AFFÄRSSYSTEM. Ställ krav på en anpassad lösning. We Like Complexity. För lönsamhet. Pionjär inom molntjänster. behöver

Transkript

1 Standardlogotype Logotype utan övertoningar. Används när färgantalet är begräsnat Pantone 307 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 27% Klarröd C 0% M 100 % Y 100% K 0% Pantone 308 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 58% Mellanröd C 0% M 100 % Y 100% K 25% Logotype utan rastrerad skugga, används i stora storlekar och när tekniken inte tillåter rasterade objekt. Svart/vit logotype. Titangrå C 23% M 11 % Y 0% K 20% Mörkröd C 25% M 100 % Y 100% K 39% Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing medföljer Computer Sweden september 2011 AFFÄRSSYSTEM För lönsamhet Pionjär inom molntjänster Som alltid med pionjärer som vågar ha nya idéer blev det inga stående ovationer i början. Men visst hade Oracles grundare rätt. Sid 11 En konsult behöver inte kosta skjortan Ett bra affärssystem kan kräva experthjälp i form av en utomstående konsult. Men smakar det så kostar det. Eller? Sid 12 Ställ krav på en anpassad lösning Vi står inför ett paradigmskifte där tjänstebaserade affärssystem vinner mark. Sid 17 Kontroll med ett knapptryck sid 13 We Like Complexity Infoweaver QMO Quality Flexibility Efficiency

2 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 2 Ledare Affärssystemet är nyckeln till att dra ifrån konkurrenterna!»affärssystemet» har i många år varit ett viktigt nav i verksamheten för de flesta företag och organisationer. Under de senaste åren har dock affärssystemet utvecklats vidare till att också bli en avgörande konkurrensfaktor. Affärssystemet har en fantastisk potential till att lyfta och utveckla verksamheten men nu krävs det ett helt nytt ledarskap för att kunna utnyttja denna potential. Affärssystemet har under de gångna decennierna förvandlats ifrån en ganska enkel bokföringsmaskin till att bli ett ytterst avancerat och intelligent analys- och styrsystem. Merparten av alla affärssystem är idag väldigt funktionsrika även om djupet och bredden i systemstödet avsevärt skiljer mellan olika branscher. Även grafiskt har affärssystemen tagit enorma kliv de senaste åren med betydligt förbättrad visualiseringsteknik.»» Har då affärssystemen blivit användarvänligare? Detta är en evig diskussion som är lika komplex som meningslös. Debatten gäller oftast huruvida affärssystemet är intuitivt och enkelt att använda. Samtidigt ställs det idag väldigt höga krav på flexibilitet och förändringsbenägenhet. Dessvärre är flexibilitet och enkelhet varandras motsatser i dessa sammanhang. Vad som ofta glöms bort i debatten är att mognadsnivån hos användarna har ökat under de senaste 10 åren. Med den snabba utvecklingen av internet och sjunkande priser för datorer har Sveriges befolkning radikalt ökat sin mognadsnivå och förståelse för hur man arbetar med datorstöd. Detta innebär att det finns Standardlogotype Logotype utan rastrerad skugga, används i stora storlekar och när tekniken inte tillåter rasterade objekt. Producerad av IDG Custom Publishing AB större möjligheter jämfört med tidigare att introducera relativt komplexa funktioner i ett normalt företag. På grund av den hårda konkurrensen har dock affärssystemen passerat den punkt där systemet innehåller betydligt mer funktionalitet än vad kunden förstår. Detta innebär att affärssystemet delvis blir underutnyttjat och att kunden går miste om den utvecklingspotential som systemet erbjuder.»» För att förändra detta och kunna maximera nyttan av det införskaffade affärssystemet krävs ett förändrat ledarskap. Rätt utnyttjat finns det stora värden för verksamheten att vinna genom att utveckla ledarskapet för affärssystemet. Alla organisationer arbetar idag med korta cykler och höga krav på förändring och kundföljsamhet. Affärssystemet är det grundläggande verktyget som skapar de förutsättningar som krävs för att kunna följa med i affärstempot. Det är viktigt att ledningen betraktar affärssystemet som ett konkurrensmedel på samma sätt som en trimmad säljorganisation eller ett optimerat logistikflöde. Dåtidens förvaltning i form av ett användarmöte en gång per år och uppgradering var 5:e år måste förändras till en aktiv och löpande affärsprocess där processägare och ledning driver en kontinuerlig förbättringsstrategi. Genom att sätta affärssystemet i fokus och aktivt utveckla och förädla dess utnyttjande blir systemet nyckeln till att kunna dra ifrån konkurrenterna. Det handlar bara om insikt och att våga! Projektledare...Janne Kangas Skribenter...Sara Hörberg Form... sabe.se Omslagsbild...Stefan Grahn Vd Deltek, foto Andreas Eklund Tryck... Pressgrannar AB»Rätt utnyttjat finns det stora värden för verksamheten att vinna genom att utveckla ledarskapet för affärssystemet.«jonas Andersson HerbertNathan & Co VD och analyschef Innehåll 04 En avgörande konkurrensfaktor 06 Utbildning nyckeln till framgång 08 Beslutsstöd och mobilitet i spåkulan 11 En pionjär inom molntjänster 12 En konsult behöver inte kosta skjortan 15 Full kontroll med bara ett knapptryck 17 Ställ krav på en anpassad lösning 18 Hitech hjälper sjukvården att klara kraven 19 Expertpanelen 23 Krönika redaktion Distribution...Computer Sweden, september 2011 För tematidningar med distribution via IDGs tidningar vänligen kontakta Christer Dånsjö, Affärschef, på Vi valde NetSuite! NetSuite är ett världsledande webbaserat affärssystem som passar de allra flesta branscherna. Vi har tusentals kunder världen över och i Sverige finns företag och koncerner med anställda som använder NetSuite dagligen. Anders Huldt CFO IDG Sweden IDG i Sverige driver ett 25-tal varumärken, bland annat it-portalen IDG.se, Computer Sweden, TechWorld, PC för Alla, M3, Biotech Sweden och Miljöaktuellt. Flera saker har blivit bättre med NetSuite, nu har vi en plattform som stödjer en obruten händelsekedja från prospekt till faktura en helintegrerad lösning som även innefattar produktionsprocessen. Jerker Hellström VD Handheld Group AB Ett av Sveriges snabbast växande teknologiföretag Handheld ökar tillväxttakten och lönsamheten med hjälp av det moln-baserade affärssystemet NetSuite. Styrkan med NetSuite och det som i slutändan fick oss att satsa på lösningen är att systemet är webbaserat och finns i molnet. Det betyder samma åtkomsttider och access till informationen oavsett var våra medarbetare befinner sig i världen. Då vi är i en starkt expansiv fas betyder detta att vi kan fokusera på våra kundrelationer istället för att behöva bygga ny IT-infrastruktur Logotype utan övertoningar. Används när färgantalet är begräsnat Svart/vit logotype. annons_navigate3.pdf :13:19 Pantone 307 EC Process Pantone 308 EC Process Titangrå C 100% M 0 % Y 0% K 27% C 100% M 0 % Y 0% K 58% C 23% M 11 % Y 0% K 20% Klarröd Mellanröd Mörkröd C 0% M 100 % Y 100% K 0% C 0% M 100 % Y 100% K 25% C 25% M 100 % Y 100% K 39% Håkan Noreby Projektledare Mediekompaniet Mediekompaniet är Sveriges största annonspaket och ägs av oberoende morgontidningar i landet. Mediekompaniet omsätter runt 700 mkr i NetSuite med kontor i Stockholm och Göteborg. I NetSuite-systemet finns oändligt mycket information, vi kan nu ha en helt annan kontroll på affärerna från order till fakturering vilket gör att vi kan stötta våra kunder på ett helt annat sätt än tidigare. Jag skulle också vilja lyfta fram möjligheten till historik.

3 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 4 XXL Reklam & Kommunikation Ett flexibelt afärssystem är en avgörande konkurrensfaktor Ett klick LEQM VPL Monolith File Edit View Tools Help One Click Report Status Reports Deviation Report Status Dashboard Supplier Plan IP P28X Project Leader Verification status Finance status 91 OK 56 OK 2 Not OK 2 Not OK Managing Director Purchaser Test Engineer Lead Engineer Financial Director Project Leader Status Dashboard vi lever i en förändringens tid på många olika plan, och affärssystem är inget undantag. när utvecklingen rullar på allt snabbare är det viktigt att inte hamna på efterkälken med en gammal och statisk lösning.»om» man letar synonymer för flexibel erbjuds man ord som anpassningsbar, mångsidig, smidig och rörlig. Allt annat än otacksamma löften för ett företag som letar efter en teknisk lösning för att styra och administrera sin verksamhet. Och en snudd på nödvändig lösning i dagens föränderliga företagsklimat där både förutsättningar och regler är dynamiska. Den nya generationens affärssystem är konstruerade så att kunden utan konsultstöd själv går in och ändrar inställningarna, vilket innebär att systemet hela tiden kan följa med i företagets utveckling. Med andra ord kan ändringar som tidigare tog veckor eller månader att införa numera genomföras på bara några dagar, eller till och med timmar, säger Jonas Andersson, vd och analyschef på HerbertNathan & Co som erbjuder oberoende rådgivning om bland annat affärssystem. Satsa på kompetensutbildning Företaget som väljer en flexibel lösning vinner både tid och pengar, men det är viktigt att även satsa på att få ut kunskap och kompetens om det nya affärssystemet till alla som berörs i organisationen. Jonas Andersson jämför med ett inköp av en väldigt avancerad maskin till ett industriföretag där man samtidigt måste utbilda personalen för att kunna använda den rätt på samma sätt krävs engagemang och arbete för att utnyttja potentialen till max. Man har nämligen allt att vinna. I dag har ett bra affärssystem blivit en avgörande konkurrensfaktor, och det finns ofantligt stora möjligheter för företag som inser detta, säger han. Förut var det främst ett arbetsredskap som IT-avdelningen ansvarade för, men numera har användningen blivit så utbredd hos företagen att affärssystemet har blivit navet i hela organisationen. När man börjar prata affärsnyttan av att välja rätt affärssystem har Jonas Andersson goda nyheter: Genom att effektivisera organisationen kan produktions- och leveransförmågan ökas med upp till procent med befintlig kapacitet. Med andra ord kan företaget producera mer utan att behöva anställa fler då arbetstiden utnyttjas mer effektivt med planering och uppstyrning. En annan tids- och resurssparande åtgärd är självservice, där kunder och leverantörer har direkt tillgång till affärssystemet över nätet. Marknaden kommer att förändras Det här låter väldigt bra på pappret, men hur ser dessa flexibla lösningar då ut rent konkret? Internetbaserade tjänster är under stark frammarch, berättar Jonas Andersson. Då slipper man både system som ska installeras på företagets egna server och all teknik runtomkring, allt som behövs är en internetbrowser. I dagsläget är det främst mindre företag som använder den här sortens affärssystem, men på sikt kommer marknaden förändras i stort. Mycket beror på vilka integreringsmöjligheter som finns, och där är det värt att notera att CRM- och beslutsstöd är lättare att anpassa till företagets egna system än den mer komplexa produktionsverksamheten. Att man sparar tid när man väljer ett flexibelt affärssystem har mycket att göra med det faktum att användaren själv sitter på kunskapen om hur man gör ändringar i systemet, och slipper förlita sig på konsulter när behovet uppstår. En fördel som blir än mer påtaglig i takt med att erfarna konsulter inte kan matcha efterfrågan som bara ökar. Dessutom saknar en utomstående konsult den förståelse för verksamheten som en anställd har. Däremot behövs konsulter fortfarande i vissa skeden även med flexibla lösningar, som vid installation, utbildning och uppgraderingar, tillägger Jonas Andersson. När ska man byta? Även om många företag har mycket att vinna på ett flexibelt affärssystem finns det undantag. Vissa bolag som inte är lika utsatta rent konkurrensmässigt till exempel en väldigt nischad verksamhet eller ett företag som av förklarliga skäl har låg tillströmning av nya kunder har inte samma behov som övriga företag. En annan aspekt som påverkar graden av behov är företagets storlek. Mindre företag behöver inte integrera ett affärssystem i den egna verksamheten i samma utsträckning som större företag. För att vara säker på att det är rätt val att byta ut ett befintligt affärssystem är det nödvändigt att ställa frågan om det fyller ett behov och innebär affärsmässiga vinster. Oftast beror ett byte på att man har kommit till en punkt där det gamla systemet hindrar företagets utveckling. Men i längden är framtidens affärssystem rätt melodi för de flesta företag, och i och med datajätten Microsofts steg in i molnet med affärssystemet Dynamics har även större aktörer vågat hänga på och den berömda snöbollen har satts i rullning ordentligt med effekter att vänta. När en så stor aktör väl bestämmer sig för att hänga med på tåget är det ingen som vill stå kvar på perrongen.»numera har användningen blivit så utbredd hos företagen att affärssystemet har blivit navet i hela organisationen. «Generating Pie Current deviations Requirement name ID no Supplier Air leakage EFGH Rattles & Squeaks ABCD Part status PPAP Current deviations Part name Part no Supplier Airvents EFGH Bracket GHIJ Export to Excel 56 OK 2 Not OK Plans Part Status Verification Status Chart Excel Export/Import Planning Visualization PROVKÖR /Projects Med VPL 6.0 är du aldrig mer än en knapptryckning ifrån total kontroll på dina utvecklingsprojekt. Med One Click Report visualiseras både status och avvikelser på samtliga kritiska projektparametrar i en och samma vy. All data hämtas i realtid direkt ifrån den faktiska planeringen. På vår website kan du läsa mer och dessutom ta en provtur med VPL. Current deviations Part name Type Part no Supplier Supplier quote Target Airvents Tool cost EFGH SEK SEK Bracket Part price GHIJ 40 SEK 30 SEK Software status Current deviations Part name Part no Supplier Software ABCD Software KLMN 56 OK 2 Not OK Total kontroll på tid, kvalitet och finanser i komplexa utvecklingsprojekt. Med en enda knapptryckning. One Click Report skräddarsys för respektive användare. Oavsett om du är projektledare, inköpare, konstruktör, VD eller ekonomichef har du din egen personliga set-up där status på de parametrar som är väsentliga för dig visas. Planer från dina underleverantörer kan enkelt importeras via XML- eller Excelformat och visualiseras på samma sätt. Med ett enda klick.

4 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 6 7 Utbildning nyckeln till framgång bra undervisning och planering avgör hur framgångsrikt ett affärssystem blir. det är experter, leverantörer och kunder eniga om.»det» skulle göras en större organisationsförändring i förpackningsbolaget Nefab. Bolaget som grundades 1949 i lilla Alfta, utanför Bollnäs i Hälsingland, hade växt och 2007 fanns bolaget i 35 länder med drygt anställda. Affärssystemet Movex hade hängt med under en lång tid och det var dags att byta till något nytt. Tanken var att se möjligheterna att arbeta mer effektivt och att alla koncernens bolag skulle ha samma system. Mona Roos, som arbetar i marknadsbolaget Nefab Packaging Sweden, i Runemo, och är chef för avdelningen Order2Delivery,(avdelningen för Kundservice, logistik och reception) var med om förändringen. Det första som händer var att ledningen en genomgripande research om vilket affärssystem som skulle passa alla. Eftersom det fick varje bolag bidra med erfarenheter, med arbetsgrupper som kom med synpunkter, konsulterna utgick sedan ifrån detta vid valet av system. Bytet av affärssystemet var en mycket stor händelse och det var mycket arbete omkring det. Mer arbete än man kanske trodde från början. Har man haft ett system länge så är det många anpassningar som gjorts för att passa just vårt sätt att arbeta, säger Mona Roos. På central nivå utbildades en grupp trainees. Den gruppen ansvarade senare för implementeringen och utbildning i de olika NEFAB bolagen. Det är alltid jobbigt att lära sig ett nytt affärssystem, men traineegruppen var här redan från start och stöttade och hjälpte till. Har man använt ett system under flera år är det mycket som sitter i ryggmärgen och det är svårt att tänka nytt, och inse att det nya systemet inte alltid stöder det arbetssätt vi hade tidigare. Då gäller det att hitta nya infallsvinklar och hålla humöret uppe. Det var en klar fördel att det fanns folk på plats och någon att kontakta även efter undervisningen. Och hon har lärt sig att innan man stänger av det gamla systemet helt bör man göra ett riktigt bra förarbete. Testa innan så att det nya systemet verkligen fungerar genom hela flödet. Det gäller också att vara förberedd på att det blir Mona Roos, Nefab Packaging problem. Det måste finnas resurser på plats som kan ta tag i saker och agera snabbt. För Mona Roos och hennes kollegor var utbildning a och o. När man kör skarpt är det annars kunderna som får lida om det går fel. Det gäller också att man innan har flyttat över information från det gamla till det nya systemet till rätt plats. Man har alltid inneliggande order som inte får tappas bort, säger hon. Jonas Andersson, vd och analyschef på Herbert Nathan & Co, har varit med och hjälpt hundratals kunder att förbereda sig inför ett byte av affärssystem. Detta med att lyckas med implementeringen av systemet handlar till 50 procent om systemet och 50 procent om organisationen. Vad jag menar är att valet av det aktuella systemet är endast hälften av det som skapar framgång. När det är dags för att välja mellan de två leverantörerna i finalen av upphandlingen är inte det viktigaste vilket system du väljer utan att organisationen är förbered och att systemet är lagom komplext för det aktuella företaget, säger han. Det krävs vanligtvis betydligt mer insatser för att realisera nyttan än man inledningsvis tror menar han. Det behövs både systemutbildning och kompetensutveckling. Ofta missar företagen kompetensutvecklingen, de lär endast ut hur det nya systemet fungerar. För att kunna tillgodogöra sig ett nytt och mer avancerat system kan det krävas både kompetensutveckling, nya anställningar och förändringar inom organisationen. Till en början kan det kosta mycket tid och pengar men kan leda till att man senare kan frigöra betydande arbetstid och använda till andra värdeskapande aktiviteter. Systemet gör att bolaget blir mer effektivt i slutänden. Men om du är en omogen kund och inte inser värdet av att satsa tid och pengar på kompetensutveckling och ändringar i organisationen kan ett nytt system vara helt bortkastade pengar. Det innebär bara att man sitter med hundratals nya funktioner som inte kommer till nytta, säger Jonas Andersson. Han liknar det vid en gräsklippare som byts ut till en skördetröska. Om man fortsätter med att använda skördetröskan som en gräsklippare kommer man aldrig att få något ökat värde eller nytta av den nya maskinen som kostat mycket pengar och krävt betydande arbetstid att införa. Man måste förbereda organisationen när det ska ske ett systembyte. Förberedelserna är inget som ska påbörjas efter att man skrivit avtalet utan måste påbörjas samtidigt som upphandlingen inleds. Innan man söker efter alternativ till system måste man också se till att man vet vad man behöver och förstå hur den befintliga organisationen ser ut och dess brister. Man måste också ha klargjort vilken potential till utveckling det finns vid införande av ett nytt affärssystem. Vad som idag hämmar verksamhetens utveckling och vilka möjligheter ett nytt system kan erbjuda. Dessutom måste man inse vilken insats som krävs för att realisera nyttan med systemet. Till exempel kan företagen klargöra vilka nyckeltal som skall förbättras som följd av den planerade investeringen, och därmed fastställa inom vilka affärsprocesser störst fokus skall läggas. Utbildning ska ske i tre steg enligt Jonas Andersson. Skapa delaktighet. Under upphandlingsfasen måste kritiska nyckelpersoner i form av ledningspersonal och processägare engageras och motiveras. Denna målgrupp ska sätta upp mål och vara med och påverka systemets uppsättning och innehåll. I denna tidiga fas kan det krävas utbildning för att deltagarna i projektet ska förstå vad ett systembyte innebär. Ledningen bör utbildas och informeras på en nivå, andra beslutsfattare en annan nivå och så vidare. Ta reda på vad som är drivkrafterna hos de anställda för att lära sig det nya systemet. Utbilda användarna. Under installationen ska man utbilda användarna i vad systemet ska göra och hur personerna ska arbeta i framtiden för att vara effektiva. Systemet är dock bara är en del av förändringen. Utbildningen syftar till att personalen ska se möjligheterna och de förbättringar i verksamheten som kan uppstå. Vidareutbildning. När personalen väl utbildats och systemet är i drift har man bara uppnått en delmängd av det tänkta resultatet. För att maximera nyttan och full effekt av det nya systemet krävs det löpande Vidareutbildningar i efterhand. Detta kan pågå under både ett och flera år efter driftstarten. I dag rullas affärssystemet ut till stora delar av organisationen. Det innebär att systemet ska kunna användas av väldigt många användare vilket ställer stora krav på användarvänligheten. Det kan vara en fördel att använda leverantörerna som ett specialiststöd under utbildningen men främst bör utbildningen av slutanvändarna genomföras av egen personal som har komplett kunskap om verksamheten. Även Rickard Andersson, informationsarkitekt på Inuse lägger stor vikt vid utbildning när ett nytt system ska införas. Det första och allra viktigaste är att man planerar att utbilda personalen. Utbildningen ska inte ske tre månader före eller efter, utan personalen ska ha nytta av utbildningen när de ska börja använda systemet. Får personalen utbildning för sent får de arbeta i blindo. Materialet ska även motsvara den version av systemet som införs, om funktioner saknas eller är försenade får utbildarna återkomma. Vid ett byte av system måste man också komma ihåg att det kan ta tid för användarna att»lära av«det gamla. Planera in extra resurser som stöd om det skulle visa sig vara oväntat krångligt. Enligt Rickard Andersson spelar det i stort sätt ingen roll om utbildarna kommer extern eller internt. Men man ska inte berätta om alla funktioner på en gång. Ge relevant information och återkom senare när de behöver mer information. Det samma gäller när man väl väljer system man måste våga gå ifrån listan med alla och istället titta på vad man vill uppnå. Enligt Rickard Andersson spelar det i stort sätt mindre roll om utbildarna kommer externt eller internt. Det viktiga är att de mycket väl känner till användarnas behov och arbetssituation samt finns tillgängliga inte bara vid införandet utan även löpande som stöd. Ur den synvinkeln kan det vara en bättre med interna utbildare eftersom de finns nära till hands. Utbildningen ska vara anpassad för användarnas specifika arbetssituation, en generell utbildning som bara beskriver systemets alla funktioner är inte rätt väg att gå. Detsamma gäller när man skall välja system. Man måste våga gå ifrån listan med funktioner och titta närmare på de delar som bidrar mest till den effekt eller affärsnytta som man vill uppnå med investeringen. Så lyckas man med undervisningen Ge utbildning till de som skall arbeta med systemet vid införande. Se till att utbildningsmaterial är aktuellt och relevant för deras specifika arbetssituation. Låt användarna använda systemet en månad eller två och följ upp med frågestunder och tips. Advance ny Visma Certified Partner - erbjuder Visma Business som en tjänst P P P P Visma Business licens som en månadskostnad Total IT drift för verksamhetens alla applikationer och system Ett supportnummer för alla dina IT-ärenden Hjälp med utveckling och integrationer i Visma Business tititititititifftititi ti ti fffffffffftttt tttttttttttttttttttt ttffffttttttffttttttff ttffffttttttffttttttff tititititititifftititi ti fffffffffftttt tttttttttttttttttttt ttffffttttttffttttttff ffffttffffffttttttttffffffttffffttttffttttffffttttffffffffffttffffffffffff ffffttffffffttttttttffffffttffffttttffttttffffttttffffffffffttffffffffffff ffffffffffttffffttffttffffffffffffffffffffffff ffffttffffffttttttttffffffttffffttttffttttffffttttffffffffffttffffffffffff ffffffffffttffffttffttffffffffffffffffffffffff ffffffffffttffffttffttffffffffffffffffffffffff ff ffffffttffffffttffffffffffffffffttffffffffffttttttffttffffttff ffffffffttffffffttffffffffffffffffttffffffffffttttttffttffffttff ffffffffttttttttffffffttttffffffffttffffttttffffffttttffff ffffffffffffffffttttttttffffffttttffffffffttffffttttffffffttttffff fffftt fftttt ffffffffttfftttititi tititititititititi tititititititi fffftt fffftt fftttt fftttt titi ffffffffttfftttititi tititititititititi titititi titititititi titi tititi titititititititititi titi tititititititititititititititi tititititititi titi titi titititi titititititi titititititi tititi tititi tititi titi titititititititi titititititititititititititi titititititititititi titi titi tititititititititititititititi tititi titi titi titititititititi titititititititititititititi För mer information: vismasales@advance.se

5 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 8 9 Beslutsstöd och mobilitet i spåkulan att affärssystem har utvecklats från att vara ganska statiska lösningar till att bli allt flexiblare problemlösare är ingen hemlighet men utvecklingen har bara sett sin början.»kärt» barn har många namn affärssystem har funnits de senaste 30 åren men har gått under andra benämningar, till exempel administrativa system, verksamhetssystem, standardpaket och ekonomisystem. I mitten av 90-talet uppstod begreppet ERP (Enterprise Resource Planning) för att beskriva arbetssystemet, och här i Sverige blev den motsvarande branschtermen affärssystem, vilket i dag är ett vedertaget samlingsnamn. 90-talets benämning har bestått, och även om man tittar på hur affärssystem används i dag är de till största delen baserade på de funktioner och teknologi som fanns tillgängliga från 90-talet fram till mitten av 2000-talet. Visserligen har det gjorts uppgraderingar men i stort sett bygger de på samma lösningar som tidigare. Men det är ingen statisk bransch, och nästa generations affärssystem kommer att öppna upp för integrerering och automatisering för användarna i betydligt större utsträckning än hittills. Mathias Hellichius är senior manager på Navigate Consulting, och han berättar att business intelligence kommer att spela en allt större roll i framtiden när man pratar om affärssystem. Business intelligence arbetar direkt med transaktionerna online i affärssystemet, och därmed kan användarna fokusera på att mäta och kontinuerligt förbättra alla affärsprocesser direkt. Jag tror att det kommer att bli ett av de huvudsakliga gränssnitten mot affärssystemet i det dagliga användandet ute på företagen. Flera fördelar Integrerade funktioner för specifika områden leder till att lagersaldon och beställningslistor uppdateras och går ut automatiskt, vilket minskar risken för kapitalbindning i lager. Även försäljningsoch drifthanteringsprocessen kommer att uppdateras och lägga grunden för ett smidigare sätt att utarbeta säljprognoser, budget och rapporter. Mathias Hellichius framhåller en annan fördel med business intelligence, nämligen att gränssnittet även kan fungera som rapportverktyg för till exempel ekonomirapporter. Dessutom kommer uppdateringar och integreringar av nya affärssystem att kunna skötas på ett betydligt billigare och smidigare sätt. Potentialen utnyttjas inte till fullo Tidigare i år kom en avhandling av Jenny Olofsson och Andreas Boquist vid Högskolan i Borås om hur svenska företag använder sig av affärssystem som operativt beslutstöd. De har bland annat genomfört en enkätundersökning med 34 företag om hur man ser på planering och det dagliga användandet av affärssystem. Deras slutsats blev att företagen till viss del inser nyttan med att använda affärssystem som beslutsstöd, och att man lägger en betydlig vikt vid att planera affärssystem både vad gäller beslutsstöd och att integrera och standardisera verksamheten. Men samtidigt konstateras att potentialen med dagens affärssystem långt ifrån utnyttjas till fullo, vilket kan jämföras med amerikanska företag där man lägger stor vikt vid att planera affärssystem men dessutom använder affärssystemet för olika situationer i den dagliga verksamheten. Mobila lösningar Det är omöjligt att prata om modernisering av affärssystem utan att nämna mobila lösningar som förändrat marknaden inom stort sett alla områden i dag. Att anpassa befintliga lösningar för nya enheter är däremot lättare sagt än gjort, och utvecklingen har inte riktigt hunnit med här. En anledning är att många anser att det är enklare att ta fram ett helt nytt system i stället, och röster i branschen talar om att det inte kommer att vara de ledande på marknaden som kommer att bryta ny mark inom det här området. Här ligger även en stor del av ansvaret hos företagen som måste fundera över vilka arbetsuppgifter man vill skapa stöd för, då det är en väldigt omfattande process att införa mobilitet för alla områden i ett affärssystem. Detta behöver dock inte vara ett problem då de flesta ändå inte har behov av att alla delar ska vara tillgängliga i mobila enheter, men det kan till exempel vara smidigt att kunna mata in en order, avläsa lagerstatus och fakturera utfört arbete direkt ute på fältet hos en kund. Morgondagens mobila affärssystem kommer troligen att utvecklas utifrån behovet av anpassningsbara tjänster efter behov och efterfrågan, och även beslutsstöd som vi tog upp tidigare i artikeln kan komma att bli allt vanligare i mobila enheter. En sak är säker utvecklingen står inte still, och vi har mycket spännande att vänta vad gäller morgondagens affärssystem. För företag är det därför extra viktigt att ställa krav för att få en anpassad lösning som täcker verksamhetens behov.»business intelligence arbetar direkt med transaktionerna online i affärssystemet. Därmed kan användarna fokusera på att mäta och kontinuerligt förbättra alla affärsprocesser direkt.«affärssystemet som växer med din verksamhet! Läs mer på Pyramid Business Användbarhet BÄST I TEST 2011 Användbarhet BÄST I TEST 2011 Läs mer på unikum.se Användbarhet BÄST I TEST 2011 Läs mer på unikum.se Studio Vårt mål är att hjälpa företag att öka affärsvärdet av varje investering i SAPs affärslösningar. Som kund och medarbetare får du tillgång till vår långa erfarenhet och marknadsledande kompetens inom rådgivning, kravställning, projektledning, analys och teknik. Våra konsulter har spetskompetens inom följande områden: Business Intelligence Finansiell Styrning och Ledning Customer Relationship Management Portaler och Integration SAP Retail

6 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 11 En pionjär inom molntjänster Maconomy The global ERP standard for Professional Services Organizations först och störst för netsuite är det här med molnbaserade affärssystem inget nytt under solen. nu har de ett rejält försprång mot sina konkurrenter.»» Redan för mer än tio år sedan förutspådde Oracles grundare Larry Ellison att molntjänster skulle erövra marknaden, och 1998 grundade han NetSuite just av den anledningen. Som alltid med pionjärer som vågar ha nya idéer och visioner blev det inga stående ovationer i början. Men visst hade han rätt har i stort sett alla aktörer insett samma sak och satsar på molnbaserade affärssystem. När NetSuite grundades var många skeptiska till konceptet, men under de fyra år som jag har arbetat med systemet har jag upplevt hur synen på molnet har ändrats och accepterats. Särskilt det sista året har intresset ökat enormt, även bland stora företag, säger Stefan Faith-Ell, vd för nordiska återförsäljaren Alterview. Just marknaden för stora företag har tagit fart, i dagarna skrev NetSuite avtal med en global koncern med anställda något som skulle varit otänkbart för några år sedan. De första att hänga på tåget var de mindre företagen, men i dag har både medelstora och stora företag insett möjligheterna med ett affärssystem som är billigare att äga, mer flexibelt och innebär mindre jobb med uppdateringar. NetSuite är anpassningsbart efter varje företags specifika önskemål och skapar unika flöden inom valda områden. tjänst attraktiv för företagen. Det finns många lösningar för känslig information som till exempel kryptering, urval av endast vissa betrodda IP-adresser och säkerhetsdosa för inloggning. I dag råder dock en mycket större psykologisk acceptans för molntjänster, kunderna har förstått att det är ett tryggt och säkert alternativ. Men trots att våra kunder inte är lika oroliga i dag tar vi frågan på största allvar, berättar Stefan Faith-Ell. Bara början Trots en redan nu stadigt ökande efterfrågan av molntjänster tror Stefan Faith-Ell att det här bara är början. Han spår en framtid där 95 procent av alla medelstora företag kommer att söka sig sig till den nya sortens lösningar för affärssystem inom fem år. Även de stora aktörerna kommer att se sig om efter möjligheten att integrera systemet i sin verksamhet, men där handlar det om för stora investeringar i traditionella affärssystem för att molnet ska kunna konkurrera ut helt. Nej, de traditionella lösningarna kommer inte att se sig helt utkonkurrerade av de nya, flexibla affärssystemen, men alla större spelare på marknaden har förstått fördelarna med molntjänst och strävar mot detta, säger han. Det finns dock mellan 50 och 200 affärsystem på marknaden i dag, och alla kommer inte att lyckas med sina försök att införa molntjänster och gå under. Det vi ser i dag är bara början på en omvälvning i branschen. Fram till nyligen har det mest pratats om molnets möjligheter än så länge är det få som har gått från ord till handling och tagit fram riktiga molnlösningar. Är det säkert? En viktig och omdiskuterad fråga när det gäller molnbaserade tjänster är säkerhetsaspekten. Kritiska röster har höjts om en bristande HAR säkerhet när konfidentiell information inte lagras i företagets egen server. DU FULL KOLL HAR DU Vår affärsidé bygger på FULL att vi kan erbjuda en säker tjänst, och just säkerhetstänket KOLL K HAR DU FULL KO har alltid varit en nyckelfråga för att göra vår PÅ ALLA HAR PÅ DU HAR FULL DU FULL KOLL KOLL HAR PROJEKT? ALLA PROJEKT? DU PÅ FULL PÅ ALLA KOLL ALLA PROJE PROJEKT? Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider? Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider? Blöder era projekt pengar? Missar Hitta den PÅ ni viktiga raka vägen ALLA hålltider? till lönsammare projekt! Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider? PROJEKT? Hitta den raka vägen till lönsammare projekt! Hitta den raka vägen till lönsammare projekt! Hitta den raka vägen till lönsammare projekt! TÄNK ATT.. Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider? Hitta den raka vägen TÄNK TÄNK till lönsammare ATT.. ATT.. projekt! TÄNK ATT.. Blöder - Aldrig era missa projekt ett jobb pengar? Missar ni viktiga hålltider? Hitta Projekten Blöder den era raka projekt vägen pengar? till lönsammare Missar TÄNK ni viktiga ATT.. projekt! hålltider? - Enkelt kunna blöder planera både pengar. projekt och Ni missar småjobb - viktiga Aldrig - Aldrig missa missa hålltider. ett ett jobb jobb - Aldrig missa ett jobb Hitta den raka vägen till lönsammare projekt! - Kunna få en snabb grafisk översikt - Aldrig över missa affärsläget ett jobb - Enkelt - Enkelt kunna kunna planera planera både både projekt projekt och och småjobb småjobb - Enkelt kunna planera både projekt TÄNK och ATT.. småjobb - Enkelt kunna planera både - projekt få och en småjobb snabb grafisk översikt över - TÄNK Hela ATT.. tiden ha full kostnadskontroll - Kunna få en snabb grafisk översikt över affärsläget - Kunna få en snabb grafisk översikt över affärsläget - Kunna få en snabb grafisk - Hela - Hela översikt tiden tiden ha över ha full affärsläget full kostnadskontroll Deltek (Nasdaq: PROJ) är den ledande globala leverantören av affärs- och verksamhetssystem designade specifikt för - - Faktureringen Aldrig missa ett ett jobb jobb är automatiserad - Hela tiden ha full kostnadskontroll - Hela tiden ha full kostnadskontroll - Faktureringen - är är automatiserad projektorienterade verksamheter inom privat och offentlig sektor. I decennier har vi hjälpt våra kunder realisera mätbara -- Skanning, Enkelt kunna tolkning planera både både och attest projekt projekt ingår och - och småjobb Faktureringen småjobb utan kostnad - Faktureringen är automatiserad är automatiserad - Skanning, - tolkning och och attest attest ingår ingår utan utan kostnad förbättringar genom att automatisera affärsprocesser och leverera faktabaserat beslutstöd. Mer än kunder och 1,8 -- Kunna Få påminnelse få en snabb om grafisk allt översikt som skall över - över Skanning, affärsläget göras affärsläget tolkning och - attest Få ingår utan kostnad - Skanning, tolkning och attest ingår utan kostnad - Få påminnelse om om allt allt som som skall skall göras göras - Få påminnelse om allt som skall göras miljoner användare i fler än 80 länder runtom i världen använder idag Delteks lösningar för att förbättra marknadsbearbetning -- Hela Ha allt tiden detta ha full samlat kostnadskontroll - För total överblick! - Få påminnelse om allt som skall - Ha - Ha allt allt detta samlat - För - För total total överblick! - Ha allt detta samlat För total överblick! och försäljning, optimera resurser, effektivisera processer och leverera lönsamma projekt. -- göras Faktureringen är är automatiserad - Ha allt detta samlat - För total överblick! Deltek Know more. Do more. deltek.com -- Skanning, tolkning och och attest attest ingår ingår utan utan kostnad kostnad - Få påminnelse om allt som skall göras - DU Få påminnelse KAN VARA om allt som LUGN skall göras DU - VI KAN HJÄLPER VARA DU LUGN DIG KAN - VI VARA HJÄLPER LUGN DIG- VI - VI HJÄLPER DIG DIG Ha allt detta samlat - För total överblick! - Ha allt detta samlat - För total överblick! DU KAN VARA LUGN - VI HJÄLPER info@pp7.com DIG info@pp7.com info@pp7.com PROJEKT AFFÄRSSYSTEM PROJEKT AFFÄRSSYSTEM PRO DU KAN VARA LUGN - VI HJÄLPER DIG DU KAN VARA LUGN - VI HJÄLPER DIG info@pp7.com info@pp7.com info@pp7.com PROJEKT AFFÄRSSYSTEM PROJEKT AFFÄRSSYSTEM PROJEKT AFFÄRSSYSTEM

7 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 12 En konsult behöver inte kosta skjortan ett bra affärssystem ska vara lätt att förstå sig på och arbeta i, men för att komma dit krävs ofta experthjälp i form av en utomstående konsult som besitter expertkunskap. men smakar det så kostar det. eller?»med» dagens teknik kan rätt affärssystem öka affärsnyttan och stärka företagets marknadsposition, men hur avancerad och effektiv den tekniska lösningen än är måste systemet fortfarande installeras, underhållas och utvecklas. En duktig och erfaren konsult är därför ofta den avgörande framgångsfaktorn som ser till att systemet används och uppgraderas maximalt. Det är dock en både tidskrävande och kostsam process för företag att hitta en konsult med rätt kompetens och kunskap, inte minst i dessa tider när efterfrågan bara ökar. Behovet ökar även i takt med att molnbaserade tjänster blir allt mer standardiserade, vilket skapar ett behov av underhåll och tilläggstjänster. Slipp dyra mellanhänder Konsultförmedlaren meone bildades 2007 i protest mot villkoren i konsultbranschen där dyra mellanhänder plockar åt sig en stor del av kakan, något som blir kännbart för både företag och konsultbolag. Vi mäter inte vår framgång i den ekonomiska vinsten, utan strävar i stället efter att plocka marknadsandelar för att öka omsättningen. Därför tar vi bara ut en minimal, fast förmedlingsavgift, vilket innebär bättre villkor och lönsamhet för både företag och konsulter som delar på den kostnad som vanligtvis går till förmedlaren. Detta innebär en lägre utgift för företagen och en mer rättvis ersättning till konsultbolagen, förklarar vd:n Thomas Alsterback. MeOne kan erbjuda ett helhetsåtagande och resursstöd tack vare sitt samarbete med små och medelstora konsultföretag i hela Sverige, och även Norden. Att man bara tar ut en minimal summa i förmedlingsarvode innebär visserligen mindre intäkter per konsult, men förmedlingen får i stället in mer konsulter på marknaden. Öppen dialog En annan fördel med meones koncept är att det bygger på en helt transparent kommunikation mellan kund, konsult och förmedling. Inga dolda kostnader, klausuler eller uppgörelser alla parter känner till hela avtalet. Vi för alltid en öppen dialog med våra konsulter och företagskunder och är ärliga med hur vi arbetar, säger Thomas Alsterback. Inom konsultförmedlingsbranschen är mycket information traditionellt sett hemlig på grund av rädsla för att man öppnar upp för konkurrenter om man avslöjar för mycket, men vi tror på att skapa förtroende hos alla vi jobbar med. Detta är något som förvånar många, men det uppskattas och vi får lojalitet tillbaka. För dagens företag gäller det att knyta upp kunnig och pålitlig supporthjälp för sitt affärssystem innan behovet börjar utarma konsultmarknaden, och meone påminner om att man inte behöver acceptera de ibland orimligt höga kostnaderna som förekommer. Thomas Alsterback, Vd meone»vi mäter inte vår framgång i den ekonomiska vinsten, utan strävar i stället efter att plocka marknadsandelar för att öka omsättningen.«har du också tröttnat på stela och dyra affärssystem? Magnor glassverk satt fast i ett gammalt tungrott system från Movex. För att kunna utvecklas behövdes ett modernt lättarbetat system. valet stod mellan att uppgradera eller att nyinvestera. Bytet till Jeeves gick enkelt samtidigt som det var mer kostnadseffektivt att byta än att uppgradera det gamla. Har du också tröttnat på stela och dyra affärssystem? Under hösten genomför vi flera seminarier där några av våra kunder berättar hur enkelt det är att byta till Jeeves och hur Jeeves har effektiviserat deras verksamhet. välkommen! Det var överraskande enkelt att gå från Movex till Jeeves. Bjørn Waage Magnor glassverk läs om fler företag som bytt till Jeeves, och om våra seminarier på info@jeeves.se

8 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 15 Full kontroll med bara ett knapptryck en projektledare måste ha överblick av hela processer och har varken tid eller råd att hamna i ofas. med virtual project leader är full kontroll aldrig längre bort än ett knapptryck.»robert» Wigemo är projektledaren med bakgrund inom fordonsindustrin, som ledsnade på att alla projekt bestod av att försöka sammanköra flera hundra excel-ark från olika steg i utvecklingsprocessen. Han bestämde sig i stället för att göra något åt saken. När jag var på Volvo i början av åttiotalet satt konstruktörerna med ritplankor. När jag kom dit igen i början på 2000-talet hade de gått vidare till CAD/CAM-system och ritade i 3D, men projektplanerarna satt fortfarande kvar med samma excel-ark, berättar han. Roberts vision var att skapa en projektplanering som kunde skräddarsys efter det rådande projektet. Resultatet blev projektlednings-systemet Virtual Project Leader, VPL. Systemet är precis som namnet antyder en virtuell hjälpreda där man som användare kan ta del av tillståndet för alla parametrar i ett projekt med bara ett knapptryck. Från kostnader till status på såväl mjuk- som hårdvaror och eventuella fördröjningar. Vi kan ta Volvo Cars som exempel. De har flera hundra leverantörer och driver utvecklingssystem för miljarder. Då är det helt väsentligt att kunna få en snabb överblick av projektet, men om det då består av flera hundra eller tusen excel-blad utan sammankoppling är det närmast omöjligt. Men med VPL kan man se status för hela bilen, på alla nivåer, säger Robert Wigemo. Ett system för alla projekt Virtual Project Leader är en kombination av projektplanering och beslutsstöd. Systemet är tomt på information från början och ska i stället matas med all kunskap och erfarenhet som kunden sitter på, för att därefter kunna appliceras på alla typer av projekt. Ju komplexare projekt desto större nytta av VPL. Robert Wigemo återvänder till exemplet med Volvo. I en process med tusentals artiklar och flera hundra leverantörer måste projektledaren kunna följa projektet på alla plan för att få överblick på statusen för bilen i helhet. Robert Wigemo Allt för att undvika att man hamnar i ofas. Han har även vidareutvecklat systemet med så kallad One click report. Genom ett knapptryck finns all information tillgänglig, oavsett vilken parameter man är ute efter. Likaså dyker brister och avvikelser upp både rådande och sådant som riskerar att uppstå i framtiden. Som kund har man med andra ord möjlighet att åtgärda problem innan de händer. Wigermo berättar att en av systemets»det handlar om att behålla kontrollen över kostnader, detaljer, händelser och parametrar; Att identifiera problem innan de uppstår och bibehålla en komplett och löpande överblick i realtid.«största styrkor är att det är så användarvänligt. På Volvo Cars finns användare av VPL, och för att alla ska kunna ta del av informationen måste det vara användarvänligt. Och det är svårt att göra det enklare än med ett knapptryck. Inled en affär med oss Vi söker dig som vill ha ut mer av dina aff ärer. Du som vill växa, köra snabbare på en bredare väg, nå nya mål och få roligare resultat kom till oss. Vi söker dig som vill utveckla eller byta ditt aff ärssystem. Vi söker också dig som vill göra det för våra kunder. Vi vill inleda affärer med dig som är VD, ekonomichef, NAV-, AX-konsult eller helt enkelt passionerat intresserad av aff ärssystem och allt runtomkring som får företag och människor att bli bättre. Oavsett vilket vill du vidga dina vyer för vad som kan uppnås: Från affärssystem till möjlighetssystem. Läs mer om oss och våra möjligheter på DecidoKompetensor är Sydsveriges ledande specialist på aff ärssystem och allt runtomkring som får verksamheter att fungera bättre. Idag är vi 60 konsulter med sammanlagt 900 års erfarenhet och vi finns i Malmö och Helsingborg. Gold Enterprise Resource Planning Silver Portals and Collaboration Från affärssystem till möjlighetssystem Epicor hjälper automatiseringsexperten att automatisera sig själva HMS har nu automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos säljbolaget, till orderbekräftelse och till sist leverans direkt till slutkund. HMS är en världsledande leverantör av kommunikationsteknologi för industriell automation. Produkterna byggs in i automationsutrustning såsom t.ex. robotar, styrsystem, motorer och sensorer. Därigenom kan delkomponenter i maskiner kommunicera med varandra samt med olika nätverk fick HMS ta emot priset som Sveriges bästa exportföretag. Som ett exportföretag med ständigt nya finansiella bestämmelser och EU-direktiv som kommer, ställer det en hel del krav på deras verksamhet och system vilket fick dem att investera i Epicors affärssystem för just tillverkande företag. Eliminera manuella processer Anders Törhagen, IT Manager, på HMS säger: Tidigare spenderade vi mycket tid på manuella processer. Vi supportrar våra sälj- och supportkontor runt om i världen, med bland annat orderflödet. En medarbetare i vårt säljbolag, vanligen i USA och Tyskland, hade till uppgift att manuellt gå in på varje kundorder, skriva ut ordern och sedan faxa den till oss här på huvudkontoret. Vi fick sedan mata in ordern här, skapa en orderbekräftelse och faxa den tillbaka till säljbolaget. Allt gjordes för manuellt och personalen var överbelastad. HMS har nu med Epicors affärssystem automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos säljbolaget, till orderbekräftelse och till sist leverans direkt till slutkund. Även följesedel genereras automatiskt och placeras i paketet innan beställningen skickas. En XML-fil uppdaterar automatiskt orderstatus i säljbolaget så att en faktura kan genereras och skickas ut till kunden. Också när vi lägger upp nya prislistor eller information om nya produkter, uppdateras den automatiskt till alla kunder. Mindre fel, samt tids- och kostnadsbesparingar Anders säger vidare; Eftersom vi inte längre behöver förlita oss på manuell inmatning av data på olika ställen i orderflödet är allt korrekt från början. Vi har sett en drastisk minskning av antalet fel som uppstår. Hela orderflödet går också mycket snabbare och smidigare för våra vanliga beställningar. Vi har också tack vare Epicor kunnat göra andra besparingar, exempelvis behöver vi inte rekrytera extra personal för att kunna hantera arbetet vid orderläggning. När vi utökar vår verksamhet till en ny marknad kan vi omedelbart få igång det nya företaget. Allt vi gör är att skapa ett nytt företag på installationen här på huvudkontoret och sedan ansluta det via Epicor Service Connect. De kan därmed börja driva verksamheten från dag ett med fullt affärssystemsstöd. Vårt nästa steg blir att vi skickar beställningar till våra leverantörer, och även fakturera kunder helt elektroniskt. Vi kommer också att integrera vår planerade webbshop med affärssystemet, och därmed ha en portal för kunder och distributörer där de kan se sina beställningar och kontrollera leveransstatus mm. Varför valde HMS Epicor? Bred funktionalitet Flerspråksstöd En global lösning för medelstora tillverkande företag Fördelar för HMS Korrekt data Tidsbesparing Inget behov att anställa extra personal för orderhanteringen Lätt och snabbt att öppna nya säljbolag oavsett vart i världen Copyright 2010 Epicor Software Corporation or a subsidiary or affiliate thereof. All rights reserved.

9 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 17 Ställ krav på en anpassad lösning STOCKHOLM MALMÖ GÖTEBORG Modern löneoutsourcing Rätt verktyg för rätt lön Med våra webbaserade lösningar får alla anställda en personlig portal med bl.a. Egen Helpdesk / ärendehantering Egen Chattfunktion Historisk lönedata Lönespecifikationer Tidrapportering Reserapportering Dokumenthantering Pssst... Vi söker alltid efter kompetenta medarbetare Dessutom... Ger vi Er en totallösning med allt från behovsanalys, lösningsförslag till projektledning, driftsättning, utbildning och på-platsen-support. Rollbaserade lösningar Rätt information till rätt person, var du vill, när du vill vi står inför ett paradigmskifte där tjänstebaserade affärssystem vinner mark. men för rätt anpassad lösning vilar en stor del av ansvaret på företagen själva enligt stefan grahn på deltek.»än» så länge är det leverantörerna som driver utvecklingen. I dag har användningsområdena för ett affärssystem breddats från att främst utgå från behov och önskemål från ekonomer och back office-medarbetare på ett företag, till att stödja och effektivisera verksamhetens affärsprocesser med fokus på mer värdeskapande aspekter. När nya användargrupper tillkommer ökar kraven på användbarhet och enkelhet, som till exempel en proaktiv lösning och anpassat beslutstöd för verksamhetens roller och ansvar. Vi ser i dag en ökad trend mot ett ökat affärs- och verksamhetsfokus hos företagen, säger Stefan Grahn, vd på Deltek. Den tekniska utvecklingen och nya användargrupper på företagen ställer helt andra krav på tillgänglighet och möjlighet att anpassa lösningen efter behov. De senaste årens explosion av mobila enheter har påverkat företagen och deras sätt att arbeta på många sätt. Detta ställer även nya krav på anpassade användargränssnitt och en allmän appifiering av affärssystemet, där delar av lösningen görs tillgänglig i specifika appar eller gränssnitt, både på mobila enheter och integrerat i andra gränssnitt än affärssystemets egna. Deltek är leverantör av webbaserade affärssystemet Maconomy för projektorienterade organisationer. Som leverantör måste man inse att det egna affärssystemet inte alltid är det gränssnitt som användarna önskar. I dag är telefon, chat, mejl, Office-program och webbbaserade verktyg som intranät, extranät, sociala medier och företags- och projektportaler de huvudsakliga verktygen för en kunskapsarbetare. Ta kontroll över molntjänster En annan tydlig trend som är här för att stanna är utvecklingen av tjänstebaserade lösningar och relaterade prismodeller. Vi står inför ett paradigmskifte, men det är fortfarande leverantörer snarare än kunder som driver denna utveckling. Många affärssystem är därför inte designade för en molnbaserad tjänst, men trycks ändå in i och säljs för det ändamålet. Stefan Grahn pratar även om leverantörens ansvar att ha en öppen kommunikation med sina kunder. Det är viktigt att vi informerar och är tydliga mot kunden om hur vi hanterar kritiska frågor kring tillgänglighet, säkerhet, dataintegritet, hantering av integrationer och vad som händer om kunden vill sluta använda tjänsten. Förutom de rent tekniska lösningarna har branschen gått mot att allt fler leverantörer, både mindre och etablerade, förvärvas och går ihop med andra aktörer på marknaden. De försök som gjorts att i och med sammanslagningar integrera olika affärssystem till en gemensam plattform har dock misslyckats, och man har i stället marknadsfört det system som är modernast och mest konkurrenskraftigt mot olika segment och branscher. Så väljer du rätt Det kan konstateras att det händer en hel del i utvecklingen av framtidens affärssystem men hur påverkar detta kunderna som självklart vill ha den bästa lösningen för just sina behov? Det lönar sig att redan i utvärderingsfasen ta del av analysrapporter, utvärderingstjänster och stöd av duktiga upphandlingskonsulter. Branschen utvecklas väldigt snabbt och det finns en mängd olika lösningar, men med rätt hjälp kan man relativt snabbt få ner de olika alternativen till en mer hanterbar lista, tipsar Stefan Grahn. Ett annat råd är att fokusera på affärsoch verksamhetsprocesserna. Självklart måste verksamhetens krav på teknik, tillgänglighet och grundläggande funktioner uppfyllas, men för att jämföra dagens moderna affärssystem är det en viktigare fråga om affärssystemet kan stödja och effektivisera processhanteringen. För att välja det affärssystem som är bäst Stefan Grahn, vd på Deltek anpassat för det enskilda företagets behov och önskemål har kunden ett viktigt ansvar att fokusera på dessa kriterier innan man fattar ett beslut. Av naturlig anledning vill leverantörerna lyfta fram och koncentrera sig på de områden där de själva upplever att de är starkare än konkurrenterna, och då gäller det att inte svepas med när det pratas om funktioner som egentligen inte är viktiga för företaget. Ställ krav när du letar efter rätt affärssystem för just ditt företag, säger Stefan Grahn. Men förvänta dig inte att en lösning löser alla verksamhetens problem. Då är det bättre att definiera relevanta och realistiska mål för den initiala implementationen, och sedan definiera och genomföra olika förbättringar för att ytterligare förbättra och öka effekten av affärssystemet.»de senaste årens explosion av mobila enheter har påverkat företagen och deras sätt att arbeta på många sätt.«tel info@pakompetens.se

10 Framtidens Affärssystem är här Problemfri IT med webbaserade Specter - Snabbare, säkrare, enklare, för Mac & Pc Alla mindre och medelstora företag oavsett bransch drar nytta av enkelheten i vårt webbaserade system. Kostnadseffektivt, då serverdrift, backup, support och uppdateringar ingår i månadskostnaden. Färdiga integrationer till samtliga ledande Svenska webbshopsleverantörer. Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 19 EXPERTPANELEN Fråga 1: Branschen är inne i ett trendskifte där licenser ger allt mindre intäkter och tilläggstjänster ökar. Hur påverkar det er? Fråga 2: Vågar företag satsa på nya affärssystem i dagsläget? Fråga 3: Hur arbetar ni för att hänga med i den allt snabbare utvecklingen av nya produkter? Fråga 4: Efterfrågar kunder mobila applikationer för affärssystem? Efter ett långt övervägande och jämförande av olika webbaserade system föll slutligen valet på Specter. Vi lade stor vikt vid enkelhet samt pedagogisk utformning då vårt företag är utspritt geografiskt, det webbaserade gränssnittet ger en god tillgänglighet. Från att tidigare ha arbetat med 6 olika databaser som synkroniserats mot varandra så är dessa databaser sammanslagna till en. Alla transaktioner sker i realtid rakt in i registren, vilket minskar risken för fel och inaktuella saldon. Implementeringen gick väldigt snabbt och friktionsfritt. Sälj via butik och webshop, på flera platser Sälj via webb, telefon, butik, på flera platser, samma lagersaldo överallt i realtid. Hyr ett komplett webbaserat affärssystem för hela verksamheten, lager på olika orter, flera butiker och integration till webbshop. Specter stödjer affärsprocessen hela vägen till banken från CRM till bokföring. Från 95kr/mån. Hans Edblad, Edblad & Co AB GODKÄND KASSA SKATTEVERKET 1. Trenden är tydlig och bra för kunder och leverantörer av äkta molntjänster, vilka är mer kostnadseffektiva för både användare och leverantör. Vår konkurrenskraft ökar, och vi kan fokusera på lösningar som ger det lilla extra i kundnöjdhet i våra projekt, i stället för att bara få det att fungera. 2. Ja, vi gör affärer och har fler prospekt än någonsin på vår molntjänst. 3. NetSuite använder samma källkod för alla kunder, tillsammans med ett ramverk som förenklar förvaltning av unika flöden och anpassningar. Detta gör att man kan genomföra två stora uppgraderingar per år. Produktnyheterna är många, kommer snabbt och fungerar vanligen direkt ihop med kundens egna anpassningar. 4. En del av våra kunder använder dagligen NetSuites iphone-app, i takt med att tekniken för appar blivit bättre ökar även möjligheterna. Vid en förhandsvisning av vår nya plattform för mobila lösningar kunde vi se att intresset har ökat markant, och snart är det en självklarhet att köra delar av affärssystemet i mobilen. 1. Vi har historiskt sett primärt arbetat med implementering av affärssystem och konsulttjänster, så vår bedömning är att detta inte kommer påverka oss negativt vi ser det snarare som en möjlighet för oss att växa. En annan trend är att flera affärsprocesser för egenbyggda system eller anpassningar i existerande affärssystem, nu ersätts av standardlösningar i affärssystemen. 2. Investeringar i affärssystem är långsiktiga och en del av företagets infrastruktur, något man satsar på att förbättra under även lågkonjunktur. Däremot kommer många företag att primärt uppgradera eller förädla redan befintliga system/systemlösningar om den globala ekonomiska tillväxten fortsätter att vara svag. 3. Tempot innebär att det finns nya lösningar tillgängliga som kan ge markant högre affärsvärde än tidigare produkter. Några exempel på detta är Demantra för framtagande av säljprognos och BI som är integrerat i affärsystemet. Vi försöker hålla oss ajour genom att närvara vid de största affärssystems-konferenserna och ha en kontinuerlig vidareutbildning av våra medarbetare, såväl som genom interna demomiljöer. 4. I och med billiga mobila handdatorer och användare som är vana vid»appar«efter»smartphone- revolutionen«kommer mobila applikationer ses som alltmer självklart för många företag. Vi ser även en stor efterfrågan av detta inom såväl service som supply chain. Ett annat område som vi bedömer kommer att växa inom är mobila applikationer inom business intelligence. 1. Unikum har i alla år utöver licenser även tillhandahållit tilläggstjänster i form av service och support, detta förhållande har inte förändrats över tiden. Våra partners erbjuder i ökad omfattning tilläggstjänster i form av hosting, där kunder kan välja att köra sina system mot en centralt placerad server, men dessa tjänster påverkar inte licensintäkterna. 2. Min erfarenhet säger att de företag som vi arbetar med inte påverkas särskilt mycket av tillfällig turbulens på världens börser. Investeringarna styrs i stället mer utifrån efterfrågan på marknaden och där märks ännu ingen avmattning, så någon nedgång i nyförsäljning har vi inte märkt av i år. 3. Genom direktkontakt med våra kunder får vi oftast en god bild av vad som förväntas av nya produkter, vilket underlättar konstruktionen och håller nere utvecklingstiden. Vi arbetar med skiktade lösningar och kan därför återanvända mycket av den kod som redan finns i systemet. Detta innebär att vi kan arbeta kostnadseffektivt. 4. Vi har länge arbetat med mobila lösningar till Pyramid Business Studio. Det började med applikationer för handdatorer, och har på senare tid fortsatt med appar för smartphones. Må nga av våra kunder har insett fördelarna med att vara uppkopplade mot affärssystemet även ute på fältet, och efterfrågan har skjutit i höjden det senaste året. 1. Sapigo är ett konsultföretag som hjälper företag att öka affärsvärdet av sin investering i affärssystem. Vi erbjuder rådgivning inför en investering, stöd för verksamhetsförbättringar samt spetskompetens för att utforma och införa lösningar i verksamheten. Dessa tjänster efterfrågas alltmer när affärssystemen blir mer komplexa, kräver större förvaltningsresurser och utgör en större kostnadspost. 2. Vi ser ett uppdämt behov av att förnya och vidareutveckla sina affärssystem efter den återhållsamhet i nyinvesteringar under finanskrisen, framför allt investeringar i utbyte av ekonomisystem, samt utveckling av rapportering och uppföljning. Det ställs även krav på att tillhandahålla information från affärssystem via mobila enheter. 3. Sapigo är en servicepartner till SAP och har ett nära samarbete för att kontinuerligt uppdatera kunskapen om nya produkter och trender. Våra konsulter är certifierade i SAP:s produkter och har tillgång till produktexpertis via virtuella forum. Vi är även verksamma i användarföreningen SAPSA:s fokusgrupper. 4. Allt fler företag vill tillgängliggöra information i sina affärssystem utanför kontorsarbetsplatsen för att effektivisera sin verksamhet. Våra kunders utmaning är då att serva sina användare med information via applikationer för mobila operativsystem som IOS, Andoid, Windows Mobile med flera. Här ligger SAP med sitt förvärv av Sybase i framkant, med en plattform som möter krav på säkerhet, tillgänglighet och flexibilitet. Med på köpet från 95:-/mån: Drift av server Fri Support Kontiuerlig backup Alltid senaste versionen Automatiska uppdateringar Kontakta oss på sales@specter.se Stefan Faith-Ell, vd, Alterview Net Solutions AB Mathias Hellichius, senior manager, Navigate Consulting Tom Nilsson, marknadschef, Unikum och Pyramid Business Studio Daniel Åge, director, Sapigo

11 Visma Business - Nordens mest använda affärssystem Visma Business är Nordens mest använda affärssystem som enkelt kan ändras i takt med att verksamheten förändras. Genom en stark flexibilitet och rik funktionalitet täcker produkten in de flesta verksamhetsprocesserna hos ett företag. Visma Business Implementeras bäst av Pector Med vår kunskap och erfarenhet om hur man på bästa sätt implementerar och utnyttjar Visma Business som ett effektivt hjälpmedel, lyssnar vi på Era behov när det gäller att skapa unika lösningar men ser också till helheten när det gäller att erbjuda den mest effektiva informationsbehandlingen för Ert företag. Det är en gåta varför så få företag får ut max av sitt affärsystem Enigma är Sigmas metod att hjälpa dig införa afffärssystem rätt. Enigma konkretiserar snabbt möjliga förbätttringar och nya arbetsssätt genom systematiska simuleringar. Kontroll på materialflödet från verklighet till ekonomi Genom en processkartläggning av er verksamhet så säkerställer Engima era krav och behov. Den nya lösningen konkretiseras genom simulering av affärsprocesserna i affärsystemet. För att kvalitetssäkra att lösningen verkligen överrensstämmer med kraven upprepas simuleringen med era nyckelpersoner. När ni är nöjda med resultatet beslutar ni om fortsättningen. automatiserat informationsflöde Från överenskommen budget realiserar vi era nya och automatiserade affärsprocessser. Genom simulering av verksamhetens processer verifierar vi att era krav är uppfyllda. Innan driftsättning testar ni slutligen med eget data och kopplingar till andra system. Resultatet blir kortare ledtider, bättre ekonomi och ökad arbetsglädje. Sigma samordnar leveransen så att du kan känna dig trygg från godsmottagning, projekt eller lagervärdering till bokslut. För svaret på gåtan, boka in ett möte med bo.lundblad@sigma.se En it-konsult och Visma Gold partner mitt i Göteborg Pector IT Konsult AB Gårdavägen Göteborg Telefon: E-post: info@pector.se

12 Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing 23 krönika E-COMMERCE? Resan till det lönsamma affärssystemet Den tid då affärssystemens lönsamhet bedömdes utifrån deras funktioner är sedan länge förbi. Idag stavas lönsamhet inte funktion, utan samarbete. Det är i samarbetet mellan kunden och IT-leverantören som det perfekta affärssystemet skapas. Det är i samarbetet mellan medarbetarna hos kunden som nya idéer kommer. Det är i samarbetet mellan människor affärssystemen blir mer än affärssystem, de blir problemlösare. Hur når man då dit? Hur skapar man detta samarbete? En viktig del är att redan under upphandlingen skapa förutsättningar för det. Redan här måste kunden bestämma sig för vilka mål de vill uppnå och vilken typ av förändringsresa de beställer. Direkt-flyg non-stop all inclusive eller en resa där de första del-destinationerna är beslutade och resten beslutas utifrån vad vi faktiskt vill göra när vi påbörjat resan? Den första är säkrare men nog skapar den andra möjligheter för fler och mer berikande upplevelser? Också under implementeringen ska samarbetet byggas in. Det brukar inte vara några som helst problem att bestämma att det ska vara så. Men vi, och många med oss, vet att just i detta skeende är det väldigt lätt att dyka rakt ner i funktionernas förlovade värld. De ska givetvis finnas där och affärssystemet måste ge ett stöd för verksamhetens grundläggande processer. Men skillnaden mellan ett vanligt affärssystem och ett affärssystem som verkligen lyfter verksamheten, är dess förmåga att tillåta ständig förbättring. Systemet ska vara byggt för att alltid kunna bli bättre. Det får aldrig stagnera. I femte eller sjätte generationens affärssystem är funktionalitet och grundläggande process stöd en självklarhet. Vem kan idag säga jag har definierat de bästa funktionerna för mitt affärssystem och nu har jag uppnått hela min potential? Att ett affärssystem får ett betyg på 4,3 eller 4,5 på en 5-gradig skala i en utvärdering - vad säger de om möjligheten att realisera potentialen i affären över tiden? Ändå är det ofta så ett affärssystem utvärderas och upphandlas. Det går helt enkelt inte att hitta den ultimata lösningen där alla tänkta framtida behov täcks. Företaget förändras. Omvärlden förändras. Då måste också affärssystemet förändras. Vad som förändras går sällan att förutsäga. Det enda som är säkert är att förändringar sker och att man måste ha ett effektivt samarbete mellan människor med rätt kunskap och en process för att driva kontinuerlig förändring av både verksamhet och affärssystem. Många moderna företag jobbar aktivt med att driva en ständig förbättring av sin verksamhet i små steg. IT-kompetensen i verksamheten är också högre och användarna både kan och vill vara med och påverka hur affärssystemet stödjer företagets processer på bästa sätt. Det är med den utgångspunkten köparna av affärssystem måste börja när de köper sitt nästa affärssystem. Företag måste ta kontrollen över sitt affärssystem och inte lägga ansvaret den i händerna på utomstående. Se till att välja en lösning som snabbt kan komma igång och förmår att stödja det verkliga behovet av funktionalitet och förbättrade processer, för att sedan börja en trygg resa mot de föränderliga mål som kunder och omvärld kräver. Lars Dahlberg Vice President Nordic Sales Jeeves Information Systems»Många moderna företag jobbar aktivt med att driva en ständig förbättring av sin verksamhet i små steg.«

13 Fågel, fisk eller mittemellan? Ställ om din passform till rätt dagsform Ibland händer det man vill och emellanåt det man vill undvika. Oavsett expansion, centralisering, förvärv eller omorganisation gäller det att snabbt, enkelt och kostnadseffektivt kunna ställa om ditt affärssystem till rätt storlek och nuvarande omständigheter.