COSMIC REMINDERS ANVÄNDARINTRODUKTION

Transkript

1 Sidan 1 COSMIC REMINDERS ANVÄNDARINTRODUKTION Översikt COSMIC Reminders möjliggör för enheter att automatiskt skicka påminnelser till patienter om kommande bokade besök. Likaså kan påminnelser skickas vid ombokningar och avbokningar. Meddelanden kan skickas via SMS och/eller via e-post beroende på vad enheten valt att skicka och vad patienten valt att få. Cosmicanvändare behöver inte själv komma ihåg att skicka SMS:et eller e-postmeddelandet, utan detta hanteras automatiskt av Cosmic. Däremot kan användare behöva uppdatera patientens kontaktinformation så att patientkortet innehåller rätt mobilnummer och e- postadress dit meddelandena ska skickas. Meddelandetyper Det finns tre olika typer av meddelanden som kan gå ut till patient: påminnelse om avtalad tid, påminnelse om ombokad tid samt meddelande om inställd avtalad tid. Dessa tre varianter kan skickas via SMS och/eller via e-post. Patienten kan inte svara på meddelandet. Systemet väljer automatiskt rätt meddelandetyp: vanlig påminnelse en viss tid före avtalad eller meddelande om ombokning respektive avbokning beroende på vilken åtgärd som användaren utför i Cosmics tidbok. Standardmeddelandena för respektive påminnelsetyp skapas på central nivå. Dessa mallar går sedan att modifiera på enhetsnivå för att passa den aktuella enheten på bästa vis. Innehåll Informationen i ett meddelande byggs upp dels av information som hämtas i COSMIC, dels av fast formulerad text. Av sekretess- och integritetsskäl får inte meddelandet innehålla medicinsk information. Den information som hämtas från COSMIC kan t.ex vara bokningsdatum och klockslag, vårdgivare. Det som står i det slutliga meddelandet som skickas till patienten är alltså specifikt avpassat för just den patient och bokning som avses. Utskick På enhetsnivå bestäms när påminnelser om avtalad tid ska skickas ut, t.ex 2 timmar före avtalad tid. Minst en påminnelse måste skickas men det går att även skicka ut ytterligare ett meddelande. Exempelvis kan första påminnelsen skickas ut 48 timmar före avtalad tid och den andra 2 timmar före avtalad tid. Inga SMS-påminnelser går ut mellan Enheten bestämmer också huruvida enheten ska skicka meddelanden om avbokad tid och/eller vid ombokning. Dessa meddelanden skickas oavsett om det är patienten själv eller enheten som avbokar eller ställer in avtalad tid. Systemet söker efter ny avboknings/ombokningsmeddelanden att skicka varje hel/halv timme. OBS! Där måste enheten tänka igenom hur man gör vid bokningar. Om man ombokar/avbokar flera gånger innan man slutligen bestämmer när patienten ska komma och kallelse skickas. För det går ut ett meddelande vid varje av/ombokning oavsett orsaken till av/ombokning. Landstinget i Uppsala Län

2 Sidan 2 Patientkortet I Patientkortet, under fliken Information, finns en flik som heter Reminders. Här visas all den information som behövs för att bestämma om, och på vilket sätt, patienten vill ha påminnelser. Landstinget i Uppsala Län

3 Sidan 3 Aktivera meddelanden Om patienten önskar få SMS-påminnelser så ska kryssrutan Aktivera SMS avisering markeras. Likaså ska rutan Aktivera E-post avisering markeras om patienten önskar få påminnelser via e- post. Båda kan vara markerade samtidigt. Telefonnummer och adresser De telefonnummer och e-postadresser som finns att välja på i Patientens telefonnummer respektive Primär adress är hämtade från den information som angivits under fliken Allmänt i Patientregistret. Detta kan exempelvis innebära att det telefonnummer som visas är ett hemnummer i det fasta nätet (dit det inte går att skicka SMS). Det är användarens ansvar att se till att det finns ett telefonnummer av rätt typ i fältet om patient önskar få påminnelser via SMS. Det finns ingen formel för hur mobiltelefonnummer skrivs, det kan skrivas med bindestreck, utan bindestreck, med mellanslag eller utan mellanslag. OBS! Om nytt nummer skrivs in direkt i Remindersfliken måste först texten <Skriv nytt nummer> tas bort innan numret läggs in. Motsvarande gäller för e- postadressen, där måste texten < Skriv ny adress> tas bort innan e-postadressen läggs in. Det går även att lägga upp ytterligare ett mobiltelefonnummer och/eller e-postadress om så önskas. Exempel på tillfällen då detta kan behöva göras är om bokningen gäller en minderårig och påminnelse bör gå till både barnet och en vårdnadshavare, eller till båda vårdnadshavarna. OBS! Patientkortet måste uppdateras INNAN bokningen görs då det är i bokningsögonblicket Cosmic Reminder känner av om patienten vill ha en påminnelse. Uppdateras patienkortet efter det att bokningen är gjord kommer ingen påminnelse att skickas ut. Likaså måste det vara rätt telefonnummer/e-post adress inlagt innan bokningen görs. Annars går meddelande ut på det gamla numret. Landstinget i Uppsala Län

4 Sidan 4 Blockerade enheter Det är också möjligt för patienten att bestämma om han/hon inte önskar få påminnelser från vissa enheter. Dessa enheter visas i fältet Blockerade enheter och läggs till genom att klicka på knappen Ändra i remindersfliken (se bild ovan) Påminnelse enbart till patient Om patienten är ansluten till en enhet där informationen om patientens bokade besök kan vara känsligt kan det vara viktigt att påminnelser om besök endast skickas till patienten. I dessa fall ska det vara möjligt att för dessa enheter endast skicka påminnelser till patientens telefonnummer/epostadress. (NOTERA: användare måste vara observanta på att patientens kontaktuppgifter läggs som Patientens telefonnummer/patientens e-postadress och förälders/vårdnadshavares/andras kontaktuppgifter läggs till som Annat telefonnummer/ Annan e-postadress.) Funktionaliteten motsvarar att lägga till Blockerade enheter ; stället för att påminnelser inte skickas alls till de valda enheterna skickas påminnelser endast till det telefonnumret/e-postadressen som finns angivet under Patientens telefonnummer/patientens e-postadress. om enheten finns tillagd under Enheter, påminnelse endast till patient. Tidboken SMS-funktionaliteten visar sig inte på något synligt sätt då ändringar görs i Tidboken. SMSmeddelandet skickas automatiskt enligt konfigureringen, och rätt meddelandetyp väljs beroende på om det var en ombokning eller avbokning som gjordes. Däremot måste användaren, när patienten bokas in på en tid, veta om just denna enhet använder COSMIC Reminders och i så fall även i vilken utsträckning. Likaså måste användaren komma ihåg att erbjuda patienten denna tjänst och se till att Patientkortet uppdateras med nödvändig och aktuell information. Översikter I översiktsfönstret kan systemadministratören få en överblick över skickade SMS och e- postmeddelanden. Där går det att söka fram skickade SMS och e-postmeddelanden filtrerade på enhetsnivå och status. Från detta fönster går det också att exportera information till Excel för vidare bearbetning av statistik och presentationer. Landstinget i Uppsala Län

5 Sidan 5 Landstinget i Uppsala Län