Arvika kommun. Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens ärendehantering. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: 31

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Arvika kommun. Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens ärendehantering. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: 31"

Transkript

1 Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens Revisionsrapport KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Grundläggande regelverk för efterlevnad av offentlighetsprincipen Kommunala styrdokument Reglemente och delegationsordning Riktlinjer Serviceförklaringar Posthantering e-post Sms Kommunstyrelsen och utskotten Myndighetsnämnden Registrering och diarieföring Kommunstyrelsen och utskotten Myndighetsnämnden Beredning av ärenden Externa regleringar Interna regleringar Kommunstyrelsen och utskotten Myndighetsnämnden Sammanträden och protokoll Kommunal arkivvård Kommunens arkivreglemente Arkivmyndighetens ansvar Myndigheternas ansvar KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

3 8.5.4 Arkivbeskrivning och arkivförteckning Gallring Arkivvården i Organisation och ansvar Översyn av arkivfunktionen Kommunens arkivreglemente Arkivansvarig och arkivredogörares uppgifter Avslutning av ärenden/arkivering Kommunstyrelsen och utskotten Myndighetsnämnden Utvecklings- och förändringsarbete Processtudie Våra kommentarer Posthantering Registrering och diarieföring Beredning av ärenden Sammanträden och protokoll Arkivvård KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens och de tillhörande utskotten samt myndighetsnämndens. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens är ändamålsenlig i förhållande till befintliga regelsystem och rutiner. Målsättningen är således att se närmare på om det finns fungerande system och rutiner för en i kommunen. Granskningen har omfattat kommunstyrelsens och de tillhörande utskotten (allmänna utskottet, utskottet för samhällsbyggnad miljö och service, utskottet för lärande- och stöd samt utskottet för vård- och omsorg) samt myndighetsnämnden. Sammanfattningsvis är vår bedömning att kommunstyrelsens och myndighetsnämndens är förhållandevis god. Dock anser vi att hanteringen i flera avseenden bör utvecklas och kvalitetssäkras. Vår bedömning är att rutinbeskrivningar bör utarbetas för bland annat registrering/diarieföring. Granskningsresultatet visar bland annat att rutinerna för postöppningen inte är till fullo samordnade inom kommunstyrelsens förvaltning och att hanteringen av personadresserad post sker på olika sätt. Vidare har vi noterat att fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post generellt inte nyttjas inom kommunstyrelsens förvaltning. I flera fall förekommer det också att e-postlådor inte öppnas och ses över, främst under semestertider. Vidare visar granskningen att kommunstyrelsen inte uppfyller den tillsynsskyldighet som åvilar arkivmyndigheten enligt arkivlagen. Varken tillsyn eller inspektion utförs av kommunstyrelsen i förhållande till myndighetsnämnden. Beträffande myndighetsnämnden har vi uppmärksammat brister i diarieföring och arkivvård. I huvudsak är våra bedömningar förenliga med de förslag som presenteras i den genomförda processtudien om ett ärendes gång samt översynen av arkivet. Avseende protokoll lyfter vi fram ett antal synpunkter som bör ses som eventuella utvecklingsområden för en enhetlig och tydligare struktur. 1

5 2. Bakgrund Kommunala beslut fattas på olika nivåer såsom av fullmäktige och av nämnder. För den demokratiska processen är det betydelsefullt att det finns fungerande system och rutiner för en i kommunen. I detta sammanhang spelar även rutiner för uppföljning av de beslut som de förtroendevalda fattar stor roll. Bestämmelser kring finns i förvaltningslagen samt i kommunallagen. I förvaltningslagen finns bland annat regler om allmän serviceskyldighet och att ärendehandläggning ska vara snabb, enkel och billig. Därtill finns regler i speciallagstiftning såsom skollag och socialtjänstlag. Regler för hantering av allmänna handlingar finns t.ex. i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. Förändrade arbetsformer och ny teknik, exempelvis elektronisk post, har radikalt förändrat förutsättningarna för hantering av allmänna handlingar. Några av dessa nya utmaningar och svårigheter är bland annat att tydliggöra vad som är en allmän handling i IT-miljön. Långt fler befattningshavare blir i IT-miljön sina egna registratorer, vilket ställer stora krav på kunskaper om den offentligrättsliga lagstiftningen. En riktig och säker hantering av allmänna handlingar är vidare en garanti för ett viktigt informationsutbyte och insyn i den offentliga verksamheten. Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för envar att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen. (Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning t.ex. helägda bolag). Det grundläggande regelverket för hantering av myndigheternas handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen. Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering. Vidare kan det finnas andra styrande dokument och politiska målsättningar för kommunens dokument- och. Revisorerna i har mot bakgrund av ovanstående gett KPMG i uppdrag att granska kommunstyrelsens och de tillhörande utskotten samt myndighetsnämndens. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år

6 3. Syfte Granskningen syftar till att bedöma om kommunens är ändamålsenlig i förhållande till befintliga regelsystem och rutiner. Målsättningen med granskningen är således att se närmare på om det finns fungerande system och rutiner för en i kommunen. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsens och de tillhörande utskotten (allmänna utskottet, utskottet för samhällsbyggnad miljö och service, utskottet för lärande- och stöd samt utskottet för vård- och omsorg) samt myndighetsnämndens. 5. Revisionskriterier Vi har i granskningen bedömt om en uppfyller: Lagstiftning (kommunallagen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen) Tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Metod Granskningen har genomföras genom: Dokumentstudie av styrande dokument och riktlinjer Dokumentstudie av interna utredningar Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprovsgranskningar Granskningen har föregåtts av dokumentstudier och insamling av relevanta dokument. Intervjuer har därefter främst genomförts med berörda tjänstemän som är involverade i sprocessen. Vidare har stickprovsgranskning skett av delar av en. Granskningen har genomförts av konsult Eva-Lena Kamperin, under ledning av Mats Sandström, certifierad kommunal revisor. Rapporten har sakgranskats av biträdande kommundirektören och kommunsekreteraren. 3

7 7. Grundläggande regelverk för efterlevnad av offentlighetsprincipen I en demokrati är det av stor betydelse att myndigheternas verksamheter i så stor utsträckning som möjligt sker i öppna former och under insyn av allmänhet och massmedia. Öppenheten syftar bland annat till att främja fri åsiktsbildning och att hindra maktmissbruk. I tryckfrihetsförordningens 2 kap. anges vad som menas med begreppet allmän handling. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten eller har inkommit till myndigheten eller har upprättats där. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning, till exempel helägda kommunala bolag. En handling är för övrigt en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt, bara om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Enkelt uttryck är det ett föremål som innehåller information av något slag. Det grundläggande regelverket för hantering av kommunens allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen. För att kunna leva upp till lagstiftningens krav krävs väl fungerande rutiner för att ta emot handlingar som kommer in till myndigheten samt för att ge god service till allmänheten. Handlingar kan komma in på en mängd olika sätt och det är viktigt att rutinerna inte bara omfattar den traditionella posthanteringen utan även handlingar som kommer in med fax, till myndighetens elektroniska brevlåda eller direkt till en handläggares e-postbrevlåda. Bestämmelser om vad som ska hållas hemligt i kommunens verksamhet regleras i sekretesslagen (SekrL). Enkelt uttryck anger SekrL vilka undantag som gäller från offentlighetsprincipen. Lagen innehåller också bestämmelser om diarieförig, hemligstämpling m.m. Vad gäller allmän handling fastslår sekretesslagen att registrering ska ske utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt som diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, så kallad systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Vad gäller en diarieförd handling ske det enligt sekretesslagen finnas notering om datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer, avsändare eller till vem den har skickats och i korthet vad handlingen rör. 4

8 7.1 Kommunala styrdokument Reglemente och delegationsordning Utöver gällande lagstiftning för området utgör de grundläggande styrdokumenten för kommunstyrelsen och myndighetsnämndens utav reglemente och delegationsordning. Utskottens regleras genom kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning Riktlinjer Som en del av sitt verksamhetsansvar ska kommunstyrelsen se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt och de föreskrifter som kan finnas i lag eller i förordning. I kommunstyrelsens styrfunktion ingår det bland annat att arbeta med mål, riktlinjer och ramar för verksamheten. Som ett led i detta har kommunstyrelsens fastställt Riktlinjer för dokumenthantering. Riktlinjerna utgör ett kommunövergripande styrdokument och reviderades senast av kommunstyrelsen den 2 april Serviceförklaringar I finns också gemensamma serviceförklaringarna. Enligt vår bedömning utgår dessa från förvaltningslagens regleringar vad gäller myndigheternas serviceskyldighet och tillgänglighet för allmänheten (4-5 ). Förvaltningslagens regleringar på området beskriver vad som kan betecknas som god förvaltningsstandard. Kommunen har valt att precisera de lagstadgade regleringarna ytterligare i syfte att skapa tydlighet avseende vilken service som medborgarna kan förvänta sig av kommunen. Enligt 4 förvaltningslagen ska frågor från enskilda besvaras så snart som möjligt, men den som vänder sig till en myndighet med en fråga av invecklat slag kan inte vänta sig ett svar omgående. Myndigheten bör å andra sidan organisera sin verksamhet så att svaret inte dröjer. Intressant i granskningen är främst kommunens reglering att e-post ska besvaras eller bekräftas inom två dagar och att brev och fax ska besvaras inom två veckor. Om ett brev från en enskild är sådant att det kräver ett svar enligt servicereglerna får det inte dröja längre än nödvändigt. Serviceförklaringarna i Arvika utgör en del av kommunens verksamhetsplan som bildar underlag för styrning av verksamheterna. 5

9 Posthantering Den post som kommer till kommunen behandlas på olika sätt beroende på innehåll. Postöppning ska ske så snart som möjligt och de som har hand om posten ställs bland annat inför att skilja sekretessbelagda handlingar från offentliga. I finns styrdokument för posthantering. I de riktlinjer för dokumenthantering som antagits av kommunstyrelsen redogörs det bland annat för den praktiska posthanteringen i kommunen och registrering av post. Riktlinjerna för dokumenthantering reglerar att det på varje myndighet ska finnas en central postfunktion där myndighetens post hanteras. Av riktlinjerna framgår dessutom att respektive myndighet ska bestämma rutiner för sin posthantering som också ska uppfylla följande fyra kriterier: Handlingar som kommer in eller upprättats ska registreras utan dröjsmål Kopior på viktig post ska lämnas till berörda utan dröjsmål All viktig post ska datumstämplas Ingen post får bli liggande oöppnad. För privat adresserad post ska man träffa en överenskommelse vem som ska öppna posten om någon är borta e-post I de allra flesta fall är e-post som inkommer till myndigheten att betrakta som allmänna handlingar. En elektronisk handling avses som inkommen när den har nått den funktion för automatiserad behandling som myndigheten har aviserat som mottagningsställe. En e-postbrevlåda utgör en sådan mottagningsfunktion för elektronisk post. När meddelandet har tagits emot av e-postsystemet anses det därmed inkommet, oavsett när mottagaren öppnar och läser meddelandet. I finns en myndighetsbrevlåda för hela kommunen och ett antal förvaltnings- och områdes-/befattningsspecifika e-postbrevlådor. För e-post gäller samma offentlighets-, sekretess-, och arkivregler som för vanlig post. Beträffande e-post så ska hantering enligt riktlinjerna ske som för övriga handlingar och en bedömning måste göras om registrering ska ske. För varje personlig e-postbrevlåda ansvarar respektive anställd. Av riktlinjerna för dokumenthantering framgår det hur kommunanställda ska agera vid mottagande av inkommande och upprättad handling. Riktlinjerna anger bland annat hur de kommunanställda ska nyttja sina IT-hjälpmedel så att e-post och vanlig post tas om 6

10 hand och handläggs vid oplanerad och planerad frånvaro. Alla som är anslutna till kommunens e-postsystem ska varje dag kontrollera och läsa nyinkomna meddelande och snarast bedöma om registrering ska ske vilket gäller kommunens samtliga brevlådor. Vid eventuell frånvaro ansvarar den frånvarande för att någon annan har möjlighet att bevaka inkommande meddelanden till den eller de brevlådor som den frånvarande ansvarar för. Av riktlinjerna framgår vidare att den som tar emot eller skickar e-post ansvarar för att all e-post som är allmän handling bevakas och skickas vidare till den e-postadress som myndigheten har kopplad till ssystemet. På kommunens hemsida informeras det om att e-post och vanlig post i vissa fall blir offentlig och diarieförs, vilket även gäller om posten går till enskild tjänsteman Sms Riktlinjerna reglerar även att om viktig information inkommer via sms (textmeddelande via mobiltelefon) så ska en tjänsteanteckning skrivas och delges registrator för registrering Kommunstyrelsen och utskotten Kommunstyrelsens inkommande post tas om hand av registrator på kanslienheten. Till kanslifunktionen kommer post som är adresserad till och kommunstyrelsen. Övrig post som är adresserad till något av kommunstyrelsens utskott eller specifik avdelning hanteras av utsedd ansvarig i verksamheten, vanligtvis är det sekreteraren i respektive utskott som handhar dess posthantering. Kommunstyrelsen har dokumenterade rutiner för postöppningen. Dokumentet innehåller kortfattat arbetsmomenten för posthantering efter postöppningen och beskriver hur vissa typer av inkommande post ska hanteras. För utskottens finns inga specifika dokumentationer för posthantering. Enligt uppgift förhåller man sig till kommunens övergripande riktlinjer. I huvudsak öppnas även personadresserad post, både i den centrala postöppningen på kansliavdelningen och inom övriga verksamhetsgrenar inom förvaltningen. Det förekommer dock att direktställd post inte öppnas inom vissa verksamhetsgrenar inom förvaltningen utan sker av den tjänsteman som står som mottagare. Intervjuade uppger att man generellt är av uppfattningen att ingen post är privat som kommer till kommunen och därmed öppnas således all inkommande post. Något fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post nyttjas därmed inte inom förvaltningen. Både extern- och intern post anländer på morgonen. All inkommande post öppnas dagligen av registratorerna (med undantag av den personadresserade posten som inte öppnas centralt inom vissa verksamhetsgrenar). Posten sorteras och vidarebefordras till det utskott, den nämnd, förvaltning eller person den berör. 7

11 Vad gäller kommunstyrelsens centrala posthantering så gör kansliets registrator den första grovsorteringen av inkommande handlingar. Därefter träffas registrator och administrativ chef för genomgång av inkommande post till kommunstyrelsen. Dialog förs enligt uppgift främst kring de handlingar som återstår efter registrators hantering och grovsortering. I övrigt sker avstämning mellan registratorerna inom förvaltningen vid frågor. Samtliga ärenden som registrerats i W3D3 förs upp på en gemensam postlista vilken handhas av kansliets registrator. Postlistan finns tillgänglig via kommunens hemsida för allmänhet och press under eftermiddagen varje dag. Enligt uppgift förekommer det dock att publicering av postlistan sker dagen efter registrering. Kansliets registrator tar även hand om inkommande e-post till kommunstyrelsen elektroniska brevlådor, och Enligt uppgift finns ersättare för hantering av de elektroniska brevlådorna. Granskningen visar att det är ett flertal personer inom kommunstyrelsens förvaltning som har tillgång till kommunstyrelsens samtliga e-postbrevlådor. Enligt uppgift föreskriver rutinen att samtliga öppnas minst en gång varje dag. Inom kommunstyrelsens förvaltning finns ytterligare e-postbrevlådor som direkt avser utskotten. För och är respektive utskottssekreterare ansvarig. För ansvarar en centralt placerad assistent i verksamhet för samhällsbyggnad, miljö- och service. Till kommunstyrelsens allmänna utskott finns ingen e-postbrevlåda. Vidare visar granskningen att e-postadresser även finns på kommunens hemsida till ordförande och sekreterare för kommunstyrelsen och samtliga fyra utskott. Vad gäller ordförande så finns även bostadsdress angiven. Enligt uppgift svarar respektive sekreterare och ordförande för den post som kommer till respektive e-postbrevlåda. Utifrån vad intervjuresultaten visar så behandlas e-post på samma sätt som övrig inkommande post till kommunstyrelsen. E-post som grundar ett ärende diarieförs och registreras på postlista efter utskrift. Efter vidtagen åtgärd skrivs e-posten ut och bevaras i en månad, övrig e-post vidarebefordras direkt till den tjänsteman den berör. Ansvariga vidarebefordrar också den e-post som ska till annan nämnd, förvaltning, eller bolag. Varje tjänsteman ansvarar för att den e-post som kommer in till den egna e-postbrevlådan och som utgör en allmän handling lämnas till diariet för registrering. Enligt uppgift från de intervjuade förekommer det att e-post lämnas in från tjänstemännen för registrering. Vissa meddelanden vidarebefordras via systemet och vissa skrivs ut och för att delges registrator. Utifrån intervjuresultaten är vår uppfattning att detta dock inte sker i den utsträckning som registratorerna anser som rimlig. I granskningen är det dock inte möjligt att göra en rättvisande bedömning av antal e-post som bör registreras eller inte. Vad gäller registrering av information som inkommer via sms så visar intervjuresultaten att det är högst ovanligt att så sker. 8

12 De kommunala styrdokumenten reglerar tjänstemännens ansvar för bland annat e-postbrevlådor. Vid semestrar och annan längre frånvaro har vi i granskningen noterat att hantering av den egna e-postbrevlådan sker på olika sätt. I vissa fall lämnar tjänstemännen sina inloggningsuppgifter till någon arbetskollega och några ser över sin elektroniska brevlåda hemifrån. I vissa fall sker dock ingen bevakning alls under frånvaroperioden. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillskapa en gemensam bevakningsrutin för hur e-postbrevlådor ska hanteras vid frånvaro Myndighetsnämnden För myndighetsnämndens posthantering ansvarar nämndens assistent. All inkommande post med adressat Myndighetsnämnden, säkerhet och bygg samt personadresserad post öppnas. Fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post finns och har enligt uppgift undertecknats av samtliga tjänstemän på förvaltningen. Både extern- och intern post anländer på morgonen. All inkommande post öppnas dagligen av förvaltningsassistenten. Posten sorteras och vidarebefordras till berörd avdelning eller person. Några specificerade rutiner över postöppningen har inte tagits fram. Enligt uppgift följer man kommunens övergripande riktlinjer. Intervjuresultaten visar också att myndighetsnämnden i stort uppfyller samtliga kriterier för posthantering som regleras i riktlinjerna för dokumenthantering. Inkommande e-post och fax behandlas som övrig inkommande post. Den post som ska diarieföras tar assistenten hand om. Någon postlista förs inte över dagens inkommande post till myndighetsnämnden. Vid planerad och oplanerad frånvaro kan flera personer gå in och sköta posten, bland annat bygglovschefen. Assistenten svarar även för myndighetsnämndens elektroniska myndighetsbrevlåda Enligt uppgift är det dock mycket sällan som det inkommer e-post. Den elektroniska brevlådan kontrolleras varje dag och ersättare uppges finnas för bevakning vid frånvaro. Granskningen visar att bostadsadress och telefonnummer till ordförande i myndighetsnämnden finns publicerat på kommunens hemsida. Till nämndens sekreterare finns e- postadress angiven utöver telefonnummer. Enligt uppgift svarar ordförande och sekreterare själva för den post som kommer till respektive e-postbrevlåda. Vidare är det de enskilda tjänstemännens ansvar att se till att vidarebefordra den egna e- posten som ska registreras eller diarieföras. Granskningen visar dock att tjänstemännen inte lämnar in e-post för registrering och diarieföring. Förvaltningsassistenten har heller aldrig mottagit något som inkommit eller skickats via sms för registrering. 9

13 8.2 Registrering och diarieföring Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering. Med en fungerande ärenderegistrering skapas ordning och reda bland myndighetens handlingar. Detta har myndigheten nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsuppföljning, bevakning och återsökning av ärenden, nu och i framtiden. I kommunens riktlinjer förtydligas huvudregeln i sekretesslagen att allmän handling ska registreras utan dröjsmål. Av riktlinjerna framgår att även arkivlagen innehåller bestämmelser om registrering. Riktlinjerna berör vidare syfte med registrering, vilka uppgifter som ska framgå av en registrerad handling, registreringsmetoder med mera. I riktlinjerna framgår även huvuddragen för registrering av inkommande handlingar och vilka registreringsmetoder som normalt tillämpas för de olika typer av ärenden som förekommer hos kommunstyrelsen. De registreringsmetoder som används är systematisk förvaring, objektsregistrering eller diarieföring. Systematisk förvaring är ett förvaringssätt där handlingarna själva bildar registret på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning ska dock finnas som t.ex. fakturanummer. Objektsregistrering och diarieföring är däremot regelrätta registreringsmetoder. Objektsregistrering lämpar sig för sådana ärenden som kan hänföras till ett visst objekt, exempelvis bygglovsärenden för en fastighet där fastigheten då utgör objektet. Vid diarieföring får ärendet dels ett kronologiskt diarienummer, dels en ämneskod enligt diarieplansförteckningen. Diarienumret som tilldelas är oberoende av ämnesområdet Kommunstyrelsen och utskotten Efter postöppning registreras och diarieförs den inkommande posten till kommunstyrelsen och sker i dokument- och ssystemet W3D3. Styrelsens registrering och diarieföring är som posthanteringen uppdelad på flera personer inom kommunstyrelsens förvaltning. I huvudsak är det samma personer som handhar postöppning som även handlingsregistrerar i W3D3. Enligt vad granskningen visar så är det sammantaget sju personer inom kommunstyrelsens förvaltning som diarieför ärenden i W3D3. Registrator gör den första bedömningen av vad som ska diarieföras eller registreras på postlista. Om registrator inte själv kan bedöma vilken registreringsform som ska tillämpas sker avstämning i första hand med närmsta chef. Alla allmänna handlingar förutom sådana av mindre vikt såsom reklam och kursinbjudningar registreras i W3D3. På postlistan kan endast de diarieförda handlingarna /ärendena ses. Bland annat noteras inte delegationsärenden. Upprättade tjänsteskrivelser som ska behandlas politiskt registreras löpande på postlistan. Enligt intervjuerna råder 10

14 det ingen skillnad mellan inkomna ärenden och upprättade ärenden avseende registrering och diarieföring. Ärendeakt läggs upp i samband med diarieföringen. Handlingar i ärenden som inte finns digitalt skannas in. Bevakning sker normalt av ärenden som ska behandlas politiskt genom notering på respektive ärendekort. För vissa ärenden läggs bevakning även i W3D3. Funktion för sekretessbeläggning finns i W3D3 och nyttjas enligt uppgift. Efter registreringen fördelas handlingarna till berörd avdelning, nämnd eller tjänsteman. Remittering av ärenden sker normalt via systemet, annars skickas handlingar via internpost. Uppstår frågetecken om vart ärenden ska remitteras och vilket/vilka utskott som är berörda så sker främst dialog mellan administrativ chef och kommunchefen eller kommunalrådet. I sammanhanget vill vi även framföra att det utifrån intervjuerna råder det vissa tveksamheter kring systemansvaret för W3D3. Enligt uppgift övergick det formella ansvaret till administrativ chef då tidigare ansvarig tjänsteman slutat sin tjänstgöring, dock är det i praktiken sekreteraren för utskottet för Lärande och stöd som idag fungerar som ansvarig. Enligt uppgift är målsättningen att någon annan än den administrativa chefen ska utses till systemansvarig. Sekreteraren för utskottet för Lärande och stöd har deltagit i en del användarträffar för W3D Myndighetsnämnden Myndighetsnämnden diarieför också i dokument- och ssystemet W3D3. De miljöärenden som hör till nämnden registreras i särskilt diarium och sker utav ansvarig på den specifika avdelningen. Myndighetsnämndens assistent fungerar som registrator och bedömer vad som ska registreras eller inte. Alla allmänna handlingar förutom sådana av mindre vikt såsom reklam och kursinbjudningar registreras i W3D3. Assistenten uppger att hon arbetar förhållandevis självständigt vad gäller registreringen. Enligt uppgift förekommer det att handlingar inte alltid registreras i tid vid frånvaro. Sekretessfunktionen är sparsamt utnyttjad, då det hör till ovanligheterna att det förekommer sekretessärenden. En ärendeakt läggs upp i samband med diarieföringen. Efter registreringen fördelas handlingarna till berörd avdelning, nämnd eller tjänsteman. Remittering av handlingar sker inte via W3D3 utan via internpost. Handlingar i ärenden som inte finns digitalt skannas dock inte in i W3D3 utan finns endast i den fysiska ärendeakten. Intervjuresultatet visar därmed att upprättade tjänsteskrivelser bland annat inte registreras i W3D3. Tjänsteskrivelsen finns likaså i den fysiska ärendeakten men inte i dokument- och ssystemet. De flesta ärenden som berör myndighetsnämnden avser bygglov och förhandsbesked. Övriga ärenden som ska behandlas i myndighetsnämnden avseende bland annat räddningstjänstverksamhet och miljö, registreras på de respektive avdelningarna. Inför 11

15 behandling i myndighetsnämnden sker registrering av delegationsärenden och övriga ärenden utav assistenten i myndighetsnämndens diarium Utlämnande av allmän handling I riktlinjerna regleras att det inom varje myndighet ska finnas en rutin för hantering av frågor gällande utlämnande av allmän handling. Vidare regleras att det i första hand är den tjänsteman som har hand om handlingen som tar ställning till om den kan lämnas ut eller inte. I har fullmäktige fastställt avgift för att tas ut av den som önskar ta del av allmän handling (TF 13 ). Avgiften för en beställning av 10 sidor är 50 kronor, därutöver tillkommer 2 kr per sida. Avse beställningen mindre än 10 sidor tas ingen avgift ut. Media undantas dock från avgiftsreglerna Kommunstyrelsen och utskotten I huvudsak prövar administrativ chef utlämnande av allmän handling. Enligt uppgift är det dock ganska sällan som en prövning av sekretess måste göras för utlämnande av allmän handling. Vid behov sker avstämning med främst kommunchefen och kommunalrådet Myndighetsnämnden Myndighetsnämnden har sällan ärenden som är sekretessbelagda och det hör därmed till ovanligheterna att en prövning av sekretess måste göras för utlämnande av allmän handling. Om en sådan situation uppstår är det främst förvaltningsassistenten som står för att pröva ett eventuellt utlämnande. Avstämning sker med närmsta chef vid behov. 8.3 Beredning av ärenden Externa regleringar Kommunfullmäktige I kommunallagen regleras beredningstvånget vad gäller fullmäktiges ärenden (5 kap ). De strikta beredningskraven har behållits genom 1991 års kommunallag men har dock gett fullmäktige större frihet att bestämma formerna för beredning än vad som tidigare var möjligt. De ärenden som ska avgöras av fullmäktige ska först ha beretts av någon nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör, eller av en fullmäktigeberedning. Det finns dock undantag från bestämmelserna om beredningstvånget i 5 kap , men alla 12

16 ärenden som inte omfattas av undantagen måste beredas. Till undantagen hör bland annat att fullmäktige får förrätta val utan föregående beredning. Beredningen syftar till att ge fullmäktige ett tillförlitligt och allsidigt belyst underlag inför beslut. I kommunallagen betonas detta genom att nämnderna och eventuella fullmäktigeberedningar förutsätts utforma förslag till beslut i de specifika ärendena. Dock finns inget krav på kvaliteten i beredningen, utan det är upp till fullmäktige att avgöra om beredningen ger ett fullgott underlag för beslutsfattandet Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har genom lagstiftningen en särställning gentemot övriga nämnder genom sin styrande och samordnande roll. Styrelsen ska bland annat ha uppsikt över övriga nämnders förvaltning och har den ledande rollen i beredningsprocessen. Kommunstyrelsen har därigenom det yttersta ansvaret för att se till att fullmäktige har ett beslutsunderlag i varje ärende (5 kap. 28 ) Nämnderna Det finns dock inget kommunrättsligt beredningstvång vad gäller nämnder, utan sådana regler är till största delen frivilliga för kommunen att anta, vanligtvis genom bestämmelser i reglementet. Ärendeberedningen i kommunen bestäms dock till stor del utav förvaltningslagen. Här finns bland annat uttryckliga bestämmelser om krav på enkel och snabb handläggning (7 ). Vidare kan speciallagstiftning ställa krav på särskilt beredningsförfarande för nämnderna. Enligt kommunallagen står det nämnderna fritt att inrätta utskott för beredning av ärenden, om inte fullmäktige bestämt något annat (6 kap. 20 ). Detta innebär i praktiken att om kommunfullmäktige genom reglementet beslutat att en nämnd ska ha ett eller flera utskott så kan inte nämnden inrätta ytterligare utskott eller avskaffa ett sådant. För utskotten finns inga lagkrav på beredning av beslutsförslag till nämnderna men är skyldiga att förhålla sig till samma beredningsregler som nämnderna i de fall utskotten fattar beslut med stöd av delegering. Av förarbetena till kommunallagen framgår dock att huvudregeln är att en nämnd alltid får yttra sig i ett ärende om det berör nämndens verksamhetsområde. Fullmäktige har dock möjligheten att göra ett begränsat urval bland berörda nämnder som har rätt att yttra sig (prop. 1990/91:117 s.184) Interna regleringar I kommunfullmäktiges arbetsordning framgår att kommunstyrelsen avgör hur de ärenden som ska behandlas av fullmäktige ska remitteras, om inte fullmäktige beslutar något annat. Kommunstyrelsen har genom regleringen också möjligheten att uppdra åt en förtroendevald eller någon anställd att besluta om remittering av fullmäktiges ärenden. 13

17 I kommunens riktlinjer framgår att ärenden ska skickas på remiss om de ska beredas politiskt. Diariet ska bevaka att svar kommer in i tid. Diariet ska även bevaka politiska beslut som resulterar i uppdrag. Enligt uppgift finns bevakningsfunktion i W3D3 men granskningen visar att funktionen inte nyttjas i någon större utsträckning. Det vanligaste är att en sådan bevakning sker via manuella system. I finns inga dokumenterade beredningsrutiner eller riktlinjer för framtagande av beslutsunderlag eller tjänsteskrivelser. Det finns dock skrivmallar som i viss utsträckning reglerar bland annat innehåll och disposition i en tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen och utskotten Vad gäller kommunstyrelsen så har fullmäktige genom reglementet bestämt att det inom styrelsen ska det finns fyra utskott, ett allmänt utskott, tillika budgetberedning, ett utskott för samhällsbyggnad, miljö- och service, ett utskott för lärande och stöd samt ett utskott för vård och omsorg. Kommunstyrelsens utskott ansvarar för att bereda ärenden inom sina respektive ansvarsområden och har viss beslutanderätt genom delegation från styrelsen. I kommunstyrelsens reglemente regleras bland annat att de ärenden som ska beredas av kommunstyrelsen i dess helhet ska beredas av utskott om beredning behövs. Det framgår att ordförande eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskotten. När ärendet därefter beretts ska utskotten lägga fram förslag till beslut. Om ett ärende i hög grad berör någon annan nämnd eller ett utskott så är huvudregeln enligt uppgift att ärendet ska sändas på remiss till dessa. Beslut och remiss av kommunstyrelsens ärenden tas i huvudsak gemensamt mellan registrator och administrativ chef i dialog med ordförande och kommunchefen vid behov. Intervjuerna visar att det i normalfallet är förhållandevis klart vart ärenden bör beredas men att det sedan omorganisationen stundtals uppstår frågetecken. Granskningen visar också att delegationsordningen fungerar som ett bra stöd. Ärenden är ofta föremål för beslut, tex. motioner, ansökningar om bidrag, ändring av taxor, riktlinjer m.m. och som blir föremål för beredning och/eller beslut i utskott, kommunstyrelsen eller fullmäktige. Inkomna skrivelser som grundar ärenden och som ska behandlas politiskt överlämnas till berörd handläggare. Handläggaren upprättar normalt en tjänsteskrivelse med förslag till beslut. Upprättade tjänsteskrivelser överlämnas till kansliet vilka registreras löpande. Därefter läggs skrivelsen i aktuell ärendeakt samt registreras på listan för nästkommande sammanträde med utskottet eller kommunstyrelsen. De ärenden som ska behandlas vid nästkommande sammanträde förvaras i en samlingsakt i närarkivet. Kallelseförfarandet och ärendeberedningen inför kommunstyrelsens och utskottens sammanträden sker i huvudsak i samråd med ordförande och verksamhetschefen. Fastställda beredningsmöten hålls vanligtvis inför utskottens sammanträden men inte inför kommunstyrelsen. Avstämning om aktuella ärenden och sammanträdeshandlingar sker efter behov. 14

18 Som nämnts så finns inga riktlinjer för beslutsunderlag eller tjänsteskrivelser utöver de mallar som används för tjänsteskrivelse. Enligt intervjuerna stöttar kansliet ändå handläggarna i processen med framtagandet av beslutsunderlag utefter behov. Enligt reglementet ska kommunstyrelsen i beredning av ärenden beakta och ta hänsyn till ett antal tvärsektoriella perspektiv, dvs. folkhälsa, funktionshinder, integration, trygghet/säkerhet och jämställdhet. Enligt uppgift så är de tvärsektoriella perspektiven inte särskilt inarbetade i beredningsförfarandet. Vår bedömning är att det kan finnas ett värde i att ytterligare tydliggöra handläggaransvaret genom att exempelvis ta fram riktlinjer där bland annat de tvärsektoriella perspektiven kan belysas vidare Myndighetsnämnden I kommunstyrelsens reglemente framgår att det ingår i styrelsens styrfunktion att bland annat ansvara för driften av kommunens samlade verksamhet men med undantag av de ärenden som avser myndighetsutövning och som handhas av myndighetsnämnden. Myndighetsnämnden verksamhet och arbetsformer regleras i dess reglemente. I reglementet finns inget reglerat vad gäller arbetsutskott. Inom myndighetsnämnden finns heller inget utskott. I regel går inte myndighetsnämndens ärenden vidare till kommunstyrelsen och fullmäktige och det är därmed ovanligt att myndighetsnämnden utgör remissinstans. Inkomna skrivelser som grundar ärenden och som ska behandlas av myndighetsnämnden lämnas till ansvarig handläggare som utreder ärendet. Nämndens egna ärenden remitteras inte via dokument- och ssystemet W3D3 utan hanteras manuellt normalt via internposten. För myndighetsnämnden finns heller inga riktlinjer för beslutsunderlag eller tjänsteskrivelser utöver de mallar som används för tjänsteskrivelse. Handläggarnas upprättade tjänsteskrivelser registreras inte i W3D3 utan läggs endast in i aktuell ärendeakt. Inför myndighetsnämndens sammanträden hålls en gemensam ärendeberedning där ordförande, bygglovschef, miljöchef och nämndsekreteraren deltar. Respektive avdelning överlämnar här sina ärenden till sekreteraren. Enligt uppgift förs diskussion mellan samtliga närvarande om aktuella ärenden, tillhörande sammanträdeshandlingar diskuteras efter behov. 15

19 8.4 Sammanträden och protokoll I granskningen har stickprov av protokoll genomförts, urvalet har skett slumpmässigt. Granskningen visar att det finns dokumenterade och utförliga protokollsrutiner för kommunstyrelsen, utskotten samt myndighetsnämnden. I nämndadministrationen finns idag dock inga skrivrutiner vad gäller protokoll. Inledningsvis vill vi tydliggöra att det i förhållande till kommunallagen och styrelsens och myndighetsnämndens reglementen inte finns några preciserade krav på protokollets utformning och huvudsakliga innehåll. Vi har dock valt att framföra några kommentarer som främst bör ses som eventuella utvecklingsområden för en enhetlig och tydligare struktur. I nyttjas gemensamma dokumentmallar för bland annat kallelse och protokoll. Av stickprovsgranskningen kan vi konstatera att samtliga protokoll i grund och botten är uppbyggda på likartat sätt, då dokumentmallen bildar grundstrukturen. I granskningen har vi dock uppmärksammat att olika rubriksättningar används genomgående i protokollen. De rubriker som används är bland annat Ärende, Skrivelse, Yttrande, Förslag och Bakgrund men även Handläggning, Bedömning, Rapport och Upplysningar används. Utifrån stickprovsgranskningen antar vi att rubriksättningen förmodligen väljs utifrån ärendets karaktär och omfattning. Vår bedömning är att det finns behov av att åstadkomma en enhetligare och tydligare struktur och att kommunstyrelsen därmed bör se över behovet av att tillskapa skrivrutiner för området. Vi anser vidare att den mest enhetliga strukturen framträder i protokollen för lärande- och stöd samt utskottet för vård och omsorg. Av samtliga protokoll som varit föremål för stickprovsgranskningen är det inte möjligt att utläsa vilket beslutsunderlag som legat till grund för styrelsens, utskottens eller myndighetsnämndens ställningstagande, dvs. det står inte uttryckligen i protokollet vilka handlingar som tillsammans bildar det fullständiga underlaget. Vår ståndpunkt är en rubriksättning liknande Beslutsunderlag eller Handlingar kan utgöra en värdefull informationskälla till hur ärendet har behandlats politiskt då det här kan preciseras vilka faktiska handlingar som legat till grund för de förtroendevaldas ställningstagande i ärendet. Vi har vidare uppmärksammat att beslutsärenden och förslag till beslut blandas i kommunstyrelsens och i flera av utskottens protokoll. Vår bedömning är att det ur flera perspektiv kan vara en fördel att redan i kallelsen ha en inbördes ordning av ärenden i förhållande till beslutande instans. Exempelvis kan en enkel rubriksättning ange beslutande instans för att sedan gruppera in respektive ärende under korrekt rubricering. Till exempel bör således alla ärenden som ska vidare för beslut till fullmäktige komma först på kommunstyrelsens dagordning, följt av de ärenden som är styrelsens beslutsärenden. Dokument- och ssystemet W3D3 infördes för ca 2 ½ år sedan men har enligt uppgift inte till fullo levererat önskvärda funktioner. Bland annat har de dokumentmallar som ligger till grund för kallelse och protokoll inte kunnat integreras 16

20 med systemet för att fungera på ett funktionellt och effektivt sätt. Idag finns således dokumentmallarna utanför kommunens dokument- och ssystem. Målsättningen är dock att integrera mallarna med systemet så snart det är tekniskt möjligt så att önskvärda effekter kan uppnås. Enligt uppgift förvaras samtliga originalprotokoll i en särskild pärm i arkivet. Vidare publiceras kommunstyrelsens och utskottens samt myndighetsnämndens protokoll på Internet. 8.5 Kommunal arkivvård Kommunens arkivvård styrs ytterst av tryckfrihetsförordningen då den stadgar rätten för medborgarna att ta del av myndigheters allmänna handlingar, vilket är en del av offentlighetsprincipen. Arkivlagen utgår från bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och från offentlighetsprincipen. I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen. Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen (1990:782) är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring av allmänna handlingar inom kommunal verksamhet Kommunens arkivreglemente Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16 och kan därigenom ange den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag Arkivmyndighetens ansvar Kommunstyrelsen fungerar som arkivmyndighet om inte fullmäktige har beslutat annat. I är kommunstyrelsen arkivmyndighet och ansvarar för tillsynen av respektive myndighets arkivvårdande insatser. Enligt arkivlagen innebär tillsynsskyldigheten att kommunstyrelsen ska bevaka att kommunens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Enligt arkivförordningen ska kommunstyrelsen också inspektera de olika nämndernas och de kommunala bolagens arkiv regelbundet. Kommunstyrelsen är skyldig att övervaka att kommunen följer bestämmelserna inom arkivområdet. Ett sätt att leva upp till tillsynsskyldigheten kan vara att vid besök hos nämnden/bolaget kontrollera, utifrån 17

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5 Granskning av ärendehanteringsprocessen inom Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6.

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Granskning av nämndernas beredningsrutiner

Granskning av nämndernas beredningsrutiner Revisionsrapport Granskning av nämndernas beredningsrutiner Marks kommun 2010-06-23 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 1.1 Uppdrag och syfte... 3 1.2 Revisionsfråga... 3 1.3 Kontrollmål...

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015 www.pwc.se Revisionsrapport Hans Gåsste Juli 2015 Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Sandvikens kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1.

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20.

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20 Granskning av kommunens hantering av allmänna Revisionsrapport KPMG Bohlins AB Antal sidor: 20 2009 KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent

Läs mer

Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer.

Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. 1 (6) REGLEMENTE Gäller från och med 2013-03-25 KF 85.2013 Antagen av kommunfullmäktige den 25 mars 2013. Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Antagen av kommunfullmäktige 2014-12-15, 193 Avsnitt A A1. Ansvar och rapporteringsskyldighet 1 Samtliga nämnder ska se till att deras verksamhet bedrivs i enlighet

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER

FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER 1 (5) FÖRSLAG TILL REVIDERAT REGLEMENTE FÖR LOMMA KOMMUNS REVISORER Bilaga Revisionen 9/12 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Reglemente för bygg- och miljönämnden

Reglemente för bygg- och miljönämnden Reglemente för bygg- och miljönämnden Antagen av kommunfullmäktige 2014-12-15, 193 Avsnitt A A1. Ansvar och rapporteringsskyldighet 1 Samtliga nämnder ska se till att deras verksamhet bedrivs i enlighet

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Socialnämndens arbetsformer

Socialnämndens arbetsformer Revisionsrapport Socialnämndens arbetsformer Anneth Nyqvist Strömsunds kommun Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Inledning 2.1 Bakgrund 2.2 Revisionskriterier 2.3 Avgränsning 2.4 Granskningsmetod

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Reglemente för socialnämnden

Reglemente för socialnämnden KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING A 10 1(6) Gäller från Diarienummer 2015-01-01 2014/1404 003 Antagen: kommunfullmäktige 1995-10-30 154 och ändrad senast i kommunfullmäktige 2014-12- 15 140 (ersätter: KF 2011-03-28

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAM- HETSOMRÅDE

KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAM- HETSOMRÅDE Ersätter KF 125/2006 Utbytt den Sign 1:1 KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAM- HETSOMRÅDE 1 kap. Ansvarsområden 1 Kultur- och utbildningsnämnden ska i enlighet med skollag, läroplaner och förordningar

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag.

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunala företag. Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2008-09-22 87 Ansvarig: Ekonomichef Revideras: Valår Följas upp: REVISIONSREGLEMENTE FÖR SVENLJUNGA KOMMUN Revisionens

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer

Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Reglemente för Älvsbyns kommuns revisorer Antaget av kommunfullmäktige, KF 86/06-11-27. 5 reviderad av kommunfullmäktige, KF 15/08-06-16. Revisionens roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Delegation av beslutanderätten Härryda kommun

Delegation av beslutanderätten Härryda kommun Revisionsrapport Delegation av beslutanderätten Härryda kommun 2009-05-25 Hans Gåsste, Certifierad kommunal revisor 2009-05-25 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund...4 1.1 Uppdrag och revisionsfråga...4

Läs mer

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA Blad 1 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA Beslutat av kommunfullmäktige 10 december 2014, 232 och gäller fr.o.m. 2015-01-01 Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Administrativa kontoret Ekonomiavdelning 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Reglemente Intern kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2006-01-23 Kommunstyrelsen 2006-02-06 Kommunfullmäktige 2006-02-27

Läs mer

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

REGLEMENTE INTERN KONTROLL REGLEMENTE INTERN KONTROLL Dokumentbeskrivningar Policy En policy ska ange viljeinriktningen för ett specifikt område. Den ska vara vägledande för beslut och styrning. En policy som är av principiell beskaffenhet

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag

Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag Kalmar kommun 2010-09-28 Stefan Wik Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga... 3

Läs mer

Registrering och dokumenthantering

Registrering och dokumenthantering Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete

Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete Revisionen har via KPMG genomfört en granskning

Läs mer

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun Hemuppgift 5 Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Karlstads kommun Motivering för den valda processen Hela flödet för ärendehanteringsproccessen på kommunledningskontoret har kartlagts. Ärendehanteringsprocessen

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun

Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun 2007-04-16 1(6) Reglemente för revisorerna i Finspångs kommun Fastställt av Kommunfullmäktige 2007-01-31 18 och gäller från och med 2007-02-01. Ersätter Kommunfullmäktige beslut 2003-03-26 106. Revisionens

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun 2014-03-11 Ks 182/2013 Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun Beslutad av: Kommunstyrelsen, den 18 mars 2014 Dokumentansvarig på politisk nivå; Kommunstyrelsens ordförande Dokumentansvarig på tjänstemannanivå;

Läs mer

PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut

PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut PROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen 2013-02-26 15 55 Dnr 2012.397 107 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Kommunens revisorer har gett Kommunal Sektor inom PwC

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Revisionsrapport 2010. Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning

Revisionsrapport 2010. Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning Revisionsrapport 2010 Landskrona stad Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning Jakob Smith Februari 2011 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1 UPPDRAGET... 4 1.1 Bakgrund och

Läs mer

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I MÖLNDALS STAD den 18 september 2014 Ersätter reglemente enligt fullmäktiges beslut den 8 november 2006, 216. Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, andra lagar, kommungemensamt

Läs mer

Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisionens formella reglering 2

Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisionens formella reglering 2 Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som

Läs mer

Antaget av kommunfullmäktige den 7 februari 2007, 5. I ärenden som berör revision har revisorerna rätt att yttra sig.

Antaget av kommunfullmäktige den 7 februari 2007, 5. I ärenden som berör revision har revisorerna rätt att yttra sig. 1 Revisionsreglemente Ersätter reglemente enligt fullmäktiges beslut 2001-01-09, som dock gäller för 2006 års revisorer tills revisionsberättelse 2006 behandlats i fullmäktige. Antaget av kommunfullmäktige

Läs mer

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för landstingets företag.

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för landstingets företag. Landstinget i Kalmar Län Revisionsreglemente Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll

Läs mer

GRÄSTORPS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING UTSÄNDNING NR 7 AVSNITT NR 4.7 Datum Sid 1 (1-5) 2006-11-23 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN

GRÄSTORPS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING UTSÄNDNING NR 7 AVSNITT NR 4.7 Datum Sid 1 (1-5) 2006-11-23 REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN Datum Sid 1 (1-5) REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I GRÄSTORPS KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige, 75, att gälla från 2007-01-01. Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges

Läs mer

HÖRBY KOMMUN Flik: 6 Författningssamling Sida: 1 (-7)

HÖRBY KOMMUN Flik: 6 Författningssamling Sida: 1 (-7) Författningssamling Sida: 1 (-7) REGLEMENTE FÖR SOCIALNÄMNDEN Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. SOCIALNÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE 1 Nämnden fullgör

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret

Läs mer

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 Ärendehanteringsprojektet 2011-01-01 infördes en ny organisation i kommunen för såväl politiker som tjänstemän. Det innebär bland annat att samtliga kommunsekreterare

Läs mer

Nämndernas ärendehantering

Nämndernas ärendehantering Revisionsrapport Nämndernas ärendehantering Krokoms kommun 2009-06-03 Karolina Johansson, revisionskonsult 2009-06-03 Karolina Johansson Revisionskonsult, projektledare Maj-Britt Åkerström Certifierad

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer