Rättelseyrkande gällande konkurrensutsättningen av försäkringsmäklartjänster. Anbudsförfarande och upphandlingsbeslut

Transkript

1 Kommunstyrelsen Rättelseyrkande gällande konkurrensutsättningen av försäkringsmäklartjänster Kommunstyrelsen Anbudsförfarande och upphandlingsbeslut Ekonomienheten konkurrensutsatte Kyrkslätts kommuns försäkringsmäklartjänster med en daterad anbudsinfordran. Anbudsförfarandet genomfördes som en upphandling som underskrider det nationella tröskelvärdet. I anbudsförfarandet konkurrensutsattes kommunens försäkringsmäklartjänster i tjänstehelhet 1 Konkurrensutsättning/upphandling av försäkringar och tjänstehelhet 2 Fortlöpande underhåll och förvaltning av försäkringsavtal. Konkurrensutsättningen omfattade en försäkringshelhet som utgörs av kommunens alla försäkringar. I anbudsinfordran och i dess bilagor 1 och 3 framfördes krav gällande referenser. I bilaga 1 Hankinnan kohteen kuvaus (beskrivning av objektet för upphandlingen) ingår Kyrkslätts kommuns nuvarande försäkringshelhet. I enlighet med anbudsinfordran är det första året av avtalsperioden prövotid och efter det är det möjligt att säga upp avtalet årligen. Anbudsinfordran skickades till fyra försäkringsmäklarföretag, som alla gav ett anbud. Då man granskat att anbuden stämmer överens med anbudsinfordran och man jämfört de två anbuden som tagits till anbudsjämförelsen, fattade sektordirektören för koncernförvaltningen ett upphandlingsbeslut som tjänsteinnehavarbeslut 9 (Vakuutusmeklaripalvelujen kilpailutus ja hankinta) dnr 396/ /2012. Upphandlingsbeslutet skickades per e-post till dem som lämnat in anbud I enlighet med upphandlingsbeslutet förkastades Finpremium Oy:s och Rewenda Oy:s anbud eftersom deras anbud i fråga om referenser var bristfälliga och de på så sätt inte uppfyllde minimikraven. Av anbuden uppfyllde två, dvs. Marsh Oy och Semita Oy minimikraven som ställdes i anbudsinfordran. Grunden för valet i konkurrensutsättningen var det förmånligaste priset. Som jämförelsepris var i enlighet med anbudsinfordran det sammanlagda priset på priserna som getts på båda tjänstehelheterna. Priserna på tjänstehelheterna skulle ges på anbudsblanketten (bilaga 2). Semita Oy valdes till leverantör av försäkringsmäklartjänsterna eftersom jämförelsepriset på deras anbud (13 700, moms 0 %) var billigast. Som totalt värde på upphandlingen meddelades jämförelsepriset (moms 0 %). Inkomna rättelseyrkanden Till kommunen inkom två till kommunstyrelsen anvisade yrkanden på rättelse av upphandlingsbeslutet Rewenda Oy:s rättelseyrkande

2 Beslutet i vilket Rewenda Oy uteslutits ur anbudsförfarandet på grund av bristfälliga referenser är de facto diskriminerande och bör därför upphävas och anbudsjämförelsen bör genomföras på nytt. Dessutom anmärkte Rewenda Oy på att konkurrensutsättningen skulle ha ordnats som offentlig upphandling enligt upphandlingslagen, eftersom man i det beräknade värdet på upphandlingen utgångsvis bör beakta även optioner och det beräknade värdet skulle i fortlöpande avtal räknas enligt avtalets 48 månader Finpremium Oy:s rättelseyrkande Beslutet i vilket Finpremium Oy:s anbud förkastats bör upphävas. I upphandlingsförfarandet har parterna inte behandlats jämlikt och beslutet diskriminerar Finpremium Oy. Med stöd av 34 i förvaltningslagen reserverades sakägarna rätt att framföra sin egen åsikt i fråga om yrkandena på rättelse av beslutet, så de inkomna rättelseyrkandena skickades elektroniskt till de andra anbudsgivarna för kännedom. Anbudsgivarnas bristfälliga referenser 1. Rewenda Oy Rewenda Oy framförde två sjukvårdsdistrikt som sina referenser. Båda referensernas huvudsakliga innehåll, ämnesområde och mest centrala utförda åtgärder var "Konkurrensutsättning av försäkringar. Skötsel av försäkringar och skador. Fortlöpande serviceavtal." Rewenda Oy:s referenser förkastades eftersom försäkringsmäklartjänster som producerats för ett sjukvårdsdistrikt inte kan anses som motsvarande referenser. I anbudsinfordran ombads anbud uttryckligen på försäkringsmäklartjänster som produceras för en kommun, så även referenserna förutsätts vara från motsvarande, dvs. tjänster som producerats för en kommun eller en stad. Anbud ombads för kommunkoncernen som helhet, som omfattar kommunens förvaltningar/sektorer dvs. i Kyrkslätt koncernförvaltningen, vård- och omsorgsväsendet, bildningsväsendet och samhällstekniska väsendet, samt vattenförsörjningsverket som fungerar som en balansenhet. Sjukvårdsdistrikten har inga skolor, daghem, ungdoms- och idrottstjänster såsom kommunens bildningsväsende och de har inte heller uppgifter som hör till samhälltekniska väsendet eller vattenförsörjningsverket. De kommunala förvaltningarnas uppgifter och således även de som försäkringsklienter fungerande sektorernas ansvar, försäkringsbehov och frågor gällande försäkringar avviker från sjukvårdsdistriktens behov. Kommunernas uppgifter och de av lagstiftningen medförda ansvaren medför för kommunen olika risker som ska försäkras och eventuella ersättningsansvar som av försäkringsmäklaren fordrar sakkännedom uttryckligen om kommunsektorns verksamhet.

3 Semita Oy skickade sitt bemötande till Rewenda Oy:s rättelseyrkande. Enligt Semita Oy motsvarar Rewenda Oy:s två sjukvårdsdistriktsreferenser inte innehållet i anbudsinfordran, eftersom det i anbudsinfordran är fråga om en kommunkoncern och tjänster som produceras för den. Semita Oy anser att ett sjukvårdsdistrikt som referens och klient är avsevärt mer begränsat. 2. Finpremium Oy Finpremium Oy framförde som sina referenser Lovisa stad, Hangö stad och Sjundeå kommun. Som huvudsakligt innehåll i alla referenser meddelades "Motsvarar anbudsinfordrans s 1/8 förteckning "konkurrensutsättning och upphandling av försäkringar". Eftersom man i anbudsförfarandet sökte en försäkringsmäklare att förutom sköta konkurrensutsättningen/upphandlingen av försäkringar (tjänstehelhet 1) även sköta fortlöpande underhåll och förvaltning av försäkringsavtal (tjänstehelhet 2), räcker inte enbart konkurrensutsättning och upphandling av försäkringar som referens. Frinpremium Oy:s referenser är inte motsvarande, eftersom de är från ett för begränsat område alltså bara från tjänstehelhet 1. Av Finpremium Oy:s rättelseyrkande framgick dessutom att referenserna som de anmält inte är Finpremium Oy:s dvs. anbudsgivarens referenser såsom förutsätts i anbudsinfordran och i bilaga 3 Referensblanketten (det anbudsgivande företagets referenser), utan en för närvarande i Finpremium Oy:s tjänst varande försäkringsmäklares egna referenser från en tidigare arbetsplats hos ett annat försäkringsmäklarföretag. I anbudsinfordran har uttryckligen begärts det anbudsgivande företagets referenser. Rewenda Oy skickade sitt ställningstagande till Finpremium Oy:s rättelseyrkande. Enligt deras uppfattning avses med "anbudsgivare" anbudsgivaren som företag och inom ramen för den här definitionen kan man inte uppfylla referenskraven med en persons tidigare referenser. Dessutom misstänker Rewenda Oy att Finpremium Oy:s rättelseyrkande skulle ha inkommit försent, så att det på grund av sin försening ska lämnas oprövat. Enligt Rewenda Oy skulle den utsatta tiden för rättelseyrkandet gått ut Rewenda Oy beaktar i uträknandet av den utsatta tiden för rättelseyrkandet dock inte lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet /13. Enligt 19 i lagen anser man att en handling blivit delgiven den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. Följaktligen var rättelseyrkandet inte försenat då det inkom Jämlik behandling av anbudsgivarna Rewenda Oy och Finpremium Oy har i anbudsförfarandet blivit jämlikt behandlade och inte diskriminerade, eftersom man i behandlingen av anbuden och förkastandet av de två anbuden hållit sig till kraven som

4 förutsätts i anbudsinfordran, vilka inte på något sätt är oskäliga. Om man hade förmildrat kraven i anbudsinfordran vid bedömningen av anbudens förenlighet med anbudsinfordran, skulle den vara diskriminerande mot de anbudsgivare vars anbud inklusive referenser stämde överens med anbudsinfordran. Den upphandlande enheten har rätt att självständigt fastställa anbudsgivarens lämplighetskrav och tillhörande referenskrav, så länge de inte kränker principerna om icke-diskriminering och jämlikhet. I Kyrkslätts kommuns anbudsinfordran har av anbudsgivarna fordrats referenser av försäkringsmäklartjänster som motsvarar Kyrkslätts kommunkoncerns behov alltså kommunens försäkringar dvs. referenser för försäkringsmäklartjänster för kommuner och städer. Beräkning av upphandlingens värde och upphandlingsförfarandet Upphandlingens beräknade värde baserade sig på kommunens nuvarande försäkringsmäklaravtal som började våren Avtalets fasta årsavgift är 5000 euro (moms 0 %). I det nuvarande avtalet ingår samma försäkringsmäklartjänster som i den nya konkurrensutsättningen dvs. konkurrensutsättning av försäkringar och förvaltning och fortlöpande underhåll av försäkringsavtalen. Därför räknade man också nu med att den konkurrensutsatta upphandlingens värde på fyra år skulle underskrida det med upphandlingslagen förenliga nationella tröskelvärdet, dvs. att det skulle vara ca euro (moms 0 %), så upphandlingen konkurrensutsattes som en liten upphandling. På basis av priserna i det i upphandlingsbeslutet valda anbudet skulle upphandlingens värde med optioner under 48 månader vara (moms 0 %), så upphandlingen skulle överskrida det nationella tröskelvärdet (30 000, moms 0 %). Avbrytande av upphandlingen Principen om öppenhet som ska iakttas i offentliga upphandlingar fordrar att i handlingarna för anbudsinfordran ingår alla krav och villkor i anbudsförfarandet tydligt, exakt och otvetydigt formulerat. Så möjliggörs att alla skäligen välinformerade och sedvanligt omsorgsfulla anbudsgivare förstår dem och tolkar dem på samma sätt, och å andra sidan att den upphandlande enheten de facto kan kontrollera om anbudsgivarnas anbud motsvarar den ifrågavarande upphandlingen och de gällande kraven. Fastän upphandlingsförfarandet varit jämlikt och icke-diskriminerande, är anbudsinfordran dock så otydlig att alla anbudsgivare inte tolkat texten i anbudsinfordran så som den upphandlande enheten avsett. De i anbudsinfordran fastställda referenskraven har inte formulerats så otvetydigt att alla anbudsgivare skulle ha förstått hurdana referenser den upphandlande enheten kräver. Därför bör upphandlingsförfarandet anses felaktigt.

5 Beredning: upphandlingschef Oili Toivanen, tfn Tilläggsmaterial: - Tarjouspyyntö Kirkkonummen kunnan vakuutusmeklaripalveluista Konsernihallinnon toimialajohtajan viranhaltijapäätös , dnro 396/ / Rewenda Oy:n oikaisuvaatimus (ilman liikesalaisuuksia) - Finpremium Oy:n oikaisuvaatimus Semita Oy:n vastine Rewenda Oy:n oikaisuvaatimukseen - Rewenda Oy:n kannanotto FinpremiumOy:n oikaisuvaatimuksen johdosta Förslag Kommundirektören Kommunstyrelsen beslutar att Kyrkslätts kommun upphäver sektordirektören för koncernförvaltningens upphandlingsbeslut om upphandling av försäkringsmäklartjänster som gjordes som tjänsteinnehavarbeslut och avbryter upphandlingen. Beslut Kommunstyrelsen beslutade enligt förslaget. För kännedom Finpremium Oy Marsh Oy Rewenda Oy Semita Oy Besvärsanvisning Kommunalbesvär