Insieme Consulting AB Manual Hälskontrollsystemet

Transkript

1 Insieme Consulting AB Manual Hälskontrollsystemet

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Beskrivning Inloggning Behörighetsroller Prognos Sök Prognos Snitt per vecka Schemaläggning Schemaregistrering Kallelse Besökslista Hälsodeklaration E-remiss Personsökning Omboka Avboka i Omboka/Avboka-fliken Administration Uppföljning Statistik Att ringa Besöksregistrering/incheckning

3 Beskrivning Systemet för Hälsokontroller är en generell plattform som skall kunna användas av flera olika typer av hälsokontroller. Det består av tre delar Urval, Kallelsesystem och Webbtidbok. Urvalet är den del av systemet som ger information som underlag för prognoser samt väljer ut de personer som skall kallas. Urvalet är unikt per typ av hälsokontroll och är den del av systemet som måste anpassas efter de urvalsregler som gäller per hälsokontroll. Kallelsesystemet är den administrativa delen av systemet där prognoser kan tas fram, scheman registreras, kallelser genereras, information om personers kallelsehistorik samt möjlighet till ombokning av tid. Den tredje delen av systemet är Webbtidboken, denna del är en publik webbapplikation där kallade personer kan logga in och om- eller avboka sin tid. Inloggning Inloggningen till systemet sker med användarens AD-login, alternativt SITHS-kort

4 Behörighetsroller Administratör Har behörig till hela systemet Schemaläggare behörig till prognosvisning med rättighet att justera deltagandegrad, schemaläggning och schemaregisterring, besökslista, personsökning, om/avbokning, e-remissen, statistik och att ringafliken. Provtagare: behörig till prognosvisning, besökslista, personsökning, om/avbokning, e-remissen, statistik och att ringa fliken. Prognos Systemet tillhandahåller prognosdata över förväntat antal kvinnor som har beräknat provtagningsdatum inom det närmsta året eller inom angivet intervall (dock längst tom 1 år framåt) för den aktuella kliniken. Resultatet presenteras i ett diagram

5 Sök Prognos Snitt per vecka I Sök prognos väljer användaren mottagning och intervall för delprognos. Delprognos intervallet delas upp på antal veckor intervallperioden sträcker sig över och ger ett medelvärde per vecka och förväntat antal besökande per vecka. Det förväntade antalet räknas ut utifrån värdet Deltagandegrad som är en procentsats som beskriver hur stor del av varje besökstyp beräknas komma till sin tid. Dessa värden kan användas som utgångspunkt vid skapande av schemamall för perioden

6 Schemaläggning För att generera rätt antal tider för kallelse utgår generatorn från en eller flera schemamallar. I schemamallen anger användaren vilka tider mottagningen kan ta prover, Funktionalitet finns för att: Skapa nya mallar Redigera mallen Kopiera befintlig mall Ta bort befintlig mall För varje rad i schema mallen anger man ett period intervall, d.v.s. hur lång tid varje besökstid ska utgöra, antal tider systemet ska generera kallelser För och antal tider som är öppna för webbombokning

7 Schemaregistrering Schemaregistrering innebär att de tider som genereras och sparas här används som Underlag till bokningsfunktionen. Efter generering av schema väljer man att spara och/eller godkänna tiderna. Sparade tider innebär att tiderna finns sparade i databasen och är synliga när man väljer att visa befintligt schema. Man kan i detta läge välja att generera fler tider för samma period med en annan schemamall. Skulle det finnas tider i den nya mallen som redan finns sparade från den tidigare genereringen hoppas dessa tider över och endast nya tider skapas upp. När schema registreringen är klar väljer man att godkänna tider. Detta görs per vecka genom att klicka i en checkbox som representerar de olika veckorna i den valda perioden. Godkända tider innebär att de finns tillgängliga för webbombokning och bokningsfunktionen. För att förhindra att tider genereras för en specifik dag som finns i Genereringsintervallet, hanterar systemet undantagsdatum. I en särskild kalender kan undantagsdatum markeras och läggas till. Dessa markeras med gult i översiktskalender och tider genereras då ej för dessa datum. På liknande sätt hanteras generella helgdagar som hämtas från systemets uppsättningstabeller. Helgdagar markeras med röda dagar

8 Efter schemat är sparat och/eller godkänt är det möjligt att justera antalet per tid. Knappen med rött kryss tar bort raden helt och är synlig för sparade/godkända tider. Om systemet genererat bokningar eller om en person webbombokat sig in på en godkänd tid, kan tiden inte tas bort. Rutan, Värden för vald period, summerar antal generade tider och gör en jämförelse med prognosen för perioden. Om antal genererade tider understiger prognosvärdet rödmarkeras detta. Kallelse Bokning- och kallelsegenereringen kan starta när det finns personer i urvalet (prognosen) och det finns tider godkända för bokning. Användaren väljer en eller flera veckor i intervallet och kryssar för vilka mottagningar som systemet ska genererar bokningar/kallelser. Om bokningar genererats felaktigt finns knappen Återkalla bokning bokningarna för en mottagning tas då bort. Har kallelsebrevet genererats så är det inte möjligt att återkalla bokningarna

9 Besökslista Besökslistan visar aktuella bokningar för vald mottagning och datumintervall. Besöksregistrering kan göras direkt genom att klicka i ankomstrutan på besökslistan. När besöksregistrering är ifylld visas deltagaregraden under besökslistan. Genom att välja ett längre intervall bakåt i tiden kan deltagandegraden användas som underlagför att redigera deltagandegraden, i prognosen - 8 -

10 Hälsodeklaration E-remiss Generering av e-remisser är en del av besökslistan (kolumnen Remiss). För att generera en e-remiss fyller användaren först i en hälsodeklaration där innehållet styr e-remissens möjliga uppbyggnad. Klicka på den runda symbolen i Remiss kolumnen på besökslistan för att öppna hälsodeklarationen och remissen - 9 -

11 Symbolen i kolumnen remiss visar vilken status remissen har Efter att hälsodeklarationen och e-remissen är ifylld kan användaren, skicka en eller flera e-remisser genom att bocka i Skicka remiss kolumnen, klicka på Skicka remisser knappen och sedan ja på verifieringen

12 Personsökning Personsökningen ger en detaljerad bild över en persons provdatum- och kallelsehistorik. Här kan man även se om en person tillhör kontrollgrupp, dvs. en person som har haft cellförändringar och ska genomgå provtagning oftare, eller om en person är avregistrerad. Manuella omprov kan läggas till.(adm. Behörighet krävs). Under personsökningssidan kommer det att gå och spara personens mobilnummersamt möjlighet att koppla på en funktion som skickar sms-påminnelser till personen strax innan bokningen. Om patienten vill få sms-påminnelser skickade till sig bockar användaren i rutan sms-påminnelse. Personens adress skrivs ut i gränssnittet tillsammans med en knapp för att skriva ut en adressetikett (enbart administratör), Om personen har en särskild adress skrivs den ut under fliken särskild adress, även denna adress går att skriva ut När användaren klickar på knappen Skriv ut adressetikett Om den valda mottagningen har etikettskrivare kopplade kommer dessa upp i en lista under den valda mottagningen. Efter användaren valt en skrivare klickar de på knappen Skriv ut för att skriva ut etiketten på den valda skrivaren

13 Om den valda mottagningen inte har några kopplade etikettskrivare kommer ett felmeddelande upp i användargränssnittet

14 Omboka Systemet har funktionalitet för att avboka, söka upp lediga tider och omboka. Personens aktuella bokning söks fram genom att ange personnummer. Antingen väljer man att avboka eller så söker man en ledig tid i kalendern till vänster. Grön markering i kalender innebär att det finns lediga tider tillgängliga. Knappen omboka har lagts till under planerade besök för att informera användarna att de inte ska avboka besök de tänkt omboka. Användaren måste inte klicka på knappen för att Omboka utan knappen är införd för att tydliggöra skillnad mellan Om- och Avboka så att användaren inte avbokar av misstag. Avboka i Omboka/Avboka-fliken När användaren ska avboka en bokning och klickar på knappen Avboka i Omboka/Avbokafliken får användaren i dialogrutan för Avbokning information att om de ska boka en ny tid för personen så ska de Omboka, inte avboka. De kan i detta läge avbryta avbokningen och istället göra en ombokning. Ombokning sker fortfarande genom att markera en ledig tid i kalendern

15 Administration Administrationsfliken användas för att hantera systemets användare. En användare kan kopplas till flera mottagningar

16 Uppföljning Under fliken uppföljning kan användaren söka efter rapporter och få fram listor med Information, som t.ex. personer kvar i manuella bokningar och personer kvar att boka. Statistik Under statistik fliken kan användaren ta del av statistik kring screeningverksamheten. På bilden nedan visas de olika filtreringsalternativen ex. mottagning. Statistiken visas i en tabell till höger om filtreringsalternativen. Statistiken kan exporteras till en Excelfil genom att användaren klickar på knappen Export till fil. Användaren kan generera diagram genom att välja de olika kolumner som ska ingå och sedan klicka på knappen Skapa

17 Att ringa Att ringa fliken används då användare ringer runt till uteblivare för att boka tid för provtagning. Under fliken urval skapar användaren en arbetslista innehållande uteblivare att ringa till. Användaren väljer mottagning, söker efter antalet uteblivare Under fliken arbetslistan visas de uteblivare användaren lagt till i urvals fliken. Här får användaren en överblick av de uteblivare som ska ringas upp i form av en lista. Under registrerings fliken kan användaren uppdatera personens status och telefonnummer, samt skriva en anteckning. Det finns även möjlighet att boka personen på en tid för provtagning, där användaren skickas till Omboka/Avboka fliken

18 Besöksregistrering/incheckning Det finns möjlighet att implementera besöksregistrering i väntrummet så att personerna snabbt och enkelt kan registreras sin ankomst. Registreringen sker via en pekskärm där personen matar in sitt personnummer i ett enkelt gränssnitt. Informationen skickas sedan till hälsokontrollsystemet