bilaga 109 Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015

Transkript

1 bilaga 109 Revisionsrapport Hans Gåsste Juli 2015 Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Sandvikens kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Uppdraget Avgränsning och metod Allmänt om beredningsprocessen Kommunalrättslig grund Allmän grund Granskningsresultat Inledning Kommunstyrelsen Individ och familjeomsorgsnämnden Kultur och fritidsnämnden Kunskapsnämnden Omsorgsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Arbetslivsnämnden Enkäten Gemensamma iakttagelser, kommentarer och bedömningar... 9

3 1. Sammanfattande bedömning Med utgångspunkt från revisionsfrågan och kontrollmålen bedömer vi att det finns en ändamålsenlig beredningsprocess som möter de förtroendevaldas önskemål och behov i kommunens nämnder och kommunstyrelsen. Det finns i respektive reglemente fastställt hur beredningsprocessen skall utföras. Det anges i reglementet respektive ordförandes ansvar och roll i beredningsprocessen. Granskningen visar att det inom respektive nämnd och kommunstyrelsen finns ett fungerande arbetssätt för beredningsarbetet. Enkätundersökningen visar en generell bild att flertalet av ledamöterna anser att beredningsarbetet fungerar väl. Flertalet av ledamöterna upplever att omfattning och kvaliteten på kallelsen/beslutsunderlaget är tillfredsställande. Övrigt: I enkäten redovisade flera ledamöter att ekonomiredovisningarna till nämnderna/styrelsen i flera fall skickas ut efter ordinarie kallelse, ibland får man redovisningen på bordet på sammanträdet. Vi bedömer det som otillfredsställande och det är angeläget att man utvecklar arbetssätten och nämndernas sammanträdesplanering så att ekonomiska redovisningar lämnas till ledamöterna i nämnder och styrelsen i ordinarie kallelse. Vidare visar enkäten att man i vissa fall inte är införstådd med den i reglementena fastställda ordningen för beredning av ärenden. Detta bör tydliggöras. Arbetslivsnämnden kommer att med utgångspunkt från vad som föreskrivs i dess reglemente att göra en nämndspecifik beskrivning av sin egen beredningsprocess. Denna skall sedan läggas in i nämndens dokumenthanteringsplan. Vår uppfattning är att det är en mycket bra åtgärd. Slutligen bör respektive nämnd/styrelsen föra en diskussion med utgångspunkt från de kommentarer som lämnades i enkäten. Syftet med den diskussionen skall vara att ytterligare tydliggöra och utveckla beredningsprocesserna i nämnderna och styrelsen. Juli av 10 PwC

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Beredningen av ärenden i nämnder och styrelsen är en väsentlig del av de demokratiska processerna i en kommun. Respektive nämnd och kommunstyrelsen har fått sitt uppdrag av fullmäktige specificerat i reglementet. Reglementet är den handling där fullmäktige har delegerat sina beslutsbefogenheter till nämnderna inom olika områden. För att nämnderna och kommunstyrelsen skall kunna uppfylla sina uppdrag gentemot fullmäktige är det av stor vikt att de rutiner och processer som tillämpas för beredning av ärenden till nämnden/styrelsen är ändamålsenliga och utformade så att samtliga ledamöterna upplever trygghet i att ärendena/beslutsunderlagen är tillräckligt utredda och håller en kvalitet som innebär att ledamöterna känner trygghet inför sitt beslutsfattande Uppdraget Utifrån revisorernas risk och väsentlighetsanalys har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning med syftet att följa upp om nämnderna och kommunstyrelsen har ändamålsenliga beredningsprocesser. Revisionsfråga Har nämnderna och kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig beredningsprocess så att den möter de förtroendevaldas önskemål och behov? Kontrollmål - Finns tydliga och fastställda beredningsrutiner i kommunens nämnder och kommunstyrelsen? - Är roller och ansvar tydliga avseende beredningsarbetet inom respektive nämnd och kommunstyrelsen? - Finns ett fungerande arbetssätt avseende beredningsarbetet inom respektive nämnd och kommunstyrelsen? - Upplever ledamöterna i respektive nämnd och kommunstyrelsen att beredningsarbetet håller tillräcklig kvalitet? - Upplever ledamöterna i nämnderna och kommunstyrelsen att omfattningen och kvaliteten på kallelser är av hög kvalitet? 2.3. Avgränsning och metod Granskningen gäller kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, kunskapsnämnden, arbetslivsnämnden, individ och familjeomsorgsnämnden, omsorgsnämnden och kultur-och fritidsnämnden. Juli av 10 PwC

5 För att få svar på revisionsfrågan och de till revisionsfrågan hörande kontrollmålen har vi genomfört intervjuer med samtliga nämnders nämndsadministratörer. Vi har också skickat en webb-enkät till samtliga ordinarie ledamöter i kommunens nämnder och kommunstyrelsen. Vidare har vi inhämtat och gått igenom relevant dokumentation kring granskningsområdet. Juli av 10 PwC

6 3. Allmänt om beredningsprocessen 3.1. Kommunalrättslig grund I kommunallagens 5 kapitel finns de formella reglerna kring det s.k. beredningstvånget. Det reglerar beredningen av ärenden som skall behandlas av fullmäktige. Kommunstyrelsen skall alltid ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som beretts av annan nämnd eller en fullmäktigeberedning. Dessutom innebär beredningstvånget att den nämnd som berörs av ärendet alltid skall ges tillfälle att yttra sig innan frågan behandlas av fullmäktige. När det gäller nämnderna och styrelsen finns inga regler i kommunallagen. Däremot anger förvaltningslagen hur s.k. myndighetsärenden skall hanteras/beredas vid myndighetsutövning. Respektive ordförande ansvarar för kallelsen till sammanträdet. Denne bestämmer också i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. Detta framgår av respektive nämnds/styrelsens reglemente. Med denna skrivning innebär det att ansvaret för beredningsprocessen och hur den utförs ligger hos respektive ordförande Allmän grund I Sverige finns ca förtroendevalda i kommuner och landsting varav ca 97 % är fritidspolitiker. Av dessa är en stor del nyvalda Det innebär att de förtroendevalda vid sidan av det ordinarie arbetet, studier etc. har fått fullmäktiges uppdrag och ansvar att styra och prioritera resurser, omfattning och kvalité inom kommunens olika verksamheter. Dessutom är den kommunala verksamheten till mycket stor del styrd av speciallagar inom olika områden. En grundläggande faktor för det kommunala förtroendemannauppdraget är att de förtroendevalda är s.k. lekmän. Ordet lekman betyder inom området oskolade personer. Det innebär att de förtroendevalda inte förväntas ha specifik sakkunskap om det område man ansvarar för som nämnds/styrelseledamot. I kommunallagens 6 kap. 7 (ansvarsparagrafen) framgår att samtliga nämnd/styrelseledamöter delar ansvaret lika för den verksamhet man har inom sitt ansvarsområde. Förvaltningen, med undantag för några få funktioner, rektor, förskolechef och räddningschef, har enligt kommunallagen inget ansvar för verksamheten. Däremot har förvaltningen ett ansvar att fullgöra de uppdrag som fastställs av nämnderna/styrelsen. Beredningen av ärenden i en kommun är en viktig del i den demokratiska processen. Syftet med beredningsprocessen är att så brett och ingående som möjligt utreda och belysa ärendena som överlämnas till de förtroendevalda för beslut. Eftersom samtliga i en nämnd/styrelse har lika ansvar för besluten är det av vikt att samtliga ledamöter upplever att den process som finns för framtagande av beslutsunderlag är ändamålsenlig och tydlig. Juli av 10 PwC

7 4. Granskningsresultat 4.1. Inledning I samtliga reglementen, som fastställts av fullmäktige den 15 december 2014, regleras både beredningsförfarandet samt kallelseförfarandet. När det gäller nämnderna framgår följande: De ärenden som skall avgöras av nämnden i sin helhet ska beredas av ordförandeberedningen. Ordförandeberedningen består av de ledamöter som ordföranden bestämmer, dock ska förste och andre vice ordföranden alltid ha rätt att ingå. När ärendet beretts ska ett förslag till beslut läggas fram. Vid oenighet inom ordförandberedningen ska ordförandes förslag gälla När det gäller kallelseförfarandet framgår följande: Ordföranden ansvarar för kallelse till sammanträdet. Kallelsen ska vara skriftlig med uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt skickas till varje ledamot och ersättare samt till annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet. Kallelse ska skickas minst sju kalenderdagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantag får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har längst tjänstgöringstid i nämnden göra detta. I kommunstyrelsens reglemente framgår att ärendena skall beredas av respektive utskott eller en ordförandeberedning. Kommunstyrelseförvaltningen har utarbetat en kommungemensam mall för tjänsteskrivelser som skall användas av samtliga nämnder och kommunstyrelsen. Bedömningar och kommentarer: Skrivningen i reglementet innebär att även oppositionen medverkar vid ordförandeärendeberedningen. Detta är en nyhet från årsskiftet 2014/15. Vi bedömer detta vara av stort värde för breddning av engagemanget. Vidare framgår tydligt att det är ordförandens förslag till beslut som skall gälla efter diskussionen i ordförandeberedningen. När det gäller kallelseförfarandet framgår tydligt ordförandens ansvar dels att skicka kallelsen dels ordförandens ansvar att bestämma i vilken utsträckning handlingar skall bifogas kallelsen. Juli av 10 PwC

8 4.2. Kommunstyrelsen Ärenden som inkommer eller upprättas inom kommunstyrelsen registreras och hanteras av kommunstyrelseförvaltningen. Kommunsekreteraren fördelar ärendena till berört utskott. Inom kommunstyrelseförvaltningen sker inledningsvis en tjänstemannaberedning som består av kommunstyrelsens chefstjänstemän. Kommunsekreteraren upprättar därefter en ärendelista som överlämnas till den formella kommunalrådsberedningen/ordförandeberedningen. Samtliga kommunalråd deltar i kommunstyrelsens kommunalrådsberedning. Vid kommunalrådsberedningen fastställs ärendelistan till kommunstyrelsen och dess utskott. Därefter bereds ärendena i ordförandeberedningen i den ordning som fastställts i reglementet. I ordförandeberedningen ingår även företrädare från oppositionen samt kommunchef och kommunsekreterare. Noterbart är att dagordningen fastställs på kommunalrådsberedningen där oppositionen inte deltar. I reglementet framgår att kommunstyrelsens ärenden skall beredas av respektive utskott alternativt i ordförandeberedningen. I kommunstyrelsen har det varit sparsamt med beredning av ärenden i ordförandeberedningen. Man kommer under året att utvärdera sitt sätt att bereda ärenden inom kommunstyrelsen. Till skillnad från övriga granskade nämnder är det majoriteten som deltar vid kommunalrådsberedningen och formulerar förslag till beslut i kommunstyrelsen och dess utskott. Kommunstyrelsens beredningsprocess skall utvärderas under hösten. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i kommunstyrelsen följer det som anges i reglementet. Dock anser vi att det bör föras en diskussion för att bredda deltagandet i beredningsarbetet så att man arbetar på lika sätt som i nämnderna Individ och familjeomsorgsnämnden Nämnden har ett individutskott bestående av tre ledamöter. Ärendelista och tillhörande dokument sammanställs av nämndsekreteraren och denna hämtas av respektive ledamot inför sammanträdet på grund av att ärendena omfattas av sekretess. På sammanträdet deltar förutom utskottet även de tjänstemän som har berett ärendena samt nämndsekreteraren. Då sammanträdet avslutats samlar nämndsekreteraren in samtliga handlingar och kör dem genom en dokumentförstörare. Denna rutin finns för att säkerställa sekretessen i individärendena. Ärenden som skall hanteras av nämnden registreras av nämndens registrator och hanteras inledningsvis av nämndsekreteraren. Nämndsekreteraren och förvaltningschefen stämmer av samtliga ärenden som skall hanteras av nämnden. Då upprättas en ärende lista som lämnas till ordförandeberedningen. I ordförandeberedningen ingår förutom ordföranden, vice ordförande och andre vice ordförande. Andre vice ordförande representerar oppositionen. På Juli av 10 PwC

9 ordförandeberedningen fastställs dagordningen samt förslag till beslut till nämnden. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet Kultur och fritidsnämnden Nämndsekreteraren är tillika nämndens registrator. Ärenden som skall till nämnden sammanställs av nämndsekreteraren på en lista som skickas till deltagarna i ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Nämndsekreteraren samråder med förvaltningschefen innan listan skickas ut. På ordförandeberedningen medverkar förutom förvaltningschef och nämndsekreteraren även förvaltningsekonomen. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet Kunskapsnämnden Ärenden som skall hanteras i nämnden sammanställs av nämndsekreteraren efter samråd med förvaltningschefen. Inom förvaltningen har man regelmässigt ett ledningsmöte för diskussion och genomgång av ärenden. Därefter överlämnas sammanställningen den till ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömder att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet. Dock framgick av granskningen att man vid ordförandeberedningen i vissa fall ändrat innehållet i framlagda tjänsteskrivelser från förvaltningen. Vi bedömer detta vara ett felaktigt förfarande. Se kommentarerna under punkt Omsorgsnämnden De ärenden som skall hanteras av nämnden registreras av förvaltningen. Nämndsekreteraren sammanställer tillsammans med förvaltningschefen en lista på de ärenden som skall lämnas till ordförandeberedningen. På ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med fastställt reglemente. Juli av 10 PwC

10 4.7. Samhällsbyggnadsnämnden Inom samhällsbyggnadsförvaltningen finns en tjänstemannaberedning som består av förvaltningschef, avdelningschefer samt nämndsekreterare. De ärenden som man där bedömer skall hanteras av nämnden överlämnas genom nämndsekreterarens försorg till ordförandeberedningen. Ordförandeberedningen består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Man har också fastställt att samtliga ledamöter i nämnden skall delta i minst en ordförandberedning under året. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Det pågår ett arbete inom förvaltningen för att utveckla och klargöra formerna för tjänstemannaberedningen. Man upplever att det finns otydligheter idag. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med fastställt reglemente. Vidare anser vi att det är bra att samtliga ledamöter får möjlighet att delta på ordförandeberedningen Arbetslivsnämnden De ärenden som skall hanteras av nämnden registreras och sammanställs av nämndsekreteraren. Diskussioner kring aktuella ärenden sker kontinuerligt mellan ordförande, förvaltningschef och nämndsekreterare. Nämndsekreteraren överlämnar en sammanställning av ärenden till ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Den beredningsprocess man har idag kommer att beskrivas i nämndens dokumenthanteringsplan för att tydliggöra processerna. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med fastställt reglemente. Vidare anser vi att det är av stort värde att nämndens beredningsprocess fastställs i dokumenthanteringsplanen Enkäten Webb-enkäten hade en svarsfrekvens på 46 %. Det är en för låg svarsfrekvens för att kunna dra relevanta slutsatser. Dock ger det en indikation på ledamöternas uppfattningar. I enkäten fanns också ett utrymme för egna kommentarer. I enkäten redovisas samtliga berörda nämnder/kommunstyrelsen med kommentarer kopplade till respektive fråga. Enkätresultatet finns som bilaga till rapporten. Bedömningar och kommentarer: Sammantaget visar enkäten att man till stor del är nöjd med det beredningsförfarande man har i respektive nämnd/styrelsen. Resultatet av enkäten och de lämnade kommentarerna bör ligga till grund för en diskussion i respektive nämnd för att ytterligare klargöra roller och ansvar i beredningsarbetet. Juli av 10 PwC

11 4.10. Gemensamma iakttagelser, kommentarer och bedömningar Kommunledningskontoret har utarbetat ett flertal styrdokument och rutinbeskrivningar för att stödja det administrativa arbetet i Sandvikens kommun. När det gäller beredningsprocessen så finns förutom det som framgår av respektive nämnds reglemente även en mall för tjänsteskrivelser som skall användas av samtliga nämnder och förvaltningar. Granskningen visar att man i stor omfattning använder denna mall. Ärenden som levereras till ordförandeberedningarna är till övervägande del i form av tjänsteskrivelser. En kommungemensam mall för tjänsteskrivelser uppnår flera syften. Det blir enklare för de förtroendevalda att ta del av förvaltningens utredningar och förslag, det blir en enhetlighet i protokollen från nämnderna och styrelsen. Vidare är tjänsteskrivelsen en tydlig gräns i ansvarsfördelningen mellan politik och förvaltning. Det innebär att förvaltningarna med sina professionella handläggare utreder och lämnar förslag till de förtroendevalda. De förtroendevalda, som enligt kommunallagens 6 kap 1 ansvarar för verksamheterna, har då att ta ställning till de upprättade förslagen i tjänsteskrivelserna. Kvalitetssäkringen av innehållet i tjänsteskrivelserna anser vi som en uppgift för respektive förvaltningschef. Denne har en viktig funktion att säkerställa och ansvara för innehåll, kvalitet och utformning av tjänsteskrivelserna. Respektive förvaltningschef är kontaktpunkten mellan politik och förvaltning. Granskningen visar att det i något fall händer att man i ordförandeberedningen från politiskt håll vill gå in och ändra på innehållet i den tjänsteskrivelse som levererats från förvaltningen. Detta bedömer vi vara fel. Det förslag som kommer från förvaltningen får inte ändras innehållsmässigt. Däremot är det självklart att nämnden med utgångspunkt från det lämnade förslaget får fatta vilket beslut som helst. Syftet med detta är att läsaren av det kommunala protokollet skall kunna se vad förvaltningen har lämnat för förslag och vilken ställning nämnden har tagit med utgångspunkt från det lämnade förslaget. I de fall det förekommer bedömer vi att nämnden bör se över sina rutiner. Ett gemensamt problem för samtliga nämnder är ekonomirapporteringen på sammanträdena. Kallelser till nämndsammanträdena skall enligt reglementena skickas minst sju dagar innan sammanträdena. I många fall lämnas ekonomirapporter senare än dessa sju dagar, i vissa fall direkt på sammanträdena. Detta bedömer vi som bristfälligt. Problemet är att nämndernas sammanträdestider och ekonomikontorets handläggningstider för att kunna presentera korrekta ekonomirapporter inte stämmer överens. Vår uppfattning är att man gemensamt behöver hitta en lösning. Vi bedömer det som otillfredsställande att ledamöterna inte kan ta del av relevanta ekonomiska redovisning i god tid inför sammanträdena. Juli av 10 PwC

12 Hans Gåsste Projektledare Pär Månsson Uppdragsledare Juli av 10 PwC

13 bilaga 109 Bilaga Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för beredningsarbetet i din nämnd/styrelse? Beredningen består av ordf, 1: e v. ordf 2:e vice ordf samt centerpartiets ordinarie ledamot ( som majoritetspartie denna mandatperiod Alla ärenden sekretessbelagda, har nämnd då det finns ärenden som enligt delegationsordningen behöver tas upp. Jag är ny i nämnden och sitter i opposition, men jag förutsätter att majoriteten har rutiner för beredningsarbetet Mitt uppdrag är det första som politiker, sitter i opposition och kan uppleva beredningsarbetet odemokratiskt ibland, för kort tid. Ordförandeberedningen följer nämndens reglemente Det finns i reglementet Inte skrivna rutiner men inarbetade Jag tror att det är så! Tror det finns men vet ej säkert

14 vet ej är bara ersättare 2 of 17

15 Diskuterar ni i nämnden/styrelsen frågor kring hur beredningsarbetet fungerar i er nämnd/styrelsen? AU-diskuterar med Förvaltningen, sedan med oss. Nämnden helt ny har inte hunnit få fasta rutiner ännu Vi har inte gjort det under den termin jag suttit i nämnden Det händer ibland men inte på något formellt sätt Inte hittills Beredningsgruppen Mer som information hur det går till. Alla ska dessutom få vara med i utbildningssyfte Har diskuterats vid partigruppsmöte Jag är ny i denna nämnd och håller på och lär mig. Den skiljer sig från förra nämnden jag satt i. 3 of 17

16 Upplever du att ärendena är tillräckligt utredda av förvaltningen innan de lämnas till nämnden/styrelsen för beslut? Ibland är det så att underlagen kommer med kort varsel För det mesta Jag förutsätter att det är så, behöver vara med lite längre i nämnden för att ha en riktig uppfattning I huvudsak Inte alltid. Ofta bara en förklaring som leder fram till ett givet beslut. Normalt - ja Oftast ja, men i enskilda fall skulle jag vilja se en djupare utredning och analys innan beslut fattas. Ja och nej, skulle vilja ha fler förberedande möten innan vi går till beslut Borde oftare finnas flera alternativ beredda. Informationen till hela nämnden är undermålig Dåligt för förberedda och otydligt vilka kostnader som genereras kort och långsiktigt. Konsekvensanalyser saknas alltid "Tillräckligt" är otydligt begrepp. Mestadels tycker jag det men inget är så bra att det inte kan bli bättre. Otroligt svårt att svara på när det inte finns något att jämföra med 4 of 17

17 Tyvärr är tiden för kort för förvaltningen att hinna utreda till fullo innan beredningen. Beredningen blir också en avstämning om viljeinriktning. det finns kanske förbättringsområden! Oftast Ibland med styrt resultat Oftast är de bra förberedda, men ibland saknas perspektivet långsiktigt hållbar. Samt kunskap om statistik och att man mäter det man tror sig mäta. Oftast I de flesta fall Se föregående kommentar. 5 of 17

18 Upplever du att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar dina förväntningar? Ibland är det lite "snålt" med beskrivande text. Viktig för eftervärlden att se resonemang. För det mesta I stort sett, annars begär vi in kompletteringar I huvudsak Inte alltid lätt att sätta sig in i ärenden bara baserat på förvaltningens bakgrund till beslut. Vanligen, med undantag Oftast ja, men det skulle vara bra med mer omfattande/detaljerade underlag ja och nej, svårt att få en kvalitativ kunskap om frågor, men jag försöker inhämta från förvaltningarna IBLAND LITE TUNNA På en skala 1-4 hade jag valt 3. Allt är inte perfekt alltid. Ja om inte, så går alltid att fråga om något är oklart I de flesta fall så är beslutsunderlagen ok innan nämnden Vi har bett att få fler bilder på det som det berör och det har beredarna anammat bra, numera är det oftast en bild på ett objekt 6 of 17

19 Mestadels gör de faktiskt det. Annars får man göra om 7 of 17

20 Upplever du att du får beslutsunderlagen i tid för att du skall hinna sätta dig in i ärendena på ett tillräckligt sätt? För det mesta som ny är det svårt att sortera relevanta informationer för att ta beslut. Går ej då ärendena är sekretessbelagda Oftast, men inte alltid. Tycker att vi får bra information på sittande möte ang frågor som ska beslutas. Info borde komma tidigare så man hinner granska och komma med motförsl Vanligtvis, men i synnerhet de ekonomiska underlagen tenderar att vara sena se tidigare svar Det är inte tiden som är problemet Får handlingarna på sittande möte p g av sekretess kan komma på sittande möten ibland För det mesta i de flesta fall. Oftast! 8 of 17

21 Minst en vecka är det sagt, ibland blir det mindre, vilket inte är bra Ibland är förvaltningen sent ute med underlag Inte alltid. Ibland kommer info sent. Ekonomiska rapporter är inte relaterade. Oftast men här kan det ibland komma sent Oftast 9 of 17

22 Är du nöjd med omfattningen av utskickade kallelser? Samt att bilagor till handlingen återfinns i mötesportalen. Nu när mailen just börjar fungera då jag lagt den på datorn, är jag det. För det mesta 10 of 17

23 Upplever du att de redovisningar som lämnas av förvaltningen i ekonomi och verksamhetsfrågor är tillräckliga och tydliga? För det mesta Kommer inga redovisningar, vår nämnd är mycket lagstyrd Kostn konsekvenser för nämnder vid investeringar är en otydlighet. Finns alltid möjlighet ställa frågor Oftast, men ekonomiredovisningarna lämnar ofta en del att önska Annars efterfrågar jag den information som jag behöver/saknar. ja och nej, men de muntliga redovisningarna från tjänstemän och chefer brukar ge mig god kunskap Ekonomin är strålande Bristfällig uppföljning av tex balanserad styrning för lite och otydliga, de kan knappt förklara själva vad som står i siffrorna Här finns förbättringspotential och det jobbar vi med. Ja de följs alltid av förklaringar på nämnden Samt att vi ofta får dragningar i berörda fall De är inte relaterade alls, utan det kräver förklaringar. Skulle gå superenkelt att lura allihop. 11 of 17

24 Oftast väldigt bra 12 of 17

25 Är distributionssättet bra? Det har tagit lite tid att få till det bra med den digitala hanteringen, det börjar bli bra nu Det är kanske en generationsfråga men under tidigare 8 åt har inte jag haft möjligheten att ta med min stationära dator varför jag erhållit papperskopior. Numer har vi erhållit en läsplatta men att läsa 200 sidor med bilagor på andra ställen än vid huvudduk är inte lätt. Endast kallelser När tekniken fungerar som den ska fungerar mötesportalen utmärkt. Vissa ytterligare kompletteringar kan göras via mejl, vilket också fungerar bra när utrymme finns. Svårt att "bläddra" mellan dokument, hitta och jämföra mellan olika sidor i dokument. Bra att samla dokumenten digitalt, mindre bra när det saknas viktiga handlingar och dom inte kommer i tid. Får inga handlingar p g a sekretess Mötesportalen är inte särskilt bra. "Svårt att - ha koll på alla handlingar - enkelt ta fram rätt handling/dokument 13 of 17

26 Förutom det så är det jättebra med att handlingarna skickas digitalt " Dåligt-Man tog bort pappersutskicken innan man ordnat tekniska hjälpmedel till alla. Bra att alla nu erbjuds läsplattor eller dator av sina partier. "Tidigare papperskopior gav bättre underlag pga ibland krånglande datorer. Digital-utskick upplevs ibland som ""sista minuten"", kommer ibland sent." Det är bra att spara papper. Tyvärr behöver man en Ipad för att ta med sig dem. Är ganska mycket emot att man måste ha en. Sättet är bra men tekniken kan utvecklas Ibland om man ber om det i papperform 14 of 17

27 Anser du att sammanträdena genomförs på ett effektivt sätt? Jag tycker det är väldigt bra med heldag, informationer och diskussioner på förmiddagen och beslut på eftermiddagen Nämnden helt ny Mycket bra struktur och effektivitet. Önskar fler dialogdagar och att gruppdisskusioner vore bra mellan opposition och majoriteten Alla får inte utrymme att fråga eller kommentera Inga diskussioner inom nämnden, inga frågor, oengagerat Lite tid till ev. diskussion i vissa frågor som känns angelägna. Ja, vi är noga att påpeka att alla måste vara väl förberedda och pålästa så att man har möjlighet att fråga om det man undrar över. Det är hyfsat högt i tak även om det kan bli ännu bättre. 15 of 17

28 Kommentarer om nämnden/styrelsen (frivillig kommentar) osorterat Kommunstyrelsen är en väldigt intressant nämnd att ha sitt uppdrag i. Det är en hel del nya ledamöter från den första januari, jag tycker att stämningen är god i gruppen, ett inbjudande diskussionsklimat. Sandviken växer och vi har stora utmaningar framför oss, det ska bli spännande att vara med och utveckla kommunen. Vi har ett bra samarbetsklimat, bra stämning alla får komma till tals, lyhörd ordförande förklarar så att samtliga ledamöter förstår saker och ting innan beslut Tidigare var det en trivsam nämnd där det fanns möjligheter till att ventilera frågor. Det är det fortfarande men ja slås av att de politiker som tillhör majoriteten inte deltar i debatterna man Har tydligen avhandlat detta i förmätet. Detta medger inte att en s ledamot kan visa sin personliga uppfattning jag tror inte att man kan dela sitt pertis uppfattning i alla detaljer. En trivsam nämnd där man utför arbete utan hänsyn till politisk hemvist. Den nya nämnden har inte verkat än me n tjänstemännen torde vara de samma bra nämnd och förvaltning Ofta bra och givande informationer. Nu, inför beslut om budgetramar för 2016 så läste jag först om det i tidningen och kommunens hemsida, då jag inte sitter med i utvecklingsutskottet, som fick informationen tidigare, vilket känns lite tråkigt..! Handlar i så fall mer om "nivån" bland ledamöterna! Hur var och en ser på sitt uppdrag En professionell och kreativ nämnd där det är mycket lärorikt att få ingå. jag tror ni har fått en klar bild av vad som brister, demokrati är svårt. Bättre vore om handlingar inför sammanträden kommer lite tidigare extra viktigt att alla ledamöter i KS har underlag tidigt för att kunna fatta rätt beslut, eller snarare ges möjlighet att lämna synpunkter, samtal om viktiga beslut som ska tas. Vi är ju folkvalda och ska företräda medborgarna! Informationerna borde ligga månaden innan beslut inte samma dag.känns märkligt med ersättare vid eget bord när det finns lediga stolar. Kaffe prioriteras före frågor. "Så vitt jag kan bedöma finns det en bra beredning och utredning vad gäller plan och byggfrågor. Stora problem finns vad gäller miljöfrågor och förvaltningens sätt att jobba. Förvaltningen visar med all önskvärd tydlighet att de ser nämnden som ett rundningsmärke. Vi måste bli tagna på allvar och få göra de prioriteringar vi önskar!" Inget att kommentera för tillfället Välfungerande nämnd! "Intessant och öppet klimat. Förvaltningen alltid förändringsbenägen och hittar nya lösningar på problemen istället för att fastna fast." Bra stämning i nämnden alla ledarmot tycks vara ansvarsfull i sin roll. Har suttit i denna nämnd några år och tycker det har funkat bra. Vissa rutiner kommer vi att förändra som ex arbetet med UTK. Behöver arbetas mer med den från politiken. 16 of 17

29 Ekonomiska beslut avseende förvaltningens ekonomi kunde skickas ut samtidigt med kallelse i större utsträckning än vad som gjorts hitills. Jag tycker att nämnden fungerar bra. Bra rapporter. Vi har ett bra samarbete. Det är oftast bra energi och bra kvalité på arbetet. Dock har jag inte sett någon koppling till vare sig ekologiskt/långsiktigt hållbart på vare sig luncher eller fika när det är sammanträden. Pinsamt dåligt. Kan vara bättre när det gäller åldringar och rullstolsbundna Trivs som fisken i vattnet:) 17 of 17