Upphandling av revisionstjänst avseende KemI:s ledningssystem enligt ISO och ISO 9001

Transkript

1 Ref: 2.2c H Anbudsinbjudan Upphandling av revisionstjänst avseende KemI:s ledningssystem enligt ISO och ISO 9001 Kemikalieinspektionen, KemI är central tillsynsmyndighet med ansvar för att företagens och samhällets kemikaliekontroll sköts på ett bra sätt. Ansvaret omfattar både människors hälsa och miljön. KemI sorterar under Miljödepartementet. KemI har ungefär 290 personer anställda och finns i Sundbyberg. KemI är ansvarig myndighet för miljökvalitetsmålet Giftfri miljö och arbetar i Sverige, inom EU och globalt för att begränsa hälso- och miljörisker med farliga kemikalier genom att driva fram lagstiftning och regler som hjälper till att nå målet. Eftersom kemikaliereglerna är harmoniserade inom EU sker en stor del av KemI:s arbete inom ramen för EU. Mer information om KemI finns att läsa på vår webbplats Kemikalieinspektionen har ett ledningssystem som sedan 2006 är certifierat enligt kvalitetsledningsstandarden ISO 9001 och miljöledningsstandarden ISO Ni inbjuds att komma in med anbud på det uppdrag som beskrivs nedan och i bifogade bilagor. Anbudet ska vara KemI tillhanda senast Mall-id: MAG-0006, Kemikalieinspektionen Postadress Besök & leverans Faktureringsadress Telefon & fax Internet Org nr Box Sundbyberg Esplanaden 3A Sundbyberg FE Frösön Telefon Fax kemi@kemi.se

2 Innehåll 1. Bakgrund 2. Krav på uppdraget (Kravspecifikation) 3. Krav på anbudsgivaren 3.1 Registreringar och betalningar 3.2 Personal- och kompetenskrav 3.3 Miljökrav 4. Kommersiella krav 5. Administrativa bestämmelser 6. Allmänna anbudsförutsättningar 7. Anbudsutvärdering Bilaga 1: KemI:s processkarta Bilaga 2: Konsultavtal allmänna villkor 2 (7)

3 1. Bakgrund Kemikalieinspektionen har ett ledningssystem som sedan 2006 är certifierat enligt kvalitetsledningsstandarden ISO 9001:2008 och miljöledningsstandarden SS-EN ISO14001:2004. Certifikaten gäller till och med KemI:s ledningssystem omfattar både indirekta och direkta miljöaspekter. Som miljömyndighet är myndighetens främsta uppgift att arbeta för en bättre miljö. KemI:s övergripande mål för utvecklingsområden som anges i verksamhetsplanen är både KemI:s kvalitetsmål och indirekta miljömål. Ett bra kvalitetsarbete ger ett bättre miljöarbete och i förlängningen en bättre miljö. De direkta miljöaspekterna är den miljöpåverkan som uppkommer vid driften av verksamheten, t.ex. resor och kontorsdrift. KemI:s verksamhet visas i bifogad processkarta (bilaga 1). Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter styr vårt interna miljöarbete. 2. Krav på uppdraget (Kravspecifikation) Uppdraget är att genomföra revisioner (omcertifieringsrevision och uppföljande revisioner) av KemI:s ledningssystem enligt aktuell utgåva av kvalitets- och miljöledningsstandarderna SS-EN ISO 9001 respektive SS-EN ISO I uppdraget ingår att: Förbereda och genomföra uppföljande revision våren 2017 Förbereda och genomföra omcertifieringsrevision våren 2018 Förbereda och genomföra revisioner 2019 och 2020 vid eventuell förlängning av avtalet Revisioner ska genomföras och dokumenteras på svenska. Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva upplägget (förberedelse, genomförande och efterarbete) för respektive del i uppdraget (se ovan). Ett förslag till tidplan ska redovisas. I tidplanen ska det tydligt framgå uppgifter om avsatt tid (i antal timmar) för förberedelser, genomförande samt efterarbete. Anbudsgivaren ska även beskriva hur kontakterna upprätthålls mellan KemI och revisorerna mellan revisionstillfällena. 3. Krav på anbudsgivaren 3.1 Registreringar och betalningar Anbudsgivare och samtliga eventuella underleverantörer ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. För styrkande av detta ska till 3 (7)

4 anbudet bifogas kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket eller för utländsk anbudsgivare motsvarande registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Registreringsbeviset får inte vara äldre än 6 månader räknat från sista anbudsdagen Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga en rating motsvarande minst 2 enligt upplysningscentralen eller motsvarande kreditratingföretag. Ratingen får inte vara äldre än 3 månader. Om ovanstående inte uppfylls kommer anbudet att förkastas. 3.2 Personal och kompetenskrav Leverantören ska vara ackrediterad för certifiering av kvalitets- och miljöledningssystem enligt aktuell utgåva av SS-EN ISO 9001 respektive SS-EN ISO Aktuella revisorer för uppdraget ska ha erfarenhet av revisioner av kvalitets- och miljöledningssystem enligt SS-EN ISO 9001 och SS-EN ISO i tjänsteproducerande organisationer eller offentlig verksamhet/sektor. Uppdragen ska vara genomförda den senaste tre årsperioden. Anbudsgivaren ska som bevis bifoga kopia på certifikat eller annat relevant dokument, CV för aktuella revisorer, Förteckning över aktuella revisorers referensuppdrag. För varje uppdrag ska anges referensperson (namn + telefonnummer). För det fall leverantören avser att använda underleverantörer ska dessa anges. Anbudsgivaren ska svara för av underleverantör utförd tjänst såsom för egen. Anbudsgivaren ska bifoga CV för de personer hos underleverantören som kommer utföra uppdraget. 3.3 Miljökrav Resor i samband med uppdraget ska i första hand göras med allmänna kommunikationer. Inrikesresor kortare än 50 mil och om resan tar kortare tid än fyra timmar ska göras med tåg om det inte finns särskilda skäl för annat färdsätt. 4 (7)

5 4. Kommersiella villkor KemI:s allmänna villkor för konsultavtal gäller, se bilaga 2. Avtalet sluts genom parternas underskrifter på ovan nämnda kontraktshandling. Avtalet avses omfatta perioden från och med avtalets undertecknande till och med 31 december 2018 med möjlighet till förlängning ytterligare 1 år + 1 år. 5. Administrativa bestämmelser Lagen om offentlig upphandling tillämpas i enlighet med LOU (SFS 2007:1091 och 2010:571). Upphandlingen sker som direktupphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. För att KemI ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det viktigt att anbudet innehåller begärda uppgifter eftersom anbud avses att antas utan föregående förhandlingar. Anbud ska vara bindande t.o.m Priser ska anges för Uppföljande revisioner 2017, 2019 och 2020 fast pris per tillfälle Omcertifieringsrevision, våren 2018 fast pris, Extra tid vid behov fast timpris Priser ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Samtliga priser ska vara totalkostnader inklusive ev. avgifter och rese- eller traktamentsersättningar. Vid eventuell förlängning kan endera parten begära prisjustering i enlighet med utvecklingen av Labour Cost Index (LCI) med basår 2018 och redovisas enligt SNI 2007 (NACE Rev 2). Anbud ska inges som ett skriftligt original undertecknat av behörig firmatecknare i väl förslutet kuvert och i övre vänstra hörnet tydligt märkt med anbudets beteckning Upphandling av revisionstjänst avseende KemI:s ledningssystem enligt ISO och ISO 9001 samt diarienummer 2.2 c H Anbud ska vara KemI tillhanda senast och adresseras till: Kemikalieinspektionen Box Sundbyberg 5 (7)

6 Anbud kan under kontorstid också lämnas i receptionen på Esplanaden 3A i Sundbyberg. Kontaktperson för upphandlingen är Mats Lovén, e-post: mats.loven@kemi.se, telefon Frågor angående upphandlingen önskar vi få via e-post till mats.loven@kemi.se snarast, dock senast Frågor ställda efter detta datum kommer inte att besvaras. Svar publiceras löpande dock senast på vår webbplats Besök därför webbplatsen under anbudstiden. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering ombeds anbudsgivaren att referera till angiven punktnumrering och rubriksättning i detta underlag i anbudet. 6. Allmänna anbudsförutsättningar Anbudet lämnas på svenska undertecknat av behörig firmatecknare. CV kan lämnas på engelska. Anbudet ska ha följande innehåll och struktur: 1. På första sidan anges anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer och vem som är ansvarig och kontaktperson för anbudet. Kontaktpersonens e-postadress och telefonnummer ska anges. Bekräftelse på anbudstidens giltighetstid. 2. Upplysning om vem/vilka revisorer som blir aktuella för uppdraget samt deras kompetensområde. Utbildning, erfarenheter och genomförda uppdrag inom området samt referenser (namn och telefonnummer) till tidigare utfört arbete ska lämnas (CV) (avsnitt 3.2). 3. Beskrivning av uppdraget (se avsnitt 2). 4. Prisangivelse exklusive mervärdesskatt för uppdraget (se avsnitt 5.) 5. Kopia på certifikat eller annat relevant dokument som visar att anbudsgivaren är krediterad för certifiering enligt avsnitt Kopia på företagets registreringsbevis (se avsnitt 3.1) 6 (7)

7 7. Anbudsutvärdering Kraven i specifikationerna ska vara uppfyllda (avsnitt 2 6) för att anbudet ska omfattas av utvärderingen. Vid utvärderingen kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas med hänsyn tagen till följande rangordnade kriterier. 1. Leverantörens och revisorernas kompetens, bedömt utifrån referenser och dokumenterade erfarenheter inom området. KemI förbehåller sig rätten att utnyttja egna referenser om sådana finns. Erfarenhet från revisioner av statliga myndigheters interna miljöarbete (Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter) ses som en fördel. 2. Föreslaget upplägg och genomförande. 3. Offererat pris (för uppdrag med ev förlängning t.o.m. år 2020). 7 (7)