Handlingsplan för riskhantering vid införande av Cosmic Link

Transkript

1 Handlingsplan för riskhantering vid införande av Cosmic Link Område Risk R Åtgärd och status IT-stöd = ej påbörjad, = pågående, = avslutad/klar Ansvarig Klar senast Uppföljning (datum/ forum) Ärendelista Ärendelista Meddelanden Försämrad patientsäkerhet, resursineffektivitet, integritetskränkande, merarbete, extra tjänster när: - alla ser allt i ärendelistan i Link - det inte går att gruppera geografiskt - inkommande ärenden kräver manuell sortering Vårdplanering uteblir eller försenas om ärenden missas i ärendelistan Ärenden missas vid sjukdom/frånvaro då meddelanden inte kan riktas, vilket kan leda till försämrad patientsäkerhet, UK-pt ligger kvar onödigt länge i slutenvård, ineffektivt arbetssätt osv Cambio utvecklar. Ärendelistan i Link visar de patienter som är aktuella med vårdplanering utifrån arbetsenhet och behörighet för inloggad personal. Ärendelistan kan sorteras och grupperas på olika sätt, i grunden sorterad i kronologisk ordning. Ärenden sorteras också på enheten som valts när inskrivningsmeddelandet skickas. Kommuntillhörighet, folkbokföringsadress och listning på VC ger viss info. Risken finns oberoende av vilket system som används. Meddelanden skickas till berörda, som har ansvar att bevaka och läsa meddelanden, fortlöpande flera gånger per dag under vårdplaneringsprocessen i Link. Berörda utses i kallelsen, och de yrkeskategorierna har ansvar att bevaka Ärendeöversikten. Interna rutiner säkerställer att utskrivningsklara patienter inte missas. Införandeprojektet Respektive huvudman

2 Meddelanden Loggkontroller Statistik Ingen förbättring av kommunikation över huvudmannagränser Kommunerna har inte möjlighet att göra egna loggkontroller. Resurskrävande för båda parter om uthämtning av loggar måste ske via Regionen. Kommunerna har inte direkt tillgång till statistik osv, vilket är fallet idag som superanvändare i Meddix, ex gällande vårdtillfällen och betalningsansvar. Nödvändigt att kommunerna får möjlighet till detta även framöver. Meddelanden skickas till berörda, som har ansvar att bevaka och läsa meddelanden, fortlöpande flera gånger per dag under vårdplaneringsprocessen i Link. Berörda utses i kallelsen, och de yrkeskategorierna har ansvar att bevaka Ärendeöversikten. Alla yrkesgrupper/kollegor över huvudmannagränser ser varandras meddelanden/kommentarer i Link vilket ger en helhetsbild för alla vårdgivare runt aktuellt patient. Alla användare ansvarar för en tydlig, strukturerad dokumentation i Link. Personlig dialog mellan huvudmän kan ske i messenger. Utredning av möjligheter för loggkontroller pågår, pågår Statistikuttag kommer att vara möjligt från Link via Diver. Införandeprojekt Respektive huvudman ITC Ansvariga för Diver

3 Användaradminis tration Användaradminis tration Användaradminis tration Juridik Stor arbetsinsats krävs för att skapa inloggning till alla användare. Kommunikationsmissar i användaradministration med otillbörlig/ingen åtkomst och extra licenskostnader som följd. Saknas digital lösning. Tungrodd användaradministration, baserat på RJL s nuvarande arbete och hantering av SITHS-kort, kan skapa fördröjningar Superanvändarutbildninge n innehåller inte praktisk hantering av Cosmic Link Förvaltningsorganisation saknas Saknas idag information om hur t ex ev systemhaveri, eller Regionens stödfunktion för att lägga upp nya användare under sommaren inträffar. a krav på säkerhetsarbete, sekretess och loggning när Insamling av användare som behöver behörighet till Link är startad och borde vara samma som ska ha behörighet till Meddix idag. På sikt utförs hantering av ITC Arbete pågår. ITC hanterar användare, behörigheter etc. ITC ITC Rutiner framtagna för denna hantering ITC Superanvändarutbildningen innehåller praktisk utbildning i Link och test vid dator pågår. Förvaltningsplan under framtagande. Arbete pågår. Läskopia kommer att finnas som för Cosmic, pågår Utredning startad och pågår kring juridiska frågor Folkhälsa och sjukvård Införandeprojektet ITC Införandeprojektet

4 Juridik SIP Inskrivningsmedd elanden Tidplan slutenvårdens anteckningar blir synlig för kommunerna. Inga avtal skrivna, tight med tid SIP syns inte i Link, och är ej tillgänglig för SoLanvändare vilket leder till ett steg bakåt i digitaliseringen när vi måste använda pappersblankett Tröghet i processen då endast Regionen kan initiera inskrivningsmeddelanden Link är anpassat för landsting/region och stödjer inte olika organisationer/huvudmän, pågår Avtal är på gång SIP journalmall finns för inläggning i Link/Cosmic. Inför breddinförandet. Utredning pågår för hur den ska vara tillgänglig, en viktig aspekt är att SIP ska vara patientens plan, med både digital tillgänglighet och i pappersformat. Testas i piloten i Eksjö under februari -17 Cambio. I dagsläget kan slutenvården initiera inskrivningsmeddelanden. Fler möjligheter kommer med Link2 Jurist Trygg och säker vård och omsorg Utbildning Patientsäkerhet, informationsmissar, omöjlig arbetssituation, felaktig eller utebliven VPL p g a för dålig kompetens i IT-stöd och VPL-process, t f a orealistisk tidsplan. Ingen tid för verklig implementering. När införande sker så tätt inpå semesterperiod finns risk, pågår. Utbildningsplan finns för superanvändare, samt aulavisning för övriga intresserade. Nya processen kommer januari 2018 Kräver troligen inte mer resurser för vikarier än vad Meddix gör. Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Respektive huvudman. Folkhälsa och sjukvård

5 Utbildning Utbildning Utbildning Påverkan att ordinariepersonal inte hunnit bli säkra i det nya och inte kan utbilda vikarier på ett bra sätt. Ordinarie personal har glömt vid återkomst från semester. Behov av ny/ytterligare utbildning efter lagstiftningar Lång utbildningstid, lång tid från första utbildningstillfället till startdatum Tid, uppskattas ta 3 timmar plus restid per personal Andra pågående projekt/utvecklingsarbeten får pausas/bromsas upp t ex IBIC, Mobil Hemtjänst, mobil hemsjukvård osv. Bristande trovärdighet hos medarbetarna när ett systembyte slängs in med kort framförhållning. För mycket nytt samtidigt med system/process /lagstiftning Hinner inte utveckla stödjande processer och rutiner innan införandet, vilket ger sämre följsamhet till ny VPL-Process. VPL- Ändrat arbetssätt, pågår Ledningsfråga Resp verksamhet Ledningsfråga Resp verksamhet Nya vårdplaneringsprocessen kommer januari Kommunikation och dialog om nya samordnade vårdplaneringsprocessen kommer ske kontinuerligt under 2017 Projekt Vårdsamordning

6 process hinner inte implementeras och sätta sig. Förändring av arbetskultur hinner inte ske. Tidsbrist för ITavdelningarna, vilket kan leda till förseningar i införande Processen är inte klar vid införandet av Cosmic Link Plan finns för förberedelser på IT-centrum. Avses kommunernas IT-avdelningar? Nya vårdplaneringsprocessen kommer januari Kommunikation och dialog om nya samordnade vårdplaneringsprocessen kommer ske kontinuerligt under 2017 ITC, IT-kommun Projekt Vårdsamordning Process Programpaket till kommunerna en månad innan? Oklara roller Oklara roller Svårighet och risk vid utskrivning: ansvaret ligger hos VC, ekonomiska ansvaret hos kommunerna. Handläggarens roll och samverkan med vårdcentral Kan leda till frustration och försämrat samverkansklimat. Risk för dubbelarbete när fördelningen mellan vårdsamordnarroll och Kommunikation och dialog på övergripande och lokal nivå kring samverkan mellan huvudmän men även internt, gällande både nuvarande och kommande vårdplaneringsprocess. Nya rutinen blir aktuell för implementering i början av 2018 Respektive huvudman. Projekt Trygg och säker vård och omsorg

7 Samverkan biståndshandläggarens roll är oklar. Vårdsamordnaren ansvarig för att kalla, men 80% av VPL sker i hemmet. Parter kan lägga sitt veto. HSL pratar med HSL. Handläggarens roll, verkställighetens roll och SoL inflytande i processen stor oklarhet. Den enskilde trillar mellan stolarna när vi är flera aktörer, vi behöver tänka soffa Risken bör bli lägre i och med den gemensamma ärendelistan som samtliga aktörer har tillgång till Respektive huvudman Eksjöpilot För litet test för nära införandet. För liten variation i testunderlaget. Ej representativt underlag. Validitet? Ingen tid att justera process utifrån utvärdering av pilot. Ändrat arbetssätt, förberedelser. Erfarenhet från hur Link fungerar finns från piloten i Vaggeryd. Nya processen kan även testas i elevmiljö om fler vårdplaneringar behövs. Ledningsfråga. Testresultat gällande Link finns från piloten i Vaggeryd, ärenden kan även göras i testmiljö om fler vårdplaneringar behövs Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Folkhälsa och sjukvård, IT - centrum Fel i process Fel i process In- och utskrivning på sjukhus kräver ny VPL, vilket ger extraarbete i processen Felaktigt genomförd VPL gentemot process när man Ledningsfråga Resp verksamhet Respektive huvudman. Projekt

8 måste lura systemet för att följa nya vårdsamordningsprocessen Både nuvarande och nya processen fungerar i Link. Rutiner har utarbetats som säkerställer patientsäkerheten Nya processen kommer att testas i samband med piloten i Eksjö under februari -17. Trygg och säker vård och omsorg. Fel i process Vårdplaneringsprocessen, Fördel lilla kommun genom att lätt kunna göra lokala överenskommelser Tillägg av Primärvården i vårdplaneringsprocessen som aktiv part säkerställer patientsäkerheten. Kommunikation och dialog på övergripande och lokal nivå kring samverkan mellan huvudmän men även internt, gällande både nuvarande och kommande vårdplaneringsprocess. Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Respektive huvudman Organisationskrav Kommunerna får svårt att möta ökade krav på bemanning, kompetens osv Snabb utskrivningsprocess. Svårt att möta upp i kommun. Hemtagningsteam behövs, hemtjänsten måste vara rustad. Ökade krav på kompetens, bemanning. Plan behövs för att sätta rutiner och organisation. Förslag: plan för varje kommun. Erfarenhet från Vaggeryd visade att vårdplaneringarna och vårdtiderna blev kortare, och den gemensamma överblicken som Link ger, bidrog till en god samverkan om patienterna och kommunen kunde vara väl förberedd och uppdaterad om ärendet. Respektive kommun

9 Organisationskrav Ökat resursbehov med nya krav i processen Den nya lagstiftningen träder inte i kraft förr än 2018 och den tanke som finns idag är att samverkan mellan region och kommun ska fungera, då behövs ingen lagstiftning. Till det så behövs ett samverkansavtal. Minska antal dagar, att utskrivning sker inom 3 dagar kan det resultera i ökade resurser så som personal. Nya rutinen blir aktuell för implementering i början av 2018 Ingen känd processförvaltning Obeprövad process, när utbildning startar innan processen är satt. Ledningsfråga Nya rutinen testas i piloten i Eksjö, och implementeras i början av 2018 Införandeprojektet Kommunikation Facklig samverkan Kommunikations plan Kommunikations plan Förändringen hinner inte samverkas med fackliga organisationer Bristande informationsspridning Det finns inte kommunikationsplan, samverkansplan osv. kommunicerad ut till Ledningsfråga Resp huvudman Ledningsfråga Införande projektet, pågår. Kommunikationsav Kommunikationsplan framtagen delningen Arbete pågår.

10 kommunerna. Förvisso finns det på nätet, men de är väldigt övergripande, samt att det inte finns några tillfällen satt/inbjudan till, tillfällen till samtal och samverkan. Bristen på transparens är uppenbar. Kommunikationsplanen är färdigställd, tas i övergripande projektgrupp v. 6 Övergripande projektgrupp "Trygg och säker vård och omsorg" med stöd av resurs från Regionens kommunikationsav delning Teknik Extern åtkomst Lösning för extern åtkomst är inte på plats till breddinförande. Om det är så att alla inloggningar till Cosmic ska vara från samma portal, dvs. den portal som man idag använder för LabRos och läkemedelslista, dvs ingen ny inloggningsväg. Detta måste vara löst till det stora införande i alla kommuners väg in i Cosmic Link. Att hålla på och labborera är inte acceptabelt. Måste åtgärdas innan införandet. Arbete pågår. Lösning för extern åtkomst finns och har testats inför piloten i Eksjö. Lösning för extern åtkomst kommer att utvecklas ytterligare. ITC Extern åtkomst För lång inloggningsprocess Arbete pågår. Denna har testats inför piloten i Eksjö

11 Extern åtkomst Behov av att byta ut tunna klienter. IT har gjort inventering, använd den. Ledningsfråga. Extern åtkomst SITHS-kort Att inte tunna klienter (Citrix) fungerar för att komma åt Link, vilket kan leda till behov av datorbyte och stora kostnader SJUNET används för säker kommunikation med Regionen idag, fungerar det med CL? Hur ser brandväggsreglerna ut, finns det begränsningar vilka datorer kommunen kan använda? Hur driftsäkert är CL? Vaggeryds kommun har testat CL under 2016 och en av lärdomarna var att det fanns mer att önska gällande den externa åtkomsten till CL. Eksjö testar under januarifebruari men slutsatser därifrån kan inte med automatik överföras till andra kommuner. Uppdatering av SITHS-kort? Är det något som behöver förändras, läggas på? Ledningsfråga Resp verksamhet Ledningsfråga ITC, Kommunernas IT-avdelningar?

12 Ekonomi Kostnader kopplade till: - utbildning - ny organisation - nya tjänster - datorer finns inte med i budget 2017 Ledningsfråga