Internkontroll 2016, ytterligare uppföljning

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Socialkontoret Dnr -700 Socialkontoret /2 Handläggare Barbro Ernald Socialnämnden Internkontroll 2016, ytterligare uppföljning Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att 1. godkänna rapporten om ytterligare uppföljning av internkontrollplan 2016 Beskrivning av ärendet Socialnämnden antog , 6, en internkontrollplan för 2016 och godkände rapportering avseende första halvåret 118, och för helåret 26, Rapporterna har överlämnats och blivit godkända av kommunstyrelsen, den senaste, 69, kommunstyrelsen (KS/2015:546). Enligt tillämpningsanvisningar för internkontroll, KS/2016:648 (10 ) ska nämnderna, i samband med delårsrapport 2, till kommunstyrelsen även lämna en kort rapport med uppföljning av kvarvarande brister (avvikelser) från föregående år. Socialnämnden har gjort ytterligare uppföljning utifrån internkontrollplanen 2016 och uppmärksammat de brister som tidigare redovisats. I bifogad rapport redogör nämnden för åtgärder och nuläge enligt kontrollpunkterna. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Uppföljning sker inom socialnämndens arbete med internkontroll. Beslutsunderlag Internkontroll 2016, ytterligare uppföljning Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

2 Inger Grindelid Barbro Ernald Annika Jungklo Socialchef Verksamhetscontroller Planering och utvecklingschef 2/2

3 Internkontroll 2016, ytterligare uppföljning Socialnämnden har varje år en internkontrollplan med utvalda granskningsområden, för att kunna upptäcka eventuella brister i verksamhetens måluppfyllelse. Uppföljning av internkontrollplanen för 2016 redovisades till socialnämnden i februari Kontroller ska ske två gånger om året, för första respektive andra halvåret. Kvarvarande brister från föregående år kontrolleras återigen i samband med kontrollen efter första halvåret och rapporteras till socialnämnden i samband med redovisningen av denna. I nedanstående sammanställning redogörs för de granskningsområden i internkontrollplanen 2016 där brister förekommit, analys av nuläge och redogörelse av vidtagna åtgärder Barbro Ernald

4 Risk för otillräckliga resurser avseende HR och ekonomi Psykosocial ohälsa 67 % av enhetscheferna har bra resurser för att jobba med psykosocial ohälsa. Kommunens HR-avdelning har tagit fram ett initialt ledarutvecklingsprogram samt efterfrågat vilket ytterligare stöd som behövs till verksamhets- respektive enhetschefer. Budget 60 % av enhetscheferna har bra resurser för att jobba med budget och ekonomiuppföljning. Strängnäs kommun har börjat använda en eknomimodul i beslutsstödssystemet Hypergene. Systemet ger möjligheter att följa utfall i förhållande till budget, föregående år eller annan jämförelsedata samt att arbeta med analyser. Rapporter i systemet ger överskådlighet samtidigt som det är lätt att gå ner på detaljnivå. Alla socialkontorets enhetschefer har utbildats i systemet. Risk för brist på personal med rätt kompetens Kompetenskartläggning 71 % av enhetscheferna anser att kompetensen hos medarbetarna är tillräcklig. Allmänt inom socialnämndens verksamhetsområden förekommer viss brist på personal med rätt kompetens. Arbete pågår, tillsammans med HR avdelningen om att göra socialnämnden attraktiv för arbetssökande. Kompetenskartläggning pågår inom flera verksamhetsområden, funktionsnedsättning och Myndighet och bistånd. Introduktionsprogram har uppdaterats. Stora grupper medarbetare erbjuds specifika utbildningar inom verksamhetsområdet, som Webbutbildning eller i andra former. Socionomer 58 % av utredare inom barn- och ungdomsvården på IFO är socionomer. Målet är 100 %. Fr.o.m. 1 juli 2019 gäller striktare behörighet för att arbeta med utredning, bedömning och uppföljning inom barn- och ungdomsvården. De kompetenskrav som anges från Socialstyrelsen är socionomexamen eller motsvarande. I augusti 2017 var 58 procent av utredarna socionomer, jämfört med 41 procent i december 2016 och 32 procent våren Vid rekrytering i Strängnäs kommun av utredare för barn och unga är kompetenskravet alltid socionomutbildning.

5 Socialstyrelsen skickade i juni ut förslag till reviderade föreskrifter om behörighet att utföra vissa arbetsuppgifter i sociala barn och ungdomsvården och Socialkontoret skall inkomma med synpunkter senast 29 september Risk för undernäring inom särskilt boende. Nattfasta på särskilt boende Nattfastan är 12 ½ timmar. Målet är högst 11 timmar. Socialnämndens åtgärder för att hantera avvikelsen: Med nattfasta på särskilt boende avses den period under natten då boende inte erbjuds något att äta eller dricka som ger nämnvärd energi. Målet är att den ska understiga 11 timmar. Nattfastan i kommunens särskilda boenden understiger inte 11 timmar. Medelvärdet är 12,5 timmar. Inget boende understiger 11 timmar. Resultatet för Sörmland, vid mätning hösten 2016 visar på ett medelvärde för nattfastan på 12,2 timmar. Siffror för riket saknas. BMI hos enskilda på särskilt boende 16 % har ett BMI under 22, vilket innebär risk för undernäring. Socialnämndens åtgärder för att hantera avvikelsen: BMI (Body Mass Index) bör, för en person över 70 år, ligga på minst 22. Alla på särskilt boende erbjuds registrering av vikt mm i systemet Senior alert och det är här som uppgifter om BMI tas fram. Personer med lågt BMI behöver ha en åtgärdsplan. 245 av brukarna på särskilt boende har fått en riskbedömning i kvalitetsregistret Senior alert. Av dessa är det 75 personer som har ett BMI under 22 och därmed är i riskzonen för undernäring (31 %). Av dessa har flertalet (94 procent) en åtgärdsplan inom det vårdpreventiva arbetet. Undernäring inom särskilt boende är vanligt förekommande. De äldre som flyttar in har flersjuklighet (multisjuka) med komplexa vårdbehov. Nationellt anges att en av flera åtgärder för att minska undernäring hos personer på särskilt boende är att bryta nattfastan.

6 Risk för bristande tillförlitlighet i IT-system Treserva TES Medvind Trygghetslarm i ordinärt boende Integrationer Socialkontorets användning av IT-system har helt eller delvis omöjliggjorts vid tre tillfällen under 2016, om sammanlagt 31,5 timmar. Nyckelfria lås har varit ur funktion vid fem tillfällen. Trygghetslarmet kontrolleras av Larmgruppen fyra gånger per dygn, alla dagar. Vid upptäckt problem finns en tidsfrist på fyra timmar för att hinna åtgärda problemet. Om det skulle kvarstå erbjuds brukarna tillsynsbesök, vilket hittills har inträffat vid två tillfällen under Kontrollmoment och åtgärder finns i en rutin. De nyckelfria låsen, som används av larmpatrullen, hemtjänsten, med kommunal och privata utförare, hemsjukvård och nattsköterskor har hittills varit ur funktion vid nio tillfällen under Orsaken är alltför många användare och åtgärdas genom en omstart av systemet. Medarbetare som slutar sin tjänst ska omedelbart avslutas i systemet, en process där både enhetschefer, lönekontoret och ITutvecklare på socialkontoret är involverade. En översyn pågår för att säkerställa en effektiv process. Treserva och Medvind har inte haft några oväntade avbrott under Det som är ett större problem med Treserva är att användare kan bli utkastade, orsakat av gammal utrustning (tunna klienter) och programvara (Office). Det som krävs är investering i ny utrusning. IT-utvecklare på socialkontoret bevakar felanmälningar under vardagar 8-17 och kan då tidigt åtgärda problem. De har också månatliga möten med IT-enheten för att uppmärksamma svagheter i system och integrationer. Så länge Strängnäs kommuns arkiv är i pappersform, med de digitala dokumenten som komplement, ska brukarnas akter finnas i pappersform och bl.a. användas vid avbrott. Risk för brist på bostäder i Strängnäs kommun. Bostäder till anvisade från Migrationsverket Alla anvisade beräknas ha fått bostäder vid utgången av februari Enligt bosättningslagen (2016:38) som trädde i kraft i mars 2016, fick Strängnäs kommun i uppdrag att under 2016 bosätta 97 nyanlända personer som beviljats permanent uppehållstillstånd (PUT). I december hade 47 av dessa fått bostäder. Bostäder ordnas allteftersom och under hösten 2017 kommer alla de nyanlända från 2016 att vara bosatta. Samtidigt pågår arbete med 2017 års uppdrag, att bosätta 92 personer. Till och med juli har 60 av dessa fått bostad.

7 Alla som är anvisade till Strängnäs kommun har erbjudits genomgångsbostad eller förstahandskontrakt. Risk för lång utredningstid vid ärenden som rör barn och unga. Utredningstiden vid ärenden som rör barn och unga 95 % av utredningarna har gjorts inom fyra månader. Socialtjänstlagen 11 kap 2 anger att utredningar i barnärenden ska vara avslutade inom fyra månader och att förlängd utredningstid kan beslutas vid särskilda skäl. För barnutredningarna i Strängnäs ansvarar Utredningsenheten för barn unga och vuxna inom Individ och Familjeomsorgen. Verksamhetschefen kan besluta om förlängd utredningstid. Enheten arbetar metodiskt för att hålla nere utredningstiden. Socialsekreterarna, gruppledarna och enhetschefen har uppföljningslistor, möten och andra stöd till socialsekreterarna. En socialsekreterare har utsetts till Senior socialsekreterare, med uppdrag att säkerställa handläggning och dokumentation. Under första halvåret av 2017 är andelen där granskningstiden överskrider fyra månader fem procent, liksom under Det är orealistiskt att alla ärenden underskrider fyra månader, då det i enstaka fall kan vara befogat med längre tid. Värdet bör ligga så nära 100 % som möjligt.