Membra 2.09 manual

Transkript

1 Membra Manual Innehållsförteckning 1 Logga in Ny användare? Termer i Membra Medlem Kund Sektion Aktivitet Tagg Redovisningskod Användarhantering Användarrättigheter Lägg till en ny användare i Membra Profilinställningar Byte av lösenord Meddelanden Tips och tricks i Membra Problemfall Medlemmar Status Medlemsavgift Medlemmar Korrespondens Händelser Fakturera Försäljning Ny försäljning Sökning av medlemmar Enkla sök-metoden Avancerade sök-metoden Exportera sökresultatet

2 Kontakta sökresultatet Rapportgeneratorn Medlemskortet Grunduppgifter Fakturering Övrig information Aktiviteter Sektioner Utmärkelser Taggar Båtar Medlemsansökningar Lägg till en ny medlem Skriv ut en medlem Aktiviteter Arkiverade aktiviteter Lägg till en ny aktivitet Fakturera en aktivitet Sektioner Roller Deltagare Utmärkelser Taggar Titlar Rapportering Redovisningsjournal Sök i journalen Lägg till journal rad manuellt Rapportgenerator Filter Sökresultat Sparade rapporter Privata och publika rapporter Kontoändringar

3 6.4 Saldolista Jämna födelsedagar Hushåll Båtar Båtar Sökning av båtar Enkla sök-metoden Avancerade sök-metoden Exportera sökresultatet Rapportgeneratorn Båtkortet Grunduppgifter Tekniskt Besiktning Anmärkning Taggar Ägare Lägg till en ny båt Taggar Underhåll Typer Förbund Märke/modell Avgiftsklasser Konstruktörer Varv Material Besiktningsklasser Utskick Skicka e-post Fakturering Fakturor Skapa fakturor Skriva ut fakturor

4 9.1.3 Påminnelser Manuella betalningar Referensbetalningar Rutin vid hämtning av filer från bank Inläsning i Membra Betalningstolerans Avvikande betalning Felaktig betalning Registrera betalningar Kreditering Försäljning Produkter Kunder Begränsningar Kunder Lägg till kund Taggar Inställningar Postnummer Redovisning Momskoder Träningsavgifter Inställningar Träningsperiod Fakturera träningsavgifterna Bankkonton Nummerserier Import Medlemmar Fakturor Historik Loggar Föreningen Grunduppgifter

5 15.2 Medlemsavgifter Perioder Byte av period Logotyp Startsida

6 Figurförteckning Figur 1 Inloggninsrutan på 9 Figur 2 Inloggningsrutan på 9 Figur 3 Administration Figur 4 Lägg till användare Figur 5 Byt lösenord Figur 6 Meddelanden, Profilinställningar och Logga ut funktionerna Figur 7 Medlemmar vyn Figur 8 Korrespondens Figur 9 Händelser för en medlem Figur 10 Skapa fakturor för en enskild medlem Figur 11 Försäljning för en medlem Figur 12 Ny försäljning Figur 13 Ny rad i en försäljning Figur 14 De olika betalningssätten för en försäljning Figur 15 Skapa en försäljningsfaktura Figur 16 Försäljning som inte än är fakturerad Figur 17 Enkel sök för medlemmar Figur 18 Avancerad sök för medlemmar Figur 19 Skicka e-post till sökresultatet Figur 20 Medlemskortet, fliken Medlem Figur 21 Medlemskortet, fliken Fakturering Figur 22 Medlemskortet, fliken Övrigt Figur 23 Medlemskortet, fliken Aktiviteter Figur 24 Medlemskortet, fliken Sektioner Figur 25 Medlemskortet, fliken Utmärkelser Figur 26 Medlemskortet, fliken Taggar Figur 27 Ansökningar Figur 28 Aktiviteter vyn Figur 29 Lägg till Aktivitet Figur 30 Fakturera aktivitet Figur 31 Sektioner Figur 32 Roller inom en sektion Figur 33 Rangordning av sektionsroller Figur 34 Sektionsdeltagare Figur 35 Lägg till sektionsmedlem Figur 36 Utmärkelser Figur 37 Hedrade medlemmar Figur 38 Taggar vyn Figur 39 Medlemmar i en tagg Figur 40 Lägg till en titel Figur 41 Redovisningsjournalen Figur 42 Lägg till rad i redovisningsjournalen Figur 43 Rapportgeneratorn

7 Figur 44 Rapportgeneratorn filter Figur 45 Rapportgeneratorn resultat Figur 46 Rapportgeneratorn - välj kolumner Figur 47 Rapportgeneratorn - spara rapport Figur 48 Rapportgeneratorn - öppna sparad rapport Figur 49 Kontoändringar Figur 50 Saldolista Figur 51 Jämna födelsedagar Figur 52 Hushåll Figur 53 Båtar vyn Figur 54 Båtortet, fliken Allmänt Figur 55 Båtkortet, fliken Tekniskt Figur 56 Båtkortet, fliken Besiktning Figur 57 Båtkortet, fliken Anmärkning Figur 58 Båtkortet, fliken Taggar Figur 59 Båtkortet, fliken Ägare Figur 60 Båttaggar Figur 61 Båtunderhåll för typer Figur 62 Båtunderhåll för förbund Figur 63 Båtunderhåll för märke/modell Figur 64 Båtunderhåll för avgiftsklasser Figur 65 Båtunderhåll för konstruktörer Figur 66 Båtunderhåll för varv Figur 67 Båtunderhåll för material Figur 68 Båtunderhåll för besiktningsklasser Figur 69 Skicka e-post Figur 70 Granska e-post mottagarna före utskick Figur 71 Skapa fakturor Figur 72 Manuella betalningar Figur 73 Referensbetalningar Figur 74 Kreditering av en faktura Figur 75 Produktregistret Figur 76 Kunder Figur 77 Lägg till kund Figur 78 Kundtaggar Figur 79 Träningsavgifter Figur 80 Lägg till träningsperiod Figur 81 Träningsavgifter inställningar Figur 82 Träningsavgifter träningsperiod Figur 83 Skapa fakturor för träningsavgifter Figur 84 Nummerserier Figur 85 Ändra uppgifter för föreningen Figur 86 Ny period Figur 87 Förhandsgranska medlemmar som byter avgift Figur 88 Startsida

8 8

9 1 Logga in Membra är en webbapplikation, det betyder att Membra nås från vilken dator som helst utan några installationer. Allt som behövs är en internetuppkoppling och en webbläsare som stöder Flash applikationer. Till Membra loggar du in på adressen eller på Figur 1Error! Reference source not found. visar hur inloggningsrutan ser ut på Figur 2 visar hur inloggningsrutan ser ut på Användarnamnet är din e-post adress. Figur 1 Inloggninsrutan på Figur 2 Inloggningsrutan på Ny användare? Som ny användare i Membra kommer du först att få ett e-post meddelande från oneplace@consilia.fi adressen. Meddelandet innehåller ditt nya Membra lösenord och en aktiveringslänk. Klicka på länken en gång och gå sedan till för att logga in. Observera att aktiveringslänken inte skall användas flera gånger, men ifall du inte tänker byta lösenord så kan det vara bra att spara e-post meddelandet. 9

10 2 Termer i Membra 2.1 Medlem En Medlem är en medlem i föreningen. En Medlem kan vara en person eller en organisation, så det går bra att hålla ett register över företag, föreningar eller andra organisationer. 2.2 Kund En Kund liknar en medlem genom att den kan faktureras och grupperas. En Kund kan inte vara med i en aktivitet, sektion, utmärkelse eller äga en båt. Det finns egna taggar för kunder som går att utnyttjas för gruppering. 2.3 Sektion En Sektion är en gruppering av medlemmar där det går att lägga upp interna roller i de olika sektionerna. Varje sektion kan ha ett obegränsat antal roller och de är fria att namnge och rangordna själv. På detta sätt går det lätt att hålla reda på vem som är t.ex. ordförande, sekreterare eller medlem i en sektion. Ett sektionsmedlemskap har ett start- och slutdatum. 2.4 Aktivitet En Aktivitet är en samling medlemmar som skall faktureras för samma produkt. Aktiviteter går att användas till kurser, tävlingar, evenemang, fester, gruppfakturering och mycket mer. 2.5 Tagg Taggarna finns tillgängliga för medlemmar, båtar samt kunder. Enligt Svenska Akademiens ordlista betyder tagg: kod för uppmärkning av data. En tagg är ett sätt att i Membra fritt gruppera och identifiera medlemmar, båtar eller kunder. Kan väl användas till intressegrupper, postningslistor eller profilering. 2.6 Redovisningskod En tredelad kod som läggs upp för produkter, i inställningar och för allt som har med redovisningen att göra. Inom föreningen kan man själv avgöra hur många delar av koden som skall användas. Exempel: Red. konto 1 kan stå för ekonomisk enhet (ifall föreningen har ett bolag för momsförsäljning) Red. konto 2 kan stå för bokföringskonto Red. konto 3 kan stå för kostnadsställe Koden kan bestå av siffror eller bokstäver och föreningen kan själv avgöra hur den utnyttjas. Huvudpoängen är att de gärna är samma siffror eller koder som bokföringen använder, på så sätt får man ut kompletta bokföringsunderlag ur Membra. 10

11 3 Användarhantering Som kund i Membra har du rätt att lägga upp egna användare som har tillgång till Membra på samma sätt via internet som du. Det går att begränsa vad användarna ser i Membra genom att välja rätt användarrättighet för dem. 3.1 Användarrättigheter För att kunna redigera användare i Membra är din användare tvungen att ha rättigheten Administratör. Du ser snabbt ifall du har dessa rättigheter då Administration, se Figur 3, är synlig då du har loggat in. Alla användare är synliga i Administration och här går det också att lägga till, radera och redigera användare. 3.2 Lägg till en ny användare i Membra För att lägga till en ny användare i Membra, gå till Administration som du hittar längst ner till vänster, se Figur 3. Figur 3 Administration Välj Lägg till användare från meny gruppen Hantera användare. Ge till näst e-postadressen till den nya användaren. Observera att e-postadressen du ger kommer att bli den nya användarens inloggningslösen och kan inte bytas i framtiden utan att radera användarkontot. Fyll i personens namn. Administratör ger rättigheter till Administration och möjligheten att redigera och lägga till användarkonton. I Modulkonfiguration går det att ge olika användarrättigheter för varje modul skilt, ifall föreningen har någon annan modul än Membra i bruk syns det här. Se Figur 4. Användare ger fulla rättigheter i systemet. Besiktningsman är en specialrättighetsnivå där användaren endast ser Båtar i menyn och kan endast skriva på Besiktningsfliken på båtkortet. Inga rättigheter betyder att användaren inte kommer åt Membra alls. 11

12 Figur 4 Lägg till användare När detta är klart skickas ett e-post meddelande till den nya användaren, där den ombes aktivera sitt konto genom en länk. I samma meddelande står det även vad användarens lösenord är. Efter aktiveringen kan den nya användaren logga in med sin e-post adress och lösenordet. Observera att aktiveringslänken i e-postmeddelandet inte skall användas flera gånger, utan inloggningen till Membra sker via eller Ifall en person har bytt e-postadress och vill ha den nya adressen som inloggning till Membra rekommenderas att skapa en ny användare till denna adress och sedan radera den gamla användaren. Lösenordet kan personen sedan återställa ifall den vill genom att byta lösenord. 3.3 Profilinställningar Varje användare har möjlighet att göra olika inställningar för sin egen profil. Profilinställningarna hittas uppe i högra hörnet vid sitt eget namn, ett exempel se Figur 6. I profilinställningarna kan man ändra sitt namn, med vilket datumformat man vill jobba och ifall man har tillgång till flera olika Membra konton kan man välja vilket som skall öppnas då man loggar in. Under rubriken Förvalda moduler kan man även definiera vilken modul inom respektive konto som skall öppnas som först då man byter till kontot. Speciellt användare som också är administratörer för ett Membrakonto har nytta här att byta till Membra som förvald modul istället för Administration. 3.4 Byte av lösenord För att byta lösenord till Membra måste användaren först logga in. Efter inloggning hittar användaren sitt eget namn i högra övre hörnet, ett exempel se Figur 6. Genom att klicka på sitt eget namn kommer användaren åt Byt lösenord. Fyll i det gamla lösenordet och två gånger det nya lösenordet i respektive fält. Observera att det nya lösenordet bör vara minst åtta tecken långt och gärna innehålla blandade tecken för ökad säkerhet. Se Figur 5. 12

13 Figur 5 Byt lösenord Ifall det gamla lösenordet har fallit i glömska går det även att få ett nytt lösenord skickat till användarens e-post adress utan att logga in. Vid inloggningsfälten endera på eller finns en länk för att återställa lösenordet, se Figur 1 eller Figur 2. Genom att ge samma e-post adress som användaren ursprungligen registrerats med kommer systemet att skicka ett förslag på ett nytt lösenord med ett e-post meddelande. Följ instruktionerna i e-postmeddelandet så byts lösenordet ut i Membra. 3.5 Meddelanden Vissa funktioner i Membra sköts som bakgrundsjobb så att användaren skall ha friheten att göra annat under tiden som jobbet slutförs. Till exempel skapandet eller utskrift av många fakturor eller e- post utskick kan ta en liten stund och dessa körs då i bakgrunden av Membra. Då ett jobb är klart får användaren ett meddelande om det. Meddelanden hittas uppe i högra hörnet av skärmen se Figur 6. Figur 6 Meddelanden, Profilinställningar och Logga ut funktionerna 13

14 4 Tips och tricks i Membra Det går att välja många rader i en lista genom att klicka en gång på den översta raden, hålla ner SHIFT tangenten och samtidigt klicka på den sista. Detta är behändigt då t.ex. många inlästa rader ska raderas från Referensbetalningar eller många fakturor skall väljas för påminnelser. Eftersom Membra är en Flash applikation går det inte att uppdatera fönstret genom att trycka på F5 eller ladda om -knappen i webbläsaren. Ifall detta händer av misstag så styrs användaren tillbaka till Medlemmar, men allt som var på hälft och inte var sparat före det kommer tyvärr att försvinna. 4.1 Problemfall Ifall det inte går att logga in till Membra och sidan ger ett meddelande i stil med: Din version av OnePlace är föråldrad. Vänligen rensa cache-minnet i din webbläsare och uppdatera sidan. Då måste webbläsarens cache minne rensas och efter detta går det att logga in på nytt som normalt. 14

15 5 Medlemmar En medlem i Membra kan vara en fysisk eller juridisk person, detta går att separera genom fältet Kön, där Man, Kvinna eller Organisation går att välja Status En medlem kan ha olika status för sitt medlemskap: Aktiv Inaktiv Avliden Ansökt Aktiva medlemmar är föreningens medlemmar och går att ändra på och fakturera. Endast de Aktiva medlemmarna medför en kostnad för föreningen. De Inaktiva medlemmarna sparas i bakgrunden av Membra och är ett bra sätt att hålla kvar information om utskrivna medlemmar ifall de i ett senare skede vill återuppta medlemskapet i föreningen. Då en medlem har dött går det att ändra statuset till Avliden för att t.ex. komma ihåg de anhöriga. Inaktiva och Avlidna medlemmar går inte att fakturera eller att ändra på. Medlemsansökningar skiljer sig från aktiva medlemmar endast genom att det har som status Ansökt. På detta sätt är det mycket enkelt att aktivera medlemskapet efter att ansökningen har godkänts. Det är endast Aktiva medlemmar som visas i alla rapporter som fås från Membra. Det enda stället det går att söka på andra än aktiva medlemmar är i Avancerad sök och Rapportgeneratorn Medlemsavgift Medlemsavgiften är ett behändigt sätt att koppla ihop olika avgifter med medlemmarna och kategorisera dem. En förening kan t.ex. ha junior-, vuxen-, senior- och hedersmedlemmar. Till dessa olika grupper kan man koppla ihop en viss ålder och en avgift. Det går även att välja vilka avgifter som skall uppdateras enligt ålder och vilka som är statiska. Mer information om hur de olika medlemsavgifterna fungerar hittas i kapitlet Medlemsavgifter. 15

16 5.2 Medlemmar Figur 7 Medlemmar vyn Medlemmar vyn är uppdelad i olika delar, se Figur 7. Till vänster är som normalt navigationen i Membra. Högst upp hittas menyknapparna, till höger informationslådor och i mitten är resultatlistan av en sökning. Mellan menyn och resultatlistan finns sökfälten enkel sök och avancerad sök. De flesta menyknappar aktiveras först då medlemmar har sökts fram och någon av medlemmarna i resultatlistan är valda (raden klickats på och blivit mörkblå). Informationslådorna till höger om resultatlistan är snabbflikar för intressant information om den valda medlemmen. Dessa är till för att få en snabb överblick på medlemmen och går att fälla ut och in med pilknapparna till höger om rubriken. Informationslådorna går inte att redigera utan är till för att läsa information från. För att redigera en medlem är man tvungen att öppna medlemskortet endera genom att dubbelklicka på medlemmen eller välja medlemmen och välja Ändra från menyn Korrespondens I blåa balken hittas en Korrespondens knapp för varje medlem. Alla användare kan fylla i meddelanden för någon medlem och det går också att lägga till en bilaga, se Figur 8. Korrespondens kan utnyttjas till t.ex. för avtal som är uppgjorda mellan föreningen och medlemmen eller sedan bara för att dokumentera överenskommelser eller annan relevant information. 16

17 Figur 8 Korrespondens Händelser I blåa balken hittas en Händelser knapp för varje medlem. I denna vy blir alla ekonomiska transaktioner för en medlem synliga, se ett exempel i Figur 9. Ett saldo för medlemmen räknas ut och saldot finns även synligt i Detaljer lådan i grund vyn. Via Händelser går det även att skriva ut kopior på fakturor eller kvitton samt kreditera öppna fakturor. Ifall en betalning skall tas bort går det att göra härifrån. De fakturor som har röd färg är förfallna fakturor. Figur 9 Händelser för en medlem Fakturera Med denna knapp kan en enskild medlem faktureras, både för öppna försäljningar, ej fakturerade aktiviteter, träningsavgifter samt medlemsavgiften för den aktuella perioden. Genom att klicka på knappen får man upp ett fönster där det går att välja vilka alla delar skall tas med i fakturan, se Figur 10. Som med alla andra faktureringar i Membra, går det att ge fakturadatum, förfallodatum och fakturatext för fakturan som skall skapas. 17

18 Figur 10 Skapa fakturor för en enskild medlem Ifall medlemmen skall faktureras för något annat, t.ex. en viss produkt så skall fakturan skapas via Försäljning, se nästa kapitel Försäljning Genom att klicka på ikonen med en liten kassa-apparat då en medlem är vald, se Figur 7, kommer man till Försäljning vyn. Ett exempel visas i Figur 11. Här ser man en sammanfattning på alla försäljningar som medlemmen har och det går att skriva ut fakturor eller kvitton. En försäljning kan ha fyra olika betalningssätt: kontant, bankkort, kreditkort eller faktura. 18

19 Figur 11 Försäljning för en medlem Ny försäljning För att skapa en ny försäljning går man via Lägg till -knappen, då öppnas en ny försäljningsruta, se exempel i Figur 12. Figur 12 Ny försäljning Nu går det att lägga till så många rader som det behövs, detta gör man via Lägg till -knappen i Rader meny gruppen. I Figur 13 visas ett exempel där medlemmen har köpt två stycken nyckelringar. 19

20 Figur 13 Ny rad i en försäljning Fältet Beskrivning går att modifiera fritt, d.v.s. på kvittot eller fakturan kommer det inte att stå produktnamnet utan beskrivningen. Ifall man behöver göra en kreditförsäljning går det att lägga antal som negativt tal. Om flera olika produkter skall utnyttjas i försäljningen är det bara att upprepa stegen genom Lägg till rad -knappen. Då alla nödvändiga rader är tillagda och försäljningen ser korrekt ut i Figur 12, är det bara att klicka på Godkänn -knappen. Nästa steg är att välja betalningssätt, se Figur 14. Figur 14 De olika betalningssätten för en försäljning Det finns fyra alternativ: kontant, bankkort, kreditkort eller faktura. Ifall något av de tre första alternativen väljs kommer Membra nu att skapa ett kvitto och försäljningen är klar. Då faktura väljs kommer Membra att spara försäljningen och skapa faktura -fönstret öppnas automatiskt, se Figur

21 Figur 15 Skapa en försäljningsfaktura Efter att fakturadatum, förfallodatum och fakturatext är korrekt är det bara att klicka på Skapa fakturor -knappen och fakturan slutförs. Ifall man inte ännu i detta skede vill skapa själva fakturan går det att klicka på Avbryt. Då sparas försäljningen och det går att skapa fakturan i ett senare skede. De försäljningar som inte är fakturerade har ett Nej i spalten Fakturerad, se exempel i Figur 16. Figur 16 Försäljning som inte än är fakturerad 21

22 5.2.5 Sökning av medlemmar I Membra går det att söka fram medlemmar med olika funktioner, beroende på sökkriterierna och behoven. Enkel sök är den snabbaste och mest lätt tillgängliga vägen att söka reda på en medlem. Avancerad sök ett bra hjälpmedel då en noggrannare grupp av medlemmar vill sökas fram. I Rapportgeneratorn har man den största kapaciteten att söka fram medlemmar enligt noggranna kriterier Enkla sök-metoden Enkel söken är det snabbaste sättet att hitta medlemmar. Det sökord som man skriver in i sökrutan används som bas och söker mot medlemmarnas förnamn, efternamn, medlemsnummer och adress. Se Figur 17. Figur 17 Enkel sök för medlemmar Avancerade sök-metoden Då man behöver söka mer utförligt eller vill ha fram en viss grupp av medlemmar är Avancerad sök rätt ställe att utgå ifrån. Sökresultatet går att filtrera med hjälp av följande sökfält: Efternamn Förnamn Postnummer Land (två bokstäver lång landskod) Ålder (från och till ålder) Medlemsavgift Blev medlem (från och till datum) Status Se Figur 18. Figur 18 Avancerad sök för medlemmar Exportera sökresultatet I blåa balken finns en meny grupp som heter Sökresultat. I denna grupp hittar man knappen för exportering av sökresultatet till ett Exceldokument. 22

23 Följande fält kommer med i exportfilen: Fullständigt namn Gatuadress Telefon E-post Medlemsavgift Kontakta sökresultatet I blåa balken finns en meny grupp som heter E-post. Med denna Skicka -knapp går det att skicka e- post åt alla i sökresultatet. Se ett exempel i Figur 19. Figur 19 Skicka e-post till sökresultatet 23

24 För att skicka e-posten fyller man i Rubrik och Meddelande samt vid behov lägger till bilagor. Från Visa -knappen i meny gruppen Mottagare ges en överblick på de personer som kommer att få e- post meddelandet och vilka som inte kommer att få det på grund av att de inte har en e-post adress registrerad. Det går även att lägga till ytterligare mottagare med hjälp av Lägg till -knappen i meny gruppen Mottagare. E-post utskicket kommer att hanteras som ett bakgrundsjobb och ett meddelande visas i Membra då jobbet är slutfört Rapportgeneratorn Då det behövs göras mera invecklade eller komplexa sökningar än Enkel eller Avancerad sök klarar av är Rapportgeneratorn rätta stället för sökningen. Från Rapportgeneratorn går det inte att direkt öppna medlemskortet för någon medlem i sökresultatet men det går då att kombinera användningen av Rapportgeneratorn och Enkel sök för att få upp den medlem man är ute efter Medlemskortet Då man väljer Ändra eller dubbelklickar på en medlem öppnas medlemskortet i ett nytt fönster. Detta medlemskort är var det går att redigera informationen om medlemmen. Medlemskortet är uppdelat i olika flikar, beroende på vilka egenskaper föreningen har aktiverat Grunduppgifter I denna flik kommer all grundinformation om medlemmen och medlemskapet, se Figur 20. Figur 20 Medlemskortet, fliken Medlem 24

25 Fält Kön/organisation Efternamn Förnamn Namn Födelsedatum Org.nr. C/O Gatuadress Postnummer Postort Land E-post Telefon Medlemsnr Hushållsansvarig Anslutningsdatum Anslutningsavgift Medlemsavgift Beskrivning Alternativ Man, Kvinna eller Organisation Aktiveras ifall det är fråga om en organisation Välj från kalendern så blir datumet i rätt format. Skall vara dd.mm.åååå Aktiveras ifall det är fråga om en organisation Skriv in postnummer så föreslås Postort Föreslås automatiskt ifall det finns sparat i systemet från tidigare. Detta underlättar rättstavning och gör att adresserna är mera enhetliga. Postnumren går att läggas till eller redigeras i menyn Inställningar Postnummer. Länderna är fördefinierade i Membra och sparade på engelska. Börja skriva landets namn t.ex. SWEDEN och Membra föreslår alternativ att välja från. Denna e-postadress används som bas för e-post utskick som görs inom Membra Fyll i mobiltelefonnumret enligt följande mall: Membra föreslår automatiskt nästa lediga medlemsnummer, men det går lika bra att fylla i något eget. Ifall medlemmens alla fakturor skall gå till någon annan medlem, t.ex. förälder eller make/maka skall mottagarens medlemsnummer fyllas i här. Det går lika bra att skriva in medlemmens namn eller en del av namnet och trycka på enter så görs en sökning och rätt medlem kan lätt väljas från sökresultatet. Med hjälp av detta fält går det att få t.ex. alla i en familj på en och samma faktura. Det går dock inte att kedjekoppla hushållsansvariga, d.v.s. ifall en medlem har en hushållsmedlem så går det inte att lägga en hushållsansvarig på den medlemmen. Dagen då personen blir medlem. Väljs från kalendern så blir formatet rätt. Skall vara dd.mm.åååå Ifall den nya medlemmen skall faktureras för en anslutningsavgift, fyll i summan i fältet och den kommer automatiskt att läggas till vid nästa medlemsfaktura. Anslutningsavgiften faktureras endast en gång. Välj vilken medlemsavgift medlemmen skall höra till. Dessa går att ändra på under Förening och 25

26 Status Kommentar Medlemsavgifter-knappen. Alternativ Aktiv, Ansökt, Avliden eller Inaktiv. Endast aktiva medlemmar kan faktureras, uppdateras eller kontaktas via Membra. De övriga hålls kvar och kan nås genom avancerad sök eller rapportgeneratorn. Fritt textfält för diverse kommentarer, såsom ytterligare telefonnummer eller annan relevant information Fakturering Ifall en annan fakturamottagare skall användas är detta stället som faktureringsinformationen ges. Observera att ifall fakturamottagare aktiveras kommer alla fakturor som skapas för medlemmen att styras till fakturamottagaren. Det går inte att ha både en hushållsansvarig och en fakturamottagare, ifall detta scenario händer kommer fakturamottagaren att ignoreras och den hushållsansvarige att faktureras. Se Figur 21. Figur 21 Medlemskortet, fliken Fakturering Fält Fakturamottagare Namn Adress Postadress Beskrivning Lägg ett krux för här ifall en fakturamottagare skall användas. Första raden är C/O och andra gatuadressen Samma funktionalitet som i Personuppgifterna finns här skriv in postnumret och Membra föreslår postorten ifall den är sparad från 26

27 Land E-post tidigare. Länderna är fördefinierade i Membra och sparade på engelska. Börja skriva landets namn t.ex. SWEDEN och Membra föreslår alternativ att välja från Övrig information Figur 22 Medlemskortet, fliken Övrigt Fält Historia över medlemsavgifter Titel Betalar träningsavgift Ständig Beskrivning En överblick på tidigare medlemsavgifter som medlemmen haft. Tilläggsfält för titelregister. Börja skriva på titeln och Membra föreslår titlar som tidigare matats in och ifall ingen från tidigare passar är det bara att skriva in den nya i fältet. Titlar går att lägga till, redigera och radera i menyn Medlemmar Titlar. Tilläggsfält Tilläggsfält, fyll i årtal då medlemmen skall uppnå ständigt medlemskap. Detta är endast ett fält för att hålla reda på när medlemmen skall byta medlemsavgift, själva bytet av medlemsavgift måste ske manuellt vid årsskiftet. Med hjälp av en rapportsökning går det lätt att 27

28 Nationalitet få fram vilka medlemmar som skall bli ständiga medlemmar inkommande år. (Filter: Ständig = 2012) Här kan antecknas ifall medlemmen är av någon annan nationalitet Aktiviteter Här visas alla aktiviteter som medlemmen är med i, se Figur 23. Det går att radera eller lägga till en aktivitet från menyn på medlemskortet. För att sköta underhållet av alla aktiviteter, gå i huvudmenyn till Medlemmar Aktiviteter. Figur 23 Medlemskortet, fliken Aktiviteter Sektioner Här visas alla sektioner som medlemmen är med i eller har varit med i, se Figur 24. Det går att radera, avsluta eller lägga till ett sektionsmedlemskap från menyn på medlemskortet. För att underhålla alla sektioner gå i huvudmenyn till Medlemmar Sektioner. 28

29 Figur 24 Medlemskortet, fliken Sektioner Fält Aktiv Start Slut Sektion Roll Beskrivning Fältet visar ifall medlemskapet är aktivt eller avslutat Datum då medlemmen gått med i sektionen Datum då medlemmen har slutat vara med i eller skall sluta vara med i sektionen. Sektionens namn Medlemmens roll i sektionen Utmärkelser Här kan man se alla utmärkelser medlemmen mottagit. Det går att radera eller lägga till en ny utmärkelse för medlemmen i menyn på medlemskortet. Varje utmärkelse har sitt eget årtal samt möjligheten att ge en kommentar för utmärkelsen, som t.ex. motivering varför medlemmen fått den. Se Figur

30 Figur 25 Medlemskortet, fliken Utmärkelser Fält Årtal Utmärkelse Kommentar Beskrivning Det årtal då utmärkelsen har delats ut till medlemmen Namnet på utmärkelsen En kommentar kan ges för varje utmärkelse som medlemmen fått, t.ex. en motivering eller förklaring varför utmärkelsen har getts Taggar Här kan man se alla taggar som medlemmen är med i. Det går att lägga till en ny tagg eller ta bort en gammal tagg för medlemmen från menyn på medlemskortet. 30

31 Figur 26 Medlemskortet, fliken Taggar Fält Namn Datum Beskrivning Namnet på taggen Datumet då medlemmen har taggats Båtar Denna flik är endast tillgänglig ifall föreningen har Båtregistret aktiverat. {bild på fliken} Fält Fakturamottagare Beskrivning Visar ifall medlemmen är den ägare som skall motta fakturorna för båten i registret. Endast en ägare kan vara fakturamottagare för en båt Medlemsansökningar I blåa balken finns en meny grupp som heter Ansökningar. Här finns funktioner för att administrera medlemsansökningar, se Figur

32 Figur 27 Ansökningar Genom Visa alla-funktionen går det snabbt att söka fram alla medlemsansökningar. Det går att öppna respektive medlemsansökningar genom att dubbelklicka på raden eller välja Ändra-knappen från menyn. Ifall medlemmen inte godkänns till föreningen går det att välja raden i resultatvyn och klicka på Kasta ansökan-knappen. Detta kommer att radera medlemsansökningen och går inte att ångra. Då medlemmen har godkänts till föreningen klickar man på Godkänn ansökan-knappen eller manuellt ändrar status för medlemmen från Ansökt till Aktiv. Först då blir medlemmen en riktig medlem i Membra som går att redigera och fakturera. En ny medlemsansökning läggs till på samma sätt som man lägger till en ny medlem, enda skillnaden är att status läggs som Ansökt istället för Aktiv Lägg till en ny medlem För att lägga till en ny medlem i Membra väljer man Lägg till från menyn i blåa balken. Ett tomt medlemskort öppnas då och det är bara att fylla i alla fält som man kan. De fält som är obligatoriska är Kön/Organisation, Efternamn, Födelsedatum, C/O eller Gatuadress och Postadress. Ifall medlemsnummer lämnas tomt kommer Membra att automatiskt tilldela medlemmen nästa lediga nummer. Se kapitel Medlemskortet för noggrannare information på de olika flikarna Skriv ut en medlem Då en person inte längre önskar vara medlem i föreningen finns det två alternativ att hantera detta i Membra. Endera kan man helt enkelt radera medlemmen från Membra genom Ta bort-knappen. Ett lämpligare alternativ är att ändra status för medlemmen till Inaktiv på medlemskortet. Då går det inte längre att fakturera eller ändra något på medlemmen, men informationen hålls kvar som historia och statistik. För att kunna skriva ut en medlem förutsätts att inga skulder, hushållskopplingar eller andra kopplingar existerar för medlemmen. 5.3 Aktiviteter Aktiviteter går att användas på flera olika sätt. Huvudsyftet med Aktiviteter är att kunna skapa en grupp av medlemmar som skall faktureras enligt någon viss produkt på en gång. Aktiviteter går med andra ord att utnyttjas till t.ex. kurser, evenemang, fester, tillställningar eller vad som helst som man gärna vill fakturera medlemmar gruppvis. En aktivitet behöver absolut inte ha ett pris heller, går lika bra att hålla reda på avgiftsfria grupper. 32

33 Genom en aktivitet går det att fakturera alla på en gång, men Membra möjliggör även att fakturera aktivitetsdeltagare enskilt. Under Medlemmar i menyn hittas Aktiviteter. I Aktiviteter vyn finns alla menyknappar i det blåa området högst upp, se Figur 28. En aktivitet måste alltid vara kopplat till en produkt. Detta eftersom att redovisningen skall gå rätt för faktureringen av aktiviteten. Figur 28 Aktiviteter vyn Arkiverade aktiviteter Då en aktivitet har varit och möjligtvis har fakturerats går det att arkivera den. Genom detta sätt går det att hålla listan med aktiviteter kortare och läsligare. En arkiverad aktivitet går inte att fakturera längre, inte heller att ändra på. Deltagarna kan man se, men inte ändra på. Det som dock går är att kopiera en arkiverad aktivitet. Då får man en exakt kopia inklusive deltagarlistan. Detta är väldigt behändigt då t.ex. någon terminbaserad grupp skall faktureras och deltagarna är i stort sett samma under båda terminerna. Genom att lägga ett krux för Visa arkiverade aktiviteter får man fram i listan de aktiviteter som har blivit arkiverade. 33

34 5.3.2 Lägg till en ny aktivitet Välj Lägg till från Aktivitetsmenyn. Figur 29 Lägg till Aktivitet Namn är namnet på aktiviteten. Beskrivning är en fritextbeskrivning av aktiviteten. Produkt kan väljas från listan genom att börja skriva och Membra föreslår de produkter som träffar. Ifall produkten inte finns från tidigare kan man använda genvägen Lägg till Produkt i menyn. Då öppnas fönstret för att lägga till en produkt och efter att produkten sparats föreslår Membra den nya produkten automatiskt till aktivitetens produkt. Priset är vad medlemmarna skall betala för aktiviteten. Efter att all information är ifylld går det att välja Spara. Nu hittas den nya aktiviteten i listan och det går att lägga till deltagare till den. 34

35 5.3.3 Fakturera en aktivitet En aktivitet går att faktureras på några olika sätt. Ifall alla deltagare för en aktivitet skall faktureras på en gång går det att välja rätt aktivitet i listan och sedan klicka på Fakturera-knappen i menyn. Då öppnas ett normalt faktureringsfönster där aktiviteten är förvald. Genom att ge fakturadatum, förfallodatum, fakturatext och sedan klicka på Skapa, kommer Membra att starta ett bakgrundsjobb som generar alla fakturor på en gång. Se Figur 30. Figur 30 Fakturera aktivitet Då bakgrundsjobbet är klart kommer användaren att få ett meddelande om det. I meddelandet fås fakturorna fram via Rapport knappen. 35

36 5.4 Sektioner Sektioner används för att dela in medlemmar i grupper som kan ha olika roller inom sig. I Membra går det att skapa så många sektioner som det behövs och varje sektion kan ha egendefinierade roller. Sektionernas underhåll sker via menyn Medlemmar Sektioner, se exempel Figur 31. Figur 31 Sektioner Förutom roller så har sektionsdeltagandet för medlemmar sitt eget start- och slutdatum. Med hjälp av detta går det att göra deltagare inaktiva och på så sätt spara en historia över vilka medlemmar som varit med i vilka sektioner. Det går även att lägg slutdatumet i framtiden för t.ex. tidsbundna roller såsom ledamot i styrelsen. Då kommer Membra att automatiskt inaktivera den medlemmens sektionsdeltagande när datumet uppfylls Roller För varje sektion går det att definiera egna roller. Detta görs via Roller -knappen i menyn då den aktuella sektionen är vald. Ett exempel på roller inom styrelsen ses i Figur 32. Figur 32 Roller inom en sektion 36

37 Endast en roll kan sättas som standardroll, detta betyder bara att den föreslås automatiskt då en ny medlem skall läggas till i sektionen. Oftast lönar det sig att lägga den rollen som de flesta medlemmarna har som standard. Rangordning av roller är också möjlig i Membra. Detta kan utnyttjas ifall meritlistor eller en sektionssammanfattning skall skrivas ut från systemet. Rangordningen, exempel Figur 33, Figur 33 Rangordning av sektionsroller För att rangordna rollerna sinsemellan är det bara att klicka på valfri roll och sedan använda Upp och Ner knapparna för att flytta ordningen Deltagare Sektionsdeltagarna går att lägga till via Deltagare -knappen från Figur 31. Ett exempel på en sektions deltagare visas i Figur 34. I denna vy går det att lägga till eller avsluta sektionsmedlemskap och exportera alla deltagare till en Excel fil. 37

38 Figur 34 Sektionsdeltagare För att ändra detaljer såsom roll, startdatum och slutdatum är den lättaste vägen att gå via medlemskortet. För detta ändamål finns en snabb-länk Ändra medlem i menyn. Med hjälp av Visa inaktiva deltagare -kruxet genast ovanför deltagarlistan kan man välja om man endast vill se de som är aktiva eller också visa de inaktiva deltagarna. Med Avsluta -knappen blir en sektionsmedlem inaktiv och får dagens datum som slutdatum. Detta går som sagt att ändra på via medlemskortets sektioner flik. Deltagare läggs till sektionen genom att klicka på Lägg till -knappen i Sektionsmedlemskap meny gruppen. I fönstret som öppnas, se Figur 35, kan man söka fram den eller de medlemmar som skall läggas till. Alla medlemmar som läggs till i den nedre rutan Valda medlemmar kommer att få samma startdatum och roll. Ifall det är flera olika tidpunkter och roller som skall gälla för de nya sektionsmedlemmarna måste de läggas in skilt. Det kan vara bra att använda den här vägen att lägga till nya sektionsmedlemmar ifall de är flera på en gång. Ifall det bara gäller en medlem går det lika snabbt att göra det direkt under Sektioner-fliken på medlemskortet. 38

39 Figur 35 Lägg till sektionsmedlem 5.5 Utmärkelser Denna funktion används för att spara information om utmärkelser som tilldelats medlemmar. Det går att hantera Utmärkelser på två ställen i Membra. På medlemskortet kan man se, lägga till, ändra och radera en utmärkelse för enskilda medlemmar. I Utmärkelser vyn i menyn kan man skapa, ändra och radera utmärkelser. Det går dessutom att hantera de hedrade medlemmarna genom att exportera listor, lägga till eller radera utmärkelser från medlemmar. Ett exempel visas i Figur

40 Figur 36 Utmärkelser För att lägga till en ny utmärkelse klickar man på Lägg till -knappen och anger den nya utmärkelsens namn och en frivillig beskrivning. Genom Hedrade -knappen kan man se en lista på alla medlemmar som fått utmärkelsen i fråga, se ett exempel i Figur 37. Figur 37 Hedrade medlemmar Från denna vy går det att lägga till och ta bort hedrade medlemmar eller exportera alla hedrade till en Excel fil. Ifall en kommentar skall läggas till eller årtalet ändras på, är man tvungen att gå via medlemskortets Utmärkelser-flik. Det finns en snabb knapp Ändra i menyn för det. Observera att då medlemmar läggs till kommer alla att få samma årtal ifall de läggs på en gång in. 5.6 Taggar Taggar används för att koppla ihop egenskaper med medlemmar. De kan utnyttjas till e-postlistor, prenumerationer, intressegrupper, anmälningar m.m. Fantasin är begränsningen, eftersom en tagg kan heta vad som helst och det går att lägga in hur många medlemmar man vill i en tagg. Det går att hantera medlemstaggar på två ställen i Membra. På medlemskortet kan man se, lägga till och radera taggar för enskilda medlemmar. I Taggar vyn i menyn kan man skapa, ändra och radera taggar, ett exempel visas i Figur

41 Figur 38 Taggar vyn Från Taggar vyn går det även att se en lista på alla taggade medlemmar, se exempel i Figur 39. Figur 39 Medlemmar i en tagg Från denna Taggade vy går det att lägga till eller ta bort taggade medlemmar och även att exportera alla medlemmar till en Excel fil. 5.7 Titlar Titlar används om man vill spara medlemmarnas yrkestitel och kommer till nytta som förslag då en titel skall användas eller ändras för en medlem. På detta sätt minskas risken för att förkorta eller stava titlar olika. 41

42 Det finns två ställen där Titlar dyker upp i Membra. Det första är i navigeringen till vänster. I denna vy listas alla titlar som har matats in i systemet och det går att lägga till, ta bort eller ändra på en titel. En titel har ett namn och en frivillig beskrivning, se Figur 40. Figur 40 Lägg till en titel Det andra stället i Membra var Titlar används är på medlemskortet under fliken Övrigt. Fältet Titel har en automatik inbyggd som föreslår titlar i takt med att ordet skrivs. Detta gör att rättstavningen är enklare och förkortningar och specialstavningar blir identiska. 42

43 6 Rapportering I denna meny finns funktioner för att skapa rapporter. 6.1 Redovisningsjournal Redovisningsjournalen visar alla transaktioner och all redovisning som är sparad i Membra. Figur 41 Redovisningsjournalen Sök i journalen Det går att söka i journalen på basis av följande kriterier: Bekräftade/obekräftade rader Datum (från och till) Medlemsnummer Kundnummer Fakturanummer Produktnummer Belopp Redovisningskonto (del 1, del 2 eller del 3) Endast journalrader genererade från direktförsäljningen Sökresultatet visas i följande kolumner: Fält Verifikatnummer Datum Text Summa Redovisningskonto Debet Kredit Medlemsnummer Beskrivning 43

44 Kundnummer Fakturanummer Produktnummer Lägg till journal rad manuellt Alla rader som användaren själv lägger in i redovisningsjournalen får status obekräftade automatiskt. Endast obekräftade rader går att ta bort från journalen. Fälten Datum, Text och Red.konto är obligatoriska fält. Figur 42 Lägg till rad i redovisningsjournalen Fält Datum Text Red.konto Motkonto Belopp Medlemsnr Kundnr Beskrivning Vilket datum transaktionen har skett Beskrivande text till redovisningsjournalen vad som har hänt Summan i fråga Om det är fråga om en medlem, fyll i medlemsnumret Om det är fråga om en kund, fyll i kundnumret 44

45 6.2 Rapportgenerator I rapportgeneratorn går det att göra invecklade och specifika sökningar. Dessa sökningar går att spara till rapporter som lätt går att öppna vid senare tillfällen och köra sökningen på nytt. Vill man spara sökresultatet finns det många olika exportmöjligheter. Rapportgeneratorn presenteras i Figur 43. Figur 43 Rapportgeneratorn En rapport går att exporteras till följande format: Excel fil PDF fil i stående format PDF fil i liggande format PDF fil med adressetiketter, layout 3x11 PDF fil med adressetiketter, layout 3x8 För att skapa en ny rapport börjar man med att välja vad som skall sökas efter, alternativen varierar lite efter konto, men grundalternativen är: Medlemmar Båtar Kunder Utmärkelser Sektioner Medlemstaggar 45

46 Kundtaggar Båttaggar Efter detta kan man definiera olika filter Filter Genom filter kan man begränsa sökningen och få fram den information som man är ute efter. Alla rapportvyer har egna filteralternativ, t.ex. väljer man att rapportera Medlemmar så kommer filtren att bestå av fält som har med medlemmar och göra. Ett exempel som visar några olika filter visas i Figur 44. Figur 44 Rapportgeneratorn filter Här ser man att första filtret begränsar sökningen så att endast aktiva medlemmar tas med. I rapportgeneratorn kan man lika bra söka på inaktiva, utskriva eller ansökta medlemmar. Andra filtret begränsar sökresultatet ytterligare (observera och där i mellan), här väljer vi fram alla medlemmar som bor i ett land som börjar med united, d.v.s. i detta fall alla som bor i U.S.A. Tredje filtret väljer fram alla de medlemmar som är seniorer. Totalt kommer denna sökning att ge alla aktiva medlemmar, som bor i ett land som börjar med united och hör till medlemsavgiften som innehåller senior Sökresultat Resultatet visas då man klickar på Filtrera -knappen, se ett exempel i Figur

47 Figur 45 Rapportgeneratorn resultat Det går att själv definiera vilka kolumner som skall visas i resultatet, allt beroende på vad syftet med rapporten är. För att välja kolumner gå till gröna plus tecknet som finns ett i vardera sidan av resultatlistan. Då öppnas en dialogruta där kolumner välja, se Figur 46. Figur 46 Rapportgeneratorn - välj kolumner Resultatlistan varierar enligt vilka kolumner som väljs. Ifall målet med rapporten är att skriva ut adressetiketter är följande kolumner obligatoriska: 47

48 Förnamn Efternamn CO-adress Gatuadress Postnummer Postort Land/Landskod Ifall man vill skicka e-post till personerna i sökresultatet måste e-postadressen framkomma som kolumn. På samma sätt måste mobilnumret framkomma som kolumn ifall man vill skicka SMS till personerna i sökresultatet Sparade rapporter En rapport som används ofta eller som är mer invecklad går utmärkt att spara för framtida bruk. Alla filter och kolumner samt deras ordning sparas som en rapport som man själv kan namnge. Det är endast strukturen som sparas, inte sökresultatet. Till en rapport går det också att fylla i en beskrivning. Ett exempel på en sparad rapport kan ses i Figur 47. Figur 47 Rapportgeneratorn - spara rapport För att öppna en tidigare sparad rapport välj Öppna från menyn uppe i blåa balken. Välj rapport från det fönster som öppnats sig (se Figur 48) och klicka på Öppna. 48

49 Figur 48 Rapportgeneratorn - öppna sparad rapport Privata och publika rapporter Rapporter går att spara med olika rättigheter. Privata rapporter är endast tillgängliga för den användare som har skapat dem och kan inte läsas av någon annan i Membra. Publika rapporter är gemensamma rapporter som alla i Membra kommer åt att läsa och ändra på. 6.3 Kontoändringar Kontoändringar rapporten är en bra rapport för att exportera redovisningsinformation från Membra. Det går att välja en viss tidsperiod och sedan filtrera enligt önskemål. Ifall föreningen använder sig av en utomstående bokföringsbyrå är denna rapport bra för att skicka över information. Det går att filtrera enligt redovisningskoder, där det går att fylla i valfritt fält och endast få ut de transaktioner som har gjorts i samband med den koden. T.ex. ifall alla produkter som har med deltagaravgifter och göra börjar med 2020 så kan man fylla i detta i filtret och få ut en rapport på detta. Visa detaljer -kruxet ändrar rapporten så att även alla transaktioner visas, ifall det inte är valt kommer Membra endast att skriva ut ett sammandrag på summor. Det går att exportera rapporten i PDF eller Excel. 49

50 Figur 49 Kontoändringar 6.4 Saldolista Rapporten saldolista ger en lista på utestående fordringar. Det går själv att definiera till vilket datum fordringarna skall tas i beaktande. Ett exempel på PDF rapporten i Figur 50, det går också att få ut rapporten i Excel. 50

51 Figur 50 Saldolista 6.5 Jämna födelsedagar Denna specialrapport är tänkt som hjälp då föreningen vill komma ihåg de medlemmarna som fyller jämna år. Åldrarna som tas i beaktande är 50, 60, 65, 75, 80, 85, 90, 95, 100, 105 och 110. Användaren kan själv bestämma för vilken tidsperiod sökningen skall göras och kan på så sätt själv välja ifall det skall räknas med endast dagens, veckans, månadens eller årets jubilarer. Se exempel i Figur

52 Figur 51 Jämna födelsedagar Efter att en tidsbegränsning är vald går det att exportera resultatet i olika PDF-botten eller en Excel fil. Det går att få resultatet som en lista (i stående eller liggande format) eller sedan direkt som adressetiketter för möjliga gratulationsbrev. 6.6 Hushåll Hushållsrapporten ger en sammanställning över alla medlemmar som är ihopkopplade via hushåll. Ett exempel visas i Figur 52. Denna rapport går också att få ut som en Excel fil. Rapporten kan vara bra ifall man behöver en överblick på alla som är hushållskopplade och det går lätt att se ifall någon i hushållet har t.ex. flyttat till annan adress. Figur 52 Hushåll 52

53 7 Båtar Båtregistret i Membra är en tilläggsmodul där en förening kan administrera båtar som medlemmarna äger. Det är inbyggt ett flexibelt underhåll och detta gör det möjligt att varje förening får de uppgifter som de behöver sparat. Varje båt kan ha en eller flera ägare från medlemsregistret. 7.1 Båtar Figur 53 Båtar vyn Själva båtvyn når man från navigationen genom att klicka på Båtar. Ett exempel på hur vyn ser ut i Figur 53. Upplägget är väldigt likt medlemsregistret med rutor för förhandsgranskning på höger sida, sökfält och sökresultat mitt på sidan samt menyn med knappar uppe i den blåa balken Sökning av båtar För att vardagsunderhållet ska ske så enkelt som möjligt finns det flera olika sätt att söka båtar på i Membra. Med den enkla sök-metoden kan man snabbt leta fram en viss båt eller en viss grupp av båtar. Den avancerade sök-metoden underlättar ifall man vill leta fram t.ex. utskrivna båtar. För att få fram grundligare listor rekommenderas Rapportgeneratorn som hittas i navigationen under Rapporter Enkla sök-metoden Enkel söken är det snabbaste sättet att hitta båtar. Det sökord som man skriver in i sökrutan används som bas och söker mot båtarnas certifikatnummer, namn, aktiva ägare och märke eller modell. I resultatet syns inte båtar som är utskrivna Avancerade sök-metoden Då man behöver söka mer utförligt eller vill ha fram en viss grupp av båtar är Avancerad sök rätt ställe att utgå ifrån. Sökresultatet går att filtrera med hjälp av följande sökfält: 53

54 Båtnamn Certifikatnummer Ägare Segelnummer Registernummer Utskriven (ja eller nej) I klubbregistret (ja eller nej) Exportera sökresultatet I blåa balken finns en meny grupp som heter Exportera. I denna grupp hittar man knappen för exportering av sökresultatet till ett Exceldokument. Följande kolumner kommer med i exporten: Certifikatnummer Namn Märke/modell Längd Bredd Båttyp Rapportgeneratorn Då det behövs göras mera invecklade eller komplexa sökningar än Enkel eller Avancerad sök klarar av är Rapportgeneratorn rätta stället för sökningen. Från Rapportgeneratorn går det inte direkt att öppna båtkortet för någon båt i sökresultatet men det går då att kombinera användningen av Rapportgeneratorn och Enkel sök för att få upp den båt man är ute efter Båtkortet Då man väljer Ändra eller dubbelklickar på en båt i sökresultatet öppnas båtkortet i ett nytt fönster. Detta båtkort är var det går att redigera informationen om båten. Båtkortet är uppdelat i olika flikar, för att underlätta administrationen Grunduppgifter På den första fliken hittas de viktigaste grunduppgifterna om båten. Se tabellen nedan för förklaringar över varje fält. 54

55 Figur 54 Båtortet, fliken Allmänt Fält Certifikatnummer Namn Typ Förbund I klubbregistret Märke/modell Avgiftsklass Beskrivning Detta är ett unikt nummer för varje båt, på samma sätt som varje medlem har ett medlemsnummer. Båtens namn Dessa alternativ går att själv definiera i navigationen under Båtar Underhåll Typer och kan användas till för att skilja på segelbåtar, motorbåtar, jollar o.s.v. Detta är ett obligatoriskt fält. Dessa alternativ går att själv definiera i navigationen under Båtar Underhåll Förbund och kan användas till att markera vilket förbund båten skall höra till. Ett bra sätt att markera de utländska båtarna. Med detta fält går det att skilja på vilka båtar som inte officiellt är med i klubbens båtregister, t.ex. föreningens egna båtar eller andra utomstående båtar Genom fylla i en ny modell i detta fält sparas det i listan och kommer att föreslås nästa gång då en användare börja fylla i samma modell. Listan går att modifiera under Båtar Underhåll Märke/modell Dessa alternativ går att själv definiera i navigationen under Båtar Underhåll 55

56 Segelnummer Registernummer Varv Konstruktör Tillverkad Inskriven Utskriven Avgiftsklasser och kan användas till att dela upp båtarna i olika grupper inför fakturering. Ifall det är fråga om en segelbåt, fyll i segelnummer Båtens registernummer Genom fylla i ett nytt varv i detta fält sparas det i listan och kommer att föreslås nästa gång då en användare börja fylla i samma varv. Listan går att modifiera under Båtar Underhåll Varv. Genom fylla i en ny konstruktör i detta fält sparas det i listan och kommer att föreslås nästa gång då en användare börja fylla i samma konstruktör. Listan går att modifiera under Båtar Underhåll Konstruktörer. Fyll i årtalet då båten är tillverkad eller sjösatt Datumet då båten har skrivits in i klubbens register Fyll i ett datum här då båten skrivs ut. Då en båt har ett utskrivningsdatum syns den inte längre i det normala sökresultatet, utan man måste söka genom Avancerad sök eller rapportgeneratorn för att hitta båtkortet Tekniskt Båtens tekniska egenskaper fylls i på denna flik. Se tabellen nedan för förklaringar över varje fält. Figur 55 Båtkortet, fliken Tekniskt 56

57 Fält Längd Bredd Djup Vikt Septiktank Vinterlängd Vinterbredd Vinterhöjd Tillverkningsnr Byggmaterial Färg Masthöjd Segelyta Motor Motoreffekt Beskrivning Obligatoriskt fält, ange i meter Ange i meter Ange i meter Ange i ton Ja eller nej Detta fält kan fyllas i ifall båten använder sig av ett fast tält under vinterförvaringen och måtten skall tas i beaktande vid faktureringen Detta fält kan fyllas i ifall båten använder sig av ett fast tält under vinterförvaringen och måtten skall tas i beaktande vid faktureringen Detta fält kan fyllas i ifall båten använder sig av ett fast tält under vinterförvaringen och måtten skall tas i beaktande vid faktureringen Båtens tillverkningsnummer Dessa alternativ går att själv definiera i navigationen under Båtar Underhåll Material Båtens färg Ifall båten har en mast, ange i meter Ifall båten har segel, ange i kvadratmeter Motoruppgifter Effekt, fritt val ifall anges i kilowatt eller hästkrafter Besiktning Besiktningsfliken används till för att registrera besiktningsuppgifter samt ifall båten är upplagd under en viss period. Se tabellen nedan för förklaringar över varje fält. 57

58 Figur 56 Båtkortet, fliken Besiktning Fält Besiktningsklass Årsbesiktning Grundbesiktning Upplagd Från datum Till datum Beskrivning Dessa alternativ går att själv definiera i navigationen under Båtar Underhåll Besiktningsklasser. Genom att hålla kursorn ovanför alternativet kan man se en beskrivning över klassen. Fyll i årtal för årsbesiktningen Fyll i årtal för grundbesiktningen Detta fält markerar ifall en båt är upplagd, hur länge båten är upplagd kan anges med datumfälten under Detta fält anger datumet då båten har lagts upp på land Detta fält anger datumet då båten tagits i bruk igen Anmärkning Anmärkningsfältet är en möjlighet att lägga till en längre kommentar om båten. Får användas fritt efter tycke. 58

59 Figur 57 Båtkortet, fliken Anmärkning Taggar Här kan man se alla taggar som båten är med i. Det går att lägga till en ny tagg eller ta bort en gammal tagg för båten från menyn på båtkortet. Underhållet för taggar görs i navigationen från Båtar Taggar. 59

60 Figur 58 Båtkortet, fliken Taggar Ägare Under Ägare fliken man se alla ägare som båten har och har haft. Ifall det finns flera än en ägare för en båt måste man definiera en av dem som fakturamottagare, detta så att man vet till vem fakturor gällande båten skall skickas. Man definierar fakturamottagaren genom att klicka på ägaren och sedan välja Fakturamottagare från menyn. Ett båtägarskap kan ha olika startdatum än båtens inskrivningsdatum. Ett ägarskap går att avsluta eller ta bort. Tar man bort ägaren helt och hållet kommer det inte att finnas några spår kvar över det i Membra. Genom att avsluta ett ägarskap kan man i efterhand se historia på vilka båtar varit ägda av vem. Skillnaden är att ifall båten byter ägare inom föreningen kan man se en historia över ägarna som är avregistrerade. Om man vill hålla kvar en båt som utskriven i registret måste det finnas åtminstone ett avslutat ägarskap eftersom en båt inte kan sparas utan att ange en ägare. På samma sätt som ägarna är synliga på båtkortet kan man se båtarna som medlemmen är registrerad för på medlemskortet. Det finns en snabbknapp för att hoppa mellan medlems och båtkortet i menyn på respektive flik. 60

61 Figur 59 Båtkortet, fliken Ägare Varje båt måste ha minst en ägare, det kan dock vara ett avslutat ägarskap Lägg till en ny båt För att lägga till en ny båt i Membra väljer man Lägg till från menyn i blåa balken. Ett tomt båtkort öppnas då och det är bara att fylla i alla fält som man kan. De fält som är obligatoriska är Typ, Längd och Ägare. Se kapitel Båtkortet för noggrannare information på de olika flikarna. 7.2 Taggar Båtar har sina egna taggar på samma sätt som medlemmar och kunder har sina. Taggar är ett perfekt verktyg för att profilera båtar och ordna in dem i grupper. Från denna punkt i navigationen kan man lägga till nya taggar, redigera existerande och lägga till nya. 61

62 Figur 60 Båttaggar Det går lätt från detta ställe också att redigera vilka båtar som skall vara med i de olika taggarna. Genom att välja Taggade -knappen då man har rätt tagg vald kan man se en lista över de båtar som redan är inlagda. Här kan man radera och lägga till båtar till taggen samt exportera en lista över båtarna till Excel. En snabbknapp för att redigera själva båtens uppgifter finns också i menyn. 7.3 Underhåll Under denna punkt i navigationen kan föreningen ställa in en mängd olika värden som används på båtkortet. Dessa fält är endera ett dropdown fält eller ett textfält som föreslår alternativ i och med att användaren börjar fylla i fältet. De alternativ som har en möjlighet till standardvärde är typer, förbund, avgiftsklasser, material och besiktningsklasser. Detta innebär att ifall användaren inte väljer något av alternativen då båtkortet sparas kommer standardvärdet att användas så att inte fältet förblir tomt. Det lönar sig att lägga ett neutralt alternativ som standardvärde så att det inte blir fel i misstag Typer Båttyper kan vara t.ex. segelbåt, motorbåt, jolle, isjakt eller radiostyrd båt. Dessa får föreningen själv bestämma vilka som är i användning och vilken som läggs som standardvärde. Åtminstone en typ måste definieras då fältet är obligatoriskt för båtkortet. Dessa typer går att lägga till, ändra eller radera från menyn. Definiera vilken typ som skall vara standardvärde genom att välja den och klicka på Sätt som standard -knappen. Det går inte att ta bort en typ ifall det finns båtar som är kopplade till den. Gå då först och ändra de båtar till någon annan typ, sedan tillåter Membra att ta bort båttypen. Båttyp fältet på båtkortet är ett dropdown fält. 62

63 Figur 61 Båtunderhåll för typer Förbund Förbund går att använda till för att hålla reda på vilka förbund eller grupper båtar skall höra till. I underhållet kan föreningen lägga upp alla förbund som behövs och ett av dem måste läggas som standardvärde. Dessa förbund går att lägga till, ändra eller radera från menyn. Definiera vilket förbund som skall vara standardvärde genom att välja den och klicka på Sätt som standard -knappen. Det går inte att ta bort ett förbund ifall det finns båtar som är kopplade till det. Gå då först och ändra de båtar till något annat förbund, sedan tillåter Membra att ta bort förbundet. Förbund fältet på båtkortet är ett dropdown fält. Figur 62 Båtunderhåll för förbund 63

64 7.3.3 Märke/modell Själva Märke/modell -fältet på båtkortet har en ifyllningsfunktion som underlättar arbetet och medför mindre redundans i registret. Det fungerar genom att föreslå lämpliga alternativ an efter användaren börjar fylla i ett ord. Dessa förslag går att modifiera i en underhållslista. Då ett nytt märke eller en ny modell matas in i fältet sparas det automatiskt i denna lista. Ifall man vill redigera listan går det lätt genom att välja raden och sedan välja Ändra eller Ta bort från menyn. Figur 63 Båtunderhåll för märke/modell Genom att använda förslagen från listan kommer man ifrån felstavade märken och modeller samt kan lättare hålla ordning och städa i registret, t.ex. ta bort dupletter. För att se alla båtar av ett visst märke eller modell rekommenderas användningen av Rapportgeneratorn som stöd. Eftersom fältet kan lämnas tomt vid behov på båtkortet finns det inget alternativ för att lägga standardvärde för märke/modell Avgiftsklasser Avgiftsklasserna i båtregistret är tänkta att användas som stöd för att dela in båtarna i olika grupper inför fakturering. Dessa klasser går att skapa enligt egna bestämmelser och sedan väljer man från båtkortet till vilken klass båten skall höra. I Figur 64 kan man se ett exempel för hur avgiftsklasser kan användas. 64

65 Figur 64 Båtunderhåll för avgiftsklasser Även här är det en bra hjälp på vägen att fylla i reglerna för de olika avgiftsklasserna i beskrivningsfältet. På så sätt underlättar man arbetet för en person som inte kan dem utantill från tidigare. Då man vill fakturera de olika avgiftsklasserna i båtregistret rekommenderas följande steg: I rapporgeneratorn välj Båtar som rapportvy Gör en sökning där alla väsentliga fält och filter finns med, t.ex. medlemsnumret för fakturamottagaren och båtens avgiftsklass. Exportera sökresultatet till Excel Sortera t.ex. enligt avgiftsklasserna och fyll i en ny kolumn de rätta summorna Skapa fakturaraden ifall den skall innehålla t.ex. båtens namn eller övrig väsentlig information I ett nytt dokument eller ny flik lägg upp de fem kolumner som är obligatoriska inför en fakturaimport (läs mer i kapitlet 13.2 Fakturor) Fortsätt genom att spara importfilen till csv format och importera fakturorna. 65

66 7.3.5 Konstruktörer Konstruktör-fältet på båtkortet fungerar med samma ifyllningsfunktion som märke/modell använder. I underhållet kan man redigera, ta bort eller lägga till alternativ. Genom att fylla i en ny konstruktör i fältet på båtkortet läggs den automatiskt med i listan. Figur 65 Båtunderhåll för konstruktörer Varv Varv-fältet på båtkortet fungerar med samma ifyllningsfunktion som märke/modell använder. I underhållet kan man redigera, ta bort eller lägga till alternativ. Genom att fylla i ett ny varv i fältet på båtkortet läggs den automatiskt med i listan. 66

67 Figur 66 Båtunderhåll för varv Material Material fältet användas till för att gruppera båtar enligt byggnadsmaterial. I underhållet kan föreningen lägga upp alla material som behövs och ett av dem måste läggas som standardvärde. Dessa material går att lägga till, ändra eller radera från menyn. Definiera vilket material som skall vara standardvärde genom att välja den och klicka på Sätt som standard -knappen. Det går inte att ta bort ett material ifall det finns båtar som är kopplade till det. Gå då först och ändra de båtar till något annat material, sedan tillåter Membra att ta bort förbundet. Material fältet på båtkortet är ett dropdown fält. 67

68 Figur 67 Båtunderhåll för material Besiktningsklasser Besiktningsklasserna finns på båtkortet i form av ett dropdown fält. De går att definiera i underhållet men då båtregistret i Membra tas i bruk följer följande värden automatiskt med: Klass 1 Öppet hav, Klass 2 Kusten, Klass 3 Skärgård, Klass 4 Skyddade vatten och till sist Okänd. I Figur 68 kan man se dessa exempel med deras beskrivning. Dessa går självklart att ändra på i underhållet genom att välja rätt rad och klicka på Ändra från menyn. På samma sätt går det att definiera vilken besiktningsklass skall vara som standard samt ta bort en besiktningsklass. 68

69 Figur 68 Båtunderhåll för besiktningsklasser 69

70 8 Utskick Med denna funktion kan man skicka e-post till medlemmarna eller utomstående personer. Avsändaradressen definieras i föreningens inställningar. 8.1 Skicka e-post Genom att utnyttja Membras e-post utskick kan föreningen enkelt och snabbt utnyttja de olika grupperingar som redan finns i systemet. Det går att välja en aktivitet, sektion eller tagg som mottagare för ett e-post meddelande. Givetvis går det också att skicka ut ett meddelande till alla medlemmar som har en e-post adress definierad. Ett exempel på ett e-post meddelande visas i Figur 69. Figur 69 Skicka e-post 70

71 E-post går också att skicka till utomstående personer, det finns ett fält för att mata in nya e-post adresser i fönstret. Ifall flera nya e-post adresser matas in skall de separeras med ett semikolon (;). Ifall mottagarna väljs från någon av aktivitet, sektion eller tagg alternativen är det skäl att notera att ifall två eller tre olika väljs samtidigt, kommer mottagarna endast att bestå av medlemmar som är i samtliga grupper. Det går lätt att granska vilka medlemmar som kommer att få e-post genom Visa mottagare -knappen. Då ser man en lista över alla medlemmar som har e-post adress registrerad i Membra och vilka som inte har, se Figur 70. Ifall det ännu saknas någon viss medlem går det att lägga till honom eller henne via Övriga mottagare -fältet. Figur 70 Granska e-post mottagarna före utskick Själva e-post meddelandet består av en rubrik, innehåll och möjliga bilagor, dock max två stycken. Varje mottagare kommer att få en kopia på meddelandet och ser inte andra möjliga mottagare. 71

72 9 Fakturering Här finns all hantering av fakturor, påminnelser och betalningar. De flesta fakturor baseras på en eller flera produkter. Medlemsfakturan är den enda som är speciell eftersom Membra håller reda på vilka medlemmar som har fått en medlemsfaktura för den aktuella perioden och vilka som ännu inte är fakturerade eller krediterade. På detta sätt går det mycket lätt att både fakturera alla medlemmar på en gång, samt ifall det antagits nya medlemmar i föreningen under den aktuella perioden. Membra räknar med att medlemsavgiften faktureras en gång per period. För att skapa fakturor i Membra kan man gå tre olika vägar. Då man vill skapa många fakturor på en gång, t.ex. medlemsfaktureringen skall man gå till Fakturor och välja Skapa fakturor knappen. Se kapitel Skapa fakturor för mera noggrannare instruktioner. Ifall man vill fakturera en enskild Aktivitet skall man gå via Aktiviteter och välja den aktuella aktiviteten och sedan klicka på Fakturera-knappen i menyn. För att skapa en enskild faktura för en medlem eller kund skall man söka fram respektive medlem eller kund och sedan klicka på Försäljning i menyn. 9.1 Fakturor I fakturor vyn går det att söka fakturor, skapa fakturor, skriva ut dem samt skapa påminnelsefakturor Skapa fakturor Med Skapa fakturor knappen går det enkelt att sköta undan en stor fakturering på en gång, t.ex. medlemsavgifterna för perioden. Då man klickar på knappen öppnas ett fönster där basen för faktureringen görs, se Figur

73 Figur 71 Skapa fakturor Genom att endast markera Medlemsavgifter kommer Membra att kolla igenom tidigare fakturor och alla medlemmar som inte har fakturerats för sin medlemsavgift för innestående period kommer att få en faktura skapt enligt den medlemsavgift personen är inlagd på. Ifall man även markerar Medlemsavgifter = 0 kommer de personer som har en medlemsavgift på noll euro även att få fakturor skapta. Observera att det då skapar fakturor som har summan 0 euro för dessa personer. Då man markerar Aktiviteter kommer Membra att skapa fakturor för alla aktiviteter som ännu inte är fakturerade. Ifall man markerar Försäljningar kommer Membra att skapa fakturor för alla försäljningar som är gjorda med betalningssättet Faktura men inte ännu fakturerade. Ifall man markerar Träningsperiod måste man välja vilken period som skall faktureras. Membra kommer endast att fakturera en medlem (som skall få träningsfaktura) en gång per träningsperiod och summan räknas ut på basis av medlemmens ålder och de olika träningsavgifter som är grundade. 73

74 Efter att man markerat de alternativ som skall faktureras för skall man ge fakturadatum, förfallodatum och en valfri fakturatext. Då allt är valt och datum givna, kan Skapa fakturor knappen väljas. Observera att det inte finns någon ångra-knapp efter att fakturorna har skapats, utan de måste krediteras en åt gången så det lönar sig att vara noggrann med vad man fyller i. Ifall man vill fakturera t.ex. nya medlemmar mitt i en period går det mycket lätt att bara upprepa stegen för medlemsfaktureringen och på så sätt få alla nya medlemmar fakturerade (även deras anslutningsavgift ifall en sådan har antecknats på medlemskortet). Eftersom Membra endast skapar en medlemsfaktura per period så kommer endast de medlemmar som inte är fakturerade eller krediterade att få en medlemsfaktura då man kör Skapa fakturor med Medlemsavgifter markerade. Ifall man vill skapa en enskild faktura för en produkt skall man gå till Medlemmar sidan och söka fram medlemmen man vill fakturera (eller respektive Kunder och söka fram rätt kund). Sedan väljer man Fakturera från blåa balken och Ifall man vill faktura en enskild Aktivitet går det att läsa mer om det i kapitlet Fakturera en aktivitet Skriva ut fakturor Det finns två olika sätt att skicka fakturor i Membra. Ena sättet är att skriva ut fakturorna till en PDF fil som man sedan själv kan printa eller skicka som e-post vidare. Andra sättet är ett inbyggt gränssnitt i Membra till ett tryckeri som sköter utskriften och postningen av fakturorna mot en förmånlig avgift Påminnelser För att skapa påminnelsefakturor väljer man Påminnelseförslag från menyn uppe i blåa balken. Då öppnas ett fönster där man börjar med att välja de fakturor som skall påminnas. Det går att söka alla förfallna fakturor eller endast medlemsfakturorna och bland sökresultatet går det ännu att välja bort fakturor. De fakturor som skall påminnas lägger man ett krux i rutan, det går att använda hjälpknapparna Markera samtliga, Avmarkera samtliga för att få alla eller inga fakturor valda. Endast de fakturor som har ett krux i rutan kommer att komma med i påminnelsefaktureringen. Då listan är korrekt och rätta fakturor markerade, kan en fakturatext ges som kommer att skrivas ut efter den ursprungliga fakturatexten och sedan kan man ge en påminnelseavgift som läggs på summan för varje faktura. Observera att påminnelseavgiften inte ökar på medlemmens eller kundens skuld utan endast skrivs ut på påminnelsefakturan. På detta sätt går det att boka de påminnelseavgifterna som gåvor då de har betalts och då endast den förfallna fakturan betalts så är alla skulder strukna. 9.2 Manuella betalningar För att registrera en manuell betalning skall först motsvarande faktura sökas fram i Manuella betalningar vyn, se Figur 72. I sökordsfältet går det att söka på fakturanummer eller fakturamottagare (förnamn eller efternamn), i exemplet har vi sökt på namnet anka. 74

75 Figur 72 Manuella betalningar Välj fakturan genom att lägga ett krux för Ok längst till vänster i resultatlistan. Välj sedan betalningssättet, d.v.s. hur betalningen har gjorts. Alternativen är de bankkonton som är registrerade i Membra samt kontant, bankkort eller kreditkort. Sedan skall betalningsdatumet väljas, den lilla kalendern kan användas som hjälp för att snabbt välja rätt datum. Om fakturans obetalda belopp är samma som den mottagna betalningen är det nu bara att klicka på Registreraknappen. Ifall betalningen skiljer sig från den obetalda summan går det att fylla i rätt betalningssumma i fältet längst till höger på raden. Ifall medlemmen eller kunden har betalt för mycket kommer överskottet att registreras som gåva och ifall betalningen är mindre kommer underskottet att registreras som rabatt. 9.3 Referensbetalningar Inläsning av referensfiler underlättar avsevärt registrering av betalningar och är en av två metoder att registrera betalningar i Membra. För att en betalning skall gå att registrera i denna funktion måste det kontonummer som finns på betalningarna i referensfilen finnas registrerat i Membra (se under Inställningar). Alla betalningar som läses in sparas i Membra så att man kan återkomma till dem vid ett senare tillfälle. När en kund betalar en faktura med ett referensnummer kommer numret att sparas hos banken tills man hämtar det med en programvara avsett för detta. För Ålandsbanken är detta BusinessLine och med andra banker brukar det gå att ladda ner filen från nätbanken. Vid hämtningen lagras en fil på datorn som man sedan kan läsa in i Membra Rutin vid hämtning av filer från bank Det är viktigt att man har en rutin för vad man gör med filerna som hämtas från banken. Vissa bankprogram kan skriva över en fil som hämtats tidigare utan att meddela om det. Om det sker kan man lätt missa att i Membra registrera betalningar som gjorts. 75

76 Ett exempel på en bra rutin som även fungerar om det inte är samma person som hämtar filer från banken och registrerar betalningar i Membra beskrivs nedan. När man hämtar en fil från banken gör man följande: Spara filen till en katalog som alltid används för detta. Katalogen kan exempelvis ha namnet referensfiler. Döp omgående om filen till ett namn som det inte finns någon risk att upprepas senare. En bra metod är att lägga in datum i namnet. Filen som kommer från Ålandsbanken kan exempelvis ha namnet viites.aab. Om man hämtar filen den 8 januari 2011 döper man om den till viites aab. På detta sätt riskerar man inte att få flera filer med samma namn. Dessutom kan man utläsa på namnet vilken dag man hämtade filen. Notera att datumet är i formatet ÅÅÅÅMMDD. Genom att använda detta format kommer filerna att listas i kronologisk ordning. Läs in filen i Membra. Detta beskrivs i detalj nedan. Efter att filen är inläst i Membra flyttar man den till en katalog där man arkiverar filen. Katalogen kan exempelvis ha namnet referensfiler\arkiv. Syftet med att flytta filen till en annan katalog är att man alltid kan se om det finns filer som inte är inlästa i Membra. Följer man detta kan man utgå från att de filer som finns i katalogen referensfiler inte är inlästa. Denna rutin eliminerar även följande möjlighet till problem: Vissa bankprogram kontrollerar om det redan finns en fil och lägger i så fall till de nya transaktionerna till den existerande filen. Detta kan ställa till oreda om man läser in en sådan fil eftersom vissa transaktioner kanske redan blivit inlästa Inläsning i Membra Funktionen för att läsa in en referensfil finns i menyn Fakturering och heter Referensbetalningar. Figur 73 Referensbetalningar 76

77 Man väljer fil som skall läsas genom att klicka på knappen Välj fil. Då kommer en Öppna fil-dialog att visas. När en fil med betalningar läses in kommer varje rad i filen att granskas och kontrolleras enligt följande: om det bankkonto som betalningen gjordes till existerar om en faktura med det referensnummer som användes existerar om fakturan som referensnumret gäller redan är registrerad som betald om fakturan som referensnumret gäller är krediterad om fakturan som referensnumret gäller är raderad Om en inläst betalning klarar ovanstående kontroller och den betalda summan även är samma som det obetalda belopp som finns på fakturan betalningen gäller, kommer betalningen att föreslås för registrering. Det visas genom att en markering kommer att sättas i det fält som finns längst till höger på raden. Om en inläst betalning inte klarar någon av de ovanstående kontrollerna kommer ett meddelande om detta att visas i en kolumn i listan med inlästa betalningar. Dessa betalningar måste hanteras manuellt. Se mer om detta i stycket Avvikande betalning. Kolumnerna i tabellen är följande: Kolumn Namn Bet.ref (Betalningsreferens) Bet.datum (Betalningsdatum) Referens Faktura Återstår Betalning Differens Ok Förklaring Fakturamottagaren i Membra Bankens referens (betalare, max 12 tecken) Datum betalningen gjordes Referensnummer Ursprungligt belopp på fakturan Belopp som är obetalt i Membra Denna transaktions belopp Eventuell differens mellan det som återstår och det som betalts, d.v.s. om allt som återstår är betalt eller inte. Kryssruta som anger om betalningen skall registreras. Vid inläsningen kommer Ok att markeras automatiskt om fältet Differens = 0, d.v.s. om allt är betalt Betalningstolerans Betalningstolerans används för att tillåta en avvikelse vid kontrollen om betalningens summa stämmer med det belopp som är obetalt på den faktura som betalningen gäller. Ett exempel på användning av betalningstolerans gäller påminnelseavgifter. En påminnelseavgift i Membra är enbart en rad som skrivs ut på en påminnelse. Den registreras ingen annanstans i Membra, d.v.s. läggs inte till medlemmens skuld. Bakgrunden till detta är att påminnelseavgifter sällan betalas och om de betalas kan man i praktiken se dem som en gåva. 77

78 Om man skickat påminnelser och lagt på en påminnelseavgift kommer vissa av betalningarna att inkludera påminnelseavgiften och vissa kommer inte att göra det. För att få en mer automatisk hantering av betalningarna kan man då ange betalningstoleransen till samma belopp som påminnelseavgiften. Då kommer betalningarna att föreslås för registrering oberoende om de är med eller utan påminnelseavgift Avvikande betalning Om summan på en betalning inte är samma som det obetalda beloppet (fordran) på fakturan är det en avvikande betalning. Dessa måste hanteras manuellt. Orsaken till det är att man måste instruera Membra hur det avvikande beloppet skall registreras. Det kan finnas flera orsaker till att beloppet avviker: betalaren har i misstag betalat fel belopp betalaren har betalat en viss del av fakturan en påminnelseavgift har betalats tillsammans med fakturabeloppet betalaren har betalat samma faktura två gånger Om beloppet på betalningen är avvikande och avvikelsen är mindre än eller lika stor som betalningstoleransen, kommer den att registreras som en rabatt om beloppet är för litet och som en gåva om beloppet är för stort. För att bestämma vad hur en avvikande betalning skall registreras dubbelklickar man på raden. En dialog kommer då att visas där man har möjlighet att ange detta Felaktig betalning En betalning som har ett kontonummer som inte finns i Membra går det inte att registrera. Orsaken till det är att Membra inte kan veta vilka redovisningstransaktioner som skall skapas. Om denna situation uppstår beror det på att man inte registrerat bankkontot i Membra. Om man först registrera bankkontot och sedan gå tillbaka till Inkomna betalningar, kommer kontrollen på raderna att göras om och bankkontot kommer att kännas igen Registrera betalningar När alla betalningar som man vill registrera gåtts igenom och fått en markering i kolumnen längst till höger, genomför man registreringen genom att klicka på knappen "Registrera" uppe till vänster. 9.4 Kreditering En faktura kan krediteras från några olika ställ i Membra. Via Händelser för en medlem eller kund går det att kreditera en vald faktura direkt. Även under Fakturor finns en knapp för att kreditera en enskild faktura som är vald. En sista väg finns också i menyn under Fakturering. Kreditering ger ett fönster där det går att söka fram fakturan med fakturanumret, se Figur

79 En faktura kan krediteras i sin helhet, d.v.s. alla fakturarader krediteras, eller sedan går det att endast kreditera en del av fakturan. Så som exemplet i Figur 74 visar, kan man t.ex. endast välja en rad och kreditera den i en faktura som har många rader. Via faktura radens status ser man ifall den är betald, krediterad eller aktiv. Vare sig man krediterar hela fakturan eller endast en del av den, är man alltid tvungen att ge en förklaring till krediteringen. Detta meddelande sparas i Membra och kan ses från medlemmens eller kundens Händelser. Figur 74 Kreditering av en faktura 79

80 10 Försäljning Under Försäljning i menyn hittas produktregistret. För att göra en försäljning skall man först söka upp medlemmen eller kunden i fråga och sedan gå via Försäljning-knappen i blåa balken. Se mer information om försäljning i kapitlet Ny försäljning Produkter Produktregistret i Membra är grunden till all fakturering. För att skapa en faktura måste det finnas en produkt som utgör grunden för redovisningen. Varje produkt som registreras i Membra har en egen redovisningskod, läs mer om redovisningskoden i kapitlet Termer i Membra - Redovisningskod. Figur 75 Produktregistret 80

81 11 Kunder Detta är ett separat kundregister där man kan bl.a. fakturera köpare som inte är medlemmar. Det går också att utnyttja kundregistret till att hålla reda på kontaktuppgifter för samarbetspartners. En kund kan vara ett företag, en organisation eller en fysisk person Begränsningar Eftersom kundregistret är separat från medlems- och båtregistret, går det inte att ha blandade t.ex. taggar eller aktiviteter. Det går dock att ha egna taggar för kunder och på så sätt gruppera kunder. En kund kan inte vara båtägare i båtregistret Kunder I Kunder vyn finns en meny uppe i blåa balken, under den ett sökfält och resten av utrymmet uppfylls av resultatlistan, se Figur 76. Det går att söka på namn, kontaktperson och adress. I menyn finns likadana knappar som t.ex. för medlemmar. Lägg till, Försäljning, Händelser, Korrespondens, Fakturera, Ändra och Ta bort fungerar precis likadant som för medlemmar. I Försäljning går det att göra en kontant-, bankkort- eller kreditkortförsäljning samt fakturor. I Händelser kan alla transaktioner och fakturor för kunden ses, samt saldot för tillfället. Korrespondens kan vara bra att utnyttja till att spara olika avtal och kontrakt som bilagor, eller annars bara dokumentera vilka överenskommelser har gjorts med kunden. Till skillnad från medlemmar finns det inget status-fält för kunder, d.v.s. det går endast att ha dem som aktiva kunder eller ta bort dem helt och hållet. Figur 76 Kunder Lägg till kund Börja med att klicka på Lägg till i menyn. Ett tomt kundkort öppnas, se Figur

82 Fyll i alla uppgifter som finns tillgängliga i fliken Kund. I fliken Taggar går det bra att tagga kunden samtidigt. Ifall en ny tagg behövs skapas skall detta göras i Taggar vyn, se Figur 78, som hittas i huvudmenyn under Kunder - Taggar. Figur 77 Lägg till kund Fält Namn Kontakt Adress Land E-post Telefon Språk Kommentar Kommentar Namnet på kunden, kan vara företagets namn eller namnet på en fysisk person Ifall ett företag eller organisation har någon viss person som föreningen är i kontakt med kan detta fyllas i här E-post adressen till kunden Telefonnumret till kunden Alternativen Svenska, Finska och Engelska Kommentarfältet är fritt att använda till diverse kommentarer som hör ihop med kunden 11.3 Taggar Taggar i kundregistret fungerar på samma sätt som taggarna för båtar eller medlemmar. I Taggar vyn, se Figur 78, går det att lägga till, ändra eller ta bort en tagg. Från samma vy går det även att se vilka kunder som är taggade och ändra på detta. 82

83 Med taggar går det bra att hålla reda på t.ex. olika kundgrupper, postningslistor, prenumerationer och annan indelning av kunder. Figur 78 Kundtaggar 83

84 12 Inställningar Här samlas alla inställningar som behövs för att Membra skall fungera som det är tänkt Postnummer I denna vy går det att administrera postorterna som ska sparas i Membra. Dessa går att utnyttja då t.ex. en ny medlem skrivs in. Då användaren börjar fylla i ett postnummer på medlemskortet så föreslår Membra automatiskt rätt postort. Genom att lägga in de vanligaste postorterna med rätt postnummer i tabellen så går det dagliga arbetet med adresser för medlemmar och kunder snabbare. Det går endast att lägga till eller ta bort ett postnummer Redovisning I Redovisning kan man lägga upp vilka redovisningskoder som skall användas inom Membra för redovisningen. Följande Redovisningskonton måste ha någon form av redovisningkod ifylld: Fordringar Skulder Erhållna förskott Gåvor (överbetalning) Rabatter (underbetalning) Kassa (kontantbetalning) Bankkortbetalning Kreditkortbetalning 12.3 Momskoder Ifall föreningen har momspliktig försäljning går det att lägga upp olika momskoder för olika momsenheter Träningsavgifter Ifall föreningen behöver kunna fakturera åldersbaserade avgifter utöver medlemsavgifterna, är träningsavgifterna ett bra alternativ. Se ett exempel på olika träningsavgifter i Figur 79. Det går att skapa så många olika avgifter som det behövs och de baserar sig på ålderskategorier. För att välja de medlemmar som skall få träningsavgift, gå till medlemskortet och lägg ett krux i fältet Träningsavgift som hittas under fliken Övrigt. 84

85 Figur 79 Träningsavgifter För att skapa en ny träningsavgift, klicka på Lägg till. Figur 80 Lägg till träningsperiod I rutan som öppnas skall följande fält definieras (se exempel Figur 80): Namn Produkt Pris Ålder (detta är minimiåldern, i exemplet kommer alla medlemmar över 80 år att tas med) 85

86 Inställningar I träningsavgifternas inställningar går det att definiera olika rabatter, se exempel i Figur 81. Figur 81 Träningsavgifter inställningar Ifall en syskonrabatt skall tillämpas, är det bara att fylla i rätt procentenhet i första fältet. Ifall barn till ledare eller tränare skall få en rabatt så fylls detta i det andra fältet. För att kunna veta vilka medlemmar som är barn till ledare eller tränare utnyttjar Membra taggar. Skapa en medlemstagg för denna grupp, den kan heta vad som helst och lägg till alla medlemmar som är barn till ledare eller tränare. I träningsavgifternas inställningar väljer man nu den taggen genom Lägg till -knappen i meny gruppen Taggar. I exemplet i Figur 81 är en tagg som heter Barn till Tränare/ledare vald. Ifall taggen skall bytas ut väljer man först Rensa och sedan väljer man den nya taggen Träningsperiod Eftersom träningsperioderna kan variera mycket beroende på föreningens verksamhet, går det att definiera perioderna själv i Membra. Som exempel är höst- och vårterminerna upplagda i Figur 82. Figur 82 Träningsavgifter träningsperiod 86

87 Det går att lägga till, ändra eller ta bort träningsperioder. Faktureringen baserar sig på perioderna Fakturera träningsavgifterna För att skapa alla träningsavgiftsfakturor på en gång, gå via huvudmenyn till Fakturor och välj Skapa. Välj endast Träningsperiod och den aktuella perioden. Nu behövs det bara kollas att fakturadatumet och förfallodatumet är korrekt, skriva in en lämplig fakturatext och klicka på Skapa fakturor, se exempel i Figur 83. Figur 83 Skapa fakturor för träningsavgifter Membra kommer att göra följande Kolla vilka alla medlemmar har krux i fältet Träningsavgift under Övrigt -fliken på medlemskortet Räkna ut deras ålder och välja korrekt träningsavgift på basis av åldern Ta i beaktande hushållsansvariga (lägger alla i ett hushåll på samma faktura där mottagaren är hushållsansvarige) 87

88 Ta i beaktande syskonrabatter Ta i beaktande rabatter för medlemmar som är i Barn till Tränare/ledare taggen Ifall endast en enskild träningsavgift skall faktureras, gå till Medlemmar och sök fram den medlemmen som skall få faktura. Klicka på Fakturera uppe i blåa balken och välj på samma sätt endast Träningsperiod Bankkonton I Membra går det att lägga in alla bankkonton som är aktuella för redovisningen. För varje bankkonto man väljer att lägga in i Membra finns följande fält att specificera Bankkontonummer IBAN nummer BIC kod Namn för det sparade kontot Bank Om kontonumret skall skrivas ut på fakturorna Redovisningkod På fakturorna går det inte att få fler än tre stycken kontonummer synliga, men det hindrar inte att lägga in flera än det i Membra ifall det skall redovisas för transaktioner på dem för föreningen. Ordningen på fakturan bestäms enligt kontonumret i alfabetisk ordning Nummerserier I detta fönster kan man se över vilka nummer som Membra kommer att använda till näst för följande medlem, försäljning, faktura och verifikat. Se Figur 84 för ett exempel. Det är ytterst viktigt att inte ändra på dessa nummerserier ifall Membra redan är i bruk, eftersom det orsakar sannolikt problem då det inte tillåts t.ex. fakturor med samma fakturanummer. Dessa går dock att ändra till något lämpligare innan medlemmar lagts till, försäljningar eller fakturor gjorts eller inbetalningar lästs in. 88

89 Figur 84 Nummerserier 89

90 13 Import Här finns funktioner för att importera data till Membra Medlemmar För att importera medlemmar går det att läsa in en CSV (Comma Separated Value) fil med grunduppgifter. Man kan t.ex. få ett Exceldokument sparat som en CSV fil. Följande kolumner måste anges i rätt ordning och de kolumnerna med fet stil är obligatoriska: Medlemsnummer Förnamn Efternamn Kön (i formatet M, K, O) Födelsetid (i formatet DD.MM.YYYY) Gatuadress Postnummer Postort Land Telefon (alla tecken godkänns) Epost (alla tecken godkänns) Anslutningsdatum (i formatet DD.MM.YYYY) Anslutningsavgift (avgiften angivet i siffror) Medlemsavgift (namnet på avgiften) Ständigt medlemskap (årtal) Ifall Medlemsavgiften inte finns från tidigare i Membra så kommer det att skapas automatiskt. Det går att från Föreningen -> Medlemsavgifter kolla vilka alla Medlemsavgifter finns från tidigare Fakturor Med hjälp av fakturaimporten går det att göra upp ett fakturaunderlag själv och sedan importera det in i Membra, som skapar fakturorna automatiskt. I fall som t.ex. då det skall vara specialrabatter eller summan är beroende på någon formel så är det lättare att göra upp en lista på fakturor i t.ex. Excel än att skapa enskilda fakturor via Membras gränssnitt. Fakturaimporten behöver följande fem kolumner (i samma ordning som nedan) i en CSV (Comma Separated Values) fil för att kunna generera fakturor: Medlemsnummer (mottagaren) Produktnummer (för redovisningens skull) Textrad (vad det skall stå på fakturaraden) Antal (kan även vara negativt om det är fråga om en rabatt) Summa (måste alltid vara ett positivt tal) Medlemsnumren finns från förut i Membra, så de går att exportera till Excel från rapportgeneratorn. På så sätt kan man även bestämma vilken grupp av medlemmar som skall faktureras är det sedan en tagg, sektion eller aktivitet som bestämmer vilken grupp av medlemmar som skall faktureras. 90

91 Ifall det är båtar som skall faktureras så behöver man medlemsnumret för fakturamottagaren. Medlemsnummer får du genom att lägga till filtret: Fakturamottagare = Ja. Produktnumren i Membra hittas under Försäljning -> Produkter. Ifall det inte finns en lämplig produkt från tidigare måste man först skapa en ny före importen kan ske. Det behövs en produkt för att redovisningen för fakturorna ska gå rätt till. Textraden är fakturaraden som får fritt formuleras, håll den dock kort så att den ryms på fakturan. Då du importerar en csv fil till Membra ska du ge rätt fakturadatum och ifall du fyller i något i Fakturatexten så kommer den ovanför raderna på fakturan. Klicka på Kontrollera filens innehåll före du skapar fakturorna så meddelar Membra ifall någon rad har fel i sig. Sedan går det att skapa fakturor. Märk väl att då fakturorna är skapta så finns det ingen Ångra-knapp, utan de måste krediteras en åt gången om de ska tas tillbaka. Fakturorna görs upp som ett bakgrundsjobb och sedan då de är klara får du ett meddelande. I meddelandet går det att klicka på Rapport, där står hur många fakturor som lyckades eller misslyckades. För att skriva ut fakturorna går du till Fakturering -> Fakturor. Där går det att t.ex. söka på rätt fakturadatum för att få fram alla fakturor som nyss skaptes. 91

92 14 Historik Här samlas historik som Membra sparat under den tid som föreningen har haft applikationen i användning Loggar I loggen sparas en anmärkning då en användare gör en ändring i systemet. Loggraderna är av tre olika typer, tillagda, uppdaterade eller raderade. Det går att söka på dessa tillsammans eller enskilt samt begränsa tidsperioden som skall tas i beaktande. För varje rad i loggen visas tre kolumner. Datumet då ändringen är gjord, vilken användare som gjort ändringen och en beskrivning som berättar vad som ändrats. Det går inte att gå tillbaka och se skillnader före och efter en viss ändring, men loggen ger en bra inblick i vad som har ändrats, när det gjorts och av vilken användare. 92

93 15 Föreningen Här finns information om föreningen och dess medlemsavgifter. Membras versionsnummer finns längst till höger i den gråa balken där föreningens namn står utskrivet Grunduppgifter Grunduppgifterna för föreningen går att ändra på genom knappen Ändra uppgifter i meny gruppen Föreningen. Då öppnas en ny ruta, se exempel Figur 85. Figur 85 Ändra uppgifter för föreningen Uppgifterna i den vänstra spalten är normala kontaktuppgifter, i den högra kolumnen finns några fält som har konkreta följder. Fält Organisationsnr Period Betalningsvillkor E-postavsändare Uppdatera avgifter Referensnr. prefix Förklaring Föreningens organisationsnummer, samma som föreningsnummer i föreningsregistret Nuvarande perioden, se mer i kapitlet om Perioder Standardvärde för fakturor, d.v.s. hur många dagar betalningstid normalt skall ges för en faktura Används då e-post skickas via Membra Berättar åt Membra ifall åldersgränser skall tas i beaktande för medlemsavgifter då perioden byts Om ett prefix skall läggas framför alla referensnummer i Membra 93

94 Varningsbelopp Anger hur stor skuld en medlem får ha till föreningen innan saldot byter till rött i Detaljerlådan på Medlemmar sidan 15.2 Medlemsavgifter 15.3 Perioder Perioder är i normala fall ett kalenderår. Perioden i Membra är bra att ha samma som bokföringsåret. Medlemsavgiften går endast en gång att fakturera per period per medlem Byte av period I Membra byts inte perioderna av sig själv, utan detta är en funktion som användaren själv måste göra. Helst då den personen inom föreningen som är medveten om när t.ex. bokföringsåret avslutas. För att byta period skall man gå till Föreningen och klicka på Byt Period som finns uppe i menyn. Då öppnas en ruta med information, se Figur 86. Ifall föreningen har medlemsavgifter som skall byta beroende på medlemmens ålder skall alternativet Uppdatera avgifter (se Figur 85) vara valt, samt medlemsavgifterna skall ha Autoberäkn. Inakt. lagt till Nej för de medlemsavgifter som är beroende på ålder. Ifall dessa inställningar är gjorda ser Byt Period rutan ut som följande i Figur 86. Figur 86 Ny period I periodbytet kommer perioden att öka till nästa år och då det är aktuellt, så kommer medlemsavgifterna att byta för de medlemmar som är av en viss ålder. Det går att förhandsgranska bytet av medlemsavgifter via knappen Förhandsgranska byte. Då kommer Membra att visa vilka medlemmar som kommer att byta medlemsavgift innan det händer så att eventuella fel eller andra korrigeringar kan göras före periodbytet. Ett exempel på förhandsgranskningen kan ses i Figur

95 Figur 87 Förhandsgranska medlemmar som byter avgift Ifall alla medlemmar är korrekt, är det bara att välja Fortsätt, se Figur 86. Membra kommer nu att byta period och vid behov medlemmars medlemsavgifter. Efter periodbytet går det igen att köra en medlemsfakturering för alla medlemmar Logotyp Föreningens logotyp kommer synlig på rapporter och fakturor. Det går att ladda upp logotypen i bildformaten jpeg, gif och png. Rekommendationen är att ladda upp en logotyp vars DPI (dots per inch, bildpunkter per tum) är större än 300 samt har en höjd och bredd större än 300 pixlar. Detta för att kvalitén ska bibehållas och inte försämras vid utskrift på papper. 95

96 16 Startsida Startsidan är ett popupfönster som visas när man loggar in första gången, ett exempel se Figur 88. Startsidan hjälper till att komma igång med Membra första gången genom några steg. Membra visar med gröna kruxtecken vilka steg som redan är gjorda och vilka som inte än har gjorts. Alla dessa steg måste göras innan t.ex. faktureringen görs i Membra. Första steget är att lägga upp minst ett bankkonto, genom att klicka på raden kommer man automatiskt till rätt ställe. Andra steget är att lägga upp minst en momskod, ifall föreningen är momspliktig behövs det oftast minst en noll moms och någon annan. Tredje steget är att definiera redovisningskontona. Dessa är ytterst viktiga att lägga upp före någon fakturering eller försäljning görs. Fjärde steget är att lägga till alla produkter som kommer att användas till försäljning och fakturering. Femte steget är att lägga upp alla medlemsavgifter som föreningen använder sig av. Figur 88 Startsida 96