Budget som styrmedel

Transkript

1 Kandidatuppsats Budget som styrmedel - Ett stöd eller en belastning? Författare Ana Jankovic Minela Besic Magdalena Gjurovska Handledare: Eva Gustavsson Examinator: Petter Boye Termin VT14 Ämne Företagsekonomi Nivå Kandidat Kurskod: 2FE13E

2 FÖRORD Efter vårens intensiva och givande uppsatsskrivande har vi nu nått slutet på denna resa. De senaste veckorna har bjudit på både nya erfarenheter och utmaningar. Vi kan gott och väl säga att det har varit en lärorik tid och vi är tacksamma för all hjälp och allt stöd som vi har fått från samtliga involverade. Vi vill framföra ett stort tack till uppsatsens respondenter som har hjälpt oss under resans gång. Vi uppskattar Ert vänliga bemötande och vi är tacksamma för att Ni har tagit Er tid till att besvara våra frågor. Vidare vill vi även tacka vår handledare Eva Gustavsson för Dina värdefulla reflektioner och goda vägledning under uppsatsens gång. Sist men inte minst vill vi tacka seminariegruppens opponenter för Era givande synpunkter och konstruktiva kritik. Vi hoppas att Du som läsare ska finna uppsatsen intressant! Växjö, maj 2014 Minela Besic Magdalena Gjurovska Ana Jankovic 2

3 SAMMANFATTNING Nivå: Examensarbete, Civilekonomprogrammet, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet, Controller, VT 2014, Kurskod: 2FE13E Författare: Minela Besic Magdalena Gjurovska Ana Jankovic Handledare: Eva Gustavsson Titel: Bakgrund: Syfte: Metod: Resultat & Slutsats Budget som styrmedel- Ett stöd eller en belastning? Ekonomistyrningen omfattar planering och uppföljning av ekonomiska mål och mått, samt påverkan på en verksamhet och dess personal genom beslut och handling. Styrmedel behövs för att fullgöra ekonomistyrningens funktioner och uppnå företagets uppsatta mål. Budget är ett av de vanligaste styrsystemen inom de formella styrmedlen. I dagsläget är debatten om budgetering intensiv och det råder oenigheter om budgeten i själva verket är ett bra verktyg eller ett onödig ont. Syftet med denna studie är att undersöka vilken betydelse budgeten har som styrmedel i det valda fallföretaget. Vidare vill vi ta reda på om de driftsansvariga på Burger King upplever budgeten som ett stöd eller en belastning. En kvalitativ undersökningsmetodik och ett deduktivt angreppssätt har använts i uppsatsen. Uppsatsens primärdata har samlats in via semistrukturerade intervjuer med det valda fallföretaget. Efter genomförd undersökning framkom det att syftet med budgeten skiljer sig åt i de tre fallföretagen. I de större företagen utgjorde ansvarsstyrning det främsta syftet med budgeten medan budget som planeringsverktyg ansågs vara viktigare i den mindre organsationen. Samtliga respondenter upplever budgeten mer som ett stöd än en belastning och är överens om att det nästintill hade varit omöjligt att styra verksamheten lönsamt utan budgeten av den orsaken att Burger King är en komplex organisation präglad av standardisering och små vinstmarginaler. Nyckelord: Budget, styrmedel, budgetprocess, budgetens syfte, ekonomistyrning 3

4 ABSTRACT Level: Bachelor thesis in Business administration, School of Business and Economics at Linnaeus University, Controller, 2FE13E, spring semester 2014 Authors: Minela Besic Magdalena Gjurovska Ana Jankovic Tutor: Title: Eva Gustavsson Budget as a management control measure - A support or a burden? Background: Financial reporting includes planning and monitoring of financial goals and metrics and it has an impact on a business and its staff by decisions and actions. Management control measures are required to fulfill the functions of financial reporting and to achieve company goals. Budget is one of the most common management control systems within the formal control means. Currently, the debate about budgeting is intense and there is a disagreement on whether the budget in reality is a useful tool or an unnecessary evil. Purpose: Method: The purpose of this study is to investigate the impact that the budget has as a management control measure in the selected case company. Furthermore we want to find out if the operation managers at Burger King experience the budget as a support or a burden. A qualitative research methodology and a deductive approach were used in the essay. The primary data in the essay was collected through semi-structured interviews from the selected case company. Result & Conclusion The completed research has shown that the purpose of the budget differ in the three case companies. In the two larger companies the main purpose of the budget was responsibility management while budget used as a planning tool was considered to be more important in the smaller company. All the respondents are experiencing budget more as a support than a burden and agree that it would almost be impossible to manage the business profitably without the budget because Burger King is a complex organization characterized by standardization and low profit margins. Keywords: Budget, control system, budget process, purpose of the budget, management control measure 4

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning Bakgrund Problemdiskussion Frågeställning Syfte Disposition Metod Metodval Vetenskapligt förhållningssätt Val av angreppsätt Forskningsstrategi Fallstudie Insamlingsmetod Studieobjekt och urval av intervjupersoner Studiens kvalitet Etiska ställningstaganden Källkritik Teoretisk referensram Ekonomistyrning Styrmedel Budget Budgetens syften Budget för planering Budget för ansvarsstyrning Budgetprocessen Budgetuppställande Budgetanvändande Budgetuppföljning

6 3.4.4 Budgetanalys Hård eller lös styrning Budget som målsättning Kritik mot budget Empiri Företagsinformation Redogörelse för respondenterna Franchisetagare A Franchisetagare B Franchisetagare C Analys och slutsats Ekonomistyrning Budgetprocess Budgetens olika roller Hård o lös styrning Budget som målsättning Kritik mot budget Slutsats Förslag till vidare forskning Källförteckning Figurförteckning Bilagor

7 1. Inledning I detta kapitel presenteras bakgrund till ämnet som kommer att behandlas. Därefter följer en diskussion kring problemet som i sin tur mynnar ut i uppsatsens frågeställning. Utifrån denna har därefter ett syfte formulerats. Avslutningsvis, kommer vi i detta avsnitt att presentera uppsatsens disposition. 1.1 Bakgrund Styrning handlar om att få företagets organisatoriska enheter och medarbetare att sträva mot de uppsatta målen, dessa kan vara både av finansiell och icke finansiell karaktär. När de ekonomiska målen är av finansiell karaktär samlas de insatser som görs under benämningen ekonomistyrning. 1 Ekonomistyrningen omfattar planering och uppföljning av ekonomiska mål och mått, samt påverkan på en verksamhet och dess personal genom beslut och handling. 2 Styrmedel behövs för att fullgöra ekonomistyrningens funktioner och uppnå företagets uppsatta mål. Dessa kan vara formella styrmedel, organisationsstruktur samt mindre formaliserade styrmedel. Budget är ett av de vanligaste styrsystemen inom de formella styrmedlen. 3 Greve beskriver budget som en förutsägelse om framtiden, den utgår ifrån vissa förutsättningar och innehåller gissningar om hur saker och ting kommer att utveckla sig. 4 I Sverige var det först under 1950-talet som företag började budgetera. Innan dess var det betydligt vanligare att mer komplexa företag använde sig av budgeten som ett komplement till produktkalkylsystemen. Det var först mellan talet som alltfler företag började använda sig av budgeten där syftet var att planera och samordna verksamheten. I budgeten skulle det framgå en längre planeringshorisont för de övergripande målen som skulle vara till hjälp för företagets färdriktning. 1 Ax m.fl s Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Greve, 2011 s. 10 7

8 I dagsläget är debatten om budgetering intensiv och det råder oenigheter om budgeten i själva verket är ett bra verktyg eller ett onödig ont. 5 Ax m.fl. argumenterar för att budgeten är ett av de mest förekommande verktyg för ekonomisk styrning. I en undersökning som gjordes av Johansson med flera 1997, tillfrågades börsnoterade företag om sin budget användning, av dessa svarade 91 % av företagen att de sammanställde budgetar. I en uppföljande undersökning år 2004 hade siffran sjunkit till 84 %. 6 Även om budgetens roll idag är stor i många företag, riktas massiv kritik mot budgeten och dess användning. Jan Wallander, en av de största skeptikerna till budgeten, anser att budgeten i bästa fall är helt onödig och i värsta fall rent skadlig. Wallander menar att företag tar budgeten på så stort allvar att de anpassar sitt agerande efter budgeten istället för att följa utvecklingen på marknaden. 7 Den kritik som har riktats mot användningen av budget är främst att den verkar konserverande, är arbetskrävande och bygger på en falsk säkerhet och förenklade antaganden om framtiden. 8 Samtidigt som budgetens betydelse minskar i vissa företag blir den alltmer detaljerad i andra. Hur stor vikt som läggs på budgeten styrs av syftet företaget vill uppnå med den, budgetens betydelse varierar därmed beroende på verksamhet och bransch Problemdiskussion Budgeten är ett vanligt förekommande verktyg, särskilt i snabbmatskedjor som verkar inom en bransch karaktäriserad av hög standardisering och små vinstmarginaler. Det läggs stor press på de driftsansvariga som ofta själva ansvarar för den dagliga styrningen. I sådana komplexa organisationer är budgeten ett viktigt styrmedel, då den skapar en bättre överblick över organisationen. För några år sedan framgick det i en tidningsartikel att flera anställda på Burger King upplevde att en överordnad tagit kostnadskontrollen steget för långt. Det gick så långt att det i slutändan blev viktigare att minimera alla möjliga kostnader och visa ett bra resultat än att personalen skulle trivas på jobbet. Händelsen är ett tydligt exempel på hur man kan få oönskade effekter genom att man blir för trångsynt gällande budgetmålen Greve, 2011 s Ax m.fl s Wallander, 1995 s.63 8 Ax m.fl., 2009 s Andersson, 2013 s Lendin, T

9 På grund av kritiken som riktats mot budgeten och uppkomsten av alternativa styrmedel, måste företag fatta ett beslut gällande budgeten. Ska den behållas, förbättras eller överges helt? I svenska företag har det länge funnits en viss obenägenhet att lämna inarbetade tankesätt bakom sig och studier har visat att ett flertal företag fortfarande budgeterar. Däremot har det i många företag blivit aktuellt att utveckla eller helt förändra budgetens innehåll och utformning. 11 Det har således uppstått två skilda grupperingar inom forskningen och praktiken, där den ena säger att budgeten bör förändras och förnyas medan den andra gruppen förordar att budgeten bör uteslutas. 12 Anneus Thoresen menar att företag som inte lägger ner tillräckligt med tid på budgetarbetet ofta råkar ut för sviktande lönsamhet på grund av att för mycket tid går åt till improviserade åtgärder mot oförutsedda problem. Vidare förutsätter budgeten att alla chefer och medarbetare inom företaget motiveras för aktivt budgetengagemang. 13 Andersson skriver däremot att budgeten bygger på de förutsättningar som gäller när den upprättas och på rimliga antagande om framtiden. Vid trendbrott blir denna prognos vilseledande, det innebär att när företag är i störst behov av ett pålitligt styrsystem så är budgeten till minst nytta. 14 Vidare menar Ax m.fl. att budgeten bara inger en falsk säkerhet om framtiden 15. Ytterligare kritiker, Hope och Fraser menar att ett fast mål utgör en dålig standard för utvärdering av prestanda när faktorer som ligger till grund för budgeten kan ha ändrats i budgetperioden. 16 Funderingar som uppstår är; Varför väljer så många företag trots kritiken att budgetera? Är det på grund av brist på alternativa styrmedel eller anser de att budgeten är ett väl fungerande styrmedel? Budgetdebatten har under en längre tid varit aktuell, vilket tyder på att ämnet i allra högsta grad fortfarande är omtalat. Trots kritiken som riktats mot användningen av budget visar tidigare studier att budgeten i många företag fortfarande är ett viktigt styrmedel. Burger King är ett exempel på företag där budgeten har stor betydelse i styrningen av verksamheten. Det är därför av intresse att studera hur budgeten ses i detta företag. För att kunna få en större förståelse för hur budgeten upplevs krävs en kartläggning för hur budgetprocessen ser ut och vilken information den innehåller. 11 Ax m.fl s Weber & Linder, 2005 s Thoresen, 1991 s Andersson, 2013 s Ax m.fl s Hope & Fraser, 2013 s. 64 9

10 1.3 Frågeställning För att besvara ovanstående funderingar kommer vi att utgå ifrån följande frågeställning; Hur upplever driftsansvariga på Burger King budgeten som styrmedel? 1.4 Syfte Syftet med denna studie är att undersöka vilken betydelse budgeten har som styrmedel i det valda fallföretaget. Dessutom vill vi ta reda på om de driftsansvariga upplever budgeten som ett stöd eller en belastning. Detta kräver således en redogörelse för hur budgetprocessen ser ut i det valda företaget. 1.5 Disposition Kapitel 1 Kapitlet inleds med en beskrivning till valet av uppsatsämne, därefter följer en problemdiskussion som sedan mynnar ut i uppsatsens frågeställning och syfte. Kapitel 2 Under metodkapitlet förklaras och motiveras de tillvägagångssätt som valts för att besvara uppsatsens syfte. Här presenteras även ett avsnitt om studiens kvalitet. Kapitel 3 Kapitlet berör den teoretiska referensramen som kommer att ligga till grund för studien. Här redogörs bland annat för olika styrformer, syftet med budgeten samt kritik mot användningen av den. Kapitel 4 I detta kapitel sammanställs det empiriska material som vi har samlat in genom intervjuer med driftsansvariga på Burger King. Kapitel 5 I detta kapitlet analyseras resultatet från den insamlade empirin och ställs sedan mot den teoretiska referensramen Kapitel 6 Kapitlet utgör uppsatsens sista kapitel som presenterar de slutsatser vi har kunnat dra av analysen. Vi kommer även redogöra för våra egna reflektioner som har kommit upp under studiens gång samt ge förslag på vidare studier. Figur, 1 Disposition Källa: Egen modell 10

11 2. Metod Resultatet av en studie påverkas av vilken metod som forskaren använder. Det är därför viktigt att noga redogöra för denna. Läsaren får på så sätt möjlighet att på egen hand bilda sig en uppfattning om resultaten och dess tillförlitlighet. Detta kapitel ska följaktligen redogöra för den valda undersökningsmetoden som uppsatsen utgår ifrån samt tillvägagångssättet för att öka kvalitén på uppsatsen. 2.1 Metodval Vi valde att genomföra forskningen med en deduktiv ansats utifrån en kvalitativ forskningsstrategi och ett hermeneutiskt förhållningssätt. Kapitlet ska redogöra för dessa begrepp samt förklara varför dessa metoder är att föredra för vår studie Vetenskapligt förhållningssätt Vilken teoretisk ståndpunkt som forskare utgår ifrån är relevant för att kunna förklara vad forskaren anser är genomförbart, varför forskaren utför studien, samt motivera forskarens valda metoder. 17 Hermeneutik och positivism är något som nämns inom det vetenskapliga förhållningssättet. De nämnda förhållningssätten har både likheter och skillnader. Enligt Patel och Davidsson definieras hermeneutiken som tolkningsperspektiv och anses vara en vetenskaplig riktning där syftet är att studera, tolka och få en förståelse för den mänskliga existensen. Den mänskliga existensen bör med andra ord tolkas och förstås genom språket, där hermeneutiker anser att språket är nyckeln till kunskap om människans inre. Här är man av ytterst vikt intresserad av att förstå andra människor genom att tolka hur människors existens kommer till uttryck i det talade och skrivna språket. 18 Positivismen anses vara av naturvetenskaplig tradition. Karaktäristiska drag för detta förhållningssätt är bland annat vetenskaplig rationalitet, som sedan ska vara empiriskt genomförbart. Ett annat kännetecknande för positivismen är tanken om reduktionism, vilket innebär att helheten av ett problem reduceras till mindre delar och studeras därefter var för 17 Bryman & Bell, 2005 s Patel & Davidsson, 2011 s

12 sig. Jämfört med hermeneutiken, där man istället försöker få en helhetsbild av problemet. Målet för positivistisk forskning är att förklara hur saker och ting förhåller sig i verkligheten. 19 Trots att begreppen tycks vara varandras motsatser, föreligger liknelser. En överensstämmelse mellan hermeneutiken och positivismen är att båda utgår från redan existerande teori och bygger på empiriska studier. 20 Utifrån syftet med vår studie ansåg vi att det hermeneutiska förhållningssättet var att föredra. Eftersom avsikten med studien var att få en förståelse för hur budgeten upplevs av respondenterna samt att göra en tolkning av huruvida budgeten upplevs som ett stöd eller en belastning, valdes en hermeneutistisk forskningsansats Val av angreppsätt Det finns flera tillvägagångssätt vid etablering av relationer mellan idéer och data. I vissa fall utgår forskaren från etablerade idéer, formulerar hypoteser och testar dem mot den insamlade datan, sådana strategier kallas för deduktiva. 21 Forskarens uppgift ligger i att relatera teori och verklighet till varandra. En forskare som väljer att arbeta utefter ett deduktiv angreppsätt sägs följa bevisandets väg. Ur en redan befintlig teori förklaras antaganden som sedan empiriskt prövas i det aktuella fallet. Något som är värt att nämna är att inom detta synsätt stärks objektivitet i forskningen eftersom man utgår från redan befintlig teori. 22 Med ett induktivt angreppssätt är teorin resultatet av en forskningsinsats. Detta synsätt handlar om att dra generaliserbara slutsatser på grundval av observationer. 23 En forskare som arbetar induktivt anses följa upptäckandets väg. Detta tyder på att forskningsobjektet kan studeras utan att först ha förankrat undersökningen i en tidigare vedertagen teori. En induktivt arbetande forskare har en egen föreställning och idéer som kommer att spegla den teori som producerats. Detta angreppssätt innebär med andra ord att man inte utgår från någon tidigare teori utan arbetar snarare helt förutsättningslöst Patel & Davidsson, 2011 s Bryman & Bell, 2005 s Ekström & Larsson,2010 s Patel & Davidsson, 2011 s Bryman & Bell, 2005 s Patel & Davidsson, 2011 s

13 Det tredje angreppsättet kallas för abduktiv ansats som motsvarar en kombination av de två ovan nämnda angreppsätten. Vid en abduktiv ansats rör sig forskaren mellan teori och empiri och låter förståelsen successivt växa fram. 25 Inom vår forskningsgrupp anser vi att ett deduktivt angreppsätt är att föredra med hänsyn till vår problemformulering och vår teoretiska referensram. Genom ett deduktiv angreppsätt har vi utifrån befintlig teori om budgetprocessen samt kritiken som riktats mot användandet av budgeten empiriskt prövat hur det ser ut i det valda fallet. Studien har därmed speglat vad som tas upp om budgetprocessens utformning samt användandet av budget som styrmedel i teorin, detta har sedan jämförts med hur det ser ut i det valda fallföretaget Forskningsstrategi Det finns två olika angreppssätt vid val av metod: kvalitativ och kvantitativ metod. Båda är ett verktyg för att utforska ett område. Beroende på vilken typ av frågor forskaren vill studera fordras olika tillvägagångssätt. 26 Kvantitativ forskning betraktas oftast som en forskningsstrategi som betonar kvantifiering när det gäller insamling och analys av data. Den kvantitativa forskningsstrategin införlivar den naturvetenskapliga modellens normer och tillvägagångssätt vid studier av den sociala verkligheten. Forskaren eftersträvar statistiska, kvantifierbara och generaliserbara resultat. En kvantitativ forskningsstrategi anser att verkligheten är objektiv, det vill säga oberoende av sociala aktörer. 27 Till skillnad från kvantitativ forskning kan den kvalitativa forskningen uppfattas som en strategi som vanligtvis lägger vikt vid ord och inte kvantifiering under insamling. Kvalitativ forskning är tolkande till sin art, detta kan förklaras som att tyngden läggs på att tolka och inte mäta olika företeelser. Den kvalitativa forskningsstrategin tar därmed avstånd från 25 Patel & Davidsson, 2011 s Bryman & Bell, 2005 s Bryman & Bell, 2005 s

14 naturvetenskapliga modellens normer och tillvägagångssätt och föredrar istället att lägga fokus på hur individerna uppfattar och tolkar sin sociala verklighet. 28 Tillvägagångssättet i denna uppsats var därmed av kvalitativ karaktär. Syftet var att få en ökad förståelse för hur det valda företaget använder budgeten som styrmedel. Det som talar för användning av kvalitativa analyser är att de teorier och beskrivningar som denna forskning genererar är förankrade i verkligheten. För att få djupare analyser har vi i denna studie endast fokuserat på ett företag. Om ett kvantitativt angreppsätt istället hade använts hade vi behövt samla in kvantifierbar data för att komma fram till ett generaliserbart resultat. 2.2 Fallstudie En definition av fallstudie är enligt Schramm att: Essensen av en fallstudie, den centrala tendensen bland alla typer av fallstudie, är att den försöker belysa ett beslut eller en uppsättning beslut: varför de togs, hur de genomfördes, och med vilka resultat 29 Bryman och Bell skriver att den valda forskningsstrategin påverkar vilken struktur forskaren väljer för datainsamling. De nämner fallstudie som en vanligt förekommande design inom den kvalitativa forskningen. 30 En fallstudie är en detaljerad undersökning av ett särskilt fenomen, exempelvis en individ eller en grupp i ett större forskningssammanhang och används för att nyansera, fördjupa och utveckla begrepp och teorier. 31 Den vanligaste betydelsen av termen fall är förknippad med en fallstudie av en viss arbetsplats eller en organisation. Vid fallstudier är det fallet i fråga som av egen kraft utgör det forskaren intresserar sig för; målet är att på ett ingående sätt belysa enbart detta fall. 32 Patel och Davidsson beskriver att forskaren vid fallstudier utgår från ett helhetsperspektiv och försöker få så täckande information som möjligt. Fallstudier kommer ofta till användning när 28 Bryman & Bell, 2005 s Yin, 2014 s Bryman & Bell, 2005 s (ne.se) 32 Bryman & Bell, 2005 s

15 processer och förändring ska studeras. 33 Denscombe menar på att fallstudiens verkliga värde är att den erbjuder en möjlighet att förklara varför vissa resultat kan uppstå, mer än att bara ta reda på vilka resultaten är. 34 I studien har vi använt fallstudie som undersökningsdesign med motiveringen att fallstudiedesign ger möjlighet att studera personerna i organisationen på djupet för att fånga hur dessa upplever situationen. Denscombe förklarar att fallstudier fungerar bäst som tillvägagångssätt när forskaren vill undersöka en fråga på djupet och tillhandahålla en förklaring som kan hantera komplexiteten och subtiliteterna i verkliga situationer. 35 Då huvudsyftet med denna uppsats var att förklara hur och varför det valda företaget använder sig av budget som styrmedel var fallstudie en lämplig design. Användningen av fallstudier ger forskaren en möjlighet att använda sig av flera källor och metoder som man kan finna lämpliga för undersökningen. Detta ska i sin tur ge forskaren förståelse för den verkliga händelsen som undersöks Insamlingsmetod Det finns tre olika sätt att gå tillväga för att göra en intervju, strukturerad-, ostrukturerad- och semistrukturerad teknik. De två sistnämnda är mest förekommande inom den kvalitativa forskningsstrategin, intervjuprocessen är väldigt flexibel i båda fallen. 37 Syftet med en kvalitativ intervju var att upptäcka och identifiera egenskaper och beskaffenheter, detta medför att det aldrig i förväg är möjligt att formulera svarsalternativ för respondenten eller avgöra vad det korrekta svaret på en fråga är. 38 Inom den ostrukturerade intervjun använder sig forskaren mestadels av minnesanteckningar som stöd för intervjun. Forskaren ställer därmed en större övergripande fråga och intervjun tenderar att likna ett vanligt samtal. I en semistrukturerad intervju har forskaren en lista över 33 Patel & Davidsson, 2011 s Denscombe, 2009 s Denscombe, 2009 s Denscombe, 2009 s Bryman &Bell, 2005 s Patel & Davidsson,2011 s

16 förhållandevis specifika teman som ska beröras. Personen som intervjuas har stor frihet gällande svarens utformning. 39 Primärdata som har använts i denna studie var intervjuer av semistrukturerad karaktär med motiveringen att vi ville skapa en bild av respondentens subjektiva uppfattning av frågorna. Denna intervjuform gav respondenten möjlighet att fritt utforma svaren på sitt eget sätt. En semistrukturerad intervju gjorde det även möjligt att ställa frågor som inte ingick i intervjun om de anknöt till något som intervjupersonen sagt. Att kunna ställa följdfrågor till intervjupersonen är viktigt för att de ska utveckla svaren ytterligare. Semistrukturerade intervjuer liknar ett formulär där man ställer frågor om ett visst tema eller ämnesområde. 40 Valet av intervjuform föll naturligt och har därmed hjälpt oss att bygga vårt empiriavsnitt Studieobjekt och urval av intervjupersoner För att uppsatsen skulle vara hanterbar och för att kunna göra djupare analyser och slutsatser behandlar studien endast hur driftsansvariga använder budgeten. Vi har således valt att utesluta ledningen från undersökningen. För att undersökningen inte skulle bli alltför omfattande för vår tidsram har vi avgränsat oss till de restauranger som finns i en av Sveriges större städer. För att kunna skapa en förståelse för hur driftsansvariga använder budgeten som styrmedel, har vi intervjuat fem personer som ansvarar för sin egen restaurang. Respondenternas befattningar skiljer sig åt i de olika franchiseföretagen, då deras arbetsuppgifter består av att använda budgeten vid styrning av verksamheten har vi valt att benämna samtliga respondenter för driftsansvariga. I Sverige finns det ett flertal franchisetagare som har köpt rättigheterna till att använda varumärket Burger King från USA. I denna studie har respondenter från tre olika franchisetagare intervjuats. Tre av de fem respondenter jobbar för en större franchisetagare av restaurangkedjan. Den fjärde respondenten arbetar i en mindre organisation som endast äger ett fåtal restauranger i Sverige. Den femte respondenten jobbar för ett större internationellt bolag som endast äger ett fåtal Burger King restauranger i landet. 39 Bryman & Bell 2005, s Bryman & Bell, 2005 s

17 Anledningen till att vi valde att ha tre respondenter från den större franschisetagaren var för att se om det förekom någon skillnad i arbetssättet mellan dem. Motiveringen till att vi endast valde att intervjua en respondent från respektive franchiseföretag, var för att det inte fanns fler tillgängliga inom gränsen för det geografiska området. 2.3 Studiens kvalitet Insamling av information måste alltid kritiskt granskas oberoende av vilken metod som används vid insamlingen, detta för att kunna avgöra hur tillförlitlig och giltig informationen är. Vid bedömning av en uppsats tillförlitlighet blir två begrepp aktuella, validitet och reliabilitet. Inom den kvalitativa forskningsstrategin assimilerar man begreppen reliabilitet och validitet utan att i grunden ändra begreppens betydelse utan endast lägga mindre vikt vid frågor som rör mätning. Kvalitativa forskare brukar dock oftast inte ta hänsyn till reliabilitet, fokus läggs istället på validiteten, där begreppet handlar om förklaring och förståelse av meningen med livsvärden samt utforska företeelser. 41 Validitet Validitet är ett mått på hur väl en undersökning mäter vad den är avsedd att mäta. 42 För att uppnå en så hög validitet som möjligt krävs en god överensstämmelse mellan vad forskaren säger att denna ska undersöka och vad som faktiskt blir undersökt. Det finns här en svårighet då det är omöjligt att med säkerhet avgöra om en mätmetod är valid eller inte. 43 Det är viktigt att frågorna granskas ordentligt, intervjun har därför i förhand genomförts på en testperson för att se om frågorna är relevanta i sammanhanget eller om de bör formuleras på ett annat sätt. Innan intervjun genomfördes var vi noga med att ställa frågan om respondenterna ville vara anonyma, detta för att de skulle vara bekväma med att lägga fram sina åsikter samt för att vi trodde det skulle leda till mer utvecklade svar. För att respondenterna skulle vara förberedda inför intervjun fick de förklarat vad syftet med uppsatsen var och fick även ta del av intervjufrågorna i förväg. Anledningen var att vi skulle få så utförliga och genomtänka svar som möjligt. Validiteten ökade även till följd av att semistrukturerade intervjuer genomfördes, respondenterna fick på så sätt möjlighet att öppet 41 Bryman & Bell, 2005 s Bryman & Bell, 2005 s Bryman & Bell, 2005 s

18 besvara frågorna och beskriva en så verklig bild som möjligt. Då samtliga intervjuer spelades in kunde en högre validitet uppnås eftersom inga av respondenternas svar glömdes bort och vi fick möjlighet att återigen lyssna på intervjuerna. Fokus har legat på att koppla intervjufrågorna till teorin och tvärtom. Slutligen, för att öka validiteten i undersökningen har vi använt oss av respondentvalidering, samtliga respondenter har fått möjligheten att ta del av den nedskrivna intervjun och kommentera det sammanställda materialet. Reliabilitet Begreppet reliabilitet syftar till att mätningar ska vara stabila utan att påverkas av slumpmässiga eller tillfälliga betingelser. 44 Det föreligger alltid en risk för intervjuareffekter, det vill säga att intervjusituationen påverkar respondenten så att svaren inte helt överensstämmer med deras faktiska uppfattning. För att undvika detta ställdes först en mer generell ingångsfråga som sedan övergick till mer specifika frågor. Intervjusituationen var även likadan för samtliga respondenter och frågorna ställdes på samma sätt för att uppnå hög reliabilitet. 2.4 Etiska ställningstaganden Under uppsatsens gång har det tagits hänsyn till etiska överväganden för att säkerställa att arbetet följer vedertagna etiska riktlinjer. Enligt Henricson är det viktigt att forskaren tänker på de etiska aspekterna eftersom det kan ge en inverkan på forskningens trovärdighet, resultat samt förutsättningarna för framtida forskning. 45 Bryman och Bell samt Henricson nämner några etiska regler som forskaren måste följa och ta hänsyn till för att forskningen ska anses vara korrekt etiskt genomförd. Dessa är: Samtyckeskrav - Innebär att berörda personer ska vara medvetna om att det är frivilligt att ställa upp och att dessa har möjligheten att avbryta processen när de vill. Vi ansåg det vara av ytterst vikt att respondenterna var medvetna om att deras medverkan var helt frivillig och att dem hade möjlighet att när som helst avbryta samarbetet. Vidare var vi tydliga med att informera dem om möjligheten till 44 Bryman & Bell, 2005 s Henricson, 2012 s Bryman & Bell, 2005 s Henricson, 2012 s

19 anonymitet. Innan intervjun genomfördes skickades samtliga frågor till respektive respondent för att öka bekvämligheten och för att de skulle ha en förståelse för vilka områden intervjun skulle beröra. Informationskrav - Forskaren har i uppgift att informera de berörda om studiens syfte samt andra delar som ingår i studien. För att de berörda skulle få en större förståelse för vad studien handlade om och vad vi ville uppnå med den, var vi tydliga med att förklara vilka vi är samt vad syftet med undersökningen var. Vi ansåg det vara viktigt att förklara vad vi ville få ut av intervjun och att de på så vis hade möjlighet att göra inverkan på vår forskning. Nyttjandekrav - De uppgifter som samlats in får endast brukas till forskning. All information vi fått in från respektive respondent har endast varit till för att understödja vår studie. Konfidentialitets - och anonymitetskrav Personernas uppgifter ska förvaras och hanteras säkert och med största möjliga konfidentialitet. Eftersom de involverade personerna önskade vara anonyma har vi även uteslutit att nämna franchisetagarna samt vart i Sverige fallföretaget befinner sig. Falska förespeglingar - Informationen som forskaren förmedlar får ej vara felaktig eller vilseledande. Som nämnt ovan, var det viktigt att de berörande fick en rättvis bild av vad syftet med studie var samt att inga missuppfattningar sker. Vi var således tydliga med att förklara detta och informera respondenterna om vad undersökning skulle behandla. 19

20 2.5 Källkritik Under uppsatsens gång har vi varit noga med att vara selektiva vid valet av litteratur och har mestadels använt oss av litteratur från kända författare som behandlar det valda ämnesområdet. Den litteratur som har använts befinner sig på en avancerad nivå och har tidigare använts i annan forskning med goda resultat. Det empiriska materialet har samlats in genom intervjuer med personer som ansvarar för den dagliga driften av restaurangerna. Intervjuerna genomfördes genom att två författare förde anteckningar samtidigt som den tredje ställde frågorna. Detta tillvägagångssätt valdes för att öka bekvämligheten för respondenterna. För att kunna säkerställa att ingen information gick förlorad spelades intervjun även in. 20

21 3. Teoretisk referensram Kapitlet beskriver inledningsvis begreppen ekonomistyrning och budget samt deras innebörd. Vidare bygger avsnittet på ett antal olika syften som budgeten måste uppfylla. Avslutningsvis beskrivs hur budgetprocessen är utformad och den kritik som har riktats mot budgeten. Dispositionen i detta kapitel förklaras utifrån nedanstående figur. Modellen ligger till grund för utformandet av den teoretiska referensramen. Figuren visar sambandet mellan styrning, budget samt budgetens syften och process. Slutligen kommer den kritik som har riktats mot den befintliga teorin om budget att tas upp. Figur 2, Teoretisk referensram Källa: Egen modell 3.1 Ekonomistyrning Enligt Andersson kan styrning avse strategiska, taktiska och operativa frågor. Ekonomistyrning inryms främst i mellannivån. Det finns dock många definitioner av begreppet ekonomistyrning. En återkommande tanke är att ekonomistyrning innebär medvetna åtgärder för att nå ekonomiska mål. Ekonomistyrning omfattar planering och uppföljning av ekonomiska mål och mått, samt påverkan på en verksamhet och dess personal genom beslut och handling Andersson 2013, s

22 Begreppet ekonomistyrning definieras i Nationalencyklopedin enligt följande: 49 Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare i avsikt att nå vissa ekonomiska mål Styrning handlar även om att få företagets organisatoriska enheter och medarbetare att i sitt arbete sträva mot de uppsatta målen. Företag arbetar i sin verksamhet med olika mål, dessa kan vara av både finansiell och icke finansiell karaktär. När de ekonomiska målen är av finansiell karaktär samlas de insatser som görs under benämningen ekonomistyrning. 50 Traditionell ekonomisk styrning har med viss rätt anklagats för att ha ett uppifrånperspektiv, detta eftersom att den är statisk, strukturorienterad och enbart uppmärksammar finansiella mått. Människorna i organisationen har inte inkluderats och engagerats i styrningen i tillräcklig utsträckning. Det är således viktigt att komplettera den traditionella ekonomistyrningen med en styrning som berör människor, är begriplig och relaterad till det dagliga arbetet. 51 Ekonomistyrning benämns ofta som effektsynsätt. Begreppet förklaras genom att effekten som uppnås med styrningen blir viktigare än att styrningen blir teoretiskt korrekt. Ekonomisk styrning kan förklaras som en process som mäter, identifierar och kommunicerar värdefull ekonomisk information. Det kan vara såväl monetär som icke monetär information som mäts. Ekonomisk styrning handlar inte bara om att samla in information utan även att kommunicera den, det vill säga göra informationen tillgänglig för verksamhetens medarbetare så att dessa kan få en förståelse för den. 52 Enligt Håkan Kullvén är den ekonomiska styrningen kopplad till andra processer i verksamheten Ne.se 50 Ax m.fl s Andersson, 2013 s Kullvén, 2001 s Kullvén, 2001 s

23 3.1.2 Styrmedel Det behövs styrmedel för att fullgöra ekonomistyrningens funktioner och uppnå företagets uppsatta mål. Ekonomistyrning innebär därmed att styrmedel används med ambitionen att generera måluppfyllelse. Styrmedel delas ofta in i tre grupper: 54 Formella styrmedel, ekonomisystem Organisation Mindre formaliserade styrmedel Formella styrmedel är utvecklade och formaliserade ekonomiska informationssystem, modeller och tekniker. Budgetering, produktkalkylering och redovisning är de tre viktigaste ekonomisystemen. I ekonomisystemet registreras, bearbetas och sammanställs data till olika rapporter. 55 Den andra huvudgruppen av styrmedel är organisatoriska strukturer och processer. De omfattar verksamhetens utformning, indelning i arbetsuppgifter och aktivitetsområden, organisationsform, belöningssystem, organisatoriska procedurer med mera. 56 En tredje grupp av styrmedel är mindre formaliserade styrmedel. Andersson beskriver dessa som mjuka styrmedel som värdering, lärande, företagskultur, förebilder, normer och human resource management Budget Budget är ett ekonomiskt styrmedel som syftar till måluppfyllelse. En företagsledning försöker med hjälp av budgeten påverka och samordna aktiviteter till en väl fungerande verksamhet. 58 Ax m.fl. definierar budget som en metod för ekonomistyrning vilket innebär uppställande och användning av budgetar. 59 Greve beskriver budget som en förutsägelse om 54 Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Ax m.fl s

24 framtiden, den utgår ifrån vissa förutsättningar och innehåller gissningar om hur saker och ting kommer att utveckla sig. 60 En definition på budget är: En budget uttrycker förväntningar och åtaganden för en organisation, gällande ekonomiska konsekvenser för en kommande period 61 Andersson skiljer på budget och budgetering genom att beskriva budget som ett skriftligt, formellt styrdokument. Budgeteringen är därmed den process som manifesteras och synliggörs i uppställandet av budgetar. Budgetering är en ekonomisk styrning med hjälp av budgetar och innefattar hela processen med att ställa upp, genomföra, följa upp och analysera en budget Budgetens syften I många företag läggs stora resurser på budgetering. Det blir därmed viktigt att nyttan för allt som görs i ett företag överstiger dess kostnad. 63 Företaget i fråga måste diskutera vad de vill uppnå med budgeten då budgetens syften varierar från ett företag till ett annat företag. 64 Eftersom budgeten utgör en viktig del av ekonomisystemet har den en rad viktiga syften i företaget. Det huvudsakliga syftet med budgetering är att stödja genomförandet av företagets affärsidé. Den har en stor betydelse för företaget och för delområden såsom samordning, planering, organisation och kontroll. 65 Greve nämner 2 övergripande syften med budgeteringen: 66 Budget för planering Budget för ansvarsstyrning 60 Greve, 2011 s Ax m.fl s Andersson, 2013 s Ax m.fl s Greve, 2011 s Lagerstedt, 1991 s Greve, 2011 s

25 3.3.1 Budget för planering Inom planeringssynsättet är beslutsfattande en viktig aktivitet i företagen och syftet ligger i att fokusera på handlingsalternativen. Synsättet betonar vikten av att de beslutsmodeller som används är ändamålsenliga, det vill säga leder till att det bästa beslutet fattas. 67 Planering handlar om att i förväg bedöma vad som kan tänkas hända och anpassa sig efter detta. 68 Budgeten används därför för att planera olika funktioner som försäljning, tillverkning, inköp med mera. 69 Budgeten utgör för ledningen en plan för företagets verksamhet. Denna plan kan komma att revideras om problem uppstår och behöver åtgärdas. När budgeten används som ett verktyg för planering blir vissa av budgetens funktioner särskilt framträdande. 70 Dessa är: 71 Resursfördelning: Med hjälp av budgeten fördelas de resurser som står till förfogande för verksamheten ut på de enheter som kan ha mest nytta av dem. Samordning: Budgeten möjliggör samordning mellan olika funktioner i företaget, den bidrar till att de arbetar mot samma mål. Genom samordning säkerställer man att det finns kapacitet att tillverka de produkter som enligt försäljningsbudgeten ska generera intäkter. Prognostisering: Innan företaget lägger fram sin budget utreds ofta olika handlingsalternativ. Utredningen av dessa alternativ och deras konsekvenser mynnar ut i prognoser, det vill säga förutsägelser om framtiden. Kontroll: Budgeten kan uppfattas som en standard mot vilken utfallet ska jämföras. Eventuella avvikelser kan då i tid analyseras, orsakerna kan identifieras och anpassningsåtgärder vidtas. Budgeten utgör därmed ett signalsystem som ska varna om något inte fungerar som planerat. 67 Greve, 2011 s Greve, 2011 s Ax m.fl s Greve, 2011 s Ax m.fl s

26 Kunskapsutveckling: De budgetmodeller som tas fram utgör en del i organisationens lärande. Själva modellbyggandet leder till reflektioner över ekonomiska samband. Även budgetuppföljningen och de avvikelseanalyser den innebär ger möjlighet till lärande Budget för ansvarsstyrning Det är framförallt i större företag som budgeten används som ett verktyg för ansvarsstyrning. Den syftar då till att styra medarbetarnas beteende samt få ansvariga chefer att agera på ett sätt så att företagets överordnande mål uppnås. I ett mindre företag kan ledaren själv fatta de flesta besluten men när företaget nått en viss storlek måste besluten delegeras. Budgeten används då för att tydliggöra överordnade mål och bryta ner dessa i delmål som mellanchefer kan ansvara för. Budgeten fungerar således som ett redskap för decentralisering, det vill säga operativa beslut flyttas nedåt i organisationen och ansvariga utvärderas utifrån hur väl de uppfyller de uppsatta målen istället för hur de utför sina arbetsuppgifter. Greve beskriver att när budgeten används som ett verktyg för ansvarsstyrning kommer andra funktioner i fokus än de som betonas när budgeten används för planering. Dessa är: 72 Åtagande: Den som är ansvarig för budgeten försäkras vissa resurser och befogenheter och förväntas i gengäld fullgöra de prestationer som man kommit överens om i budgeten. Prestationsvärdering: Den budgetansvariges förmåga att nå upp till den målsättning som formulerats i budgeten blir föremål för utvärdering. Om denna funktion betonas bör detta också tas i beaktning såväl vid utformningen av budgetmått som vid fastställandet av budgetmålsättningar. Det är viktigt att måtten utformas på ett sådant sätt att den ansvarige har möjlighet att påverka utfallet. Ribban får heller inte sättas för högt så att det blir omöjligt att uppnå budgetmålen. Motivation: För att den budgetansvarige ska känna sig motiverad att sträva efter att uppnå budgetmålen krävs att hon eller han har reellt inflytande över budgeten, det vill säga är involverad i upprättandet av budgeten. 72 Greve, 2011 s

27 Kommunikation: Budgeten ger ledningen möjlighet att förmedla och förankra företagets mål och målsättningar i organisationen. Budgeten ger även ledningen möjlighet att samla in information om situationer hos olika enheter i företaget. Anthony och Govindarajan menar att budget medverkan, det vill säga att vara involverad samt kunna påverka siffrorna i budgeten har positiv påverkan på chefernas motivation. Detta beror på två saker: Om cheferna får vara involverade i budgetprocessen och sätta målen är det mer sannolikt att det råder större acceptans för budgetmålen än om någon extern enhet satt målen. Detta leder till större personligt engagemang för att nå målen. 2. Genom att inkludera fler i budgetprocessen sker ett effektivt utbyte av information. Man drar på så sätt nytta av den kunskap och expertis som de som arbetar närmast marknaden har. Vidare får cheferna en bättre förståelse för arbetet de utför, genom att de tillsammans med ledningen granskar och godkänner budgeten. 73 Anthony & Govindarajan, 2007 s

28 3.4 Budgetprocessen Processen med att ta fram budgeten kan variera mycket i olika företag och involvera allt från en till tusentals medarbetare. I grunden innebär dock all budgetering kvantifierade bedömningar av framtida ekonomiska utfall. Ibland är även intresset att jämföra utfallet med planerna. Budgetarbetet brukar därmed delas in i olika faser: Budgetuppställande 4. Budgetanalys 2. Budgetanvändande 3. Budgetuppföljning Figur 3, Budgetprocess Källa: Ax m.fl Budgetuppställande Budgetuppställande innebär att verksamhetsplanens aktiviteteter kostnadsberäknas och struktureras enligt den budgetstomme som företaget använder. En budgetstomme anger strukturen för olika delbudgetar utan ifyllda siffror. 75 När det gäller metodiken för budgetuppställande talar man vanligen om tre metoder för detta: uppbyggnadsmetoden, nedbrytningsmetoden och iterativ metod. De två förstnämnda metoderna är teoretiska konstruktioner som beskriver ändpunkter på en skala av möjliga budgetprocesser än faktiskt 74 Ax m.fl s Andersson, 2013 s. 334) 28

29 använda metoder. I praktiken har företag en blandning med tonvikt på antingen den ena eller andra. 76 Uppbyggnadsmetoden innebär att huvudbudgetar byggs upp underifrån av delbudgetar. Förutsättningarna för budgetarbetet lämnas av företagsledningen, dessa har sin grund i företagets strategiska inriktning och i en omvärldsanalys och inkluderar de målsättningar som finns för verksamheten under nästa period. Förutsättningarna hanteras därefter av ekonomstaben och går slutligen genom de olika verksamheterna. 77 Uppbyggnadsmetoden ger utrymme för kreativitet och engagemang som skapar en mängd idéer. Motivationen och åtagandet gentemot de färdiga budgetarna brukar stärkas med denna typ av budgeteringsform. En nackdel kan dock vara att utformningen ofta medför att mycket tid måste ägnas åt budgetering samt att det är svårt att enas om en slutlig budget. 78 Motsatsen till uppbyggnadsmetoden är nedbrytningsmetoden. I denna upprättas först huvudbudgetarna för företaget som helhet, utifrån dem definierar företagsledningen sedan krav på underliggande nivåer, som i sin tur definierar sina krav på närmast underliggande nivå. De övergripande mål som formulerats i huvudbudgetar bryts på detta sätt ner till mål för delbudgetar. 79 En stor fördel med denna metod är att man utgår från helheten innan delbudgetarna tas fram. Nedbrytningsmetoden är dock i grunden auktoritär till sin karaktär, det innebär att den inte ger särskilt mycket utrymme för medarbetarnas idéer och engagemang, vilket i sin tur minskar deras motivation. 80 Den iterativa metoden innebär att man går från nedbrytningsmetod till uppbyggnadsmetod under en och samma budgetprocess, det vill säga en kombination av de två ovan nämnda metoderna. 81 Budgetarbetet inleds ofta med en prognostisering av den förväntade efterfrågan, sedan planeras insatser för att bearbeta marknaden och hur produktionen ska dimensioneras och utföras. 82 En budgetprocess kan vara både komplicerad och utdragen i tiden. Inte minst 76 Ax m.fl s Ax m.fl., 2009 s Ax m.fl., 2009 s Ax m.fl., 2009 s Ax m.fl s Kullvén, 2001 s Ax m.fl s

30 innehåller den ett stort antal samtal och förhandlingar mellan olika enhetschefer i företaget, den iterativa metoden kan då vara särskilt resurskrävande Budgetanvändande Budgetanvändande varierar beroende på verksamhet, den påverkas även av hur budgetuppställandet går till. De organisationer som använder nedbrytningsmetoden har visat en ambition till centralisering och ambitionen speglar sig även i budgetanvändandet. Uppbyggnadsmetoden kännetecknar däremot en decentraliserad organisation och denna präglar inte bara budgetuppställande utan även budgetanvändande. 84 Det har tidigare nämnts att budgetens främsta syften är planering, samordning och kontroll, dessa är förknippade med olika faser i budgetprocessen. Budgetgenomförandet är kopplat till syftet samordning. Under budgetgenomförandet är det således viktigt att det finns en effektiv samordning av budgetenhetens aktiviteter, både internt och externt. För att samordningen ska fungera är det viktigt att kommunikation, motivation och incitament leder beteendet rätt Budgetuppföljning Budgetuppföljning är den process i vilken budgeterade värden ställs mot verkliga värden. Värdet av budgeteringen ökar om den följs upp. Olika företag har olika syften med budgetuppföljningen, det kan exempelvis vara: 86 Att ge underlag för nya budgetar Att analysera avvikelser för åtgärder Att utkräva ansvar för avvikelser Att ge information och diskussionsunderlag Att vara grund för belöningssystem 83 Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Ax m.fl s

31 De delar som följs upp och kontrolleras är aspekter som bedöms vara särskilt viktiga för organisationen. Genom att ange mått för uppföljning riktar ledningen personalens uppmärksamhet mot ett visst förhållande. Vetskapen om att en viss aspekt kommer att följas upp påverkar den ansvariges beslutsfattande och genomförande. Kraftsamling och engagemang skapas när det finns konkreta mål och en tydlig signal om att dessa mål kommer att kontrolleras med preciserade mått. Ett klassiskt uttryck som beskriver relationen mellan beteende och uppföljning är What gets measured gets done. 87 Genom uppföljning får medarbetarna ett mer personligt åtagande, om den ansvarige vet att dess verksamhet kommer att följas upp känner denna ett mer direkt ansvar för utfallet. Det är därmed mer troligt att den ansvarige kommer att agera på ett sätt som är positivt för företaget. Medarbetarna får extra motivation att ta kopplingen mellan verksamhet och ekonomi på större allvar. 88 En grundprincip vid budgetuppföljning är att den bör vara selektiv på så vis att den ska inriktas på de viktigaste posterna. Om en analys inte kan ge en nytta som överstiger kostnaden som finns för analysen är den inte försvarbar. Det gäller därför att hela tiden ha relationen mellan nytta och resursförbrukning klar för sig. Uppföljningen bygger oftast på rapporter som tas fram och som visar budget och utfall. Dessa rapporter utgör sedan underlag för möten mellan chefer och ansvariga på olika nivåer. Uppföljningsmötena syftar i första hand till att känna av vad som görs i verksamheten med anledning av avvikelser mellan budget och utfall. En stor del av tiden ägnas åt att diskutera vad som har hänt och varför utfallet inte blev som man förväntade sig Budgetanalys Oavsett hur mycket arbete som läggs ned på budgetuppställandet ändras förutsättningarna under perioden och de antaganden som verkade rimliga vid uppställandet visar sig ofta i efterhand vara felaktiga. Utfallet kommer därmed att avvika från budgeten. En analys av avvikelserna kan då ske på olika sätt och vara mer eller mindre genomgripande. Syftet med 87 Andersson, 2013 s Ax m.fl., 2009 s Ax m.fl s

32 budgetanalysen är att få en förklaring till varför budgeterade värden och utfall skiljer sig åt. Avvikelserna kan bero på faktorer utanför företaget, exempelvis att marknadspriserna på insatsvaror ha förändrats eller faktorer inom företaget Hård eller lös styrning Enligt Van Der Stede kännetecknas budgeten av låg tolerans för tillfälliga budgetavvikelser, detaljerad uppföljning av budgeten, intensiva diskussioner av budgetresultat och starkt fokus på att möta kortsiktiga budgetmål. I stort sett verkar stram budgetkontroll vara viktigare än att övervaka bottom-line budgetavvikelser. Dock finns det ingen enhetligt definition av vad hård budgetstyrning innefattar. I hårda kontrollsystem utvärderas chefers prestationer i första hand utifrån hur väl de uppnår budgetmålen under varje period. Kontrollen är dock olika strikt beroende på hur budgetprocessen ser ut, exempelvis hur mycket vikt som läggs vid att nå budgetmålen och mängden detaljer i budgeten. Merchant menar däremot att strikt kontroll innebär stora begränsningar i graden av frihet för individerna som kontrolleras. 91 Om budgetkontrollen är för strikt och cheferna har för lite handlingsfrihet riskerar ledningen att kväva alla initiativ som annars hade kunnat förbättra företagets långsiktiga lönsamhet. 92 Hård budgetkontroll må minska slapp men riskerar samtidigt att leda till att chefer endast fokuserar på att kortsiktigt visa bra resultat. Den strikta budgetkontrollen kan även skapa ett dysfunktionellt beteende hos chefer, eftersom de främst utvärderas utifrån huruvida de uppnår budgetmålen eller ej. Om chefer inte lyckas uppnå målen måste ledningen åtgärda problemet, de riskerar då att förlora administrativa resurser, årliga bonusar och i värsta fall sina jobb. Under dessa omständigheter försöker chefer hitta sätt att skydda sig själva från de påföljder som budgetmissar kan leda till. Möjliga sätt att skydda sig kan vara genom att förhandla fram lättuppnåeliga mål eller genom att lägga all fokus på att förbättra den nuvarande periodens resultat, detta kan dock komma att skada effektiviteten långsiktigt Budget som målsättning Enligt Anthony och Govindarajan ska en ideal budget vara en utmaning men fortfarande uppnåelig. Detta kan tolkas som att en chef som gör ett någorlunda bra jobb har minst Ax m.fl s Van Der Stede 2001 volym 12 s Van Der Stede 2001 volym 12 s Van der Stede 2001 volym 25 s. 2 32

33 procent chans att nå budgetmålen. Däremot gör företagsledningen i många fall medvetet lättuppnåeliga budgetar. Om ledningen sätter för svåruppnådda mål för budgeten riskerar de att få icke önskvärda påföljder. Dessa kan vara: 94 Med en för svåruppnådd budget kan det hända att chefer väljer kortsiktiga lösningar som på lång sikt kan skada företagets lönsamhet. Svåruppnåeliga budgetar riskerar att öka motiven för att manipulera siffrorna. En för svåruppnåelig budget medför ofta alltför optimistiska försäljningsmål, vilket i sin tur kan leda till att överdrivet mycket resurser läggs på att förbereda sig inför den högre försäljningen. En fördel med svåruppnåeliga budgetmål kan dock vara att när chefer uppnår och överskrider målen skapas automatiskt en vinnande atmosfär och en positiv attityd inom företaget. Nackdelen med lättuppnåeliga budgetmål är däremot att resultatenheterna slutar anstränga sig när budgeten är nådd. Problemet går dock att lösa genom att införa bonussystem för all extra prestation som chefer utför utöver budgeten Kritik mot budget Kritiker menar att förekomsten av budgetar i sig är farlig eftersom de invaggar beslutsfattare i en falsk säkerhet, de anser därför att det bästa är att helt sluta budgetera. 96 En budget bygger på de förutsättningar som gäller när den upprättas och på rimliga antagande om framtiden, med andra ord betyder detta att den ursprungliga prognosen blir missvisande vid trendbrott. Vid dynamiska och osäkra förhållanden är företaget i störst behov av ett pålitligt styrmedel, budgeten blir då otillförlitlig. Detta förhållande ligger bakom diskussionerna om budgetlös styrning. I Sverige har denna debatt främst fått näring från Jan Wallander, före detta VD på Svenska Handelsbanken. I Wallanders publikationer sammanfattas den vanligaste kritiken mot att budgetera, några av dessa är: Anthony & Govindarajan, 2007 s Anthony & Govindarajan, 2007 s Ax m.fl s Ax m.fl s

34 Budgeten verkar konserverande. Budgeten låser organisationen till ett visst agerande, trots att förutsättningarna förändras håller man kvar vid den. Även om det är tydligt att ett alternativ är bättre är det svårt att ändra sig. Budgetering är arbetsamt. Ett syfte med budgeten är att den ska vara motiverande, detta kräver i sin tur att samtliga medarbetare är engagerade i budgeteringen. Detta medför automatiskt att budgeteringen blir en både arbets- och tidskrävande process. Framtiden är osäker. Genom att budgetera tror man att framtiden är säkrad, den inger således bara en falsk säkerhet. Budgeten bygger på gissningar snarare än konkreta prognoser. Budgeten blir snabbt inaktuell. Redan när budgeten sammanställs är den gammal. Att uppdatera budgeten i efterhand tar tid och kräver detaljerad information men om man inte byter ut data så blir budgeten inaktuell. Budgeten leder till ett irrationellt beteende. Där chefer tenderar att styra resultatet istället för verksamheten. Chefer kan även undvika att lämna alltför exakta prognoser för att inte få kritik för sämre prestationer alternativt få högre krav på resultatet på grund av en oväntad intäkt. Wallanders medryckande stridsrop är att sluta planera och börja parera. Handelsbanken slutade budgetera år 1972 och har därefter varje år uppfyllt sitt övergripande mål; att ha bättre lönsamhet än genomsnittet för jämförbara banker på hemmamarknaden. 98 Andersson skriver dock att budgetlös styrning kan vara särskilt lämplig i banker då de har likartad verksamhet på många platser, med platschefer som kan agera relativt oberoende av varandra. 99 Likt Wallanders åsikt påvisar Hope och Fraser att ett fast mål utgör en dålig standard för utvärdering av prestanda eftersom faktorer som ligger till grund för budgeten kan ha ändrats under budgetperioden. Vidare, hävdar Hope och Fraser att budgeten hindrar anpassningsbarhet. Då konkurrenssituationen präglas av oförutsägbarhet, priser och marginaler är ständigt under press, produktlivscykler är kortare och kundernas preferenser förändras Andersson, 2013 s Andersson, 2013 s Hope & Fraser, 2013 s

35 4. Empiri I kapitlet presenteras den information som framgick under intervjutillfällena med respektive respondent. En presentation görs inledningsvis av intervjuföretaget och därefter redogörs respondenternas uppfattning om budgeten. 4.1 Företagsinformation Allt började 1954 när David Edgerton och Jim McLamore öppnade sin första lilla hamburgerrestaurang i Miami. Syftet var att servera god prisvärdig mat av högsta kvalitet. Burger King är idag en stor amerikansk kedja av snabbmatsrestauranger som är inriktade på att sälja hamburgare, pommes, sandwiches, läskedrycker och desserter. År 1976 etablerades den första Burger King restaurangen i Malmö och har sedan dess fortsatt att expandera runt om i landet. Det finns för närvarande Burger King restauranger i 86 länder och 90 av restaurangerna finns för närvarande i Sverige. Den största franchisetagaren av Burger King i Sverige äger 58 restauranger av de som finns i landet Redogörelse för respondenterna Intervjuerna har genomförts med tre olika franchisetagare. Dessa benämner vi som franchisetagare A, B respektive C. I företag A intervjuades sammanlagt tre restaurangchefer som ansvarar för vars en restaurang. I företag B intervjuades endast en person som driver tre restauranger, respondentens befattning är Vice VD. I företag C intervjuades endast en avdelningschef som ansvar för en restaurang. Vi kommer att benämna samtliga respondenter för driftsansvariga. 4.2 Franchisetagare A Allmänt Franchisetagare A är ett större bolag som äger ett flertal restauranger i Sverige. Företaget är börsnoterat och får riktlinjer angående den dagliga driften från ledningen. Intervjuer har genomförts med tre driftsansvariga som arbetat i 6, 15 respektive 20 år. De arbetar bland annat med schemaläggning, inköp, budget och kostnadskontroll. De driftsansvariga har 101 Burgerking.se 35

36 daglig kontakt med ledningen. Den interna kommunikationen sker oftast via mail där bland annat kassa diffar, försäljning, kampanjer, rabatter, erbjudanden, omsättning samt servicetider för alla restauranger redovisas. De driftsansvariga är väldigt självständiga i den dagliga styrningen av restaurangen men de tydligaste direktiven kommer från ledningen. Regioncheferna kontrollerar restaurangerna månatligt och rapporterar uppåt, de genomför även mindre kontroller av den dagliga försäljningen som sedan diskuteras med respektive driftansvarig. Budgetprocess Budgetprocessen börjar med att de driftsansvariga får budgetförutsättningar från ledningen. I dessa finns riktlinjer samt procentsatser på hur stora summor som ska finnas på varje kostnad- och intäktskonto. Budgetförutsättningarna ser olika ut beroende på om det är en hög-mellan- eller lågvolym restaurang. De driftsansvariga jämför därefter dessa förutsättningar med den lokala marknaden och fastställer budgeten som skickas uppåt i ledet. De driftsansvariga berättar att de vid budgetperiod lägger ner cirka två till tre arbetsdagar på budgetuppställandet. I budgetprocessen medverkar driftsansvariga, regionchef, operation manager, ekonomichef och controller. När ledningen har godkänt budgeten låses denna och inga ändringar får göras. Nedanstående figur redogör för den process som används vid budgetuppställande: Figur 4, Budgetuppställande A, Källa: Egen modell baserad på intervjun 36

37 Företaget använder sig således av en fast budget som görs kvartalsvis. De driftsansvariga sammanställer dagliga försäljningsmål som sedan framförs till arbetsledarna. Budgeten är uppbyggd utifrån olika konton, vilket möjliggör jämförelser mot föregående år. Det är därmed enkelt för den driftsansvariga att följa upp det dagliga resultatet mot föregående år och det budgeterade värdet. Om det föreligger större avvikelser mellan det budgeterade värdet och utfallet krävs en redogörelse till den närmsta chefen, det vill säga regionchefen. Regionchefen och den driftsansvariga diskuterar sedan orsakerna till avvikelserna och tar fram förslag för kommande månader för att inte misslyckas på samma punkt. Regionchefen kan med hjälp av ett IT-system övervaka försäljningen på daglig basis för respektive restaurang, vilket gör att de tidigare kan uppmärksamma eventuella budgetavvikelser. Företaget har använt detta arbetssätt i ungefär sju år. Tidigare var det regioncheferna som sammanställde budgeten för varje restaurang, de driftsansvariga hade då ingen större medverkan i uppställandet av budgeten. De två respondenterna som har arbetat en längre tid på företaget föredrar det nya arbetssättet, eftersom de regelbundet går igenom sin egen prestation med regionchefen. De får på så sätt bättre kontroll över restaurangen samt att de har större möjlighet att påverka det faktiska utfallet vilket utgör en viktig motivationsfaktor. Synpunkter på budgeten Budgeten är enligt samtliga respondenter ett redskap för bättre planering och tydligare målsättning. Budgeten ses som ett hjälpmedel för att kunna kontrollera kostnaderna och få ett jämförbart resultat. Respondenterna tror att utan en budget hade det varit väldigt svårt och kanske till och med omöjligt att driva företaget lönsamt eftersom planering och kostnadskontroll utgör synnerligen viktiga delar inom verksamheten. Även om budgeten tas fram för ledningens skull hade en av respondenterna arbetat på samma sätt vid drift av eget företag. De driftsansvariga pressas att ständigt förbättra resultatet, då de får särskilda bonusar utifrån hur väl de har lyckats uppnå budgeten. Budgeten utgör därmed ett viktigt verktyg för styrning och är en stor drivkraft. En av respondenterna upplever dock att budgeten ibland bygger på drömsiffror snarare än på siffror som speglar den verkliga situationen. De driftsansvariga anser att budgeten är en bra grund att utgå ifrån och utgör ett bra planeringsverktyg som hjälper dem att prestera bättre. Under månaden görs exempelvis inköp som inte får överstiga en viss procentandel av omsättningen. Genom att budgetera kan de driftsansvariga lättare hålla sig inom ramen för ledningens bestämmelser. Däremot upplever 37

38 de driftsansvariga att budgetarbetet är både en tids- och arbetskrävande process. De driftsansvariga är bundna till budgeten och måste uppfylla ledningens uppsatta mål, om de gång på gång avviker från målen riskerar de att bli omplacerade. Det har förekommit situationer där driftsansvariga som utsatts för stor press gjort besparingar på fel områden. Där de exempelvis har dragit in på underhåll och reparationer av maskiner och lokal eller till och med personalkostnaderna, vilket enligt respondenterna endast löser problemet kortsiktigt. De driftsansvariga kan till exempel välja att endast ha sex arbetare trots att det behövs sju stycken, vilket kan resultera i sämre service och stressad personal. I frågan om budgeten upplevs som ett stöd eller en belastning är de intervjuade enade om att budgeten oftast upplevs mer som ett stöd än en belastning, mestadels beroende på att de får vara involverade och ta fram budgeten. Däremot måste de driftsansvariga ständigt sträva efter att redovisa bättre siffror vilket för med sig stor press. Det blir särskilt påtagligt för de restauranger som har haft ett negativt resultat flera år i sträck eftersom de driftsansvariga trots det måste budgetera för ett positivt resultat. Budgeten kan då kännas overklig och svår att uppnå. Det är heller inte säkert att de driftsansvariga alltid får sin vilja igenom. Trots att de driftsansvariga är involverade i budgetarbetet är det ledningen som bestämmer vad som ska budgeteras och har därmed det slutgiltiga ordet. Om de driftsansvariga exempelvis vill ha ett högre belopp på ett kostnadskonto är det inte säkert att ledningen godkänner detta, i de fall de godkänner, kan beloppet exempelvis behöva kompletteras med en högre försäljning. 4.3 Franchisetagare B Allmänt Respondenten har lång erfarenhet inom branschen och har tidigare jobbat som regionchef en längre period för en av franchisetagarna till Burger King. För fem år sedan valde den intervjuade dock att bli egen företagare och själv bli franchisetagare till varumärket. Till en början var respondenten och en kollega restaurangchefer för de två restaurangerna men i samband med den tredje nyöppningen delegerades ansvaret och deras roller kom istället att bli Vice VD respektive VD. De jobbar fortfarande med den dagliga driften däremot har restaurangcheferna tilldelats en del av arbetet. Bolagets uttalade mål i samband med uppstarten var att öppna tio restauranger på tio år, dock tror de att expansionen kommer att fortsätta efter att målet har uppnåtts. 38

39 Budgetprocess Budgetprocessen inom verksamheten börjar med att VD:n och Vice VD:n, det vill säga de driftansvariga tillsammans gör en årlig budget som i sin tur förmedlas vidare till restaurangcheferna. Tillsammans med restaurangcheferna sammanställer de driftsansvariga mål som arbetsledare arbetar utifrån. Vid budgetuppställande är det viktigt att ta hänsyn till hur det sett historiskt ut när målen för den nya budgeten sätts. Budgeten har under de senaste åren förändras markant. Till en början gjordes en väldigt enkel budget, denna har dock brutits ned och är idag mycket mer detaljrik, synnerligen på kostnadssidan där kostnaderna studeras varje konto för sig. Respondenten berättar dock att de i genomsnitt lägger ner cirka två till tre arbetsdagar på budgetuppställandet. Nedanstående figur redogör för den process som används vid budgetuppställande: Figur 5, Budgetuppställande B, Källa: Egen modell baserad på intervjun Budgeten följs upp månatligt under hela året, där verkligt utfall ställs mot budgeterat utfall. Eftersom bolaget är relativt litet och inte börsnoterat, läggs varken mycket tid eller vikt vid att göra ändringar i budgeten i efterhand. Intäkterna beräknas genom att ta hänsyn till hur de sett ut historiskt, hur konjunkturen ser ut samt om det förväntas förekomma event eller liknande som kan tänkas påverka försäljningen. Kostnaderna studeras noga och är verklighetssatta, det finns därför oftast inget behov av att göra korrigeringar i budgeten. När budgeten är satt är det den som företaget jobbar utifrån. 39

40 Synpunkter på budgeten Respondenten beskriver att syftet med budgeten är att få en indikation på hur verksamheten ser ut eller kan se ut. Budgeten skapar en god bild av företagets lönsamhet och kan vara underlag för beslut vid expansion. Respondenten har tidigare jobbat för en annan franchisetagare där arbetssättet var annorlunda, det var större press på att ta fram budgetar, månads-, kvartal- och helårsvis. Respondenten driver idag ett mindre bolag och uttrycker att det per automatik blir mer press på en större börsnoterad organisation att redovisa ett bra resultat. Situationen är lite annorlunda när man själv skriver budgeten och samtidigt styr verksamheten, pressen blir inte lika stor då man själv sätter målen för budgeten. Utöver budgeten har bolaget en egen intern resultaträkning som görs utifrån preliminära siffror på alla inköp vid månadens slut samt inventering, därefter beräknas ett preliminärt resultat. Utfallet jämförs sedan med det verkliga resultatet som bokföringsfirman tar fram, detta görs månadsvis. Respondenten förklarar att inom snabbmatsbranschen är budgeten ett nödvändigt redskap för att kunna nå sina mål. Eftersom man konstant jobbar med små marginaler kan en avvikelse på en till två procent resultera i att hela vinstmarginalen förloras. Det är därför viktigt att använda budgeten som ett stöd i styrningen av verksamheten. 4.3 Franchisetagare C Allmänt Franchisetagare C är ett större internationellt bolag men äger endast ett fåtal Burger King restauranger i Sverige. Den intervjuade är driftansvarig på en av restaurangerna och har arbetat på företaget i cirka tre år. Den driftsansvariga arbetar med den dagliga driften av restaurangen. Där ingår bland annat rekrytering av ny personal, utbildning, personalpolitik och inköp. Den driftsansvariga har daglig kontakt med regionchefen som också ska finnas till hands om de får problem eller funderingar. Den driftsansvariga har kontakt med huvudkontoret veckovis. 40

41 Budgetprocessen Företagets ledning vill att de driftsansvariga ska fokusera på den dagliga driften och försäljningen och har därför valt att själva ansvara för budgetuppställandet. Budgetprocessen startar med att ledningen sammanställer den årliga budgeten, denna skickas sedan till regioncheferna och de driftsansvariga. Varken regionchefen eller den driftsansvariga får göra ändringar i den slutliga budgeten, de får dock fördela beloppen olika över månaderna. Om den driftsansvariga exempelvis tror att försäljningen blir högre under maj men lägre under april kan en del av den budgeterade försäljningen överföras till maj, detta så länge det slutliga resultatet för året blir likadant. Nedanstående figur redogör för den process som används vid budgetuppställande: Figur 6, Budgetuppställande C, Källa: Egen modell baserad på intervjun Budgeten bygger på föregående års siffror samt på prognoser som sammanställs utifrån trender på marknaden. Den driftsansvariga berättar att försäljning i vissa fall kan öka markant om exempelvis ett särskilt event äger rum. I sådana fall är de viktigt att fastställa att försäljningen detta år kanske inte kommer upp till ett lika stort belopp som året innan. De driftsansvariga arbetar både veckovis och månadsvis med budgetuppföljning, då sammanställs en rapport som redovisar både försäljningen och kostnaderna för perioden samt redogörelser för vad som kan ha påverkat det faktiska utfallet. Efter varje bokslut har de 41