Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna informationen och lägga den till handlingarna

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Föreningsavdelningen Ärende nr: 17 Datum: Ärende: Rapport: Föreningarnas dag, 19 augusti 2012 Sammanfattning: Föreningarnas dag genomfördes den 19 augusti 2012 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Ett samarbete skedde med Arrangemangsenheten på Gatukontoret som arrangerar Malmöfestivalen. Uppåt 70 föreningar medverkade under dagen. Föreningarnas Dag anordnades med syfte att synliggöra och visa upp Malmös breda utbud av ideella föreningar för och till Malmöborna. Registrerade föreningar hos fritidsförvaltningen samt ett fåtal icke registrerade föreningar fick under dagen chansen att visa upp sin verksamhet och på detta sätt marknadsföra sina verksamheter. Arrangemanget kunde även öka föreningarnas möjligheter att rekrytera nya medlemmar genom organiserade möjligheter till uppvisningar, informationsspridning för de respektive föreningarna samt viss möjlighet till prova på aktiviteter. En utvärdering har gjorts med 44 svar av 68 medverkande föreningar. Utvärderingen bestod av frågor om information, plats och tid för arrangemanget, antal besökare under dagen, uppvisningar/prova på, förfrågan om deltagande under nästa års Föreningarnas dag samt övriga synpunkter. Utvärderingen ligger till grund för nästa års planering av Föreningarnas dag. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna informationen och lägga den till handlingarna Bo Sjöström Fritidsdirektör HISO

2 Föreningarnas dag 2012 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Anna Jönsson Fritidsförvaltningen Föreningsavdelningen

3 Innehållsförteckning Föreningarnas dag Inledning... 3 Syfte... 3 Tillvägagångssätt och avgränsningar... 3 Planering och samverkan... 3 Budget... 4 Marknadsföring... 4 Genomförande... 4 Utvärdering... 5 Information... 5 Tid och plats för genomförande... 6 Antal besökare under dagen... 6 Uppvisning på Gustavscenen... 6 Uppvisning på kampsportsmatta... 7 Deltagande under nästa års Föreningarnas dag... 7 Övriga synpunkter... 7 Väderberoende... 7 Plats och genomförandet för arrangemanget... 7 Synliggörandet av Föreningarnas dag... 8 Föreningarnas dag Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

4 Inledning Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 19 augusti 2012 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Ett samarbete ägde rum med Arrangemangsenheten på Gatukontoret som arrangerar Malmöfestivalen. Uppemot 70 föreningar medverkade under dagen (se bilaga 1). Syfte Föreningarnas Dag anordnas med syfte att synliggöra och visa upp Malmös breda utbud av ideella föreningar för och till Malmöborna. Registrerade föreningar hos fritidsförvaltningen samt ett fåtal icke registrerade föreningar fick under dagen chansen att visa upp sin verksamhet och på detta sätt marknadsföra sina verksamheter. Arrangemanget bidrog även till att öka föreningarnas möjligheter att rekrytera nya medlemmar genom organiserade uppvisningar, informationsspridning för de respektive föreningarna samt viss möjlighet till prova på aktiviteter. Tillvägagångssätt och avgränsningar Planering och samverkan Enligt beslut av Kommunstyrelsen (2009) ska Föreningarnas dag arrangeras under Malmöfestivalen genom uppdrag av Gatukontoret och genom dialog med föreningslivet och fritidsförvaltningen. Tidsaspekten för detta är fram till och med Fritidsförvaltningen initierade en första kontakt med Gatukontoret i april och därefter började planeringen av Föreningarnas dag och dess förutsättningar. Gatukontoret tillhandahöll den befintliga platsen, Gustav Adolfs torg, med utmarkerade begränsade områden för Föreningarnas dag. Befintliga ytor på Gustav Adolfs torg som fritidsförvaltningen fick tillgång till var en informationsbod som var placerad mitt på Gustav Adolfs torg, Gustavscenen för uppvisning och utdelning av Årets förening och Årets Eldsjäl samt ytan mellan H&M hörnan och Pressbyrån där kampsportsmatta placerades för introduktion och uppvisningar. Utifrån förra årets utvärdering var önskemålet att placeringen av informationsbord för respektive förening inte skulle finnas i direkt anslutning till matstånden vilket medförde kontakt med matos och personer som åt mat i direkt anslutning till vissa av medverkandes föreningars bord. Detta var ett av de främsta klagomålen bland de medverkande föreningarna förra året och Gatukontoret skulle se över andra möjligheter till placeringar vilket också kunde tillgodoses. Placeringarna av borden var i ett stråk mitt på Gustav Adolfs torg med viss spridning. Information om möjlighet till medverkan på Föreningarnas dag skickades ut som information i Föreningsnytt samt även till alla registrerade föreningar via e-post utskick i maj. Anmälan gjordes senast den 15 juni via ett ifyllningsbart digitalt formulär på hemsidan malmo.se/foreningarnasdag. Administrativa avdelningen och dess kommunikatör kopplades in i fråga om marknadsföring där en kommunikationsplan upprättades utifrån behov och 3 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

5 målgrupp samt utformning och information på hemsidan avsedd för Föreningarnas dag. Föreningarna informerades om begränsningar i och med att Föreningarnas dag var en del av Malmöfestivalen. Inom arrangemanget tillämpades Malmöfestivalens restriktioner gällande prova på, scenprogram, försäljning, servering, mathantering, djurhållning etc. Föreningar med önskemål om tillgång till el placerades i nära anslutning till fritidsförvaltningens informationsbod där tillgång till el fanns. Önskemålen kunde därmed uppfyllas. Budget 75tkr är avsatt för föreningsavdelningens budget till genomförandet av Föreningarnas dag. Huvudsakliga utgifter för Föreningarnas dag var transport av utrustning (Driftavdelningen), tryckkostnader, konferencier (Ekonomiavdelningen) och hyra och transport av bord. Fritidsförvaltningen fick till stor del ta del av befintligt material och resurser i form av scenchef och tekniker på Gustavscenen, befintlig informationsbod, tillgång till el, befintlig scen i form av Gustavscenen samt tilldelade ytor på Gustav Adolfs torg. Därmed kunde kostnaderna hållas nere med hjälp av ett samarbete med Gatukontoret och hela budgeten behövde därmed inte utnyttjas kr var den totala utgiftsposten. Marknadsföring Information om Föreningarnas dag synliggjordes kostnadsfritt i Malmöfestivaltidningen samt på hemsidan malmo.se/foreningarnasdag. Genom att arrangemanget var en del av Malmöfestivalen synliggjordes Föreningarnas dag på platsen. Gustav Adolfs torg är en bra passage med mycket flöde av människor under hela dagen vilket garanterade ett stort antal besökare från alla delar av Malmö. Genomförande Föreningarnas dag genomfördes på Gustav Adolfs torg den 19 augusti mellan kl Platsen iordningsställdes främst av föreningsavdelningens personal genom att ställa upp bord och stolar utifrån placeringar som tilldelats genom Gatukontoret samt skylta upp respektive bord med tillhörande förenings placering. Samtidigt var personalen behjälpliga för medverkande föreningar. GAK Enighet transporterade dit en kampsportsmatta som de tillhandahöll för uppvisningsyta och med hjälp av föreningen och föreningsavdelningens personal byggdes denna på plats. Ett tält restes i nära anslutning till mattan och ljudutrustning installerades. Transportgruppen på driften levererade stolar och ljudutrustning. Berghs uthyrning hyrdes in för leverans av bord och ett företag försåg informationboden med en storbilds-tv som skulle fungera som en marknadsföringskanal av föreningsregister och hemsida malmo.se/forening. Fritidsförvaltningen hade även tillgång till en informationsbod där syftet var att synliggöra föreningslivet i Malmö för malmöbor med hjälp av Föreningsregistret och malmo.se/forening samt marknadsföring av Stipendiet Fritidsexpressen. Boden fungerade även som utåtriktad service för medverkande föreningar med frågor och annat. Boden var bemannad med 4 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

6 Administrativa avdelningens kommunikatör samt personal från föreningsavdelningen. Dokumentation skedde också på plats genom fotografering under dagen av kommunikatören (se bilaga 2). Konferencier för Gustavscenen var personal från Ekonomiavdelningen. Scenchef samt ljudtekniker fanns på plats och styrde upp så att allt fungerade. Föreningsavdelningens personal fanns också på plats för att få upp rätt förening på scen vid rätt tidpunkt, för att samla in förfrågningar på tekniskt material och dessutom för att hålla uppsikt backstage. Ett 10-tal föreningar erbjöd uppvisningar av olika slag på Gustavscenen, med fokus på dans, sång och teater (se bilaga 3). Programmet med uppvisningar var mellan kl Den sista programpunkten var utdelning av Årets förening och Årets Eldsjäl som tilldelats SeniorNet Malmö respektive Peter Linde, Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe. Fritidsnämndens ordförande Frida Trollmyr delade ut utmärkelserna och därefter hölls tal av respektive föreningsrepresentant. 15 föreningar visade upp sin verksamhet på kampsportsmattan mellan H&M hörnan och Pressbyrån mellan kl (se bilaga 4). En förening drog sig ur under dagen. Kampsport, aerobic och dans var de aktiviteter som visades upp. En del av föreningarna erbjöd även möjligheten att prova på. 15 min/förening tilldelades respektive förening. Det fanns även tillgång till mikrofoner samt ljudanläggning och det var upp till var och en förening att själva presentera sig och sin verksamhet och om föreningen skulle ha musik i bakgrunden. Även vid denna station fanns föreningsavdelningens personal på plats för att vara behjälpliga och såg till så att programmet fortlöpte. Medverkande föreningar hade även tillgång till ett bord och stolar där de marknadsförde sin förening och vissa hade även uppvisning och prova på vid sina bord. Utvärdering Ett ifyllningsbart digitalt svarsformulär var tillgängligt att besvara på malmo.se/foreningarnasdag för medverkande föreningar under 10 dagar (se bilaga 5). En förfrågan skickades ut via e-post och via Föreningsnytt med uppmaning att föreningars synpunkter är av stor vikt för att kunna utveckla Föreningarnas dag. Av 68 medverkande föreningar besvarade 44 det ifyllningsbara svarsformuläret vilket ger en svarsfrekvens på 65 %. Information På frågan om medverkande föreningar var nöjda med informationen från fritidsförvaltningen inför Föreningarnas dag svarade 43 av 44 föreningar att de var nöjda. Föreningen som inte var nöjd hade önskat att de fått ut ett program för dagen innan så att de själva skulle kunna informera om evenemanget i föreningen. Önskemålet var även att få en förteckning över deltagande föreningar eftersom Föreningarnas dag även är en variant på en föreningsträff. En förteckning av medverkande föreningar synliggjordes i gatupratarna och i flyersblad. Dessa synpunkter tas med i planeringen inför nästa års arrangemang 5 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

7 och en tanke är att skapa ett informationskuvert med aktuell information för dagen och andra aktuella saker som är av vikt till föreningslivet. Tid och plats för genomförande 30 föreningar svarade att de var nöjda med tid och plats för genomförandet. 14 föreningar var inte nöjda och en del lämnade synpunkter på andra alternativ eller önskemål. De positiva synpunkterna framkommer under avsnittet Övriga synpunkter och rubriken Plats och genomförandet för arrangemanget. Genomgående svar från föreningarna var följande synpunkter: Platsen mindre lämpad för idrott och prova på. Utrymmet för aktiviteter var begränsat. Mer tid för prova på aktiviteter. En annan plats där barn och ungdomar finns. En egen dag för Föreningarnas dag, men samma plats. Senarelägga arrangemanget på dagen, alternativt kortas ned någon timme. Dålig placering av bord, var undanskymda med lite genomströmning av folk (ett 10-tal föreningar hade placering av bord parallellt vid Stadt Hamburgsgatan och var lite undanskymda bakom Velodromen). Antal besökare under dagen Föreningarna uppskattade antal besök de haft under dagen vilket var skiftande. Frågan Hur många besökare hade ni uppskattningsvis under dagen är en bred fråga och kan tolkas på olika sätt. Hade en förening uppvisning så uppskattade de flesta föreningar uppemot 100 besökare. Men för de föreningar som endast var placerade med ett bord var uppskattningen mer runt ett tal besökare. Variationen var därmed stor och en generell statistik speglar därmed inte besöksstatistiken överlag. Dock kom det ett stort flöde av besökare under dagen, främst vid uppvisningsmattan som var en naturlig passage från och till festivalområdet. Uppvisning på Gustavscenen Åtta av nio föreningar som hade uppvisning besvarade frågan om uppvisningen på Gustavscenen levde upp till deras förväntningar. Fem av dessa föreningar tyckte inte detta och följande synpunkter kring detta inkom: Mindre publik än önskat. För tidig uppvisning på dagen. Undangömd plats för uppvisning. Mer marknadsföring kunde gjorts för detta. Dåligt skyltat. 6 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

8 Uppvisning på kampsportsmatta En majoritet av de föreningar som svarade som hade uppvisning på kampsportsmatta upplevde att förväntningarna infriades. Av totalt 15 föreningar så svarade totalt åtta av dessa och sju av dessa var nöjda. En förening tyckte att det både var bra och mindre bra. Vid det tillfället fungerade inte mikrofonen vilket föreningen saknade. Önskemål om presentation inför varje förenings uppvisning/prova på hade varit att föredra. Flödet av besökare i anslutning till kampsportsmattan var mycket bra och personer stannade till och följde uppvisningarna med intresse. Att föredra till nästa år är att bygga upp kampsportsmattan på höjden så att fler har möjlighet att se uppvisningarna. Deltagande under nästa års Föreningarnas dag 36 föreningar kan tänka sig att medverka även under nästa års Föreningarnas dag. 8 föreningar kunde inte ta ställning utan svarade vet ej. Ingen förening svarade nej på frågan om medverkan nästa år, vilket anses positivt. Övriga synpunkter En av frågorna var en öppen fråga att fritt besvara om föreningarna hade övriga synpunkter, vilket många tog tillfället i akt att framföra. Synpunkter inkom även i dialog med medverkande föreningar under dagen för arrangemanget. De synpunkter som framkom handlade främst om vädret, platsen, Malmöfestivalen och marknadsföringen. Väderberoende Eftersom det var en av årets varmaste dagar önskade några föreningar att fritidsförvaltningen hade försett borden med parasoll eller skydd i form av tält. Dock påpekade några föreningar att det var positivt med tillgång till vatten i vattenkranar som var utspridda i området. Många föreningar var även nöjda att dagen bjöd på så fint väder vilket bidrog till en lyckad dag och överlag upplevdes det som positivt när en dialog fördes med medverkande föreningar. Arrangemanget är väldigt väderberoende och är utslagsgivande om det varit mindre bra väder. Kampsportsmattan var under bar himmel och skyddades inte som Gustavscenen där det fanns tak över scenen. Att ta i beaktning till nästa år är att ha en back-up plan vid dåligt väder. Plats och genomförandet för arrangemanget Enligt några av föreningarna hade inte besökarna någon kännedom om att det var Föreningarnas dag eftersom de kände att de försvann i mängden av allt annat som hände under Malmöfestivalen. Förslag som lyftes var att Föreningarnas dag skulle vara huvudnumret och inte Malmöfestivalen som nu var fallet. Föreningarnas dag ska enligt synpunkter förslagsvis läggas på en annan dag, inte på Malmöfestivalen, men dock på samma plats. Förslag på annan lämplig plats är Raoul Wallenbergs park där även fler möjligheter finns för föreningarna att anordna prova på aktiviteter. Ett annat förslag var att även arrangera en inomhusmässa i samma form. Dock tyckte några föreningar att det var bra att Föreningarnas dag genomfördes i samband med Malmöfestivalen eftersom föreningar når ut till många fler på platsen och får därmed garanterade besökare. Även 7 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

9 kommentarer om att de var tacksamma för tillgång till bord och stolar och att få möjligheten att marknadsföra och visa upp sin förening framfördes. Vissa föreningar påtalade att det var ett värdefullt tillfälle att knyta nya kontakter, inte enbart rekrytering av nya medlemmar men även ett tillfälle att samspråka med övriga medverkande föreningar. Synliggörandet av Föreningarnas dag Synpunkter kring att marknadsföringen kan bli bättre fördes fram. Några synpunkter fördes fram vad gäller Malmöfestivaltidningen med önskemål om att programpunkter för dagen skulle kunna synliggöras med tider och uppvisande föreningar. Ett önskemål ska framföras om detta är möjligt med tanke på den tidsplan fritidsförvaltningen har vad gäller inkommande av anmälningar samt färdigställande av programpunkter. Endast en notis om Föreningarnas dag fanns med i årets upplaga samt en förteckning av medverkande föreningar. Inför nästa år kommer arrangemanget att synliggöras, vecka 33, innan arrangemanget i tidningarna Metro och City som redan nu är uppbokade gratisannonser. På så sätt synliggörs arrangemanget mer och malmöborna blir mer medvetna om att Föreningarnas dag kommer att genomföras som en del av Malmöfestivalen, vilket för en del föreningar inte var så tydligt i år. Fler marknadsföringskanaler ska även ses över inför nästa års Föreningarnas dag i dialog med kommunikatör, vilket endast kan fastställas beroende på hur marknadsföringsbudgeten ser ut nästkommande år. Föreningarnas dag 2013 Planeringen inför nästa års Föreningarnas dag bör inledas senast mars 2013 i samverkan med Arrangemangsenheten på Gatukontoret. Vem som ansvarar för vad bör konkritiseras och vem som står för respektive kostnad. Eftersom arrangemanget är en långsiktig del av Malmöfestivalen, fram till och med 2015, är det viktigt att berörda parter på bästa sätt kan tillgodose föreningarnas önskemål i den mån som är möjligt. Samarbetet med Gatukontoret fungerade bra där både uppstartsmöte och avstämningsmöten hölls. Under arrangemangsdagen var tillgången till platsen och övriga attribut tillgängliga. Gatukontoret kommer att ta del av utvärderingen. Inför nästa års planering av Föreningarnas dag är målet att föreningsavdelningen kan ta hjälp av Evenemangsavdelningen som har stor kunskap och erfarenhet av stora evenemang. Även driftpersonal ska kunna hjälpa till inför iordningsställandet samt efterarbete i större utsträckning. Föreningsavdelningen kan då fokusera på att vara mer behjälpliga till föreningarna när de kommer till platsen samt iordningsställa och skylta upp informationsboden samt övriga områden. Föreningsavdelningens personal ska inte lyfta och bära tunga bord och stolar och de har inte heller den klädsel och utrustning som krävs för sådant grovarbete. Personalen ska inte vara utarbetade innan ens arrangemanget har börjat. Fokus ska i huvudsak vara service till föreningar och malmöbor, se till så att schema följs och ha en dialog med medverkande föreningar samt malmöbor på plats. Informationsboden kan 8 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

10 då på ett mer effektivt sätt uppfylla sitt syfte genom att synliggöra föreningslivet i Malmö för malmöbor samt vara behjälpliga för medverkande föreningar med frågor och annat. Detta syfte uppfylldes inte fullt ut eftersom boden till större del endast bemannades av en person, vilket var för lite för att det skulle vara fungerande. Tidspressen gjorde även att boden inte hann färdigställas vid arrangemangets start, utan prioritet fick istället bli service till medverkande föreningar. Utvärderingen ska finnas med som en grund till planeringen inför 2013 års Föreningarnas dag. 9 Fritidsförvaltningen Föreningarnas dag 2012

11 FÖRENINGARNAS DAG Dessa föreningar möter du på Gustav Adolfs torg söndag 19/8 kl : Afasiföreningen Malmö Lund Aktiv Ungdom Malmö Almviks 4H klubb Art of Living Malmö Astma- och Allergiföreningen i Malmö Bellevuestadion Motion och Friskvårdförening Bujin Ju-jutsu klubb C.O.L.I.B.R.I. Dalhems IF Dansföreningen Svingen Dansöz DHR Malmö Epilepsiföreningen i Malmö Fair Play Tennisklubb Folkdansens Vänner Friluftsfrämjandet Malmö Lokalavdelning Furuboda Arbetsmarknad Föreningen ABADÀ-Capoeira Malmö Föreningen Malmöskyttarna GAK Enighet GK Motus Salto Hembygdsgillet Malmö HSO Malmö Idrottsklubben Pantern IF Malmö Redhawks ILCO Skåneregionen Internationella Kvinnoföreningen i Malmö Iransk Svenska Föreningen i Malmö Iranska Flyktingrådet KFUK-KFUM Po-Eun Kampsportcenter Korpen Vi Malmö AmatörteaterForum Malmö Budokwai Malmö City FC Malmö Dans City AU Malmö Esparantoförening Malmö Fibromyalgiförening Malmö Floorball Club Malmö Fäktklubb av 1919 Malmö Ju-Jutsu Klubb Malmö Kappsimningsklubb Malmö Klätterklubb Malmö Korpförbund Malmö Roller Derby-Crime City Rollers Malmö Uppfinnarförening Malmö Wing Tsun Malmö Aktiv Ungdom Malmöflickorna Malmökretsen av Svenska Scoutförbund MIP/Frivilligcentra Malmö NHR Malmö PRO Samorganisation Malmö Psoriasisförbundet Malmö Vellinge Lokalavd. Renshin Aikido Dojo Malmö RFSL Ungdom Syd Ru Yi Long Wushu Förening Rydbergs Dance Academy, Aktiv Ungdom Rörelsens Gatans Röst och Ansikte (Obs! I Raoul Wallenbergs Park) Skridskoklubben Skrinnaren Skånes Idrottsförbund Sportdykarklubben Malmö Triton Studiefrämjandet Malmö Sydvästra Skånes Diabetesförening Synskadades Riksförbund, SRF Skåne Sällskapet för kontakter Ryssland, Ukraina och Vitryssland (SKRUV) Sällskapet Gammeldansens Vänner Toigye Taekwondo Club Utrikespolitiska Föreningen i Malmö Vi Som Förlorat Barn Videdals GIF Youth Skåne Cricket Club

12 Föreningarnas dag 19 augusti 2012 Bilaga 2 foto

13

14

15

16

17

18

19 FÖRENINGARNAS DAG Uppvisning Gustavscenen kl TID FÖRENING UPPVISNING Studiefrämjandet Malmö Tre olika danser Malmö AmatörteaterForum Teater och improvisation Sällskapet Gammeldansens Vänner Folkdans, herrskapsdans Dansföreningen Svingen Gammaldans Aktiv Ungdom Malmö Dans Folkdansens Vänner Folkdans Malmö DansCity Dans Hembygdsgillet Malmö Folkdans Rydbergs Dance Academy Dans- och sångshow Utdelning: Årets förening och Årets Eldsjäl Fritidsnämndens ordförande Frida Trollmyr delar ut check & diplom TIPS! Flera av föreningarna erbjuder även möjlighet att PROVA PÅ. Håll utkik vid borden eller fråga!

20 FÖRENINGARNAS DAG Uppvisning på mattan kl TID FÖRENING UPPVISNING Malmö Fäktklubb av 1919 Fäktning Buijin Ju-Jutsu Klubb Malmö Självförsvar Malmö Wing Tsun Malmö Aktiv Ungdom Kung fu KFUM Po-Eun Kampsportcenter Taekwondo Bellevuestadion Motion och Friskvårdförening Aerobic Malmöflickorna Dansgymnastik GAK Enighet Kampsport GK Motus Salto Gymnastik Renshin Aikido Dojo Malmö Aikido (japansk kampsport) Förening ABADÀ-Capoeira Malmö Capoeira Ru Yi Long Wushu Förening Kinesisk tai chi och wushu (kung fu) C.O.L.I.B.R.I Capoeira och Taekwondo Toigye Taekwondo Club Taekwondo Malmö Ju-jutsuklubb Ju-jutsu Iransk Svenska Föreningen i Malmö Teater Malmö Budokwai Självförsvar TIPS! Flera av föreningarna erbjuder även möjlighet att PROVA PÅ. Håll utkik vid borden eller fråga!

21

22

23

24