Rapport Ekonomiadministrativa värden för 2011

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport Ekonomiadministrativa värden för 2011 Ekonomiadministrativ värdering av myndigheter under regeringen 2012:18

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: 41-45/2011 ESV-nr: 2012:18 Copyright: ESV Rapportansvarig: Tomas Kjerf

3 FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket fastställer ekonomiadministrativa värden 1 för myndigheter under regeringen som är anslutna till den statliga redovisningsorganisationen. Det ekonomiadministrativa värdet visar hur väl en myndighet följer ekonomiadministrativa bestämmelser. Den ekonomiadministrativa värderingen är ett instrument för regeringen och för myndigheterna att följa upp den ekonomiadministrativa standarden. De ekonomiadministrativa värdena ger också underlag för jämförelser mellan myndigheter och över tiden. De ekonomiadministrativa värdena har fastställts årligen sedan den nuvarande redovisningsmodellen för statliga myndigheter infördes i början av 1990-talet 2. I detta ärende har generaldirektör Mats Wikström beslutat. Utredare Tomas Kjerf har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också avdelningschef Pia Heyman, biträdande avdelningschef Ingemar Härneskog samt utredaren Bo Dahlström deltagit. 1 Förordning (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket, För åren 1994/ fastställdes de ekonomiadministrativa värdena av Riksrevisionsverket och sedan 1998 av Ekonomistyrningsverket. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Sammanfattning Syfte, avgränsning och metod Syfte Avgränsning av områden som mäts Metod och genomförande Resultat och förslag Myndigheterna uppfyller de krav som ställs väl Myndigheter som omfattas och myndigheter som är undantagna Avvikelserna hos myndigheterna är på oförändrad nivå Myndigheter som bedömer intern styrning och kontroll avviker mer än myndigheterna i allmänhet Länsstyrelserna avviker inte från myndigheterna i genomsnitt Myndigheter för utbildning och universitetsforskning avviker mer än myndigheterna i genomsnitt Avvikelser inom matrikelföring av statlig pensionsrätt Överskridanden av finansiella befogenheter Avvikelser från bestämmelser om redovisning Avvikelser från bestämmelser om internkontroll Diskussion om resultatet och genomförandet Stämmer resultaten? Hur kan mätningen utvecklas? Referenser Bilaga 1 Metod och riktlinjer för ekonomiadministrativ värdering Bilaga 2 Frågor med kriterier till det ekonomiadministrativa värdet Bilaga 3 Omfattning och undantag av myndigheter från ekonomiadministrativt värde Bilaga 4 Information i statens informationssystem om den ekonomiadministrativa värderingen Bilaga 5 Fastställda ekonomiadministrativa värden Ordlista

5 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Ekonomistyrningsverket har fastställt det högsta ekonomiadministrativa värdet för de flesta myndigheterna men det är få ekonomiadministrativa bestämmelser som följs av alla myndigheter. ESV bedömer att det redovisade resultatet innebär en viss överskattning av efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser när det gäller myndighetsvärdet. Det har vi kunnat se vid kvalitetssäkringen av lämnade uppgifter. ESV konstaterar följande: Antalet myndigheter som är anslutna till den statliga redovisningsorgansationen minskar vilket innebär att färre myndigheter omfattas av den ekonomiadministrativa värderingen men samtidigt får fler myndigheter ett ekonomiadministrativt värde eftersom färre myndigheter har undantag. Efterlevnaden av de ekonomiadministrativa bestämmelserna visar små förändringar över tiden och det är fortsatt få bestämmelser som följs av alla myndigheter. Gruppen av myndigheter som lämnar en bedömning av den interna styrningen och kontrollen följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i något lägre utsträckning jämfört med genomsnittet av myndigheter. Länsstyrelserna följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i samma utsträckning som genomsnittet av myndigheter. Myndigheter för utbildning och universitetsforskning följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i något mindre utsträckning än genomsnittet av myndigheter. Följsamheten till bestämmelser om matrikelföring av statlig pensionsrätt är väsentligt lägre än för frågorna i genomsnitt men har fortsatt förbättrats. Följsamheten till tilldelade finansiella befogenheter är lägre än den regelefterlevnad som mäts för frågorna i genomsnitt. 5

6 SAMMANFATTNING ESV konstaterar att det finns större avvikelse när det gäller rapportering till statsredovisningen och av särskild information än för frågorna i genomsitt. I övrigt är avvikelserna små inom området för redovisning. Efterlevnaden av bestämmelser inom området för internkontroll när det gäller riskhantering är lägre än för genomsnittet av alla frågor. ESV vill informera om de myndigheter som har det lägsta ekonomiadministrativa värdet i någon position. Havs- och vattenmyndigheten när det gäller rapportering av statlig tjänstepension samt beställningsbemyndiganden. Myndigheten har fått en revisionsberättelse med avvikande mening. 3 Linnéuniversitetet när det gäller hantering av statliga fordringar, medelsförvaltning, betalningar, anläggningstillgångar, upphandlingar, riskanalys och skadeförebyggande åtgärder, risker samt arkivering.4 Operahögskolan i Stockholm när det gäller rapportering till statsredovisningen av resultat- och balansräkningarna, rapportering av särskild information till statens informationssystem, avstämningar mellan betalningsvägar och bokföringen samt rapportering av statlig tjänstepension. 5 Sameskolstyrelsen när det gäller samråd om avgifter och prognos på anslagsutfall till regeringen. Myndigheten har fått en revisionsberättelse med avvikande mening. 6 Uppsala universitet när det gäller samråd om avgifter, redovisning av resultatoch balansräkningarna till statsredovisningen samt rapporteringen av statlig tjänstepension. 7 ESV vill särskilt informera om att för följande myndigheter har noterats överskridande av finansiell befogenhet eller en avvikande mening eller reservation i revisionsberättelsen eller revisionsyttrandet. Exportkreditnämnden Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap 3 Avvikelsen mäts med frågorna K12 och K14. Åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelse redovisas till regeringen i annan ordning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). 4 Avvikelsen mäts med frågorna M4, M6, M9, M10, M21, M22, M23 och M26. 5 Avvikelsen mäts med frågorna K5, K8, K9 och K12. 6 Avvikelsen mäts med frågorna K3, K13 och K16. Åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelse redovisas till regeringen i annan ordning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). 7 Avvikelsen mäts med frågorna K3, K5 och K12. 6

7 SAMMANFATTNING Kompetensrådet för utveckling i staten Länsstyrelsen i Gotlands län Myndigheten för yrkeshögskolan Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Statens Maritima museer Stockholms dramatiska högskola I avsnitt 3.1 anges vilka typer av överskridanden som avses. ESV vill vidare informera om ekonomiadministrativa bestämmelser med lägst utfall 8 : 4-8 förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning till vilken Tillväxtverket meddelar stöd. 9 3 förordningen om statliga myndigheters riskhantering till vilken Kammarkollegiet ger stöd kapitlet 1-2 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Ingen myndighet meddelar föreskrifter eller ger stöd. 11 ESV kommer inom sin uppgift att utveckla och förvalta principer, regelverk och metoder beakta avvikelser från 17 anslagsförordningen 12 som också har gett lägsta utfall. ESV bedömer att mätningen kan fortsatt utvecklas när det gäller att mäta redovisning och internkontroll inom området lokalförsörjning. 8 Lägsta utfall är här en avvikelse på tio procent eller mer. 9 Mäts i fråga M Mäts i fråga M Mäts i fråga M Mäts i fråga K14. 7

8 SYFTE, AVGRÄNSNING OCH METOD 2 Syfte, avgränsning och metod 2.1 Syfte De ekonomiadministrativa värdena visar hur väl myndigheterna uppfyller de krav som ställs i det generella ekonomiadministrativa regelverket 13. Genom att de ekonomiadministrativa värdena fastställs årligen kan regeringen och myndigheterna följa standarden på ekonomiadministrationen över tiden. Det är också möjligt att jämföra olika myndigheter. 2.2 Avgränsning av områden som mäts Den ekonomiadministrativa värderingen mäter huvudsakligen avvikelse från regler som rör redovisning och internkontroll 14 men mäter till exempel också finansiell befogenhet, betalningar, upphandling, arkivering. Andra aspekter än att följa regler blir inte föremål för mätning. Området redovisning omfattar här såväl ekonomi som verksamhet. Det innefattar ekonomiska händelser (bokföring) och prestationer (resultatredovisning) samt rapportering (till exempel årsredovisning och statsredovisning). Till internkontroll kan här hänföras riskanalys, arbetsordning, verksamhetsplan samt styrelsens direktiv och riktlinjer till myndighetens chef. Till internkontroll kan även räknas regler om registrering och inventering av tillgångar, avstämning av betalningar och uppföljning av utfall även om dessa åtgärder inte föregås av riskbedömning. Med finansiella befogenheter avses disposition till anslag och beställningsbemyndigande samt räntekontokredit och låneram. Däremot ingår inte till exempel arbetsgivaransvaret eller myndighetens ansvar för internrevision 15 i den ekonomiadministrativa värderingen. Att myndigheterna bedriver sin verksamhet inom ramen för de finansiella befogenheter som regeringen beslutat om, mäts med flera frågor inom koncernvärdet och myndighetsvärdet. I de frågor som presenterades för den ekonomiadministrativa värderingen ingick att även mäta detta i förhållande till regleringsbrevet med en egen koncernvärdesfråga, vilket skulle ha fått till följd att de ovan nämnda myndigheterna 13 Regeringsbeslut 4, Ekonomiadministrativ värdering av statliga myndigheter, , Fi2003/ Internkontroll är det begrepp som används i regeringsbeslutet om ekonomiadministrativ värdering. Begreppet sammanfaller i stor utsträckning med intern styrning och kontroll. 15 En redovisning av den statliga internrevisionen är rapproterad till regeringen med Ekonomistyrningsverkets årliga rapport 2012 om den statliga internrevisionen 2012:1. 8

9 SYFTE, AVGRÄNSNING OCH METOD hade fått lägre ekonomiadministrativt värde. Det var första gången denna typ av fråga var med. De olika överskridanden som noterades kan anses ha olika tyngd. ESV har därför bedömt att frågans närmare utformning behöver övervägas ytterligare inför kommande år. I den slutliga beredningen beslutades att inte låta denna fråga påverka det ekonomiadministrativa värdet. Istället redovisas de myndigheter som i något avseende har överskridit sina finansiella befogenheter särskilt. Inför denna värdering lade vi till regler. För det första lade vi till regler om att myndigheten ska utreda sina föreskrifters eller de allmänna råds kostnadsmässiga och andra konsekvenser och dokumentera utredningen i en konsekvensutredning enligt förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. För det andra lade vi till bestämmelserna om att myndigheterna ska samarbeta när det gäller att vidta åtgärder till följd av riskanalys enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. För det tredje lade vi till bestämmelser om att myndigheten ska lämna prognoser till regeringen på anslagsutfall. För det fjärde lade vi till bestämmelser om kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). Slutligen lade vi till bestämmelser om förordning (2000:606) om myndigheters bokföring vad gäller bemyndiganden. 2.3 Metod och genomförande Enligt riktlinjerna från regeringen ska ESV som oberoende myndighet årligen fastställa varje myndighets ekonomiadministrativa värde 16. Vi är oberoende i valet av vilka ekonomiadministrativa bestämmelser som ska ingå i mätningen och fastställer självständigt varje myndighets ekonomiadministrativa värde. Vi fastställer de ekonomiadministrativa värdena utifrån den information som respektive myndighet har lämnat och den information som vi hämtat in från myndigheter som meddelar föreskrifter eller ger stöd 17. Metoder och riktlinjer är beskrivna i bilaga 1. Frågorna för mätningen utgår från de ekonomiadministrativa bestämmelserna 18 och svaren är en bedömning av om dessa bestämmelser följs eller inte. Frågorna till det ekonomiadministrativa värdet ingår i bilaga Riktlinjerna återfinns på ESV:s webbplats under ämnesområdet EA-värdering och rubriken Så styrs EA-värderingen, Regeringsbeslut om EA-värdering. 17 Myndigheter som meddelar föreskrifter till de ekonomiadministrativa bestämmelserna som mäts med det ekonomiadministrativa värdet är Ekonomistyrningsverket, Kammarkollegiet, Konkurrensverket, Riksarkivet, Riksgäldskontoret och Statens tjänstepensionsverk, 18 Ett urval ekonomiadministrativa bestämmelser återfinns i den årliga publikationen EA-boken om ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet som ges ut av Ekonomistyrningsverket. 9

10 SYFTE, AVGRÄNSNING OCH METOD Den ekonomiadministrativa värderingen omfattar myndigheter under regeringen inom statens centrala redovisningsorganisation (statsredovisningen) 19. De myndigheter under regeringen som inte fått ett fastställt ekonomiadministrativt värde har fått ett undantag. Det är de nämndmyndigheter som inte själva ansvarar för sin ekonomiadministration och myndigheter som är bildade för avveckling av annan myndighet. Undantagna på myndighetens egen begäran är de myndigheter som har låg omsättning, kommer att upphöra eller där så många ekonomiadministrativa bestämmelser inte är tillämpliga att det ekonomiadministrativa värdet kan bli missvisande. De myndigheter som omfattas och de som undantas framgår av bilaga 3. Informationen hämtas in och kommuniceras med myndigheterna huvudsakligen i en särskild applikation (EA-värdering) inom statens informationssystem Hermes. Den information som hämtas in finns beskriven i bilaga 4. De ekonomiadministrativa värdena avspeglar den bedömning myndigheten eller respektive sektorsmyndighet 20 har gjort, utom när vi har gjort en annan bedömning. I några fall har myndigheterna begärt en omprövning av vår bedömning och det har oftast inneburit att vi ändrat vår bedömning eftersom myndigheten då oftast har meddelat ytterligare information. Förutom ett ekonomiadministrativt värde för varje myndighet beräknar vi även ett nyckeltal för varje myndighet och för varje fråga. Det är en kvot mellan vad myndigheten uppnått och vad myndigheten förväntas uppnå om alla för myndigheten gällande regler följs. Avvikelsen från bestämmelserna presenteras i procent där avvikelsen är avståndet upp till 100 procent. När populationen överstiger 100 enheter innebär avrundning att det kan finnas en mindre avvikelse även vid 100 procent. För s.k. koncernmyndigheter fastställts ett samlat ekonomiadministrativt värde. Det gäller för polisväsendet genom Rikspolisstyrelsen och domstolsväsendet genom Domstolsverket. De nämndmyndigheter som inte själva ansvarar för sin ekonomiadministration hänvisas till det ekonomiadministrativa värdet för den myndighet som ansvarar för att tillhandahålla nämndmyndigheten lokaler och ekonomiadministration. De ekonomiadministrativa värdena och nyckeltalen presenteras i bilaga förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. 20 Här avses en myndighet som meddelar föreskrifter eller ger stöd till myndigheter. 10

11 RESULTAT OCH FÖRSLAG 3 Resultat och förslag 3.1 Myndigheterna uppfyller de krav som ställs väl De flesta myndigheterna får det högsta ekonomiadministrativa värdet och det håller sig på en i huvudsak oförändrad nivå över tiden. Värdet fastställs på en skala från A till C för både koncern- och myndighetsvärdena. De ekonomiadministrativa värdena fördelar sig enligt följande för de fem senaste åren: EA-värden Antal % Antal % Antal % Antal % AA AB BA BB AC BC CA CB CC Antal fastställda värden Procenttalen i tabellen är avrundade och summerar därför inte alltid exakt. Gränsen för koncernvärdet A är högst en tappad poäng och för B högst fyra tappade poäng. Gränserna för myndighetsvärdet A är högst fyra tappade poäng och för B högst nio tappade poäng. Gränsen för koncernvärdet B har föregående år varit fem tappade poäng men har i år skärpts till endast fyra tappade poäng. Det påverkar jämförelser över tiden. Jämförelser påverkas även av att frågorna förändras. I mätningen för 2011 har tre frågor tillkommit i koncernvärdet och tre frågor i myndighetsvärdet medan fem frågor har tagits bort från myndighetsvärdet. Nya frågor brukar innebära att värdet sjunker något för att sedan öka följande år. De ekonomiadministrativa värdena visar att myndigheterna i hög grad uppfyller de krav som ställs i det generella ekonomiadministrativa regelverket. Det är fortsatt få myndigheter som har ett ekonomiadministrativt värde som innehåller lägsta värdet i någon position. Det är dock få myndigheter som följer alla bestämmelser som omfattas av det ekonomiadministrativa värdet som framgår av nedanstående tabell. 11

12 RESULTAT OCH FÖRSLAG Antal myndigheter utan avvikelser Både koncern- och myndighetsvärdena Endast koncernvärdet Endast myndighetsvärdet Det är 18 procent (38/207) av myndigheterna som följer alla reglerna som ingår i mätningen. ESV vill informera om de myndigheter som har det lägsta ekonomiadministrativa värdet i någon position. Havs- och vattenmyndigheten när det gäller rapportering av statlig tjänstepension samt beställningsbemyndiganden. Myndigheten har fått en revisionsberättelse med avvikande mening. 21 Linnéuniversitetet när det gäller hantering av statliga fordringar, medelsförvaltning, betalningar, anläggningstillgångar, upphandlingar, riskanalys och skadeförebyggande åtgärder, risker samt arkivering. 22 Operahögskolan i Stockholm när det gäller rapportering till statsredovisningen av resultat- och balansräkningarna, rapportering av särskild information till statens informationssystem, avstämningar mellan betalningsvägar och bokföringen samt rapportering av statliga tjänstepension. 23 Sameskolstyrelsen när det gäller samråd om avgifter och prognos på anslagsutfall till regeringen. Myndigheten har fått en revisionsberättelse med avvikande mening. 24 Uppsala universitet när det gäller samråd om avgifter, redovisning av resultatoch balansräkningarna till statsredovisningen samt rapporteringen av statlig tjänstepension. 25 ESV vill även informera om att för följande myndigheter har noterats antingen överskridande av tilldelade finansiell befogenhet eller en avvikande mening eller reservation i revisionsberättelsen eller revisionsyttrandet. 21 Avvikelsen mäts med frågorna K12 och K14. Åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelse redovisas till regeringen i annan ordning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). 22 Avvikelsen mäts med frågorna M4, M6, M9, M10, M21, M22, M23 och M Avvikelsen mäts med frågorna K5, K8, K9 och K Avvikelsen mäts med frågorna K3, K13 och K16. Åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelse redovisas till regeringen i annan ordning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). 25 Avvikelsen mäts med frågorna K3, K5 och K12. 12

13 RESULTAT OCH FÖRSLAG Exportkreditnämnden 26 (Låneramen har övertrasserats under del av året.) Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap 27 (Myndigheten har felaktigt avräknat anslagspost) Kompetensrådet för utveckling i staten 28 (Övertrasserat räntekontot med ett belopp större än 10 % av kreditramen i juli) Länsstyrelsen i Gotlands län 29 (Räntekontot övertrasserat en gång i oktober, men med ett litet belopp) Myndigheten för yrkeshögskolan 30 (Myndigheten har beslutat om åtaganden till 2015 trots att deras bemyndigande endast ger utrymme för att besluta om åtaganden till 2014.) Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige 31 (Överskridande av anslagspost. Ekonomistyrningsverket har lämnat ett revisionsyttrande med reservation.) Statens Maritima museer 32 (Räntekontokrediten är överskriden i juli.) Stockholms dramatiska högskola 33 (Överskridande av anslag på grund av redovisningsfel mot anslag i Hermes.) ESV vill vidare informera om ekonomiadministrativa bestämmelser med lägst utfall 34 : 4-8 förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning till vilken Tillväxtverket meddelar stöd förordningen om statliga myndigheters riskhantering till vilken Kammarkollegiet ger stöd kapitlet 1-2 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Ingen myndighet meddelar föreskrifter eller ger stöd. 37 ESV kommer inom uppgiften att utveckla och förvalta principer, regelverk och metoder beakta de ekonomiadministrativa bestämmelserna med lägsta utfall: 17 anslagsförordningen till vilken Ekonomistyrningsverket meddelar föreskrifter och ger stöd förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll till vilken Ekonomistyrningsverket meddelar föreskrifter och ger stöd Avvikelsen mäts i frågan K Åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelse redovisas till regeringen enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). 28 Avvikelsen mäts med frågan K2. 29 Avvikelsen mäts med frågan K2. 30 Avvikelsen mäts med frågan K Avvikelsen mäts i frågan K1. Ekonomistyrningsverket har lämnat ett revisionsyttrande med reservation. 32 Avvikelsen mäts med frågan K2. 33 Avvikelsen mäts med K1. 34 Lägsta utfall är här en avvikelse på tio procent eller mer. 35 Mäts i fråga M12 36 Mäts i fråga M Mäts i fråga M Mäts i fråga K14. 13

14 RESULTAT OCH FÖRSLAG 1 kapitlet 1-2 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Ingen myndighet meddelar föreskrifter eller ger stöd Myndigheter som omfattas och myndigheter som är undantagna ESV konstaterar att antalet myndigheter som är anslutna till den statliga redovisningsorgansationen minskar vilket innebär att färre myndigheter omfattas av den ekonomiadministrativa värderingen. Samtidigt får fler myndigheter ett ekonomiadministrativt värde eftersom färre myndigheter har undantag. Alla myndigheter under regeringen som är inordnade i den statliga redovisningsorganisationen och därmed är anslutna till statens centrala redovisningssystem omfattas av ekonomiadministrativ värdering. Myndigheter under regeringen som inte är anslutna till statsredovisningssystemet omfattas inte 41. Myndigheter som inte lyder under regeringen men som är anslutna till statsredovisningssystemet omfattas inte heller 42. För 2011 fastställs ekonomiadministrativa värden för 207 av myndigheter. År 2010 var det 200 av 231 myndigheter som fick ett ekonomiadministrativt värde. Det ökade antalet myndigheter som får ett värde fastställt för 2011 beror huvudsakligen på att det bildades nya myndigheter under 2010 som också var undantagna. Myndigheter som omfattas av ekonomiadministrativ värdering kan vara undantagna från att få ett ekonomiadministrativt värde. Ett undantag gäller tillsvidare eller längst så länge skälet till undantaget är uppfyllt. Det är 19 myndigheter (27) som är undantagna från att få ett ekonomiadministrativt värde. Myndigheter som är undantagna utan att behöva begära detta är myndigheter som har upphört under det år värdet avser, myndigheter som är bildade för att avveckla en myndiget och de myndigheter som enligt regeringsbeslut inte ansvarar för sin ekonomiadministration. Myndigheter med låg omsättning, myndigheter under ombildning eller avveckling eller som är bildade under året kan på begäran bli undantagna från att få ett fastställt ekonomiadministrativt värde. Myndigheter med många undantag från det generella ekonomiadministrativa regelverket kan också undantas. 39 Mäts i fråga M23 40 Mäts i fråga M Myndigheter under regeringen som inte är anslutna till statsredovisningen (till exempel AP-fonderna) omfattas inte av den ekonomiadministrativa värderingen. 42 Myndigheter under Riksdagen eller statschefens organisation omfattas inte av den ekonomiadministrativa värderingen. 43 Anslutna myndigheter varav fyra myndigheter inte lyder under regeringen. 14

15 RESULTAT OCH FÖRSLAG 3.3 Avvikelserna hos myndigheterna är på oförändrad nivå ESV konstaterar att efterlevnaden av de ekonomiadministrativa bestämmelserna visar små förändringar över tiden och att det är fortsatt få bestämmelser som följs av alla myndigheter. Den samlade efterlevnaden för koncern- och myndighetsvärdena under de senaste åren finns i nedanstående tabell. Procenttalen här och i följande tabeller i rapporten anger i vilken grad myndigheterna följer de regler som mäts och visar således graden av måluppfyllelse i antal uppnådda poäng i förhållande till antal poäng som är möjliga att uppnå. Eftersom talen är avrundade till hela procenttal kan det innebära att 100 procent inte nödvändigtvis betyder att alla berörda myndigheter följer reglerna fullt ut. Myndigheter Koncernvärde 95 % 95 % 96 % 97 % Myndighetsvärde 99 % 98 % 98 % 97 % Det samlade koncernvärdet har förbättrats något över perioden medan myndighetsvärdet har försämrats något. Det är få av de ekonomiadministrativa bestämmelserna som mäts som följs av samtliga myndigheter. För koncernvärdet är det endast en fråga 44 som bara gäller för 15 myndigheter och för myndighetsvärdet är det en fråga 45 men 41 kriterier som följs av samtliga myndigheter som berörs av frågan. De frågor som visar störst avvikelse framgår av nedanstående tabell: Frågor med störst avvikelse M22 Riskanalys och skadeförebyggande åtgärder 85 % 84 % 85 % 80 % M12 Konsekvensutredning % M24 Avtalslicenser 86 % 93 % 95 % 88 % K14 Beställningsbemyndigande % 88 % Av de frågor som visar största avvikelse 2011 har riskanalys och skadeförebyggande återgärder haft stor avvikelse även tidigare år. Avvikelsen har också ökat för denna och övriga frågor som visar störst avvikelse. Om vi studerar värdena efter omsättning kan vi se att det finns vissa skillnader mellan myndighetsgrupperna även om de inte är så stora. 44 K17 Har myndigheten hållit sig inom övriga kreditramar? 45 M7 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina beställningsbemyndiganden? 15

16 RESULTAT OCH FÖRSLAG Myndigheter efter omsättning Koncernvärde Omsättning över 500 mnkr 94 % 94 % 94 % 96 % Omsättning över 100 mnkr men under 500 mkr 94 % 95 % 96 % 97 % Omsättning under 100 mkr 97 % 96 % 97 % 98 % Myndighetsvärde Omsättning över 500 mnkr 98 % 98 % 98 % 96 % Omsättning över 100 mnkr men under 500 mkr 98 % 97 % 97 % 96 % Omsättning under 100 mkr 98 % 98 % 98 % 97 % Skillnaden mellan myndigheter med olika omsättning är liten. Större myndigheter har något sämre koncern- och myndighetsvärden än genomsnittet av myndigheter. 3.4 Myndigheter som bedömer intern styrning och kontroll avviker mer än myndigheterna i allmänhet ESV konstaterar att gruppen av myndigheter som i sin årsredovisning lämnar en bedömning av den interna styrningen och kontrollen följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i något lägre utsträckning när det gäller både koncernvärdet och myndighetsvärdet jämfört med genomsnittet av myndigheter. Värdena för de myndigheter som ska lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen finns i tabellen nedan. År 2011 omfattar gruppen 66 myndigheter inom flera utgiftsområden. Gruppen står för huvuddelen av omsättningen i statsredovisningen och är i de flesta fall myndigheter med den största omsättningen. I gruppen ingår myndigheter som hanterar EU-medel med delat förvaltningsansvar med Europeiska unionen. Myndigheterna i gruppen ska systematiskt och regelbundet följa upp och bedöma den interna styrningen och kontrollen samt har internrevision med uppgift att granska och lämna förslag till förbättringar av den interna styrningen och kontrollen. Myndigheter som bedömer sin interna styrning och kontroll Koncernvärde 94 % 94 % 95 % 96 % Myndighetsvärde 98 % 98 % 98 % 96 % Den genomsnittliga efterlevnaden för dessa myndigheter är lägre för koncernvärdet och myndighetsvärdet jämfört med gruppen samtliga myndigheter. Koncernvärdet har dock förbättrats något de senaste fyra åren. 16

17 RESULTAT OCH FÖRSLAG 3.5 Länsstyrelserna avviker inte från myndigheterna i genomsnitt ESV konstaterar att länsstyrelserna följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i samma utsträckning när det gäller koncernvärdet och myndighetsvärdet jämfört med genomsnittet av myndigheter. Bristerna i länsstyrelsernas tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser framgår av nedanstående tabell. Gruppen omfattar 21 myndigheter inom utgiftsområde 1 Rikets styrelse. Länsstyrelserna Koncernvärde 94 % 96 % 97 % 97 % Myndighetsvärde 97 % 99 % 98 % 97 % Den genomsnittliga efterlevnaden är lika för både koncernvärdet och för myndighetsvärdet för länsstyrelserna jämfört med gruppen samtliga myndigheter. Myndighetsvärdet har försämrats något. Länsstyrelserna har en gemensam organisation för informationsteknik (IT-enhet) 46, löneadministration 47 och vissa rutiner inom ekonomiadministration 48. Varje länsstyrelse har fått samma svar som värdmyndigheten för den gemensamma ITorganisationen. Vissa länsstyrelser har dock också en egen, om än begränsad förvaltning av datorprogram. När det gäller den gemensamma löneadministrationen har vi bedömt länsstyrelserna var för sig. Respektive värdmyndighetes svar för berörd fråga redovisas nedan. Gemensam förvaltning Länsstyrelsen i Västra Götalands län M19 Har myndigheten upprättat systemdokumentation och behandlingshistorik? Ja Ja Ja M24 Har myndigheten en betryggande hantering av avtalslicenser? Ja Ja Ja Länsstyrelsen i Kronobergs län K12 Har myndigheten i tid lämnat korrekta och fullständiga uppgifter till Statens tjänstepensionsverks system för automatisk matrikelföring? Ja Ja Ja 3.6 Myndigheter för utbildning och universitetsforskning avviker mer än myndigheterna i genomsnitt ESV konstaterar att myndigheter för utbildning och universitetsforskning följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna i något mindre utsträckning än genomsnittet av myndigheter. 46 Länsstyrelsen i Västra Götaland för IT-stöd 47 Länsstyrelsen i Kronoborgs län för löneadministration 48 Länsstyrelsen i Örebro län för viss ekonomiadministration 17

18 RESULTAT OCH FÖRSLAG Efterlevnaden för gruppen finns i den nedanstående tabellen. Gruppen omfattar 46 myndigheter 2011 inom utgiftsområde 16 Utbildning och universitetsforskning. Den genomsnittliga efterlevnaden är lägre för dessa myndigheter än för gruppen samtliga myndigheter. Utbildning och universitetsforskning Koncernvärde 94 % 92 % 94 % 94 % Myndighetsvärde 97 % 98 % 96 % 94 % Koncernvärdet visar i huvudsak ett oförändrat värde medan myndighetsvärdet har minskat något under den redovisade perioden. 3.7 Avvikelser inom matrikelföring av statlig pensionsrätt ESV konstaterar att följsamheten till bestämmelser om matrikelföring av statlig pensionsrätt är väsentligt lägre än för frågorna i genomsnitt men har fortsatt förbättrats. På frågan om myndigheten i rätt tid lämnat korrekta och fullständiga uppgifter till systemet för automatisk matrikelföring fördelar sig svarsalternativen ja, delvis och nej enligt följande: K12 Rapportering - matrikelföring, statlig pensionsrätt Svarsalternativ antal % antal % antal % antal % Ja Delvis Nej Procenttalen i tabellen är avrundande och summerar därför inte exakt. 18

19 RESULTAT OCH FÖRSLAG Resultatet har förbättrats varje år sedan Svarsalternativet ja innebär att myndigheten har: lämnat alla månadsfiler för PA 03 i tid. lämnat den årliga filen för PA-91 senast den 17 januari samt rättat de avvisade arbetstagarna och avvisade anställningarna i Rapport direkt innan nästa månadsleverans (gäller PA 03). besvarat den årliga fellistan inom utsatt tid (gäller PA-91). Svarsalternativet delvis innebär att endast ett av kriterierna ovan är uppfyllt men med vissa restriktioner 49. Om arbetsgivarna har korrekta anställningsuppgifter blir den efterföljande hanteringen som att bevilja pensioner och beräkna försäkringsmässiga kostnader mer effektiv. Arbetsgivarna (myndigheterna) får därmed också en korrekt bild av sina pensionsrelaterade kostnader. För den anställda kan avgiftsbestämda delarna av PA 03 påverkas om anställningsuppgifterna inte är korrekta, då de inbetalda pengarna inte kan placeras för individen. I år har 177 av 207 anställningsmyndigheter fått svaret ja på fråga K12, dvs. 177 myndigheter har: Lämnat alla månadsfiler för PA 03 i tid. Lämnat den årliga filen för PA-91 senast 17 januari samt Rättat avvisade arbetstagare och avvisade anställningar i Rapport direkt innan nästa månadsleverans (gäller PA 03). Besvarat årlig fellista inom utsatt tid (gäller PA-91) Antalet myndigheter som fick svaret delvis godkänd var 20 st. och 10 st. fick svaret underkänd. Myndigheter, som är anslutna till statens avtalsförsäkringar, belastas med de försäkringsmässiga kostnaderna för de kollektivavtal som de sluter om pensioner, pensionsersättningar, gruppliversättningar och personskadeersättningar. Dessa kostnader beräknas utifrån de anställningsuppgifter som levereras till Statens tjänstepensionsverk varje månad. Det är därför av stor vikt att dessa uppgifter är korrekta. 49 För exakt frågeformulering och förklaring till restriktioner se bilaga 2 Frågor med kriterier för ekonomiadministrativa värden. 19

20 RESULTAT OCH FÖRSLAG Även de avgiftsbestämda delarna kan påverkas, då de inbetalda pengarna inte kan placeras för individen, så länge personens anställning är avvisad med felkod. Med korrekta anställningsuppgifter blir den efterföljande hanteringen som att bevilja pensioner och beräkna försäkringsmässiga kostnader mer effektiv. Arbetsgivarna får därmed också en korrekt bild av sina pensionsrelaterade kostnader. 3.8 Överskridanden av finansiella befogenheter ESV konstaterar att följsamheten till beslutade finansiella befogenheter är lägre än den regelefterlevnad som mäts i frågorna i genomsnitt. De finansiella befogenheterna beslutas av regeringen inom ramen för riskdagens beslut och framgår av myndighetens regleringsbrev inom avsnittet om finansiering. De omfattar anslag, anslagsposter, villkor, anslagskredit, anslagsbehållning, beställningsbemyndiganden samt låneram och krediter. Vidare omfattar det budget och villkor för avgifter och bidrag. Mot bakgrund av bl.a. förändringar i Riksrevisionens bedömning av vissa överskridanden och att ESV erfarit att regeringen har ökat sitt fokus på uppföljning av de finansiella befogenheterna, har vissa skärpningar gjorts när det gäller frågor som mäter hur myndigheterna följer finansiella befogenheter, genom att frågor tillkommit, delats upp på flera frågor eller att kriterierna för tappade poäng har skärpts. Finansiell befogenhet K14 Har myndigheten hållit sig inom beställningsbemyndigandet och i tid rapporterat särskild information gällande beställningsbemyndigandet till statens informationssystem på ett fullständigt sätt? % 88 % M5 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina lån och sin räntekontokredit? 99 % 98 % 98 % 98 % K1 Har myndigheten hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme? 99 % 98 % 100 % 99 % K2 Har myndigheten hållit sig inom kreditramen? % 96 % 97 % 99 % M2 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sitt tilldelade anslag? 99 % 99 % 99 % 99 % K15 Har myndigheten hållit sig inom ramen för lån till anläggningstillgångar? % K17 Har myndigheten hållit sig inom övriga kreditramar? % M3 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina intäkter av avgifter? 100 % 100 % 100 % 100 % M7 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina beställningsbemyndiganden? 99 % 98 % 98 % 100 % Myndigheterna har en större avvikelse när det gäller beställningsbemyndiganden (K14) men en förbättring vad gäller att hålla sig inom givna kreditramar. 50 Ny fråga fr.o.m K2 är fr.o.m uppdelad i K2 och K15. Det påverkar jämförelsen. 52 K2 är fr.o.m uppdelad i K2 och K15. Det påverkar jämförelsen. 53 Ny fråga fr.o.m

21 RESULTAT OCH FÖRSLAG 3.9 Avvikelser från bestämmelser om redovisning ESV konstaterar att det finns stor avvikelse när det gäller rapportering till statsredovisningen av resultat- och balansräkningarna och rapportering av särskild information än vad som gäller generellt. I övrigt är avvikelserna små inom området för redovisning. Det bör noteras att vissa skärpningar har gjorts i bedömningskriterierna för dessa frågor under de senaste åren. Området för redovisning omfattar här myndighetens bokföring, årsredovisning och budgetunderlag samt rapportering till statsredovisningen och statens informationssystem i allmänhet. Redovisning K5 Har myndigheten rapporterat resultat- och balansräkningarna rätt till statsredovisningen? 96 % 96 % 96 % 93 % K8 Har myndigheten i tid rapporterat särskild information i samband med årsredovisningen till statens informationssystem på ett fullständigt sätt? 93 % 98 % 90 % 95 % M18 Har myndigheten upprättat en tillfredsställande resultatredovisning? % 98 % 99 % 97 % K6 Har myndigheten rapporterat realekonomisk information till statsredovisningen korrekt? 99 % 100 % 100 % 99 % M13 Har myndigheten förutsättningar för att lämna en rättvisande bild av verksamhetens kostnader och intäkter samt den ekonomiska ställningen? % 99 % 98 % 99 % M14 Har myndigheten redovisat den avgiftsfinansierade verksamheten på ett tillfredsställande sätt? 99 % 98 % 99 % 99 % K4 Har myndigheten i rätt tid och utan större felaktigheter rapporterat utfallet på anslag och inkomsttitlar till statsredovisningen? 97 % 99 % 99 % 100 % M8 Har myndigheten tillämpat grundläggande redovisningsprinciper i årsredovisning och delårsrapport? 100 % 100 % 100 % 100 % M15 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av bokföringen? 100 % 99 % 100 % 100 % M17 Har myndigheten upprättat årsredovisning och delårsrapport med rätt uppställningar? 100 % 100 % 100 % 100 % Över tiden har avvikelserna varit små när det gäller området för redovisning men utfallet har försämrats för rapportering av resultat- och balansräkningarna till statsredovisningen och när det gäller resultatredovisning Avvikelser från bestämmelser om internkontroll ESV konstaterar att efterlevnaden av bestämmelser inom området för internkontroll när det gäller riskhantering är lägre än för genomsnittet av alla frågor. Att följa regler om riskanalys, kontrollåtgärder och andra moment i processen för intern styrning och kontroll är en förutsättning men står inte ensamt som ett mått på om myndigheterna har säkerställt en betryggande intern styrning och kontroll. Även andra åtgärder som följer av ansvaret för verksamheten ingår i bedömningen av in- 54 Kriteriet M18:3 har tillkommit fr.o.m Ytterligare ett kriterium har tillkommit fr.o.m

22 RESULTAT OCH FÖRSLAG tern styrning och kontroll. Det täcks delvis in av frågan M16 om att fullgöra ansvaret för verksamheten. Nedanstående tabell visar utfallet på frågor som avser riskanalyser och vissa åtgärder som formar kontroll över verksamheten. Internkontroll M22 Riskanalys och skadeförebyggande åtgärder 85 % 84 % 85 % 80 % M23 Betryggande hantering av risker 90 % 99 % 94 % 95 % M16 Fullgöra ansvaret för verksamheten % 97 % När det gäller frågan om en betryggande hantering av risker kan vi se en förbättring från föregående år. När det gäller frågan om riskanalys och skadeförebyggande åtgärder har det skett en försämring. Myndigheterna får i likhet med tidigare år ett sämre värde för riskanalys och skadeförebyggande åtgärder än för övriga frågor som mäter internkontroll. Bestämmelsen om riskanalys enligt förordningen om intern styrning och kontroll följs i högre grad än motsvarande bestämmelse enligt förordningen om statliga myndigheters riskhantering. Det är dock samma riskanalys som avses 57. Den senare förordningen gäller alla myndigheter medan den förra gäller myndigheter med internrevision. Även de åtgärder som inte följer av en riskbedömning formar en betryggande intern styrning och kontroll. Internkontroll M24 Har myndigheten förutsättningar för en betryggande hanering av avtalslicenser och datorprogram 86 % 93 % 95 % 88 % K9 Har myndigheten gjort avstämningar mellan betalningsvägar och bokföringen? 96 % 97 % 94 % 95 % M6 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering i sin medelsförvaltning? 99 % 100 % 99 % 97 % M9 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina anläggningstillgångar? 97 % 96 % 97 % 97 % M10 Har myndigheter förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina betalningar? % 100 % 100 % 98 % K7 Har myndigheten fullgjort kraven på motpartsredovisning på ett tillfredsställande sätt? 98 % 99 % 99 % 100 % Avvikelsen har ökat när det gäller hantering av avtalslicenser och datorprogram. 56 M En och samma risk kan inte värderas olika eftersom myndigheten inte kan både acceptera och åtgärda en risk. 58 Kriterier från M6 har tillkommit fr.o.m

23 DISKUSSION OM RESULTATET OCH GENOMFÖRANDET 4 Diskussion om resultatet och genomförandet 4.1 Stämmer resultaten? ESV bedömer att det redovisade resultatet innebär en viss överskattning av efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser när det gäller myndighetsvärdet. Det kan vi se när kvalitetssäkringen av lämnade uppgifter innebär att vi gör en annan bedömning. Underlaget för myndighetsvärdet är den information som myndigheterna lämnar till ESV. Att en myndighet lämnar en tillförlitlig och rättvisande information ingår i ledningens ansvar för verksamheten. Detsamma gäller även för den information som vi hämtar in för koncernvärdet från sektorsmyndigheterna. Den kvalitetssäkring som vi sedan gör av informationen kan medföra att vi gör en annan bedömning. Antalet omprövningar har ökat kraftigt. Många av omprövningarna avser att myndighet lämnar en identitet som verifierar svaret. I de flesta fallen har omprövningen lett till att vi ändrat vår bedömning. I färre fall har vi grundat det ekonomiadministrativa värdet på en annan bedömning än den värderade myndigheten gjort. Antalet omprövningar och fall där vi gör en annan bedömning än myndigheten finns i nedanstående tabell. Antal omprövning av svar Begärda omprövningar som föranleder en åtgärd Omprövningar där ESV gör en annan bedömning än myndigheten När vår bedömning avviker från myndighetens beror det antingen på att vi gör en annan bedömning av myndighetens förklaring eller på annan information än den som kommer från myndigheten. Vi samlar in information från andra myndigheter för att verifiera lämnad information. Efter vår verifiering och omprövning både från tidigare och innevarande värdering bedömer vi att det finns en kvarvarande risk för att resultatet innebär en större överskattning av följsamhet än det verkliga förhållandet när det gäller myndighetsvärdet. Risken är hanterad dels genom utökade krav på att verifiera lämnad information dels genom den variation som tillåts inom ett värde. 23

24 DISKUSSION OM RESULTATET OCH GENOMFÖRANDET 4.2 Hur kan mätningen utvecklas? ESV bedömer att mätningen kan utvecklas när det gäller att mäta redovisning och internkontroll inom området lokalförsörjning. Regeringens riktlinjer för den ekonomiadministrativa värderingen anger att vi ska anpassa och vidareutveckla mätningen i takt med de förändringar som sker inom det ekonomiadministrativa området. Vi överväger att i framtiden mäta följande ekonomiadministrativa bestämmelser, för att bättre kunna mäta myndigheternas redovisning och internkontroll: Lokalförsörjning enligt förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Enligt regeringens riktlinjer är det i huvudsak områdena redovisning och internkontroll som ska omfattas. Inom dessa områden har mätningen anpassats och vidareutvecklats. Redovisning har i den ekonomiadministrativa värderingen fått en bred tolkning till att förutom bokföring även innefatta rapportering. Inom statlig ekonomistyrning har begreppet internkontroll alltmer ersatts med begreppet intern styrning och kontroll och det omfattas även av den ekonomiadministrativa värderingen. Ett annat område, de finansiella befogenheterna, har blivit mer i fokus under senare år och är har nu fått större tyngd i den ekonomiadministrativa värderingen. 24

25 REFERENSER Referenser Lagar och förordningar De författningar som ingår i den ekonomiadministrativa värderingen omfattar även föreskrifter och allmänna råd som meddelas av en myndighet. Efter förordningen framgår vilka frågor som mäter förordningen. Anslagsförordning (2011:223), K1, K4, K14, M2, M7 Arkivlag (1990:782), M26 Avgiftsförordning (1992:191), K3, M3, M4, M12, M14 Donationsförordning (1998:140), M6 EU-rådets förordning 1083/2006, K13, M25 EU-rådets förordning 1198/2006, K13, M25 EU-kommissionens förordning 885/2006, K13, M25 EU-parlamentets och rådets förordning 573/2007/EG, K13 EU-parlamentets och rådets förordning 575/2007/EG, K13 EU-rådets beslut 2007/435, K13 Förordning (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket, K10, K11 Förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. M4 Förordning (1997:909) om handläggning av ärenden om statliga tjänstepensionsförmåner, K12 Föreskrift AgVFS 2003:5A 1, K12 Förordning (1993:1148) om hantering av statliga fordringar, M3, M4 Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, K4, K5, K6, K7, K8, K9, K14, M2, M6, M9, M11, M13, M15, M19, M20 Förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt, M11 Förordning (2007:1099) om offentlig upphandling och upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, M21 Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning, M6, M10 Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, K14, M1, M2, M4, M7, M8, M9, M13, M14, M16, M17, M18, M25 Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning, M21 Förordning (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering, M22 Förvaltningslag (1986:223), M16, M25 Kapitalförsörjningsförordning (2011:210), K2, K15, K17, M5, M9 Lag (1981:739) och förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. M4 Lag (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning, M4 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, M21 25

26 REFERENSER Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, M21 Lag (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. K13 Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, M24 Myndighetsförordning (2007:515), M16, M23, M24, M25 Räntelag (1975:635), M4 26

27 BILAGA I METOD OCH RIKTLINJER FÖR EKONOMIADMINISTRATIV VÄRDERING Bilaga 1 Metod och riktlinjer för ekonomiadministrativ värdering Vad är ekonomiadministrativ värdering? I regeringsbeslutet Ekonomiadministrativ värdering av statliga myndigheter 59 framgår vad som vad som menas med ekonomiadministrativ värdering. Ekonomiadministrativ värdering är att hämta in den information som behövs för att fastställa ekonomiadministrativa värden (EA-värden). Informationen hämtas in dels med självdeklaration från de myndigheter som ska bli ekonomiadministrativt värderade dels med en extern bedömning från sektorsmyndigheter. De fastställa EAvärdena redovisas till regeringen tillsammans med de rekommendationer som ESV föreslår regeringen. Det ekonomiadministrativa värdet anger efterlevnad av de ekonomiadministrativa bestämmelser som gäller för myndigheten och som ESV beslutat att mäta detta år. Det är regler i form av lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. I huvudsak avser det ekonomiadministrativa värdet redovisning och finansiering samt internkontroll 60. Även andra områden kan ingå om de berör ekonomiska förhållanden. Förändringar i vad som mäts sker i takt med regelutveckling eller om andra områden behöver uppmärksammas eller tas bort. ESV samråder med berörda sektorsmyndigheter om vilka regler som blir föremål för mätning. Innan ESV fastställer frågorna finns de på ESV:s webbplats med möjlighet för myndigheterna att lämna synpunkter. Varför fastställs ekonomiadministrativa värden? De ekonomiadministrativa värdena fastställs årligen för att visa den ekonomiadministrativa standarden hos myndigheterna under regeringen. Standarden uttrycks med ett tvåställigt värde där båda positionerna kan anta A, B eller C där A är högsta värde och C är lägsta värde. Enstaka frågor kan vara s.k. lösa frågor, vilket innebär att svaret inte påverkar värdena A, B eller C. Svaren på dessa lösa frågor ingår dock i beräkningen i procent av efterlevnaden för myndigheten och för frågan. 59 Ekonomiadministrativ värdering av statliga myndigheter , Fi 2003/ Internkontroll inryms i det numera vanligare använda begreppet intern styrning och kontroll. 27

28 BILAGA 1 METOD OCH RIKTLINJER FÖR EKONOMIADMINISTRATIV VÄRDERING Hur besvaras frågorna? Myndigheten som lämnar information till det ekonomiadministrativa värdet ansvarar för att informationen är tillförlitlig och rättvisande. Frågorna som mäter om myndigheten har tillfredsställande kontroll över en viss rutin utgår från myndighetens bedömning vid en systematisk och regelbunden uppföljning. När avvikelserna som myndigheten fångar upp är oväsentliga för en tillförlitlig och rättvisande bild av verksamheten kan myndigheten besvara att kriteriet är uppfyllt med ja och ange som förklaring att eventuella avvikelser ligger inom den av myndigheten accepterade risken för verksamheten. Normalt betyder det att avvikelserna är av mycket ringa omfattning och helt oväsentliga för en bedömning av om myndigheten. Avvikelsen får inte vara systematisk eller återupprepad och avspeglar inte den sedvanliga hanteringen. Förutom att myndigheten rättar ett fel när det är möjligt föranleder avvikelsen inte myndigheten att vidta några andra åtgärder. En avvikelse som påverkar myndighetens riskbedömning, utformningen av de åtgärder som ska vidtas för att hantera risker eller bedömningen av ansvaret för verksamheten innebär att kriteriet inte är uppfyllt och besvaras då med nej. Det gäller även om myndigheten av andra skäl anser att detta inte är en accepterad avvikelse. Avvikelsens relativa storlek i förhållande till omsättningen är inte avgörande för om det är av ringa omfattning (oväsentligt). Förutsättningen är att felet inte är, eller kan bli, föremål för någon annan hantering till följd av någon av de beloppsgränser som gäller för en viss handläggning. Om avvikelsen är eller kan bli föremål för hantering enligt dessa beloppsgränser är det väsentligt. Om kriteriet besvaras med ja när det finns en avvikelse anger myndigheten avvikelsens storlek i kronor som förklaring när det är möjligt. Ej tillämpligt (Et) till ett kriterium anger myndigheten: om det finns dispens från reglerna (framgår vanligen av regleringsbrevet eller instruktionen), om den företeelse som kriteriet mäter antingen inte förekommer på myndigheten eller förekommer i mycket begränsad omfattning (saknas) eller om uppgiften inte kan lämnas p.g.a. sekretess. Om regeringen har beslutat att det som mäts ska utföras av annan myndighet ska kriteriet besvaras med svarsalternativet Et, saknas. SFS numret, diarienumret eller annan identitet för beslutet lämnar myndigheten som förklaring till svaret. Om myndigheten själv har beslutat att verksamhet ska utföras av någon annan ska kriteriet besvaras med ja eller nej. ESV gör en bedömning av informationen för att fastställa de ekonomiadministrativa värdena. Myndigheterna kan begära att ESV ändrar sin bedömning innan EA-värdet fastställs om myndigheten anser att en annan bedömning ger en rättvisande bild för regeringens prövning och bedömning av myndigheten. 28

29 BILAGA I METOD OCH RIKTLINJER FÖR EKONOMIADMINISTRATIV VÄRDERING Hur fastställs det ekonomiadministrativa värdet? Det ekonomiadministrativa värdet fastställs med den information som ESV har hämtat in. ESV gör viss kontroll av lämnad information med hjälp av iakttagelser i rapportering från revision, inspektion och annan granskning som finns tillgänglig om myndigheten. ESV bedömer också de förklaringar myndigheten lämnat. ESV kan begära in dokument för att kontrollera myndighetens svar med stöd av den information myndigheten lämnat som förklaring. I vissa fall ska myndigheten lämna kompletterande information t.ex. belopp och diarienummer för kontroll. ESV kan hämta in information från de sektorsmyndigheter som meddelar föreskrifter till berörda förordningar för kontroll av den av myndigheten lämnade informationen. Det ekonomiadministrativa värdet fastställs i två positioner. Den första är koncernvärdet som i huvudsak mäter förhållandet till regeringen (eller sektorsmyndigheter). Den andra är myndighetsvärdet som mer mäter förhållanden inom myndigheten. Värdet AA innebär att myndigheten uppfyller reglerna eller uppfyller dem med få avvikelser. Det kan liknas vid tillfredsställande men ibland med någon begräsning då det kan finnas avvikelser. Övriga värden med B och C är inte tillfredsställande. Ett värde med C innebär också att ESV informerar regeringen om förhållandet som ger det låga värdet och föreslår regeringen att vidta åtgärder. Svaret på frågorna är beroende på om vissa kriterier är uppfyllda eller inte. För koncernvärdet gäller att om kriteriet för ja är uppfyllt är svaret ja. Om kriteriet för ja inte är uppfyllt men kriteriet för delvis är uppfyllt är svaret delvis. För myndighetsvärdet gäller att om alla för myndigheten gällande kriterier är uppfyllda är svaret ja och om inte alla men hälften eller fler av för myndigheten gällande kriterier är uppfyllda är svaret delvis. I övriga fall ges svaret nej på koncernvärdes- respektive myndighetsvärdesfrågorna. Ett ja-svar ger 2 poäng 61, ett delvis-svar 1 poäng och ett nej-svar 0 poäng. Frågor som besvarats med Et påverkar inte värderingen. Det är antalet tappade poäng av de som myndigheten ska uppnå som bestämmer värdet, enligt de gränser som ESV årligen fastställer. Det beräknas även ett värde i procent genom att antalet uppnådda poäng sätts i förhållande till det antal poäng som myndigheten ska uppnå. Et-svaren är då borträknade från de poäng som myndigheten kan uppnå. Detta värde är en kvot för måluppfyllelse mellan 0 och 1. Ett värde under ett 1 visar på graden av uppfyllelse (eller avvikelse från) ekonomiadministrativa bestämmelser. Detta värde beräknas även för staten som helhet samt för respektive fråga samlat för alla myndigheter. 61 På koncernvärdesfrågorna kan i undantagsfall även svaret ja* ges, vilket innebär att myndigheten, vad gäller denna koncernvärdesfråga, inte är granskad i EA-värderingen avseende detta räkenskapsår, men ändå getts svaret Ja i beräkningen av EA-värdet och den relativa poängen 29

30 BILAGA 1 METOD OCH RIKTLINJER FÖR EKONOMIADMINISTRATIV VÄRDERING Vilka myndigheter omfattas och vilka är undantagna? Alla myndigheter under regeringen som är inordnade i den statliga redovisningsorganisationen och därmed är anslutna till statens centrala redovisningssystem (statsredovisningssystemet) 62 omfattas av ekonomiadministrativ värdering. Affärsverken är myndigheter under regeringen och anslutna till statsredovisningssystemet. Myndigheter under regeringen som inte är anslutna till statsredovisningssystemet (t.ex. de allmänna pensionsfonderna, kommittéer, utredningar och visa nämnder) omfattas inte. Myndigheter som inte lyder under regeringen men är anslutna till statsredovisningssystemet (t.ex. Riksdagens myndigheter) omfattas inte heller. De myndigheter som omfattas av regeringens beslut om ekonomiadministrativ värdering finns redovisade på ESV:s webbplats esv.se under ämnesområdet EA-värdering. Myndigheter som omfattas av ekonomiadministrativ värdering kan vara undantagna från att få ett ekonomiadministrativt värde. Undantagna utan att behöva begära detta är; de myndigheter som har upphört under det år värdet avser (även om myndigheten fortfarande skulle vara ansluten till statsredovisningen), de myndigheter som är bildade för att avveckla en myndighet (s.k. avvecklingsmyndigheter) och de myndigheter som enligt regeringsbeslut har sin ekonomiadministration förlagd till annan myndighet som ansvarar för denna (s.k. nämndmyndigheter). Myndigheter kan även på begäran bli undantagna från att få ett fastställt ekonomiadministrativt värde om myndigheten uppfyller något av följande kriterier: Liten omsättning, här definierat som mindre än 10 miljoner kronor i verksamhetsomsättning och mindre än 150 miljoner kronor i total omsättning. Myndigheten upphör, beslut finns om att myndigheten ska upphöra. Som beslut räknas här också förslag i budgetpropositionen. Myndighet som är bildad under året och därför inte haft verksamhet under hela året. Det är myndigheter bildade efter 1/1 det år EA-värdet avser. Myndighet som under året har genomgått större ombildning på grund av regeringsbeslut. Det kan vara byte av verksamhetsort eller ändrad uppgift som omfattar i allt väsentligt hela verksamheten. Myndigheten begär undantag med skrivelse till ESV, e-brev: registrator@esv.se. ESV undantar även myndigheter där flertalet av frågorna för koncern- eller myndighetsvärdet inte är tillämpbara för att undvika att värdet kan uppfattas som missvisande. 62 Förordning (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, 6. 30

31 BILAGA I METOD OCH RIKTLINJER FÖR EKONOMIADMINISTRATIV VÄRDERING Var lämnar myndigheterna information? ESV hämtar in 63 och myndigheterna som ska värderas samt vissa sektorsmyndigheterna lämnar information via statens informationssystem, Hermes. Sektorsmyndigheter, förutom ESV, som lämnar information via Hermes är Statens tjänstepensionsverk. Från Kammarkollegiet, Konkurrensverket, Regeringskansliet, Riksarkivet och Riksgäldskontoret hämtar ESV in information men inte via Hermes. Kommunicering med myndigheterna som värderas sker från och med att informationen börjar hämtas in i statens informationssystem. Behörighet till Hermes begärs av myndigheten med skrivelse till ESV e-brev: registrator@esv.se. Behörigheterna gäller tills vidare om ingen ändring sker från myndigheten. Det finns olika behörigheter: behörighet att registrera svar på frågorna till myndighetsvärdet respektive koncernvärdet 64 och behörighet att läsa rapporter för de myndigheter som blir värderade samt till sektorsmyndigheter som är användare av informationen. När genomförs den ekonomiadministrativa värderingen? Den ekonomiadministrativa värderingen genomförs under ett år med flera avgränsade aktiviteter och fastställda ekonomiadministrativa värden rapporteras till regeringen senast den 30 april. Aktiviteterna är; revidera metod och riktlinjer, besluta om frågor med kriterier samt besluta om omfattning och undantag resulterar i allmänna handlingar som är bilagor i skrivelsen till regeringen med rapporten med de fastställda värdena. Aktiviteten Hämta in och verifiera är den information som hämtas in via Hermes eller på annat sätt. De allmänna handlingarna återfinns inom samma ärende och diarienummer. 63 Förordning (2007:761) med instruktion för Ekonomistyrningsverket Till koncernvärdet kan sektorsmyndigheter lämna information via Hermes. 31

32 Bilaga 2 Frågor med kriterier till det ekonomiadministrativa värdet K1 Har myndigheten hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme? Svaret Ja ges om: Myndigheten har hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme för alla anslag och anslagsposter myndigheten disponerar. Svaret Et (ej tillämpligt) ges om myndigheten inte disponerar något anslag. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Finansiering, myndighetens regleringsbrev för budgetåret 6-10 med föreskrifter och allmänna råd anslagsförordningen (2011:223) Bedömningen avser anslagsutrymmet (inklusive kredit, överföringsbelopp och eventuellt medgivet överskridande) per anslag, anslagspost eller delpost efter den slutliga inrapporteringen till statsredovisningen. 32

33 K2 Har myndigheten hållit sig inom kreditramen? Svaret Ja ges om: Myndigheten har inte vid något tillfälle överskridit kreditramen. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har tillfälligt överskridit kreditramen med ett i relation till myndighetens kreditram litet belopp Svaret Et (ej tillämpligt) ges om myndigheten saknar kreditram. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Finansiering, myndighetens regleringsbrev för budgetåret 3 kap 2 med allmänna råd kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) Med tillfälligt överskridande avses högst fem bankdagar vid högst ett tillfälle. Med litet belopp menas ett belopp (högst 10 % av kreditramen) som inte ger anledning för myndigheten att vidta någon annan åtgärd än att reglera överskridandet. 33

34 K3 Har myndigheten fullgjort den årliga samrådsskyldigheten avseende de avgifter som tagits ut? Svaret Ja ges om: Myndigheten har fullgjort den årliga samrådsskyldigheten för all avgiftsbelagd verksamhet enligt 7 avgiftsförordningen (1992:191). Med fullgjord samrådsskyldighet likställs de fall där ESV har medgett undantag från samrådsskyldigheten med stöd av avgiftsförordningens 7 2 st. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har samrått endast för en del av myndighetens avgifter eller endast för en del av året. Svaret Et (ej tillämpligt) ges när avgifterna enbart tas ut med stöd av 4 avgiftsförordningen samt i de fall myndigheten inte har någon avgiftsbelagd verksamhet. Se även allmänna råd till 3 avgiftsförordningen. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Samrådsskyldigheten gäller inte för de ansökningsavgifter som tas ut med stöd av 9-14 eller för avgifter för kopia av allmän handling som tas ut med stöd av , 4 och 7 avgiftsförordningen (1992:191) Myndigheten ska varje år samråda med ESV om de avgifter myndigheten tar ut eller avser att ta ut. Samråd ska ske årligen även om myndigheten avser att behålla avgifterna oförändrade. 34

35 K4 Har myndigheten i rätt tid och utan större felaktigheter rapporterat utfallet på anslag och inkomsttitlar till statsredovisningen? Svaret Ja ges om: Myndigheten har rapporterat utfallet på anslag och inkomsttitlar samt betalningar som har betydelse för uppföljning av statens budget i rätt tid och högst en månads rapportering är felaktig. Om ett enstaka fel som identifieras är av sådan beloppsmässig omfattning att det har väsentlig betydelse för statens budget totalt, ger dock även ett enda fel svaret delvis. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har rapporterat utfallet på anslag och inkomsttitlar samt betalningar i rätt tid och högst två månaders rapportering är felaktig. Om felaktigheter som identifieras vid två tillfällen är av sådan beloppsmässig omfattning att de har väsentlig betydelse för statens budget totalt, ger dock två felaktigheter svaret nej. För en myndighet som inte är skyldig att upprätta särskild dokumentation enligt föreskrifter till 2 kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag gäller att även rättelser av inrapporterad information efter den 15 februari automatiskt ger svaret delvis om rättelsen enbart avser anslagsredovisningen. Svaret Et (ej tillämpligt) ges när myndigheten inte har något anslag och inte heller ska rapportera till någon inkomsttitel. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan gäller inte realekonomisk rapportering som mäts i fråga K p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring med föreskrifter anslagsförordningen (2011:223) med föreskrifter och allmänna råd Frågan mäter både den löpande, månatliga rapporteringen och den rapportering som görs i samband med bokslutet. Felaktig rapportering kan vara att: ingen rapportering alls har gjorts rapportering skett på fel anslag/inkomsttitel fel belopp rapporterats uppgift om verkställda och mottagna betalningar inte rapporterats rapporteringen i övrigt inte är rättvisande rapporterade belopp inte överensstämmer med myndighetens redovisning Att även rapportering av betalningar mäts i denna fråga beror på att rapporteringen av stora betalningar (även erhållna anslagsmedel) i vissa situationer påverkar poster 35

36 på statens budget. Avstämningsfel och felaktigt rapporterade betalningar på mindre belopp mäts inte i denna fråga. Antal månadsfel beräknas dels utifrån hur många gånger myndigheten gjort fel dels utifrån hur länge felen ligger kvar orättade Att rapporteringen i övrigt inte är rättvisande och att rapporterade belopp inte överensstämmer med myndighetens redovisning under året och i årsredovisningen grundar ESV på uppgifter i avrapporterade revisionsdokument eller vad som i övrigt kommer fram i ESV:s uppföljning och analys av utfallet. Att rapporteringen till statsredovisningen av utfallet på statens budget är rättvisande innebär här att myndigheten vid rapporteringen till statsredovisningen: redovisar mot inkomsttitlar, undertitlar och delundertitlar enligt de författningar och föreskrifter som gäller för varje enskild inkomsttitel redovisar mot anslag, anslagsposter och delposter enligt regleringsbrev och övriga regeringsbeslut Outredda differenser och andra felaktigheter som påverkar uppgifterna i statsredovisningen ska åtgärdas fortlöpande. I fråga om rättelser av inrapporteringen efter den 15 februari, se fråga K5. 36

37 K5 Har myndigheten rapporterat resultat- och balansräkningarna rätt till statsredovisningen? Svaret Ja ges om: Myndigheten har rapporterat resultat- och balansräkningarna i enlighet med den beslutade årsredovisningen/delårsrapporten och följer föreskrivna uppställningsformer, dispensbeslut och andra regler. Svaret ja kan även ges om vissa felaktigheter finns, i de fall felen är oväsentliga. Svaret Delvis ges om: Myndighetens rapportering innehåller endast en felaktighet som inte är oväsentlig. För en myndighet som inte är skyldig att upprätta särskild dokumentation enligt föreskrifter till 2 kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, gäller att även rättelser av inrapporterad information efter den 15 februari automatiskt ger svaret delvis. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Om väsentliga felaktigheter i myndighetens beslutade årsredovisning/delårsrapport framkommer i arbetet med årsredovisningen för staten, anses inrapporteringen inte korrekt även om den överensstämmer med årsredovisningen/delårsrapporten. Vid inrapporteringen ska myndigheten använda de koder och benämningar som beslutats särskilt av ESV. Se föreskrifter till 21 1 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, Uppdelningen på inom- och utomstatliga S-koder ska i tillämpliga delar vara korrekt. Regler om kodning finns i ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (S-koder). Rapporteringen till statsredovisningen ska göras senast den 23 februari vad avser årsredovisning och den 16 augusti vad avser delårsrapport för myndigheter som omfattas av krav på delårsrapport. Se föreskrifter till 21 6 och 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. I föreskrifter till 21 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, framgår att myndighetens inrapportering senast den 15 februari ska vara slutlig om inte särskilda skäl finns. Detta krav gäller för myndigheter som inte upprättar särskild dokumentation. Därför påverkas bedömningen av rättelser efter denna tidpunkt för dessa myndigheter. Observera att kravet på överensstämmelse mellan inrapportering och slutlig årsredovisning kvarstår oavsett detta. I föreskrifter till 21 1 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring samt 4 kap föreskrifter till 1-2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, framgår följande. Rapporteringen till statsredovisningen ska överensstämma med myndighetens årsredovisning, med beaktande av möjligheten att i årsredovisningen lägga till (underindela) eller ändra namn på poster. Ändrad ordningsföljd eller otillåten sammanslagning av poster är således ett fel i detta sammanhang. 37

38 K6 Har myndigheten rapporterat realekonomisk information till statsredovisningen korrekt? Svaret Ja ges om: Myndigheten har rapporterat korrekt. Svaret ja kan ges även om mindre avvikelser förekommit t.ex. vid rapporteringen av avräknade anslag. Svaret Delvis ges om: ESV har behövt justera myndighetens rapportering till följd av felaktig rapportering från myndigheten (t.ex. felaktig S-kod eller att små belopp saknas eller dubblerats). Svaret Nej ges när rapportering till ESV saknas, när rapporteringen av hela verksamheten är bristfällig, när ESV har justerat stora belopp eller när en stor del av ett eller flera anslag som myndigheten redovisat mot inte är realekonomiskt fördelade. Svaret nej ges också när det råder inkonsistens mellan rapporteringarna. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 21 4, 6 och 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring samt ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (Skoder) Korrekt rapportering kräver både att rapporteringen gjorts i tid och att den är av godtagbar kvalitet. Bedömningen av kvaliteten görs av ESV och grundar sig på att den realekonomiska statistik, som bl. a. regeringen efterfrågar, ska kunna tas fram. Rapporteringsfel som av myndigheten rättas i nästföljande period bedöms som mindre än om felen kvarstår. Frågan mäter samtliga ekonomiska händelser i myndighetens resultat- och balansräkning, oavsett finansieringsform, och att utfallet på varje anslag som myndigheten har redovisat mot också har fördelats med hjälp av S-koder eller realekonomiska arter. Frågan mäter även konsistensen mellan dessa rapporteringar. 38

39 K7 Har myndigheten fullgjort kraven på motpartsredovisning på ett tillfredsställande sätt? Svaret Ja ges om: Myndigheten har i allt väsentligt rapporterat och stämt av inomstatliga mellanhavanden enligt reglerna samt i förekommande fall förklarat avstämningsdifferenser på ett tillfredsställande sätt. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har i huvudsak uppfyllt kraven. Svaret Et (ej tillämpligt) ges om myndigheten medgivits undantag från reglerna om motpartsredovisning. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Föreskrifter till 21 5 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Vid bedömningen undantas eventuella differenser som enbart avser avgränsningen mellan avgifter/köp respektive erhållet/lämnat bidrag samt belopp som genom regler om rapportering på särskild S-kod, eller som av annat särskilt skäl, är undantaget från motpartsavstämning. Med i allt väsentligt avses här normalt att högst tre differenser kvarstår utan att ha rättats (förutsatt att förklaring lämnats). Enstaka differenser på för staten väsentliga belopp kan dock ge svaret delvis, även om det är högst tre differenser. Med i huvudsak avses här normalt att högst tio differenser kvarstår utan att ha rättats (förutsatt att förklaring lämnats). Enstaka differenser på för staten väsentliga belopp kan dock ge svaret nej, även om det är högst tio differenser. ESV gör, utöver kontrollen av gränsvärden för belopp och antal, en bedömning av kvaliteten i motpartsredovisningen med hänsyn till bl.a. innehållet i kommentarer till eventuella differenser och mängden inomstatliga mellanhavanden. 39

40 K8 Har myndigheten i tid rapporterat särskild information i samband med årsredovisningen till statens informationssystem på ett fullständigt sätt? Svaret Ja ges om: Myndigheten har som särskild information i statens informationssystem (Hermes) senast den 15 februari i tid rapporterat: antal årsarbetskrafter, medelantalet anställda uppdelat på kvinnor och män, sjukfrånvaro uppdelad på kvinnor och män samt åldersgrupper i den utsträckning detta redovisas i årsredovisningen, förekommande garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser Svaret Delvis ges om: Myndighetens rapportering saknar högst en av de ovan angivna uppgifterna eller är uppenbart felaktig. Svaret Nej ges om två eller flera av ovan angivna uppgifter saknas eller är felaktiga. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Föreskrifter till 21 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Övriga uppgifter som behövs för att upprätta en årsredovisning för staten ska redovisas enligt särskilt beslut från ESV. Enligt ESV:s instruktion för koncernrapportering som publiceras på ESV:s webbplats inför varje årsredovisningsperiod, bilaga 6-8, ska myndigheten inrapportera uppgifterna enligt ovan. Av inrapporteringsbilderna i Hermes framgår vilka uppgifter som ska rapporteras in. I informationssystemet Hermes finns även kontroll av att de uppgifter som berör samtliga myndig-heter lämnats (s.k. ÅRS-kontroller). Uppgifterna om antal årsarbetskrafter och medelantalet anställda lämnas i årsredovisningen i enlighet med föreskrifter till 2 kap 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Uppgifterna om sjukfrånvaro lämnas i årsredovisningen i enlighet med 7 kap 3 nämnda förordningen med föreskrifter. Om en myndighet fått undantag från kravet att lämna uppgifterna i sin årsredovisning gäller kravet ändå inrapportering i informationssystemet Hermes med stöd av föreskrifterna till 21 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Uppgifter om eventuella garantiförbindelser och andra ansvarsförbindelser lämnas i årsredovisningen enligt 7 kap 1 nämnda förordningen samt bilaga 2 respektive 6 till nämnda förordningen med uppställningsform för balansräkning. Uppgifterna hämtas därmed ifrån myndighetens årsredovisning eller under-laget till årsredovisningen och ska överensstämma med denna. För affärsverken påverkar inte rapporteringen av antalet årsarbetskrafter och anställda bedömningen på denna fråga. 40

41 K9 Har myndigheten gjort avstämningar mellan betalningsvägar och bokföring? Svaret Ja ges om: Myndighetens jämförelse mellan statsredovisningen och betalningsförmedlarnas uppgifter om betalningar inte utvisar differens vid helårsavstämning avseende föregående år och Myndigheten har godkänt kvartal 4 i statens informationssystem. Myndigheten myndighetens avstämningar för minst två av de tre första kvartalen har godkänts i statens informationssystem och vid behov kommenterats av myndigheten. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har en försumbar differens och/eller myndigheten inte godkänt och vid behov kommenterat två eller tre av de första kvartalens avstämningsdokument i statens informationssystem. Svaret Nej ges om myndigheten har en stor differens eller om myndigheten ej godkänt eller kommenterat något av kvartalens avstämningsdokument i statens informationssystem. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Föreskrifter och allmänna råd till 21 8 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Myndigheten ska löpande stämma av alla sina konton hos betalningsförmedlare mot bokföringen. Uppgift om de avstämningar som gjorts ska kvartalsvis och årsvis lämnas till ESV i statens informationssystem (Hermes) vid de tidpunkter som ESV meddelar. Uppgifter om årsavstämning ska lämnas senast den 1 mars året efter räkenskapsåret. Avstämningsuppgiften ska lämnas som kommentarer till eventuella differenser och som en godkännandetransaktion som ska utföras oavsett om differens finns eller inte. För räkenskapsåret kontrolleras avstämningar för samtliga kvartal. För de första tre kvartalen avser kontrollen främst att avstämning gjorts (godkänts) och att eventuella differenser kommenterats på ett godtagbart sätt. 41

42 K10 Har myndigheten i tid lämnat budgetprognoser till ESV av god eller godtagbar kvalitet? Svaret Ja ges om: Myndighetens samtliga prognoser har kommit in i tid eller om en prognos har kommit in en dag för sent och att prognoserna huvudsakligen haft en god kvalitet enligt ESV:s bedömning. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har högst två prognoser som inte har inkommit i tid och förseningen varit högst tre dagar per prognostillfälle. Svaret delvis ges även i de fall då prognoserna har kommit in i tid men endast haft en godtagbar kvalitet Svaret Et (ej tillämpligt) ges till myndigheter som inte är prognosmyndigheter. Tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan gäller de myndigheter som vid fyra tillfällen ska rapportera prognoser för vissa inkomsttitlar och anslag på statens budget på ESV:s webbplats, Inrapportering ESV:s budgetprognoser, dvs. inte de prognoser som lämnas till regeringen och rapporteras in i statens informationssystem (Hermes). God kvalitet innebär att myndigheterna, utifrån rådande omständigheter, har gjort prognoser (belopp, kommentarer och annat underlag) som ESV kunnat använda i prognosarbetet. Med rådande omständigheter menas att ESV vid bedömningen tagit hänsyn till att myndigheten gjort prognoser på verksamheter som senare har påverkats av externa faktorer, vilka myndigheten inte själv råder över. Exempel på detta är regeringsbeslut eller ett förändrat konjunkturläge. Godtagbar kvalitet innebär att prognoserna haft vissa kvalitetsbrister men ändå har kunnat utgöra ett underlag i ESV:s prognosarbete eller att de flesta prognoser vid samma tillfälle hållit god kvalitet medan kvaliteten på prognoserna för enstaka inkomsttitlar och/eller anslag inte har varit acceptabel. Vid bedömningen av kvalitet tar ESV också hänsyn till faktorer som grad av systematik vad gäller över- /underskattning av anslag/inkomsttitlar samt hur prognostiserad månadsfördelning förhållit sig till faktisk månadsfördelning. ESV gör prognoser över budgetens inkomster och utgifter. ESV har rätt att från statliga myndigheter få den information som myndigheten behöver för sin verksamhet. 30 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket. 42

43 K11 Har myndigheten i tid uppdaterat inkomstliggaren med god eller godtagbar kvalitet? Svaret Ja ges om: Myndigheten har lämnat uppgifterna i tid och ESV bedömer att kvaliteten är god. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har lämnat uppgifterna i tid och ESV bedömer att kvaliteten är godtagbar. Svaret delvis ges även i de fall då kvaliteten är god men uppgifterna inte har kommit in i tid. Svaret Et (ej tillämpligt) ges till de myndigheter som inte redovisar inkomster på inkomsttitel i sådan omfattning att de tillfrågas för inkomstliggaren. Tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Vid bedömning av kvaliteten tar ESV hänsyn till att uppdateringar, till följd av förändringar i lagar och förordningar, är gjorda. ESV ska varje år till regeringen lämna en förteckning över de bestämmelser som gäller för varje inkomsttitel. För varje inkomsttitel ska också anges vilka myndigheter som uppbär och redovisar inkomsterna och vad dessa avser. 27 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket. I december varje år begär ESV in underlag från ett antal myndigheter för uppdatering av Inkomstliggaren. ESV har rätt att från statliga myndigheter få den information som myndigheten behöver för sin verksamhet. 30 förordningen (2010:1746) med instruktion för Ekonomistyrningsverket 43

44 K12 Har myndigheten i rätt tid lämnat korrekta och fullständiga uppgifter till systemet för automatisk matrikelföring? Svaret Ja ges om: 1. uppgifterna är levererade i rätt tid och 2. eventuella avvisade uppgifter för PA 03 blivit rättade innan nästa månadsleverans. Fellistor för PA-91 ska ha inkommit till SPV inom utsatt tid. Svaret Delvis ges om: endast ett av ovanstående två kriterier är uppfyllda dock med följande restriktioner: a) Om det är kriterium 1 som inte är uppfyllt krävs att minst nio av de tolv månadsfilerna som levererats enligt PA 03 har inkommit i tid och att de årliga uppgifterna för övriga avtal levererats senast den 31 januari. b) Om det är kriterium 2 som inte är uppfyllt krävs att minst elva av tolv månaders avvisade uppgifter är rättade innan nästa månads leverans samt att eventuella fellistor för PA-91 inkommit inom utsatt tid eller att samtliga månaders avvisade uppgifter för PA03 är rättade innan nästa månads leverans men fellista för PA-91 inte inkommit inom utsatt tid. Svaret Et (ej tillämpligt) ges om myndigheten inte har någon anställd. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Med rätt tid menas här för: PA 03, månadsvisa leveranser Uppgifterna ska ha skickats till Statens tjänstepensionsverk (SPV) i en godkänd fil en gång per månad, senast det datum som angivits i leveransplanen. Med godkänd fil avses att den inte har avvisats utan att uppgifterna är levererade i XML-format enligt överföringskraven. Överföringskraven och leveransplanen finns tillgänglig för arbetsgivare och lönesystemsleverantörer, bl. a. på Lönesystems leverantörer har erhållit ett särskilt XML-schema för att kunna kontrollera filerna före leverans till SPV. Övriga avtal, årliga leveranser Uppgifterna ska ha inkommit till SPV senast den 15 januari (om den 15 infalller på en lördag eller söndag gäller första vardag efter helg) året efter det år uppgifterna avser. Med rättning av avvisade uppgifter gällande PA 03 innan nästa månadsleverans menas här för: PA 03, månadsvisa leveranser 44

45 Att uppgifter som avvisas för månadsfilerna ska vara rättade innan nästa månads leverans inkommer. Med rättade menas att arbetsgivaren har tagit ställning till om uppgiften ska registreras i Mareg eller inte. Om uppgiften ska registreras ansvar arbetsgivaren för detta. Om uppgiften inte ska registreras ansvarar arbetsgivaren för att uppgiften tas bort som avvisad innan nästa månadsleverans inträffar. Arbetsgivaren har av SPV fått tillgång till sådant registreringsverktyg. Övriga avtal, årliga leveranser Att arbetsgivaren har svarat på av SPV utsänd fellista inom utsatt tid. Tid som arbetsgivaren har på sig att svara meddelas till arbetsgivaren i samband med utskick av listorna och kommer att vara ca 2 veckor från den dagen som SPV skickar fellistan. För arbetstagare med statlig pensionsrätt ska myndigheterna lämna uppgifter till de register som förs på SPV. Förordningen (1997:909) om handläggning av ärenden om statliga tjänstepensionsförmåner samt föreskriften AgVFS 2003:5A 1. Frågan avser den årliga överföringen och de månadsvisa överföringarna av föregående års grunduppgifter som levererats till SPV:s system för automatisk matrikelföring. 45

46 K13 Har myndigheten fått uttalande från revisorn utan reservation? Svaret Ja ges om: Myndigheten fått revisionsberättelse/revisorsintyg/intyg/yttrande utan reservation eller avvikande mening och utan upplysning om brister i efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser. Svaret Delvis om: Myndigheten har fått revisionsberättelse/revisorsintyg/intyg/yttrande utan reservation eller avvikande mening men med en upplysning om brister i efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser. Svaret Nej ges om: Myndigheten har fått en revisionsberättelse/revisorsintyg/intyg/yttrande med reservation, avvikande mening eller inget uttalande. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Reservation, avvikande mening och inget uttalande från Riksrevisionen likställs här med invändning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). I det fall myndigheten inte får revisorsintyg eller intyg/yttrande gäller frågan enbart revisionsberättelsen. Reservationen och/eller den negativa upplysningen ska huvudsakligen grunda sig på brister i ekonomiadministrationen för att påverka svaret på frågan. Frågan avser de yttranden/intyg som gäller revision av verksamhet som till största delen ägt rum under föregående räkenskapsår (2011). Berättelsen/intyget måste också vara expedierad i tid för att ESV ska hinna få med det vid fastställandet av det ekonomiadministrativa värdet. 10 lag (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. Artikel 62 p 1d) ii rådets förordning 1083/2006 (strukturfonderna) Artikel 61 p 1d) ii rådets förordning 1198/2006 (fiskerifonden) Artikel 28 p 3b (integrationsfonden) och artikel 32 p 3 (gränsfonden) rådets beslut 2007/435 Artikel 5 p 3 kommissionens förordning 885/2006 (jordbruksfonderna) Artikel 30, 3, a parlamentets och rådets förordning 573/2007/EG (flyktingfonden) Artikel 30, 3, a parlamentets och rådets förordning 575/2007/EG (återvändandefonden) 46

47 K14 Har myndigheten hållit sig inom beställningsbemyndigandet och i tid rapporterat särskild information gällande beställningsbemyndiganden till statens informationssystem på ett fullständigt sätt? Svaret Ja ges om: Myndigheten har med stöd av tilldelat beställningsbemyndigande, beställt varor eller tjänster eller beslutat om bidrag, ersättning, lån eller liknande, som medför utgifter under följande budgetår, endast inom tilldelat beställningsbemyndigande eller enligt undantagsregeln i 17 2 st. anslagsförordningen. Myndigheten har rapporterat utfallet på utestående åtaganden vid årets slut på ett korrekt sätt som särskild information i statens informationssystem (Hermes) senast den 15 februari och uppgifterna stämmer med myndighetens årsredovisning. Svaret Delvis ges om: Myndigheten har rapporterat utestående bemyndiganden som särskild information i statens informationssystem (Hermes) med högst en försumbar felaktighet för myndigheten med minst tre beställningsbemyndiganden som uppfyller övriga krav. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Finansiering, myndighetens regleringsbrev för budgetåret 17 och föreskrifter till 17 anslagsförordningen (2011:223) 6 kap 1 förordningen (2000:685) om årsredovisning och budgetunderlag Med försumbart belopp menas här att beloppet är obetydligt, ett litet avrundningsfel eller ett beloppsfel som är obetydligt fel i relation till helheten. Föreskrifter till 21 7 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Uppgifter om bemyndiganden behövs för att upprätta en årsredovisning för staten och ska redovisas enligt särskilt beslut från ESV. Enligt ESV:s instruktion för koncernrapportering som publiceras på ESV:s webbplats inför varje årsredovisningsperiod, ska myndigheten inrapportera uppgifter om återstående bemyndiganden enligt ovan. Uppgifter om bemyndiganden enligt 17 anslagsförordningen (2011:223) ska framgå av årsredovisningen enligt 6 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. 47

48 K15 Har myndigheten hållit sig inom ramen för lån till anläggningstillgångar? Svaret Ja ges om: Myndighetens lån inte vid något tillfälle har överskridit tilldelad låneram Svaret Et (ej tillämpligt) ges om myndigheten saknar låneram. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Finansiering, myndighetens regleringsbrev för budgetåret 2 kap 1 med allmänna råd kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) Svaret delvis tillämpas inte för denna fråga. 48

49 K16 Har myndigheten i tid lämnat budgetprognoser till regeringen i statens informationssystem (Hermes)? Svaret Ja ges om: Myndighetens samtliga prognoser har kommit in i tid. Svaret Et (ej tillämpligt) ges till myndigheter som inte är prognosmyndigheter. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan gäller de prognoser som lämnas till regeringen enligt vad som föreskrivits i myndighetens regleringsbrev och som rapporteras i statens informationssystem (Hermes) vanligen vid fem tillfällen varje år. 49

50 K17 Har myndigheten hållit sig inom övriga kreditramar? Svaret Ja ges om: Myndigheten inte vid något tillfälle har överskridit ramen för övriga krediter. Svaret Et (ej tillämpligt) ges till myndigheter som saknar övriga krediter. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 3 kap 2 med allmänna råd kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). 50

51 M1 Har myndigheten i budgetunderlaget lämnat förslag till finansiering och redogörelse för avgiftsbelagd verksamhet? 1. Budgetunderlaget innehåller förslag till finansiering av verksamheten de tre närmast följande räkenskapsåren omfattande anslag och anslagskredit. 2. Budgetunderlaget innehåller förslag till finansiering av verksamheten de tre närmast följande räkenskapsåren omfattande avgiftsinkomster som myndigheten disponerar, investeringsbehov, räntekontokredit och beställningsbeställningsbemyndiganden. 3. Budgetunderlaget innehåller en särskild redogörelse för all den avgiftsbelagda verksamhet som omfattas av budgeten i regleringsbrevet. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan avser det budgetunderlag som lämnades innevarande år (2012) kap 3 med föreskrifter förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kriteriet besvaras med Et, saknas om myndigheten inte disponerar anslag kap 3 med föreskrifter förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kriteriet besvaras med Et, saknas om myndigheten inte disponerar avgiftsinkomster, inte har något investeringsbehov och inte heller har räntekonto eller behov av beställningsbemyndiganden kap föreskrifter till 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Redogörelsen ska utgå från den indelning och struktur som anges i budgeten i regleringsbrevet. Hänsyn ska även tas till eventuella verksamheter som förutses tillkomma respektive avvecklas. Kriteriet besvaras med Et, saknas om myndigheten inte har någon budget för avgiftsbelagd verksamhet i regleringsbrevet. För affärsverken gäller 9 kap 3 endast i de fall affärsverket disponerar anslag på statsbudgeten. 51

52 M2 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina tilldelade anslag? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten fortlöpande under året har följt upp och prognostiserat anslagsutnyttjandet för samtliga anslag som myndigheten disponerar. 2. Myndigheten har informerat regeringen om det finns risk för att ett tilldelat belopp inklusive en beviljad anslagskredit kommer att visa sig otillräckligt. 3. Myndigheten har vid ett anslagsöverskridande lämnat information om detta i årsredovisningen tillsammans med sammanställningen av väsentliga uppgifter samt att myndigheten vid ett eventuellt anslagsöverskridande utöver tillåten anslagskredit har överfört den intäkt av anslaget som svarar mot överskridandet till påföljande räkenskapsår genom att i balansräkningen ta upp en periodiseringspost. 4. Myndigheten har kontrollerat att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel (inklusive omdisponeringar) och indragningar är riktiga. 5. Myndigheten har använt statens medel för de ändamål som anslaget avser och avräknar anslaget korrekt i månadsrapporteringarna till statsredovisningen och i bokslut och vid eventuell delårsrapport. 1-5 besvaras med Et, saknas, om myndigheten inte disponerat något anslag. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. Föreskrifter och allmänna råd till 9 anslagsförordningen (2011:223). Med löpande avses att myndigheten följer upp och prognostiserar sina anslag så att kravet på god utgiftskontroll tillgodoses. För flertalet anslag bör detta därför göras minst en gång per månad. Med samtliga anslag avses även anslagsposter och delposter med föreskrifter anslagsförordningen (2011:223). Myndigheten ska i sin anmälan till regeringen även kort ange orsakerna till ett befarat överskridande och föreslå nödvändiga åtgärder. Kriteriet besvaras med Et, saknas, om myndigheten bedömt att det inte funnits någon risk för anslagsöverskridanden kap 4 4 kap föreskrifter till 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kriteriet utgår ifrån att myndigheten avräknat rätt anslag. Om så inte är fallet justeras anslagsbelastningen med felaktigt avräknat belopp. Kriteriet besvaras med Et, saknas, om inget anslagsöverskridande finns. 4. Föreskrifter till 21 2 p förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Myndigheten ska senast första vardagen i maj månad, och därefter löpande, kontrollera att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel och 52

53 indragningar är riktiga. Detsamma gäller ingående reservationer för reservationsanslag och ingående överföringsbelopp för ramanslag. Konstaterad felaktighet ska snarast anmälas på det sätt ESV meddelar anslagsförordningen (2011:223) 53

54 M3 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina intäkter av avgifter? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten tar ut avgifter för varor och tjänster som tillhandahålls bara om det följer av en lag eller förordningen eller av ett särskilt beslut av regeringen, såvida det inte ryms i det generella bemyndigandet enligt avgiftsförordningens Myndigheten beräknar avgifter så att full kostnadstäckning uppnås om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats av regeringen. 3. Myndigheten tillämpar affärsmässiga betalningsvillkor. 4. Betalningsvillkoren framgår av anbud och avtal. 5. Förfallodag och uppgift om att dröjsmålsränta tas ut om inte betalning sker senast på förfallodagen framgår av myndighetens fakturor. Det framgår också av fakturan att ersättning för skriftlig betalningspåminnelse tas ut om myndigheten valt att ta ut sådan avgift. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 3 avgiftsförordningen (1992:191) 2. 5 avgiftsförordningen (1992:191) 3. Föreskrifter till 4 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Affärsmässiga betalningsvillkor innebär bl.a. att myndigheten tillämpar vad som är brukligt inom branschen och marknaden för hur och när betalning ska ske samt, i de fall myndigheten säljer varor och tjänster som helt eller delvis produceras efter det att avtal träffats med kunden och produktionen har utsträckning i tiden, att myndigheten ser till möjligheten till delfakturering/betalningsterminer och att detta beaktas i avtalet. Detta kriterium gäller inte om verksamheten regleras på annat sätt förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar, lag (1981:739) om ersättning gör inkassokostnader, förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m med föreskrifter till förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar, lag (1981:739) och förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. Om myndigheten tar betalt för betalningspåminnelse bör detta framgå av avtal (motsvarande). 54

55 M4 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina fordringar? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten tar ut dröjsmålsränta enligt räntelag (1975:635) på fordringar och lån som inte betalats i rätt tid såvida det inte finns särskilda skäl mot det. 2. Myndigheten har samrått med ESV om myndigheten vid dröjsmålsränta tilllämpar en annan räntefot än den som anges i räntelag (1975:635). 3. Myndigheten tar ut ränta när myndigheten ger kredit eller betalningsanstånd enligt den räntesats som för varje budgetår fastställs av Riksgäldskontoret (statens utlåningsränta plus två procentenheter). Obs! Gäller inte dröjsmålsränta. 4. Myndigheten, så snart en fordran inte betalats i rätt tid, skickar en betalningspåminnelse och, om detta inte ger resultat, utan dröjsmål vidtar indrivningsåtgärder enligt Inkassolag (1974:182) och, om inte heller detta ger resultat och gäldenären inte bestrider betalningsskyldighet, ansöker om betalningsföreläggande enligt lag (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning. 5. Samtliga fordringar har värderats, att osäkra fordringar är värderade till det värde varmed de beräknas inflyta och har redovisats rätt. 6. Myndigheten har samrått med Kammarkollegiet innan myndigheten beslutar att avbryta indrivningsförsök, anta ackordsförslag, efterge en fordran eller ansöker om att den betalningsskyldige ska försättas i konkurs. 1-6 besvaras med Et, saknas, om det inte funnits några sådana fordringar som respektive kriterium åberopar under räkenskapsåret, utöver momsfordringar. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan omfattar myndighetens samtliga kategorier av fordringar, dvs. både kundfordringar och övriga fordringar (även fordringar på statliga myndigheter). I de fall myndigheten har fordringar vars hantering regleras enligt ett annat regelverk, ska hanteringen av dessa fordringar inte räknas in i denna fråga räntelag (1975:635), 7 förordningen (1993:1148) om hantering av statliga fordringar. Dröjsmålsräntan beräknas enligt en räntefot som motsvarar den vid varje tid gällande referensräntan med ett tillägg av åtta procentenheter. Branschpraxis för fordringar på EU och FN kan motivera att andra betalningsvillkor anges. Dröjsmålsränta ska inte tas ut om det finns särskilda skäl mot det. Inte heller vid betalning av förfallen ränta och/eller lån om något annat följer av lånebestämmelserna. 55

56 2. 8 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Myndighet som önskar tillämpa en räntefot som skiljer sig från det som anges i räntelagen ska samråda med ESV förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Kriteriet gäller inte dröjsmålsränta a avgiftsförordningen (1992:191), förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar, Kammarkollegiets föreskrifter till 11 (KAM FS 2006:1). Åtgärderna som anges i kriteriet vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp och vad som är känt om den betalningsansvariges betalningsförmåga eller om åtgärden krävs från allmän synpunkt. Indrivning behöver dock inte begäras för en fordran som understiger 100 kronor om indrivningen inte krävs från allmän synpunkt. Kriteriet gäller inte mot annan statlig myndighet kap 8 och 2 kap föreskrifter till 7 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Att samtliga befarade och konstaterade förluster har redovisats rätt innebär att redovisningen sker enligt kommentarerna till baskontoplanens undergrupper 151 Kundfordringar och 153 Fordringar hos statliga myndigheter i Baskontoplan för statliga myndigheter. Om myndigheten efter värdering av fordringarna inte har ytterligare nedskrivningsbehov för osäkra fordringar ska kriteriet anses vara uppfyllt förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Kriteriet gäller inte för affärsverken och Riksgäldskontoret eller för de myndigheter som Kammarkollegiet medgett undantag. 56

57 M5 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina lån och sin räntekontokredit? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har finansierat sina anläggningstillgångar som används i verksamheten med lån, i andra tillämpliga fall med bidrag om det helt eller delvis svarar för finansieringen, med försäljningsinkomster för anläggningstillgångar upptagna i investeringsplan. 2. Myndigheten har lämnat en begäran om höjd låneram till regeringen om myndigheten förutser, eller borde ha förutsett, att en tilldelad låneram inte kommer att räcka. 3. Myndigheten har lämnat en begäran om höjd kreditram till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad kreditram inte kommer att räcka. 4. Myndigheten har, i det fall ett investeringsbehov uppstått och myndigheten inte tilldelats en låneram och inte heller undantagits från lånemodellen underställt regeringen frågan. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 2 kap 1, 3-4 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) 2. Allmänna råd till 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) 3. Allmänna råd till 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) 4. Allmänna råd till 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) 57

58 M6 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering i sin medelsförvaltning? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har förordnat de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel och att förordnandet är dokumenterat i en kontinuerligt uppdaterad förteckning med namnteckningsprov (eller motsvarande) på förordnade tjänstemän. 2. Kontoutdrag eller andra underlag avseende samtliga kassarörelser löpande är avstämda mot bokföringen. 3. En tjänsteman inte ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. 4. Myndigheten har fastställt en aktuell placeringspolicy för donationsmedel. 5. Myndigheten har under året fastställt och dokumenterat det belopp som beräknas svara mot de närmaste två årens behov av likvida medel för verksamheten som finansieras med donationsmedel. 4-5 besvaras med Et, saknas om myndigheten saknar donationsmedel. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar med föreskrifter förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, föreskrifter till 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Med förfogande över myndighetens medel avses såväl beslut om utbetalning som alla beslut om att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning. Med myndighetens medel avses förutom statsmedel även alla övriga medel som förvaltas av myndigheten. I vissa fall ersätts namnteckningsprov av andra rutiner, exempelvis vid elektronisk signatur. Kriteriet avser förordnandet och inte att myndigheten bekräftar sina betalningar med debiteringsbemyndigande/avstämningsuppgift eller motsvarande. Behörighet att förfoga över myndighetens medel innebär ansvar för att medlen används: inom ramen för myndighetens verksamhet (till exempel uppgift, mål, uppdrag enligt regeringens beslut) inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar (finansiering genom anslag, avgift, donation etc.) i enlighet med gällande regler (till exempel ekonomiadministrativa bestämmelser) 2. Föreskrifter till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Avstämningarna ska utföras av annan än den som utför eller registrerar betal- 58

59 ningar. Avstämningarna ska dokumenteras. Eventuellt förekommande differenser ska utredas och åtgärdas. 3. Allmänna råd till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Utformning av organisation och rutiner. Fördelning av uppgifter och ansvar på organisatoriska enheter och tjänstemän bör organiseras så att ingen person ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser med föreskrifter donationsförordningen (1998:140). Av policyn ska framgå placeringarnas fördelning på olika tillgångsslag. Om myndigheten får placera medel ska policyn innehålla förvaltningsorganisation, riktlinjer och begränsningar för värdepappersportföljens sammansättning, delegation av beslutanderätt vid köp och försäljning. Om myndigheten inte ska placera i finansiella instrument behövs ingen placeringspolicy, kriteriet besvaras då med Et saknas och med förklaring att donationen placeras på räntekonto med föreskrifter donationsförordningen (1998:140) 59

60 M7 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina beställningsbemyndiganden? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Om myndigheten har träffat avtal om utgifter av driftskostnadskaraktär för längre tid än tilldelat anslag avser så är det endast för utgifter som är nödvändiga för att verksamheten ska fungera tillfredsställande. 2. Myndigheten har begärt ett beställningsbemyndigande för att träffa avtal om driftskostnader, om myndigheten har kännedom om att resurserna kan komma att minska och att de tillgängliga resurserna inte täcker ett infriande av åtagandet. 3. Myndigheten har med budgetunderlaget begärt de beställningsbemyndiganden myndigheten behöver för budgetåret. 4. Myndigheten har endast ingått åtaganden för verksamheten utan tilldelat bemyndigande med högst 10 procent av det tilldelade anslaget och i enlighet med undantagsregeln. 5. Myndigheten har endast använt tilldelat bemyndigande för det ändamål bemyndigandet avser och i enlighet med gällande villkor och bestämmelser. 6. Myndigheten har löpande fört noteringar om samtliga de åtaganden myndigheten har gjort med stöd av tilldelat bemyndigande. 7. Myndigheten har redovisat i vilken utsträckning ett bemyndigande utnyttjats mot beställningsbemyndigandet enligt den indelning som beställningsbemyndigandena är tilldelade av regeringen. 8. Myndigheten har redovisat hur villkoren för tilldelade beställningsbemyndiganden är uppfyllda. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar st. anslagsförordningen (2011:223). Kriteriet gäller inte om myndigheten ingått avtal med stöd av beställningsbemyndigande st. med allmänna råd till 17 anslagsförordningen (2011:223). Om myndigheten har kännedom om att resurserna kan komma att minska kan myndigheten behöva ett beställningsbemyndigande för driftskostnader som inte täcker ett infriande av åtagandet. Myndigheter som inte behöver särskilda beställningsbemyndiganden besvarar kriteriet med Et. 3. allmänna råd till 17 1 st. anslagsförordningen (2011:223), 9 kap 3 med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:605) om årsredovisning och 60

61 budgetunderlag- Kriteriet besvaras med Et, saknas om myndigheten inte behöver begära något bemyndigande med föreskrifter och allmänna råd till 17 2 st. anslagsförordningen (2011:223). Åtaganden med stöd av undantagsregeln får endast göras om Riksdagen inte har beslutat ett beställningsbemyndigande för anslaget i fråga. Kriteriet avser förhållandet när myndigheten saknar tilldelat beställningsbemyndigande för sakanslag. Har myndigheten beställningsbemyndigande är svaret Et, saknas st. med föreskrifter med anslagsförordningen (2011:223). Beställningsbemyndiganden gäller normalt för ett budgetår och behöver därför begäras årligen med föreskrifter och allmänna råd anslagsförordningen (2011:223). Under året ska löpande noteringar föras om de åtaganden och infrianden myndigheten gör med stöd av ett beställningsbemyndigande. De uppgifter som myndigheten lämnar om hur ett beställningsbemyndigande utnyttjats ska vara verifierbara kap 1 med föreskrifter förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 8. Allmänna råd till 6 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Om regeringen inte har ställt villkor för beställningsbemyndigandet besvaras kriteriet med Et, saknas. Redovisningen kan lämnas som tilläggsupplysning i not till bemyndiganderedovisningen i anslagsredovisningen. 61

62 M8 Har myndigheten tillämpat grundläggande redovisningsprinciper i årsredovisning och delårsrapport? Med att tillämpa grundläggande redovisningsprinciper menas här att: 1. Årsredovisningen och delårsrapporten är upprättade på ett överskådligt sätt och i enlighet med god redovisningssed. 2. Årsredovisningens och delårsrapportens delar är upprättade som en helhet och ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. 3. Samma principer för värdering, klassificering och indelning av de olika posterna i årsredovisning och delårsrapport är konsekvent tillämpade från ett räkenskapsår till ett annat. Om redovisningsprinciperna har förändrats jämfört med föregående år ska förändringen beskrivas och motiveras. Myndigheten ska även ha gjort en beräkning av den beloppsmässiga påverkan på redovisningen som förändringen inneburit. Om myndigheten inte behöver lämna delårsrapport gäller 1-3 endast årsredovisning. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 1 kap 3 2 kap 5 föreskrifter och allmänna råd till 5 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kravet på överskådlighet innebär att informationen ska vara lättillgänglig och att den presenteras på ett relevant och systematiskt sätt. Dokumenten ska kortfattat ge underlag för regeringens uppföljning och prövning. Kriteriet gäller även affärsverken, även om hänvisningen till 1 kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inte gäller affärsverken kap 6 med föreskrifter och allmänna råd, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 3. 2 kap 7 med föreskrifter och allmänna råd, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, 8 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Beskrivningen, motiveringen och den beloppsmässiga påverkan på redovisningen ska lämnas i not. Byte av redovisningsprincip får som regel ske endast om bytet krävs för anpassning till av regeringen eller ESV utgivna föreskrifter eller allmänna råd eller i övrigt kan anses leda till en klart mer rättvisande redovisning. Om principerna för värdering, klassificering eller indelning i poster ändrats, ska posterna för det närmaste föregående räkenskapsåret räknas om eller ändras på det sätt som behövs för att de ska kunna jämföras med räkenskapsårets poster på ett meningsfullt sätt. Redovisningsprinciperna gäller även delårsrapport. Kriteriet gäller även affärsverken men avser endast årsredovisningen, eftersom 1 kap 3 förord- 62

63 ningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inte gäller affärsverken. 63

64 M9 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina anläggningstillgångar? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har tagit fram riktlinjer för hur reglerna för maskiner, inventarier, m.m. av mindre värde ska tillämpas i bokföringen. 2. Utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år har upptagits som immateriell anläggningstillgång. 3. Myndigheten har avskrivningsplaner för de olika typer av anläggningstillgångar som myndigheten har och har följt avskrivningsplanen, eller har skrivit ned anläggningstillgången om värdenedgången, utöver avskrivningar, är bestående. 4. Myndighetens anläggningstillgångars bokförda värde i delårsrapport och helårsbokslut inte väsentligt avviker från motsvarande samlade lån. 5. Myndigheten har upprättat ett register över sina inventarier och anläggningstillgångar omfattande tidpunkt och belopp för samtliga förändringar i beståndet samt uppgift som gör det möjligt att identifiera tillgången. 6. Anläggningstillgångarna är inventerade i den omfattning som bedöms nödvändigt. 7. Myndigheten har förordnat en inventeringsförrättare som inte är direkt ansvarig för tillgångarna samt att inventeringsprotokoll är upprättat och undertecknat av inventeringsförrättaren. 8. Myndigheten har efter aktuell inventering ingen differens mellan inventeringsprotokollet och inventarie- och anläggningsregistret eller, om sådan differens finns, utrett denna och beslutat om nödvändig åtgärd. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 2 kap föreskrifter till 6 Rättvisande bild, 5 kap allmänna råd till 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Gränsen för mindre värde bör sättas med utgångspunkt i ett anskaffningsvärde exklusive mervärdesskatt som understiger ett halvt basbelopp enligt lag (1962:381) om allmän försäkring. Tillgångar som består av flera separata enheter med ett naturligt samband bör anses vara av mindre värde bara om det sammanlagda värdet understiger gränsen för mindre värde. Större anskaffningar av likartade tillgångar bör redovisas som anläggningstillgångar även om respektive tillgång är av mindre värde. Myndigheten bör ta fram interna riktlinjer för hur regler om mindre värde ska tillämpas. Undantagsvis kan kravet på rättvisande bild inne- 64

65 bära att myndigheten måste göra avsteg från allmänna råd. I sådana fall måste myndigheten lämna upplysning om avvikelsen och skälen till denna kap 2 med föreskrifter, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Utgifter för utveckling ska tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga förhållanden som anges i föreskrifterna föreligger kap 4, 5 med föreskrifter till 4 och allmänna råd till 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Om inte särskilda skäl föreligger bör linjär avskrivningsmetod tillämpas i avskrivningsplanerna. Normalt bör myndigheten, efter bedömning av den förväntade ekonomiska livslängden, utgå från att avskrivningstiderna ligger i intervallet 3-7 år för datorer, 5-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier samt år för byggnader och markanläggningar kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). Kriteriet gäller endast de anläggningstillgångar som ska finansieras med lån. Differenser, oavsett storlek, mellan bokfört värde och lån accepteras om det gäller sådana anläggningstillgångar som avses i 3-5 i förordningen. Differenser accepteras också om det gäller anläggningstillgångar som anskaffats så sent innan halvårs- respektive helårsbokslut att de uppfyller ESV:s föreskrifter till 2 kap 2 i förordningen. Affärsverken ska besvara kriteriet med Et, saknas, eftersom 2 kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inte gäller affärsverken. 5. Föreskrifter till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring 6. Föreskrifter till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring 7. Föreskrifter till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Om ingen inventering skett under räkenskapsåret besvaras kriteriet med Et, saknas kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Outredda inventeringsdifferenser kan innebära att balansräkningen inte redovisar myndighetens samtliga tillgångar. Om ingen inventering skett under räkenskapsåret besvaras kriteriet med Et, saknas. 65

66 M10 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina betalningar? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har särskilt bevakat att utbetalningar inte sker för tidigt i förhållande till överenskomna betalningsvillkor. 2. Myndigheten har särskilt bevakat att inbetalningar inte sker för sent i förhållande till överenskomna betalningsvillkor. 3. Myndigheten kontrollerar att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt (inte för sent) och har dokumenterat hur denna kontroll ska utföras. 4. Myndigheten har bekräftat sina betalningar med debiteringsbemyndigande/avstämningsuppgift eller motsvarande. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. Föreskrifter till 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Utbetalningar bör normalt ske genom s.k. betalningsbevakning i myndighetens system eller hos betalningsförmedlare. Se förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning, allmänna råd till 6 Affärsverken ska besvara kriterium 2 med Et, Dispens, eftersom regeln som kriteriet hänvisar till inte gäller affärsverken. 2. Föreskrifter till 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning 3. Föreskrifter till 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning 4. Föreskrifter till 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning 66

67 M11 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina skatter och avgifter? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Den utgående momsen, källskatten och arbetsgivaravgifterna för samtliga månader har inbetalts i tid och med rätt belopp utifrån myndighetens bokföring. 2. Den utgående momsen, källskatten och arbetsgivaravgifterna för juni respektive december är upptagen som skuld i myndighetens delårsrapport och årsredovisning och har löpande bokförts som skuld även för övriga månader. 3. Momsrekvisition har gjorts med rätt belopp utifrån myndighetens bokföring. 4. Den ingående momsen för juni respektive december är upptagen som en fordran i myndighetens delårsrapport och årsredovisning och har löpande bokförts som en fordran även för övriga månader. 5. Den ingående momsen i samband med årsredovisningen har fördelats på mervärdesskattepliktig respektive inte mervärdesskattepliktig verksamhet och är rapporterad till statsredovisningen med rätta S-koder. Affärsverken besvarar 3-5 med Et, dispens, eftersom förordningen om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt inte gäller affärsverken. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 9 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Att källskatten och arbetsgivaravgiften löpande har bokförts som skuld innebär att skatten och avgiften månadsvis tas upp som skuld mellan löneutbetalning och inbetalning. 2. ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen, kod S 2562, S 2564, S 2565 och S Skulder för moms, källskatt och arbetsgivaravgift samt eventuella övriga skatter ska bokföras och rapporteras på särskilt konto/s-kod och inte sammanblandas med andra skulder i samband med hel- och halvårsrapportering. Om myndigheten inte behöver lämna delårsrapport omfattar kriteriet endast december månad, alltså skuld i årsredovisningen och löpande bokföring och 7 förordningen (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Vid rekvisition av mervärdesskatt används den blankett som tillhandahålls av Skatteverket. 4. Om myndigheten inte behöver lämna delårsrapport omfattar kriteriet endast december månads fordran i årsredovisningen och löpande bokföring. 5. ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (Statliga inrapporteringskoder 2010, S-koder). Rätt S-kod för ingående 67

68 mervärdesskatt, icke momspliktig verksamhet är S-1541 och för momspliktig verksamhet S I samband med årsredovisningen ska S-koderna S 1541-S 1544 summera till noll. Kriteriet ska besvaras med Et, saknas, om myndigheten saknar mervärdesskattepliktig verksamhet. Enligt överenskommelse med EU ska den ingående mervärdesskatten fördelas på mervärdesskattepliktig respektive icke mervärdesskattepliktig verksamhet. För de myndigheter som inte enkelt kan skilja dessa verksamheter åt får en schablonberäkning göras där relationen mellan mervärdesskattepliktiga intäkter och myndighetens totala intäkter ger en fördelningsnyckel som används för att fördela den totala ingående mervärdesskatten. 68

69 M12 Har myndigheten genomfört föreskriven konsekvensutredning vid regelgivning? 1. Myndigheten har innan den beslutat om föreskrifter eller allmänna råd utrett föreskrifternas eller de allmänna rådens kostnadsmässiga och andra konsekvenser i den omfattning som behövs i det enskilda fallet och dokumenterat utredningen i en konsekvensutredning. 2. Myndigheten har innan den beslutat om föreskrifter eller allmänna råd gett statliga myndigheter, kommuner, landsting, organisationer, näringslivet och andra som kostnadsmässigt eller på något annat betydande sätt berörs tillfälle att yttra sig i frågan och om konsekvensutredningen. 3. Myndigheten har dokumenterat sin bedömning när den bedömt att det saknats skäl att genomföra en konsekvensutredning. 4. Myndigheten följer upp konsekvenserna av sina föreskrifter och allmänna råd. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan gäller inte föreskrifter som uteslutande rör verksamheten inom myndigheten, föreskrifter om sådana avgifter som omfattas av samrådsskyldigheten enligt 7 avgiftsförordningen (1992:191), föreskrifter för utrikesförvaltningen och föreskrifter som meddelas med stöd av säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) eller på allmänna råd till den förordningen st. 1 p, 6-7 förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Ange diarienummer eller annan identitet för konsekvensutredningen/ärendet. Om flera konsekvensutredningar är genomförda under året räcker det med att ange den senaste st. 2 p förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Ange diarienummer eller annan identitet för ärendet. Om flera samråd är genomförda under året räcker det med att ange det senaste förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning Ange diarienummer eller annan identitet för bedömningen förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Ange diarienummer eller annan identitet för genomförd eller planerad uppföljning eller för beslutad intern rutin eller liknande för hur uppföljning ska gå till på myndigheten. 69

70 M13 Har myndigheten förutsättningar för att lämna en rättvisande bild av verksamhetens kostnader och intäkter samt den ekonomiska ställningen? Med förutsättningar för en rättvisande bild menas här att: 1. Redovisade intäkter och kostnader existerar, är rätt redovisade och är upptagna till rätt belopp. 2. Samtliga intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsperioden och inget därutöver har tagits med och är upptagna med rätt belopp. 3. Redovisade tillgångar och skulder existerar, är rätt redovisade och är upptagna till rätt belopp. 4. Samtliga tillgångar och skulder som tillhör myndigheten på balansdagen har tagits med och är upptagna med rätt belopp. 5. Myndigheten har vid rättelse av fel i tidigare års räkenskaper redovisat det på samma sätt som byte av redovisningsprincip. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan omfattar samtliga intäkter och kostnader (även finansiella intäkter och kostnader, uppbörd och transfereringar) samt tillgångar och skulder i delårsrapport och årsredovisning kap föreskrifter till 7 p 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, 13 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Att redovisade intäkter och kostnader existerar, innebär att de ekonomiska händelserna är hänförda till rätt redovisningsperiod, har ägt rum och att händelsen återfinns i en verifikation kap 7 4 p, 4 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, föreskrifter till 10 förordningen (2000:605) om myndigheters bokföring. Frågan avser de intäkter och kostnader som överstiger den valda gränsen för periodiseringar kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 4. 4 kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 5. Föreskrifter till 2 kap 7 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. En rättelse i årsredovisningen är väsentlig då det avser information för regeringens prövning, uppföljning och budgetering av verksamheten som inte längre kan anses vara tillförlitlig. 70

71 M14 Har myndigheten redovisat den avgiftsfinansierade verksamheten på ett tillfredsställande sätt? Med att myndigheten har redovisat på ett tillfredsställande sätt menas här att: 1. Myndigheten har särredovisat avgiftsbelagd verksamhet i resultatredovisningen enligt den indelning för återrapportering av verksamheten som regeringen beslutat. 2. Myndigheten har till regeringen lämnat ett förslag till hur det ackumulerade överskottet i den avgiftsfinansierade verksamheten ska disponeras om det uppgår till mer än tio procent av den avgiftsbelagda verksamheten (såvida inte annat framgår av regeringsbeslut) eller hur ett underskott som inte täcks av balanserade överskott ska täckas. 3. Myndigheten har skiljt mellan offentligrättsliga avgifter, avgifter i uppdragsverksamhet och andra ersättningar på ett korrekt och enhetligt sätt i årsredovisningen, i rapporteringen till ESV:s avgiftsenkät och i inrapporteringen på S- koder till statsredovisningen. 1-3 besvaras med Et, saknas, om myndigheten saknar avgiftsfinansierad verksamhet. 1-2 besvaras av affärsverken med Et, dispens, eftersom de regler som kriterierna hänvisar till inte gäller affärsverken. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Frågan avser den årsredovisning som lämnads under innevarande år och avser föregående år. 20 p 8 förordningen (2007:761) med instruktion för ESV. ESV ska varje år till regeringen lämna en redovisning av utvecklingstendenser för statlig avgiftsbelagd verksamhet. 1. Föreskrifter till 3 kap 2 förordningen (2000:605) om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag a avgiftsförordningen (1992:191). 3. ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen, Statliga inrapporteringskoder 2009 (S-koder). 71

72 M15 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av bokföringen? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Bokföringen är aktuell under året genom att kontanta in- och utbetalningar är bokförda senast påföljande arbetsdag och andra ekonomiska händelser är bokförda så snart det har kunnat ske. 2. Bokföringen är löpande avstämd efter vad som är god redovisningssed. 3. Avstämningsdifferenser är löpande åtgärdade. 4. Det för varje ekonomisk händelse finns en verifikation med verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas. 5. De av myndigheten använda verifikationsnummerserierna uppfyller grundläggande krav på ordning, reda och överskådlighet. Av verifikationslista eller liknande ska samtliga använda verifikationsnummer i serien framgå inklusive eventuellt makulerade verifikationsnummer som inte lett till någon bokföring med uppgift om att dessa verifikationsnummer är makulerade. 6. Konton över tillgångar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredställande kontroll och överblick. 7. För varje sammandragen post i balansräkningen finns en specifikation om postens sammansättning inte klart framgår av bokföringen. 8. Om en bokföringspost eller verifikation rättats så finns det angivet när rättelsen har skett och vem som gjort den. M16 Har myndigheten förutsättningar att fullgöra de uppgifter som följer av ansvaret för verksamheten? Med förutsättningar menas här att: 1. Myndighetens ledning har beslutat de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, arbetsfördelningen mellan styrelse och myndighetens chef, delegeringen av beslutanderätt inom myndigheten, handläggningen av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. 2. Myndighetens styrelse har beslutat de riktlinjer och direktiv som behövs för hur myndighetens chef ska sköta den löpande verksamheten. 3. Myndighetens chef har beslutat i vilken utsträckning som ställföreträdaren ska ersätta myndighetschefen. 4. Myndighetens ledning har beslutat en verksamhetsplan för myndigheten. 72

73 5. Myndighetens ledning har lämnat en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. 6. Myndigheten har till regeringen inom en månad från revisionsberättelsens överlämnande redovisat de åtgärder myndigheten har vidtagit eller avser att vidta i de fall revisionsberättelsen har en invändning. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring p (arbetsordning) myndighetsförordningen (2007:515), 7 förvaltningslag (1986:223). Myndighetens organisation ska bl.a. omfatta myndighetens styrelse, myndighetschefen, chef för myndighetens kansli, personalansvarsnämnd, ställföreträdare för myndighetschefen, internrevision, säkerhetsskyddschef och personer som ansvarar för informationssäkerhetsarbetet. Organisationen kan också avspegla det ansvar som följer av delegation av beslutanderätt inom myndigheten. Vid handläggning av ärenden som rör enskild part ska dessa föreskrifter innebära att handläggningen kan ske så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att rättsäkerheten eftersätts. Föreskrifterna kan avse formerna för att myndighetens allmänna uppgifter, medverkan i EUarbetet och annat internationellt samarbete, myndighetens arbetsgivarpolitik och föredragning i ärenden. Myndigheten besvarar kriteriet med Et, saknas om inga närmare föreskrifter behövs. I förklaringsfältet anger myndigheten motivet för att det är obehövligt :a st. myndighetsförordningen (2007:515). Myndighet utan styrelse besvarar kriteriet med Et, undantag. Riktlinjerna och direktiven kan t.ex. innehålla formerna för myndighetens chef att informera styrelsen om verksamheten, förse styrelsen med underlag för beslut och verkställa styrelsen beslut. Myndigheten besvarar kriteriet med Et, saknas om inga riktlinjer eller direktiv etc. behövs. I förklaringsfältet anger myndigheten motivet för att det är obehövligt myndighetsförordningen (2007:515) p myndighetsförordningen (2007:515). Verksamhetsplanen kan t.ex. innehålla myndighetens verksamhetsinriktning, vilken vikt verksamhetens olika delar har, en särskild redogörelse för avgiftsbelagd verksamhet och verksamhetens mål och uppdrag kap 8 med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Ledningen ska grunda sin bedömning i årsredovisningen på dokumentationen av riskanalysen, kontrollåtgärderna och den 73

74 uppföljning som skett systematiskt och regelbundet inom myndigheten. I det fall ledningen har bedömt att det finns brister avseende den interna styrningen och kontrollen är kriteriet uppfyllt om bristerna framgår av underskriftsmeningen i årsredovisningen. Bedömningen ska inte motsägas av annan information som lämnas i årsredovisningen eller med annan skrivelse till regeringen myndighetsförordningen (2007:515). Kriteriet gäller den revisionsberättelse som myndigheten fått vid besvarandet av kriteriet. Om revisionsberättelsen saknar invändning besvaras kriteriet med Et, saknas. Med invändning menas även reservation. 74

75 Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 9 med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Ekonomiska händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Fordringar och skulder ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor eller andra handlingar som innebär anspråk på betalning mottagits eller borde ha funnits enligt god affärssed. Bokföring i rätt tid kan ske genom ankomstregistrering av fakturor för att möjliggöra en normal attestrunda. Kontantmetoden bör kunna användas av myndigheter vars kostnadsomslutning normalt inte överstiger 20 basbelopp. En förutsättning för att få använda kontantmetoden är att verifikationer för obetalda fordringar och skulder ordnas och förvaras så, att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Kriteriet är uppfyllt om myndigheten på ett riktigt sätt använder kontantmetoden. 2. Föreskrifter till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Avstämningar av betalningar ingår i fråga M6 och motpartsavstämning ingår i fråga K7 (i koncernvärdet). Dessa avstämningar ska inte räknas med i detta kriterium. 3. Föreskrifter till 22 föreskrifter till 21 p 3 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Att avstämningsdifferenser är löpande åtgärdade innebär exempelvis att saldot på fel kontot (motsvarande) åtgärdas senast under nästkommande månad. Saldot på fel kontot (motsvarande) ska också vara noll i delårsrapport och årsredovisning. Vid rapportering till statsredovisningen ska outredda differenser och andra felaktigheter åtgärdas fortlöpande och 14 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Verifieringskedjan utgörs av hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa bokföringsposter från verifikation, via grundbokföringen till huvudbok och årsredovisning, eller omvänt. 5. Föreskrifter till 14 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Ett i serien slumpmässigt utvalt verifikationsnummer ska kunna identifieras förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring 7. Allmänna råd till 20 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Den enskilda postens sammansättning framgår klart av bokföringen om uppställningsformen följer baskontoplanens (ESV 2000:28) indelning av konton/poster. Specifikationerna säkerställer att det finns en obruten verifieringskedja från verifikationerna till posterna i balansräkningen. (Med hjälp av en obruten verifieringskedja är det möjligt att upprätta avstämningsrutiner.) och 16 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Sker rättelse genom särskild rättelsepost, ska det samtidigt säkerställas att det vid en 75

76 granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen. 76

77 M17 Har myndigheten upprättat årsredovisning och delårsrapport med rätt uppställning? Med rätt uppställning upprättat menas här att: 1. Resultatredovisningen, med sina respektive korrekta värden för prestationer, redovisar och kommenterar verksamhetens resultat i förhållande till myndighetens uppgifter. 2. Resultat- och balansräkningarna, med sina respektive korrekta värden, följer uppställningsformen (schemat) enligt föreskrifterna. 3. Anslagsredovisningen, med sina respektive korrekta värden, följer uppställningsformen (schemat) enligt de allmänna råden eller att en eventuell avvikelse motiverats. 4. Finansieringsanalysen, med sina respektive korrekta värden, följer uppställningsformen (schemat) enligt föreskrifterna. (Gäller inte delårsrapport.) 5. Noter med tilläggsupplysningar har upprättats av allmän karaktär och till speciella poster i årsredovisningen och delårsrapporten med jämförelsetal där så är lämpligt. 6. Sammanställningen över väsentliga uppgifter följer uppställningen enligt föreskrifterna. (Gäller inte delårsrapport.) För affärsverken gäller föreskrifterna om förvaltningsberättelsens innehåll. 7. Information om andra förhållanden av väsentlig betydelse är lämnad. 8. Prognosen i delårsrapporten följer uppställningen enligt föreskrifterna. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För affärsverken gäller särskilda bestämmelser enligt 10 kap i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. För affärsverken gäller föreskrifter till 10 kap 1 om Måluppfyllelse och Rörelsegrensrapportering i förvaltningsberättelsen. Med korrekta värden menas att beloppen överensstämmer med myndighetens bokföring kap föreskrifter till 1 och 2 (bilaga 1 och 2) förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Med korrekta värden menas att beloppen överensstämmer med myndighetens bokföring. De rubriker och poster som anges i uppställningsformen ska tas upp var för sig i angiven ordningsföljd. Benämningen på rubrikerna får inte ändras. Myndigheten ska ta bort en rubrik eller en post om den saknar en sådan verksamhet. Posternas benämning får an- 77

78 passas till den egna verksamheten och nya poster får tillföras under respektive rubrik. 3. Bilaga 3.1, 3.2 och 3.3 allmänna råd till 6 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Med korrekta värden menas att beloppen överensstämmer med myndighetens bokföring. 2 kap föreskrifter till 6 Rättvisande bild förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Avvikelse från uppställningsformen som innebär en mer rättvisande bild för myndigheten får ske om en redogörelse och motivering lämnas som tilläggsupplysning. 4. Bilaga 4 föreskrifter till 2 6 kap Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. De avsnitt och poster som anges i uppställningsformen ska tas upp var för sig i angiven ordningsföljd. Benämningen på avsnitten får inte ändras. Myndigheten ska dock ta bort ett avsnitt eller en post om den saknar sådan verksamhet. Poster får benämnas och tillföras på ett sådant sätt att deras innebörd blir tydligare. Med korrekta värden menas att beloppen överensstämmer med myndighetens bokföring kap 4 föreskrifter till 6 föreskrifter och allmänna råd till 7 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 6. 2 kap föreskrifter till 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Sammanställningen ska presenteras på en separat sida i årsredovisningen. 7. Föreskrifter till 2 kap föreskrifter till 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Information om förhållanden och händelser som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut som är väsentlig för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten kap 1 med föreskrifter förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Prognos för det pågående räkenskapsåret över verksamhetens kostnader och intäkter. 78

79 M18 Har myndigheten upprättat en tillfredsställande resultatredovisning? Av en tillfredsställande resultatredovisning mäts här att: 1. Myndigheten har redovisat och kommenterat verksamhetens resultat i förhållande till de uppgifter som framgår av myndighetens instruktion och till vad regeringen, i förekommande fall, har angett i regleringsbrev eller i något annat beslut. 2. Myndigheten har redovisat hur verksamhetens prestationer har utvecklats med avseende på volym och kostnader. 3. Myndigheten har redovisat verksamhetens resultat och fördelat verksamhetens totala intäkter och kostnader enligt den indelning som myndigheten bestämt om inte regeringen har beslutat annat. 4. Myndigheten har redovisat de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att fullgöra myndighetens uppgifter. Frågan gäller inte för affärsverken som besvarar alla kriterier med svarsalternativet Et, Dispens. Affärsverken har andra regler för resultatredovisning. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 3 kap 1 med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Informationen om resultat ska vara baserad på dokumenterade data och mätmetoder. I resultatredovisningen ska myndigheten översiktligt beskriva sin verksamhet och resultatet av verksamheten, företrädesvis de viktigare prestationerna, deras volymer och kostnader. Innehållet i resultatredovisningen ska vara anpassat efter verksamhetens art och regeringens behov av information. Utöver redovisningen av prestationer och kostnader kan det i vissa fall vara relevant att redovisa och kommentera exempelvis måluppfyllelse och kvalitet kap 1 allmänna råd till 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kostnad per prestation kan avse såväl kostnad per prestations typ och år som en enskild prestations totala kostnad. I det senare fallet, som exempelvis kan avse längre projekt, bör kostnader från tidigare år som är hänförbara till prestationen inkluderas i redovisningen. Jämförelse sker med minst de två föregående åren och om det är möjligt och relevant bör längre tidsserier än tre år redovisas. Väsentliga förändringar är kommenterade. I de fall det inte är möjligt att ta fram jämförbara data för minst tre år i följd har myndigheten kommentera detta. 79

80 3. 3 kap föreskrifter till 1, 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheten har redovisat intäkter och kostnader för minst de tre senaste åren och specificerat intäkterna på intäkter av anslag respektive övriga intäkter. Väsentliga förändringar är kommenterade. I de fall det inte är möjligt att redovisa intäkter och kostnader för tre år i följd är detta kommenterat kap 3 med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Redovisningens innehåll ska anpassas till myndighetens specifika förutsättningar och regeringens behov av information. Redovisningen bör avse de sammantagna åtgärder som vidtagits i förhållande till verksamhetens kompetensbehov på kort och lång sikt. Det kan till exempel avse åtgärder som vidtagits för att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla, och avveckla kompetens samt åtgärder för kompetensöverföring. 80

81 M19 Har myndigheten upprättat systemdokumentation och behandlingshistorik? Med systemdokumentation och behandlingshistorik menas här att: 1. Myndigheten har upprättat sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). 2. Myndigheten har upprättat sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik). Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring med allmänna råd förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Systemdokumentationen kan bestå av en redovisningsplan (konto- och objektplaner) och en beskrivning av bokföringssystemet vilka utvisar sambanden mellan bokföringssystemets olika delar. Om myndigheten använder bas kontoplanen behöver myndigheten inte dokumentera kontoplanen. Däremot måste objektplanen vara dokumenterad till den del den utgör underlag för resultatredovisningen med allmänna råd förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Med behandlingsregel avses en instruktion som skapats exempelvis för beräkning av bokförda belopp, kontering, sammanställning av bokslut eller rättelser. Behandlingshistoriken anger när en behandlingsregel började gälla och när den i förekommande fall upphörde. 81

82 M20 Hanterar myndigheten fakturor elektroniskt? Med att myndigheten hanterar fakturor elektroniskt menas här att: 1. Myndigheten skickar, eller kan skicka, fakturor elektroniskt till myndigheter samt till de företag som så önskar. 2. Myndigheten hanterar pappersfakturor och elektroniska fakturor i ett elektroniskt fakturahanteringssystem. 3. Myndigheten tar emot fakturor elektroniskt från statliga myndigheter samt från de företag som erbjuder detta. 4. Myndigheten skannar och maskinellt tolkar pappersfakturor till elektronisk form. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar Med faktura avses här sådan handling som tas fram enligt 11 kap mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster. Frågan gäller inte fakturor från utlandet och förenklade fakturor. föreskrifter till 21 f 1 och 6 st. förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Svefaktura är statens standard för elektroniska fakturor enligt Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor, VERVA FS 2007:1. Myndigheter har inte skyldighet att använda andra format än Svefaktura. Myndigheter kan ansöka om undantag hos regeringen från Vervas föreskrift om de själva har behov att använda andra format f med föreskrifter förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Fakturorna kan skickas antingen i faktureringssystem eller genom användning av fakturaportal f med föreskrifter till 3 st. Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Hantering innefattar att mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt samt registrera, attestera och godkänna fakturan för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem (EFH-system). 3. Föreskrifter till 21 f 3 st. förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring 4. Föreskrifter till 21 f 3 st. förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Kriteriet är uppfyllt även i de fall någon annan utför skanningen för myndighetens räkning. 82

83 M21 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina upphandlingar? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har underrättat Kammarkollegiet när avsteg från de statliga ramavtalen skett och myndigheten har genomfört upphandling på område där statliga ramavtal finns. 2. Myndigheten har snarast möjligt underrättat anbudssökandena och anbudsgivarna skriftligen om de beslut som har fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten (tilldelningsbeslut). 3. Myndigheten har i underrättelsen om tilldelningsbeslut angett den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). 4. Myndigheten har vid kontroll om leverantör fullgjort sina åligganden avseende registrering, socialförsäkringsavgifter och skatter inhämtat uppgifter från behörig myndighet. 5. Myndigheten har inom 48 dagar/två månader efter avslutad upphandling (gäller endast direktivstyrd upphandling) sänt en annons om upphandlingsresultatet till Byrån för Europeiska gemenskapernas kommission (efterannonsering). 6. Myndigheten har för varje upphandling (gäller endast direktivstyrd upphandling) upprättat ett protokoll där bl.a. framgår skälen till att ett anbud som ansetts onormalt lågt förkastats, ett kontrakt eller ramavtal inte tilldelats en leverantör och förhandlat förfarande enligt bestämmelserna i 4 kap 2-8 tillämpats. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring. Frågan gäller all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning Ett Ja-svar innebär att myndigheten har gjort avsteg från de statliga ramavtalen genom att ha gjort en upphandling samt underrättat Kammarkollegiet om detta. Ett Nej-svar innebär att myndigheten har gjort avsteg från de statliga ramavtalen genom att ha gjort en upphandling men inte underrättat Kammarkollegiet. Ett Et-svar innebär att myndigheten inte har gjort avsteg från de statliga ramavtalen det vill säga inte har gjort någon upphandling på område där statliga ramavtal finns. 83

84 Avstegsanmälan ska göras när ramavtal finns även under direktupphandlingsgränsen kap 9 15 kap kap 6 LOU, 9 kap 9 15 kap 19 och 16 kap 6 LUF. Upplysningsskyldigheten gäller vid all upphandling över tröskelvärdet. 3. Se ovan punkt 2. Gäller endast upphandlingar som påbörjats efter kap 2 p 5, 4 11 kap 6 15 kap 13 LOU, 10 kap 3 p 5 5 LUF 5. 7 kap 3 LOU, 7 kap 6 LUF. Skyldigheten att efterannonsera resultatet av en upphandling gäller endast direktivstyrd upphandling och inte sådana upphandlingar som endast omfattas av de nationella reglerna i 15 kap. LOU/LUF. Enligt 15 kap. 2 sista stycket LOU får emellertid upphandlande myndigheter publicera annonser (däribland efterannonser) på det sätt som anges i 7 kap. LOU kap 12 LOU, 9 kap 14 LUF, 14 förordningen (2007:1099) om offentlig upphandling och upphandling. inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, Gäller upphandlingar av varor, byggentreprenader och tjänster (vilka anges i avd. A i bilaga till LOU) över tröskelvärdet. Någon skyldighet motsvarande 9 kap. 12 LOU finns inte vad gäller icke direktivstyrd upphandling. Det bör dock påpekas att vid sådan upphandling är i 15 kap. 18 LOU/LUF föreskrivet en skyldighet för upphandlande myndigheter att "anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen". 84

85 M22 Har myndigheten en riskanalys och vidtas skadeförebyggande åtgärder? Att myndigheten har en riskanalys och att skadeförebyggande åtgärder vidtas innebär här att: 1. Myndigheten har identifierat vilka risker för skador eller förluster som finns i myndighetens verksamhet. 2. Myndigheten har kännedom om och kan beräkna sin riskkostnad. 3. Myndigheten har värderat och sammanställt vilka kostnader som staten kan få med hänsyn till de identifierade riskerna. 4. Myndigheten har sammanställt resultatet i en aktuell riskanalys. 5. Myndigheten har vidtagit åtgärder för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring. Frågan gäller den riskanalys som avses i förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Bestämmelserna ska tillämpas bara om något annat inte följer av lag eller annan författning. Frågan gäller inte risk- och sårbarhetsanalyser som avses i förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap och inte heller den säkerhetsanalys som avses i Säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Myndigheten kan använda sig av metodstöd som finns på Kammarkollegiets hemsida för att identifiera och prioritera riskerna förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Kriteriet mäter att myndigheten har historiken gällande sin riskkostnad över en tidsperiod t.ex. ett verksamhetsår. Myndighetens riskkostnad utgörs av fyra delar, nämligen kostnader för 1) förebyggande åtgärder, 2) oförsäkrade skador och självrisker, 3) finansiering via försäkring och 4) administration förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Myndigheten kan använda metodstöd från Kammarkollegiets hemsida för att genomföra riskvärderingen förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Om myndigheten har flera riskanalyser för olika verksamheter, innebär kravet här att myndigheten kan överblicka identifierade och värderade risker samt de beräknade kostnaderna. Sammanställningen kan uppnås genom att riskanalyserna 85

86 kan återfinnas via gemensamt diarienummer eller på annat sätt nås med en enhetlig sökväg till informationen. Av sammanställningen ska det gå att få en överblick över riskanalysernas aktualitet. Att en riskanalys är aktuell innebär inte att myndigheten behöver göra en ny riskanalys varje år. Vid behov måste dock riskanalysen uppdateras. Riskanalysen anses inte vara aktuell om den är äldre än tre år eller om myndighetens verksamhet eller fysiska förutsättningar (flyttning etc.) ändrats i väsentlig omfattning förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Utifrån resultatet av riskanalysen ska myndigheten vidta lämpliga åtgärder, till exempel upprätta en handlingsplan för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster. Planen kan uppta planerade åtgärder och utvisa vem som är ansvarig för att respektive åtgärd genomförs, när åtgärden ska vara utförd och den bedömda kostnaden för varje åtgärd. 86

87 M23 Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina risker? Med förutsättningar för en tillfredsställande hantering menas här att: 1. Myndigheten har en aktuell riskanalys genomförd och dokumenterad i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk i myndighetens verksamhet. 2. Myndigheten har vidtagit eller planerat åtgärder om hur riskerna ska hanteras samt dokumenterat detta. 3. Myndigheten har systematiskt och regelbundet följt upp och bedömt den interna styrningen och kontrollen samt dokumenterat denna uppföljning och bedömning. 4. Myndigheten har verkat för samarbete i de fall en åtgärd kan vidtas på annan myndighet än den som löper risken. 5. Myndigheten har till regeringen redovisat risker som endast kan åtgärdas av annan myndighet och där ingen åtgärd kommer att vidtas. 1-5 besvaras med Et, saknas, av de myndigheter som inte omfattas av internrevisionsförordningen. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring. Riskanalys enligt förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering omfattas av fråga M med föreskrifter och allmänna råd förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll Kraven på myndigheten framgår av myndighetsförordningens 3 Riskanalysen innebär att identifiera, värdera och besluta om hantering av riskerna för att verksamhetens mål inte uppnås. Se 6 angående krav på dokumentation. Med mål avses myndighetens uppdrag så som detta kommer till uttryck i regeringsbeslut. En genomförd riskanalys gäller tillsvidare och uppdateras vid behov. 2. 4, 6 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll Kriteriet avser inte de åtgärder som utförs med stöd av andra förordningar oavsett genomförd riskanalys enligt denna förordning. Åtgärderna ska avse att kraven på myndighetens verksamhet fullgörs med rimlig säkerhet. Kraven är en effektiv verksamhet enligt tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser som är tillförlitligt och rättvisande redovisad och som hushållar väl med statens medel. Närmare föreskrifter för handläggningen och formerna i övrigt för verksam- 87

88 heten enligt 4 2 p myndighetsförordningen (2007:515) fastställs av myndighetens ledning eller den som ledningen bestämmer och 6 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll Vid bedömningen ska iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. 4. Föreskrifter till 4 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, 6 myndighetsförordningen (2007:515) Om ingen begäran om samarbete har funnits besvaras kriteriet med Et, saknas. 5. Allmänna råd till 4 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, Om myndigheten saknar risker i verksamheten som kan åtgärdas av en annan myndighet besvaras kriteriet med Et, saknas. 88

89 M24 Har myndigheten förutsättningar för en betryggande hantering av avtalslicenser för datorprogram? Med förutsättningar för en betryggande hantering menas här att: 1. Myndigheten har riktlinjer och rutiner som på ett betryggande sätt säkerställer att avtalslicenser betalas för de upphovsrättsligt skyddade datorprogram som används i verksamheten eller som finns på myndighetens datorer. 2. Myndigheten har riktlinjer och rutiner som säkerställer att avtalslicenser betalas endast för de upphovsrättsligt skyddade datorprogram som används i myndighetens verksamhet. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienumret eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring. Med riktlinjer och rutiner menas de närmare föreskrifter enligt 4 2 p myndighetsförordningen (2007:515) som myndighetens ledning eller den som myndighetens ledning har beslutat fastställt för handläggningen och formerna för verksamheten. Exempel på riktlinjer och rutiner som kan komma i fråga återfinns i Statskontorets rapport Statliga myndigheters hantering av programvarulicenser, 2007: kap 1-2 lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Datorprogram kan vara skyddade av upphovsrätt. 3 myndighetsförordningen (2007:515) Det är ledningens ansvar att se till att verksamheten bedrivs enligt tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser myndighetsförordningen (2007:515). Det är det ledningens ansvar att se till att myndigheten hushållar väl med statens medel. 89

90 M25 Har myndigheten fastställt och expedierat handlingar inom budgetprocessen? Med att myndigheten har fastställt och expedierat handlingarna i budgetprocessen menas här att: 1. Myndighetens ledning har beslutat om årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag. 2. Myndighetens ledning har skrivit under årsredovisningen och delårsrapporten. 3. Myndigheten har lämnat årsredovisning i rätt tid till regeringen och utan senare rättelse. 4. Myndigheten har lämnat delårsrapport i rätt tid till regeringen och utan senare rättelse. 5. Myndigheten har lämnat budgetunderlag i rätt tid till regeringen och utan senare rättelse. 6. Myndigheten har lämnat den särskilda dokumentationen i rätt tid till ESV och utan senare rättelse. 7. Myndigheten har lämnat kopior av årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag i rätt tid till berörda myndigheter och utan senare rättelse. 8. Myndigheten har lämnat årsrapport om förvaltningen av medel från EU i rätt tid till EU-kommissionen och utan senare rättelse. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar För respektive kriterium ska diarienummer eller annan identitet för ärendet där beslutet framgår anges i fältet för förklaring. Lämnar myndigheten en ändring eller komplettering till en inkommen handling blir handlingen för sent inkommen om ändringen eller kompletteringen lämnas efter det att handlingen ska vara inkommen. Det är även en upplysning till mottagaren att tidigare handling inte är tillförlitlig eller rättvisande. 26 förvaltningslagen (1986:223). En komplettering/ändring som avser en uppgift som är uppenbart oriktig till följd av skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende anses som lämnad i tid. Detta ska då ha framgått av handlingen. Om så är fallet, ange då detta som förklaring till svaret. Om myndigheten som mottar rättelsen är av annan uppfattning gäller den myndighetens bedömning. Om kompletteringen är begärd av Regeringskansliet ska datumet för kompletteringen inte påverka svaret på frågan. Om sådan komplettering är begärd, ange då detta som förklaring. 90

91 1. 10 kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, 4 5 p myndighetsförordningen (2007:515). Myndighetens ledning ska avgöra ärenden som har principiell karaktär eller större betydelse. För myndigheter som inte har kravet att lämna delårsrapport gäller kriteriet årsredovisning och budgetunderlag. För affärsverken avser kriteriet också verksamhetsplan i vilket ett budgetunderlag ska ingå i de fall affärsverket disponerar anslag på statsbudgeten kap 8 med allmänna råd, 8 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag förordning. Delårsrapporten ska skrivas under av myndighetens ledning. Årsredovisningen ska skrivas under av den eller de personer som utgör myndighetens ledning vid den tidpunkt då årsredovisningen ska lämnas till regeringen. För myndigheter som inte har kravet att lämna delårsrapport gäller kriteriet enbart årsredovisning kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheten ska senast den 22 februari varje år lämna en årsredovisning till regeringen kap 1 förordningen 2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheter som omfattas av kravet att lämna delårsrapport ska lämna en sådan senast den 15 augusti kap 3 förordningen 2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheten ska senast den 1 mars varje år lämna ett budgetunderlag till regeringen. Frågan avser det budgetunderlag som lämnades innevarande år. 6. föreskrifter till 2 kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Vissa myndigheter ska lämna en särskild dokumentation till ESV senast 15 februari. Övriga myndigheter besvarar kriteriet med Et, saknas., 7. 2 kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheten ska, samtidigt som den lämnar årsredovisningen till regeringen lämna kopior av årsredovisningen till vissa myndigheter. Myndigheten ska, samtidigt som den lämnar delårsrapporten till regeringen lämna kopior av delårsrapporten till vissa myndigheter. Kriteriet gäller inte affärsverken, varför kriteriet besvaras med Et, saknas. 8 kap 1 3 st. ovan 8. Rådets förordning 1083/2006 artikel (strukturfonderna) om den årsrapport som ska lämnas senast den 30 juni. Rådets förordning 1198/2006 artikel (fiskerifonden) om den årsrapport som ska lämnas senast 30 juni. Kommissionens förordning 885/2006 artikel 7.1 och 2 (jordbruksfonderna) om den årsrapport som ska lämnas senast 1 februari. Med årsrapport avses den årliga rapporteringen till kommissionen. Andra medel från EU än ovan avses inte. 91

92 För affärsverken gäller: kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Affärsverken senast den 1 mars till regeringen lämna en av Riksrevisionen granskad årsredovisning förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Affärsverken lämnar delårsrapport senast den 31 augusti och 30 november. 10 kap kap 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. För affärsverken gäller frågan verksamhetsplan i stället för budgetunderlag. (Budgetunderlaget ingår i verksamhetsplanen i de fall verket disponerar anslag på statsbudgeten.) 92

93 M26 Är redovisningen av räkenskapshandlingarna i arkivförteckningen komplett? Med att redovisningen av räkenskapshandlingar i arkivförteckningen är komplett menas här att: 1. Räkenskapshandlingarna är upptagna i arkivförteckningen. 2. Arkivförteckningen årligen kompletteras. Ekonomiadministrativa bestämmelser och förklaringar 1. 6 p. 2 arkivlag (1990:782). Definitionen av räkenskapshandlingar återfinns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3, 2 ). I arkivvården ingår att myndigheten ska upprätta en systematisk arkivförteckning kap 3 med allmänna råd Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrad RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Med att arkivförteckningen årligen kompletteras menas att den kompletteras med tillkommande volymer. Om nya uppgifter om systemet tillkommit, ska även dessa redovisas i arkiv förteckningen. Föregående års årsredovisning används vanligen som arbetsmaterial vid arbetet med årsredovisningen. Det innebär att föregående års årsredovisning i praktiken tidigast kommer att arkivläggas när styrelsen har undertecknat årsredovisningen. Vid tillfället för besvarandet av kriterierna kan det vara så, att föregående årsredovisning inte är arkivlagd om den används i väntan på att årsredovisningen ska undertecknas. Den 1 januari 2009 trädde nya föreskrifter och allmänna råd om arkivredovisning i kraft. Reglerna innebär att myndigheten ska upprätta en klassificeringsstruktur som utgår från verksamhetens processer. För varje process redovisas de handlingar som avsätts (handlingsslag). De nya reglerna kungjordes genom en ändringsförfattning till 6 kap RA-FS 1991:1, 6 kap (RA-FS 2008:4). De gamla reglerna får dock tillämpas under en övergångstid för handlingar som tillkommit före den 1 januari Redovisning enligt de gamla reglerna ska ha avslutats senast den 1 januari

94 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Bilaga 3 Omfattning och undantag av myndigheter från ekonomiadministrativt värde Myndigheter som inte omfattas av ekonomiadministrativ värdering Myndigheter anslutna till statsredovisningssystemet 65 omfattas av den ekonomiadministrativa värderingen. Vissa myndigheter anslutna till statsredovisningen omfattas dock inte av den ekonomiadministrativa värderingen. Det är de myndigheter som inte lyder under regeringen 66. Myndigheter som har upphört under året och som inte är anslutna till statsredovisningssystemet omfattas följaktligen inte heller. Myndigheter undantagna från ekonomiadministrativ värdering Vissa myndigheter under regeringen som är anslutna till statsredovisningen är undantagna utan att behöva begära undantag. Myndigheter som är bildade för avveckling av annan myndighet är undantagna: Avvecklingsmyndigheten för Fiskeriverket Undantagna är även de nämndmyndigheter där regeringen beslutat att en annan myndighet ansvarar 67 för ekonomiadministrationen 68 : Bokföringsnämnden (Finansinspektionen) Centrala etikprövningsnämnden (Vetenskapsrådet) Patentombudsnämnden (Bolagsverket) Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg (Göteborgs universitet) Regionala etikprövningsnämnden i Linköping (Linköpings universitet) Regionala etikprövningsnämnden i Lund (Lunds universitet) Regionala etikprövningsnämnden i Stockholm (Karolinska institutet) Regionala etikprövningsnämnden i Umeå (Umeå universitet) Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala (Uppsala universitet) 65 6, Förordning (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. 66 Kungliga hov- och slottsstaten, Riksdagens ombudsmän, Riksdagsförvaltningen och Riksrevisionen 67 Ekonomiadministrationen ska enligt myndighetens instruktion eller annat regeringsbeslut utföras av annan myndighet (inom parentes). 68 Enligt 18 myndighetsförordningen (2007:515) ansvarar den myndighet som upplåter lokaler och sköter administrativa eller handläggande uppgifter åt en nämndmyndighet inför regeringen för de uppgifter den ska sköta. 94

95 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Myndigheter med beviljat undantag från ekonomiadministrativ värdering Myndigheter som är anslutna till statsredovisningssystemet kan efter begäran bli undantagna från den ekonomiadministrativa värderingen 69. Ett undantag gäller tillsvidare eller längst så länge skälet till undantaget är uppfyllt. Undantag har lämnats till följande myndigheter på grund av låg omsättning: Finanspolitiska rådet har undantag sedan Försvarsunderrättelsedomstolen har undantag sedan Gentekniknämnden har undantag sedan Marknadsdomstolen har undantag sedan Nämnden för statligt stöd till trossamfund har undantag sedan Statens VA-nämnd har undantag sedan Följande myndigheter är bildade under året och har därför också blivit undantagna: Myndigheten för kulturanalys Även myndigheter under ombildning eller avveckling kan få undantag. Statens järnvägar Myndigheter där många av frågorna till de ekonomiadministrativa värdena inte är tillämpliga undantas. Kärnavfallsfonden har undantag sedan Myndigheter under regeringen som får ett ekonomiadministrativt värde ESV hämtar in information 70 för att fastställa ekonomiadministrativa värden för följande myndigheter. Affärsverket svenska kraftnät Allmänna reklamationsnämnden Arbetsdomstolen Arbetsförmedlingen Arbetsgivarverket Arbetsmiljöverket Arkitekturmuseet Barnombudsmannen Blekinge tekniska högskola Bolagsverket Regeringsbeslut 4 Ekonomiadministrativ värdering av statliga myndigheter, , Fi 2003/5922, bilaga sid , Förordning (2010:1764). 71 Ansvarar för Patentombudsnämndens ekonomiadministration. 95

96 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Boverket Brottsförebyggande rådet Brottsoffermyndigheten Centrala studiestödsnämnden Dans- och cirkushögskolan Datainspektionen Diskrimineringsombudsmannen Domarnämnden Domstolsverket Ekobrottsmyndigheten Ekonomistyrningsverket Elsäkerhetsverket Energimarknadsinspektionen Exportkreditnämnden Fastighetsmäklarnämnden Finansinspektionen 72 Folke Bernadotteakademin Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Fortifikationsverket Forum för levande historia Försvarets materielverk Försvarets radioanstalt Försvarsexportmyndigheten Försvarshögskolan Försvarsmakten Försäkringskassan Gymnastik- och idrottshögskolan Göteborgs universitet 73 Havs- och vattenmyndigheten Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan på Gotland Högskolan Väst Högskoleverket 72 Ansvarar för Bokföringsnämndens ekonomiadministration. 73 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Göteborgs ekonomiadministration. 96

97 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Inspektionen för socialförsäkringen Inspektionen för strategiska produkter Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering 74 Institutet för rymdfysik Institutet för språk och folkminnen Institutet för utvärdering av internationellt utvecklingssamarbete Internationella programkontoret för utbildningsområdet Justitiekanslern Kammarkollegiet 75 Karlstads universitet Karolinska institutet 76 Kemikalieinspektionen Kommerskollegium Kompetensrådet för utveckling i staten Konjunkturinstitutet Konkurrensverket Konstfack Konstnärsnämnden Konsumentverket Kriminalvården Kronofogdemyndigheten Kungliga biblioteket Kungliga Konsthögskolan Kungliga Musikhögskolan i Stockholm Kungliga Tekniska högskolan Kustbevakningen Lantmäteriet Linköpings universitet 77 Linnéuniversitetet Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet Livsmedelsverket Lotteriinspektionen Luftfartsverket Luleå tekniska universitet Lunds universitet 78 Läkemedelsverket 74 F.d. Institutet för arbetsmarkandspolitisk utvärdering 75 Utför enligt regeringsbeslut administrativa och handläggande uppgifter åt Kärnavfallsfonden. 76 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Stockholms ekonomiadministration. 77 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Linköpings ekonomiadministration. 78 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Lunds ekonomiadministration. 97

98 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Länsstyrelsen i Blekinge län Länsstyrelsen i Dalarnas län Länsstyrelsen i Gotlands län Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kalmar län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Norrbottens län Länsstyrelsen i Skåne län Länsstyrelsen i Stockholms län Länsstyrelsen i Södermanlands län Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Värmlands län Länsstyrelsen i Västerbottens län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Västmanlands län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Länsstyrelsen i Örebro län Länsstyrelsen i Östergötlands län Malmö Högskola Medlingsinstitutet Migrationsverket Mittuniversitetet Moderna museet Myndigheten för handikappolitisk samordning Myndigheten för internationella adoptionsfrågor Myndigheten för radio och TV Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser Myndigheten för utländska investeringar i Sverige Myndigheten för vårdanalys Myndigheten för yrkeshögskolan Mälardalens högskola Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Operahögskolan i Stockholm Patent- och registreringsverket 98

99 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Patentbesvärsrätten Pensionsmyndigheten Polarforskningssekretariatet Post- och telestyrelsen Presstödsnämnden Regeringskansliet Revisorsnämnden Riksantikvarieämbetet Riksarkivet Riksgäldskontoret Rikspolisstyrelsen 79 Riksutställningar Rymdstyrelsen Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Rättsmedicinalverket Sameskolstyrelsen Sametinget Sjöfartsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Smittskyddsinstitutet Socialstyrelsen Specialpedagogiska skolmyndigheten Statens beredning för medicinsk utvärdering Statens bostadskreditnämnd Statens energimyndighet Statens fastighetsverk Statens folkhälsoinstitut Statens försvarshistoriska museer Statens geotekniska institut Statens haverikommission Statens historiska museer Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten Statens institutionsstyrelse Statens jordbruksverk Statens konstråd Statens kulturråd Statens maritima museer Statens medieråd 79 Avser även den regionala polisorganisationen, Polishögskolan och Rikskriminalpolisen men inte Säkerhetspolisen. 99

100 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Statens museer för världskultur Statens musikverk 80 Statens skolinspektion Statens skolverk Statens tjänstepensionsverk 81 Statens veterinärmedicinska anstalt Statens väg- och transportforskningsinstitut Statistiska centralbyrån Statskontoret Stockholms dramatiska högskola Stockholms universitet Strålsäkerhetsmyndigheten Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete Svenska institutet Svenska institutet för europapolitiska studier Sveriges geologiska undersökning Sveriges lantbruksuniversitet Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden Säkerhetspolisen Södertörns högskola Talboks- och punktskriftsbiblioteket Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket Tillväxtverket Totalförsvarets forskningsinstitut Totalförsvarets rekryteringsmyndighet 82 Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen Tullverket Umeå universitet 83 Ungdomsstyrelsen Uppsala universitet 84 Valmyndigheten Verket för högskoleservice Verket för innovationssystem 80 F.d. Statens musiksamlingar 81 F.d. Statens pensionsverk. 82 F.d. Totalförsvarets pliktverk. 83 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Umeås ekonomiadministration. 84 Ansvarar för Regionala etikprövningsnämnden i Uppsalas ekonomiadministration. 100

101 BILAGA 3 OMFATTNING OCH UNDANTAG AV MYNDIGHETER FRÅN EKONOMIADMINISTRATIVT VÄRDE Vetenskapsrådet 85 Åklagarmyndigheten Örebro universitet Överklagandenämnden för studiestöd 85 Ansvarar för Centrala etikprövningsnämndens ekonomiadministration. 101

102 BILAGA 4 INFORMATION I STATENS INFORMATIONSSYSTEM OM DEN EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDERINGEN Bilaga 4 Information i statens informationssystem om den ekonomiadministrativa värderingen Ekonomistyrningsverket, sektorsmyndigheterna (myndigheter som meddelar föreskrifter eller ger stöd) och de myndigheter som får ett ekonomiadministrativt värde lämnar information i statens informationssystem (Hermes). De allmänna handlingar som uppkommer vid handläggningen återfinns i det informationssystemet. Med behörighet till Hermes, EA-värdering kan följande information hämtas ut: Efterlevnad för gruppen myndigheter som lyder under förordningen om intern styrning och kontroll. Resultatet redovisas för gruppen i sin helhet och inte per myndighet. Efterlevnad för gruppen länsstyrelser inom utgiftsområdet 1, Rikets styrelse. Resultatet redovisas för gruppen i sin helhet och inte per myndighet. Efterlevnad fördelat efter omsättning i tre kategorier. Resultatet redovisas för delgrupperna i sin helhet och inte per myndighet. Efterlevnad för gruppen av myndigheter inom utgiftsområdet 16, Utbildning och universitetsforskning. Resultatet redovisas för gruppen i sin helhet och inte per myndighet. Koncernvärdessvar per fråga och myndighet. Kontaktrapport för varje myndighet som visar de bedömningar som Ekonomistyrningsverket har gjort till myndighetens svar. Myndighetsvärdessvar per myndighet med kommentarer. Rapporten visar Ekonomistyrningsverkets kommentarer till sin bedömning och myndighetens kommentar till denna per fråga för respektive myndighet. Myndigheternas avvikelser från ekonomiadministrativa bestämmelser per departement eller per myndighet. Myndighetens EA-värde och det antal poäng som ligger till grund för värdet. Myndighetens EA-värde specificerat per fråga. Myndighetens expedierade svar med kommentarer som är inkommen handling till Ekonomistyrningsverket. Myndighetens kontaktperson som är handläggare i ärendet om ekonomiadministrativ värdering. Myndigheternas fastställda ekonomiadministrativa värden. Detta är de värden som årligen ska rapporteras till regeringen. 102

103 BILAGA 4 INFORMATION I STATENS INFORMATIONSSYSTEM OM DEN EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDERINGEN Myndigheternas synpunkter på ekonomiadministrativa bestämmelser, per myndighet. Myndigheternas efterlevand i procent per myndighet Myndigheternas svar per fråga, kriterium med kommentarer per fråga och kriterium svaren för respektive myndighet. Avvikelserapport. Rapporten visar avvikelse från ekonomiadministrativa bestämmelser per fråga för en myndighet eller per myndighet och per departement. Myndigheternas ekonomiadministrativa värde i procent. Svarsstatistik, koncernvärdet. Rapporten visar utfallet av olika svarsalternativ per fråga för koncernvärdet. Svarsstatistik, myndighetsvärdet per kriterium. Rapporten visar utfallet av olika svarsalternativ per fråga och kriterium. Svarstatistik myndighetsvärdet. Rapporten visar utfallet av olika svarsalternativ per fråga för myndighetsvärdet. Svarsstatistik för valda frågor. Rapporten visar utfall för olika svarsalternativ. 103

104 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Bilaga 5 Fastställda ekonomiadministrativa värden I tabellen redovisas ekonomiadministrativa värden och efterlevnad för varje myndighet. Myndighet EA-värde % KV % MV Affärsverket svenska kraftnät AA Allmänna reklamationsnämnden AA Arbetsdomstolen AA Arbetsförmedlingen BA Arbetsgivarverket AA Arbetsmiljöverket AA Arkitekturmuseet AA Barnombudsmannen AA Blekinge tekniska högskola BA Bolagsverket AA Boverket AA Brottsförebyggande rådet AA Brottsoffermyndigheten AA Centrala studiestödsnämnden AA Dans- och cirkushögskolan AA Datainspektionen AA Diskrimineringsombudsmannen AB Domarnämnden AB Domstolsverket AB Ekobrottsmyndigheten AA Ekonomistyrningsverket AA Elsäkerhetsverket AA Energimarknadsinspektionen AA Exportkreditnämnden BB Fastighetsmäklarnämnden AA Finansinspektionen AA Folke Bernadotteakademin BA Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap BA Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande AA Fortifikationsverket AA Forum för levande historia AA Försvarets materielverk AA Försvarets radioanstalt AA Försvarsexportmyndigheten BB Försvarshögskolan BB Försvarsmakten BB Försäkringskassan AA Gymnastik- och idrottshögskolan AB Göteborgs universitet AB Havs- och vattenmyndigheten CB Högskolan Dalarna AA Högskolan i Borås AA Högskolan i Gävle BA Högskolan i Halmstad BA Högskolan i Skövde AB Högskolan Kristianstad BB

105 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Myndighet EA-värde % KV % MV Högskolan på Gotland AA Högskolan Väst AB Högskoleverket AA Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen AA Inspektionen för socialförsäkringen AA Inspektionen för strategiska produkter AA Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering AA Institutet för rymdfysik AA Institutet för språk och folkminnen AA Institutet för utvärdering av internationellt utvecklingssamarbete AA Internationella programkontoret för utbildningsområdet AA Justitiekanslern AA Kammarkollegiet BA Karlstads universitet BB Karolinska institutet BA Kemikalieinspektionen AA Kommerskollegium AA Kompetensrådet för utveckling i staten BA Konjunkturinstitutet AA Konkurrensverket AA Konstfack AA Konstnärsnämnden BB Konsumentverket AA Kriminalvårdsverket AB Kronofogdemyndigheten AA Kungliga biblioteket AA Kungliga Konsthögskolan BA Kungliga Musikhögskolan i Stockholm BA Kungliga Tekniska högskolan AB Kustbevakningen AA Lantmäteriet BA Linköpings universitet BA Linnéuniversitetet BC Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska AA museet Livsmedelsverket AB Lotteriinspektionen BA Luftfartsverket AB Luleå tekniska universitet AB Lunds universitet AA Läkemedelsverket BA Länsstyrelsen i Blekinge län AB Länsstyrelsen i Dalarnas län AA Länsstyrelsen i Gotlands län BA Länsstyrelsen i Gävleborgs län AA Länsstyrelsen i Hallands län AA Länsstyrelsen i Jämtlands län AA Länsstyrelsen i Jönköpings län AA Länsstyrelsen i Kalmar län BA Länsstyrelsen i Kronobergs län BA Länsstyrelsen i Norrbottens län AA Länsstyrelsen i Skåne län AA Länsstyrelsen i Stockholms län AA

106 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Myndighet EA-värde % KV % MV Länsstyrelsen i Södermanlands län BA Länsstyrelsen i Uppsala län BA Länsstyrelsen i Värmlands län AA Länsstyrelsen i Västerbottens län AA Länsstyrelsen i Västernorrlands län AA Länsstyrelsen i Västmanlands län AB Länsstyrelsen i Västra Götalands län AB Länsstyrelsen i Örebro län AA Länsstyrelsen i Östergötlands län AA Malmö högskola BA Medlingsinstitutet AA Migrationsverket AA Mittuniversitetet AA Moderna museet AA Myndigheten för handikappolitisk samordning AA Myndigheten för internationella adoptionsfrågor AA Myndigheten för radio och tv AA Myndigheten för samhällsskydd och beredskap BA Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser AA Myndigheten för utländska investeringar i Sverige AA Myndigheten för vårdanalys AA Myndigheten för yrkeshögskolan BA Mälardalens högskola AA Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde AB Naturhistoriska riksmuseet AA Naturvårdsverket AA Nordiska Afrikainstitutet AA Operahögskolan i Stockholm CB Patent- och registreringsverket AA Patentbesvärsrätten AA Pensionsmyndigheten AA Polarforskningssekretariatet AA Post- och telestyrelsen AA Presstödsnämnden AA Regeringskansliet AA Revisorsnämnden AA Riksantikvarieämbetet BA Riksarkivet AA Riksgäldskontoret AA Rikspolisstyrelsen AA Riksutställningar AA Rymdstyrelsen AA Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige BA Rättsmedicinalverket BA Sameskolstyrelsen CB Sametinget BB Sjöfartsverket AA Skatteverket AA Skogsstyrelsen AA Smittskyddsinstitutet AA Socialstyrelsen BA Specialpedagogiska skolmyndigheten BA Statens beredning för medicinsk utvärdering BA

107 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Myndighet EA-värde % KV % MV Statens bostadskreditnämnd AA Statens energimyndighet AA Statens fastighetsverk BA Statens folkhälsoinstitut AA Statens försvarshistoriska museer AA Statens geotekniska institut AB Statens haverikommission AA Statens historiska museer AA Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten AA Statens institutionsstyrelse AA Statens jordbruksverk AA Statens konstråd AA Statens kulturråd BA Statens maritima museer BA Statens medieråd AB Statens museer för världskultur BB Statens musikverk AB Statens skolinspektion AA Statens skolverk AA Statens tjänstepensionsverk AA Statens veterinärmedicinska anstalt AA Statens väg- och transportforskningsinstitut AB Statistiska centralbyrån AA Statskontoret AA Stockholms dramatiska högskola BA Stockholms universitet AA Strålsäkerhetsmyndigheten AB Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll AA Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete BA Svenska institutet AA Svenska institutet för europapolitiska studier AA Sveriges geologiska undersökning AA Sveriges lantbruksuniversitet AB Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut AA Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden AA Säkerhetspolisen AA Södertörns högskola AA Talboks- och punktskriftsbiblioteket AA Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket AA Tillväxtverket AA Totalförsvarets forskningsinstitut AA Totalförsvarets rekryteringsmyndighet AA Trafikanalys AB Trafikverket BB Transportstyrelsen AA Tullverket AA Umeå universitet AA Ungdomsstyrelsen AA Uppsala universitet CA Valmyndigheten AA Verket för högskoleservice AA Verket för innovationssystem AA Vetenskapsrådet AA

108 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Myndighet EA-värde % KV % MV Åklagarmyndigheten AA Örebro universitet AA Överklagandenämnden för studiestöd AA

109 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN I tabellerna redovisas efterlevnad av ekonomiadministrativa bestämmelser i procent för de myndigheter som frågan gäller Frågor i koncernvärdet Antal K1 Har myndigheten hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme? K2: Har myndigheten hållit sig inom låne- och kreditramarna? K3: Har myndigheten fullgjort den årliga samrådsskyldigheten avseende de avgifter som togs ut? K4: Har myndigheten i rätt tid och utan större felaktigheter rapporterat utfallet på anslag och inkomsttitlar till statsredovisningen? K5: Har myndigheten rapporterat resultat- och balansräkningarna rätt till statsredovisningen? K6: Har myndigheten rapporterat realekonomisk information till statsredovisningen korrekt? K7: Har myndigheten fullgjort kraven på motpartsredovisning på ett tillfredsställande sätt? K8: Har myndigheten i tid rapporterat särskild information i samband med årsredovisningen till statens informationssystem (Hermes) på ett fullständigt sätt? K9: Har myndigheten gjort avstämningar mellan betalningsvägar och bokföring? K10: Har myndigheten i tid lämnat budgetprognoser till ESV av god eller godtagbar kvalitet? K11: Har myndigheten i tid uppdaterat inkomstliggaren med god eller godtagbar kvalitet? K12: Har myndigheten i rätt tid lämnat korrekta och fullständiga uppgifter till Statens tjänstepensionsverks system för automatisk matrikelföring? K13: Har myndigheten fått uttalande från revision utan reservation? K14: Har myndigheten hållit sig inom bemyndiganderamen? K15: Har myndigheten hållit sig inom ramen för lån till anläggningstillgångar? K16: Har myndigheten i tid lämnat budgetprognoser till regeringen i statens informationssystem (Hermes)? K17: Har myndigheten hållit sig inom övriga kreditramar? Tillkom Tillkom Tillkom

110 BILAGA 5 FASTSTÄLLDA EKONOMIADMINISTRATIVA VÄRDEN Frågor i myndighetsvärdet Antal M1: Har myndigheten i budgetunderlaget lämnat förslag till finansiering och redogörelse för avgiftsbelagd verksamhet? M2: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande kontroll över sina tilldelade anslag? M3: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande kontroll över sina intäkter av avgifter? M4: Hanterar myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina fodringar? M5: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina lån och sin räntekontokredit? M6: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering i sin medelsförvaltning? M7: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina beställningsbemyndiganden M8: Har myndigheten tillämpat grundläggande redovisningsprinciper i årsredovisning och delårsrapport? M9: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina anläggningstillgångar? M10: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredställande hantering av sina betalningar? M11: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina skatter och avgifter? M12: Har myndigheten genomfört föreskriven konsekvensutredning vid regelgivning? M13: Har myndigheten förutsättningar för att lämna en rättvisande bild av verksamhetens kostnader och intäkter samt den ekonomiska ställningen? M14: Har myndigheten redovisat den avgiftsfinansierade verksamheten på ett tillfredsställande sätt? M15: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av bokföringen? M16: Har myndigheten förutsättningar att fullgöra de uppgifter som följer av ansvaret för verksamheten? M17: Har myndigheten upprättat årsredovisning och delårsrapport med rätt uppställning? M18: Har myndigheten upprättat en tillfredställande resultatredovisning? M19: Har myndigheten upprättat systemdokumentation och behandlingshistorik? M20: Hanterar myndigheten fakturor elektroniskt? M21: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina upphandlingar? M22: Har myndigheten en riskanalys och vidtas skadeförebyggande åtgärder? M23: Har myndigheten förutsättningar för en tillfredsställande hantering av sina risker? M24: Har myndigheten förutsättningar för en betryggande hantering av avtalslicenser för datorprogram? M25: Har myndigheten fastställt och expedierat handlingar inom budgetprocessen? M26: Är redovisningen av räkenskapshandlingarna i arkivförteckningen komplett? Tillkom Frågan ändrades Tillkom Tidigare hade frågan nummer M

111 ORDLISTA Ordlista ekonomiadministrativa bestämmelser (inom statlig ekonomisk styrning:) regler (eller gällande rätt) om hantering av statens medel (som avser till exempel finansiering, betalningar och räntefrågor, redovisning, upphandling, garantier, skadereglering, revision, arkivvård etc.) ekonomiadministrativ värdering (inom statlig ekonomisk styrning:) arbetet med (och systemet för ekonomiadministrativ värdering för) fastställande av (metoder och riktlinjer, frågor med kriterier, omfattning och undantag samt) ekonomiadministrativa värden ekonomiadministrativt värde (inom statlig ekonomisk styrning:) standard (eller vikt) på hantering av statens medel enligt regler (inom ett visst område) nyckeltal för efterlevnad av ekonomiadministrativa bestämmelser (inom statlig ekonomisk styrning:) mått eller värde (som beräknas som en kvot mellan efterlevnad av regler och gällande regler) som ger komprimerad information i syfte att underlätta jämförelser och analyser av efterlevnad av regler (för det som mäts) 111

112 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: