Dokumenthantering i VIS för Infektionskliniken

Transkript

1 Styrande dokument Rutindokument Rutin Sida 1 (5) Dokumenthantering i VIS för Infektionskliniken Syfte Från och med 1 januari 2015 ska nya dokument skapas i VIS. Denna rutins syfte är att skapa en enhetlig dokumenthantering för Infektionsklinikens dokument i VIS så att vi enkelt kan hitta dokument och kunna skapa gemensamma vyer och favoriter. Kliniken kommer att länka från A-Ö lista i puff från Insidan till dokumentsamlingar i VIS för att det enkelt skall gå att hitta våra rutindokument och minnesanteckningar. Omfattning Rutinen gäller för alla dokument som skapas och publiceras i producentplatsen (PPO) Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus och (PPV) Vård. Lagrum och styrande förutsättningar Anvisning för dokumentstyrning i Norrbottens läns landsting, Anvisning för dokumenthantering i VIS. Ansvar Samtliga medarbetare på enheten ansvarar för att denna rutin följs. Verksamhetschef/enhetschef ansvarar för att fastställa alla dokument där godkännande krävs. Lokalt användarstöd, ansvarar för att skapa gemensamma vyer i VIS Samarbeta och Viktoria Kristoffersson, VIS-redaktör, ansvarar för att länka från hemsidan till dokumentsamlingar på Dokument+. Suzanne Wendahl, Verksamhetschef, ansvarar för att fastställda dokument godkänns och publiceras i VIS. Suzanne Wendahl kan utse annan person att godkänna dokument i VIS men är fortfarande ansvarig för dokumenten. Allmänt om VIS VIS är indelat i två huvudsakliga delar, Dokument+ och Samarbeta. Dokument+ är som ett bibliotek där färdiggranskade, godkända och publicerade dokument ligger. Dokument kan sökas ut genom att klicka på olika kategorier och filtreringar. Frekvent använda utsökningar (ex. rutiner) kan favoritmarkeras med stjärna för att lättare hittas nästa gång. Dokumenten långtidsarkiveras automatiskt i Dokument+. Samarbeta är arbetsytan. I Samarbeta skapar vi (och överför dokument från gamla servrar) för att sen godkänna och publicera dem i Dokument+. Utgångspunkten är att alla dokument ska publiceras, om inte speciella skäl finns att låta ett arbetsdokument ligga kvar i Samarbeta, för att sen omvandlas till annan dokumenttyp (typ ett utkast till en rutin som en blir ett styrande dokument som publiceras) eller raderas. I Samarbeta kan man göra utsökningar av dokument genom att använda sig av vyer, dels förinställda gemensamma och egna vyer som man skapat själv. För infektionskliniken är det lokala användarstödet. som ansvarar för att skapa gemensamma vyer som kan användas av alla.

2 Sida 2 (5) Under Samarbeta har var och en olika producentplatser (grupper) baserat på divisionstillhörighet och basenhet (Alla har tre producentplatser när de går in i VIS: Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus, Kompetenscentrum Hud Inf Lung Reu Vårdhygien och FCI, Vård) Man kan ingå i flera producentplatser, exempelvis Projektplatser för pågående projekt eller arbetsgrupper. Det finns fyra typer av producentplatser. VIS fungerar i dagsläget endast i Internet Explorer. Användning av VIS i Chrome eller Firefox medför problem med att öppna och redigera dokument. Producentplatser PPV Producentplats vård. PPO Producentplats organisatorisk utifrån automatisk behörighet PPA Producentplats arbetsgrupp skapas vid behov och beställs på huvudsidan i VIS. Här kan medlemmar ingå oavsett divisionstillhörighet och med olika behörigheter (kunna redigera, endast läsa osv.) som ägaren bestämmer. PPP Producentplats projekt är en plats som skapas vid större projekt och följer projektil-mallen. Dokumenttyper VIS administrativa dokument, (PPO Infektionssjukvård och PPA Kompetenscentrum Hud Inf Lung Reu Vårdhygien FCI ) innehåller fyra övergripande dokumentkategorier: Arbetsdokument, Informerande, Redovisande och Styrande. Under varje kategori finns mer specifika dokumenttyper. Välj den kategori som passar ditt syfte bäst. Endast styrande dokument behöver godkännas av Suzanne Wendahl eller högre nivå innan publicering. När man vill arbeta med ett dokument måste man checka ut det för att kunna göra ändringar, där efter sparar man som vanligt och väljer checka in när man arbetat klart med dokumentet. Man behöver inte checka ut dokumentet för att titta på det eller skriva ut det. Arbetsdokument är vad det låter som, tillfälliga arbetsdokument som antingen publiceras i Dokument+ om innehållet ska bevaras eller gallras bort av användaren. Arbetsdokument byter ofta skepnad under tiden man arbetar med det, exempelvis ett arbetsdokument som först innehåller ett utkast till en skrivelse, som sen blir en rapport att publicera i Dokument+ som ett redovisande eller informerande dokument. Informerande dokument kan till exempel vara utbildningsmaterial och presentationer. Redovisande dokument är en dokumenttyp som visar resultat eller vad som uppnåtts, exempelvis rapporter, minnesanteckningar, uppföljningar, resultat av enkätundersökningar osv. Observera att protokoll ska justeras enligt förvaltningsrättsliga regler medan minnesanteckningar är arbetsmaterial. För divisionsstabens arbetsplatsträffar skrivs minnesanteckningar. Styrande administrativa dokument (Mål, planer, riktlinjer, rutiner, instruktioner, lathundar) är de dokument som säkerställer att klinikens rutiner genomförs på ett verkningsfullt och patientsäkert sätt. Dokumenten talar om var, av vem, när, hur, varför och vad som måste göras för att följa lagar och riktlinjer.

3 Sida 3 (5) VIS Vårddokument, (PPV Vård) är de dokument som säkerställer att klinikens rutiner för patientvården genomförs på ett verkningsfullt och patientsäkert sätt. Dokumenten talar om var, av vem, när, hur, varför och vad som måste göras för att följa lagar och riktlinjer. I Vårdens producentplats är det Viktoria Kristoffersson som VIS redaktör som upprättar styrande dokument, ansvarig för dokumentet skriver innehållet men efter upprättandet skickar redaktören dokumentet på ett granskningsflöde och ett godkännandeflöde (där berörda parter får tycka till om innehållet och godkänna). Efter att ett styrande dokument godkänts publiceras det automatiskt i Dokument+. VIS redaktör Viktoria Kristoffersson kontrollerar att det är sökbart på dokument+. För närvarande finns ingen möjlighet att spara ljud och videofiler i VIS administrativa producentplatser, ex. Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus. Bilder, grafiskt material och fotografier förvaras tills vidare på gemensamma serverutrymmet på nya I: (Documents). I Vårdens producentplats kan mediafiler sparas. Dokumentegenskaper Dokumentegenskaper underlättar sökningen av dokument i VIS. Vissa egenskaper sätts automatiskt (datum, vem som upprättar dokumentet osv) medan andra är manuella. Informationsklass är en egenskap som anger vem som kan läsa dokumentet när det har publicerats i Dokument+. Dokument som ligger i Samarbeta kan bara läsas av dem som har behörighet till producentplatsen där dokumentet finns, om inte ägaren tilldelat andra användare behörighet till just det dokumentet. Som anställd på Norrbottens läns landsting arbetar vi under offentlighetsprincipen och det mesta vi producerar ska vara publikt om inte särskilda skäl föreligger. Intern skyddad endast medlemmar på producentplatsen kan se dokumentet på Dokument+ (ickemedlemmar ser ej dokumenten i producentplatsen) Intern alla alla inom landstinget kan se publicerat dokumentet med denna skyddsklass på Dokument+ Publik dokumentet kan ses och länkas till utanför NLL:s brandväggar Det är viktigt att, särskilt i början, utarbeta en hanteringsordning inom basenheterna och staberna där dokument hanteras på ett korrekt och samtidigt varsamt sätt utifrån offentlighetsprincip och med hänsyn till uppgifter av känslig karaktär. Nyckelord Nyckelorden är en viktig dokumentegenskap som underlättar sökningar och att hitta dokument i vyer. Flera nyckelord kan väljas. Varje nytt nyckelord som används sparas till framtida dokument. Exempelvis för minnesanteckningar användes nyckelorden: minnesanteckningar; protokoll, stabsmöte, APT. Nyckelord för infektionskliniken är Inf mott/35 SY. Viktigt att ange samma nyckelord för dokument som skall grupperas i utsökningar, t.ex. Medicinsk Teknik skall nyckelordet MT anges. (Se mall för nyckelord och egenskaper.)

4 Sida 4 (5) Dopnamn Dokumentet döps så att det framgår vilken typ av dokument det är, helst utan att upprepa dokumenttypen. Viktigt att tänka till när vi döper dokumenten så det klart framgår vad det gäller och för vem. Observera att dokumentets namn inte behöver vara samma sak som rubriken inne i dokumentet. Överskådlig plan för egenskaper finns i tabell på sidan 5. Revidering Dokument som en gång har godkänts och sen reviderats måste godkännas på nytt för att dokumentet ska publiceras på Dokument+. Ansvariga för respektive rutin ser till att dokument hålls aktuella. Styrande dokument ska revideras, granskas på nytt när det gått ett år sedan senaste revideringen. Den som är upprättare och ansvarig får automatiskt arbetsuppgiften i sin epost när det krävs revidering, granskning och godkännande för dokumenten. Det går då att automatiskt verifiera giltigheten om inga ändringar görs. Gallring Dokument som inte har reviderats eller publicerats kommer att gallras ut och raderas efter 3 år. Meddelande om gallring skickas ut 1 månad innan gallringen verkställs. Om dokument har blivit bortgallrade finns de att hämta i papperskorgen på den producentplats där dokumentet är skapat i ytterligare 1 månad, alla som är behöriga till producentplatsen kan hämta tillbaka dokumentet. Därefter hamnar dokumenten i en annan papperskorg i ytterligare 1 månad. Då kan bara person med VIS-administratörbehörighet återskapa dokumentet. Arkivering Alla dokument (oavsett dokumenttyp och producentplats) som publicerats i Dokument+ arkiveras automatiskt. Om dokument revideras och sen publiceras igen arkiveras automatiskt den nya versionen. Alla huvudversioner av ett publicerat dokument sparas alltså i arkivet. Arkivarien och VIS administratören har tillgång till arkivet. Alla dokument som skapas under Samarbeta behöver inte publiceras i Dokument+, men opublicerade dokument arkiveras inte på samma sätt som i Dokument+. Opublicerade dokument gallras bort efter tre år, om inte dokumentägare efter påminnelse aktivt valt att förlänga dokumentets lagringstid. Radera dokument För att radera dokument på en producentplats i Samarbeta, sök upp dokumentet i dokumentvyn, markera bocken till vänster om dokumentets namn och klicka på X i menyn som visas högst upp. Välj Ta bort dokument. Observera att dokumentet måste vara avpublicerat innan.

5 Sida 5 (5) Mall för egenskaper och nyckelord Namn på gemensamma sökresultat till dokumentsamling Minnesanteckningar utvecklingsgrupp, APT Egenskap som ska anges i dokumentet Inf mott/35 SY, APT, APT mott, Utvecklingsgrupp, samverkansgrupp, läkarmöte, MRB Utsökning av favorit på Dokument+ (här visas endast publicerade dokument) PPO- Infektionssjukvård eller Kompetenscentrum Hud Inf Lung Reu Vårdhygien FCI Dokumenttyp: Minnesanteckningar Inf mott/35 SY och respektive nyckelord för utsökningen. Enhetens lokala vårdrutiner Telefonlistor Administrativa rutiner (sätts efter vad dokumentet handlar om): Inf mott/35 SY (alltid) Anges på respektive samling ex: Hep C, HIV, Hep B, Läke, MT, Ebola, Inf mott/35 SY(alltid) Läkare, Sjuksköterskor, Undersköterskor, Inf mott/35 SY(alltid) Exempelvis: klagomål, VIS dok.hantering Inf mott/35 SY och ex. Hep C, HIV, Hep B, Läke, MT, Ebola, Dokumenttyp: Vårdrutin, patientinformation PPV- Vård Inf mott/35 SY PPO- Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus Dokumenttyp: Informerande Inf mott/35 SY(alltid) PPP Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus Exempelvis: klagomål, VIS dok.hantering