Miljövårdsberedningens arkiv

Transkript

1 Miljövårdsberedningens arkiv Ett ordnings- och förteckningsarbete på Riksarkivet Victor Bergmark Institutionen för ABM Uppsatser inom arkivvetenskap ISSN Magisterexamensarbete, 15 högskolepoäng, 2012, nr 107

2 Författare/Author Victor Bergmark Svensk titel Miljövårdsberedningens arkiv Ett ordnings- och förteckningsarbete på Riksarkivet. English Title The Environmental Advisory Council s archive The work of organizing and cataloging an archive at the National Archives. Handledare/Supervisor Peder Fallenius Abstract This memo discusses and problematizes the work of organizing and cataloging the archive of the Environmental Advisory Council. The archive mainly consists of records concerning meetings which the Environmental Advisory Council has participated in, but also records concerning different tasks of the council and a few records concerning the council itself. The overriding problem, which is discussed in the final part of this memo, is the lacking knowledge about the creator of the archive and the creation of the archive itself and how this effects the work of ordering and cataloging. An attempt is made to evaluate the archive as a source of information to the Environmental Advisory Council and its work. This is a one year master s thesis in Archival Science. Ämnesord Miljövårdsberedningen, arkivförteckning, arkivbildare, allmänna arkivschemat. Key words The Environmental Advisory Council, catalog, archive, general archives scheme. 2

3 Innehållsförteckning Inledning... 5 Bakgrund... 6 Om arkivbildaren... 6 Om arkivet... 6 Ordnings- och förteckningsarbetet... 7 Första inventeringen... 7 Reflektioner efter första inventeringen... 8 Andra inventeringen... 9 Reflektioner efter andra inventeringen Reflektioner efter ordnings- och förteckningsarbetet Problematisering av ordnings- och förteckningsarbetet Syftet med att ordna och förteckna arkiv Diskussion Sammanfattning Käll- och litteraturförteckning

4 4

5 Inledning Under fem veckor har jag ordnat och förtecknat Miljövårdsberedningens arkiv på enheten för statliga arkiv på Riksarkivet i Arninge. Arkivet har förtecknats enligt allmänna arkivschemat i Arkis II och arbetet med detta har varit utmanande och lärorikt. Under arbetets gång har jag ställts mot några av de arkivteoretiska problem vi har läst om under kursen, och att försöka lösa dem i strävan att göra ett bra ordnings- och förteckningsarbete har varit särskilt givande. Genom handlingarna i ett arkiv vill vi kunna skapa oss en bild av arkivbildaren och dess verksamhet, och detta bör också återspeglas i arkivets ordning och förteckning. Men hur uppnår man detta när litet är känt om arkivbildaren samt hur dennes arkiv har byggts upp? Detta har varit det stora problemet för mig under detta ordnings- och förteckningsarbete, och konsekvenserna av detta, samt problematiken med att förteckna enligt allmänna arkivschemat, diskuteras och exemplifieras i det sista avsnittet i denna PM. 5

6 Bakgrund Om arkivbildaren Miljövårdsberedningen är en kommitté som tillsattes 1968 inom Jordbruksdepartementet men som idag sorterar under Miljödepartementet. År 2007 omformades Miljövårdsberedningen till Vetenskapliga rådet för klimatfrågor. 1 Beredningen bestod ursprungligen av 25 ledamöter, ett stort antal i jämförelse med andra beredningar. Det stora antalet ledamöter ansågs nödvändigt då miljöfrågor berör många områden av samhällslivet och därför kräver ledamöter med olika kompetenser; främst framstående miljöforskare från olika discipliner. I samband med inrättandet tillsattes ett sekretariat samt ett särskilt arbetsutskott vars uppgift var att förbereda sammanträdena och lägga upp arbetet för beredningen. 2 Mellan 1950 och 1968 skedde allt större satsningar på miljövården i Sverige, och genom inrättandet av Miljövårdsberedningen ville regeringen markera att man tog miljövårdsfrågorna på allvar. 3 I sin roll som rådgivande organ åt regeringen hade och har beredningen i uppgift att arbeta för framtida lösningar på miljöfrågor. Genom att arrangera möten och seminarier ska beredningen fungera som ett forum där politiker och vetenskapssamhället diskuterar, analyserar och belyser dessa frågor. Beredningen ska också ta initiativ till utredningar om miljöfrågor, och har genom åren arbetat med en rad olika uppdrag. 4 Om arkivet Miljövårdsberedningens arkiv överlämnades 2003 till Riksarkivet av förvaltningsavdelningens arkiv- och biblioteksenhet på Regeringskansliet. Vid överlämnandet medföljde en reversal. Samtliga av de ursprungligen 180 volymerna på ca 13 hyllmeter hade getts ett löpnummer från Nationalencyklopedin, webbversionen, sökord: Miljövårdsberedningen [ ]; Miljövårdsberedningens webbsida > Presentation. 2 Från statsrådet Erik Holmqvists anförande vid Miljövårdsberedningens första sammanträde 2 september Från statsrådet Erik Holmqvists anförande vid Miljövårdsberedningens första sammanträde 2 september Riksdagens webbsida > Dokument och lagar > Utredningar > Kommittédirektiv > Kommittédirektiv 2011:2011:67 Tilläggsdirektiv till Miljövårdsberedningen (Jo 1968:A) - Miljöforskningsberedningen. 6

7 Ordnings- och förteckningsarbetet Här går jag igenom de olika momenten i ordnings- och förteckningsarbetet. De problem som uppstod under arbetets gång, främst vad gäller serieindelning av handlingarna, förklaras och diskuteras. Jag inledde detta ordnings- och förteckningsarbete med att ställa upp ett slags checklista, utformad efter Staffan Smedbergs Att ordna och förteckna arkiv. 5 Under själva inventeringen försökte jag särskilt uppmärksamma eventuella luckor i arkivbildningen, tidigare ordning, tidigare eventuella ordnings- och förteckningsarbeten av arkivet samt avgränsning av arkivet; rensning av material samt avgöra om det fanns handlingar från andra arkivbildare än Miljövårdsberedningen. Under arbetets gång har jag gjort två större inventeringar av arkivet, och efter varje inventering har jag sammanställt information om arkivets handlingar utefter min checklist samt gjort en preliminär förteckning. Förutom min checklist har jag naturligtvis haft hjälp av min handledare på Riksarkivet, Terese Lundin. Jag har också av haft hjälp av/varit tvungen att förhålla mig till reversalen. Eftersom arbetsgången har utgjorts av två större inventeringar har jag valt att göra två avsnitt av dem. Jag har ringt till arkiv- och biblioteksenheten på Regeringskansliet och frågat om tidigare ordnings- och förteckningsarbeten av Miljövårdsberedningens arkiv, men de kände inte till att några sådana fanns. Reversalen innehåller ingen förteckning över arkivet utan en grov indelning av volymerna under olika rubriker, löpnummer på volymerna samt vilka år volymerna spänner över. Första inventeringen Den första rubriken i reversalen heter Sammanträdesprotokoll och innehåller nio volymer med handlingar från Protokollen låg ordnade kronologiskt och efter det protokollsnummer de fått. Bland protokollen fanns även bilagor som rör sammanträdena. Efter denna följer rubriken Justeringar av sammanträdesprotokoll från Även här låg handlingarna ordnade kronologiskt och efter 5 Smedberg, Staffan (2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl. Saltsjö-Boo

8 protokollsnummer. Det var tydligt att samtliga av dessa handlingar hörde ihop. I min preliminära förteckning vid det här stadiet i inventeringen lade jag dessa handlingar under A protokoll. Under rubriken Diarier låg handlingar i nio volymer från Det skulle dock visa sig att det bara var en volym som innehöll ett diarium för dessa år samt två register till diariet för åren De övriga handlingarna utgjordes av diarieförd korrespondens för dessa år. Diariet och registren lades preliminärt under C diarier, medan den diarieförda korrespondensen lades under E. 6 Här kan man möjligen invända att dessa handlingar borde ligga under samma huvudavdelning då diariet fungerar som sökingång till just dessa handlingar. Under rubriken Korrespondens låg icke-diarieförd korrespondens i en volym från Denna lades också preliminärt under E. Hit fördes också Verksamhetsberättelser/årsredogörelser från Dessa är nämligen inte Miljövårdsberedningens egna verksamhetsberättelser utan inkomna sådana från organisationer och företag som troligen deltagit i sammanträdena anordnade av beredningen. Man kan naturligtvis ifrågasätta om dessa hör till beredningens arkiv överhuvudtaget. Detta kommer jag dock att diskutera mer utförligt i den sammanfattande diskussionen för detta kapitel. Rubriken Bakgrundsmaterial till sammanträden innehöll 21 volymer från Häri låg PM, korrespondens, minnesanteckningar från sammanträdena, pressklipp, enstaka rapporter och undersökningar, mm. Materialet låg ordnat efter protokollsnumren till sammanträdesprotokollen (se ovan). Dessa handlingar förde jag preliminärt till F-avdelningen. Sammanträden med Miljövårdsberedningen på 66 volymer från innehöll även det samma typ av bakgrundsmaterial till sammanträdena, och därför valde jag att lägga dessa under samma serie som bakgrundsmaterialet under F. Handlingar rörande FNkonferensen i Stockholm 1972 lade jag i det här stadiet av inventeringen i serien rörande sammanträden under F. Rubriker i reversalen som fördes till F-avdelningen under egna serierubriker var Handlingar rörande 1971 års miljövårdsenkät, Handlingar rörande världsmiljödagen och Handlingar rörande miljövårdsutbildningen Samtliga av dessa rubriker innehöll handlingar som rörde olika projekt/arbetsuppdrag som Miljövårdsberedningen varit involverade i och därför var det motiverat att lägga dem i separata F-serier. Reflektioner efter första inventeringen Efter att den första inventeringen var klar stod det klart för mig att detta arkiv till stor del innehöll handlingar upprättade av andra arkivbildare än Miljövårdsberedningen. Detta diskuterar jag mer utförligt under den sammanfattande diskussionen 6 Se Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s

9 för detta kapitel. Det stod även klart att i det fanns en rad olika handlingstyper i volymerna med handlingar rörande Miljövårdsberedningens sammanträden. Eftersom materialet i dessa volymer kan kopplas till en specifik händelse eller process, nämligen sammanträdet, vore det olämpligt att dela in det i olika serier. Istället har jag valt att upplysa om vilka handlingstyper som finns i de volymer som rör sammanträdena i de allmänna serieanmärkningarna. Mitt största problem efter den första inventeringen var hur jag skulle göra med serieindelningen av de volymer med handlingar som på något sätt rörde sammanträden. Uppenbarligen slutade man att föra protokoll vid sammanträdena från och med 1986, alternativt finns de inte bevarade från åren Här kände jag mig något tvingad av allmänna arkivschemat att dela upp handlingar som egentligen rör samma typ av händelse eller process på olika serier. Nu är detta inget enormt stort arkiv så jag tror inte att det vållar användaren några större söksvårigheter, men rent proveniensmässigt hade jag velat lägga samtliga handlingar som rör sammanträden i samma serie. Efter denna första inventering fanns ett antal rubriker i reversalen vars serieindelning jag var osäker på. Jag gick därför igenom dessa volymer ännu en gång i en andra inventering. Andra inventeringen Den första rubriken i reversalen som jag gick igenom ännu en gång var Handlingar rörande miljövårdsberedningen på fyra volymer från I en av de fyra volymerna låg handlingar som rörde Miljövårdsberedningens organisation. Dessa handlingar gjorde jag en egen serie av under F. I övrigt bestod handlingarna i dessa volymer till stor del av dubbletter av handlingar i Bakgrundsmaterial till sammanträden som rensades bort. Det fanns dock handlingar häri som kunde anföras till bakgrundsmaterialet för sammanträdena. Efter detta återstod en mängd handlingar som rörde sammanträden utan protokolls- och sammanträdesnummer samt handlingar som inte kunde anföras till ett specifikt sammanträde eller arbetsuppdrag för Miljövårdsberedningen. Dessa handlingar lade jag i en övrig-serie under F. Till sist fann jag handlingar som rörde ett specifikt uppdrag, nämligen en inbjudan från UNEP till jordbruksministern Anders Dahlgren att skriva en artikel i en av deras tidsskrifter. Dessa handlingar lade jag således i en egen serie under F. I volymerna med löpnumren 178, 179 och 180 låg handlingar som rörde olika sammanträden. I båda volymer låg bland annat handlingar som rör ett sammanträde om den så kallade Brundtlandsrapporten samt handlingar rörande en konferens i Bergen Sammanträdet med nummer 94 rör också denna Brundtlandsrapport - dessa sammanträden var förberedande inför Bergenkonferensen dock fanns inget nummer för handlingarna i volym 178. För att inte bryta ordningen i serien F1A i min förteckning med handlingar ordnade efter sammanträdesnummer 9

10 så tvingades jag därför att föra dessa handlingar till serien F1B, hit förde jag även handlingarna rörande konferensen som också saknade ett nummer. I övrigt låg häri handlingar som kunde anföras till sammanträden med nummer samt handlingar som rörde sammanträde nummer 111, som av någon anledning inte lagts tillsammans med de övriga numrerade sammanträdena. I volym 179 låg två rapporter vars kontext/sammanhang är oklart, därför förde jag dem till övrigt-serien under F. Den sista rubriken som jag gick igenom ännu en gång var Handlingar rörande olika miljöfrågor på tre volymer. Trots att det bara rörde sig om tre volymer tog detta en hel del tid i anspråk. Som jag misstänkte fanns det en stor del dubbletter i dessa volymer till handlingarna i bakgrundsmaterial till sammanträden, och efter en noggrann genomgång rensades dessa bort. Det fanns dock även handlingar som kunde föras till detta bakgrundsmaterial samt handlingar som rörde ett sammanträde utan nummer som således fördes till serien F1B i min förteckning (se diskussionen nedan). Reflektioner efter andra inventeringen I slutändan hamnade handlingarna som låg under reversalrubriken Handlingar rörande miljövårdsberedningen under fyra olika serierubriker i min förteckning. Den som har arkivlagt dessa handlingar verkar inte ha bemödat sig att kolla upp vad som redan fanns i arkivet med tanke på alla dubbletter. Att de handlingar som inte kunde anföras till ett specifikt sammanträde eller arbetsuppdrag fanns i just dessa volymer och att handlingar som rör klart skilda saker låg ihopklumpade på detta vis tycker jag vittnar om en bristande arkivhantering. Detsamma kan sägas angående Handlingar rörande olika miljöfrågor. Problemen med handlingarna rörande sammanträden kvarstod och utökades efter den andra inventeringen. Det bakgrundsmaterial till sammanträdena, som till sist hamnade i serie F1A (se arkivförteckningen), hade getts protokollsnummer fram till 1986, och sammanträdesnummer från Under den andra inventeringen upptäckte jag så handlingar som också rörde sammanträden som Miljövårdsberedningen deltagit i men som saknade protokolls- och eller sammanträdesnummer. Jag funderade länge på hur jag skulle försöka lägga in dessa handlingar/volymer bland dem med nummer. Eftersom de numrerade sammanträdena låg ordnade kronologiskt och efter nummer så fann jag detta svårt att göra utan att bryta den ordning som redan fanns. Det gick heller inte att avgöra hur de onumrerade sammanträdena skilde sig från de numrerade, förutom själva numreringen. Jag såg ingen riktigt bra lösning på detta problem, vilket också avspeglar sig i de snarlika rubrikerna på serierna F1A och F1B, men för att inte bryta den ordning som fanns beslöt jag till sist att lägga handlingarna som rör onumrerade sammanträden i en egen underserie F1B. 10

11 Reflektioner efter ordnings- och förteckningsarbetet Under mitt ordnings- och förteckningsarbete har jag, som avsnitten ovan tar upp, stött på en rad olika mindre och större problem. De större, övergripande problemen som kan sägas ha en arkivteoretisk karaktär ser jag som tre stycken: liten kunskap om arkivbildaren; många arkivbildare, och allmänna arkivschemat. Av utrymmes- och tidsskäl har jag valt att fördjupa mig i problematiken med den bristfälliga kunskapen om arkivbildaren och att förteckna enligt allmänna arkivschemat i följande kapitel, och att diskutera problemet med de olika arkivbildarna mer övergripande här. Miljövårdsberedningens arkiv består till stor del av handlingar från andra arkivbildare. Hur ska man ställa sig till detta? I Smedberg kan vi läsa att Handlingar som tillhör andra arkiv skall så snart som möjligt avsöndras. 7 Då Miljövårdsberedningen viktigaste uppdrag har varit att anordna sammanträden där många olika parter har varit involverade har det resulterat i ett arkiv där vi finner handlingar från många olika arkivbildare som rör dessa sammanträden. Är det då verkligen klokt att börja dela upp detta material på grund av en provenienspricip som vill skilja på handlingar eftersom de är producerade av olika organisationer, myndigheter, företag eller personer? Man kanske snarare ska se på det som att Miljövårdsberedningen faktiskt har gett upphov till att dessa handlingar överhuvudtaget tillkommit genom att anordna dessa sammanträden. Väljer man det senare synsättet är det naturligt att handlingar från andra arkivbildare i detta fall finns i Miljövårdsberedningens arkiv. Här, anser jag, måste man se till den aktivitet som gett upphov till handlingarnas tillkomst som ett övervägande skäl till att hålla dem samman i ett och samma arkiv, oavsett vem som är arkivbildare. Detta finner man också delvis stöd för i Smedberg, även om det i detta fall kanske rör sig om mer än bara arkivfragment: Arkivfragment och mycket små arkiv, som härrör från arkivbildare som haft anknytning till verksamheten, kan förtecknas tillsammans med arkivet. 8 I någon mening kan dessa handlingar möjligen betraktas som inkomna till Miljövårdsberedningen, och är de det tillhör de beredningens arkiv. Det är dock inte helt lätt att avgöra om de faktiskt är inkomna då de inte är diarieförda. Detta 7 Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s

12 problem ser jag som relaterat till den bristfälliga kunskapen om arkivbildaren och arkivläggningen. 12

13 Problematisering av ordnings- och förteckningsarbetet De problem som jag har upplevt under detta ordnings- och förteckningsarbete bottnar till stor del i den bristfälliga kunskap jag har om arkivbildaren och om själva arkivläggningen. Här diskuteras dessa problem med utgångspunkt i litteratur om ordnings- och förteckningsprinciper. Syftet med att ordna och förteckna arkiv Handlingar är processbunden information. Genom handlingar bör man kunna återskapa de sammanhängande arbetsprocesser som genererat dem. Handlingar är rester av faktiska händelser, inte efterhandskonstruktioner eller berättelser om dem. De är också spår av aktörers handlande, som alltså också kan återskapas genom dem. 9 Handlingarnas skapelsekontext är avgörande för att vi ska kunna förstå dem. De har en stödjande funktion i förhållande till arbetsprocesser, ute i organisationerna. Funktionen kan dock förändras med tiden beroende på sammanhang och i vilket stadie de befinner sig i, det vill säga om de fortfarande används i verksamheten eller om de har avställts för arkivering. 10 Ett arkiv som är ordnat och förtecknat bör spegla en verksamhets organisation och dess aktiviteter. Detta är avgörande för återsökningsmöjligheterna i arkivet. 11 Vid förtecknandet ska arkivet avgränsas mot andra arkiv. 12 Arkivets ordning bör även syfta till att underlätta informationssökningen för användaren. 13 Arkivförteckningen har dock begränsningar som sökväg till arkivet. Ofta har man stor nytta av arkivbildarens egna söksystem, som diarier och register. 14 De samband som finns mellan handlingarna ute i verksamheten måste i möjligaste mån bibehållas när de arkiveras. Genom att tydliggöra den ursprungliga logiska ordningen mellan 9 Thomassen, T. ( 2001), A first introduction to archival science, s ; Gränsström, C. m.fl. (1992), Arkivlagen: Bakgrund och kommentarer, 1.uppl., s Thomassen, T. ( 2001), A first introduction to archival science, s Thomassen, T. ( 2001), A first introduction to archival science, s ; Åkerfeldt, A. (2008) När gamla arkivprinciper blir som nya, s Gränsström, C. m.fl. (1992), Arkivlagen: Bakgrund och kommentarer, 1.uppl., s Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s Gränsström, C. m.fl. (1992), Arkivlagen: Bakgrund och kommentarer, 1.uppl., s

14 handlingarna är tanken att man utifrån arkivet ska kunna skapa sig en bild av den arkivbildande verksamheten. 15 Under ett ordnings- och förteckningsarbete bör man i serieindelningen ta sikte på att föra samman grupper av handlingar med ett innehållsmässigt eller processuellt samband. Serierna är resultatet av arkivbildningen med syftet att de ska vara sökbara på ett visst sätt för arkivbildaren. Ibland talar man dock om äkta serier mellan vilka det finns en given ordning och serier skapade i efterhand av arkivarien. 16 Serieindelningen blir i många fall en förteckningsfråga, inte en fråga om arkivets ursprungliga struktur. 17 Serierna redovisas i arkivets förteckning, och här bör man lyfta fram de inbördes förhållanden som finns mellan serierna. 18 Diskussion Att finna information om Miljövårdsberedningen har visat sig vara svårt. Jag har ringt till Regeringskansliet och Miljödepartementet i jakt på mer information om beredningen, utan framgång. Det lilla jag vet om denna beredning kommer från deras egen hemsida, regeringskansliets hemsida, nationalencyklopedin och förstås det jag kan säga om den utifrån det arkiv som jag nu har förtecknat. Att jag saknar mer detaljerad kunskap både om själva Miljövårdsberedningen och om hur arkivet har ordnats och byggts upp påverkar naturligtvis hur förteckningen har utformats. Arkivet som spegel av Miljövårdsberedningen Hade jag haft mer detaljerad kunskap om arkivbildarens verksamhet och organisation hade förmodligen en del frågetecken lösts under förteckningsarbetet. Jag tänker närmast på varför det saknas sammanträdesnummer för vissa sammanträden och vad sammanträdesnumren egentligen betyder. Är det möjligen så att sammanträden med nummer är sådana som anordnats av Miljövårdsberedningen och att de sammanträden som beredningen har medverkat i som inte har något nummer är anordnade av någon annan organisation? Detta är väldigt svårt att avgöra, och det avspeglar sig också i de snarlika rubrikerna för F1A och F1B i förteckningen. Den bristfälliga kunskapen gör det svårt att avgöra hur pass väl ordningen och förteckningen av detta arkiv reflekterar Miljövårdsberedningens faktiska organisation och verksamhet. Vilken forskningspotential har detta arkiv? Jag har pratat om bristfällig kunskap om arkivbildaren, men naturligtvis kan kunskapen om Miljövårdsberedningen utökas genom att studera arkivets handlingar mer noggrant, något som jag ty- 15 Thomassen, T. ( 2001), A first introduction to archival science, s. 383; Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s. 6; 10; Johansson, B. (1994), Ursprunglig och annan ordning, s. 39; Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s

15 värr inte haft tid över att göra. Utifrån det material som rör sammanträdena bör man kunna skapa sig en bild av vilka miljöfrågor som var på tapeten mellan samt bakgrunden till de miljöpolitiska beslut som togs under samma period. Tyvärr finns som sagt inga protokoll bevarade från sammanträdena mellan , alternativt slutade man att föra protokoll efter 1986, vilket gör det svårare att återskapa vad som diskuterades. Det är märkligt att det inte finns någon sorts sammanställning över beredningens medlemmar, förutom för 1968 och Detta är något som borde och kan lyftas fram ur detta arkiv; beredningens sammansättning och hur den har skiftat över åren. I sammanträdesprotokollen från samt inbjudan till sammanträdena kan man få en bild över vilka som har suttit med i beredningen och vilka som har deltagit i sammanträdena. Ursprunglig ordning och serieindelning Det finns till min kännedom inget tidigare ordnings- och förteckningsarbete av Miljövårdsberedningens arkiv, även om reversalen givetvis vittnar någon slags ordning i arkivet. Med denna utgångspunkt samt den bristfälliga kunskapen om Miljövårdsberedningen har sambandet mellan handlingarna inte alltid varit helt lätt att avgöra. För en stor del av handlingarna fanns trots allt en tydlig, logisk ordning, nämligen för majoriteten av de handlingar som rör sammanträden. Både protokollen och det mesta av bakgrundsmaterialet till sammanträdena låg ordnat tillsammans och efter nummer. Dessa handlingar kan till stor del betecknas som äkta serier, som ett resultat av arkivbildningen. Jag har dock fått skapa serier i efterhand. Som exempel har vi handlingarna som jag förde till en övrig-serie under F8 dit jag förde handlingar som inte kunde anföras till något specifikt sammanträde eller arbetsuppdrag, och serien F1B med handlingar rörande sammanträden utan nummer. Överlag fanns det mycket dubbletter av handlingar i volymerna, särskilt i de volymer som avställts under de sista åren. I dessa senare volymer låg också de handlingar som inte kunde anföras till ett specifikt sammanträde eller arbetsuppdrag. Detta säger något om hur arkivets har tagits om hand under årens lopp, och troligen att de som skött arkivet under slutet inte har haft särskilt god uppfattning om vad som fanns i arkivet och möjligen hur det var uppbyggt och ordnat från början. Det som vållat mig störst huvudbry vad gäller serieindelningen är de handlingar som rör miljövårdsberedningens sammanträden. Dessa handlingar hamnade i min förteckning under olika huvudavdelningar A och F - och i tre olika serier A1, F1A och F1B trots att detta är handlingar som är kopplade till samma typ av process eller händelse; sammanträdet och således hör samman proveniensmässigt. Detta problem ser jag därför som relaterat till att ordna och förteckna enligt all- 15

16 männa arkivschemat. Smedberg säger förvisso att Det strider mot strukturprincipen att anpassa arkivläggningen efter förteckningsplanen. 19 Vilken alternativ lösning hade man då kunnat tänka sig på den serieindelning jag har valt? Lars Brolén diskuterar i artikeln Om redovisning av seriers innehåll att arkivbildaren inom sina respektive verksamhetsområden har ett eller flera objekt. Exempelvis är sjukvårdens objekt patienten, men också verksamheten i sig kan vara ett objekt. 20 Handlingar som dokumenterar arkivbildarens verksamhet med detta objekt bör föras samman, oavsett om det rör sig om för typ av handlingar. 21 Vidare diskuterar Brolén huruvida protokoll bör placeras i en dossié eller inte. Hans mening är att om protokollet rör flera skilda objekt för verksamheten ska det läggas för sig, annars tillsammans med övriga handlingar som rör objektet. 22 I mitt fall kan man enligt Broléns exempel betrakta sammanträdet som ett objekt. Handlingar som rör sammanträden bör, oavsett typ, föras samman i arkivet. Broléns diskussion om protokoll är särskilt relevant för min del. Sammanträdesprotokollen kan sägas röra ett objekt, och bör sålunda föras samman med övriga handlingar som rör samma objekt(sammanträdet). En alternativ serieindelning till den jag har valt hade möjligen varit att lägga bakgrundsmaterialet till sammanträdena i en underserie under avdelning A protokoll som bilagor till sammanträdesprotokoll. Problemen med en sådan lösning är dock flera som jag ser det. För det första skulle en sådan serieindelning resultera i en uppdelning av bakgrundmaterialet till sammanträdena. Som redan nämnts slutade man troligen att föra protokoll vid sammanträdena efter 1986, vilket innebär att man inte skulle kunna lägga bakgrundsmaterialet mellan som bilagor till sammanträdesprotokollen. Jag har också reversalen att ta hänsyn till som någon form av ursprunglig ordning vari man har skiljt protokollen och bakgrundsmaterialet åt. Att lägga en del av bakgrundsmaterialet som bilagor till protokollen anser jag dessutom vara en mindre bra lösning ur användarhänseende. Jag anser att serierubriken i min förteckning, handlingar rörande sammanträden, ger tydligare information om vad handlingarna rör än den alternativa serierubriken bilagor till sammanträdesprotokoll. Vad gäller serieindelningen av handlingar som rör sammanträden har det varit problematiskt att ordna och förteckna enligt allmänna arkivschemat. På grund av uppdelningen av dessa handlingar på olika huvudavdelningar i förteckningen blir sambandet mellan handlingarna otydligt för användaren. Istället har jag fått tydliggöra detta samband i arkivbeskrivningen. Förteckningens kanske viktigaste funktion är ju att vara en sökväg till arkivets handlingar. Vad gäller arkivbildarens egna 19 Smedberg, S. ( 2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl., s Brolén, L. ( 2003), Om redovisning av seriers innehåll, s Brolén, L. ( 2003), Om redovisning av seriers innehåll, s Brolén, L. ( 2003), Om redovisning av seriers innehåll, s

17 sökvägar har vi som sagt ett diarium och register till detta diarium. Diariet täcker dock endast åren , och antalet diarieförda handlingar är förhållandevis få. Med detta sagt tror och hoppas jag att återsökningsmöjligheterna i arkivet ändå är relativt goda, framförallt eftersom det är ett förhållandevis litet arkiv. 17

18 Sammanfattning Denna PM beskriver och problematiserar ordnandet och förtecknandet av Miljövårdsberedningens arkiv Arkivet utgörs till största delen av handlingar som rör de sammanträden som denna beredning har deltagit i, men innehåller även handlingar som rör olika arbetsuppdrag samt enstaka handlingar som rör Miljövårdsberedningens organisation. Den information jag har lyckats få fram om Miljövårdsberedningen och dess verksamhet är mycket knapphändig. Inget tidigare ordnings- och förteckningsarbete har heller gjorts av arkivet. Detta har legat som grund till många av de problem som har uppstått under arbetets gång. I den avslutande delen diskuteras vilka svårigheter denna problematik har skapat samt vilka svårigheter jag har upplevt med att förteckna enligt allmänna arkivschemat. Här görs även ett försök till värdering av arkivet som informationskälla till Miljövårdsberedningen och dess verksamhet. 18

19 Käll- och litteraturförteckning Otryckt material Arninge, Riksarkivet Miljövårdsberedningen AI:1, Statsrådet Erik Holmqvists anförande vid Miljövårdsberedningens första sammanträde 2 september Tryckt material Brolén, Lars (2003), Om redovisning av seriers innehåll, Arkiv, samhälle och forskning, 2003:2, s Gränström, Claes, Lennart Lundquist & Kerstin Fredriksson (1992), Arkivlagen: Bakgrund och kommentarer. 1.uppl. Stockholm: Publica. Johansson, Bertil (1994), Ursprunglig och annan ordning, Arkiv, samhälle och forskning, 1994:2, s Smedberg, Staffan (2008), Att ordna och förteckna arkiv. 8.uppl. Saltsjö-Boo Thomassen, Theo, A first introduction to archival science, Archival Science 1, 2001, s Åkerfeldt, Anders (2008), När gamla arkivprinciper blir som nya, Arkiv, samhälle och forskning, 2008:2, s Nationalencyklopedin. webbversionen, URL: [ ]. Miljövårdsberedningens webbsida. URL: [ ]. Riksdagens webbsida. URL: [ ]. 19

20 20