godkänna rapporten och lägga den till handlingarna

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Anna Jönsson Föreningssekreterare anna.38.jonsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport Föreningarnas dag 2014 FRI Sammanfattning Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 17 augusti 2014 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Denna rapport redogör kortfattat för arrangemangets syfte, planering och samverkan, budget, kommunikationsinsatser, genomförande, utvärdering och planeringen inför nästa års Föreningarnas dag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Rapport Föreningarnas dag 2014 Föreningarnas dag rapport 2014 Bilaga 1 Program Föreningarnas dag 2014 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 17 augusti 2014 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen. Denna rapport redogör kortfattat arrangemangets syfte, planering och samverkan, budget, kommunikationsinsatser, genomförande, utvärdering och planeringen inför nästa års Föreningarnas dag. Ansvariga Anna Lyrevik Avdelningschef Bo Sjöström Direktör SIGNERAD

2 Rapport Föreningarnas dag 2014 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Anna Jönsson Fritidsförvaltningen Föreningsavdelningen

3 Innehållsförteckning Rapport Föreningarns dag Inledning... 3 Syfte... 3 Tillvägagångssätt och avgränsningar... 3 Planering och samverkan... 3 Budget... 3 Kommunikation... 4 Iordningsställande och genomförande... 4 Utvärdering... 5 Information... 5 Tid och plats för genomförande... 5 Antal besökare under dagen... 5 Uppvisning på Gatuscenen... 5 Uppvisning på kampsportsmatta... 5 Deltagande under nästa års Föreningarnas dag... 5 Övriga synpunkter... 6 Föreningarnas dag Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2014

4 Inledning Föreningarnas dag genomfördes söndagen den 17 augusti 2014 på Gustav Adolfs torg i samband med Malmöfestivalen och i samarbete med Arrangemangsenheten på Gatukontoret. Uppemot 70 föreningar och organisationer planerade medverka under dagen, men på grund av ihållande regn hoppade många föreningar av eller avbröt sin medverkan under dagen. Syfte Föreningarnas dag anordnas med syfte att synliggöra och visa upp Malmös breda utbud av ideella föreningar för och till Malmöborna. Registrerade föreningar och organisationer fick under dagen chansen att visa upp och marknadsföra sin verksamhet. Arrangemanget ska ge möjlighet för föreningarna att rekrytera nya medlemmar genom organiserade uppvisningar och informationsspridning till besökarna. Tillvägagångssätt och avgränsningar Planering och samverkan Enligt beslut av Kommunstyrelsen (2009) ska Föreningarnas dag arrangeras under Malmöfestivalen genom ett uppdrag till Gatukontoret och genom dialog med föreningslivet och fritidsförvaltningen. Enligt beslutet gäller detta fram till och med På Gustav Adolfs torg fick fritidsförvaltningen tillgång till en byggd Gatuscen för uppvisning och en yta där en kampsportsmatta byggdes upp på scenpodier för introduktion och uppvisningar. Gatukontoret ansvarade för att förse gatuscenen med skydd om väderprognosen utlovade regn. Fritidsförvaltningen skulle även få tillgång till två tält som skulle monteras av Gatukontoret. Ett att användas som en informationsplats bemannad av fritidsförvaltningens personal och ett i anslutning till kampsportsmattan för bland annat ljudutrustning. Informationsbord för föreningarna placerades i ett stråk mitt på Gustav Adolfs torg (se bilaga 1) efter dialog mellan Gatukontoret och förvaltningen. Information om möjlighet att medverka på Föreningarnas dag skickades ut i Föreningsnytt samt via e-post till alla registrerade föreningar och organisationer i början av maj. Sista anmälningsdag var den 16 maj och anmälan gjordes via ett digitalt formulär på malmo.se/foreningarnasdag. Föreningarna informerades om de begränsningar som finns genom att Föreningarnas dag är en del av Malmöfestivalen. Inom arrangemanget tillämpades Malmöfestivalens restriktioner gällande prova på, scenprogram, försäljning, servering, mathantering, djurhållning, informationsspridning med mera. Budget I föreningsavdelningens budget är 33 tkr avsatta för genomförandet av Föreningarnas dag och 10 tkr är därutöver avsatt till marknadsföringsinsatser. Huvudsakliga utgifter är transport av utrustning, tryckkostnader, arvode till konferencier och hyra/transport av bord. Fritidsförvaltningen fick ta del av befintliga resurser i form av scentekniker på Gatuscenen, befintlig scen (Gatuscenen) samt tilldelade ytor på Gustav Adolfs torg. Därmed kunde kostnaderna hållas nere och den totala utgiftsposten landade på 20,5 tkr. 3 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2014

5 Kommunikation I dialog och med stöd av kommunikationfunktionen fastställdes en kommunikationsplan inför arrangemanget. Information om Föreningarnas dag synliggjordes kostnadsfritt i Malmöfestivaltidningen samt på hemsidan malmo.se/foreningarnasdag. Ett fyrsidigt program sammanställdes och trycktes (se bilaga 1). Banderoller framställdes med information om arrangemangets progam som skulle täcka Gatukontoret tält. Genom att arrangemanget var en del av Malmöfestivalen synliggjordes Föreningarnas dag på arrangemangsytan, i form av gatupratare, beachflags och banderoller. Gustav Adolfs torg är en plats som inbjuder till passage med mycket flöde av människor under hela dagen vilket garanter ett stort antal besökare från alla delar av Malmö kronor utgjordes av kommunikationsinsatser. Iordningsställande och genomförande Föreningarnas dag planerades att genomföras på Gustav Adolfs torg den 17 augusti mellan kl Platsen iordningsställdes främst av föreningsavdelningens personal genom att ställa upp bord och stolar samt skylta upp respektive bord med tillhörande förenings placering. GAK Enighet transporterade och tillhandahöll en kampsportsmatta och med hjälp av föreningen, medverkande föreningar och föreningsavdelningens personal byggdes denna på plats. De två tält som utlovats av Gatukontoret uteblev och fritidsförvaltningens personal fick transportera dit tält egna när detta upptäcktes, vilket försenade iordningställandet. De banderoller som skulle fästas på tälten, hade anpassats efter måtten för tälten från Gatukontoret, men fritidsförvaltningens tält var mindre och banderollerna fullgjorde därför inte helt sitt syfte. Transportgruppen på driftavdelningen levererade även stolar, ljudutrustning och scenpodier. Ett externt företag hyrdes in för leverans av bord. Dock fick borden plastas in för att skyddas mot vädret vilket försenade iordningsställandet ytterligare. Informationstältets syfte var att synliggöra föreningslivet i Malmö för malmöbor. Bland annat informerades om Spontan i stan och det fyrsidiga programmet fanns att ta del av. Personalen i tältet fungerade även som service för medverkande föreningar. Boden var bemannad med Administrativa avdelningens kommunikatör samt personal från föreningsavdelningen. Dokumentation skedde också på plats genom fotografering. Konferencier för Gatuscenen var Farah Erichsén, känd från P3 och Sommarlovsmorgon. Ljudtekniker fanns på plats och föreningsavdelningens personal såg till att få upp rätt förening på scen vid rätt tidpunkt och hålla uppsikt kring och på scenen. Enligt överenskommelse med Gatukontoret placerades ett tält som skydd över scenen, men det täckte inte hela scenens yta vilket påverkade genomförandet av scenprogrammet. 14 föreningar planerade att genomföra uppvisningar av olika slag på Gatuscenen mellan kl , med fokus på dans och sång. Dock fick ett flertal programpunkter ställas in på grund av regnet. Den sista programpunkten innefattade utdelning av Malmö stads föreningspris för ideella insatser för en hållbar stad. Miljöförvaltningen delade ut priset till Odlingsnätverket Seved och Fågelskydd Spillepeng. 10 föreningar planerade att visa upp verksamhet på kampsportsmattan mellan kl Kampsport, parkour och dans var de aktiviteter som stod i 4 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2014

6 fokus och föreningarna hade ca 20 minuter var att disponera. Det fanns tillgång till mikrofon samt ljudanläggning och det var upp till varje förening att själva presentera sig och sin verksamhet och om föreningen skulle ha musik i bakgrunden. Även vid denna station fanns föreningsavdelningens personal på plats och såg till att programmet fortlöpte. Dock ställdes programmet in under dagen på grund av regnet och skaderisken. Medverkande föreningar hade tillgång till ett bord och stolar där de marknadsförde sin förening och vissa hade även uppvisning och prova på vid sina bord. På grund av regnet ställde många föreningar in eller avbröt sitt deltagande under dagen. Utvärdering Ett digitalt svarsformulär var tillgängligt att besvara på malmo.se/foreningarnasdag för de medverkande föreningarna med syfte att samla in synpunkter på genomförandet. Tolv av de medverkande föreningarna besvarade utvärderingen. Den låga svarsfrekvensken kan ha att göra med att en del föreningar ställde in eller avbröt sitt deltagande under dagen och därmed inte kunde besvara frågorna. Information På frågan om medverkande föreningar var nöjda med informationen från fritidsförvaltningen inför Föreningarnas dag svarade 10 av 12 föreningar att de var nöjda. Föreningarna som inte var nöjda hade önskat att de fått information tidigare om t ex scenprogrammet. Tid och plats för genomförande 10 föreningar svarade att de var nöjda med tid och plats för genomförandet. Två föreningar var inte nöjda och angav att de hellre sett att arrangemanget anordnats en långlördag eftersom föreningarna anser att de försvinner i mängden av Malmöfestivalens stora utbud av aktiviteter. Antal besökare under dagen På grund av ihållande regn var besöksantalet mycket lågt, vilket alla föreningar uppgav som svarade. Uppvisning på Gatuscenen 4 av 14 föreningar som hade uppvisning besvarade frågan om uppvisningen på Gatuscenen levde upp till deras förväntningar. Två föreningar ansåg inte detta då deras programpunkt fick ställas in. Uppvisning på kampsportsmatta Endast en förening som hade uppvisning på kampsportsmatta besvarade frågan om platsen infriade förväntningarna. Föreningen fick även här ställa in uppträdandet på grund av regnet och var därmed inte nöjda. Deltagande under nästa års Föreningarnas dag 11 föreningar kan tänka sig att medverka även under nästa års arrangemang. En förening kunde inte ta ställning utan svarade vet ej. Ingen förening svarade nej på frågan om medverkan nästa år, vilket ses som positivt. 5 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2014

7 Övriga synpunkter En av frågorna var en öppen fråga att fritt besvara om föreningarna hade övriga synpunkter. Av de fåtal synpunkter som framfördes var det vädret som var i fokus vilket bidrog till det låga besöksantalet. Föreningarnas dag 2015 Planeringen inför nästa års Föreningarnas dag bör inledas i mars 2015 i samverkan med Arrangemangsenheten på Gatukontoret. Vem som ansvarar för vad bör konkretiseras och vem som står för respektive kostnad. Även nästa år ska Föreningarnas dag genomföras under Malmöfestivalen, vilket är sista året då samarbete ska ske med Gatukontoret enligt gällande beslut. Hur och var arrangemanget därefter ska genomföras är något som får föras i dialog med föreningslivet och mot bakgrund av de utvärderingar som gjorts sedan 2011 då Föreningarnas dag arrangerats i samband med Malmöfestivalen. 6 Fritidsförvaltningen Rapport Föreningarnas dag 2014

8 g a d s a n r Föreni nupgpvaisningar Introduktion Information Möt Malmös föreningsliv! Kanske hittar du ett nytt intresse! malmo.se/foreningarnasdag Malmöfestivalen Söndag 17 augusti Kl Gustav Adolfs torg

9 Program gatuscenen TID FÖRENING UPPVISNING Malmö All Star Cheer Cheerleading IFT Svalan och Duvan Sång & musik SKUD "Sitan Vez" Serbisk Folkdans Studieförbundet Vuxenskolan Musik MUST Turkisk Folkdans Folkdansens Vänner Folkdansuppvisning PAUS Peru Global Peruansk Dans, Live music Latino Öresunds Dansförening Dans Energy Square Squaredans Aktiv Ungdom Malmö Dansuppvisning MCLD Line dance & zumba Hembyggdsgillet Malmö Folkdans Rydbergs Dance Academy Dans & sång Miljöförvaltningen Utdelning av pris Konferencier: Farah Erichsén (känd från Din Gata och Sommarlovsmorgon) TID FÖRENING UPPVISNING Malmö Budokwai Malmö Ju-Jutsu Klubb Uppvisning av Ju-jutsu Uppvisning i Combat Ju Jutsu - självförsvar, kampkonst och kampsport Malmö Historiska Fäktskola Historisk fäktning med två olika vapenslag Oxienu/Quality Runners Parkour Parkour Brasilianska Föreningen Estilo Faixa Dansuppvisning Ru Yi Long Wushu Förening Kinesisk tai chi och wushu (kung fu) GAK Enighet Program kampsportsmattan Karate, Taekwondo, Boxning, Kendo, Kickboxning, Iaido Malmöflickorna Gymnastikuppvisning med och utan bollar Frontier MMA Brasiliansk jiu-jitsu

10 LILLA NYGATAN S TULLGATAN GATUSCENEN Karusell INFOTÄLT Scen KYRKOGÅRD KAMPSPORTS- MATTAN STORA NYGATAN Föreningarnas dag Bordsplacering SÖDERGATAN 1 Fetma Övervikt Skåne 2 Föreningen Värnet Malmö 3 Korpen Malmö Varmvattengympa 4 Sudanesiska Föreningen 5 Slottsstadens Konståkningsklubb 6 Malmö Wing Tsun 7 Malmö Akademiska förening 8 Malmö Romska Idecenter 9 SK Skrinnaren 10 Sydvästra Skånes Diabetesförening 11 The Club of Malmoe 12 Autism och Aspergerföreningen Skåne 13 Malmö GAA 14 Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe 15 Malmö Fäktklubb 16 Malmöskyttarna 17 Malmö Carambole Club 18 Malmö Roller Derby- Crime City Rollers 19 Iransk-Svenska föreningen 20 Malmö Tennis Sällskap 21 Bryggan Malmö 22 IF Malmö Redhawks 23 Friluftsfrämjandet Malmö lokalavdelning 24 Almviks 4H-klubb 25 SPF Sveriges Pensionärsförening, Samorganisation Malmö 26 Malmö Fibromyalgi Förening 27 Neuroförbundet Malmö 28 Malmö Bellevue Tennisklubb 29 Internationella kvinnoföreningen 30 Noarks Ark Syd 31 RFHL 32 Svensk-Kinesiska konst- och kulturföreningen i Malmö 33 Youth Skåne Cricket Club 34 Studiefrämjandet Malmö 35 Glokala folkbildningsföreningen 36 Ung Vänster 37 Brukarportalen 38 Malmö Bangolfklubb 39 Fair Play Tennisklubb 40 Malmö All Star Cheer 41 Frontier MMA 42 GAK Enighet 43 Malmö Historiska Fäktskola 44 Brasilianska Föreningen Estilio Faixa Malmö Budokwai 47 Malmö Ju-Jutsu Klubb 48 Malmöflickorna 49 Ru Yi Long Wushu Förening 50 Oxienu/Quality Runners Parkour 51 Malmö Konståkningsklubb 52 Korpen Malmö Idrottsförening 53 BBK Playmaker 54 HjärtLung Föreningen i Malmö 55 Astma-och Allergiföreningen i Malmö 56 PRO Samorganisation 57 SKPF-avdelning 10 Malmö 58 Peru Global 59 First Community Assistance 60 IFT Svalan och Duvan 61 AKF Tirana 62 Iranska Flyktingrådet 63 Energy Square 64 Aktiv Ungdom Malmö 65 MUST 66 MCLD 67 Öresunds Dansförening 68 Studieförbundet Vuxenskolan 69 Rydbergs Dance Academy 70 SKUD "Sitan Vez" 71 Let s sport girls

11 Medverkande föreningar AKF Tirana Aktiv Ungdom Malmö Almviks 4H-klubb Astma-och Allergiföreningen i Malmö Astronomiska Sällskapet Tycho Brahe Autism och Aspergerföreningen Skåne BBK Playmaker Brasilianska Föreningen Estilio Faixa Brukarportalen Bryggan Malmö Energy Squares Fair Play Tennisklubb Fetma & Övervikt Skåne First Community Assistance Friluftsfrämjandet Malmö lokalavdelning Frontier MMA Föreningen Värnet Malmö GAK Enighet Glokala folkbildningsföreningen HjärtLung Föreningen i Malmö IF Malmö Redhawks IFT Svalan och Duvan Internationella kvinnoföreningen Iranska Flyktingrådet Iransk-Svenska föreningen Korpen Malmö Idrottsförening Korpen Malmö Varmvattengympa Let s sport girls Malmö Akademiska förening Malmö All Star Cheer Malmö Bangolfklubb Malmö Bellevue Tennisklubb Malmö Budokwai Malmö Carambole Club Malmö Fibromyalgi Förening Malmö Fäktklubb Malmö GAA Malmö Historiska Fäktskola Malmö Ju-Jutsu Klubb Malmö Konståkningsklubb Malmö Roller Derby- Crime City Rollers Malmö Romska Idécenter Malmö Tennis Sällskap Malmö Wing Tsun Malmöflickorna Malmöskyttarna MCLD (Malmö Country Line Dance) MUST (Malmös Unga Svenska Turkar) Neuroförbundet Malmö Noarks Ark Syd Oxienu/Quality Runners Parkour Peru Global PRO Samorganisation RFHL Ru Yi Long Wushu Förening Rydbergs Dance Academy SK Skrinnaren SKPF-avdelning 10 Malmö SKUD "Sitan Vez" Slottsstadens Konståkningsklubb SPF Sveriges Pensionärsförening, Samorganisation Malmö Studiefrämjandet Malmö Studieförbundet Vuxenskolan Sudanesiska Föreningen Svensk-Kinesiska konst och kultur föreningen i Malmö Sydvästra Skånes Diabetesförening The Club of Malmoe Ung Vänster Youth Skåne Cricket Club Öresunds Dansförening Välkommen! FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö E-post: fritid@malmo.se malmo.se