Hållbar KICK för det goda Karlshamn KICK-on - Vit kod

Transkript

1 Hållbar KICK för det goda Karlshamn KICK-on - Vit kod Projekthandbok för ESF-projekt Information om projektorganisation, upplägg och styrande policy KARLSHAMN 1 (47)

2 Innehåll 1 Dokument Historik Bakgrund Projektets varaktighet Projektägare Projektets diarienummer Diarieföring av projektdokument Diarieföring Olofströms kommun ESF-Rådets utsedda handläggare Projektorganisation operativt sammansatt grupp Projektorganisation Sysselsättningsgrad (SG) Sammanträdesrutin Styrgrupp strategiskt sammansatt grupp Sammanträdesrutin Referensgrupp POP Processledning för Operativt Projektarbete Sammanträdesrutin Referensgrupp PERS personal och ESF:s prioriteringsgrunder Sammanträdesrutin Infomationspunkt/Personalgruppen Informationspunkt/Samverkansgrupp Referensgrupp NÄT Nätverk / Samverkan Sammanträdesrutin Referensgrupp IT Lärande vardag Sammanträdesrutin Referensgrupp Politisk strategisk spridning av effekter Sammanträdesrutin Arbetsordning vid sammanträde Föredragningslista Adjungerande ledamot Ekonomisk ersättning till styrgrupp/referensgrupp Övrig informationsspridning/kanaler Centrala Samverkansgruppen KARLSHAMN 2 (47)

3 14.2 Personal- och organisationsutskottet Personaltidningen Kanalen Utvärdering Lärande Insats Kommunkritiska policydokument Samverkansprojekt Olofströms kommun Sölvesborgs kommun Nätverksgrupper Lärande nätverk Ägande nätverk Projektekonomi Policy Internt regelverk rörande ESF-medel Kommunspecifik handläggning Upphandling Ekonomi BEKRÄFTELSE inför fakturering Ekonomi INKÖP referensnummer Ekonomi Tidkod för Statistik och uppföljning ESF:s regelverk för utbetalning av projektmedel Kostnadseffektiva lösningar Månatliga underlag Stödberättigande utgifter Lägesrapporten Verksamheten i projektet Avvikelser i projektet Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period Detta måste skickas in vid ansökan om utbetalning Sammanfattning inrapportering varje månad Hantering av semester inom ramen för projektet ESF:s mall Lägesrapport Tid- och Aktivitetsplan Komplettering KARLSHAMN 3 (47)

4 21 Personaladministration Tillgängliga lokaler att boka/hyra Utvärderare Viktiga länkar och referenshänvisningar Utbildning Block - Personliga assistenter Block - Processledning Block Kommunal ekonomi Block Data/Språk Block AKK, Metodutveckling och kommunikation Dokument Historik Idnr Händelse Beskrivning Ändrad av Datum 1 Projekthandbok Dokument version 1 ACFR VIT KOD v1 - Skapad 2 Allmän uppdatering Dokument version 2 ACFR Uppdatering efter möte med operativ Dokument version 3 ACFR referensgrupp 4 Uppdatering ekonomi, Dokument ver 4 ACFR referensnummer 5 Diarieförd vecka 12/2011 Dokument ver 4 ACFR Tillägg för ekonmi och lägesrapportering Dokument ver 5 ACFR Tillägg referensgrupp för effekter och Dokument ver 6 ACFR strategisk påverkanspridning politiskt förtroendevalda 8 Tillägg: DNR Olofströms kommun. Dokument ver 7 ACFR Projektet har tillsatt utvärderare 9 Tillägg efter beslut i Styrgruppen Dokument ver 8 ACFR Tillägg efter beslut i Styrgruppen Dokument ver 9 ACFR Tidkod 11 Presentation av olika utbildningsblock Dokument ver 10 ACFR KARLSHAMN 4 (47)

5 2 Bakgrund Detta dokument är upprättat i syfte att ge nödvändig information om projektorganisation, projektmetodik, upplägg och styrande policydokument som är kännetecknande för detta projekt. 3 Projektets varaktighet Projektet startar den 1 februari 2011 och avslutas 31 januari Projektägare Kommunledningsförvaltningen har startat upp aktuellt projekt varför ansvaret ligger direkt under denna förvaltning. Projektet är med anledning av dess innehåll förlagt till Lärcentra för Karlshamns kommun. Ansvarig för Lärcentra är Martin Bordes Kemi. Ytterst ansvariga och behöriga företrädare för projektet i sin helhet är följande personer. Roll Namn Kommentar Kommunstyrelsens ordförande Sven-Åke Svensson Personalchefen Thomas Andersson 5 Projektets diarienummer Projektet har beviljats EU-medel efter ansökan till ESF-rådet, Socialfonden programområde 1. I samband härmed tilldelades projektet diarienummer. Kommunens eget registrerade diarienummer noterades redan vid förprojektet -134/2008. Alla dokument tillhörande detta genomförandeprojekt skall arkiveras och registreras under detta kommunens egna diarienummer KARLSHAMN 5 (47)

6 5.1 Diarieföring av projektdokument Alla handlingar av formell karaktär och som kan knytas till detta projekt skall märkas upp och identifieras med ESF:s diarienummer. Alla handlingar av formell karaktär såsom protokoll, rapporter, projekthandbok skall diarieföras med Karlshamns kommuns diarienummer 134/2008. Samtliga formella handlingar skall skickas till Maria Appert, kommunledningsförvaltningen, för arkivering och registrering knutet till kommunens diarienummer. 5.2 Diarieföring Olofströms kommun Pia Nilsson, omsorgsförvaltningen i Olofströms kommun har tillsett att projektet diarieförs på med Olofströms kommuns diarienummer: KARLSHAMN 6 (47)

7 6 ESF-Rådets utsedda handläggare ESF-rådet för Region Syd (Skåne och Blekinge) har utsett en handläggare, Lisbeth Alhorn och en ekonom Bo Bjärenstam att bistå med information och rådgivning under hela projektpreioden. Idnr Projektroll Efternamn Förnamn Adresser och e-post Telefon 1 ESFhandläggare Alhorn Lisbeth Svenska ESF-rådet Sydsverige Box Malmö Telefon: Fax: Besöksadress: Stortorget 9 Plan 3, Malmö E-post: sydsverige@esf.se lisbeth.alhorn@esf.se ESF-ekonom Bjärenstam Bo bo.bjarenstam@esf.se KARLSHAMN 7 (47)

8 7 Projektorganisation operativt sammansatt grupp Idnr Projektroll Efternamn Förnamn Adress e-post Telefon 1 Projektledare Fröberg Anne- Charlotte alt. acfroberg 2 Projektekonom Agnesson Anders Johansson Ann- annkristin. Kristin Projektorganisation Sysselsättningsgrad (SG) Den operativt sammansatta projektgruppen bygger på följande sysselsättningsgrad inom ramen för projektet. Variationer kommer att förekomma. Dessa noteras och uppdateras fortlöpande vid eventuell förändring. Datum (from tom) Roll SG (syss.grad) Kommentar Projektledare 100% Projektekonom 30% From mars Projektadministratör 20% Gäller inledningsvis Projektadministratör 70% Gäller tills vidare dvs c:a 116 h/mån 7.2 Sammanträdesrutin Den operativt sammansatta projektgruppen har kontinuerliga möten minst en gång per vecka. Gruppen följer en föredragningslista som samtidigt skall tjäna som stöd och checklista beroende på vilken fas projektet befinner sig i. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum, tex PO_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projekadministratör och arkiveras av densamma. Tillfällen då annan projektmedlem utses till sekreterare skall protokollet översändas till projektadministratör. Samtliga protokoll skrivs under av två projektmedarbetare vanligtvis projektledaren och projektekonomen. Finns teknisk möjlighet räcker underskrift med en elektronisk signatur KARLSHAMN 8 (47)

9 8 Styrgrupp strategiskt sammansatt grupp Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Representant Kommunledningsförvaltningen Personalchef/ Andersson Thomas Thomas Representant Kommunledningsförvaltningen 5 Representant kommunala bolag 2 Representant Samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningschef 3 Representant Omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Persson Peter Peter.persson@ karlshamn.se Jönsson Christel Ekonomichef Hyllstedt Hans Hans.hyllstedt@ karlshamn.se VD för VMAB Västblekinge Miljö AB 6 Adjungerande utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Sternsén Göran goran. Funestad Jörgen Jorgen. 7 Projektledare Projektledare Fröberg Anne- Charlotte n.se Anne-charlotte Sammanträdesrutin Den strategiskt sammansatta styrgruppen är projektets huvudansvariga organ och utgör ett överordnat beslutande samt kvalitetssäkrande organ. Styrgruppen sammanträder en gång per kvartal eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas av styrgruppen. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex STYR_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från styrgruppen, vanligtvis projektledaren och styrgruppens ordförande. Adjungerande representant kallas då ärende hanteras som direkt berör aktuell förvaltning/enhet. Det är viktigt att till samtliga styrgruppsmöten skall kallelse även tillsändas ESF-handläggaren Lisbeth Alhorn KARLSHAMN 9 (47)

10 9 Referensgrupp POP Processledning för Operativt Projektarbete Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare Personalchef Andersson Thomas 2 Processansvar Verksamhetschef Karlshamns Lärcenter 3 Processansvar Personalutvecklare 4 Projektledare sammankallande Kemi B. Martin martin. bordeskemi@utb.k arlshamn.se Braun Ingeborg Projektledare Fröberg Anne- Charlotte Annecharlotte.froberg@ karlshamn.se Sammanträdesrutin Referensgruppen POP har till syfte att utgöras av medlemmar som har en särskild kunskap och erfarenhet att bidraga med vad gäller det fortlöpande projektarbetet. Sammankallande för referensgrupp POP:s möten är i första hand projektledaren. Referensgrupp POP sammanträder varannan vecka dvs närmaste fredag eller tisdag kl 08:20. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFPOP_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande KARLSHAMN 10 (47)

11 10 Referensgrupp PERS personal och ESF:s prioriteringsgrunder Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare adjungerande Processansvar adjungerande Projektledare Sammankallande Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen 2 Representant omsorgsförvaltningen Representant Samhällsbyggnadsförvaltningen Processansvar Personalutvecklare Andersson Thomas Thomas. Melkeraaen Per Per. Håkansson Berit Braun Ingeborg Kemi B. Martin martin. Fröberg Personalutvecklare Processutvecklare Verksamhetsc hef Karlshamns Lärcenter Anne- Charlotte Sammanträdesrutin Referensgrupp PERS har till syfte att utgöras av medlemmar som har särskild kunskap, intresse och erfarenhet att bidraga med vad gäller personalfrågor samt ESF:s krav på prioriteringsgrunderna mångfald, likabehandling, jämställdhet, tillgänglighet, innovation, strategisk påverkan och hållbar utveckling. Sammankallande för referensgrupp PERS:s möten är i första hand projektledaren alternativt behandlas ESF-projektet i samband med personalgruppens ordinarie sammanträden. Referensgrupp PERS sammanträder en gång per kvartal eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFPERS_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande KARLSHAMN 11 (47)

12 10.2 Infomationspunkt/Personalgruppen I anslutning till personalgruppens möte varannan vecka planeras att KICK-projektet Kompetensförsörjning för kommunanställda skall ha en stående informationspunkt. Information om projektets status förmedlas kl 11:15 på onsdagar varannan vecka. Då behov ej föreligger utgår ärendepunkten Informationspunkt/Samverkansgrupp I anslutning till samverkansgruppernas möten planeras att KICK-projektet Kompetensförsörjning Kommunanställda får en stående informationspunkt. Samverkansgrupp Datum för möte Ärende Kommentar Samhällsbyggnadsförvaltningen Kontaktperson: Berith Håkansson kl 14:00 Projektledare Anne- Charlotte Fröberg presenterade KICKprojektet. Allmän information om projektets status. Klartecken att fortsättningsvis närvaro för en statusrapportering. Berith Håkansson översänder kontaktuppgifter KARLSHAMN 12 (47)

13 11 Referensgrupp NÄT Nätverk / Samverkan Referensgruppen för Nätverkande och Samverkan år såväl en interkommunal angelägen sammanslutning som en strategisk påverkansgrupp för ett större geografiskt område. I denna grupp välkomnas ledamöter från andra kommuner, regionala instanser med möjllighet att påverka och skapa nya plattformar. Det är en förutsättning för ett lyckat ESF-projekt att agera på ett mångsidigt sätt som kan skapa hållbara effekter inom Västra Blekinge och Bromölla. Det handlar om att arbeta för spridningseffekter, beträffande personalfrågor, kompetensutveckling, processledning baserat på ESF:s prioriteringsgrunder. Det handlar om att skapa en Hållbar KICK för det goda Karlshamn. Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare adjungerande Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen Andersson Thomas Thomas. 2 Projektledare Projektledare Fröberg Anne- Charlotte 3 Sölvesborg 4 Olofström Anne-charlotte. froberg@ karlshamn.se Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp NÄT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp NÄT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFNAT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande KARLSHAMN 13 (47)

14 12 Referensgrupp IT Lärande vardag I samband med förprojektet framkom en tydlig viljeyttring att eftersträva kompetensutvecklling baserat på virtuella verktyg och sociala medier. I syfte att få en god överblick, intressanta testmiljöer samt en grupp kvalificerade utövare utses en särskild referensgrupp med uppgift att hantera och implementera IT-relaterade verktyg. Såväl forum för informationsutbyten som renodlad e-learning kommer att bearbetas. Härutöver kommer referensgruppen att få arbeta med frågor som rör kommunens befintliga systemstöd för kompetensportföljer, kompetensmatchningar, kompetensutveckling och kursadminsitrationer. Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Ordförande sammankallande Projektledare Fröberg Anne- Charlotte 2 Referens Högskola adjungerande Studierektor BTH Carlsson Paul 3 IT-utveckling IT-strateg De Petri Linus Linus.de.petri 4 Information/ marknadsföring Sandström Eric 5 IT-utveckling IT-utvecklare Lindh Kent 6 IT-utveckling IT-chef stf Berntsson Einar Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp IT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp IT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFIT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande KARLSHAMN 14 (47)

15 13 Referensgrupp Politisk strategisk spridning av effekter Referensgruppen för politisk spridning av effekter såväl interkommunalt som en strategisk påverkansgrupp för ett större geografiskt område. Det är en förutsättning för ett lyckat ESF-projekt att agera på ett mångsidigt sätt som kan skapa hållbara effekter inom Västra Blekinge och Bromölla. Det handlar om att arbeta för spridningseffekter, beträffande personalfrågor, kompetensutveckling, processledning baserat på ESF:s prioriteringsgrunder. Det handlar om att skapa en Hållbar KICK för det goda Karlshamn. Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare adjungerande Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen Andersson Thomas Thomas. 2 Projektledare Projektledare Fröberg Anne- Charlotte 3 Lobbyist/ politiker 4 Lobbyist/ politiker Lobbyist/ politiker Lobbyist/ politiker Ordf omsorgsförvaltningen Vice ordf Byggnadsnämnden Anne-charlotte. froberg@ karlshamn.se Jonasson Christel Mattson Per-Ola Svensson Göran Kilsäter Britt Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp NÄT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp NÄT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFNAT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande KARLSHAMN 15 (47)

16 13.2 Arbetsordning vid sammanträde Föredragningslista Adjungerande ledamot Adjungerande representant/ledamot kallas då ärende hanteras som direkt berör aktuell förvaltning/enhet. Adjungerande representant kommer inte att kallas till styr- och/eller referensgruppens samtliga möten Ekonomisk ersättning till styrgrupp/referensgrupp Kostnadsersättning eller annan ersättning till kommunanställd Huvudregeln är, att ersättning till kommunanställd med anledning av uppdrag inom ramen för detta projekt såsom representant i styr-och/eller referensgrupp utgår ej. Eventuella kostnadsersättningar för resor måste på förhand meddelas för besked om ekonomisk ersättning kan utbetalas från detta projekt KARLSHAMN 16 (47)

17 Kostnadsersättning eller annan ersättning till representant från annan organisation Huvudregeln är, att ersättning till representant från annan organisation med anledning av uppdrag inom ramen för detta projekt såsom representant i styr-och/eller referensgrupp utgår ej. Eventuella kostnadsersättningar för resor måste på förhand meddelas för besked om ekonomisk ersättning kan utbetalas från detta projekt. ESF-medel beviljas ej att ersätta representant som inkommer med faktura baserad på konsultarvode. Endast faktiska kostnader kan ersättas och beviljas medel till inom ramen för detta projekt. Alla kostnader knutna till styr- och/eller referensgrupp måste på förhand meddelas projektledaren och godkännas av densamme dvs tydlighet beträffande ekonomiska anspråk måste anmälas före genomförandet av insatsen och godkännas i annat fall lämnas dessa utan åtgärd KARLSHAMN 17 (47)

18 14 Övrig informationsspridning/kanaler 14.1 Centrala Samverkansgruppen Huvudinriktningen är, att informera Centrala Samverkansgruppen en gång per kvartal. Detta innebär följande kalender: Mars September November/December Mars Ansvarig kontaktperson: Maria Appert, Personal- och organisationsutskottet Huvudinriktningen är, att informera personal- och organisationsutskottet två gånger per år. Ansvarig kontaktperson: Thomas Andersson, Personalchef 14.3 Personaltidningen Kanalen Huvudinriktningen är, att projektet stående skall få utrymme för en artikel innehållande information om aktuella insatser och uppnådda resultat. Kanalen utges fyra gånger per år. Ansvarig kontaktperson: Eric Sandström, Informationschef KARLSHAMN 18 (47)

19 15 Utvärdering Lärande Insats Inom ramen för projektet kommer en utvärdering/följeforskning att genomföras. Den baseras på följande riktlinjer. Uppdraget Genom lärande utvärdering alt. följeforskning ge stöd i utveckling av metoder och aktiviteter i förhållande till projektets mål och syfte. Återge iakttagelser kontinuerligt under projekttiden för att ge underlag för gemensam analys och reflektion. Att utifrån ett brukarperspektiv undersöka om samverkan upplevs förbättrats under projekttiden. Uppdragstagaren förväntas skapa tillfällen för lärande mellan projektets aktörer vid minst tre tillfällen. Tidpunkt för lärande-tillfällena planeras i samråd med projektägaren. Uppdragstagaren förväntas återrapportera till projektägare och ansvarig politisk nämnd kontinuerligt under projekttiden. Sammanställning görs i tre skriftliga delrapporter och en summerande slutrapport Slutrapporten ska vara projektägaren tillhanda senast Karlshamns kommun planerar att anlita en extern utvärderare för utvärdering projektet i enlighet med ESF-rådets riktlinjer. Den sammanlagda summan uppgår till cirka kronor KARLSHAMN 19 (47)

20 16 Kommunkritiska policydokument I kommunen har ett antal policydokumnet beslutats av Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige. Vissa policydokument av enklare art har verkställts på delegation. Följande policydokument är viktiga att efterleva med hänsyn till regelverk, kommunens etiska och estetiska profil Riktlinjer Tillgänglighet mars 2011 åtkomlig via First Class I övrigt finns kommunens samtliga policydokument tillgängliga via följande länk: KARLSHAMN 20 (47)

21 17 Samverkansprojekt 17.1 Olofströms kommun 17.2 Sölvesborgs kommun Kontaktad av Clemens Malmberg, verksamhetsutvecklare, Sölvesborgs kommun , KARLSHAMN 21 (47)

22 18 Nätverksgrupper 18.1 Lärande nätverk 18.2 Ägande nätverk Från: Alhorn Lisbeth Skickat: den 2 mars :37 Till: Anders; Anne-Charlotte Fröberg; ann-marie.nordstrom@lrf.se; chiquita.persson@karlshamn.se; cecilia.a.andersson@arbetsformedlingen.se; peter.larsson@karlshamn.se; Lena Hedvall Kopia: Gullstrand Marie-Louise; Mats Holmquist; Suzanne Almgren Mason Ämne: Inbjudan till gemensam nätverksgrupp! Hej! Några av er träffades i Sölvesborgs Kommun den 23 februari och diskussion om bildandet av gemensam nätverksgrupp lyftes. Jag uppfattade att det fanns ett stort intresse att kunna samverka, ha ett ömsesidigt lärande och som ett resultat av projekten kunna leverera in till Region Blekinges kompetensplattformar. Önskemål fanns att ha med ytterligare projekt i nätverket och efter samtal med samtliga projektledare har vi nu satt samman en nätverksgrupp i samråd med spel, vårt processtöd, som kommer att vara sammankallande i nätverket. Ett önskemål är ifrån spel, Mats Holmquist att också bilda ett ägarnätverk, om intresse finns. Därför skulle vi vilja be samtliga projektledare att också bjuda in behörig företrädare för era projekt denna första gång vi träffas, då kommer spel att presentera vad man tänker att detta nätverk ska ha för syfte. Skulle vilja be Karlshamns Kommun stå som värd för detta första nätverksmöte och att Ann-Charlotte Fröberg försöker ordna en lokal för oss ( personer) den 18 maj kl i Karlshamn. Vi återkommer med plats och dagordning KARLSHAMN 22 (47)

23 De 7 projekten är: Karlshamns Kommun Kompetensförsörjning Kommunanställda, Karlshamns Kommun, projektledare Anne- Charlotte Fröberg, anne-charlotte.froberg@karlshamn.se Blekinge utveckling i samverkan, Länsbygderådet i Blekinge, projektledare Anders Andersson, anders@blutsam.se Hållbar Kompetensförsörjning i Samverkan, Sölvesborgs Kommun, projektledare Lena Hedvall, kompetens@solvesborg.se Kompetensporten,Karlshamns Kommun, Arbetsmarknadsenheten, projektledare Peter Larsson, peter.larsson@karlshamn.se Grön kompetens i Blekinge, LRF Sydost, projektledare Ann-Marie Nordström, annmarie.nordstrom@lrf.se GoOn, Arbetsförmedlingen Karlshamn, projektledare Cecilia Andersson, cecilia.a.andersson@arbetsformedlingen.se Navigatorporten, Karlshamns Kommun, Arbetsmarknadsenheten, projektledare Chiquita Persson, chiquita.persson@karlshamn.se Hoppas alla har möjligheter att närvara. O.s.a. senast Välkomna! Lisbeth Alhorn/Marie-Louise Gullstrand Regionala samordnare Sydsverige/Blekinge Lisbeth Alhorn Samordnare regional enhet Svenska ESF-Rådet i Sydsverige, Skåne-Blekinge Postadress: Box 68, Malmö Besöksadress: Stortorget 9, Malmö Telefon: Fax: e-post: lisbeth.alhorn@esf.se KARLSHAMN 23 (47)

24 19 Projektekonomi 19.1 Policy Internt regelverk rörande ESF-medel Beslut enligt Styrgruppen Policy Internt regelverk rörande ESF-medel från projektet Kompetensförsörjning kommunanställda 1 Projektperiod ESF-medel får endast tagas i anspråk för perioden Medel beviljas inte till någon enhet eller något ändamål som inte ligger inom ramen för denna period. 2. Marknadsföring med ESF-flagga/logotyp ESF-medel beviljas för utbildningsinsats på en eller flera enheter under förutsättningen att aktiviteten/händelsen marknadsförs med koppling till ESF-projektet. Det skall klart och tydligt framgå att det är ESF-medel som möjliggör genomförandet av en viss insats/aktivitet. Underlag och information som produceras skall därmed förses med logotyp 3 Disponering av ESF-medel Beviljade medel till ESF-projektet baseras på en förprojektering. Från förprojektering fram till idag har en längre period förlupit, delvis har nya teorier medfört att äldre måste förkastas eller ändras, delvis har medarbetare redan fått en liknande utbildning. Detta påverkar behovet av olika utbildningsinsatser och de utbildningar som förprojekteringen resulterat i skall genomföras. Under dylika förutsättningar ges den operativa projektgruppen delegationsrätten, att omfördela medel med informationsplikt till för projektet utsedd styrgrupp. Beloppsgräns med lägre värden, får ej överstiga kr, för en lokal omfördelnng. Beloppsgräns med högre värden överstigande kr. Beslut om omdisponering fattas av styrgrupp med projektledaren som föredragande. 4 Projektägaransvar med rätt utlova medel från ESF-projektet Enhet skall inte kunna utgå från att man äger projektmedel som beviljats själva ESFprojektet. Projektledaren ges ansvaret och rätten att fördela ESF-medel mellan kommunens enheter och med utgångspunkt från förprojekteringen på ett ändamålsenligt sätt. Detta inbegriper att projektledaren äger rätten att göra nödvändiga omdisponeringar av medel baserat bla på förutsättningar som anges i KARLSHAMN 24 (47)

25 19.2 Kommunspecifik handläggning Upphandling Samtliga upphandlingar kommer att genomgå flera kontrollstationer enligt genomgång med upphandlingsenhetens administratörer. Eftersom projektet är underställt Kommunledningsförvaltningen är yttersta instans för beslut om upphandling Kommunsstyrelsen. Samtliga dokument rörande beslut om upphandling skall skrivas på av kommunstyrelsens ordförande Ekonomi BEKRÄFTELSE inför fakturering Då projektet är omfattande och många aktörer inblandade har projektledningen bestämt, att alla fakturor ska föregås av ett betställningsunderlag och en fakureringsbekräftesle. Huvudlinjen är, att projektägare/projekledare bekräftar skriftligt att begärd kostnad överförs och faktureras ESF-projektet Ekonomi INKÖP referensnummer Vid inköp av varor skall berörd ange referensnummer för projektet är Detta skall användas vid alla inköp av varor. Alla fakturor ska skickas till projektekonomen Anders Agnesson. Fatura adress är: Karlshamns Kommun Personalkontoret Projekt Kompetensförsörjning Karlshamn Ekonomi Tidkod för Statistik och uppföljning Upplägg rörande möjligheter för kostnadsuppföljning har förberetts genom att fastställa rutin för tidkod. Tidkoden kommer att användas direkt vid källan vad gäller vikarier för personal/medarbetare som vikarierar för medarbetare som går på utbildning inom ramen för aktuellt ESF-projekt. Rutinen fastställdes via styrgruppsmötet den 6 september Följande kan noteras rörande bakgrundsinformationen: Kostnaden för ordinarie personal ska gå på deras anställningskonto och ej redovisas mot kontot där budgeten ligger och vi ska göra det så smidigt för alla användare (både deltagare i KICK-utbildningar och deras chefer KARLSHAMN 25 (47)

26 Vikarier/Ersättare redovisar antal timmar och kostnad: Enklast är då att dessa timmar avkonteras med en Aktivitet (i kontosträngen). För de som är inne i Schemahanteringen i Heroma så måste ersättarna lägga in ett ärende De måste ange datum, typ av ärendeklockslag, Välja aktivitet = Arbetstid, I rutan under texten Välj person att skicka till måste de ange KICK aktivitet. När de sedan har skickat ärendet till sin resp chef måste chefen lägga till rätt Aktivitet där kostnaden ska konteras. För de personer som ej är inne i Schemahanteringen i Heroma men går in som vikarie och skriver på en tjänstgöringsrapport, så måste det där anges Aktivitet där kostnaden ska konteras. För båda dessa grupper kan vi då både genom Heroma och Economa hitta timmar och kostnad. Det som ni behöver göra är att kontakta Ekonomikontoret och be att de lägger upp en Aktivitetskod som står för KICK (ersättare/vikarie). Därefter behöver jag veta Aktivitetskoden som jag måste lägga in i Styrtabell i Heroma. Resultat: Kent Wahnström har lagt upp aktivitetskoden 885 med texten KICK (ers/vik) i ekonomisystemet. Den gäller from Utbildning betald tid i Kick-projektet genereras via projektets närvarolistor KARLSHAMN 26 (47)

27 19.3 ESF:s regelverk för utbetalning av projektmedel Kostnadseffektiva lösningar ESF och EU ställer hårda krav på kostnadseffektivitet i projekten. Förhållningssättet skall vid enkel upphandling handla om tre offertförfrågningar. Större upphandlingar annonseras offentligt via e-avrop Månatliga underlag Projektorganisationen med projektledaren som ansvarig har att tillse att Karlshamns kommmun månatligen sänder in underlag för utbetalning av projektmedel. Utbetalningen föregås av en Ansökan om utbetalning tillsammans med en Lägesrapport. ESF/EU ställer enligt artikel 60 (EG) och tillhörande direktiv krav på kostnadseffektivitt vid inköp av varor och tjänster Se följande länkar: Ansökan om utbetalning: visa%20ditt%20projekt/ansökan%20om%20utbetalning.pdf Projekthandledning i ekonomi Informationsdokument/Projekthandledningar/Projekthandledning%20i%20ekonomi%20rev % pdf KARLSHAMN 27 (47)

28 Stödberättigande utgifter Vilka utgifter som är stödberättigande varierar från projekt till projekt. Det beror helt och hållet på vilka aktiviteter som godkänts i beslutet om stöd. Endast utgifter relaterade till dessa aktiviteter är stödberättigande. Utgifterna ska finnas upptagna och beskrivna i den budget som ligger till grund för beslutet. Grundläggande krav för stödberättigande utgifter: Ska vara nödvändiga för projektet Ska vara uppkomna under den beslutade projektperioden Ska vara betalda senast vid ansökan om utbetalning Ska grunda sig på deltagarnas närvarotid i projektet Ska utgöras av faktiska utgifter Ska vara redovisade separat så att de transaktioner som tillhör projektet direkt kan utläsas i projektägarens redovisning (gäller inte indirekta utgifter, offentligt finansierad ersättning till deltagare och bidrag i annat än pengar) Ska kunna styrkas med giltiga underlag t.ex. betalda fakturor, lönespecifikationer, avtal, beräkningsunderlag mm Exempel på icke-stödberättigande utgifter: Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, ränta och andra rent finansiella utgifter Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Utgifter för underleverantörskontrakt - om det är fördyrande utan mervärde - utgiften beräknats som procentuell andel Mervärdesskatt för momsredovisningsskyldiga projektägare Inkomstbortfall på grund av projektet Utgifter som ingått som underlag i annat EU-projekt. Ett projekt kan inte samtidigt erhålla finansiering från ett annat EU-program Lägesrapporten Lägesrapporten ska vara kortfattad (1-3 A4 sidor, textstorlek 12) och kopplad till den aktuella ansökan om utbetalning av stöd och givetvis utgå i från aktiviteter som ni beskrivit i er beviljade ansökan. Lägesrapporten har tre delar, en del där man beskriver hur verksamheten i projektet fortskrider, en del där redogör för eventuella avvikelser från projektplanen. I den tredje delen sammanställer man de aktiviteter som genomförts under den aktuella perioden Verksamheten i projektet I denna del skall man redogöra för hur verksamheten i projektet fortskrider utifrån nedan frågor: Beskriv kortfattat hur verksamheten i projektet fortskrider utifrån nedanstående frågeställningar: Vilka aktiviteter har genomförts under den aktuella perioden?2 Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Hur har man arbetat med jämställdhet under den aktuella perioden? KARLSHAMN 28 (47)

29 Hur har man arbetat med tillgänglighet under den aktuella perioden Vad fungerar bra och vad har fungerat mindre bra? Ligger deltagarantalet i fas med vad som planerat enligt ansökan? Ange ackumulerat antal deltagare i relation till planerat antal. Ligger projektet i fas vad gäller måluppfyllelse? Ligger projektet i fas vad gäller budget? Avvikelser i projektet Det är viktigt att rapportera de eventuella avsteg som man gjort från beslutad projektplan. Avvikelser i projektet ska omedelbart meddelas ansvarig handläggare på Svenska ESF-rådet KARLSHAMN 29 (47)

30 Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period Följande skall redovisas i denna sammanställning. Datum Insats (Aktivitet/Utbildnings/Möte) Antal timmar (insatsens omfattning) Antal deltagare Planerat antal deltagare Slutförd utb/akt JA/NEJ Detta måste skickas in vid ansökan om utbetalning En ansökan om utbetalning ska (om inte Svenska ESF-rådet meddelat annat) alltid innehålla: Lägesrapport. Vid sista ansökan även slutrapport. Ansökan handläggs inte utan denna rapport. (se avsnittet om Rapportering, s 8). Kopior av bokföringsunderlag såsom utdrag ur huvudbok, verifikationslista och andra handlingar ur redovisningen Verifiering av att utgifterna är betalda. Samtliga ekonomiska underlag som styrker riktigheten i de redovisade uppgifterna. Den ska i förekommande fall också innehålla: Tidredovisning för personal på Svenska ESF-rådets formulär. Verifiering av att offentlig medfinansiering är utbetald. Verifiering av intäkter Kopior av hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal Dokumentation avseende upphandling och köp av varor och tjänster. Utöver vad som ovan anges kan Svenska ESF-rådet begära in de ytterligare uppgifter, inklusive uppgifter avseende underentreprenörsavtal, som är nödvändiga för att pröva om utgifterna är stödberättigande Sammanfattning inrapportering varje månad Följande dokument skall skickas in för redovisning rörande status samt ansökan om utbetalning av beviljade medel. Lägesrapport Tidrapportering Nya anställningsavtal vid förändrad tjänstgöring Redovisning av ekonomin via projektrummet I förekommande fall dvs vid kursanordnan skall statistik inrapporteras till SCB KARLSHAMN 30 (47)

31 Hantering av semester inom ramen för projektet Semester redovisas fortlöpande dvs direkt vid uttag av semesterledighet. Varje projektmedarbetare redovisar och registrerar sin arbetade tid och avvikelsetid såsom semester i den månatliga tidrapporten. Vid själva semesteruttaget debiteras projektet den faktiska semesterkostnaden. Projektekonom budgeterar med semesterlagens 12% ESF:s mall Lägesrapport Projektnamn: Kompetensförsörjning kommunanställda Diarienummer: Redovisningsperiod: 1 / februari Verksamheten I projektet 2. Avvikelser från projektbeskrivningen Har det förekommit avvikelser under perioden? Ja Nej Om du svarade Ja, beskriv kortfattat avvikelserna: KARLSHAMN 31 (47)

32 Om det förekommit avvikelser, har ni meddelat ansvarig samordnare på Svenska ESF-rådet? Ja Nej Om du svarade Nej, vad är orsaken till att ni inte har meddelat avvikelsen? Vilka åtgärder har ni vidtagit/avser att vidta med anledning av avvikelserna? 3. Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period (Programområde 1 och 2) Datum Insats Antal timmar Antal Planerat Slutförd (Aktivitet/utbildning/möte) (insatsens deltagare Antal Utb/akt omfattning) deltagare Ja eller Nej KARLSHAMN 32 (47)

33 Underskrift projektansvarig (projektledare) Datum Namnteckning Namnförtydligande Svenska ESF-rådets bedömning Lägesrapportern är godkänd och stöd kan betalas ut: Ja Nej Om du svarade Nej, kommentera de åtgärder som ska vidtas KARLSHAMN 33 (47)

34 20 Tid- och Aktivitetsplan Genomförande Tid- och aktivitetsplan - Ange alla Startdatum Slutdatum planerade aktiviteter, uppskatta ett planerat start- och slutdatum för respektive aktivitet, samt beskriv varje aktivitet utförligt.aktivitet Planerings- och organiseringsfas Upphandling sker kontinuerligt i projektet Marknadsföring sker kontinuerligt under projektet Projektadministration Styrgruppsmöten varje kvartal Grundutbildning Hållbar utveckling Aktiviteter riktade till medarbetarna (utbildningar-se bilaga 3) Projektmöten varje kvartal med gruppen som arbetar med projektdelen "Innovativa metoder för strategiskt lärande" Seminarier/workshops Jämställdhet, mångfald och tillgänglighet Uppföljning och lärande utvärdering Utvärdering av avslutningsfas KARLSHAMN 34 (47)

35 Komplettering KARLSHAMN 35 (47)

36 21 Personaladministration 21.1 Tillgängliga lokaler att boka/hyra Sal Förvaltning Totalt antal Övrigt personer Tärnörummet UtbildningsFV UtbildningsFV 10 Rådhussalen BV-plan, Rådhuset 150 Årrydssalen, 3111 BV-plan, Rådhuset 20 Mörrumssalen BV-plan, Rådhuset 15 Sternö Plan 2, Rådhuset 15 Bokningsbar via Medborgarkontoret Asarum Plan 2, Rådhuset (Session) Bokningsbar via Medborgarkontoret, rekommenderas ej Hällaryd Plan 2, Rådhuset KARLSHAMN 36 (47)

37 22 Utvärderare Projektet kommer att utvärderas av en extern utvärderare; medel omfattande kr finns avsatta för detta ändamål. Upphandling av utvärderare påbörjades den 25 mars Politisk process inklusive administration över e-avrop. Tilldelningen och tid för överklagan hanterades tom den 29 april. Den 9 maj 2011 träffas avtal med Christer Wallin. Christer Wallin Projekt AB Tel Mobil E-post: christer.wallin@cwp.se Postadress: Klangens väg Växjö Besök: Videum Science Park Framtidsvägen 10 B Växjö Webbplats: KARLSHAMN 37 (47)

38 23 Viktiga länkar och referenshänvisningar Redovisa ditt projekt Processtöd Det är viktigt att klart och tydligt visa att Karlshamns kommun (ledning, kurstillfälle portar mm) är engagerad i EU-projekt. Använd dekaler, flaggor mm så ofta som möjligt. Se följande länk för Press, produkter, dekaler och flaggor Böcker och broschyrer Min Region Skåne / Blekinge ESF-Kalendern informationsmöten. (Vissa möten kräver anmälan) KARLSHAMN 38 (47)

39 24 Utbildning Karlshamns Kommun Block - Personliga assistenter Detta block genomförs i samarbete med Olofströms kommun. Under hösten 2011 kommer 40 personliga assistenter från Karlshamns kommun och 20 assistenter från Olofströms kommun att kunna beredas utbildningsinsatser inom ramen för aktuellt ESF-projekt. Under våren 2012 kommer resterande assistenter dvs. 58 från Karlshamn och 30 från Olofström att beredas utbildningsinsatser. Under hösten 2012 kan eventuellt ytterligare restplatser arrangeras. Utbildningarna genomförs även som ett samarbetsprojekt mellan VäggaVux, Karlshamns kommun och Vårdförbundet/Sjöarp KARLSHAMN 39 (47)

40 Genom ESF-projektet ser vi det vara av stor betydelse att kvalitetssäkra arbetsinsatserna och den kompetens vilket behövs i rollen som Personlig Assistent. ESF-projektet erbjuder därför i nom en kursomgång sju olika kursmoment. Den som deltager i samtliga moment har också möjlighet att bli diplomerad/certifierad Personlig Assistent. Varje utbildningsomgång avslutas med fyra olika Cafétema varav två är obligatoriska. Sista tillfället kallas samtliga kursdeltagare från den aktuella kursomgången till en högtidlig avslutning med diplomering/certifiering. Handläggare Lisbeth Alhorn poängterar att det är viktigt vi lägger en tyngdpunkt på kompetensinsatserna riktade till Personliga Assistenter. Enligt Lisbeth Alhorn är det bättre att projektorganisationen väljer bort vissa kursmoment till förmån för Personliga assistenter. Typ av upphandling: Upphandling av tjänst har genomförts baserad på tre-offerters-principen. I urvalsprocessen har Olofströms kommun varit behjälpliga genom områdeschef Pia Nilsson, Omsorgsförvaltningen KARLSHAMN 40 (47)

41 24.2 Block - Processledning Detta är en chefsutbildning för utveckling och en ökad samsyn vad gäller processer, processkartläggning och processledning. Projektmomentet omfattar samtliga chefer c:a 120 personer från kommunens olika förvaltningar inklusive utbildningsförvaltningen. Utbildningen öppnar även upp för de kommunala bolagen. VMAB deltager allt i enlighet med förprojektet I överenskommelsen med leverantören skall sju grupper med 15 personer i varje genomföras under hösten 2011 och vara klar våren Direkt i anslutning till den gruppvisa genomgången omfattande fyra dagar erbjuds var och en av cheferna en individuell coachning. I samband med insatsen har man funnit det vara värdefullt för personalgruppens reprensentanter att få ta del av insatsen. Medarbetarna från Personalgruppen kommer att få en förstärkande kompetensinsats för att kunna agera coacher efter avslutad utbildningsgenomgång och hålla kunskaperna levande om processledning och processkartläggning. Detta är gediget stöd i samband med omsättning av chefspersoner vilkekt är fallet bl a till följd av pensionsavgångar. Upphandling har gjorts och tillfallit Peter & Partner Utbildning AB KARLSHAMN 41 (47)

42 KARLSHAMN 42 (47)

43 24.3 Block Kommunal ekonomi Utbildningsinsatserna rubricerade kommunal ekonomi är något som Karlshamns kommun valt att själva genomföra med hjälp av medarbeter från ekonomiavdelningarna. I skrivande stund har vi tre tillfällen inplanerade varav två åsterstår. Under det kommande året planerar vi att utföra ett omfattande antal utbildningstillfällen. Det är ett tillfälle per person som deltagare. Därtill tillkommer en chefsutbildning. Samtliga enligt förprojektet är inplanerade att deltaga KARLSHAMN 43 (47)

44 Upphandling: Insatsen bedrivs i kommunens egna regi KARLSHAMN 44 (47)