KALLELSE. Kommunhuset Plenisalen Måndagen den 11 december 2017 kl

Transkript

1 Kommunstyrelsen Björn Arrias KALLELSE Datum (4) Kommunstyrelsens ledamöter Ersättare för kännedom Kommunstyrelsen Kommunhuset Plenisalen Måndagen den 11 december 2017 kl Informationsmöte På förmiddagen får vi information i Plenisalen, Kommunhuset, från våra helägda kommunala bolag Leksandsbostäder AB och Leksand Vatten AB Leksandsbostäder AB Leksand Vatten AB Sedvanliga arvoderingsregler gäller även för förmiddagen. Se även tidigare utskickad särskild inbjudan till jullunch. Ärenden med förslag till beslut 1 Val av justerare 2 Kommundirektören informerar 3 Utskottsordförandena informerar 4 Indikatorer och målnivåer 2018 Förslag till beslut: 2017/1668 Kommunstyrelsens beslut: 1. Anta indikatorer och målnivåer för måluppfyllelse De enskilda vägarna i Leksands kommun - delbeslut om ansökan om lantmäteriförrättning Förslag till beslut: 2016/716 Kommunstyrelsens beslut: 1. Ansöka om lantmäteriförrättning för bildande av gemensamhetsanläggning och samfällighetsföreningar för områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. 1

2 2 2. Uppdra till förvaltningen att på lämpligt sätt informera berörda fastighetsägare om innehållet och innebörden av beslutet. 6 Förändring av huvudmannaskap för vägar i norra Leksands tätort Förslag till beslut: 2017/1554 Kommunstyrelsens beslut: 1. Uppdra till förvaltningen att utreda möjligheterna för förändrat huvudmannaskap till enskilt huvudmannaskap i enlighet med bifogad kartskiss. 7 Byggnation av särskilda boenden Förslag till beslut: 2016/625 Kommunstyrelsens beslut: 1. Med start 2018 bygga ett nytt särskilt boende vid Tibble samt bygga till och om det särskilda boendet Edshult, enligt förslaget. 2. Uppdra till förvaltningen att vidta nödvändiga plan- och bygglovsåtgärder för att verkställa beslutet enligt första punkten. 3. Uppdra till förvaltningen att löpande återrapportera till kommunstyrelsen hur arbetet enligt första och andra punkten fortskrider samt återkomma för eventuella ytterligare beslut i ärendet. 4. Uppdra till förvaltningen att under 2018 påbörja utredning av var hemtjänsten, korttidsavdelning 2 samt HSR-enheten ska lokaliseras. 8 Rapportering - Ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen inom individ- och familjeomsorgen - kvartal 3/2017 Förslag till beslut: 2017/1646 Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige: 1. Godkänna rapporteringen. 9 Rapportering - Ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 samt 9 lagen om stöd och service inom vård och omsorg - kvartal 3/2017 Förslag till beslut: 2017/768 Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige: 1. Godkänna rapporteringen. 2

3 3 10 Rapportering - Internkontroll sektor verksamhetsstöd 2017 Förslag till beslut: 2016/1465 Kommunstyrelsens beslut: 1. Lägga informationen till handlingarna. 11 Handboken för tillämpning av lagen om valfrihet Förslag till beslut: 2017/1389 Kommunstyrelsens beslut: 1. Den gemensamma nämnden för socialtjänst Leksand-Rättviks LOV-handbok ska gälla efter årsskiftet 2017/2018 till dess att kommunstyrelsen antar LOV-handbok gällande Leksands kommun. 12 Delegeringsordning för kommunstyrelsen - område lärande och stöd Förslag till beslut: 2013/943 Kommunstyrelsens beslut: 1. Anta förslagen till ändringar i kommunstyrelsens delegeringsordning för tjänstemän. 2. Anta förslagen till ändring i kommunstyrelsens delegeringsordning för utskottet lärande och stöd. 13 Miljökonsekvensbeskrivning för tillståndsansökan Natura 2000-område Limsjöänget Förslag till beslut: 2017/1608 Kommunstyrelsens beslut: 1. Sända ut miljökonsekvensbeskrivning för tillståndsansökan Natura 2000-område Limsjöänget för samråd Handlingar kommer genom extra utskick. 14 Årsberättelse för Leksands naturvårdsfond 2016 Förslag till beslut: 2017/1588 Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige: 1. Ta årsberättelsen för Stiftelsen Leksands naturvårdsfond 2016 som en information till protokollet. 3

4 4 15 Svar på medborgarförslag om stiftelser i Leksands kommun Förslag till beslut: 2016/1365 Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige: 1. Utreda möjligheterna att kunna dela ut medel från kommunstyrelsens stipendiefond A20 även till gymnasieelever inom gröna näringar. 2. Därmed anse medborgarförslaget besvarat. 16 Svar på medborgarförslag om projekt för att motverka spridning av lupiner Förslag till beslut: 2017/1117 Kommunstyrelsens beslut: 1. Uppdra till kommunekologen att fortsätta arbeta med frågan, ta kontakter med Dala Vatten och Avfall AB och grannkommunerna, samt med länsstyrelsen angående nytt LONAprojekt. 2. Därmed anse medborgarförslaget besvarat. 17 Anmälan av inkomna delegeringsbeslut Förslag till beslut: 2017/104 Kommunstyrelsens beslut: 1. Godkänna redovisning av de delegeringsbeslut som förtecknas i protokoll den 30 november Kommunstyrelsens ordförande informerar Ulrika Liljeberg (C) Ordförande 4

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2017/1668 1(1) Förvaltning. Lotta Arnesson, Indikatorer och målnivåer 2018 Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har antagit 12 mål för Förvaltningen har tagit fram indikatorer och målnivåer för att mäta måluppfyllelsen. Resultatet kommer att redovisas till politiken i samband med årsbokslut och årsredovisning för Förslag till beslut 1. Anta indikatorer och målnivåer för måluppfyllelse 2018 Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande daterat Indikatorer och målnivåer 2018 Slutligt beslut expedieras (skickas) till Kvalitetsutvecklingsgruppen 5

6 Mål och indikatorer 2018 Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Nationell jämföresle Mål och indikatorer 2018 Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning 1. Bygga fler bostäder främst lägenheter för både unga och äldre Planberedskap för nya bostäder som kan byggas med stöd av alla gällande detaljplaner 31/12, antal/1000 inv Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SCB/SKL Färdigställda bostäder i småhus under året, antal/1000 invånare Färdigställda bostäder i flerfamiljshus (lägenheter) under året, antal/1000 invånare Bättre än föregående år Bättre än föregående år Högre Lika Lägre SCB Högre Lika Lägre SCB 2. Verkar för att de äldre och de med funktionsnedsättning ges möjlighet till större inflytande och mer utvecklande vardag samt fortsätta utveckla stödet till anhöriga Andel brukare som upplever att de är nöjd med helhetsbedömningen inom äldreomsorgen och personer med funktionsnedsättning Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Social-styrelsen Andel brukare som upplever att de är nöjd med helhetsbedömningen inom LSS verksamheten Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning Andel anhöriga som är nöjda med det anhörigstöd de erhållit Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning 1 6

7 3. Ökat fokus på att utveckla barns intresse för skriftspråk, kommunikation och läsning i förskolan Andel årsarbetare med förskollärarexamen Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Antal barn per årsarbetare Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Andel personal som aktivt arbetar med läslyftet och/eller litteraturprofil Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning 4. Ha ännu bättre måluppfyllelse hos eleverna i våra skolor-med fokus på elever med låg måluppfyllelse Andel elever som klarat alla delprov vid nationella proven i åk 3 - SV Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Andel elever som klarat alla delprov vid nationella proven i åk 3 - MA Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Betyg årskurs 6, andel (%) som uppnått kunskapskraven (A-E) i alla ämnen Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Elever i åk 6 med lägst betyget E i engelska Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Elever i åk 6 med lägst betyget E i matematik Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Elever i åk 6 med lägst betyget E i svenska och svenska som andraspråk Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Meritvärde åk 9 (17 ämnen) Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket 2 7

8 Genomsnittlig betygspoäng - elever med gymnasieexamen Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket 5. Vara en attraktiv arbetsgivare Medarbetarengagemang (HME) totalindex Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Andel sjukfrånvaro i kommunens verksamhet Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Andel medarbetare som är nöjd med sin sysselsättningsgrad Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning 6. Intensifiera kommunens hållbarhetsarbete inom klimat- och miljöområdet samt minska användning av skadliga kemikaler i våra verksamheter Ekologiska livsmedel i kommunens verksamhet, andel (%) Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) RKRKA Miljöbilar, andel av totalt antal bilar i kommunens bilpark, (%) Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning Kommunens upphandingspolicy reglerar minskning av skadliga kemikalier Slutförd Påbörja d Ej påbörjad Egen mätning Nettokostnad miljö, hälsa och hållbar utveckling kr/inv Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) RS 7. Aktivit stödja utvecklingen av besöksnäringen och handeln i hela kommunen Antal sysselsatta i besöksnäring Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Resurs 3 8

9 8. Medverka till att förkorta tiden för etablering på arbetsmarknaden för de som fått uppehållstillstånd Andel elever som påbörjar en yrkesutbildning under etableringstiden (2 år) Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning Andel elever med utländsk bakgrund som tagit gymnasieexamen inom tre år Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Skolverket Andel som börjat arbeta eller studera (status efter 90 dagar) vid etableringstidens slut (2 år). Bättre än föregående år Högre Lika Lägre SCB 9. Stärka vår position som kulturkommun samt fortsättat vare en av landets främsta sport- och friluftskommuner Andel elever som deltar i kulturskola som andel av invånare 7-15 år Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SCB Deltagartillfällen i idrottsföreningar antal/inv 7-20 år Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Riksidrottsförbu ndet Rankingplacering i Naturvårdsverkets årliga mätning "Sveriges friluftskommun" Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Naturvårdsverket Antal besökare kulturhuset Bättre än föregående år Högre Lika Lägre Egen mätning Medborgarnas uppfattning om utställnings- och konstverksamheter Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SCB medborgarunder sökning 10. Öka vår omgivnings kunskaper om kommunens uppgift och verksamhet samt utveckla och förenkla medborgarnas och företagens kontakter med kommunen Delaktighetsindex, andel % (tillgänglighet och möjlighet till dialog för medborgarna) Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) RKA 4 9

10 Andel medborgare som skickar en enkel fråga via e-post och får svar inom två arbetsdagar Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Andel medborgare som tar kontakt med kommunen via telefon och fått ett direkt svar på en enkel fråga Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Andel medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när via telefon ställer en enkel fråga till kommunen Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Graden av god webbinformation Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Alla möten med externa deltagare ska innehålla en presentation som på lämpligt sätt beskriver kommunens vision, uppgift och verksamhet Genomfört Ej genomfört Egen mätning 11. Främja den digitala delaktigheten hos våra medborgare-med fokus på de äldre-samt öka digitaliseringen i våra kommunala verksamheter Uppnådd nivå enligt självskattning i eblomlådan avseende Allmänheten Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Uppnådd nivå enligt självskattning i eblomlådan avseende Äldre och personer i behov av omsorg Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL Uppnådd nivå enligt självskattning i eblomlådan avseende Ledning, arbetssätt och metoder Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL 12. Öka medborgarnas välmående genom att främja hälsa och trygghet samt motverka missbruk av alkohol, narkotika, doping och tobak (ANDT) Andel invånare år med riskabla alkoholvanor kommun Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) Folkhälso-mynd Elever i åk 5: Jag känner mig trygg i skolan Övre kvartilen av deltagande kommuner 25% (Övre kvartilen) 50% 25% (Lägsta kvartilen) SKL 5 10

11 Åk 1 gymnasiet som uppger att de dricker alkohol Bättre än föregående år Lägre Lika Högre ELSA ÅK 1 gymnasiet som uppger att de provat på narkotika Bättre än föregående år Lägre Lika Högre ELSA 6 11

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Allmänna utskottet 131 Dnr 2016/716 De enskilda vägarna i Leksands kommun - delbeslut om ansökan om lantmäteriförrättning Sammanfattning Som ett steg framåt i genomförandeprocessen av kommunfullmäktiges beslut den 19 september rörande enskilda vägar i föreslås att: Kommunen ska ansöka om lantmäteriförrättning för bildande av gemensamhetsanläggningar och samfällighetsföreningar för områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. Syftet med att kommunen ansöker om förrättning är bland annat att få en plats i kön då lantmäteriet har lång väntetid, men det är även en önskad starthjälp från flera byar. Det stödjer också syftet med projekt våra vägar i Leksand att få en aktiv väghållningsorganisation för områden kommunen bidrar med skötsel av enskild väg. Bakgrund - Våra vägar i Leksand Systemet med enskild väghållning är ett naturligt inslag i det svenska vägsystemet och är betydelsefullt för bosättning och utveckling av vår landsbygd. Kommuners engagemang i och bidrag till den enskilda väghållningen varierar utifrån skiftande historiska och nutida förutsättningar. Justeras Utdrag bestyrks 12

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Allmänna utskottet På 1970-talet åtog sig Leksands kommun frivilligt att sköta ett antal enskilda vägar i kommunen. I samband med detta övertog också kommunen vägföreningarnas statliga driftsbidrag. I nuläget sköter kommunen ca 33 mil enskild väg och har ett stort engagemang i skötsel av dessa. Intentionen är att Leksands kommun fortsätta ska erbjuda skötsel som en form av bidrag till drift av enskild väg. Det finns dock inga avtal eller annan klart uttalad överenskommelse med de olika väghållningsorganisationerna som reglerar kommunens åtagande, ansvar, rättigheter, skyldigheter, övertagandet av statsbidraget mm. Vägföreningarna slutade fungera Då kommunen under snart 45 år skött många enskilda vägar i Leksands byar har vägföreningarnas styrelser inte haft några direkta sysslor. Många väghållarorganisationer har därför slutat att fungera och är idag så kallade sovande vägföreningar. Nya enskilda vägar tillkommer Med åren har en praxis vuxit fram som i princip innebär att kommunen kan åta sig att sköta och bekosta driften av väg till permanent boende i direkt anslutning till byar inom Leksands kommun. Sedan 70-talet har många nya enskilda vägar till permanent boende tillkommit som har erhållit kommunal skötsel. Särskilda bidrag till vägbeläggning 1990 beslutade kommunfullmäktige om bidrag till vägbeläggning av enskild väg som innebär att kommunalt bidrag kan utgå med 50% av kostnad för beläggning. Kostnader för justering och förarbeten (såsom vägförstärkning) bekostas av sökande. Problematik med nuvarande väghållning Där det inte finns fungerande väghållningsorganisation blir det problem med finansieringen av nödvändiga investerings- och förbättringsarbeten. Om inte mer investeringsmedel tillförs kommer standarden på vägar succesivt försämras. Boende utmed enskild väg har ofta inte kännedom om vem som äger vägen och därmed vem som har det yttersta ansvaret för väghållningen. Svårt för kommunen att föra dialog med vägens ägare när motpart saknas. Många av de vägar kommunen sköter är inte byggda för dagens trafikmängd och belastning. En del är inte alls byggda utan bara blivit väg. Justeras Utdrag bestyrks 13

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Allmänna utskottet Nytt kommunalt beslut Den 19 september 2016 beslutade kommunfullmäktige att ägaransvaret, främst avseende investeringar, för de enskilda vägarna i Leksands kommun, klargörs och främjas. Efter beslutet har nu en genomförandeprocess startats upp och en arbetsgrupp har bildats. Kommunens målsättning är att skapa en långsiktigt hållbar vägstandard i Leksand genom att säkerställa en långsiktigt effektiv förvaltning av enskilda vägar med både kommunala medel och ökat ansvarstagande från vägs ägare. Målsättningen innebär; Tydlighet i ägande och ansvar med aktiva väghållningsorganisationer för enskilda vägar Tydliga regelverk (bidragstyper, omfattning, krav, kvalitet etc.) Långsiktigt säkerställa fungerande driftverksamhet (vägdrift, beredskap, trafiksäkerhet etc.) Långsiktigt säkerställa planering och finansiering av upprustning Effektiv ledning och effektiva administrativa stödsystem Säkerställa och utveckla kompetens inom vägdrift, upphandling, ekonomi, trafikfrågor etc. Beskrivning av ärendet För att en fastighet ska kunna nyttjas bra (för boende, verksamhet mm) behövs ofta tillgång till anläggningar utanför den egna fastighetens gränser, till exempel vägar, garagelängor eller lekplatser. När flera fastigheter inom samma by eller område har motsvarande behov kan man bilda en gemensamhetsanläggning. Det möjliggör en effektiv och långsiktigt god samverkan mellan grannarna. En gemensamhetsanläggning bildas genom att göra en lantmäteriförrättning och förvaltas ofta av en samfällighetsförening. Under genomförandeprocessen (projekt våra vägar i Leksand ) har vi konstaterat att det behöver bildas nya gemensamhetsanläggningar i de flesta av Leksandsbyarna för att långsiktigt säkerställa planering och finansiering för upprustning av enskilda vägar. Ett övergripande mål för kommunen är att aktiva väghållningsorganisationer (såsom vägförening, samfällighetsförening) för de enskilda vägarna. I dagsläget är lång väntetid (ca 2 år) hos lantmäteriet för att göra en förrättning. För att komma vidare med vägfrågan är det angeläget att ansöka om förrättning för bildande av gemensamhetsanläggningar i byar och områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. Vi har haft möten med alla byområden som ingår i kommunbygderådet där vi även informerat om behovet av att komma igång och göra förrättningar. Många byar/områden har uttryckt att man helst ser att kommunen ansöker om en lantmäteriförrättning som ett steg för att få igång en aktiv väghållarorganisation. Justeras Utdrag bestyrks 14

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Allmänna utskottet Kommunen har möjlighet att göra ansökan om förrättning inom hela kommunen. Därför föreslås att kommunen ska göra en sådan ansökan som omfattar alla byar och områden där kommunen idag sköter de enskilda vägarna. Det finns en del förtjänster med att kommunen ansöker om förrättning: Säkerställa en plats i kön Ansökan om förrättning sker inom den tidsram där det finns möjlighet att få kommunalt bidrag till förrättning Inte onödigtvis ska dra ut på tiden för genomförandeprocessen Det underlättar arbetet i våra byar att få en hjälpande hand med att ansöka om förrättning Alla får samma starthjälp Om någon by inte vill genomföra en förrättning går det att tacka nej innan förrättningen påbörjas. Vi har tidigare varit tveksamma till om det är lämpligt att kommunen ansöker om förrättning. Men efter de möten som genomförts med representanter för de flesta byarna i Leksand anser vi att det är ett lämpligt och nödvändigt steg för att komma framåt i vägfrågan. Ekonomi Lantmäteriet har tidigare angett att kostnaden för att bilda en gemensamhetsanläggning för vägar brukar ligga på ca kronor per bostadsfastighet. Kommunstyrelsen har tidigare tagit beslut om att kommunen kan ge bidrag till dessa förrättningar. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från trafikingenjör Lars Lindblom, daterat Justeras Utdrag bestyrks 15

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Allmänna utskottet Allmänna utskottets förslag för beslut kommunstyrelsen 1. Ansöka om lantmäteriförrättning för bildande av gemensamhetsanläggning och samfällighetsföreningar för områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. 2. Uppdra till förvaltningen att på lämpligt sätt informera berörda fastighetsägare om innehållet och innebörden av beslutet. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justeras Utdrag bestyrks 16

17 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2016/716 1(5) Samhällsutveckling Lars Lindblom, Telefon. De enskilda vägarna i Leksands kommun Sammanfattning Som ett steg framåt i genomförandeprocessen av kommunfullmäktiges beslut rörande enskilda vägar i föreslås att: Kommunen ska ansöka om lantmäteriförrättning för bildande av gemensamhetsanläggningar och samfällighetsföreningar för områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. Syftet med att kommunen ansöker om förrättning är bland annat att få en plats i kön då lantmäteriet har lång väntetid, men det är även en önskad starthjälp från flera byar. Det stödjer också syftet med projekt våra vägar i Leksand att få en aktiv väghållningsorganisation för områden kommunen bidrar med skötsel av enskild väg. Bakgrund - Våra vägar i Leksand Systemet med enskild väghållning är ett naturligt inslag i det svenska vägsystemet och är betydelsefullt för bosättning och utveckling av vår landsbygd. Kommuners engagemang i och bidrag till den enskilda väghållningen varierar utifrån skiftande historiska och nutida förutsättningar. På 1970-talet åtog sig Leksands kommun frivilligt att sköta ett antal enskilda vägar i kommunen. I samband med detta övertog också kommunen vägföreningarnas statliga driftsbidrag. I nuläget sköter kommunen ca 33 mil enskild väg och har ett stort engagemang i skötsel av dessa. Intentionen är att Leksands kommun fortsätta ska erbjuda skötsel som en form av bidrag till drift av enskild väg. 17

18 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/716 2(5) Det finns dock inga avtal eller annan klart uttalad överenskommelse med de olika väghållningsorganisationerna som reglerar kommunens åtagande, ansvar, rättigheter, skyldigheter, övertagandet av statsbidraget mm. Vägföreningarna slutade fungera Då kommunen under snart 45 år skött många enskilda vägar i Leksands byar har vägföreningarnas styrelser inte haft några direkta sysslor. Många väghållarorganisationer har därför slutat att fungera och är idag så kallade sovande vägföreningar. Nya enskilda vägar tillkommer Med åren har en praxis vuxit fram som i princip innebär att kommunen kan åta sig att sköta och bekosta driften av väg till permanent boende i direkt anslutning till byar inom Leksands kommun. Sedan 70-talet har många nya enskilda vägar till permanent boende tillkommit som har erhållit kommunal skötsel. Särskilda bidrag till vägbeläggning 1990 beslutade kommunfullmäktige om bidrag till vägbeläggning av enskild väg som innebär att kommunalt bidrag kan utgå med 50 % av kostnad för beläggning. Kostnader för justering och förarbeten (såsom vägförstärkning) bekostas av sökande. Problematik med nuvarande väghållning Där det inte finns fungerande väghållningsorganisation blir det problem med finansieringen av nödvändiga investerings- och förbättringsarbeten. Om inte mer investeringsmedel tillförs kommer standarden på vägar succesivt försämras. Boende utmed enskild väg har ofta inte kännedom om vem som äger vägen och därmed vem som har det yttersta ansvaret för väghållningen. Svårt för kommunen att föra dialog med vägens ägare när motpart saknas. Många av de vägar kommunen sköter är inte byggda för dagens trafikmängd och belastning. En del är inte alls byggda utan bara blivit väg. Nytt kommunalt beslut Den 19 september 2016 beslutade kommunfullmäktige att ägaransvaret, främst avseende investeringar, för de enskilda vägarna i Leksands kommun, klargörs och främjas. Efter beslutet har nu en genomförandeprocess startats upp och en arbetsgrupp har bildats. Kommunens målsättning är att skapa en långsiktigt hållbar vägstandard i Leksand genom att säkerställa en långsiktigt effektiv förvaltning av enskilda vägar med både kommunala medel och ökat ansvarstagande från vägs ägare. 18

19 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/716 3(5) Målsättningen innebär; Tydlighet i ägande och ansvar med aktiva väghållningsorganisationer för enskilda vägar Tydliga regelverk (bidragstyper, omfattning, krav, kvalitet etc) Långsiktigt säkerställa fungerande driftverksamhet (vägdrift, beredskap, trafiksäkerhet etc) Långsiktigt säkerställa planering och finansiering av upprustning. Effektiv ledning och effektiva administrativa stödsystem Säkerställa och utveckla kompetens inom vägdrift, upphandling, ekonomi, trafikfrågor etc. Beskrivning av ärendet För att en fastighet ska kunna nyttjas bra (för boende, verksamhet mm) behövs ofta tillgång till anläggningar utanför den egna fastighetens gränser, till exempel vägar, garagelängor eller lekplatser. När flera fastigheter inom samma by eller område har motsvarande behov kan man bilda en gemensamhetsanläggning. Det möjliggör en effektiv och långsiktigt god samverkan mellan grannarna. En gemensamhetsanläggning bildas genom att göra en lantmäteriförrättning och förvaltas ofta av en samfällighetsförening. Under genomförandeprocessen (projekt våra vägar i Leksand ) har vi konstaterat att det behöver bildas nya gemensamhetsanläggningar i de flesta av Leksandsbyarna för att långsiktigt säkerställa planering och finansiering för upprustning av enskilda vägar. Ett övergripande mål för kommunen är att aktiva väghållningsorganisationer (såsom vägförening, samfällighetsförening) för de enskilda vägarna. I dagsläget är lång väntetid (ca 2 år) hos lantmäteriet för att göra en förrättning. För att komma vidare med vägfrågan är det angeläget att ansöka om förrättning för bildande av gemensamhetsanläggningar i byar och områden där kommunen idag bidrar till skötsel av enskild väg. Vi har haft möten med alla byområden som ingår i kommunbygderådet där vi även informerat om behovet av att komma igång och göra förrättningar. Många byar/områden har uttryckt att man helst ser att kommunen ansöker om en lantmäteriförrättning som ett steg för att få igång en aktiv väghållarorganisation. Kommunen har möjlighet att göra ansökan om förrättning inom hela kommunen. Därför föreslås att kommunen ska göra en sådan ansökan som omfattar alla byar och områden där kommunen idag sköter de enskilda vägarna. 19

20 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/716 4(5) Det finns en del förtjänster med att kommunen ansöker om förrättning: Säkerställa en plats i kön Ansökan om förrättning sker inom den tidsram där det finns möjlighet att få kommunalt bidrag till förrättning Inte onödigtvis ska dra ut på tiden för genomförandeprocessen Det underlättar arbetet i våra byar att få en hjälpande hand med att ansöka om förrättning. Alla får samma starthjälp. Om någon by inte vill genomföra en förrättning går det att tacka nej innan förrättningen påbörjas. Vi har tidigare varit tveksamma till om det är lämpligt att kommunen ansöker om förrättning. Men efter de möten som genomförts med representanter för de flesta byarna i Leksand anser vi att det är ett lämpligt och nödvändigt steg för att komma framåt i vägfrågan. Ekonomi Lantmäteriet har tidigare angett att kostnaden för att bilda en gemensamhetsanläggning för vägar brukar ligga på ca kronor per bostadsfastighet. Kommunstyrelsen har tidigare tagit beslut om att kommunen kan ge bidrag till dessa förrättningar. Förslag till beslut 1. Ansöka om lantmäteriförrättning för bildande av gemensamhetsanläggning och samfällighetsföreningar för områden där kommunen per den 31 december 2017 bidrar till skötsel av enskild väg. 2. Uppdra till förvaltningen att på lämpligt sätt informera berörda fastighetsägare om innehållet och innebörden av beslutet. Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande daterat Slutligt beslut expedieras (skickas) till Trafikingenjör Lars Lindblom 20

21 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/716 5(5) Gatuchef Olle Oskarsson, Leksandsbostäder AB 21

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (3) Allmänna utskottet 132 Dnr 2017/1554 Förändring av huvudmannaskap för vägar i norra Leksands tätort Bakgrund Inom Leksands kommun pågår ett arbete rörande kommunens engagemang i det enskilda vägarna. I samband med det arbetet har frågan om att förändra huvudmannaskap från kommunalt till enskilt huvudmannaskap i norra delen av Leksands tätort väckts från politiskt håll. En åsikt som förts fram är att de centralaste delarna av Leksands tätort ska ha kommunalt huvudmannaskap och övriga delar av Leksands Noret ska ha enskilt huvudmannaskap. Kartbilden bredvid visar förslag på område där man vill förändra huvudmannaskapet. Ett grundläggande resonemang har varit att centrala Leksands Noret erbjuder samhällsservice i form av sjukvård, apotek, dagligvaruhandel, skolor, större fritidsanläggningar mm vilket anses motivera kommunalt huvudmannaskap. Det markerade området anses kunna likställas med Åkerö, Insjön och andra jämförbara tätortsområden där det idag är enskilt huvudmannaskap. Fakta om huvudmannaskap Alla allmänna platser ska ha en huvudman. Huvudmannen för de allmänna platserna är ansvarig för att ställa iordning och förvalta de allmänna platserna, till exempel för att bygga ut och sköta gator, torg, parker mm. Huvudmannaskapet för allmänna platser i en detaljplan kan vara antingen kommunalt eller enskilt. Huvudregeln är att kommunen är huvudman för de allmänna platserna. Detta anges direkt i plan- och bygglagen. Justeras Utdrag bestyrks 22

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (3) Allmänna utskottet Om det finns särskilda skäl kan någon annan än kommunen vara huvudman, så kallat enskilt huvudmannaskap. Om kommunen vill överlåta underhållet av den allmänna platsen till enskilt huvudmannaskap behöver kommunen upphäva gällande detaljplan och anta en ny med bestämmelser om att huvudmannaskapet ska vara enskilt. Det krävs särskilda skäl för en sådan bestämmelse och skälen ska anges i planbeskrivningen. Det ska tydligt framgå vilka avvägningar som gjorts samt vad huvudmannaskapet innebär för dem som blir berörda. Kort jämförelse mellan kommunalt respektive enskilt huvudmannaskap: Kommunalt huvudmannaskap Kommunen ska: ställa i ordning gator och andra allmänna platser sköta underhållet Betalas med kommunalskatten Likvärdig standard Enskilt huvudmannaskap Fastighetsägarna inom planområdet ska: ställa i ordning gator och andra allmänna platser sköta underhållet Betalas av fastighetsägarna (eventuellt med bidrag från kommun/trafikverket) Olika standard Tillgänglig för alla Tillgänglig för?? Kommunal förvaltning Gemensamhetsanläggningar och samfällighetsföreningar bildas för förvaltning Sektorns/avdelningens bedömning Tjänstemän inom sektorn för Samhällsutveckling är tveksamma till lämpligheten att driva igenom en förändring av huvudmannaskap där avsikten är att kommunen inte längre ska vara huvudman för allmän plats i norra delarna av Leksands tätort. Justeras Utdrag bestyrks 23

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (3) Allmänna utskottet Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från sektor samhällsutveckling, daterat Allmänna utskottets förslag för beslut i kommunstyrelsen Ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna för förändrat huvudmannaskap till enskilt huvudmannaskap i enlighet med kartskissen ovan. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justeras Utdrag bestyrks 24

25 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2017/1554 1(3) Sektor Samhällsutveckling Förändring av huvudmannaskap för vägar i norra Leksands tätort Bakgrund Inom Leksands kommun pågår ett arbete rörande kommunens engagemang i det enskilda vägarna. I samband med det arbetet har frågan om att förändra huvudmannaskap från kommunalt till enskilt huvudmannaskap i norra delen av Leksands tätort väckts från politiskt håll. En åsikt som förts fram är att de centralaste delarna av Leksands tätort ska ha kommunalt huvudmannaskap och övriga delar av Leksands Noret ska ha enskilt huvudmannaskap. Kartbilden intill visar förslag på område där man vill förändra huvudmannaskapet. Ett grundläggande resonemang har varit att centrala Leksands Noret erbjuder samhällsservice i form av sjukvård, apotek, dagligvaruhandel, skolor, större fritidsanläggningar mm vilket anses motivera kommunalt huvudmannaskap. Det markerade området anses kunna likställas med Åkerö, Insjön och andra jämförbara tätortsområden där det idag är enskilt huvudmannaskap. Fakta om huvudmannaskap Alla allmänna platser ska ha en huvudman. Huvudmannen för de allmänna platserna är ansvarig för att ställa iordning och förvalta de allmänna platserna, till exempel för att bygga ut och sköta gator, torg, parker mm. Huvudmannaskapet för allmänna platser i en detaljplan kan vara antingen kommunalt eller enskilt. Huvudregeln är att kommunen är huvudman för de allmänna platserna. Detta anges direkt i plan- och bygglagen. Om det finns särskilda skäl kan någon annan än kommunen vara huvudman, så kallat enskilt huvudmannaskap. Om kommunen vill överlåta underhållet av den allmänna platsen till enskilt huvudmannaskap behöver kommunen upphäva gällande detaljplan och anta en ny med bestämmelser om att huvudmannaskapet ska vara enskilt. 25

26 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2017/1554 2(3) Det krävs särskilda skäl för en sådan bestämmelse och skälen ska anges i planbeskrivningen. Det ska tydligt framgå vilka avvägningar som gjorts samt vad huvudmannaskapet innebär för dem som blir berörda. Kort jämförelse mellan kommunalt respektive enskilt huvudmannaskap: Kommunalt huvudmannaskap Kommunen ska: ställa i ordning gator och andra allmänna platser sköta underhållet Betalas med kommunalskatten Likvärdig standard Kommunal förvaltning Enskilt huvudmannaskap Fastighetsägarna inom planområdet ska: ställa i ordning gator och andra allmänna platser sköta underhållet Betalas av fastighetsägarna (eventuellt med bidrag från kommun/trafikverket) Olika standard Gemensamhetsanläggningar och samfällighetsföreningar bildas för förvaltning Länkar till mer information om PBL, huvudmannaskap etc: splanering-ochkulturmiljo/planfragor/tema%20pbl%202015/3.huvudmannaskapsfragan_ Gavle1501_KB.pdf nnaskap_for_allman_plats.pdf mstolen/p% pdf

27 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2017/1554 3(3) Sektorns bedömning Tjänstemän inom sektorn för Samhällsutveckling är tveksamma till lämpligheten att driva igenom en förändring av huvudmannaskap där avsikten är att kommunen inte längre ska vara huvudman för allmän plats i norra delarna av Leksands tätort. Förslag till beslut Ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna för förändrat huvudmannaskap till enskilt huvudmannaskap i enlighet med kartskissen ovan. Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande daterat Slutligt beslut expedieras (skickas) till Planavdelningen (Malin Bengtsson), Leksands kommun Näringslivsenheten (Per Strid), Leksands kommun Mark och Exploatering (Martina Hellgren), Leksands kommun Strategisk planering (Anna Ograhn), Leksands kommun Trafikenheten (Lars Lindblom), Leksands kommun Gata/Park (Olle Oskarsson), Leksandsbostäder 27

28 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Utskottet för vård och omsorg 56 Dnr 2016/625 Nybyggnation av särskilda boenden Beskrivning av ärendet Hyreskontraktet för Limsjögården upphör Kommunen behöver ersätta platserna med nya platser på ett annat boende. Det är inte aktuellt att förlänga hyreskontraktet med Limsjögården eftersom det medför alldeles för höga kostnader. Kommunstyrelsen beslutade i januari 2016 att ge sektorn för vård och omsorg i uppdrag att utreda var det är mest lämpligt utifrån såväl ett ekonomiskt som kvalitetsmässigt perspektiv att bygga ett nytt särskilt boende. Sektorns/avdelningens bedömning Sektorns förslag är för att möta kommande behov av antalet särskilda platser att i etapp ett, bygga ett nytt särskilt boende vid Tibble med 70 platser, där av 16 nya platser. Etapp två blir att bygga till och om befintlig byggnad på Edshult för att möta kommande behov, 90 platser där av 16 nya platser. Se funktionsprogram inklusive kostnadsberäkning. Var hemtjänsten, korttidsavdelning 2 samt HSR enheten ska lokaliseras får bli en separat utredning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat Funktionsbeskrivning, daterad Utskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Bygga särskilda boenden enligt sektorns förslag med start Uppdra till sektorn att under 2018 påbörja utredning var hemtjänsten, korttidsavdelning 2 samt HSR-enheten ska lokaliseras. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justeras Utdrag bestyrks 28

29 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2016/625 1(2) Vård och omsorg Ulrika Gärdsback, Telefon. Nybyggnad av särskilda boenden Beskrivning av ärendet Hyreskontraktet för Limsjögården upphör Kommunen behöver ersätta platserna med nya platser på ett annat boende. Det är inte aktuellt att förlänga hyreskontraktet med Limsjögården eftersom det medför alldeles för höga kostnader. Kommunstyrelsen beslutade i januari 2016 att ge sektorn för vård och omsorg i uppdrag att utreda var det är mest lämpligt utifrån såväl ett ekonomiskt som kvalitetsmässigt perspektiv att bygga ett nytt särskilt boende. Sektorns/avdelningens bedömning Sektorns förslag är för att möta kommande behov av antalet särskilda platser att i etapp ett, bygga ett nytt särskilt boende vid Tibble med 70 platser, där av 16 nya platser. Etapp två blir att bygga till och om befintlig byggnad på Edshult för att möta kommande behov, 90 platser där av 16 nya platser. Se funktionsprogram inklusive kostnadsberäkning. Var hemtjänsten, korttidsavdelning 2 samt HSR enheten ska lokaliseras får bli en separat utredning. Finansiering Se kostnadsberäkningen. Samverkan med fackliga organisationer Framtagandet av funktionsprogrammet har skett i samverkan med partners från kommunal, vårdförbundet, SSR, vision, ledarna. Förslag till beslut 1. Bygga särskilda boenden enligt sektorns förslag med start Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Funktionsbeskrivning,

30 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/625 2(2) Slutligt beslut expedieras (skickas) till Sektorchef Ulrika Gärdsback Leksandsbostäder Anders Backhans 30

31 RAPPORT Datum (26) Arbetsgrupp Karin Sandström, undersköterska Anita Widén-Jobs, undersköterska Eva Mansikka, kommunal HSO Maria Björs, Silviasyster Kristina Boman, demenssjuksköterska Anna Sommar, sjukgymnast Jenny Flitt, arbetsterapeut Adrienne Sirks Domeij, enhetschef Joacim Andersson, avdelningschef särskilt boende Lotta Arnesson, utredare Roland Appelgren, projektledarbyrån FRAMTIDENS SÄRSKILDA BOENDE Leksands kommun Webbplats E-post Organisationsnr Postadress Vård och omsorg Leksand Besöksadress Torget 5 Telefon Kundtjänst Fax Bankgiro

32 Datum (26) Sammanfattning Hyreskontraktet för Limsjögården upphör Kommunen behöver ersätta platserna med nya platser på ett annat boende. Det är inte aktuellt att förlänga hyreskontraktet med Limsjögården eftersom det medför alldeles för höga kostnader. Enligt befolkningsprognosen kommer behovet av platser inom särskilt boende att öka de kommande åren bedöms behovet öka med 16 platser, 2025 med 40 platser och 2030 är behovet 84 fler platser än idag. Kommunen arbetar idag med flera förebyggande insatser för att minska behovet av SÄBO-platser och den planerar att införa ytterligare insatser för att minska behovet. Slutsatsen är att även om vi kan minska behovet av SÄBO-platser genom att erbjuda trygghetsboende, utökad hemtjänst, utökad dagverksamhet, förebyggande insatser och rehabiliteringsinsatser i hemmet så är bedömningen att det kommer att finnas behov av minst två nya boenden på sikt. År Behov 2021 Klart boende med demensstandard i Tibble, 70 platser 2021 Flytta hemtjänstens hus, HSR och korttidsboende till Edshult (Särskild utredning) 2025 Klar ombyggnad av Edshult till demensboende med mera, 90 platser (Särskild utredning) Det är viktigt att skapa en boendemiljö som upplevs som trygg och hemlik och som inbjuder till aktiviteter samt gemenskap och samvaro med såväl boende som anhöriga. Boendets utformning ska även möjliggöra en god arbetsmiljö för personalen. Lokalerna ska vara utformade på ett sådant sätt att de visar på effektiva lösningar som tar till vara på lokalytan och har en långsiktig hållbarhet. Tanken är också at trygghetsboende, korttidsboende och dagverksamhet samt anhöriga och övriga samhället ska kunna nyttja olika aktiviteter som erbjuds på boendet. Café, restaurang, frisör, fotvård och olika underhållningar med mera ska vara öppna för alla. Det blir lättare att hålla boendet levande om flera kan ta del av det. Det är också viktigt att skapa förutsättningar så att såväl boende som anhöriga kan vara digitalt aktiva. 32

33 Datum (26) Innehåll 1 Nuläge och prognos Beslut om att bygga nytt särskilt boende Särskilda boenden och platsantal Befolkningsprognos och behov av platser Kan vi minska behovet av SÄBO-platser? Två boenden för att täcka behovet Viktiga aspekter vid utformning av särskilt boende Kommunens grundinställning Det är lätt att leva i Leksand - Vision Trygg och hemlik boendemiljö Aktiviteter för alla Digitalisering Berättelse ur ett boendeperspektiv Utformning och funktioner i boendet Gemensamma utrymmen och aktiviteter i centrum Boendeenheter Gemensamma utrymmen på boendeenheterna Lägenheter Utemiljö Framtida behov och kostnadsbedömning Framtida behov Kostnadsbedömnig nytt boende i Tibble...16 BILAGA - Allmänna krav och förväntningar...18 BILAGA Rum och rumsfunktioner

34 Datum (26) 1 Nuläge och prognos 1.1 Beslut om att bygga nytt särskilt boende Hyreskontraktet för Limsjögården upphör Kommunen behöver ersätta platserna med nya platser på ett annat boende. Det är inte aktuellt att förlänga hyreskontraktet med Limsjögården eftersom det medför alldeles för höga kostnader. Kommunstyrelsen beslutade i januari 2016 att ge sektorn för vård och omsorg i uppdrag att utreda var det är mest lämpligt utifrån såväl ett ekonomiskt som kvalitetsmässigt perspektiv att bygga ett nytt särskilt boende. 1.2 Särskilda boenden och platsantal Det finns fem särskilda boenden i kommunen varav två ligger centralt och övriga ligger i Tibble, Siljansnäs och Insjön. Boenden och platsantal: Limsjögården, centrala Leksand 27 Edshult, centrala Leksand 74 (varav 2 korttids och 1 växel) Tibble 27 Björkbacken, Siljansnäs 23 Solhem, Insjön 32 I dagsläget finns det 183 platser inom särskilt boende. Det finns även 16 korttidsplatser. 1.3 Befolkningsprognos och behov av platser Prognos antal ökade platser särskilt boende Enligt prognosen kommer behovet av platser inom särskilt boende att öka de kommande åren bedöms behovet öka med 16 platser, 2025 med 40 platser och 2030 är behovet 84 fler platser än idag. 1 1 Prognosen utgår från individdata och konsumtionsmönster Beviljade timmar eller belagda dygn i resp åldersgrupp skrivs fram med SCB:s befolkningsprognos

35 Datum (26) Prognos platsantal särskilt boende exklusive korttidsplatser Enligt prognosen kommer antalet platser inom särskilt boende att öka successivt åren 2017 till Idag finns det 183 platser och 2030 bedöms behovet vara 267 platser. Prognos demensdiagnos och ej demensdiagnos Demensdiagnos Ej demensdiagnos Enligt prognosen har ca 63% av de som bor på särskilt boende idag demensdiagnos. 114 personer har demensdiagnos och 69 har inte det är prognosen 168 med demensdiagnos och 99 som inte har det. 35

36 Datum (26) 1.4 Kan vi minska behovet av SÄBO-platser? Kommunen arbetar redan idag med förebyggande insatser för att så många som möjligt ska kunna bo hemma så länge som möjligt. Äldre erbjuds: Tryggad hemgång från sjukhus vilket innebär att de inte med automatik kommer till ett korttidsboende och sedan till ett särskilt boende. I första hand kommer de till hemmet och får fler insatser. Därefter bedöms behovet av insats. Alla som har fyllt 85 år erbjuds: Hembesök av rehabiliteringspersonal som gör riskbedömningar i hemmet och ger olika enkla träningsråd. Hembesök till de som ramlat i hemmet under de senaste månaderna för att se över riskerna i hemmiljön. Dagverksamhet: Personer med demenssjukdom som bor kvar hemma erbjuds dagverksamhet 1-5 dagar per vecka. Biståndsbeslut krävs. Dagverksamheten erbjuder social gemenskap samt möjlighet till att få en meningsfull dag. Det kan i vissa fall även vara avlastning för anhöriga. Aktiviteterna planeras utifrån besökarnas förutsättningar och intresse. Vad kan vi göra för att minska behovet av SÄBO-platser ytterligare? Det är viktigt att erbjuda ett boende och en boendemiljö som äldre trivs med och som också möter deras behov och förutsättningar. Ett trygghetsboende med närhet till lokaler för gemensamma aktiviteter, närhet till service och butiker samt god tillgänglighet skulle förmodligen minska behovet av SÄBOplatser. Nyproduktion av bostäder där allt byggs tillgängligt innebär förmodligen också att behovet minskar. Utöka hemtjänstinsatserna efter sjukhusvistelse på grund av plötslig och omfattande försämring av hälsan. Biståndsbeslutet skulle kunna gälla en kort period när hälsan är försämrad. Rehabiliteringspersonal och biståndshandläggare kan arbeta tillsammans med svåra och komplexa ärenden. Syftet är att ge biståndshandläggarna ett bättre beslutsunderlag. Utöka förebyggande insatser hos de som bor kvar hemma för att minska fall med mera. Välfärdsteknologin innebär troligen ökad självständighet och att fler kan bo hemma längre. Till exempel kan en tillsynskamera i hemmet underlätta för såväl boende som personal. Utvecklingen av den digitala tekniken innebär också möjlighet till rehabiliteringsträning med hjälp av spelkonsol/dator/surfplatta i hemmet. Utöka dagverksamheten 36

37 Datum (26) 1.5 Två boenden för att täcka behovet Slutsatsen är att även om vi kan minska behovet av SÄBO-platser genom att erbjuda trygghetsboende, utökad hemtjänst, utökad dagverksamhet, förebyggande insatser och rehabiliteringsinsatser i hemmet så är bedömningen att det kommer att finnas behov av minst två boenden på sikt. 37

38 Datum (26) 2 Viktiga aspekter vid utformning av särskilt boende 2.1 Kommunens grundinställning Kommunens grundinställning är att alla människor, så långt det är möjligt, ska ges möjlighet att bo kvar i sin ordinarie bostad. När den möjligheten upphör, krävs ett väl fungerande särskilt boende. Ett särskilt boende är till för dem som har ett omfattande omvårdnadsoch tillsynsbehov som sträcker sig över stor del av dygnet. Det krävs biståndsbeslut för att beviljas särskilt boende. Enligt socialtjänstlagen, SoL, ska kommunen erbjuda ett boende som är anpassat för den enskildes behov. Den boende ska erbjudas trygghet, omsorg och service samt hälso- och sjukvård av personal med rätt kompetens. Enligt FN:s konvention om mänskliga rättigheter ska kommunen verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. 2.2 Det är lätt att leva i Leksand - Vision 2025 Leksands kommuns vision sträcker sig fram till Det är lätt att leva i Leksand, en kommun med invånare. Här möts öppna och levnadsglada människor i ett modernt samhälle som präglas av valfrihet, professionalitet och omtanke. 2.3 Trygg och hemlik boendemiljö Det är viktigt att skapa en boendemiljö som upplevs som trygg och hemlik och som inbjuder till aktiviteter samt gemenskap och samvaro med såväl boende som anhöriga. Målet är att de som flyttar till särskilt boende ska uppleva: - Inflytande och självbestämmande Omvårdnad och omsorg ska utformas tillsammans med den boende så att han/hon har möjlighet att påverka och bestämma över sitt eget liv. - Trygghet och kvalité Den boende ska känna trygghet med personalen och den ska kunna lita på att omvårdnad och omsorg utförs med god kvalité. - Gott bemötande, respekt och integritet Omvårdnaden och omsorgen ska genomsyras av gott bemötande. Man ska visa respekt för andra männsikor. Varje människa är en unik individ med egna förutsättningar och behov. 38

39 Datum (26) Boendets utformning ska även möjliggöra en god arbetsmiljö för personalen. Lokalerna ska vara utformade på ett sådant sätt att de visar på effektiva lösningar som tar till vara på lokalytan och har en långsiktig hållbarhet. 2.4 Aktiviteter för alla Tanken är att trygghetsboende, korttidsboende och dagverksamhet samt anhöriga och övriga samhället ska kunna nyttja olika aktiviteter som erbjuds på boendet. Café, restaurang, frisör, fotvård och olika underhållningar med mera ska vara öppna för alla. Det blir lättare att hålla boendet levande om flera kan ta del av det. Det skapar också trygghet när exempelvis boende ska flytta från trygghetsboende till särskilt boende eftersom de känner igen sig i boendemiljön. 2.5 Digitalisering Digitaliseringen är ett av kommunens prioriterade områden. Utvecklingen går fort och det innebär att vi kan göra helt nya saker på helt nya sätt. Kommunen måste skapa förutsättningar så att såväl boende som anhöriga kan vara digitalt aktiva. 39

40 Datum (26) 3 Berättelse ur ett boendeperspektiv Ett boende utgör för många hela det livsrum man har till sitt förfogande. När krafterna sinar och orken inte finns att ta sig ner till centrum för att handla och umgås eller ta sig bort till parken då flyttar vi torget och parken till boendet. Berättelse - Bertil med demensdiagnos: Bertil med demensdiagnos har börjat på dagverksamhet efter ett hembesök av demenssjuksköterskan och biståndshandläggare. Dagverksamheten ligger i anslutning till ett trevligt nybyggt boende som har ett väl utvecklat centrum med restaurang, café, frisör, fotvård och fina lokaler för underhållning och gemensamma aktiviteter där olika aktörer samverkar. Bertil trivs bra på dagverksamheten, där känner han gemenskap med de andra gästerna och får en meningsfull dag. Under dagen serveras gemensamma måltider där gästerna får vara delaktiga i ordningsställandet. Frukosten är en lugn och bra start på dagen, då läses morgontidningen och samtalsämnena avlöser varandra. Man pratar om hur dagen kommer att se ut och vilka aktiviteter som erbjuds. Bertil trivs i verkstaden och när han är i trädgården. På morgonen de dagar Bertil ska till dagverksamheten kommer taxi och hämtar honom. Dessa dagar brukar Bertils fru passa på att göra sysslor utanför hemmet som, större inköp, gå till frisören, träffa vänner och besöka simhallen. Dagarna är viktiga för henne för att praktiskt få vardagen att fungera och få värdefull tid till återhämtning. På onsdagarna ska hon äntligen börja på en kurs i måleri, som hon nu kan vara med på eftersom kommunen erbjuder tio timmar avlösning i hemmet. Efter en tid försämras Bertil i sin sjukdom och hemsituationen blir ohållbar, Bertil får komma på en korttidsplats i väntan på ett permanentboende. Bertil flyttar in på boendet. Där finns en fin, lättillgänglig inhägnad trädgård, som ökar frihetskänslan och samtidigt inger trygghet. Trädgården har fina gångstråk, sittplatser och rogivande miljö. Där finns bärbuskar och träd, blommande rabatter och möjlighet att följa årstidernas växlingar. Trädgården skänker Bertil både glädje och stimulans och han känner att han gör nytta. Att kunna vattna blommor, kratta och skotta snö är en naturlig syssla som hjälper Bertil att behålla sin fysiska förmåga och att stärka hans självkänsla. I kiosken köper Bertil sin kvällstidning. Eftersom Bertil tidigare besökt centrumet i samband med tiden på dagverksamheten, känner han igen sig och personerna som brukar vistas där. 40

41 Datum (26) När anhöriga kommer på besök brukar de fika på caféet eller äta middag i restaurangen och med hjälp av fru eller personal använder Bertil Skype för att hålla kontakt med barn och barnbarn som bor på annan ort. Bertils lägenhet är ljus och trevlig med fönster ut mot trädgården. Med sina personliga möbler och ägodelar har han möblerat lägenheten precis som han själv vill ha den. Lägenheten har ett litet pentry, en hall med plats för hjälpmedel och garderober. Badrummet är varmt och rymligt med golvvärme och har plats för tvättmaskin. Till lägenheten hör ett förråd. Det finns ett trygghetssystem som är individuellt utprovat, det hjälper Bertil att behålla sin självständighet och integritet. Färger och symboler gör det lättare för Bertil att orientera sig och att tolka omgivningen. Bertil försämras allt mer i sin sjukdom vilket gör att han inte rör sig i lokalerna som tidigare, och när han går ut vill han ha sällskap. Han upplever att det blivit rörigare och fler människor i matrummet, Bertil känner sig osäker och äter allt oftare ensam i sin lägenhet. Det händer att han blir påmind att han redan köpt tidningen, det har han glömt. När den efterlängtade våren kommer fylls trädgården med människor, Bertil blir irriterad och arg och försöker fösa bort alla inkräktare i hans trädgård, men de påstår att den är till för alla. Han får svårare att greppa tillvaron, känner sig ledsen och otrygg, hittar inte hem längre. Han isolerar sig i sin lägenhet. Bertil flyttar till en mindre enhet med färre lägenheter. Han känner igen personalen sedan tidigare och det är färre ansikten att hålla reda på. Det är mycket lugnare i matrummet, och personalen sitter alltid med under måltiderna. Bertil mår bättre här. Personalen är lyhörd för Bertils behov. Han blir väl omhändertagen efter dagsform och humör, personalen känner honom väl. Han får gott om tid och stöttning i det han behöver. Bertil som tidigare varit en aktiv man, har blivit initiativlös och tappat intresset för det mesta, men personalen är duktiga att se Bertil och vad han behöver. Dom påminner, motiverar, vägleder och hjälper Bertil att optimalt använda sina förmågor. Här är tryggt och familjärt att leva ända fram till livets slut. 41

42 Datum (26) 4 Utformning och funktioner i boendet 4.1 Gemensamma utrymmen och aktiviteter i centrum I centrum, som är boendets kärna, bör det finnas: Cafeteria Trevlig samlingspunkt med gott fika för såväl boende som anhöriga. Restaurang Trevlig samlingspunkt med god och varierad mat. De boende kan välja om de vill gå till restaurangen och äta eller om de vill äta i sin boendeenhet. Kök Trevlig samvaro med möjlighet att baka exempelvis en kaka tillsammans med sina anhöriga. Köket kan även användas som träningskök. Flexibelt aktivitetsrum Meningsfulla aktiviteter med möjlighet att sy, snickra och måla mm. Biblioteksrum Meningsfulla aktiviteter med möjlighet att läsa en bra bok och lyssna på musik. Här finns även möjlighet till ensamaktivitet med lugn och ro. IT-hörna Här finns bland annat möjlighet att surfa och kommunicera via Skype. Samlingssal/festlokal Här finns möjlighet att fira födelsedagar med anhöriga, ordna tillställningar för de boende, bio mm. Det finns även möjlighet för föreningar att hyra lokalen. Gym Här finns möjlighet till rehabilitering samt att stödja och bibehålla det friska i kroppen. Boende från olika boendeenheter kan träffas och träna tillsammans. Frisör, fotvård, massör Här finns möjlighet att klippa sig, fotvård och massage. Orangeri Sinnenas rum Ljusrum Ett ljusrum som stimulerar olika sinnen. Reception Receptionisten ansvarar bland annat för att boka och hjälpa till med aktiviteter, hjälpa till att hitta rätt, få anhöriga att känna sig välkomna, sälja fika. (Avlasta undersköterskor med uppgifter) 42

43 Datum (26) Motiv till varför det är viktigt att ha ett centrum med olika aktiviteter: Det är viktigt att kunna leva ett liv som är likt det man levde innan man fick sin funktionsnedsättning. Många boende vill fortsätta med de intressen som de haft tidigare i livet och kunna fylla sin dag med det som är viktigt. Möjligheter till meningsfulla aktiviteter som att fika och äta tillsammans, snickra, sy, läsa en bok eller lyssna på musik är livsbejakande och hälsofrämjande. Likaväl som det är livsbejakande att fira högtidsdagar med sina anhöriga. Det blir lättare och mer naturligt att vara anhörig när det finns möjligheter att träffas och aktivera sig på en naturlig mötesplats. 4.2 Boendeenheter Det är viktigt att de boende känner trygghet och att de känner att de är i en hemlik miljö. Boendeenheterna ska utformas som gruppboenden med 8-10 lägenheter per boendeenhet. Två boendeenheter ska ha 4-6 lägenheter. De enheterna är till för personer med särskild problematik för att skapa lugn och ro samt trygghet. Boendeenheterna ska vara grupperad så att minst två boendeenheter kan kopplas ihop till ett större organisatoriskt område. Det innebär bland annat att det blir lättare för personalen att hjälpa varandra mellan olika boendeenheter. 4.3 Gemensamma utrymmen på boendeenheterna Det ska finnas kök, rymlig matsal och tv-rum/dagrum på boendeenheterna. Det ska finnas möjlighet att äta gemensamma måltider, fika tillsammans, ha gemensamma dagliga aktiviteter samt ha socialt umgänge. Det ska också finnas möjlighet att vara för sig själv och att äta i lägenheten. Alla boende är olika och har olika behov och därför är det viktigt att det finns tillgång till såväl gemenskap och aktiviteter som lugn och ro i enskildhet. 43

44 Datum (26) 4.4 Lägenheter Varje lägenhet ska vara minst 30 kvm och några lägenheter per boendeenhet ska kunna anpassas för parboende. Den boende ska ha tillgång till ett eget tillgänglighetsanpassat badrum. 4.5 Utemiljö Miljön runt boendet är mycket viktig. Den ska hjälpa till att stimulera och aktivera de boende. I trädgården ska de boende kunna känna årstidernas växlingar, ta en promenad, odla blommor eller grönsaker. Det ska vara lätt att ta sig ut i trädgården och tryggt att vistas där. Det ska finnas säkra och varierade gångstråk i asfalt, sittplatser med pergola, eluppvärmda sittplatser, berså, rabatter samt drivbänkar i anpassad höjd. Det ska finnas tillgång till vatten och en vattenkran så att de boende kan vattna trädgården. I trädgården ska det även finnas bärbuskar (ätbara bär) samt fruktträd. Det ska finnas möjlighet till såväl gemenskap som enskildhet. Västerås stad har tagit fram en skrift, Att förbättra utemiljön vid särskilt boende, och i den framgår det att enligt all forskning som finns om naturens betydelse för människan bör åtta aspekter finnas med i trädgården för att skapa den optimala miljön. 1. Det vilda området 2. Den rofyllda platsen 3. Den anrika platsen 4. Den rymliga platsen 5. Den lekfulla miljön 6. Den festliga miljön lustgården 7. Det gröna torget 8. Den kulturella platsen I skriften framgår även att trädgårdsarbete är en mycket viktig faktor för fysisk aktivitet och motion. När man anlägger en trädgård så bör man tänka utifrån ett upplevelsebaserat perspektiv, aktivitetsperspektiv samt rehabiliterande perspektiv. Det är viktigt att belysningen är väl genomtänkt för att skapa trygghet och vägledning. En god belysning gör att mörka höst- och vinterkvällar kan upplevas betydligt ljusare. I trädgården ska det finnas bänkar och gångstråk för att öka tillgänglighet och aktivitet under alla säsonger. Utemiljön ska vara tillgänglig för alla. Även den som sitter i rullstol eller är sängliggande ska ha möjlighet att vistas ute. Det ska finnas uppsatta Pergolas för att skydda de boende från solen. Trygga inhägnader ökar säkerheten för de äldre och ger möjlighet till större frihet. Inhägnader döljs av buskar för att smälta in i miljön. På gården ska ett förråd eller dylikt finnas för trädgårdsverktyg och plats för vinterförvaring av utemöbler. 44

45 Datum (26) Motiv till varför det är viktigt med en god utemiljö Boende får möjlighet att aktivera sig med meningsfulla aktiviteter som de känner igen sedan tidigare, exempelvis odla och vattna. Det innebär bland annat ökad livskvalitet i form av frihetskänsla, hälsa och välmående. Regelbunden utevistelse gör människor allmänt friskare och mindre deprimerade. Hälsoeffekter av utevistelse är bland annat: - Större välmående - Sänkt stressnivå - Sänkt blodtryck - Ökad koncentrationsförmåga - Sjukdomssymptomen minskar hos Alzheimerpatienter - Minskad oro och depression - Upptaget av D-vitaminer förbättras - Förbättrad kondition 2 2 Västerås stad - Att förbättra utemiljön vid särskilt boende sid 4 45

46 Datum (26) 5 Framtida behov och kostnadsbedömning 5.1 Framtida behov År Behov 2021 Bygga boende med demensstandard i Tibble - Bygga om befintliga platser Tibble 27 - Ersätta platser Limsjögården 27 - Utökat behov 16 - Totalt antal platser Flytta hemtjänstens hus, HSR (hälso- och sjukvård, rehabilitering) och korttidsboende till Edshult - Särskild utredning ska utreda om detta är möjligt 2025 Bygga om Edshult till demensboende med mera - Bygga om befintliga platser 74 - Utökat behov 16 - Totalt antal platser 90 - Särskild utredning ska utreda vilka som ska ha tillgång till centret - trygghetsboende, dagverksamhet, samhället etc Prognos Enligt prognosen kommer behovet att öka med ytterligare ca 45 platser fram till Det är mycket svårt att bedöma behovet eftersom kommunen hela tiden arbetar med förebyggande insatser för att minska behovet. 5.2 Kostnadsbedömnig nytt boende i Tibble Nuvarande hyreskostnad 54 platser SÄBO Antal platser Hyreskostnad Limsjögården Tibble Summa

47 Datum (26) Kalkylerad hyreskostnad 70 platser efter tillbyggnad och ombyggnad av Tibble SÄBO. SÄBO Antal platser Hyreskostnad Tibble kr Varav bef platser kr Nya platser kr Hyran är kalkylerad efter nyproduktion av 50 platser samt ombyggnation av befintliga 20 platser. Hyreskostnaden är gjord utifrån en tidig utredning av möjligheter till ca 4700 kvm nyproduktion plus 900 kvm ombyggnation av befintliga SÄBO. För uppskattning av kostnad för nybyggnad, har vi utgått från Borlänge Kommuns senaste produktion, Kungsljuset. Budget som ligger till grund för hyreskostnaden bygger på grunderna ur denna rapport där man angivit hur man önskar arbeta i framtidens SÄBO boende i Leksands kommun. Hyreskalkylen är gjord på en uppskattad preliminär produktionskostnad prisnivå Hyreskostnaden har inte justerats efter de investeringsstöd som i dagsläget finns att söka från Boverket. Det är oklart om hur medlen ska fördelas ut för 2018 och framåt varför vi valt att inte ta hänsyn till eventuella investeringsstöd. Driftskostnader per boendeplats, 2016 års bruttokostnader SÄBO Antal platser Bruttokostnad/boendeplats Tibble Limsjögården Kungsljuset Nybyggnation med storskaligt boende blir ofta billigare än småskaligt boende eftersom det bland annat går att effektivisera schemaläggning och boendeplanering. En jämförelse mellan Tibble, Limsjögården och Kungsljuset visar att det är betydligt billigare bruttokostnad per boendeplats på Kungsljuset som är ett nytt boende. 47

48 Datum (26) BILAGA - Allmänna krav och förväntningar Grundläggande krav på uppförandet utgörs av gällande bygg- och arbetsmiljölagstiftning. Utöver dessa ska nedanstående principer beaktas: Boverkets riktlinjer Boverkets riktlinjer har bland annat följande generella krav: Lägenheten ska vara definierad som ett eget boende. Enheten ska vara förberedd för ett boende med vård och omsorg dygnet runt. Alla enheter ska vara anpassade för olika typer av minnesproblematik. Tillgänglighet för funktionshindrade. Parboende lägenheter ska enkelt kunna tillskapas genom sammankoppling av två lägenheter. Tillräcklig plats ska finnas för att kunna arbeta runt säng, toalett och dusch. Uteplats/balkong som är tillgänglig med rullstol och säng. Planlösning som är anpassad för personer med nedsatt syn. Lägenhetens yta får inte underskrida 30 kvm. Om inte lägenhetsytan uppgår till 30 kvm ska den enskildes behov av funktionell yta kunna tillgodoses i allmänna utrymmen. Följa nationell byggstandard. Följa nationella brandsäkerhetsstandard. Tillgänglighet Det är mycket viktigt att byggnadens planering i alla utrymmen fokuseras på tillgänglighet med avseende på personer med olika funktionsnedsättningar, t ex mobilitet, syn och kognitiv förmåga. Inomhusklimat I lägenheter ska inomhusklimatet kunna anpassas efter den enskildes önskemål och behov. Golvvärme ska övervägas. Generellt i byggnaden gäller att inomhusklimatet ska kunna styras även sommartid, varför kyla bör övervägas. Vid utformning och dimensionering av ventilationen ska eftersträvas god luftkvalitet och minimering av luktspridning. Hygienaspekter, vatten och smittspridning Vårdhygieniska aspekter ska uppfylla krav för särskilt boende enligt gällande föreskrifter och rekommendationer (se litteraturförteckning). Viktigt att boendeenheter kan isoleras vid utbrott av smittor. Allmänt vid byggnadens utformning gäller att minimera risker för smittspridning och andra hygieniska risker. 48

49 Datum (26) Belysning Vid val av belysning ska betänkas att byggnad utgör såväl bostad som arbetsplats. Belysning ska utformas för att ge trivsel, hemkänsla och funktion för såväl boende som personal samt styras för att stödja dygnsrytmen för de boende. Arbetsmiljö Arbetsmiljön behöver föras in och beaktas i planeringen i ett tidigt skede, lämpligen redan vid utredning och formulering av lokalprogram. Under planeringen och innan en lokal är färdigställd finns goda möjligheter att skapa bra arbetsförhållanden. (AFS 2009:3) Användande av fast eller mobil taklyft i lägenheter ska studeras vidare i samband med upprättande av rumsfunktionsprogram. Teknik i vården Byggnaden ska förses med, respektive förberedas för, framtidens informations- och kommunikationsteknologi. Det innebär att det ska finnas en heltäckande struktur för såväl trådlös som trådbunden kommunikation som kan användas av såväl boende, besökare som verksamheten. I möjligaste mån oberoende av vilken personbunden hårdvara som den enskilde använder. Tekniken ska tillgodose den enskildes behov och möjlighet till självbestämmande, integritet och trygghet samt ge möjlighet till kontroll över sin vardag och så långt möjligt, tillgodose de egna behoven. Tekniska system för styrning av olika typer av sensorer, larm, autonom utrustning för service, transport, underhåll, lås- och passersystem ska eftersträvas för att i möjligaste mån också minimera verksamhetens arbete med icke värdeskapande aktiviteter, öka säkerhet för boende och personal samt öka upplevelsen av trygghet i boendet. Det ska finnas gott om eluttag. Färger Det ska finnas kontraster i färgval för att förenkla och skapa trygghet. Genom en tydlig färgsättning underlättas orientering och igenkänning för de boende. Det ska vara lätt att se gränser mellan golv, väggar och tak genom att kontraster skapas mellan ytorna. Lägenhetsdörrar, korridordörrar och dörrar till gemensamhetsutrymmen ska lätt kunna urskiljas från väggen. Övriga dörrar, som företrädesvis används av personal, ska falla in med väggfärg. Ytskikt ska generellt vara av icke bländande karaktär. Golv ska inte vara för mönstrade och/eller mörka. 49

50 Datum (26) Fönster Det ska vara härdade och reflexfria fönsterglas som ska placeras så att man har utsikt från säng och sittande, men utan insyn från vägar/gångvägar direkt in till lägenheten. Det ska vara ljusinsläpp med solavskärmning på fönstren. Av hälsofrämjande skäl ska ljusinsläpp prioriteras i hela verksamheten. Fönsteröppningen ska vara säker ut fallrisksynpunkt. Det ska finnas fönsterbräda för blommar. 50

51 Datum (26) BILAGA Rum och rumsfunktioner Huvudentré Entrén ska vara utformad på ett inbjudande och välkomnade sätt där en känsla av trygghet skapas Bekväma sittplatser i direkt anslutning till entrén samt en elektronisk informationstavla i närheten som annonserar veckohändelser och övrig information för samtliga verksamheter i huset. Entrén ska vara väl skyltad efter verksamhetens behov samt viktigt med bra belysning både inne och ute. Register placeras synligt i direkt anslutning till entré med eventuellt färgkodning för att underlätta orientering. Registret ska innehålla våningsplan, lägenhetsnummer samt boende namn. I närheten av entrén bör det finnas ett förråd för hjälpmedel så som elrullstolar och permobiler som samtidigt går att laddas på plats. Möjlighet att låsa hjälpmedlen ska finnas i förrådet. Rengöring av hjälpmedel ska inrymmas i förrådet samt en tryckluft. Markvärme vid huvudentréns ytterdörrar med automatisk dörröppnare ska kunna styras utifrån verksamhetens behov samt vindfång och skrapmatta. Utvändig vattenpost bör finnas för möjlighet att tvätta av hjälpmedel. Ett café ska ligga i nära anslutning till huvudentrén. Entré till enheten Utrymme för hjälpmedel och rengöring av hjälpmedel Elektronisk informationstavla som har information om nyheter, aktiviteter och måltider Personal ska kunna se vilka som kommer in via entrén och vilka som går Inbjudande sittplatser Korridor till enheten Ska möjliggöra självständig förflyttning och ska ge en känsla av oberoende Ska vara utformad så att det inte upplevs som att den består av många stängda dörrar Ska vara en del av en vandringsslinga med ledstänger och inbjudande sittplatser Ska finnas funktioner som gör det möjligt att hela tiden uppmärksamma om någon lämnar enheten eller om någon ny person kommer in utifrån 51

52 Datum (26) Ingång/hall lägenhet Utrymme för hjälpmedel Inbyggd förvaring för skor och ytterkläder Sittplats, inbyggd pall/stol Matplats och pentry i lägenhet Utrymme för bord och stolar vid fönster Pentry med diskho och kylskåp inklusive frysfack samt plats för mikrovågsugn. Förberett för tidsstyrd elanslutning av vattenkokare/kaffebryggare Sovplats i lägenhet Utformat så att sängens placering kan varieras utifrån den enskildes grad av självständighet Mörkläggningsmöjlighet för att skilja dag och natt samt skydda från solljus Utrymmesmässigt förberett för hjälpmedel utifrån behov (taklyft, komfortrullstol, duschvagn) Badrum i lägenhet Inredning/dusch/tvättställ som är flexibelt och enkelt kan anpassas till den enskildes funktionsförmåga Utrymme för hjälpmedel som duschvagn, rollator och rullstol Koppling/uttag för tvättmaskin/torktumlare/tvättpelare Förvaringsmöjligheter Förvaring i lägenhet Väl tilltagna och flexibla förvaringsutrymmen för att frigöra en större golvyta vid behov Klädkammare Läkemedelsskåp Matsal och kök på enheten Funktionsdugligt kök med mycket bänkyta Väl tilltagna serveringsytor Plats för köksö för servering och förvaring Bakmöjligheter Diskmaskin ergonomiskt placerad Följsamhet till det boendes olika behov vid måltiden Kök och matrum ska kunna avskärmas under måltid 52

53 Datum (26) Ej störande genomgång eller kommunikationsväg Tillräcklig med rum för hjälpmedel Kök och matrum bör kunna observeras från kontor Översikt över gemensamhetsrum från matrum och kök Vardagsrum/allrum/gemensamhetsrum på enheten Storleken på gemensamhetsrummet ska vara anpassat så att de boende, deras anhöriga och personal kan vistats där samtidigt vid samlingar. Det ska även finnas plats för hjälpmedel. Möjlighet till flexibilitet och avskärmning för olika typer av användning Gemensamhetsrummet ska vara en naturlig del av ett vandringsstråk Det ska finnas en öppen åtkomst till en avgränsad och säker uteplats. Det ska vara tillgång till solljus på uteplatsen. Ljuddämpning som ger en behaglig ljudmiljö Braskamin eller liknande Personalutrymmen Kontor med översikt över enhetens allmänna utrymmen utan att skapa en känsla av övervakning och exkludering. Lugn miljö för personal för dokumentation och samtal. Det ska finnas ett pentry samt bord med stolar. Personalmatsal på markplan försedd med altandörr och sittplatser utanför. Matsalen ska ligga utanför enheterna och vara gemensam för enheterna. Installationer som ger överblick över hela enheten och möjlighet att ha kontroll över in och utpassager En tvättstuga per enhet Enkel, säker och rationell hantering av orent samt tydlig uppdelning av rent och orent i rummet Installationer som förhindrar oönskad doft att sprida sig ut från rummet Gott om utrymme för tvätt och torkning av kläder och linne med kapacitet för samtliga boende Plats för tvättmaskin och torktumlare Hyllor för förvaring Installationer som klarar grövre och tyngre tvätt 53

54 Datum (26) Ett sköljrum per enhet Enkel, säker och rationell hantering av orent samt installationer som möjliggör mellanförvaring av återvinningsbara sopor Installationer som förhindrar oönskad doft att sprida sig ut från rummet Diskmaskin Tydlig uppdelning av rent och orent i rummet Tvätt och sopnedkast från enheten Hyllor för förvaring Spoldesinfektor (decontaminator) Kylskåp för förvaring av prover Goda avställningsytor Hjälpmedelsförråd per enhet Rengöring, laddning och förvaring av gemensamma hjälpmedel samt hjälpmedel för akut bruk Förråd per enhet Lättillgänglig förvaring av linne, inkontinentshjälpmedel och förbrukningsmaterial Hyllsystem som är överblickbara och flexibla och som kan anpassas till aktuella behov Extra förråd för diverse förvaring, blomkrukor, julgranar etc Städförråd för städavdelningen Tvättmaskin och torktumlare i större format, luddlåda bakom tvättmaskin Plats för förvaring av smutstvätt och ren tvätt Vägguttag för att ladda maskiner Golvbrunn Utslagsback (vask) och blandare med slangkoppling Utrymme för kombiskurmaskiner, golvvårdsmaskiner, städvagnar, dammsugare Hyllor till förbrukningsmaterial, rondeller mm Städförråd per enhet Förvaring av städutrustning Tillgång till varmt och kallt vatten samt avlopp Tvättmaskin/torktumlarenhet Hylla för förvaring 54

55 Datum (26) Utslagsvask Låsbara och brandsäkra skåp Omklädningsrum för personal per enhet Könsseparerade omklädningsrum Förvaring av privata kläder och skor Möjlighet att låsa in privata ägodelar Dusch och toalett Rena arbetskläder förvaras i särskilt rum i anslutning till omklädningsrum Förråd för medicintekniska produkter kan delas mellan enheter Väl tilltagna skåp och hyllor där olika omläggningsmaterial ska förvaras. Sterilt och höggradigt rent gods förvaras damm- och fuktfritt i olika skåp. Plats för medicintekniska produkter som droppställning, sug Arbetsbänk, samt skåp och hyllor som ska vara lätta att rengöra Undersöknings- och behandlingsrum som kan delas mellan enheterna Brits och provtagnigsstol Provtagningsvagn Kontorsdel för dokumentation Läkemedelsrum Låst utrymme med nyckelkort, oåtkomligt för obehöriga Beläget så att arbetet kan ske ostört Bänk med bra arbetsyta Diskbänk med hoar Fönster med ljusskydd Skilda skåp för patientens och enhetens läkemedel Tvättställ och intill handspritshållare på väggen Tydlig uppdelning av olika läkemedelskategorier för att undvika förväxling: 1. Läkemedel för injektion 2. Övriga läkemedel för invärtes bruk 3. Läkemedel för utvärtes bruk 4. Läkemedel som kräver kylskåp 55

56 Datum (26) Kontor Det är viktigt för verksamheten att enhetschefer, administrativa assistenter och sjuksköterskor sitter tillsammans och nära enheterna. Möteslokaler Det är viktigt att det finns möteslokaler både i huset. Litteratur att ta hänsyn till vid byggnationen 1. Byggenskap och vårdhygien, vårdhygieniska aspekter vid ny- och ombyggnation samt renovering av vårdlokaler 2. Checklista Miljöanpassningar som bidrar till ökad delaktighet 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Allmänna utskottet 129 Dnr 2016/1465 Rapport - Internkontroll sektor verksamhetsstöd 2017 Beskrivning av ärendet Verksamhetsstöd har utifrån internkontrollplanen gjort följande internkontroller 2017: - Internkontrollrapport IT-avdelningen - Avtalstrohet livsmedel - Internkontroll HR-avdelningen - Internkontroll ekonomiavdelningen - Stickprov utanordning ekonomiavdelningen - Näringsriktiga menyer inom förskola och skola - Näringsriktiga menyer inom äldreomsorgen - Internkontroll administrativ service Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från sektorschef Lennart Ljungemo med följande bilagor, daterat : Internkontrollrapport IT-avdelningen Avtalstrohet livsmedel Internkontroll HR-avdelningen Internkontroll ekonomiavdelningen Stickprov utanordning ekonomiavdelningen Näringsriktiga menyer inom förskola och skola Näringsriktiga menyer inom äldreomsorgen Internkontroll administrativ service Allmänna utskottets förslag för beslut i kommunstyrelsen Lägga informationen till handlingarna. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justeras Utdrag bestyrks 61

62 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum (1) Referens Dnr 2016/ Verksamhetsstöd Lennart Ljungemo, Internkontrollplan sektor verksamhetsstöd 2017 Beskrivning av ärendet Verksamhetsstöd har utifrån internkontrollplanen gjort följande internkontroller 2017: - Internkontrollrapport IT-avdelningen - Avtalstrohet livsmedel - Internkontroll HR-avdelningen - Internkontroll ekonomiavdelningen - Stickprov utanordning ekonomiavdelningen - Näringsriktiga menyer inom förskola och skola - Näringsriktiga menyer inom äldreomsorgen - Internkontroll administrativ service Förslag till beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Internkontrollrapport IT-avdelningen Avtalstrohet livsmedel Internkontroll HR-avdelningen Internkontroll ekonomiavdelningen Stickprov utanordning ekonomiavdelningen Näringsriktiga menyer inom förskola och skola Näringsriktiga menyer inom äldreomsorgen Internkontroll administrativ service Slutligt beslut expedieras (skickas) till Sektorschef verksamhetsstöd 62

63 Internkontrollrapport, IT-avdelningen Process (rutin/system) Riskbild Riskbedömning Riskbedömning kommentar Åtgärd/kontrollmetod Ansvarig av kontroller utförs/rapportering Backuprutin ITdrift Backuptagande av viktig information som krävs för att skydda liv och egendom fungerar inte. 8 Detta är möjligt och får allvarliga konsekvenser. IT-avdelningen genomför befintlig rutin. IT-chef. Avrapportering av utredning till biträdande kommundirektör. Tillgänglighet IT-system Fara för liv och hälsa då information inte finns tillgänglig. (ex sjukjournaler) 8 Risken finns att hela eller delar av vårt datacenter går ner p g a strömavbrott och annat haveri. Kontinuerlig övervakning av serverfunktioner. Alternativ plats förberedd för drifttagning av samma funktion med återläst data vid haveri. Beredskap under helger. IT-chef. Avrapportering av utredning till biträdande kommundirektör. 63

64 Backuprutin IT-drift Mål: Fungerande säkerhetskopiering och återställning av data Uppnådd nivå: Regelbundna tester av återläsning har genomförts som visar att säkerhetskopiering och återställning av information fungerar normalt. Tillgänglighet IT-system Kontrollmetod 1: Minst 99,5% tillgänglighet på viktiga tjänster och nätnoder Uppnådd nivå : LifeCare, VoO - 98,54% Smith 99,32% Analys av uppmätt resultat för tillgänglighet: Vi mäter tillgänglighet minst en gång per minut på de tjänster som driver våra verksamhetssystem. Det årets mätningar visar är att servrarna sporadiskt slutar svara på anrop. Tjänsternas otillgänglighet är med andra ord inte kännbar ute i verksamheten på så sätt att våra verksamhetssystem är helt otillgängliga. Konsekvensen blir snarare att verksamhetssystemet upplevs som något långsamt om ett anrop mot servern måste göras om då servern inte svarar. Vi ser detta som en tidig varning om att vi har ett prestandaproblem i IT-miljön i stort. Kommentar Det har legat i planen för detta års investeringar att införskaffa nya servrar för att undvika prestandaproblem av den här typen (i avdelningsplanen heter punkten Uppgradering av hårdvara i virtualiseringsplattformen och ligger under rubriken Planerade aktiviteter för 2017 ). Den ständigt ökande användningen av WiFi främst inom skolan och vården har dock tvingat oss att prioritera utbyggnad av det trådlösa nätet istället. Bytet av servrar är alltså skjutet på framtiden. Det som däremot ryms inom detta års investeringsbudget är en förbättring av prestandan i de centrala nätdelarna, vilket förhoppningsvis ändå leder till något bättre tillgänglighet hos våra servrar. Åtgärder för att åter nå en godkänd nivå för tillgänglighet - Byta ut centrala switchar i år - Byta ut servrar under nästa år - Kontinuerlig mätning och uppföljning av tillgängligheten 64

65 Kontrollmetod 2: Alternativ plats för serverdrift vid haveri eller katastrof Uppnådd nivå: Data kopieras till reservservrar som står på alternativ plats (just nu gymnasiet) och dessa servrar är redo att tas i drift på kort varsel. Kommentar För att åtkomst till systemen ska fungera även vid ett större (och längre) strömavbrott i kommunen, behöver vi ha även en klientmiljö som sitter på reservström och kan komma åt våra reservservrar. Vi planerar därför att byta plats till räddningstjänsten. Där finns reservström i hela byggnaden och lokaler med klientdatorer kopplade till våra servrar i serverrummet. Åtgärder för att nå önskad nivå - Kontrollera att systemet för kyla på räddningstjänsten håller för det större antal servrar som kommer att driftas där - Kontrollera att systemet för reservström på räddningstjänsten håller för det större antal servrar som kommer att driftas där - Kontrollera att utrymmet i serverrummet på räddningstjänsten räcker till det större antal servrar som kommer att driftas där - Flytta utrustningen från gymnasiet till räddningstjänsten Kontrollmetod 3: Beredskap under helger Uppnådd nivå: IT-avdelningen har en tekniker i beredskap från fredag eftermiddag till måndag morgon samt under helgdagar. Kommentar Beredskapen är just nu endast riktad till verksamheterna inom vården. Våra checklistor och arbetsbeskrivningar för IT-tekniker i beredskap gäller än så länge endast dem. Planen är att alla kommunens verksamheter ska kunna få hjälp med kritiska fel i IT-miljön under beredskapstiden. Åtgärder för att nå önskad nivå - Utforma checklistor så att IT-tekniker i beredskap ska kunna möta alla verksamheters behov - Informera berörda verksamheter om upplägget kring beredskap (telefonnummer, rutiner m.m.) 65

66 1(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer /1090 Innehåll 1. Inledning Bakgrund: Syfte och metod: Motivering av val: Definitioner: Nuläge: Livsmedelsavtalen : Dagligvaruavtal : Övriga avtal inom livsmedel: Särskilda svårigheter (övergripande) Statistiska fakta (övergripande): Ramavtalstrohet - generellt Särskilda svårigheter Metod Resultat Statistiska fakta Avtalstrohet inom och mellan livsmedelsavtalen Metod Särskilda svårigheter: Resultat Statistiska fakta Dagligvaror Särskilda svårigheter Metod Resultat Statistiska fakta

67 2(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Inledning Avtalstrohet Leksands kommun 1.1 Bakgrund: I Leksands kommuns (LK) Internkontrollplan 2014 finns en punkt gällande Kontroll av ramavtalstrohet. Syftet med detta är kontrollera avtalstrohet och därmed minska/undvika risken för felköp som både kan ge sämre ekonomiska affärer för kommunen såväl som riskera skadeståndskrav för avtalsbrott. Under rubriken Åtgärd/kontrollmetod anges bland annat följande: Verktyg i form av systemstöd saknas i dagsläget. Stickprov via handpåläggning fullt möjligt utifrån uppskattade problemområden, men systematisk uppföljning är svårt genom enbart ex. ekonomisystemet. Med beaktande av att det idag delvis saknas systemstöd i LK för denna typ av uppföljning, har granskning delvis fått ske via handpåläggning med ett resultat som enbart presenterar bedömningar och indikationer Syfte och metod: I år har syftet med rapporten varit att ta fram underlag gällande avtalstrohet utifrån ett (1) nedan utvalt område för LK som helhet men även specificerat per avdelning: Livsmedel Med hjälp av personal från Ekonomiavdelningen har, som underlag till rapportens ekonomiska del, inhämtats utdrag från leverantörsreskontran. Detta underlag finns sparat elektroniskt och kan tillhandahållas på begäran (bifogas inte rapporten till följd av storleken på underlaget som är över 6700 rader i Excel). Utdraget från leverantörsreskontran gäller samtliga inköp (fakturor) bokförda på slag livsmedel under För delar av rapporten har statistik för januari april 2017 kunnat inhämtats och bearbetats automatiskt via ett nytt program: Hantera Livs. Denna licens har LK haft sedan slutet av mars Programmet erbjuder både uppföljning/statistik, rapporter och olika former av upphandlingsstöd. Hantera Livs är som namnet antyder dock begränsat till livsmedel och i dagsläget även begränsat till de livsmedelsavtal som definieras under punkt En heltäckande bedömning kräver mer personella resurser och/eller systemstöd om vi i rapporten ska kunna presentera ett mer detaljerat och helt sanningsenligt resultat. 67

68 3(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Motivering av val: Området livsmedel är valt utifrån att det är ett mycket stort ramavtalsområde (högt värde och många avtal); ett avtalsområde som vi har ett ständigt behov av; som används av flertalet verksamheter; engagerar våra medborgare och politiker samt att vi under våren 2017 genomför en ny upphandling som kommer resultera i flertalet nya avtal. De analyser som presenteras i denna rapport kommer kunna följas upp efter det att de nya avtalen trätt i kraft och man kommer då kunna se om resultaten för avtalstrohet förändrats mellan de gamla och nya avtalen. 1.4 Definitioner: Området livsmedel är komplext och innefattar flera avtal och inköp än de som vi i vårt dagliga arbete definierar som livsmedelsavtal. I denna rapport menar vi med livsmedelsavtal de avtal som listas under punkt nedan under livsmedelsavtal och det innefattar de avtal som nu upphandlas av LK under våren 2017 och som 2013 upphandlades via upphandlinscentralen i Mora. Begreppet livsmedel innefattar samtliga varor och kostnader bokförda på slag livsmedel-64400: Kostnader för livsmedel för beredning i egna kök. Kaffe, te & kaffetillbehör. (Ej Representation och 71100). Ej inköp av färdiga måltider (74600). Till följd av områdets komplexitet och omfattning har vi i rapporten inte kunnat begränsa oss enbart till dessa avtal, övriga avtal kommer på ett eller annat sätt nämnas eller beröras. Detta för att kunna ge en tydlig bild av livsmedelsinköpen på kommunen samt kunna belysa en del frågeställningar/aspekter avtalen emellan. Övriga avtal gällande livsmedel är specificerade under punkt 1.5 och refereras till i rapporten med de områden som avtal gäller (ex. dagligvaruavtalet) och som framgår under punkten 1.5. Samtliga livsmedelsinköp (med undantag för representation och färdiga måltider) konteras under slag livsmedel, oavsett avtalstyp, och ingår därför i den statistik som rapporten till stora delar baseras på. De aspekter som vi i denna rapport valt att fokusera på och som anses vara av störst vikt är: 1. Ramavtalstroheten (andelen inköp från ramavtalsleverantörer) 2. Ramavtalstroheten inom och mellan livsmedelsavtalen (inköp av rätt vara från rätt ramavtalsleverantör) 3. Ramavtalstroheten mellan livsmedelsavtalen och dagligvaruavtalet (hur stora är inköpen på dagligvaruavtalet i förhållande till livsmedelsavtalen, finns det avdelningar idag som gör så pass stora inköp i dagligvaruhandeln att man bör se över om dessa inköp borde göras på livsmedelsavtalen istället?) 68

69 4(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Nuläge: Nedan följer en lista av de nuvarande avtalsleverantörerna inom livsmedel samt de varuområden som LK har avtal med för respektive leverantör Livsmedelsavtalen : Martin & Servera AB - Specerier - Kaffe/te/choklad - Fryst kött/fisk mm Menigo Foodservice AB - Dryck, sylt - Konserver - Övriga mejeriprodukter - Färskt fryst kött/chark mm - Sous-vide - Färska grönsaker/frukt - Färsk potatis - Malt- och läskedrycker - Övrigt Arla Foods AB - Mejeriprodukter Järna Skalat AB - Potatis, mjölig skalad och mjölig tvättad Grönsakshallen Sorunda AB - Färska ägg Dagligvaruavtal : ICA Supermarket Mårtas Hemköp Leksand Övriga avtal inom livsmedel: Rättviksbagaren - Fikabröd - Färskt skivat matbröd Café Bar (fd. Pelican Rouge/Dala Depån) - Kaffe, te m.m. (förbrukning till kaffemaskiner) 69

70 5(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Särskilda svårigheter (övergripande) Rapporten baseras på statistik hämtat ur leverantörsreskontran och innehåller mer än 6700 rader/fakturor. Eftersom LK i dagsläget har begränsat systemstöd för att arbeta med uppföljning och statistik finns en viss osäkerhet gällande underlagets exakthet. De resultat som presenteras i rapporten bör därför endast ses som bedömningar och indikationer. Korrigeringar av statistiken har till följd av omfattningen endast genomförts för uppenbara felkonteringar och inte granskats vidare på radnivå eller på varje enskild faktura. För att göra en fullständigt korrekt analys skulle det med nuvarande brist på verksamhetsstyrningsprogram krävas en manuell granskning av varje enskild faktura (6700st) för att kontrollera exakt vad det är för typ av inköp som gjorts hos respektive leverantör för att kunna presentera helt sanningsenliga resultat i rapporten. Därav kan resultaten av denna analys endast ses som en indikation och ett underlag för vidare diskussion och analys. Antalet avtal som innefattar livsmedel (se listan under punkt 5 ovan) utgör en svårighet med olika löptider och inte helt tydliga avgränsningar mellan avtalen. 1.7 Statistiska fakta (övergripande): LK köpte under 2016 livsmedel för kr. Av dessa ser fördelningen mellan kommunens avdelningar (med inköp över 100 tkr) ut enligt nedan: Inköp: % av totalt: Kostavdelningen ,81% Familj & stöd ,82% Gymnasiet ,14% Grundskolan ,85% SÄBO ,14% Fritidsavdelningen ,09% LSS ,88% Övriga < ,26% Leksands kommun ,00% 70

71 6(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Ramavtalstrohet - generellt Inköp från ramavtalsleverantörer för samtliga typer av livsmedel. Innefattar alla inköp som är konterade på slag livsmedel. 2.1 Särskilda svårigheter Eftersom statistiken innehåller mer än 6700 rader/fakturor har den inte kunnat granskats vidare på rad-/fakturanivå. För att göra en fullständigt korrekt analys skulle det med nuvarande brist på verksamhetsstyrningsprogram krävas en manuell granskning av varje enskild faktura (6700st) för att kontrollera vad det är för typ av inköp som gjorts hos respektive leverantör. Exempelvis är ett köp av färskt kött från Martin & Servera, som i sig är en ramavtalsleverantör, inte ett inköp enligt avtal då det är Menigo som LK har avtal med för just det varuområdet. Detta kommer belysas mer i detalj under punkt 3 Ramavtalstrohet inom och mellan livsmedelsavtalen nedan. Ett annat exempel är att inköp från exempelvis Siljans konditori som LK inte har haft avtal med under 2016, både kan klassas som avtalstrohet och som ett felköp beroende på köpets art. Om inköpet gäller fikabröd eller färskt skivat matbröd till verksamheten räknas det som ramavtalsotrohet då LK har avtal med Rättviksbagaren för dessa varuområden. Men om fakturan gäller representation (och därmed även felaktigt konterats på livsmdel) så finns inget avtal för den typen av inköp vilket innebär att denna typ av inköp inte räknas som avtalsotrohet. Detta har LK alltså inte kunnat ta hänsyn till i denna del av analysen under punkt 2 Ramavtalstrohet Livsmedel. För att kunna belysa detta skulle en manuell granskning av samtliga fakturor och samtliga rader på dessa fakturor behöva genomföras och det är inte möjligt resursmässigt. I denna del av rapporten har ett köp från Siljans konditori ansetts vara ett köp utanför avtal 2.2 Metod Statistiken är baserad på helåret 2016 för att kunna skapa en översikt över livsmedelsinköpen för Leksands kommun. Med utgångspunkt i samtliga leverantörsavtal Leksands kommun haft gällande livsmedel under 2016 har en summering gjorts av de totala inköpen från dessa ramavtalsleverantörer. Dessa inköp har sedan satts i förhållande till de totala inköpen av livsmedel för Leksands kommun. Detta är den enklaste formen av analys som kräver minst resurser och handpåläggning. Den är dock inte rättvisande med hänvisning till det som diskuterats under punkt 2.1 ovan. Avtalen för dagligvaror bytte avtalspartner från Hemköp i Leksand 21 februari 2016 till ICA Supermarket från och med 22 februari I detta fall har alla inköp från Hemköp Leksand som attesterats januari-februari samt periodiserats till 2016 ansetts vara avtalsenliga likaså alla inköp från ICA Supermarket Leksand mellan mars till december

72 7(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Resultat De inköp som Leksands kommun gjort hos ramavtalsleverantörer under 2016 uppgår till totalt kr under 2016 vilket motsvarar 95,96% av de totala livsmedelsinköpen inom LK. Med kommunens målsättning om en ramavtalstrohet på 95% skulle man kunna tro att ramavtalstroheten ligger på en tillfredsställande nivå. De svårigheter som belysts under punkt 2.1 Särskilda svårigheter visar dock att detta inte är en rättvisande analys. Dock är det troligtvis den enda typen av analys som man hittills har kunnat göra inom livsmedel utan orimligt mycket handpåläggning och utan att förlita sig på stickprover där man granskat fakturor på radnivå. 2.4 Statistiska fakta Inköp från avtalsleverantörer: Menigo kr Servera kr Arla Foods kr ICA Supermarket (mar-dec 2016) kr Järna Skalat kr Rättviksbagaren kr Hemköp (jan-feb 2016) kr Pelican Rouge kr Grönsakshallen Sorunda kr Totalt: kr Leksands kommuns inköp livsmedel: kr "Ramavtalstrohet": 95,96% 3. Avtalstrohet inom och mellan livsmedelsavtalen Hur ser ramavtalstroheten ut när vi via programmet Hantera Livs nu har möjlighet att i detalj titta på inköpen på artikelnivå? Köper man avtalsvaror eller icke-avtalade varor från våra avtalsleverantörer? 3.1 Metod Analysen under punkt 3 gäller enbart livsmedelsavtalen och de inköp som är gjorda från dessa avtalsleverantörer. Totalsumman för dessa inköp för LK presenteras under punkt 3.4 nedan och är därmed lägre än de totala livsmedelsinköpen för LK. Analysen under punkt 3 baseras enbart på den statistik som presenteras och bearbetas i Hantera Livs. 72

73 8(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer /1090 Det finns två olika typer av icke-avtalstrohet i denna del av rapporten: Köp av icke avtalad vara hos en ramavtalsleverantör (ex. ost hos den som har mejerikategorin men en ost som inte är med i avtalet). Köp av icke avtalat varuområde hos en ramavtalsleverantör (ex. köper ost från den ramavtalsleverantör som LK inte har avtal med gällande mejerivaror). Det enda sättet för oss att kunna bedöma detta med det systemstöd LK har idag (utan att behöva gå in och granska på faktura- och radnivå) är att utgå ifrån de rapporter som kan genereras automatiskt via Hantera Livs. Analyserna under punkt 3 baseras därför enbart på statistik från detta program. Ramavtalstrohetsrapporterna gäller i nuläget dock enbart för perioden 1/1-30/ och baseras enbart på statistik från våra livsmedelsavtal (se definition under punkt 1.5 ovan). Därmed har vi valt att anta, att resultatet för den ramavtalstrohet som rapporten från Hantera Livs visar, är applicerbar även på 2016 års livsmedelsinköp. Detta antagande gäller för de beräkningar som följer under 3.3 Resultat nedan. De rapporter som automatiskt kan genereras från Hantera Livs innebär att det nu är första gången vi har möjlighet att genomföra analyser som tar hänsyn till de två dimensionerna ovan på ett effektivt sätt! Detta är också anledningen till att vi valt att ta med den trots att den endast baseras på statistik för januari april Den ger därmed även den endast en indikation, men en bättre indikation på ramavtalstroheten, än analysen under punkt Särskilda svårigheter: Statistiken genererad av programmet Hantera Livs baseras enbart på inköp gjorda från våra livsmedelsramavtal (se lista under punkt 1.5). Vi har därmed inte kunnat använda detta program för analyser av dagligvaruavtalet och övriga avtal i analysen under punkt 3. Analysen från Hantera Livs baseras på leverantörernas statistik för kommunens inköp och matchas mot de prisfiler som leverantörerna genererar vid fyra prisjusteringstillfällen per år. Prisfilerna innehåller de varor som LK har avtal på och därmed även avtalat pris. Programmet började användas först i mars 2017 och det innebär att den största tillförlitligheten i statistiken i Hantera livs finns i perioden 1/1-30/ Dock reserverar vi oss för att det fortfarande kan finnas en liten felmarginal i rapporten då korrekta resultat kräver korrekta underlag från leverantörerna och korrekt hantering; beställning, kontering m.m. från våra verksamheter. Något som kommer kunna förbättras över tid nu när det finns bättre verktyg för uppföljning att arbeta med. En annan parameter och bidragande orsak till felmarginal är det faktum att Hantera Livs och den statistik vi får som underlag från leverantörerna inte tar hänsyn till det fall då våra verksamheter vid brist på en vara hos leverantören erbjuds en annan likvärdig vara. Ersättningsvaran behandlas då i statistiken som en icke-avtalad vara. 73

74 9(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Resultat Leksands kommun Enligt statistikprogrammet Hantera Livs var ramavtalstroheten 85,11% för livsmedelsavtalen under perioden januari april ,89% av värdet av inköpen gjordes med andra ord av en ramavtalsleverantör men av en icke avtalad vara till ett icke avtalat pris! Under förutsättning att vi kan anta att ramavtalstroheten under 2016 varit densamma som den under perioden januari april 2017 (85,11%) indikerar analysen följande: 14,89% motsvarar ett inköpsvärde på kr utanför avtal Baserat på en kostnadsökning på mellan % 2 jämfört med avtalspriser indikerar analysen ökade kostnader till följd av icke-ramavtalstrohet på mellan kr under Kostavdelningen Enligt statistikprogrammet Hantera Livs är ramavtalstroheten 92,31% inom/mellan livsmedelsavtalen. 7,69% av värdet av inköpen från kostavdelningen görs med andra ord av en ramavtalsleverantör men av en icke avtalad vara till ett icke avtalat pris. Förutsatt samma antagande som presenterats under stycket ovan motsvarar detta ett inköpsvärde på kr utanför avtal under Kostavdelningen står för 87% av de totala inköpen på livsmedelsavtalen vilket motsvarar ett värde på kr Enligt kostavdelningen kan en del av detta förklaras med att behovet ser annorlunda ut idag än när upphandlingen 2013 genomfördes. Efterfrågan på varor för allergiker och för överkänslighet har ökat. Överlag är behovet av specialkost mycket större idag än vid den tidigare upphandlingen vilket resulterat i att många av dessa produkter inte funnits med på avtalslistan. Ett annat exempel på bidragande faktor är grönsaker som i tidigare upphandling upphandlades varje enskild vara för sig vilket lett till att inte alla typer av grönsaker finns på avtalsprislistan. Även där har efterfrågan förändrats från verksamheterna vilket lett till köp utanför avtal. Övriga avdelningar Totalt sett för de verksamheter som inte ingår i kostavdelningen är resultatet gällande ramavtalstrohet 54,25%. 45,75% av inköpen görs utanför avtal inom dessa avdelningar. Förutsatt samma antagande som presenterats under styckena ovan motsvarar det ett värde på kr. Dessa verksamheter står totalt för kr, 13% av de totala livsmedelsinköpen För dessa avdelningar kan en del av detta förklaras med att stora förpackningar kan vara ett problem som leder till köp utanför avtal. 2 Enligt VD:n på DKAB som tillhandahåller statistikprogrammet Hantera Livs skiljer det mellan % i pris mellan avtalspriser och icke avtalade varor. Detta beror enligt honom på att grossisterna får ett anbudsstöd från producenten samtidigt som de vid anbudstillfället arbetar med mycket låga marginaler (mellan 5 till 10%). 74

75 10(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer /1090 Sammanfattande resultat Analysen och indikationen på 85,11% ramavtalstrohet för LK som helhet och en målsättning på 95%, tyder på att det finns möjligheter till förbättring. Ett sätt att öka ramavtalstroheten skulle kunna vara att förtydliga och löpande följa upp livsmedelsavtalen ytterligare. En av lösningarna på detta är införskaffandet av ett E-handelssystem där avtalsprodukterna tydliggörs och verksamheternas inköp kan begränsas till enbart avtalsvaror. Enligt Bengt Dalesjö VD på DKAB är dock inte ett e-handelssystem hela lösningen på problemet. Enligt honom krävs det för att hålla en god avtalstrohet inom just livsmedel att man arbetar löpande med uppföljning av livsmedelsavtalen, med systemstöd och att man, baserat på den statistik som genereras, löpande identifierar viktiga produkter som bör tilläggsupphandlas. Löpande rapporter till avdelningar/enheter samt uppföljning kopplat till en målsättning är ytterligare sätt att öka ramavtalstroheten. Allt detta bör ske löpande under avtalsperioden för att hålla nere antalet köp utanför avtal eftersom efterfrågan/utbud och marknaden förändras under avtalstiden. Resultatet på 85,11% för LK som helhet kontra målsättningen på 95% bör kanske värderas utifrån ett varuområdesperspektiv. Enligt Bengt Dalesjö, VD på DKAB, är det väldigt få offentliga verksamheter som når upp till 95% inom området livsmedel. Enligt honom är det svårast för kommunerna som ofta har en spretig verksamhet med många involverade personer/ansvarsområden samt oförutsedda behov. 3.4 Statistiska fakta Statistik gällande livsmedelsavtalen enbart, baserad på Hantera Livs. Inköp livsmedelsavtal (2016) Inköp livsmedelsavtal (jan-apr 2017) Ramavtalstrohet (jan-apr 2017) Kostavdelningen ,31% Familj & stöd ,12% Gymnasiet ,43% Målsättning Grundskolan ,97% Leksands kommun ,11 95% 75

76 11(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer / Dagligvaror (Förhållandet mellan livsmedelsavtalen och dagligvaruavtalet, borde fler verksamheter köpa mer på livsmedelsavtalen och mindre på dagligvaruavtalet?) 4.1 Särskilda svårigheter Eftersom LK helt saknar systemstöd för analysen har den grundats enbart på en sammanställning av leverantörsreskontran. Detta i sig är ingen svårighet men att avgöra vem/när verksamheterna ska/borde göra sina inköp via livsmedelsavtalet och inte dagligvaruavtalet innebär en svårighet då uppfattningen är att det inte finns någon tydlig styrning här. Därav behovet av att lyfta denna aspekt och fråga som en del av den här rapporten. 4.2 Metod Den här delen av rapporten har baserats på en sammanställning av leverantörsreskontran för Inköpen från dagligvaruavtalet har brytits ned på avdelningsnivå i värde och även satts förhållande till avdelningens totala inköp av livsmedel. Därmed tydliggörs vilka avdelningar som gör de största inköpen i värde i dagligvaruhandeln och man kan samtidigt ta hänsyn till andelen dagligvaruinköp i förhållande till totala livsmedelsinköpen. Den prisjämförelse som presenteras under 4.4 baseras dels på den senast uppdaterade prislistan från en av livsmedelsavtalsleverantörerna, giltig från maj Dels baseras den på stickprover på 15 varor i en s k varukorg där undertecknad genomfört en prisjämförelse på ICA Supermarket Leksand i juni I de fall där det inte funnits möjlighet att jämföra priset på exakt samma vara, varumärke och förpackningsstorlek har istället pris på samma varutyp till det lägsta priset hos ICA använts för jämförelsen. I samtliga fall har priserna räknats om till jämförelsepriser i kr/kilo alternativt kr/liter. För att ge en mer rättvisande analys bör man i en framtida analys göra ett större urval av varor för prisjämförelsen. Detta var dock inte möjligt resursmässigt i denna rapport. 4.3 Resultat För LK som helhet görs 5,02% av de totala livsmedelsinköpen i dagligvaruhandeln motsvarande ett värde på kr Kostavdelningens inköp hos dagligvaruhandeln var endast kr (0,05%) av avdelningens totala livsmedelsinköp. Familj och stöd köper 16% av sitt totala behov av livsmedel i dagligvaruhandeln till ett värde av kr Mer än hälften av Grundskolans livsmedelsinköp görs i dagligvaruhandeln (59%) till ett värde av kr Gymnasiets livsmedelsinköp på dagligvaruavtalet uppgick 2016 till 3,21% motsvarande ett värde på kr. För vissa varor är prisskillnaden mellan 6-10% lägre pris på livsmedelsavtalet och i andra fall så mycket som 36% lägre. För fyra av 15 varor var priserna billigare på dagligvaruavtalet: mellan 8-34%. 76

77 12(12) Rapport - avtalstrohet Datum Vårt diarienummer /1090 Prisjämförelsen som är baserad på stickprovet beskrivet ovan, indikerar att priserna på livsmedelsavtalen i genomsnitt är 16,6% lägre än priserna på dagligvaruavtalet. Enligt dagligvaruavtalet har LK 3% rabatt på butikspriserna hos ICA Supermarket Leksand vilket vi tagit hänsyn till i statistiken i punkt 4.4. Förutsatt att prisskillnaden som vårt stickprov visade kan anses vara gällande för helåret 2016 skulle en flytt av inköpen från dagligvaruavtalet till livsmedelsavtalet kunna innebära en kostnadsbesparing på kr. Men som konstaterats tidigare krävs det för att ge en mer rättvisande analys, ett större urval av varor i en prisjämförelse om LK vill undersöka detta vidare. 4.4 Statistiska fakta Totala livsmedelsinköp Hemköp ICA Totalt dagligvaror Kostavdelningen* ,05% Familj & stöd ,77% Gymnasiet ,21% Grundskolan ,86% Leksands kommun ,02% Livsmedelsavtal Dagligvaruavtal (ICA) Jmf. pris livsmedelsavtal Jmf. pris dagligvaruavtal Art.nr: Vara: Enhet: Pris: Vikt: Enhet: Pris/st: KG/L pris: KG/L pris: Livsmedelsavtal jmf. Dagligvaruavtal SEJFILE MSC G/5KG FEF KRT 310, G 34,9 62,15 84,63-26,6% MAJSSTÄRKELSE MAIZENA 700G UBF ST 16, G 14,9 23,09 36,13-36,1% CORNFLAKES 5KG M/S KRT 90, G 11,9 18,06 23,09-21,8% BAKPULVER ÖGON 170G FAA ST 7, G 13,9 42,35 59,92-29,3% HAVREGRYN FIBER 800G AXX ST 11, G 10,9 14,29 13,22 8,1% *OLIVOLJA EX VERGINE 2L IMP ST 88, ML 49,9 44,34 64,54-31,3% IDEALMAKARON VIT FIBER 10KGAXX KRT 142, G 18,9 14,25 18,33-22,3% BASMATIRIS 5KG M/S ST 92, G 42,9 18,58 20,81-10,7% HONUNG FAST GLBRK 700G NRF ST 26, G 42,9 38,31 59,45-35,5% FUSILLI GLF 500G SEM ST 23, G 17,9 46,46 34,73 33,8% KAKAO ÖGON FAZER 400G FAA ST 29, G 36,9 72,63 89,48-18,8% BACON TÄ 1X1X1 DE DF 2KG M/S KRT 168, G 12,9 84,08 89,38-5,9% JORDGUBBE 2,5KG M/S KRT 94, G 29,9 37,91 29,00 30,7% BROCCOLIBUKETT 20/40 2,5KG M/S KRT 46, G 22,9 18,60 27,77-33,0% WOKGRÖNSAK 2,5KG M/S KRT 58, G 19,9 23,46 19,30 21,5% Varukorgen totalt: 558,55 669,77-16,6% 77

78 Datum (1) Verksamhetsstöd Hanna Trädgårdh Oscarsson Rapport avseende internkontroll 2017 Utifrån internkontrollplanen avseende sektor Verksamhetsstöd, HRavdelningen, redovisas området Löneutbetalningar,. Löneutbetalningar Riskbild Grundlista/attestlista som skapas efter lönekörningar kontrolleras inte och därmed sker felaktiga utbetalningar/avdrag. Riskbedömning har satts i nivå 12 och innebär en sannolik och allvarlig konsekvens. Detta då rutiner om behörighetshantering inte följs. Åtgärd och kontrollmetod genom HR-avdelningen; Alla chefer ska kontrollera utanordningslistor efter första lönekörning för de egna verksamheterna för att se över om dessa är rimliga avseende antal personer, omfattning, kostnad etc. Genom att göra detta regelbundet, d.v.s. inför lönekörning varje månad kan avvikelser lättare upptäckas och följas upp och på så sätt minimeras risk för felaktigheter. Löneenheten ska kontrollera och uppmana till berörda chefer att utanordningslistorna signeras. Löneenheten ska förse med utbildning och hjälp att analysera utanordningslistor om behov och önskemål finns. Skulle denna kontrollåtgärd inte fungera ska återkoppling ske till närmast överordnad chef. Ovanstående åtgärd och kontrollmetod är initierad och påbörjad med anledning av tidigare PWC-revision av lönehanteringsprocessen. Uppföljning sker vid möte inför KS-AU 17 oktober. Hanna Trädgårdh Oscarsson HR-chef Leksands kommun Webbplats E-post kommun@leksand.se Organisationsnr Postadress Verksamhetsstöd och service Leksand Besöksadress Torget 5 Telefon Kundtjänst Fax Bankgiro

79 Datu (1) Internkontroll andra halvåret 2016 Utanordningar av betalningar (punkt 8) Kontroll av att leverantörer har rätt kontouppgifter Stickprover har gjorts på nyupplagda samt befintliga betalningsmottagare via RoR:s uppdateringslogg för leverantörsregistret. Kontouppgifterna har stämts av med BGC (Bankgirocentralen) samt Nordea Plusgirot. Urval har gjorts slumpmässigt. Stickprovskontrollen visade att av 22 stycken kontrollerade betalningsmottagare hade alla korrekta kontouppgifter. Dock var 2 leverantörer felaktigt upplagda i vårt leverantörsregister (factoringbolag står som leverantör). Ytterligare en leverantör hade felaktigt namn upplagt i leverantörsregistret. 5 av stickproven avsåg privatpersoner. 3 av dessa var privata kontonummer och där finns ingen möjlighet att kontrollera kontonumrens riktighet p.g.a. banksekretess, utan där har kontonumren endast stämts av mot uppgifterna på utbetalningsunderlaget (utbetalningsordern). De resterande 2 var utbetalningskort. Via AllaBolag.se har vi kontrollerat de leverantörer som har bankgiro eller plusgiro om de är registrerade för F-skatt och moms och om det överensstämmer med lämnade uppgifter på faktura/utbetalningsunderlag. Samtliga var korrekta. Se bifogad fil Stickprov utanordning Förslag till förbättrad rutin (kvarstår från tidigare kontroll) Undersöka möjligheten att införa systemstödd kontroll (godkännande två i förening ) av uppläggning/ändring av leverantörsuppgifter. Ekonomiavdelningen Mikael Öhström Anna Palmborg Leksands kommun Webbplats E-post kommun@leksand.se Organisationsnr Postadress Leksand Besöksadress Torget 5 Telefon vx Fax Bankgiro

80 Nyupplagda leverantörer: Namn Utbet Nummer BG/PG Momsreg F-skatt Anmärkning Putte i Parken AB BG OK Ja Ja Factoring: Kapitalkredit Sverige AB Adsup AB BG OK Ja Ja Runow Media AB BG OK Ja Ja Symetri AB BG OK Ja Ja Pure Comfort AB PG OK Ja Ja An Travel AB BG Ja Ja Factoring: Svea Ekonomi AB Felaktigt upplagd i leverantörsregistret Solvatten AB BG OK Ja Ja Zac Sportgolv AB BG OK Ja Ja Classic Car Week BG OK Nej Nej Entréavgift CCW Hermods AB BG OK Nej Ja Ej momspliktig verksamhet Ingemar Backlund Bygg AB BG OK Ja Ja Flaggfabriken Kronan AB BG OK Ja Ja Befintliga leverantörer: Kao Sweden AB BG OK Ja Ja Itell AB BG Ja Ja Factoring: Amfa Bank AB Felaktigt upplagd i leverantörsregistret Skidata Scandinavia AB BG OK Ja Ja Boel & Jan AB BG Ja Ja Namn enligt BG Home of Texile Scandinavia AB Felaktigtnamn upplagt i leverantörsregistret Leksands Lustgård PG OK Ja Ja Nyupplagda kontonummer: Modig Elin Norman Daniel Gustin Inger Tysklind Louise Monie Karin Kontonummer överensstämmer med underlag Utbetalningskort Kontonummer överensstämmer med underlag Kontonummer överensstämmer med underlag Utbetalningskort 80

81 RAPPORT Datum (11) Referens Kostavdelningen Verksamhetsstöd Annika Nilsson, Internkontrollplan: Näringsriktiga menyer inom skola och förskola, höstterminen 2016 Lennart Ljungemo Leksands kommun Webbplats E-post Organisationsnr Postadress Verksamhetsstöd Kostavdelningen Leksand Besöksadress Hagagatan 8 Telefon vx 81 Fax Bankgiro

82 Datum Referens Kostavdelningen 2(11) Innehåll 1 Livsmedelsverkets rekommendationer Näringsriktiga måltider Näringsinnehåll i maten höstterminen Skola Utvärdering: vanlig kost (Bilaga 1) Utvärdering: vegetarisk kost (Bilaga 2) Förskolan Utvärdering: förskolan (Bilaga 3) Uppföljning Bilaga 1: UTVÄRDERING SKOLA HT Bilaga 2: UTVÄRDERING SKOLA HT Bilaga 3: UTVÄRDERING FÖRSKOLA

83 Datum Referens Kostavdelningen 3(11) 1 Livsmedelsverkets rekommendationer Enligt Leksands kommuns kostpolicy så ska förskolorna och skolorna i kommunen följa Livsmedelsverkets (SLV) rekommendationer. I grundskolan finns dessutom ett lagkrav, sedan 2011, på att maten som tillagas och serveras i skolan ska vara näringsriktigt. Näringsrekommendationerna tas fram av en nordisk expertgrupp och de baseras på systematiska genomgångar av vetenskaplig litteratur. Rekommendationerna för skola och förskola är i stort sett lika med avseende på näringsinnehåll och menysammansättning, men då åldersintervallet är stort på barn och elever inom förskolan och skolan har SLV två anpassade rekommendationer för dessa två verksamheter (Bra måltider i förskolan, respektive Bra mat i skolan). Rekommendationerna strävar efter att ge våra barn och ungdomar förutsättningar för en hälsosam och balanserad kosthållning och för att förebygga ohälsa senare i livet. 1.1 Näringsriktiga måltider Livsmedelsverket har i sina riktlinjer föreslagit hur ofta vissa huvudkomponenter bör användas, vilket underlättar måltidsplaneringen. Riktlinjerna används vid planering av matsedlar och gör att förutsättningarna för att uppnå rekommenderat näringsinnehåll ökar. Menyerna utvärderas i perioder på fyra sammanhängande veckor. Detta enligt rekommendationer från Livsmedelsverket och skolinspektionen. 83

84 Datum Referens Kostavdelningen 4(11) 2 Näringsinnehåll i maten höstterminen 2016 Matens näringsinnehåll beräknas och utvärderas i kostdatasystemet Mashie. I utvärderingen för skolan används en genomsnittlig portion mat, inklusive en standardiserad portion tillbehör. I den standardiserade portionen tillbehör inkluderas salladsbuffé, dryck och bröd. 2.1 Skola Utvärdering: vanlig kost (Bilaga 1) Lunchen bör täcka % av det dagliga energibehovet enligt näringsrekommendationerna och under terminen täckte menyerna i genomsnitt 31 % av det dagliga energibehovet och ligger således i det intervall som är rekommenderat. Övriga näringsämnen som tas upp i utvärderingen (se bilaga 1) rekommenderas också uppgå till ca 30 % av RDI. Den rekommenderade energifördelningen mellan de energigivande näringsämnena är följande, kolhydrater E%, fett E% och protein E%. Enligt utvärderingen för höstterminen 2016 så uppfylls dessa rekommendationer till stor del. Kolhydratandelen på 44 E% skulle behöva justeras eftersom den är lite lägre än rekommenderat intervall. Andel energi från fett, 38 E%, är inom rekommenderat intervall på E%. Gällande kvaliteten på fettet så är andelen mättat fett för högt och andelen enkelomättat något förhöjt och fleromättat fett för lågt. Mättat fett rekommenderas att vara högst 7 g per portion, och under höstterminen innehöll den genomsnittliga portionen 9 g mättat fett. Det mättade fettet finns i hög utsträckning i mejeriprodukter och kött och de omättade fetterna finns framför allt i vegetabilier, fet fisk och kyckling. Justeringar av framför allt mejeriprodukterna kan behövas för att ge plats för andra fetter som kommer från fet fisk och växtriket. I vissa maträtter som exempelvis färsrätter kan en del av färsen bytas mot bönmassa för att få en bättre kvalitet på fettet men utan att påverka smak och konsistens. Bönmassan är dessutom rik på protein och järn. Innehållet av järn är i enlighet med rekommendationerna i terminens matsedelsutvärdering. Enligt Livsmedelsverkets rekommendationer ska blodpudding serveras en gång under en fyra veckors period. Blodpuddingen har högst järninnehåll av alla de rätter som serveras. Järn finns också i höga halter i animaliska produkter som kött och annan inälvsmat men även i vegetabilier som bönor, linser, ärtor, grönkål, broccoli spenat och fullkornsprodukter. Vitamin D är ett av få vitamin som generellt är svårt att få i sig och forskning pågår för att se om rekommendationerna gällande D-vitamin behöver justeras. När näringsrekommendationerna senast sågs över och utgavs (NNR 2012) så ökades rekommendationerna för vitamin D (från 7,5 µg till 10 µg för barn och vuxna, och från 10 µg till 20 µg för äldre över 75 år). Höstterminens utvärdering visar att resultatet är inom rekommendationerna och dessutom med en ökning på 2 % sedan föregående termin. Fisk och fiskprodukter utgör de bästa källorna till D-vitamin i kosten, främst fet fisk. Några exempel på feta fiskar är sill, strömming, lax, makrill och ål. Lax serveras återkommande på matsedeln enligt rekommendationerna d.v.s. två gånger under en fyra veckors period. Andra livsmedel som innehåller vitamin D är äggula, berikade mejeriprodukter och matfetter. Arla har dessutom ökat berikningen i sina produkter vilket kan vara är en bidragande faktor till att andelen D-vitamin ökat denna termin. För att öka upp D-vitamininnehållet i maten ytterligare skulle ett alternativ vara att öka upp antalet maträtter med fisk, främst fet fisk och minska maträtter med rött kött. Fler maträtter med fet fisk skulle förutom ökad D- vitamintillförsel också ge en bättre sammansättning på fettet utan att minska andelen energi 84

85 Datum Referens Kostavdelningen 5(11) som kommer från fett. Det skulle dock påverka järninnehållet negativt då det finns mycket mer järn i rött kött än i fet fisk. Salt tillsätts inte utefter de mängder som anges i recepten utan mer efter tycke och smak. Under höstterminen har flera av rätterna setts över och korrigerats gällande mängden tillsatt salt då mängderna i recepten varierat mycket. Salt påverkar smaken på maten och en minskning av saltet kan göra så att vissa uppfattar maten smaklös. Saltet kan dessvärre ha negativa hälsoeffekter vid för stora intag. Att hitta en lösning för att få fram lämplig mängd salt vid matlagningen är något som bör ingå i det framtida utvecklingsarbetet. Näringsämnena C-vitamin och folat (folsyra) uppnås med god marginal. När det gäller det genomsnittliga innehållet av fibrer i skolmaten så ger en normalportion för skolungdom 9 g i relation till rekommendationen på 8 g, således lite över rekommendationen Utvärdering: vegetarisk kost (Bilaga 2) Den vegetariska menyn har ett energiinnehåll på 30 % av RDI för en genomsnittselev. Rekommendationen är att skollunchen bör utgöra % av dagsbehovet av energi vilket gör att den vegetariska menyn håller sig inom de energinivåer som rekommenderas. Fördelningen mellan de tre energigivande näringsämnena är enligt rekommendationerna. Kolhydraterna står för 48 E% (rekommenderat E%), protein 15 E% (rekommenderat E%) och fett 37 E% (rekommenderat E%). Det mättade fettet ligger lite ovanför rekommendationen om max 7 g mättat fett per portion. Portionerna hade under terminen ett innehåll i snitt på ca 7,5 g mättat fett. Innehållet av de enkelomättade och fleromättade fetterna är något lågt, 27 % respektive 26 % av RDI. Fettkvaliteten skulle därför behövas korrigeras till viss del. Under terminen har mängderna mejeriprodukter i recepten setts över, då vissa recept, exempelvis såser, var svåra att tillaga med den mängd mejeriprodukt som var i receptet. Det har gjort att fettkvaliteten är något sämre jämfört med föregående termin, de enkelomättade har sänkts något. För att förbättra fettkvaliteten är det positivt att fortsätta med receptöversynen under kommande terminer. Fettkvaliteten i maträtterna kan förbättras genom att man tillsätter eller byter ut mjölkprodukter som grädde och crème fraiche och använder oljor eller majonnäs. Järninnehållet, 25 % av rekommenderat intag, är något lågt i den vegetariska kosten. En av de största järnkällorna i vegetarisk mat är baljväxter. För att få upp järninnehållet ytterligare i den vegetariska kosten krävs en ökning av baljväxter i maträtterna vilket inte alltid är något som uppskattas av matgästerna. Att få i sig tillräckligt med D-vitamin är svårt i en vegetarisk kost då den största källan till vitamin D är fet fisk. Det är därför extra viktigt att som vegetarian äta av de berikade mejeriprodukterna. Vitamin D innehållet är var 22 % precis som föregående termin jämfört med rekommendationen på ca 30 %. När det gäller salt och förslag på förändring, se under skolans utvärdering gällande normalkosten. Innehållet av vitamin C, folat och kostfibrer uppnås med god marginal. För mycket fibrer i maten kan göra att maten får ett för lågt energiinnehåll. När det gäller fibermängden så visar beräkningarna av terminens mat att maten innehåller 12 g fibrer i relation till rekommendationen på 8g. Det något förhöjda innehållet av fibrer innebär i sig inget problem då maten kommer upp i de energirekommendationer som föreligger 85

86 Datum Referens Kostavdelningen 6(11) åldersgruppen. När de animaliska produkterna blir ersatta av vegetabilier ökar fiberinnehållet eftersom de animaliska produkterna inte ger detta. 2.2 Förskolan Utvärdering (Bilaga 3) Utifrån de riktlinjer som tagits fram för förskolan så har ett genomsnittligt värde för mellanmålen och frukost räknas fram. Detta då dessa måltider oftast ser relativt lika ut. Lunchen beräknas på samma sätt som skollunchen, det vill säga med hjälp av de matsedlar som finns i kostdatasystemet Mashie. De måltider som har räknats med i utvärderingen är: frukost, fruktstund, lunch med tillbehör och ett mellanmål. Maten som erbjuds på förskolan bör enligt rekommendationer täcka % av energibehovet för en dag för barn i åldern 2-5 år. Genomsnittet för energiinnehållet under en dag på förskolan uppgår i denna utvärdering till 74 % vilket ger ett något för högt energiintag. Tittar man enbart på lunchen med tillbehör samt frukten så ser det bra ut, men med både frukost och mellanmål så ökar energinivån en del. Det innebär att energiinnehållet på måltiderna som förskolan erbjuder ligger på en för något för hög nivå eftersom man räknar med att barnen ska äta middag när de kommer hem, och eventuellt också ett kvällsmål. Rekommendationerna för protein är E%, fett E% och kolhydrater 45-60E%. Våra värden (protein 18 E%, fett 36 E% och kolhydrater 46 E%) ligger inom rekommendationerna även om det skulle vara önskvärt med något högre andel kolhydrater. Fettkvalitén behöver förbättras då andelen mättat fett, det fett som vi ska vara försiktiga med, utgör 106 % av det rekommenderade dagliga intaget och är därför för högt. Det borde ligga runt 70 % så det finns utrymme att äta mättat fett även i den mat som serveras i hemmet. De omättade fetterna är istället något låga. Enkelomättade fettet är på samma nivå som vid förra utvärderingen, 61 %. Det fleromättade fettet har däremot minskat ytterligare, från 69 % till 66 %. Den totala mängden fett och mängden mättat fett behöver minskas och det gäller framför allt frukost och mellanmålen. Lunchens fettinnehåll ser bra ut i jämförelse med de rekommendationerna som finns. Det behövs en dock genomgång och utvärdering av innehåll i mellanmålen då de idag är relativt rika på fett och mättat fett. Det är en utmaning att få till bra värden gällande vitamin D. Lunchen är den huvudsakliga källan till vitamin D-intag, då vi har möjligheten att servera fet fisk som är rikt på D-vitamin. För att få ett tillräckligt intag, enligt rekommendationerna, så skulle det krävas att det serverade fet fisk i hemmen lika ofta som i skolan (i snitt en gång varannan vecka) samt att man använder mejeriprodukter som är D-vitaminberikade. För att höja D-vitaminvärdena ytterligare behöver fet fisk serveras oftare till lunch men även som en frukost- och mellanmålskomponent. Till mellanmål och frukost skulle ett alternativ vara att servera makrill i tomatsås eller sill som pålägg. Många barn är dessvärre inte vana att äta dessa livsmedel till mellanmål och frukost. Järninnehållet är 54 % av det rekommenderat intag. Enligt Livsmedelverkets rekommendationer serveras blodpudding var fjärde vecka. Blodpudding är ett mycket järnrikt livsmedel och en av våra viktigaste källor till järn. Järn finns framför i kött, inälvsprodukter och fågel, men också i vegetabilier som bönor, linser, ärter och torkad frukt. I och med att köttprodukter även innehåller en stor andel mättat fet (av det fettet som är i livsmedlet) vore det önskvärt att öka andelen järnrika vegetabilier i kosten. En ökning av vegetabilierna i kosten är en utmaning då försök gjorts tidigare vilka inte uppskattades av matgästerna. I flera av färsrätterna som vi tillagar försöker vi att byta ut en viss andel färs mot bönmassa. Bönmassan är i sig järn- och proteinrik och innehåller också mindre mättat fett. Bönmassa skulle också kunna användas även i andra rätter och vi provar oss fram i dagsläget. 86

87 Datum Referens Kostavdelningen 7(11) De näringsämnen som uppnås med god marginal är vitamin C, folat (folsyra) och kostfibrer. Vår mat innehåller en något förhöjd nivå fiber men samtidigt når maten upp i rekommenderat energiinnehåll. När det gäller salt och förslag på förändring, se under skolans utvärdering gällande normalkosten. 2.3 Uppföljning För att förskole- och skolbarnen ska få i sig en näringsriktig kost krävs att en rad faktorer uppfylls. Under förutsättning att dietisten skapat en näringsriktig matsedel krävs det i nästa steg att köken tillagar maten på rätt sätt. En viktig del är också att barnen ges bra förutsättningar för att få i sig en ordentlig lunch. Med bra förutsättningar menas en trivsam miljö, tillräckligt med tid och pedagogisk hjälp vid måltiden. För att visa och lättare förstå hur komplex en måltid i skolan är, har Livsmedelsverket tagit fram måltidspusslet, se figur 1. När alla bitarna fungerar finns det goda möjligheter för eleverna att tillgodogöra sig en god och näringsriktig måltid. Figur 1. Måltidspusslet från Livsmedelsverket vilken visar alla de bitar som behövs för att måltiden (pusslet) ska vara komplett. I skolan används som nämnts ovan en genomsnittlig portion för utvärderingen av näringsinnehållet. I slutändan är det ändå barnen själva som lägger upp det de vill äta på sin tallrik oavsett planerad portion. Det viktiga i det stora hela är att barnen erbjuds en möjlighet att äta en väl sammansatt måltid genom att det serveras näringsberäknade skolluncher. Eleverna behöver få hjälp med att veta hur en näringsriktig lunch sätts samman via de olika komponenterna som erbjuds i matsalen. Sedan våren 2015 har de flesta skolmatsalarna en exempeltallrik framme i serveringen för att visa på hur dagens måltid ser ut och det i enlighet med tallriksmodellen. Det ger även pedagogerna ett hjälpredskap i det pedagogiska arbetet gentemot eleverna. Samtliga skolor i kommunen använder de webbaserade uppföljningsverktyget Skolmat Sverige, men i olika stor utsträckning. Huvudansvaret för att göra en utvärdering av skolmaten och lunchmiljön med hjälp av Skolmat Sverige ligger hos skolornas rektorer, i samarbete med tillhörande kök. Skolmat Sverige ska ses som ett hjälpmedel för att arbeta tillsammans (skolledningen, elever och kostavdelningen) med skolmaten. För att bättre kunna ta tillvara på skolmåltiden och använda den i undervisningen har Livsmedelsverket även tagit fram ett pedagogiskt material som heter Hej skolmat ( Det är övningar avsedda för årskurs 4 6, där skolmåltiden och skolköket är undervisningsmaterial och plats. Både Skolverket och Skolmat Sverige informerar om detta material. När det gäller Leksands kommuns kostverksamhet så vet samtliga kockar att recepten som läggs i kostdatasystemet Mashies matsedlar ska användas, och påminns regelbundet om detta av kostavdelningens styrgrupp. Har kockarna synpunkter på recepten eller gör ändringar ska ändringarna meddelas till kostavdelningen och därefter justeras recepten i Mashie. Matsedlar och recept diskuteras också kontinuerlig på kostavdelningens arbetsledarmöten. Under höstterminen har kökschef, dietist och kock varit ut till grundskolorna på matråd. Nytt för hösten är att matråden genomförts i mindre grupper än tidigare, skola för skola, och 87

88 Datum Referens Kostavdelningen 8(11) eleverna har haft möjlighet att framföra sina synpunkter och frågor. Genom denna dialog mellan kostavdelningen och skolorna har flera frågor kring maten kunnat redas ut och barnen har fått information om varför matsedeln planeras som den gör. De synpunkter som inkommit har vi sedan försökt ha med i matsedelsplaneringen, inom ramen för vad som är möjligt. Mötena mellan skolorna och kostavdelningen har uppskattats och planeras återkommande. Under hösten har också en enkätundersökning, via Ipads, genomförts på Gästis. Samtliga matgäster, från förskoleålder upp till gymnasienivå samt pedagoger, har fått tycka till om smaken på maten och hur miljön under måltiden upplevts. Undersökningen har genomförts under tre dagar då tre olika måltider serverats (en fiskrätt, en vegetarisk rätt och en färsrätt). Resultaten har sammanställts och både skolan och kostavdelningen har fått återkoppling. Enkätundersökningen planeras på nytt under kommande termin. Gällande förskolan så har flera förskolor börjat med veckans kock vilket innebär att ett barn får vara med i köket under några tillfällen under en vecka. Det är mycket uppskattat både av barnen, kockarna och pedagogerna. Under hösten så har möte ägt rum mellan förskolepedagoger och kostavdelningen i och med att nya riktlinjer Bra måltider i förskolan utkom i september. Efter att nuvarande kostpolicy blivit reviderad och antagen så kommer de nuvarande kostriktlinjerna gentemot förskolan att ses över. 88

89 Datum Referens Kostavdelningen 9(11) 2.4 Bilaga 1: UTVÄRDERING SKOLA HT 2016 Måltid: Lunch och sallad samt bröd och dryck Näring per portion: Barn år Näringsämne Mängd Enhet RDI(%) Energi (kj) kj 31 Energi (kcal) 674 kcal 31 Fett 28 g 36 Mättade fettsyror Enkelomättade fettsyror Fleromättade fettsyror 9 g 12 g 4 g Kolhydrater 71 g 26 Protein 30 g 37 Kostfibrer 9 g 32 Vitamin D 3 µg 35 Vitamin C 60 mg 120 Folat 133 µg 66 Järn 4 mg 33 Natrium 903 mg 39 89

90 Datum Referens Kostavdelningen 10(11) 2.5 Bilaga 2: UTVÄRDERING SKOLA HT 2016 Måltid: Vegetariskt alternativ och sallad samt bröd och dryck Näring per portion: Barn år Näringsämne Mängd Enhet RDI(%) Energi (kj) 2719 kj 30 Energi (kcal) 650 kcal 30 Fett 26 g 34 Mättade fettsyror Enkelomättade fettsyror Fleromättade fettsyror 7,5 g g 27 5 g 26 Kolhydrater 75 g 27 Protein 23 g 29 Fibrer 12 g 45 Vitamin D 2 µg 22 Vitamin C 74 mg 148 Folat 177 µg 89 Järn 3 mg 25 Natrium 694 mg 30 90

91 Datum Referens Kostavdelningen 11(11) 2.6 Bilaga 3: UTVÄRDERING FÖRSKOLA HT 2016 Måltid: Frukost, fruktstund, lunch med sallad, bröd och dryck samt mellanmål Näring per portion: Barn 2-5 år Näringsämne Mängd Enhet RDI(%) Energi (kj) 3937 kj 74 Energi (kcal) 941 kcal 74 Fett 38 g 89 Mättade fettsyror Enkelomättade fettsyror Fleromättade fettsyror 14 g g 61 7 g 66 Kolhydrater 104 g 60 Protein 41 g 86 Fibrer 13 g 84 Vitamin D 6 µg 57 Vitamin C 69 mg 228 Folat 151 µg 76 Järn 4 mg 54 Natrium 1048 mg 77 91

92 Verksamhetsstöd och service Annika Nilsson, RAPPORT Datum (8) Referens Kostavdelningen Internkontrollplan Näringsriktiga menyer inom äldreomsorgen v Lennart Ljungemo Leksands kommun Webbplats E-post Organisationsnr Postadress Verksamhetsstöd Kostavdelningen Leksand Besöksadress Hagagatan 8 92 Telefon vx Fax Bankgiro

93 Datum Referens Kostavdelningen 2(7) Innehåll 1 Rekommendationer och vägledning Näringsriktiga måltider Utvärdering (Bilaga 1) Uppföljning Bilaga 1: Utvärdering v ÄO

94 Datum Referens Kostavdelningen 3(7) 1 Rekommendationer och vägledning Maten inom äldreomsorgen bör ses lika viktigt som den medicinska behandlingen, då ett gott nutritionstillstånd är en förutsättning för att annan medicinsk behandling ska få avsedd effekt. Det är mycket vanligt med undernäring inom äldreomsorgen så arbetet med kosten bör fokusera på att förebygga undernäring, bibehålla de äldres funktionsförmåga längre och inte minst verka för en optimal livskvalitet. Socialstyrelsen har en vägledning, Näring för god vård och omsorg en vägledning att förebygga och behandla undernäring, 2011 där det finns angivet vilken typ av grundkoster som bör erbjudas inom kommunerna för att underlätta matintaget för omsorgstagarna. De olika typerna har blivit ifrågasatta när de nya näringsrekommendationerna från Livsmedelsverket gavs ut Allmän kost för sjuka (A-kost) har blivit mer lik den vanliga kosten (SNR-kost) i sammansättningen när det gäller kolhydrater, protein och fett. Leksands kommun serverar därför kost som baseras på Livsmedelsverkets näringsrekommendationer och med berikning av maten utifrån individens behov. 94

95 Datum Referens Kostavdelningen 4(7) 2 Näringsriktiga måltider 2.1 Utvärdering (Bilaga 1) Vid utvärderingen har vi utgått från att 65 % av energibehovet bör komma från frukost, lunch och middag samt att 35 % bör komma från mellan- och kvällsmål. Mellanmålen som serveras på de särskilda boendena ingår inte i denna utvärdering utan dessa står de särskilda boendena för. Mellanmålen rekommenderas vara två mellanmål och ett kvällsmål och de bör bidra med % av dagens totala energi. Måltidsfördelningen kan ses i tabellen nedan. Andel energi som varje måltid bör innehålla Måltid Andel energi (kcal) Andel energi (%) Frukost Mellanmål Lunch inkl. dessert Mellanmål Middag Kvällsmål Källa: Näring för god vård och omsorg, Socialstyrelsen För att uppfylla de rekommendationer som gäller angående näringsriktigheten inom äldreomsorgen behöver maten näringsberäknas och det görs i kostdatasystemet Mashie. I Mashie har kostavdelningen lagt upp ett produktionssystem som gör att köken kan få in beställningar från äldreomsorgen och skola samtidigt och på så sätt få ett samlat produktionsunderlag för all den mat som ska tillagas. Vårdpersonalen har börjat att använda Mashie på samtliga boenden och det fungerar relativt bra men kunskapen varierar beroende på datorkunskap och datautrustning. Det standardiserade energibehovet för äldre är 2150 kcal/dag och portionsstorleken beräknas vara 66 % av en genomsnittlig portion. Det totala energiinnehållet från frukost, lunch och middag är högre, 77 %, än rekommendationen på ca 65 %. Maten som serveras beräknas utifrån de allmänna näringsrekommendationer som Livsmedelsverket ger ut och med extra berikning till de individer som behöver det samt att det serveras efterrätt varje dag. Den rekommenderade energifördelningen är E% kolhydrater, E% protein och E% fett. Vid vår sammanställning så ser man att energinivåerna gällande fett och protein är inom rekommendationerna men att kolhydratandelen är lite utanför referensintervallet, 44 E% i förhållande till rekommendationen på minst 45E%. När det gäller kvaliteten på fettet så är det en hög andel mättat fett i de äldres mat, 106 % av det rekommenderade dagliga maxintaget och då är inte mellanmålen inkluderade. Många av de livsmedel som läggs till för att höja energiinnehållet på maten är oftast rika på fett, vilket ger mycket energi på liten mängd, vilket är positivt då många av de äldre oftast intar mindre 95

96 Datum Referens Kostavdelningen 5(7) måltider. Fettkvaliteten är något man bör ta hänsyn till så långt det som möjligt men det viktigaste är att maten blir god. För att förbättra fettkvaliteten men ändå bibehålla energimängden kan man välja att berika maten med exempelvis majonnäs eller rapsolja istället för grädde och crème fraiche. De äldres mat bör förutom en hög andel energi innehålla en stor andel protein. Vår sammanställning visar på ett proteininnehåll på 71 % av RDI vilket är relativt högt. De som behöver ytterligare berikning i form av exempelvis proteinsmör, berikningspulver eller näringsdrycker får ännu mer protein via kosten. Det är viktigt att servera mellanmål som ger både protein och energi och omsorgspersonalen som ansvarar för mellanmålen behöver ha fullgod kunskap om vilka livsmedel som tillför detta. Det är av stor vikt att omsorgstagarna har möjlighet att äta ett senare kvällsmål och/eller ett tidigt morgonmål. Vaknar någon boende nattetid och är hungrig är det viktigt att servera nattmål. Nattmålet i sig kan ge de äldre en bättre sömn och ork. Tiden mellan sista erbjudna måltiden och påföljande dags första måltid bör vara max 11 timmar, tidsramen för den så kallade nattfastan. Innehållet av vitamin D har ökat med 2 % sedan den förra utvärderingen men är ändå för lågt, dvs. 42 % av de rekommenderade mängden. Den bästa källan till D-vitamin är fet fisk och maträtter med fet fisk erbjuds återkommande på matsedeln. Skulle man, via mellanmålen, också erbjuda smörgåsar med makrill i tomatsås eller sill skulle man kunna öka upp D- vitaminintaget ytterligare. Utöver fisk så är berikade mejeriprodukter en bra källa till D-vitamin. Det är viktigt att de äldre har möjlighet att vara ute i solljuset då vitamin D även bildas av solljus. Vitamin D har en indirekt inverkan på skelettets uppbyggnad och ett för litet intag av vitamin D kan bland annat ge benskörhet och ökad risk för frakturer. Järninnehållet är något lågt i utvärderingen och det är en konsekvens av att de järnrika livsmedlen intas i mindre mängder. Järn finns framför allt kött men även i baljväxter. Blodpudding serveras var 4:e vecka men utöver det är det en fördel att servera andra järnrika rätter som till exempel blodpalt och inälvsmat. Det är bra om det även kan ingå järnrika livsmedel i mellanmålen. Utvärderingen visar att matens innehåll av vitamin C och folat uppnås med god marginal. Saltmängderna varierar, beroende på tycke och smak hos kocken. I de inlagda recepten förekommer olika mängder salt och i vissa recept ingen angiven salt mängd utan bara att rätten ska smakas av med salt. Vi har under hösten påbörjat en översyn gällande saltmängden i recepten för att få den mer likvärdig. 2.2 Uppföljning Maten som kommer från kostavdelningen tillför en del av dagens energioch näringsintag men resterande, en relativt stor del, (frukost och alla mellanmålen) ansvarar personalen på avdelningen för. Tillsammans ska det energi- och näringsintaget ge den boende ett fullgott matintag. Det är av stor vikt att all vårdpersonal har tillräcklig nutritionskunskap för att kunna ta det nutritionsansvaret som vilar på dem. En viktig faktor är att måltidsmiljön är trevlig och inbjudande. Personalen som hjälper till vid måltiderna bör ha en positiv och uppmuntrande attityd 96

97 Datum Referens Kostavdelningen 6(7) och säkerställa att de boende får de eventuella hjälpmedel och den hjälp de behöver i samband med måltiderna. För att öka förutsättningarna för att omsorgstagarna ska få den energi och näring de behöver har en dietist anställts under hösten. Dietisten kommer att i förlängningen arbeta mer riktat mot äldreomsorgen där nutritionsriktlinjer som nattfastan, näringsinnehåll i mellanmålen och måltidsordning kommer att ses över och revideras tillsammans med den medicinskt ansvariga sjuksköterskan. I november 2016 startade ett projekt på Solhems särskilda boende där man ändrat måltidsordningen jämfört med övriga äldreboenden i Leksands kommun. Måltidsordningen på Solhems särskilda boende är enligt följande: Morgondrink/morgonfika på sängkanten innan uppstigning i samband med medicindelning. Flexibel frukost från kl. 8-10, beroende på var och ens önskemål Förmiddagsfika runt kl. 11 med eget val av något sött, salt och/eller frukt till kaffet/teet. Lunch kl. 14 med en aptitretare strax innan, huvudrätt och dessert. Kvällsmat kl. 18, varmrätt. Kvällsfika runt eller strax innan sänggående, gärna så sent som möjligt. Kvällsfikat kan vara en smörgås, smoothies eller liknande. Möjlighet att få något att äta eller dricka under natten Förutom att ändra själva måltidsordningen och måltidsmiljön så har bemanningen, både gällande kök- och vårdpersonalen förändrats. Innan projektet startade genomfördes matråd med flera av de boende på Solhem där synpunkter angående maten inhämtades. Dessa synpunkter har man tagit hänsyn till under matsedelsplaneringen. Genom att ändra måltidsordningen ökas de äldres möjligheter att äta flera måltider under dygnet. Det ger även kökspersonalen utrymme att laga mer äldreanpassad mat utan att helt behöva följa skolans meny. Ett av målen innan projektet var att desserterna under veckan skulle vara lite extra med syfte att minska användandet av färdiga soppor och krämer. Under oktober och november gjordes flera undersökningar, både kvantitativa och kvalitativa, i syfte att ha som grund till kommande uppföljningar under projekttiden. 97

98 Datum Referens Kostavdelningen 7(7) 3 Bilaga 1: Utvärdering v ÄO Måltid: Frukost, lunch med tillbehör och dessert, middag med tillbehör Näring per portion: Äldre > 75 år Näringsämne Mängd Enhet RDI (%) Energi (kj) 6970, 13 kj 77 Energi (kcal) 1666, 19 kcal 77 Fett 73,01 g 81 Mättade fettsyror Enkelomättade fettsyror Fleromättade fettsyror 28,1 g ,02 g 63 9,99 g 49 Kolhydrater 178,51 g 76 Protein 65,46 g 71 Fibrer 17,62 g 77 Vitamin D 8,34 µg 42 Vitamin C 96,51 mg 129 Folat 216,3 µg 108 Järn 5,75 mg 64 Natrium 2 536,86 mg

99 Datum (1) Administrativ service Maria Skalk, Administrativ service - Rapport interkontrollplan, 2017 Administrativ service har tre områden upptagna för kontroll i verksamhetsstöds internkontrollplan daterad ; Rapportering av delegeringsbeslut Informationshanteringsplaner Förtroendevaldas förvaring av allmänna handlingar. Inga stickprovskontroller har genomförts under Däremot har administrativa åtgärder förberetts och påbörjats: Rapportering av delegeringsbeslut en projektplan för utveckling av rutiner och styrdokument har tagits fram. Området behöver även ses över med anledning av ny kommunallag. Informationshanteringsplaner används kontinuerligt i samband med införandet av nya rutiner kring dataskyddsförordningen, en uppstart av lokala arkivredogörare har skett under hösten 2017 samt att planerna även används som underlag vid klassning av information i samband med informationssäkerhetsarbetet. Förtroendevaldas hantering av allmänna handlingar under våren 2017 byttes kommunens gamla epostsystem First Class ut mot Outlook. Under december 2017 kommer de förtroendevalda att flytta sina portaler där de hämtar handlingar, information med mera till en Sharepoint-baserad portal. Flytten från First Class till Outlook och Sharepoint innebär en ökad nivå på säkerhet, möjlighet till intern revision samt ökad tillgänglighet. Under 2018 kommer administrativ service att förändra sitt internkontrollarbete och arbeta med kontrollpunkter som är mer anpassade till de politiska målen och politiska direktiv. Maria Skalk Utredare Leksands kommun Webbplats E-post kommun@leksand.se Organisationsnr Postadress Verksamhetsstöd och service Leksand Besöksadress Torget 5 Telefon Kundtjänst Fax Bankgiro

100 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2017/1389 1(1) Vård och omsorg Ulrika Gärdsback, Lovhandbok i samband med upphörande av gemensamma nämnden LOV, lagen om valfrihet Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade att avsluta samarbetet med Rättviks kommun gällande gemensamma nämnden, LOV. Gemensamma nämnden har en handbok gällande kravspecifikation, villkor, avtalsunderlag samt ansökan. Sektorns/avdelningens bedömning Sektorns bedömning är att den nuvarande föreskriften gällande kravspecifikation, villkor, avtalsunderlag och ansökan i den befintliga LOV handboken ska gälla till dess att kommunstyrelsen tar ett beslut angående föreskriften gällande LOV i Leksands kommun under våren Förslag till beslut 1. Den gemensamma nämndens LOV-handbok ska gälla efter årsskiftet 2017/2018 till dess att kommunstyrelsen antar LOV-handboken gällande Leksands kommun. Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande, daterat Slutligt beslut expedieras (skickas) till Sektorschef Ulrika Gärdsback Myndighetschef Katja Vestling Avdelningschef Marie van Geffen Blomberg Anneli Omsorg, Anneli Petterson 100

101 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Referens Dnr 2013/943 1(2) Kommunstyrelsen Carin Fredlin, Telefon. Revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning Beskrivning av ärendet Enligt kommunallagen får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Leksands kommun har en så kallad alternativ politisk organisation. Detta innebär att de flesta facknämnder avskaffats och att kommunstyrelsen övertagit merparten av de uppgifter som dessa nämnder tidigare ansvarat för. För att kommunstyrelsen inte ska belastas med sådant som kan karakteriseras som rutinärenden krävs därför en långtgående delegering till främst tjänstemän och utskott. Sektorns/avdelningens bedömning För att förkorta handläggningstiden av beslut kring tilläggsbelopp för förskolan och grundskolan föreslår ledningen för lärande och stöd att avdelningschef för grundskolan respektive förskolan ges delegering att besluta kring tilläggsbelopp och föreslår därför en revidering av delegeringsordningen till tjänstemän med följande förslag till ändringar: Punkt 35 Förskolan - Avslag om begäran av tilläggsbelopp ny delegat Avdelningschef förskolan (Nuvarande delegat utskottet lärande och stöd) Punkt 44 Grundskolan Avslå begäran om tilläggsbelopp ny delegat Avdelningschef grundskolan (Nuvarande delegat utskottet lärande och stöd) Punkt 54 Grundskolan Tilläggsbelopp till fristående skola ny delegat Avdelningschef grundskolan (Nuvarande delegat utskottet lärande och stöd) Detta föranleder även en ändring i delegeringsordningen till utskottet lärande och stöd Punkt 15 Tilläggsbelopp till fristående skola Tas bort Förslag till beslut 1. Anta förslagen till ändringar i kommunstyrelsens delegeringsordning för tjänstemän. 2. Anta förslagen till ändring i kommunstyrelsens delegeringsordning för utskottet lärande och stöd. 101

102 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2013/943 2(2) Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande, daterat Delegeringsordning KS utskottet lärande och stöd Delegeringsordning KS tjänsteman lärande och stöd Slutligt beslut expedieras (skickas) till Sektorchef lärande och stöd Avdelningschef förskola Avdelningschef grundskola Nämndsekreterare lärande och stöd 102

103 103

104 104

105 105

106 106

107 107

108 108

109 109

110 110

111 111

112 112

113 113

114 114

115 115

116 116

117 117

118 118

119 119

120 120

121 121

122 122

123 123

124 124

125 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) Allmänna utskottet 130 Dnr 2016/1365 Svar på medborgarförslag om stiftelser i Leksands kommun Beskrivning av ärendet Leksands kommun har mottagit ett medborgarförslag daterat 23 november 2016 där skriftställaren önskar att Leksands kommun återöppnar stipendierna B11, B52 och B62 alternativt att Leksands kommun ändrar villkoren för stiftelse A20 så att gymnasieelever från Leksand som utbildas i de gröna näringarna på naturbruksgymnasiet kan ansöka om stipendier. Bakgrund Leksands kommun, kommunstyrelsen, förvaltade ett trettiotal stiftelser. I de flesta fall är det privatpersoner som skänkt pengar att användas för ett visst ändamål. Kommunstyrelsen ansökte år 2011 hos Länsstyrelsen om att förändra tjugo av dessa stiftelser. Anledningarna var flera. I ett antal fall var villkoren för utdelning så föråldrade att det inte längre var möjligt eller mycket svårt att verkställa utdelning (främja ändamålet). I några fall var den årliga avkastningen alltför liten för att kunna delas ut, i några fall gick till och med stiftelsen med ett negativt resultat. Som skriftställaren beskrev i sitt medborgarförslag så avvecklades bland annat tre stiftelser som riktade sig mot lantbruket: B11 Anders och Anna Ingers stiftelse: Disponibel avkastning skall i första hand utdelas till jordbrukarsöner och jordbrukardöttrar från avlägsna byar i Leksands kommun som visat lämplighet för fortsättningsskolor med företrädesrätt för lantmannaskolor. I andra hand till ungdomar vars föräldrar ej är jordbrukare. Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen: Har ej kunnat utdelas enligt ändamål pga. föråldrat ändamål. B52- Anders Fischers stiftelse för diakoni: Disponibel avkastning ska utdelas såsom stipendier till inom Leksands kommun födda och mantalsskrivna manliga personer som i första hand bevistar Fornby folkhögskola eller en av svenska staten understödd lantbruks- eller lantmannaskola. Vissa personliga egenskaper krävdes: Utrustade med god fattningsförmåga, äga god karaktär, iakttaga ett nyktert levnadssätt. Företrädesvis den mindre hemmansägarklassen. Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen: Har ej kunnat utdelas enligt ändamål p.g.a. föråldrat ändamål Justeras Utdrag bestyrks 125

126 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) Allmänna utskottet B62- Nygårds Brita Ersdotters stipendiestiftelse: Disponibel avkastning ska användas till premier åt i Leksands kommun mantalsskriven ungdom vilka undervisats vid statsunderstödd lantmannaskola eller jämförlig undervisningsanstalt för utbildning i jordbruk eller lanthushållning. Avkastningen ska också gå till betalning av inackordering av ungdomar, i första hand flickor, med företräde för barn från hem med eget lantbruk Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen Har ej kunnat utdelas enligt ändamål p.g.a. föråldrat ändamål. Ytterst få sådana ungdomar. Alltför ringa belopp. Stiftelsen A20 kommunstyrelsens stipendiestiftelse är en samfond. Disponibel avkastning skall användas till förmån för elever mantalsskrivna i kommunen som genomgår fortsatt utbildning utöver grundskola, dock ej gymnasieelever. Avkastningen får ej användas för att täcka behov som enligt lag skall tillgodoses med utdebiterade medel. Bedömning Såsom sägs i medborgarförslaget har ändringar gjorts i ett antal fonder som tidigare möjliggjorde utdelning till elever från Leksand som gick på gymnasieutbildningar inom jord- och skogsbruk. Dessa fonder har dock permuterats till att endast avse eftergymnasial utbildning. Då en stor del av kapitalet i den nya stipendiefonden består av medel från dessa nu nedlagda fonder bör det göras en utredning om möjligheter att ändå från den nya fonden kunna dela ut till denna inte stora, men för bygden, viktiga grupp elever. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat Medborgarförslag, daterat Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Utreda möjligheterna att kunna dela ut medel från kommunstyrelsens stipendiefond A20 även till gymnasieelever inom skog- och jordbruk. 2. Därmed anse medborgarförslaget besvarat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justeras Utdrag bestyrks 126

127 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum (2) Referens Dnr 2016/ Kommunstyrelsen Maria Skalk, Medborgarförslag - Stiftelser i Leksands kommun Beskrivning av ärendet Leksands kommun har mottagit ett medborgarförslag daterat 23 november 2016 där skriftställaren önskar att Leksands kommun återöppnar stipendierna B11, B52 och B62 alternativt att Leksands kommun ändrar villkoren för stiftelse A20 så att gymnasieelever från Leksand som utbildas i de gröna näringarna på naturbruksgymnaiser kan ansöka om stipendier Bakgrund Leksands kommun, kommunstyrelsen, förvaltade ett trettiotal stiftelser. I de flesta fall är det privatpersoner som skänkt pengar att användas för ett visst ändamål. Kommunstyrelsen ansökte år 2011 hos Länsstyrelsen om att förändra tjugo av dessa stiftelser. Anledningarna var flera. I ett antal fall var villkoren för utdelning så föråldrade att det inte längre var möjligt eller mycket svårt att verkställa utdelning (främja ändamålet). I några fall var den årliga avkastningen alltför liten för att kunna delas ut, i några fall gick till och med stiftelsen med ett negativt resultat. Som skriftställaren beskrev i sitt medborgarförslag så avvecklades bland annat tre stiftelser som riktade sig mot lantbruket: B11 Anders och Anna Ingers stiftelse: Disponibel avkastning skall i första hand utdelas till jordbrukarsöner och jordbrukardöttrar från avlägsna byar i Leksands kommun som visat lämplighet för fortsättningsskolor med företrädesrätt för lantmannaskolor. I andra hand till ungdomar vars föräldrar ej är jordbrukare. Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen: Har ej kunnat utdelas enligt ändamål pga. föråldrat ändamål. B52- Anders Fischers stiftelse för diakoni: Disponibel avkastning ska utdelas såsom stipendier till inom Leksands kommun födda och mantalsskrivna manliga personer som i första hand bevistar Fornby folkhögskola eller en av svenska staten understödd lantbruks- eller lantmannaskola. Vissa personliga egenskaper krävdes: Utrustade med god fattningsförmåga, äga god karaktär, iakttaga ett nyktert levnadssätt. Företrädesvis den mindre hemmansägarklassen. Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen: Har ej kunnat utdelas enligt ändamål p.g.a. föråldrat ändamål 127

128 Leksands kommun Datum Referens Dnr 2016/1365 2(2) B62- Nygårds Brita Ersdotters stipendiestiftelse: Disponibel avkastning ska användas till premier åt i Leksands kommun mantalsskriven ungdom vilka undervisats vid statsunderstödd lantmannaskola eller jämförlig undervisningsanstalt för utbildning i jordbruk eller lanthushållning. Avkastningen ska också gå till betalning av inackordering av ungdomar, i första hand flickor, med företräde för barn från hem med eget lantbruk Medlen i stiftelsen överfördes 2011 till A20 med motiveringen Har ej kunnat utdelas enligt ändamål p.g.a. föråldrat ändamål. Ytterst få sådana ungdomar. Alltför ringa belopp. Stiftelsen A20 kommunstyrelsens stipendiestiftelse är en samfond. Disponibel avkastning skall användas till förmån för elever mantalsskrivna i kommunen som genomgår fortsatt utbildning utöver grundskola, dock ej gymnasieelever. Avkastningen får ej användas för att täcka behov som enligt lag skall tillgodoses med utdebiterade medel. Bedömning Såsom sägs i medborgarförslaget har ändringar gjorts i ett antal fonder som tidigare möjliggjorde utdelning till elever från Leksand som gick på gymnasieutbildningar inom jord- och skogsbruk. Dessa fonder har dock permuterats till att endast avse eftergymnasial utbildning. Då en stor del av kapitalet i den nya stipendiefonden består av medel från dessa nu nedlagda fonder bör det göras en utredning om möjligheter att ändå från den nya fonden kunna dela ut till denna inte stora, men för bygden, viktiga grupp elever. Förslag till beslut 1. Utreda möjligheterna att kunna dela ut medel från kommunstyrelsens stipendiefond A20 även till gymnasieelever inom skog- och jordbruk. 2. Därmed anse medborgarförslaget besvarat. Ange vilket beslutsunderlag som ska skickas med till politiken Tjänsteutlåtande, daterat Medborgarförslag, daterat Slutligt beslut expedieras (skickas) till Skriftställaren Administrativ service för vidarebefordran till berörda 128

129 129

130 130