Anvisningar och mallar för institution

Transkript

1 Anvisningar och mallar för institution Bilaga till rektors beslutsoch Dnr 1-445/2014 Gäller från och med ) Mall för organisationsplan med beslutsoch 2) Mall för delegering av beslutsoch attesträtt 3) Mall för delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet 4) Mall för returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet

2 Anvisningar och mallar för institution Bilaga till rektors beslutsoch, dnr 1-445/2014 INNEHÅLL 1 Inledning Organisationsplan med beslutsoch Grundläggande principer Delegering av beslutsrätt och dispositionsattest Mall för organisationsplan med beslutsoch Mall för delegering av beslutsoch attesträtt Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Mall för delegering Mall för returnering... 8 Utgivare: Karolinska Institutet

3 1 (8) 1 Inledning Detta dokument utgör bilaga till rektors beslutsoch och innehåller anvisningar med mallar till institution för upprättande av: - organisationsplan med beslutsoch, - delegering av beslutsoch attesträtt, - delegering och returnering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet. 2 Organisationsplan med beslutsoch I dokumentet ska institutionens övergripande organisation redovisas samt de specifika uppgifter som åvilar enskilda befattningshavare med tillkommande beslutsbefogenheter. Följande funktioner ska regleras i institutionens organisationsplan med beslutsoch : - ställföreträdande (vice) och, eller biträdande prefekt, - administrativ chef, - GUA (utbildningsansvarig, studierektor el motsvarande), - avdelnings-, sektionschef, forskargruppsledare eller motsvarande. Detsamma gäller funktioner som regleras i lag eller förordning (t. ex. godkänd föreståndare eller chef för djuranläggning, föreståndare för brandfarlig vara). Andra befattningshavare kan regleras beroende på institutionens specifika verksamhet, interna organisation och delegering av beslutsoch attesträtt. För ett antal uppgifter i institutionens verksamhet bör prefekten utse personer med ett särskilt uppdrag att samordna eller utföra vissa uppgifter. Exempel på sådana uppgifter återfinns under p. 9 xx nedan. 2.1 Grundläggande principer Rektors beslutsoch utgår från principen om en långtgående delegation där beslut ska fattas så nära verksamheten som möjligt. Detta innebär att beslutsbefogenheter för olika funktioner och befattningshavare som anges i dokumentet huvudsakligen beskrivs i generella ansvarsområden. En uppräkning av detaljerade uppgifter kan därmed undvikas. 2.2 Delegering av beslutsrätt och dispositionsattest Med beslutsrätt följer rätt att disponera medel för angivet beslutsområde. Besluts- och attesträtt får om inte annat särkskilt anges, delegeras vidare till medarbetare med uppdrag som enhetschef, gruppledare eller motsvarande.

4 2 (8) Dispositionsattest ska göras för att bekräfta att en kontroll har skett av att kostnaden ligger inom beslutad budget eller andra formaliserade beslut i kontrakt eller avtal och att kontering är korrekt i enlighet med bokförings- eller skatteregler. Dispositionsattest ska föregås av ett godkännande i form av sakattest, vilket innebär att den som känner till det sakliga förhållandet kontrollerar att fakturan är utställd på rätt institution, eller enhet samt att uppgifter om vara, tjänst, kvalitet, pris och betalningsvillkor överensstämmer med beställning och leverans. Kostnader som är förknippade med egen person ska alltid attesteras av närmast högre chef. Kostnad förknippade med prefektens person ska attesteras av biträdande eller ställföreträdande prefekt i förening med administrativ chef eller motsvarande. Beslut om delegering av beslutsrätt och tillhörande attesträtt ska dokumenteras och kvitteras skriftligen. Kvittensen ska innefatta ett namnteckningsprov och namnförtydligande och innehålla uppgift om vilket kostnadsställe, projektkonto eller liknande som disponeras (se mall kap. 3.1). Ett exemplar av kvitterade delegationer ska finnas samlade vid institutionen för att möjliggöra framtida revisioner. Varje attestant i Karolinska Institutets elektroniska fakturahanteringssystem ska ha en ersättare som träder in vid förfall. Detta ska framgå av institutionens attestordning.

5 3 (8) 3 Mall för organisationsplan med beslutsoch Institutionens namn I enlighet med rektors beslutsoch för Karolinska Institutet beslutar prefekt att följande organisation med beslutsoch ska gälla vid institutionen. Här kan lämpligen en organisationsskiss infogas, eventuellt kompletterad med beskrivning i löpande text. 1. Prefekt Prefekts ansvar och beslutsrätt regleras i rektors beslutsoch för Karolinska Institutet. Prefekt får delegera uppgifter och beslutsrätt till befattningshavare (funktion) som återfinns i nedanstående förteckning om inte annat särskilt anges i rektors beslutsoch. Uppgifter som inte delegeras åvilar prefekt. Prefekten har det övergripande ansvaret för att beslut vid institutionen sker i enlighet med såväl lagar och förordningar som interna riktlinjer, regler och anvisningar. Exempel på områden som regleras i externt eller internt regelverk inkluderar men är inte begränsat till: - ekonomi, - intern styrning och kontroll, - arbetsmiljö, - miljö och hållbar utveckling, - brandfarlig vara, - likabehandling, - informationssäkerhet. För ytterligare vägledning se Karolinska Institutets internwebb, Regler och riktlinjer. 2. Ställföreträdande (vice) prefekt Ställföreträdande (vice) prefekt träder i prefekts ställe vid förfall, med samma beslutsbefogenheter som prefekt, och svarar i övrigt särskilt för: - 3. Biträdande prefekt (kan finnas flera och kan även ha uppdraget att vara stf prefekt) Biträdande prefekt med särskilt ansvar för: -

6 4 (8) 4. Administrativ chef Administrativ chef har övergripande ansvar och beslutsbefogenheter för institutionens verksamhet i administrativt avseende. Administrativ chef har därmed rätt att ge direktiv till personal i verksamheten och ansvarar i övrigt särskilt för: - 5. GUA (studierektor eller motsvarande) GUA (utbildningsansvarig, studierektor eller motsvarande) är institutionens kontaktperson gentemot rektor och verksamhetsstyrelserna för utbildning och forskarutbildning. GUA har övergripande ansvar och beslutsbefogenheter för utbildningsfrågor på grundnivå och avancerad nivå samt på forskarnivå vid institutionen och särskilt för: 6. Avdelnings-, sektions-, enhetschef eller motsvarande Med funktionen som avdelnings-, sektions-, eller enhetschef följer ett övergripande ansvar och beslutsbefogenhet för avdelningens, sektionens eller enhetens verksamhet och särskilt för: - 7. Forskargruppsledare eller motsvarande Forskargruppsledare avser självständig forskare med egna anslag. Med funktionen forskargruppsledare eller motsvarande följer ett övergripande ansvar och beslutsbefogenhet för verksamheten inom den egna gruppen och särskilt för: 8. Godkänd föreståndare för brandfarlig vara/djuranläggning eller annan funktion som regleras i förordning eller motsvarande Funktionens ansvar utifrån lag eller förordning beskrivs kortfattat och dessutom anges eventuella ytterligare specifika ansvarsområden inom institutionen.

7 5 (8) 9. Kemikalieombud Kemikalieombudets uppgift innebär att vara kontaktperson och en länk mellan institutionen och den centrala kemikaliesamordnaren som finns på miljö- och säkerhetsenheten vid universitetsförvaltningen. I uppgifterna ingår bland annat att sköta den lokala administrationen av kemikaliedatabasen KLARA. Övriga uppgifter framgår av Rollbeskrivning för kemikalieombud, bilaga x. 10. Kemikalieinventerare I forskargrupper/enheter där kemiska produkter hanteras ska finnas en eller flera kemikalieinventerare med uppgift att utgöra kontaktpersona mellan institutionens kemikalieombud och den egna gruppen/enheten. Övriga uppgifter framgår av rollbeskrivning enligt bilaga x. 11. Miljö- och hållbarhetsombud I uppgiften som miljö- och hållbarhetsombud ingår att samordna arbetet med miljö och hållbar utveckling inom institutionen och att utgöra kontaktperson och länk mellan lokal och central nivå i Karolinska Institutets miljö- och hållbarhetsarbete. Övriga uppgifter framgår av rollbeskrivning enligt bilaga x. 12. Informationssäkerhetskoordinator I rollen som informationssäkerhetskoordinator ingår att utgöra kontaktperson gentemot central informationssäkerhetssamordnare och att stödja institutionens medarbetare i det lokala arbetet med informationssäkerhet. Övriga uppgifter framgår av bilaga x.

8 6 (8) 3.1 Mall för delegering av beslutsoch attesträtt Institutionens namn Delegering av beslutsoch attesträtt inom institutionen: Med delegation följer ansvar för uppgifter inom arbetsmiljöområdet (se bilaga 4.1. Mall för delegering av uppgifter inom arbetsmiljöområdet). Mottagare, namn: Befattning/funktion: Omfattar kostnadsställe, projekt eller motsvarande: Gäller under tiden: eller tillsvidare Datum:... Prefekt, namnteckning och namnförtydligande... Mottagare, namnteckning och namnförtydligande

9 7 (8) 4 Delegering av uppgifter inom arbetsmiljöområdet Beslut om delegering (eller eventuell returnering, se bilaga 4.2 Mall för returnering) av ansvar för uppgifter inom arbetsmiljöområdet ska dokumenteras och kvitteras skriftligen på särskild blankett. Ett exemplar av kvittenserna ska finnas samlade vid institutionen. 4.1 Mall för delegering Institutionens namn Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet: Mottagare, namn: Befattning: Arbetsuppgifter: Kompetens: Utbildning i arbetsmiljöfrågor: Genomgått kurs år: Befogenheter: I ekonomiskt hänseende (disponerar självständigt ekonomiska medel) I arbetsledningshänseende (har befogenhet att arbetsleda medarbetare) Datum:... Prefekt, namnteckning och namnförtydligande Datum:... Mottagare, namnteckning och namnförtydligande

10 8 (8) 4.2 Mall för returnering Institutionens namn Returnering av delegerad uppgift inom arbetsmiljöområdet Den som mottagit en delegerad uppgift, men som inte kan lösa uppkommen arbetsmiljöfråga på grund av att tilldelade resurser eller befogenheter inte är tillräckliga ska returnera uppgiften till prefekten. Returneringen medför att det straffrättsliga ansvaret återförs. Efter returneringen kan uppgiften åter delegeras till mottagaren genom att denna tilldelas större resurser eller befogenheter. Returnerad uppgift: Anledningen till returneringen: Avsändare av returneringen: Datum:... Avdelningschef/forskargruppsledare/motsvarande, namnteckning och namnförtydligande Mottagare av returneringen: Datum:... Prefekt, namnteckning och namnförtydligande