Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kultur- och fritidsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Innan mötet serveras jultallrik på Smedjans Mat och Logi. Samling där kl för de som anmält intresse. Tid: Plats: tisdagen den 5 december 2017 kl (Observera ändrad tid!) Svea Hund i kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr Sidnr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 3 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden /2 4 Årshjul Utomhusarena/Skatepark 2017/ Meröppet bibliotek 7 Cirkuskonstens förutsättningar 10 Beslutsärenden 8 Ekonomisk uppföljning inom kultur- och 2017/4 12 fritidsnämnden Internbudget / Intern kontrollplan / Del av kvarlåtenskap testamenterad till Konsthallen 2015/ Statuter för Artist-in-residence stipendium till Sten Malmquist minne 12 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 2015/ Anmälningsärenden 2017/1 28 1

2 Tomelilla kommun Kultur- och fritidsnämnden Anette Thoresson (C) Ordförande Elin Dofs Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Elin Dofs E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL fr o m 1 januari december 2018 För Kultur- och fritidsnämnden, Tomelilla Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avst år Ja Nej Avst år 1 Anette Thoresson C 2 Mats Andersson M 3 Marianne Åkerblad M 4 Tina Bergström-Darrell S 5 Marie-Louise Nilsson Olsson SD ERSÄTTARE 1 Lena Persson C 2 Carina Persson L 3 Solveig Falk MP 4 Johannes Litzing S 5 Anders Rosengren SD

4 OMRÖSTNING 1 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej. OMRÖSTNING 2 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej

5 Kultur och fritid Årshjul 2018 Ärenden till kultur- och fritidsnämnden December Internbudget, uppdatering årshjul Januari Intern kontroll - slutrapport Februari Årsbokslut, bidrag November Intern kontrollplan Oktober Återkommande beslutsärenden Anmälningsärenden, delegeringsbeslut Dialoger Mars Kultur- och idrottspris April September Tertial 2 Maj Mål och budget Augusti Mål och budget, taxor och avgifter Juli Juni 5

6 Anteckningar kring diskussion angående skatepark Ken Håkansson Presenterar att kommunen efterfrågar tankar kring skateparkbryggeriet i sig är ett stort dragplåster vilket kan vara positivt i arbetet kring eventuell uppbyggnad Hur många hade nyttjat en sådan park: inte många som åker bräda synligt i Tomelilla, Ystad nämns som ett exempel innan där fanns en park åkte ingen bräda eller kick till att exploderat efter bygget, Finns ett gäng brädåkare och ett gäng kick åkare i tomelilla men de åker till andra orter Man åker inte skateboard för att tillgången finns inte. De unga som har stort intresse åker till andra ställen så som Malmö, eller andra områden. Många Åker kickbike. Dom som skejtar gör det oftast på avskilda platser. Stor kombination är bäst! Graffiti,, BMX Park? (Önskemål) Combo av olika stilar Parkour, trampoliner, Café, basket, Bouldering, ute gym, en multiarena Viktigt med placering! 6

7 Yttrande från Barn och utbildning gällande skatepark Barn och utbildning tycker det är ett mycket bra initiativ att vilja satsa på barn och ungdomars fritid i Tomelilla. Att barn och ungdomar får uttrycka sin mening och höras i frågor som rör dem är en viktig del av det demokratiska arbetet, därför har Barn och utbildning äskat kr för att utveckla demokratiarbetet med barn och unga i kommunen för Om det blir elevråden som utvecklas till en tydligare remissinstans för frågor som rör barn och unga eller om det ska finnas ett mer fristående forum för detta kommer att diskuteras om pengarna avsätts. Barn och utbildning har gått ut till elevråden för att få förslag på vad de skulle vara intresserade av att göra på fritiden om det avsätts pengar för detta. Bland åk f-6 har det inkommit flera förslag varav en skatepark är ett av dem, men även parkourbana, cykelbana, hinderbana, klättervägg eller stor lekplats med klätterställning och studsmattor har nämnts. I 7-9 har även där kommit in flera förslag, de fyra populäraste är i nämnd ordning dans- och musikstudio, landhockeybana samt utegym och skatepark. Men även andra saker nämns som rutschbana i simhall, asfaltbana för motorungdomar, gamingplats, verkstad att meka i, konstisbana, paintbollbana och ny ungdomsgård. Eftersom Barn och utbildning nu fått in flera alternativ hade en fördjupad dialog varit att föredra för att se till att det blir balans mellan äldre och yngre barn samt mellan pojkar och flickor. Barn och utbildning anser att det skulle vara en rejäl knuff framåt för demokratiarbetet med barn och unga om man kunde fortsätta diskussionerna medan vi bygger upp Tomelilla kommuns demokratiarbete och att barn/unga sedan fick inflytande över vad investeringspengarna används till. Att snabbt kunna se ett resultat tror vi skulle skapa ett större intresse för att delta i den demokratiskaprocessen. Ulrika Ahrlin Bitr skolchef 7

8 Skatepark förslag Tomelilla Av: john Magnusson, Föreningen Bryggeriet, 1. Betonghinder + asfalt Betonghinder + plana ytor i asfalt Byggtid: Ca 5 veckor Yta: ca 250m2 Pris: kr + moms Betyg: 1. Kommer inte locka folk utifrån till Tomelilla Tumba skatepark 2. Betonganläggning liten Betonghinder, specialgjorda och anpassade för platsen Allt i betong även plana ytor Byggtid: Ca 6 veckor Yta: ca 250 m2 Pris: kr + moms Betyg: 2. Helt ok anläggning. Lockar folk utifrån. Blir snabbt överbefolkad 8 Bara skatepark

9 3. Betonganläggning medium Betongbana specialgjord och anpassad för platsen Allt i betong även plana ytor Byggtid: Ca 8 veckor Yta: ca 400 m2 Pris: kr + moms (beror lite på markförhållande) Betyg: 4. Bra storlek, lockar folk utifrån. Stehag skatepark 4. Betonganläggning stor Stort betonglandskap, specialgjord och anpassad för platsen Byggtid: Ca 12 veckor Yta: ca 700 m2 Pris: kr + moms Betyg: 5. Topp skatepark. Blir något som sätter Tomelilla på kartan. 9 Sibbarp, Malmö skatepark

10 10

11 11

12 Månadsuppföljning jan-okt 2017 Kultur och fritid verksamhetsanalys Verksamhetschef Marina Hansson Ekonomisk analys BUDGET UTFALL Avvikelse Avvikelse Helårs- Ack Ack utfall - %-andel Helårs- prognos / budget budget utfall budget budget prognos budget Intäkter , Personalkostnader , Bidrag, köpta tjänster , Övriga kostnader , Netto , Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Fritid/ turism och verksamhetschef Avvikelse i tkr Analys Intäkterna på Österlenbadet överstiger budget eftersom besöken har varit många hittills i år. Reparationen och förbättringar på friluftsbadet kommer att utföras under hösten. Anslaget för bidrag till integrationsåtgärder är ännu inte utnyttjat. Utbildningar i hjärt- och lungräddning och systematiskt brandskyddsarbete kommer att uppdateras för Kultur och fritid under hösten. Kultur/bibliotek +350 Kostnaderna för transporter av konstverken till de återstående utställningarna kommer att vara högre än de som hittills varit i år. Kostnaderna på webblösningen på biblioteket och mediainköp kommer senare på året. Helårsprognos Ett överskott på ca 300 tkr beräknas för helåret. 12

13 Budget Särskild satsning Budget Redovisat Avvikelse helår 2017 helår 2017 jan- okt 2017 jan- okt 2017 jan- okt 2017 Verksamhetschef Alkohollagen Övrigt Enhetschef Fritid/turism Österlenbadet varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Österlenbadet cafeteria varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Övr idrotts-fritidsanläggning Utomhusbad Fritidsverksamhet Bidrag ungdomsföreningar Bidrag pensionärsföreningar Stöd, service till föreningar Föreningslokaler SOFFTA Marknader Turistverksamhet Enhetschef Kultur Konsthall Bidrag studieorganisation Bidrag kulturföreningar Kulturskolan Biblioteksverksamhet Övrig kulturverksamhet TOTALT

14 Tomelilla den 21 november 2017 Dnr KFN 2017/49 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Internbudget 2018 Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar internbudget för 2018 med handlingsid: Kfn Bakgrund Kommunfullmäktige har beslutat om mål och budget 2018 den 23 oktober 2017, 145/2017, och tilldelat kultur- och fritidsnämnden en driftbudget om kronor. Verksamhetens förslag till hur driftbudgeten bör fördelas inom nämndens ansvarsområden framgår av bilaga 1, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson Enhetschef kultur och bibliotek Kristin Svensson Enhetschef fritid och turism Rose-Marie Stjernfeldt Ekonomiavdelningen 1 (1) 14

15 Detaljbudget Kultur och fritid Budget Särskild satsning Budget helår 2018 helår 2018 helår 2017 Verksamhetschef Alkohollagen 0 0 Övrigt Enhetschef Fritid/turism Österlenbadet varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Österlenbadet cafeteria varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Övr idrotts-fritidsanläggning Utomhusbad Fritidsverksamhet Bidrag ungdomsföreningar Bidrag pensionärsföreningar Stöd, service till föreningar Föreningslokaler SOFFTA Marknader 8-55 Turistverksamhet Enhetschef Kultur Konsthall Bidrag studieorganisation Bidrag kulturföreningar Kulturskolan Biblioteksverksamhet Övrig kulturverksamhet TOTALT

16 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2017 Riskanalys Kultur och fritidsnämnden Verksamhet Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer KoF Hot mot personal Personal som inte vågar jobba, Utbildning och överfallslarm mår dåligt KoF Inbrott/stöld/snatteri/ Kostnader, driftstopp Larm, rondering vandalisering KoF Drunkningsolyckor / Dödsfall, personal mår dåligt, Utbildning, bemanning, Tillbud förtroendekris säkerhetsrutiner KoF Dataintrång/virus/ Driftsavbrott, dålig reklam, mycket Säkerhetsrutiner sabotage extra jobb KoF Besökare akutsjukdom Osäker personal Utbildning, information KoF Ekonomi Sämre kvalitet/säkerhet Inga investeringar KoF Ensamarbete Problem att rekrytera personal, Överfallslarm personalskador utsatta KoF Arbetsplatsolyckor Personalskador Rutiner KoF Långvarigt elavbrott Telefoni nere KoF Telefoni nere Vissa verksamheter stängda, vissa larm KoF Vattenskador Extra kostnader stänga verksamheter KoF Elavbrott Begränsad service stängning av verksamheter KoF Brand/ Utrymning Personskador, intäktsbortfall Utbildning, larm, rutiner Produktionsstopp inventarier KoF Personalbrist Överarbetad personal, sjukanmälningar/stress produktionsstopp Förebygga och prioritera verksamheterna Riskvärdering 16

17 konsekvens Intern Kontrollplan med Riskanalys 2017 Riskvärdering Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 17

18 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2017 Intern kontrollplan 2017 för Kultur och fritidsnämnden Matris nr BN BN BN BN BN BN BN BN BN BN BN Kontrollmoment, vad ska granskas Process/rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmetod Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet Rapportering till Riskbedömning sannolikhet/konsekvens Process för årlig intern kotrollplan Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en riskanalys. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Beslutad kontrollplan skickas till kommunstyrelsen. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat granskningsrapport utfallet av kontrollen, verksamhetschefen återrapporterar till nämnd enligt överenskommelse. 18

19 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 2 Process/rutin/system Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering. Kontrollmoment Larm och Rondering Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Upprättad av Marina Hansson Datum

20 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 3 Process/rutin/system Drukningsolyckor/tillbud. Kontrollmoment Utbildning/Bemanning/Säkerhetsrutiner Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Upprättad av Marina Hansson Datum

21 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 5 Process/rutin/system Besökare akut sjukdom. Kontrollmoment Utbildning och Information Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Upprättad av Marina Hansson Datum

22 Tomelilla den 23 november 2017 Dnr KFN 2015/66 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Kristin Svensson Enhetschef Kultur och bibliotek Direkt Mobil Statuter för Artist-in-residence stipendium till Sten Malmquist minne Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar förslag till statuter enligt handlingsid: Kfn Ärendebeskrivning Den 10 december 2015 inkom ett meddelande till kommunen där det framgick att Tomelillas konsthall mottagit en testamentsgåva motsvarande kr. Gåvan var en del av arvet efter den tidigare Tomelillabon Sten Malmquist. Kommunstyrelsen beslutade den 17 maj 2017, Ks 94/2017, att instifta ett Artist-in-Residence-stipendium till Sten Malmquists minne. Enligt beslutet bör stipendiet delas ut vartannat år med start 2019 och ambitionen är att pengarna från arvet ska räcka i minst 15 år. Stipendiet syftar bland annat till att skapa möjligheter för konstnärer att arbeta på och utifrån Tomelilla. Genom att erbjuda konstnärer att arbeta på orten skapas möjligheter till interaktion mellan det lokala och det internationella konstlivet vilket även kan bidra till utvecklingen av konstlivet i hela regionen. Kultur- och fritidsnämnden utsågs av kommunstyrelsen till ansvarig nämnd för såväl beslut som utdelning av stipendiet. Nämnden fick även i uppdrag att fastställa kriterier för stipendiet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, enhetschef kultur och bibliotek Kristin Svensson Statuter för Sten Malmquist stipendiet, handlingsid: Kfn (2) 22

23 Kultur och fritid Kristin Svensson Enhetschef Kultur och bibliotek Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Svensson Enhetschef kultur och bibliotek Kristin Svensson 2 (2) 23

24 Statuter för Sten Malmquist stipendiet 2017 inrättas stipendiet med bakgrund i det arv som Sten Malmquist förärade Tomelilla kommun i samband med sin bortgång Sten Malmquist stipendiet Sten Malmquist föddes i Malmö 1920 endast något år gammal flyttade han tillsammans med sin familj till Tomelilla där fadern fått arbete som kamrer på Jästfabriken. Efter realexamen och anställning som bankkontorist lämnade Malmquist Tomelilla för att påbörja en mer än 40 år lång anställning vid Trelleborg AB, gummifabrik. Han avslutade sin karriär som finansdirektör vid samma företag 1984 och bosatte sig i England. Intresset för konst väcktes i hans ungdom genom vänskapen med Truls Andrén, vars fader var en välkänd välgörare för unga konstnärer i trakten. Han valde vid sin bortgång år 2015 att testamentera pund till Tomelilla konsthall. Genom stipendiet till hans ära vill Tomelilla kommun hedra hans minne. Tomelilla kommun ska i samband med stipendieutdelningen nedlägga blommor på Sten Malmquist familjegrav. Artists in Residence Stipendiet syftar till att skapa möjligheter för konstnärer att arbeta på och utifrån platsen Tomelilla. Stipendiet är ett Artist in Residence stipendium. Genom att erbjuda konstnärer möjlighet att arbeta på orten skapas möjligheter till interaktion mellan det lokala och det internationella konstlivet. Denna interaktion bidrar till utvecklingen av konstlivet i Sydöstra Skåne och medför ett rikare konst- och kulturliv i regionen. Stipendiet banar väg för och stimulerar till ett erfarenhetsutbyte mellan olika professioner. Konstnärerna som bereds möjlighet till detta stipendium arbetar inom den breda sfären för olika konstgenrer såsom bildkonst, skulptur, textil, film, video, installation och performance. Stipendiaten bör vara öppen för interaktion med kommunens invånare samt ungdomars medverkan i konstprojekt. Workshops, föreläsningar och publikt deltagande utgör aktiviteter som stipendiaten bör kunna erbjuda under Residence tiden. Stipendiet är sökbart för de konstnärer som uppfyller fastställda kriterier. Tomelilla kommun, Gustafs Torg 18, Tomelilla

25 1. Stipendiet delas ut vartannat år med start Stipendiet kan erhållas endast en gång av en och samma konstnär eller konstnärsgrupp. 3. Stipendiet består av en fast stipendiesumma och förvaltas av kultur- och fritidsnämnden. Stipendiesumman beslutas i samband med urvalet. 4. Stipendiet består av resa, boende och uppehälle. 5. Produktionskostnad utgår enligt överenskommelse 6. Stipendiet utdelas av kultur- och fritidsnämnden på grundval av förslag från verksamhetschef, enhetschef och intendent från Tomelilla konsthall. 7. Stipendiet utdelas av kultur- och fritidsnämnden i samband med konstnärens vistelse i Tomelilla. Stipendieorganisationen består av verksamhetschef, enhetschef kultur och bibliotek och intendent för konsthallen som arbetar fram förslag och underlag till kultur och fritidsnämnden som fattar beslut på stipendiat. Kostnader som uppstår i samband med förarbete, urval och dokumentation ryms inom stipendiefonden. Information om budget, avtal, kriterier, ansökningsförfarande mm finns i regelverket för stipendiefonden. Tomelilla kommun, Gustafs Torg 18, Tomelilla

26 Tomelilla den 6 november 2017 Dnr KFN 2015/14 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Elin Dofs Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil elin.dofs@tomelilla.se Ändring i delegeringsregler Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att göra följande tillägg i nämndens delegeringsregler: Att ansöka om statsbidrag, EU-bidrag, regionbidrag eller motsvarande som inte innebär kommunal medfinansiering eller tillsättande av nya tjänster. Kultur- och fritidsnämnden beslutar vidare att som delegat utse verksamhetschef för kultur och fritid. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 12 juni, Kf 72/2017, att ändra i reglementet för kommunstyrelsen avseende ansvaret för att ansöka om statsbidrag och motsvarande. Ändringen ger nämnderna rätt att söka bidrag som inte innebär kommunal medfinansiering eller tillsättande av nya tjänster. Kommunfullmäktige beslutar också att nämnderna ska återrapportera till kommunstyrelsen vilka bidrag som har ansökts och beviljats. För kultur- och fritidsnämnden innebär det följande tillägg i nämndens delegeringsregler: Att ansöka om statsbidrag, EU-bidrag, regionbidrag eller motsvarande som inte innebär kommunal medfinansiering eller tillsättande av nya tjänster. Som delegat för ovanstående tillägg föreslås verksamhetschef för kultur och fritid. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Elin Dofs, (2) 26

27 Kultur och fritid Elin Dofs Nämndsekreterare Beslutet skickas till: KFS Pamela Lindquist Kultur- och fritidschef Marina Hansson 2 (2) 27

28 Tomelilla den 8 november Dnr KFN 2017/1 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Elin Dofs Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Elin.Dofs@tomelilla.se Redovisning av anmälningsärenden Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Beslut kommunfullmäktige den 23 oktober, 145/2017, Mål och budget 2018 med plan för Kommunfullmäktige beslutar genomföra investeringar enligt förslag från investeringsberedningen enligt bilaga 1, handlingsid: Ks Kommunfullmäktige beslutar anta driftsbudget för 2018 enligt bilaga 2, handlingsid: Ks Kommunfullmäktige beslutar anta verksamhetsmål enligt bilaga 4, handlingsid: Ks , med ändringen att mål KFN 2:3:1 ändras så att ordet kulturgrupper i parentesen ersätts med skolorter. 2. Beslut kommunfullmäktige den 23 oktober, 144/2017, Avgifter och taxor Kommunfullmäktige beslutar anta avgifter och taxor för 2018 enligt förslag, handlingsid: Ks Beslut kommunfullmäktiges arbetsutskott den 25 oktober, 310, Bidragsöversyn för kommunens föreningar. Kommunfullmäktiges arbetsutskott avslår kultur- och fritidsnämndens äskande om kr för bidragsöversyn under Avslag på ansökan om bidrag Sparbanksstiftlsen Färs och Frosta för mötesplats Kulturhuset. 5. Avslag på ansökan om bidrag Kulturrådet för att förstärka bibliotekens förmåga att möta nyanlända och flyktingar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Elin Dofs, (2) 28

29 Kultur och fritid Elin Dofs Nämndsekreterare 2 (2) 29