INSTITUTET FÖR RYMDFYSIK Swedish Institute of Space Physics Referens: Dnr: 41-53/07 Datum: Sidnr: 1/6

Transkript

1 Sidnr: 1/6 Omfattning/kravspecifikation Entreprenadens innehåll och villkor Inledning Denna upphandling avser personalmatsal vid Rymdcampus I entreprenörskapet ingår att till rimligt pris tillhandahålla ett välsmakande utbud av vad som hör till en matsal för anställda. När det gäller mat så består huvuddelen av luncher. Entreprenören skall redovisa en lunchmeny som sträcker sig över två veckor, detta via webbsidan som efterfrågas i detta dokument. I lunchmenyn skall också markeras svängningar i årstiders utbud av råvaror. Matsalen används också för för- och eftermiddagskaffe. Personalmatsalen inkl kök är byggd hösten Storleken på ekonomidelen är på ca 60 kvm. Matsalsdelen är ca 132 kvm stor och innehåller 110 sittplatser. Det ingår också i uppgiften att svara för beställningsverksamhet avseende förtäring vid olika typer av sammankomster, allt från mindre möten till större konferenser. I dessa sammanhang ingår ofta möten och aktiviteter av olika slag där förtäring, alltifrån större bufféer till enklare kaffeservering, ingår. Önskvärt här är också en breddad språkkunskap hos restaurangpersonalen. Finns breddad språkkunskap skall detta redovisas. Även behövligt är att cateringutbudet finns redovisat i web-form över. Detta bl. a. för att tillgodose de ofta snabba beställningsbehov som kan uppstå. Hemsida skall finnas och anbudsgivaren skall redovisa web-site adress. Denna matsal är i första hand till för Rymdcampus personal och elever. Leverantören får inom angivet område verka utan kommersiell konkurrens. Varuautomater - vars placering skriftligen skall vara godkända av IRF - med syfte att komplettera servicenivå och öppethållande omfattas av samma rättighet.

2 Sidnr: 2/6 Servicenivå, Sortment, Prissättning, Erfarenhet och Miljöpolicy Mat- och cafésortimentet skall vara vällagat, varierat, välsmakande och av god kvalitet och tillräcklig portionsstorlek. I kvalitetsbegreppet ingår produktkvalitet, hantering och kapacitet. En beskrivning av entreprenörens kvalitetsarbete skall ingå i anbudet. Exempel på sortiment - Varierande luncher typ dagens rätt, nyckelhålsalternativ, proteinrik vegetarisk lunchalternativ, allt med tillbehör - Kaffe, te, choklad och andra drycker - Smörgåsar, kaffebröd och kakor - Smårätter (lättluncher) - Kiosksortiment Övrigt se bifogad förteckning Anbudsgivaren skall ha dokumenterad erfarenhet, kompetens och resurser för att utföra de tjänster som upphandlingen omfattar. Anbudsgivaren bör tidigare ha utfört minst ett uppdrag av jämförbar karaktär. - Beskrivning av omfattning och innehåll i ett utfört uppdrag som visar att de i ovan ställda kraven uppfylls. Aktuell uppdragsgivare skall genom sin underskrift styrka att anbudsgivaren redovisning är korrekt och att uppdraget utförts utan anmärkning. Anbudsgivarens organisation, personal, resurser mm Anbudet skall innehålla en kort presentation av företagets verksamhetsidé, organisation, personal. Här skall redovisas CV för all personal och vilken eventuell egen utrustning som tas med i verksamheten samt utvecklingsplaner. Den tänkta bemanningen för verksamheten skall anges. Erfarenheter av liknande verksamhet skall redovisas. En beskrivning av entreprenörens kvalitetsarbete vad gäller råvaror, servering, hygien, miljö och personalutveckling skall ingå i anbudet. För den som avser nystarta företag skall en beskrivning av företaget och dess ekonomi/finansiering inges liksom en ekonomisk plan för den aktuella verksamheten. Operatören skall, tillsammans med eventuella underentreprenörer, ha personalresurser med de kunskaper och erfarenheter som krävs för genomförandet av de åtaganden som framgår av detta förfrågningsunderlag. Anbud kan också baseras på att en del av den erforderliga personalen hyrs in från kontrakterade samarbetspartners. All fast och extraanställd produktions- och försäljningspersonal ska ha dokumenterad utbildning i livsmedelshygien, enligt branschpraxis minst en dag, samt en introduktion i anläggningens koncept och rutiner minst en dag. Plan för organisation och bemanning. Av planen ska minst framgå tänkt

3 Sidnr: 3/6 fördelning mellan egen anställd personal respektive tillfälligt anställd eller inhyrd personal. Om planen är baserad på inhyrd personal, till exempel personal anställd hos samarbetspartner, ska av planen framgå tilltänkt eller tilltänkta samarbetspartners. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga : CV och erfarenhet för all personal Service Generellt gäller att entreprenören skall hålla verksamheterna öppna när Rymdcampus bedriver undervisning, administrativt arbete pågår eller annan verksamhet anordnas tex. vid konferenser. Det är angeläget att alla verksamma på området kan få näringsbehovet täckt på ett godtagbart sätt. Nedanstående öppettider är ett minimum under augusti - juni måndag - fredag kl Utanför dessa tider får öppethållandet begränsas till måndag - fredag kl Efter IRF:s godkännande av förläggningen skall personalmatsalen vara öppet fram till den s k industrisemestern som ofta infaller med fyra veckor i juli månad. Under de lågfrekventa perioderna före och efter ind.sem. skall möjlighet till lättare luncher erbjudas gäster i matsalen. I IRF:s grunddebitering om sammanlagt kr (exkl moms) ingår lokalvård av matsal anpassad till den ovan angivna minsta öppettiden. Betr. tillkommande lokalvårdskostnader vid längre öppethållande skall överenskommelse göras med IRF:s lokalvårdsenhet. Tillstånd från myndigheter, ansvar, försäkringar Det åvilar entreprenören att skaffa erforderliga tillstånd för att driva verksamheten. Anbudsgivare som tecknar avtal med IRF skall driva verksamheten. Verksamheten får inte - varken helt eller delvis - utan IRF:s medgivande överlåtas. Entreprenören skall under anbudstiden ha ansvarsförsäkringar som täcker skada som genom fel eller försummelse kan vållas IRF. Kopior av dessa försäkringsbrev skall inskickas tillsammans med övriga handlingar. Anbudsgivaren skall redovisa den back-up som finns vid de tillfällen som mat, smörgåsar etc. tar slut. Av anbudet skall framgå ev. kostnad för bokning samt uppdukning av bord för lunchgäster som besöker Rymdcampus. System för hygien - egenkontroll Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat system för att analysera, förebygga och förhindra de hygienrisker som finns i verksamheten. Operatören skall redovisa sina rutiner för kontroll av att levererad mat håller hög kvalitet samt att de hygieniska föreskrifter som ställs i Livsmedelslagen uppfylls. Ange leverantörer. Tilltänkt platschef skall ha tillämpat ovanstående system och rutiner eller likartat vid minst ett tidigare uppdrag.

4 Sidnr: 4/6 Beskrivning av operatörens system och rutiner för hygien egenkontroll. Kvalitetssystem kvalitetsfrämjande rutiner Anbudsgivaren ska tillämpa skriftliga kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att utfört arbete genomförs på ett sådant sätt att avtalad kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel och/eller rutiner som möjliggör universitetets uppföljning. - Beskrivning av operatörens kvalitetssystem eller kvalitetssäkringsfrämjande rutiner. Kvalitet i mötet mellan kund och personal Matservicen ska tillgodose högt ställda krav på service och kvalitet, känsla och engagemang för kunden. Förutom yrkeskunskap och serviceanda är det viktigt att anbudsgivarens personal har goda kunskaper om Rymdcampusbyggnaden. Anbudsgivaren ska själv ombesörja en strukturerad introduktionsutbildning för nyanställda och extrapersonal. Anbudsgivaren säkerställer därmed att deltidsanställd eller tillfällig personal har tillräcklig utbildning för att kunna erbjuda den kvalitetsnivå IRF eftersträvar. Ersättning för upplåtna lokaler Antagen entreprenör skall erlägga en fast avgift om kr/år (exkl. moms) avseende verksamheterna. Ersättningen erlägges kvartalsvis i förskott och avser nyttjandet av lokaler inkl tillhandahållen inredning och utrustning enligt förteckning och ritningsunderlag. Miljö IRF har en väl utvecklad miljöpolicy och är angelägen om att all verksamhet med anknytning till IRF på olika sätt medverkar till att skona/förbättra miljön och hushålla med olika resursslag. I anbudet skall entreprenören ange hur denne kommer att beakta miljöaspekterna i sin löpande verksamhet. Anbudsgivaren skall dessutom ifylla särskild blankett som ingår i anbudsunderlaget. Maskinutrustning Utrustning/inredning Utrustning/inredning enligt bilaga ingår. För övrig för verksamheten nödvändig utrustning/motsv. svarar entreprenören för. Vid entreprenadens påbörjande genomförs tredjepartsbesiktning av maskinutrustning. Restvärdesbedömning undertecknas. Utbildning av personal för tillsyn av maskinutrustning och rutiner för felavhjälpning genomföres av IRF. Genomförd utbildning undertecknas.

5 Sidnr: 5/6 Entreprenaden påbörjas. Före kompletteringar med annan utrustning eller ingrepp i befintlig skall skriftlig dialog ske med IRF. Kompletteringar kan ske med direktbetalning om avvecklingskostnad vid avslutad entreprenad stås av entreprenören. Alternativt kan kompletteringar ske med tilläggshyra från IRF under kontraktstiden. Vid entreprenadtidens slut genomföres ny tredjepartsbesiktning där ny restvärdesbedömning genomföres. Vid skador vilka kan bedömas som åverkan kommer entreprenören att hållas ekonomiskt ansvarig. Sammanfattning Avtalstyp: Totalentreprenad Tjänst: Personalmatsal med tillträde 1 september Fasta Kostnader: Genom att lämna anbud förbinder sig entreprenören att acceptera IRF:s grunddebitering om kr (exkl moms) per år. Grunddebiteringen avser hyra, värme, el, vatten och sophämtning. Institutet tillhandahåller: - serveringslokaler med bord och stolar samt köks- och ekonomilokaler. underhåll, återanskaffning och service på inredning - städning/lokalvård av kommunikationsytor och serveringslokal - inre och yttre underhåll av fastigheten - yttre renhållning och snöröjning Entreprenören svarar för: Utrustning som skall finnas för att bibehålla nuvarande kvalitets- och resursnivå - anskaffning, underhåll och service av kassa-/kontorsmaskiner. - kostnader för erforderligt porslin, glas och bestick. Befintlig sådant material lånas ut av IRF under avtalstiden eller nyinvesteras av entreprenören. Ev. kompletteringar står entreprenören för. - övriga med verksamheten förenade kostnader såsom all erforderligt köksapparatur och motsvarande utensilier. Befintlig sådant material lånas ut av IRF eller nyinvesteras av entreprenören. Ev. reparationer eller nyanskaffning står entreprenören för.

6 Sidnr: 6/6 Övrigt - städning/lokalvård av ekonomilokaler samt avtorkning av bord och andra ytor i serveringsdelen Lokalernas tillgänglighet: Personalmatsalen skall hållas tillgänglig för, anställda och besökare även om förtäring ej inköps såvitt utrymmet ej behövs för betalande gäster. Antal personer: Antal personer verksamma (anställda) och som rör sig i området torde ligga kring 120 personer. Det bör framhållas att den nu upphandlade entreprenaden inte avser restaurangverksamhet utan personalmatsal och luncher med tillbehör. Restaurangverksamhet ställer helt andra krav på ventilation, ytor, inventarier mm. Övrigt Det åligger varje anbudsgivare att genom besök göra sig bekant med de ytterligare förutsättningar som är förenade med verksamhetens bedrivande mm. Anbudsgivare skall vara beredd att träffa den utvärderingsgrupp - eller företrädare för denna - som kan komma att bereda upphandlingen. Anbudet skall innehålla de uppgifter som krävs för att angivna urvalskriterier skall kunna tillämpas. Anbudet bör ha samma struktur som detta förfrågningsunderlag och använda samma avsnittsnumrering