Upphandling Bokning Gotska Sandön

Transkript

1 UPPHAND- LING/UNDERLAG Datum Dnr: Upphandling Bokning Gotska Sandön Upphandlingsförfarande Upphandlingen är en så kallad B-tjänstupphandling. Förenklat förfarande tillämpas innebärande att alla intresserade kan begära ut anbudsunderlag och lämna anbud. Upphandlingen sker i enlighet med 15 kapitlet 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Omfattning Bokning av resa till och boende i nationalparken Gotska Sandön Period med möjlighet till två förlängningar om tre år vardera utan föregående upphandling om parterna är överens därom. Bakgrund Gotska Sandön blev nationalpark 1909 (delar av ön) och 1963 (hela ön). Under sommarhalvåret bedrivs en omfattande besöksverksamhet. Passagerartrafik bedrivs med upphandlat rederi från Nynäshamn och Fårösund. Under lågsäsong går fartyget tre dagar per vecka och under högsäsong fyra dagar per vecka. Besökare till Gotska Sandön bor normalt över, även om det går att åka dagstur från Nynäshamn. Fartyget tar 95 passagerare och kapaciteten vad avser boende uppgår till 165 per natt. Länsstyrelsen förvaltar byggnaderna på Gotska Sandön och hyr ut dessa till besökare. Länsstyrelsen ansvarar för att anläggning har gällande tillstånd och att lagstadgade besiktningar är genomförda. Samtliga byggnader är utrustade med möbler och husgeråd. Länsstyrelsen ombesörjer information på ön om gällande regler för nationalparken och information om boendet. För denna uppgift finns en till två lägervärdar, beroende på säsong, anställda av länsstyrelsen. Boendet är fördelat på Bostadshus i fyrbyn Litt B, hus med upp till åtta bäddar, hyrs ut som en enhet, dusch och wc Litt C, hus med två fyrbäddsrum, delat kök och wc POSTADRESS VISBY BESÖKSADRESS Visborgsallén 4 TELEFON E-POST gotland@lansstyrelsen.se WEBBPLATS

2 2 Byggnad mellan Fyrbyn och Lägerplatsen Valfrid, två tvåbäddsrum (våningssängar) hyrs ut som en enhet. Dusch och wc. Lägerplatsen Gemensamt för samtliga boenden är att det endast finns torrdass. Fyrbäddsstugor 5 stycken med två fyrbäddsrum (våningssängar). Hyrs ut rumsvis, rummen delar på kök, med rinnande vatten, spis med fyra plattor och kylskåp. Trebäddsstugor x stycken med fyra trebäddsrum (våningssängar). Hyrs ut rumsvis, Två rum delar på ett kök, med rinnande vatten, spis med två plattor och kylskåp. Tvåbäddsstugor stycken med fyra tvåbäddsrum (våningssängar). Hyrs ut rumsvis, Två rum delar på ett kök, med rinnande vatten, spis med två plattor och kylskåp.. Vandrarhem Sex trebäddsrum med våningssängar. Tillgång till kokhus och förrådsutrymme för torrvaror samt kylrum i jordkällare. Hyrtält Tio uppställda tält med två bäddar. Tillgång till kokhus och förrådsutrymme för torrvaror samt kylrum i jordkällare. Eget tält Uppsätts inom anvisat område. Tillgång till kokhus och förrådsutrymme för torrvaror samt kylrum i jordkällare. Statistik de senaste fem åren: År Besökare Övernattning Omsättning boende Bokning sker dels via telefon, dels via internet. Bokningsföretaget ska kunna svara på frågor om resa och resmålet. Resdagar hålls kontakt med båtpersonal samt personal på Gotska Sandön. Bokningsrapporter och passagerarlistor sänds regelbundet till respektive lägervärdar och båtpersonal på Gotska Sandön.

3 3 Naturvårdsverket har gett länsstyrelsen i uppdrag att se över utvecklingsmöjligheterna för Gotska Sandön kommande femårsperiod. Uppdraget ska redovisas under hösten I uppdraget ingår försäljning av presentkort. Utfärdade presentkort ska ha en giltighet om tre år. Intäkter för presentkort ska hållas avskilda på särskilt konto. Provision får tas ut vid bokning av resa/boende som betalas med presentkort. Vid avtalstidens slut ska innestående medel överlämnas till länsstyrelsen som då påtar sig fullgörandet av ingångna åtaganden i enlighet med utfärdade presentkort. Bokningsföretaget äger ej rätt att ta ut andra avgifter än avtalat pris för resa och boende. Avbeställningsskydd ska kunna erbjudas och intäkterna för detta tillfaller i sin helhet bokningsföretaget. Kravspecifikation Skall krav Bokningsföretaget/firman ska ha en stabil ekonomi och ha varit verksamt i branschen i minst ett år innan anbudstiden går ut. Företaget får inte var restfört hos kronofogden för skulder i allmänna mål. Bolag får ej ha varit föremål för oren revisionsberättelse vid senaste bokslut. Bokningsföretaget ska ha: datoriserat bokningssystem som kan hantera bokning av båt och boende. Systemet behöver inte vara färdigt vid anbudstidens utgång men ska vara färdigt innan utgången av Resenärer ska registreras med namn och födelseår i systemet. Möjlighet att erbjuda bokning och betalning via internet ska vara driftsatt senast 1 maj Bemannad bokningstelefon Höst, vinter, vår efter behov Under säsong, sex dagar per vecka 8-17 eller enligt överenskommelse mellan länsstyrelsen och bokningsföretaget baserat på efterfrågan. Växelsystem med köfunktion. Etablerad hemsida. Jour båtdagar för att kunna kontakta resenärer vid inställd tur. Ha ekonomiska resurser att ställa en lagstadgad resegaranti.

4 4 Bör krav. Att del av bokningsbara platser finns med på rikstäckande bokningssidor. Erfarenhet av planering och produktion av marknadsföring Villkor Länsstyrelsen ansvarar för Webportal Marknadsföring Bokningsföretaget har exklusiv rätt till bokning av båt och boende samt konferenslokal och samlingslokal på Gotska Sandön. Utvärderingsgrund Det mest ekonomiskt fördelaktiga budet kommer att antas. Ska kraven ska vara uppfyllda. För utvärdering ses till: Pris 60% Tidigare erfarenhet av bokning av resa kombinerat med boende 30%. Bör kraven 10% Kommersiella villkor Anbud ska vara skriftligt på svenska eller engelska och undertecknat av behörig firmatecknare och lämnas i dubbla kuvert, märk det inre kuvertet Anbud Bokning Gotska Sandön. Det inre kuvertet ska vara förseglat. Sista dag för anbud är , anbudet ska ha inkommit till länsstyrelsen tillhanda senast kl 24:00. Anbud skickas med vanlig post, bud eller lämnas i länsstyrelsens reception eller brevlåda, Visborgsallén 4, Visby. Postadress: Länsstyrelsen Gotlands län, Visby. Elektroniska anbud (e-post) kan ej behandlas! Angivet anbud ska gälla 60 dagar efter sista anbudsdag. Vid eventuellt överklagande förlängs tiden till 60 dagar efter domstolsbeslut vunnit laga kraft. Budet ska innehålla ett bindande fast pris uttryckt i provision i % av sålda övernattningar exklusive moms. Ersättningen i procent utgör hela ersättningen för bokningstjänsten inklusive personal, datorsystem mm. Anbudsgivaren är införstådd med att för försäljning av båtbiljetter erhåller bokningsföretaget en fast procentsats om 12 % av försäljningen exklusive moms under avtalsperioden. Ingen provision utgår för eventuella garantibelopp länsstyrelsen ställer till rederiet.

5 5 Provision erhålles ej för bokning av biljetter för personal och deras familjemedlemmar och personer som ska utföra arbete åt länsstyrelsen på Gotska Sandön. Tilldelningsbeslut meddelas elektroniskt till i budet angiven e-postadress. Länsstyrelsen avser att teckna avtal med en anbudsgivare. Då länsstyrelsen har begränsade medel för upphandlingen kan upphandlingen komma att behöva avbrytas om det vinnande anbudspriset är för högt. Efter tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr i tio dagar därefter tecknas avtal om inte tilldelningsbeslutet överklagats. Upphandlingen kan avbrytas om inte avtal om passagerartrafik kan upprättas med ett rederi för avtalsperioden. Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller kostnader i samband med budgivningen. Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen budgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Offentlighetsprincipen Länsstyrelsen omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att länsstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Länsstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte i samband med att en begäran om att få ta del av informationen kommer till länsstyrelsen. Länsstyrelsens beslut att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta länsstyrelsens sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla avtalet som den avtalsslutande myndigheten avser att sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid inklusive eventuella förlängningar. Länsstyrelsen kan komma att göra en kreditprövning via uppgifter om anbudsgivaren som finns hos Upplysningscentralen AB (UC). Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5, enligt UC, baserad på ekonomiska värden kommer anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning.

6 6 Underleverantörer Anbudsgivaren får anlita underentreprenörer för fullföljandet av åtagandena enligt kontraktet. Anbudsgivaren svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.