på det strukturerade dokument som tillhör den del du valt. Fyll i svaren på frågorna. Bekräftelse på inmatat svar fås automatisk Sparat! När du simulerar behöver du inte svara på alla frågor. Det är oftast bara intressant att svara på de frågor som har med utvärdering att göra. Du får också besvara frågor som inte leverantören sedan kan besvara. De som är förbehållna dig som upphandlare. 69

71 Markera den del du valt att simulera och klicka på knappen [Räkna om]. Resultatet visas i detta fall för Mervärdesmodellen i form av anbudssumma, sammanlagt mervärde och jämförelsesumma. Bästa anbudet visas överst. Se eller ändra svaren på frågor i anbuden genom att klicka på frågan i trädstrukturen till vänster. Klicka på knappen [Visa svarsläge] för att ändra eller lägga till svar. Klicka på symbolen Ändra längst till höger vid respektive anbud. 70

72 Välj ett annat svarsalternativ och klicka på den gröna bocken till höger för att bekräfta. Markera vald del och klicka på knappen [Räkna om] för att uppdatera och se hur jämföreslesumman har förändrats. Gå tillbaka till upphandlingsprocessen genom att klicka på [Tillbaka]. 71

73 9.6. Bifoga dokument För att komplettera förfrågan med bifogade dokument klicka på knappen [Bifoga dokument]. Dokumenten du bifogar kan vara på högst 50 MB per fil. Det finns inga begränsningar på vilka filtyper du kan bifoga här. Klicka på knappen [Ladda upp filer]. Välj de filer du vill bifoga förfrågan. Flera filer kan markeras och laddas upp samtidigt. 72

74 Klicka på knappen [Spara och gå tillbaka]. Klicka på knappen [Lägg till länk]. 73

75 Fyll i namnet på länken, länkens adress och eventuell beskrivning. Klicka på den gröna bocken under rubriken Ändra för att bekräfta. Klicka på knappen [Lägg till Pärm]. Pärmen (Ibinder) är en tjänst som främst används vid byggentreprenader där det används stora mängder och omfångsrika dokument. Välj pärm, alternativt klicka på knappen [Skapa ny Pärm]. 74

76 Längst ned på sidan visas en papperskorg. Denna innehåller den länk som jag har tagit bort tidigare. Borttagna dokument, länkar eller pärmar kan härifrån återskapas eller tas bort permanent. Två dokument och en pärm kommer nu att bifogas förfrågan. 75

77 8. Processteg: Annonsera 8.1. Skapa annons 76

78 Här kan du välja om Visma Opic ska CPV-koda genom att kryssa i kryssrutan för detta eller själv CPV-koda genom att klicka på knappen [Lägg till kod]. 77

79 I fönstret som kommer upp kan du söka på namn och kod. Välj kod genom att klicka på symbolen Flera koder kan väljas och läggas till. NUTS-koden är förifylld med det val som har gjorts i administrationsverktyget. Den kan tas bort och en ny kan läggas till genom att klicka på knappen [Lägg till kod]. Endast en kod kan läggas till. I vyn Skapa annons finns en möjlighet att kontrollera att alla dokument finns med och att de strukturerade dokumenten är klarmarkerade. Om alla datum stämmer, klicka på knappen [Skapa annonsen]. 78

80 Gå igenom annonsen och kontrollera så att alla uppgifter är korrekta. Om inte, gå tillbaka till TendSign-processen och uppdatera med korrekta uppgifter. För utskrift av annons, klicka på länken Visa sammanställning för utskrift. Klicka på knappen [Färdigställ annons] och [OK] i popupfönstret Publicera Klicka på knappen [Nästa steg] för att aktivera annonsen. Har du simulerat anbud kommer dessa anbud att tas bort här. 79

81 Du får bekräftelse på att annonsen har skickats för publicering samt publiceringsdatum. Samtidigt får du ett mail som bekräftar att annonsen tagits emot och ett mail som bekräftar att annonsen har publicerats. Klicka på knappen [Nästa steg]. 8.3 Direktinformera För att ytterligare informera potentiella anbudsgivare kan du direktinformera via e-post. Det finns tre sätt att ange e-postadress 1. Välj befintlig grupp från rullistan. 2. Skapa ny grupp via länken Skapa ny grupp och sök där upp och lägg till individer. 3. Ange e-postadress direkt i textrutan. När du anger fler e-postadresser, sätt ett semikolon mellan adresserna, som exempel: anna.andersson@visma.com; olle.olsson@visma.com eller ange e-postadresserna under varandra på ny rad: anna.andersson@visma.com olle.olsson@visma.com 80

82 De tre alternativen kan inte kombineras. Klicka på knappen [Skicka massbrev] om du vill använda funktionen, annars tryck på knappen [Nästa steg]. Du kommer till steget Öppna (Öppna anbud för upphandlingen.) Det går inte att komma vidare från detta steg innan sista anbudsdag är passerad och datum för anbudsöppning har infallit. 9. Processteg: Skicka (tvåstegsförfarande) 9.1. Publicera förfrågningsunderlag På detta steg publicerar du upphandlingens förfrågningsunderlag för de utvalda tänkbara anbudslämnarna. När du publicerat förfrågningsunderlaget blir det direkt tillgängligt för de tänkbara anbudslämnare du valt ut på steget Utvärdera ansökningar tidigare i processen. 81

83 9.2. Skicka förfrågningsunderlag På detta steg skickar du ett massbrev till tänkbara anbudslämnare med information om upphandlingens förfrågningsunderlag. Namn på massbrev och typ sätts automatiskt till Förfrågningsunderlag och som mottagande grupp för massbrevet har Tänkbara anbudslämnare valts. För ärende och meddelande sätts en standardtext som du kan använda dig av eller ersätta med egen text. Länken som anges i standardtexten för meddelandet leder till den plats där leverantören kan hämta förfrågningsunderlaget. Massbrevet skickas när du klickar på knappen [Skicka massbrev]. Då sker också en kontroll av de mottagare av brevet som finns i mottagande grupp, så att alla har en giltig e-postadress. Observera att en kopia av massbrevet alltid skickas till avsändaren som bekräftelse på att brevet gått iväg. 82

84 10. Frågor och svar Frågor och Svar nås via Upphandlingens startsida och menyvalet Massbrev. Alternativt kan du klicka på knappen [Visa frågor och svar]. I vyn Frågor och svar visas alla obesvarade frågor som utgångsläge. TendSign skiljer på privata och publika frågor och svar. Väljer du Svara publikt går meddelandena ut till alla registrerade förfrågningsunderlagshämtare före sista anbudsdag och alla anbudsgivare/ansökande efter sista anbudsdag/ansökansdag. Om du väljer Svara privat kan meddelandet bara ses av en mottagare. Du kan också välja Markera som besvarad om du svarat på en fråga utan stödet i TendSign. Alla leverantörens meddelanden är privata och kan bara ses av dig. Före sista anbudsdag/ansökansdag kan du enbart skicka privata meddelanden till leverantörer som har skickat in en fråga. Efter sista anbudsdag/ansökansdag är det möjligt att skicka privata meddelanden till enskilda anbudsgivare/ansökanden. Leverantörer har normalt ingen möjlighet att bifoga dokument till frågor. Checkboxen Tillåt leverantörer att bifoga dokument till frågor och svar innebär att du kan öppna upp för denna möjlighet. 83

85 Du kan skapa flera typer av meddelanden: Fråga och svar innebär normalt att fråga är ställd från leverantör med möjlighet för dig att besvara denna. Du kan också lägga in både fråga och svar i de fall frågan har kommit in vid sidan om TendSign. Fråga är din möjlighet att ställa frågor till leverantörerna. Informationsmeddelande är ett meddelande som leverantörerna inte kan besvara. När en fråga ska besvaras ges en möjlighet att redigera den, bland annat för att kunna anonymisera frågan. Detta sker genom att frågan visas i ett redigerbart fält. Du kan bifoga dokument kopplat till svaret genom att klicka på [Ladda upp dokument], välja det dokument som ska bifogas via din filhanterare och ladda upp dokumentet. Funktionen [Publicera] lägger ut svaret direkt i systemet samt skickar ett e-postmeddelande dagen efter till alla som hämtat ut förfrågningsunderlaget. Vill du att anbudsgivaren ska ha informationen direkt väljer du att klicka i kryssrutan Skicka e-post direkt. 84

86 Det finns möjlighet att inte publicera ett meddelande direkt genom att välja Spara som utkast. Då kan du återkomma till och redigera, exempelvis ett svar, vid ett senare tillfälle. Du kan välja Redigera för att öppna upp redigera-vyn, Radera för att ta bort ditt svar i utkast och Publicera. Genom att klicka på kolumnernas rubriker kan du sortera frågorna och svaren efter exempelvis frågeställare eller datum. Publicering av flera frågor samtidigt kan ske genom att markera flera utkast i checkboxen längst till vänster och sedan bekräfta med Publicera markerade frågor och svar längst ned på sidan. Checkboxen används dels till att välja vilka frågor och svar som skall publiceras och dels till att väja ut vilka frågor och svar som skall tas med i rapporten 85

87 I kolumnen Status anges om frågan är Obesvarad, Besvarad publikt eller Besvarad privat. Om ett meddelande är sparat som utkast visas detta med texten Utkast. När ett nytt meddelande har tillkommit sedan förra tillfället du var inne i funktionen frågor och svar visas denna med status Ny. Alla publika frågor och svar numreras. Numreringen visas både för dig och för leverantören vilket gör det möjligt att till exempel hänvisa till tidigare numrering. Privata frågor och svar numreras ej. Genom att klicka på kolumnernas rubriker kan du sortera frågorna och svaren efter exempelvis frågeställare eller datum. Om Samtlig korrespondens väljs i rullistan överst på sidan visas de publika och privata meddelanden som har gått ut till leverantörerna. Ett publikt svar visar i översikten den redigerade fråga som har gått ut till alla leverantörer. Genom att välja Visa svar kommer du också att se frågans svar och vid val Visa originalfråga kan du se den ursprungliga frågan och vem som är frågeställare. Frågeställare visas också i kolumnen längst ut till höger i vyn. I rullistan finns också en möjlighet att välja specifika listningar av Publik visning, Enbart utkast, Obesvarade frågor, Frågor och svar under anbudstiden samt Frågor och svar efter anbudstiden. För enstegsupphandling kan Frågor och svar användas under anbudstiden och efter anbudstiden. 86

88 För tvåstegsförfaranden visas även Frågor och svar under inbjudansfas och Frågor och svar efter öppning av inbjudan. För tvåstegsupphandlingar kan Frågor och svar användas under inbjudansfas, efter öppning av inbjudan, under anbudstiden och efter anbudstiden. 11. Processteg: Öppna Tid och plats Ange anbudsöppningsplats och namnet på de personer som är med och öppnar anbudet. Klicka på [Nästa steg]. 87

89 11.2. Inkomna anbud Här får du en lista på alla som hämtat förfrågningsunderlaget. Av de som hämtat och lämnat anbud är rutan Inkommit med anbud förbockad. Om det inkommit anbud i pappersformat kan du manuellt lägga till leverantören som lämnat in anbudet genom att klicka på knappen [Lägg till anbudslämnare]. Klicka på knappen [Välj anbudslämnare]. 88

90 Ange sökkriterier och klicka på [Starta sökning]. Klicka därefter på namnlänken. Välj individ genom att klicka på Lägg till 89

91 Fyll i anbudslämnarens namn och eventuellt referensnummer samt datum och tid. Klicka på knappen [Skapa manuellt anbud]. 90

92 Den manuellt upplagda anbudslämnaren har lagts till i listan. Klicka på [Nästa steg]. 91

93 11.3. Skriv ut anbudsöppningsprotokoll Anbudsinformation och anbudslämnare visas. Klicka på länken Då skapas ett PDF-dokument över protokollet. Skriv ut och skriv under protokollet. 92

94 12. Processteg: Utvärdera Utvärdera anbud Vyn över inkomna anbud visar direkt i översikten ett preliminärt resultat, anbudssumma och om det finns några missade krav. Här finns en möjlighet att gå vidare in och läsa och utvärdera varje anbud och att ta ut rapporter för att stödja min utvärdering. Här kommer jag också att successivt ange status på varje anbud; om det är kvalificerat eller ej, om det är utvärderat, om det är tilldelat kontrakt och slutligen eventuella kommentarer. Vid flera delar utvärderas varje del för sig så du måste först välja del för att se ett preliminärt resultat. Klicka på namnet för det manuellt upplagda anbudet. 93

95 Har jag som i ovanstående exempel lagt in ett manuellt anbud kan jag ange de uppgifter som har betydelse för min utvärdering. Jag klickar då på firmanamnet för att komma till anbudets sida. Kryssa i de delar som ska besvaras och klicka på knappen [Välj]. Denna vy finns inte om det bara finns en del i upphandlingen. 94

96 Gå in i de strukturerade dokumenten och svara enligt det manuellt inkomna anbudet. Tänk på att det ofta bara är relevant att besvara de frågor som berör utvärderingen av anbudet. Klicka på knappen [Färdigställ anbud]. Ett originalanbud i PDF-format har skapats och anbudet hanteras vidare som om det är lämnat elektroniskt via TendSign. Du måste ha färdigställt anbud för att kunna gå vidare och skapa avtal längre fram i processen. Observera! Om du har lagt in manuella anbud eller lagt in bedömning/korrigerat svar i anbuden måste du klicka på knappen [Räkna om] för att uppdatera resultatet. 95

97 Det är först nu du ser att det manuella anbudet har svarat på den aktuella delen. Även om det är ett Pappersanbud är nu uppgifter för beräkning av resultatet med i TendSign. Klicka på företagsnamnet för att länka dig till det anbudet och genomföra kvalificering eller utvärdering. På sidan för anbudet visas de olika strukturerade dokumenten och eventuella bilagor. De olika strukturerade anbudsdokumenten öppnas genom att klicka på länken till respektive dokument men det är också möjligt att använda funktionen för filtrering. 96

98 Filtreringsfunktionen ger ett flertal olika möjligheter att hitta de frågor som eftersträvas. Är det alla frågor väljes Alla texter med frågor som skall besvaras. På så vis behöver inte de texter som inte har några anbudssvar komma med i rapporten. I det strukturerade anbudsdokumentet kan jag läsa anbudsgivarens svar men jag ges också möjlighet att för varje fråga/svar lämna Upphandlarens kommentarer. Dessa kommentarer kommer sedan med i den utvärderingsrapport jag kan skapa. Det är också nu jag kan besvara de frågor som upphandlaren skall besvara när anbudet har kommit in och som har varit markerade med ett hänglås. Det är först sedan dessa frågor har blivit besvarade och jag har uppdaterat med Räkna om i översikten som jag kan se mitt slutliga resultat. 97

99 Det är möjligt att justera anbudssvar. Detta kan bara ske om du har lämnat en kommentar i kommentarsfältet. Om du justerar ett svar med betydelse för utvärderingen behöver du Räkna om i den följande översikten. Ett originalanbud som inte kan justeras finns alltid kvar. För att se svar i en prismatris väljer du att klicka på länken Visa prismatris. Du kan då se anbudsgivarens svar i prismatrisen. Det är också möjligt att göra eventuella justeringar. När jag har gjort min kvalificering och/eller utvärdering anger jag detta i översikten. Jag anger om anbudsgivaren och anbudet är kvalificerat eller inte kvalificerat. I takt med att jag blir färdig med att utvärdera mina anbud kan jag markera att jag är färdig genom att ange att anbudet är utvärderat. 98

100 Det bästa anbudet kommer att visas först i listningen. När jag vill tilldela en eller flera anbud kontrakt gör jag det genom att markera rutan för Välj som avtalsleverantör. I översikten finns också en möjlighet att lämna generella kommentarer. Kommentarer som visas i utvärderingsrapporten och som via datafält kan lyftas in i ett upphandlingsprotokoll senare i processen. I översikten Utvärdera anbud finns en möjlighet att filtrera på ett antal olika funktioner: Alla anbud. Grundinställning för att visa alla inkomna anbud Kvalificering ej utförd. Visar alla där kryssruta för kvalificering Ja eller Nej ej är ifylld. Anbud med avtal. Visar alla anbud där avtal redan har skapats. Bra vy om du går in på en gammal upphandling och vill se vilka som fick avtal. Kvalificerade, ej utvärderade. Om du använder kryssrutan för Utvärderad är detta ett val som visar de som ännu ej är klara. Diskvalificerade. Valet visar de som i Kvalificeradkolumnen har kryssrutan för Nej ifylld. Flaggade för komplettering. Visar de anbud som har en aktiv kompletteringsflagga. Utvärderade utan avtal. Visar de som är markerade som utvärderade men som inte har några skapade avtal. Valda anbud. Kryssrutan Välj som avtalsleverantör är ikryssad men avtal behöver ännu ej vara skapat. Det är också möjligt att söka fram anbud och då välja att bara söka i det filtrerade urvalet eller bland alla anbud. I TendSign finns en möjlighet att skapa färdiga rapporter; Resultatrapport urval och Utvärderingsrapport urval. Gemensamt för dessa är att det finns ett antal olika valmöjligheter för hur dessa kan se ut, vilka anbud eller delar/strukturerade dokument som rapporterna skall omfattas. 99

101 Utvärderingsrapport urval visar alla anbudsgivares svar under varje fråga. Förutom de fasta pdf-rapporterna finns det en möjlighet att ta ut Excelrapporter i form av en anbudslista som visar vilka som har lämnat anbud med alla kontaktuppgifter och i form av en rapport över alla anbudssvar. Begär skattekontroll är en funktion för att automatiskt hämta in upplysningar hos Skatteverket (SKV 4820). Prismatrisexporten skapas automatiskt om upphandlingen har innehållit minst en prismatris och innehåller leverantörernas svar i prismatrisen. När kvalificering och utvärdering är klar och avtalsleverantörer valda klickar du på [Nästa steg]. 100

102 12.2 Skapa beslutsunderlag I TendSign finns mallar för beslut inlagda. Organisationen kan själv skapa mallar för beslut. Då är det dessa som kommer upp som val i första hand. För att hämta upp en mall kan du markera i kryssrutan till vänster om dokumentnamnet och tycka på knappen [Kopiera valda mallar]. 101

103 Protokollen skapas av en kombination av egna texter och datafält som hämtar upp viktig information från det som har skapats tidigare i projektet. Exempelvis vilka som har lämnat anbud eller vilka som föreslås tilldelas kontrakt. Skapa en rapporter av de strukturerade dokumenten genom att klicka på länken: Du kan använda symbolen för kopiera beslut. för att kopiera dokumentet till ditt meddelande om Välj Beslutsdokument i rullisten och sedan Kopiera för att föra över filen till rätt filarea. Kopian på rapporten sparas som Beslutsdokument på upphandlingens startsida samt finns bifogad som underlag i steget Meddela Beslut. Klicka på [Nästa steg]. 102

104 13. Processteg: Avtala Skapa avtal Ett avtal skapas i upphandlingsprocessen. Redigera eller lägg till de uppgifter som saknas och klicka på knappen [Skapa avtal]. Alla uppgifter går att redigera senare i avtalsprocessen. I en upphandling med flera delar som i exemplet ovan går det att skapa avtal per del eller för alla delar. 103