Vandrarklubben Uvarna

Transkript

1 Vandrarklubben Uvarna Årsmöte För verksamhetsåret

2 VKU Årsmöte Innehållsförteckning Återblick i vår historia... 3 Föredragningslista... 4 Styrelsens verksamhetsberättelse... 5 Verksamhetsberättelser... 7 Ol-arrangemang... 7 SkidO-arrangemang... 7 Barn & Ungdomsverksamheten... 7 Kartutveckling... 8 Veteran OL... 8 HittaUt... 8 Klubbstugan... 8 Material... 8 Övrigt... 8 Styrelsens förvaltningsberättelse Resultatrapport Balansrapport Rapport för projekt och resultatenheter Revisorernas berättelse Förslag från styrelsen Motioner från medlemmarna Medlemsavgifter för Verksamhetsplan och budget för Verksamhet Budgetförslag Val Styrelse Revisorer Områdesansvariga Övrigt Övriga frågor Bilaga Statistik Bilaga Naturpasset & HittaUt... 26

3 VKU Årsmöte Återblick i vår historia

4 VKU Årsmöte Föredragningslista 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av 2 st justeringsmän att jämte ordförande justera protokollet 5. Föredragningslista 6. Mötets stadgeenliga utlysande a) Senast 3 veckor innan mötet skall utlysning ske enligt våra stadgar 7. Verksamhetsberättelser a) Styrelsen b) Ol och SkidO arrangemang c) Barn & Ungdom d) Kartor e) Veteran-OL och Hittaut f) Klubbstugan och Material g) Övrigt 8. Styrelsen förvaltningsberättelse (balans och resultaträkning) 9. Revisorernas berättelse över styrelsen förvaltning 10. Ansvarsfrihet för den avgående styrelsen för verksamhetsåret Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner a) Från styrelsen b) Från medlemmar 12. Fastställande av medlemsavgiften för Fastställande av verksamhetsplan och budget för Val av styrelse, revisorer och övriga ansvariga a) föreningens ordförande för en tid av ett (1) år b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två (2) år c) två (2) revisorer för en tid av ett (1) år d) områdesansvariga e) övriga uppdragsposter 15. Val av ombud a) Till MOF årsmöte b) För lokala aktivitetsstödet 16. Val av valberedning 17. Övriga frågor 18. Mötets avslutning

5 VKU Årsmöte Styrelsens verksamhetsberättelse För verksamhetsåret 1 januari 2017 tom 31 december 2017 Styrelse Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Ledamöter Revisorer Styrelsemöten Medlemmar Ekonomi Kjell Eriksson Karl-Anders Larsson Thomas Engberg Pernilla Hannus Jan Olofsson, Lars Jonsson, Marcus Eriksson Bert-Erik Bergström, Anders Nilsson Styrelsen har under verksamhetsåret haft 7 protokollförda möten. Föreningen hade 76 medlemmar vid verksamhetsårets slut vilket är en nedgång med några personer från året innan. Antal medlemmar under 21 år uppgick till 18 st. Föreningen har två hedersmedlemar, Åsa Nilsson och Bert-Erik Bergström. Se sidan 10 för detaljer. För 2017 så blev vinsten drygt kr mot budgeterade kr. Vår verksamhet har dessvärre krympt i omfattning och det har i första hand påverkat våra kostnader. Den buffert som vi nu har skapat oss är tänkt att användas för investeringar i vårklubbstuga. Verksamhet Verksamhetsberättelser återfinns from sidan 7 Uvbergsstugan Klubbstugan Medlemsarbeten Egna träningar och tävlingar Tävlingsdeltagande MOF representation Föreningen har ingen egen verksamhet i stugan. Kostnaderna för elen betalas av OSS. Stugan är tänkt att avvecklas (plockas bort) när vi hittar någon som vill ha den. I föreningens klubbstuga, som delas med Matfors skidklubb har möten, kurser och träffar hållits under året. Både ungdomsträningar och andra arrangemang har haft klubbstugan som bas. Under året har ett medlemsarbeten genomförts för att få in pengar, Selånger marknad i augusti. Även för 2017 så fick medlemmar som deltog ett avdrag på sin tävlingsfaktura. Under året har vi ordnat nattcup, veteran-ol och en del av tour de Medelpad. Dessutom har ett flertal träningar genomförts för barn, ungdomar och vuxna medlemmar. Under året så har föreningen förärats med segrar i flera nationella och mästerskapstävlingar. Statistik återfinns längre bak i berättelsen (sidan 22). Karl-Anders Larsson har varit med i Tävlingskommittén, Thomas Engberg har varit med i barn och ungdomskommittén och Stefan Gullback har representerat föreningen i SkidO-kommittén.

6 VKU Årsmöte Slutord Vår förening fortsätter tyvärr att minska i antalet medlemmar vilket är lite bekymmersamt. Nya förslag och uppslag behövs för hur denna trend kan vändas. Vi behöver säkerställa att vi även i fortsättningen har en bra och varierad verksamhet för de medlemmar som varit föreningen trogen i ett år, några år eller väldigt många år. Nytt för 2017 var att vi fick möjlighet att vara med på Sundsvalls HittaUt projekt där ett antal kontroller placerades på Ängomsåsen. Det var glädjande att se att 2700 registreringar gjordes på våra 15 kontroller. Det betyder att många har upplevt Matfors skogar. En stor del av våra medlemmar är med och tävlar i distriktet och i övriga Sverige vilket är glädjande har inneburit många fina placeringar vid olika tävlingar. Styrelsen vill passa på att tacka alla våra befintliga medlemmar för det jobb som ni gör så att vi kan hålla en verksamhet igång under stora delar av året. Matfors, 13 februari 2018 Styrelsen Vandrarklubben Uvarna Kjell Eriksson Karl-Anders Larsson Pernilla Hannus Thomas Engberg Lars Jonsson Marcus Eriksson Jan Olofsson

7 VKU Årsmöte Verksamhetsberättelser Vid årsmötet 2017 så gjordes en förändring så att vi inte längre organiserar oss med kommittéer utan istället enskilda projekt för olika verksamheter/arrangemang. Ol-arrangemang Den 21 maj 2017 så genomförde vi andra delen av årets Tour de Medelpad med en medeldistans i Bölom. Det var Mikael Eriksson som gjorde banorna och Jan Olofsson och Jonas Wiberg var tävlingsledare. Tävlingen lockade bla med ett skogs-tc vilket resulterade i 343 anmälda varav 316 startande. Tävlingen krävde både två starter och viltavdrivning vilket gjorde att vi hade extra många funktionärer på plats. Det var tänkt att VKU skulle ordna MOF teknikträning den 4 juli men det blev inte så vilket gjorde att det inte blev någon träning i ett Matforsområde detta sista år med MOF teknikträningar. Den 30 augusti skulle föreningen ordna TjOl-kaveln men pga för få anmälda så blev arrangemanget inte av. Året avslutades med att Jonas Wiberg gjorde banor till MOF natt-cup som vi denna gång valde att köra i Bosvedjan. 40 deltagare var med på banorna som gick på stigar i skogen och i bodstadsområdet kring Bosvedjans centrum. Jan Olofsson och Jonas Wiberg gick också den tävlingsledarkurs som MOF ordnade vilket vi har nytta av i våra framtida arrangemang. Som avslutning på orienteringssäsongen så medverkade vi med ett lag på Midälvastafetten som Kovland ordnade vid Gudmundstjärn. Denna gång lyckades vi tom blir godkända vilket var roligt efter några år av felstämplingar. SkidO-arrangemang Vi skulle ha hjälp till med IF Strategens arrangemang Tvååker den 28 januari 2017, men det blev inställt på grund av dåliga snöförhållanden. Barn & Ungdomsverksamheten Under perioden april till juni så genomfördes 9 stycken barn och ungdomsträningar i och kring Matfors samt i Stöde. Tyvärr så har vi inte lyckats att behålla alla deltagare sedan tidigare och heller inte lyckats att locka så många nya. Totalt så var det bara 16 personer med vid något av tillfällena. Detta göra också att vårt LOK-stöds bidrag minskar, även om vi aldrig har kommit upp i så stora summor. Tyvärr så kunde vi inte genomföra några träningar under hösten då våra tränare blev upptagna med andra saker.

8 VKU Årsmöte Kartutveckling Under året så har uppdateringar gjort på kartorna över Vattjom och Skölesbodarna Veteran OL 2 stycken veteran-ol arrangemang ordnade vi under Den 15 juni körde vi i Bölom med ca 50 st medverkande där Kjell Eriksson var banläggare. Den 7 september så körde vi på Torkarlsberget med Bert-Erik Bergström som banläggare. Det arrangemanget lockade ca 65 deltagare. HittaUt Under 2017 så fick vi möjlighet att delta i Sundsvalls HittaUt. 15 stycken kontroller placerades på Ängomsåsen där vår insatts i huvudsak rörde utsättning och intagning av stolparna. Kartor har funnits i klubbstugan samt på mackarna CirkelK och Preem. Dessutom har de delats ut i brevlådorna i Ängomsområdet av totalt registreringar är gjord på Uvarnas kontroller vilket motsvarar 4,88% (våra 15 av de totalt 160 kontroller är 9,38%). Vi hade mellan 146 registreringar och 229 registreringar per kontroll. Den populäraste kontrollen för hela HittaUt i Sundsvall hade totalt 852 registreringar. Sammantaget så gav detta en bra förtjänst till föreningen för en liten insats och det resulterade också i att många fick besöka Matforsskogen. Klubbstugan Inga större förändringar har gjorts i klubbstugan under året men vi har medverkat lite vid planeringen av en ombyggnad och ev flytt av klubbstugan. Det projektet drivs av Matfors skidklubb men som hälftenägare i stugan så är vi i allra högsta grad också inblandad. Klubbstugan har också hyrts ut till personer och föreningar under året då vi själva (eller MSK) inte har haft egen verksamhet. Detta ger oss ytterligare en liten inkomstkälla till verksamheten. Material Vi har under året köpt in ett nytt tält som kan användas vid våra arrangemang. Hälften av kostnaden har vi fått som sponsring av Hälsinglands sparbank. Föreningen har också fått en dator som passar bra att använda vid våra tävlingar eller för utskrifter i klubbstugan. Övrigt Under våren (mars och april) så genomfördes en del klubbträningar med utgångspunkt från klubbstugan. En timmes träning följdes av gemensam fika och diskussioner i stugan.

9 VKU Årsmöte Ett mindre inköp av träningströjor gjordes under våren för att våra medlemmar skulle kunna använda kläder med våra färger på träningar och tävlingar. Även under 2017 så fick vi möjlighet att hjälpa till vid Selånger Marknad. Vårt sjunkande medlemsantal återspeglas också i antalet arbetspass som vi lyckas bemanna.

10 VKU Årsmöte Styrelsens förvaltningsberättelse Resultatrapport

11 VKU Årsmöte Balansrapport

12 VKU Årsmöte Rapport för projekt och resultatenheter

13 VKU Årsmöte Revisorernas berättelse Saknas i denna version av dokumentet.

14 VKU Årsmöte Förslag från styrelsen Styrelsen har ett förslag om att justera stadgarna så att motionstiden inför årsmötet inte kan gå ut innan kallelsen har skickats. Justering av 15, Tidpunkt för kallelse till årsmötet Ändra så att kallelsen behöver skickas senast 4 veckor innan mötet för att tillåta att motioner kan skickas in efteråt och att de hinner behandlas innan mötet. Gamla lydelsen Kallelse till årsmötet skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna, eller kungöras i ortspressen eller liknande. Vidare skall kallelse jämte förslag till föredragningslista anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Nya lydelsen Kallelse till årsmötet skall av styrelsen senast fyra veckor före mötet tillställas medlemmarna, eller kungöras i ortspressen eller liknande. Vidare skall kallelse jämte förslag till föredragningslista anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Justering av 16, Tidpunkt för motioner till årsmötet Ändra så att motioner ska skickas in senast 3 veckor före mötet och anpassa så att kallelsen ska skickas ut innan tiden för motioner går ut. Gamla lydelsen Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget. Nya lydelsen Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget. Motioner från medlemmarna Inga förslag har inkommit.

15 VKU Årsmöte Medlemsavgifter för 2018 Styrelsens förslag för 2018 Styrelsen föreslår oförändrade medlemsavgifter för verksamhetsåret 2018 med motiveringen att investera ev överskott i flytt och ombyggnation av klubbstugan tillsammans med Matfors skidklubb. Avgifter ska enligt stadgarna betalas senast sista april av befintliga medlemmar. Medlemmar som inte har betalat medlemsavgiften innan tävling som faktureras till föreningen VK Uvarna ska betala hela tävlingsavgiften själv (gäller även barn och ungdomar). Familj (boende på samma adress) Aktiv medlem (21 år och äldre) Ungdom (tom 20 år) Stödmedlem Tävlingsavgifter (21 år och äldre) Ej startat, Brickhyra, Efteranmälningsavgift Egenavgifter (för t.ex. resor och boende) Avgiftsreducering för klubbarbete och sponsring Egenavgifter - 25-manna - Riksläger, USM och liknande - Ungdomsaktiviteter (Breddläger, Teknikläger, Daladubbeln, Avslutning) 600 kr 300 kr 150 kr 100 kr Max 500 kr Verklig kostnad som betalas av alla Bestäms av styrelsen 200 kr / person 50% vuxna, 25% ungdomar 500 kr / arrangemang 100 kr / arrangemang Eventuella övriga egenavgifter bestäms av respektive kommitté i samverkan med styrelsen. Medlemsavgifter för 2017 som jämförelse Familj (boende på samma adress) Aktiv medlem (21 år och äldre) Ungdom (tom 20 år) Stödmedlem Tävlingsavgifter (21 år och äldre) Ej startat, Brickhyra, Efteranmälningsavgift Egenavgifter (för t.ex. resor och boende) Avgiftsreducering för klubbarbete och sponsring Egenavgifter - 25-manna - Riksläger, USM och liknande - Ungdomsaktiviteter (Breddläger, Teknikläger, Daladubbeln, Avslutning) 600 kr 300 kr 150 kr 100 kr Max 500 kr Verklig kostnad som betalas av alla Bestäms av respektive ansvarig kommitté 200 kr / person 50% vuxna, 25% ungdomar 500 kr / arrangemang 100 kr / arrangemang Eventuella övriga egenavgifter bestäms av respektive ansvarig i samverkan med styrelsen.

16 VKU Årsmöte Verksamhetsplan och budget för 2018 För verksamhetsåret till Verksamhet Projekt Kartutveckling Se över och uppdatera våra kartor runt Matfors, bla pga gallring/avverkning under Detta görs med våra egna medlemmar eller genom att köpa intjänsten. De kartor som i första hand är aktuella för uppdateringar är o Ängomsåsen o Storjorden o Bruket (inför sprint DM 2019) o Matfors/Rännö Projekt Barn & Ungdom Genomföra någon form av barnträningar (svårighet tom 12 år) Genomföra någon form av ungdomsträningar (svårighet from 13 år) Projekt Klubbträningar Genomföra söndagsträningar med fika under våren Projekt Hitta ut Vara delaktig i genomförandet av Sundsvalls HittaUt Projekt Tävlingsarrangemang Ordna SkidO tävling Genomföra veteranorienteringar vid två tillfällen Ordna MOF nattcup Ordna TjOL-kavlen Övrig verksamhet Riva Uvbergsstugan Vara med i planering och genomförande av flytt, upprustning och utbyggnad av klubbstugan tillsammans med Matfors skidklubb

17 VKU Årsmöte Budgetförslag Budget Budget Resultat Budget Resultat 1 Start-/anmälningsavgifter (ind) Tävlingsavgifter (ind) Övriga intäkter (ind) Lotterier Kiosk- och serveringsintäkter Förs av idrottskläder/idrottsmaterial Uthyrning av lokaler Kost/logi Materialkostnader (ind) Priser, Medaljer Startavgifter (ind) Tillstånd/förbundsavgifter (ind) Övriga kostnader (ind) Träningsläger Inköp av kiosk- och serveringsvaror Inköp av idrottskläder/- material Lokalkostnad Övriga resekostnader Övriga föreningskostnader Försäkringar Bankkostnader Tidningar, tidskrifter och facklitteratur Kommunala bidrag Statliga bidrag Övriga bidrag Kartbidrag Medlemsavgifter Vinst / Förlust Noteringar: Rad 3: Medlemsarbeten, Parkeringsintäkter, Naturpass Rad 13: USM, Daladubbeln, Boda Borg, Tävlingsavgifter till förbund, Ekonomiprogram, Kartrevideringar Rad 18: Rikslägret Rad 19: Tex toner till skrivare Rad 25: Tex bidrag från Hälsinglands sparbank

18 VKU Årsmöte Val Vid årsmötet så beslutades att verksamheten inte ska organiseras i kommittéer vilket gör att inga sådana heller väljs. Styrelse Post Nuvarande Förslag Ordförande, för val på 1 år Styrelseledamöter, för val på 2 år Styrelseledamöter, med 1 år kvar Kjell Eriksson Jan Olofsson Thomas Engberg Karl-Anders Larsson Lars Jonsson Marcus Eriksson Pernilla Hannus Kjell Eriksson Jan Olofsson Thomas Engberg Karl-Anders Larsson Valdes 2017 så inget val denna gång Revisorer Post Nuvarande Förslag Revisorer, för val på 1 år Revisorsuppleanter, för val på 1 år Bert-Erik Bergström Anders Nilsson Val borttaget från stadgarna 2017 Bert-Erik Bergström Anders Nilsson Inget val

19 VKU Årsmöte Områdesansvariga Val av kommittéer borttaget vid årsmöte Post Nuvarande Förslag Stugfogde, för val på 1 år Materialförvaltare, för val på 1 år Mark & viltansvarig, för val på 1 år Märkesombud, för val på 1 år Informationsansvarig, för val på 1 år Ulla Eriksson Marcus Eriksson Jonas Nilsson Karl-Anders Larsson Thomas Engberg Ulla Eriksson Förslaget är att ta bort denna roll Jonas Nilsson Karl-Anders Larsson Thomas Engberg

20 VKU Årsmöte Övrigt Post Nuvarande Förslag MOF årsmöte (13 mars 2018) Lokala aktivitetsstödet, för val på 1 år Valberedningen, Ordförande + Ledamot för val på 1 år Thomas Engberg Styrelsen Styrelsen utser Thomas Engberg Styrelsen om inga andra förslag finns

21 VKU Årsmöte Övriga frågor Vår verksamhet i framtiden Hur kan vi förändra vår verksamhet för att fortsätta vara ett bra alternativ för idrott i Matfors och lock fler medlemmar och fler engagerade i vår verksamhet? Klubbstugan Information om flytt och ombyggnation av vår klubbstuga tillsammans med Matfors skidklubb.

22 VKU Årsmöte Bilaga Statistik Statistik från Eventor Resultat för individuella tävlingar och patrulltävlingar. Siffrorna kan variera lite mellan olika sammanställningsår bla på grund av förändringar/rättningar i underlaget från Eventor. Antalet starter (resultat) (Startat med status OK, Felstämplade, Brutit eller Diskvalificerad) År VKU MOF % % % % % % % % % Kommentarer: Vår andel av distriktets starter är ungefär detsamma som under de senaste åren. Antal tävlingar (antalet unika tävlingar som har resultat/start för aktuell organisation, med status enligt ovan) År VKU MOF % % % % % % % % % Kommentarer: Vi har ökat vårt deltagande på olika tävlingar medan distriktet har minskat något.

23 VKU Årsmöte Resultat för ungdomar vs. Alla (ungdomar är de som är 16 år eller yngre det aktuella året) År VKU VKU-u % MOF MOF-u % % % % % % % % % % % % % % % % % Kommentarer: Vi har en rejäl minskning av ungdomar som startar medan det totalt i distriktet ökat något. Antal egna arrangemang (exklusive MOF teknikträningar) År Ol SkidO Summa Kommentarer: Vi arrangerar lite mindre än tidigare år Antal egna segrar År VKU Personer Kommentarer: Något färre segrar har vi fått men samma antal personer som vinner. Antal pallplatser (Antalet första, andra eller tredje platser) År VKU Personer Kommentarer: Antalet pallplatser och antalet personer som erövrar dem minskar för oss. Antal unika personer med resultat (antalet olika personer som har ett resultat det aktuella året) År Personer Starter Antal/person 4,3 7,2 10,0 7,3 7,2 6,5 8,0 7,5 Kommentarer: Vi gör färre starter per person i medel.

24 VKU Årsmöte Åldersfördelning starter (Startat med status OK, Felstämplade, Brutit eller Diskvalificerad)

25 VKU Årsmöte Föreningen Antal medlemmar i föreningen (inklusive hedersmedlemmar) År Alla Under Tävlande % tävlande 43% 48% 42% 55% 41% 56% 58% 54% Kommentarer: Vi har tyvärr en fortsatt negativ trend i antal medlemmar i föreningen både totalt och de som är barn och ungdomar. Vi har fortsatt en ganska hög nivå av tävlande bland våra medlemmar.

26 VKU Årsmöte Bilaga Naturpasset & HittaUt Under 2017 så var föreningen med på Sundsvalls HittaUt karta istället för att ordna naturpasset själv. HittaUt registreringar (Antal registreringar gjorda på våra kontroller) År Område Antal registreringar 2017 Ängomsåsen 2826 Sålda naturpass (inkluderar även utdelade till t.ex. vinnare tidigare år) År Område Antal sålda 2016 Västra Vattjom + Storjorden Mellersta Vattjom Östra Vattjom Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen Ängomsåsen 2004 Ängomsåsen 2003? 2002 Ängomsåsen + Matfors 2001 Ängomsåsen + Matfors 2000 Ängomsåsen + Matfors 1999 Ängomsåsen 1998 Uvberget + Åtjärn 1997 Matfors 1996 Matfors 1995 Matfors 1994 Vattjom 1993 Matfors 1992 Vattjom 1991 Vattjom 1990 Vattjom