KARTLÄGGNING AV CHEFSUPPDRAG

Transkript

1 KARTLÄGGNING AV CHEFSUPPDRAG Bakgrund Förvaltningen har utöver verksamhets- och chefsnivån ett flertal andra arbetsledande roller med olika befattningar inom förvaltningen. Osäkerhet finns kring rollernas ansvar och befogenheter. Syfte Att klargöra ansvar, befogenheter och nödvändig kompetens på de olika nivåerna samt bedöma om ansvarsfördelningen är effektiv i förhållande till uppdraget. Mål Tydliggöra organisationen och skapa en ändamålsenlig ledningsorganisation. Kartläggning Kartläggningen har genomförts både genom intervjuer med verksamhetscheferna och uppgifter från HR-avdelningen. Delegationsordning och delegation av arbetsmiljöansvar är andra underlag som rapporten utgår ifrån. Innehållet i chefsuppdraget redovisas enligt den definition som Göteborgs stad har vid besvarande av chefsenkät, inbjudan till chefsmöten mm. Det innebär att man ska ha ekonomi-, personal- och verksamhetsansvar. Utföraravdelningen redovisas i två delar, rent och gata/grönt. Verksamhetschef Utföraravdelningen har ett delat ledarskap med två verksamhetschefer. Verksamheten har tillsammans 300 entreprenörer och 230 medarbetare. Budgeten omfattar 436 Mkr. Verksamhetscheferna har formellt ansvar för helheten vad gäller ekonomi, personal och verksamhet men i praktiken har huvudansvaret varit delat mellan dem i rent respektive gata/grönt. 1

2 Rent Befattning Ekonomi Personal Verksamhet Utv samtal Lönesamtal APT Arbets -miljö 4 st Enhetschef 16,21,21,21 tv X X x x 30, 31, 33,59 Mkr Målbild konkretiseras Kundkontakt Entreprenörer 1 Platschef Målbilden konkretiseras Kundkontakt Entreprenörer 4 förmän Kundkontakt Entreprenörer 3 st Viss lagsamordnare kundkontakt X x x x x Enhetschef Enhetschefen har hela ansvaret för ekonomi, personal och verksamhet inom respektive område. Arbetet innebär även att bl a ansvara för kund- och medborgarkontakter, avtal, fordon och maskiner, entreprenörer, miljöfrågor inom respektive område. Varje enhetschef har ca 50 underentreprenörer och antalet kunder är ca 1000 per enhet. Det finns inte något formellt kompetenskrav på befattningen. Platschef rent Platschefen har i praktiken ett begränsat ansvar för ekonomi, personal och verksam men har inte attesträtt inom Gasell eller Personec. Förman rent Huvuduppgift är att arbetsleda den operativa verksamheten. Andra uppgifter är att svara för kontroll av avvikelser i Personec, fakturakontroll, försäkringsärenden, kundkontakter, delta i s k byggmöten med kunder, samordningsuppdrag för entreprenörer, avge offerter, hålla i service av maskiner och vara beredskapsledare. Lagsamordnare Lagsamordnaren har vissa kundkontakter och har under vintern även entreprenörkontakter. De svarar för att tillsammans med förmannen och enhetschefen samordna arbetslagens dagliga verksamhet. I varje lag ingår det 6 12 medarbetare. Under helgerna svarar de för arbetsledningen. 2

3 Planeringsledare Det finns en planeringsledare som organiserar basorganisationen för vinterväghållningen avseende kollektivtrafik och beredskap. Det innebär att svara för planering av beredskapsledning, att maskiner fungerar, upphandlingar etc. Administrativt stöd Rents administrativa enhet har tre planerare som stödjer cheferna i administrativa uppgifter. Två av planerarna har hand om Personec (bl a lägga in schema), fakturor, fordonsregister, intern uppföljning och låssystemet. Den tredje planeraren ansvarar för entreprenörernas tidrapportering och betalar ut arvode till dem. Inom enheten finns även två kundtjänsthandläggare, en GIS-samordnare (göra kartor över städytor) En utredare som till hälften arbetar mot gata/grönt. Gata/grönt Befattning Ekonomi APT Personal Verksamhet Utvsamtal Lönesamtal Arbetsmiljö 4 st Enhetschef gata/grönt 39, 46, 46, 105 Mkr 10 st Platschef 7 26 Mkr 17,23,30,36, tv Målbilden konkretiseras Entreprenörer Kundkontakt Målbilden konkretiseras Entreprenörer X X x x x X * X x Kundkontakt 11 bitr platschefer - - x 1 Förman Kundkontakt 1 prod ledare x x Enhetschef Enhetschefen ansvarar för helheten inom området avseende ekonomi, personal och verksamhet. I det ingår att marknadsföra, sälja och teckna avtal med kunder men även medborgarkontakter. Därutöver ansvar för fordon och maskiner, entreprenörer, miljöfrågor inom respektive enhet. Respektive enhetschef inom gata har olika storlek på antalet underentreprenörer, som kan variera i antal mellan 43-2 stycken. 3

4 Det formella kompetenskravet är högskoleingenjör. Platschef Platschefen har i praktiken ett begränsat ansvar för ekonomi, personal, och verksamhet. I det ingår bland annat kundkontakter och miljöfrågor. Vid genomförandet av projekten är ett antal(10 16) entreprenörer engagerade. I delegationsordningen har de inte ansvar fullt ut. De har inte attesträtt inom Gasell och Personec. Det ekonomiska ansvaret är mera begränsat med lägre beloppsgränser än enhetschefen. Inom personalområdet har inte platscheferna delegation på alla delar för att kunna helt ha ansvar för sin personal. Platscheferna har i delegationsordningen rätt att anställa personal för viss tid, viss säsong eller visst arbete för högst 6 månader men de har rätt att lönesätta personal med alla anställningsformer. *De har befogenheter att tillstyrka lön men inte att bevilja lön i Personec. De har inte beslutsrätt för att fastställa arbetstidsschema och att bevilja tjänstledigheter för enskilda angelägenheter. De har inte heller attesträtt i Gasell. Det formella kompetenskravet är högskoleingenjör. Bitr platschef De biträdande platscheferna svarar för att enskilda projekt genomförs. De har ett antal ( 2-12 st) underentreprenörer vid genomförandet av projekten. Befattningsbenämningen har setts som strategisk i rekryteringen för att vara attraktiv arbetsgivare för nyutbildade högskoleingenjörer. Benämningen visar på en möjlighet till karriärstege. Vid rekrytering idag är kompetenskravet högskoleingenjör. Förman En tjänst som förman finns inom grönt som är tidsbegränsad och kommer att upphöra vid årsskiftet. När tjänsten inrättades var tanken att kundkontakten skulle underlättas genom att kunderna behövde vända sig till endast en person. Produktionsledare Produktionsledaren arbetsleder städpersonalen och deltar även i det operativa arbetet. 4

5 Administrativt stöd Enheten Maskin och teknik har en ekonomiassistent som svarar för fakturering av uthyrning av maskiner, lagerförsäljning av sten m m. Enheten Drift och underhåll har en halvtid administrativ tjänst som svarar för fakturering m m. Det administrativa stödet i frågor kring Personec får gata/grönt av HR. En utredare som till hälften arbetar mot rent. Arbetsmarknad APT Befattning Ekonomi Personal Verksamhet Utvsamtal Lönesamtal Arbetsmiljö 5 st enhetschefer Arbetsmarknad 15,24,31, 40, 60 Mkr 27 Arbetsledare 10 st /arbetslag OSA Målbilden konkretiseras Kundkontakt X X x x Kundkontakt x * Verksamhetschef Verksamhetschefen har helhetsansvaret för personal, ekonomi och verksamheten. Det ekonomiska ansvaret för verksamheten omfattar 170 Mkr och ca 440 medarbetare. Enhetschef I befattningen ingår ekonomi, personal och verksamhetsansvar. Arbetet innebär att ansvara för kundkontakter, avtal, miljöfrågor m m Det finns inte något formellt kompetenskrav på befattningen. Arbetsledare Arbetsledarna svarar för planering och ledningen av det operativa arbetet. *Arbetsledarna inom arbetsmarknad har formellt inte delegerade arbetsmiljöuppgifter. Deras befattningsbenämning ändrades vid föregående års(2011) löneöversyn till arbetsledare från förman. 5

6 Förvaltning och planering Befattning Ekonomi Personal Verksamhet Utv samtal Lönesamtal APT Arbetsmiljö 4 st Enhetschefer 8,13,22, 48 Mkr 8,10,12,13 tv x X X x x Djurparksföreståndare Verksamhetschef Verksamhetschefen har helhetsansvaret för personal, ekonomi och verksamheten. Det ekonomiska ansvaret omfattar 150Mkr och av dessa har verksamhetschefen det direkta operativa ansvaret för 66 Mkr. Personalansvaret omfattar 47 medarbetare. Enhetschef I befattningen ingår ansvaret för ekonomi, personal och verksamhet. Arbetet innebär upphandling, medborgarkontakter och samverkan med andra förvaltningar m m. Det finns inte något formellt kompetenskrav på befattningen. Djurparksföreståndare Djurparkföreståndarens huvuduppgifter är att svara för kontakten med olika tillsynsmyndigheter och rapportering till dem. Den dagliga bokföringen kring djuren ligger även i den rollen. En av djurvårdarna svarar för den direkta arbetsledningen av djurvårdarna. Kansli och kommunikation 1.e trädgårdsmästare Kommunikationschef I rollen som kommunikationschef ingår att vara enhetschef för Trädgårdsföreningen med ekonomi, personal och verksamhetsansvar. Det ekonomiska ansvaret omfattar 15Mkr och 9 medarbetare. 6

7 1:e trädgårdsmästaren 1.e trädgårdsmästaren svarar för den dagliga arbetsledningen av arbetet i Trädgårdsföreningen. Reflektion Förvaltningen innehåller verksamheter med olika uppdrag vilket påverkar chefsrollerna. Förvaltning och planering har i uppdrag att utifrån kommunbidrag använda pengarna så att de räcker till de uppdrag de fått att utföra. Utföraravdelningen har en intäktsbudget som innebär att de ska sälja så mycket tjänster så att de täcker sina kostnader. Arbetsmarknad har både ett statligt och kommunalt uppdrag som innebär att huvuduppgiften är att bereda människor i arbetslöshet och/eller med ett medicinskt handikapp ett meningsfullt arbete som ska leda till arbetsrehabilitering. Verksamheternas organisation skiljer sig även, se bilagorna 1-3. Inom utförarverksamheten är även organisationen olika mellan rent och gata/grönt. Enhetscheferna inom utföraravdelningen har olika organisatoriska ansvar vilket skapar en otydlighet i ledningsorganisationen. Generellt så har cheferna inom gata/grönt små personalgrupper men istället ett antal entreprenörer upphandlade som utför jobben. Ansvarsmässigt har platscheferna inom gata/grönt i princip samma ansvar och befogenheter som enhetscheferna. Utföraravdelningens administrativa resurser skulle kunna nyttjas mera effektivt om den gav service till hela avdelningen. Slutsatser I den här sammanställningen framgår det att det finns ett antal olika befattningsbenämningar som kan uppfattas som chefsroller. I en organisation med oklara chefsroller avseende ansvar och befogenheter försvåras samarbetet och effektiviteten minskar. Medarbetarna uppfattar ofta den som leder det operativa arbetet som chefen. I Park och Naturförvaltningen finns verksamhetschef, enhetschef, platschef, biträdande platschef, arbetsledare, förman, lagsamordnare, djurparksföreståndare och 1:e trädgårdsmästare. Platscheferna har i huvudsak samma ansvar som enhetscheferna. Däremot har de befogenheter i begränsad omfattning enligt delegationen. Biträdande platscheferna har en roll som mera liknar en arbetsledarroll men för att vara attraktiv arbetsgivare inom branschen kan befattningsbenämningen projekt-/produktionsledarroll vara mera konkurrenskraftig vid rekrytering. 7

8 Förmän, arbetsledare och biträdande platschefer har den direkta kundkontakten och svarar för det operativa arbetet. Dessa befattningar ska ha arbetsmiljöansvar. Lagsamordnare och 1:e trädgårdsmästare har uppdrag som handlar om att leda och fördela den dagliga driften. Djurparksföreståndaren har en mera administrativ roll i sitt uppdrag. Cheferna inom gata/grönt har tydliga kompetenskrav i sina uppdragsbeskrivningar. Övriga chefer har inte kompetenskraven beskrivna. Förslag på åtgärder Se över vilken ledningsstruktur och nivåer som krävs i respektive verksamhet Se över delegations- och arbetsmiljöansvar för att tydliggöra chefens ansvar och befogenheter Utreda utföraravdelningens administrativa resurser och behov bl a avseende stöd i Personec Se över attesträtt i Gasell och Personec Klargöra övriga roller som svarar för olika former av ledning i arbetsuppdragen. Besluta om vilka som har en chefsroll Ta fram uppdragsbeskrivning till chefsrollerna 8

9 Bilaga 1 Organisationsschema Utförare rent, grönt, gata Utförare rent, grönt, gata Verksamhetschefer Bertil Eriksson och Kjell Nilsen Planering och administration Enhetschef Kristina Scheuer- Krantz medarbetare 22 miljoner kronor Rent 1 Enhetschef Olle Dahlin 21 medarbetare 30,5 miljoner kronor Rent 2 Enhetschef Ulrika Asztély- Nilsson 21 medarbetare 59 miljoner kronor Rent 3 Enhetschef Ulf Sturesson 21 medarbetare 30 miljoner kronor Grönt Enhetschef Lars Hartman 36 medarbetare 39 miljoner kronor Gata Enhetschef Hans Derehag 1, 5 kalkylator 17 medarbetare 105 miljoner kronor Drift och underhåll Enhetschef Lars Lundgren ½ administratör 30 medarbetare 46 miljoner kronor Maskin och teknik Enhetschef Lennart Svensson 1 administratör 23 medarbetare 39 miljoner kronor 1 platschef 0, 5 förman 2 förmän 1 förman 1 förman 1 platschef 1 platschef 1 platschef 1 platschef 1 platschef 2 biträdande platschefer 1 platschef 1 platschef 2 platschefer 1 platschef 1 biträdande platschef 1 prod. ledare 1 lagsamordnare 1 lagsamordnare 1 lagsamordnare 1 biträdande platschef 2 biträdande platschefer 1 biträdande platschef 4 biträdande platschefer 1 biträdande platschef

10 Bilaga 2 Organisationsschema Arbetsmarknad Arbetsmarknad Verksamhetschef Ann Skärberg Arbetsmarknadskontoret Enhetschef Helen Lilled 10 tjänstemän 60 miljoner kronor Anläggning 2 Enhetschef Carl Frank 31 miljoner kronor Anläggning 3 Enhetschef Roger Widing 24 miljoner kronor Anläggning 4 Enhetschef Tomas Liljeblad 15 miljoner kronor Anläggning 5 Uno Johansson 40 miljoner kronor 200 OSA anställningar 9 arbetsledare 6 arbetsledare 4 arbetsledare 11 arbetsledare 30 Unga gröna (ingår i arbetslag anläggning 2-5) 100 FAS 3 (cirka fyra stycken ingår i arbetslag anläggning 2-5) 1550 feriearbetare 90 medarbetare 50 medarbetare 40 medarbetare 110 medarbetare

11 Bilaga 3 Organisationsschema Förvaltning och planering Förvaltning och planering Verksamhetschef Jakob Andreasson Park Natur Stadsutveckling Slottsskogen Enhetschef Lena Jakobsson Enhetschef Ingela Gustafsson Enhetschef Bengt Nilsson Enhetschef Per Åberg 48 miljoner kronor 22 miljoner kronor 8 miljoner kronor 13 miljoner kronor 10 medarbetare 8 medarbetare 13 medarbetare 12 medarbetare