Lyckat IT-projekt men misslyckat affärsprojekt?

Transkript

1 Lyckat IT-projekt men misslyckat affärsprojekt? Paneldiskussion i ämnet Solution Adoption Moderator: Chris Olofsson Graudums - Stretch Panel: Pia Kupka Persson Tetra Pak, Åsa Dubois Scania, Malin Anjou - Stretch

2 Lyckat IT-projekt men misslyckat affärsprojekt? Solution Adoption... Denna session handlade om det oerhört viktiga området Solution Adoption. Formatet var en paneldiskussion med representanter från tre olika företag Pia Kupka Persson från Tetra Pak, Åsa Dubois från Scania Parts Logistics och Malin Anjou från Stretch. Gunilla Nilsson från SKF skulle också ha deltagit men var tyvärr förhindrad pga kraftig förkylning. Diskussionen modererades av Chris Olofsson Graudums från Stretch. Gemensamt för dessa personer är att vi alla brinner för vikten av Solution Adoption Sessionen centrerades kring 5 nyckelfrågor relaterat till Solution Adoption i projekt såsom tex SAP-implementationer. Publiken deltog genom att inför varje frågeställning svara via sin mobiltelefon i en applikation som heter Kahoot. Varje fråga besvarades inom 3 sek. Speciellt fokus ägnades åt att säkerställa att publiken förstår skillnaden mellan Solution Adoption och Change Management där det första är det vi vill uppnå och det andra är verktygslådan för att nå dit! Frågorna som ställdes var: Fråga 1: Varför uteblir ofta affärsvärdet även om vi levererar IT-projekt enligt plan? Fråga 2: Varför är Solution Adoption inte högst på agendan hos de som gör en IT-implementation? Fråga 3: Digitalisering, moln, intuitivt gränssnitt - hur påverkas behovet av förändringsledning? Fråga 4: Hur bra är ert företag på att sätta mål / KPIer på förväntat affärsvärde från ett projekt? Fråga 5: Vad är Change Management och Solution Adoption för dig? I materialet presenteras publikens syn på dessa frågeställningar Panelen delade avslutningsvis med sig av sina viktigaste råd på vägen vad gäller Solution Adoption och förändringsledning. Dessa följer på nästkommande sida. 2

3 Lyckat IT-projekt men misslyckat affärsprojekt? Solution Adoption... Panelen delade avslutningsvis med sig av sina viktigaste råd på vägen vad gäller Solution Adoption och förändringsledning: Åsa: Servant Leadership ge teamen och gemene man förutsättning och mandat att ta beslut och få dem engagerade. Pia: Ett nära och bra samarbete mellan IT och affärssidan tror jag lägger grunden för en god Solution Adoption. IT-lösningen behöver vara användarvänlig och användarna behöver förstå varför vi behöver en förändring i sättet att arbeta. Gunilla: Förankring i Top Management beskrivs ofta som kritiskt; men även om det finns där så krävs det att ägarskapet för Solution Adoption finns i hela organisationen. Dvs det är oerhört lätt att glömma alla mellanchefer. De måste också äga förändringen samtidigt som de skall driva den ordinarie verksamheten. Malin: Jag slår igen ett slag för sammansättningen av både styrgrupp och projekt. Att säkerställa att vi har rätt kompetens med från både verksamheten och IT i hela livscykeln och under samtliga iterationer. 3

4 Introduktion till Solution Adoption vs Change Management Solution Adoption innebär att lösningen är adopterad, att verksamheten har tagit den till sig, hittat ett effektivt sätt att jobba i vardagen Change Management-verktygslådan tar oss en bit på vägen. Ni vet; utbildning, kommunikation, hantering av motstånd samt coachning av sponsorer, medarbetare och ledare för att kunna uppnå Solution Adoption! 4

5 Fråga 1: Varför uteblir ofta affärsvärdet även om vi levererar IT-projekt enligt plan? Alltför ofta hör vi om projekt som inte går som de skall. Det är ofta lite oklart vad som egentligen var business caset eller vilka mål som skulle uppnås. Verksamheten ser inte vitsen med det som införts; vill inte använda lösningen. Lösningar går live utan att verksamheten är med. Verksamheten säger öppet att det gick inte som det skulle den här gången heller Hur kan detta komma sig? 5

6 Fråga 1: Varför uteblir ofta affärsvärdet även om vi levererar IT-projekt enligt plan? "Uttalandet stämmer inte" "IT-lösningen hamnar i fokus istället för verksamheten" "Verksamheten har inte behovet eller äger inte förändringen" "Verksamheten vet inte hur lösningen bäst kan användas" 6

7 Fråga 2: Varför är Solution Adoption inte högst på agendan hos de som gör en ITimplementation? Om definitionen av Solution Adoption är att minst de användargrupper som jobbar i affärskritiska processer vet hur de skall använda lösningen efter go-live... Varför är då Solution Adoption inte högst på agendan hos de som gör en IT implementation? 7

8 Fråga 2: Varför är Solution Adoption inte högst på agendan hos de som gör en ITimplementation? "Solution Adoption är faktiskt högst på agendan!" "Resurserna räcker helt enkelt inte till för såna aktiviteter" "Om högsta ledningen är tydlig med WHY så behövs det inte!" "Solution Adoption - vad betyder det egentligen? Flummigt." 8

9 Fråga 3: Digitalisering, moln, intuitivt gränssnitt - hur påverkas behovet av förändringsledning? Fler och fler applikationer åker ut i molnet. SAPs strategi är tydlig Cloud First! Men då är väl alla våra problem med Solution Adoption lösta; eller? 9

10 Fråga 3: Digitalisering, moln, intuitivt gränssnitt - hur påverkas behovet av förändringsledning? "Behovet minskar - enklare och mer intuitiva arbetssätt" "Behovet ökar! Kortare tid, nya funktioner, nya arbetssätt" "Oförändrat behov" 1 "Har klarat oss hittills utan fokus på SolAdopt - skippa!" 1

11 Fråga 4: Hur bra är ert företag på att sätta mål / KPIer på förväntat affärsvärde från ett projekt? En stor del av problematiken är att vi inte är bra på att sätta mål, bryta ned till faktiska aktiviteter, mäta, följa upp och agera på resultatet. Både avseende affärsvärde och Solution Adoption som måste vara ett bland många delmål i ett IT projekt. Hur bra är ni på detta? 11

12 Fråga 4: Hur bra är ert företag på att sätta mål / KPIer på förväntat affärsvärde från ett projekt? "Bra på att sätta mål, KPIer - bryta ned & följa upp!" "Tonar ofta ned utfall då mål och KPIer sent/sällan uppfylls" "Bra på att definiera - sämre på att följa upp" "Dåliga på att sätta mål, men hittar effekter i efterhand." 12

13 Fråga 5: Vad är Change Management och Solution Adoption för dig? För oss är Solution Adoption=målet Change Managementaktiviteterna utgör en hjälp på vägen dit! Det som allt syftar till skapa förståelse, kunskap, förmåga och vilja att vara med i det nya. Hos varje individ. 13

14 Fråga 5: Vad är Change Management och Solution Adoption för dig? "Kommunikation och slutanvändarutbildning" "Ofta oklart vad en Change Mgr ska göra kontra en Project Mgr" "Vad som krävs för att leda varje individ gm förändringen" "Ärligt: flummigt. Hur svårt kan det va?" 14