Revisionsrapport Granskning av personalpolitiken Mönsterås kommun Jörn Wahlroth Oktober 2017

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av personalpolitiken Jörn Wahlroth Oktober 2017

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och metod 2 2. Iakttagelser och bedömningar Styrdokument inom det personalpolitiska området Iakttagelser Bedömning Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området Iakttagelser Bedömning Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten Iakttagelser Bedömning Kommunstyrelsens styrning och kontroll Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Rekommendationer 14 September av 14

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Personalen är en avgörande resurser och förutsättning för att åtagandet mot kommunens medborgare ska kunna fullföljas och att uppsatta mål nås. Brister i roller, ansvar, styrning och kontroll på det personalpolitiska området riskerar att organisationen inte fungerar tillräckligt effektivt och faktorer som ohälsotal kan påverkas negativt. Vidare kan kommunens attraktion på arbetsmarknaden påverkas. Revisorerna har uppmärksammat personalområdet i sin risk och väsentlighetsanalys Syfte och Revisionsfråga Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig personalpolitik och med en tillräcklig intern kontroll? 1.3. Revisionskriterier Arbetsrättslagstiftning Kommunstyrelsens reglemente avseende personalpolitik Av kommunfullmäktige antagna styrdokument avseende det personalpolitiska området 1.4. Kontrollmål Finns gällande och uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska området? Finns en ändamålsenlig organisation, med tydliga roller och ansvar, för att hantera det personalpolitiska området? Bedrivs det personalpolitiska arbetet i enlighet med de styrande dokumenten? Utövar kommunstyrelsen i rimlig grad styrning och kontroll inom området? 1.5. Avgränsning och metod Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsens arbete och ansvar för kommunens personalpolitik enligt gällande reglemente. Granskning har skett genom dokumentstudier och intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, personalutskottet, kommunchef, personalchef, socialchef, skolchef, ett urval av rektorer och enhetschefer, samt fackliga representanter. Rapporten har varit föremål för saklighetsgranskning. September av 14

4 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrdokument inom det personalpolitiska området Iakttagelser Kommunstyrelsens reglemente I kommunstyrelsens reglemente behandlas personalpolitiken. Där framgår att kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Bland annat ingår att med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Vidare att svara för utveckling och samordning av personaladministrationen, samt att ge råd och biträde i personalpolitiska frågor. De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i sin helhet ska beredas av utskottet om beredning behövs. De övergripande styrdokumenten inom det personalpolitiska området följer i nedanstående: Kommunfullmäktiges budget för år 2017 Av kommunfullmäktiges budget framgår följande styrning inom det personalpolitiska området: Uppdrag till kommunstyrelsen För att underlätta rekryteringsarbetet och stärka kommunens profil som attraktiv arbetsgivare ska kommunstyrelsen tillsätta en utredning som i samarbete med berörda personalintensiva förvaltningar tar fram ett förslag till åtgärdsprogram. Övergripande verksamhetsmål Kommunens frisktal skall vara över 95,0 procent genom ett starkt hälsofrämjande arbete under mandatperioden. Av kommunfullmäktige beslutade policydokumenten och riktlinjer Chefspolicy Policyn är antagen år 2014 och syftar till att stödja, stimulera och tydliggöra ledarskapet i kommunen. Policyn ska även utgöra ett underlag vid bedömning och värdering av chefer vid rekrytering, introduktion, chefsutveckling, medarbetar- och lönesamtal samt avveckling. I policyn behandlas chefsuppdraget, chefsansvaret och ledarskapet. När det gäller chefsuppdraget har chefer att arbeta för att kommunens attraktivitet som arbetsgivare. För att möjliggöra chefens uppdrag och förutsättningar uttrycks målet att ingen chef ska ha mer än 25 anställda direkt under sig. Chefsansvaret beskrivs uppdelat på verksamhet, ekonomi, personal och arbetsmiljö. För personal och arbetsmiljö anges följande ansvar: September av 14

5 Personal: Arbetsmiljö: Samverkar med medarbetarna och de fackliga organisationerna. Följer arbetsrättsliga lagar och avtal. Ansvarar för rekrytering och nya medarbetares introduktion. Arbetar för jämställdhet och mångfald i verksamheten. Ansvarar för medarbetarnas fortlöpande kompetensutveckling. Följer lönepolicyn. Arbetar med arbetsmiljöuppgifter enligt upprättad uppgiftsfördelning och att systematiskt arbetsmiljöarbete genomförs enligt gällande regelverk. Ansvarar för att medarbetarsamtal med återkommande återkoppling och förslag till utveckling genomförs minst 1 gång/år. Ansvarar för att samverkansmöten och arbetsplatsträffar genomförs regelbundet. För ledarskapet betonas bland annat engagemang, kommunikation, medarbetarnas delaktighet, helhetssyn, ge stöd och förmågan att hantera konflikter. Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöpolicyn är antagen år Bland annat regleras att nämnderna har arbetsmiljöansvaret inom respektive område. Respektive förvaltningschef har rätt att skriftligt delegera vidare ansvaret. Som övergripande mål anges att åstadkomma en effektiv verksamhet, som samtidigt innebär god fysisk och psykisk hälsa för samtliga anställda. För att uppnå målet räknas ett antal riktlinjer upp, bland annat att arbetsmiljökartläggning genomförs på varje arbetsställe minst en gång per år. Lönepolicy Policyn är antagen år 2014 har som mål att upprätthålla en lönespridning som stimulerar utveckling. Ett tydligt samband mellan löneutveckling och utveckling av arbetsuppgifter ska finnas. Faktorer som påverkar lönen redovisas i policyn. Vidare ett årshjul för löneöversynsprocessen. Under rubriken ansvar framgår att personalutskottet har att följa upp lönepolicyn och upprätta strategier för den årliga löneöversynen. Jämställdhetsprogram Programmet antogs redan år 2002 och behandlar bland annat förvärvsarbete och föräldraskap med bland annat åtgärder för flexibilitet mellan förvärvsarbete och föräldraledighet. Avseende anställningsvillkor framgår att förvaltningarna ska eftersträva att erbjuda heltidstjänster, samt att ge den som så önskar partiell tjänstledighet. Vidare behandlas sexuella trakasserier, könsfördelning vid rekrytering, lönefrågor. Årliga jämställdhetsplaner och jämställdhetsbokslut ska upprättas. Kommunstyrelsen fattade år 2015 beslut om Projekt jämställdhetsintegrering. Projektet tar företrädesvis ett utåtriktat perspektiv mot kommunens invånare där mål sätts för hur kommunens nämnder och förvaltningar ska utveckla jämställdhet. Etnisk mångfald Policyn är antagen år Som mål upptas att den etniska mångfalden hos de anställda i kommunen ska spegla den etniska mångfalden hos invånarna i kommunen. September av 14

6 Friskvårdspolicy Policyn är antagen år Syftet med policyn är att stimulera till en förbättrad hälsa såväl fysiskt, psykiskt som socialt. Bland annat ska ett aktivt friskvårdsarbete göra kommunen till en attraktiv arbetsgivare. Av policyn framgår att det finns möjlighet att erhålla bidrag för friskvårdsinsatser utanför arbetstid. Vidare finns pensionspolicy, internetpolicy, tobakspolicy, policy för alternativa driftformer, samt policy för anställda och förtroendevaldas resor i tjänsten. Övriga styrande dokument och riktlinjer Personalhandbok På intranätet finns en s k personalhandbok med, förutom de övergripnade policydokumenten, en rad stödjande dokument i form av riktlinjer och rutinbeskrivningar. Här finns bland annat en handbok för rehabiliteringsprocessen. Ett annat exempel på stödjande dokument är Frågor och svar om LAS. Det lokala samverkansavtalet är från år Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen m fl lagar utgör en grund för samverkan. Samverkan ska bidra till arbetsklimatet, inflytande, delaktighet och utveckling Pågående översyn och andra iakttagelser Personalavdelningen fokuserar för närvarande på att stärka kommunens rekryteringsprocesser i allt från hur annonsering ska se ut till att utveckla urvalsprocessen. Särskilda resurser har avsatts för att driva processen. Av intervjuerna framgår att det finns ett aktivt arbetsmiljöarbete på förvaltningsnivå, men att det saknas en central styrning och kontroll över processerna. Personalchefen kommer att genomföra en central översyn av processerna för arbetsmiljöarbetet i syfte att säkerställa att kunskap finns i hela organisationen och att arbetet sker i enlighet med lagstiftning och gemensamma riktlinjer. För befintliga styrdokument har ambitionen varit att genomföra en översyn en gång per mandatperiod. En aktuell fråga är personal- och kompetensförsörjning. Arbetet med detta sker decentraliserat på förvaltningsnivå. Av intervjuerna framgår inget uttalat behov av en kommungemensam personal- och kompetensförsörjningsplan Bedömning Vi bedömer att det till stora delar finns uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska området. Vi anser dock att det föreligger otydligheter i styrningen av jämställdhetsarbetet vad avser kommunen som arbetsgivare. Antaget dokument behöver revideras. Vi anser vidare att kommunstyrelsen i större utsträckning ska tydliggöra ambitioner inom det personalpolitiska området genom mål, indikatorer och uppdrag. Detta kan ske genom beredning inför beslut i kommunfullmäktiges budget, genom beslut om uppdrag till personalutskottet, eller genom tydliggörande av mål för uppföljning av återkoppling i policydokumenten. September av 14

7 För att skapa en helhet och grund för en tydligare styrning inom det personalpolitiska området rekommenderar vi att det upprättas ett personalpolitiskt program som upptar de viktigaste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet styr sedan behovet av underliggande policys och riktlinjer Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området Iakttagelser Av kommunstyrelsens reglemente framgår att det inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott och ett personalutskott (PU). PU har tre ordinarie ledamöter. De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen ska beredas av utskottet om detta behövs. Den delegationsordning som finns upprättad inom personalområdet är beslutad av kommunstyrelsen. Personalutskottet har bland annat delegation på att fatta beslut om löneutrymme inför löneöversynen, samt att besluta om den övergripande fördelningen av utrymmet. Det åvilar även personalutskottet att övergripande besluta om lönestruktur och lönerelationer inom och mellan kommunens större yrkesgrupper. Vidare beslutar personalutskottet om avsked. Personalchefen beslutar om bland annat omplaceringar och disciplinåtgärder. Av intervjuerna framgår att delegationsordningen upplevs vara tydlig och fungerande. Av protokoll och intervjuer framgår att personalutskottet hanterar frågor inom ramen för sin delegation samt erhåller information. Det finns en löpande dialog mellan ordförande i PU och personalchefen. Det finns en uppfattning att kommunstyrelsen genom sitt personalutskott har ett stort intresse för de personalpolitiska frågorna, men att det strategiska inslaget behöver öka. Det strategiska inslaget har, vad avser protokollförda ärenden varit mer begränsat (se vidare under avsnitt 2.4.). I tjänstemannaorganisationens chefsgrupp är personalpolitiska frågor återkommande. Det förs i dessa sammanhang aktiva diskussioner i personalpolitiska frågor. En särskild chefsdag, som ska vara återkommande, har genomförts. Chefsdagarna syftar till att skapa en samsyn i bland annat personalpolitiska frågor. Av intervjuerna framgår att det finns en efterfrågan och förväntan att den centrala personalfunktionen i större utsträckning involverar sig i och driver för kommunen gemensamma strategiska personalfrågor och utveckling inom området. Underlag för olika processer inom det personalpolitiska området har i stor utsträckning utvecklats förvaltningsvis, utan central styrning. Exempelvis har socialförvaltningen utvecklat en egen struktur för personalfrågorna inom ramen för förvaltningens kvalitetsledningssystem. Av intervjuerna framgår att cheferna upplever att stödet i personalfrågor och därtill hörande administration är litet i förhållande till organisationens behov. Cheferna är heller inte helt säkra på i vilken utsträckning hjälp kan erhållas i personalfrågor från kommunens centrala personalfunktion, samt hur ansvarsfördelningen inom personalavdelningen September av 14

8 ser ut. De utvecklingsområden som lyfts fram i den centrala personalfunktionens stödjande roll är bland annat rehabiliteringsprocessen, arbetet med att reducera sjuktalen, disciplinära ärenden, ansvaret för systemstödet, samt säkerställande av en fortlöpande uppdatering av styrdokument. Samtidigt finns en realistisk syn på vad den centrala personalavdelningen förmår stödja med i förhållande till tillgängliga resurser och det finns ett förtroende för det stöd som erhålls i arbetsrättsliga frågor och i rehabiliteringsarbetet. Avdelningen har för stöd i HR-frågorna 2,5 tjänst inklusive personalchefen Bedömning Vi bedömer med intervjuerna, reglementet och delegationsordningen som grund att organisation och ansvar för personalfrågorna är tydligt. Vi bedömer att kommunstyrelsen genom personalutskottet är aktiva i personalpolitiska frågor. Vi anser dock att kommunstyrelsen genom personalutskottet kan ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna, samt att den centrala styrningen vad avser kommungemensamma personalpolitiska frågor behöver öka. Vi bedömer att rollerna i tjänstemannaorganisationen behöver klargöras, vad avser den centrala personalfunktionen uppdrag och arbetsfördelning gentemot förvaltningarna. Vi rekommenderar att personalavdelningens uppdrag i organisationen tydliggörs avseende roll och funktion. Framförallt avseende hur avdelningen ska involveras i förvaltningarnas arbete och i vilken utsträckning som förvaltningarna kan förvänta sig stöd i kvalificerade personalfrågor Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten Iakttagelser Av intervjuerna framgår att det finns en osäkerhet i vilken omfattning som policy- och riktlinjer har implementerats i verksamheterna och i vilken omfattning de efterlevs. Det finns inga rutiner som säkerställer att policydokument implementeras systematiskt i organisationen. I kommunchefens ledningsgrupp förekommer dock frekvent personalfrågor på agendan. Inom vissa viktiga områden genomförs utbildningsinsatser fortlöpande. Bland annat avseende arbetsmiljö och rehabiliteringsprocessen. Personalhandboken på intranätet används aktivt och frekvent. Det upplevs dock finnas behov av en översyn och en tydligare struktur. Avseende uppdraget att underlätta rekryteringsarbetet och stärka kommunens profil som attraktiv arbetsgivare har resurser avsatts för arbetet med att utveckla rekryteringsprocessen. För arbetet med attraktiv arbetsgivare har ingen arbetsgrupp ännu tillsatts. Frågan om attraktiv arbetsgivare har dock utgjort tema i samband med genomförd chefsdag. Det finns ingen protokollförd återkoppling till kommunstyrelsen eller personalutskottet i ärendet. När det gäller arbetet med kommunens frisktal finns en löpande rapportering till personalutskottet angående sjukskrivningstalens utveckling. Nämnder och förvaltningar ska redovisa förslag till åtgärder som främjar frisktalet i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Det saknas dock koppling och analys till en övergripande handlingsplan för ett hälsofrämjande arbete. Viss återkoppling har dock förevarit i personalutskottets avse- September av 14

9 ende chefspolicyns ambition att reducera antalet medarbetare per chef till högst 25. I intervjuerna lyfts vikten av det nära ledarskapet, där förutsättningar behöver ges för inblick i medarbetarnas verksamhet, samt för dialog och återkoppling mellan chef och medarbetare. Det pågår ett arbete med att se över kommunens ledningsorganisationer utifrån chefspolicyns ambition om ett reducerat antal medarbetare per chef. Vissa åtgärder har vidtagits, men av intervjuerna framgår att det saknas en tydlig kommunövergripande plan för att fullt ut realisera ambitionen. Arbetsmiljöarbetet styrs i stor utsträckning förvaltningsvis med begränsad central styrning och kontroll. För närvarande pågår en översyn av processerna i syfte att stärka den centrala styrningen. Inom rehabiliteringsarbetet har under senare år en utveckling skett vad avser rutiner, systematik och dokumentation. Ett systemstöd har anskaffats och implementerats i verksamheten. Samverkansavtalet lyfts fram som fungerande i många förvaltningar och verksamheter, men avvikelser förekommer. Det finns ett generellt behov av att på central nivå utveckla rutiner för att säkerställa chefers kunskaper i samverkansavtalets funktion, samt rutiner kring den ärendeberedning som ska ske inom ramen för samverkan. Av intervjuerna framgår att processerna vad avser löneöversynsarbetet fungerar väl. Det finns en väl fungerande dialog mellan PU och tjänstemannaorganisationen. Inom ramen för jämställdhetsarbetet genomförs lönekartläggningar regelbundet. Medarbetar- och lönesamtal genomförs kontinuerligt. För samtalen saknas en central styrning i form av en gemensam grund för strukturerade samtal. Förvaltningsvisa modeller har utvecklats. Av intervjuerna framgår att kvalitén på medarbetarsamtalen varierar och påverkas av, förutom chefens individuella egenskaper, att många chefer har ett stort antal underställda. Det saknas en tydlig styrning vad avser chefs- och medarbetarintroduktion. Introduktionsprocesser sker med varierande innehåll och omfattning i förvaltningar och verksamheter. Det finns ingen chefsintroduktion som säkerställer en genomgång av befintliga policys och riktlinjer. En introduktionsdag genomförs dock för nya chefer. Det pågår en planering för utveckling vad avser stödet för kommunens chefer, avseende introduktion, kollega/mentor, chefsutbildningar, kompetensutveckling och chefsträffar (chefsfrukostar och chefsdagar). I detta ingår även att utveckla samverkan med andra kommuner. Cheferna har möjlighet att genomgå chefsutbildning anordnad av Regionförbundet. I intervjuerna lyfts vikten av att i större utsträckning arbeta med hälsofrämjande och förebyggande insatser, inte minst vad avser psykosociala insatser. I sammanhanget framkommer synpunkten att det finns ett utrymme för utvecklad samverkan med företagshälsovården. Det finns rutiner för att genomföra personalsociala undersökningar. Senaste genomfördes våren Nästa planeras till våren Vid senaste undersökningen förelåg tekniska problem, vilket förorsakade ett stort bortfall i vissa verksamheter. Utifrån resultatet har handlingsplaner upprättats på olika nivåer i organisationen. Huvudsakligen används arbetsplatsträffarna för att hantera handlingsplanerna. September av 14

10 Av intervjuerna framgår att det utöver årshjulet för lönerevisionsarbetet saknas en kommunövergripande årsplanering för personalrelaterade frågor. Även om det i intervjuerna lyfts fram för personalpolitiken kritiska utvecklingsområden, finns bland respondenterna, i form av ett samlat omdöme, en bild av att är en förhållandevis bra arbetsgivare Bedömning Vi bedömer att det personalpolitiska arbetet till delar bedrivs enligt de styrande dokumenten, men att nuvarande rutiner för implementering och uppföljning av policydokumentens inte ger kommunstyrelsen tillräcklig kontroll avseende dess efterlevnad. Rutinerna för implementering av styrdokumenten behöver utvecklas. För att underlätta implementering och genomslag i organisationen bör även en översyn ske av styrdokumentens struktur och hur dessa görs tillgängliga inom ramen för intranätet. Vi anser att det initiativ som tagits med chefsdagar och planering för aktiviteter i syfte att utveckla chefsrollen kommer att främja implementering och genomslag av en gemensam personalpolitik. Vi bedömer att det finns rutiner för att genomföra löneprocesser, samt medarbetar- och lönesamtal. Vi anser dock att den centrala styrningen över medarbetarsamtalen behöver utvecklas vad avser process och innehåll, bland annat i syfte att säkerställa dess kvalité. Vi anser vidare att det finns ett behov av att på central nivå säkerställa chefers kunskaper i samverkansavtalets funktion, samt rutiner kring den ärendeberedning som ska ske inom ramen för samverkan. Vi rekommenderar att chefs- och medarbetarintroduktionen säkerställs genom att det alltid är tydligt vem som ansvarar för introduktionen med en upprättad planering och checklistor. I samband med detta sker en introduktion i de viktigaste styrdokumenten inom det personalpolitiska området. Vi rekommenderar att för det löpande arbetet skapa tvärsektoriella chefsnätverk för kommunens samtliga chefer. Chefsnätverken görs lagom stora för att inom sig främja en dialog och träffas med regelbundenhet. Chefsnätverken ansvar var för sig för sina sammankomster, men från centralt håll beskrivs nätverkens syfte att säkerställa implementering av personalpolitiken, skapa samsyn i frågorna och främja en utveckling av chefsroll och personalpolitik. Vi anser att målet att begränsa antalet medarbetare per chef är en viktig del i att utveckla chefsrollen och det nära ledarskapet. En utvecklad chefsroll främjar verksamhetens effektivitet och bidrar samtidigt på det personalpolitiska området till att förebygga ohälsa. Vi rekommenderar att den inventering och avvägning som genomförs av antalet anställda per chef sker ur ett brett perspektiv där, förutom antalet medarbetare, även tas hänsyn till andra faktorer som chefens operativa arbetsuppgifter, tillgång till administrativt stöd, medarbetarnas/arbetslagens arbetsuppgifter och fysiska placering. September av 14

11 Vi rekommenderar att det utöver årshjulet för lönerevisionsarbetet upprättas en kommunövergripande årsplanering för personalrelaterade frågor, ur såväl PU:s som chefernas perspektiv Kommunstyrelsens styrning och kontroll Iakttagelser Kommunstyrelsens styrning och kontroll sker till stora delar genom kommunstyrelsens personalutskott. Återkopplingen till kommunstyrelsen är, förutom vad som rapporteras i delårsrapporter och årsredovisning, mer begränsad. Kommunstyrelsen erhåller dock fortlöpande information om sjuktalens utveckling. Nämnderna ska lämna särskild redovisning av förslag till åtgärder som främjar frisktalet och leder till att frisknärvaron ökar i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Personalutskottet hanterar löneöversynsprocessen med förberedelser, överläggningar och återkoppling. Arbetet sker i enlighet med fastställt årshjul. Av intervjuerna framgår att processerna har tydliggjorts med årshjulet och upplevs fungera väl med en god dialog mellan utskottet och tjänstemannaorganisationen. PU erhåller även fortlöpande information om sjuktalens utveckling. Vidare förekommer ärenden att ta ställning inom ramen för PU:s delegationsordning. I mars år 2017 hanterades ett ärende där förvaltningscheferna beskriver hur chefspolicyns ambition angående antalet anställda hanteras i respektive verksamhet. Av ärendet framgår att det finns en önskan om att mer resurser tillskjuts. Av protokollet framgår att PU önskar att resursönskemålen beskrivs på ekonomidagen. Det saknas i PU en tydlig beredning, med handlingsplaner, aktiviteter och återrapportering, av de ambitioner som kommunfullmäktige lyfter fram avseende uppdrag om attraktiv arbetsgivare och målet avseende frisktal. Vidare saknas generellt rutiner för att på ett strukturerat sätt följa upp hur arbetet bedrivs enligt av kommunfullmäktige beslutade policys och riktlinjer Bedömning Vi anser att det saknas tillräckligt med mål inom det personalpolitiska området och rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål- och policydokument. Vi anser att kommunstyrelsen i större utsträckning behöver bereda mål och handlingsplaner inom det personalpolitiska området. Exempel på mätbara mål kan förutom sjuktal vara personalomsättning, ofrivillig deltid, antal anställda med relevant utbildning, mått på trivsel och attraktivitet som arbetsgivare. Vi anser att det är positivt att kommunstyrelsen beslutat om rutiner för nämnds- /förvaltningsvis redovisning av åtgärder måluppfyllelse av frisktalet. Vi anser att formerna för vad personalutskottet ska återrapportera till kommunstyrelsen behöver bli tydligare och mer systematiskt. Vi anser att kommunstyrelsen genom personalutskottet måste säkerställa implementeringen av styrande dokument, samt systematiskt följa upp dokumentens efterlevnad och återrapportera deras effekt. En sådan systematik ger också en grund för eventuella behov av revideringar i befintliga dokument. September av 14

12 Vi rekommenderar att utveckla det strategiska arbetet med mål och handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området. Planerna bör tas fram med bred förankring i organisationen. Vi konstaterar samtidigt att det finns ambitioner att öka aktiviteten i personalfrågorna och att initiativ har tagits för en utveckling inom det personalpolitiska området. September av 14

13 3. Revisionell bedömning Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig personalpolitik och med en tillräcklig intern kontroll? Vi bedömer att kommunstyrelsen delvis bedriver en ändamålsenlig personalpolitik och att den interna kontrollen behöver utvecklas. I avsnittet nedan redogör vi för en våra bedömningar utifrån respektive kontrollmål Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Finns gällande och uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska området? Finns en ändamålsenlig organisation, med tydliga roller och ansvar, för att hantera det personalpolitiska området? Delvis uppfyllt Vi bedömer att det till stora delar finns uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska området. Vi anser dock att det föreligger otydligheter i styrningen av jämställdhetsarbetet vad avser kommunen som arbetsgivare. Antaget dokument behöver revideras. Vi anser dock att kommunstyrelsen i större utsträckning ska tydliggöra ambitioner inom det personalpolitiska området genom mål, indikatorer och uppdrag. Detta kan ske genom beredning inför beslut i kommunfullmäktiges budget, genom beslut om uppdrag till personalutskottet, eller genom tydliggörande av mål för uppföljning av återkoppling i policydokumenten. Delvis uppfyllt Vi bedömer med intervjuerna, reglemente och delegationsordningen som grund att organisation och ansvar för personalfrågorna är tydligt. Vi bedömer kommunstyrelsen genom personalutskottet är aktiva i personalpolitiska frågor. Vi anser dock att kommunstyrelsen genom personalutskottet kan ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna, samt att den centrala styrningen vad avser kommungemensamma personalpolitiska frågor behöver öka. Vi bedömer att rollerna i tjänstemannaorganisationen behöver klargöras, vad avser den centrala personalfunktionen uppdrag och arbetsfördelning gentemot förvaltningarna. September av 14

14 Bedrivs det personalpolitiska arbetet i enlighet med de styrande dokumenten? Utövar kommunstyrelsen i rimlig grad styrning och kontroll inom området Delvis uppfyllt Vi bedömer att det personalpolitiska arbetet till delar bedrivs enligt de styrande dokumenten, men att nuvarande rutiner för implementering och uppföljning av policydokumentens inte ger kommunstyrelsen tillräcklig kontroll avseende dess efterlevnad. Rutinerna för implementering av styrdokumenten behöver utvecklas. För att underlätta implementering och genomslag i organisationen bör även en översyn ske av styrdokumentens struktur och hur dessa görs tillgängliga inom ramen för intranätet. Vi anser att det initiativ som tagits med chefsdagar och planering för aktiviteter i syfte att utveckla chefsrollen kommer att främja implementering och genomslag av en gemensam personalpolitik. Vi bedömer att det finns rutiner för att genomföra löneprocesser, samt medarbetar- och lönesamtal. Vi anser dock att den centrala styrningen över medarbetarsamtalen behöver utvecklas vad avser process och innehåll, bland annat i syfte att säkerställa dess kvalité. Vi anser vidare att det finns ett behov av att på central nivå säkerställa chefers kunskaper i samverkansavtalets funktion, samt rutiner kring den ärendeberedning som ska ske inom ramen för samverkan. Delvis uppfyllt Vi anser att det saknas tillräckligt med mål inom det personalpolitiska området och rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål- och policydokument. Vi anser att kommunstyrelsen i större utsträckning behöver bereda mål och handlingsplaner inom det personalpolitiska området. Exempel på andra mätbara mål än sjuktal kan vara personalomsättning, ofrivillig deltid, antal anställda med relevant utbildning, mått på trivsel och attraktivitet som arbetsgivare. Vi anser att det är positivt att kommunstyrelsen beslutat om rutiner för redovisning av åtgärder måluppfyllelse av frisktalet. Vi anser att formerna för vad personalutskottet September av 14

15 ska återrapportera till kommunstyrelsen behöver bli tydligare och mer systematiskt. Vi anser att kommunstyrelsen genom personalutskottet måste säkerställa implementeringen av styrande dokument, samt systematiskt följa upp dokumentens efterlevnad och återrapportera deras effekt. En sådan systematik ger också en grund för eventuella behov av revideringar i befintliga dokument Rekommendationer För att skapa en helhet och grund för en tydligare styrning inom det personalpolitiska området rekommenderar vi att det upprättas ett personalpolitiskt program som upptar de viktigaste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet styr sedan behovet av underliggande policys och riktlinjer. Vi rekommenderar att utveckla det strategiska arbetet med mål och handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området. Planerna bör tas fram med bred förankring i organisationen. Vi rekommenderar att för det löpande arbetet skapa tvärsektoriella chefsnätverk för kommunens samtliga chefer. Chefsnätverken görs lagom stora för att inom sig främja en dialog och träffas med regelbundenhet. Chefsnätverken ansvar var för sig för sina sammankomster, men från centralt håll beskrivs nätverkens syfte att säkerställa implementering av personalpolitiken, skapa samsyn i frågorna och främja en utveckling av chefsroll och personalpolitik. Vi anser att målet att begränsa antalet medarbetare per chef är en viktig del i att utveckla chefsrollen och det nära ledarskapet. En utvecklad chefsroll främjar verksamhetens effektivitet och bidrar samtidigt på det personalpolitiska området till att förebygga ohälsa. Vi rekommenderar att den inventering och avvägning som genomförs av antalet anställda per chef sker ur ett brett perspektiv där, förutom antalet medarbetare, även tas hänsyn till andra faktorer som chefens operativa arbetsuppgifter, tillgång till administrativt stöd, medarbetarnas/arbetslagens arbetsuppgifter och fysiska placering. Vi rekommenderar att personalavdelningens uppdrag i organisationen tydliggörs avseende roll och funktion. Framförallt avseende hur avdelningen ska involveras i förvaltningarnas arbete och i vilken utsträckning som förvaltningarna kan förvänta sig stöd i kvalificerade personalfrågor. Vi rekommenderar att det utöver årshjulet för lönerevisionsarbetet upprättas en kommunövergripande årsplanering för personalrelaterade frågor, ur såväl PU:s som chefernas perspektiv Jörn Wahlroth Uppdragsledare och projektledare September av 14