Susanne Johansson (S), 1-4, till kl Martin Toresson (V) Ann Ohlsson (L) Ove Emanuelsson (M), 1-9, till kl

Transkript

1 Plats och tid Svarvaren, tisdagen den 14 februari 2017 kl. 14:00-18:30, ajournering 18:15-18:25 ande Rolf Eriksson (S), ordförande Améle Jaiem (S), 1-4, t.o.m. kl Susanne Johansson (S), ersätter Améle Jaiem (S) 5-19 fr.o.m. kl Jan Hanna (S) Hans Dahm (S) Rasmus Hägg (S) Stefan Grad (C), ersätter Anna-Karin Johansson (C) Alda Danial (L), vice ordförande Andreas Dahlborg (L) PeO Andersson (M) Barbro Lund (KD), ersätter Maria Marić (KD), 1-9, t.o.m. kl Ove Emanuelsson (M), ersätter Barbro Lund (KD), fr.o.m. kl Åse Nicklasson (SD) Ej tjänstgörande ledamöter Gunnel Johansson (S) Susanne Johansson (S), 1-4, till kl Martin Toresson (V) Ann Ohlsson (L) Ove Emanuelsson (M), 1-9, till kl Övriga deltagande Kristina Lundgren, kommunchef Ulf Jansson, ekonomichef, 1-6 Karl Pamp, Söderberg & Partners, 1-3 Fredrik Strömberg, Söderberg & Partners, 1-3 Henrik Nordling, Consularis Investment Advisors, 1-4 Azadeh Pezeshk-Hamedani, integrationsutvecklare, 7 Emma Gustafsson, integrationsutvecklare, 7 Frida Blomqvist, administrativ chef, 8-12 Samuel Willner, projektledare, Josefin Karlsson, kommunsekreterare Utses att justera Andreas Dahlborg (L) Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-19 Ordförande Justerare Josefin Karlsson Rolf Eriksson (S) Andreas Dahlborg (L) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. ande organ Sammanträdesdatum Anslagsdatum Anslag tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret Josefin Karlsson

2 Sida 2 (27) Innehållsförteckning KS 1 Val av protokolljusterare... 4 KS 2 Godkännande av dagordning... 5 KS 3 Utvärdering av kapitalförvaltning 2016, kvartal KS 4 Placeringspolicy - årlig uppdatering KS 5 Budget nämndernas uppdragsramar... 8 KS 6 Budget kommunstyrelsen... 9 KS 7 Information KS 8 Uppföljning av internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsens ansvarsområde KS 9 Återrapportering av intern kontroll 2016 till kommunstyrelsen KS 10 Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsens ansvarsområde KS 11 Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen KS 12 Redovisning av uppdrag gällande kommunens nuvarande rutiner för synpunktshantering KS 13 Projekt Nybyggnation skola KS 14 Finansiering av lokalrevision KS 15 Fördjupat IT-samarbete med Skövde kommun KS 16 Naturreservatet kring Fröstorpabäcken, Rankås, Tibro Fröstorp 10: KS 17 Nya Avfallsföreskrifter för medlemskommunerna i AÖS Avfallshantering östra Skaraborg

3 Sida 3 (27) KS 18 Anmälan av protokoll KS 19 Övriga ärenden... 27

4 Sida 4 (27) Dnr KS 1 Val av protokolljusterare väljer Andreas Dahlborg (L) att justera dagens protokoll.

5 Sida 5 (27) Dnr KS 2 Godkännande av dagordning godkänner dagordningen.

6 Sida 6 (27) Dnr KS 3 Utvärdering av kapitalförvaltning 2016, kvartal 4 beslutar att godkänna rapportering avseende utvärdering av kapitalförvaltning kvartal Kommunledningskontoret ska enligt placeringspolicyn genomföra årsrapportering till kommunstyrelsen i januari/februari. Rapporten har denna gång i huvudsak avgränsats till sista kvartalet då den nya placeringspolicyn började tillämpas i samband med att Söderberg & Partners tillträdde som kapitalförvaltare. Consularis Investment Advisors har genomfört en oberoende utvärdering och sammanfattningsvis kan sägas att förvaltaren har inlett uppdraget på ett bra sätt. Vid årets slut uppgick marknadsvärdet av kommunens placeringar till 211 miljoner kronor. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Alfred Berg Kapitalförvaltning månadsrapport 1608 Consularis Investment Advisors utvärdering Tibro kvartal

7 Sida 7 (27) Dnr KS 4 Placeringspolicy - årlig uppdatering 2017 föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslag till uppdaterad placeringspolicy. Kommunfullmäktige beslutar om kommunens placeringspolicy. Enligt policyn (avsnitt 1.7) ska kommunstyrelsen årligen föreslå eventuella uppdateringar av denna. ska då särskilt bedöma uppdateringsbehoven gällande avsnitten normalportfölj, riskbegränsningar och jämförelseindex. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Placeringspolicy förslag till uppdatering 2017 Placeringspolicy Tibro kommun, antagen av kommunfullmäktige delges Ekonomichef

8 Sida 8 (27) Dnr KS 5 Budget nämndernas uppdragsramar beslutar att fastställa uppdragsramar enligt dokumentet KS beslut uppdragsramar Uppdragsramarna innebär bland annat att nämnderna ska konsekvensbeskriva en ramminskning med 1 % i 2017 års prisnivå samt att det centralt finns avsatt medel till ramökningar motsvarande 3 % för kompensation av löne- och prisutveckling. Enligt fastställd ekonomikalender ska kommunstyrelsen i februari besluta om uppdragsramar som nämnderna sedan ska konsekvensbeskriva till budgetberedningen i april. En relativt svag prognos gällande intäkter från skatter och statsbidrag, en ökning med 1,9 % om befolkningen hade antagits oförändrad, innebär att nämnderna vid ett budgeterat resultat om 2 % inte kan erhålla full kompensation för löne- och prisutvecklingen under 2018 baserat på de bedömningar som Sveriges Kommuner och Landsting gjorde i december. sunderlag Dokument, KS beslut uppdragsramar 2018 Skrivelse kommunledningskontoret, Budget 2018 kostnader för gymnasieskola, Gymnasieverksamhet kalkyl budget , Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Driftbudget förslag uppdragsramar delges Kommunchef Ekonomichef Samtliga nämnder och förvaltningar

9 Sida 9 (27) Dnr KS 6 Budget kommunstyrelsen beslutar att fastställa detaljbudget för verksamheten inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Detaljbudget för kommunstyrelsens verksamhetsområde har utarbetats utifrån kommunfullmäktiges beslut den 28 november I underlaget har följande verksamhetsförändringar beaktats: 1. Kommunen förlorade under 2016 upphandlingen av arbetsmarknadsutbildning i Träteknik för de kommande fyra åren, som TTC bedrivit sedan Då verksamheten finansierat delar av näringslivsverksamheten ökar kommunens kostnader från och med Vidare återstår ofinansierade kostnader framförallt gällande lokaler. Summa kostnader: cirka 2,2 miljoner kronor 2. Nytt avtal med näringslivsbolaget InTibro avseende Inredia från och med 1 januari Summa kostnader: cirka 1 miljon kronor 3. Utökad samverkan kring säkerhetssamordning. Summa kostnader: 0,1 miljoner kronor. För att möta dessa verksamhetsförändringar har kommunstyrelsen erhållit ett budgettillskott om totalt 2,5 miljoner kronor. Tillskottet täcker dock inte den totala kostnaden för dessa verksamhetsförändringar, varför kostnadsbesparingar krävs i befintlig verksamhet om totalt kronor för innevarande år. Besparingar kommer med anledning av detta att göras inom Tillväxt Tibro verksamhetsområde om kronor samt inom kommunchefens verksamhetsområde om kronor.

10 Sida 10 (27) Sammanfattning: Tkr Budget Faktiska kostnader inkl verksamhetsförändringar Summa Budgettillskott Summa kostnadsbesparingar innevarande år -863 Besparingar inom Tillväxt Tibros verksamhet Besparingar inom kommunchefens verksamhet Summa 863 sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret Ramfördelning KF, KS, KLK 2017 delges Kommunchef Förvaltningsekonom kommunledningskontoret

11 Sida 11 (27) Dnr KS 7 Information 2017 noterar informationen. Integrationsutvecklarna Azadeh Pezeshk-Hamedani och Emma Gustafsson informerar om aktuella integrationsfrågor. Ordförande Rolf Eriksson (S) informerar om: - Möbelriksdagen Möbelmäsan Skaraborgsdagen 26 januari Utbildningen Förenkla helt enkelt - Möte med Avfallshantering Östra Skaraborg, AÖS - Möte med Räddningstjänsten Östra Skaraborg, RÖS Kommunchef Kristina Lundgren informerar om - Rekrytering av ny samhällsbyggnadschef - Kommunchefsmöten i december och januari

12 Sida 12 (27) Dnr KS 8 Uppföljning av internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsens ansvarsområde beslutar att godkänna resultatet av uppföljningen av internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsens ansvarsområde. Enligt internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsens ansvarsområde har 10 av 10 kontrollmoment genomförts. För fem kontrollmoment redovisas ingen avvikelse och för fem redovisas mindre avvikelse. Utförda kontroller har dokumenterats enligt beslutad mall för kontrollrapport och innehåller förslag på åtgärder för att förbättra verksamheten, i de fall där avvikelse förekommer. Resultatet av genomförda kontrollmoment och de fem kontrollrapporter som innehåller avvikelse redovisas i beslutsunderlagen. sunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret, Internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsens ansvarsområde, inklusive resultat från kontrollmoment Kontrollrapport Kontrollrapport Kontrollrapport Kontrollrapport Kontrollrapport delges Kommunrevisionen Personalchef Ekonomichef Näringslivschef Integrationsutvecklare Administrativ chef

13 Sida 13 (27) Dnr KS 9 Återrapportering av intern kontroll 2016 till kommunstyrelsen beslutar att notera återrapporteringen av respektive internkontrollplan för 2016 från kultur- och fritidsnämnden, byggnads- och trafiknämnden samt socialnämnden, att ge kommunledningskontoret i uppdrag att via kommunens ledningsgrupp informera om beslutade rutiner och arbetssätt för den interna kontrollen, för att därigenom säkerställa att samtliga nämnder följer detta för Enligt reglementet för intern kontroll i Tibro kommun har kommunstyrelsen ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vad gäller det egna ansvarsområdet samt det övergripande ansvaret för att nämnderna följer reglementet. Nämnderna ska senast i december månad aktuellt år rapportera om resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. ska, med utgångspunkt från nämndernas återrapportering, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och föreslå åtgärder till förbättring om det behövs. Kultur- och fritidsnämnden, byggnads- och trafiknämnden samt socialnämnden har rapporterat resultatet från genomförda uppföljningar av den interna kontrollen för 2016 till kommunstyrelsen. Av gjorda återrapporteringar, samt det faktum att rapportering saknas från några nämnder, görs bedömningen att beslutade rutiner och arbetssätt gällande den interna kontrollen inte är kända i organisationen. Kommunledningskontoret bör därför få i uppdrag att på lämpligt sätt informera om dessa. sunderlag Uppföljning av internkontrollplan 2016, kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av internkontrollplan 2016, byggnads- och trafiknämnden Uppföljning av internkontrollplan 2016, socialnämnden delges Kommunrevisionen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden

14 Sida 14 (27) Kultur- och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Byggnads- och trafiknämnden Kollektivtrafiknämnden

15 Sida 15 (27) Dnr KS 10 Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsens ansvarsområde beslutar att anta föreslagen internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsens ansvarsområde, inklusive gemensamma kontrollmoment för nämnderna. Enligt reglementet för intern kontroll i Tibro kommun ska kommunstyrelse och nämnder inför varje år upprätta och anta en internkontrollplan. Förslag till internkontrollplan 2017 har dock först nu tagits fram av kommunledningskontoret. Av reglementet framgår också att kommunstyrelsen har möjlighet att komplettera nämndernas planer med obligatoriska kontrollmoment som gäller för samtliga nämnder. s internkontrollplan 2017 innehåller tre sådana gemensamma kontrollmoment. sunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret, Förslag till internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsens ansvarsområde delges Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Kultur- och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Byggnads- och trafiknämnden Kollektivtrafiknämnden Ekonomichef Personalchef I ntegrationsutvecklare Näringslivschef IT-chef Administrativ chef

16 Sida 16 (27) Dnr KS 11 Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsens ansvarsområde att planen tillämpas för handlingar som inkommit eller upprättats under år 2017 och fram till dess att beslut om revidering fattas. Enligt kommunstyrelsens reglemente ska en dokumenthanteringsplan finnas som beskriver hur allmänna handlingar hanteras inom myndigheten. Planen ska beskriva hur olika handlingar förvaras och om handlingen ska bevaras (arkiveras) eller om den ska gallras och i så fall när. Planen ska ses över och revideras kontinuerligt. För kommunstyrelsen finns en mycket bristfällig dokumenthanteringsplan, som 2015 kompletterades med beslut om gallringsbestämmelser gällande e-post och digital media. Kommunledningskontoret har nu, tillsammans med kommunens arkivarie, tagit fram ett förslag till ny dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens ansvarsområde. De gallringsfrister som anges i en dokumenthanteringsplan ska tillämpas på handlingar som inkommer eller upprättas under de år som planen gäller, varför beslutet bör omfatta att tillämpningen ska gälla samtliga handlingar som inkommit eller upprättats under 2017, det vill säga även under årets början innan planens antagande, och till dess att beslut om revidering av dokumenthanteringsplanen fattas. sunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret, Dokumenthanteringsplan , kommunstyrelsens ansvarsområde delges Arkivarie Ekonomichef Personalchef IT-chef Näringslivschef

17 Sida 17 (27) Integrationsutvecklare Administrativ chef

18 Sida 18 (27) Dnr KS 12 Redovisning av uppdrag gällande kommunens nuvarande rutiner för synpunktshantering beslutar att notera kommunledningskontorets redovisning av uppdraget. I samband med hanteringen av en motion från kristdemokraterna, gällande nedskräpning i närmiljön, gav kommunfullmäktige i uppdrag till kommunledningskontoret att se över kommunens nuvarande rutiner för synpunktshantering, samt att redovisa uppdraget till kommunstyrelsen Kommunens informatör har tillsammans med den administrativa chefen gjort en beskrivning av nuläge och kommande förändringar. Sammanfattningsvis finns väl fungerande rutiner för delar av synpunktshanteringen, men det finns också behov av vissa förbättringar. Bland annat framgår att möjligheten att lämna synpunkter kommer att tydliggöras i samband med lanseringen av kommunens nya webbplats. Det framgår också att det finns behov av att tydliggöra hanteringen av inkomna synpunkter för verksamheten. Därtill kommer synpunktsformuläret på kommunens webbplats kompletteras med en kommungemensam pappersblankett. sunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret,

19 Sida 19 (27) Dnr KS 13 Projekt Nybyggnation skola 1 noterar informationen. Projektledare Samuel Willner informerar om pågående projektet nybyggnation av skola 1 och förslag på placering av den nya skolan.

20 Sida 20 (27) Dnr KS 14 Finansiering av lokalrevision beslutar att medel om högst kronor för att genomföra en lokalrevision belastar kontot kommunstyrelsens oförutsedda utgifter. Tibro kommun står inför stora verksamhetsmässiga förändringar som påverkar kommunens fastighetsbestånd. Mot bakgrund av detta har kommunledningskontoret fått i uppdrag att upphandla en total översyn av hela fastighetsbeståndet för att säkerställa ett optimalt nyttjande av kommunens fastigheter på lång sikt. Upphandlingen är genomförd och avtal har tecknats med Cowi AB. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, delges Kommunchef Ekonomichef Samhällsbyggnadschef Barn- och utbildningschef Kultur- och fritidschef

21 Sida 21 (27) Dnr KS 15 Fördjupat IT-samarbete med Skövde kommun beslutar att upphäva delen av beslutet om att avtalet ska gälla tillsvidare. beslutade om verksamhetsövergång för Tibro kommuns IT-tekniker till Skövde kommun samt om att ge kommunchefen i uppdrag att underteckna avtalet med Skövde kommun gällande leverans av tjänster. beslutade också att avtalet ska gälla tillsvidare. I förslaget till avtal var dock avtalstiden till och med , för att därefter förlängas med ett år i taget, om inte någon part skriftligen säger upp avtalet senast 12 månader före avtalets utgång. Efter kontakt med Skövde kommun har det visat sig att ett tillsvidareavtal inte är möjligt och kommunstyrelsen föreslås därför ändra sitt beslut från om att avtalet ska gälla tillsvidare. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, s protokoll Avtal om leverans av tjänster delges Kommunchef IT-chef

22 Sida 22 (27) Dnr KS 16 Naturreservatet kring Fröstorpabäcken, Rankås, Tibro Fröstorp 10:2 föreslår kommunfullmäktige besluta att upplåta, med intrångsersättning om kronor, cirka 24 ha skogs- och våtmark inom Tibro Fröstorp 10:2 till Länsstyrelsen/Naturvårdsverket enligt upprättad värdering daterad Reservationer Stefan Grad (C), PeO Andersson (M), Ove Emanuelsson (M) och Åse Nicklasson (SD) reserverar sig mot beslutet. Länsstyrelsen håller på att försöka bilda ett naturreservat utmed och kring Fröstorpabäcken öster om Tibro. Tibro kommun har varit positiv till reservatet och har också upplåtit mark i den första etappen av reservatet, Fröstorp Sörsågedammen. Nu har Länsstyrelsen erbjudit kommunen intrångsersättning för ytterligare en del i det tänkta reservatet. Förslaget som Länsstyrelsen låtit värdera är dryg 24 ha stort. Samhällsbyggnadsnämnden föreslår att Tibro kommun ska upplåta marken inom Fröstorp 10:2, med en intrångsersättning på kronor. Förslag till beslut på sammanträdet Ove Emanuelsson (M) föreslår i första hand återremittering av ärendet och i andra hand avslag. Rolf Eriksson (S) föreslår bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag. sgång ajourneras mellan kl Ordföranden prövar först förslaget om återremiss och finner att kommunstyrelsen avslår förslaget och att ärendet därmed ska avgöras vid dagens sammanträde. Omröstning begärs.

23 Sida 23 (27) är överens om att en ja-röst innebär att ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde och att en nej-röst innebär att ärendet ska återremitteras. Med sju ja-röster mot fyra nej-röster finner ordföranden att ärendet ska avgöras idag. Omröstningsresultat: Namn Ja Nej Avstår Rolf Eriksson (S) Susanne Johansson (S) Jan Hanna (S) Hans Dahm (S) Rasmus Hägg (S) X X X X X Stefan Grad (C) X Alda Danial (L) Andreas Dahlborg (L) X X PeO Andersson (M) Ove Emanuelsson (M) Åse Nicklasson (SD) X X X Summa 7 4 Ordföranden ställer därefter kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag mot Ove Emanuelssons (M) förslag om avslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Samhällsbyggnadsnämndens protokoll, Tjänsteskrivelse samhällsbyggnad, Ersättningsutredning enligt MB 31 kap. Fröstorp 10:2, del av, Naturreservatet Fröstorpabäcken, skarta, förslag naturreservat Fröstorpabäcken Karta, samhällsbyggnads förslag till reservat nordost

24 Sida 24 (27) delges Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningsekonom kommunledningskontoret

25 Sida 25 (27) Dnr KS 17 Nya Avfallsföreskrifter för medlemskommunerna i AÖS Avfallshantering östra Skaraborg. föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa Avfallsföreskrifter för Falköping, Gullspång, Hjo, Karlsborg, Mariestad, Skara, Skövde, Tibro och Töreboda kommuner. Inom Avfallshantering Östra Skaraborgs, AÖS, område finns för närvarande tre gällande avfallsföreskrifter. En för Skara, en för Mariestad och Gullspång samt en för Falköping, Hjo, Karlsborg, Skövde, Tibro och Töreboda. För att möjliggöra samordning och effektivisering har ett förslag till gemensam och uppdaterad avfallsföreskrift tagits fram, som avses träda i kraft 1 april Medlemskommunerna har tidigare fått del av föreskrifterna under samrådsprocessen och gavs då tillfälle att ge synpunkter på förslaget. Tibro kommun hade då inte några synpunkter utom att det är positivt med gemensamma föreskrifter, och därmed likartad service, för hela verksamhetsområdet. Förskrifterna har varit föremål för samråd med ett antal parter samt ställts ut i samtliga medlemskommuner, däremellan har den bearbetas av AÖS direktion där samrådsredogörelse och redogörelse från utställning har utgjort en del. Direktionen för AÖS föreslår nu medlemskommunerna att fastställa avfallsföreskrifterna. sunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Avfallshantering Östra Skaraborg, direktionens protokoll Avfallsföreskrifter för Falköping, Gullspång, Hjo, Karlsborg, Mariestad, Skara, Skövde, Tibro och Töreboda kommuner delges Avfallshantering Östra Skaraborg

26 Sida 26 (27) Dnr KS 18 Anmälan av protokoll noterar anmälda protokoll. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde , och anmäls.

27 Sida 27 (27) Dnr KS 19 Övriga ärenden Inga övriga ärenden.