Anvisning om små upphandlingar. upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet

Transkript

1 Anvisning om små upphandlingar upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet

2 2 Översättning Inledning Denna anvisning gäller upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet, dvs. små upphandlingar. Vid upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet enligt upphandlingslagen bör man följa denna anvisning, förpliktelserna inom övrig lagstiftning och principerna för god förvaltning. Förvaltningslagens, kommunallagens samt EG-fördragets principer om öppenhet, likabehandling och ickediskriminerande bemötande samt proportionalitet gäller alla upphandlingar oavsett tröskelvärde. Separata anvisningar har utarbetats för upphandlingar som överstiger tröskelvärdet. 1. Beslutanderätt i upphandlingsärenden Upphandlingsbeslutet fattas och upphandlingskontraktet sluts av det organ eller den tjänsteinnehavare som fått beslutanderätt i upphandlingsärenden genom förvaltningsstadgan eller genom ett annat förvaltningsbeslut (t.ex. befogenhetsregelverk) baserat på den. 2. Tillämpningsområde för upphandlingsanvisningen Anvisningen om små upphandlingar tillämpas på upphandlingar av varor och tjänster vars totala skattefria värde understiger det nationella tröskelvärdet, dvs euro, och som inte omfattas av det gällande upphandlingskontraktet upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster vars totala värde understiger det nationella tröskelvärdet, dvs euro upphandlingar av byggentreprenader vars värde understiger det nationella tröskelvärdet, dvs euro. 3. Beräkning av det uppskattade värdet av en upphandling Innan en upphandling konkurrensutsätts bör man utreda upphandlingens uppskattade värde. Genom att beräkna det uppskattade värdet utreder man vilka bestämmelser som tillämpas på upphandlingen i fråga. Vid beräkning av upphandlingens värde ska som grund för beräkningen användas den totala ersättning som ska betalas till leverantören, exklusive mervärdesskatt, under hela avtalsperioden ska eventuella options- och förlängningsklausuler som ingår i upphandlingen samt provisioner och övriga avgifter som ska betalas till kandidater eller anbudsgivare beaktas ifall det är fråga om en gemensam upphandling mellan flera upphandlande enheter, är upphandlingens uppskattade värde det sammanlagda värdet av alla enskilda delkontrakt vid tidsbundna kontrakt bör vid beräkningen av det uppskattade värdet användas hela kontraktsperiodens totalvärde samt totalvärdet under optionstidens giltighet vid upphandlingskontrakt som gäller tillsvidare används värdet för 48 månader när det gäller ramavtal ska det uppskattade värdet beräknas utifrån det totala värdet av samtliga planerade upphandlingar under ramavtalets löptid. Fastän små upphandlingar i princip inte kan föras till marknadsdomstolen för behandling hör ärenden som gäller att bryta ned och dela upp upphandlingar på konstgjord väg samt att undvika att tillämpa lagen till marknadsdomstolens befogenhet. Ofta återkommande upphandlingar vars enskilda värde understiger det nationella tröskelvärdet, men vars sammanräknade värde klart överstiger tröskelvärdet under räkenskapsperioden, bör konkurrensutsättas på en gång som en större helhet genom att utnyttja ramavtal i enlighet med upphandlingslagen.

3 3 4. Användning av avtalsleverantörer Innan upphandlingsprocessen inleds bör man kontrollera om någon annan av kommunens avdelningar har konkurrensutsatt produkten/tjänsten i fråga eller om kommunen ingått ett avtal med KL- Kuntahankinnat Oy angående denna upphandling. Ifall någon av kommunens avdelningar redan har konkurrensutsatt varan eller tjänsten som ska upphandlas eller man ingått ett avtal med KL- Kuntahankinnat Oy, görs beställningen direkt på basis av avtalet. Beställningen görs per e-post eller på ett annat dokumenterbart sätt. Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för upphandlingskontrakt som sluts under en viss tidsperiod (max. 4 år) såsom priser, rabattvillkor, leveransvillkor och beställningsförfaranden. Upphandlingen ska göras i enlighet med de fastställda villkoren. Endast i undantagsfall och av motiverade skäl kan upphandlingar göras utanför avtal. Orsaken till undantaget kan exempelvis vara att varan eller tjänsten inte finns att få av andra leverantörer eller att man vill fortsätta en enskild kunds vård- eller klientförhållande utan avbrott då ett avbrytande av vårdrelationen skulle förorsaka oskäliga hälso- eller vårdolägenheter. 5. Genomförande av små upphandlingar 5.1 Upphandlingar av varor vars värde understiger euro och upphandlingar av tjänster vars värde understiger euro När det är fråga om en upphandling av varor vars värde understiger euro eller en upphandling av tjänster vars värde understiger euro och varan eller tjänsten inte finns att få av en avtalsleverantör, kan upphandlingen göras som direktupphandling utan egentlig konkurrensutsättning på ett så totalekonomiskt fördelaktigt sätt som möjligt. Inget skriftligt beslut och ingen upphandlingsanmälan behövs för en upphandling vars värde understiger euro. För en tjänsteupphandling vars värde är euro görs beslutet i enlighet med vad som beskrivs i punkt 12. Beställningarna ska göras skriftligt (e-post, fax eller internet) för att de överenskomna beställnings- och övriga kommersiella villkoren ska kunna dokumenteras. 5.2 Upphandlingar av varor vars värde är euro och upphandlingar av tjänster vars värde är euro Ifall upphandlingen inte kan göras med en avtalsleverantör, ska följande förfarande tillämpas: En anbudsförfrågan skickas samtidigt till minst 3 5 kända leverantörer per e-post, post eller fax. Anbudsgivarna ska med hänsyn till upphandlingens art reserveras en skälig tid för lämnande av anbud, t.ex. 1 2 veckor. Anbuden ska lämnas per e-post, post eller fax. Innehållet i anbudsförfrågan beskrivs noggrannare i punkt 8. Ifall det är fråga om en varuupphandling, bör detta annonseras på kommunens webbplats samtidigt som anbudsförfrågan skickas. Ett upphandlingsbeslut fattas. Av beslutsgrunderna bör framgå åtminstone vilket upphandlingsförfarande som använts, av hur många företag anbud har begärts, vem som lämnat anbud och vilket anbud som vunnit samt motiveringar. Till beslutet bifogas anvisningar om upphandlingsrättelse och rättelseyrkande. Beställningarna ska göras skriftligt (e-post, fax, internet) för att de överenskomna beställningsvillkoren ska kunna dokumenteras. Upphandlingsbeslutet och upphandlingsavtalet beskrivs noggrannare i punkt 12.

4 4 Om särskilda skäl föreligger kan man även låta bli att konkurrensutsätta en upphandling under euro genom att genomföra en s.k. direktupphandling. När särskilda skäl övervägs bör man observera att principen om jämlikhet och icke-diskriminering i regel kräver att en upphandling konkurrensutsätts. Förhandlat förfarande och direktupphandling kan också komma i fråga då en sedvanlig konkurrensutsättning med tanke på projektets särskilda kvalitet eller ringa omfattning inte är motiverad, till exempel då man skaffar tilläggsutrustning eller en reservdel till en viss maskin eller anordning som endast säljs av maskinens eller anordningens importör och ingen annan motsvarande tilläggsutrustning eller reservdel passar. Då sådana särskilda skäl åberopas bör ett skriftligt upphandlingsbeslut alltid fattas om upphandlingen. Av beslutet bör framgå varför upphandlingen inte konkurrensutsätts. 5.3 Upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster vars värde understiger euro Vid dessa upphandlingar iakttas samma eurogränser, principer och förfaringssätt som vid upphandlingar av varor och tjänster som understiger det nationella tröskelvärdet. 5.4 Byggentreprenader vars värde understiger euro De minsta entreprenaderna och arbetena skaffas i första hand direkt av de konkurrensutsatta avtalsleverantörerna. Beställningarna som grundar sig på avtal bör dokumenteras. Beslut om entreprenader vars värde är euro och som inte kan skaffas av en avtalsleverantör fattas i enlighet med vad som beskrivs i punkt 12. Vid entreprenader vars värde är minst euro och en avtalsleverantör inte är tillgänglig: En skriftlig anbudsförfrågan skickas till minst 3 5 entreprenörer. Till anbudsförfrågan bifogas en blankett med vilken anbudsgivarna ska bekräfta att de skött alla sina lagstadgade förpliktelser (se punkt 5.5). Ett upphandlingsbeslut fattas. Av beslutsgrunderna bör framgå åtminstone vilket upphandlingsförfarande som använts, av hur många företag anbud har begärts, vem som lämnat anbud och vilket anbud som vunnit samt motiveringar. Till beslutet bifogas anvisningar om upphandlingsrättelse och rättelseyrkande. Samtidigt som anbudsförfrågningarna skickas ut bör information om entreprenadanbudsförfrågan sättas ut på kommunens webbplats. När upphandlingsbeslutet vunnit laga kraft bör ett kontrakt om upphandlingen slutas. Kontraktet beskrivs noggrannare i punkt Utredningar som krävs av anbudsgivarna enligt beställaransvarslagen Lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft förpliktar den som beställer ett arbete att utreda sin avtalsparts förmåga att sköta de lagstadgade förpliktelserna. Lagens förpliktelser bör beaktas då upphandlingen görs och bereds. Kontrakt vars värde understiger euro faller utanför lagens tillämpningsområde. Utredningar som krävs enligt beställaransvarslagen är: Utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och registret över mervärdesskattskyldiga enligt mervärdesskattelagen samt i arbetsgivarregistret, ifall lagstiftningen kräver detta Utdrag ur handelsregistret Intyg över betalda skatter Intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt betalda pensionsförsäkringsavgifter

5 5 Utredning om anlitande av hyrd arbetskraft och underleverantörer Utredning om vilket kollektivavtal/vilka centrala anställningsvillkor som ska tillämpas på arbetet. Intygen och utredningarna får vara högst 3 månader gamla. Om avtalsförhållandet pågår i över 12 månader, bör avtalsparten leverera uppdateringar av ovan nämnda utredningar var 12:e månad. 6. Upphandlingsförfaranden vid små upphandlingar 6.1 Öppet förfarande Vid öppet förfarande är antalet anbudsgivare inte begränsat. Alla som är intresserade kan lämna ett anbud. Ifall öppet förfarande används vid små upphandlingar, publiceras en upphandlingsannons på kommunens webbplats och i den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling HILMA. 6.2 Selektivt förfarande Vid selektivt förfarande ombeds minst 2 5 leverantörer, som på förhand bedöms vara bra och tillförlitliga, lämna anbud utan offentlig annonsering. 6.3 Förhandlat förfarande Vid små upphandlingar kan förhandlat förfarande användas i de fall då det finns flera alternativ för att lösa upphandlingsbehovet. Upphandlingsprocessen i huvuddrag: Upphandlingsbehovet och målen med upphandlingen fastställs som grund för förhandlingarna. Vid behov görs en marknadskartläggning av de eventuella leverantörerna. Förhandlingar om alternativa sätt att genomföra upphandlingen förs t.ex. per telefon eller per e- post (med minst tre lämpliga leverantörer). Anbudsgivarnas uppgifter dokumenteras eller Skriftliga anbud som överensstämmer med det valda genomförandealternativet begärs av leverantörerna. Ett motiverat skriftligt upphandlingsbeslut fattas utgående från det ovan anförda. Beslutet jämte anvisningar om upphandlingsrättelse och rättelseyrkande delges sakägarna. 7. Innehållet i anbudsförfrågan Åtminstone följande uppgifter bör framgå av anbudsförfrågan: Beskrivning av upphandlingen (minimikrav för upphandlingsföremålet, potentiella upphandlingsmängder/uppskattning) Typ av upphandlingsförfarande som använts (öppet, selektivt, förhandlat) Upphandlingen understiger det nationella tröskelvärdet Krav som ställs på anbudsgivarens behörighet och förteckning över utredningar som krävs för att konstatera behörigheten Tidsfrist för lämnande av anbud Adress till vilken anbudet ska skickas Urvalskriterium och jämförelsegrunder för anbudet Anbudsgivarens e-postadress, ifall elektronisk delgivning av beslutet används Omnämnande om att ett för bägge parter bindande upphandlingskontrakt uppstår först då det undertecknas eller om inget separat kontrakt sluts (gränsvärden i euro) då beställningen har gjorts på ett dokumenterbart sätt Omnämnande om att beställningen kan göras då upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft.

6 6 Dessutom ska sådana kommersiella och övriga villkor som har betydelse för lämnandet av anbudet framgå av anbudsförfrågan. Sådana är till exempel: Betalningsvillkor (i allmänhet 30 dagar netto) Dröjsmålspåföljder (högst enligt räntelagen) Möjlighet att använda elektronisk fakturering Leveranstid Leveransvillkor Leveransadress Allmänna avtalsvillkor som ska tillämpas (JYSE varor 2009, JYSE tjänster 2009, YSE 1998, JIT 2007 osv.). 8. Anbudstid Anbudsgivarna ska med hänsyn till upphandlingens art reserveras en skälig tid för lämnande av anbud (i allmänhet minst 1 2 veckor). Anbuden kan skickas per post, e-post eller fax. 9. Annonsering/information om upphandlingar Annonsering/information om små upphandlingar bör ske skriftligt. Anbudsförfrågan skickas per post, e- post eller fax direkt till anbudsgivaren. Då öppet anbudsförfarande används annonseras anbudsförfrågan alltid på kommunens webbplats. Ifall anbudsförfrågan annonseras i den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling HILMA, bör den alltid också annonseras på kommunens webbplats. 10. Jämförelsegrunder och kvalitetsfaktorer vid små upphandlingar Bedömningsgrunder för upphandlingen kan vara totalekonomisk fördelaktighet eller lägsta pris. Om lägsta pris har uppgetts som bedömningsgrund för upphandlingen, får inga andra bedömningsgrunder användas. Om man vill koppla kvalitet och dylika faktorer till det lägsta priset, bör minimikraven för den vara eller tjänst som ska upphandlas beskrivas i anbudsförfrågan som absoluta krav (kvalitet och övriga egenskaper samt övriga centrala omständigheter i anslutning till upphandlingen såsom betalningstid, leveransvillkor). Det anbud som har det lägsta priset bland dem som uppfyller minimikraven i anbudsförfrågan vinner anbudstävlingen. Om totalekonomisk fördelaktighet används som bedömningsgrund för upphandlingen, bör man i anbudsförfrågan definiera tydliga och mätbara/bedömningsbara jämförelsegrunder för anbuden och utifrån dem besluta om upphandlingen. Andra grunder får inte användas. Jämförelsegrunder kan vara t.ex. pris, kvalitet, betalningsvillkor, leveransvillkor, leveranstid, möjlighet till elektronisk beställning, möjlighet till elektronisk fakturering, användarutbildning/användarhandledning, installering, tjänsteleverantörens erfarenhet av liknande arbete, tjänsteleverantörens utbildningsbakgrund, garantiinnehåll, garantitid, rapportering, kostnadsanalys av produktens livscykel, servicekostnader, svarstid för servicen, garanterad leveranstid för reservdelar och beaktande av miljöaspekter (obs. listan är inte fullständig). Vid små upphandlingar kan jämförelsegrunderna och urvalskriterierna viktas/poängsättas eller jämförelsegrunderna kan anges i prioritetsordning. Jämförelsegrunderna och deras viktning eller prioritetsordning måste anges i anbudsförfrågan. Jämförelsegrunderna får inte vara diskriminerande. Eftersom enkla och kostnadseffektiva förfaranden är att föredra vid små upphandlingar bör upphandlingens jämförelse- och bedömningsgrunder, nödvändiga handlingar och övriga faktorer ställas i relation till upphandlingens art och totala värde.

7 7 11. Bedömning av anbudsgivarens behörighet vid små upphandlingar Vid små upphandlingar är det begrundat att i upphandlingsförfarandet inkludera en bedömning av anbudsgivarnas behörighet. Ifall upphandlingen är brådskande och uppgifterna om potentiella leverantörer och deras kompetens är bristfälliga, är det ändamålsenligt att i anbudsförfrågan inkludera sådana lämplighetsvillkor som är väsentliga för upphandlingen. Upphandlingar där en traditionell upphandlingsspecifik bedömning av anbudsgivarnas lämplighet kan vara nödvändig är bl.a. sådana tjänsteupphandlingar som kräver tillstånd (t.ex. trafiktillstånd) eller viss yrkesmässig kompetens. Kontroll av brottslig bakgrund hos tjänsteproducenter som arbetar med barn och ungdomar krävs nästan utan undantag. Endast en leverantör som har tekniska, ekonomiska och andra behövliga förutsättningar att genomföra upphandlingen får väljas som leverantör. Ifall anbudsgivaren bör uppfylla vissa behörighetsvillkor, kan den upphandlande enheten begära utredningar om behörigheten som bilaga till anbudet, eller anbudslämnandet kan underlättas och påskyndas så att anbudsgivarna inte behöver lämna in de handlingar och intyg som krävs i samband med anbudet. Anbudsgivarna försäkrar att de uppfyller villkoren genom att underteckna en blankett där villkoren finns angivna. Blanketten returneras till den upphandlande enheten som bilaga till anbudet. Den som vinner anbudstävlingen bör visa upp ett intyg över behörigheten innan beslut fattas om upphandlingen. En anbudsgivare som inte uppfyller behörighetsvillkoren bör uteslutas ur anbudstävlingen. På motsvarande sätt bör man ur anbudstävlingen utesluta ett anbud som strider mot anbudsförfrågan eller ett bristfälligt anbud som i efterhand inte kan kompletteras för att garantera ett icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivarna. Ett överklagbart beslut om uteslutandet ska fattas i samband med upphandlingsbeslutet. 12. Upphandlingsbeslut och kontrakt Vid alla upphandlingar vars värde är minst euro ska ett skriftligt upphandlingsbeslut fattas. (Då avtalsleverantörer används görs en dokumenterad beställning.) Ifall det är fråga om en direkt upphandling, är beslutets innehåll i praktiken det samma som beställningens innehåll. Med hänsyn till upphandlingens art och det upphandlingsförfarande som använts bör av beslutsmotiveringarna framgå varan, tjänsten eller byggarbetet som ska upphandlas, vilket upphandlingsförfarande som använts, av hur många företag den upphandlande enheten begärt anbud, vilka som inom utsatt tid har lämnat anbud och vilka anbud som lämnats in för sent och därför förkastats. Av beslutsmotiveringarna bör även framgå hur anbudsjämförelsen gjorts och på vilka grunder vinnaren valdes. Beslutet jämte anvisningar om upphandlingsrättelse och rättelseyrkande skickas till alla anbudsgivare. Vid tjänsteupphandlingar vars värde är minst euro och entreprenader vars värde är minst euro bör förutom ett upphandlingsbeslut även ett separat skriftligt upphandlingskontrakt göras. I upphandlingsbeslutet införs ett villkor om att ett kontrakt som förbinder båda avtalsparterna uppstår först efter att kontraktet undertecknats av båda parterna. Andra alternativa tidpunkter, som dock endast bör användas i undantagsfall, kan vara t.ex. då beslutet vinner laga kraft, eller i samband med byggprojekt då bygglovet eller miljötillståndet vinner laga kraft osv. I övrigt bör man från fall till fall avgöra huruvida det är ändamålsenligt att sluta ett kontrakt. Ifall inget separat kontrakt sluts, bör man försäkra sig om att upphandlingens centrala villkor framgår av upphandlingshandlingarna, dvs. av beställningen.

8 Delgivning av upphandlingsbeslutet Vid små upphandlingar där man inte direkt tillämpar bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling tillämpas lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. I anbudsförfrågan ska man be anbudsgivaren att uppge den e-postadress eller det faxnummer dit upphandlingsbeslutet ska skickas. I anbudsförfrågan ska man samtidigt be anbudsgivaren ge det samtycke som krävs i lag om att beslutet kan delges anbudsgivaren i elektronisk form t.ex. med följande text Anbudsgivaren samtycker till att leverera anbudet i sin helhet i elektronisk form per e-post/fax (beroende på vilket som används) och motta delgivningen om upphandlingsbeslutet per e-post/fax (beroende på vilket som används) Ja Nej. Man kan också använda en blandad form av delgivning, dvs. anbuden begärs traditionellt per brev, men beslutet delges elektroniskt. Detta förutsätter anbudsgivarens ovan nämnda samtycke att motta delgivningen av beslutet elektroniskt och att anbudsgivaren i sitt anbud meddelar den e-postadress eller det faxnummer dit beslutet ska skickas. Beslutet skickas samtidigt till alla anbudsgivare på ett dokumenterbart sätt. Då elektroniska delgivningsmetoder används vid små upphandlingar bör man dessutom beakta att ett elektroniskt anbud anses ha inkommit när det finns tillgängligt för myndigheten i mottagarapparaten så att meddelandet kan bearbetas. Om man ber anbudsgivaren att elektroniskt komma med en tilläggsutredning i anslutning till ärendet, anses utredningen ha inkommit under tidsfristens sista dag. Då tidsfristens sista dag fortgår ända till kl , är det tydligast om man uppger tidsfristen för lämnande av anbud som senast dd.mm.åååå kl Fakturering och övervakning av verkställigheten av leveransen/kontraktet I samband med beställningen ska leverantören få anvisningar om kommunens gällande faktureringspraxis och användningen av elektroniska fakturor. Beställaren ska själv övervaka eller utse en ansvarsperson att övervaka att leveranserna sker enligt beställnings-/avtalsvillkoren. Vid avtalsbrott ska en bevislig reklamation omedelbart göras till leverantören och eventuella krav framföras eller rätten att framföra dem förbehållas. Vad gäller betalningsvillkor ska en så lång betalningstid som möjligt eftersträvas. Som villkor används gärna 30 dagar netto efter godkänt mottagande av leveransen. Dröjsmålsräntan kan vara högst enligt gällande räntelag. 14. Upphandlingshandlingarnas offentlighet I fråga om upphandlingshandlingarnas offentlighet iakttas offentlighetslagen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet /621). Efter det att upphandlings- eller uteslutningsbeslutet har fattats blir handlingen om upphandlingen offentlig för parterna. Handlingarna som hänför sig till upphandlingsbeslutet blir i allmänhet offentliga efter det att kontraktet slutits. Ifall det inte är nödvändigt att sluta ett kontrakt, blir handlingarna offentliga i och med beslutsfattandet. Affärs- och yrkeshemligheter är också i detta fall sekretessbelagda uppgifter. Anbudsgivarens meddelande om vilka uppgifter som är affärshemligheter bestämmer dock inte handlingarnas offentlighet

9 9 utan det är kommunen som i sista hand tolkar och beslutar om vad som enligt offentlighetslagen är sekretessbelagda uppgifter. Den upphandlande enheten bör i anbudsförfrågan kräva att sådana punkter som enligt anbudsgivaren innehåller affärshemligheter tydligt märks ut som icke offentliga i anbuden. Om en annan anbudsgivare i efterhand vill se konkurrenternas anbudshandlingar, bör de uppgifter som innehåller affärshemligheter avlägsnas. Ifall det är oklart för den upphandlande enheten om en punkt ska tolkas som affärshemlighet, bör den upphandlande enheten fråga vilken synpunkt anbudsgivaren har i ärendet. I oklara fall är det skäl att vara försiktig. Ifall det med en anbudsgivare som krävt att få se anbudshandlingarna uppstår meningsskiljaktigheter om huruvida en uppgift är affärshemlighet eller inte, bör ett överklagbart beslut fattas, där det konstateras att den upphandlande enheten anser att den ifrågavarande uppgiften är affärshemlighet och därför inte lämnat den till påseende (sekretessbeslut). I detta fall är det besvärsmyndighetens ansvar att tolka huruvida uppgiften är affärshemlighet eller inte. 15. Ändringssökande Vid upphandlingar som understiger det nationella tröskelvärdet tillämpas upphandlingsrättelse i enlighet med upphandlingslagen samt kommunallagens bestämmelser om ändringssökande. Besluten kan inte föras till marknadsdomstolen för prövning Upphandlingsrättelse Den upphandlande enheten kan på eget eller på anbudsgivarens initiativ undanröja sitt felaktiga beslut eller återkalla något annat avgörande i upphandlingsförfarandet och avgöra ärendet på nytt om avgörandet grundar sig på ett felaktigt förfarande. Att göra en upphandlingsrättelse förutsätter inte parts samtycke. Part ska göra upphandlingsrättelse inom 14 dagar efter att ha fått del av beslutet. Den upphandlande enheten kan göra upphandlingsrättelse inom 60 dagar efter det att beslutet har fattats. Den upphandlande enheten bör omedelbart informera parterna om anhängiggörandet av upphandlingsrättelsen. Ett beslut kan inte göras i form av upphandlingsrättelse om ett upphandlingskontrakt eller en beställning redan har gjorts Rättelseyrkande Part eller kommunmedlem som är missnöjd med ett beslut har rätt att framställa ett skriftligt rättelseyrkande enligt kommunallagen på beslut fattade av kommunens myndigheter med undantag av fullmäktiges beslut. Rättelseyrkandet framställs till det behöriga organet och det är ett obligatoriskt förstadium till kommunalbesvär. Rättelseyrkande bör framställas till det behöriga organet innan ämbetsverket stänger på den fjortonde (14) dagen efter delfåendet av beslutet, dagen för delfåendet borträknad Kommunalbesvär Ändring i beslut som fattats med anledning av ett rättelseyrkande söks skriftligt genom kommunalbesvär. Kommunalbesvär ska anföras till förvaltningsdomstolen inom 30 dagar från delfåendet av beslutet.

10 10 Kommunalbesvär får anföras av part och kommunmedlem. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande får sökas endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, får ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av andra parter och kommunmedlemmar. Besvär får anföras på den grunden att beslutet har tillkommit i felaktig ordning, den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller beslutet annars strider mot lag. 16. Avbrytande av upphandling Upphandlingsförfarandet vid små upphandlingar kan avbrytas på faktiska orsaker då inget beslut ännu fattats. Faktiska orsaker kan vara: Förhållandena under konkurrensutsättningsprocessen har ändrats i den grad att hela upphandlingen har blivit onödig. I upphandlingsförfarandet har uppstått ett fel som i efterhand inte kan korrigeras och som leder till att anbuden inte kan jämföras på ett kompetent och icke-diskriminerande sätt. Anbuden är för dyra och anslagen är otillräckliga. Endast ett anbud som uppfyller kraven inkom, men man vill har flera för att få till stånd en faktisk konkurrens. Alla anbud strider mot anbudsförfrågan eller är på så sätt bristfälliga att en ändamålsenlig anbudsjämförelse inte kan göras. Ingen av anbudsgivarna uppfyller behörighetsvillkoren. Upphandlingen avbryts i själva verket också då alla anbuden bör uteslutas eftersom de strider mot anbudsförfrågan eller för att en eller flera anbudsgivare inte uppfyller behörighetsvillkoren. Om man vill genomföra den avbrutna upphandlingen, bör konkurrensutsättningen inledas helt på nytt som en nu konkurrensutsättning. Anbudsförfrågan måste ändras eller korrigeras om orsakerna till avbrytandet beror på svagheter i den ursprungliga anbudsförfrågan. Om orsaken till avbrytandet är alltför dyra anbud, bör man försöka göra upphandlingsföremålet och/eller sättet att genomföra upphandlingen billigare. En anbudsförfrågan som helt motsvarar innehållet i den ursprungliga anbudsförfrågan får inte användas eftersom man då är mycket nära en förbjuden prutrunda. Ett överklagbart beslut jämte motiveringar bör fattas om avbrytandet av upphandlingen och det bör skickas till alla anbudsgivare. Det kan vara skäl att den upphandlande enheten uppger i anbudsförfrågan att den förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen av faktiska orsaker som bör räknas upp i anbudsförfrågan. 17. Diarieföring Vid diarieföringen av upphandlingshandlingarna bör anvisningarna om diarieföring följas. Anvisningar om mottagande av anbud (skriftliga anbud och elektroniska anbud) ingår i anvisningarna för upphandlingar som överstiger tröskelvärdet. Speciell uppmärksamhet bör fästas vid diarieföring av inkomna anbud och delgivning av upphandlingsbeslut.