Åstorps kommuns revisorer

Transkript

1 Åstorps kommuns revisorer Uppföljning av tidigare granskningar Granskningsrapport Nr Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Mats Lindskog Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg Jan Hennicks

2 Innehåll 1. Bakgrund, syfte, revisionskriterier och metod 3 2. Granskning Arkivhantering 4 3. Granskning Posthantering 8 4. Granskning Användning av kommunala medel 5. Granskning - Resurser för projektledning och bevakning av projekt, Kvidinge station och Kamelryggen Bilaga 1: Källförteckning KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 2

3 3 1. Bakgrund, syfte, revisionskriterier och metod Bakgrund KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att genomföra uppföljning av de granskningar som revisorerna genomförde år Syftet är att se vilka åtgärder som nämnder och styrelse har vidtagit med hänsyn till granskningsresultatet för respektive granskning. Syfte Syftet med granskningen är att följa upp vilka åtgärder som vidtagits utifrån identifierade förbättringsområden/rekommendationer avseende följande granskningar: Arkivhanteringen inom kommunstyrelsen, bildningsnämnden och socialnämnden. Posthanteringen inom kommunstyrelsen, bildningsnämnden och socialnämnden. Användning av kommunala medel inom kommunstyrelsen och ekonomi- samt upphandlingsenheten. Resurser för projektledning och bevakning av projekt inom kommunens organisation. Revisionskriterier Uppföljningen utgår från de bedömningar och rekommendationer som lämnades i respektive granskningsrapport samt utifrån de missiv som ansvarig nämnd lämnade som svar till revisionen efter att granskningen kommunicerats. Metod De fyra för uppföljningen aktuella granskningsrapporterna med tillhörande missiv samt nämndernas svar på respektive granskning har granskats. Utifrån detta underlag har ett antal frågor upprättats. Ansvariga tjänstemän har därefter utifrån svaren ovan ombetts att besvara frågor rörande vilka åtgärder som vidtagits. 3

4 4 2. Arkivhantering Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Det kommunövergripande arkivreglementet bör ses över, till exempel bör kommunala bolag upptas i reglementet. Förvaltningsledningarna inom bildningsnämnden och socialnämnden bör prioritera samt sätta in åtgärder som frigör resurser till arkivhantering. Åtgärder/kommentarer från nämnden En principdiskussion har förts med bolaget vid en ägardialog och ett ärende avseende ägardirektivens utformning och innehåll är på gång där frågan om vilka styrdokument bolaget ska följa finns med. Socialförvaltningen - Extraresurs på 15% har satts in för att arbeta med Socialnämndens arkiv under 2016 och detta kommer fortsätta under våren Bildningsförvaltningen frigjorde resurser om 25% för en projektanställning under fyra månader. Detta möjliggjorde bl.a. att de delar av arkivet som sedan länge förvarades på en av kommunens skolor, kunde flyttas till bildningsnämndens arkivutrymmen på kommunhuset. Förslag till ny dokumenthanteringsplan upprättad av nämnds- och informationssekreteraren bör snarast antas. Bildningsnämnden antog förslag till dokumenthanteringsplan , 62. Dokumenthanteringsplaner bör årligen ses över. Kommunstyrelsen Större översyn på gång. Socialnämnden Görs redan idag. Bildningsnämnden Görs redan idag. Bildningsnämnden bör upprätta en arkivbeskrivning och arkivförteckning. Nämnd- och informationssekreteraren har upprättat både en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. 4

5 5 2. Arkivhantering Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Arkivutrymmen bör endast utnyttjas till förvaring av allmänna handlingar. Ordningen i socialförvaltningens närarkiv bör ses över. Socialnämndens arkivbeskrivning bör uppdateras årligen. Av socialnämndens dokumenthanteringsplan bör fastställandedatum samt beslutsinsats framgå. Kommunstyrelsen ska utöva tillsyn över andra myndigheters arkivhantering. Detta bör utgå från en checklista samt resultera i en tillsynsrapport för varje nämnd och styrelse. Åtgärder/kommentarer från nämnden Bildningsnämndens arkivutrymmen på kommunhuset har rensats och åtgärdats så att endast allmänna handlingar förvaras i arkivutrymmet, ett fåtal saker av kontorsmaterialkaraktär förvaras i ett för ändamålet slutet skåp, tydligt avskilt från allmänna handlingar. Kommer att åtgärdas under våren Kommer att införas i samband med nästa uppdatering av dokumenthanteringsplanen vilken planeras ske under våren Kommer ändras i samband med nästa uppdatering av dokumenthanteringsplanen vilken planeras ske under våren Tillsyn har genomförts av kommunsekreteraren och chefen för administrativa enheten. Arbetet har rapporterats till kommunstyrelsen. En arkivbeskrivelse bör upprättas för centralarkivet. Ingår i den pågående översynen avseende kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan bör årligen ses över. Ansvarsförhållandena bör formaliseras vad avser arkivhantering inom kommunstyrelseförvaltningen. Kontorsvaktmästaren bör formellt utses till arkivansvarig tillsammans med kommunsekreteraren, alternativt utses till arkivredogörare. Översyn pågår. Den som utför ett arbete och den som är ansvarig för arbetet behöver inte vara samma person och därför har styrelsen inte gjort något förtydligande kring detta. 5

6 6 2. Arkivhantering Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Av samtliga arkivbeskrivningar ska det framgå vilka som är ansvariga och arkivredogörare. Kommunstyrelseförvaltningens ledning bör tillse att resurser frigörs för sortering och sekretessmarkering av äldre handlingar. Åtgärder/kommentarer från nämnden Kommunstyrelsen översyn pågår. Bildningsnämnden framgår av arkivbeskrivningen. Socialnämnden framgår av arkivbeskrivningen. Detta har ännu inte gjorts, alternativ för hur det kan hanteras diskuteras. 6

7 7 2. Arkivhantering Sammanfattning av nämndernas svar på revisionens granskning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bedömer att 8 av de 15 förbättringsområden som framkom genom granskningen berör dem. Kommunstyrelsen planerar att implementera ett antal förändringar för att förbättra arkivhanteringen. Bland annat ska en översyn av arkivreglementet genomföras. En checklista ska utarbetas för tillsynen av nämndernas och styrelsernas arkiv. Angående sekretessen ser kommunstyrelsen ett behov av att tydligare märka de sekretessbelagda handlingarna. Kommunstyrelsen ska även tydliggöra vilka funktioner som ska utföra vilket arbete. Socialnämnden Socialnämnden har tagit del av rapporten och gett svar på det föreslagna förbättringsområdena. Nämnden arbetar med att komma ikapp med arkivarbete som sedan tidigare har släpat efter, något de bedömer som viktigt för en framtida god arkivhantering. Nämnden påpekar att de har en god ordning i närarkivet där de väljer att inte sekretessmarkera handlingar i närarkivet för att spara tid. För hanteringen av sekretessbelagda handlingar sker en övergång till fasta arkivskåp på arbetsrummen för att minska behovet av besök till närarkivet. Arkivbeskrivning kan ses över varje år och revideras när behov uppstår. Bildningsnämnden Bildningsnämnden har gett i uppdrag till förvaltningen att genomföra ett projekt för att säkerställa en korrekt arkivhantering. Projektet innehåller bland annat överföring och gallring av de handlingar som förvaras på Björnekullaskolan. Därutöver ska en arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättas. Även förvaltningens närarkiv ska ses över för att särskilja handlingar i förvaringsutrymmet. Vår bedömning Efter genomförd uppföljning bedömer vi att kommunstyrelsen, socialnämnden och bildningsnämnden har påbörjat arbetet med de förbättringsområden/rekommendationer som lyftes vid granskningen av arkivhanteringen. Bedömningen är att flera översyner har genomförts eller pågår. Det kvarstår dock punkter som inte blivit åtgärdade, exempelvis rekommendationen att kommunala bolag bör upptas i de kommunövergripande arkivreglementet samt att det bör frigöras resurser för sortering och sekretessmarkering av äldre handlingar. 7

8 8 3. Posthantering Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Hänvisning till samt en kort beskrivning av gällande lagstiftning med sikte på hantering av allmänna handlingar, kan med fördel tillföras de interna styrdokumenten. Kontrollfrekvensen bedöms vara låg avseende den interna kontrollen av posthanteringen. Kontrollfrekvensen bör utökas. Åtgärder/kommentarer från nämnden En översyn av dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen pågår. I det nya förslaget som arbetas fram finns även hänvisning till gällande lagtext, tryckfrihetsförordningen (1949:105) och arkivlagen (1990:782). Socialnämnden kommer att öka kontrollfrekvensen, både avseende antal brev som kontrolleras, liksom att även epost kommer att inkluderas. Dessutom kommer två kontroller att göras per år, istället för en. Fler tjänstemän bör vara insatta i rutinerna för diariehanteringen inom bildningsnämnden. Av diariet ska det framgå tillämpligt lagrum samt vem som beslutat om sekretessbeläggningen i sekretessbelagda ärenden inom socialnämnden. Samsynen gällande hanteringen av inkommande och utgående handlingar inom kommunen bör ses över. Rutinerna behöver förtydligas samt förstärkas. Kommunstyrelsen bör anordna utbildningstillfällen i syfte att skapa en samsyn och en enhetlighet vad gäller hantering av allmänna handlingar. Rutin för posthantering har tagits fram. Samtliga skoladministratörer (8 st) har blivit utbildade i ärendehanteringssystemet W3D3 och har behörighet att registrera handlingar. Har införts sedan sommaren Den 5 september 2016 anordnades en utbildning för samtliga förvaltningar i offentlighet, sekretess, serviceskyldighet, personuppgiftslagen (PuL) och arkivläggning. Utbildningen leddes av en representant från varje förvaltning för att ge en gemensam och tydlig bild. Se ovan avseende genomförd utbildning i offentlighet och sekretess. 8

9 9 3. Posthantering Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Inkommande handlingar innehållande synpunkter och klagomål ska diarieföras i enlighet med kommunens interna styrdokument. Av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan bör förvaringsmetoder framgå i de fall där det står förvaras på tjänsterum. Samtliga dokument som skapas inom kommunen bör ha ett datum för dokumentens upprättande. Åtgärder/kommentarer från nämnden Samtliga skoladministratörer (8 st) har fått behörighet till ärendehanteringssystemet W3D3 och kan registrera inkommande handlingar för att säkerställa att synpunkter och klagomål diarieförs. En översyn av dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen pågår. Samtliga dokumentmallar är försedda med datum. 9

10 10 3. Posthantering Sammanfattning av nämndernas svar på revisionens granskning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bedömer att 7 av de 9 förbättringsområdena som framkom genom granskningen berör dem. Det pågår en revidering av styrdokumenten gällande posthanteringen. En översyn av dokumenthanteringsplanen ska genomföras, där ett nytt förslag arbetas fram som innehåller en avsnitt om gällande rätt. Revideringen syftar även till att öka samsynen och minska slumpmässig hantering av inkommande handlingar. Likaså ska revideringen säkerställa hanteringen av inkomna klagomål. Därutöver kommer även förvaringsmetoden att ses över och förtydligas. Socialnämnden Socialnämnden har i sitt svar angivit att det införts en rutin där hänvisning till lagrum noteras i det webbaserade diarieföringssystemet. Som svar på revisionens granskning uppger socialnämnden att de följer den mall för intern kontroll som är beslutad av kommunstyrelsen. De uppger att om omfattningen ska ändras ska först en riskbedömning genomföras och därefter ett politiskt ställningstagande till området och om det ska vara med i den interna kontrollplanen och i vilken omfattning. Vår bedömning Efter genomförd uppföljning är vår bedömning att kommunstyrelsen, socialnämnden och bildningsnämnden har påbörjat arbetet med de förbättringsområden/rekommendationer som framgick i granskningen avseende posthantering. Socialnämnden påvisar i uppföljningen att de kommer öka kontrollfrekvensen, både avseende antal brev som kontrolleras men även epost. Två kontroller kommer att genomföras per år istället för en. Rekommendationen kvarstår att även kommunstyrelsen och bildningsnämnden bör öka kontrollfrekvensen avseende antal brev (inkl. epost) som kontrolleras. Bildningsnämnden Bildningsnämndens svar på de synpunkter som framkom i granskningen består av att förvaltningen har fått i uppdrag att säkerställa att registratorn, som idag är nämnd-/informationssekreteraren, blir uppbackad av minst två tjänstemän som agerar ersättare. Vidare får förvaltningen i uppdrag att ta fram en anvisning som beskriver hur en handling diarieförs i deras ärendehanteringssystem. 10

11 11 4. Användning av kommunala medel Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Granskningen identifierade att det finns brister i hur kommunala medel i Åstorp kommun hanteras i den interna kontrollen. Det saknas ett regelverk i attestreglementet som reglerar hur en beslutsattestant och ansvarig nämnd/styrelse ska agera om det saknas budgetmedel för de fakturor som ska attesteras. Sammanfattning av nämndens svar på revisionens granskning Åstorp kommun har ett fokusområde benämnt Ekonomi och förhållningssätt. Här framgår att en helhetssyn ska tillämpas som ett förhållningssätt till ekonomin. Då nämnderna arbetar med ramar kan respektive nämnd göra omfördelningar inom sina egen budgetram, såväl gällande driftskostnader som investeringskostnader. Förhållningssättet är en förutsättning för hur man agerar i nästa led om budgetmedel saknas I samband med månadsuppföljningarna med start från uppföljningen för mars samt delårsbokslutet redovisas en detaljerad uppföljning för investeringsprojekten på tekniska enheten. Syftet med detta är att tydliggöra utfall, helårsprognos samt avvikelse jämfört med budget för samtliga investeringsprojekt på tekniska enheten. Vidare är syftet med uppföljningarna att öka förståelsen för den ekonomiska situationen. Det finns en funktion i ekonomisystemet som ger möjlighet att lägga upp beloppsgränser för enskilda transaktioner, dock ej en total beloppsgräns för ett ansvar (beslutsattest). Vad som är en godtagbar beloppsgräns för attestering vid en enskild transaktion kan skilja sig åt från enhet till enhet. Vidare skiljer sig den godtagbara beloppsgränsen beroende på om det är kostnader som är hänförbara till driftsredovisningen respektive investeringsredovisningen. För att fakturahanteringsprocessen där attesteringen är inkluderad ska löpa på effektivt samt minimera risken för att fakturor inte blir betalda i rätt tid, behöver hanteringen och administreringen av godtagbara beloppsgränser göras strukturerat och kontinuerligt. Dels behöver godtagbara beloppsgränser per transaktion identifieras för samtliga beslutsattestanter för respektive budgetår samt behöver eventuella justeringar och uppdateringar av ansvar och beloppsgränser göras kontinuerligt i systemet. Huruvida detta förfarande leder till att gällande attestreglemente efterlevs i större utsträckning är nuläget oklart. I gällande attestreglemente framgår att attesträtten följer budgetansvaret. Beslutsattestanten är ytterst ansvarig för att godkänna och verkställa en ekonomisk transaktion. Detta innefattar bl.a. kontroll av beslut samt att det finns budgetanslag för finansiering. 11

12 12 4. Användning av kommunala medel Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen har påbörjat arbetet med de brister som påvisats avseende hur kommunala medel hanteras i den interna kontrollen. I samband med månadsuppföljningarna samt vid delårsbokslutet redovisas sedan mars 2016 en detaljerad uppföljning av pågående investeringsprojekt på tekniska enheten. I granskningen gjordes bedömningen att det saknas ett regelverk i attestreglementet som reglerar hur en beslutsattestant och ansvarig nämnd/styrelse ska agera om det saknas budgetmedel för de fakturor som ska attesteras. Av uppföljningen framgår att kommunstyrelsen inte vidtagit några åtgärder i enlighet med rekommendationen. Förklaringen är att en godtagbar beloppsgräns för attestering vid en enskild transaktion kan skilja sig åt från enhet till enhet och att den godtagbara beloppsgränsen beror på om det är kostnader hänförda till driftsredovisningen respektive investeringsredovisningen. Kommunstyrelsen rekommenderas att fortsätta arbeta för säkerställa att attestreglementet efterlevs. 12

13 13 5. Resurser för projektledning och bevakning av projekt Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2015 Kommunstyrelsen har brustit i uppsikt genom att inte kräva löpande och dokumenterad information under projektets genomförande samt underlåtit att föra fullständiga protokoll vid sina sammanträden. Kommunstyrelsen har brustit genom att inte agera och signalera till fullmäktige när överskridanden befarats. Åtgärder/kommentarer från nämnden När det gäller granskningen avseende resurser för projektledning och bevakning av projekt Kvidinge station och Kamelryggen 2015 har kommunchefen gett ett uppdrag att se över hur kommunstyrelsen arbetar med projekt i syfte att hitta en modell som ska säkra att kommunstyrelsen kan ha uppsikt över ärendena och fånga upp signalerna i tid. Vår bedömning Vi noterar att arbete påbörjats genom att kommunchefen gett i uppdrag att ta fram en modell för att säkra kommunstyrelsens uppsikt över pågående investeringsprojekt. Dock kvarstår vår bedömning att arbetet måste stärkas för att säkra att kommunstyrelsen kan utöva uppsikt över projekten och fånga upp signalerna i tid avseende projektledning och bevakning av projekt. Malmö Emma Garpenholt Verksamhetsrevisor, KPMG 13

14 14 Bilaga 1 Tjänstemännens svar: Arkivhantering - Gustaf Classon (nämndsekreterare, Samhällsbyggnadsförvaltningen) Mathias Johansson (nämndsekreterare, Samhällsbyggnadsförvaltningen) Daniel Sjölin (nämndsekreterare, Socialförvaltningen) Posthantering - Gustaf Classon (nämndsekreterare, Samhällsbyggnadsförvaltningen) Mathias Johansson (nämndsekreterare, Samhällsbyggnadsförvaltningen) Daniel Sjölin (nämndsekreterare, Socialförvaltningen) Användning av kommunala medel Magdalena Stajcic (ekonomichef, Kommunstyrelseförvaltningen) Resurser för projektledning och bevakning av projekt (Lena Mårtensson Stenudd, kommunchef) 14