Uppföljning av arbetsmiljöplan för Psykiatrin Halland 2015

Transkript

1 (6) Diarienummer DN PS Datum Fastställd i Driftnämnd Psykiatri Uppföljning av arbetsmiljöplan för Psykiatrin Halland 2015 Bakgrund Inom Psykiatrin Halland bedrivs systematiskt arbetsmiljöarbete enligt årsplan för arbetsbetsmiljö. Årsplanen innehåller tidpunkter för insamling, sammanställning, analys samt framtagande av handlingsplan. Den innehåller även systemkontroll av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöplan 2015 anger prioriterade förvaltningsgemensamma aktiviteter inom arbetsmiljöområdet. Uppföljning av års och handlingsplan görs per kvartal 3 för att kunna utgöra grund för förslag till arbetsmiljöplan för nästkommande år. Arbetsmiljöplanen bereds av skyddskommittén på förvaltingsnivå och fastställs av driftstyrelsen för psykiatri. Uppföljning systemkontroll av det systematiska arbetsmiljöarbetet (enligt årsplan) Årligen görs en systemkontroll av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Med det avses att kontrollera att den arbetsmodell med ansvarsfördelning som förutsätts för ett systematiskt arbetsmiljöarbete fungerar. Identifierade brister ska utgöra underlag för åtgärder. Kontroll har gjorts av: Aktuell fördelning av arbetsmiljöuppgifter (delegering) Chefers arbetsmiljöutbildning Årsplanens kontrollmoment - genomförande Aktuell fördelning av arbetsmiljöuppgifter Rutin för fördelning av arbetsmiljöansvar finns och fungerar vilket innebär att arbetsmiljöansvar är fördeltat till rätt chef. Ett förbättringsområde är hantering av arbetsmiljöansvar i händelse av chefs sjukdom/frånvaro och då ersättare träder in. Chefers arbetsmiljöutbildning För att säkerställa att arbetsmiljöarbetet bedrivas enligt lagens intentioner måste chefer ha aktuell och adekvat arbetsmiljöutbildning. En första nivå är att alla chefer ska ha genomgått arbetsmiljöutbildning. Steg två är att den löpande repeteras. Vid genomgång av chefers grundutbildning konstateras att det finns chefer som saknar arbetsmiljöutbildning. Dessa har uppmanats att anmäla sig till de utbildningar som

2 2(6) anordnas av Region Halland. Flertalet har gjort så men antalet utbildningsplatser och utbildningstillfällen är för få. Det innebär att det tar lång tid innan chefer får arbetsmiljöutbildning vilket inte är tillfredställande. Detta har lyfts till Regionkontoret. En förändrad utbildning som är förkortad kommer ersätta nuvarande utbildning för att ge tillfälle till fler utbildningstillfällen. Till följd av att grundutbildnings behovet inte kan uppfyllas är det inte möjligt att ställa krav på repetitionsutbildning för chefer med äldre utbildning i nuläget. Även detta är allvarligt. Årsplanens kontrollmoment Förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete beskrivs i en årsplan där aktiviteter och händelser finns inplanerada. Kontrollen innebär en uppföljning av om planen följs. Skyddsronder har inte genomfört på samtliga arbetsställen. De som inte genomfört skyddsrond har erhållit påminnelse och överordnad chef är informerad. Protokoll från skyddsronder är nu digitaliserade och sammanställningen underlättas i och med det. Sammanställning över tillbud och arbetsskador görs löpande i IT-verktyget LISA. För att säkerställa att inrapportering görs har kontrollfrågor ställts till chefer om detta. Årets nivåer ligger jämfört med föregående års registrering något högre men om det beror på faktisk ökning eller på en ökad benägenhet att registrera är svårt att säga. Bedömningen är att verktyget används men att det kan finnas ett visst mörkertal vad gäller registrering. Sjukfrånvaro, övertid, mertid samt timtid följs månadsvis inom förvaltningen och redovisas i månadsrapporter samt uppföljningsrapporter. Sammanställning har upprättats med kontroll av fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Hälsoundersökning för nattarbetande medarbetare har erbjudits. Uppföljning av genomförda utvecklingssamtal har gjorts som visar att alla utvecklingssamtal inte har genomförts enligt plan. Berörda chefer samt deras chefer har uppmärksammats på detta. Uppföljning av genomförda lönesamtal har gjorts. Hot- och våld utbildning har erbjudits semestervikarier. Introduktion för nyanställda har tagits fram och introduktion har genomförts enlig denna. Förslag till förvaltningsgemensam handlingsplan utifrån medarbetarenkäten har tagits fram. Förvaltningsgemensam kompetensförsörjningsplan är inte uppdaterad.

3 3(6) Uppföljning av sommarsemesterperioden har gjorts i vissa delar men i övriga avvaktas riktlinjer från regionkontoret. Kontroll av årsplan arbetsmiljö är genomförd. Det kan enligt denna konstateras att uppföljning av arbetsmiljöplan som är planerad till kvartal 3 ligger något tidigt för att aktuella uppgifter ska finnas till hands. Uppföljning av likabehandlingsplan görs i november Uppföljningsområden enligt Arbetsmiljöplan 2015: - Sjukfrånvaro arbetad tid mertid, övertid - Genomförda skyddsronder och åtgärder - Genomförda medarbetar- och lönesamtal - Uppföljning medarbetarenkät Uppföljning nattundersökning. Sjukfrånvaro, arbetad tid, mertid och övertid Sjukfrånvaron har ökat jämfört med föregående år. För perioden januari - juli 2015 är sjukfrånvaron för förvaltningen 7% för månadsanställda medarbetare. För samma period föregående år var sjukfrånvaron 5,2%. En skillnad mellan åren är att 2015 var ett år då många medarbetare drabbades av vinterkräksjuka samt influensa. Detta förklarar dock inte ökningen som helhet utan denna har andra orsaker. Ökningen (i timmar) har varit störst inom gruppen kort frånvaro (1 14 dagar) samt medellång frånvaro (15 90 dagar). Mellan olika verksamhetsområden och yrkesgrupper finns stora skillnader i sjukfrånvaro. Den yrkesgrupp som har den högsta sjukfrånvaron under perioden januari juli 2015 är medicinska sekreterare (9,7% av de månadsanställda). Gruppen med den lägsta sjukfrånvaron är under samma period administration/ledning med 3,6% av de månadsanställda. Sjukfrånvaron mellan verksamhetsområdena är fördelade (januari juli 2015 för månadsanställda): BUP 7,9% Heldygnsvård VUX 6,8% Öppenvård VUX 7,3% För att förstå och kunna åtgärda orsakerna till den korta frånvaron har en uppföljning gjorts av denna och en analys med åtgärdsförslag beställts av företagshälsovården. Den frånvaron som är registrerad som rehabiliteringsärende visar att de två dominerande grupperna på förvaltningsnivå är kodade som korttidsfrånvaro blandade diagnoser samt psykisk ohälsa. 55 av totalt 89 registrerade ärenden under året är kodade inom dessa två grupper. Av totalt 89 registrerade ärenden under 2015 är 34 pågående den 17 september Kvinnor har inom samtliga yrkesgrupper en högre sjukfrånvaro än män. Några orsaker till att det är så har inte upptäckts men förhållandet är inte tillfredställande och arbetet med att hitta orsaker

4 4(6) måste fortsätta. En misstanke är att traditionella rollfördelningar i livet som helhet kan ha betydelse för kvinnors ökade risk för ohälsa. Chefer tar hjälp i sitt arbete med rehabilitering av PA-konsulter och i allt fler ärenden görs arbetsförmågebedömningar via företagshälsovården. Arbetsförmågebedömningar är ett viktigt stöd för såväl den enskilde medarbetare som för arbetsgivaren. Under hösten 2015 genomförs en arbetsmiljökartläggning vid heldygnsvården i Varberg. Resultatet av denna som beräknas vara klart vid slutet av året kan förhoppningsvis ge bättre kunskap om vilka åtgärder som behöver vidtas. Kartläggningen har initierats till följd av signaler under året om ohälsa och otrivsel. Förhoppningsvis kan resultatet även ge kunskap om åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön även vid förvaltningens övriga arbetsplatser. Att få kontroll över sjukfrånvaro och öka den upplevda hälsan bland medarbetare i Psykiatrin Halland är en stor utmaning resterande och kommande år. Till följd av ökad frånvaro på grund av sjukdom minskar den arbetade tiden. Det beror i sin tur på att det inte finns vikarier som kan täcka vid sjukfrånvaro. För medarbetarna innebär det att arbetsbelastningen ökar för kvarvarande medarbetare eller att arbete inte blir utfört. Övertid och timtid har ökat till följd av upplevd hög vårdtyngd, vakanser och sjukfrånvaro. Uppföljning av övertid och timtid redovisas månadsvis i månadsrapporter och uppföljningsrapporter. Genomförda skyddsronder och åtgärder Uppföljning av genomförda skyddsronder är gjord. Samtliga avdelningar/enheter utom två har genomfört skyddsrond. De som inte genomfört skyddsrond har uppmanats att göra det snarast och överordnad chef är informerad. Följande utvecklingsområden där ett förvaltningsövergripande arbete kan bidra har identifieras utifrån sammanställning: Fortsätta implementera arbete med risk- och konsekvensbeskrivning vid förändringar i verksamheten Utveckling av APT, medarbetarsamtal samt lönesamtal Rutiner för hot och våld, samt utbildning i självskydd Rutiner vid ensamarbete enligt (AFS 82:3) Introduktion för nyanställda Lokalfrågor Kunskap om fördelning av ansvar och befogenheter Av de ovanstående punkterna är en förvaltningsgemensam rutin för Våld och hot samt obligatorisk utbildning i självskydd under framtagande och beräknas vara klar under hösten Rutiner för ensamarbete kommer att inkluderas.

5 5(6) En förvaltningsgemensam introduktion för nyanställda har tagits fram och prövats. En rutin för introduktion av chefer är under framtagande och beräknas vara klar under hösten. För lokalfrågor har en särskild grupp bildats som under året samordnar lokalbehov ur olika perspektiv. Det innebär att dessa frågor kan ses som omhändertagna medan övriga frågor kan övervägas vid framtagande av arbetsmiljöplan för Genomförda medarbetar- och lönesamtal Uppföljning av genomförda medarbetarsamtal har gjorts. Vid ett fåtal enheter finns fortfarande medarbetare som inte haft dessa samtal. Cheferna är uppmärksammade liksom överordnad chef. Psykiatrin Halland använder den regiongemensamma mallen för Medarbetarsamtal vilket innebär att även en utvecklingsplan upprättas i anslutning till medarbetarsamtalet. Vid årets löneöversyn prövades en ny modell för löneöversyns arbetet tillsammans med Vårdförbundet. Modellen innebar att roller och uppgifter under löneöversynen var definierade. En uppföljning av löneöversynen gjordes sedan bland annat vad gäller genomförda lönesamtal. För vårdförbundets medlemmar tycks modellen ha bidragit till att medarbetare upplever sig ha haft lönesamtal med sin chef. Generellt sett är bedömningen att det snarare är kvalitén och förväntningarna på lönesamtalet som upplevs som bristfällig än huruvida ett samtal har ägt rum. Den arbetsmodell som användes för Vårdförbundet kan förmodligen öka tydligheten kring lönesamtalet så att förväntningar kring samtalet mer stämmer med de förutsättningar som gäller. Uppföljning medarbetarenkät 2014 En uppföljning av upprättade handlingsplaner för medarbetarenkäten per avdelnings/enhetsnivå har gjorts. I några fall saknas upprättad plan vilket chefer och chefers chefer fått påminnelse om. Kvalitén på inlämnade planer varierar och i några fall har komplettering begärts. Men det finns å andra sidan också många väl genomarbetade planer med konkreta och tydliga aktiviteter för förbättring. Till följd av att det dröjt med inlämnade av handlingsplaner från avdelningar/enheter har den förvaltningsgemensamma planen inte upprättats förrän hösten Aktiviteter som uppmärksammas i den planen är Våld och hot Kränkningar och trakasserier.

6 6(6) Uppföljning nattundersökning. Förvaltningen har ännu inte erhållit sammanställd uppföljning av nattundersökningar från företagshälsovården. Planerade Aktiviteter i Arbetsmiljöplan 2015 Införa webbaserat skyddsrondsprotokoll (ny reviderad skall innehålla frågor om brandskyddskontroll och utbildning hot och våld) är genomfört Så långt som möjligt utbilda samtliga skyddsombud i arbetsmiljö brist på utbildningsplatser har gjort att alla inte kunnat gå Inventering av behov för repetitionsutbildning arbetsmiljö chefer brist på utbildningsplatser har omöjliggjort detta. En repetitionsutbildning har önskats men finns ej med i planeringen från Region kontoret. Chefer med en äldre utbildning hänvisas därför till den ordinarie utbildningen där chefer utan arbetsmiljöutbildning behöver få företräde Upprätta riktlinjer avseende utbildningar i arbetsmiljö för chefer, skyddsombud och medarbetare är avhängigt tillgång till utbildning därför avvaktas denna i nuläget Anpassa förvaltningsövergripande hot- och våldrutin till BUP:s verksamhet pågår och beräknas vara klar hösten 2015 Definiera och skapa riktlinjer/rutiner avseende ensamarbete och larm pågår och beräknas vara klar hösten 2015 Renodla och samorganisera medicinsk sekreterarroll genom uppstart av funktion mellan avdelningarna eventuellt kan ett försöksområde finnas. Införa introduktion för nyanställd personal klar och genomförd Gemensamma riktlinjer och uppföljning avseende hot och våld utbildningar pågår och beräknas vara klart hösten 2015 Utbildningar och informationstillfällen om kränkningar och trakasserier planering pågår Gemensamma riktlinjer mot trakasserier och kränkningar ej påbörjat