Rapport Föreningarnas dag 2015

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Anna Jönsson Föreningssekreterare anna.38.jonsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport Föreningarnas dag 2015 FRI Sammanfattning Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 16 augusti 2015 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Denna rapport redogör kortfattat för arrangemangets syfte, planering och samverkan, budget, kommunikationsinsatser, genomförande, utvärdering och planeringen inför nästa års Föreningarnas dag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna. Beslutsunderlag Bilaga 1 Avtal Föreningarnas dag 2015 Bilaga 2 Program Föreningarnas dag 2015 Tjänsteskrivelse Fritidsnämnden Bilaga 3 Tipsrunda Föreningarnas dag 2015 Rapport Föreningarnas dag 2015 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 16 augusti 2015 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Denna rapport redogör kortfattat för arrangemangets syfte, planering och samverkan, budget, kommunikationsinsatser, genomförande, utvärdering och planeringen inför nästa års Föreningarnas dag. Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]

2 2 (2)

3 Rapport Föreningarnas dag 2015 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Anna Jönsson Fritidsförvaltningen Föreningsavdelningen

4 Innehållsförteckning Rapport Föreningarnas dag Inledning... 3 Syfte... 3 Budget... 3 Planering och samverkan... 3 Gatukontoret... 3 Evenemangsenheten och driftavdelningen... 4 Marknadsföringsinsatser i dialog och stöd med kommunikationsfunktionen... 4 Iordningsställande... 4 Genomförande... 5 Uppvisningar på Gatuscenen... 5 Uppvisningar på kampsportsmattan... 5 Fritidsförvaltningens informationstält... 5 Utvärdering... 5 Föreningarnas dag Föreningarnas dag Fördelar kontra nackdelar... 9 Minskat intresse... 9 Framtida samarbeten Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

5 Inledning Föreningarnas dag arrangerades söndagen den 16 augusti 2015 på Gustav Adolfs torg, i samband med Malmöfestivalen. 58 föreningar och organisationer medverkade under dagen och ett 20-tal av dessa hade någon form av uppvisning. Syfte Föreningarnas dag anordnas med syfte att synliggöra och visa upp Malmös breda utbud av ideella föreningar för och till Malmöborna. Registrerade föreningar och organisationer fick under dagen möjligheten att visa upp och marknadsföra sin verksamhet. Arrangemanget kan även leda till att föreningarna rekryterar nya medlemmar genom organiserade uppvisningar och informationsspridning till besökarna. Föreningarna har även möjlighet att nätverka och träffa andra föreningar på plats vilket kan skapa framtida samarbeten. Budget I föreningsavdelningens budget är 33 tkr avsatta för genomförandet av Föreningarnas dag och 10 tkr är utöver det avsatt till marknadsföringsinsatser. Huvudsakliga utgifter är material, transport av utrustning, tryckkostnader och arvode till konferencier. Fritidsförvaltningen fick ta del av befintliga resurser i form av scentekniker på Gatuscenen, befintlig scen (Gatuscenen) samt tilldelade ytor på Gustav Adolfs torg. Därmed kunde kostnaderna hållas nere och den totala utgiftsposten blev ca 35 tkr, inklusive marknadsföringsinsatser. Planering och samverkan Gatukontoret Enligt beslut av Kommunstyrelsen (2009) ska Föreningarnas dag arrangeras under Malmöfestivalen genom ett uppdrag till Gatukontoret och genom dialog med föreningslivet och fritidsförvaltningen. Beslutet gäller fram till och med En dialog och ett samarbete med Gatukontoret pågick under våren och fram till arrangemangets start och genomförande. Utifrån synpunkter från tidigare år och de förutsättningar som fanns inför årets arrangemang togs ett avtal fram där ansvarsfördelning mellan förvaltningarna klargjordes (se bilaga 1). Fritidsförvaltningen fick disponera Gustav Adolfs torg som arrangemangsyta, med vissa begränsningar. En befintlig Gatuscen för uppvisning och en yta där en kampsportsmatta byggdes upp på scenpodier för introduktion och uppvisningar fanns att tillgå. Eftersom gatuscenen var öppen beslutades det att ett tak i form av ett tält skulle byggas över scenen för att inte riskera att programmet blev inställt på grund av regn. Gatukontoret såg till att en scentekniker var på plats och som ansvarade för tekniken i stort på Gatuscenen. El kopplades in där behovet fanns. Informationsbord för föreningarna placerades i ett stråk mitt på Gustav Adolfs torg (se bilaga 2). Inom arrangemanget tillämpades Malmöfestivalens restriktioner gällande prova på, scenprogram, försäljning, servering, mathantering, djurhållning, informationsspridning med mera. 3 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

6 Evenemangsenheten och driftavdelningen Fritidsförvaltningens Evenemangsenhet medverkade inledningsvis i planeringsarbetet och i dialog med Gatukontoret. Material till arrangemanget bokades även via enheten. På driftavdelningen avsattes personal som var behjälplig med transport av material och iordningsställande av platsen. Den totala kostnaden för material, transport och personal var ca 17 tkr. Marknadsföringsinsatser i dialog och stöd med kommunikationsfunktionen Informationsutskick om möjlighet att medverka på Föreningarnas dag skickades ut i Föreningsnytt samt via e-post till alla registrerade föreningar och organisationer i slutet av april. Anmälan gjordes via ett digitalt formulär på malmo.se/foreningarnasdag. Föreningarna informerades om de begränsningar som finns på Gustav Adolfs torg genom att Föreningarnas dag är en del av Malmöfestivalen. En kommunikationsplan fastställdes med kommunikationsfunktionen inför arrangemanget. Information om Föreningarnas dag synliggjordes kostnadsfritt i Malmöfestivaltidningen, Malmöfestivalens hemsida, samt på malmo.se/foreningarnasdag. Ett fyrsidigt program sammanställdes och spreds till besökarna i informationstältet (se bilaga 2). Genom att arrangemanget var en del av Malmöfestivalen synliggjordes Föreningarnas dag på arrangemangsytan. Detta i form av gatupratare, beachflags och banderoller med dagens program. Gustav Adolfs torg är en plats som inbjuder till passage, med mycket flöde av människor under hela dagen, vilket garanter ett stort antal besökare från alla delar av Malmö. Därför behöver inga större marknadsföringsinsatser göras inför arrangemanget. En kampanj togs fram i syfte att marknadsföra Kul i Malmö appen, där lovverksamheterna och Spontan i stan aktiviteterna finns publicerade för målgruppen. Kul i Malmö symbolen och budskapet ladda ner appen synliggjordes på frukt som delades ut till besökarna. Ca 8000 kronor utgjordes av marknadsföringskostnader. Iordningsställande Platsen iordningsställdes under tre timmar innan arrangemangets start, i hällande regn, av föreningsavdelningens personal tillsammans med personal från driftavdelningen. De sistnämnda utförde det tyngre arbetet som att bära, lyfta och att bygga. Iordningsställande och förberedelser: Avstämning med personal, scentekniker och konferencier på plats Placering och installation av ljudutrustning Placering av bord och stolar Bord och stolar skyltades med respektive förenings namn Tält och scenpodier byggdes Informationstältet utformades med planerat material GAK Enighet transporterade och tillhandahöll en kampsportsmatta och med hjälp av föreningen, medverkande föreningar och föreningsavdelningens personal byggdes denna på plats. 4 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

7 Ett tält placerades på Gatuscenen med personal från Gatukontoret Ta emot föreningar och guida till rätt plats Utdelning av välkomstkuvert och regnponchos Genomförande Medverkande föreningar hade tillgång till ett bord och stolar där de marknadsförde sin förening. Vid borden introducerades bland annat uppfinningar, undervattensrugby, astronomi, schack och 4H verksamhet. Föreningsavdelningen var bemannade med personal på de olika stationerna enligt nedan. De ansvarade för att respektive uppvisningsyta fungerade och att föreningarna fanns på rätt tid och plats. I informationstältet var service och bemötande av föreningar och besökare i centrum. Kl startade arrangemanget och resten av dagen bjöd på uppehåll och kunde därmed genomföras enligt planerna. Uppvisningar på Gatuscenen Konferencier för Gatuscenen var Nils Phillips som presenterade respektive programpunkt. 11 föreningar genomförde uppvisningar av olika slag på Gatuscenen, med fokus på dans och sång, där respektive förening hade 15 minuter var. Ljudteknikern skötte allt det tekniska på scenen och var behjälplig och flexibel. Miljöförvaltningen delade ut Malmö stads föreningspris för ideella insatser för en hållbar stad där vinnarna var Cykelköket och Röda Korsets cykelskola. Uppvisningar på kampsportsmattan Sju föreningar visade upp verksamhet på kampsportsmattan. Kampsport och gymnastik var de aktiviteter som var i fokus och föreningarna hade ca 30 minuter var att disponera. Föreningarna presenterade sin verksamhet och spelade upp musik för respektive programpunkt. Denna uppvisningsyta lockade mest besökare. Fritidsförvaltningens informationstält Informationstältets syfte var att synliggöra föreningslivet i Malmö för besökarna på plats. Det fanns även möjlighet att delta i en tipsrunda där tanken var att få besökarna att gå runt bland borden och söka svar på några frågor som rörde föreningarna som var på plats (se bilaga 3). Ett 20-tal besökare deltog i denna tävling. Vinnarna fick biljetter till Finnkampen i innebandy, som arrangerades i september. På detta sätt marknadsförde vi även arrangemanget. Personalen gav även service till medverkande föreningar och besökte även respektive förenings bord och förde en dialog med de föreningsrepresentanter som var plats. Dokumentation gjordes också på plats genom fotografering. Utvärdering En utvärdering skickades ut till de medverkande föreningarna med syfte att samla in synpunkter på arrangemanget. Utifrån denna kan förvaltningen planera och genomföra kommande Föreningarnas dag. 66 % av de medverkande föreningarna besvarade utvärderingen. På fråga 1-5 besvarades frågorna utifrån hur nöjda eller missnöjda föreningarna var kring upplägget, information, plats för genomförandet, arrangemangets tidpunkt och 5 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

8 uppvisningar. På fråga 6 lyftes frågan om de medverkande föreningarna även vill medverka nästkommande år. Sista frågan lämnades öppen för övriga synpunker och presenteras även i detta avsnitt, kopplat till de frågor som det berör nedan. Hur nöjda är ni med upplägget av Föreningarnas dag? 28,95 34,21 % 5,26 5, , Mycket nöjd Varken nöjd eller missnöjd Mycket missnöjd Ganska nöjd Ganska missnöjd Obesvarat Över 60 % var mycket eller ganska nöjda med arrangemangets upplägg. Drygt 10 % utgjordes av de som däremot var ganska eller mycket missnöjda. Dålig bordsplacering och få besökare var några av kommentarerna till missnöjet. Hur nöjda är ni med informationen inför Föreningarnas dag? 25 47,22 % 2,78 19, Mycket nöjd Varken nöjd eller missnöjd Mycket missnöjd Ganska nöjd Ganska missnöjd Obesvarat Över 70 % var överlag nöjda med informationen inför arrangemanget. Hela 20 % var varken nöjda eller missnöjda. Önskemål om att få information om bordplacering och program i tidigare skede uttrycktes som övriga synpunkter. 6 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

9 Hur nöjda är ni med platsen för genomförandet av Föreningarnas dag? 25 47,22 % 5,56 8,33 8, Mycket nöjd Varken nöjd eller missnöjd Mycket missnöjd Ganska nöjd Ganska missnöjd Obesvarat Över 70 % var på något sätt nöjda med Gustav Adolfs torg som arrangemangsplats. Ca 17 % var i någon grad missnöjda. Förslag på att genomföra Föreningarnas dag på en egen dag, utanför Malmöfestivalen, eller att genomföra arrangemanget på andra platser runtom i Malmö utspritt på flera dagar framkom som förslag på övriga synpunkter. Det påpekades också att målgruppen på plats var till större delen turister eller boende i kranskommuner. Hur nöjda är ni med tidpunkten (datum, månad och veckodag) för Föreningarnas dag? 38,89 36,11 % 5,56 11,11 2, Mycket nöjd Varken nöjd eller missnöjd Mycket missnöjd Ganska nöjd Ganska missnöjd Obesvarat 7 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

10 75 % av respondenterna var nöjda med tidpunkten för arrangemanget. De som var missnöjda i någon grad anser att fokus inte var på Föreningarnas dag utan försvann i mängden då Malmöfestivalen var det som lockade i första hand. Hur nöjda är ni med förutsättningarna inför och under er uppvisning på Gatuscenen och/eller kampsportsmattan? % 16,67 13,89 8,33 2,78 2, Mycket nöjd Varken nöjd eller missnöjd Mycket missnöjd Ganska nöjd Ganska nöjd Vi hade ej uppvisning Obesvarat 18 föreningar hade någon form av uppvisning på Gatuscenen eller på kampsportsmattan. De som besvarat utvärderingen och som haft någon form av uppvisning var överlag nöjda. Vill ni delta på nästa års Föreningarnas dag? 77,78 5,56 % 11, Ja Nej Vet ej Obesvarat Enligt resultatet ovan vill många föreningar även medverka under nästa års arrangemang. 8 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

11 Föreningarnas dag Sedan 2011 har Föreningarnas dag arrangerats på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen, utifrån beslut från Kommunstyrelsen. Nedan visas utvecklingen på antalet medverkande föreningar Antal medverkande föreningar Föreningarnas dag 2016 Inför Föreningarnas dag 2016 vill förvaltningen se över alternativa lösningar utifrån vad som framkommit i utvärderingarna och vilka behov föreningarna har. Planeringen inför nästa års Föreningarnas dag bör inledas i början av Fördelar kontra nackdelar Fördelen med att arrangera Föreningarnas dag på Malmöfestivalen är att platsen garanterar ett stort antal besökare. Det är dock inte den målgrupp som föreningslivet främst vill vända sig till då syftet är att rekrytera nya medlemmar. Under Malmöfestivalen befinner sig mycket turister på platsen och många kommer från kranskommunerna. Fokus är inte på Föreningarnas dag och arrangemanget riskerar att försvinna i konkurrens med andra aktiviteter och utbud. Detta har även framkommit i utvärderingen. Många föreningar efterfrågar mer möjlighet till besökarna att prova på deras verksamhet. Idag begränsar platsen detta, vilket kan medföra att intresset inte är lika stort som tidigare år. Malmöfestivalen hade dessutom en aktivitetsyta vid Stadsbiblioteket för prova på aktiviteter, vilket visade sig vara populärt att besöka och vissa föreningar valde att medverka där istället. Minskat intresse Under förra årets arrangemang var intresset större. Då deltog 70 föreningar, att jämföra med 58 under årets arrangemang. 2011, som var första gången Föreningarnas dag arrangerades i samband med Malmöfestivalen, medverkade ett 80-tal föreningar. Sedan dess har antalet medverkande föreningar minskat och i år har intresset varit rekordlågt. De föreningar som medverkat under de senaste åren är återkommande föreningar. Att fundera kring är hur vi når de föreningar som aldrig eller sällan medverkar på detta arrangemang. 9 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

12 Framtida samarbeten Diskussioner om hur arrangemanget kan utvecklas förs bland annat med SOF Förebyggande och Fritid. Att sprida och arrangera Föreningarnas dag inom de fem stadsområdena är en idé som lyfts. Det kan vara i samband med arrangemang som redan genomförs i stadsområden och med detta utöka till att bli en del av detta. På detta sätt får arrangemanget en större spridning och når den målgrupp som föreningarna vill komma i kontakt med. Det kan vara i direkt anslutning till deras upptagningsområde eller om föreningarna vill synas i andra områden än där de verkar i dag. Det kan också komma att ges fler möjligheter till prova på aktiviteter vilket kan medföra att fler föreningar är intresserade av att vara en del av arrangemanget. Ska Föreningarnas dag genomföras som en del av Malmöfestivalen bör man se över andra platser och möjligheter. En fortsatt dialog med Gatukontoret kommer att föras om eventuella framtida samarbeten. 10 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2015

13

14

15

16

17

18

19 g a d s a n r a Föreantionin Ug n o ti k u d o tr In r a g in n is v p p Inform Möt Malmös föreningsliv! Kanske hittar du ett nytt intresse! malmo.se/foreningarnasdag Malmöfestivalen Söndag 16 augusti Kl Gustav Adolfs torg

20 Program gatuscenen TID FÖRENING UPPVISNING Ungdoms Globala Vänskapsföreningen i Malmö Sång & musik Öresunds Dansförening Bugg och west coast swing Studieförbundet Vuxenskolan Dans och musik Iransk-Svenska Föreningen Rapmusik och dans Malmö All Star Cheer Cheerleading PAUS Miljöförvaltningen Utdelning av Malmö stads miljöpris Aktiv Ungdom Dans Dansföreningen Svingen Dans Internationella Dansklubben i Malmö Internationella, folkliga danser Svensk Falun Dafa förening Falun Gong Rydbergs Dance Academy Dans Energy squares Squaredans Konferencier: Nils Phillips TID FÖRENING UPPVISNING Iransk - Svenska föreningen Fribrottning Malmöflickorna Gymnastikuppvisning Malmö Historiska Fäktskola Historisk fäktning/kampsport med svärd Malmö Budokwai Program kampsportsmattan Uppvisning i combat Ju Jutsu, kampsport och självförsvar Ru Yi Long Wu shu förening Kinesisk tai chi och wushu (kung fu) GAK Enighet Kampsport Malmö Ju-Jutsuklubb Ju-jutsu Kai-uppvisning

21 LILLA NYGATAN S TULLGATAN GATUSCENEN Karusell INFOTÄLT Scen KYRKOGÅRD KAMPSPORTS- MATTAN Föreningarnas dag Bordsplacering SÖDERGATAN 1 Malmö All Star Cheer 2 Aktiv Ungdom Malmö 3 RFHL 4 Dansföreningen Svingen 5 Energy squares 6 Internationella Dansklubben i Malmö 7 Almviks H4-klubb 8 Öresunds Dansförening 9 Fair Play TK 10 Kingfishers Basketförening 11 Malmö Bangolfklubb 12 Malmö Makalösa Föräldrar 13 Rädda Barnen, Malmö Väster 14 Spiritus Mundi 15 Studiefrämjandet Malmö 16 Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe 17 Malmö Uppfinnarförening 18 Malmö Civila Ryttareförening 19 Korpen Malmö Idrottsförening 20 Malmö Redhawks 21 Friluftsfrämjandet Malmö lokalavdelning och Friluftsfrämjandet Husie 22 GAK Enighet 23 Malmö Budokwai 24 Malmö Historiska Fäktskola 25 Malmö Ju-jutsuklubb 27 Iransk - Svenska föreningen 28 Familje- och stavgångsföreningen Korpen 29 Ru Yi Long Wu Shu förening 30 MAI 31 Sudanesiska föreningen i Malmö 32 Iranska Flyktingrådet i Malmö 33 Malmö Carambole Club 34 Malmö Allmänna Schackklubb 35 Malmö Wing Tsun Skola Aktiv Ungdom 36 Svensk-kinesiska konst och kulturföreningen 37 SK Skrinnaren 38 SDK Malmö Triton 39 Korpen Malmö Varmvattengympa, HIF 40 Föreningen Värnet Malmö, FVM 41 Fetma & Övervikt Skåne, FÖS 42 Malmö Tennissällskap 43 Astma och Allergiföreningen i Malmö 44 Sydvästra Skånes Diabetesförening 45 FUB Malmö 46 Malmö E-sport 47 BUFF Skåne 48 Kvinnorättsförbundet 49 HjärtLung Malmö 50 Ibn Rushd studieförbund 51 Iransk-Svenska Soliaritetsföreningen i Malmö 52 Malmö Esperantoförening 53 Thailändska Föreningen i Malmö 54 Neuroförbundet Malmö 55 En ny chans 56 SKPF avd 10 Malmö 57 SPF Seniorerna samorganisation 58 Amerindia 59 Rydbergs Dance Academy 60 Studieförbundet Vuxenskolan 61 Ungdoms Globala Vänskapsföreningen i Malmö 62 Svenska Föreningen För Falun Dafa

22 Medverkande föreningar Aktiv Ungdom Malmö Almviks 4H-klubb Astma-och Allergiföreningen i Malmö Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe BUFF Skåne Dansföreningen Svingen En ny chans Energy Squares Fair Play TK Familje- och stavgångsföreningen Korpen Fetma & Övervikt Skåne Friluftsfrämjandet Husie Friluftsfrämjandet Malmö lokalavdelning FUB Malmö Föreningen Värnet Malmö, FVM GAK Enighet HjärtLung Malmö Ibn Rushd studieförbund Internationella Dansklubben i Malmö Iransk-Svenska Föreningen Iransk-Svenska Soliaritetsföreningen i Malmö Iranska Flyktingrådet Kingfishers basketförening Korpen Malmö Idrottsförening Korpen Malmö Varmvattengympa, HIF Kvinnorättsförbundet MAI Malmö allmänna schackklubb Malmö All Star Cheer Malmö Bangolfklubb Malmö Budokwai Malmö Carambole Club Malmö Civila Ryttareförening Malmö Esperantoförening Malmö e-sport Malmö Historiska Fäktskola Malmö Ju-Jutsuklubb Malmö Makalösa Föräldrar Malmö Redhawks Malmö Tennissällskap Malmö Uppfinnarförening Malmö Wing Tsun skola Malmöflickorna Neuroförbundet Malmö RFHL Ru Yi Long Wu shu förening Rydbergs Dance Academy Rädda Barnen, Malmö Väster SDK Malmö Triton SK Skrinnaren SKPF avd 10 Malmö SPF Seniorerna samorganisation Spiritus Mundi Studiefrämjandet Malmö Studieförbundet Vuxenskolan Sudanesiska föreningen i Malmö Svenska Föreningen För Falun Dafa - lokal avdelning Svensk-kinesiska konst och kulturföreningen i Malmö Sydvästra Skånes Diabetesförening Thailändska Föreningen i Malmö Ungdoms Globala Vänskapsföreningen i Malmö Öresunds Dansförening Välkommen! FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö E-post: fritid@malmo.se malmo.se

23 Tipsrunda vinn fina priser! Få chansen och vinn biljetter till Finnkampen i innebandy som arrangeras i Malmö den 13 september. Svara rätt på nedan frågor så är du med i utlottningen av dessa biljetter (2 biljetter/person). Det krävs att man går runt bland föreningarna och aktivt letar svaren. Ange namn, tfn och e-post vinnarna meddelas inom kort! 1. Vad är det för ett djur du träffar på vid Almviks 4H-klubbs bord? 2. Vad är det Malmö Uppfinnarförening visar upp idag? 3. Vad är det för instrument Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe har med sig och vad kan man se med detta? 4. Vilken förening, som är på plats idag, har ett samarbete med Malmö Redhawks? 5. Vilken förening sysslar med en sport där du befinner dig på ca 4 meters djupt vatten med en boll fylld med saltvatten och vad är det för sport? 6. Vad håller man på med om man sysslar med E-sport? 7. Hur många medlemmar har Dansföreningen Svingen? 8. När bildades föreningen Iransk-Svenska Föreningen i Malmö? Utslagsfråga: Hur många föreningar är registrerade hos fritidsförvaltningen? Namn: Tfn: E-post: