STORFORS KOMMUN KALLELSE. Datum Ersättare FÖR KÄNNEDOM. Ledamöterna i Kommunstyrelsens ledningsutskott kallas till sammanträde.

Transkript

1 STORFORS KOMMUN Datum Ersättare FÖR KÄNNEDOM KALLELSE Ledamöterna i Kommunstyrelsens ledningsutskott kallas till sammanträde. Tid: Måndagen den 31 augusti 2015 kl Plats: Sammanträdesrum Kerimäki, Kommunhuset Storfors. Ärenden Sid Paragraf 1 Val av protokollsjusterare samt tid och plats för justering. - 2 Godkännande/komplettering av föredragningslistan. - 3 Meddelanden. 4 Verksamhetens anmälningsärenden. - 5 Delårsbokslut Handlingar presenteras på sammanträdet. 6 Årsredovisning 2014 för Värmlands läns kalkningsförbund. 7 Ansvarsfrihet 2014 för Värmlands läns kalkningsförbund. 8 Förfrågan om särskild medlemsinsats år 2015, Kommuninvest.

2 Ärenden Sid Paragraf 9 Låneram för 2015/omsättning lån. 10 Nytt särskilt boende. 11 Reglemente för intern kontroll. 12 Krisledningsplan Utbildnings- och övningsplan för kommunens krisledningsorganisation. 14 Revidering delegationsplan för krisledningsnämnden. 15 Årets folkhälsokommun Nytt samverkansavtal och ändrat reglemente för gemensam drifts- och servicenämnd. 17 Gemensam e-tjänsteplattform i Värmland Drifts- och servicenämnden. 18 Ställningstagande till avsiktsförklaring för medverkan i regionbildningsprocessen. 19 Anställning av socialsekreterare, 100 %, tillsvidareanställning. 20 Anställning av lärare till Forsbroskolan, 100 %, tillsvidareanställning. 21 Anställning av personal till HVBhemmet, 88,24 %, tillsvidareanställning samt utökning med 0,5 tjänst.

3 22 Anställning av enhetschef för hemtjänst, 100 % tillsvidareanställning. 23 Anställning av specialpedagog vid Vargbroskolan, 100 % tillsvidareanställning. 24 Anställning av sjuksköterska, 100 % tillsvidareanställning. Hans Jildesten ordförande

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Ingela Bergare Datum: Dnr: Kommunfullmäktige Särskild medlemsinsats Kommuninvest Kommuninvest har behov av större eget kapital på grund av nya lagkrav som vuxit fram efter finanskrisen. Föreningsstämman fastställde nya stadgar för Kommuninvest ekonomisk förening som möjliggör för medlemmarna att erlägger särskilda insatser för att komma upp i de belopp som krävs för att fullgöra den obligatoriska insatsskyldigheten som följer av medlemskapet i Kommuninvest ekonomisk förening. Kommunens fördelar med att erlägga en insats motsvarande högsta nivån är att då får kommunen i framtiden resultatföra en eventuell återbäring och dessutom får kommunen ränta på medlemsinsatsen. Sett några år bakåt har de årliga återbäringarna och räntan på insatskapitalet varit 683 tkr (2012), 637 tkr (2013) och 640 tkr (2014). Dessa belopp kommer på sikt att minska då Kommuninvest förändrat sina utlåningsmarginaler. Kommunens extra inbetalning av insatskapital kommer inte påverka resultatet utan påverkar enbart balansräkningen med att vi får en ökad tillgång i form av ett ökat aktieinnehav och minskade likvida medel alternativt en ökad skuld. Beslutsunderlag Kommuninvest förfrågan om särskild medlemsinsats dnr KS Förslag till beslut Att Storfors kommun erlägger kr som gör att kommunens insats blir motsvarande högsta nivån om 900 kr/invånare enligt Kommuninvest uppgifter om nuläget. Ingela Bergare Ekonomichef

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Ingela Bergare Datum: Dnr: Ange beslutsinstans Låneram för 2015 Storfors kommun ska i första hand använda egna medel för att finansiera reinvesteringar och amortering av låneskuld. Befintliga lån kan också omsättas i nya lån vid förfallodag. För att rationellt hantera omsättning av lån behöver Kommunfullmäktige fatta beslut om låneram och delegera rätten att omsätta lån till Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige föreslås besluta att: kommunstyrelsen under år 2015 har rätt att omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under år 2015 Ingela Bergare Ekonomichef Beslutet ska skickas till: Ange till vem/vilka beslutet ska skickas.

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Lennart Aronsson/Marita Pettersson Datum: Dnr: Kommunstyrelsen Reglemente för intern kontroll Ett nytt reglemente för intern kontroll har upprättats. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för intern kontroll. Förslag till beslut Reglemente för intern kontroll fastställs att gälla fr o m Lennart Aronsson kommunsekreterare Marita Pettersson sekreterare Beslutet ska skickas till: Lennart Aronsson Marita Pettersson

62 STORFORS KOMMUN REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska, med rimlig grad av säkerhet, fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: god verksamhetsstyrning tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter samt kommunfullmäktiges uppsatta mål Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att styrelsen, vid utformningen av rutiner, ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroende för verksamheten hos olika intressenter. I begreppet verksamhetsstyrning ligger bl.a. att ha kontroll över ekonomi, prestationer, kvalitet, miljö och personal samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp. En tillförlitlig finansiell rapportering innebär att kommunstyrelsen och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper som är aktuella med den periodicitet som verksamheten kräver. Efterlevnad av lagar och regler innefattar även kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Organisation av intern kontroll 2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att ett system för intern kontroll upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Ett system upprättas för den interna kontrollen Kommunstyrelsen har, enligt KL 6:1 och 6:3, ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över verksamheterna. Denna uppsikt innebär en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till kommunfullmäktige om förändringar.

63 Kommunstyrelsens skall utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov, utvärdera anvisningarna för den interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen skall för kommunen som helhet minst ha en fastställd rutin för: hur planering och rapportering av internkontrollarbetet skall gå till introduktion av nyanställda av vad intern kontroll innebär 3 Kommunchefen Kommunchef ansvarar för att anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Kommunchefen är skyldig att löpande rapportera till kommunstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. 4 Enhetschefer Enhetscheferna ska informera anställda inom sin enhet om anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Enhetscheferna ansvarar för uppföljningen av den interna kontrollen. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunchef. Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkt felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. 5 Övriga anställda Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till enhetschef. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom verksamheten omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Fel eller brister som noteras ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras. Uppföljning av intern kontroll 6 Styrning och uppföljning av intern kontroll Kommunstyrelsen har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom alla verksamhetsområden. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en riskanalys göras. Styrelsen ska tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Styrelsen ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. 7 Internkontrollplan Kommunstyrelsen ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Internkontrollplan för innevarande år ska antas senast under december månad året innan. En internkontrollplan bör innehålla:

64 vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp kontrollmetod (stickprov eller komplett) omfattningen på uppföljningen (frekvensen) vem som ansvarar för att utföra uppföljningen till vem uppföljningen ska rapporteras när rapportering ska ske genomförd riskbedömning 8 Uppföljning av internkontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till kommunstyrelsen i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. 9 Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vidta åtgärder i de fall förbättringar behövs. Styrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar inom koncernen som helhet.

65 STORFORS KOMMUN Tjänsteutlåtande Till: Kommunstyrelsen Revidering av krisledningsplan Sammanfattning Enligt Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, som trädde i kraft den 1 september 2006, skall kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur man skall hantera en extraordinär händelse. Nu gällande Krisledningsplan antogs av kommunfullmäktige Kommunen har nu tagit fram en aktuell plan (krisledningsplan) för mandatperioden , som bygger på erfarenheter och utvärderingar från genomförda utbildningar och övningar. Samt de risker och sårbarheter som har framställts i kommunens risk och sårbarhetsanalys för mandatperioden Planen kommer att löpande revideras efter framtida planerade utbildningar och övningar samt eventuella lagändringar. Bakgrund Syftet med planen är framförallt att vara ett hjälpmedel vid en samhällsstörning/extraordinär händelse. Krisledningsplanen består av en grundplan med bilagor. I grundplanen redovisas bl.a. hur kommunens ledningsansvar är organiserat vid en särskild händelse i fredstid. Kommunens krisledningsorganisation består i planen av en krisledningsnämnd (kommunstyrelsen) och en beredningsgrupp. Till krisledningen kopplas även en servicefunktion och en informationsenhet med tillhörande lägesfunktion. Grundplanen finns med som bilaga i kallelsen medan bilagorna inte bifogas. Dessa finns på kommunstyrelsen kansli för den som vill ta del av dem inför beslutet, samt på kommunens Intranät där dom kontinuerligt aktualiseras. Förslag på beslut KS och KF Att anta reviderad krisledningsplan för mandatperioden Michael Björklund Säkerhetssamordnare POSTADRESS: STORFORS KOMMUN Box STORFORS BESÖKSADRESS: Djupadalsgatan 20 TELEFON: VX FAX: POSTGIRO: ORGANISATIONSNUMMER

66 Med extraordinär händelse avses sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning och kräver skyndsamma insatser av kommun eller landstinget Utdrag ur lagen Extraordinära händelser i fredstid i kommuner och landsting Krisledningsplan för samhällsstörningar, extraordinära händelser i fredstid och vid höjd beredskap Krisledningsplanen antogs den x xx 2015 KF xx och ersätter den gamla Krisledningsplanen som antogs den 3 maj 2012 KF 24 KRISLEDNINGSPLAN

67 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING Definitioner Bakgrund Mål för kommunens krisberedskap Planens syfte Viktiga principer vid kriser KOMMUNENS RISKER ANSVAR ENLIGT LAG OCH FÖRORDNING KOMMUNENS LEDNINGSFORMER Utgångspunkter Insats- och krisledningsansvar Kommunens krisledning vid extraordinär händelse Fullmäktigebeslut, delegation och befogenheter Organisation Uppstart Extraordinär händelse KRISLEDNINGENS UPPGIFTER Kommunfullmäktige skall: Krisledningsnämnd skall: Beredningsgrupp skall: Chef för beredningsgrupp skall: Ledningsgenomgång Analys - alternativ händelseutveckling Lägesfunktion Servicefunktion Ekonomi Avlösning Bistånd och stöd Avveckling Rapportering INFORMATIONSVERKSAMHET Organisation av informationsenhet Informationsansvarig Internet och Intranät Upplysningsfunktion Växeln Massmediafunktion Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) SAMBAND LOKALER OCH INSTALLATIONER SAMVERKAN UTBILDNING OCH ÖVNING KRISLEDNINGSPLAN

68 11. HÖJD BEREDSKAP BEFATTNINGSKORT Kommunchef/chef för beredningsgrupp Stabschef Informationsansvarig Chef för upplysningscentral Lägesuppdaterare för upplysningscentralen Kommunikatör i upplysningscentralen Chef för berörd sektor/förvaltning Chef lägesfunktionen Telefonväxelansvarig Fältrepresentant för krisledningen Ansvarig för omvärldsbevakning BILAGOR/HANDLINGSPLANER Intranätet KRISLEDNINGSPLAN

69 1. INLEDNING Enligt Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, som trädde i kraft den 1 september 2006, skall kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur man skall hantera en extraordinär händelse. Kommunen har nu tagit fram en aktuell plan (krisledningsplan) för mandatperioden , som bygger på erfarenheter och utvärderingar från genomförda utbildningar och övningar. Samt de risker och sårbarheter som har framställts i kommunens risk och sårbarhetsanalys för mandatperioden Planen kommer att löpande revideras efter framtida planerade utbildningar och övningar samt eventuella lagändringar. Krisledningsplanen är ett hjälpmedel för Krisledningsnämnden och dess krisledning vid en extraordinär händelse eller samhällstörning i kommunen. Kommunstyrelsen är Krisledningsnämnd i Storfors kommun. Vid en extraordinär händelse kan Krisledningsnämnden Överta verksamhetsansvar och beslutsbefogenheter från andra nämnder (se krisledningsnämndens reglemente (bilaga 1:2) Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser Krisledningsplanen skall ständigt hållas aktuell. Kontakta säkerhetssamordnaren vid ändringar och kompletteringar. KRISLEDNINGSPLAN

70 1.1 Definitioner Extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 1 Kris En kris är en händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är en oväntad händelse, utanför det vanliga och för att lösa krisen krävs samordnade åtgärder från flera aktörer. 2 Kris och extraordinär händelse Begreppen kris och extraordinär händelse ligger mycket nära varandra. En händelse som är en kris kan samtidigt eller i ett senare skede också bli eller övergå till att vara en extraordinär händelse. Men en kris kan också vara en kris som trots att den är omfattande aldrig får så stor påverkan på samhällsviktig verksamhet att den uppfyller rekvisiten för att i lagens mening vara en extraordinär händelse. Definitionen av kris är dock så brett formulerad att det är svårt att föreställa sig att händelse som är en extraordinär händelse inte samtidigt skulle vara en kris. Enligt Storfors kommuns tolkning ligger den stora skillnaden i begreppen hur stor påverkan på samhällsviktig verksamhet en händelse har. Att rekvisiten för en extraordinär händelse är uppfyllda är viktigt framförallt när det gäller eventuell aktivering av krisledningsnämnd. Storfors kommun väljer att planera och förbereda hanteringen av kriser och extraordinära händelser enligt exakt samma principer och det är därför av mindre vikt vilken term man väljer att använda i förebyggande perspektiv. Krisberedskap Krisberedskap är förmågan att genom utbildning, övning och andra åtgärder, samt genom den organisation och de strukturer som skapas före, under och efter en kris förebygga, motstå och hantera krissituationer. 3 1 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 Prop. (2007/08:92) Stärkt krisberedskap- för säkerhets skull 3 Förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap KRISLEDNINGSPLAN

71 Höjd beredskap För att stärka landets försvarsförmåga kan beredskapen höjas. Höjd beredskap är antingen skärpt beredskap eller högsta beredskap. Under högsta beredskap är totalförsvaret detsamma som all samhällsverksamhet som då ska bedrivas. Totalförsvar består av militär verksamhet och civil verksamhet. 4 Beslut om skärpt eller höjd beredskap fattas och meddelas av regeringen. Vid höjd beredskap ska kommunen och landstinget vidta de särskilda åtgärder i fråga om planering och inriktning av verksamheten, tjänstgöring och ledighet för personal samt användning av tillgängliga resurser som är nödvändiga för att de under de rådande förhållandena ska kunna fullgöra sina uppgifter inom totalförsvaret. 5 Samhällsviktig verksamhet Definitionen av en samhällsviktig verksamhet är en verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor: Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten som ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid kan leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. 6 4 Lag (1992:1 403) om totalförsvar och höjd beredskap 5 Lag (1992:1 403) om totalförsvar och höjd beredskap 6 MSBFS 2015:5 Föreskrifter om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser KRISLEDNINGSPLAN

72 1.2 Bakgrund För att få ett säkrare samhälle krävs att samhällets aktörer arbetar gemensamt och mot samma mål för att minska sårbarheten och öka förmågan att hantera olyckor och kriser när de inträffar. Samhällets beredskap tar avstamp i den normala dagliga verksamheten som sedan kompletteras för att stärka samhällets förmåga att förebygga och hantera olyckor och extraordinära händelser 7. Utgångspunkterna för kommunernas krishanteringsarbete och skydd mot olyckor regleras i Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, som trädde i kraft den 1 september 2006, Lagen (2003:778) om skydd mot olyckor som trädde i kraft 1 januari 2004 och Överenskommelsen mellan staten och Svenska Kommunförbundet som reglerar kommunernas uppgifter och ersättning. x xx 2015 xx antog kommunfullmäktige KRISLEDNINGSPLANEN som grundar sig på lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting. Planen är reviderad och bygger på de extraordinära händelser och andra samhällsstörningar som redovisas i kommunens risk- och sårbarhetsanalys (som antogs i KF den x 2015 xx), samt utgår från målinriktningen som anges i Överenskommelsen mellan staten och SKL, , se bilaga 1:1. Vid ett skärpt säkerhetspolitiskt läge kompletteras och anpassas krisledningsplanen till höjd beredskap, se upplägg Mål för kommunens krisberedskap Vid allvarliga, extraordinära händelser eller vid regeringens beslut om höjd beredskap är kommunens övergripande mål att: Kommunen ska värna befolkningen, trygga en livsnödvändig försörjning och verka för att de viktiga samhällsfunktionerna upprätthålls. Kommunen ska vid extraordinära händelser och höjd beredskap ha omedelbar förmåga att leda, samordna och informera. Kommunen ska verka för samordning av den planering som sker inom kommunen och hos olika myndigheter och organisationer vad avser Storfors kommun Kommunen ska i möjlig utsträckning fungera enligt sin ordinarie organisation. Verksamhetsmål Inom två timmar från det att larm skett ska krisledningsnämnd och krisledningsgrupp ha en förmåga till ledning och beslutsfattande motverka eller lindra konsekvenserna av de skador som har inträffat upprätthålla allmänhetens förtroende för kommunen KRISLEDNINGSPLAN

73 säkerställa att oumbärlig och viktig verksamhet alltid kan genomföras enligt fastställd godtagbar nivå och minimera påverkan på övrig verksamhet samordna krisarbetet enligt det geografiska områdesansvaret med bl.a. kommunala bolag, länsstyrelsen, centrala myndigheter, andra kommuner och näringslivet i övrigt vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa samhällsviktig verksamhet som måste upprätthållas ge invånare och media tillräcklig och korrekt information om händelsen all kommunal verksamhet bedrivs i så normala former som möjligt. Särskilda hänsyn tas till personer med särskilda behov så som barn och ungdomar samt äldre och funktionshindrade. 2.3 Planens syfte Planens syfte är att vara ett hjälpmedel för kommunens krisledning hur de ska hantera konsekvenserna av en extraordinär händelse. Planen är också avsedd att i tillämpliga delar kunna användas även vid samhällsstörningar, som inte bedöms som en extraordinär händelse. Planen redovisar framför allt funktioner som ledning, information, samordning och rapportering. Den tar upp resursbehoven i den anpassade organisationen i fråga om t ex personal, lokaler, samband och hjälpmedel. Syftet med planen är också att redovisa befogenheter, särskilda rutiner och behovet av samverkan samt att informera andra berörda myndigheter om kommunens krishantering. Planen ska ge en sammanfattning av handlingsplanerna för kommunens verksamhetsområden och de kommunala bolagen. Planen gäller även under höjd beredskap efter viss komplettering under den s.k. anpassningsperioden. 2.4 Viktiga principer vid kriser För att nå uppsatta mål vid en inträffad kris ska följande principer särkskilt beaktas: Ansvarsprincipen Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet i normala situationer också har motsvarande ansvar vid en störning i samhället. Regeringen har tydliggjort att ansvarsprincipen även innebär att alla aktörer som berörs av en störning, direkt eller indirekt, som kan bidra till att hantera konsekvenserna har ett ansvar att agera även i osäkra lägen. Ansvarsprincipen innebär också att aktörerna ska stödja och samverka med varandra, detta brukar kallas den utökade ansvarsprincipen. KRISLEDNINGSPLAN

74 Närhetsprincipen Närhetsprincipen innebär att en samhällsstörning ska hanteras där den inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen Likhetsprincipen innebär att aktörer inte ska göra större förändringar i organisationen än vad situationen kräver. Verksamheten under en samhällsstörning ska alltså fungera som vid normala förhållanden, så långt det är möjligt. Principen om situationens krav Den organisation vi skapar för att hantera en kris måste innehålla den typ av materiella resurser och den kompetens som krävs för att hantera de situationer som ska hanteras. Rent konkret innebär det att vi måste förstå och klargöra vilka materiella resurser eller kompetenser som krävs och kan krävas vid olika möjliga händelseutvecklingar och se till att dessa finns redo för insats i kommunen när de behövs. KRISLEDNINGSPLAN

75 3. KOMMUNENS RISKER Kommunens risk- och sårbarhetsanalys redovisar de riskobjekt, samhällsviktiga verksamheter, kritiska beroenden för samhällsviktiga verksamheter som finns i kommunens geografiska område. Vilka oönskade händelser som kan påverka kommunen, vilken sannolikhet händelserna inträffar samt vilka konsekvenser dessa skulle få. Analysen redovisar även vilken hanteringsförmåga Storfors kommun har att hantera respektive oönskade händelse. Risk- och sårbarhetsanalys finns att tillgå på kommunens intranät. De större riskobjekten i Storfors kommun är: Riksväg 26 och länsväg 237: Farlig gods transporter. Utsläpp av farlig gods. Farligt gods transporter på järnväg. Trafikolyckor i samband med transporter av farligt gods, skol- och turistbusstrafik samt fjällsemestertrafik Industrier: Hantering av farliga kemikalier. Okontrollerat utflöde av kemikalier. Större bränder: Offentliga lokaler, skolor och vårdinrättningar. Skogsbränder Övrigt som kan hända i kommunen är: Omfattande och långvarigt el- och teleavbrott samt avbrott/störningar i vattenförsörjningen. Naturolyckor såsom snöoväder, storm. En kärnkraftsolycka i Sverige eller närliggande grannländer som kan få betydande verkningar också i Storfors. Världsomfattandeinfluensa, Pandemi eller fågelinfluensa. 4. ANSVAR ENLIGT LAG OCH FÖRORDNING 1. I lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 7, som trädde i kraft 1 september 2006, regleras kommuners och landstings särskilda organisationer och befogenheter vid extraordinära händelser i fredstid. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser 7 Lagen finns som bilaga 2:2 KRISLEDNINGSPLAN

76 2. I lag om skydd mot olyckor och förordning om skydd mot olyckor (nya från 1 januari 2004) föreskrivs hur samhällets räddningstjänst skall organiseras och bedrivas i fred och vid höjd beredskap. Den nya lagen betonar ytterligare vikten av det förebyggande arbetet mot olyckor som kan föranleda räddningsinsatser. Det innehåller också bestämmelser om de åtgärder som stat och kommun ska vidta till skydd mot olyckor. Viktiga lagar och förordningar inom krisledningsområdet och skydd mot olyckor, se bilaga 2:1. 4. KOMMUNENS LEDNINGSFORMER 4.1 Utgångspunkter Den krisledningsorganisation, som skall kunna aktiveras vid en extraordinär händelse i fredstid, skall vara flexibel och kunna anpassas till aktuell händelse. Den skall bestå av en krisledningsnämnd (förtroendevalda) och en beredningsgrupp (tjänstemän med nyckelpersoner) I denna plan kommer krisledningsorganisationen att benämnas krisledning. 4.2 Insats- och krisledningsansvar I kommunen finns insatsresurser. Hög insatsberedskap har framförallt räddningstjänsten, polisen och sjukvården. Räddningsledaren ansvarar för ledningen av åtgärder enligt lagen om skydd mot olyckor. Tekniska avdelningen har hög beredskap för olyckor som berör den kommunaltekniska försörjningen. Räddningsledaren har rätt och skyldighet att självständigt fatta nödvändiga beslut och lämna information om vad som händer. Han har rätt att anmoda myndigheter och enskilda att medverka i räddningsinsatser. Vid extraordinär händelse är krisledningsnämnden ansvarig och får överta verksamheten eller delar därav i den utsträckning som fullmäktige beslutat, se nedan. 4.3 Kommunens krisledning vid extraordinär händelse Vid en extraordinär händelse krävs inom kommunen en övergripande operativ ledning. Dess främsta uppgift är att snabbt vara tillgänglig, se helheten på kommunens område, fatta nödvändiga beslut och tänka framåt samt skapa en analysgrupp (se 5.6) som arbetar med alternativ händelseutveckling. Krisledningen har huvudansvaret för information och rapportering. Ansvarsfördelningen inom gruppen skall vara densamma som i ordinarie verksamhet d.v.s. verksamhetschef/enhetschefer tar ansvar för frågor inom sina ansvarsområden. 4.4 Fullmäktigebeslut, delegation och befogenheter Fullmäktige har med stöd av lagen om extraordinär händelse utsett kommunstyrelsen att vara kommunens krisledningsnämnd. Fullmäktiges beslut, se protokoll, bilaga 1:4. KRISLEDNINGSPLAN

77 När nämnden är samlad övertar krisledningsnämnden alla nämnders befogenheter, förutom valnämnden, revisorsnämnden och överförmyndaren i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens omfattning och art. Ovan nämnda ska tillämpas med stor restriktivitet och beslutanderätten ska återgå till nämnder och styrelser så snart omständigheterna medger. Krisledningsnämndens ansvar och befogenheter vid en samhällelig kris regleras av I lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (se bilaga 2:2) och i reglementet för krisledningsnämnden, bilaga 1: Organisation Krisledningsorganisationen skall vara flexibel och så förberedd att den snabbt kan fungera i aktuell situation och handla enligt nedan. 4.6 Uppstart Vid en händelse som bedöms kunna bli av omfattande art skall kommunen följa händelseutvecklingen och vara beredd att vidta åtgärder. I detta läge bygger kommunen upp en organisation (startgrupp) anpassad till det behov som finns. I första hand kontaktas kommunchefen eller säkerhetssamordnaren som informerar kommunalrådet, varefter de avgör om inlarmning av personal enligt larmlistan, bilaga 3:1 och vidtar åtgärder enligt åtgärdskalender uppstart, bilaga 4: Extraordinär händelse Då sådan information framkommit som motiverar att händelsen bedöms som extraordinär inkallas krisledningsnämnden enligt lista, bilaga 3:2 och vidtar åtgärder enligt åtgärdskalender, bilaga 4:2. Beslut om övergång till krisledningsorganisation för extraordinär händelse dokumenteras och delges alla berörda, se exempel på beslut om extraordinär händelse och frånträdande, bilaga 5:1-2. Krisledningsnämnd Kommunfullmäktige Räddningstjänst Samverkande aktörer Beredningsgrupp Servicefunktion/ Lägesfunktion Informationsenhet POSOM-grupp Övriga verksamheter KRISLEDNINGSPLAN

78 Krisledning består av: Krisledningsnämnd Kommunstyrelsen se bilaga 3:2. Beredningsgrupp Kommunchef (chef) Informationsansvarig Drift chef Chef servicefunktionen Experter (med hänsyn till olyckans art) Representant räddningstjänsten Verksamhetschef Chef lägesfunktionen Säkerhetssamordnaren Uppgifter redovisas för Kommunfullmäktige, krisledningsnämnden, chef beredningsgrupp, beredningsgruppen, servicefunktion, upplägg 5. Informationsenheten och lägesfunktion, upplägg 5 och 6. Räddningstjänsten och övriga verksamhetsområden, handlingsplaner. POSOM-gruppen, handlingsplaner. Samverkande aktörer, upplägg 9. Vid samhällstörning Då krisledningsnämnden inte alltid aktiveras ens vid omfattande störningar, uppstår en situation där kommunen befinner sig i ett läge emellan ordinarie organisation och krisledningsnämnd, se figur sid 4. Vid denna typ av samhällsstörningar, som inte är att betrakta som extraordinär händelse men som kräver särskild samordning och ledning, kan kommunchef, Sf kommunchef och/eller säkerhetssamordnare besluta att kommunens beredningsgrupp skall samlas. I detta läge fråntar krisledningsstaben inte den ordinarie verksamhets ansvar och uppgifter. Beredningsgrupp syftar i detta läge till att stödja respektive verksamhet, kontinuerligt informera kommunstyrelsen samt skapa en samlad lägesbild med kommunens resurser och problem. Till beredningsgruppen kan knytas stödfunktioner utifrån den aktuella händelsen. Krisledningsstaben skall då i tillämpliga delar följa denna plan. KRISLEDNINGSPLAN

79 5. KRISLEDNINGENS UPPGIFTER 5.1 Kommunfullmäktige skall: Hålla sig informerad Om krisledningsnämnden trätt i funktion och fattat beslut ska besluten anmälas till Kommunfullmäktige vid nästa Kommunfullmäktigesammanträde. Kommunfullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för Krisledningsnämndens redovisning av besluten. Besluta att Krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra Avsikten är att Krisledningsnämnden själv beslutar att dess verksamhet ska upphöra. Men även Kommunfullmäktige kan fatta ett sådant beslut. Syftet är att skapa en yttersta spärr mot att Krisledningsnämnden missbrukar sina befogenheter 5.2 Krisledningsnämnd skall: Tolka kommunens roll och ange inriktning för krishanteringen Ansvara för informationsinsatserna Företräder kommunen och presenterar ben samlad bild av läget Begär bistånd från annan kommun, myndighet och organisation Besluta om mer omfattande prioriteringar Besluta om långsiktiga åtgärder för att reducera de negativa konsekvenserna av inträffad händelse Tillse att författningsenliga skyldigheter iakttas Följa händelseutvecklingen Besluta om hjälp till enskild Fatta beslut, ge delegationer 5.3 Beredningsgrupp skall: Analysera Skapa informationsunderlag för intern och extern kommunikation Förbereda föredragningar Svara för den information som ska spridas Verkställa och följa upp beslut Svara för samverkan Planera för åtgärder på längre sikt Kontinuerligt följa händelseutvecklingen och samordna verksamheten över förvaltnings- och myndighetsgränser Se till att dagbok förs varvid beslut och vidtagna åtgärder fortlöpande noteras KRISLEDNINGSPLAN

80 5.4 Chef för beredningsgrupp skall: Kommunchefen (eller ersättare) fungerar som chef för beredningsgruppen Leda, samordna och planera arbetet i beredningsgruppen Ansvara för 1:a stabsorienteringen Utse stabschef Ansvara för gruppens kontakter med krisledningsnämnd Bedöma behov av ledningsgenomgång och ansvara för föredragning till krisledningsnämnd Bedöma behovet av samverkan med andra myndigheter och organisationer 5.5 Ledningsgenomgång För att underlätta ledningsgenomgången har en förenklad ledningsinstruktion samt föredragningslista för stabsorientering tagits fram, se bilaga 6: Analys - alternativ händelseutveckling Analysen innebär att en eller flera personer ur beredningsgruppen avdelas (en analysgrupp), för att fristående från det löpande arbetet göra en översiktlig planering för ett eller ett par alternativ för en svårare händelseutveckling. Analysen skall leda fram till kriterier som medför att krisledningen bör ändra inriktning till följd av att utvecklingen har blivit en annan än den man från början utgått ifrån. 5.7 Lägesfunktion Vid alla insatser krävs dokumentering och lägesuppföljning. Lägesuppföljningen utgör basen för: Underlag för bedömanden och beslut Underlag för information Förutsättning för samordning och samverkan Förutsättning för avlösning Underlag för erfarenhetsåterföring Lägesfunktionens personal, uppgifter och åtgärdslista, se bilaga Servicefunktion För att säkerställa att verksamheten ska kunna bedrivas säkert, ha bra service och fungera avbrottsfritt under en längre tid knyts kommunens servicefunktion till krisledningen. Servicefunktionens personal, uppgifter och åtgärdslista, se bilaga Ekonomi En extraordinär händelse i kommunen innebär nästan alltid en ekonomisk belastning. För att underlätta den ekonomiska hanteringen och ansökan om ersättning för extra kostnader redovisas krisledning och räddningstjänst på separata konton Alla kostnader som går att hänföra till den särskilda händelsen och kommunens åtgärder med anledning av den redovisas på ett konto för krisledning KRISLEDNINGSPLAN

81 Räddningstjänstens kostnader redovisas åtskilt från andra kostnader och på ett räddningstjänstkonto Kostnader som härrör från den extraordinära händelsen ska debiteras särskilt konto, för att kostnadsfördelningen ska bli tydlig och för att underlätta eventuellt framtida försäkrings- och skadeståndsanspråk. Särskild konteringsanvisning ska finnas tillgänglig digitalt på kommunens intranät och i pappersform hos kommunens centrala ekonomifunktion. Kommunchefen ansvarar för att särskilt konto skapas och används. Dagboken och övrig dokumentation utgör grund för kostnadsredovisning. 5.9 Avlösning Det finns hela tiden ett krav på omedelbart agerande, uthållighet och samordning, bygg därför upp en stor organisation från början och trappa ner om inte all personal behövs. Tänk på att det behövs utvilad personal efter timmar. Avlösning bör alltid ske successivt, d.v.s. att avlösande befattningshavare går dubbelt med avgående under en viss tid. Det är ofta lämpligt att genomföra ledningsgenomgång i samband med avlösning. Då får pågående skift en allmän orientering om läget i stort och inriktning av arbetet. Därefter bör funktionsvis avlösning/överlämning ske. Chef lägesfunktionen ansvarar för upprättande av personal- och arbetstidstablå samt att ett schema för skiftgång upprättas, exempel på skiftgång, se bilaga Bistånd och stöd Bistånd mellan kommuner och landsting Kommuner och landsting får på begäran lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbas av en extraordinär händelse i fredstid. Om hjälp har lämnats har kommunen rätt till skälig ersättning av den andra kommunen. Stöd till enskilda Kommuner har rätt att, om det finns synnerliga skäl, stödja enskild som drabbats av en extraordinär händelse. En förutsättning är att biståndet underlättar kommunens åtgärder för att hantera den extraordinära händelsen. Biståndet får endast ges i begränsad omfattning, t.ex. taxiresor och utlåning av mobiltelefon. Kommunen står för kostnaderna för stödet. Retroaktivt stöd får inte förekomma. Biståndet kan ges utan sedvanlig behovsprövning enligt socialtjänstlagen Avveckling Så snart den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten, ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Krisledningsnämnden måste alltid fatta ett formellt beslut om avveckling. Kommunchefen har ansvaret för att avvecklingen genomförs. KRISLEDNINGSPLAN

82 Detta görs genom dokumentation, se exempel på frånträdande, bilaga 5:2 och som delges berörda aktörer. Handlingarna sammanställs och överlämnas till diariet. Lokalerna återställs. En första utvärdering med berörd personal genomförs. Vid behov görs en grundligare utvärdering Rapportering Kommunen skall hålla länsstyrelsen underrättad via Rakel och Wis om vilka åtgärder som vidtagits för att minska risker och sårbarheter i kommunen samt hur de har skapat en god förmåga att hantera uppkomna krissituationer. Vid en inträffad extraordinär händelse skall kommunen ge länsstyrelsen fortlöpande information om läget i kommunens egen verksamhet och i det geografiska området. När hanteringen av en extraordinär händelse slutförts skall en utvärdering göras och resultatet rapporteras till länsstyrelsen Utvärdering Åtgärder som har utförts i samband med en samhällsstörning eller extraordinär händelse ska utvärderas. Detta ska genomföras sedan kommunen har återgått till ordinarie organisation. Underlag för utvärdering ska samlas in under händelsen. Kommunchefen ansvarar för att utvärderingen sker. 6. INFORMATIONSVERKSAMHET Informationsarbetet organiseras och leds av kommunens informationschef i samverkan med beredningsgruppen och krisledningsnämnden. Uppgift: Ansvaret för att informera Varje verksamhet har alltid ett ansvar att informera inom sitt eget verksamhetsområde. Vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning har informationen avgörande betydelse. Trycket från media och allmänhet kan snabbt komma att bli för stort för den egna verksamheten att hantera. Det kan snabbt uppstå behov av att avlasta verksamheten och samordna kommunens information såväl internt som externt med andra organisationer. Det är därför viktigt att informationschefen kontaktas i ett tidigt skede. Om informationstrycket blir ohanterligt i den ordinarie organisationen kan det bli aktuellt att öppna upplysningscentralen, skicka pressmeddelande och hålla presskonferenser. Om Krisledningsnämnden beslutar att behandla en händelse som extraordinär, då kan Krisledningsnämnden också ta över ansvaret för information. I sådant fall använder sig man av Informationsenheten, som är kommunledningens instrument för information till/från allmänheten, massmedia, myndigheter/organisationer och egen personal. KRISLEDNINGSPLAN

83 Kommunens informationsansvarige har ansvar för att informationsenheten upprättas. Den kan inkallas helt eller i lämpliga delar. Samråd skall ske med räddningsledaren och krisledningen. Informationsenheten skall kunna genomföra samordnad information inom 3 timmar Media och allmänhet Verksamhetens ordinarie informationsansvar Vardagshändelse Media och allmänhet Informationschefen stödjer verksamhetens informationsinsatser Händelse som kan komma att bli extraordinär Media och allmänhet Krisledningsnämnden kan ta över nämnders beslutsbefogenheter och verksamhetsansvar Extraordinär händelse Informationspolicy Målsättningen med informationsarbetet är att: beskriva krisens/katastrofens bakgrund och utveckling varna människor vid akut livsfara skapa förutsättningar för att samhällets åtgärder kan förstås och beaktas nå alla med upplysningar om vidtagna åtgärder, oavsett språkhinder, bostadsort eller handikapp underlätta så att alla berörda kan hantera de regleringsåtgärder som ett krisläge kan medföra En grundförutsättning för att informationen skall vara trovärdig och uppfattas av så många som möjligt är att den är öppen, sann, enkel, lättillgänglig, lämnas snabbt och upprepas ofta är entydig, dvs. att den samordnas inom kommunen Syftet med informationsarbetet är att tillgodose målgruppernas behov och ge dem beslutsunderlag för deras eget agerande med anledning av den inträffade katastrofen eller krisen. KRISLEDNINGSPLAN

84 Informationskanaler Utifrån varje situation förmedla information genom alla lämpliga kanaler, som exempel. Extern information: Meddelande via radio, TV, TT, Rakel, annonser, flygblad, kommunens hemsida (kriswebbplats), Facebook och telefonservice för synskadade. Intern information: Intranät, WIS, e-post, Rakel, fax- och flygblad. Informationsbehov Gemensamt för krissituationer är att människors behov av information ökar samtidigt som möjligheterna att tolka budskapet rätt minskar. Informationen bör innehålla fakta om vad en varning eller ett larm innebär vilka konsekvenser krisen/händelsen antas få vad kan man göra för att skydda sig Målgrupper Indelas i: direkt berörda - behöver fortlöpande information om vad som hänt samt råd och anvisningar för sitt fortsatta handlande indirekt berörda - har ungefär samma behov av information som de direkt drabbade massmedier - har särskilda behov, allt från ren pressinformation och möjligheter till intervjuer etc. 6.1 Organisation av informationsenhet Krisledning (räddningsledare) Internet och Intranät Internet och Intranet Informationsansvarig Upplysningsfunktion Massmediafunktion Växeln Bemanningslista, se bilaga 9. KRISLEDNINGSPLAN

85 Uppgifter Kommunens informationsenhet ska efter samråd med krisledning/räddningsledare kunna överta informationsansvaret. 6.2 Informationsansvarig Ansvarig för informationsenhetens verksamhet. Han/hon skall ingå i kommunens krisledning. Uppgift: anpassa och bygga upp organisationen efter behov hantera akuta pressfrågor till dess massmediafunktion organiserats ansvara för den information som läggs ut på kriswebbplatsen medverka vid samordningen av information från krisledningsnämnden/ beredningsgruppen och övriga myndigheter medverka till korrigering och komplettering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter i massmedia 6.3 Internet och Intranät Ansvarig för Internet och Intranät. Uppgift: presentera aktuell information och meddela alla med internet och intranät (samråd med informationsansvarige och lägesfunktionen) lägga in information på kriswebbplatsen 6.4 Upplysningsfunktion Upplysningsfunktionen har tre viktiga uppgifter dels att svara på allmänhetens frågor dels att informera om kommunens bedömningar, beslut och åtgärder och dels att återkoppla olika inkommande uppgifter som behöver föras vidare till krisledningen. Funktionen biträds av experter beroende på olyckans/katastrofens art. För upplysningar på främmande språk kan språklärare/tolkar komma i fråga. Uppgift: informationsservice till anhöriga och till drabbade informationsservice till allmänhet informationsservice till myndigheter vidarebefordran av centrala och regionala direktiv hänvisar frågor vidare som upplysningscentralen inte har svar på sammanställer ofta förkommande frågor till informationsenheten KRISLEDNINGSPLAN

86 Ansvarig för upplysningscentralens verksamhet. Uppgift: på uppdrag från informationsansvarig sammankalla och starta upplysningscentralen ansvara för informationsflödet mellan upplysningsfunktionen och övriga inom informationsenheten sammanställa den information som skall kommuniceras utåt. Detta görs i samråd med informationsansvarig. Sammanställa de vanligaste frågorna som upplysningscentralens får och delge dessa till informationsansvarig Hålla kontinuerliga genomgångar med upplysningscentralen och i samråd med lägesfunktionen ansvara för avlösning av personalen I samråd med ansvarig för Internet lägga ut dom vanligaste frågorna på kommunens kriswebbplats Telefonnummer till upplysningsfunktion meddelas till SOS-Alarm, polisen, landstinget (för vidarebefordran till sjukhusens akutmottagningar och vårdcentraler), centrala myndigheters informationsenheter. Allmänheten informeras om telefonnumret via lokalradion, annonser, informationsblad, kommunens växel och kommunens kriswebbplats. Upplysningsfunktion har särskilt gruppnummer Växeln Växeln fungerar som normalt med bemanning av ordinarie personal. Växeln kommer under en krissituation fungera som ett nav när det gäller den interna telefontrafiken samt återkoppla inkommande uppgifter som behövs föras vidare till krisledningen. Växeln skall i sin tur få ta del av beslut och åtgärder från krisledningen. Uppgift: Svara på frågor från allmänheten Föra vidare information till informationsenheten Sammanställa ofta förkommande frågor och föra dom vidare till informationsenheten Ansvara för den interna teletrafiken Hänvisa samtal till upplysningscentralen Eftersom växeln är placerad i Kristinehamn måste informationsansvarig i ett tidigt skedde skapa en kontakt med ansvarig chef för växeln och klargöra omfattningen och behovet av växelns hjälp. KRISLEDNINGSPLAN

87 6.6 Massmediafunktion Massmediafunktionens viktigaste uppgifter är att utforma pressmeddelande och anordna presskonferenser, sammanställa bakgrunds- och informationsmateriel samt vara kontaktperson med press, radio och TV. Till massmediefunktionen kan personer med medievana från andra förvaltningar, institutioner och frilansjournalister kallas. Uppgift: utforma pressmeddelanden och anordna presskonferenser sammanställa bakgrunds- och informationsmaterial bevaka informationsspridningen i massmedia kontakter med radio och TV Presscentret lokaliseras i för ändamålet lämpliga lokaler i Folkets Hus. Telefonnummer som skall användas av media, sprids till lokalradion, TV, länspressen samt rikspressen via TT. 6.7 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Radio och TV Enligt avtal mellan staten och Sveriges Radios olika programbolag kan pågående sändning avbrytas för varningsmeddelanden vid större nödlägen. VMA kan sändas både vid räddningstjänst och situationer som kan utvecklas till allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner. Det finns två typer av meddelanden: varnings- och informationsmeddelande. Meddelande sänds genom Sveriges Radio, privat lokalradio, Sveriges Television, SVT Text, TV3, TV4, TV7, TV 8, Kanal 5 och Kanal 6. Varningsmeddelande sänds omedelbart i situationer då omedelbar risk finns för skada på människor, egendom eller i miljön. Ett varningsmeddelande upprepas inom fem minuter. Varningsmeddelandet sänds alltid i samtliga medverkande radio- och Tv-kanaler. Behöriga är räddningsledare, polismyndighet, smittskyddsläkare och anläggningar med farlig verksamhet. Informationsmeddelande sänds, utan krav på omedelbarhet, för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom eller i miljön. Ett informationsmeddelande upprepas inom tio minuter. Informationsmeddelandet kan begära bli sänt i alla medverkande radio- och Tv-kanaler. Behöriga är samma som är behörig att sända varningsmeddelande samt Regeringskansliet, alla myndigheter med ansvar och skyldighet för krishantering, kommuner och landsting, Svenska kraftnät och 15-talet teleoperatörer med eget nät Av meddelandet till allmänheten bör följande förhållande framgå: VEM som står bakom meddelandet VAD som inträffat VAR nödläget inträffat KRISLEDNINGSPLAN

88 NÄR nödläget uppstod KONSEKVENSERNA av det inträffade VILKA meddelandet riktar sig till FÖRHÅLLNINGSORDER till allmänheten Behöriga att sända informationsmeddelande Kommunchefen, driftchef, informationschef och säkerhetssamordnaren har mandat att begära sändning av informationsmeddelande till allmänheten. För att begära sändning av meddelandet tar man kontakt med SOS-centralen i Karlstad på telefonnumret Utomhussignal Före radiomeddelandet (VMA) kan man på utomhus varningssystemet utlösa signalen VIKTIGT MEDDELANDE. När något har hänt - glöm inte att skicka ut meddelande om att kommunens ledningsorganisation är samlad att meddela samtliga samarbetspartners om vidtagna informationsåtgärder att underrätta massmedia om vilka som ingår i informationsenheten och hur man når informationsansvarig Personal för informationsenheten, se bilaga 9 Checklistor - informationsenhet, se bilaga 10:1-5. Telefon- och faxlista, se bilaga 11. Utrustningslista - informationsenhet, se bilaga 12. Lokaler, se bilaga SAMBAND Ordinarie telefon- och radiosamband används i så stor utsträckning som möjligt. Eventuellt kan befintliga mobiltelefoner omdisponeras för att förstärka framförallt lednings- och informationssidan. Viss omdisponering av telefoner och lokaler för krisledningen och informationssidan har planlagts (se avsnitt lokaler). Under dagtid bemannas kommunens växel med ordinarie personal. Om läget kräver att växeln hålls öppet dygnet runt kallas extra personal in. Vid avbrott på telenätet eller där skadeplatsen är så belägen att det inte går att upprätta telefonförbindelse skall radioförbindelse upprättas via radiosamband. Vid behov av alternativ ledningsplats disponerar kommunledningen lokaler i brandstationen, Storfors och Kristinehamn. KRISLEDNINGSPLAN

89 SOS Alarm utgör den viktigaste sambandsresursen. Förteckning över tillkommande teleförbindelser inom kommunkontoret, se bilaga LOKALER OCH INSTALLATIONER Samtliga kommunens verksamheter skall bedrivas i de ordinarie arbetslokalerna. Lokaler och extra installationer för krisledningen och informationsverksamheten är förberedda inom kommunkontorets lokaler och i angränsande utrymmen. Utrustningslista för information, se bilaga 12 och för krisledning, se bilaga 14. Lokaler krisledning och information, se bilaga 15. Delar av krisledningen kan också vid behov verka från annan lämplig plats för samgruppering med annan myndighet eller för att komma närmare aktuell olycksplats. Skiss och förteckning, se bilaga SAMVERKAN Då en kris inträffar ökar samverkan snabbt med ett antal aktörer som ska samordna sina insatser för att på bästa sätt kunna hantera krissituationen. Under krisen är tiden ofta en begränsande faktor och därför är det viktigt att ansvarsfördelningen mellan de olika aktörerna är tydliga (vilka mandat de har att agera) och att kontakterna mellan dem är väl etablerade. I detta avsnitt redogörs sammanfattat för kommunens viktigaste samverkanspartners och deras ansvarsområden. LÄNSSTYRELSEN, Värmland NÄRLIGGANDE KOM- MUNER FÖRSVARSMAKTEN POLISEN MSB Samordning av resurser, stöd och rådgivning. Bergslagens räddningstjänstförbund (Hällefors, Filipstad, Kristinehamn, Karlskoga och Degerfors). Räddningsresurser, Ledningspersonal mm. Ställer personal och materiel till förfogande t ex personal för bårtransporter, landsvägs- och terränggående fordon. Sambands- och ledningsresurser. Avspärrning, trafikreglering, utrymning, söka försvunna personer, identifiering mm. Bistår med räddningsteknisk expertis och in- KRISLEDNINGSPLAN

90 LANDSTINGET SMHI SOS ALARM AB FRG SVERIGES RADIO / LO- KALRADIO/ TV FORTUM AB TELIA KYRKAN formation. Ansvaret för sjuktransporttjänst/ambulansverksamhet och katastrofberedskap. Utsändande av sjukvårdsgrupper. Tillhandahåller meteorologisk och hydrologisk information. Tar emot larm och larmar ut styrkor. Samordnar och tillgodoser samhällets behov av alarmeringstjänster. Tillhandahåller personella resurser m.m. Medverkar vid information. Sänder viktiga meddelande till allmänheten. (VMA). Reservkraftverk, röjningspersonal m.m. Extra teleförbindelser mm. Själavård, minnesgudstjänst m.m. Samverkansaktörer, sakkunniga/experter, verksamhetsområden, telefonoch faxnummer samt e-postadresser redovisas i bilaga UTBILDNING OCH ÖVNING Krisledningsnämnden, beredningsgruppen med stödfunktioner skall under mandatperioden genomgå minst ½ dags utbildning/övning per år för att bibehålla sin förmåga i sin befattning. Verksamhetsövergripande övningar skall genomföras i samband med upprättande av handlingsplaner för respektive verksamhetsområde. Övnings- och utbildningsplanen för , se kommunens Intranät. 11. HÖJD BEREDSKAP Försvarsutredningen gjorde vid sin säkerhetspolitiska analys år 2004 bedömningen att ett militärt väpnat angrepp i alla dess former från en annan stat direkt mot Sverige är osannolikt under minst en tioårsperiod. På grund av detta finns ingen anledning att vidta några extra beredskapsförberedelser med inriktning på en höjd beredskapssituation och det är inte heller meningsfullt att göra en särskild plan för höjd beredskap. Vid ett säkerhetspolitiskt läge kompletteras och anpassas krisledningsplanen till höjd beredskap, se åtgärdskalender för anpassning till höjd beredskap, bilaga 18. Lagen om civilt försvar föreslås utgå och ersättas med en utökning av lagen om extraordinära händelser i kommuner och landsting benämnd: Lagen om kommu- KRISLEDNINGSPLAN

91 nernas och landstingens åtgärder för extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Innebörden i begreppet civilt försvar ska inte ändras. Det civila försvarets huvuduppgift är att under höjd beredskap kunna skydda befolkning och samhällsviktiga funktioner samt att stödja det militära försvaret. En god krishanterings förmåga bygger på en helhetssyn som grundas på planering för kriser i hela hotskalan från mindre allvarliga händelser i fredstid över extraordinära händelser och svåra påfrestningar på samhället i fred till det värsta tänkbara nämligen krig i vårt land. Kommunstyrelsen ansvarar för ledningen av det civila försvaret under höjd beredskap. De ska verka för att den verksamhet som bedrivs i kommunen av olika aktörer samordnas och för att samverkan kommer till stånd mellan dem som bedriver verksamheten. KRISLEDNINGSPLAN

92 BEFATTNINGSKORT Kommunchef/chef för beredningsgrupp Roll Du är nu chef för beredningsgruppen Ansvar Ditt ansvar är att leda och fördela arbetet inom beredningsgruppen. Arbetsuppgifter Leda, samordna och planera beredningsgruppens arbete och se till att gruppen har backup och stöd. Genomför 1: stabsorienteringen se checklista stabsorienteringen, se bilaga 6:2. Ansvara för gruppens kontakter med krisledningsnämnd. Säkerhetsställ att kontakt med informationschefen har upprättats. Säkerhetsställ kontakten med berörda myndigheter. Utse stabschef. Följ upp och återkoppla vad gjorde vi bra? a. Kan något i vårt arbetssätt förändras till det bättre? b. Vilka erfarenheter har händelsen gett oss? Vid gruppens avslut genomför gemensam debriefing (vid behov)med hjälp av utbildad. KRISLEDNINGSPLAN

93 Befattningskort Stabschef Roll Du är nu stabschef och arbetar operativt med krisledning. Du är underställd kommunchefen/chef för beredningsgruppen. Ansvar Du biträder kommunchef/chef för beredningsgruppen med arbetet i beredningsgruppen. Arbetsuppgifter Hjälp till att samordna beredningsgruppen arbete och se till att gruppen har backup och stöd. Biträd chefen för beredningsgruppen. 1: stabsorienteringen se checklista stabsorienteringen, se bilaga 6:2. Hjälp chefen för beredningsgruppen att samordna informationen som skall delges till krisledningsnämnden. Säkerhetsställ att kontakt med informationschefen har upprättats. Säkerhetsställ kontakten med berörda myndigheter. Bistå chefen för beredningsgruppen. vid samordning och ledning av stabsorienteringen, se checklista stabsorienteringen, se bilaga 6:2. KRISLEDNINGSPLAN

94 Befattningskort Informationsansvarig Roll Ansvar Du är nu informationsansvarig. Du är underställd stabschefen. Ditt ansvar är att samordnar informationen internt och externt Arbetsuppgifter Information till telefonväxeln vilka samtal som får kopplas igenom samt vilken information som kan ges. Sammankalla all personal som ingår i informationsgruppen och upplysningscentralen. Samordna informationen som skall publiceras externt och internt. Starta upp WIS. Informera externa aktörer som blivit direkt eller indirekt påverkade av händelse Planera och samordna informationen för en presskonferens tillsammans med kommunchef/chef för beredningsgruppen. Kontakta förvaltningschefer för att samordna informationsverksamheten. Samordna informationen till upplysningscentralen. Rapportera på stabsorienteringen. Medverka till korrigering och komplettering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter i massmedia Hantera akuta pressfrågor till dess massmediafunktion organiserats Medverka vid samordningen av information från krislednings-nämnden/ beredningsgruppen och övriga myndigheter KRISLEDNINGSPLAN

95 Befattningskort Chef för upplysningscentral Roll Du är nu chef för upplysningscentralen. Du är underställd informationsansvarig Ansvar Du ansvarar för att upplysningscentralen upprättas, fungerar och att den delges korrekt och tillräcklig information. Arbetsuppgifter På uppdrag från informationsansvarig sammankalla och starta upplysningscentralen. Sammanställa den information som skall kommuniceras utåt. Detta görs i samråd med informationsansvarig. Sammanställa de vanligaste frågorna som upplysningscentralens får och delge dessa till informationsansvarig. Starta upp WIS. Hålla kontinuerliga genomgångar med upplysningscentralen och i samråd med lägesfunktionen ansvara för avlösning av personalen. Rapportera till informationsansvarig. KRISLEDNINGSPLAN

96 Befattningskort Lägesuppdaterare för upplysningscentralen Roll Du är nu Lägesuppdaterare i upplysningscentralen. Du är underställd chefen för upplysningscentralen. Arbetsuppgifter Hjälp till att ställa i ordning lokalen för upplysningscentralen. Ta del av den informationen som delges av chefen för upplysningscentralen. Hjälp chefen för upplysningscentralen att samordna och utforma informationen som skall delges till kommunikatörerna. Följ händelseutveckling på WIS. Vid FAQ samordna informationen och skriv upp på storskärm via projektor, whiteboard alternativt blädderblock så att samtliga kan ta del av informationen. KRISLEDNINGSPLAN

97 Befattningskort Kommunikatör i upplysningscentralen Roll Du är nu kommunikatör i upplysningscentralen. Du är underställd chefen för upplysningscentralen. Arbetsuppgifter Se till att arbetslokalerna och utrustningen för upplysningscentralen iordningställs. Ta del av den informationen som delges av chefen för upplysningscentralen. Säkra att Du har ett kvalitetssäkrat informationsunderlag som grund för Dina svar till allmänheten. Tänk på att lämna korrekt och öppen information. Om Du får en fråga Du inte kan svara på sök information hos samordningsassistenten. Tänk på att försök behålla lugnet bättre få samtal som ges korrekt information än att stressa. Både för Dig själv och den som ringer. Vid samtal från personer som vill till krisledningen ta namn och nummer. Uppgifterna ges till chefen för upplysningscentralen som vidarebefordrar meddelandet till efterfrågad person. KRISLEDNINGSPLAN

98 Befattningskort Chef för berörd avdelning/enhet Roll Du är chef för berörd avdelning/enhet. Du är underställd kommunchefen/chef för beredningsgruppen. Ansvar Du ansvarar för att krishanteringen i den egna verksamheten samt att information sprids intern i den egna organisationen. Arbetsuppgifter Informera den egna organisationen om händelsen. Delge krisledningen med information om Hur omfattande förvaltningen är berörd Vilka resurser som finns Vilka resurser som kommer behövas Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. Rapportera på stabsorienteringarna. KRISLEDNINGSPLAN

99 Befattningskort Chef lägesfunktionen Roll Du är nu dokumentationsansvarig. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att loggbok över händelsen och det löpande arbetet förs samt övriga funktioner inom sekretariatet. Arbetsuppgifter På uppdrag från i chef för beredningsgruppen sammankallapersonal och iordningställ ledningsplatsen. Se till att loggningsfunktionen sätts igång. Starta upp WIS. För upp på ett överskådligt sätt vad som beslutas (ex. whiteboard). För upp på ett överskådligt sätt vad som skall göras (ex. whiteboard). Förvarna och påminn så att inget glöms bort. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning avpersonal. Rapportera på stabsorienteringarna. KRISLEDNINGSPLAN

100 Befattningskort Telefonväxelansvarig Kristinehamn Roll Du är nu telefonväxelansvarig. Du är underställd informationsansvarig. Ansvar Du ansvarar för att växeln är bemannad och fungerar, samt att växeltelefonisterna har korrekt och tillräcklig information för att utföra sina arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter Se till att växeln blir bemannad. Samordna informationen för växeltelefonisterna tillsammans med informationsansvarig. Säkerhetsställ att samtliga växeltelefonister har fått korrekt information. Informera växeltelefonisterna vikten av att följande rutin följs: Vid samtal från personer som vill till krisledningen ta namn och nummer. Koppla inte vidare! Uppgifterna ges till Dig som vidarebefordrar meddelandet till efterfrågad person. Klargör vilka samtal som får släppas igenom. Sammanställ eventuella frågor och samordna med chefen för kriskommunikation. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. Rapportera till informationsansvarig. KRISLEDNINGSPLAN

101 Befattningskort Fältrepresentant för krisledningen Roll Du är nu fältrepresentant för krisledningen. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att vara kommunens representant på plats. Arbetsuppgifter Du representerar kommunen på olycksplatsen. Upprätta kontakt med räddningsledare. Samordning måste ske med övriga funktioner i beredningsgruppen. Tänk på att inte lämna någon information som inte är bekräftad men informationsansvarig Samordna information från olycksplatsen och redogör för krisledningen. Ta reda på vilket resursbehov som finns, två steg framåt dokumentera. Rapportera på stabsorienteringarna. KRISLEDNINGSPLAN

102 Befattningskort Ansvarig för omvärldsbevakning Roll Du är nu ansvarig för omvärldsbevakningen. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att analysgruppen och omvärldsbevakningen. Arbetsuppgifter Arbeta problemorienterat med alla typer av omfall. Analysgruppen utgör en tankesmedja för att finna tänkbara strategier i syfte att stödja krisledningsarbetet. Analysarbetet kan påbörjas med att svara på följande frågor vad vet vi? vad tror vi? worst case scenario Utse representanter för att arbeta med omvärldsbevakning under pågående krisledningsarbete i form av analys av andra kommuner, myndigheters samt samverkanspartners åtgärder. Tänk på att analysgruppen inte arbetar operativt KRISLEDNINGSPLAN

103 STORFORS KOMMUN Tjänsteutlåtande Till: Kommunstyrelsen Reviderad utbildnings- och övningsplan för kommunens krisledningsorganisation Sammanfattning Riksdagen har antagit en lag Lagen (2 006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap som reglerar vilka åtgärder kommunen och landstinget ska genomföra innan en allvarig händelse inträffar. Där står det uttryckligen att all personal och alla förtroendevalda ska ha tillräcklig kunskap och övning för att kunna sköta sina uppdrag vid en allvarlig händelse i kommunen. Denna plan skall vara vägledande för att samtliga funktioner i krisledningsorganisationen skall uppnå den förmåga som har fastställs av kommunfullmäktige, att hantera en extraordinär händelse. Planen omfattar samtliga heltidsanställd personal som har en roll i kommunens krisledningsorganisation samt förtroendevalda (kommunens krisledningsnämnd) i Storfors kommun. Planen antas/revideras vartannat år av kommunstyrelsen. Detta är den första reviderade planen. Bakgrund Syftet med planen är framförallt att vara ett hjälpmedel vid planering av övningar och utbildningar för enskilda nyckelpersoner samt funktioner i Storfors kommuns krisledningsorganisation. I syfte att dessa skall få kunskap och färdighet att hantera en eventuell samhällstörning/extraordinär händelse i Storfors kommun. I övrigt är syftet med utbildnings- och övningsplanen att: utveckla en generell grundförmåga hos kommunens förtroendevalda och anställda för att hantera en allvarlig händelse i Storfors kommun, utveckla en god och effektiv samverkan mellan kommunen och andra lokala myndigheter, organisationer och företag så alla möjliga resurser används där de bäst behövs, genom ett allmänt ökat risk- och säkerhetsmedvetande minska risken för skador på människor, miljö och viktiga samhällsresurser, genom övning och utbildning skapa konstruktiva diskussioner och lösningar på problemställningar inom säkerhetsarbetet inom kommunens samtliga områden, bilda och stärka de lokala nätverken som ska arbeta inom den lokala säkerhetsorganisationen. POSTADRESS: STORFORS KOMMUN Box STORFORS BESÖKSADRESS: Djupadalsgatan 20 TELEFON: VX FAX: POSTGIRO: ORGANISATIONSNUMMER

104 STORFORS KOMMUN Förslag på beslut: Kommunstyrelsen Att anta reviderad utbildnings- och övningsplan Michael Björklund Säkerhetssamordnare Bilaga: Utbildnings- och övningsplan POSTADRESS: STORFORS KOMMUN Box STORFORS BESÖKSADRESS: Djupadalsgatan 20 TELEFON: VX FAX: POSTGIRO: ORGANISATIONSNUMMER

105 Utbildnings- och övningsplan Framställd av: Michael Björklund Säkerhetssamordnare Ver Antagen 22 sep 2015 KS xx -1-

106 Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. Syfte 3 3. Verksamhetsmål 4 4. Förmåga kopplad till utbildning/övning 5 5. Tidsintervaller för utbildning/övning 6 Bilaga 1 Övningsplan Bilaga 2 Beskrivning av utbildningar 8 Bilaga 3 Beskrivningar av övningar 11-2-

107 1 Inledning Riksdagen har antagit en lag Lagen (2 006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap som reglerar vilka åtgärder kommunen och landstinget ska genomföra innan en allvarlig händelse inträffas. Där står det uttryckligen att all personal och alla förtroendevalda ska ha tillräcklig kunskap och övning för att kunna sköta sina uppdrag vid en allvarlig händelse i kommunen. Denna plan omfattar samtliga heltidsanställd personal och förtroendevalda (kommunens krisledningsnämnd) i Storfors kommun. Planen antas/revideras vartannat år av kommunstyrelsen. I Storfors kommun kan vi tillsammans arbeta för ett högt säkerhetstänkande. Detta gör vi gemensamt genom att delta och engagera oss i övningar, utbildningar och sprida vår erfarenhet vidare verksamhetsövergripande i kommunen. Alla har vi olika bakgrund och erfarenheter som kan vara till nytta vid en eventuell extraordinär händelse eller en större samhällsstörning i kommunen. Det är viktigt att kommunens verksamheter fungerar i det dagliga arbetet, men det är än viktigare vid en händelse då det under svåra förhållanden kan vara svårt att bedriva en kommunal service. Övas det regelbundet i kommunen behöver inte övergången från den dagliga verksamheten till verksamhet vid en större händelse vara så stor. Trots allt är vi här för kommunmedborgarna. 2 Syfte Syfte med utbildnings- och övningsplanen är att: utveckla en generell grundförmåga hos kommunens förtroendevalda och anställda för att hantera en allvarlig händelse i Storfors kommun, utveckla en god och effektiv samverkan mellan kommunen och andra lokala myndigheter, organisationer och företag så alla möjliga resurser används där de bäst behövs, genom ett allmänt ökat risk- och säkerhetsmedvetande minska risken för skador på människor, miljö och viktiga samhällsresurser, genom övning och utbildning skapa konstruktiva diskussioner och lösningar på problemställningar inom säkerhetsarbetet inom kommunens samtliga områden, bilda och stärka de lokala nätverken som ska arbeta inom den lokala säkerhetsorganisationen. -3-

108 3 Verksamhetsmål för funktionerna krisledningsnämnd, beredningsgrupp och informationsenheten/lägesfunktionen. Kommunens krisledningsnämnd skall ha förmåga att: Tolka kommunens roll och ange inriktning för krishanteringen Ansvara för informationsinsatserna Företräda kommunen och presentera en samlad bild av läget Begära bistånd från annan kommun, myndighet och organisation Besluta om mer omfattande prioriteringar Besluta om långsiktiga åtgärder för att reducera de negativa konsekvenserna av inträffad händelse Tillse att författningsenliga skyldigheter iakttas Följa händelseutvecklingen Besluta om hjälp till enskild Fatta beslut, ge delegationer Beredningsgruppen skall ha förmåga att: Analysera Skapa informationsunderlag för intern och extern kommunikation Förbereda föredragningar Svara för den information som ska spridas Verkställa och följa upp beslut Svara för samverkan Planera för åtgärder på längre sikt Kontinuerligt följa händelseutvecklingen och samordna verksamheten över förvaltnings- och myndighetsgränser Se till att dagbok förs varvid beslut och vidtagna åtgärder fortlöpande noteras Kommunens informationsenhet/lägesfunktion skall ha förmåga att: Leda kommunens informationstjänst samt att samordna kommunens och samverkande myndigheters information om läget till media för att skapa en så enhetlig och sann information som möjligt Upprätta och betjäna upplysningscentral för telefonförfrågningar Samverka med radio samt press nhämta och sammanställa information om läget från kommunens verksamheter Förbereda och producera pressmeddelanden Förbereda och genomföra presskonferenser Utforma och vidarebefordra myndighetsmeddelanden Informera befolkningen om inträffade händelser och planlagda åtgärder Svara för rapporteringen till regional myndighet via WIS eller Rakel. -4-

109 4. Förmåga kopplat till utbildning/övning Nedanstående tabell visar vilken förmåga som respektive funktion ska ha, vilken utbildning/övning som bör genomföras för att säkerställa detta och vilken som ansvarar för planering och genomförande av utbildningen/övningen. Förmåga KRISLEDNINGSNÄMND Utbildning Övning Besluta om övertagande av hela/delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i den KG BÖ, LEÖ, nödvändig utsträckning med hänsyn till det inträffade Delegera BÖ, LEÖ Ge riktlinjer BÖ, LEÖ Följa händelseutvecklingen LEÖ, FÖ Tillse att författningsenliga skyldigheter iakttas KG BÖ, LEÖ Besluta om mer omfattande prioriteringar BÖ, LEÖ Fatta beslut om att återgå till normal beslutsordning KG BÖ, LEÖ Utbildningsbehov: Krishantering grund(kg) Övningsbehov: Beslutsövning(BÖ) och Ledningsövning(LEÖ) Förmåga STRATEGISK LEDNING - kommunchef Utbildning Övning Inhämta information om det aktuella läget WIS LÖ, BÖ, FÖ Informera den politiska ledningen om händelseutvecklingen BÖ, FÖ, Leda det långsiktiga strategiska arbetet SM, LSF BÖ, FÖ, LÖ Prioritera insatser SM BÖ, FÖ, LÖ Fatta beslut i stort/målsättningar och inriktningar SM BÖ, FÖ, LÖ Kunskap om samverkansparterna SÖ, FÖ Fatta övergripande beslut för verksamheterna BÖ, FÖ, LÖ Utbildningsbehov: Att leda under svåra förhållanden (LSF), WIS, Stabsmetodik(SM), Krishantering grund(kg) Övningsbehov: Beslutsövning, Ledningsövning, Funktionsövning(FÖ), Samverkansövning(SÖ) Förmåga STABSCHEF Utbildning Övning Bemanna staben SCM FÖ, STBÖ Leda och fördela arbetet i staben SCH, SM FÖ, STBÖ Planera och genomföra stabsgenomgångar SCH, SM FÖ, STBÖ Löpande hålla kommunchefen eller St. informerad om ändrade förutsättningar FÖ, STBÖ Samverka med övriga aktörer på plats SÖ, FÖ, STBÖ Fungera som samordnare mellan kommunchefen eller St. och verksamhet i operativa frågor SM, LSF FÖ, STBÖ Lämna en gemensam lägesbild WIS, SM FÖ, STBÖ LÄGESFUNKTION Förmåga Utbildning Övning Svara för allmän expeditionstjänst FÖ, STBÖ Säkerställa att order, rapporter och händelseförlopp registreras och bevaras WIS FÖ, STBÖ Skapa en bild över händelsen och händelseutvecklingen, dokumentera detta för WIS FÖ, STBÖ ledningsgruppen Inhämta omvärldens syn på händelsen - hårddata WIS FÖ, STBÖ Säkerställa att stabens totala personalbehov täcks STBÖ, FÖ Registrera operativ personal STBÖ, FÖ Ansvarar för personalvård/krishantering STBÖ, FÖ Undersöka vilken tillgänglig personal som finns från andra förvaltningar STBÖ, FÖ Ansvarar för att arbetstidslagar etc. följs STBÖ, FÖ Förmåga SERVICFUNKTION Utbildning Övning Planera och genomföra mat- och fikaservering för ledningsgrupp, stödpersoner och ev. FÖ, STBÖ uppsamlingsplats under insatsen Säkerställa transportresurser för personal, mtrl och förnödenheter FÖ, STBÖ Säkerställa övriga servicefunktioner såsom IT, vxl etc. FÖ, STBÖ Utbildningsbehov: Stabsmetodik(SM), Stabschefsutbildning(SCH), WIS, Leda under svåra förhållanden, Krishantering grund Övningsbehov: Beslutsövning, Ledningsövning, Funktionsövning, Samverkansövning -5-

110 Förmåga INFORMATIONSENHETEN Utbildning Övning Utforma kommunikationsplattform i samråd med verksamhetsledningen KK, SM FÖ Utforma information till egna och samverkande enheter KK, WIS SÖ, FÖ Utforma information till direkt drabbande och övriga berörda KK FÖ Samordna information till massmedia och allmänheten KK SÖ, FÖ Ska EJ fungera som talesman under insats KK FÖ Utbildningsbehov: Kriskommunikation(KK), WIS, Stabsmetodik (SM), Krishantering grund Övningsbehov: Beslutsövning, Ledningsövning, Funktionsövning, Samverkansövning För en mer utförlig beskrivning av utbildningarna se bilaga 2 och övningarna se bilaga 3 5. En överskådlig bild över hur Storfors kommun utbildar förtroendevalda samt anställda inför en extraordinär händelse. Tidsintervaller för utbildning Utbildnings- och övningsplanen uppdateras årligen rullande i fyra års perspektiv. Inriktning på övning/utbildning: Krisledningsnämnden kommer vid behov i samband med Ks sammanträde ta del av löpande information från myndigheter och den egna organisationens krishanteringshöjande åtgärder. Beredningsgruppen kommer att genomgå minst ½ dags utbildning per år för att bibehålla sin förmåga i sin befattning. Informationsenheten kommer att genomgå minst 2 st. ½ dags utbildning per år för att bibehålla sin förmåga i sin befattning. Tidsintervaller för övning Krisledningen (krisledningsnämnden, beredningsgruppen, informationsenheten och lägesfunktionen) skall under mandatperioden genomgå minst ½ dags övning per år för att bibehålla sin förmåga i sin befattning. Verksamhets övergripande övningar skall genomföras i samband med upprättande av handlingsplaner för respektive verksamhetsområde. -6-

111 BILAGA 1: ÖVNINGSPLAN Målgrupp/övningsform 2015 Samverkans Larm Start Besluts Lednings Funktions Krisledningsnämnd x Beredningsgrupp x x x x Informationsenheten x Lägesfunktionen x Vård/omsorg Verksamhetsövning Målgrupp/övningsform Krisledningsnämnd Antalet x står för hur många ggr/år 2016 Samverkans Larm Start Besluts Lednings Funktions Samö16 Beredningsgrupp Samö16 x x x x x Informationsenheten Samö16 x x x x x x Lägesfunktionen Samö16 x x x x x x x VA Verksamhetsövning Målgrupp/övningsform Krisledningsnämnd Antalet x står för hur många ggr/år 2017 Samverkans Larm Start Besluts Lednings Funktions Beredningsgrupp x x Informationsenheten x x Lägesfunktionen x x Skolan Verksamhetsövning Målgrupp/övningsform Antalet x står för hur många ggr/år 2018 Samverkans Larm Start Besluts Lednings Funktions Krisledningsnämnd Samöfokus Beredningsgrupp Samöfokus x x x Informationsenheten Samöfokus x x x Lägesfunktionen Samöfokus x x x Verksamhetsövning Se bilaga 3 för förklaringar till övningsformerna Antalet x står för hur många ggr/år VA -7-

112 Bilaga 2: Beskrivning av Utbildningar WIS WEBBASERAT INFORMATIONSSYSTEM (WIS) Målgrupp: När/senast anmälan: Sällananvändare av WIS Uttagna WIS användare WIS redaktörer Genomförare: Säkerhetssamordnare och Länsstyrelsen Värmland Kurslängd: 1-4 timmar Plats: Respektive arbetsplats med tillgång till egna datorer och Länsstyrelsen Kursinnehåll: Efter genomförd utbildning kommer deltagaren ha kunskaper om hur WIS är uppbyggt och tänkt att fungera vid en kris. Deltagaren kommer att ha kunskap att utifrån sin roll kunna använda WIS. Innehåll: Hur fungerar WIS, vilka finns med, genomgång av hur man skapar nya noteringar i WIS, hur bifogar jag dokument och bilder, olika roller i systemet. Praktik - innehåll: För sällan användare i WIS kommer det varannan månad att ges uppgifter att lösa via intranätet. För uttagna WIS användare kommer det varannan månad att finnas uppgifter man ska genomföra för att få kvarstå som uttagen WIS användare. KRISKOMMUNIKATION (KK) Målgrupp: Personer som ska gå kursen När: 2 gång per år bör arbeta som informatör och ha en relevant utbildning inom området. Även Plats: Internat i Stockholmstrakten personer som kan utses som talespersoner och företrädare för Kurslängd: 3 dagar organisationen kan gå kursen. Samråd ska ske med säkerhetssamordnare om anmälning Kursen är avgiftsfri. Deltagarna står själva för resor, kost och logi f.n. ca 4000 kr. Planeringsansvarig: Säkerhetssamordnare Genomförare: MSB Kursens syfte: Utveckla förmågan att bedriva kommunikationsarbete i den egna organisationen samt förbättra förmågan att kommunicera med andra aktörer, medier och allmänhet vid en kris. Kursen syftar också till att bättre samordna informationen mellan myndigheter och andra aktörer samt förbättra förmågan att kommunicera vid kriser genom metoder och metodik som MSB bidrar med. Skapa möjligheter till erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande. Innehåll: Kursen bedrivs processinriktad med inslag av föreläsningar, gruppdiskussioner, praktiska moment samt scenarion. Kriskommunikationens grunder Mediers roll vid kriser Kommunikationsplan Information på kriswebbsidor Trovärdighet förtroendekriser Omvärlds- och nyhetsbevakning Pressetik Informationsjuridik Exempel från inträffade händelser Psykologiska aspekter på kriskommunikation Övningsscenario i kriskommunikation Kursmål: Efter genomförd kurs ska deltagarna kunna: Använda sina grundläggande kunskaper inom kriskommunikation vid en olycka eller kris. I samverkan med andra myndigheter och organisationer samordna information som riktas till målgrupper och allmänhet. Redogöra för informationens roll vid en kris. -8-

113 STABSMETODIK (SM) Målgrupp: Kursen vänder sig till aktörer och När: 1 gång per år personer inom området samhällsskydd och beredskap som arbetar i eller kan komma att arbeta Plats: Göteborg/Stockholm i en beredningsfunktion eller en stabsbefattning vid olyckor, extraordinära händelser eller kriser. Kurslängd: 2 dagar Deltagare behöver ha goda kunskaper om den egna organisationens roll och ansvar. Sista anmälningsdag: Om antalet anmälda överskrider antalet platser förbehåller sig MSB rätten att göra ett urval bland Kursavgift kr + moms. de anmälda. Deltagarna står för resor, kost och logi. Planeringsansvarig: Säkerhetssamordnare Genomförare: MSB Kursens syfte: Kursen syftar till att ge deltagarna kompetens i form av metoder och verktyg för att de ska kunna arbeta i en beredningsfunktion eller en stabsbefattning i den egna organisationen vid olyckor, extraordinära händelser eller kriser. Innehåll: Stabens syfte, organisation och uppgift Alternativa begrepp inom stabsarbete Principer för ledning och stabsarbete De olika stabsfunktionerna samt respektive funktions huvuduppgift Stabsverktyg (stabsorientering, stabsarbetsplan, lägesbild, loggbok, tekniska hjälpmedel m.m.) Lägesuppföljning och rapportering Informationshantering Metoder för att säkerställa stabens uthållighet Spel/simuleringar i stabsmiljö Kursmål: Efter kursen ska deltagarna kunna: Redogöra för stabens syfte, organisation och uppgift Sammanfatta principer för ledning och stabsarbete Förklara de olika funktionerna i en stab och deras huvudsakliga uppgifter kopplade till de olika faserna i olyckor/extraordinära händelser/kriser Omsätta teoretiska principer för stabsarbete i en praktisk tillämpning Ge exempel på utmaningar/problem och föreslå lösningar på dessa Praktiskt tillämpa olika stabsverktyg Ge exempel på olika metoder för att säkra stabens uthållighet Ge exempel på hur man kan säkerställa internt och externt informationsflöde vid en olycka, kris eller extraordinär händelse Agera som stabsmedlem inom sin egen organisation -9-

114 STABSCHEFSUTBILDNING (SCH) Målgrupp: Kursen vänder sig till personer inom När: 1 gång per år området samhällsskydd och beredskap som arbetar eller kommer att arbeta som stabschef inom Plats: Göteborg/Stockholm respektive organisation vid olyckor, extraordinära händelser och kriser. Kurslängd: 2 dagar Deltagare behöver ha goda kunskaper om den egna organisationens roll och ansvar. Sista anmälningsdag: Om antalet anmälda överskrider antalet platser förbehåller sig MSB rätten att göra ett urval bland Kursavgift kr + moms. de anmälda. Deltagarna står för resor, kost och logi. Planeringsansvarig: Kommunchef Genomförare: MSB Kursens syfte: Kursen syftar till att ge deltagare kompetens för att kunna agera som stabschef i en stab. Ett ytterligare syfte är att skapa möjligheter till erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande. Innehåll: Stabens syfte, organisation och uppgift Uppstart och ledning av stab Stabsverktyg (stabsorienteringar, stabsinstruktioner, stabsarbetsplan, lägesbild, dagbok, tekniska hjälpmedel m.m.) Stabsberedskap, stabsdisciplin och stabsordning, uthållighet i en stab Samverkansmetoder, relaterade till stabsarbete Spel/simuleringar i stabsmiljö Kursmål: Efter kursen ska deltagarna kunna: Redogöra för stabens syfte, organisation och uppgift Organisera, starta upp och leda verksamheten i en stab Tillämpa metodik och struktur för att skapa uthållighet inom egen organisation vid olyckor, extraordinära händelser och kriser Samordna arbetet mellan stabens funktioner, upprätta stabsarbetsplan, genomföra stabsorientering Säkerställa samarbete och koordination såväl internt inom staben som externt med andra organisationer Ansvara för stabens produktion och resultat Föredra ärenden för chef och omsätta dennes beslut till uppgifter och direktiv Särskilja och precisera roller och uppgifter mellan chef, stabschef, tjänsteman i beredskap och stabens olika funktioner -10-

115 KRISHANTERING GRUND (KG) Målgrupp: Heltidsanställd personal När: Senast 18 månader efter anställning Planeringsansvarig: Kommunchef Genomförare: Säkerhetssamordnaren Kurstillfällen 2015 och 2016: Senast anmälan: December 2 veckor innan aktuellt kurstillfälle Anmälan: Michael Björklund, tfn eller via e-post michael.bjorklund@filipstad.se Kurslängd: 3 timmar Plats: Kommunhuset Max antal deltagare: 20, vid färre deltagare än 5 ställs kursen in Kursens syfte: Syftet är att bli bekant med grundläggande begrepp, få baskunskaper och en förståelse för hur krishanteringssystemet i Sverige är uppbyggt. Baskunskaper om hur krishanteringen ser ut i Filipstads kommun samt vilka planer som finns. Kursens innehåll: Det svenska krishanteringssystemet, De tre principerna, Vad är en kris, De kommunala styrdokumenten, Krisorganisationen i Storfors, Risk- och sårbarhetsanalyser. -11-

116 Bilaga 3: Beskrivning av övningar SAMVERKANSÖVNING (nationellt, regionalt, lokalt) (SÖ) Målgrupp: När: Planeringsansvarig: Genomförare: Kommunchef/Säkerhetssamordnare Länsstyrelsen/MSB Övningslängd: 1-3 dygn Plats: Kommunhuset Övningens syfte: I en samverkansövning övas främst samordning genom samverkan. Samverkansövningar kan genomföras i olika format. Bör omfatta samverkan vertikalt mellan nationell, regional och lokal nivå i samhället samverkan horisontellt inom en samhällssektor där både privata och offentliga samhällsaktörer kan vara med och mellan flera samhällssektorer samverkan mellan samhällssektorer och geografiskt områdesansvariga aktörer Övningstillfällen 2016: Samö16 Övningstillfällen 2018: Samöfokus: Målgrupp: Personal på kommunens larmlista för kris LARMÖVNING (LÖ) När: I samband med beslutsövning, startövning och ledningsövning minst 1 gång vartannat år. Kan kombineras med samverkansövning. Ren larmövning ska genomföras minst 1 gång varje år. Genomförare: Säkerhetssamordnare Planeringsansvarig: Säkerhetssamordnare Övningslängd: 1h Plats: Arbetsplatsen/kommunhuset Övningens syfte: att pröva organisationen genom att larma in dem som berörs och få dessa personer att infinna sig på angiven plats efter viss tid. Övningstillfällen 2015: December månad Övningstillfällen 2016: December månad Övningstillfällen 2017: December månad Övningstillfällen 2018: December månad -12-

117 Målgrupp: Personal på kommunens larmlista för kris STARTÖVNING (STÖ) När: I samband med beslutsövning, larmövning och ledningsövning minst 1 gång vartannat år. Kan kombineras med samverkansövning. Ren startövning ska genomföras minst 1 gång/ vartannat år. Genomförare: Säkerhetssamordnare Planeringsansvarig: Säkerhetssamordnare Övningslängd: 1-3 h Plats: Kommunhuset Övningens syfte: En startövning innebär oftast att man bygger på larmövningen med att krisledningsorganisationen även snabbt ska aktiveras och hinna påbörja sina uppgifter. Ett sätt att pröva och utveckla förmågan att snabbt komma i gång med krishanteringen. Bör omfatta att man ställer i ordning de tänka lokalerna med den utrustning man tänker använda. Kan med fördel avslutas med en stabsgenomgång. Övningstillfällen 2015: Övningstillfällen 2016: Maj månad Övningstillfällen 2017: Juni månad Övningstillfällen 2018: Juni månad Målgrupp: Krisledningsnämnden och strategisk ledning BESLUTSÖVNING (BÖ) När: I samband med larm- och startövning och ledningsövning minst 1 gång/mandat period. Kan kombineras med samverkansövning. Genomförare: Säkerhetssamordnare Planeringsansvarig: säkerhetssamordnare i samråd med kommunchef och ks ordförande Övningslängd: 2-8 tim Plats: Ordinarie arbetsplats vid kris Övningens syfte: En beslutsövning används främst för att öva beslutsprocessen inom en organisation, d.v.s. förmågan att under tidspress fatta tidiga och tydliga beslut om återgärder samt att inleda samverkan mellan ansvariga och andra berörda. Bör omfatta mandat, åtgärder, informationshantering, rapportering och samverkan Övningstillfällen 2015: Övningstillfällen 2016: Maj månad Övningstillfällen 2017: Övningstillfällen 2018: December månad -13-

118 LEDNINGSÖVNING (LEÖ) Målgrupp: Verksamhetsledningsgruppen När: I samband med beslutsövning och larmoch startövning minst 1 gång/mandat period. Kan kombineras med samverkansövning. Planeringsansvarig: säkerhetssamordnare i Genomförare: säkerhetssamordnaren samråd med kommunchef och Ks ordförande Övningslängd: 2-8 tim Plats: Ordinarie arbetsplats vid kris Övningens syfte: Ledningsövning är en kombinerad beslutsövning och larm- och startövning. Fokus ligger på roller, organisation, arbetssätt och prioriteringar. Övningstillfällen 2015: Övningstillfällen 2016: Maj månad Övningstillfällen 2017: Övningstillfällen 2018: December månad Målgrupp: funktionsansvarig och den personal som ingår i respektive funktion Planeringsansvarig: funktionsansvarig i samråd med säkerhetssamordnaren Övningslängd: Allt från 1 timme och uppåt FUNKTIONSÖVNING (FÖ) När: Löpande under året, dock minst 1 gång/år och funktion Genomförare: Säkerhetssamordnare och funktionsansvarig förvaltning/person Plats: Där funktionen är tänkt att arbeta vid kris Övningens syfte: Enskilda funktioner övas med fokus på roller, organisation, arbetssätt och prioriteringar. Praktiskt gå igenom just den funktionens mtrl och rutiner för att se om ngt behöver förändras. Övningstillfällen 2015: Krisledningsnämnd dec, beredningsgrupp dec, informationsenheten dec, lägesfunktionen dec Övningstillfällen 2016: Krisledningsnämnd sep, beredningsgrupp sep, informationsenheten mars och sep, lägesfunktionen jan, mars och sep Övningstillfällen 2017: Beredningsgrupp dec, informationsenheten dec, lägesfunktionen dec Övningstillfällen 2018: Krisledningsnämnd sep, beredningsgrupp sep, informationsenheten mars och sep, lägesfunktionen jan, mars och sep Referenser: Introduktion till och grunder i övningsplanering, MSB 2014 Övningsvägledning: metodhäfte simuleringsövning med motspel, MSB 2014 Övningsvägledning: metodhäfte seminarieövning, MSB 2014 Övningsvägledning: metodhäfte med funktionsövning, MSB

119 STORFORS KOMMUN Handläggare Michael Björklund Till: Kommunstyrelsen Reviderad delegationsplan för krisledningsnämnden Sammanfattning Riksdagen har antagit en lag Lagen (2 006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap som reglerar vilka åtgärder kommunen och landstinget ska genomföra innan en allvarlig händelse inträffar. Där står det att i kommunen skall det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid (krisledningsnämnd). Fullmäktige har med stöd av lagen utsett kommunstyrelsen att vara kommunens krisledningsnämnd. Krisledningsnämndens reglemente medger rätt att delegera beslut enl. 6 kap. 33 kommunallagen. Nuvarande gällande delegationsplan för nämnden antogs 2007, har nu reviderats med anledning av att kommunen har beslutat om en ny övergripande ledningsorganisation from 1 jan Revideringen har inneburit ändringar för beslutande eftersom befattningsnamnen har ändrats. Bakgrund Krisledningsnämnden utgör kommunens högsta ledning under extraordinära händelser i fredstid, då ordinarie/ normala resurser är otillräckliga för att samhällets basfunktioner ska fungera på lägsta acceptabla nivå. Nämnden har till sin hjälp en beredningsgrupp där bl.a. kommunchef, verksamhetschef, informationsansvarig, driftchef, säkerhetssamordnare och en representant från Bergslagens räddningstjänst ingår. Bland de ärenden som föreslås delegeras till tjänstemän i beredningsgruppen finns några av ekonomisk art där en beloppsgräns har föreslagits. T.ex. att bevilja stöd till enskilda som drabbas av händelsen med beloppsgräns ett basbelopp. Ekonomiskt stöd över basbeloppet får föras till krisledningsnämnden. Denna delegationsplan gäller när en extraordinär händelse pågår och krisledningsnämnden tagit över ansvaret. Planens sista två punkter gäller även när en större samhällsstörning inträffar i kommun, och kan på sikt övergå till en extraordinär händelse. Ändringar som nu har genomförts är att där det har stått att ersättarna är: Respektive förvaltningschef för tekniks-individ- och familjeomsorg och hemvården. Detta har nu ändrats till Verksamhetschef och stabschef/personalchef. POSTADRESS: STORFORS KOMMUN Box STORFORS BESÖKSADRESS: Djupadalsgatan 20 TELEFON: VX FAX: POSTGIRO: ORGANISATIONSNUMMER

120 STORFORS KOMMUN Förslag på beslut Att Kommunstyrelsen antar den reviderade delegationsplanen för krisledningsnämnden Michael Björklund Säkerhetssamordnare POSTADRESS: STORFORS KOMMUN Box STORFORS BESÖKSADRESS: Djupadalsgatan 20 TELEFON: VX FAX: POSTGIRO: ORGANISATIONSNUMMER

121 STORFORS KOMMUN Krisledningsnämndens delegationsplan Regler angående delegering finns i Kommunallagen 6 kap. En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en vissgrupp av ärende (KL 6:33). Vid en händelse som bedöms vara extraordinär får krisledningsnämnden besluta att överta hela eller delar av en nämnd av en nämnds verksamhetsområde i den utsträckningen som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Kommunstyrelsens är krisledningsnämnd. Ärende Delegat Ersättare Bedömning av när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion och beslut om att så skall ske. Beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Informera Länsstyrelsen om vilka förberedande åtgärder som vidtagits avseende extraordinära händelser i fredstid. Under en extraordinär händelse bedöma och kalla in de aktörer inom kommunens geografiska område som anses relevanta för aktuell händelse. Rapportera till Länsstyrelsen om händelseutvecklingen under en pågående extraordinär händelse. Beslut om utökad arbetstid och avbrott i semester eller annan ledighet. Tillse att krisledningsnämndens beslut avslutad extraordinär händelse anmäls vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Ärenden förtecknas och krisledningsnämndens ordförande lämnar en kort redogörelse för besluten. Krisledningsnämndens ordf. Vice ordf Säkerhetssamordnaren Chefen för beredningsgruppen Chefen för beredningsgruppen Chefen för beredningsgruppen Säkerhetssamordnaren Kommunchef Verksamhetschef och stabschef/personalchef Annan i gruppen som chefen utser. Verksamhetschef och stabschef/personalchef Chefen för beredningsgruppen

122 STORFORS KOMMUN Tillse att efter avslutad extraordinär händelse beslut fattade av krisledningsnämnden rapporteras till ordinarie nämnd. Besluta om att POSOMgruppen skall träda i funktion Besluta om att efter begäran lämna hjälp till annan kommun som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid. Beloppsgräns kronor. Tillse att den drabbade kommunen i skällig omfattning lämnar ersättning för mottaget bistånd. Besluta om att under en extraordinär händelse i fredstid (Eoh) och en samhällsstörning som kan övergå till en (Eoh) lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av händelsen. Beloppsgräns ett basbelopp. Andra beslut av ekonomisk art under en extraordinär händelse i fredstid (Eoh) och en samhällstörning som kan övergå till en (Eoh) som medför kostnader utöver budgetram, t.ex. extraresurser i form av personal, transporter m.m. Beloppsgräns kronor. Säkerhetssamordnaren Chefen för beredningsgruppen Krisledningsnämndens ordf. Chefen förberedningsgruppen Chefen för beredningsgruppen Chefen för beredningsgruppen Chefen för beredningsgruppen Verksamhetschef, stabschef/personalchef Vice ordf. Verksamhetschef och stabschef/personalchef Verksamhetschef och stabschef/personalchef Verksamhetschef och stabschef/personalchef

123 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Datum: Dnr: Kommunstyrelsen Kandidat till Årets Folkhälsokommun 2015 Kommunens arbete med folkhälsoplan, bildandet av Folkhälsorådet och våra tre fokusområden (Hälsa, Goda uppväxtvillkor och Trygghet) med mätbara mål gör att kommunen bör kunna utmärka sig bland Sveriges kommuner avseende folkhälsoarbete. Att få en utmärkelse av detta slag skulle vara mycket positivt för kommunen och kunna användas i vårt marknadsföringsarbete. En eventuell ansökan görs till Svensk Förening för folkhälsoarbete. Beslutsunderlag Information från Svensk Förening för folkhälsoarbete. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott och Kommunstyrelsen föreslås besluta att: Storfors kommun kandiderar till Årets Folkhälsokommun Uppdra till kommunchefen att skicka in ansökan till Svensk Förening för folkhälsoarbete Kristina Karlsson EU- och folkhälsosamordnare Beslutet ska skickas till: Kristina Karlsson, EU- och folkhälsosamordnare Pia Aspvik, friskvårdskonsulent

124

125

126 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Mikael Jareke Dnr: Nytt samverkansavtal och ändrat reglemente för gemensam drifts- och servicenämnd, med anledning av landstinget i Värmlands ansökan om deltagande Landstinget i Värmland ansöker om att ingå i den gemensamma driftsoch servicenämnden i Karlstads kommun. Nämnden inrättades den 1 januari 2010 av de 16 kommunerna i Värmland, Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng, med Karlstad som värdkommun för nämnden. Syftet med samverkan i nämnden är att skapa förutsättningar för att använda resurser på ett mer kostnadseffektivt sätt, att öka kvaliteten i verksamheten, samt att bättre kunna följa utvecklingen inom nämndens verksamhetsområde. I dagsläget är samverkan i nämnden inriktad på IT-området, men det kan i framtiden utökas till att omfatta även andra verksamhetsområden om de samverkande parterna så önskar. Landstinget i Värmland framhåller i sin ansökan det samberoende som råder mellan landstinget i Värmland och länets kommuner för att få till stånd en IT-utveckling i länet som medger en utveckling inom bland annat området ehälsa. Redan vid nämndens inrättande 2010 nämndes ehälsa som ett område där samverkan är nödvändig för att skapa en gemensam portal för tillgång till vårdrelaterade tjänster enligt den nationella strategin för vård och omsorg. Landstinget i Värmlands deltagande i den gemensamma drifts- och servicenämnden bedöms vara av avgörande betydelse för en framgångsrik utveckling inom området. Landstinget i Värmland betonar också i sin ansökan att dess deltagande i nämnden skulle stärka nämndens position i dialog med leverantörer och samverkanspartners samtidigt som utökad samverkan kan ge ytterligare effektivitetsvinster. Den gemensamma drifts- och servicenämnden har behandlat landstingets i Värmlands ansökan och är positiv till dess deltagande i nämnden. En utökad samverkan med landstinget i Värmland som ny deltagande part i nämnden kräver att nytt samverkansavtal och ändrat reglemente för nämnden upprättas och godkänns av samtliga parter.

127 Karlstads kommun har tagit fram förslag på samverkansavtal och reglemente som gäller från och med den 1 januari 2016 förutsatt samtliga samverkande parters godkännande. De huvudsakliga ändringar som föreslås är att nämndens sammansättning utökas till 17 ledamöter och 17 ersättare, samt att en ny post som andre vice ordförande inrättas. Av kommunallagen följer att Karlstads kommun utser ordförande och vice ordförande. Kommunledningskontoret föreslår att posten som förste vice ordförande bör utses bland ledamöter från kommuner med annan politisk majoritet än Karlstads kommun och att andre vice ordförande är den ledamot som representerar landstinget i Värmland. Landstinget i Värmland ska inför den 1 januari 2016 utse en ledamot och en ersättare till nämnden. För kommunernas del föranleder det nya samverkansavtalet ingen förändring avseende representation eftersom kommunernas ledamöter och ersättare i nämnden för innevarande mandatperiod redan har utsetts och tillträtt sina poster. Vid nämndens inrättande beslutades att de samverkande parterna ska lämna ett årligt bidrag till nämndens verksamhet med belopp som motsvarar administrativa, allmänna eller övergripande kostnader som föranleds av nämndens verksamhet. Bidraget betalas av de samverkande parterna i lika delar och beloppet ska räknas upp årligen med användning av arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän, SNIkod M (Standard för svensk näringsgrensindelning, där kod M motsvarar företag inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik). Basår för indexberäkningen är 2009 och jämförelsemånad är oktober. AKI M oktober 2009 är 101,8. (januari 2008 = 100.) För år 2010 fastställdes årsbeloppet till kr per samverkande part. Formeln för uppräkning av årsbelopp för år Y blir då: (AKI okt år Y- 1/AKI okt 2009). AKI publiceras på Statistiska Centralbyråns hemsida månadsvis med en viss eftersläpning. Det är i dagsläget för tidigt att beräkna årsbeloppet för 2016, men beloppet för 2015 blir enligt formeln kronor i avrundat värde för varje samverkande part, (114,8/101,8) = I övrigt finansieras de uppdrag som nämnden åtar sig av de samverkande parter som deltar i respektive uppdrag. Dessa kostnader fördelas med utgångspunkt i vilken nytta var och en av de medverkande parterna har i samverkansuppdraget. Den gemensamma drifts- och servicenämnden bör i och med den nya sammansättningen snarast se över delegeringsordning och attestreglemente.

128 Förslag till beslut Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige föreslås besluta att: Förslaget till nytt samverkansavtal för gemensam drifts- och servicenämnd godkänns och gäller från och med den 1 januari 2016 under förutsättning att samtliga samverkande parter fattar motsvarande beslut. Förslaget till ändrat reglemente för gemensam drifts- och servicenämnd godkänns och gäller från och med den 1 januari 2016 under förutsättning att samtliga samverkande parter fattar motsvarande beslut. Mikael Jareke Kommunchef

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143 STORFORS KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Mikael Jareke Dnr: En gemensam e-tjänsteplattform i Värmland driftsoch servicenämnden Bakgrund Inledning Den gemensamma drifts- och servicenämnden (DSN) i Värmland inrättades 1 januari I nämnden ingår samtliga 16 Värmländska kommuner Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng. Karlstads kommun är värdkommun för nämnden. Detaljer för samverkan i nämnden regleras i samverkansavtal samt reglemente. Övergripande inriktning och prioritering Till grund för planeringen av nämndens verksamhet ligger, de av kommunerna, beslutade strategier och handlingsplaner. De dokument som anger den övergripande strategiska inriktningen för samverkan i Värmland är SKL:s strategi för esamhället, Regional digital Agenda Värmland samt kommunernas egna strategier och handlingsplaner. SKL:s strategi för esamhället Strategin syftar till att stödja den kommunala sektorn i utvecklingen av e-förvaltning. I strategin anges tre övergripande mål för utveckling av kommunal sektors utveckling av e-förvaltning. Målen är: Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Utifrån dessa mål definieras också ett antal strategiska utmaningar.

144 Regional digital Agenda för Värmland Den digitala agendan anger på en övergripande nivå, målen för den digitala utvecklingen i Värmland under tidsperioden Syftet är att blicka framåt samt tillvarata de initiativ som pågår inom olika områden för att genom digital teknik utveckla länet. Handlingsplanen omfattar sex strategiskt utvalda områden: tillgång till bredband digitalt innanförskap e-tjänster/e-förvaltning ehälsa näringsliv entreprenörskap och innovation skola och undervisning Handlingsplanen belyser inom respektive områden nationella mål, inriktningsmål för Värmland, genomförda regionala åtgärder och framtida regionala åtgärder. Ansvaret för att implementera och realisera målen i den regionala digitala agendan för Värmland genom handlingsplaner och strategier hanteras av respektive organisation. Den regionala digitala agendan är framtagen i samråd mellan Länsstyrelsen i Värmland, Drifts- och servicenämnden och Region Värmland. Vision Den gemensamma drifts- och servicenämndens långsiktiga vision för samverkan uttrycks i visionen - det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Visionen ska vara en ledstjärna i planeringen av verksamheten och innebär att nämnden ska skapa förutsättningar för samverkan kommuner emellan. Genom samverkan kan resurser nyttjas på ett mer kostnadseffektivt sätt och kvalitén samt möjligheten att följa utvecklingen förbättras. Övergripande mål De övergripande målen gällande arbetet inom ramen för samverkan i Drift- och servicenämnden har beslutats i samband med inrättande av nämnden och gäller således även Målen för den gemensamma drifts- och servicenämnden är: lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt

145 Ett gemensamt e-samhälle i Värmland - bakgrund Den 19 februari 2013 lanserade Värmlands kommuner en gemensam e-tjänsteplattform för medborgarna i länet. Målet var att det skall bli bättre att vara medborgare i Värmlands län genom att: erbjuda likartade tjänster till invånare, företag och föreningar i hela länet invånarna ska känna igen sig oavsett kommun minimera den digitala klyftan mellan stor och liten kommun gemensamma e-tjänster, gemensam drift och gemensam supportorganisation ska optimera och ge större utväxling på varje satsad krona genom att försöka likforma bakomliggande processer möjliggörs samverkan även av utförandet Lösningen gemensam e-tjänsteplattform E-tjänsteplattformen bygger på en gemensam databas och det är samma e-tjänster som används i alla kommuner men med olika webbgränssnitt. Den höga graden av samnyttjande av e-tjänster ger optimalt teknikutnyttjande och kostnadseffektiv drift med lägre service och förvaltningskostnader. Det blir förenklat underhåll och uppdatering, en ändring på ett ställe slår direkt igenom för alla kommuner. Speciellt är den unika funktionen för "Mina sidor" där alla kommuners e-tjänster kan presenteras och där medborgaren ser alla sina ärenden oavsett vilken kommun som handlägger ärendet. Medborgaren kan logga in och signera ärenden via en länsgemensam lösning för e- legitimation (exempelvis mobilt Bank-ID). E-kontoret För att stödja utvecklingsarbetet så har kommunerna ett gemensamt e- kontor med samlad hög kompetens runt e-tjänsteutveckling. E- kontoret tillhandahåller modeller och processer för att underlätta införande av e-tjänster samt ger stöd vid förankring och anpassning av tjänster, handläggningsarbete mm. Cesam Värmland Det gemensamma utvecklingsarbetet leds av ett råd med e- tjänsteansvariga från alla kommuner, kallat Cesam Värmland, ett regionalt Center för esamhället. Cesam Värmland är styrgrupp till e- kontorets arbete. Finansiering Modellen för att fördela kostnaderna mellan kommunerna i Värmland består av två delar, en fast driftskostnad som fördelas efter kommunstorlek och en rörlig förvaltningskostnad som beror på antal e-tjänster kommunen använder. Idag finns över 200 valbara e-tjänster för kommunerna att ta i drift när behov finns. Värmlands kommuner har arbetat efter den finansieringsmodell som beslutades 2013 (DSN-

146 Dpl 11). Fortsatt utveckling och ökat behov utifrån kommunernas och medborgarens krav har medfört ökad kostnad. Den totala driftskostnaden och den rörliga förvaltningskostnaden beräknas 2015 bli: Tabell beskriver beräknad kostnad per kommun för drift och förvaltning av den gemensamma e-tjänsteplattformen i Värmland 2015.

147 Den totala driftskostnaden och den rörliga förvaltningskostnaden beräknas 2016 bli: Tabell beskriver beräknad kostnad per kommun för drift och förvaltning av den gemensamma e-tjänsteplattformen i Värmland 2016.